(1)

O Comité Económico e Social Europeu (a seguir designado «CESE») está habilitado a proceder a inquéritos administrativos e a processos pré-disciplinares, disciplinares e de suspensão, em conformidade com o Estatuto dos Funcionários da União Europeia (a seguir designado «Estatuto dos Funcionários») e o Regime Aplicável aos Outros Agentes da União Europeia (a seguir designado «ROA»), estabelecidos no Regulamento (CEE, Euratom, CECA) n.o 259/68 do Conselho (2), e nos termos da Decisão do CESE n.o 635/05-A, de 7 de dezembro de 2005, que estabelece as disposições gerais de execução que regem os processos disciplinares e os inquéritos administrativos;

(2)

Nos termos do Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho (3), o Organismo Europeu de Luta Antifraude (a seguir designado «OLAF») efetua inquéritos internos nas instituições, órgãos, e organismos da UE. Em 13 de janeiro de 2016, o CESE e o OLAF assinaram acordos administrativos conjuntos para estabelecer um quadro estruturado de cooperação e facilitar o rápido intercâmbio de informações entre si;

(3)

Nos termos dos artigos 22.o-A e 22.o-B do Estatuto dos Funcionários e dos artigos 11.o e 81.o do ROA, os membros do pessoal do CESE têm a obrigação de comunicar informações sobre possíveis atividades ilegais, incluindo fraude ou corrupção, lesivas dos interesses da União. Os membros do pessoal estão igualmente obrigados a comunicar condutas relacionadas com o exercício de atividades profissionais, que possam revelar um incumprimento grave dos deveres dos funcionários da União. Tais disposições são reguladas a nível interno pela Decisão do CESE n.o 053/16-A, de 2 de março de 2016, que estabelece regras em matéria de denúncia de disfuncionamentos;

(4)

O CESE instaurou uma política para prevenir e lidar eficazmente com os casos atuais ou futuros de assédio moral e sexual no local de trabalho, conforme previsto na Decisão n.o 200/14-A do CESE, de 26 de setembro de 2014, relativa aos procedimentos para prevenir e lidar com o assédio moral e sexual no local de trabalho no secretariado do CESE. A decisão estabelece um procedimento informal e um procedimento formal. No procedimento informal, a alegada vítima de assédio pode contactar os conselheiros confidenciais do CESE, e a autoridade investida do poder de nomeação pode tomar medidas antes de iniciar um inquérito administrativo formal, se for caso disso;

(5)

Nos termos do artigo 24.o do Estatuto dos Funcionários e dos artigos 11.o e 81.o do ROA, os membros do pessoal do CESE têm direito a assistência em procedimentos contra autores de ameaças, ultrajes, injúrias, difamações ou atentados contra pessoas e bens de que sejam alvo eles próprios ou os membros da sua família, por causa da sua qualidade e das suas funções. Os membros do pessoal do CESE têm o direito de submeter requerimentos à autoridade investida do poder de nomeação nos termos do artigo 25.o do Estatuto dos Funcionários e dos artigos 11.o e 81.o do ROA, ou do artigo 90.o, n.o 1, do Estatuto dos Funcionários e dos artigos 46.o e 124.o do ROA. Nos termos do artigo 90.o, n.o 2, do Estatuto dos Funcionários e dos artigos 46.o e 124.o do ROA, os membros do pessoal do CESE têm igualmente o direito de apresentar uma reclamação contra um ato que lhe cause prejuízo;

(6)

O CESE realiza procedimentos de seleção para seleção, recrutamento, nomeação e avaliação do seu pessoal, nos termos dos artigos 29.o e 43.o do Estatuto dos Funcionários e dos artigos 12.o e 82.o do ROA;

(7)

Os membros do pessoal do CESE têm o direito de consultar o seu processo médico, nos termos do artigo 26.o-A do Estatuto dos Funcionários e dos artigos 11.o e 81.o do ROA;

(8)

O CESE está habilitado a proceder a inquéritos internos nos termos do artigo 74.o, n.o 8, do Regulamento (UE, Euratom) 2018/1046 do Parlamento Europeu e do Conselho (4) (a seguir designado «Regulamento Financeiro»), bem como a verificações na aceção do artigo 116.o, n.o 4, do Regulamento Financeiro.

