52002SC0835

Projecto de REGULAMENTO DA COMISSÃO que institui normas de execução do Regulamento (CE) nº ... do Conselho que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias

ÍNDICE

EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS

1. INTRODUÇÃO

2. ASPECTOS FORMAIS DA PROPOSTA

3. ASPECTOS DE FUNDO DO PROJECTO

REGULAMENTO DA COMISSÃO que institui normas de execução do Regulamento (CE) nº ... do Conselho que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias

PARTE I DISPOSIÇÕES COMUNS

TÍTULO I OBJECTO

TÍTULO II PRINCÍPIOS ORÇAMENTAIS

CAPÍTULO 1 PRINCÍPIOS DA UNICIDADE E DA VERDADE ORÇAMENTAL

CAPÍTULO 2 PRINCÍPIO DA ANUALIDADE

CAPÍTULO 3 (CAPÍTULO 4 DO REGULAMENTO FINANCEIRO) PRINCÍPIO DA UNIDADE DE CONTA

CAPÍTULO 4 (CAPÍTULO 5 DO REGULAMENTO FINANCEIRO) PRINCÍPIO DA UNIVERSALIDADE

CAPÍTULO 5 (CAPÍTULO 6 DO REGULAMENTO FINANCEIRO) PRINCÍPIO DA ESPECIFICAÇÃO

CAPÍTULO 6 (CAPÍTULO 7 DO REGULAMENTO FINANCEIRO) PRINCÍPIO DA BOA GESTÃO FINANCEIRA

CAPÍTULO 7 (CAPÍTULO 8 DO REGULAMENTO FINANCEIRO) PRINCÍPIO DA TRANSPARÊNCIA

TÍTULO III ELABORAÇÃO E ESTRUTURA DO ORÇAMENTO

CAPÍTULO 1 ELABORAÇÃO DO ORÇAMENTO

CAPÍTULO 2 ESTRUTURA E APRESENTAÇÃO DO ORÇAMENTO

TÍTULO IV EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO

CAPÍTULO 1 DISPOSIÇÕES GERAIS

CAPÍTULO 2 NORMAS DE EXECUÇÃO

Secção 1 Disposições Gerais

Secção 2 Disposições especiais

CAPÍTULO 3 INTERVENIENTES FINANCEIROS

Secção 1 Direitos e obrigações dos intervenientes financeiros

Secção 2 O gestor orçamental

Secção 3 O contabilista

Secção 4 O gestor de fundos para adiamentos

CAPÍTULO 4 RESPONSABILIDADE DOS INTERVENIENTES FINANCEIROS

Secção 1 Regras aplicáveis ao gestores orçamentais delegados e subdelegados

CAPÍTULO 5 OPERAÇÕES ASSOCIADAS A RECEITAS

Secção 1 Recursos próprios

Secção 2 Previsão de créditos

Secção 3 Apuramento de créditos

Secção 4 Emissão das ordens de cobrança

Secção 5 Cobrança

CAPÍTULO 6 OPERAÇÕES ASSOCIADAS ÀS DESPESAS

Secção 1 Autorização das despesas

Secção 2 Liquidação das despesas

Secção 3 Emissão das ordens de pagamento

Secção 4 Pagamento das despesas

Secção 5 Prazos das operações associadas às despesas

CAPÍTULO 7 SISTEMAS INFORMÁTICOS

CAPÍTULO 8 O AUDITOR INTERNO

TÍTULO V CELEBRAÇÃO DE CONTRATOS PÚBLICOS

CAPÍTULO 1 DISPOSIÇÕES GERAIS

Secção 1 Âmbito de aplicação e princípios de adjudicação

Secção 2 Publicação

Secção 3 Procedimentos de adjudicação de contratos

Secção 4 Garantia e controlo

CAPÍTULO 2 DISPOSIÇÕES APLICÁVEIS AOS CONTRATOS CELEBRADOS PELAS INSTITUIÇÕES COMUNITÁRIAS POR SUA PRÓPRIA CONTA

TÍTULO VI SUBVENÇÕES

CAPÍTULO 1 ÂMBITO DE APLICAÇÃO

CAPÍTULO 2 PRINCÍPIOS DE ATRIBUIÇÃO

CAPÍTULO 3 PROCEDIMENTO DE ATRIBUIÇÃO

CAPÍTULO 4 PAGAMENTO E CONTROLO

CAPÍTULO 5 EXECUÇÃO

TÍTULO VII CONTABILIDADE E APRESENTAÇÃO DE CONTAS

CAPÍTULO 1 APRESENTAÇÃO DE CONTAS

CAPÍTULO 2 (CAPÍTULO 3 DO REGULAMENTO FINANCEIRO) CONTABILIDADE

Secção 1 Organização contabilística

Secção 2 Livros Contabilísticos

Secção 3 Plano de Contabilidade

Secção 4 Registo

Secção 5 Conciliação e verificação

Secção 6 Contabilidade orçamental

CAPÍTULO 3 (CAPÍTULO 4 DO REGULAMENTO FINANCEIRO) INVENTÁRIO DAS IMOBILIZAÇÕES

PARTE II DISPOSIÇÕES ESPECIAIS

TÍTULO I (TÍTULO II DO REGULAMENTO FINANCEIRO) FUNDOS ESTRUTURAIS

TÍTULO II (TÍTULO II DO REGULAMENTO FINANCEIRO) INVESTIGAÇÃO

TÍTULO III (TÍTULO IV DO REGULAMENTO FINANCEIRO) ACÇÕES EXTERNAS

CAPÍTULO 1 DISPOSIÇÕES GERAIS

CAPÍTULO 2 EXECUÇÃO DAS ACÇÕES

CAPÍTULO 3 CELEBRAÇÃO DE CONTRATOS

CAPÍTULO 4 CONCESSÃO DE SUBVENÇÕES

CAPÍTULO 5 FUNDOS PARA ADIAMENTOS

TÍTULO IV (TÍTULO V DO REGULAMENTO FINANCEIRO) SERVIÇOS E ORGANISMOS EUROPEUS

TÍTULO V (TÍTULO VI DO REGULAMENTO FINANCEIRO) DOTAÇÕES ADMINISTRATIVAS

TERCEIRA PARTE DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS

TÍTULO I DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS

TÍTULO II DISPOSIÇÕES FINAIS

EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS

1. INTRODUÇÃO

Para a Comissão, a reforma administrativa e a reforma da gestão financeira constituem uma prioridade essencial. A reformulação do Regulamento Financeiro estava associada de forma inextricável a este processo de reforma administrativa, na medida em que esse regulamento consagra as disposições por que se regem a apresentação orçamental, a responsabilidade dos gestores orçamentais, a gestão financeira, o controlo e a auditoria.

O novo Regulamento Financeiro, fruto deste exercício de reformulação, foi aprovado pelo Conselho em 25 de Junho de 2002 e entrará em vigor em 1 de Janeiro de 2003.

O presente Regulamento, em seguida denominado "normas de execução", que institui normas de execução de determinadas disposições do Regulamento Financeiro constitui um seu complemento indispensável, tanto mais que a redacção do Regulamento Financeiro foi simplificada no sentido de nele apenas serem incluídos os princípios e definições essenciais, remetendo para as normas de execução todas as precisões e medidas de execução concretas. Por conseguinte, seria inviável que o Regulamento Financeiro entrasse em vigor e produzisse plenos efeitos em 1 de Janeiro de 2003 sem ser acompanhado do seu regulamento de execução.

Em consequência deste princípio de simplificação, o novo projecto de normas de execução é muito mais minucioso do que o Regulamento n° 3418/93, de 9 de Dezembro de 1993, actualmente vigente. Esta tendência foi reforçada pela inclusão no âmbito do Regulamento Financeiro de novas disposições, por exemplo em matéria de subvenções ou de Fundos Estruturais, e pelas opções de redacção, como, por exemplo, a transposição das directivas relativas à coordenação dos procedimentos de adjudicação de contratos públicos.

Como teve já oportunidade de declarar no âmbito dos debates relativos ao artigo 188º do Regulamento Financeiro, a Comissão, antes de aprovar definitivamente o presente projecto de Regulamento, apresentá-lo-á às restantes instituições, que formularão os respectivos pareceres.

2. ASPECTOS FORMAIS DA PROPOSTA

A. Efeitos da simplificação do Regulamento Financeiro

O Regulamento Financeiro centra-se no enquadramento regulamentar essencial, tendo sido confiada à Comissão a definição as modalidades técnicas e dos aspectos complementares operacionais indispensáveis, em consulta com as outras instituições. Além disso, esta via permite melhorar a legibilidade dos textos, reduzindo, simultaneamente, o risco de duplicações ou contradições entre disposições.

Por conseguinte, o projecto de Regulamento que institui normas de execução do Regulamento Financeiro inclui, para além de inúmeras disposições novas ou adaptadas do Regulamento actualmente vigente, outras disposições que figuram actualmente no Regulamento Financeiro.

B. Melhoria da apresentação e da clareza do texto

O presente projecto de Regulamento divide-se, pois, em três partes. A primeira consagra as disposições que constituem o "direito comum" (princípios orçamentais, elaboração, execução e controlo do orçamento, contratos públicos, subvenções, contabilidade e prestação de contas), a segunda contém disposições mais específicas (FEOGA, fundos Estruturais, investigação, acções externas, serviços e organismos e dotações administrativas) e a terceira as disposições transitórias e finais.

3. ASPECTOS DE FUNDO DO PROJECTO

No que se refere aos aspectos de fundo, o projecto de Regulamento altera as normas de execução actualmente em vigor em todos os domínios.

A. Reafirmação dos princípios de direito orçamental (Parte I, Títulos I e II do projecto)

A. 1. Contexto

Para além do princípio da transparência subjacente a muitas disposições dos Tratados, o Regulamento Financeiro retoma os sete princípios de direito orçamental que, no Tratado, enquadram especificamente a elaboração e execução do orçamento, a saber:

a) Unicidade e verdade orçamental (artigo 268º: "Todas as receitas e despesas da Comunidade ... devem ser ... inscritas no orçamento."). Este princípio implica a existência de um único orçamento para as Comunidades.

b) Anualidade (artigo 271º: "As despesas inscritas no orçamento serão autorizadas para o período de um ano financeiro").

c) Equilíbrio (artigo 268º: "As receitas e despesas previstas no orçamento devem estar equilibradas").

d) Unidade de conta (artigo 277º: "O orçamento será elaborado na unidade de conta ... ").

e) Universalidade do orçamento (artigo 268º: "Todas as receitas e despesas da Comunidade ... devem ser ... inscritas no orçamento."). Este princípio implica que todas as receitas serão afectas à cobertura da globalidade das despesas.

f) Especificação (parágrafo terceiro do artigo 271º: "Os créditos são especificados em capítulos ... e subdivididos, quando necessário").

g) Boa gestão financeira (artigo 274º: "A Comissão ... executa o orçamento ... de acordo com os princípios da boa gestão financeira. Os Estados-Membros cooperarão com a Comissão a fim de assegurar que as dotações autorizadas sejam utilizadas de acordo com os princípios da boa gestão financeira").

No entanto, o Tratado estabelece frequentemente derrogações a estes princípios, excepto no caso do princípio de boa gestão financeira, o qual não admite qualquer excepção.

O Regulamento Financeiro resultante da reformulação estrutura, pois, um sistema claro em que são enunciados os princípios e respectivas derrogações que, como tal, devem ser interpretadas de forma restritiva. O projecto de normas de execução desenvolve as disposições correspondentes, em especial no que se refere às derrogações, com vista a definir com precisão o seu âmbito de aplicação. O princípio do equilíbrio é o único que não requer qualquer disposição de execução.

A. 2. O projecto de Regulamento

a) Princípio da unicidade

O nº 4 do artigo 5º estabelece o lançamento nas receitas dos juros produzidos pelos fundos pertencentes às Comunidades Europeias geral. As normas de execução precisam, a este respeito, que os pré-financiamentos previstos na tipologia dos pagamentos continuarão a pertencer em princípio às Comunidades, salvo disposição em contrário do acto de base ou quando forem pagos aos Estados-Membros, ao pessoal ou em execução de um contrato público. Por conseguinte, as normas de execução determinam os juros a pagar por força destes pré-financiamentos, bem como a contabilização destes últimos.

b) Princípio de anualidade

A possibilidade de transitar dotações, instrumento de gestão indispensável reconhecido pelos Tratados, continuará a ser um meio de gestão de que a Comissão dispõe, em conformidade com o disposto no artigo 9º do Regulamento Financeiro.

O artigo 6º das normas de execução precisa o conceito de etapas preparatórias, que devem estar concluídas antes de 31 de Dezembro do exercício N, em harmonização, designadamente, com as novas disposições relativas às autorizações globais, na perspectiva da utilização obrigatória das dotações antes de 31 de Março do exercício seguinte.

c) Princípio de unidade de conta

Na medida em que o Regulamento Financeiro prevê uma excepção ao princípio da unidade de conta a nível do contabilista, em virtude de necessidades de tesouraria devidamente justificadas, e a nível do gestor de fundos para adiamentos, as normas de execução precisam as modalidades de conversão aplicáveis nestes casos (taxa, cotação, contabilização no final do exercício). Todavia, estas normas não prejudicarão a aplicação de regulamentações sectoriais específicas, em especial no sector agrícola.

Estas disposições são conformes ao direito vigente e precisam mesmo algumas dessas disposições, em especial no que se refere à taxa de câmbio a utilizar na conversão.

d) Princípio de universalidade

As normas de execução precisam o tratamento a reservar a duas derrogações ao princípio de universalidade:

- as receitas afectadas, decorrentes de contribuições dos Estados-Membros ou países da EFTA, destinadas a certos programas comunitários e o produto das sanções aplicadas aos Estados-Membros declarados em situação de défice público excessivo,

- as disposições em matéria de compensação orçamental entre receitas e despesas, em cumprimento do disposto no artigo 20º do Regulamento Financeiro.

e) Princípio de especificação

As normas de execução visam precisar as disposições em matéria de enquadramento e informação da Autoridade Orçamental no que se refere a transferências e, em especial, à reserva de emergência.

f) Princípio de boa gestão financeira

As normas de execução confirmam a política seguida desde há vários anos em matéria de análise da economia, eficiência e eficácia das políticas comunitárias através de dois instrumentos:

- a avaliação ao longo do ciclo de um programa. A avaliação não deve ter lugar apenas com carácter ex ante, devendo também ter lugar durante a execução do programa e, ainda, com carácter ex post, por forma a possibilitar uma definição mais precisa dos objectivos e do custo das diferentes actividades; este trabalho deveria ser facilitado pela nova apresentação do orçamento por actividades (ABB),

- as fichas financeiras que acompanham todas as propostas legislativas e que sintetizam todos os dados essenciais, incluindo em matéria de prevenção de irregularidades e de luta contra a fraude.

g) Princípio de transparência

Para além da publicação do orçamento no Jornal oficial das Comunidades Europeias, será publicada uma síntese quantitativa do orçamento a partir do mês de Janeiro, por forma a assegurar que as principais informações relativas ao orçamento estarão rapidamente à disposição do público.

B. Elaboração e estrutura do orçamento (Parte I, Título III do projecto)

Para além das precisões habituais sobre a apresentação e observações orçamentais, o artigo 26º das normas de execução consagra uma nova definição de despesas administrativas, na perspectiva de uma passagem para o orçamento por actividades.

C. Execução do orçamento (Parte I, Título IV do projecto)

As normas de execução, nos seus artigos 29º a 31º, recordam as disposições do Acordo Interinstitucional, de 6 de Maio de 1999, sobre a disciplina orçamental e a melhoria do processo orçamental, em matéria de competências específicas da Comissão, enquadramento das acções-piloto e preparatórias, bem como as formas que um acto de base pode revestir.

C. 1. Modalidades de execução orçamental

Numa preocupação de boa gestão financeira e no intuito de superar as dificuldades associadas aos gabinetes de assistência técnica e administrativa, o Regulamento Financeiro define claramente três modalidades possíveis de execução das dotações comunitárias, tanto no que se refere às políticas internas como às acções externas:

a) a gestão centralizada pela Comissão, directamente através dos seus serviços ou indirectamente, por delegação em determinados organismos que ofereçam garantias específicas de gestão, sem prejuízo dos limites das prerrogativas de poder público das instituições que implicam uma ampla margem de apreciação;

b) a gestão partilhada com os Estados-Membros ou descentralizada com países terceiros beneficiários, no âmbito de acções externas;

c) por fim, a gestão conjunta, no âmbito da colocação em comum dos fundos com organizações internacionais.

A este respeito, as normas de execução introduzem uma série de precisões indispensáveis relativamente:

a) aos controlos a implementar antes de proceder à externalização da execução orçamental sob qualquer forma; em concreto, trata-se de assegurar a existência, a qualidade e o bom funcionamento dos sistemas de gestão e de controlo existentes nos organismos em causa, à luz, em especial, do princípio de transparência e das exigências de boa gestão dos fundos comunitários;

b) aos princípios reguladores do procedimento de apuramento das contas em gestão partilhada ou descentralizada, nomeadamente a declaração de despesas dos Estados-Membros ou de países terceiros, a determinação, após controlo prévio da Comissão, das despesas a cargo do orçamento comunitário e o cálculo das correcções financeiras;

c) às condições de exercício da gestão conjunta, à qual apenas poderão aceder as organizações internacionais constantes da enumeração exaustiva contida no artigo 41º do projecto de Regulamento;

d) e, sobretudo, às modalidades da gestão centralizada indirecta, exercida através de actos de delegação ou de convenções que estabelecem as obrigações das partes:

- quer através das agências executivas, organismos de direito comunitário cujo estatuto é precisado e clarificado numa proposta de Regulamento distinto, no âmbito da reforma administrativa em curso (COM (2001) 808 final, de 28/12/2001). A execução do ciclo de um programa será confiada, no todo ou em parte, a estas novas estruturas, enquanto gestores orçamentais delegados da Comissão, muito embora esta mantenha o pleno controlo do seu funcionamento. Deste modo, a Comissão poderá continuar a assumir as suas responsabilidades a nível da execução orçamental,

- quer através de organismos nacionais públicos ou investidos de uma missão de serviço público, desde que reunam determinados requisitos, em especial no que se refere à observância das normas de boa gestão financeira e disponham de garantias financeiras suficientes,

- quer, por fim, no respeito das regras de adjudicação de contratos tradicionais, em favor de organismos externos de direito privado, para a realização de tarefas de assistência técnica e administrativas, preparatórias ou acessórias (peritagem técnica ou trabalhos de carácter repetitivo), com exclusão de qualquer missão de poder público ou que implique um margem de avaliação discricionária, bem como de qualquer outra forma de participação na execução orçamental.

C. 2. Papel dos intervenientes (gestores orçamentais e contabilista)

A Comissão consagrou a melhoria e modernização da gestão financeira, bem como o desenvolvimento de uma nova cultura centrada nos resultados obtidos com a utilização dos fundos comunitários, enquanto elemento-chave da sua reforma interna.

a) as alterações introduzidas no Regulamento Financeiro visam confiar exclusivamente aos gestores orçamentais a plena responsabilidade pelos controlos internos nos seus serviços e pelas decisões financeiras que adoptarem no exercício das suas funções.

Os gestores orçamentais deverão assumir a responsabilidade plena pela regularidade, legalidade, eficiência e eficácia da sua gestão, em função dos riscos subjacentes às operações em causa. Esta abordagem implica a definição prévia das tarefas a realizar e a integração destes controlos no processo de gestão. Para o efeito, e em conformidade com as recomendações do Tribunal de Contas, o artigo 45º das normas de execução define os objectivos a alcançar pelos sistemas e procedimentos de gestão e controlo interno estabelecidos pelo gestor orçamental.

As normas de execução completam ainda o Regulamento Financeiro a nível da definição das funções e actividades dos diferentes intervenientes financeiros, o que pressupõe, em especial no caso dos gestores orçamentais, a organização dos circuitos financeiros e de controlos ex ante e ex post (artigo 44º) a implementar e que deverão ser descritos nos relatórios anuais de actividade transmitidos às respectivas Instituições.

O artigo 44º define com precisão os conceitos desenvolvidos no artigo 60º do Regulamento Financeiro, especialmente, os de início, verificação e independência dos agentes encarregados da verificação ex ante relativamente aos agentes responsáveis pelos aspectos preparatórios da adopção dos actos de gestão orçamental.

Qualquer operação anterior à adopção de um acto de execução orçamental é obrigatoriamente objecto de um controlo ex ante que visa verificar, em especial, a regularidade e conformidade da despesa, bem como a aplicação dos princípios da boa gestão financeira.

Este dispositivo é completado por controlos ex post, a efectuar, eventualmente, por amostragem com base numa análise de riscos.

Os agentes encarregados dos controlos serão seleccionados em função dos seus conhecimentos, capacidades e competências específicos, sancionados por um título ou experiência profissional adequados. Estarão, além disso, sujeitos a um código deontológico específico aprovado por cada Instituição (artigo 47º) que estabelecerá, em concreto, em matéria de controlo interno, inspecção e auditoria:

- o nível de competência técnica e financeira exigido a estes agentes, bem como as funções e missões que lhes são confiadas,

- as regras de conduta que devem observar, em especial, de deontologia e integridade,

- os métodos, técnicas e normas de controlo que devem observar.

Além disso, as normas de execução prevêem, tendo em conta os riscos em causa, um inventário anual dos contratos adjudicados mediante procedimento por negociação, bem como a obrigação de cada instituição de elaborar um relatório à autoridade de quitação a este respeito.

b) Por outro lado, as normas de execução definem o enquadramento mínimo necessário para que cada instituição possa criar, no quadro da sua autonomia organizativa, a instância especializada em matéria de irregularidades financeiras prevista nos artigos 60º e 66º do Regulamento Financeiro.

As normas de execução precisam em particular:

- As condições em que cabe recorrer a esta instância, limitadas aos casos sobre os quais não pesa qualquer suspeita de fraude (da competência do OLAF), quer seja a própria Instituição a apresentar um tal recurso, quer seja um funcionário ou agente,

- a função meramente consultiva desta instância face à Entidade Competente para Proceder a Nomeações (ECPN) ou à Entidade Habilitada para Celebrar Contratos de Admissão (EHCA), conforme os casos.

c) Funções do contabilista

O projecto de normas de execução confirma que o contabilista é um funcionário nomeado pela instituição em razão das suas competências específicas. Aquando da cessação das suas funções, será elaborado um apuramento da situação provisório, o qual era aprovado e assinado, para efeitos de aceitação pelo novo contabilista.

O projecto de normas de execução define as funções do contabilista em matéria de gestão da tesouraria, gestão das contas bancárias e custódia dos documentos comprovativos relativos à contabilidade. Estas normas salientam o facto de os pagamentos por transferência bancária apenas poderem efectuar-se se as referências bancárias dos beneficiários tiverem sido previamente inscritas num ficheiro centralizado em cada Instituição.

Por fim, recorda-se que o contabilista deverá ser consultado sobre a criação e alteração dos sistemas de inventário, movimentados pelos gestores orçamentais. O contabilista deve dar o seu acordo à criação e alteração dos sistemas de gestão financeira definidos pelo gestor orçamental, sempre que, com base nestes sistemas, sejam comunicados dados à contabilidade.

C. 3. Funções do Auditor interno

Cada instituição designa um auditor interno encarregado de se assegurar do bom funcionamento dos sistemas de gestão, controlo e auditoria interna, instituídos pelos gestores orçamentais competentes. Tendo em conta a necessidade de adaptação às exigências das instituições, pode ser designado um auditor comum para mais de uma instituição, caso o seu orçamento de funcionamento seja modesto.

Ademais, as normas de execução estruturam a disseminação das boas práticas entre Instituições.

As normas de execução precisam também as garantias de independência funcional conferidas ao auditor interno: autonomia a nível do seu programa de trabalho, proibição de lhe dar instruções ou impor limitações no exercício dessas funções, regime especial de responsabilidade e possibilidade de recurso ao Tribunal de Justiça das Comunidades Europeias.

C. 4. Gestão das receitas

a) As normas de execução descrevem circunstanciadamente as funções de cada interveniente em todas as fases da gestão, desde a previsão de crédito até à sua cobrança efectiva. As operações associadas às receitas da competência do gestor orçamental (previsão e apuramento de créditos, emissão da ordem de cobrança e cópia da nota de débito a enviar ao devedor) desenrolam-se com base no modelo das operações associadas às despesas. São ainda precisadas as modalidades de cobrança de que o contabilista dispõe, em particular, as disposições em matéria de compensação.

b) Foram alteradas as disposições aplicáveis em matéria de juros de mora, por forma a integrar o disposto na Directiva 2000/35/CE, que estabelece medidas de luta contra os atrasos de pagamento nas transacções comerciais, no quadro das relações comerciais entre as Comunidades e as empresas na acepção da referida directiva.

c) As normas de execução precisam, por outro lado, os casos em que pode ocorrer uma renúncia a créditos, determinados em função do custo da sua cobrança, da antiguidade do crédito, da insolvência do devedor ou, ainda, da aplicação do princípio da proporcionalidade.

Por fim, a renúncia à cobrança de um crédito devidamente apurado distingue-se, por um lado, da anulação de um crédito indevidamente apurado do e, por outro, de adaptações técnicas e contabilísticas susceptíveis de alterar marginalmente o montante a cobrar efectivamente, o que não implica, em caso algum, o abandono dos direitos apurados em favor das Comunidades.

C. 5. Gestão das despesas

a) O Regulamento Financeiro passa a definir com maior clareza os conceitos de autorização orçamental (reserva de dotações) e de compromisso jurídico (obrigações assumidas relativamente a terceiros) e, além disso, estabelece uma distinção entre autorizações orçamentais globais, individuais e provisionais.

As normas de execução precisam as condições de implementação das autorizações orçamentais globais e provisionais, definindo os actos prévios e posteriores que há que adoptar. Em especial, o projecto de normas de execução precisa que a autorização global pode ser executada, quer através de uma convenção de financiamento, quer através de compromissos jurídicos individuais. A autorização provisional, por seu turno, poderá ser executada mediante conclusão de compromissos jurídicos individuais ou, no caso das despesas de pessoal, directamente através de financiamentos. O prazo de adopção da autorização global está agora regulamentado: deve ocorrer, no máximo, antes da decisão de selecção dos beneficiários e não antes da aprovação do programa de trabalho, quando a execução das dotações assentar neste tipo de instrumento.

Em conformidade com o artigo 77º do Regulamento Financeiro, o projecto de normas de execução prevê a anulação das autorizações orçamentais correspondentes a um compromisso jurídico em relação ao qual não tenha sido efectuado qualquer pagamento durante um período de 3 anos a contar da assinatura do mesmo.

O projecto de Regulamento estabelece, ademais, disposições relativas às modalidades de registo dos compromissos jurídicos assumidos em aplicação de um compromisso global, bem como o âmbito de aplicação das autorizações provisionais.

Por outro lado, as normas de execução enquadram os casos em não se aplica a regra da unicidade da assinatura no âmbito de autorizações orçamentais e compromissos jurídicos.

b) As normas de execução apresentam, em seguida, precisões essenciais em matéria de liquidação de despesas, desenvolvendo a articulação entre a menção "conforme com os factos", aposta pelos serviços do gestor orçamental, e a menção "visto; a pagar" aposta pelo próprio gestor orçamental competente.

c) As normas de execução definem também os prazos associados às operações de liquidação, de emissão das ordens de pagamento e de pagamento, em conformidade com a Comunicação de 28 de Junho de 2000 (SEC(2000)1094). Nos termos destas normas, os pagamentos devem ser efectuados no prazo de 45 dias a contar da data de registo de um pedido de pagamento admissível. O gestor orçamental competente poderá suspender o prazo de pagamento, na condição de informar os credores de tal facto, caso o montante não seja devido ou não tenham sido apresentados os comprovativos adequados. No caso de contratos ou convenções cujo pagamento está sujeito à aprovação de um relatório, o pedido de pagamento não poderá ser considerado admissível enquanto a referida aprovação não tiver ocorrido. As normas de execução consagram disposições que fixam o prazo de aprovação deste relatório.

No termo do referido prazo de 45 dias, são devidos pela instituição juros de mora, às mesmas taxas que as previstas em matéria de mora no âmbito da cobrança de créditos, salvo para os créditos sobre os Estados-Membros.

As normas de execução precisam, além disso, que o gestor orçamental competente deverá definir nos contratos e convenções, segundo o acto de base e no respeito pelo princípio da boa gestão financeira, a natureza dos documentos comprovativos dos pagamentos. Fica também claro que os relatórios de execução constituem documentos comprovativos.

Por fim, as normas de execução definem os diferentes tipos de pagamento e os documentos comprovativos, bem como que a totalidade do pré-financiamento e dos pagamentos intermédios será deduzida dos saldos a pagar.

d) Na perspectiva de uma boa gestão, e tendo em conta a evolução dos instrumentos de gestão disponíveis, as normas de execução limitam o recurso, a fundos para adiantamentos estritamente a operações que, simultaneamente, envolvam pequenos montantes e que não possam ser convenientemente efectuadas por via orçamental.

D. Contratos e subvenções (Parte I, Títulos V e VI do projecto)

D. 1. Contratos Públicos

a) O Título relativo aos contratos públicos constitui essencialmente, enquanto complemento dos princípios definidos no Regulamento Financeiro, uma transposição completa das directivas actualmente aplicáveis em matéria de coordenação dos procedimentos de adjudicação de contratos públicos de serviços, fornecimentos e obras, na pendência da adopção, pelo Conselho e pelo Parlamento Europeu, da nova directiva consolidada. Este título deverá ser modificado após a adopção desta directiva.

Em função das especificidades e necessidades próprias das instituições comunitárias, as regras assim definidas podem, não obstante, ser mais rigorosas do que o previsto nas directivas, em especial, em matéria de sanções. A protecção dos interesses financeiros das Comunidades implica, assim, a criação de uma base de dados dos proponentes ou candidatos objecto de exclusão devido, por exemplo, a condenações por fraude, corrupção, branqueamento de capitais ou infracções graves de disposições contratuais, no âmbito de anteriores relações contratuais com uma instituição.

b) À semelhança do Regulamento Financeiro, este Título começa por definir o seu âmbito de aplicação, a que se seguem os princípios gerais e procedimentos aplicáveis a todos os contratos públicos (Capítulo I), passando a enunciar as disposições aplicáveis às instituições que agem por conta própria, em especial, no que se refere a limiares e prazos processuais (Capítulo II).

O caso específico dos contratos no sector das acções externas é abordado, no que se refere às disposições derrogatórias na matéria, no Título III da Parte II.

c) Por outro lado, os princípios fundamentais da transparência ou da não-discriminação e igualdade de tratamento entre proponentes ou candidatos são também aplicáveis aos contratos cujo valor fica aquém ou que não se enquadram no âmbito de aplicação das referidas directivas, como os contratos relativos a imóveis.

Deste modo, as normas de execução institucionalizam o procedimento de convite à manifestação de interesse em contratos de valor superior a 50 000 euros e uma certa forma de publicidade a posteriori de todos os contratos das instituições, para além da informação obrigatória dos operadores económicos que tenham participado num procedimento de adjudicação de um determinado contrato.

Clarificam, por outro lado, o papel e a responsabilidade dos gestores orçamentais, enquanto entidades adjudicantes, em relação, designadamente, às comissões de avaliação das propostas e pedidos de participação, cujo parecer tem um carácter meramente consultivo.

d) As normas de execução incluem ainda instrumentos de gestão, como contratos-quadro, cujo estatuto jurídico era, até ao momento, ambíguo.

Na pendência da aprovação da directiva consolidada anteriormente menciona, não se pode afirmar que, em matéria de adjudicação electrónica de contratos, a abertura à inovação seja grande, excepto no atinente à publicidade dos pedidos de participação ou ao acesso aos documentos do contrato. Não obstante, estão em curso trabalhos na Comissão que visam o estudo das novas possibilidades proporcionadas pelos meios de comunicação electrónicos.

Além disso, a boa gestão financeira justifica o desenvolvimento de instrumentos, como as garantias financeiras, destinadas a proteger os interesses financeiros das Comunidades, tanto na fase da apresentação de propostas, como na do pagamento de pré-financiamentos e, ainda, no caso da garantia de boa execução. A duração destas garantias, prestadas por instituições bancárias ou financeiras, deve ser suficientemente longa para que possam ser accionadas; serão libertadas, conforme os casos, a partir da:

- atribuição do contrato,

- consolidação dos pré-financiamentos, no âmbito de pagamentos intermédios,

- execução do objecto do contrato, em conformidade com as condições do mesmo.

Por fim, no contexto geral da responsabilização dos gestores orçamentais, as normas de execução confirmam a supressão do Comité Consultivo de Compras e Contratos (CCCC) enquanto instância de controlo ex ante dos actos de execução orçamental.

D. 2. Subvenções

Gradualmente, as subvenções têm-se tornado um importante instrumento de intervenção das Comunidades, dentro e fora do território da União Europeia. No entanto, o Regulamento Financeiro e suas normas de execução não consagravam, até ao momento, disposições específicas relativas à concessão de subvenções. Por este motivo, estas disposições têm-se desenvolvido sem um enquadramento normativo preciso, muito embora em 1998 a Comissão tenha elaborado um Vade-mécum [1] para utilização interna pelos seus serviços.

[1] Vade-mécum sobre a gestão das subvenções, de 14 de Julho de 1998.

A reformulação do Regulamento Financeiro e das suas normas de execução constitui a ocasião adequada para colmatar estas deficiências, graças à introdução de um título específico em matéria de subvenções.

Este título visa estabelecer as disposições de aplicação dos princípios de concessão, controlo e pagamento de subvenções, bem como as excepções e instrumentos de flexibilidade indispensáveis a uma boa gestão dos fundos comunitários, como enunciados no Regulamento Financeiro:

a) princípios da transparência e igualdade de tratamento, mediante:

- a programação anual de actividades e recurso a convites à apresentação de propostas, salvo em caso de urgência, designadamente no de ajuda humanitária, ou em situações de monopólio devidamente justificadas,

- publicação das subvenções pagas, excepto em caso de risco para a segurança dos beneficiários ou para os interesses comerciais da empresa,

- carácter colectivo das avaliações, clarificando, todavia, o papel e a responsabilidade dos gestores orçamentais face, nomeadamente, às comissões de avaliação, cujo parecer tem cariz consultivo,

- fundamentação das decisões de concessão e a informação obrigatória dos autores de pedidos de subvenção que tenham respondido a um convite à apresentação de propostas;

b) afirmação dos princípios da não-acumulação, do não fim lucrativo e do co-financiamento obrigatório, na perspectiva de uma boa gestão financeira; as normas de execução introduzem, não obstante, uma flexibilidade essencial para evitar uma excessiva morosidade burocrática a nível da gestão, ou seja, a possibilidade de passar, parcial ou mesmo totalmente, de uma lógica de reembolso de custos reais para uma abordagem de tomada a cargo parcial, numa base fixa, de uma acção, preferencialmente orientada para os resultados em termos de objectivos comunitários, em detrimento da verificação minuciosa das demonstrações financeiras face às previsões iniciais. Ademais, é consagrada a flexibilização dos requisitos de co-financiamento externo, ao autorizar as contribuições em espécie;

c) Afirmação do princípio da não retroactividade, sem prejuízo da indispensável flexibilidade em matéria de ajuda humanitária, por exemplo,

d) Imposição de critérios de exclusão idênticos aos previstos relativamente aos contratos, em especial, em caso de fraude ou corrupção, em prol da protecção dos interesses financeiros das Comunidades.

Por fim, as normas de execução introduzem precisões imprescindíveis em matéria de desenvolvimento do procedimento de concessão de subvenções e de instrumentos de boa gestão financeira, a saber:

a) convenções de subvenções, eventualmente inscritas no âmbito de uma parceria de longa duração;

b) exigência de auditorias externas das contas para as subvenções mais importantes, no intuito de reforçar a capacidade da Comissão em termos de análise prévia da viabilidade financeira dos potenciais beneficiários e da verificação das demonstrações financeiras após a execução das acções ou programas de trabalho aprovados;

c) garantias exigíveis relativamente a pré-financiamentos, por forma a escudar a Comissão do peso dos procedimentos de cobrança final, caso o orçamento da acção seja inferior ao inicialmente previsto, por um lado, e dos riscos de falência de um beneficiário, por outro.

E. Contabilidade e prestação de contas (Parte I, Título VII do projecto)

No âmbito da reformulação do Regulamento Financeiro, foi reforçada a transparência das informações económicas e financeiras que as Comunidades proporcionam, tanto às instâncias de controlo, como ao público, para que todas as informações relativas à utilização de fundos públicos e à situação patrimonial das instituições estejam disponíveis de forma clara e compreensível.

Esta situação pressupõe que as informações contabilísticas subjacentes à contabilidade das Comunidades devem ser elaboradas segundo métodos contabilistícos internacionalmente reconhecidos, que todas as instituições e organismos responsáveis pela apresentação de contas, que serão consolidadas pela Comissão, utilizem os mesmos métodos e que a composição e estrutura das demonstrações financeiras e das demonstrações relativas à execução do orçamento sejam pertinentes para os destinatários.

Esta harmonização é assegurada pelo contabilista da Comissão. São estes os princípios em que se baseia o projecto de normas de execução. A este respeito, são as normas de execução as que devem definir, por referência aos princípios contabilistícos geralmente reconhecidos, os princípios por que se deve reger a elaboração das demonstrações financeiras:

- continuidade das actividades, o que requer que, em geral, as contas sejam apresentadas numa perspectiva de continuidade,

- princípio da prudência, que obriga a não sobrestimar o activo e a não subestimar o passivo,

- princípio da consistência dos métodos contabilísticos e princípio da comparabilidade das informações, que conduzem à aplicação das mesmas regras, independentemente do domínio, e à sua não alteração entre exercícios, salvo em casos excepcionais devidamente justificados,

- princípio segundo o qual as informações apresentadas devem ser sinceras, exaustivas, pertinentes e compreensíveis, de modo a permitir ao leitor uma imagem apropriada do património, da situação financeira e do resultado do exercício.

As normas de execução definem ainda os princípios da importância relativa, da não-compensação, da especialização dos exercícios e da prevalência da realidade sobre a aparência.

As normas de execução completam estos princípios com disposições relativas à avaliação dos elementos do activo e do passivo e com o princípio que estabelece a possibilidade de constituição de provisões.

Cabe também às normas de execução precisar o conteúdo e a apresentação de cada um dos documentos que compõem as demonstrações financeiras, ou seja, o balanço e a conta de resultados económicos, o mapa dos fluxos de tesouraria e o mapa da variação dos capitais próprios e o respectivo anexo. Quanto aos mapas sobre a execução orçamental, são compostos pela conta de resultados da execução orçamental e por um anexo.

Por fim, uma série de disposições das normas de execução enquadra o inventário do imobilizado e o procedimento aplicável em caso de revenda de bens inscritos no inventário.

No atinente aos métodos contabilísticos, as técnicas serão diferentes em função das informações a prestar.

Em contrapartida, a contabilidade geral, que regista as operações com vista à elaboração do balanço das Comunidades, é uma contabilidade patrimonial ("accrual accounting"), especificando as normas de execução os procedimentos em matéria de organização contabilística, conteúdo dos livros de contabilidade, plano de contabilidade e registo e verificação das operações. Em concreto, é oportuno salientar o princípio segundo o qual qualquer registo contabilístico deve, para efeitos de identificação, precisar a origem, conteúdo e imputação de cada dado, bem como as referências do documento comprovativo correspondente.

F. Acções externas (Parte II, Título IV do projecto)

O artigo 162º do Regulamento Financeiro estabelece que as disposições das Partes I e III se aplicarão na íntegra às acções externas, salvo no caso das excepções previstas no Título específico "Acções externas" da Parte II.

