(1)

A Decisão C(2024) 1420 da Comissão (2) relativa ao Serviço de Mediação estabelece o Serviço de Mediação enquanto serviço independente na Comissão. A sua missão consiste em facilitar a resolução amigável de conflitos de trabalho ou de litígios relativos aos direitos e obrigações dos membros do pessoal da Comissão abrangidos pelo Estatuto dos Funcionários (a seguir designado por «Estatuto») e pelo Regime Aplicável aos Outros Agentes da União Europeia (a seguir designado por «ROA»), fixados pelo Regulamento (CEE, Euratom, CECA) n.o 259/68 do Conselho (3).

(2)

A Decisão C(2024) 1420 estabelece um procedimento informal que permite a qualquer pessoa abrangida pelo seu âmbito de aplicação solicitar assistência ao Serviço de Mediação.

(3)

A Comissão e, no contexto da presente decisão, o Serviço de Mediação em seu nome contribuem para um local de trabalho produtivo e respeitador, resolvendo os litígios de forma informal antes do seu agravamento e prevenindo a ocorrência de situações semelhantes na instituição. O Serviço de Mediação presta aconselhamento confidencial de modo informal a qualquer membro do pessoal que solicite assistência (a seguir designado por «requerente»). Com o consentimento do requerente, poderá também contactar qualquer outra parte identificada pelo mesmo (a seguir designada por «pessoa em causa») no âmbito de uma mediação. A mediação requer o consentimento de todas as partes envolvidas. O Serviço de Mediação age estritamente de modo informal. Não está habilitado a tomar decisões contra particulares.

(4)

Para desempenhar as suas funções no domínio da mediação, a Comissão recolhe e trata informações e várias categorias de dados pessoais dos membros do pessoal e de outras pessoas abrangidas pelo âmbito de aplicação da Decisão C(2024) 1420, incluindo dados de identificação, informações de contacto, informações sobre as funções e tarefas profissionais, informações sobre a conduta privada e profissional e dados relativos ao desempenho. A Comissão pode também tratar os dados pessoais sensíveis referidos nos artigos 10.o e 11.o do Regulamento (UE) 2018/1725, facultados voluntariamente pelo requerente.

(5)

Os dados pessoais são armazenados num ambiente físico e eletrónico seguro, a fim de impedir o acesso ilícito aos dados por parte de pessoas que não têm necessidade de os conhecer ou a transferência ilícita dos dados para tais pessoas. Uma vez tratados, os dados são conservados em conformidade com o artigo 6.o, n.o 11, da Decisão C(2024) 1420.

(6)

Nos termos do Regulamento (UE) 2018/1725, a Comissão, enquanto responsável pelo tratamento, é obrigada a prestar informações sobre essas atividades de tratamento aos titulares dos dados e a respeitar os seus direitos enquanto titulares dos dados.

(7)

No desempenho das suas funções, a Comissão é obrigada a respeitar os direitos das pessoas singulares no que se refere ao tratamento de dados pessoais consagrados no artigo 8.o, n.o 1, da Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia e no artigo 16.o, n.o 1, do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia, bem como os direitos enunciados no Regulamento (UE) 2018/1725. Ao mesmo tempo, no contexto das suas atividades enquanto Serviço de Mediação, a Comissão é obrigada a respeitar regras estritas de confidencialidade em relação aos requerentes e pode, por conseguinte, ser obrigada a conciliar os direitos de um titular de dados com os direitos e liberdades fundamentais de outros titulares de dados.

(8)

Para o requerente, é essencial que a confidencialidade dos intercâmbios seja preservada e que não sejam empreendidas ações sem o seu consentimento. Quando uma pessoa consulta o Serviço de Mediação para obter aconselhamento confidencial no contexto de um conflito e não lhe dá o seu consentimento para contactar a pessoa em causa com vista a uma mediação, o Serviço de Mediação não pode informar a pessoa em causa. A comunicação dessas informações tornaria impossível ou prejudicaria gravemente a consecução dos objetivos visados pelo Serviço de Mediação, nomeadamente proporcionar um espaço seguro em que o requerente possa discutir abertamente a sua situação e decidir se deve ou não dar início a um processo de mediação com a pessoa em causa. Por conseguinte, a Comissão pode aplicar a exceção prevista no artigo 16.o, n.o 5, alínea b), do Regulamento (UE) 2018/1725 para proteger a confidencialidade do tratamento, tal como estabelecido no artigo 5.o, n.o 1, da Decisão C(2024) 1420.