(9)

O CESE está sujeito a auditorias internas das suas atividades, efetuadas pelo auditor interno, em conformidade com o artigo 118.o do Regulamento Financeiro;

(10)

O CESE realiza procedimentos de contratação pública nos termos do Título VII do Regulamento Financeiro;

(11)

No contexto dos inquéritos administrativos, auditorias e verificações atrás referidos, o CESE coopera com outras instituições, órgãos e organismos da União;

(12)

O CESE pode cooperar com as autoridades nacionais de países terceiros e as organizações internacionais, quando solicitado, ou por iniciativa própria;

(13)

O CESE pode também cooperar com as autoridades públicas dos Estados-Membros da UE, quando solicitado, ou por iniciativa própria. Essa cooperação pode também alargar-se ao intercâmbio de informações no contexto de investigações criminais ou financeiras;

(14)

O CESE intervém em processos no Tribunal de Justiça da União Europeia quando submete uma questão à apreciação do Tribunal de Justiça, quando defende uma decisão que tenha adotado e que tenha sido contestada perante o Tribunal de Justiça ou quando intervém em processos relevantes para as suas funções. Neste contexto, o CESE poderá ter de preservar a confidencialidade dos dados pessoais contidos em documentos obtidos pelas partes ou pelos intervenientes;

(15)

O CESE realiza as atividades necessárias a fim de garantir a segurança de pessoas, bens e informação. Estas atividades, por exemplo, inquéritos para determinar se houve violação da Decisão n.o 222/19-A (5), podem ser tratadas internamente ou com envolvimento externo;

(16)

Nos termos do artigo 45.o, n.o 2, do Regulamento, o encarregado da proteção de dados, por iniciativa própria ou a pedido do responsável pelo tratamento ou do processador, do Comité do Pessoal ou de qualquer interessado, pode investigar questões e factos diretamente relacionados com as suas funções de que tenha tido conhecimento;

(17)

Para cumprir as suas funções, o CESE recolhe e trata informações e diversas categorias de dados pessoais, incluindo os dados de identificação de pessoas singulares, os dados de contacto, as funções e tarefas profissionais, as informações sobre conduta e desempenho privados e profissionais e os dados financeiros. O CESE, representado pelo seu presidente, atua como responsável pelo tratamento de dados;

(18)

Por conseguinte, nos termos do Regulamento, o CESE está obrigado a prestar informações aos titulares dos dados sobre essas atividades de tratamento e a respeitar os seus direitos enquanto titulares de dados;

(19)

O CESE poderá estar obrigado a conciliar esses direitos com os objetivos dos inquéritos administrativos, auditorias, verificações e processos judiciais. Poderá igualmente ser-lhe exigido que pondere os direitos de um titular dos dados em face dos direitos e liberdades fundamentais de outros titulares de dados. Para o efeito, o artigo 25.o do Regulamento atribui ao CESE, sob condições estritas, a possibilidade de limitar a aplicação dos artigos 4.o, 14.o a 22.° e 35.°, bem como, em circunstâncias extraordinárias, do artigo 36.o do Regulamento, na medida em que as suas disposições correspondam aos direitos e às obrigações previstos nos artigos 14.o a 22.°. A menos que as limitações estejam previstas num ato jurídico adotado com base nos Tratados, é necessário adotar regras internas que atribuam ao CESE o direito de limitar esses direitos;

(20)