Por conseguinte, as normas de execução visam tomar em consideração, através de disposições derrogatórias, as especificidades operacionais do domínio das acções externas, essencialmente em matéria de adjudicação de contratos e de concessão de subvenções.

a) Em especial no que se refere à adjudicação de contratos, as normas de execução visam a aplicação do artigo 167º do Regulamento Financeiro. Este artigo permite prever, nas normas de execução, disposições específicas aplicáveis exclusivamente aos limiares e formas de adjudicação de contratos externos, uma vez que se justifica a adopção de disposições específicas que estabeleçam limiares e modalidades operacionais de adjudicação dos contratos diferentes (designadamente, publicidade e prazos), adaptados às acções externas. Estas regras têm em conta os procedimentos específicos dos mercados externos, consagrados no Manual de Instruções, adoptada pela Comissão em 1999 [2]. Na sequência do novo enquadramento introduzido pelo Regulamento Financeiro reformulado e pelas presentes normas de execução, o Manual de Instruções será adaptado a fim de garantir o respectivo alinhamento.

[2] Decisão da Comissão, de 10 de Novembro de 1999, que simplifica os sistemas de gestão dos contratos celebrados no âmbito dos programas de cooperação implementados pelas Direcções-Gerais das relações externas (SEC(1999)1801).

b) No atinente às subvenções, o artigo 169º do Regulamento Financeiro prevê a possibilidade, apenas relativamente ao domínio das acções externas, de derrogar à obrigação de co-financiamento, ao dispor que uma acção só pode ser integralmente financiada pelo orçamento se esse financiamento se tal se revelar indispensável à sua realização.

As normas de execução (artigo 251º) enumeram os tipos de acções em que, como a experiência demonstrou, se torna extremamente complexo, se não mesmo impossível, obter um co-financiamento, em razão da sua natureza intrínseca e apresentam, na perspectiva da boa gestão, uma lista exaustiva das mesmas.

Trata-se, em especial, da ajuda humanitária e das ajudas destinadas a situações de crise, bem como de acções que visam proteger a saúde ou os direitos fundamentais das populações.

São também susceptíveis de financiamento integral as acções resultantes da implementação de convenções de financiamento com países terceiros ou as acções com organizações internacionais.

G. Outros aspectos

G. 1 Fundos Estruturais (Parte II, Título I)

Os regulamentos sectoriais relativos às acções estruturais e de coesão consagram disposições de carácter financeiro que introduzem regras específicas relativamente ao regime geral estabelecido pelo Regulamento Financeiro. Trata-se, especialmente, do pagamento de adiantamentos, que são objecto de uma disposição nas normas de execução.

G. 2. Agências

As normas de execução enumeram os organismos referidos no artigo 185º do Regulamento Financeiro, aos que são obrigatoriamente aplicáveis o Regulamento Financeiro Quadro das agências, a concessão de quitação por parte do Parlamento, a competência do auditor interno da Comissão e as normas contabilísticas fixadas pelo contabilista da Comissão.

G. 3. Serviços e organismos europeus (Parte II, Título V)

Um novo Título enquadra as modalidades de funcionamento dos serviços e organismos existentes, como o SPOCE, ou a criar no futuro, como o Serviço de Recrutamento.

G. 4. Parte III

A Parte III ("Disposições transitórias e finais") inclui uma disposição final sobre a actualização periódica, essencialmente por indexação face à inflação registada na União Europeia, dos diferentes limiares e montantes fixados no Regulamento que institui normas de execução do Regulamento Financeiro.

Projecto de REGULAMENTO DA COMISSÃO de que institui normas de execução do Regulamento (CE) nº ... do Conselho que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias

A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica,

Tendo em conta o Regulamento (CE) nº ... do Conselho que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias [3], e, nomeadamente, o seu artigo 183º,

[3] JO L [...] de [...], p. [...].

Após consulta do Parlamento Europeu, do Conselho, do Tribunal de Justiça das Comunidades Europeias, do Tribunal de Contas, do Comité Económico e Social, do Comité das Regiões, do Provedor de Justiça Europeu e da Autoridade Europeia para a Protecção de Dados,

Considerando o seguinte:

(1) As disposições do Regulamento (CE) nº ... (em seguida, "o Regulamento Financeiro") foram simplificadas por forma a limitá-las aos princípio e definições essenciais relativos à elaboração, execução e controlo do orçamento geral das Comunidades Europeias (em seguida, "o orçamento") ;

(2) As presentes normas de execução devem, por conseguinte, não só completar o Regulamento Financeiro no que se refere às disposições do mesmo que remetem expressamente para as normas de execução, como também no que se refere às disposições cuja aplicação exige a definição prévia de medidas de aplicação;

(3) Importa, no intuito de assegurar a conformidade da regulamentação sectorial com os princípios orçamentais definidos pelo Regulamento Financeiro, recensear todos os actos regulamentares relativos à execução do orçamento e determinar que este inventário será elaborado pela Comissão e transmitido à Autoridade orçamental;

(4) Quanto aos princípios orçamentais, e, em especial, ao princípio da unicidade, a obrigação de identificação dos juros relativos a pré-financiamentos a pagar a favor do orçamento requer a identificação dos pré-financiamentos que continuam propriedade das Comunidades. Estes pré-financiamentos continuam propriedade da Instituição, a menos que previsto em contrário no acto de base e a menos que se trate de pré-financiamentos pagos em execução de um contrato ou pagos a pessoal ou a Estados-Membros. Esta regra deve ser precisada em função dos diferentes tipos de gestão (centralizada directa e indirecta e partilhada). Não se aplica à gestão conjunta dado que, neste caso, os fundos comunitários são assimilados aos fundos da organização internacional. Os pré-financiamentos, que continuam propriedade da Instituição, são inscritos no activo do balanço da Instituição, em função das possibilidades técnicas e, o mais tardar, a título do exercício de 2005 e, caso vençam juros, estes deverão ser pagos a favor do orçamento enquanto receitas diversas;

(5) No caso do princípio da anualidade, é conveniente clarificar a noção de dotações do exercício, bem como a noção de etapas preparatórias do acto de autorização que, uma vez concluídas em 31 de Dezembro, podem dar origem ao direito de transição de dotações de autorização a ser utilizadas antes de 31 de Março do exercício seguinte.

(6) Relativamente ao princípio da unidade de conta, é oportuno precisar as taxas e cotações a utilizar na conversão entre o euro e as outras moedas, no âmbito das necessidades da tesouraria e da contabilidade;

(7) No que se refere às derrogações ao princípio da universalidade, importa precisar, por um lado, o tratamento orçamental reservado a certas receitas afectadas, em especial as contribuições dos Estados-Membros ou de países terceiros para certos programas comunitários e, por outro, os limites existentes em matéria de compensação entre despesas e receitas;

(8) No caso do princípio da especificidade, convém definir com precisão o cálculo das percentagens de dotações que as Instituições podem transferir em virtude da sua autonomia e assegurar a plena informação da Autoridade Orçamental mediante uma justificação circunstanciada dos pedidos de transferência que lhe devem ser apresentados ;

(9) Em relação ao princípio da boa gestão financeira, é oportuno identificar os objectivos e a periodicidade mínima das avaliações ex ante intermédias e ex post dos programas e acções, assim como as informações que devem ser incluídas na ficha financeira legislativa ;

(10) Em matéria de elaboração e de apresentação do orçamento, importa precisar o conteúdo da introdução geral do orçamento, dos documentos de trabalho a apresentar a título de apoio ao orçamento e das observações orçamentais, por forma a assegurar a plena informação da Autoridade Orçamental. No contexto da nova apresentação do orçamento por actividades, a definição e classificação das dotações administrativas são também precisadas;

(11) Em matéria de execução do orçamento, é conveniente começar por precisar as formas de que um acto de base pode revestir a nível comunitário e dos dois outros pilares da União Europeia. Além disso, convém também fixar os montantes máximos de dotações que podem ser executadas sem acto de base prévio, a título das acções preparatórias e dos projectos-piloto, bem como a lista das disposições dos Tratados que conferem directamente à Comissão competências específicas.

(12) Ademais, importa definir os actos susceptíveis de constituir um conflito de interesses, bem como o procedimento a seguir nestes casos;

(13) No atinente às diferentes modalidades de execução do orçamento, deve precisar-se que, nos casos em que a Comissão não executa directamente o orçamento nos seus serviços, deve assegurar-se previamente de que as entidades às quais tenciona confiar tarefas de execução possuem procedimentos de gestão e sistemas de controlo e contabilidade adequados e pertinentes à luz dos requisitos da boa gestão financeira;

(14) No atinente à gestão centralizada indirecta, ou seja, delegada pela Comissão quer a agências executivas quer a organismos de direito comunitário, quer ainda a organismos nacionais públicos ou investidos de uma missão de serviço público, convém ademais precisar o enquadramento e as modalidades de implementação, mediante acto de delegação ou convenção, dessa delegação; Deve ser reconhecido às agências executivas, cujo controlo a Comissão mantém, o estatuto de gestor orçamental delegado desta Instituição para efeitos de orçamento comunitário. Os organismos nacionais, na medida em que forem chamados a realizar actos de execução orçamental, devem apresentar garantias financeiras suficientes e ser seleccionados de forma transparente, no contexto de uma análise de custos-eficácia que justifique a opção da gestão delegada a um destes organismos. A Comissão solicitará o parecer do comité competente, em conformidade com o acto de base associado à execução das dotações em causa, antes de concretizar a delegação em organismos nacionais. No que se refere às entidades privadas que efectuam trabalhos preparatórios ou acessórios por conta da Comissão, devem as mesmas ser seleccionadas em conformidade com os procedimentos de adjudicação de contratos públicos;

(15) No atinente à gestão partilhada com os Estados-Membros ou descentralizada com países terceiros, importa precisar as etapas e os objectivos do procedimento de apuramento de contas, sem prejuízo das disposições específicas consagradas nos regulamentos sectoriais pertinentes;

(16) Por fim, no que diz respeito à gestão conjunta, convém precisar que no caso de uma tal gestão da parte relativa à contribuição de cada doador para cada tipo de despesa não ser identificada, dever-se-á identificar as organizações internacionais elegíveis para este tipo de gestão;

(17) No referente ao papel dos intervenientes, a reforma da gestão financeira, conjugada com a supressão dos controlos ex ante centralizados, reforça as responsabilidades dos gestores orçamentais a nível de todas as operações associadas a receitas e a despesas, incluindo em termos de sistemas de controlo interno. As funções, responsabilidades e princípios processuais a respeitar devem, por conseguinte, ser definidos. A internalização dos controlos ex ante pressupõe, em especial, ume distinção clara entre actividades de início e actividades de verificação das operações de execução orçamental, devendo, além disso, cada Instituição adoptar um código de normas profissionais aplicável aos agentes responsáveis pelas verificações, sejam ex ante, sejam ex post. Convém subsequentemente poder prestar contas das responsabilidades assumidas, mediante um relatório anual à Instituição, relatório esse que deverá incluir, designadamente, os resultados das verificações ex post. Deve também ser organizado um sistema de arquivo dos documentos comprovativos relacionados com as operações realizadas. Por fim, atendendo ao seu carácter derrogatório, todos os tipos procedimentos por negociação em matéria de adjudicação de contratos públicos devem ser objecto de um relatório específico dirigido à Instituição e transmitido à autoridade de quitação;

(18) Numa perspectiva de clarificação das responsabilidades, importa ainda definir com precisão as missões e responsabilidades do contabilista em termos de sistemas contabilísticos, de gestão de tesouraria e de contas bancárias, e de ficheiro de terceiros. As modalidades de cessação de funções do contabilista são também precisadas;

(19) As condições de recurso a fundos para adiantamentos, sistema de gestão derrogatório face aos procedimentos normais, são enquadradas e as missões e responsabilidades dos gestores de fundos para adiantamentos, dos gestores orçamentais e contabilistas são também precisadas;

(20) Uma vez definidas as missões e responsabilidades de cada interveniente, a sua responsabilização só pode ocorrer nas condições previstas no Estatuto aplicável aos funcionários das Comunidades Europeias e no regime aplicável aos outros agentes. Não obstante, deve ser criada uma nova instância especializada, nas condições adequadas a cada Instituição, a fim de caracterizar a existência de uma irregularidade de carácter financeiro. As modalidades segundo as quais o gestor orçamental pode solicitar a confirmação de uma instrução, e ficar, deste modo, eximido da sua responsabilidade são também precisadas;

(21) Em matéria de receitas, para além do caso concreto dos recursos próprios previstos no Regulamento (CE, Euratom) n° 1150/2000 do Conselho, de 22 de Maio de 2000, relativo à aplicação da Decisão 94/728/CE, Euratom relativa ao sistema de recursos próprios das Comunidades [4], convém precisar as tarefas e controlos da responsabilidade dos gestores orçamentais nas diferentes etapas do procediemnto: elaboração das previsões de crédito, emissão da ordem de cobrança e envio da nota de débito informando o devedor do apuramento dos créditos, cálculo de eventuais juros de mora e, por fim, decisão de renúncia ao crédito, se for caso disso, sem prejuízo dos critérios que garantem o respeito da boa gestão financeira. O papel do contabilista na cobrança das receitas e na eventual concessão de prazos de pagamento deve ser igualmente precisado;

[4] JO L 130 de 31.5.2000, p.1-12.

(22) Em matéria de despesas, importa, antes de mais, definir a articulação entre decisão de financiamento, autorização global e autorização individual, bem como as características destas diferentes etapas. A distinção entre autorização global e individual depende do grau de identificação dos beneficiários e dos montantes em causa. As autorizações provisionais ficam elas reservadas às despesas administrativas correntes e às despesas do FEOGA. No intuito de limitar o montante das autorizações pendentes, prevê-se a anulação das dotações correspondentes a autorizações que não foram objecto de qualquer pagamento num período de três anos;

(23) Convém, em seguida, clarificar a articulação entre as operações de liquidação, de emissão das ordens de pagamento e de pagamento e os controlos que os gestores orçamentais devem efectuar aquando da liquidação de despesas, mediante verificação da decisão de quitação, pela qual este interveniente passa a ser, doravante, o único responsável; É conveniente referir os documentos comprovativos que devem ser apresentados a título de apoio dos pagamentos e indicar as regras de apuramento de pré-financiamentos e de pagamentos intermédios. Por fim, devem ser precisados os pormenores referentes às operações de liquidação e de pagamento;

(24) Em matéria de auditoria interna, convém definir as modalidades de nomeação do auditor e garantir a sua independência no seio da Instituição que o nomeou e à qual deve prestar contas do seu trabalho;

(25) Em matéria de contratos públicos, optou-se por transpor as Directivas 92/50/CEE, 93/36/CEE e 93/37/CEE do Conselho, relativas à coordenação dos processos de adjudicação de contratos públicos de serviços, de fornecimentos e de empreitadas de obras públicas, com a última redacção que lhes foi dada pela Directiva 97/52/CEE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 13 de Outubro de 1997, que altera as Directivas 92/50/CEE, 93/36/CEE e 93/37/CEE, relativas à coordenação dos processos de adjudicação de contratos públicos de serviços, de fornecimentos e de obras, respectivamente [5]. Tal pressupõe, antes de mais, a definição dos diferentes tipos de contratos, das medidas de publicidade aplicáveis, dos casos de recurso e das principais características dos procedimentos existentes, a especificação dos critérios de selecção e das possíveis modalidades de adjudicação, das modalidades de acesso aos documentos do contrato e de comunicação com os proponentes ou candidatos, bem como, nos casos em que a Comissão adjudica contratos por sua própria conta, dos diferentes limiares aplicáveis e das modalidades de cálculo do valor dos contratos a adjudicar;

[5] JO L 209 de 24.7.1992, p.1-24. JO L 199 de 9.8.1993, p.1-53. JO L 111 de 30.4.1994, p.115 e JO L 328 de 28.11.1997, p.1-59.

(26) Numa perspectiva de transparência do procedimento e da igualdade de tratamento dos candidatos, mas também da plena responsabilidade dos gestores orçamentais na escolha final, são em seguida descritos o procedimento de abertura e, subsequentemente, de avaliação dos pedidos de participação e das propostas, de nomeação de uma comissão e de decisão de adjudicação, fundamentada e documentada, que incumbe, em última análise, à entidade adjudicante. As garantias financeiras exigíveis a título da protecção dos interesses financeiros das Comunidades são igualmente especificados;

(27) Por fim, os poderes de aplicação de sanções administrativas das entidades adjudicantes são delimitados, no intuito de garantir o carácter proporcionado e dissuasor da sanção, bem como a igualdade de tratamento entre as diferentes Instituições e entre serviços;

(28) O âmbito de aplicação do título relativo às subvenções deve também ser precisado, à luz, designadamente, das diferentes modalidades de execução do orçamento, mas igualmente do tipo de acção ou organismo de interesse geral europeu susceptível de beneficiar de uma subvenção. As características do programa de trabalho anual e dos convites à apresentação de propostas são precisadas, tal como as possíveis derrogações neste domínio e em matéria de retroactividade, em especial a nível da ajuda humanitária e da gestão das situações de crise, cujas contingências são bastante particulares;

(29) Tendo sempre presentes as exigência de transparência, de igualdade de tratamento dos requerentes e da responsabilização dos gestores orçamentais, é definido o procediemnto de atribuição, desde o pedido de subvenção até à sua avaliação por uma Comissão, com base nos critérios de selecção e atribuição previamente anunciados antes de o gestor orçamental tomar a sua decisão final, a qual deve ser devidamente documentada;

(30) O princípio da boa gestão financeira exige em seguida que a Comissão se dote de garantias, na fase dos pedidos de subvenção, mediante de apresentação de auditorias financeiras, no caso dos pedidos mais importantes, e, posteriormente, aquando do pagamento de pré-financiamentos, de garantias financeiras prévias e, por fim, na fase do pagamento final, mediante apresentação de auditorias financeiras relativamente aos pedidos que apresentam maiores riscos A boa gestão e o controlo dos princípios da ausência de fim lucrativo e de co-financiamento pressupõem, além disso, o enquadramento das possibilidades de recurso a pagamentos num base fixa. Finalmente, a boa gestão dos fundos comunitários passa imperiosamente pelo respeito, por parte dos próprios beneficiários das subvenções, dos princípios da transparência e da igualdade de tratamento dos potenciais contratantes, bem como pela adjudicação à proposta economicamente mais vantajosa no caso de subcontratação parcial da acção;

(31) Por fim, os poderes de sanção na matéria são alinhados pelos previstos na matéria no domínio dos contratos públicos;

(32) Em matéria de contabilidade e prestação de contas, é conveniente definir cada um dos princípios contabilísticos geralmente aceites, com base nos quais devem ser elaboradas as demonstrações financeiras, à excepção do princípio da especialização dos exercícios que, tendo em conta a sua importância e carácter inovador, está definido no Regulamento Financeiro. É igualmente oportuno precisar as condições necessárias para que uma transacção seja contabilizada, tal como as regras de avaliação dos elementos do activo e do passivo e de constituição de provisões;

(33) Importa precisar que as contas das Instituições são acompanhadas de um relatório sobre a gestão orçamental e financeira e que o conteúdo e apresentação dos elementos que compõem, por um lado, as demonstrações financeiras (balanço, conta de resultados económicos, mapa dos fluxos de tesouraria e anexo) e, por outro, as demonstrações relativas à execução orçamental (conta de resultados da execução orçamental e respectivo anexo);

(34) Em matéria de contabilidade, convém precisar que o contabilista de cada Instituição deve documentar a organização e o procedimento contabilísticos da sua Instituição e definir as condições que os sistemas informáticos de manutenção de contabilidade devem observar;

(35) A nível da manutenção da contabilidade, importa precisar os princípios aplicáveis em matéria de livros contabilísticos, do razão geral das contas, de conciliação periódica dos saldos deste razão e de inventário, bem como definir os elementos do plano de contabilidade estabelecido pelo contabilista da Comissão. As disposições em matéria de registo das operações, em especial o método das partidas dobradas, as regras de conversão das operações não efectuadas em euros e dos documentos comprovativos dos registos contabilísticos devem ser precisadas. O teor dos registos da contabilidade orçamental deve também ser precisado;

(36) Por fim, são definidas as regras relativas ao inventário dos activos imobilizados e clarificadas as responsabilidades respectivas dos contabilistas e gestores orçamentais neste domínio, tal como as disposições aplicáveis à venda de activos inscritos no inventário ;

(37) Em matéria de Fundos Estruturais, convém precisar que o reembolso de adiantamentos pagos a título de uma intervenção não terá por efeito a anulação da autorização das dotações correspondentes, nem a redução da participação dos Fundos na intervenção em causa.

(38) A tipologia das acções, directas e indirectas, susceptíveis de serem financiadas no domínio da investigação deve ser precisada;

(39) Em matéria de acções externas, as normas de execução, tal como o próprio Regulamento Financeiro, visam introduzir disposições derrogatórias que tomem em consideração as especificidades operacionais do domínio das acções externas, essencialmente em matéria de adjudicação de contratos e de concessão de subvenções;

(40) No que refere à adjudicação de contratos, as presentes normas de execução retomam a substância das disposições da Decisão da Comissão, de 10 de Novembro de 1999, relativa à simplificação dos sistemas de gestão dos contratos adjudicados no âmbito dos programas de cooperação implementados pelas Direcções-Gerais das Relações Externas [6] , pelo que estabeleceu disposições em matéria de contratos distintas das do direito comum a nível, designadamente, dos limiares fixados e das modalidades de gestão adaptadas às acções externas

[6] (SEC(1999)1801).

(41) No domínio das subvenções, as presentes normas de execução discriminam os tipos de acção que podem beneficiar de uma derrogação à obrigação de co-financiamento referida no artigo 109º do Regulamento Financeiro. Trata-se, concretamente, da ajuda humanitária e de ajudas em situações de crise, bem como de acções que visem a protecção da saúde ou dos direitos fundamentais das populações;

(42) Por forma a garantir a boa gestão das dotações comunitárias, importa ainda precisar as condições prévias e o enquadramento convencional a criar em caso de descentralização da gestão das dotações e em caso de recurso a fundos para adiantamentos;

(43) As disposições do Regulamento Financeiro relativas aos serviços e organismos europeus devem ser precisadas mediante regras específicas do Serviço das Publicações Oficiais das Comunidades Europeias e mediante disposições que autorizem o contabilista das Comissão a delegar certas funções suas a agentes destes serviços e organismos. Convém também precisar as modalidades de movimentação das contas bancárias que os serviços e organismos europeus podem abrir em nome da Comissão;

(44) No atinente às dotações administrativas, cada Instituição deve informar a Autoridade Orçamental das operações imobiliárias significativas em curso, ou seja, as que implicam um aumento do parque imobiliário;

(45) É conveniente identificar os organismos susceptíveis de beneficiar de subvenções do orçamento e que devem ser objecto de um enquadramento regulamentar nas condições previstas no artigo 185º do Regulamento Financeiro;

(46) Importa actualizar regularmente os diferentes limiares e montantes referidos no presente regulamento, indexando-os ao índice de inflação registado na Comunidade, à excepção dos limiares aplicáveis no âmbito de contratos públicos;

(47) Por conseguinte, é conveniente revogar o Regulamento (Euratom, CECE, CE) n° 3418/93 que estabelece normas de execução de algumas disposições do Regulamento Financeiro de 21 de Dezembro de 1977 [7], com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE) nº 1687/2001 [8];

[7] JO L 315 de 16.12.1993, p.1.

[8] JO L 228 de 24.08.2001, p.8.

ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:

PARTE IDISPOSIÇÕES COMUNS

TÍTULO I OBJECTO

Artigo 1º Objecto(Artigo 1 º do Regulamento Financeiro)

O presente regulamento define as normas de execução de certas disposições do Regulamento Financeiro [...]/2002 (em seguida designado "Regulamento Financeiro"), que especifica as regras de elaboração e execução do orçamento geral das Comunidades Europeias, em seguida designado "orçamento".

As instituições visadas pelo presente regulamento são as instituições na acepção do nº 2 do artigo 1º do Regulamento Financeiro.

Artigo 2º Inventário dos actos regulamentares relativos à execução do orçamento.(Artigo 2 º do Regulamento Financeiro)

A Comissão manterá um inventário dos actos mencionados no artigo 2º do Regulamento Financeiro. A Comissão actualizará este inventário anualmente, facto de que informará a Autoridade Orçamental.

TÍTULO II PRINCÍPIOS ORÇAMENTAIS

CAPÍTULO 1 Princípios da unicidade e da verdade orçamental

Artigo 3º Âmbito dos pré-financiamentos propriedade das Instituições (Nº 4 do artigo 5º do Regulamento Financeiro)

1. Os pré-financiamentos, na acepção do artigo 102º, continuam propriedade da instituição, a menos que previsto em contrário no acto de base. Os pré-financiamentos pagos em execução de um contrato, na acepção do artigo 88º do Regulamento Financeiro, a pessoal, a Estados-Membros ou a título dos instrumentos agrícolas e estruturais de pré-adesão não são abrangidos pela presente disposição.

Esta disposição não é aplicável à gestão conjunta na acepção do artigo 53º do Regulamento Financeiro.

2. Nos casos de gestão centralizada directa na acepção do artigo 53º do Regulamento Financeiro, na qual participem vários parceiros, a regra referida no nº 1 aplica-se apenas ao contratante principal.

3. Nos casos de gestão descentralizada e no caso de gestão centralizada indirecta na acepção do artigo 53º do Regulamento Financeiro, a regra referida no nº 1 aplica-se apenas à entidade que recebe directamente os pré-financiamentos pagos pela Comissão.

4. A regra referida no nº 1 aplica-se aos pré-financiamentos decididos depois da entrada em vigor do presente regulamento, a título de contratos ou convenções.

Artigo 4º Inclusão no orçamento dos juros produzidos pelos fundos comunitários. (Nº 4 do artigo 5º do Regulamento Financeiro)

1. Os pré-financiamentos que continuam propriedade da instituição são inscritos no activo do balanço da instituição, em conformidade com o artigo 3º. Nos casos em que estes pré-financiamentos vencem juros ou vantagens equivalentes, os mesmos serão inscritos no orçamento enquanto receitas diversas.

2. Os gestores orçamentais fornecerão ao contabilista as indicações que lhe permita identificar os pré-financiamentos que continuam propriedade da Instituição, em conformidade com o artigo 3º. Velarão, no âmbito de contratos e convenções celebrados com os beneficiários, por que:

a) Estes pré-financiamentos sejam pagos em contas que permitam identificar os fundos pagos pelas Comunidades, e

b) Os beneficiários notifiquem ao gestor orçamental competente o montante dos juros ou vantagens equivalentes eventualmente gerados por estes fundos, pelo menos uma vez por ano se os mesmos atingirem montantes significativos e, de qualquer modo, aquando do pedido de pagamento intermédio e do saldo.

3. Em conformidade com o disposto no Capítulo 5 do Título IV, o gestor orçamental competente elaborará, imediatamente a seguir ao pagamento do pré-financiamento, uma previsão de crédito relativa aos juros ou vantagens equivalentes eventualmente gerados pelo pré-financiamento.

O gestor orçamental competente emitirá uma ordem de cobrança correspondente ao montante dos juros a que se refere o nº 1, em conformidade com os prazos fixados na alínea b) do nº 2.

4. No caso de pré-financiamentos pagos em execução de uma mesma rubrica orçamental, em aplicação de um mesmo acto de base e a beneficiários que foram objecto de um mesmo procedimento de adjudicação, o gestor orçamental pode estabelecer uma previsão de crédito comum a vários devedores.

CAPÍTULO 2 Princípio da anualidade

Artigo 5º Dotações do exercício(Nº 3 do artigo 8º do Regulamento Financeiro)

As dotações de dotações de autorização e de pagamento inscritas no orçamento do exercício e que devem ser utilizadas durante esse mesmo exercício são compostas de dotações autorizadas para o exercício. São autorizadas para o exercício:

a) As dotações inscritas no orçamento, incluindo através de orçamento rectificativo;

b) as dotações transitadas;

c) As dotações reconstituídas;

d) As dotações resultantes de reembolsos de adiantamentos, em conformidade com o artigo 229º;

e) As dotações disponibilizadas na sequência da cobrança de receitas afectadas.

Artigo 6º Dotações transitadas(Nº 2 do artigo 9º do Regulamento Financeiro)

1. As dotações de autorização referidas no nº 2, alínea a), do artigo 9º do Regulamento Financeiro só poderão transitar para o exercício seguinte se não tiver sido possível conceder a autorização antes de 31 de Dezembro do exercício, por razões alheias ao gestor orçamental e desde que as etapas preparatórias estejam suficientemente avançadas para que seja razoável estimar que a autorização pode ser concedida antes de 31 de Março do ano seguinte.

2. As etapas preparatórias referidas no nº 2, alínea a), do artigo 9º do Regulamento Financeiro, que devem estar concluídas em 31 de Dezembro do exercício, para que seja possível a transição para o ano seguinte, são designadamente as seguintes:

a) No que diz respeito às autorizações globais na acepção do artigo 88º, a adopção de uma decisão de financiamento ou, antes desta data, o encerramento da consulta aos serviços interessados de cada instituição com vista à adopção desta decisão;

b) No que diz respeito às autorizações individuais na acepção do artigo 88º, a preparação numa fase avançada dos contratos ou convenções. Esta fase de adiantamento dos contratos ou subvenções implica o encerramento da fase de selecção dos contratantes ou dos beneficiários potenciais.

3. As dotações transitadas em conformidade com o nº 2, alínea a), do artigo 9º do Regulamento Financeiro, que não tenham sido objecto de autorização em 31 de Março do ano seguinte, são automaticamente anuladas.

4. As dotações transitadas a título do nº 2, alínea b), do artigo 9º do Regulamento Financeiro podem ser utilizadas até 31 de Dezembro do exercício seguinte.

5. A contabilidade deve permitir distinguir as dotações assim transitadas.

CAPÍTULO 3 (Capítulo 4 do Regulamento Financeiro) Princípio da unidade de conta

Artigo 7º Taxa de conversão entre o euro e as outras moedas(Artigo 16 º do Regulamento Financeiro)

1. Sem prejuízo das disposições específicas que decorrem da aplicação de regulamentações sectoriais, a conversão entre o euro e uma outra moeda será efectuada com recurso à taxa diária do euro publicada no Jornal Oficial das Comunidades Europeias, Série C.

2. Na falta de publicação no Jornal Oficial das Comunidades Europeias da cotação diária do euro relativamente à moeda em causa, a Comissão utilizará a taxa contabilística referida no nº 3.

3. Para efeitos da contabilidade prevista nos artigos 132º a 137º do Regulamento Financeiro, a conversão entre o euro e qualquer outra moeda é efectuada com recurso à taxa contabilística mensal do euro. Esta taxa será fixada pela Comissão com base em qualquer fonte de informação que considere fiável e partindo da taxa do antepenúltimo dia útil do mês que precede aquele relativamente ao qual a taxa foi fixada.

Artigo 8º Taxa a utilizar para efeitos de conversão entre o euro e outras moedas.(Artigo 16 º do Regulamento Financeiro)

1. Sem prejuízo das disposições específicas decorrentes da aplicação da regulamentação sectorial, a taxa a utilizar para efeitos de conversão entre o euro e qualquer outra moeda é a do dia da emissão, pelo serviço emitente, da ordem de pagamento de cobrança.

2. No caso dos fundos para adiantamentos em euros, a data do pagamento pelo banco determina a cotação a utilizar.

3. No caso dos fundos para adiantamentos em moedas nacionais referidos no artigo 16º do Regulamento Financeiro, a cotação a utilizar é a do dia da regularização do fundo para adiantamentos.

4. No caso das despesas financiadas pelo Fundo Europeu de Orientação e Garantia Agrícola (FEOGA), Secção Garantia, a cotação a utilizar no mês "n" a título do qual estas despesas foram declaradas em conformidade com o disposto no artigo 3º do Regulamento (CE) n°296/96 da Comissão [9] ,é a cotação em vigor no dia 10 do mês "n+1" ou do primeiro dia precedente relativamente ao qual se dispõe de uma cotação geral.

[9] JO L39 de 17.02.1996, p.5-8.

Esta cotação será também utilizada no âmbito dos adiantamentos correspondentes, previstos nos artigos 4º e 5º do Regulamento (CE) n°296/96.

Artigo 9º Conversão em euros de despesas autorizadas no final do exercício orçamental (Artigo 16 º do Regulamento Financeiro)

O cálculo dos autorizações por pagar à data de encerramento do exercício é efectuado com base na taxa de câmbio do euro em Dezembro.

Artigo 10º Informações relativas às transferências de tesouraria efectuadas pela Comissão entre as diferentes moedas.(Artigo 16 º do Regulamento Financeiro)

A Comissão transmitirá trimestralmente aos Estados-Membros um extracto das transferências efectuadas entre as diferentes moedas.

CAPÍTULO 4 (Capítulo 5 do Regulamento Financeiro) Princípio da universalidade

Artigo 11º Contribuições dos Estados-Membros para programas de investigação (nº 1, alínea a), do artigo 18º do Regulamento Financeiro)

1. As contribuições dos Estados-Membros para o financiamento de certos programas complementares de investigação, previstas no artigo 5º do Regulamento (CE) 1150/2000, serão pagas:

a) Até um máximo de sete duodécimos do montante inscrito no orçamento, impreterivelmente até 31 de Janeiro do exercício em curso;

b) Até ao máximo dos cinco duodécimos restantes, impreterivelmente até 15 de Julho do exercício em curso.

2. Se o orçamento não for adoptado definitivamente antes do início do exercício, as contribuições previstas no nº 1 terão lugar com base no montante inscrito no orçamento do exercício precedente.

3. Qualquer contribuição ou pagamento suplementar devido pelos Estados-Membros a título do orçamento deve ser inscrito na conta ou contas da Comissão, nos trinta dias subsequentes à mobilização de fundos.

4. Os pagamentos efectuados serão inscritos na conta prevista no Regulamento (CE) nº 1150/2000, encontrando-se sujeitos às condições enunciadas no artigo 11º do mesmo regulamento.

Artigo 12º Receitas afectadas que resultam da participação dos países EFTA em certos programas comunitários(nº 1, alínea d), do artigo 18º do Regulamento Financeiro)

1. A estrutura de acolhimento orçamental das participações dos Estados da EFTA em determinados programas comunitários é a seguinte:

a) É aberta, no mapa das receitas, uma rubrica pro memoria destinada à inscrição do montante global, para o exercício em causa, da participação dos Estados da EFTA. O montante previsto será indicado nas observações orçamentais;

b) No mapa das despesas:

i) Nas observações sobre cada rubrica relativa às actividades comunitárias em que participam os Estados da EFTA, o montante previsto de participação será acompanhado da indicação "para informação";

ii) Um anexo, que constitui parte integrante do orçamento, integrará todas as rubricas relativas às actividades comunitárias em que participam os Estados da EFTA.

Este anexo representa e completa a estrutura de acolhimento da abertura das dotações correspondentes a estas participações, nos termos do nº 2, bem como para a execução das despesas.

2. Por força do artigo 82º do Acordo sobre o Espaço Económico Europeu, os montantes relativos à participação anual dos Estados da EFTA - como confirmados à Comissão pelo Comité Misto do EEE nos termos do nº 5 do artigo 1º do Protocolo 32 anexo ao acordo acima referido - dão lugar à abertura integral, desde o início do exercício, tanto das dotações de autorização, como das dotações de pagamento correspondentes.

3. Se, durante do exercício, as dotações orçamentais de rubricas em que participam os Estados da EFTA forem reforçadas sem que os Estados da EFTA possam, durante o exercício em questão, adaptar, em consequência, a sua contribuição a fim de respeitar o "factor de proporcionalidade" previsto no artigo 82º do Acordo sobre o Espaço Económico Europeu, a Comissão está autorizada a assegurar, provisória e excepcionalmente, com base em fundos da sua tesouraria, o pré-financiamento da quota-parte dos Estados da EFTA. Na sequência de tal reforço, a Comissão mobilizará, o mais rapidamente possível, as contribuições correspondentes dos Estados da EFTA. A Comissão informará anualmente a Autoridade Orçamental das decisões adoptadas neste contexto.

O pré-financiamento será regularizado o mais rapidamente possível no âmbito do orçamento do exercício seguinte.

4. Nos termos do nº 1, alínea d), do artigo 18º do Regulamento Financeiro, as participações financeiras dos Estados da EFTA constituem receitas afectadas. O contabilista adoptará as medidas adequadas, a fim de assegurar o acompanhamento individualizado da utilização, tanto das receitas provenientes destas participações, como das dotações correspondentes;

A Comissão, no âmbito do relatório previsto no nº 2 do artigo 131º do Regulamento Financeiro, apresentará especificamente a execução correspondente à participação dos Estados da EFTA, tanto no que se refere às receitas, como às despesas.

Artigo 13º Produto das sanções aplicadas aos Estados-Membros declarados em situação de défice excessivo(Nº 1, alínea b), do artigo 18º do Regulamento Financeiro)

A estrutura de acolhimento orçamental para o produto das sanções referidas na Secção 4 do Regulamento (CE) n° 1467/97 do Conselho [10] é a seguinte:

[10] Regulamento (CE) nº 1467/97 do Conselho, de 7 de Julho de 1997, relativo à aceleração e clarificação da aplicação do procedimento relativo aos défices excessivos (JO L 209 de 2/8/1997, p.6-11).

a) É aberta, no mapa de receitas, uma rubrica orçamental pro memoria destinada à inscrição dos juros referentes a estes montantes;

b) Paralelamente, e sem prejuízo do disposto no artigo 74º do Regulamento Financeiro, a inscrição desses montantes no mapa de receitas dará lugar à abertura, numa rubrica no mapa de despesas, de dotações de autorização e de pagamento. Estas dotações serão executadas em conformidade com o artigo 17º do referido regulamento.

Artigo 14º Emissão de ordens de pagamento pelo valor líquido(Nº 1 do artigo 20º do Regulamento Financeiro)

Em aplicação do artigo 20º do Regulamento Financeiro, podem ser deduzidas do montante dos pedidos de pagamento, facturas ou notas de despesa, que neste caso devem ser objecto de uma ordem de pagamento pelo seu valor líquido:

a) As sanções aplicadas aos titulares de contratos;

b) As regularizações de montantes indevidamente pagos, que podem ser efectuadas por compensação por ocasião de uma nova liquidação da mesma natureza em favor do mesmo beneficiário, efectuada a título do capítulo, do artigo e do exercício que tenham suportado o montante pago em excesso e segundo a mesma modalidade de pagamento, na acepção do artigo 81º do Regulamento Financeiro.

Não devem ser contabilizados como receitas das Comunidades os bónus, descontos e abatimentos obtidos sobre o valor das facturas e pedidos de pagamento.

Artigo 15º Contas "Encargos fiscais a recuperar"(Nº 2 do artigo 20º do Regulamento Financeiro)

Os encargos fiscais eventualmente suportados pelas Comunidades, em aplicação do nº 2 do artigo 20º do Regulamento Financeiro, serão inscritos numa conta provisória até ao seu reembolso pelos Estados em causa.

CAPÍTULO 5 (Capítulo 6 do Regulamento Financeiro) Princípio da especificação

Artigo 16º Disposições em matéria de transferências.(Artigo 23 º do Regulamento Financeiro)

1. O cálculo das percentagens a que se refere o nº 1, alíneas b) e c), do artigo 23º do Regulamento Financeiro será efectuado no momento do pedido de transferência.

2. Para o limite referido no nº 1, alíneas b) e c), do artigo 23º do Regulamento Financeiro, importa tomar em consideração o montante das transferências a efectuar sobre a rubrica a partir da qual tem lugar a transferência, corrigido das transferências anteriores.

Artigo 17º Despesas administrativas (Artigo 23 º do Regulamento Financeiro)

As despesas referidas no nº 1, alínea b) do primeiro parágrafo, do artigo 23º do Regulamento Financeiro incluem, relativamente a cada domínio político, as rubricas referidas no artigo 26º do presente regulamento.