(9)

Em determinadas circunstâncias, é necessário conciliar os direitos dos titulares de dados previstos no Regulamento (UE) 2018/1725 com a necessidade de assegurar que a Comissão desempenha eficazmente as suas funções que consistem em prestar aconselhamento confidencial de modo informal, garantindo ao mesmo tempo o pleno respeito dos direitos e liberdades fundamentais dos outros titulares de dados. Para o efeito, o artigo 25.o, n.o 1, alínea h), do Regulamento (UE) 2018/1725 confere à Comissão a possibilidade de limitar, em condições estritas, a aplicação dos artigos 14.o a 17.o, 19.o, 20.o e 35.o, bem como do princípio da transparência estabelecido no artigo 4.o, n.o 1, alínea a), na medida em que as suas disposições correspondam aos direitos e obrigações previstos nos artigos 14.o a 17.o, 19.o, 20.o e 35.o do referido regulamento.

(10)

Tal poderá verificar-se, em especial, quando o requerente fornece indiretamente informações relativas a outras pessoas em causa. Nesse caso, a Comissão pode decidir limitar determinados direitos da pessoa em causa quando o exercício desses direitos resulte na revelação de informações sobre um requerente que não tenha consentido que o Serviço de Mediação empreenda ações para facilitar o diálogo com a pessoa em causa. Nesse caso, a Comissão pode decidir limitar o direito de acesso às informações relativas à pessoa em causa ou os seus outros direitos, a fim de proteger os direitos e liberdades do requerente. A Comissão pode decidir fazê-lo em conformidade com o artigo 25.o, n.o 1, alínea h), do Regulamento (UE) 2018/1725.

(11)

Pode ser necessário proteger as informações confidenciais relativas a um requerente. Nesse caso, a Comissão pode ter de limitar o acesso à identidade, às declarações e a outros dados pessoais do requerente, incluindo o facto de este ter estado em contacto com o Serviço de Mediação, a fim de proteger os direitos e liberdades do referido requerente.

(12)

Pode também ser necessário limitar o direito à informação do requerente quando o Serviço de Mediação tenha de alertar o Serviço Médico nos casos em que seja necessária uma ação urgente para proteger a integridade física e psicológica do requerente. Nesse caso, o Serviço de Mediação pode decidir não informar o requerente desse alerta, a fim de permitir ao Serviço Médico avaliar as medidas em matéria de saúde ou de assistência social que podem ser tomadas em relação a essa pessoa. A Comissão pode decidir fazê-lo em conformidade com o artigo 25.o, n.o 1, alínea h), do Regulamento (UE) 2018/1725. Nessa situação específica, os direitos do requerente seriam protegidos, uma vez que o Serviço Médico manteria as informações médicas secretas e o requerente seria informado, já que o Serviço Médico entraria em contacto com este se o considerasse necessário.

(13)

A Decisão C(2024) 1420 exige que a Comissão assegure o tratamento confidencial dos pedidos de assistência apresentados ao Serviço de Mediação. Para o efeito, e no respeito das normas de proteção dos dados pessoais estabelecidas no Regulamento (UE) 2018/1725, é necessário adotar regras internas que permitam à Comissão limitar os direitos dos titulares dos dados, em conformidade com o artigo 25.o, n.o 1, alínea h), do Regulamento (UE) 2018/1725.

(14)

As regras internas devem aplicar-se a todas as operações de tratamento efetuadas pela Comissão na execução das suas tarefas de tratamento de pedidos ao abrigo do artigo 6.o da Decisão C(2024) 1420.

