1.9.2009   

PT

Jornal Oficial da União Europeia

L 228/3

(1)

Devido à utilização generalizada das novas tecnologias da informação e das comunicações pela Comissão e pelos Estados-Membros — em especial com as autoridades nacionais competentes responsáveis pela aplicação da política agrícola comum (PAC) — os documentos conservados pela Comissão e pelos Estados-Membros são cada vez com mais frequência estabelecidos em formato electrónico ou digitalizado.

(2)

A Comissão intensificou os seus esforços para desenvolver sistemas informáticos que tornem possível gerir electronicamente documentos e procedimentos, nos seus próprios procedimentos internos de trabalho e nas suas relações com as autoridades implicadas na PAC. Paralelamente, os Estados-Membros desenvolveram sistemas informáticos, no plano nacional, que correspondem aos requisitos da gestão partilhada da PAC.

(3)

Neste contexto e dada a necessidade de assegurar a gestão uniforme e harmonizada da PAC por todos as partes implicadas, deve estabelecer-se um quadro jurídico e prever normas comuns aplicáveis aos sistemas de informação criados para efeitos da notificação à Comissão de informações e documentos dos Estados-Membros e das autoridades ou organismos por eles designados no âmbito da PAC.

(4)

Para atingir eficazmente estes objectivos, é necessário definir o âmbito do referido quadro jurídico, em termos da legislação e dos operadores em causa.

(5)

No que se refere à legislação, os Regulamentos (CE) n.o 247/2006, (CE) n.o 1405/2006, (CE) n.o 1234/2007, (CE) n.o 3/2008 e (CE) n.o 73/2009 e as respectivas disposições de aplicação (a seguir, «regulamentos PAC») estabelecem uma vasta gama de obrigações por parte dos Estados-Membros para a notificação à Comissão de informações e documentos necessários para a aplicação dos referidos regulamentos. Por conseguinte, devem ser tidos em consideração, em conformidade com as suas características específicas.

(6)

No que respeita aos operadores implicados, os direitos e obrigações estabelecidos pelos regulamentos PAC, tanto para a Comissão como para os Estados-Membros e as suas autoridades e organismos competentes, exigem a identificação precisa dos indivíduos e autoridades responsáveis pelas acções e medidas adoptadas.

(7)

Os regulamentos PAC estabelecem, de modo geral, que as informações devem ser transmitidas electronicamente, ou por meio de um sistema de informação, mas não especificam necessariamente os princípios aplicáveis. Para garantir a coerência e a boa gestão e simplificar os procedimentos para utilizadores e autoridades responsáveis pelos sistemas, é, pois, oportuno fixar princípios comuns aplicáveis a todos os sistemas de informação estabelecidos.

(8)

Para reconhecer a validade dos documentos para os objectivos da Comissão e nos Estados-Membros, deve ser possível garantir a autenticidade, integridade e legibilidade, ao longo do tempo, dos documentos e dos metadados a eles associados durante a totalidade do período em que é necessário conservá-los.

(9)

Para conseguir essa garantia, as autoridades ou os indivíduos autorizados a enviar comunicações devem sempre ser identificados nos sistemas de informação estabelecidos, com base nos poderes que lhes são atribuídos. O processo de identificação deve decorrer sob a responsabilidade das autoridades competentes referidas em cada um dos regulamentos da PAC. Não obstante, no interesse de uma boa gestão, deve ser deixada aos Estados-Membros e à Comissão a responsabilidade de determinar as condições para a designação dos indivíduos autorizados, prevendo que a designação seja feita através de um organismo de ligação único. Além disso, devem ser determinadas as condições para garantir direitos de acesso a sistemas de informação estabelecidos pela Comissão.

(10)

Dada a vasta gama de obrigações de notificação abrangidas pelo presente regulamento, os sistemas de informação serão progressivamente disponibilizados às autoridades competentes dos Estados-Membros. A obrigação de notificação mediante os referidos sistemas de informação deve ser aplicável na data de aplicação do presente regulamento prevista nas disposições correspondentes dos documentos da PAC.

(11)

Os documentos devem ser geridos em conformidade com as regras de protecção dos dados pessoais. Para esse efeito, são aplicáveis as regras gerais estabelecidas pela legislação comunitária, nomeadamente a Directiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 24 de Outubro de 1995, relativa à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados (6), a Directiva 2002/58/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 12 de Julho de 2002, relativa ao tratamento de dados pessoais e à protecção da privacidade no sector das comunicações electrónicas (Directiva relativa à privacidade e às comunicações electrónicas) (7), o Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de Maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão (8) e o Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de Dezembro de 2000, relativo à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados (9).

(12)

As medidas previstas no presente regulamento estão em conformidade com o parecer do Comité de Gestão dos Pagamentos Directos e do Comité de Gestão para a Organização Comum dos Mercados Agrícolas,

—

o Regulamento (CE) n.o 247/2006 e as respectivas normas de execução;

—

o Regulamento (CE) n.o 1405/2006 e as respectivas normas de execução;

—

o Regulamento (CE) n.o 1234/2007 e as respectivas normas de execução;

—

o Regulamento (CE) n.o 3/2008 e as respectivas normas de execução;

—

o Regulamento (CE) n.o 73/2009 e as respectivas normas de execução.

a)

Designar um organismo de ligação único responsável por:

b)

Informar a Comissão dos dados relativos à identidade e à forma de contacto com o organismo de ligação que tenha designado.

a)

Permitir que cada utilizador seja identificado inequivocamente e incorporar medidas eficazes de controlo dos direitos de acesso, a fim de estabelecer uma protecção contra o acesso, a supressão, a alteração ou a deslocação ilegais, mal-intencionados ou não autorizados de documentos, ficheiros, metadados e fases do procedimento;

b)

Estar equipados com sistemas de protecção física contra intrusões e incidentes ambientais e com protecção através do suporte lógico contra ciberataques;

c)

Impedir, por meios diversos, quaisquer alterações não autorizadas e incorporar mecanismos de integridade para verificar se um documento foi alterado ao longo do tempo;

d)

Manter uma pista de auditoria para cada fase essencial do procedimento;

e)

Salvaguardar dados armazenados num ambiente seguro em termos quer físicos, quer de suporte lógico, em conformidade com a alínea b);

f)

Apresentar procedimentos fiáveis de conversão de formatos e de migração, a fim de garantir que os documentos sejam legíveis e acessíveis ao longo da totalidade do período de armazenamento requerido;

g)

Ter documentação funcional e técnica suficientemente pormenorizada e actualizada sobre o funcionamento e as características do sistema, devendo a referida documentação ser acessível em qualquer momento às entidades organizacionais responsáveis pelas especificações funcionais e/ou técnicas.