Artigo 18º Justificação dos pedidos de transferência de dotações.(Artigos 22 º e 23º do Regulamento Financeiro)

As propostas de transferência e quaisquer informações destinadas à Autoridade Orçamental, relativas às transferências efectuadas em conformidade com os artigos 22º e 23º do Regulamento Financeiro, devem ser acompanhadas de justificações adequadas e pormenorizadas, que evidenciem a execução das dotações, bem como as previsões das necessidades até ao final do exercício, tanto para as rubricas a reforçar, como para as rubricas das quais são retiradas dotações.

Artigo 19º Justificação dos pedidos de transferências a partir da reserva de ajuda de emergência(Artigo 26 º do Regulamento Financeiro)

As propostas de transferências destinadas a permitir a utilização da reserva para ajudas de emergência, a que se refere o nº 2, primeiro parágrafo, do artigo 26º do Regulamento Financeiro, serão acompanhadas das justificações adequadas e pormenorizadas, das quais constarão:

a) Em relação à rubrica a beneficiar da transferência, informações o mais actualizadas possível sobre a execução das dotações, bem como as previsões em relação às necessidades até ao final do exercício;

b) Em relação ao conjunto das rubricas relativas a acções externas, a execução das dotações até ao fim do mês precedente ao pedido de transferência, bem como as previsões das necessidades até ao fim do exercício, acompanhadas de uma comparação com as previsões iniciais;

c) A análise das possibilidades de reafectação de dotações.

CAPÍTULO 6 (Capítulo 7 do Regulamento Financeiro) Princípio da boa gestão financeira

Artigo 20ºAvaliação(Artigo 27 º do Regulamento Financeiro)

1. Qualquer proposta de programa ou de acção da qual decorram despesas ou uma diminuição de receitas para o orçamento será objecto de uma avaliação ex ante. a qual identificará:

a) As necessidades a satisfazer a curto ou longo prazo;

b) Os objectivos a atingir;

c) Os resultados esperados e os indicadores necessários para a sua avaliação;

d) O valor acrescentado da intervenção comunitária;

e) Os riscos, incluindo os de fraude, subjacentes às propostas e diferentes alternativas em aberto;

f) Os ensinamentos retirados da experiência com acções similares já concluídas;

g) O montante das dotações, recursos humanos e outras despesas administrativas a afectar em função do princípio custo /eficácia;

h) O sistema de acompanhamento a instituir.

2. Qualquer programa ou acção será seguidamente objecto de uma avaliação intermédia e/ou ex post, em termos de recursos humanos e financeiros afectados e de resultados obtidos, a fim de verificar a sua conformidade com os objectivos fixados, que se pautará pelas seguintes condições:

a) Proceder-se-á a uma avaliação periódica dos resultados obtidos a nível da execução de um programa plurianual, segundo um calendário que permita ter em conta as conclusões destas avaliações para qualquer decisão relativa à prorrogação, alteração ou interrupção do programa;

b) As acções financiadas anualmente serão objecto de uma avaliação dos resultados obtidos, pelo menos de seis em seis anos. Esta obrigação pode igualmente ser respeitada mediante relatórios finais transmitidos pelos organismos que executaram a acção.

Artigo 21º Ficha financeira (Artigo 28 º do Regulamento Financeiro)

1. Qualquer proposta de acto apresentada ao legislador e susceptível de ter incidência orçamental, nomeadamente sobre o número de postos de trabalho, deve incluir uma ficha financeira.

A ficha financeira incluirá os elementos financeiros e económicos, com o propósito de permitir ao legislador apreciar a necessidade de uma intervenção da Comunidade. A ficha financeira deve incluir informações úteis relativas à coerência e à eventual sinergia com outros instrumentos financeiros.

No caso de acções plurianuais, a ficha financeira incluirá o calendário previsível das necessidades anuais, em dotações e efectivos, assim como uma avaliação da sua incidência financeira a médio prazo.

2. No intuito de prevenir riscos de fraude e irregularidades susceptíveis de afectar a protecção dos interesses financeiros das Comunidades, a ficha financeira apresentará informações relativas às medidas de prevenção e de protecção, existentes ou planeadas.

CAPÍTULO 7 (Capítulo 8 do Regulamento Financeiro) Princípio da transparência

Artigo 22º Publicação provisória da síntese do orçamento(Artigo 29 º do Regulamento Financeiro)

Na pendência da publicação oficial e no prazo de quatro semanas a contar da data de adopção definitiva do orçamento, será publicada no sítio Internet das Instituições, por iniciativa da Comissão, uma síntese dos dados contidos no orçamento.

TÍTULO IIIELABORAÇÃO E ESTRUTURA DO ORÇAMENTO

CAPÍTULO 1 ELABORAÇÃO DO ORÇAMENTO

Artigo 23º Introdução geral ao anteprojecto de orçamento (Artigo 33 º do Regulamento Financeiro)

A Comissão elaborará a introdução geral ao anteprojecto de orçamento.

Cada secção do anteprojecto de orçamento será precedida de uma introdução elaborada instituição interessada.

Esta introdução geral incluirá:

a) Quadros financeiros do conjunto do orçamento;

b) No que diz respeito aos Títulos da Secção relativa à Comissão:

i) A definição das políticas que justificam os pedidos de dotações, tendo em conta os princípios e condições referidos no artigo 27º e no nº 2, alínea d), do artigo 33º do Regulamento Financeiro;

ii) A explicação das variações das dotações de um exercício para outro.

Artigo 24º Documentos de trabalho de apoio ao anteprojecto de orçamento.(Artigos 30 º e 33º do Regulamento Financeiro)

A título de apoio ao anteprojecto de orçamento, a Comissão apresentará os seguintes documentos de trabalho:

a) Em relação aos efectivos das instituições:

i) Uma exposição sobre a política de pessoas permanente e temporário,

ii) Relativamente a cada categoria de efectivos, um organograma dos postos orçamentados e do número de efectivos em serviço na data de apresentação do anteprojecto de orçamento, indicando a sua distribuição por grau e unidade administrativa,

iii) No caso de variação do número de efectivos, um documento que justifique essa variação,

iv) A discriminação dos efectivos por domínio de actividade;

b) Uma exposição circunstanciada da política de concessão e contracção de empréstimos;

c) Em relação às subvenções destinadas aos organismos referidos no artigo 32º do Regulamento Financeiro, um mapa previsional das receitas e despesas, precedido de uma exposição de motivos elaborada pelos organismos interessados e, no que diz respeito às escolas europeias, um mapa das receitas e despesas, precedido de uma exposição de motivos.

Artigo 25º Anteprojectos de orçamentos rectificativos (nº 1 do artigo 37º do Regulamento Financeiro)

Os anteprojectos de orçamentos rectificativos serão acompanhados das justificações e informações relativas à execução orçamental do exercício precedente e do exercício em curso, que estejam disponíveis aquando da sua elaboração.

CAPÍTULO 2 ESTRUTURA E APRESENTAÇÃO DO ORÇAMENTO

Artigo 26º Dotações administrativas(Artigo 41 º do Regulamento Financeiro)

As dotações administrativas serão objecto de rubricas separadas, por título, em função, nomeadamente, da seguinte classificação:

a) Despesas relativas ao pessoal autorizado pelo quadro de efectivos: a estas menções corresponde um montante de dotações e um número de postos;

b) Despesas relativas a pessoal externo (designadamente, auxiliares e interinos) e outras despesas de gestão (incluindo as despesas de representação e com reuniões);

c) Despesas relativas a edifícios e outras despesas conexas, como despesas de limpeza e manutenção, despesas de locação, despesas de utilização dos serviços de telecomunicações e despesas com água, gás e electricidade;

d) Despesas de apoio.

As despesas administrativas da Comissão cuja natureza é comum a todos os títulos podem igualmente ser discriminadas num mapa sintético distinto, classificadas em função da sua natureza.

Artigo 27º Despesas efectivas do último exercício encerrado (Nº 1, alínea e), do artigo 46º do Regulamento Financeiro)

Para efeitos da elaboração do orçamento, as despesas efectivas do último exercício encerrado serão determinadas da seguinte forma:

a) Em autorizações: autorizações contabilizadas durante o exercício, com base nas dotações do exercício como definidas no artigo 5º;

b) Em pagamentos: pagamentos efectuados durante o exercício, isto é, cuja ordem de execução foi transmitida ao banco, com base nas dotações do exercício, como definidas no mesmo artigo.

Artigo 28º Observações orçamentais (Nº 1, ponto 2, do artigo 46º do Regulamento Financeiro)

Estas observações orçamentais incidem, nomeadamente, sobre os seguintes elementos:

a) As referências do acto de base, quando existente;

b) Explicações adequadas sobre a natureza e o destino das dotações.

TÍTULO IV EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO

CAPÍTULO 1 DISPOSIÇÕES GERAIS

Artigo 29º Formas que podem revestir os actos de base (Nº 1 do artigo 49º do Regulamento Financeiro)

1. A nível comunitário, um "acto de base" pode revestir a forma de um regulamento, de uma directiva ou de uma decisão.

2. No domínio da política externa e de segurança comum, um « acto de base » pode revestir uma das formas indicadas no nº 2 do artigo 13º, no artigo 14º e no nº 2 do artigo 23º do Tratado da União Europeia.

3. No domínio da cooperação policial e judicial em matéria penal, um « acto de base » pode revestir uma das formas indicadas no nºs 2 do artigo 34º do Tratado da União Europeia.

Artigo 30º Montantes máximos para projectos-piloto e acções preparatórias (Nº 2, alíneas a) e b), do artigo 49º do Regulamento Financeiro)

1. O montante total das dotações relativas aos projectos-piloto referidos no nº 2, alínea a), do artigo 49º do Regulamento Financeiro não pode ultrapassar 32 milhões de euros por exercício.

2. O montante total das dotações relativas a acções preparatórias novas, referidas no nº 2, alínea b), do artigo 49º do Regulamento Financeiro, não pode exceder 30 milhões de euros por exercício orçamental e o montante total das dotações efectivamente autorizadas a título das acções preparatórias não pode ultrapassar 75 milhões de euros.

Artigo 31º Competências específicas da Comissão em conformidade com os Tratados (Nº 2, alínea c), do artigo 49º do Regulamento Financeiro)

1. Os artigos do Tratado CE que conferem directamente à Comissão competências específicas são os seguintes:

a) Artigo 138º (diálogo social),

b) Artigo 140º (estudos, pareceres e consultas em matéria social);

c) Artigos 143º e 145º (relatórios especiais no domínio social);

d) Nº 2 do artigo 152º (iniciativas com vista a promover a coordenação em matéria de protecção da saúde);

e) nº 2 do artigo 155º (iniciativas destinadas a promover a coordenação em matéria de redes transeuropeias),

f) Nº 2 do artigo 157º (iniciativas destinadas a promover a coordenação no domínio industrial);

g) Segundo parágrafo do artigo 159º (relatório sobre os progressos alcançados na realização da coesão económica e social),

h) Nº 2 do artigo 165º (iniciativas destinadas a promover a coordenação em matéria de investigação e desenvolvimento tecnológico);

i) Artigo 173º (relatório em matéria de investigação e desenvolvimento tecnológico);

j) nº 2 do artigo 180º (iniciativas destinadas a promover a coordenação das políticas em matéria de cooperação para o desenvolvimento);

2. Os artigos do Tratado Euratom que conferem directamente à Comissão competências específicas são os seguintes:

a) Artigo 70º (intervenções financeiras, dentro dos limites previstos no orçamento, no quadro das campanhas de prospecção nos territórios dos Estados-Membros),

b) Artigos 77º e seguintes (controlo de segurança)

3. Esta lista poderá eventualmente ser completada aquando da apresentação do anteprojecto de orçamento, com indicação dos artigos em causa e dos montantes respectivos.

Artigo 32º

Definição de conflito de interesses(Nº 2 do artigo 52º do Regulamento Financeiro)

1. O acto susceptível de enfermar de um conflito de interesses pode assumir uma das seguintes formas:

a) Concessão a si próprio ou a outrém de vantagens directas ou indirectas indevidas;

b) Recusa em conceder a um beneficiário os direitos ou vantagens a que tem direito;

c) Exercício de actos indevidos ou abusivos, ou a omissão de realizar actos necessários.

2. A autoridade competente referida no artigo 52º do Regulamento Financeiro é o superior hierárquico do agente em causa. Deve confirmar por escrito a existência ou não de conflitos de interesses. Caso afirmativo, deverá tomar todas as decisões adequadas.

CAPÍTULO 2 NORMAS DE EXECUÇÃO

Secção 1Disposições Gerais

Artigo 33º Controlos prévios realizados pela Comissão (Artigos 53 º e 33º do Regulamento Financeiro)

1. A Comissão, sempre que executa o orçamento em gestão partilhada, descentralizada ou centralizada indirecta, assegurar-se-á, com base num exame prévio de documentos e in loco, da existência, pertinência e bom funcionamento destas entidades às quais confia a gestão, em conformidade com as regras da boa gestão financeira e, nos casos de gestão descentralizada, na totalidade ou em parte, em função do grau de descentralização acordado:

a) Os procedimentos aplicados;

b) Os sistemas de controlo;

c) Os sistemas de contabilidade,

d) Os procedimentos em matéria de contratos públicos e concessão de subvenções.

2. A Comissão procederá aos reexames necessários aquando de qualquer alteração substancial dos procedimentos ou dos sistemas, por forma a assegurar-se de que as condições previstas no nº 1 continuam a ser respeitados.

3. Estas entidades comunicarão à Comissão, no prazo fixado, as informações que esta lhes solicitar e informá-la-ão de imediato de qualquer alteração substancial a nível dos seus procedimentos ou sistemas. A Comissão precisará estas obrigações nos actos de delegação ou nas convenções concluídas com estas entidades, conforme os casos.

4. Sempre que a Comissão executa o orçamento em gestão conjunta, aplicam-se os acordos de verificação concluídos com as organizações internacionais interessadas.

Secção 2DISPOSIÇÕES ESPECIAIS

Artigo 34ºGestão centralizada directa (Artigo 53 º do Regulamento Financeiro)

A Comissão, quando executa o orçamento de forma centralizada directamente nos seus serviços, confiará as tarefas de execução aos intervenientes financeiros na acepção dos artigos 58º a 68º do Regulamento Financeiro e nas condições previstas no presente regulamento.

Artigo 35º Exercício da delegação a favor de agências comunitárias(nº 2, alínea a), do artigo 54º e nº 2 do artigo 55º do Regulamento Financeiro)

1. As decisões de delegação a favor de agências executivas autorizam-nas, na qualidade de gestor orçamental delegado, a executar dotações associadas ao programa comunitário cuja gestão lhes foi confiada.

2. As competências delegadas às agências executivas serão exercidas pelo director da agência, em aplicação do disposto no nº 2 do artigo 55º do Regulamento Financeiro.

3. O acto de delegação da Comissão incluirá as mesmas disposições que as previstas no nº 2 do artigo 39º. Este acto será objecto de uma aceitação formal por escrito por parte do director, em nome da agência executiva.

Artigo 36º Condições e condições da delegação a organismos públicos nacionais ou a entidades de direito privado investidas de uma missão de serviço público(Nº 2, alínea c), do artigo 54º do Regulamento Financeiro)

1. Salvo disposição em contrário consagrada no acto de base, a Comissão só poderá delegar tarefas próprias de poder público a organismos públicos nacionais ou a entidades de direito privado investidas de uma missão de serviço público na medida em que os mesmos se rejam pelo direito dos Estados-Membros da União Europeia, do Espaço Económico Europeu (EEE) ou dos Estados candidatos à adesão à União Europeia.

2. A Comissão assegurar-se-á de que os referidos organismos ou entidades apresentam garantias financeiras suficientes, prestadas, preferencialmente, por uma autoridade pública, designadamente no que diz respeito à recuperação integral dos montantes em dívida para com a Comissão.

3. A Comissão, ao propor-se confiar tarefas que envolvam o exercício de poder público, designadamente de execução orçamental, a um organismo dos referidos no nº 2, alínea c), do artigo 54º do Regulamento Financeiro, deve proceder a uma análise da observância dos princípios da economia, eficácia e eficiência. Caso esta análise revele que a delegação constitui a abordagem que melhor se coaduna com os requisitos de boa gestão financeira, a Comissão, antes de proceder à sua implementação, solicitará o parecer do comité competente previsto no acto de base, o qual poderá também formular as suas observações quanto à aplicação prevista dos critérios de selecção.

Artigo 37º Designação dos organismos públicos nacionais ou de entidades de direito privado investidas de uma missão de serviço público(Nº 2, alínea c), do artigo 54º do Regulamento Financeiro)

1. A criação dos organismos públicos nacionais ou das entidades de direito privado investidas de uma missão de serviço público deve ser conforme com o direito do Estado-Membro ou do país pelo que se rege.

2. A selecção destes organismos ou entidades, efectuada na sequência de uma análise custo-eficácia, será objectiva e transparente e adequar-se-á às necessidades de execução identificadas pela Comissão Esta selecção não poderá conduzir a qualquer tipo de discriminação entre os diferentes Estados-Membros ou países interessados.

3. No caso de uma gestão através de uma rede que implique a designação de pelo menos um organismo ou entidade por Estado-Membro ou país interessado, esta designação será da competência do Estado-Membro ou país interessado, em conformidade com as disposições dos actos de base.

Nos restantes casos, a Comissão designará estes organismos ou entidades com o acordo dos Estados-Membros ou países interessados e nos termos das disposições dos actos de base.

Artigo 38º Respeito das disposições em matéria de adjudicação de contratos(Artigo 57 º do Regulamento Financeiro)

Sempre que Comissão confiar tarefas a organismos privados na acepção do nº 2 do artigo 57º do Regulamento Financeiro, deverá adjudicar os contratos de acordo com as disposições do Título V da Parte I do referido regulamento.

Artigo 39º Modalidades de implementação da gestão centralizada indirecta(Nº 2, alíneas b) e c), do artigo 54º do Regulamento Financeiro)

1. Nos casos em que a Comissão confiar tarefas de execução a agências, organismos, ou entidades em aplicação do disposto no nº 2, alíneas b) e c), do artigo 54º do Regulamento Financeiro, deve celebrar uma convenção com essas agências, organismos, ou entidades.

2. Esta convenção incluirá, designadamente, as seguintes disposições:

a) A definição das tarefas confiadas;

b) As condições e modalidades de execução das mesmas, bem como os controlos a efectuar;

c) As disposições em matéria de prestação de contas à Comissão em relação a esta execução;

d) As condições em que cessa essa execução;

e) As modalidades dos controlos por parte da Comissão.

f) As condições de utilização de contas bancárias distintas e o destino e utilização dos juros produzidos;

g) As disposições que garantam a visibilidade da acção comunitária, em particular face às demais actividades do organismo;

h) O compromisso de se abster de qualquer acto susceptível de originar um conflito de interesses, tal como definido no artigo 32º.

3. As agências, organismos ou entidades referidos no nº 1 não terão o estatuto de gestor orçamental delegado.

Artigo 40º Procedimentos de apuramento de contas em gestão partilhada ou descentralizada(Nº 5 do artigo 53º do Regulamento Financeiro)

1. O procedimento de apuramento das contas referido no nº 5 do artigo 53º do Regulamento Financeiro visa assegurar a regularidade e a conformidade com a regulamentação comunitária aplicável das despesas efectuadas pelos Estados-Membros, no âmbito da gestão partilhada, ou por Estados terceiros, no âmbito da gestão descentralizada, e que sejam susceptíveis de ser imputadas ao orçamento comunitário.

2. Sem prejuízo das disposições específicas consagradas em regulamentos sectoriais, o procedimento de apuramento das contas compreenderá:

a) Uma declaração dos Estados-Membros ou de países terceiros das despesas efectuadas sob a forma de contas certificadas por um serviço ou órgão funcionalmente independente dos organismos que efectuaram as despesas e que possua as necessárias competências técnicas;

b) O controlo das contas pela Comissão, bem como das operações a que se referem, com base em documentos e in loco, se for caso disso, sem quaisquer limitações ou restrições, incluindo junto dos beneficiários;

c) A determinação pela Comissão, no âmbito de procedimentos contraditórios e com notificação aos Estados-Membros ou dos países terceiros, do montante das despesas reconhecidas como estando a cargo do orçamento;

d) O cálculo da correcção financeira que resulta da diferença entre despesas declaradas e despesas reconhecidas como estando a cargo do orçamento;

e) A cobrança ou o pagamento do saldo resultante da diferença entre despesas reconhecidas e os montantes financeiros já pagos aos Estados-Membros ou a países terceiros; a cobrança terá lugar por compensação nas condições fixadas no artigo 80º.

3. O procedimento de apuramento de contas descrito nos nºs 1 e 2 aplicar-se-á em função do grau de descentralização acordado.

Artigo 41º Gestão conjunta(Artigos 53 º e 165º do Regulamento Financeiro)

1. As dotações executadas no âmbito da gestão conjunta com organizações internacionais, na acepção do artigo 53º e 165º do Regulamento Financeiro, financiarão acções cuja realização exige que sejam postos em comum recursos, sem que a afectação da parte contributiva de cada doador para cada tipo de despesa seja razoavelmente possível ou oportuna.

2. As organizações internacionais referidas no nº 1 são:

a) As organizações de direito internacional público criadas por acordos intergovernamentais e as agências especializadas por elas criadas;

b) O Comité Internacional da Cruz Vermelha (CICV),

c) A Federação Internacional das Sociedades Nacionais da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho.

CAPÍTULO 3 INTERVENIENTES FINANCEIROS

Secção 1Direitos e obrigações dos intervenientes financeiros

Artigo 42º Direitos e obrigações dos intervenientes financeiros(Artigo 58 º do Regulamento Financeiro)

Cada instituição colocará à disposição de cada interveniente financeiro os recursos necessários ao cumprimento da sua missão, bem como uma carta de missão na qual serão descritas pormenorizadamente as suas funções, direitos e obrigações.

Secção 2O gestor orçamental

Artigo 43º Assistência aos gestores orçamentais delegados e subdelegados(Artigo 59 º do Regulamento Financeiro)

O gestor orçamental competente pode ser assistido nas suas funções por agentes encarregados efectuar, sob a sua responsabilidade, certas operações necessárias à execução do orçamento e à apresentação de informações financeiras e de gestão. Por forma a prevenir potenciais conflitos de interesses, estes agentes estarão sujeitos às obrigações referidas no artigo 52º do Regulamento Financeiro.

Artigo 44º Separação das funções de início e verificação de uma operação(Nº 4 do artigo 60º do Regulamento Financeiro)

1. Por início de uma operação deve entender-se o conjunto das operações que podem ser efectuadas pelos agentes referidos no artigo 43º, com carácter preparatório da adopção dos actos de execução orçamental por parte dos gestores orçamentais competentes titulares de uma delegação ou subdelegação.

2. Por verificação ex ante de uma operação deve entender-se o conjunto dos controlos ex ante, instituídos pelo gestor orçamental competente, destinados a verificar os aspectos operacionais e financeiros dessa operação.

3. Cada operação será objecto de, pelo menos, uma verificação ex ante que incidirá, designadamente, sobre:

a) A regularidade e conformidade da despesa e da receita à luz das disposições aplicáveis, nomeadamente do orçamento e de outra regulamentação pertinente, bem como de qualquer acto adoptado em execução dos Tratados e regulamentos vigentes e, se necessário, das condições contratuais;

b) Na aplicação dos princípios da boa gestão financeira referidos no Capítulo 7 do Título II do Regulamento Financeiro.

4. As verificações ex post, com base em documentos e, se necessário, in loco, visam comprovar a correcta execução das operações financiadas pelo Orçamento e, em especial, a observância dos critérios a que refere-se o nº 3. Estas verificações podem ser efectuadas por amostragem com base numa análise de riscos.

5. Os funcionários ou outros agentes, encarregados das verificações referidas nos nºs 2 e 4, serão distintos dos responsáveis pela execução das operações de início a que refere-se o nº 1, sem a eles estarem subordinados.

Artigo 45º Procedimento de gestão e de controlo interno(Nº 4 do artigo 60º do Regulamento Financeiro)

Os sistemas e procedimentos de gestão e de controlo interno visam permitir:

a) A consecução dos objectivos das políticas, programas e acções da instituição, segundo o princípio da boa gestão financeira;

b) O respeito pelas disposições do direito comunitário, assim como pelas normas mínimas de controlo estabelecidas pela instituição;

c) A preservação dos activos da instituição e da informação;

d) A prevenção e detecção de irregularidades, erros e fraudes;

e) A identificação e prevenção dos riscos de gestão;

f) A elaboração de informações financeiras e de gestão fiáveis;

g) A conservação do conjunto dos documentos comprovativos associados à execução orçamental ou aos actos de execução orçamental, ou que deles decorram;

h) A conservação dos documentos relativos às garantias prévias exigidas a favor da instituição e adopção de um calendário que permita o acompanhamento adequado das referidas garantias.

Artigo 46º Conservação dos documentos comprovativos pelos gestores orçamentais (Nº 4 do artigo 60º do Regulamento Financeiro)

Os sistemas e procedimentos de gestão relativos à conservação dos documentos comprovativos originais devem prever:

a) A sua numeração;

b) A aposição de datas;

c) A manutenção de registos remissivos que permitam determinar a sua localização precisa;

d) A conservação destes documentos, pelo menos durante os 5 anos subsequentes à data da quitação do Parlamento Europeu para o exercício orçamental a que se referem.

Todavia, os documentos relativos a operações não definitivamente encerradas serão conservados para além do período previsto na alínea d) do primeiro parágrafo e até ao final do ano seguinte ao do encerramento das referidas operações.

Artigo 47º Código de normas profissionais(Nº 5 do artigo 60º do Regulamento Financeiro)

1. Os agentes designados pelo gestor orçamental competente com vista a verificar as operações financeiras devem ser escolhidos em função dos seus conhecimentos, aptidões e competências específicas, sancionados por títulos ou por uma experiência profissional adequada.

2. Cada instituição adoptará um código de normas profissionais que determinará, nomeadamente em matéria de controlo interno, de inspecção e de auditoria:

a) O nível de competência técnica e financeira exigida da parte dos agentes referidos no nº 1;

b) A obrigação de seguirem cursos de formação contínua;

c) As missões, papéis e tarefas que lhe são confiados;

d) As regras de conduta e, em especial, de deontologia e de integridade, que devem respeitar, assim como os direitos que lhes assistem;

e) Os métodos, técnicas, bem como as normas de controlo, que devem respeitar.

Artigo 48º Não actuação por parte do gestor orçamental delegado (Nº 6 do artigo 60º do Regulamento Financeiro)

Por não actuação do gestor orçamental delegado a que se refere o nº 6 do artigo 60º do Regulamento Financeiro entende-se a ausência de qualquer resposta num prazo razoável em função das circunstâncias concretas e, de qualquer modo, num prazo superior a um mês.

Artigo 49º Verificação ex post e relatório anual de actividades(Nº 7 do artigo 60º do Regulamento Financeiro)

O resultado das verificações ex post será, entre outros aspectos, explicitado no relatório anual de actividades apresentado pelo gestor orçamental delegado à sua Instituição.

Artigo 50º Transmissão ao contabilista de informações financeiras e de gestão(Artigo 60 º do Regulamento Financeiro)

O gestor orçamental delegado transmitirá ao contabilista, no respeito das regras adoptadas por este, as informações financeiras e de gestão necessárias ao cumprimento das suas funções.

Artigo 51º Relatórios sobre procedimentos por negociação(Artigo 60 º do Regulamento Financeiro)

Os gestores orçamentais delegados farão, para cada exercício, um inventário dos contratos objecto de procedimentos por negociação na acepção dos artigos 124º, 125º, 240º, 242º, 244º e 245º. Se a proporção de procedimentos por negociação face ao número de contratos adjudicados pelo mesmo gestor orçamental delegado aumentar sensivelmente face aos exercícios anteriores, ou se esta proposição for consideravelmente superior à média registada a nível da sua instituição, o gestor orçamental competente apresentará à referida instituição um relatório, expondo as eventuais medidas tomadas para inverter esta tendência. Subsequentemente, a instituição transmitirá um relatório à autoridade de quitação.

Secção 3O contabilista

Artigo 52º Nomeação do contabilista(Artigo 61 º do Regulamento Financeiro)

O contabilista será nomeado por cada instituição de entre os funcionários sujeitos ao Estatuto dos Funcionários das Comunidades Europeias.

O contabilista será obrigatoriamente escolhido pela instituição, em virtude da sua competência específica, sancionada por diplomas ou por uma experiência profissional equivalente.

Artigo53º Cessação de funções do contabilista(Artigo 61 º do Regulamento Financeiro)

1. No caso de cessação das funções do contabilista, será elaborado um apuramento provisório da situação contabilística, com a brevidade possível.

2. Este apuramento é constituído pelas contas previstas no Título VII da Parte I do Regulamento Financeiro, adoptadas na data correspondente ao fim do mês no qual ocorreu a cessação de funções do contabilista.

3. Não deve ser efectuado um apuramento provisório se a cessação de funções do contabilista coincidir com o encerramento de um exercício.

4. O apuramento provisório ou, no caso a que se refere o nº 3, as contas provisórias referidas no artigo 128º do Regulamento Financeiro, será transmitido pelo contabilista cessante ou, em caso de impossibilidade, por um funcionário dos seus serviços, ao novo contabilista que, num prazo não superior a um mês a contar desta transmissão, o deverá assinar para aprovação, sendo-lhe todavia facultada a possibilidade de emitir reservas.

Artigo 54º Parecer relativo aos sistemas contabilísticos e de inventários(Artigo 61 º do Regulamento Financeiro)

Quando os sistemas de gestão financeira definidos pelo gestor orçamental fornecem dados à contabilidade da Instituição ou quando são utilizados para justificar dados desta contabilidade, o contabilista deve dar o seu acordo à sua implementação, bem como à sua alteração.

O contabilista será igualmente consultado sobre a implementação e alteração dos sistemas de inventário e de avaliação dos activos e passivos pelos gestores orçamentais competentes.

Artigo 55º Gestão da tesouraria(Artigo 61 º do Regulamento Financeiro)

1. O contabilista velará por que a sua Instituição disponha de fundos suficientes para cobrir as necessidades de tesouraria decorrentes da execução orçamental.

2. Para efeitos do nº 1, o contabilista instituirá sistemas de gestão dos meios líquidos que lhe permita efectuar previsões de tesouraria.

3. O contabilista da Comissão afectará os fundos disponíveis em conformidade com as disposições do Regulamento (CE) n° 1150/2000.

Artigo 56º Gestão das contas bancárias(Artigo 61 º do Regulamento Financeiro)

1. O contabilista pode, para as necessidades da gestão de tesouraria, abrir ou fazer abrir contas em nome da instituição junto dos organismos financeiros ou bancos centrais nacionais. Em casos devidamente justificados, pode abrir contas em outras divisas que não o euro.

2. O contabilista negociará as condições aplicáveis às contas abertas junto dos organismos financeiros, em conformidade com os princípios da boa gestão financeira, do rendimento e da concorrência.

3. Pelo menos quinquenalmente, o contabilista lançará um convite a concorrer em relação aos organismos financeiros junto dos quais são abertas contas.

4. O contabilista velará pelo respeito estrito das condições de movimentação das contas abertas junto dos organismos financeiros.

5. O contabilista da Comissão está encarregado, após consulta dos contabilistas das outras instituições, de harmonizar as condições de movimentação das contas abertas pelas diferentes instituições.

Artigo 57º Assinatura das contas(Artigo 61 º do Regulamento Financeiro)

As condições de abertura, funcionamento e utilização das contas devem prever, em função das necessidades de controlo interno, no caso de cheques, ordens de transferência ou qualquer outra operação bancária, a assinatura de um ou mais agentes devidamente habilitados.

Para o efeito, cada instituição comunicará a todos os organismos financeiros, junto dos quais abriu contas, os nomes e os espécimes das assinaturas dos agentes habilitados.

Artigo 58º Gestão das contas(Artigo 61 º do Regulamento Financeiro)

1. O contabilista assegurar-se-á de que o saldo das contas bancárias a que se refere o artigo 56º equivale sensivelmente às previsões de tesouraria mencionadas no nº 2 do artigo 55º do presente regulamento e, de qualquer modo:

a) Que nenhuma destas contas tenha um saldo devedor;

b) Que, no caso de contas em divisas, o saldo seja periodicamente convertido em euros.

2. O contabilista não pode manter em contas em divisas saldos que possam causar à Instituição perdas excessivas devidas à flutuação das taxas de câmbio.

Artigo 59º Transferências bancárias e operações de conversão(Artigo 61 º do Regulamento Financeiro)

Sem prejuízo do artigo 66º, o contabilista efectuará as transferências entre contas abertas em nome da Instituição junto dos organismos financeiros e as operações de conversão de divisas.

Artigo 60º Modalidades de pagamento(Artigo 61 º do Regulamento Financeiro)

Os pagamentos efectuar-se-ão através de transferência ou por cheque.

Artigo 61º Ficheiros relativos a terceiros(Artigo 61 º do Regulamento Financeiro)

1. O contabilista só pode efectuar pagamentos através de transferência se as referências bancárias do beneficiário do pagamento tiverem sido previamente inscritas num ficheiro comum por Instituição.

A inscrição no ficheiro das referências bancárias do beneficiário ou a alteração destas referências efectuar-se-á com base num documento, em suporte papel ou electrónico, certificado pelo banco do beneficiário.

2. Para a realização de pagamentos por transferência, os gestores orçamentais só podem assumir um compromisso em nome da Instituição em relação a terceiros se estes últimos fornecerem a documentação necessária para a sua inscrição no ficheiro.

Os gestores orçamentais verificarão se as referências bancárias comunicadas pelo beneficiário se mantêm válidas no momento da emissão de cada ordem de pagamento.

No âmbito das ajudas de pré-adesão, podem ser acordados compromissos individuais com as autoridades públicas dos países candidatos à adesão à União Europeia, sem inscrição prévia no ficheiro relativo a terceiros. Neste caso, o gestor orçamental tomará as necessárias providências para que a inscrição tenha lugar o mais rapidamente possível. As disposições convencionais devem prever que a comunicação das referências bancárias do beneficiário à Comissão é condição sine qua non para o primeiro pagamento.

Artigo 62º Conservação dos documentos comprovativos pelo contabilista (Artigo 61 º do Regulamento Financeiro)

Os documentos comprovativos relativos à contabilidade e à elaboração das contas referidas no artigo 121º do Regulamento Financeiro serão conservados durante um período de cinco anos a contar da data de quitação do Parlamento Europeu relativamente ao exercício orçamental a que se referem.

Todavia, os documentos relativos a operações não definitivamente encerradas serão conservados para além desse período e até ao final do ano seguinte ao do encerramento das referidas operações.

Cada instituição determinará o serviço junto do qual os documentos comprovativos serão conservados.

Secção 4gestor de fundos para adiamentos

Artigo 63º Condições de recurso aos fundos para adiantamento(Artigo 63 º do Regulamento Financeiro)

1. Quando as operações de pagamento por via orçamental forem materialmente impossíveis ou pouco eficientes em razão, nomeadamente, do reduzido valor dos montantes a pagar, podem ser criados fundos para adiamentos para assegurar o pagamento destas despesas.

2. O gestor de fundos para adiamentos está autorizado a efectuar, por instrução do gestor orçamental competente, a liquidação provisória e o pagamento das despesas.

3. A criação de um fundo para adiamentos e a designação de um gestor de fundos para adiamentos serão objecto de uma decisão do contabilista, sob proposta devidamente fundamentada do gestor orçamental competente. Esta decisão explicitará as responsabilidades e obrigações do gestor de fundos para adiamentos e do gestor orçamental.

A alteração das condições de funcionamento de um fundo para adiamentos será igualmente objecto de uma decisão do contabilista, sob proposta devidamente fundamentada do gestor orçamental competente.

Artigo 64º Condições de criação e de pagamento(Artigo 63 º do Regulamento Financeiro)

1. A decisão de criação de um fundo para adiamentos e de designação de um gestor de fundos para adiamentos, assim como a decisão de alteração das condições de funcionamento de um fundo para adiamentos, estabelecerão nomeadamente:

a) O objecto e o montante máximo do adiantamento inicial admissível;

b) A abertura, se for caso disso, de uma conta bancária ou de uma conta postal em nome da instituição em causa;

c) A natureza e o montante máximo de cada despesa que o gestor de fundos para adiamentos pode pagar ou receber de terceiros.

d) A periodicidade e as modalidades de apresentação de documentos comprovativos e transmissão destes documentos ao gestor orçamental para regularização;

e) As modalidades da eventual reconstituição do adiantamento;

f) Que o gestor orçamental regularizará as operações de fundos para adiantamentos no mês seguinte, por forma a assegurar a conciliação dos saldos contabilístico e bancário;

g) A duração de validade da autorização dada pelo contabilista ao gestor de fundos para adiamentos;

h) A identidade do gestor do fundo para adiamentos designado.

Com a excepção de fundos para adiantamentos especificamente abertos no domínio da ajuda humanitária e da gestão de crises, na acepção do nº 2 do artigo 166º, o montante máximo previsto no primeiro parágrafo, alínea c), do presente número não pode exceder 5 000 euros por despesa. Este montante será de 10 000 euros no caso das unidades locais referidas no artigo 252º e das representações sem acesso ao sistema informático contabilístico central. Nestas unidades locais e representações, estes montantes poderão ascender a 30 000 euros em casos excepcionais e devidamente justificados, mediante autorização do gestor orçamental competente, relativamente a despesas associadas a bens de equipamento, veículos automóveis e arrendamentos.

2. O gestor de fundos para adiamentos pode proceder a pagamentos a terceiros com base e no respeito dos limites:

a) Das dotações orçamentais e compromissos jurídicos prévios, assinados pelo gestor orçamental competente;

b) Do saldo positivo residual do fundo existente em caixa ou em depósitos bancários.

3. Os pagamentos de fundos para adiamentos podem ser efectuados por transferência, cheque ou outros meios de pagamento.

4. Os pagamentos devem ser seguidos de decisões formais de liquidação final e/ou de ordens de pagamento de regularização assinadas pelo gestor orçamental competente.

Artigo 65º Selecção dos gestores de fundos para adiantamento(Artigo 63 º do Regulamento Financeiro)

Os gestores de fundos para adiamentos serão seleccionados de entre os agentes sujeitos ao Estatuto, de categoria A ou B ou, se necessário, entre os agentes sujeitos ao regime aplicável aos outros agentes, de um nível correspondente a estas categorias. Estes agentes serão escolhidos em função dos seus conhecimentos, aptidões e competências específicas, sancionados por diplomas ou por uma experiência profissional adequada.

Artigo 66º Alimentação dos fundos para adiantamentos(Artigo 63 º do Regulamento Financeiro)

1. O contabilista realizará os pagamentos destinados a provisionar os fundos para adiantamentos e assegurará o seu acompanhamento financeiro, tanto a nível da abertura de contas bancárias e da delegação de assinaturas, como dos controlos in loco e da contabilidade centralizada. O contabilista provisionará os fundos para adiantamentos. Os adiantamentos serão pagos na conta bancária aberta em nome do fundo para adiantamentos.

Os fundos para adiantamentos em causa podem ser provisionados directamente por receitas locais diversas, como , por exemplo, receitas resultantes de:

a) Vendas de material;

b) Publicações;

c) Reembolsos diversos;

d) Juros vencidos.

A regularização em termos de despesas ou receitas, diversas ou afectadas, realizar-se-á em conformidade com a decisão de criação a que se refere o artigo 64º e com as disposições do Regulamento Financeiro. Os montantes em causa serão deduzidos pelo gestor orçamental, aquando da reconstituição ulterior dos mesmos fundos para adiamentos.