(15)

A fim de dar cumprimento aos artigos 14.o, 15.o e 16.o do Regulamento (UE) 2018/1725, a Comissão deve informar todas as pessoas singulares das suas atividades que envolvam o tratamento dos seus dados pessoais, bem como dos seus direitos, de modo transparente e coerente, mediante a publicação de anúncios sobre a proteção de dados no seu sítio Web. Se for caso disso, a Comissão deve informar individualmente o requerente pelos meios adequados. Se o requerente tiver dado o seu consentimento para contactar outra pessoa em causa, a Comissão deve informar individualmente essa pessoa pelos meios adequados.

(16)

A Comissão só deve aplicar limitações quando estas respeitem a essência dos direitos e liberdades fundamentais, sejam estritamente necessárias e constituam uma medida proporcionada numa sociedade democrática. A Comissão deve apresentar uma justificação para essas limitações.

(17)

Em aplicação dos princípios da transparência, da equidade e da responsabilização, a Comissão deve tratar todas as limitações de forma transparente e registar cada aplicação dessas limitações no sistema de registo correspondente.

(18)

O artigo 25.o, n.o 6, do Regulamento (UE) 2018/1725 impõe ao responsável pelo tratamento a obrigação de informar os titulares dos dados dos principais motivos de aplicação da limitação e do seu direito de apresentar uma reclamação à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados.

(19)

Nos termos do artigo 25.o, n.o 8, do Regulamento (UE) 2018/1725, a Comissão pode adiar, omitir ou recusar comunicar ao titular de dados informações sobre os principais motivos que levaram à aplicação de uma limitação, caso se presuma que essas informações possam comprometer de alguma forma o efeito da limitação.

(20)

Sempre que os direitos dos titulares de dados forem objeto de uma limitação, a Comissão deve avaliar, caso a caso, se a comunicação da limitação pode comprometer o seu efeito.

(21)

A Comissão deve levantar a limitação logo que cessarem as condições que a justificam e avaliar essas condições com regularidade. Em certos casos, pode revelar-se necessário manter a aplicação de uma limitação até que os dados pessoais em causa deixem de ser conservados pela Comissão. Nesse caso, o titular dos dados não deve ser informado do tratamento dos seus dados pessoais. Tal situação pode ocorrer, em especial, quando exista um risco elevado de o exercício dos seus direitos pela pessoa em causa prejudicar os direitos e as liberdades de terceiros. É o caso, em especial, quando o requerente não autoriza o Serviço de Mediação a contactar a pessoa em causa para iniciar uma mediação informal.

(22)

A Comissão deve reexaminar a aplicação das limitações quando o requerente der o seu consentimento para iniciar uma mediação informal ou, o mais tardar, quando encerrar um pedido de assistência.

(23)

Os artigos 16.o, n.o 5, 17.o, n.o 4, 19.o, n.o 3, e 20.o, n.o 2, do Regulamento (UE) 2018/1725 preveem exceções aos direitos dos titulares dos dados. Caso estas exceções sejam aplicáveis, a Comissão não precisa de aplicar uma limitação nos termos da presente decisão.

(24)

A fim de garantir a proteção dos direitos e liberdades dos titulares dos dados e em conformidade com o artigo 44.o, n.o 1, do Regulamento (UE) 2018/1725, a Comissão deve envolver o(s) coordenador(es) da proteção de dados em causa e o responsável pela proteção de dados da Comissão Europeia ao longo de todo o procedimento e documentar esta consulta. Mais precisamente, o coordenador da proteção de dados designado para aconselhar o serviço da Comissão em causa deve ser consultado previamente sobre quaisquer limitações que possam ser aplicadas e verificar a sua conformidade com a presente decisão.

(25)

O responsável pela proteção de dados da Comissão Europeia deve proceder a um reexame independente da aplicação das limitações, a fim de assegurar o cumprimento da presente decisão.

(26)

A Autoridade Europeia para a Proteção de Dados foi consultada e emitiu o seu parecer em 13 de março de 2024,