O CESE poderá, por exemplo, ter de limitar o fornecimento de informações sobre o tratamento de dados pessoais ao titular dos dados no âmbito de atividades preliminares à decisão de iniciar um inquérito administrativo ou durante o próprio inquérito, antes de um eventual arquivamento do processo ou de uma fase pré-disciplinar. Em determinadas circunstâncias, a prestação dessas informações pode afetar seriamente a capacidade do CESE para conduzir o inquérito de forma eficaz, sempre que, por exemplo, exista o risco de o titular de dados destruir provas ou interferir com potenciais testemunhas antes de estas serem inquiridas. O CESE poderá também ter de proteger os direitos e liberdades das testemunhas, bem como os de outras pessoas envolvidas;

(21)

Poderá ser necessário proteger o anonimato de uma testemunha ou de um denunciante que tenha pedido para não ser identificado. Nesse caso, o CESE pode decidir limitar o acesso à identidade, às declarações e a outros dados pessoais dessas pessoas, a fim de proteger os seus direitos e liberdades;

(22)

Poderá ser necessário proteger as informações confidenciais de um membro do pessoal que tenha contactado os conselheiros confidenciais do CESE no contexto de um procedimento informal. Nesse caso, o CESE poderá ter de limitar o acesso à identidade, às declarações e a outros dados pessoais da alegada vítima de assédio, do alegado autor do assédio e de outras pessoas envolvidas, a fim de proteger os direitos e as liberdades de todas as partes em causa. A mesma limitação poderá ser necessária também no caso do procedimento formal;

(23)

No que concerne aos procedimentos de seleção, recrutamento, nomeação e avaliação do pessoal, bem como aos processos de adjudicação de contratos públicos, o direito de acesso, retificação, apagamento e limitação apenas pode ser exercido em determinados momentos e nas condições previstas nos procedimentos pertinentes, a fim de salvaguardar os direitos de outros titulares de dados e cumprir os princípios da igualdade de tratamento e do sigilo das deliberações;

(24)

O CESE apenas deve aplicar limitações quando estas respeitem a essência dos direitos e liberdades fundamentais, sejam estritamente necessárias e proporcionadas numa sociedade democrática. A decisão do CESE de impor tais limitações deve ser fundamentada;

(25)

Em cumprimento do princípio da responsabilização, o CESE deve manter um registo da sua aplicação de limitações;

(26)

Quando do tratamento de dados pessoais trocados com outras organizações no âmbito das suas funções, o CESE e essas organizações devem consultar-se mutuamente sobre os motivos potenciais para impor limitações e sobre a necessidade e proporcionalidade dessas limitações, a menos que tal comprometa as atividades do CESE;

(27)

O artigo 25.o, n.o 6, do Regulamento obriga o responsável pelo tratamento de dados a informar os titulares dos dados dos principais motivos de aplicação da limitação e do seu direito de apresentar uma reclamação à AEPD;

(28)

Nos termos do artigo 25.o, n.o 8, do Regulamento, o CESE tem o direito de adiar, omitir ou recusar a comunicação de informações ao titular dos dados sobre os motivos da aplicação de uma limitação, caso tal comunicação seja suscetível de anular o efeito da limitação imposta. O CESE deve avaliar, caso a caso, se a comunicação da limitação anularia o seu efeito;

(29)

O CESE deve levantar a limitação logo que as condições que a justificam deixem de ser aplicáveis e avaliar regularmente essas condições;

(30)

A fim de garantir a máxima proteção dos direitos e liberdades dos titulares dos dados e em conformidade com o artigo 44.o, n.o 1, do Regulamento, o encarregado da proteção de dados do CESE deve ser consultado em tempo útil antes de quaisquer limitações serem aplicadas e deve verificar a sua conformidade com a presente decisão;

(31)

Os artigos 15.o, n.o 4, e 16.o, n.o 5, do Regulamento preveem exceções ao direito dos titulares dos dados à informação. Caso estas exceções sejam aplicáveis, não será necessário que o CESE aplique uma limitação nos termos da presente decisão,