2. Nomeadamente no intuito de evitar perdas cambiais, o gestor de fundos para adiantamentos pode proceder a transferências entre as diferentes contas bancárias associadas a um mesmo fundo para adiantamentos.

Artigo 67º Controlos dos gestores orçamentais e contabilistas(Artigo 63 º do Regulamento Financeiro)

1. O gestor de fundos para adiamentos manterá uma contabilidade dos fundos de que dispõe, em caixa e nos bancos, dos pagamentos efectuados e das receitas cobradas, segundo as regras e as instruções estabelecidas pelo contabilista. O gestor orçamental competente deve ter acesso, em qualquer momento, aos mapas desta contabilidade, devendo o gestor de fundos para adiantamentos enviar ao gestor orçamental, no mês seguinte, um apuramento mensal das operações acompanhado dos documentos comprovativos, para efeitos de regularização das operações do fundo para adiantamentos.

2. O contabilista, ou por sua instrução um funcionário ou outro agente dos serviços do gestor orçamental, especificamente mandatado para tal, procederá, em geral in loco e de forma inesperada, à verificação da existência dos fundos confiados aos gestores de fundos para adiamentos, da contabilidade e da regularização das operações dos fundos para adiantamentos, dentro dos prazos previstos para o efeito. O contabilista transmitirá ao gestor orçamental competente os resultados das suas verificações.

Artigo 68º Procedimentos de adjudicação de contratos(Artigo 63 º do Regulamento Financeiro)

Os pagamentos efectuados no âmbito de fundos para adiamentos poderão, sem prejuízo dos limites fixados no nº 4 do artigo 127º, ter lugar meramente a título de reembolso de factura, sem que seja necessária a aceitação prévia de uma proposta.

CAPÍTULO 4 RESPONSABILIDADE DOS INTERVENIENTES FINANCEIROS

Secção 1Regras aplicáveis ao gestores orçamentais delegados e subdelegados

Artigo 69º Instâncias competentes em matéria de fraude(Nº 6 do artigo 60º, e nº 2 do artigo 65º do Regulamento Financeiro)

As autoridades e instâncias a que se referem o nº 6 do artigo 60º e o nº 2 do artigo 65º do Regulamento Financeiro são as instâncias designadas pelo Estatuto aplicável aos funcionários e pelo regime aplicável aos outros agentes das Comunidades (em seguida denominado "o Estatuto") e pelas decisões das Instituições comunitárias relativas às condições e modalidades de inquéritos internos em matéria de luta contra a fraude, a corrupção e qualquer outra actividade ilícita que lese os interesses das Comunidades.

Artigo 70º Confirmação de instruções(Nº 2 do artigo 66º do Regulamento Financeiro)

1. Sempre que um gestor orçamental considere que uma instrução que lhe foi dirigida está ferida de irregularidade ou infringe os princípios da boa gestão financeira, nomeadamente pelo facto de a sua execução ser incompatível com o nível dos recursos que lhe foram atribuídos, deve expor por escrito tal situação à autoridade que lhe conferiu a delegação ou subdelegação. Se a instrução for confirmada por escrito dentro dos prazos fixados e for suficientemente precisa na medida em que refere explicitamente os aspectos considerados contestáveis pelo gestor orçamental delegado ou subdelegado, este fica eximido da sua responsabilidade; deve, contudo, executar a instrução, salvo se a mesma for contrária ao direito penal ou às regras de segurança aplicáveis.

2. São aplicáveis as mesmas disposições nos casos em que um gestor orçamental toma conhecimento, no âmbito da execução de uma instrução que se lhe foi dirigida, de que as circunstâncias do processo conduzem a uma situação ferida de irregularidade.

3. Qualquer instrução confirmada, nas condições descritas no nº 2 do artigo 66º do Regulamento Financeiro, deve ser inventariada pelo gestor orçamental competente e mencionada no seu relatório de actividades anual.

Artigo 71º Irregularidades financeiras(Nº 6 do artigo 60º, e nº 4 do artigo 66º do Regulamento Financeiro)

Sem prejuízo das competências do OLAF, a instância especializada em matéria de irregularidades financeiras é competente em relação a qualquer violação de uma disposição do Regulamento Financeiro ou de qualquer outra disposição relativa à gestão financeira e ao controlo das operações, e resultante de um acto ou omissão por parte de um funcionário ou agente.

Artigo 72º Instância especializada em matéria de irregularidades financeiras(Nº 6 do artigo 60º e nº 4 do artigo 66º do Regulamento Financeiro)

1. A Entidade Competente para Proceder a Nomeações (AIPN) ou, conforme o caso, a Entidade Habilitada para Celebrar Contratos de Admissão (EHCA), pode recorrer, para parecer, à Instância a que se refere o nº 4 do artigo 66º do Regulamento Financeiro no caso de irregularidades financeiras na acepção do artigo 71º.

Quando a AIPN ou a EHCA, conforme o caso, recorrer a essa instância, esta formulará um parecer no qual se apreciará a eventual existência de irregularidade na acepção do artigo 71º e, em caso afirmativo, o grau de gravidade e as consequências dessa infracção. Caso a análise desta instância a leve a concluir que os casos que lhe foram apresentados são da competência do OLAF, remeterá de imediato o processo à AIPN ou à EHCA, informando o OLAF de imediato de tal facto.

Sempre que, em conformidade com o nº 6 do artigo 60º do Regulamento Financeiro, um agente prestar informações nesta matéria directamente à instância em causa, a mesma transmitirá o processo à AIPN ou à EHCA, conforme o caso, e de tal facto informará simultaneamente o agente que prestou essas informações.

2. Cada instituição especificará, em função da sua estrutura organizativa interna, a composição da e modalidades de funcionamento da instância especializada referida no nº 4 do artigo 66º do Regulamento Financeiro.

CAPÍTULO 5 OPERAÇÕES ASSOCIADAS A RECEITAS

Secção 1Recursos próprios

Artigo 73º Regime aplicável aos recursos próprios(Artigo 69 º do Regulamento Financeiro)

O gestor orçamental estabelecerá um calendário previsional da colocação à disposição da Comissão dos recursos próprios definidos na Decisão relativa ao sistema de recursos próprios das Comunidades Europeias.

O apuramento e a cobrança de recursos próprios efectuar-se-ão em conformidade com a regulamentação adoptada em aplicação da decisão referida no primeiro parágrafo.

Secção 2Previsão de créditos

Artigo 74º Previsão de créditos(Artigo 70 º do Regulamento Financeiro)

1. As previsões de créditos mencionarão a natureza e a imputação orçamental da receita bem como, na medida do possível, a designação do devedor e a estimativa do seu montante.

Aquando do estabelecimento das previsões das créditos, o gestor orçamental competente deve verificar, em especial:

a) Da exactidão da imputação orçamental;

b) A regularidade e a conformidade da previsão, à luz das disposições aplicáveis e dos princípios da boa gestão financeira.

2. O gestor orçamental competente registará a previsão de créditos no sistema contabilístico. Sob reserva do nº 2 do artigo 161º do Regulamento Financeiro, a previsão de créditos não poderá dar origem a dotações de autorizações. As dotações só poderão ser aprovadas na sequência da cobrança efectiva pelas Comunidades dos montantes devidos.

Secção 3Apuramento de créditos

Artigo 75º Procedimento(Artigo 71 º do Regulamento Financeiro)

1. O apuramento de um crédito pelo gestor orçamental é o reconhecimento de um direito das Comunidades relativamente a um devedor e o estabelecimento de um título que exige ao mesmo o pagamento da sua dívida.

2. A ordem de cobrança é a operação pela qual o gestor orçamental competente dá ao contabilista instruções para cobrar o crédito apurado.

3. A nota de débito é um documento pelo qual se informa o devedor de que:

a) As Comunidades apuraram esse crédito;

b) O pagamento da sua dívida para com as Comunidades é exigível numa determinada data (em seguida designada "data de vencimento");

c) Na ausência de pagamento na data de vencimento, a dívida vence juros à taxa fixada no artigo 83º, sem prejuízo das disposições regulamentares específicas aplicáveis;

d) Sempre que possível, a instituição procederá à cobrança por compensação, após informação do devedor;

e) Na ausência de pagamento na data de vencimento, a Instituição procederá à cobrança por execução das garantias prévias;

f) Caso, na sequência das fases descritas supra, não tenha sido possível efectuar a cobrança integral, a Instituição procederá à cobrança por execução forçada do título obtido, quer em conformidade com o nº 2 do artigo 72º do Regulamento Financeiro, quer por via contenciosa.

O gestor orçamental enviará esta nota de débito ao devedor e uma cópia da mesma ao contabilista.

Artigo 76º Apuramento de créditos(Artigo 71 º do Regulamento Financeiro)

Para efeitos de apuramento de um crédito, o gestor orçamental assegurar-se-á da:

a) Realidade do facto gerador do crédito;

b) Exigibilidade do mesmo;

c) Da exactidão da designação do devedor;

d) Da exactidão do montante a cobrar;

e) Da exactidão da imputação orçamental dos montantes a cobrar;

f) Da regularidade dos documentos comprovativos;

g) Da conformidade com os princípios da boa gestão financeira.

Artigo 77º Documentos comprovativos associados ao apuramento de um crédito(Artigo 71 º do Regulamento Financeiro)

1. Qualquer apuramento de créditos deve basear-se em documentos comprovativos que atestem os direitos das Comunidades.

2. O gestor orçamental competente procederá pessoalmente ao exame dos documentos comprovativos ou assegurar-se-á, sob a sua responsabilidade, de que este exame foi efectuado, antes de tomar a decisão de apuramento de créditos.

3. Os documentos comprovativos serão conservados pelo gestor orçamental, em conformidade com os artigos 45º e 46º.

Secção 4EMISSÃO DAS ORDENS DE COBRANÇA

Artigo 78º Emissão das ordens de cobrança(Artigo 72 º do Regulamento Financeiro)

1. A ordem de cobrança deve mencionar:

a) O exercício de imputação;

b) as referências do acto ou compromisso jurídico que constituem o facto gerador do crédito e que conferem direito à cobrança;

c) O artigo do orçamento e, eventualmente, qualquer outra subdivisão necessária, incluindo, se for caso disso, as referências da autorização orçamental correspondente.

d) O montante a cobrar, em euros;

e) O nome e o endereço do devedor;

f) Do termo do vencimento;

g) O modo de cobrança previsto, incluindo, em especial, por compensação ou execução de qualquer garantia prévia.

2. A ordem de cobrança será datada e assinada pelo gestor orçamental competente e seguidamente transmitida ao contabilista.

Secção 5Cobrança

Artigo 79º Formalidades de cobrança(Artigo 73 º do Regulamento Financeiro)

1. A cobrança dos créditos implica o registo, pelo contabilista, na contabilidade e a informação desse facto ao gestor orçamental competente.

2. Qualquer pagamento em numerário realizado à caixa do contabilista dará lugar à emissão de um recibo.

Artigo 80º Cobrança por compensação(Artigo 73 º do Regulamento Financeiro)

Em qualquer fase do procedimento e após ter informado o gestor orçamental competente e o devedor, o contabilista procederá à cobrança por compensação do crédito apurado se o devedor for também titular, face às Comunidades, de um crédito apurado como certo, líquido e exigível e que tenha por objecto um montante apurado por uma ordem de pagamento.

Artigo 81º Procedimento de cobrança na ausência de pagamento voluntário(Artigos 72 º e 73º do Regulamento Financeiro)

1. Sem prejuízo do disposto no artigo 80º e se na data de vencimento prevista na nota de débito a cobrança efectiva não tiver tido lugar, o contabilista informará deste facto o gestor orçamental competente e iniciará de imediato o processo de recuperação, por qualquer via de direito, incluindo, se necessário, através de execução de qualquer garantia prévia.

2. Sem prejuízo do artigo 80º, sempre que o modo de cobrança referido no nº 1 não for viável e o devedor não tenha procedido ao pagamento solicitado na carta de notificação formal enviada pelo contabilista, este recorrerá à execução forçada do título, em conformidade com o nº 2 do artigo 72º do Regulamento Financeiro ou com base num título obtido por via contenciosa.

Artigo 82º Concessão de prazos de pagamento(Artigo 73 º do Regulamento Financeiro)

O contabilista, em articulação com o gestor orçamental competente, só pode conceder prazos suplementares de pagamento mediante pedido por escrito devidamente fundamentado do devedor e na dupla condição de:

a) O devedor se comprometer ao pagamento de juros à taxa prevista no artigo 83º, relativamente a todo o período do prazo concedido e a contar da data de vencimento inicial;

b) Constituir, no intuito de proteger os direitos das Comunidades, uma garantia financeira aceite pelo contabilista da instituição e que cubra o montante ainda em dívida, tanto em termos de capital como dos respectivos juros. Esta garantia pode ser substituída por uma caução pessoal e solidária de um terceiro aprovado pelo contabilista da instituição.

Artigo 83º Juros de mora(nº 4 do artigo 71º do Regulamento Financeiro)

1. Sem prejuízo das disposições específicas decorrentes da aplicação da legislação sectorial, qualquer crédito não reembolsado na data de vencimento produzirá juros calculados de acordo com números 2 e 3.

2. A taxa de juro a aplicar a créditos não reembolsados na data de vencimento é a taxa aplicada pelo Banco Central Europeu às suas principais operações de refinanciamento, como publicada no Jornal Oficial das Comunidades Europeias, Série C, no primeiro dia útil do mês de vencimento, majorada de:

a) Sete pontos percentuais quando a adjudicação de contratos públicos de fornecimento ou de serviços, a que refere-se o Título V, for o facto gerador do crédito;

b) três pontos e meio percentuais, em todos os restantes casos.

3. O montante dos juros será calculado a contar do dia seguinte ao da data de vencimento, fixada na nota de débito, até ao dia do reembolso integral da dívida;

4. Qualquer pagamento parcial é inicialmente imputável aos juros de mora, determinados em conformidade com as disposições dos nºs 2 e 3.

Artigo 84º Renúncia à cobrança de créditos apurados(Artigo 73 º do Regulamento Financeiro)

1. O gestor orçamental competente só pode renunciar à cobrança, total ou parcial, de um crédito apurado se:

a) O custo previsível da cobrança exceder o montante do crédito a cobrar e se a renúncia ao mesmo não prejudicar a imagem das Comunidades;

b) For impossível recuperar os créditos em causa, dada a sua antiguidade ou a insolvência do devedor;

c) Tal resultar do princípio de proporcionalidade, segundo os procedimentos previamente estabelecidos em cada instituição e em conformidade com os seguintes critérios:

i) Critérios obrigatórios em todas as circunstâncias:

- a natureza dos factos: tendo em conta a gravidade da irregularidade que suscitou o apuramento do crédito (fraude, reincidência, intencionalidade, diligência, boa fé, erro manifesto),

- Repercussões da renúncia à cobrança do crédito sobre o funcionamento das Comunidades e seus interesses financeiros (montantes, risco de criar precedente, atentado à autoridade da lei);

ii) Para além dos critérios acima indicados, obrigatórios em todas as circunstâncias, o gestor orçamental poderá ter de tomar igualmente em consideração os seguintes critérios adicionais, em função das circunstâncias específicas do caso:

- Eventuais distorções da concorrência provocadas pela renúncia à cobrança do crédito,

- Prejuízos económicos e sociais eventualmente decorrentes da cobrança integral do crédito.

2. A renúncia referida no nº 2 do artigo 73º do Regulamento Financeiro deve ser fundamentada e referir as diligências efectuadas para a cobrança e os elementos de direito e de facto sobre os quais se baseia. O gestor orçamental competente procederá a esta renúncia em conformidade com o procedimento previsto no artigo 78º.

3. A Instituição não poderá delegar a renúncia à cobrança de um crédito apurado se a mesma disser respeito:

a) A um montante igual ou superior a 1 milhão de euros;

b) A um montante igual ou superior a 100 000 euros, na medida em que o mesmo representar 25% do crédito apurado ou ultrapassar esta percentagem.

Relativamente a montantes inferiores aos limiares referidos no nº 1, cada Instituição fixará nas suas regras internas as condições e modalidades de delegação das competências em matéria de renúncia à cobrança de um crédito apurado..

Artigo 85º Anulação de um crédito apurado(Artigo 73 º do Regulamento Financeiro)

1. Em caso de erro de direito, o gestor orçamental competente anulará o crédito apurado em conformidade com os artigos 77º e 78º, devendo esta anulação ser adequadamente fundamentada.

2. Cada instituição fixará nas suas regras internas as condições e modalidades de delegação das competências em matéria de anulação de um crédito apurado.

Artigo 86º Ajustamento técnico e contabilístico do montante do crédito apurado(Artigo 73 º do Regulamento Financeiro)

1. O gestor orçamental competente procederá ao ajustamento, por defeito ou excesso, do montante de um crédito apurado, sempre que a detecção de um erro factual acarretar a alteração do montante do crédito, na medida em que essa correcção não implique a renúncia ao direito apurado em favor das Comunidades. Este ajustamento será efectuado em conformidade com os artigos 77º e 78º e deve ser devidamente fundamentado.

2. Cada Instituição fixará nas suas regras internas as condições e modalidades de delegação das competências em matéria de ajustamento técnico e contabilístico de um crédito apurado.

CAPÍTULO 6 OPERAÇÕES ASSOCIADAS ÀS DESPESAS

Artigo 87º Decisão de financiamento(Artigo 75 º do Regulamento Financeiro)

A decisão de financiamento determinará os elementos essenciais de uma acção que implique uma despesa a cargo do orçamento.

Secção 1Autorização das despesas

Artigo 88º Autorizações globais e provisionais(nº 2 do artigo 76º do Regulamento Financeiro)

1. A autorização orçamental global pode ser accionada quer através da celebração de uma convenção de financiamento - a qual, ela própria, deve prever a conclusão ulterior de um ou vários compromissos jurídicos individuais - quer da assunção de um ou vários compromissos jurídicos individuais.

As convenções de financiamento relativas à assistência macrofinanciera, ao apoio orçamental e a outras formas específicas de assistência orçamental, podem suscitar pagamentos sem necessidade de concluir compromissos jurídicos individuais.

2. A autorização orçamental provisional será accionada, quer pela assunção de um ou vários compromissos jurídicos individuais que conferem direito a pagamentos ulteriores, quer em casos associados às despesas de gestão do pessoal, directamente por pagamentos.

Artigo 89º Adopção da autorização global(Artigo 76 º do Regulamento Financeiro)

A autorização global será adoptada com base numa decisão de financiamento. Esta decisão deve ocorrer o mais tardar antes da decisão de selecção dos beneficiários e, sempre que a utilização das dotações a que se refere implique a adopção de um programa de trabalho, não antes da adopção do mesmo.

Artigo 90º Anulação por ausência de pagamentos durante um período de três anos(Artigo 77 º do Regulamento Financeiro)

Proceder-se-á à anulação de uma autorização orçamental até ao limite correspondente ao montante de um compromisso jurídico relativamente ao qual não tenha sido efectuado qualquer pagamento, na acepção do artigo 81º do Regulamento Financeiro, num período de três anos a contar da data de assinatura do mesmo.

Artigo 91º Unicidade das assinaturas(Artigo 76 º do Regulamento Financeiro)

A regra da unicidade do signatário da autorização orçamental e do compromisso jurídico que lhe corresponde pode não ser aplicada, exclusivamente nos seguintes casos:

a) Quando se trate de autorizações provisionais;

b) Quando as autorizações globais estiverem associadas a convenções de financiamento com países terceiros;

c) Quando a decisão da Instituição constitui o compromisso jurídico ;

d) Quando a autorização orçamental global pode ser accionada através de vários compromissos jurídicos individuais e é confiada a diferentes gestores orçamentais competentes;

e) Quando, no âmbito de fundos para adiantamentos criados no domínio das acções externas, forem assinados compromissos jurídicos por agentes ligados ás unidades locais referidas no artigo 252º.

Artigo 92º Registo dos compromissos jurídicos individuais (Artigo 77 º do Regulamento Financeiro)

No caso de uma autorização orçamental global seguida de vários compromissos jurídicos individuais, o gestor orçamental competente registará na contabilidade central os montantes destes compromissos jurídicos individuais sucessivos. O gestor orçamental competente assegurar-se-á de que o montante cumulado dos mesmos não excede o montante do compromisso global correspondente.

Estes registos contabilísticos devem indicar as referências da autorização global à qual são imputáveis.

O gestor orçamental competente procederá a este registo contabilístico antes de assinar o compromisso jurídico individual correspondente.

Artigo 93º Despesas administrativas cobertas por autorizações provisionais (Artigo 76 º do Regulamento Financeiro)

Consideram-se despesas correntes de natureza administrativa, susceptíveis de darem origem a autorizações provisionais, nomeadamente:

a) As despesas com o pessoal estatutário e não estatutário, bem como as despesas relativas a outros recursos humanos e a pensões;

b) As despesas ligadas aos membros da Instituição;

c) As despesas de formação;

d) As despesas com concursos, selecção e recrutamento;

e) As despesas de deslocação em serviço;

f) As despesas de representação;

g) As despesas de reuniões;

h) As despesas com intérpretes e/ou tradutores free-lance;

i) As despesas com intercâmbios de funcionários;

j) As despesas de locação de bens móveis e imóveis de carácter repetitivo;

k) As despesas com seguros diversos;

l) As despesas de limpeza e manutenção;

m) As despesas no domínio social ;

n) As despesas de utilização dos serviços de telecomunicações;

o) Os encargos financeiros;

p) As despesas de contencioso;

q) Os danos e perdas;

r) As despesas relacionadas com equipamento de trabalho;

s) As despesas com água, o gás e a electricidade;

t) As despesas com publicações periódicas, em suporte papel ou informático.

Secção 2Liquidação das despesas

Artigo 94º Liquidação e "visto; a pagar"(Artigo 79 º do Regulamento Financeiro)

1. Qualquer liquidação de uma despesa deve assentar em documentos comprovativos, na acepção do artigo 101º, que atestem os direitos do credor, com base na constatação de serviços efectivamente prestados, de fornecimentos efectivamente entregues ou de obras efectivamente realizadas, ou com base noutros títulos que justifiquem o pagamento.

2. O gestor orçamental competente procederá pessoalmente ao exame dos documentos comprovativos ou verificará, sob a sua responsabilidade, se este exame foi efectuado, antes de tomar a decisão de liquidar a despesa.

3. A decisão de liquidação traduz-se na assinatura de "visto; a pagar", aposta pelo gestor orçamental competente.

Artigo 95º Menção "visto; a pagar" no âmbito de contratos públicos(Artigo 79 º do Regulamento Financeiro)

No que se refere aos pagamentos correspondentes a contratos públicos, a menção "visto; a pagar" certifica que:

a) A instituição recebeu uma factura emitida pelo contratante, tendo esta recepção sido objecto de registo formal;

b) A menção "conforme com os factos" foi aposta de forma válida na própria factura, ou num documento interno que a acompanha, e assinada por um funcionário ou outro agente tecnicamente competente e devidamente habilitado para o efeito pelo gestor orçamental competente;

c) Todos os aspectos da factura foram verificados pelo gestor orçamental competente, ou por outra pessoa sob a sua responsabilidade, por forma a determinar, nomeadamente, o montante a pagar e o carácter liberatório do pagamento a efectuar.

A menção "conforme com os factos" referida na alínea b) do nº 1 certifica que os serviços previstos no contrato foram efectivamente prestados, ou os fornecimentos efectivamente entregues ou os trabalhos efectivamente realizados. No que se refere aos fornecimentos e obras, o funcionário ou outro agente tecnicamente competente emitirá um certificado de recepção provisória, seguido de um certificado de recepção definitiva no termo do período de garantia previsto no contrato. Estes dois certificados equivalem à menção "conforme com os factos";

Artigo 96º Menção "visto; a pagar" no âmbito de subvenções(Artigo 79 º do Regulamento Financeiro)

No que se refere aos pagamentos correspondentes a subvenções, a menção "visto; a pagar" certifica que:

a) A instituição recebeu um pedido de pagamento apresentado pelo beneficiário, tendo esta recepção sido objecto de um registo formal;

b) A menção "conforme com os factos" foi aposta de forma válida no próprio pedido de pagamento, ou num documento interno que o acompanha, e assinada por um funcionário ou outro agente tecnicamente competente e habilitado para o efeito pelo gestor orçamental competente. Esta menção certifica que a acção implementada ou o programa de trabalho realizado pelo beneficiário está, sob todos os seus aspectos, conforme com a convenção de subvenção;

c) Todos os aspectos do pedido de pagamento foram verificados pelo gestor orçamental competente, ou por outra pessoa sob a sua responsabilidade, por forma a determinar, nomeadamente, o montante a pagar e o carácter liberatório do pagamento a efectuar.

Artigo 97º Menção "visto; a pagar" no âmbito de despesas de pessoal(Artigo 79 º do Regulamento Financeiro)

No que se refere aos pagamentos correspondentes a despesas com pessoal, a menção "visto; a pagar" certifica a existência dos seguintes documentos comprovativos:

a) No que se refere ao vencimento mensal:

i) A lista completa do pessoal, discriminando todos os elementos da remuneração;

ii) Um formulário (ficha pessoal), elaborado com base em decisões adoptadas no âmbito de cada caso concreto, que indique, sempre que justificado, qualquer alteração de um dos elementos da remuneração;

iii) No caso de recrutamentos ou nomeações, a liquidação do primeiro vencimento deve ser acompanhada de uma cópia autenticada da decisão de recrutamento ou de nomeação;

b) No que se refere a outros tipos de remuneração (pessoal remunerado à hora ou ao dia): um mapa, assinado pelo funcionário ou agente habilitado, indicando os dias e as horas de presença;

c) No que se refere a horas extraordinárias: um mapa, assinado pelo funcionário habilitado, certificando as prestações suplementares efectuadas pelo agente;

d) No que se refere a despesas de deslocação em serviço:

i) A ordem de deslocação em serviço assinada pela autoridade competente;

ii) A discriminação das despesas de deslocação em serviço, assinada pelo agente responsável pela deslocação em serviço e pela autoridade hierárquica delegada, indicando, nomeadamente, o lugar, data e hora de partida e chegada ao lugar da deslocação, despesas de transporte, despesas de estadia e outras despesas devidamente autorizadas, mediante apresentação de documentos comprovativos;

e) No que se refere a outras despesas com pessoal: os documentos comprovativos que refiram a decisão na qual se baseia a despesa, assim como todos os elementos de cálculo.

Artigo 98º Materialização da menção "visto; a pagar"(Artigo 79 º do Regulamento Financeiro)

Num sistema não informatizado, a menção "visto; a pagar" traduz-se por um carimbo com a assinatura do gestor orçamental competente. Num sistema informatizado, a menção "visto; a pagar" traduz-se por uma validação através de senha pessoal do gestor orçamental competente.

Secção 3Emissão das ordens de pagamento

Artigo 99º Controlo dos pagamentos por parte do gestor orçamental(Artigo 80 º do Regulamento Financeiro)

Aquando da emissão da ordem de pagamento, o gestor orçamental competente assegurar-se-á:

a) Da regularidade da emissão da ordem de pagamento, o que implica a existência prévia de uma decisão de liquidação correspondente, traduzida na menção "visto; a pagar", a exactidão da designação do beneficiário e a exigibilidade desse pagamento;

b) Da concordância da ordem de pagamento com a autorização orçamental correspondente;

c) Da exactidão da imputação orçamental;

d) Da disponibilidade das dotações;

Artigo100º Menções obrigatórias e transmissão ao contabilista das ordens de pagamento(Artigo 80 º do Regulamento Financeiro)

1. A ordem de pagamento deve mencionar:

a) O exercício de imputação;

b) O artigo do orçamento e, eventualmente, qualquer outra subdivisão necessária;

c) As referências do compromisso jurídico que confere direito ao pagamento;

d) As referências da autorização orçamental à qual é imputável;

e) O montante a pagar, em euros;

f) O nome, endereço e referências bancárias do beneficiário;

g) O objecto da despesa;

h) O modo de pagamento;

i) A inscrição dos bens nos inventários em conformidade com o artigo 220º.

2. A ordem de pagamento será datada e assinada pelo gestor orçamental competente e seguidamente transmitida ao contabilista.

Secção 4Pagamento das despesas

Artigo 101º Documentos comprovativos(Artigo 81 º do Regulamento Financeiro)

1. Os pré-financiamentos e renovação de pré-financiamentos serão pagos quer com base no contrato, convenção ou acto de base, quer em documentos comprovativos que permitam verificar a conformidade das acções financiadas com as condições enunciadas no contrato ou convenção em causa. Os pagamentos intermédios e os saldos assentarão em documentos comprovativos que permitam verificar a realização das acções financiadas em conformidade com as condições enunciadas no contrato ou convenção celebrado com o beneficiário ou no acto de base.

2. O gestor orçamental competente precisará nos contratos ou convenções de acordo com o acto de base e celebrados com o beneficiário, em cumprimento do princípio de boa gestão financeira, a natureza dos documentos comprovativos referidos no nº 1. Os relatórios de execução, técnicos e financeiros, intermédios e finais, são documentos comprovativos para efeitos da presente disposição.

3. Os documentos comprovativos serão conservados pelo gestor orçamental competente, em conformidade com os artigos 45º e 46º.

Artigo 102º Imputação dos pré-financiamentos e dos pagamentos intermédios(Artigo 81 º do Regulamento Financeiro)

1. O pré-financiamento destina-se a constituir um fundo de tesouraria em favor do beneficiário e pode ser fraccionado em vários pagamentos.

2. O pagamento intermédio, que pode ser renovado, destina-se a reembolsar as despesas do beneficiário, nomeadamente com base num cálculo, se a acção financiada estiver já em execução. Poderá ainda apurar, no todo ou em parte, o pré-financiamento, sem prejuízo das disposições previstas no acto de base.

3. O encerramento da despesa assume a forma, quer de um pagamento de saldo, não renovável e que constitui um apuramento dos pagamentos que o precederam, quer de uma ordem de cobrança.

Secção 5Prazos das operações associadas às despesas

Artigo 103º Prazos de pagamento e juros de mora(Artigo 83 º do Regulamento Financeiro)

1. Os montantes em dívida serão pagos no prazo máximo de 45 dias de calendário a contar da data de registo de um pedido de pagamento que seja admissível pelo serviço habilitado do gestor orçamental competente, entendendo-se por data de pagamento a data em que a conta da Instituição foi debitada.

2. No caso de contratos ou convenções cujo pagamento está sujeito à aprovação de um relatório, o pedido de pagamento não poderá ser considerado admissível enquanto o referido relatório não tiver sido aprovado, quer explicitamente porque o beneficiário foi de tal informado, quer implicitamente por ter transcorrido o prazo de aprovação contratual, sem esse prazo ter sido suspenso por um documento formal enviado ao beneficiário.

Este prazo de aprovação não pode exceder:

a) Vinte dias, no caso de contratos simples de fornecimento de bens e prestação de serviços;

b) Quarenta e cinco dias, no caso de restantes contratos e convenções de subvenção;

c) Sessenta dias no caso de contratos cujas prestações técnicas sejam de avaliação especialmente complexa.

3. O prazo de pagamento pode ser suspenso pelo gestor orçamental competente se este informar os credores, em qualquer momento do período referido no nº 1, que o pedido de pagamento não pode ser satisfeito, quer por o montante não ser devido, quer por não terem sido apresentados os documentos comprovativos necessários. Caso o gestor orçamental competente tenha conhecimento de uma informação que permita duvidar da elegibilidade das despesas constantes num pedido de pagamento, poderá suspender o prazo de pagamento para verificações complementares, nomeadamente por controlos in loco, tendo em vista assegurar-se, antes de proceder ao pagamento, do carácter elegível das despesas. O gestor orçamental informará com a brevidade possível o beneficiário em causa.

O prazo de pagamento por transcorrer recomeça a contar na data em que o pedido de pagamento formulado adequadamente tiver sido registado pela primeira vez.

4. No termo do prazo referido no nº 1, o credor poderá, nos dois meses subsequentes à recepção do pagamento em atraso, reclamar juros nos termos das seguintes disposições:

a) A taxa de juro é a taxa referida no primeiro parágrafo da alínea 2 do artigo 83º;

b) São devidos juros relativos ao período decorrido entre o dia seguinte ao do termo do prazo de pagamento e a data do pagamento.

Esta disposição não se aplica aos Estados-Membros.

CAPÍTULO 7 SISTEMAS INFORMÁTICOS

Artigo 104º Descrição dos sistemas informáticos(Artigo 84 º do Regulamento Financeiro)

Sempre que, para o tratamento de operações de execução orçamental, forem utilizados sistemas e subsistemas informáticos, é necessária uma descrição exaustiva de cada sistema ou subsistema.

Estas descrições devem definir o conteúdo dos campos de dados e precisar a forma como o sistema processa cada operação. Deve ainda especificar a forma como o sistema assegura a existência de uma pista de auditoria completa para cada operação.

Artigo 105º Cópias de segurança periódicas(Artigo 84 º do Regulamento Financeiro)

Os dados contidos nos sistemas e subsistemas informáticos serão periodicamente objecto de cópias de segurança, conservadas em lugar seguro.

CAPÍTULO 8 O AUDITOR INTERNO

Artigo 106º

Nomeação do auditor interno(Artigo 85 º do Regulamento Financeiro)

1. Cada instituição nomeará o seu auditor interno segundo modalidades adaptadas às suas características e necessidades próprias.

2. Cada instituição definirá, em função das suas características e necessidades próprias, o âmbito das funções de auditor interno e determinará, em pormenor, os objectivos e procedimentos subjacentes ao exercício da função de auditoria interna, no respeito das normas internacionais em vigor na matéria.

3. A Instituição pode designar auditor interno, em razão das suas competências específicas, um funcionário ou outro agente escolhido entre os cidadãos de um Estado-Membro.

4. No caso de várias instituições designarem um mesmo auditor interno, adoptarão as disposições necessárias para que a responsabilidade do mesmo possa ser invocada nas condições referidas no artigo 112º.

Artigo 107º Exercício das auditorias(Artigo 86 º do Regulamento Financeiro)

O auditor interno exercerá as suas funções em conformidade com as normas internacionalmente relevantes. A auditoria interna incidirá sobre a eficácia e eficiência dos sistemas de gestão e de controlo existentes ou em fase de projecto.

Artigo 108º Meios de funcionamento(Artigo 86 º do Regulamento Financeiro)

Cada instituição colocará à disposição do auditor interno os recursos necessários ao cumprimento das suas funções de auditoria, bem como uma carta de missão na qual serão descritas pormenorizadamente as suas funções, direitos e obrigações.

Artigo 109º Programa de trabalho(Artigo 86 º do Regulamento Financeiro)

1. O auditor interno adoptará o seu programa de trabalho e submetê-lo-á à instituição.

2. A instituição pode solicitar ao auditor interno a realização de auditorias que não figurem no programa de trabalho referido no nº 1.

Artigo 110º Responsabilidade do auditor interno(Artigo 86 º do Regulamento Financeiro)

1. O auditor interno apresentará à instituição o relatório de auditoria interna anual previsto no nº 3 do artigo 86º do Regulamento Financeiro, indicando o número e tipo de auditorias internas efectuadas, as principais recomendações formuladas e o seguimento a elas reservado.

Este relatório anual indicará também os problemas sistémicos identificados pela instância especializada, criada em conformidade com o nº 4 do artigo 66º do Regulamento Financeiro.

2. Este relatório será transmitido aos serviços objecto de auditoria, assim como às instâncias designadas por cada instituição, para assegurar o seguimento das recomendações pelos serviços competentes.

3. Cada instituição apreciará, com base nas recomendações formuladas nos relatórios do seu auditor interno, se as recomendações deste último podem ser objecto de uma troca de boas práticas com as outras Instituições.

Artigo 111º Independência(Artigo 87 º do Regulamento Financeiro)

O auditor interno goza de plena independência na condução das auditorias. Não pode receber qualquer instrução nem ser limitado de qualquer forma no que diz respeito ao exercício das funções que, pela sua designação, lhe são confiadas por força das disposições do Regulamento Financeiro.

Artigo 112º Responsabilidade do auditor interno(Artigo 86 º do Regulamento Financeiro)

A responsabilidade do auditor interno, enquanto funcionário ou agente sujeito ao Estatuto, só pode ser posta em causa pela própria instituição e nas condições estabelecidas no presente artigo.

A instituição tomará uma decisão fundamentada de início de um inquérito. Esta decisão será notificada ao interessado. A instituição pode encarregar do inquérito, sob a sua responsabilidade directa, um ou vários funcionários de grau igual ou superior ao do agente em causa. Durante o inquérito, o interessado será obrigatoriamente ouvido.

O relatório de inquérito será comunicado ao interessado, o qual será em seguida ouvido pela instituição a respeito deste relatório.

Com base no relatório e na audição, a instituição adoptará uma decisão fundamentada de encerramento do procedimento ou uma decisão fundamentada em conformidade com o disposto nos artigos 22º e 86º a 89º do Estatuto. As decisões que aplicam sanções disciplinares ou pecuniárias serão notificadas ao interessado e comunicadas, a título informativo, às outras instituições e ao Tribunal de Contas.

O interessado pode recorrer destas decisões para o Tribunal de Justiça das Comunidades Europeias nas condições previstas no Estatuto.

Artigo 113º Recurso para o Tribunal de Justiça das Comunidades Europeias(Artigo 87 º do Regulamento Financeiro)

Sem prejuízo das vias de recursos estabelecidas no Estatuto, o auditor interno pode interpor recurso directo para o Tribunal de Justiça das Comunidades Europeias no que se refere a qualquer acto relativo exercício da sua função de auditor interno. Este recurso deve ser interposto no prazo de três meses a contar do dia da notificação do acto em causa.

O recurso será instruído e julgado nas condições previstas no nº 5 do artigo 91º do Estatuto.

TÍTULO V CELEBRAÇÃO DE CONTRATOS PÚBLICOS

CAPÍTULO 1 DISPOSIÇÕES GERAIS

Secção 1Âmbito de aplicação e princípios de adjudicação

Artigo 114º Definições e âmbito de aplicação(Artigo 88 º do Regulamento Financeiro)

1. Os contratos relativos a imóveis têm por objecto a compra, locação financeira, arrendamento ou locação-venda, com ou sem opção de compra, de terrenos, de edifícios existentes ou de outros bens imóveis.

2. Os contratos de fornecimento têm por objecto a compra, locação financeira, aluguer ou locação-venda, com ou sem opção, de produtos. A entrega de produtos pode comportar, a título acessório, trabalhos colocação de instalação e manutenção.

3. Os contratos de obras têm por objecto quer a execução, quer conjuntamente a concepção e execução de trabalhos ou de obras, ou a realização, por qualquer meio, de uma obra que responda às necessidades especificadas pela entidade adjudicante. Uma obra é o resultado de um conjunto de trabalhos de construção ou de engenharia civil destinado a desempenhar, por si só, uma função económica ou técnica.

4. Os contratos de serviços têm por objecto todas as prestações intelectuais e não intelectuais, que não sejam contratos de fornecimento, obras ou contratos relativos a imóveis. Estas prestações são discriminadas nos Anexos I A e I B da Directiva 92/50/CEE.

5. Um contrato que tenha simultaneamente por objecto produtos e serviços é considerado contrato de serviços quando o valor dos serviços em questão exceder o dos produtos abrangidos pelo contrato.

6. Os termos «fornecedor», «empreiteiro» e « prestador de serviços» designam três categorias de agentes económicos, pessoas singulares ou colectivas que oferecem, respectivamente, a entrega de produtos, a realização de trabalhos ou de obras e a prestação de serviços. O operador económico que apresenta uma oferta é designado por "proponente " e o que solicita participar num procedimento limitado ou por negociação, por "candidato"

7. Considera-se entidades adjudicantes os serviços das instituições comunitárias.

Artigo 115º Contratos-quadro(Artigo 88 º do Regulamento Financeiro)

1. Um contrato-quadro é um contrato celebrado entre uma entidade adjudicante e um agente económico para estabelecer as condições essenciais que regem uma série de contratos específicos a adjudicar durante um determinado período, nomeadamente no que diz respeito à duração, objecto, preço, condições de execução do contrato e, eventualmente, às quantidades previstas.

A entidade adjudicante poderá igualmente celebrar contratos-quadro múltiplos, ou seja, contratos distintos celebrados em termos idênticos com vários fornecedores ou prestadores de serviços. O caderno de encargos a que se refere o artigo 128º precisa o número máximo de operadores com os quais a entidade adjudicante poderá contratar.

A duração destes contratos não pode ser superior a quatro anos, salvo em casos excepcionais devidamente justificados, designadamente, pelo objecto do contrato-quadro.

As entidades adjudicantes não poderão recorrer a contratos-quadro de forma abusiva nem de uma forma que tenha por objecto ou efeito impedir, restringir ou falsear a concorrência.

2. Os contratos específicos baseados nos contratos-quadro referidos no nº 1 serão adjudicados segundo as modalidades fixadas no referido contrato-quadro.

3. Só os contratos específicos celebrados em conformidade com estes contratos-quadro serão precedidos de autorização orçamental.

Secção 2Publicação

Artigo 116º Disposições em matéria de publicidade dos contratos regidos pelas Directivas relativas aos contratos públicos(Artigo 90 º do Regulamento Financeiro)

1. A publicação incluirá um anúncio de informação prévia, um anúncio de contrato e um anúncio de adjudicação.

2. O anúncio de informação prévia consiste num anúncio indicativo, através do qual as entidades adjudicantes dão a conhecer o montante total previsto dos contratos, por categoria de serviços ou grupos de produtos, e as características essenciais dos contratos de obras que tencionam adjudicar durante um exercício orçamental, quando o montante total estimado for igual ou superior aos limiares previstos no artigo 155º.

O referido anúncio deve ser enviado ao SPOCE o mais rapidamente possível e, de qualquer modo, até 31 de Março de cada exercício, no caso dos contratos de fornecimentos e de serviços, e o mais rapidamente possível após a decisão que autoriza o programa, no caso de contratos de obras.

3. O anúncio de contrato permite às entidades adjudicantes comunicar a sua intenção de lançar um procedimento de adjudicação de um contrato. É obrigatório no caso de contratos cujo valor estimado seja igual ou superior aos limiares fixados no artigo 156º . No caso de contratos relativos aos serviços inventariados no anexo 1 B da Directiva 92/50/CEE, este anúncio não é obrigatório.

As entidades adjudicantes que pretendam organizar um concurso darão a conhecer a sua intenção mediante um anúncio.

4. O anúncio de adjudicação dará a conhecer os resultados do procedimento de adjudicação de contratos públicos. É obrigatório no caso de contratos cujo valor estimado seja igual ou superior aos limiares fixados no artigo 156º, não sendo obrigatório para contratos celebrados em conformidade com um contrato-quadro.

Este anúncio deve ser enviado ao SPOCE o mais tardar 48 dias de calendário após o encerramento do procedimento, ou seja, a contar da data de assinatura do contrato.

5. Os anúncios serão redigidos em conformidade com os modelos anexos à Directiva 2001/78/CE da Comissão [11].

[11] Directiva 2001/78/CE da Comissão, de 13 de Setembro de 2001, que altera o Anexo IV da Directiva 93/36/CEE, os Anexos IV, V e VI da Directiva 93/37/CEE, os Anexos III e IV da Directiva 92/50/CEE, com a última redacção que lhe foi dada pela Directiva 97/52/CE, bem como com os Anexos XII a XV, XVII e XVIII da Directiva 93/38/CEE, com a última redacção que lhe foi dada pela Directiva 98/4/CE («Directiva relativa à utilização dos formulários-tipo aquando da publicação dos anúncios de concursos públicos »)

Artigo 117º Disposições em matéria de publicidade dos contratos não abrangidos pelas Directivas relativas a contratos públicos(Artigo 90 º do Regulamento Financeiro)

1. Os contratos com valor inferior aos limiares previstos nos artigos 155º e 156º e os contratos de serviços referidos no Anexo 1B da Directiva 92/50/CEE serão objecto de publicidade adequada por forma a garantir a sua abertura á concorrência e a imparcialidade dos procedimentos de adjudicação de contratos. Esta publicidade incluirá:

a) Na ausência de um anúncio de concurso referido no nº 3 do artigo 116º, um convite à manifestação de interesse, no caso de contratos com objecto similar de valor igual ou superior ao montante referido no artigo 126º;

b) A publicação anual de uma lista de contratantes com indicação do objecto e montante do contrato adjudicado.

2. No caso dos contratos relativos a imóveis, a lista dos adjudicatários deve ser objecto de uma publicação anual específica.

3. As informações relativas aos contratos de valor superior ou igual ao montante referido no artigo 126º mencionado supra serão transmitidos ao SPOCE; as listas anuais de adjudicatários devem ser transmitidas ao SPOCE, o mais tardar, até ao dia 31 de Março subsequente ao encerramento do exercício.

Para os restantes contratos, a publicidade ex ante e a publicidade anual dos adjudicatários efectuar-se-á através do sítio Internet das Instituições, podendo igualmente ser objecto de publicação no Jornal oficial das Comunidades Europeias.

Artigo 118º Publicação dos anúncios(Artigo 90 º do Regulamento Financeiro)

1. O SPOCE publicará no Jornal Oficial das Comunidades Europeias os avisos referidos nos artigos 116º e 117º, o mais tardar doze dias de calendário após o seu envio.

Este prazo fica reduzido a cinco dias de calendário no caso dos procedimentos acelerados referidos no artigo 140º e se os anúncios forem preparados e enviados por meios electrónicos.

2. As entidades adjudicantes devem poder provar a data de envio.Artigo 119º Outras formas de publicidade(Artigo 90 º do Regulamento Financeiro)

Os contratos podem também ser objecto de qualquer outra forma de publicidade, nomeadamente electrónica. Esta publicidade fará referência, caso exista, ao anúncio publicado no Jornal oficial das Comunidades Europeias referido no artigo 118, em relação ao qual não pode ser anterior e que é o único que faz fé.

Esta publicidade não pode introduzir discriminação alguma entre os candidatos ou os proponentes, nem conter outras informações que não as contempladas no anúncio de concurso acima referido, caso exista.Secção 3Procedimentos de adjudicação de contratos

Artigo 120º Tipologia dos procedimentos de adjudicação(Artigo 91 º do Regulamento Financeiro)

1. A adjudicação de um contrato tem lugar quer mediante concurso público ou limitado, quer por procedimento por negociação, após publicação de um anúncio de contrato, quer por procedimento negociado, sem publicação prévia de anúncio de contrato, eventualmente na sequência de um concurso, para trabalhos de concepção.

2. O contrato mediante convite a concorrer é:

a) Público, quando qualquer agente económico interessado pode apresentar uma proposta;

b) Limitado, quando todos os agentes económicos podem solicitar participar, mas só podem apresentar uma proposta os candidatos que satisfaçam os critérios de selecção estabelecidos no artigo 133º, e que a tal sejam convidados por escrito pelas entidades adjudicantes.

A fase de selecção pode ter lugar contrato a contrato ou para efeitos de elaboração de uma lista de potenciais candidatos no procedimento referido no artigo 126º.

3. No procedimento por negociação, as entidades adjudicantes consultam os proponentes da sua escolha que satisfaçam os critérios de selecção mencionados no artigo 133º e negoceiam as condições do contrato com um ou mais proponentes.

Nos procedimentos por negociação e após o anúncio de contrato referido no artigo 125º, as entidades adjudicantes convidam por escrito simultaneamente os candidatos seleccionados para negociar.

4. Os concursos para trabalhos de concepção são procedimentos que permitem à entidade adjudicante adquirir, principalmente nos domínios da arquitectura e engenharia ou do processamento de dados, um plano ou projecto proposto por um júri de concurso, com ou sem atribuição de prémios.

Artigo 121º Número candidatos em procedimentos limitados ou por negociação(Artigo 91 º do Regulamento Financeiro)

1. No concurso limitado, incluindo no procedimento referido no artigo 126º, o número de candidatos convidados a apresentar uma proposta não pode ser inferior a cinco, desde que exista um número suficiente de candidatos que satisfaçam os critérios de selecção.

A entidade adjudicante pode, além disso, prever um número máximo de 20 candidatos, em função do objecto do contrato e com base em critérios de selecção objectivos e não discriminatórios. Neste caso, os intervalos a respeitar e os critérios serão indicados no anúncio de contrato ou no convite à manifestação de interesse referidos nos artigos 116º e 117º.

De qualquer modo, o número de candidatos admitidos a apresentar uma proposta deve ser suficiente para assegurar uma concorrência real.

2. No procedimento por negociação, o número de candidatos convidados a negociar não pode ser inferior a três, desde que exista um número suficiente de candidatos que satisfaçam os critérios de selecção.

De qualquer modo, o número de candidatos admitidos a apresentar uma proposta deve ser suficiente para assegurar uma concorrência real.

Esta cláusula não é aplicável aos contratos de reduzido valor referidos no nº 3 do artigo 127º.

Artigo 122º Procedimento por negociação(Artigo 91 º do Regulamento Financeiro)

As entidades adjudicantes negociarão com os proponentes as propostas por eles apresentadas, a fim de as adaptar às exigências indicadas no anúncio de concurso referido no artigo 116º, no caderno de encargos e nos eventuais documentos complementares, por forma a identificar a proposta mais vantajosa.

No decurso da negociação, as entidades adjudicantes assegurarão a igualdade de tratamento de todos os proponentes.

Artigo 123º Concurso(Artigo 91 º do Regulamento Financeiro)

1. As disposições em matéria de organização de um concurso para trabalhos de concepção devem ser colocadas à disposição dos interessados.

O número de candidatos convidados a participar deve permitir assegurar uma concorrência efectiva.

2. O júri será nomeado pelo gestor orçamental competente. O júri será exclusivamente composto de pessoas singulares independentes em relação aos participantes no concurso. Quando, para participar num concurso, for exigida uma qualificação profissional específica, um terço, pelo menos, dos membros deve ter a mesma qualificação ou uma qualificação equivalente.

O júri dispõe de autonomia de parecer. Os seus pareceres serão tomados com base em projectos que lhe são apresentados de forma anónima e basear-se-ão exclusivamente nos critérios indicados no anúncio de concurso.

3. O júri consignará, num acta assinada pelos seus membros, as suas propostas, elaboradas em função dos méritos de cada projecto, e suas as observações.

O anonimato dos candidatos será preservado até à formulação de parecer por parte do júri.

4. A entidade adjudicante indicará em seguida, numa decisão, o nome e endereço do candidato seleccionado e os motivos de tal selecção à luz dos critérios previamente especificados no anúncio de concurso, em especial se se afastar das propostas formuladas no parecer do júri.

Artigo 124º Recurso ao procedimento por negociação sem publicação prévia de um anúncio de concurso(Artigo 91 º do Regulamento Financeiro)

1. As entidades adjudicantes podem recorrer a um procedimento por negociação, sem publicação prévia de anúncio de contrato, nos casos seguintes:

a) Quando não foi apresentada qualquer proposta, ou não foi apresentada qualquer proposta adequada em resposta a um concurso público ou limitado, após encerramento do procedimento inicial, desde que as condições iniciais do contrato, tal como fixadas na documentação do convite a concorrer referida no artigo 128º, não sejam substancialmente alteradas.

b) Quando, por motivos técnicos, artísticos ou atinentes à protecção de direitos de exclusividade, o contrato apenas possa ser executado por um determinado agente económico;

c) Na medida do estritamente necessário, quando por força de urgência imperiosa, decorrente de acontecimentos imprevisíveis e não imputáveis à entidade adjudicante e susceptíveis de comprometer os interesses das Comunidades, não for compatível com os prazos exigidos pelos outros procedimentos e previstos nos artigos 138º, 139º e 140;

d) Quando um contrato de serviços venha na sequência de um concurso para trabalhos de concepção e deva, de acordo com as regras aplicáveis, ser adjudicado ao vencedor ou um dos vencedores desse concurso. Neste último caso, todos os vencedores deverão ser convidados a participar nas negociações;

e) Relativamente a serviços ou obras complementares, que não constem do projecto inicialmente adjudicado nem do primeiro contrato celebrado e que se tenham tornado necessários, na sequência de uma circunstância imprevista e alheia à vontade da entidade adjudicante, para a execução do serviço ou da obra, nas condições referidas no nº 2;

f) Relativamente a contratos adicionais, que consistam na repetição de obras ou serviços similares confiados ao adjudicatário de um primeiro contrato celebrado pela mesma entidade adjudicante, desde que o seu objecto esteja em conformidade com um projecto de base e que esse projecto tenha sido objecto de um primeiro concurso público ou limitado. A possibilidade de recurso a este procedimento por negociação deve ser indicada aquando do convite a concorrer para a primeira operação, devendo o montante total previsto dos contratos adicionais ser tomado em consideração para efeitos do cálculo dos limiares referidos no artigo 156º. O recurso a este procedimento apenas será possível no triénio subsequente à celebração do contrato inicial;

g) no caso de contratos de fornecimentos:

i) Quando se trate de entregas complementares destinadas quer à renovação parcial de fornecimentos ou de instalações de uso corrente, quer à ampliação de fornecimentos ou instalações existentes, desde que a mudança de fornecedor obrigue a entidade adjudicante a adquirir equipamento com características técnicas diferentes, originando uma incompatibilidade ou dificuldades técnicas desproporcionadas de utilização e manutenção. A duração desses contratos não pode exceder três anos.

ii) Quando se trate de produtos fabricados apenas para fins de investigação, experimentação, estudo ou desenvolvimento, com exclusão dos testes de viabilidade comercial e a produção em quantidade, destinada a amortizar os custos de investigação e desenvolvimento;

h) No caso de contratos relativos a imóveis, após prospecção do mercado local;

i) No caso de contratos de valor superior ao limiar referido no nº 2 do artigo 127º.

2. No caso dos serviços e obras complementares referidos na alínea e) do nº 1, as entidades adjudicantes podem recorrer ao procedimento por negociação, sem publicação prévia de um anúncio de contrato, se o contrato for adjudicado ao contratante que o executa:

a) Quando esses contratos complementares não possam ser técnica ou economicamente separados do objecto do contrato principal, sem importantes inconvenientes para a entidade adjudicante;

b) Ou quando os contratos em questão, embora possam ser separados do objecto do contrato inicial, sejam absolutamente necessários para o seu aperfeiçoamento.

O valor total estimado dos contratos complementares não deve exceder 50% do montante do contrato inicial.

Artigo 125º Recurso ao procedimento por negociação com publicação prévia de um anúncio de concurso(Artigo 91 º do Regulamento Financeiro)

As entidades adjudicantes podem recorrer a um procedimento por negociação, com publicação prévia de um anúncio de contrato, nos seguintes casos:

a) Em presença de propostas irregulares ou inaceitáveis, designadamente face aos critérios de selecção ou de adjudicação, apresentadas no âmbito de um concurso público ou limitado anteriormente encerrado, desde que as condições iniciais do contrato, tal como fixadas na documentação do convite a concorrer, referida no artigo 128º, não sejam substancialmente alteradas.

As entidades adjudicantes podem não publicar um anúncio de contrato se incluírem no procedimento por negociação todos os proponentes que satisfaçam os critérios de selecção que, no procedimento anterior, tenham apresentado propostas que correspondam aos requisitos formais do processo de adjudicação;

b) Em casos excepcionais, quando se tratar de contratos de serviços ou de obras cuja natureza ou condicionalismos não permitam uma fixação prévia e global dos preços pelo proponente;

c) Nos casos em que, nomeadamente na área dos serviços financeiros, ou de serviços intelectuais, a natureza dos serviços a prestar seja tal que impossibilita o estabelecimento das especificações do objecto do contrato com uma precisão suficiente para permitir a adjudicação através da selecção da melhor proposta, de acordo com as regras que regem os concursos públicos ou limitados;

d) No que se refere a contratos de obras, nos casos em que as obras realizadas têm apenas fins de investigação, experimentação ou aperfeiçoamento e não o de assegurar a rendibilidade do candidato ou a recuperação dos custos de investigação e de desenvolvimento;

e) No que se refere aos contratos de serviços inventariados no Anexo 1 B da Directiva 92/50/CEE.

Artigo 126º Procedimento limitado simplificado com convite à manifestação de interesse(Artigo 91 º do Regulamento Financeiro)

1. O convite à manifestação de interesse constitui um modo de pré-selecção dos candidatos que serão convidados a apresentar uma proposta aquando de futuros procedimentos de concursos limitados referentes a contratos com um valor igual ou superior a 50 000 euros.

2. A lista elaborada na sequência de um convite à manifestação de interesse será válida, no máximo, durante três anos a contar da data de envio ao SPOCE do anúncio a que se refere o nº 1, alínea a), do artigo 117º.

Qualquer interessado pode apresentar a sua candidatura em qualquer altura do período de validade da lista, com excepção nos três últimos meses desse período.

3. Por ocasião de um contrato específico, a entidade adjudicante convidará a apresentar uma proposta, quer todos os candidatos inscritos na lista, quer alguns deles, com base em critérios de selecção objectivos e não discriminatórios e intrínsecos ao contrato.

Artigo 127º Contratos de reduzido valor(Artigo 91 º do Regulamento Financeiro)

1. Os contratos de valor inferior a 50 000 euros podem ser objecto de um concurso limitado com consulta de pelo menos 5 candidatos, sem convite à manifestação de interesse.

2. Os contratos de valor inferior a 13 800 euros podem ser objecto de um procedimento por negociação com, pelo menos, 3 candidatos.

3. Os contratos de valor inferior à 1.050 euros podem ser objecto de uma só proposta.

4. Os pagamentos efectuados no âmbito de fundos para adiamentos podem ter lugar mediante simples reembolso de factura, sem aceitação prévia de uma proposta, sempre que as despesas em causa forem inferiores a 200 euros.

Artigo 128º Documentos relacionados com o convite a concorrer (Artigo 92 º do Regulamento Financeiro)

1. Os documentos relacionados com o convite a concorrer deverão incluir, no mínimo,

a) O convite à apresentação de propostas ou para negociar;

b) O caderno de encargos apenso ao convite e ao qual é anexado o caderno das condições gerais aplicáveis aos contratos;

c) O modelo do contrato.

Os documentos do convite a concorrer incluirão uma referência às disposições em matéria de publicidade adoptadas em conformidade com os artigos 116º a 119º.

2. O convite à apresentação de propostas precisará, pelo menos:

a) As modalidades de entrega e apresentação das propostas, nomeadamente a data e hora limites, a eventual exigência de preencher um formulário-tipo de resposta, os documentos a incluir, incluindo os elementos comprovativos da capacidade financeira, económica, técnica e profissional referidos no artigo 133º, bem como o endereço para o qual devem ser enviadas as propostas;

b) Que a apresentação de uma proposta equivale à aceitação dos correspondentes caderno de encargos e caderno das condições gerais referido no nº 1 a que se refere e que esta proposta vincula o proponente durante a execução do contrato, caso o mesmo lhe venha a ser adjudicado;

c) O período de validade das propostas, durante o qual o proponente está vinculado a todas as condições da sua proposta;

d) Que são proibidos quaisquer contactos entre a entidade adjudicante e o candidato durante o procedimento, salvo a título excepcional, nas condições previstas no artigo 146º, bem como as condições de visita exactas, sempre que esteja prevista a visita in loco;

3. O caderno de encargos precisará, pelo menos:

a) Os critérios de selecção e exclusão aplicáveis ao contrato, salvo se se tratar de um concurso limitado ou de um procedimento por negociação com publicação prévia de um anúncio, tal como referido no artigo 125º; nestes casos, os critérios são indicados exclusivamente no anúncio de contrato ou no convite à manifestação de interesse;

b) Os critérios de adjudicação de um contrato e a sua ponderação relativa, caso não tenha sido indicada no anúncio de contrato;

c) As especificações técnicas a que se refere o artigo 129º;

d) As exigências mínimas que as variantes devem respeitar, no âmbito de procedimentos de adjudicação à proposta economicamente mais vantajosa, referidas no nº 2 do artigo 136º, se a entidade adjudicante não tiver precisado no anúncio de contrato que as mesmas são proibidas ;

e) A aplicação do Protocolo sobre os privilégios e imunidades ou, se relevante, da Convenção de Viena;

f) As modalidades de prova de acesso aos contratos, nas condições previstas no artigo 157º.

4. O modelo do contrato precisará, nomeadamente:

a) As penalidades previstas no título de sanção pelo incumprimento das cláusulas do contrato;

b) As indicações que devem constar das facturas ou dos respectivos documentos comprovativos, em conformidade com o disposto no artigo 95º.

c) A legislação aplicável ao contrato e a jurisdição competente em caso de contencioso.

5. As entidades adjudicantes podem exigir informações sobre a parte do contrato que o candidato se propõe subcontratar, assim como sobre a identidade dos subcontratantes.

Artigo 129º Especificações técnicas(Artigo 92 º do Regulamento Financeiro)

1. As especificações técnicas devem assegurar um acesso equitativo dos candidatos e proponentes e não podem ter por efeito criar obstáculos injustificados à concorrência a nível dos contratos.

2. As especificações técnicas definirão as características exigidas a um produto, serviço, equipamento ou obra, em relação à utilização que a entidade adjudicante lhes reserva.

Estas características incluem:

a) Os níveis de qualidade;

b) O impacte ambiental;

c) A concepção na perspectiva de todas as utilizações (incluindo o acesso a deficientes);

d) Os níveis e procedimentos de avaliação da conformidade;

e) A adequação da utilização;

f) A segurança ou dimensões, incluindo as normas aplicáveis aos fornecimentos no que se refere à denominação de venda e as instruções de utilização e, relativamente a todos os contratos, a terminologia, símbolos, testes e métodos de teste, embalagem, marcação e etiquetagem, procedimentos e métodos de produção;

g) No caso de contratos de obras, os procedimentos relativos à garantia de qualidade e as normas de concepção e cálculo das obras, as condições de ensaio, controlo e recepção das obras e as técnicas ou métodos de construção, bem como qualquer outra condição de carácter técnico que a entidade adjudicante possa exigir, por via regulamentar específica ou geral, no atinente às obras concluídas e aos materiais ou elementos delas constitutivos.

3. As especificações técnicas serão definidas da seguinte forma:

a) Quer por referência a normas europeias, a acordos técnicos europeus, a especificações técnicas comuns, quando existentes, a normas internacionais ou a outras referências técnicas elaboradas pelos organismos europeus de normalização ou, na sua ausência, aos respectivos equivalentes nacionais. Cada referência deverá ser acompanhada da menção "ou equivalente" ;

b) Quer em termos de resultados ou exigências funcionais. De qualquer modo, deverão ser suficientemente precisas para que os proponentes possam determinar o objecto do contrato e para que as entidades adjudicantes possam proceder à sua adjudicação;

c) Quer através da conjugação de ambos os procedimentos.

4. Nos casos em que as entidades adjudicantes recorrem à possibilidade se referir às especificações contempladas na alínea a) do nº 3, não poderão rejeitar uma proposta com base na sua não-conformidade com essas especificações, se o proponente ou candidato provar, a plena satisfação da entidade adjudicante, por qualquer meio adequado, que a sua proposta responde de modo equivalente às exigências requeridas.

5. Nos casos em que as entidades adjudicantes recorrem à possibilidade de definir especificações em termos de desempenho, resultados ou exigências contempladas, na alínea b) do nº 3, não podem rejeitar uma proposta conforme a uma norma nacional de transposição de uma norma europeia, a uma aprovação técnica europeia, a uma especificação técnica comum, a uma norma internacional ou a um referencial técnico elaborado por um organismo europeu de normalização, se essas especificações visarem os desempenhos ou exigências funcionais requeridos.

6. Salvo em casos excepcionais devidamente justificados pelo objecto do contrato, estas especificações não podem mencionar um fabrico ou proveniência determinados, nem métodos específicos de obtenção, nem referir uma marca, patente, origem ou produção determinadas, que teriam por efeito favorecer ou eliminar certos produtos ou agentes económicos.

Nos casos em que seja impossível definir com suficiente precisão ou inteligibilidade do objecto do contrato, uma tal menção ou referência será acompanhada da menção «ou equivalente».

Artigo 130º Revisão dos preços(Artigo 92 º do Regulamento Financeiro)

1. A documentação relativa ao convite a concorrer devem estabelecer se a proposta deve ser apresentada com preços firmes e não susceptíveis de revisão.

2. Caso contrário, devem estabelecer quais são as condições e as fórmulas segundo as quais o preço pode ser revisto durante o contrato. A entidade adjudicante tomará designadamente em conta:

a) A natureza do contrato e a conjuntura económica na qual ele será realizado;

b) A natureza e a duração das tarefas e do contrato;

c) Os seus interesses financeiros.

Artigo 131º Sanções administrativas e financeiras(Artigos 93 º a 96º e 114º do Regulamento Financeiro)

1. a) Sem prejuízo da aplicação de sanções contratuais, os candidatos ou proponentes e os contratantes, declarados culpados de falsas declarações ou de falta grave de execução, em razão de não respeito das suas obrigações contratuais no âmbito de um contrato anterior, serão excluídos da adjudicação de contratos e da concessão de subvenções por um período máximo de dois anos a contar da declaração da falta, confirmada após procedimento contraditório com o contratante. Este período pode ser aumentado para três anos no caso de reincidência nos cinco anos subsequentes à primeira falta;

b) Os proponentes ou candidatos culpados de falsas declarações serão, além disso, objecto de sanções financeiras de um montante equivalentes a 2% a 10% do valor total do contrato em fase de adjudicação. Os contratantes declarados culpados de falta grave de execução em razão de não respeito das suas obrigações contratuais serão, além disso, objecto de sanções financeiras de um montante equivalentes a 2% a 10% do valor total do contrato em fase adjudicação. Esta percentagem pode aumentar para 4 a 20 % no caso de reincidência nos cinco anos subsequentes ao primeiro incumprimento.

2. Nos casos referidos nas alíneas a), c) e d) do artigo 93º do Regulamento Financeiro, os proponentes ou candidatos serão excluídos da adjudicação de contratos e da concessão de subvenções por um período máximo de dois anos a contar da verificação da falta, verificação essa confirmada no âmbito de um procedimento contraditório com o contratante.

Nos casos referidos nas alíneas b), e e) do artigo 93º do Regulamento Financeiro, os proponentes ou candidatos serão excluídos da adjudicação de contratos e da concessão de subvenções por um período mínimo de um ano e máximo de quatro anos a contar da notificação da decisão.

Este período pode ser aumentado para cinco anos no caso de reincidência nos cinco anos subsequentes ao primeiro incumprimento ou primeira decisão.

3. Os casos referidos na nº 1, alínea e), do artigo 93º do Regulamento Financeiro incluem as seguintes situações:

a) Casos de fraude referidos no artigo 1º do Convenção relativa à protecção dos interesses financeiros das Comunidades, estabelecida por acto do Conselho de 26 de Julho de 1995 [12];

[12] JO C 316 de 27.11.1995, p.48.

b) Casos de corrupção referidos no artigo 3º da Convenção relativa à luta contra a corrupção em que estejam implicados funcionários das Comunidades Europeias, ou de Estados-Membros da União Europeia, estabelecida por acto do Conselho de 26 de Maio de 1997 [13];

[13] JO C 195 de 25.6.1997, p.1.

c) Os casos de participação numa organização criminosa como definida no nº 1 do artigo 2º da acção comum 98/733/JAI do Conselho [14];

[14] JO L 351 de 29.12.1998, p.1. Acção comum de 21.12.1998 relativa à incriminação da participação numa organização criminosa nos Estados-Membros da União Europeia.

d) Os casos de branqueamento de capitais como definidos no artigo 1º da Directiva 91/308/CEE do Conselho [15].

[15] JO L 166 de 28.6.1991, p.77. Directiva de 10.6.91 ; directiva alterada pela Directive 2001/97/CE do Parlamento Europeu e do Conselho de 4 de Dezembro de 2001 (JO L 344 de 28.12.2001, p.76).

Artigo 132º Meios de prova(Artigo 96 º do Regulamento Financeiro)

1. A entidade adjudicante considerará prova suficiente de que o candidato ou proponente não se encontra em nenhum dos casos referidos nas alíneas a), b) ou e) do artigo 93º do Regulamento Financeiro, a apresentação de uma certidão recente de registo criminal ou, na sua falta, de um documento recente e equivalente emitido por uma autoridade judiciária ou administrativa do país de origem ou de proveniência, que permita inferir que estas exigências se encontram satisfeitas.

2. A entidade adjudicante considerará prova suficiente de que o candidato ou proponente não se encontra não se encontra na situação referida na alínea d) do artigo 93º do Regulamento Financeiro, a apresentação de um certificado emitido pela autoridade competente do Estado-Membro em causa.

Quando tal documento ou certificado não é emitido pelo país em causa, pode ser substituído por uma declaração sob juramento ou, na sua ausência, solene do interessado perante uma autoridade judiciária ou administrativa, um notário ou um organismo profissional qualificado do país de origem ou de proveniência;

Artigo 133º Critérios de selecção(nº 1 do artigo 97 º do Regulamento Financeiro)

1. As entidades adjudicantes estabelecerão critérios de selecção claros e não discriminatórios.

2. No âmbito de qualquer procedimento de adjudicação de contratos, são aplicáveis os critérios de selecção seguintes:

a) Admissibilidade do proponente ou candidato à participação no contrato em curso após verificação dos casos de exclusão referidos nos artigos 93º e 94º do Regulamento Financeiro;

b) Critérios que permitem avaliar a sua capacidade financeira, económica, técnica e profissional.

A entidade adjudicante pode fixar níveis mínimos de capacidade abaixo dos quais não seleccionará qualquer candidato.

3. Qualquer proponente ou candidato pode ser convidado a comprovar, de acordo com o direito nacional vigente, que está autorizado a produzir o objecto visado pelo contrato: inscrição no registo comercial ou profissional ou declaração sob juramento ou certificado, prova de que é membro de uma organização específica, autorização expressa ou registo para efeitos de IVA.

4. As entidades adjudicantes especificarão, no anúncio de contrato, convite à manifestação de interesse ou no convite à apresentação de uma proposta, as referências escolhidas para dar prova do estatuto e da capacidade dos proponentes ou dos candidatos.

5. As informações solicitadas pela entidade adjudicante para efeitos de prova da capacidade financeira, económica, técnica e profissional do candidato ou proponente deverão cingir-se estritamente ao objecto do contrato e preservar os interesses legítimos dos agentes económicos, especialmente no que se refere à protecção dos segredos técnicos e comerciais da empresa.

Artigo 134º Capacidade económica e financeira(nº 1 do artigo 97º do Regulamento Financeiro)

1. A capacidade financeira e económica pode ser comprovada por um ou mais dos seguintes documentos:

a) Declarações adequadas de bancos ou a prova de um seguro de riscos profissionais;

b) A apresentação dos balanços ou extractos dos balanços dos dois últimos exercícios encerrados, pelo menos, sempre que a publicação dos balanços está prevista pela legislação em matéria de direito das sociedades do país de estabelecimento do agente económico;

c) Uma declaração relativa ao volume de negócios global e o volume de negócios relativo às obras, fornecimentos ou serviços a que se refere o contrato, realizado, no máximo, durante os três últimos exercícios.

2. Se, por uma razão excepcional que a entidade adjudicante considere justificada, o proponente ou candidato não puder apresentar as referências pedidas, pode provar a sua capacidade económica e financeira por qualquer outro meio que a entidade adjudicante considere adequado.

3. Um agente económico pode, se necessário e relativamente a um determinado contrato, invocar as capacidades de outras entidades, independentemente da natureza jurídica das relações que com elas mantém. Neste caso, deva provar à entidade adjudicante que disporá dos meios necessários para a execução do contrato, apresentando, por exemplo, o compromisso de disponibilidade destas empresas.

Artigo 135º Capacidade técnica e profissional(nº 1 do artigo 97º do Regulamento Financeiro)

1. A capacidade técnica e profissional dos agentes económicos será avaliada e verificada em conformidade com o disposto no nº 2. No caso de procedimentos de adjudicação de contratos públicos que incidam sobre fornecimentos que exigem trabalhos de colocação ou instalação, a prestação de serviços e/ou a execução de trabalhos, esta capacidade será avaliada em função, nomeadamente, do saber-fazer, eficácia, experiência e fiabilidade.

2. Essa capacidade pode ser comprovada, segundo a natureza, quantidade ou importância e utilização dos fornecimentos, serviços ou obras a realizar, com base nos documentos seguintes:

a) A indicação dos títulos académicos e profissionais do prestador ou empresário e/ou quadros da empresa e, em especial, dos responsáveis pela prestação ou pela condução dos trabalhos;

b) A apresentação de uma lista:

i) Dos principais serviços prestados e fornecimentos de bens efectuados nos três últimos anos, indicando o seu montante, data e destinatário, público ou privado. Sempre que o destinatário for uma entidade adjudicante, a comprovação deve consistir na apresentação de certificados emitidos ou autenticados pela autoridade competente;

ii) Dos trabalhos executados nos cinco últimos anos, indicando o seu montante, data e local. A lista dos trabalhos mais importantes deve ser acompanhada de certificados de boa execução, precisando se foram efectuados segundo as regras da profissão e executados com êxito;

c) Uma descrição do equipamento técnico, ferramentas, equipamento e material utilizado com vista à execução do contrato de serviços ou obras;

d) Uma descrição das medidas utilizadas para garantir a qualidade dos fornecimentos e serviços, bem como dos meios de estudo e investigação da empresa;

e) A indicação dos técnicos ou dos organismos técnicos, integrados ou não na empresa, em especial dos responsáveis pelo controlo de qualidade;

f) No que diz respeito aos fornecimentos, as amostras, descrições e/ou fotografias autênticas e/ou os certificados emitidos por institutos ou serviços oficiais responsáveis pelo controlo de qualidade, reconhecidamente competentes, e que atestem a conformidade dos produtos com as especificações ou normas em vigor;

g) Uma declaração do número médio anual dos efectivos do prestador ou empresário e a importância do pessoal de enquadramento durante os três últimos anos;

h) Indicação da parte do contrato que o prestador de serviços tencione eventualmente subcontratar.

Se os produtos ou serviços a fornecer forem complexos ou se, a título excepcional, se destinarem a um fim específico, a capacidade técnica e profissional pode ser comprovada por um controlo efectuado pela entidade adjudicante ou, em seu nome, por um organismo oficial competente do país onde o fornecedor estiver estabelecido, sob reserva do acordo desse organismo; este controlo incidirá sobre a capacidade técnica do prestador e sobre a sua capacidade de produção e, se necessário, sobre os meios de estudo e de investigação de que o fornecedor dispõe, bem como sobre as medidas adoptadas por este último para controlar a qualidade;

3. Um agente económico pode, se necessário e relativamente a um determinado contrato, invocar as capacidades de outras entidades, independentemente da natureza jurídica das relações que com elas mantém. Neste caso, deva provar à entidade adjudicante que dispõe dos meios necessários para a execução do contrato, apresentando, por exemplo, o compromisso de disponibilidade destas empresas.

Artigo 136º Modalidades e critérios de adjudicação(nº 2 do artigo 97º do Regulamento Financeiro)

1. Os contratos podem ser adjudicados de acordo com as duas modalidades seguintes:

a) Adjudicação pela proposta que apresentar o preço mais baixo entre as propostas regulares e conformes;

b) Adjudicação pela proposta economicamente mais vantajosa.

2. A proposta economicamente mais vantajosa é a que apresentar a melhor relação qualidade/preço, tendo em conta critérios justificados pelo objecto do contrato, como o preço proposto, a valia técnica, o carácter estético e funcional, características ambientais, o custo de utilização, a rendibilidade, o prazo de execução ou de entrega e o serviço pós-venda e a assistência técnica.

3. A entidade adjudicante precisará, no anúncio de contrato ou no caderno de encargos, a ponderação relativa que atribui a cada critério escolhido para determinar a proposta economicamente mais vantajosa.

A ponderação relativa do critério preço relativamente aos restantes critérios não deverá neutralizar o critério preço na selecção do adjudicatário do contrato.

Se, em casos excepcionais, a ponderação não for tecnicamente possível, nomeadamente devido à natureza do objecto do contrato, a entidade adjudicante precisará apenas, por ordem decrescente, a importância relativa dos critérios.

Artigo 137º Propostas anormalmente baixas(nº 2 do artigo 97º do Regulamento Financeiro)

1. Se, em relação a um determinado contrato, houver propostas que se revelem anormalmente baixas, antes de as rejeitar exclusivamente com base neste motivo, a entidade adjudicante solicitará por escrito esclarecimentos que entender necessários sobre os elementos constitutivos da proposta e verificará, de forma contraditória, esses elementos, tendo em conta as justificações fornecidas.

A entidade adjudicante deve tomar em consideração justificações relacionadas com:

a) A economia do processo de fabrico dos produtos, da prestação dos serviços ou do processo de construção;

b) As soluções técnicas escolhidas ou as condições excepcionalmente favoráveis de que o proponente dispõe;

c) A originalidade da proposta do proponente.

2. Se a entidade adjudicante constatar que uma proposta é anormalmente baixa devido à obtenção de um auxílio estatal, só pode rejeitar essa proposta exclusivamente com base neste motivo se o proponente não estiver em condições de demonstrar, dentro de um prazo razoável fixado por essa entidade, que esse auxílio foi concedido de forma definitiva na sequência dos procedimentos e decisões estabelecidos na legislação comunitária em matéria de auxílios estatais.

Artigo 138º Prazos de recepção das propostas e dos pedidos de participação(Nº 1 do artigo 98º do Regulamento Financeiro)

1. Os prazos de recepção das propostas e dos pedidos de participação, fixados em dias de calendário pelas entidades adjudicantes, devem ser suficientemente longos para que os interessados disponham de um prazo razoável e adequado para preparar e apresentar as respectivas propostas, tendo em conta, nomeadamente, a complexidade do contrato, a necessidade de uma visita aos locais ou uma consulta in loco de documentos em anexo ao caderno de encargos.

2. No caso dos concursos públicos, o prazo mínimo para a recepção das propostas é de cinquenta e dois dias a contar da data de envio do anúncio de concurso.

3. No âmbito de concursos limitados e de procedimentos por negociação com a publicação de um anúncio de contrato, o prazo mínimo para a recepção dos pedidos de participação é de trinta e sete dias a contar da data de envio do anúncio de contrato.

No caso dos concursos limitados relativos a contratos de valor superior aos limiares fixados no artigo 156º, o prazo mínimo para a recepção das propostas é de 40 dias a contar da data de envio do convite.

No caso dos concursos limitados referidos no artigo 126º, o prazo mínimo para a recepção das propostas é de 21 dias a contar da data de envio do convite.

4. Sempre que, em conformidade com o artigo 116º, as entidades adjudicantes tenham enviado para publicação um anúncio de pré-informação com todas as informações requeridas no anúncio de contrato entre cinquenta e dois dias, no mínimo, e doze meses, no máximo, antes da data de envio do anúncio de contrato, o prazo mínimo para a recepção das propostas pode ser em geral reduzido para trinta e seis dias, não podendo em caso algum ser inferior a vinte e dois dias a contar da data de envio do anúncio de contrato, no caso dos concursos públicos, ou para vinte e seis dias a contar da data de envio do convite à apresentação de propostas, no caso dos concursos limitados.

Artigo 139º Prazos relacionados com o acesso aos documentos relacionados com o anúncio de concurso(Nº 1 do artigo 98º do Regulamento Financeiro)

1. Na medida em que tiverem sido solicitados em tempo útil, antes do fim do termo do prazo de apresentação das propostas, os cadernos de encargos e documentos complementares serão enviados, a todos os agentes económicos que tiverem solicitado o caderno de encargos ou manifestado interesse em apresentar uma proposta, nos seis dias subsequentes à recepção do pedido.

2. Na medida em que tiverem sido solicitadas em tempo útil, as informações complementares sobre os cadernos de encargos serão comunicadas simultaneamente a todos os agentes económicos que tiverem solicitado o caderno de encargos ou manifestado interesse em apresentar uma proposta nos seis dias subsequentes à recepção do pedido, o mais tardar seis dias antes do termo do prazo fixado para a recepção das propostas.

3. Sempre que, por qualquer razão, os cadernos de encargos, documentos ou informações complementares não puderem ser fornecidos nos prazos fixados nos nºs 1 e 2, ou sempre que as propostas só possam ser apresentadas após visita dos locais ou após consulta in loco de documentos em anexo ao caderno de encargos, os prazos de recepção das propostas referido no artigo 138º serão alargados, para que todos os agentes económicos possam tomar conhecimento de todas as informações necessárias à elaboração das propostas, sem prejuízo do disposto no artigo 238º. Este alargamento de prazo será objecto de publicidade adequada segundo as modalidades previstas nos artigos 116º a 119º.

4. No caso de todos os documentos do convite a concorrer forem de acesso electrónico livre, completo e directo, o anúncio de concurso referido no nº 3 do artigo 116º deverá indicar o endereço Internet no qual podem ser consultados.

Neste caso, os documentos e eventuais informações complementares serão também de acesso livre, completo e directo, a partir do momento em que tiverem sido comunicados a todos os agentes económicos que tenham solicitado um caderno de encargos ou manifestado interesse em apresentar uma proposta.

Artigo 140º Prazos em caso de urgência(Nº 1 do artigo 98º do Regulamento Financeiro)

1. Caso o carácter de urgência devidamente fundamentado torne impraticáveis os prazos mínimos previstos no nº 3 do artigo 138º, as entidades adjudicantes podem fixar os prazos seguintes:

a) Para a recepção das pedidos de participação, no mínimo quinze dias a contar da data de envio do anúncio de contrato;

b) Para a recepção das propostas, no mínimo dez dias a contar da data do convite à apresentação de propostas.

2. Sempre que tiverem sido solicitadas em tempo útil, as informações complementares sobre os cadernos de encargos devem ser comunicadas a todos os candidatos, o mais tardar quatro dias antes do termo do prazo fixado para a recepção das propostas.

Artigo 141º Modalidades de comunicação(Nº 1 do artigo 98º do Regulamento Financeiro)

1. Os pedidos de participação deverão ser apresentados por carta, fax ou correio electrónico; nestes dois últimos casos, devem ser confirmados por carta antes de transcorrido os prazos fixados nos artigos 138º e 249º.

2. O envio das propostas poderá ser efectuado, conforme a preferência do proponente,

a) Quer por correio; neste caso, os documentos do convite a concorrer precisarão que a data a tomar em consideração é a data de envio por carta registada, fazendo fé o carimbo dos Correios;

b) Quer mediante entrega directa nos serviços da Instituição pessoalmente ou por terceiros devidamente mandatados para o efeito, incluindo serviços de entrega; nestes casos, os documentos do convite a concorrer deverão precisar, para além das informações a que se refere o nº 2, a alínea a), do artigo 128º, o serviço em que as propostas devem der entregues contra recibo datado e assinado.

3. No intuito de assegurar o sigilo e evitar qualquer dificuldade no caso dos envios por carta, a menção seguinte figurará no convite a concorrer:

«O envio será feito em sobrescrito duplo. Ambos os sobrescritos serão entregues fechados. Do sobrescrito interior constará, além da indicação do serviço destinatário conforme especificado no anúncio de concurso, a seguinte menção: "appel d'offres - a ne pas ouvrir par le service courrier". Se forem utilizados sobrescritos autocolantes, devem ser fechados com fita adesiva, sobre a qual será aposta a assinatura do remetente».

Artigo 142º Garantias associadas à apresentação de propostas(Nº 2 do artigo 98º do Regulamento Financeiro)

A entidade adjudicante pode exigir uma garantia associada à proposta no montante de 1% a 2% do valor global do contrato, a qual deve Esta garantia será conforme com as disposições do artigo 148º.

Esta garantia será liberada com a adjudicação do contrato. Será retida na ausência de apresentação de uma proposta no termo do prazo fixado para o efeito ou caso a proposta seja posteriormente retirada.

Artigo 143º Abertura das propostas e dos pedidos de participação(Nº 3 do artigo 98º do Regulamento Financeiro)

1. Todos os pedidos de participação e todas as propostas que respeitem as disposições previstas nos nºs 1 e 2 do artigo 141º serão abertos.

2. No caso de contratos de valor superior ao limiar referido no nº 2 do artigo 127º, o gestor orçamental competente designará, para o efeito, uma comissão de abertura das propostas.

Esta comissão será composta, no mínimo, por três funcionários ou agentes que representem, pelo menos, duas entidades orgânicas sem qualquer relação hierárquica entre si.

Nas representações e unidades locais a que se refere o artigo 252º, na ausência de entidades distintas, não se aplicará a obrigação relativa às entidades orgânicas sem relação hierárquica entre si.

3. Um ou mais membros da comissão de abertura devem rubricar os documentos comprovativos da data e hora de envio de cada proposta.

Devem, além disso, rubricar:

a) Cada página de cada proposta; ou

b) A página de rosto e as páginas da proposta financeira de cada proposta, estando a integridade da proposta original garantida mediante qualquer outra técnica adequada utilizada por um serviço independente do serviço do gestor orçamental, à excepção dos casos referidos no terceiro parágrafo do nº 2.

No caso de atribuição por adjudicação ao menor preço, em conformidade com o nº 1, alínea a), do artigo 136º, são proclamados os preços referidos nas propostas conformes. Os membros da comissão assinarão a acta de abertura das propostas recebidas, que identifica as propostas conformes e as propostas não conformes e fundamenta a rejeição de propostas por não conformidade à luz das modalidades de apresentação referidas no artigo 141º.

Artigo 144º Comissão de avaliação das propostas e pedidos de participação(Nº 4 do artigo 98º do Regulamento Financeiro)

1. Todos os pedidos de participação e propostas declarados conformes serão objecto de avaliação e classificados por uma comissão de avaliação, com base nos critérios de exclusão, selecção e adjudicação previamente enunciados.

Esta comissão será nomeada pelo gestor orçamental competente para efeitos da formulação de um parecer consultivo, no que se refere a contratos de valor superior ao limiar fixado no nº 2 do artigo 127º.

2. Esta comissão será composta, no mínimo, por três funcionários ou agentes que representem, pelo menos, duas entidades orgânicas sem qualquer relação hierárquica entre si.

Nas representações e unidades locais a que se refere o artigo 252º, na ausência de entidades distintas, não se aplicará a obrigação relativa às entidades orgânicas sem relação hierárquica entre si.

A composição desta comissão pode ser idêntica à da comissão de abertura das propostas.

3. Serão eliminadas as propostas que não contenham todos os elementos essenciais exigidos nos documentos do contrato ou que não correspondam às exigências específicas neles estabelecidas.

Contudo, no que respeita aos documentos comprovativos que permitem verificar se os candidatos ou os proponentes preenchem os critérios de selecção, a comissão de avaliação pode convidar os candidatos ou os proponentes a completar ou a explicitar os documentos comprovativos num prazo por si fixado.

4. No caso de ofertas anormalmente baixas a que se refere o artigo 147º, a comissão solicitará as precisões que considere oportunas em matéria de composição da proposta.

Artigo 145º Resultado da avaliação(Artigos 99 º e 100º do Regulamento Financeiro)

1. A comissão de avaliação elaborará uma acta da avaliação e da classificação das propostas e pedidos de participação declarados conformes, que será assinada por todos os seus membros. Esta acta será conservada para efeitos de referência posterior.

2. Esta acta deve incluir, pelo menos,:

a) O nome e o endereço da entidade adjudicante, o objecto e o valor do contrato ou do contrato-quadro;

b) O nome dos candidatos ou proponentes propostos e a justificação dessa selecção;

c) O nome dos candidatos ou proponentes excluídos e os motivos dessa exclusão;

d) Dos motivos de rejeição das propostas consideradas anormalmente baixas;

e) O nome dos candidatos ou do contratante propostos e a justificação desta escolha, bem como, se for conhecida, a parte do contrato ou do contrato-quadro que o adjudicatário tenciona subcontratar a terceiros.

3. A entidade adjudicante tomará em seguida a sua decisão, especificando, pelo menos;

a) A sua denominação e endereço, bem como o objecto e o valor do contrato ou do contrato-quadro,

b) O nome dos candidatos ou proponentes seleccionados e a justificação dessa selecção;

c) O nome dos candidatos ou proponentes excluídos e os motivos dessa exclusão;

d) Dos motivos de rejeição das propostas consideradas anormalmente baixas;

e) O nome dos candidatos ou contratante seleccionados e a justificação desta escolha à luz dos nos critérios de selecção e adjudicação previamente enunciados, bem como, se for conhecida, a parte do contrato ou do contrato-quadro que o contratante tenciona subcontratar a terceiros.

f) No que se refere aos procedimentos por negociação, as circunstâncias referidas nos artigos 124º, 125º, 240º, 242º, 244º e 245º que justifiquem o recurso a esses procedimentos;

g) Se for caso disso, as razões pelas quais a entidade adjudicante desistiu da celebração de um contrato.

Artigo 146º Contactos entre entidade adjudicante e proponente(Artigo 99 º do Regulamento Financeiro)

1. No âmbito de um procedimento de adjudicação de um contrato, são autorizados, a título excepcional, os contactos entre a entidade adjudicante e os proponentes nas condições previstas nos nºs 2 e 3.

2. Antes da data de encerramento de apresentação das propostas, no caso dos documentos e informações complementares referidas no artigo 139º, a entidade adjudicante pode:

a) Por iniciativa dos proponentes, prestar informações suplementares que tenham estritamente por objectivo esclarecer a natureza do contrato; serão comunicadas na mesma data a todos os candidatos que tenham solicitado o caderno de encargos;

b) Por sua própria iniciativa, se detectar um erro, imprecisão, omissão ou qualquer outra insuficiência material na redacção do anúncio de contrato, do convite à apresentação de propostas ou do caderno de encargos, informar desse facto os interessados, na mesma data e em condições estritamente idênticas às do anúncio de contrato.

3. Após a abertura das propostas e, caso uma proposta suscite pedidos de esclarecimento ou seja necessário corrigir erros materiais manifestos na redacção da proposta, a entidade adjudicante pode tomar a iniciativa de contactar o proponente, não podendo este contacto conduzir à uma alteração das condições da proposta.

4. Todos os casos de contactos darão lugar à elaboração de uma "nota para o processo".

Artigo 147º Informação dos candidatos e proponentes(nº 2 do artigo 100º e artigo 101º do Regulamento Financeiro)

1. As entidades adjudicantes informarão o mais rapidamente possível os candidatos e proponentes das decisões tomadas relativamente à adjudicação do contrato, incluindo os motivos pelos quais tenham decidido renunciar à celebração de um contrato para o qual fora lançado um convite a concorrer, ou os motivos pelos quais tenham decidido recomeçar o processo.

2. No prazo máximo de 15 dias a contar da data de recepção de um pedido escrito, a entidade adjudicante comunicará as informações referidas no nº 2 do artigo 100º do Regulamento Financeiro.

Secção 4Garantia e controlo

Artigo 148º Características das garantias prévias(Artigo 102 º do Regulamento Financeiro)

1. Sempre que for exigido a fornecedores, empreiteiros ou prestadores de serviços que constituam uma garantia prévia, esta deve cobrir um montante e um período suficientes para permitir a sua execução.

2. A garantia deve ser prestada por um banco ou instituição financeira autorizada a realizar esse tipo de operações. A garantia pode ser substituída por um aval pessoal e solidário de um terceiro.

Esta garantia será constituída em euros.

Deve ter por efeito tornar o banco, instituição financeira ou terceiro garantes irrevogavelmente solidários, ou garantes face ao primeiro pedido em relação às obrigações do contratante.

Artigo 149º Garantia de boa execução(Artigo 102 º do Regulamento Financeiro)

1. Sem prejuízo do disposto no artigo 248º, o gestor orçamental pode exigir uma garantia de boa execução segundo as condições comerciais habituais, no caso de contratos de fornecimentos e serviços, e segundo os cadernos de encargos especiais no de contratos de obras.

Esta garantia tem um carácter obrigatório para contratos de valor superior a 345 000 euros, no caso de contratos de obras.

2. Pode ser constituída progressivamente, por retenção sobre pagamentos efectuados, uma garantia equivalente a 10% do valor total do contrato.

Esta garantia pode ser substituída por uma retenção sobre o pagamento final, no intuito de constituir uma garantia até à recepção definitiva dos serviços, fornecimentos ou obras.

3. As garantias serão liberadas nas condições previstas no contrato, excepto nos casos de não execução, má execução ou atraso na execução do contrato. Nesses casos, serão retidas proporcionalmente à gravidade do prejuízo causado.

Artigo 150º Garantias associadas a pré-financiamentos(Artigo 102 º do Regulamento Financeiro)

Será exigida uma garantia a título de contrapartida do pagamento de pré-financiamentos superiores a 150 000 euros.

Esta garantia será liberada em paralelo com os apuramentos de pré-financiamento, em dedução dos pagamentos intermédios ou de saldo efectuados a favor do contratante, nas condições definidas no contrato.

Artigo 151º Suspensão em razão de erros ou irregularidades(Artigo 103 º do Regulamento Financeiro)

1. A suspensão do contrato prevista no artigo 103º do Regulamento Financeiro terá por objecto verificar se foram efectivamente cometidos erros, irregularidades substanciais ou se existe a presunção de fraudes. Caso não se confirmem, a execução do contrato será retomada na sequência desta verificação.

2. Constitui um erro ou irregularidade substancial qualquer violação de uma disposição contratual ou regulamentar resultante de um acto ou uma omissão, que tem ou teria por efeito prejudicar o orçamento comunitário.

CAPÍTULO 2 DISPOSIÇÕES APLICÁVEIS AOS CONTRATOS CELEBRADOS PELAS INSTITUIÇÕES COMUNITÁRIAS POR SUA PRÓPRIA CONTA

Artigo 152º Identificação da entidade adjudicante para efeito do cálculo dos limiares(Artigo 104 º do Regulamento Financeiro)

Para efeitos de cálculo dos limiares referidos no artigo 105º do Regulamento Financeiro, cada gestor orçamental delegado ou subdelegado de cada instituição será considerado entidade adjudicante.

Artigo 153º Contratos distintos e por lotes(Artigo 105 º do Regulamento Financeiro)

1. O valor estimado de um contrato não pode ser calculado com o intuito de o eximir às obrigações definidas pelo presente regulamento. Nenhum contrato pode ser cindido para os mesmos efeitos.

2. Quando o objecto do contrato de serviços ou de obras for dividido em vários lotes, cada um objecto de um contrato, o valor de cada lote deve ser tido em conta para efeitos da avaliação global do limiar aplicável.

Sempre que o valor global dos lotes for igual ou superior aos limiares referidos no artigo 156º, as disposições do nº 1 do artigo 90º e os nºs 1 e 2 do artigo 91º do Regulamento Financeiro são aplicáveis a cada lote, salvo a lotes cujo valor estimado seja inferior a 80 000 euros no caso de contratos de serviços ou a 1 milhão de euros no de contratos de obras, desde que o montante cumulado destes lotes não exceda 20% do valor cumulado do conjunto dos lotes que formam o contrato em causa.

3. Sempre que a aquisição prevista de fornecimentos homogéneos, que possam conduzir a contratos simultâneos relativos a lotes distintos, a determinação do limiar aplicável efectuar-se-á com base no valor estimado de todos os lotes.

Artigo 154º Métodos de cálculo do valor de determinados contratos(Artigo 105 º do Regulamento Financeiro)

1. Para efeitos de cálculo do valor estimado de um contrato, a entidade adjudicante deve incluir a remuneração total estimada do proponente.

Sempre que um contrato preveja opções, deve ser tomado como base para o cálculo do valor do contrato o montante máximo autorizado, incluindo o relacionado com o recurso às opções.

2. Relativamente aos contratos de serviços, serão tidos em conta:

a) Em relação aos serviços de seguros, o prémio a pagar;

b) Em relação aos serviços bancários e outros serviços financeiros, os honorários, comissões, juros e outros tipos de remuneração;

c) Em relação aos contratos que impliquem trabalhos de concepção, os honorários, os prémios ou a comissão a pagar.

3. No caso de contratos que não especifiquem um preço total ou contratos de fornecimentos cujo objecto seja a locação financeira, a locação ou a locação-venda de produtos, deve ser tomado como base para o cálculo do valor estimado do contrato:

a) Relativamente a contratos de duração determinada:

i) Igual ou inferior a quarenta e oito meses, no caso dos serviços, ou doze meses, no dos fornecimentos, o valor total do contrato estimado para o seu período de vigência;

ii) Superior a doze meses, no caso dos fornecimentos, o valor total incluindo o montante estimado do valor residual;

b) Nos contratos de duração indeterminada ou, no caso dos serviços, com uma duração superior a quarenta e oito meses, o valor mensal multiplicado por quarenta oito.

4. No caso de contratos de serviços ou fornecimentos com carácter regular ou que devam ser renovados no decurso de um determinado período, deve ser tomado como base:

a) Ou o valor real global dos contratos análogos sucessivos, celebrados relativamente à mesma categoria de serviços ou de produtos durante os doze meses ou no exercício anterior, corrigido, se possível, para atender às alterações de quantidade ou de valor susceptíveis de ocorrerem nos doze meses seguintes à celebração do contrato inicial;

b) Ou o valor estimado global dos contratos sucessivos celebrados durante os doze meses seguintes à primeira prestação ou entrega ou durante a vigência do contrato, caso este tenha duração superior a doze meses.

5. No caso dos contratos de obras, para além do montante relativo às obras, será tomado em consideração o valor total estimado dos fornecimentos necessários à execução das obras e postos à disposição do empreiteiro pela entidade adjudicante.

Artigo 155º Limiares relativos aos anúncios de pré-informação(Artigo 105 º do Regulamento Financeiro)

Os limiares referidos no artigo 116º para além dos quais será publicado um anúncio de pré-informação são fixados em:

a) 750 000 euros, no caso dos contratos de fornecimentos e de serviços que figuram no Anexo 1-A da Directiva 92/50/CEE;

b) 6.242.028 euros, no caso de contratos de obras.

Artigo 156º Limiares relativos à aplicação dos procedimentos previstos nas Directivas relativas a contratos públicos(Artigo 105 º do Regulamento Financeiro)

1. Os limiares referido no artigo 105º do presente regulamento são fixados em:

a) 162.293 euros, no caso dos contratos de fornecimentos e de serviços que figuram no Anexo 1-A da Directiva 92/50/CEE, à excepção dos contratos relativos à investigação e desenvolvimento indicados na categoria 8 deste anexo;

b) 200 000 euros, no caso dos contratos de serviços que figuram no Anexo 1-B da Directiva 92/50/CEE e no de contratos de serviços relativos à investigação e desenvolvimento indicados na categoria 8 do Anexo I-A da mesma directiva;

c) 6.242.028 euros, no caso de contratos de obras.

2. Os prazos referidos no artigo 105º do Regulamento Financeiro são precisados nos artigos 138º, 139º e 140º.

Artigo 157º Provas em matéria de acesso aos contratos(Artigos 106 º e 107º do Regulamento Financeiro)

Os cadernos de encargos exigirão aos proponentes que indiquem o Estado em que têm a sua sede ou em que se encontram domiciliados, apresentando as provas requeridas na matéria, de acordo com a legislação nacional.

TÍTULO VISUBVENÇÕES

CAPÍTULO 1 ÂMBITO DE APLICAÇÃO

Artigo 158º Âmbito de aplicação (Artigo 108 º do Regulamento Financeiro)

1. As subvenções pagas no âmbito das convenções de financiamento referidas no artigo 166º do Regulamento Financeiro e das convenções de subvenção com os organismos referidos no artigo 54º do mesmo Regulamento não se regem pelo presente Título.

Em contrapartida, o procedimento de atribuição e conclusão destas convenções não está sujeito ao disposto no presente Título.

2. A vantagem decorrente da bonificação de juros relativamente a certos empréstimos constitui uma subvenção para efeitos da aplicação do presente Título.

3. Constituem igualmente subvenções, para efeitos da aplicação do presente Título, as participações de capital, à excepção de subvenções a favor de instituições financeiras internacionais, como o BERD, e as subvenções reembolsáveis a título condicional.

Artigo 159º Acções susceptíveis de beneficiar de subvenção(Artigo 108 º do Regulamento Financeiro)

Uma acção susceptível de ser subvencionada na acepção do artigo 108º do Regulamento Financeiro deve ser claramente identificada.

Nenhuma acção poderá ser dividida no intuito de a subtrair às regras de financiamento definidas no presente Regulamento

Artigo 160º Organismos que prossegue um fim de interesse geral europeu(Artigo 108 º do Regulamento Financeiro)

Um organismo que prossegue um fim de interesse geral europeu é:

a) Quer um organismo europeu vocacionado para a educação, formação ou investigação e estudo das políticas europeias, quer um organismo europeu de normalização;

b) Quer uma rede europeia representativa de organismos sem fins lucrativos que exercem a sua actividade nos Estados-Membros ou em países terceiros candidatos e que promovam os princípios e políticas associados aos objectivos consagrados nos Tratados.

Artigo 161º Parceiros(Artigo 108 º do Regulamento Financeiro)

1. As convenções específicas de subvenções poderão ser enquadradas por convenções-quadro de parceria.

2. Poderá ser concluída uma convenção-quadro de parceria com beneficiários com vista a estabelecer uma relação de cooperação a longo prazo com a Comissão.

Esta convenção-quadro precisará os objectivos comuns, a natureza das acções previstas pontualmente ou no âmbito de um programa de trabalho anual acordado, o procedimento de concessão de subvenções específicas, sem prejuízo dos princípios e disposições do presente título, bem como os direitos e obrigações gerais de cada parte no âmbito de convenções específicas.

A duração destes acordos não poderá ser superior a quatro anos, salvo em casos excepcionais devidamente justificados, designadamente, pelo objecto da convenção-quadro.

Os gestores orçamentais competentes não podem recorrer a convenções-quadro de forma abusiva nem de uma forma que tenha por objecto ou efeito violar os princípios da transparência e da igualdade de tratamento entre os requerentes.

3. As convenções-quadro de parceria serão equiparadas a subvenções no que respeita ao procedimento de atribuição; estarão sujeitas aos procedimentos em matéria de publicidade ex ante referidos no artigo 165º.

4. As subvenções específicas baseadas em tais convenções-quadro serão concedidas em conformidade com os procedimentos nelas previstos, sem prejuízo dos princípios consagrados no presente título.

Estas subvenções serão objecto da publicidade ex post prevista no artigo 167º.

5. Só as convenções específicas baseadas em convenções-quadro serão precedidas de autorização orçamental.

Artigo 162º Conteúdo das convenções de subvenção(Artigo 108 º do Regulamento Financeiro)

1. A convenção determinará em especial:

a) O seu objecto;

b) O seu beneficiário;

c) A sua duração, a saber:

i) A data da sua entrada em vigor e do seu termo;

ii) A data de início e a duração da acção ou do exercício objecto da subvenção;

d) O montante máximo de financiamento autorizado, sob a forma:

i) Do montante máximo da subvenção e

ii) Da taxa máxima de financiamento dos custos da acção ou do programa de trabalho acordado, salvo no caso dos montantes fixos referidos no nº 1 do artigo 179º;

e) A descrição circunstanciada da acção ou, no caso de uma subvenção ao funcionamento, o programa de trabalho acordado pelo gestor orçamental para o exercício;

f) As condições gerais aplicáveis a todas as convenções do mesmo tipo, que incluirão, designadamente, a determinação da legislação aplicável à convenção, a jurisdição competente em caso de contencioso e a aceitação pelo beneficiário dos controlos da Comissão, do OLAF e do Tribunal de Contas, bem como as disposições em matéria de publicidade ex post referidas no artigo 167º, em conformidade com o disposto no Regulamento CE n° 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho [16]. A convenção pode fixar as modalidades e prazos em matéria de suspensão, em conformidade com o artigo 181º;

[16] JO L 8 de 12.01.2001, p.1.

g) O orçamento previsional e os custos elegíveis, discriminados, da acção ou do programa de trabalho acordado, salvo nos casos de montantes fixos referidos no nº 1 do artigo 179º;

h) Nos casos em que a execução da acção necessita da adjudicação de contratos, os princípios referidos no artigo 182º ou as regras em matéria de adjudicação de contratos que o beneficiário deve respeitar;

i) As responsabilidades do beneficiário, nomeadamente em matéria de boa gestão financeira e apresentação de relatórios de actividades e financeiros;

j) As modalidades e prazos de aprovação destes relatórios e de pagamento pela Comissão.

2. Nos casos a que se refere o artigo 161º, a convenção-quadro deve precisar as informações contempladas nas alíneas a), b), c)i), d)ii), f), h), i) e j) do nº 1.

A convenção específica deve incluir as informações a que se referem as alíneas a), b), c), d), e), g) e, se pertinente, i), do nº 1.

3. As convenções de subvenções apenas podem ser alteradas mediante acto adicional escrito. Estes actos adicionais não poderão ter por objecto ou efeito introduzir nas convenções alterações susceptíveis de pôr em causa a decisão de concessão da subvenção ou de comprometer a igualdade de tratamento dos beneficiários.

CAPÍTULO 2 PRINCÍPIOS DE ATRIBUIÇÃO

Artigo 163º Regra da não-rendibilidade(nº 2 do artigo 109º do Regulamento Financeiro)

1. A subvenção não pode ter por objecto ou por efeito a produção de um lucro a favor do beneficiário. O lucro é definido como:

a) Quer o saldo positivo entre o conjunto das receitas relativamente aos custos da acção em causa aquando da apresentação do pedido de pagamento final de uma subvenção a uma acção, sob reserva do disposto na alínea b);

b) No caso das acções que visam reforçar a capacidade financeira do beneficiário, no domínio das acções externas, a distribuição aos membros que compõem o organismo beneficiário das receitas excedentárias, decorrentes das suas actividades, tendo por efeito o enriquecimento pessoal, no âmbito de uma subvenção a uma acção;

c) Um saldo positivo do orçamento de funcionamento do organismo beneficiário de uma subvenção ao funcionamento.

2 As disposições do nº 1 não são aplicáveis a bolsas de estudo, de investigação ou de formação profissional, pagas a pessoas singulares nem a prémios concedidos na sequência de concurso para obras de concepção, nem aos montantes fixos previstos no nº 1 do artigo 179º.

Artigo 164º Programação anual(nº 1 do artigo 110 º do Regulamento Financeiro)

1. O programa de trabalho anual em matéria de subvenções será adoptado pela Comissão e será publicado no sítio Internet desta instituição consagrado às subvenções, o mais tardar em 31 de Janeiro de cada exercício.

O programa de trabalho especificará o acto de base, os objectivos, o calendário dos convites à apresentação de propostas, com o respectivo montante indicativo, e os resultados esperados.

2. Qualquer alteração substancial do programa de trabalho deve ser objecto de publicação complementar nas condições referidas no nº 1.

Artigo 165º Conteúdo dos convites à apresentação de propostas(Nº 1 do artigo 110º do Regulamento Financeiro)

1. Os convites à apresentação de propostas especificarão:

a) Os objectivos prosseguidos;

b) Os critérios de elegibilidade, selecção e atribuição indicados nos artigos 114º e 115º do Regulamento Financeiro, bem como os correspondentes documentos comprovativos;

c) As modalidades de financiamento comunitário;

d) As modalidades e a data limite para a apresentação das propostas e a data em que podem ter início as acções, bem como a data prevista para o encerramento do procedimento de adjudicação.

2. Os convites serão publicados no sítio Internet das instituições europeias e, eventualmente, em qualquer outro suporte adequado, como o Jornal Oficial das Comunidades Europeias, por forma a assegurar a publicidade mais lata possível junto dos beneficiários potenciais.

Artigo 166º Derrogações em matéria de convites à apresentação de propostas(Nº 1 do artigo 110º do Regulamento Financeiro)

1. Podem ser concedidas subvenções sem convite à apresentação de propostas exclusivamente nos seguintes casos:

a) No âmbito da ajuda humanitária, na acepção do Regulamento n° 1257/96 do Conselho [17], de 20 de Junho de 1996, e das ajudas que visam dar resposta a situações de crise como definidas no nº 2;

[17] JO L 163 de 2.7.1996. Regulamento do Conselho, de 20 de Junho de 1996.

b) Noutros casos urgentes excepcionais e devidamente justificados;

c) A subvenção a favor de organismos que se encontrem em situação de monopólio de facto ou de direito, devidamente fundamentada na correspondente decisão de concessão da Comissão, ou a favor de organismos identificados no acto de base;

2. As situações de crise são, na perspectiva de países terceiros, situações que:

a) Ameaçam a ordem pública e a segurança das pessoas, com risco de se transformar em conflito armado ou são susceptíveis de destabilizar o país; e

b) São susceptíveis de comprometer seriamente:

i) A salvaguarda de valores comuns, de interesses fundamentais, da independência e integridade da União Europeia;

ii) A segurança da união Europeia, a manutenção da paz e a segurança internacional, a promoção da cooperação internacional ou o desenvolvimento e reforço da democracia, do Estado de direito, do respeito dos direitos do Homem e das liberdades fundamentais, em conformidade com o artigo 11º do Tratado da União Europeia e com o artigo 3º do Regulamento (CE) n° 381/2001 do Conselho [18].

[18] JO L 57 de 27.2.2001, p.5. Regulamento de 26.2.2001 relativo à criação de um mecanismo de reacção rápida.

Artigo 167º Publicidade ex post(Nº 2 do artigo 110º do Regulamento Financeiro)

1. Todas as subvenções concedidas durante um exercício serão publicadas no sítio Internet das instituições comunitárias durante o primeiro semestre seguinte ao encerramento do exercício a título do qual foram atribuídas.

Nos casos de gestão delegada aos organismos referidos no artigo 54º do Regulamento Financeiro, deve constar pelo menos uma referência ao endereço do sítio onde podem ser encontradas estas informações, caso não tenham sido publicadas directamente no sítio Internet das Instituições comunitárias.

Podem igualmente ser publicadas em qualquer outro suporte adequado, como o Jornal Oficial das Comunidades Europeias.

2. Serão publicados, com o acordo do beneficiário, em conformidade com o nº 1, alínea f) do artigo 162º:

a) O nome e o endereço dos beneficiários;

b) O objecto da subvenção;

c) O montante concedido e, com excepção dos montantes fixos a que se refere o nº 1 do artigo 179º, a taxa de financiamento dos custos da acção ou do programa de trabalho aprovado.

Esta obrigação não pode ser objecto de derrogação se a divulgação das informações for susceptível de comprometer a segurança dos beneficiários ou de lesar os seus interesses comerciais.

Artigo 168º Financiamentos conjuntos(Artigo 111 º do Regulamento Financeiro)

Uma acção poderá ser objecto de financiamentos conjuntos por vários gestores orçamentais, a título de rubricas orçamentais distintas.

Artigo 169º Retroactividade na gestão de ajuda humanitária e a situações de crise(Artigo 112 º do Regulamento Financeiro)

Por forma a assegurar um desenvolvimento adequado das operações de ajuda humanitária ou em situações de crise, na acepção do nº 2 do artigo 166º, as despesas efectuadas por um beneficiário antes da apresentação do seu pedido só serão elegíveis para financiamento comunitário nos seguintes casos:

a) Quando, no âmbito da acção subvencionada, as despesas estiverem ligadas à constituição de exigências pelo requerente;

b) A título excepcional, e por razões devidamente justificadas, quando a decisão de financiamento e a convenção de subvenção assim o previrem explicitamente, fixando uma data de elegibilidade anterior à data de apresentação do pedido.

Artigo 170º Co-financiamentos externos(Artigo 113 º do Regulamento Financeiro)

1. O beneficiário justificará o montante dos co-financiamentos de que beneficiou, quer em recursos próprios, quer sob a forma de transferências financeiras provenientes de terceiros, quer ainda a prestações em espécie, à excepção dos casos de montantes fixos, contemplados no nº 1 do artigo 179º.

2. O gestor orçamental competente pode aceitar, em casos excepcionais devidamente justificados, co-financiamentos em espécie. Neste caso, o montante destas contribuições não deve exceder:

a) Os custos realmente suportados e devidamente comprovados por documentos contabilísticos;

b) Os custos geralmente aceites no mercado relevante;

Serão excluídas do cálculo do montante de co-financiamento as contribuições de tipo imobiliário, na acepção do nº 1 do artigo 114º.

CAPÍTULO 3 PROCEDIMENTO DE ATRIBUIÇÃO

Artigo 171º Pedido de financiamento(Artigo 114 º do Regulamento Financeiro)

1. Os pedidos serão apresentados com recurso ao formulário divulgado para o efeito pelos gestores competentes e segundo os critérios definidos no acto de base e no convite à apresentação de propostas.

2. Os pedidos permitirão comprovar a personalidade jurídica, assim como a capacidade financeira e operacional do requerente para levar a bom termo a acção ou programa de trabalhos proposto, sob reserva do disposto no nº 4 do artigo 174º. Para o efeito, o gestor orçamental solicitará uma declaração solene dos beneficiários potenciais; a conta de gestão, o balanço do último exercício encerrado e qualquer outro documento comprovativo previsto no convite à apresentação de propostas deverão igualmente, segundo a análise de riscos de gestão efectuada pelo gestor orçamental sob a sua responsabilidade, ser incluídos no pedido.

3. O orçamento da acção ou de funcionamento em anexo ao pedido deverá ser equilibrado no que respeita a receitas e despesas e deve indicar claramente os custos elegíveis para financiamento pelo orçamento comunitário, salvo no caso dos montantes fixos a que se refere o nº 1 do artigo 179º.

4. Se o custo da acção a financiar ultrapassar 300 000 euros ou, no caso das subvenções ao funcionamento, 50 000 euros, o pedido deve ser acompanhado de um relatório de auditoria externa elaborado por um revisor oficial de contas. Este relatório certificará as contas do último exercício disponível, efectuará uma apreciação da viabilidade do organismo na acepção do nº 2 do artigo 174º e identificará as subvenções recebidas durante o exercício.

A disposição consagrada no primeiro parágrafo apenas será aplicável ao primeiro pedido apresentado ao gestor orçamental por um mesmo beneficiário, num mesmo exercício orçamental.

No âmbito de convenções entre a Comissão e vários beneficiários, os referidos limiares aplicar-se-ão a cada beneficiário.

No caso das parcerias a que se refere o artigo 161º, deve ser obrigatoriamente apresentado um relatório de auditoria externa relativa aos dois últimos exercícios disponíveis antes da conclusão da convenção-quadro.

O gestor orçamental competente pode, em função da sua análise dos riscos de gestão, isentar desta obrigação os organismos públicos, as organizações internacionais referidas no artigo 41º e os beneficiários ligados por uma responsabilidade solidária, no caso de convenções com mais de um beneficiário.

5. O requerente deve indicar outras fontes de financiamento e respectivos montantes de que beneficie ou tenha solicitado durante o mesmo exercício para a mesma acção ou outras acções ou a título das suas actividades correntes.

Artigo 172º Provas de elegibilidade dos requerentes(Artigo 114 º do Regulamento Financeiro)

Os requerentes certificarão solenemente que não se encontram numa das situações previstas no artigo 93º do Regulamento Financeiro. O gestor orçamental competente pode, em função da sua análise dos riscos de gestão, solicitar também os elementos de prova contemplados no artigo 132º. Os requerentes devem apresentar estas provas, salvo impossibilidade material reconhecida pelo gestor orçamental competente.

Artigo 173º Sanções financeiras(Artigo 114 º do Regulamento Financeiro)

Os requerentes que sejam culpados de falsas declarações poderão ser objecto de sanções financeiras nas condições previstas no artigo 131º, determinadas em proporção do montante das subvenções em causa.

Os requerentes declarados culpados de falta grave de execução, em razão de não respeito das suas obrigações contratuais, podem ser objecto de sanções financeiras nas mesmas condições.

Artigo 174º Critérios de selecção(Nº 1 do artigo 115º do Regulamento Financeiro)

1. Os critérios de selecção serão publicados no convite à apresentação de propostas e devem permitir avaliar a capacidade financeira e operacional do requerente para levar a bom termo a acção ou programa de trabalhos propostos.

2. O requerente deve dispor de fontes de financiamento estáveis e suficientes para manter as suas actividades durante todo o período de realização da acção ou do exercício durante o qual beneficia de subvenção e participar no seu financiamento. Além disso, deverá possuir das competências e qualificações profissionais requeridas para a correcta realização da acção ou programa de trabalho propostos, salvo disposição em contrário do acto de base.

3. A verificação da capacidade financeira e operacional basear-se-á, nomeadamente, na análise dos documentos comprovativos referidos no artigo 171º .

4. A verificação da capacidade financeira não se aplicará às pessoas singulares beneficiárias de bolsas ou a organismos públicos, nem às organizações internacionais referidas no artigo 41º.

No caso das parcerias a que se refere o artigo 161º, esta verificação terá lugar antes da conclusão da convenção-quadro.

Artigo 175º Critérios de concessão(Nº 2 do artigo 115º do Regulamento Financeiro)

1. Os critérios de concessão serão publicados no convite à apresentação de propostas.

2. Os critérios de concessão permitirão conceder subvenções tanto a acções que optimizem a eficácia global do programa comunitário cuja execução garantem, como aos organismos cujo programa de trabalho vise os mesmos resultados. Estes critérios serão definidos de forma a garantir igualmente a boa gestão dos fundos comunitários.

A aplicação destes critérios permitirá seleccionar os projectos de acções ou de programas de trabalho que garantam à Comissão o cumprimento dos seus objectivos e prioridades, bem como a visibilidade do financiamento comunitário.

3. Os critérios de concessão serão definidos de forma a permitir a sua eventual avaliação posterior.

Artigo 176º Avaliação dos pedidos e concessão(Artigo 116 º do Regulamento Financeiro)

1. O gestor orçamental competente nomeará uma comissão de avaliação das propostas, a menos que a Comissão decida em contrário, relativamente a um programa sectorial específico.

Esta comissão será composta, no mínimo, por três funcionários ou agentes que representem, pelo menos, duas entidades orgânicas sem qualquer relação hierárquica entre si.

Nas representações e unidades locais a que se refere o artigo 252º, na ausência de entidades distintas, não se aplicará a obrigação relativa às entidades orgânicas sem relação hierárquica entre si.

Por decisão do gestor orçamental delegado competente, esta comissão pode ser apoiada por peritos externos.

2. A comissão de avaliação pode convidar um requerente a completar ou prestar esclarecimentos sobre os documentos comprovativos que atestam a sua capacidade financeira e operacional, no prazo por ele estabelecido.

3. No final dos trabalhos da comissão, os seus membros assinarão uma acta que fará referência a todas as propostas examinadas e a apreciação da sua qualidade e que identificará as propostas susceptíveis de beneficiar de financiamento. Se necessário, esta acta apresentará uma classificação das propostas examinadas.

Esta acta será conservada para efeitos de referência posterior.

4. O gestor orçamental competente tomará em seguida a sua decisão, especificando, pelo menos:

a) O objecto e montante global da decisão;

b) O nome dos beneficiários, o título das acções, os montantes que se propõe aceitar e razões desta opção, designadamente nos casos em que se afaste do parecer formulado pela comissão;

c) O nome dos requerentes excluídos e razões desta escolha.

5. As disposições dos nºs 1 a 4 não se aplicam aos beneficiários de subvenções identificados no acto de base.

Artigo 177º Informações relativas aos requerentes (Artigo 116 º do Regulamento Financeiro)

Os requerentes devem ser informados destas decisões nos quinze dias subsequentes ao envio da decisão de concessão aos beneficiários.

CAPÍTULO 4 PAGAMENTO E CONTROLO

Artigo 178º Justificação dos pedidos (Artigo 117 º do Regulamento Financeiro)

1. Relativamente a cada subvenção, a recondução de um pré-financiamento está subordinada ao apuramento do pré-financiamento precedente, pelo menos até 70% do seu montante total. O beneficiário deve apresentar uma discriminação das despesas incorridas a título de apoio ao seu novo pedido de pagamento.

2. O gestor orçamental competente pode exigir, em função da sua análise dos riscos de gestão, uma auditoria externa das contas da acção ou do organismo beneficiário de uma subvenção ao funcionamento, apresentada por um revisor oficial de contas, para efeitos de pedidos de pagamentos.

Caso esta auditoria externa não seja exigida, o gestor orçamental competente deverá justificar tal opção se os pagamentos de pré-financiamentos ou intermédios ultrapassarem 500 000 euros por exercício e por convenção, se os pagamentos de saldos excederem 100 000 euros e se as subvenções ao funcionamento forem superiores a 50 000 euros.

No âmbito de convenções entre a Comissão e vários beneficiários, os referidos limiares aplicar-se-ão a cada beneficiário.

Artigo 179º Financiamentos forfetários(Artigo 117 º do Regulamento Financeiro)

1. Para além do caso das bolsas e prémios, o acto de base pode autorizar financiamentos fixos para as contribuições de um montante inferior a 5.000 euros ou a possibilidade de recurso a tabelas de custos unitários.

No intuito de assegurar o respeito pelos princípios do co-financiamento, do não fim lucrativo e da boa gestão financeira, a avaliação destes montantes fixos e tabelas deve ser reexaminada pelo menos bienalmente pelo gestor orçamental competente. Esta avaliação deve ser aprovada pela Comissão.

2. A convenção de subvenção poderá autorizar a tomada a cargo, numa base fixa;

a) Das despesas gerais do beneficiário da subvenção, até um máximo do 7% dos custos totais elegíveis da acção, excepto se o beneficiário receber já uma subvenção ao funcionamento financiada pelo orçamento comunitário.

b) De determinadas despesas de deslocação em serviço, com base tabela per diem aprovada anualmente pela Comissão.

O montante máximo estabelecido no primeiro parágrafo da alínea a) pode ser excedido mediante decisão fundamentada da Comissão.

Artigo 180º Garantias prévias(Artigo 118 º do Regulamento Financeiro)

1. O gestor orçamental competente pode exigir ao beneficiário uma garantia prévia a fim de limitar os riscos financeiros associados ao pagamento dos pré-financiamentos.

2. Sempre que o pré-financiamento representar mais de 80% do montante total da subvenção, o pagamento só pode ser efectuado se o beneficiário apresentar previamente uma garantia sujeita à apreciação e aprovação do gestor orçamental competente.

No atinente às ONG com actividades no domínio das acções externas, é exigida esta garantia para pré-financiamentos superiores a 1 milhão de euros ou desde que representem mais de 90% do montante total da subvenção.

Esta garantia deve cobrir um período suficiente para permitir a sua execução.

3. Esta garantia será prestada por um organismo bancário ou financeiro autorizado e estabelecido num dos Estados-Membros.

Esta garantia pode ser substituída por um aval pessoal e solidário de um terceiro ou pela garantia solidária dos beneficiários de uma acção, que sejam partes na mesma convenção de subvenção.

Esta garantia será constituída em euros.

A garantia deve ter por efeito tornar o organismo, o terceiro ou os outros beneficiários em causa garantes solidários e irrevogáveis ou garantes face ao primeiro pedido em relação às obrigações do beneficiário da subvenção.

4. Esta garantia será liberada em paralelo com o apuramentos do pré-financiamento, em dedução dos pagamentos intermédios ou do saldo a favor do beneficiário, nas condições definidas na convenção de financiamento.

5. O gestor orçamental pode aplicar uma derrogação à obrigação prevista no nº 2 em relação aos organismos públicos e organizações internacionais a que se refere o artigo 41º.

O gestor orçamental competente pode igualmente eximir desta obrigação os beneficiários que tenham concluído uma convenção-quadro de parceria em conformidade com o artigo 161º.

Artigo 181º Suspensão e redução do montante de subvenções(Artigo 119 º do Regulamento Financeiro)

1. O gestor orçamental competente procederá à suspensão dos pagamentos e à redução do montante de subvenção, ou solicitará o reembolso do montante devido pelo beneficiário:

a) No caso de não execução, de execução incorrecta, de execução parcial ou tardia da acção ou programa de trabalho aprovado;

b) No caso de os montantes pagos terem excedido os limites máximos de financiamento fixados na convenção, nomeadamente se a acção ou o programa de trabalho aprovado tiverem sido executados a custos inferiores ao inicialmente previsto;

c) No caso de o orçamento da acção ou do funcionamento revelar um excedente a posteriori.

2. Os pagamentos podem ser igualmente suspensos em caso de presunção de infracção de outras cláusulas da convenção. Esta suspensão visa comprovar a existência das infracções presumidas e permitir, se for caso disso, a respectiva correcção.

CAPÍTULO 5 EXECUÇÃO

Artigo 182º Contratos de execução(Artigo 120 º do Regulamento Financeiro)

1. Sempre que a execução das acções subvencionadas exija a adjudicação de um contrato, os beneficiários de subvenções deverão adjudicar o contrato à proposta economicamente mais vantajosa, ou seja, à que apresentar a melhor relação qualidade/ preço, em observância dos princípios da transparência e igualdade de tratamento dos contratantes potenciais, velando por que não se registem quaisquer conflitos de interesses.

2. Para efeitos do nº 1, o gestor orçamental competente pode impor aos beneficiários regras específicas a seguir, tendo em conta nomeadamente o valor dos contratos em causa, a importância relativa da participação comunitária relativamente ao custo total da acção e os riscos de gestão.

Neste caso, estas disposições serão consignadas na convenção de subvenção.

TÍTULO VIICONTABILIDADE E APRESENTAÇÃO DE CONTAS

CAPÍTULO 1 APRESENTAÇÃO DE CONTAS

Artigo 183º Relatório sobre a gestão orçamental e financeira do exercício(Artigo 122 º do Regulamento Financeiro)

O relatório sobre a gestão orçamental e financeira do exercício incluirá uma exposição fiel sobre a:

a) Realização dos objectivos do exercício, em conformidade com o princípio da boa gestão financeira;

b) Situação financeira e acontecimentos que tiveram influência significativa sobre as actividades efectuadas durante o exercício.

Artigo 184º Derrogação aos princípios contabilísticos(Artigo 124 º do Regulamento Financeiro)

Sempre que, num caso concreto, os contabilistas entenderem conveniente derrogar ao conteúdo dos princípios contabilísticos previstos nos artigos 185º a 191º, esta derrogação deve ser assinalada e devidamente fundamentada no anexo referido no artigo 201º.

Artigo 185º Princípio da continuidade das actividades(Artigo 124 º do Regulamento Financeiro)

1. O princípio da continuidade das actividades significa que, para a elaboração das demonstrações financeiras, presume-se que as instituições e organismos referidos no artigo 185º do Regulamento Financeiro têm uma duração ilimitada.

2. Quando se puder inferir, a partir de elementos objectivos, que uma instituição ou organismo referido no artigo 185º do Regulamento Financeiro vai cessar as suas actividades, o contabilista deve apresentar esta informação no anexo, explicitando os motivos de tal decisão. O contabilista deve aplicar as regras contabilísticas para determinar o valor de liquidação da instituição ou organismo em causa.

Artigo 186º Princípio da prudência(Artigo 124 º do Regulamento Financeiro)

O princípio de prudência significa que os activos e os proveitos não serão sobreavaliados e os elementos do passivo ou as despesas subavaliados. Não obstante, o princípio da prudência não deve permitir a constituição de reservas ocultas nem de provisões excessivas.

Artigo 187º Princípio da consistência dos métodos(Artigo 124 º do Regulamento Financeiro)

1. O princípio da consistência significa que a estrutura dos elementos integrados nas demonstrações financeiras, bem como os métodos de contabilização e as regras de avaliação, não podem ser alterados de um exercício ao outro.

2. O contabilista da Comissão só pode derrogar a este princípio da consistência em casos excepcionais, nomeadamente:

a) Se se verificar uma alteração significativa da natureza das operações da entidade;

b) Se a alteração introduzida conduzir a uma apresentação mais adequada das operações contabilísticas

Artigo 188º Princípio da comparabilidade das informações(Artigo 124 º do Regulamento Financeiro)

1. O princípio da comparabilidade das informações significa que cada rubrica das demonstrações financeiras deve indicar o montante correspondente do exercício precedente.

2. Sempre que, em aplicação do nº 1, a apresentação ou classificação de um dos elementos das demonstrações financeiras for alterada, os montantes correspondentes do exercício precedente devem ser apresentados de uma forma que permita a sua comparação e reclassificação.

Caso essa reclassificação se revele inviável, tal facto deve ser referido no Anexo.

Artigo 189º Princípio da importância relativa(Artigo 124 º do Regulamento Financeiro)

1. O princípio da importância relativa significa que todas as operações com uma importância significativa para a informação pretendida devem ser reconhecidas nas demonstrações financeiras. A importância relativa será, nomeadamente, apreciada em função da natureza ou montante da transacção em causa.

2. As transacções poderão ser agrupadas na medida em que:

a) A natureza das transacções seja idêntica, mesmo que o montante correspondente seja elevado;

b) O montante das transacções seja negligenciável;

c) Estes agrupamentos contribuam para a clareza das demonstrações financeiras.

Artigo 190º Princípio da não-compensação(Artigo 124 º do Regulamento Financeiro)

O princípio da não-compensação significa que não é permitido efectuar qualquer compensação entre créditos e dívidas, nem entre despesas e receitas, excepto no caso de despesas e receitas resultantes de uma mesma transacção, de transacções similares ou de operações de cobertura, e na medida em que não sejam individualmente significativas.

Artigo 191º Princípio da prevalência da realidade sobre a aparência(Artigo 124 º do Regulamento Financeiro)

O princípio da prevalência da realidade sobre a aparência significa que os factos contabilísticos reconhecidos nas demonstrações financeiras devem ser apresentados em função da sua natureza económica.

Artigo 192º Contabilização das operações(Artigo 125 º do Regulamento Financeiro)

1. Todas as transacções deverão ser contabilizadas sempre que:

a) Os seus efeitos económicos se traduzam num provável aumento ou diminuição do património das Instituições;

b) O seu custo ou valor possam ser avaliados de forma fiável.

2. Os métodos contabilísticos previstos no artigo 133º do Regulamento Financeiro devem especificar o facto gerador da contabilização de cada operação.

Artigo 193º Avaliação dos elementos do activo e do passivo(Artigo 125 º do Regulamento Financeiro)

1. A avaliação dos elementos do activo e do passivo basear-se-á no preço de aquisição ou no custo de produção. Todavia, o valor dos elementos do activo imobilizado, com exclusão financeiro, deve ser deduzido das amortizações. Além disso, uma diminuição do valor de um elemento de activo deve ser objecto de uma redução de valor e um aumento do passivo exigível deve ser objecto de uma provisão.

2. As normas e métodos contabilísticos, previstos no artigo 133º do Regulamento Financeiro, podem determinar que todos os elementos, ou apenas alguns deles, sejam avaliados por outro valor que não o de aquisição.

Artigo 194º Provisões(Artigo 125 º do Regulamento Financeiro)

Uma provisão é constituída se e só se:

a) Tiver já nascido uma obrigação, em resultado de um acontecimento passado;

b) For provável que uma saída de recursos representativos de vantagens económicas seja necessário para extinguir a obrigação; e

c) O montante da obrigação puder ser calculado de forma fiável.

Artigo 195º Estrutura do balanço(Artigo 126 º do Regulamento Financeiro)

1. O balanço é composto por diferentes rubricas, agrupadas em títulos e subtítulos.

2. As rubricas do activo serão classificadas por ordem crescente de liquidez e as do passivo, por ordem crescente de exigibilidade

Artigo 196º Apresentação do balanço(Artigo 126 º do Regulamento Financeiro)

Para efeitos de apresentação do balanço, o contabilista deverá incluir, pelo menos, as seguintes rubricas:

Activo

Despesas de estabelecimento

Imobilizações incorpóreas

Imobilizações corpóreas

Imobilizações financeiras

Créditos a mais de um ano

Existências

Créditos a um ano, no máximo

Tesouraria e meios líquidos equivalentes a tesouraria

Contas transitórias e de regularização

Passivo e Capitais Próprios

Capitais próprios (constituídos pelo resultado económico do exercício, pelo resultado transitado de exercícios anteriores e pelas reservas)

Provisões

Dívidas a mais de um ano

Dívidas a um ano, no máximo

Contas transitórias e de regularização

Artigo 197º Conta de resultados económicos(Artigo 126 º do Regulamento Financeiro)

A conta de resultados económicos reflectirá as receitas e as despesas do exercício, cuja classificação deve ser feita em função da sua natureza.

Artigo 198º Apresentação da conta de resultados económicos(Artigo 126 º do Regulamento Financeiro)

Para efeitos da apresentação da conta de resultados económicos, o contabilista deve ter em conta a estrutura mínima seguinte:

Receitas de exploração

- Despesas de exploração

= Resultado de exploração

+/- Resultado extraordinário

+/- Resultado das actividades correntes

+/- Resultado extraordinário

= Resultado do exercício

Artigo 199º Mapa dos fluxos de tesouraria(Artigo 126 º do Regulamento Financeiro)

O mapa dos fluxos de tesouraria reflectirá os movimentos de tesouraria.

Esta última é composta pelos seguintes elementos:

a) Dinheiro em caixa;

b) Contas e depósitos bancários à ordem;

c) Outros valores disponíveis susceptíveis de serem rapidamente ser convertidos em numerário e cujo valor seja estável.

Artigo 200º Classificação dos fluxos de tesouraria(Artigo 126 º do Regulamento Financeiro)

1. O mapa dos fluxos de tesouraria deve reflectir os movimentos de tesouraria, classificados em fluxos de exploração, de investimento e financeiros.

2. Os fluxos de tesouraria referentes à exploração evidenciarão os movimentos de tesouraria decorrentes de actividades correntes.

3. Os fluxos de tesouraria de investimento evidenciarão os movimentos de tesouraria decorrentes da aquisição ou venda de imobilizações.

4. Os fluxos de tesouraria financeiros representarão os movimentos de tesouraria decorrentes de actividades de concessão e contracção de empréstimos, bem como de qualquer outra fonte financeira.

Artigo 201º Anexo às demonstrações financeiras(Artigo 126 º do Regulamento Financeiro)

O Anexo referido no artigo 126º do Regulamento Financeiro faz parte integrante das demonstrações financeiras e incluirá, pelo menos, as seguintes informações:

a) Os princípios, regras e métodos contabilísticos;

b) As notas explicativas que fornecem informações suplementares que não são apresentadas no corpo das demonstrações financeiras mas que são necessárias para uma imagem fiel;

c) As responsabilidades extrapatrimoniais, que mencionam os direitos e obrigações não incluídos no balanço e susceptíveis de ter uma influência significativa sobre o património, a situação financeira ou o resultado da entidade em causa.

Artigo 202º Notas explicativas(Artigo 126 º do Regulamento Financeiro)

As notas explicativas devem ser apresentadas por referência cruzada às rubricas das demonstrações financeiras e seguir a mesma ordem de apresentação.

Artigo 203º Conta de resultados da execução orçamental(Artigo 127 º do Regulamento Financeiro)

1. A conta de resultados da execução orçamental incluirá:

a) Informações sobre as receitas, nomeadamente:

i) A evolução das dotações do orçamento em termos de receitas;

ii) A execução do orçamento em termos de receitas;

iii) A evolução dos direitos apurados;

b) Informações que reconstituam a evolução da totalidade das dotações de autorização e de pagamento disponíveis;

c) Informações que reconstituam a utilização da totalidade das dotações de autorização e de pagamento disponíveis;

d) Informações relativas à evolução das autorizações por liquidar, transitadas do exercício precedente ou aprovadas durante o exercício.

2. No que se refere às informações em matéria de receitas, será igualmente incluído um mapa que indique, por Estado-Membro, a discriminação dos montantes por cobrar no final do exercício, correspondentes a recursos próprios cobertos por uma ordem de cobrança.

Artigo 204º Anexo ao anexo ao mapa sobre a execução orçamental(Artigo 127 º do Regulamento Financeiro)

O anexo aos mapas sobre a execução orçamental referidos no artigo 127º do Regulamento Financeiro devem incluir, no mínimo:

a) Informações sobre os princípios orçamentais, tipos de dotação e estrutura do orçamento;

b) Informações sobre as autorizações por liquidar;

c) Informações necessárias à boa compreensão da execução orçamental.

CAPÍTULO 2 (Capítulo 3 do Regulamento Financeiro) CONTABILIDADE

Secção 1Organização contabilística

Artigo 205º Organização contabilística(Artigo 132 º do Regulamento Financeiro)

1. O contabilista de cada instituição ou organismo referido no artigo 190º do Regulamento Financeiro deve elaborar documentação que descreva a organização e respectivos procedimentos contabilísticos.

2. Para efeitos da elaboração das demonstrações financeiras, o recurso a registos extracontabilísticos será limitado ao mínimo.

3. As receitas e despesas orçamentais serão registadas, a título de receita ou despesa, corrente ou de capital, no sistema informático referido no artigo 206º, em função da natureza económica da operação.

Artigo 206º Sistemas informáticos(Artigo 132 º do Regulamento Financeiro)

1. A contabilidade será elaborada através de uma ou mais aplicações informáticas.

2. A organização da contabilidade através de sistemas e subsistemas informáticos requer a descrição completa desses sistemas e subsistemas.

Esta descrição definirá o conteúdo dos campos de dados e precisará a forma como serão tratadas as operações individuais pelo sistema. A descrição indicará a forma como o sistema garante a existência de uma pista de auditoria completa, relativamente a cada operação.

As descrições dos sistemas e subsistemas informáticos de contabilidade mencionarão, se for caso disso, as relações entre estes últimos e o sistema contabilístico central, nomeadamente em matéria de transferência de dados e conciliação dos saldos.

Secção 2Livros Contabilísticos

Artigo 207º Livros contabilísticos(Artigo 135 º do Regulamento Financeiro)

1. Cada Instituição ou organismo referido no artigo 185º do Regulamento Financeiro deve possuir um diário, um razão geral e um inventário.

2. Os livros contabilísticos consistem em documentos informáticos identificados pelo contabilista e oferecendo todas as garantias em matéria de prova.

3. Os registos no diário são transferidos para as contas do razão, discriminadas de acordo com o plano de contabilidade a que se refere o artigo 210º.

4. O diário e o razão geral podem ser discriminados no número de diários e livros auxiliares que a importância e as necessidades o exigirem.

5. Os lançamentos registados nos diários e livros auxiliares serão centralizados, pelo menos mensalmente, no diário e no razão geral.

Artigo 208º Balanço geral das contas(Artigo 135 º do Regulamento Financeiro)

Cada instituição ou organismo a que se refere o artigo 185º do Regulamento Financeiro elaborará um balancete geral das contas reflectindo o conjunto das contas do activo, do passivo e dos resultados, incluindo as contas saldadas durante do exercício com a indicação, relativamente a cada uma:

a) O número da conta;

b) A sua denominação;

c) O total dos débitos;

d) O total dos créditos;

e) O saldo.

Artigo 209º Inventário(Artigo 135 º do Regulamento Financeiro)

1. O inventário descreve todos os elementos de activo e passivo, relativamente aos quais são referidos a quantidade e valor de cada um na data do inventário.

2. Os dados referidos no inventário serão conservados e organizados de maneira a justificar o conteúdo cada uma das contas incluídas no balancete geral das contas.

3. No que diz respeito ao inventário das imobilizações, aplicar-se-ão as disposições dos artigos 218º a 225º.

Secção 3Plano de Contabilidade

Artigo 210º Plano de contabilidade(Artigo 135 º do Regulamento Financeiro)

1. O plano de contabilidade será adoptado pelo contabilista da Comissão.

2. O plano de contabilidade agrupará as contas em classes.

Cada classe pode ser dividida em grupos e subgrupos, em função das necessidades.

3. O plano de contabilidade deve prever pelo menos as classes seguintes:

a) Relativamente às contas de balanço:

i) Classe 1: contas de capitais próprios, de provisões e de dívidas a mais de um ano,

ii) Classe 2: contas das despesas de estabelecimento, de activos imobilizados e de créditos a mais de um ano,

iii) Classe 3: contas de existências;

iv) Classe 4: contas de créditos e dívidas a um ano, no máximo,

v) Classe 5: contas financeiras;

b) Relativamente às contas de gestão:

i) Classe 6: contas de despesas;

ii) Classe 7: contas de receitas;

c) Relativamente às contas especiais: classe 8 e 9: contas especiais.

d) Relativamente às operações extrapatrimoniais: Classe 0: operações extrapatrimoniais:

4. O plano de contabilidade deve ser suficientemente pormenorizado para permitir o registo das operações em conformidade com as normas contabilísticas.

5. O conteúdo de cada conta e classe, bem como a respectiva movimentação, serão determinados pelo plano de contabilidade.

Secção 4Registo

Artigo 211º Registos contabilísticos(Artigo 135 º do Regulamento Financeiro)

1. Os registos serão elaborados segundo o método dito "das partidas dobradas", por força do qual qualquer movimento ou variação registado na contabilidade é representado por um lançamento que estabelece uma equivalência entre o que é levado a débito e o que é levado a crédito das diferentes contas afectadas por este registo.

2. A contrapartida em euros de uma transacção expressa numa outra moeda deverá ser calculada e contabilizada.

As transacções em divisas das contas objecto de reavaliação devem ser objecto de reavaliação monetária, pelo menos aquando de cada encerramento contabilístico.

Esta reavaliação será efectuada com base nos câmbios estabelecidos em conformidade com o artigo 8º.

Artigo 212º Registos contabilísticos(Artigo 135 º do Regulamento Financeiro)

Qualquer registo contabilístico deve precisar a origem, conteúdo e imputação de cada elemento, bem como as referências do documento comprovativo correspondente.

Artigo 213º Documentos comprovativos(Artigo 135 º do Regulamento Financeiro)

1. Cada lançamento deve basear-se num documento comprovativo datado e numerado, em suporte papel ou sobre um outro suporte que assegure a fiabilidade e conservação do seu conteúdo, durante os prazos referidos no artigo 46º.

2. As operações de natureza semelhante, realizadas num mesmo local e no mesmo dia, podem ser incluídas num único documento comprovativo.

Artigo 214º Registo no diário(Artigo 135 º do Regulamento Financeiro)

As operações contabilísticas serão registadas no diário, segundo os métodos, não mutuamente exclusivos, em seguida indicados:

a) Diariamente, operação a operação;

b) Ou por recapitulação periódica dos totais das operações, na condição de serem conservados todos os documentos que permitem verificar estas operações diariamente e operação a operação.

Artigo 215º Validação do registo(Artigo 135 º do Regulamento Financeiro)

1. O carácter definitivo dos registos no diário e no inventário será assegurado por um procedimento de validação, que proíbe qualquer modificação ou supressão desse registo.

2. O mais tardar antes da apresentação das demonstrações financeiras definitivas, será lançado um procedimento de encerramento destinado a bloquear a cronologia e garantir inalterabilidade dos registos.

Secção 5Conciliação e verificação

Artigo 216º Conciliação das contas(Artigo 135 º do Regulamento Financeiro)

1. Os saldos de cada conta do balancete geral devem ser conciliados periodicamente, pelo menos aquando de cada encerramento contabilístico.

2. Periodicamente, e pelo menos aquando de cada encerramento contabilístico, o contabilista deve verificar se os dados do livro do inventário correspondem à realidade e controlar, nomeadamente:

a) Os activos nos bancos, mediante conciliação dos extractos de conta transmitidos pelas instituições financeiras;

b) Os fundos em caixa, mediante conciliação com os dados do livro de caixa,

No que diz respeito às contas de imobilizações, este exame efectuar-se-á em conformidade com as disposições do artigo 222º .

3. As contas de ligação interinstitucionais serão conciliadas e apuradas periodicamente.

4. As contas provisórias são periodicamente examinadas pelo contabilista, a fim de as apurar o mais rapidamente possível.

Secção 6Contabilidade orçamental

Artigo 217º Conteúdo e manutenção da contabilidade orçamental(Artigo 137 º do Regulamento Financeiro)

1. A contabilidade orçamental registará, para cada subdivisão do orçamento:

a) No que diz respeito às despesas:

i) As dotações aprovadas no orçamento inicial, as dotações inscritas em orçamentos rectificativos, as dotações transitadas, as dotações criadas na sequência de participações de terceiros, as dotações resultantes de transferências e o montante total das dotações assim disponibilizadas;

ii) Às autorizações e aos pagamentos do exercício;

b) No que diz respeito às receitas:

i) As previsões inscritas no orçamento inicial, as previsões inscritas os orçamentos rectificativos, as receitas de participações de terceiros e o montante total das previsões assim avaliadas;

ii) Os direitos apurados e as cobranças do exercício;

c) As autorizações por liquidar e as receitas por cobrar de exercícios anteriores.

As dotações de autorização e as dotações de pagamento referidas no primeiro parágrafo da alínea a) serão objecto de um registo e acompanhamento distintos;

Serão igualmente registadas na contabilidade orçamental as autorizações provisionais globais relativas ao Fundo Europeu de Orientação e Garantia Agrícola (FEOGA), Secção "Garantia", e os pagamentos correspondentes.

Estas autorizações serão apresentadas relativamente ao conjunto das dotações do FEOGA, Secção "Garantia".

2. A contabilidade orçamental deve permitir um acompanhamento distinto:

a) Da utilização das dotações transitadas e das dotações do exercício ;

b) Da liquidação das autorizações por liquidar.

No que diz respeito às receitas, os créditos por cobrar de exercícios anteriores serão objecto de acompanhamento separado.

3. A contabilidade orçamental pode ser organizada de forma a ser desenvolvida numa contabilidade analítica.

4. A contabilidade orçamental será mantida com base em sistemas informáticos, em livros ou fichas.

CAPÍTULO 3 (Capítulo 4 do Regulamento Financeiro) INVENTÁRIO DAS IMOBILIZAÇÕES

Artigo 218º Inventário das imobilizações(Artigo 138 º do Regulamento Financeiro)

O sistema de inventário das imobilizações será estabelecido pelo gestor orçamental com a assistência do contabilista. Este sistema de inventário fornecerá todas as informações necessárias para as escriturações da contabilidade.

Artigo 219º Conservação dos bens(Artigo 138 º do Regulamento Financeiro)

As instituições adoptarão cada uma, no que a si se refere, as disposições relativas à conservação dos bens incluídos nos respectivos balanços e determinarão os serviços administrativos responsáveis pelo sistema de inventário.

Artigo 220º Inscrição no inventário(Artigo 138 º do Regulamento Financeiro)

Serão objecto de inscrição no inventário e de registo nas contas de imobilizações todas as aquisições de bens cujo o preço de aquisição ou custo seja igual ou superior a 420 euros, cuja duração de utilização seja superior um ano e que não tenham carácter de bem consumo.

Artigo 221º Conteúdo do inventário(Artigo 138 º do Regulamento Financeiro)

O inventário conterá uma descrição adequada do bem e especificará a sua localização, data de aquisição e custo unitário.

Artigo 222º Controlos do inventário(Artigo 138 º do Regulamento Financeiro)

Os controlos do inventário efectuados pelas instituições serão executados de forma garantir a existência física de cada bem e a sua conformidade com a inscrição no inventário. Este controlo será efectuado no âmbito de um programa trienal de verificação.

Artigo 223º Revenda de bens(Artigo 138 º do Regulamento Financeiro)

Os funcionários ou agentes das instituições e dos organismos referidos no artigo 185° do Regulamento Financeiro não podem adquirir os bens revendidos por estas instituições e organismos, excepto se os mesmos forem revendidos no âmbito de uma hasta pública.

Artigo 224º Procedimento de venda de activos imobilizados(Artigo 138 º do Regulamento Financeiro)

1. As vendas de activos imobilizados serão objecto de publicidade local adequada quando o seu valor de compra unitário for igual ou superior à 8 100 euros. O período compreendido entre a data de publicação do último anúncio e a conclusão do contrato de venda deve ser no mínimo de 14 dias.

Serão objecto de um anúncio de venda publicado no Jornal Oficial das Comunidades Europeias, quando o seu valor de compra unitário for igual ou superior à 391 100 euros. Além disso, pode ser feita publicidade adequada na imprensa dos Estados-Membros. O período compreendido entre a data de publicação do anúncio no Jornal Oficial das Comunidades Europeias e a celebração do contrato de venda deve ser no mínimo de um mês.

2. Sempre que os custos da publicidade excederem a receita prevista, esta publicidade pode ser dispensada.

3. As instituições devem sempre procurar obter os melhores preços para a venda de activos imobilizados.

Artigo 225º Procedimento de venda de activos imobilizados(Artigo 138 º do Regulamento Financeiro)

A cessão, a título oneroso ou gratuito, o abandono, a locação e o desaparecimento por perda, roubo ou qualquer outra causa dos activos inventariados conduzirá à elaboração de uma declaração ou auto por parte do gestor orçamental.

Da declaração ou auto deve constatar em especial a eventualidade de uma obrigação de substituição a cargo de um funcionário ou agente das Comunidades ou de qualquer outra pessoa.

As colocações à disposição a título gratuito de edifícios ou de grandes instalações devem ser objecto de um contrato e de uma comunicação anual ao Parlamento e o Conselho, por ocasião da apresentação do anteprojecto de orçamento.

PARTE II DISPOSIÇÕES ESPECIAIS

TÍTULO I (Título II do REGULAMENTO FINANCEIRO) FUNDOS ESTRUTURAIS

Artigo 226º Reembolso de adiantamentos (Artigo 157º do Regulamento Financeiro)

Em conformidade com a regulamentação sobre os Fundos Estruturais e de Coesão, o reembolso de adiantamentos pagos a título de uma intervenção não terá por efeito a anulação da autorização das dotações correspondentes, nem a redução da participação dos Fundos na intervenção em causa.

Os montantes reembolsados constituem receitas afectadas, em conformidade com o artigo 18º do Regulamento Financeiro.

TÍTULO II (TÍTULO II DO REGULAMENTO FINANCEIRO) INVESTIGAÇÃO

Artigo 227º Tipologia das acções (Artigo 160 º do Regulamento Financeiro)

1. As dotações de investigação e desenvolvimento tecnológico serão executadas na implementação de acções directas, de acções indirectas no âmbito do programa-quadro de investigação referido no artigo 166º do Tratado CE e das acções referidas no artigo 165º do mesmo Tratado, mediante participação em programas e actividades competitivas realizadas pelo Centro Comum de Investigação (CCI).

2. As acções directas serão executadas nas instalações do CCI e, em princípio, integralmente financiadas pelo orçamento. Consistem em:

a) Programas de investigação;

b) Actividades de investigação exploratória;

c) Actividades de apoio científico e técnico de natureza institucional.

3. As acções indirectas consistem em programas executados no âmbito de contratos concluídos com terceiros. O CCI pode participar nestes contratos na mesma base que os terceiros.

4. No intuito de assegurar a coerência entre as políticas nacionais e a política comunitária de investigação, a Comissão pode adoptar iniciativas em conformidade com o disposto no artigo 165º do Tratado CE e imputar ao orçamento as despesas de carácter exclusivamente administrativo.

5. Para além dos programas específicos referidos no nº 3 do artigo 166º do Tratado CE, a Comunidade pode:

a) Adoptar programas complementares nos quais apenas participam certos Estados-Membros, em conformidade com as disposições do artigo 168º do Tratado CE;

b) Adoptar programas realizados por vários Estados-Membros, incluindo a participação nas estruturas criadas para a execução destes programas, em conformidade com as disposições do artigo 169º do Tratado CE;

c) Realizar acções de cooperação com países terceiros ou organizações internacionais, em conformidade com as disposições do artigo 170º do Tratado CE;

d) Lançar empresas comuns, em conformidade com as disposições do artigo 171º do Tratado CE.

6. As actividades de natureza concorrencial efectuadas pelo CCI consistem em:

a) Actividades de apoio científico e técnico no âmbito de programas-quadro de investigação e desenvolvimento tecnológico, em princípio integralmente financiadas pelo orçamento;

b) Actividades por conta de terceiros.

Artigo 228º Regras aplicáveis ao CCI(Artigo 161 º do Regulamento Financeiro)

1. As previsões de dotações referidas no nº 2 do artigo 161 do Regulamento Financeiro serão transmitidas ao contabilista com vista ao seu registo.

2. Quando as actividades efectuadas pelo CCI por conta de terceiros implicarem a celebração de um contrato, o procedimento de adjudicação deste contrato respeitará os princípios de transparência e igualdade de tratamento.

TÍTULO III(TÍTULO IV DO REGULAMENTO FINANCEIRO) ACÇÕES EXTERNAS

CAPÍTULO 1DISPOSIÇÕES GERAIS

Artigo 229º Acções susceptíveis de ser financiadas(Artigo 162 º do Regulamento Financeiro)

As dotações relativas às acções referidas no Capítulo 1 do Título IV da Parte II do Regulamento Financeiro podem destinar-se, nomeadamente, a financiar contratos, subvenções, incluindo bonificações de juros, empréstimos especiais, garantia de empréstimos e acções de assistência macrofinanceira, assim como apoio orçamental e outras formas específicas de assistência orçamental.

CAPÍTULO 2 EXECUÇÃO DAS ACÇÕES

Artigo 230º Convenção de financiamento no âmbito da gestão descentralizada(Artigo 166 º do Regulamento Financeiro)

1. Antes da conclusão de uma convenção de financiamento relativa à execução de uma acção a ser gerida de maneira descentralizada, o gestor orçamental competente assegurar-se-á, através de verificações com base em documentos e in loco, de que o sistema de gestão criado pelo país terceiro beneficiário para a gestão dos fundos comunitários está em conformidade com o nº 1 do artigo 164° do Regulamento Financeiro.

2. Cada convenção de financiamento concluída no âmbito da gestão descentralizada deve prever expressamente, no todo ou em parte, em função do grau de descentralização acordado, disposições:

a) Que garantam a observância dos critérios referidos no nº 1 do artigo 164º do Regulamento Financeiro,

b) Que indicarão que, se os critérios mínimos referidos no nº 1 do artigo 164º do Regulamento Financeiro deixarem de ser aplicados, a execução da convenção pode suspensa pela Comissão;

c) Que definirão o procedimento contraditório de liquidação das contas, susceptível de pôr em causa a responsabilidade do país terceiro, tal como referido no nº 5 do artigo 53º do Regulamento Financeiro;

d) Que estabelecerão os mecanismos de correcção financeira referidos no artigo nº 5 do artigo 53ºdo Regulamento Financeiro e especificados no artigo 40º, nomeadamente o recurso à cobrança através de compensação.

Artigo 231º Empréstimos especiais(Artigo 166 º do Regulamento Financeiro)

Qualquer projecto de investimento financiado por um empréstimo especial dará lugar à conclusão de um contrato de empréstimo entre a Comissão, em nome das Comunidades, e o mutuário.

Artigo 232º Contas bancárias(Artigo 166 º do Regulamento Financeiro)

1. Para a execução dos pagamentos na moeda do país beneficiário, serão abertas, junto de uma instituição financeira no país Estado beneficiário, contas em euros em nome da Comissão ou, por comum acordo, contas em nome do beneficiário junto de uma instituição financeira. Os fundos em causa serão ser identificados pela denominação destas contas.

2. As contas referidas no nº 1 serão provisionadas em função das necessidades reais de tesouraria. As transferências serão efectuadas em euros e convertidas, se necessário, na moeda do país beneficiário, em paralelo com a exigibilidade dos pagamentos a efectuar, em conformidade com as disposições dos artigos 7º e 8º.

CAPÍTULO 3 CELEBRAÇÃO DE CONTRATOS

Artigo 233º Arrendamento de imóveis(Artigo 167 º do Regulamento Financeiro)

Os contratos de arrendamento de edifícios já construídos aquando da sua assinatura são os únicos contratos imobiliários que podem ser financiados por dotações operacionais destinadas a acções externas.

Artigo 234º Definições (Artigo 167 º do Regulamento Financeiro)

1. Os contratos de serviços incluem contratos de estudos e de assistência técnica.

Tratar-se-á de um contrato de estudos se o contrato de serviços celebrado entre um prestador de serviços e a entidade adjudicante incidir, inter alia, sobre a identificação e preparação de projectos e respectivos estudos de viabilidade, económicos, de mercado e técnicos, bem como avaliações e auditorias.

Tratar-se-á de um contrato de assistência técnica se o prestador do serviço for encarregado de exercer uma função de aconselhamento ou se for chamado a assegurar a direcção ou supervisão de um projecto ou a colocar à disposição os peritos especificados no contrato.

2. Sempre que um país terceiro disponha, nos seus serviços ou entidades com participação pública, pessoal de gestão qualificado, os contratos podem ser executados directamente por esses serviços ou entidades em administração directa.

Artigo 235º Disposições específicas relativas aos limiares e modalidades de celebração de contratos externos (Nº 1, alíneas a) e b), do artigo 167º do Regulamento Financeiro)

1 Não são aplicáveis aos contratos a celebrar pelas entidades adjudicantes, ou por sua conta, a que se refere o nº 1, alíneas a) e b), do Regulamento Financeiro os artigos 116º a 119º, excepto no que se refere às definições, os nºs 3 e 4 do artigo 120º, os artigos 121º e 124º a 127º, os nºs 3 a 6 do artigo 129º, o nº 2 do artigo 137º e os artigos 138º a 144º, 146º, 149º, 150º, 155º e 156º.

A aplicação das disposições relativas aos contratos, abrangidas pelo presente Capítulo será objecto de uma decisão da Comissão.

2. Em caso de não observância dos procedimentos a se refere o nº 1, as despesas relativas às operações em causa não serão elegíveis para financiamento comunitário.

3 Os contratos celebrados no âmbito da ajuda alimentar regem-se pelas disposições específicas do Regulamento (CE) n° 2519/97 [19].

[19] JO L 346 de 17.12.1997, p.23-40. Regulamento da Comissão, de 16 de Dezembro de 1997, que estabelece as normas gerais de mobilização de produtos a fornecer a título do Regulamento (CE) nº 1292/96 do Conselho para a ajuda alimentar comunitária.

4. O presente Capítulo não se aplica às entidades adjudicantes referidas no nº 1, alínea b), do artigo 167º do Regulamento Financeiro se, na sequência dos controlos referidos no artigo 33º, a Comissão as tiver autorizado a utilizar os seus próprios procedimentos de adjudicação de contratos no âmbito de uma gestão descentralizada.

Artigo 236º Contratos a adjudicar pelas entidades adjudicantes referidas no nº 1, alínea c), do artigo 167º do Regulamento Financeiro(nº 1, alínea c), do artigo 167º do Regulamento Financeiro)

1. As disposições do presente capítulo não se aplicam aos contratos a adjudicar pelas entidades adjudicantes referidas no nº 1, alínea c), do artigo 167º do Regulamento Financeiro.

2. As disposições do presente Capítulo não se aplicam às acções implementadas no âmbito do Regulamento n°1257/96 do Conselho [20].

[20] JO L 163 de 02.07.1996, p.1-6. Regulamento do Comissão de 20 de Junho de 1996 relativo à ajuda alimentar.

3. Os procedimentos específicos de adjudicação de contratos, referidos nos nºs 1 e 2, serão objecto de uma decisão da Comissão em conformidade com os princípios referidos no artigo 182º.

4. Em caso de não observância dos procedimentos a se refere o nº 3, as despesas relativas às operações em causa não serão elegíveis para financiamento comunitário.

Artigo 237º Publicidade e não discriminação(Artigos 167 º e 168º do Regulamento Financeiro)

A Comissão tomará medidas específicas para assegurar, em igualdade de condições, uma participação tão alargada quanto possível nos convites a concorrer relativos a contratos financiados pela Comunidade. Para o efeito, velará nomeadamente por:

a) Assegurar, de forma adequada, a publicação, dentro de prazos satisfatórios, dos anúncios de informação prévia, de contrato e de adjudicação.

b) Eliminar qualquer prática discriminatória ou especificação técnica susceptível de impedir uma participação alargada, em condições iguais, de todas as pessoas singulares e colectivas referidas no artigo 168º do Regulamento Financeiro.

Artigo 238º Medidas de publicidade(Artigo 167 º do Regulamento Financeiro)

1 O anúncio de informação prévia deve ser enviado o mais rapidamente possível e, de qualquer modo, até 31 de Março de cada exercício, no caso dos contratos de fornecimentos e de serviços, e o mais rapidamente possível após a decisão que autoriza o programa, no caso de contratos de obras.

2. Para efeitos do presente capítulo, o anúncio de contrato será publicado:

a) pelo menos no JOCE e na Internet, no que se refere aos concursos internacionais;

Caso o mesmo seja também objecto de publicação local, deve ser idêntico ao publicado no Jornal Oficial das Comunidades Europeias e na Internet e deve ser publicado simultaneamente. A Comissão assegurará a publicação no Jornal Oficial das Comunidades Europeias e na Internet. A eventual publicação local será assegurada pelo beneficiário;

b) Pelo menos no JO do Estado beneficiário ou em qualquer meio de comunicação social equivalente no que se refere aos concursos locais.

3. O anúncio de adjudicação será enviado após a assinatura do contrato.

Artigo 239º Limiares e procedimentos de adjudicação no âmbito de contratos de serviços(Artigo 167 º do Regulamento Financeiro)

1. No caso de contratos de serviços, os limiares e procedimentos referidos no artigo 167º do Regulamento Financeiro são fixados da seguinte forma:

a) Relativamente aos contratos de serviços de valor igual ou superior a 200 000 euros: concurso limitado internacional na acepção do nº 2, alínea b), do artigo 120º e do nº 2, alínea a), do artigo 238º,

b) Contratos de valor inferior a 200 000 euros: procedimento por negociação concorrencial na acepção do nº 3, desde que o recurso a um contrato-quadro existente seja impossível ou não vantajoso;

c) Os contratos de valor inferior à 5 000 euros podem ser objecto de uma só proposta.

2. No caso de um concurso limitado internacional referido na alínea a) do nº 1, o anúncio de contrato indicará o número de candidatos convidados a apresentar uma proposta. Para os contratos de serviços, o número de candidatos situar-se-á entre 4 e 8. O número de candidatos admitidos a apresentar uma proposta deve ser suficiente para assegurar uma concorrência real.

A lista dos candidatos seleccionados será publicada no sítio Internet da Comissão.

3. No caso do procedimento por negociação referido na alínea b) do nº 1, a entidade adjudicante elaborará uma lista de, no mínimo, 3 prestadores de serviços da sua escolha. O procedimento implicará um convite a concorrer limitado, sem publicação, designado procedimento por negociação concorrencial, não sendo abrangido pelo artigo 122º.

A abertura e avaliação das proposta é efectuada por um júri dotado das competências técnicas e administrativas necessárias. Os membros do júri deverão assinar uma declaração de imparcialidade.

Caso a entidade adjudicante não receba no mínimo 3 propostas válidas, o procedimento deve ser anulado e reiniciado.

4. As propostas serão enviadas em sobrescrito duplo, ou seja, numa embalagem ou sobrescrito exterior contendo dois sobrescritos distintos e selados, com as seguintes menções: Sobrescrito A "Proposta Técnica" e Sobrescrito B "Proposta Financeira". O sobrescrito exterior indicar-se-á:

a) O endereço indicado na documentação referente ao contrato para a entrega das propostas;

b) A referência ao anúncio de contrato a que o proponente se candidata;

c) Se relevante, os números dos lotes para os quais é apresentada uma proposta;

d) A referência "Não abrir antes da sessão de abertura das propostas", na língua de apresentação da documentação do concurso.

Caso a documentação do concurso preveja a realização de entrevistas, o júri poderá reunir com os principais elementos da equipa de peritos apresentada por cada proponente das propostas tecnicamente aceitáveis, depois de ter elaborado as suas conclusões provisórias escritas e antes de encerrar definitivamente a avaliação das propostas técnicas. Nestes casos, os peritos, de preferência colectivamente, se se tratar de uma equipa, serão interrogados pelo júri, em intervalos de tempo suficientemente próximos para permitir comparações. As entrevistas terão lugar com base num perfil de entrevista previamente acordado pelo júri e aplicado aos diferentes peritos ou equipas convocadas. O dia e hora da entrevista deverão ser comunicados aos proponentes com pelo menos 10 dias de antecedência. Em caso de força maior que impeça o proponente de comparecer à entrevista, ser-lhe-á enviada uma nova convocatória.

5. Os critérios de adjudicação do contrato permitirão identificar a proposta economicamente mais vantajosa.

A escolha da proposta economicamente mais vantajosa resultará de uma ponderação entre a qualidade técnica e o preço das propostas, segundo uma chave de repartição 80/20. Para o efeito:

a) Os pontos atribuídos às propostas técnicas são multiplicados por um coeficiente de 0,80;

b) Os pontos atribuídos às propostas financeiras são multiplicados por um coeficiente de 0,20.

Artigo 240º Recurso ao procedimento por negociação no âmbito de contratos de serviços (Artigo 167 º do Regulamento Financeiro)

1. No caso dos contratos de serviços, as entidades adjudicantes podem recorrer a um procedimento por negociação com base numa única proposta, após acordo prévio da Comissão, se esta última não for a entidade adjudicante, nos seguintes casos:

a) Quando a urgência imperiosa, resultante de acontecimentos imprevisíveis para as entidades adjudicantes em questão e que a elas não possam de modo algum ser imputados, não for compatível com os prazos exigidos pelos procedimentos referidos no nº 1, alíneas a), b) e c), do artigo 91º do Regulamento Financeiro. As circunstâncias invocadas para justificar a urgência imperiosa não devem em caso algum ser imputáveis à entidade adjudicante.

As intervenções no âmbito das situações crise referidas no nº 2 do artigo 166º são equiparadas a situações de urgência imperiosa O gestor orçamental delegado, eventualmente em concertação com os restantes gestores orçamentais delegados interessados, constatará a situação de urgência imperiosa e reexaminará regularmente a sua decisão à luz do princípio da boa gestão financeira;

b) Quando as prestações foram confiadas a organismos públicos, ou a instituições ou associações sem fins lucrativos e tenham por objecto acções de carácter institucional ou de assistência a populações no domínio social;

c) No caso das prestações decorrente de prolongamentos de serviços já prestados, nas condições previstas no nº 2;

d) Nos casos em que um concurso se revelou infrutífero, ou seja, não surgiu qualquer proposta suficientemente meritória, a nível qualitativo e/ou financeiro para ser aprovada, a entidade adjudicante pode, depois de anular o concurso, encetar negociações com o ou os proponentes da sua escolha que participaram no concurso, desde que as condições iniciais do contrato não sejam substancialmente alteradas;

e) Quando o contrato em causa surge na sequência de um concurso para obras de concepção e deve, em conformidade com as regras aplicáveis, ser adjudicado ao vencedor ou vencedores do concurso, todos estes candidatos devem ser convidados a participar nas negociações;

f) No caso dos serviços cuja execução, por razões técnicas ou atinentes à protecção de direitos de exclusividade, só pode ser confiada a um determinado prestador.

2. As prestações a título de prolongamento dos serviços referidos na alíneas c) do nº 1 são os seguintes:

a) Prestações complementares que não constam do contrato principal, mas que, na sequência de uma circunstância imprevista, se revelaram necessários à execução do contrato, desde que a prestação complementar e não possa ser técnica ou economicamente separada do contrato principal, sem causar um inconveniente significativo à entidade adjudicante e que o montante cumulado das prestações complementares não exceda 50 % do valor do contrato principal;

b) Prestações adicionais que consistam na repetição de serviços similares confiados ao prestador titular do primeiro contrato, desde que a primeira prestação tenha sido objecto de uma publicação de anúncio de contrato e que a possibilidade de recorrer ao procedimento por negociação relativamente às novas prestações no âmbito do projecto, assim como o seu custo estimado, tenham sido claramente indicados no anúncio do contrato relativo à primeira prestação. Só é possível uma única extensão do contrato por um valor e um período iguais, no máximo, ao valor e à duração do contrato inicial;

Artigo 241º Limiares e procedimentos de adjudicação no âmbito de contratos de fornecimentos(Artigo 167 º do Regulamento Financeiro)

1. No caso de contratos de fornecimentos, os limiares e procedimentos referidos no artigo 167º do Regulamento Financeiro são fixados da seguinte forma:

a) Relativamente aos contratos de fornecimentos de valor igual ou superior a 150.000 euros: concurso público internacional na acepção do nº 2, alínea b), do artigo 120º e nº 2, alínea a), do artigo 238º,

b) Contratos de valor igual ou superior a 30 000 euros, mas inferior a 150 000 euros: concurso público local na acepção do nº 2, alínea a), do artigo 120º e do nº 2, alínea b), do artigo 238º,

c) Contratos de valor inferior a 300 000 euros: procedimento por negociação concorrencial na acepção do nº 2;

d) Os contratos de valor inferior à 5 000 euros podem ser objecto de uma só proposta.

2. No caso do procedimento por negociação referido na alínea c) do nº 1, a entidade adjudicante elaborará uma lista de, no mínimo, 3 empreiteiros da sua escolha. O procedimento implicará um convite a concorrer limitado, sem publicação, designado procedimento por negociação concorrencial, não sendo abrangido pelo artigo 122º.

A abertura e avaliação das proposta é efectuada por um júri dotado das competências técnicas e administrativas necessárias. Os membros do júri deverão assinar uma declaração de imparcialidade.

Caso a entidade adjudicante não receba no mínimo 3 propostas válidas, o procedimento deve ser anulado e reiniciado.

3. Cada proposta técnica e financeira deve ser colocada numa embalagem ou sobrescrito exterior, por sua vez dentro de um sobrescrito único e selado, que inclua:

a) O endereço indicado na documentação referente ao contrato para a entrega das propostas;

b) A referência ao anúncio de contrato a que o proponente se candidata;

c) Se relevante, os números dos lotes para os quais é apresentada uma proposta;

d) A referência "Não abrir antes da sessão de abertura das propostas", na língua de apresentação da documentação do concurso.

As propostas serão abertas em sessão pública pela comissão de avaliação no local e hora fixados na documentação do concurso. Aquando da abertura pública das propostas, devem ser anunciados os nomes dos proponentes, os preços propostos, a existência da exigida garantia associada à proposta e qualquer outra formalidade que a entidade adjudicante entenda adequada.

4. No caso de um contrato de fornecimentos sem serviço pós-venda, o preço é o único critério de adjudicação.

Caso as propostas relativas a serviços pós-venda ou a formação apresentem uma particular importância, será seleccionada a proposta economicamente mais vantajosa, tendo em conta a qualidade técnica e o preço do serviço proposto.

Artigo 242º Recurso ao procedimento por negociação no âmbito de contratos de fornecimentos (Artigo 167 º do Regulamento Financeiro)

Os contratos de fornecimentos podem ser celebrados por procedimento por negociação, com base numa única proposta, após acordo prévio da Comissão, se esta não for a entidade adjudicante, nos casos seguintes:

a) Quando a urgência imperiosa, resultante de acontecimentos imprevisíveis para as entidades adjudicantes em questão e que a elas não possam de modo algum ser imputados, não for compatível com os prazos exigidos pelos procedimentos referido no nº 1, alíneas a), b) e c) do artigo 91º do Regulamento Financeiro.

As intervenções no âmbito das situações crise referidas no nº 2 do artigo 166º são equiparadas a situações de urgência imperiosa O gestor orçamental delegado, eventualmente em concertação com os restantes gestores orçamentais delegados interessados, constatará a situação de urgência imperiosa e reexaminará regularmente a sua decisão à luz do princípio da boa gestão financeira;

b) Quando a natureza ou as características específicas de certos fornecimentos assim o justificam, por exemplo, quando a execução do contrato está reservada exclusivamente aos titulares de patentes ou de licenças que regem a sua utilização;

c) No caso de entregas complementares efectuadas pelo fornecedor inicial e destinadas, quer à renovação parcial de fornecimentos ou instalações de uso corrente, quer à extensão de fornecimentos ou de instalações existentes e quando a mudança de fornecedor obrigaria a entidade adjudicante a adquirir equipamento com características técnicas diferentes, que acarretariam uma incompatibilidade ou dificuldades técnicas de utilização e manutenção desproporcionadas;

d) Nos casos em que um convite a concorrer se revelou infrutífero, ou seja, não surgiu qualquer proposta suficientemente meritória a nível qualitativo e/ou financeiro para poder ser aprovada, a entidade adjudicante pode, depois de anular o concurso, encetar negociações com o ou os proponentes da sua escolha que participaram no concurso, desde que as condições iniciais do contrato não sejam substancialmente alteradas;

Artigo 243º Limiares e procedimentos de adjudicação no âmbito de contratos de obras (Artigo 167 º do Regulamento Financeiro)

1. No caso de contratos de obras, os limiares e procedimentos referido no artigo 167º do Regulamento Financeiro são fixados da seguinte forma:

a) Contratos de serviços de valor igual ou superior a 5.000.000:

i) Em princípio, concurso público internacional na acepção do nº 2, alínea a), do artigo 120º e nº 2, alínea a), do artigo 238º,

ii) A título excepcional, tendo em conta a especificidade de certas obras após acordo prévio da Comissão, se esta não for a entidade adjudicante, concurso limitado internacional na acepção do nº 2, alínea b), do artigo 120º e nº 2, alínea a), do artigo 238º;

b) Contratos de valor igual ou superior a 300.000 euros, mas inferior a 5.000.000 euros: concurso público local na acepção do nº 2, alínea a), do artigo 120º e do nº 1, alínea b), do artigo 238º,

c) Contratos de valor inferior a 300 000 euros: procedimento por negociação concorrencial na acepção do nº 2;

d) Os contratos de valor inferior à 5 000 euros podem ser objecto de uma só proposta.

2. No caso do procedimento por negociação referido na alínea c) do nº 1, a entidade adjudicante elaborará uma lista de, no mínimo, 3 empreiteiros da sua escolha. O procedimento implicará um convite a concorrer limitado, sem publicação, designado procedimento por negociação concorrencial, não sendo abrangido pelo artigo 122º.

A abertura e avaliação das proposta é efectuada por um júri dotado das competências técnicas e administrativas necessárias. Os membros do júri deverão assinar uma declaração de imparcialidade.

Caso a entidade adjudicante não receba no mínimo 3 propostas válidas, o procedimento deve ser anulado e reiniciado.

3. Os critérios de selecção incidirão sobre a qualidade do proponente para executar contratos semelhantes, designadamente por referência a obras executadas nos últimos anos. Deste modo, sendo a selecção assim feita e uma vez eliminadas as propostas não conformes, o preço constitui o único critério de adjudicação do contrato.

4. Cada proposta técnica e financeira deve ser colocada numa embalagem ou sobrescrito exterior, por sua vez dentro de um sobrescrito único e selado, que inclua:

a) O endereço indicado na documentação referente ao contrato para a entrega das propostas;

b) A referência ao anúncio de contrato a que o proponente se candidata;

c) Se relevante, os números dos lotes para os quais é apresentada uma proposta;

d) A referência "Não abrir antes da sessão de abertura das propostas", na língua de apresentação da documentação do concurso.

As propostas serão abertas em sessão pública pela comissão de avaliação no local e hora fixados na documentação do concurso. Aquando da abertura pública das propostas, devem ser anunciados os nomes dos proponentes, os preços propostos, a existência da exigida garantia associada à proposta e qualquer outra formalidade que a entidade adjudicante entenda adequada.

Artigo 244º Recurso ao procedimento por negociação no âmbito de contratos de obras (Artigo 167 º do Regulamento Financeiro)

1. Os contratos de obras podem ser celebrados por procedimento por negociação com base numa única proposta, após acordo prévio da Comissão, se esta não for a entidade adjudicante, nos casos seguintes:

a) Quando a urgência imperiosa, resultante de acontecimentos imprevisíveis para as entidades adjudicantes em questão e que a elas não possam de modo algum ser imputados, não for compatível com os prazos exigidos pelos procedimentos referido no nº 1, alíneas a), b) e c), do artigo 91º do Regulamento Financeiro.

As intervenções no âmbito das situações crise referidas no nº 2 do artigo 166º são equiparadas a situações de urgência imperiosa O gestor orçamental delegado, eventualmente em concertação com os restantes gestores orçamentais delegados interessados, constatará a situação de urgência imperiosa e reexaminará regularmente a sua decisão à luz do princípio da boa gestão financeira;

b) Relativamente a obras complementares, que não constem do primeiro contrato celebrado e que se tenham tornado necessários, na sequência de uma circunstância imprevista para a execução da obra, nas condições referidas no nº 2;

c) Nos casos em que um convite a concorrer se revelou infrutífero, ou seja, não surgiu qualquer proposta suficientemente meritória a nível qualitativo e/ou financeiro para poder ser aprovada, a entidade adjudicante pode, depois de anular o concurso, encetar negociações com o ou os proponentes da sua escolha que participaram no concurso, desde que as condições iniciais do contrato não sejam substancialmente alteradas;

2. As obras complementares referidas na alínea b no nº 1 serão adjudicadas ao empreiteiro que executa já a obra, desde que:

a) Essas obras não possam ser técnica ou economicamente dissociadas do contrato principal sem causar um importante inconveniente ao beneficiário;

b) Essas obras, embora possam ser dissociadas da execução do contrato inicial, sejam estritamente necessárias à sua realização;

c) O montante cumulado dos contratos adjudicados relativamente às prestações complementares não exceda 50% do valor do contrato principal.

Artigo 245º Recurso ao procedimento por negociação no âmbito de contratos imobiliários (Artigo 167 º do Regulamento Financeiro)

Os contratos imobiliários referidos no artigo 233º podem ser celebrados por procedimento por negociação, na sequência de uma prospecção do mercado local e mediante acordo prévio da Comissão, se esta não for a entidade adjudicante.

Artigo 246º Selecção do procedimento de adjudicação de contratos mistos (Artigo 167 º do Regulamento Financeiro)

No caso de contratos relativos, simultaneamente, a serviços e fornecimentos de bens ou execução de obras, a entidade adjudicante, após acordo prévio da Comissão, se esta não for a entidade adjudicante, determinará os limiares e procedimentos aplicáveis em função do aspecto predominante apreciado com base no valor relativo e importância operacional das diferentes componentes do contrato.

Artigo 247º Documentos relacionados com o convite a concorrer (Artigo 167 º do Regulamento Financeiro)

1. Os documentos do convite a concorrer referidos no artigo 128º serão elaborados com base nas melhores práticas internacionais e em conformidade com as disposições do presente capítulo, no que se refere ás medidas de publicidade e contactos entre entidade adjudicante e proponentes.

2. No caso de contratos de serviços, os documentos do concurso incluirão:

a) Instruções aos proponentes, as quais deverão estipular, nomeadamente:

i) O tipo de contrato;

ii) Os critérios de adjudicação e respectiva ponderação;

iii) A eventualidade de realização de entrevistas, bem como o respectivo calendário;

iv) Eventual autorização de variantes;

v) A proporção de subcontratação eventualmente autorizada;

vi) O orçamento máximo disponível para o contrato; e

vii) A moeda em que a proposta é apresentada;

b) Lista limitada dos candidatos seleccionados (indicando a proibição de se associarem entre si);

c) Condições gerais dos contratos de serviços;

d) Caderno especiais circunstanciando, completando ou derrogando disposições do caderno geral de encargos. Em caso de contradição, o caderno de indicações especiais prevalece relativamente ao caderno geral de encargos;

e) Termos de referência indicando o calendário previsional do projecto e as datas previsionais de disponibilidade dos principais peritos;

f) Lista de preços (a preencher pelo proponente);

g) Formulário de apresentação de propostas;

h) Formulário do contrato;

i) Formulários de garantias bancárias ou de instituições semelhantes, para o pagamento de pré-financiamentos.

3. No caso de contratos de fornecimentos, os documentos do concurso incluirão:

a) Instruções aos proponentes, as quais deverão estipular, nomeadamente:

i) Os critérios de selecção e adjudicação do contrato;

ii) Eventual autorização de variantes;

iii) A moeda em que a proposta é apresentada;

b) Condições gerais dos contratos de fornecimentos;

c) Caderno especiais circunstanciando, completando ou derrogando disposições do caderno geral de encargos. Em caso de contradição, o caderno de indicações especiais prevalece relativamente ao caderno geral de encargos;

d) Anexo técnico incluindo eventuais planos, especificações técnicas e calendário previsional de execução do contrato;

e) Lista de preços (a preencher pelo proponente);

f) Formulário de apresentação de propostas;

g) Formulário do contrato;

h) Formulários de garantias bancárias ou de instituições semelhantes, para:

i) A apresentação de uma proposta;

ii) Os pagamentos de adiamentos;

iii) A boa execução.

4. No caso de contratos de obras, os documentos do concurso incluirão:

a) Instruções aos proponentes, as quais deverão estipular, nomeadamente:

i) Os critérios de selecção e adjudicação do contrato;

ii) Eventual autorização de variantes;

iii) A moeda em que a proposta é apresentada;

b) Condições gerais de contratos de obras;

c) Caderno especiais circunstanciando, completando ou derrogando disposições do caderno geral de encargos. Em caso de contradição, o caderno de indicações especiais prevalece relativamente ao caderno geral de encargos;

d) Anexos técnicos incluindo planos, especificações técnicas e calendário previsional de execução do contrato;

e) Lista de preços (a preencher pelo proponente) e pormenores dos mesmos;

f) Formulário de apresentação de propostas;

g) Formulário do contrato;

h) Formulários de garantias bancárias ou de instituições semelhantes, para:

i) A apresentação de uma proposta;

ii) Os pagamentos de pré-financiamentos; e

iii) A boa execução.

Artigo 248º Garantias (Artigos 102 º e 167º do Regulamento Financeiro)

1. Em derrogação ao artigo 148º, as garantias prévias serão constituídas em euros ou na moeda do contrato a que se referem.

2. A entidade adjudicante pode exigir uma garantia associada às propostas, na acepção do presente capítulo, no montante de 1% a 2% do valor global do contrato, relativamente a contratos de fornecimentos e obras. Esta garantia será conforme com as disposições do artigo 148º. Esta garantia será liberada com a adjudicação do contrato, sendo retida caso a proposta apresentada até ao prazo fixado para o efeito seja posteriormente retirada.

3. Será exigida uma garantia a título de contrapartida do pagamento de pré-financiamentos superiores a 150 000 euros. Esta garantia será liberada em paralelo com os apuramentos de pré-financiamento, em dedução dos pagamentos intermédios ou de saldo efectuados a favor do contratante, nas condições definidas no contrato.

4. O proponente constituirá uma garantia de boa execução aquando da assinatura dos contratos de fornecimentos e obras, num montante fixado na documentação do contrato e que corresponderá, no máximo, a 10% do valor total do contrato. Esta garantia não caducará antes da recepção definitiva dos fornecimentos e obras. Em caso de execução incorrecta do contrato, será retida a totalidade da garantia.

Artigo 249º Prazos processuais (Artigo 167 º do Regulamento Financeiro)

1. As propostas devem dar entrada na entidade adjudicante no endereço indicado e o mais tardar na data e hora fixadas no convite à apresentação de propostas. Os prazos de recepção das propostas e dos pedidos de participação fixados em dias úteis pelas entidades adjudicantes serão suficientemente longos para que os interessados disponham de um período razoável e adequado para preparar e entregar as suas propostas.

No caso de contratos de serviços, o prazo mínimo entre a data de envio da carta de convite à apresentação de propostas e a data limite fixada para a sua recepção é de 50 dias. Todavia, em casos urgentes e com a autorização prévia da Comissão, poderão ser autorizados prazos distintos.

2. Os proponentes poderão apresentar as suas questões por escrito até 21 dias antes da data de apresentação das propostas. A entidade adjudicante responderá às questões dos proponentes até 11 dias antes da data de apresentação das propostas.

3. Nos concursos limitados internacionais, o prazo mínimo de recepção dos pedidos de participação é de 30 dias a contar da data de publicação do anúncio de concurso. O prazo mínimo entre a data de envio da carta de convite à apresentação de propostas e a data limite fixada para a sua recepção é de 50 dias. Todavia, em certos casos excepcionais e com a autorização prévia da Comissão, poderão ser autorizados prazos distintos.

4. Nos concursos públicos internacionais, os prazos mínimos de recepção das propostas são, a contar da data de publicação do anúncio de contrato, respectivamente:

a) 80 dias, no caso dos contratos de obras,

b) 60 dias no caso dos contratos de fornecimentos.

Todavia, em certos casos excepcionais e com a autorização prévia da Comissão, poderão ser autorizados prazos distintos.

5. Nos concursos públicos locais, os prazos mínimos de recepção das propostas são, a contar da data de publicação do anúncio de concurso, respectivamente:

a) 60 dias, no caso dos contratos de obras,

b) 30 dias no caso dos contratos de fornecimentos.

Todavia, em certos casos excepcionais e com a autorização prévia da Comissão, poderão ser autorizados prazos distintos.

6. No caso dos procedimentos por negociação concorrencial referidos no nº 1, alínea b), do artigo 239º, no nº 1, alínea c), do artigo 241º e no nº 1, alínea c) do artigo 243º, deverá ser concedido aos candidatos seleccionados, para apresentação das respectivas propostas, um prazo mínimo de 30 dias a contar da data de envio do convite.

7. Relativamente aos contratos de serviços, o período de validade das propostas será de 90 dias a contar da data limite fixada para a sua apresentação. Em casos excepcionais, antes do termo do período de validade das propostas, a entidade adjudicante poderá solicitar aos proponentes uma prorrogação específica deste período, que não poderá ultrapassar 40 dias. Por fim, o proponente da proposta seleccionada deve, além disso, manter a validade da sua proposta durante 60 dias suplementares, a contar da data de notificação da adjudicação do contrato.

8. Relativamente aos contratos de fornecimentos, o período de validade das propostas será de 90 dias a contar da data limite fixada para a sua apresentação. Em casos excepcionais, antes do termo do período de validade das propostas, a entidade adjudicante poderá solicitar aos proponentes uma prorrogação específica deste período, que não poderá ultrapassar 40 dias. Por fim, o proponente da proposta seleccionada deve, além disso, manter a validade da sua proposta durante 60 dias suplementares, a contar da data de notificação da adjudicação do contrato.

9. Relativamente aos contratos de obras, o período de validade das propostas será de 90 dias a contar da data limite fixada para a sua apresentação. Em casos excepcionais, antes do termo do período de validade das propostas, a entidade adjudicante poderá solicitar aos proponentes uma prorrogação específica deste período, que não poderá ultrapassar 40 dias. Por fim, o proponente da proposta seleccionada deve, além disso, manter a validade da sua proposta durante 60 dias suplementares, a contar da data de notificação da adjudicação do contrato.

Artigo 250º Comissão de avaliação (Artigo 167 º do Regulamento Financeiro)

1. Todos os pedidos de participação e propostas declarados conformes serão objecto de avaliação e classificados por uma comissão de avaliação, com base nos critérios de exclusão, selecção e adjudicação previamente enunciados. Esta comissão será composta por um número ímpar de membros, no mínimo três, dotados de todos os conhecimentos técnicos e administrativos necessários para se pronunciarem validamente sobre as propostas.

2. A Comissão, caso não seja a entidade adjudicante, deve ser sistematicamente informada; será sempre convidada, na qualidade de observadora, à abertura e análise das propostas e receberá uma cópia de cada uma delas. A entidade adjudicante transmitirá à Comissão, para acordo, o resultado da análise das propostas, assim como uma proposta de adjudicação do contrato. Uma vez recebido esse acordo, assina os contratos e notifica-os à Comissão.

3. Serão eliminadas as propostas que não contenham todos os elementos essenciais exigidos nos documentos do contrato ou que não correspondam às exigências específicas neles estabelecidas.

4. No caso de ofertas anormalmente baixas a que se refere o artigo 147º, a comissão solicitará as precisões que considere oportunas em matéria de composição da proposta.

CAPÍTULO 4 CONCESSÃO DE SUBVENÇÕES

Artigo 251º Financiamento integral (Artigo 169 º do Regulamento Financeiro)

1. Em derrogação à obrigação de co-financiamento em matéria de subvenções, na acepção do artigo 109º do Regulamento Financeiro, o financiamento integral de uma acção pode ser autorizado, desde que tal não seja vedado pelo acto de base, nos seguintes casos:

a) Ajuda humanitária, incluindo assistência aos refugiados, a populações deslocadas, à reabilitação e à desminagem;

b) As ajudas destinadas a ultrapassar situações de crise, na acepção do nº 2 do artigo 166º;

c) Acções que visam a protecção da saúde ou os direitos fundamentais das populações;

d) Acções resultantes da execução de convenções de financiamento com países terceiros ou com organizações internacionais, na acepção do artigo 41º.

2. As derrogações à obrigação de co-financiamento referidas no nº 1 devem ser objecto de fundamentação no âmbito das decisões de financiamento relativas às acções em causa.

O gestor orçamental deve poder justificar o carácter imprescindível do financiamento integral para a realização da operação em causa.

CAPÍTULO 5 FUNDOS PARA ADIAMENTOS

Artigo 252º Criação de fundos para adiamentos (Artigo 63 º do Regulamento Financeiro)

Podem ser criados, em conformidade com o disposto no artigo 63º do Regulamento Financeiro, com vista ao pagamento de certas categorias de despesas, um ou mais fundos para adiamentos junto de cada unidade local fora de Comunidade. A unidade local pode ser, nomeadamente, uma delegação, um escritório ou uma antena da Comunidade num país terceiro.

A decisão de criação destes fundos para adiamentos determinará as condições do seu funcionamento, em função das necessidades específicas de cada unidade local, em conformidade com o disposto no artigo 64º.

Artigo 253º Pessoas habilitadas para movimentar as contas (Artigo 61 º do Regulamento Financeiro)

A Comissão determinará as condições em que os agentes por si designados e habilitados a movimentar as contas abertas nas delegações estão autorizados de comunicar os nomes e os espécimes de assinaturas aos organismos financeiros locais.

Artigo 254º Inventário e publicidade das vendas (Artigo 138 º do Regulamento Financeiro)

1. Os inventários permanentes dos bens móveis que constituem o património das Comunidades serão mantidos, no que diz respeito às delegações, no local. Estes inventários serão comunicados regularmente aos serviços centrais, segundo modalidades fixadas pela Comissão.

Os bens móveis em trânsito para as delegações serão objecto de inscrição numa lista provisória, até à sua reinscrição nos inventários permanentes.

2. A publicidade relativa a vendas de bens móveis das delegações deve efectuada em conformidade com as condições locais.

TÍTULO IV (TÍTULO V DO REGULAMENTO FINANCEIRO) SERVIÇOS E ORGANISMOS EUROPEUS

Artigo 255º Âmbito de aplicação (Artigo 171 º do Regulamento Financeiro)

Os serviços ou organismos a que se refere o artigo 171º do Regulamento Financeiro são os seguintes:

a) Serviço das Publicações Oficiais das Comunidades Europeias.

b) Organismo de Luta Antifraude;

c) Serviço de Recrutamento.

Podem ser criados serviços ou organismos suplementares por uma ou mais Instituições, na medida em que tal possa ser justificado por uma análise de custos/benefícios e que esteja assegurada a visibilidade da acção comunitária.

Artigo 256º Disposições específicas ao SPOCE (Artigo 171 º do Regulamento Financeiro)

No que diz respeito ao Serviço das Publicações Oficiais, cada instituição assume as funções de gestor orçamental das despesas imputadas às dotações para publicação de trabalhos que, através do Serviço, sejam confiados ao exterior. Em conformidade com o artigo 18º do Regulamento Financeiro, a receita líquida das vendas das publicações será utilizada como receita afectada pela instituição autora destas publicações.

Artigo 257º Delegação de determinadas funções pelo contabilista (Artigo 172 º do Regulamento Financeiro)

O contabilista da Comissão, sob proposta do comité de direcção do Serviço ou Organismo em questão, pode delegar num agente do Serviço ou Organismo algumas das suas funções relativas à cobrança das receitas e ao pagamento das despesas efectuadas directamente pelo Serviço ou Organismo em questão.

Artigo 258º Tesouraria - Contas bancárias (Artigo 172 º do Regulamento Financeiro)

Em razão das necessidades de tesouraria intrínsecas a um Serviço ou Organismo interinstitucional, a Comissão pode abrir contas bancárias ou contas postais à ordem em seu nome, sob proposta do comité de direcção.

As contas serão provisionadas regularmente por depósitos efectuados pela Comissão com base em pedidos de disponibilização de fundos dos Serviços ou Organismos em questão. Estes depósitos não podem exceder o montante total das dotações inscritas para esse efeito no orçamento da Comissão para o exercício em curso.

O saldo anual de tesouraria é apurado, no final do exercício, entre o Serviço ou Organismo em questão e a Comissão.

Artigo 259º Modalidades de aplicação (Nº 1 do artigo 175º do Regulamento Financeiro)

As modalidades de execução adoptadas pelo comité de direcção de cada Serviço ou Organismo, por força do nº 1 do artigo 175º do Regulamento Financeiro, respeitarão integralmente o teor do presente regulamento.

TÍTULO V (TÍTULO VI DO REGULAMENTO FINANCEIRO) DOTAÇÕES ADMINISTRATIVAS

Artigo 260º Âmbito de aplicação (Artigo 177 º do Regulamento Financeiro)

As dotações administrativas cobertas pelo presente Título são definidas pelo artigo 26º.

Artigo 261º Operações imobiliárias (Nº 3 do artigo 179º do Regulamento Financeiro)

Antes de celebrar um contrato do tipo referido no nº 3 do artigo 179º do Regulamento Financeiro, cada Instituição apresentará à Autoridade Orçamental uma comunicação apresentando todas as informações pertinentes sobre a operação prevista, o seu custo para o orçamento do exercício e de exercícios futuros, a sua justificação à luz do princípio da boa gestão financeira e da sua incidência nas perspectivas financeiras.

A Instituição em causa informará nesta ocasião a Autoridade Orçamental da programação dos seus projectos imobiliários.

Artigo 262º Garantias locativas (Artigo 177 º do Regulamento Financeiro)

As garantias locativas oferecidas pela Comissão assumem a forma de uma garantia bancária ou depósito numa conta bloqueada em nome da Comissão e do senhorio, garantia essa constituída em euros, salvo em casos devidamente justificados.

TERCEIRA PARTE DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS

TÍTULO I DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS

Artigo 263º Liquidação do fundo de garantia

1. O saldo credor da conta de garantia aberta na contabilidade geral em nome de cada contabilista ou contabilista subordinado e creditado do montante das indemnizações especiais cobradas, em aplicação do artigo 75º do Regulamento Financeiro de 21 de Dezembro de 1977, será pago aos interessados ou a quem de direito, mediante decisão das Instituições, após quitação dos exercícios em causa na sequência do parecer do contabilista, sempre que não directamente interessado.

2. O saldo credor da conta de garantia aberta na contabilidade geral em nome de cada gestor de fundos para adiamentos e creditado do montante das indemnizações especiais cobradas em aplicação do artigo 75º do Regulamento Financeiro de 21 de Dezembro de 1977, revogado pelo Regulamento nº ..., será pago aos interessados ou a quem de direito, após verificação pelo contabilista e pelo gestor orçamental interessado.

Artigo 264º Conversão em euros de autorizações anteriores a 1/1/2003 (Artigo 16 º do Regulamento Financeiro)

As autorizações orçamentais anteriores a 1 de Janeiro de 2003 noutra moeda que não o euro serão convertidas em euros até 30 de Junho de 2003 à taxa indicada no artigo 7º, aplicável em 1 de Janeiro de 2003.

Artigo 265º Gestão descentralizada das ajudas de pré-adesão (Artigo 53 º do Regulamento Financeiro)

No âmbito das ajudas de pré-adesão referidas no Regulamento (CEE) n° 3906/89 [21] e no Regulamento (CE) n 555/2000 [22], as regras relativas ao exame prévio estabelecido no artigo 33º não afectarão a gestão descentralizada já em curso com os países candidatos em causa.

[21] JO L 375 de 23.12.1989, p.1-12. Regulamento do Conselho de 18 de Dezembro de 1989, relativo à ajuda económica a favor da República da Hungria e da República Popular da Polónia.

[22] JO L 68 de 16.3.2000, p.233. Regulamento Conselho de 13 de Março de 2000, relativo à execução de acções no âmbito da estratégia de pré-adesão da República de Chipre e da República de Malta.

TÍTULO II DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 266º Organismos referidos no artigo 185º do Regulamento Financeiro (Artigo 185 º do Regulamento Financeiro)

1. Os organismos susceptíveis de receber subvenções do orçamento comunitário são os seguintes:

1) Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional;

2) Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho;

3) Fundação Europeia para a Formação;

4) Agência Europeia do Ambiente;

5) Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência;

6) Agência Europeia para Avaliação dos Medicamentos;

7) Instituto de Harmonização do Mercado Interno;

8) Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho;

9) Instituto Comunitário da Variedades Vegetais;

10) Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia;

11) Observatório Europeu do Racismo e Xenofobia;

12) Agência Europeia para a Reconstrução;

13) Eurojus;

14) Autoridade Europeia para a Segurança dos Alimentos;

15) Agência Europeia para a Segurança da Aviação;

16) Agência Europeia para a Segurança Marítima.

2. As obrigações referidas no nº 3, alínea d), do artigo 44º e no artigo 185º do Regulamento Financeiro aplicam-se exclusivamente aos organismos que beneficiam efectivamente de uma subvenção do orçamento comunitário.

Artigo 267º Actualização dos limiares e montantes

1. Os limiares e montantes previstos nos artigos 64º, 126º, 127º, 149º, 150º, 171º, 178º, 179º, 220º e 224º serão actualizados de três em três anos, em função das variações do índice de preços no consumidor na Comunidade.

2. Os limiares em matéria de contratos referidos na alínea b) do artigo 155º e no nº 1, alíneas a) e c), do artigo 156º serão revistos bienalmente, em aplicação do nº 1, alínea b), do artigo 7º da Directiva 92/50/CEE, do nº 2, alínea a), do artigo 6º da Directiva 93/37/CEE e do nº 1, alínea c), do artigo 5º da Directiva 93/36/CEE.

3. A Comissão, após verificar se os novos montantes e limiares estão em conformidade com os prazos e critérios referidos nos nºs 1 e 2, comunicá-los-á às restantes Instituições e assegurará a sua publicação no Jornal oficial das Comunidades Europeias.

Artigo 268º

É revogado o Regulamento (Euratom, CECA, CE) n° 3418/93.

As referências ao Regulamento revogado deverão ser entendidas como referências aos artigos pertinentes do presente regulamento.

Artigo 269º

O presente regulamento entra em vigor em 1 de Janeiro de 2003.

O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e directamente aplicável em todos os Estados-Membros.

Feito em Bruxelas, a [...]

Pela Comissão

Membro da Comissão