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Document 52014TA1210(21)
Report on the annual accounts of the European Institute of Innovation and Technology for the financial year 2013, together with the Institute’s replies
Relatório sobre as contas anuais do Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia relativas ao exercício de 2013, acompanhado da resposta do Instituto
Relatório sobre as contas anuais do Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia relativas ao exercício de 2013, acompanhado da resposta do Instituto
JO C 442 de 10.12.2014, p. 184–192
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
10.12.2014 |
PT |
Jornal Oficial da União Europeia |
C 442/184 |
RELATÓRIO
sobre as contas anuais do Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia relativas ao exercício de 2013, acompanhado da resposta do Instituto
(2014/C 442/21)
INTRODUÇÃO
1. |
O Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia (a seguir designado por «Instituto»), sediado em Budapeste, foi criado pelo Regulamento (CE) n.o 294/2008 do Parlamento Europeu e do Conselho (1). É seu objetivo contribuir para o crescimento económico sustentável e para a competitividade na Europa, reforçando as capacidades de inovação dos Estados-Membros e da União Europeia. O Instituto concede subvenções a três «Comunidades de Conhecimento e Inovação» (CCI) que relacionam entre si instituições de ensino superior, o setor da investigação e o setor empresarial, procurando assim estimular a inovação e o empreendedorismo (2). As CCI coordenam as atividades de centenas de parceiros. As subvenções concedidas pelo Instituto reembolsam os custos dos parceiros, bem como os custos resultantes das atividades de coordenação das CCI. |
INFORMAÇÕES EM APOIO DA DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE
2. |
O método de auditoria adotado pelo Tribunal inclui procedimentos de auditoria analíticos, testes diretos das operações e uma avaliação dos controlos-chave dos sistemas de supervisão e de controlo do Instituto, completados por provas resultantes dos trabalhos de outros auditores (quando pertinentes) e por um exame das tomadas de posição da gestão. |
DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE
Responsabilidade da gestão
Responsabilidade do auditor
Opinião sobre a fiabilidade das contas
Elementos em que se baseia a opinião com reservas sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes às contas Não existe uma garantia razoável sobre a legalidade e a regularidade das operações relativas a subvenções
Erros materiais em matéria de adjudicação de contratos
Opinião com reservas sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes às contas
|
14. |
As observações que se seguem não colocam em causa a opinião do Tribunal sobre a fiabilidade das contas nem a sua opinião com reservas sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes. |
OBSERVAÇÕES SOBRE A LEGALIDADE E A REGULARIDADE DAS OPERAÇÕES SUBJACENTES
15. |
Os acordos-quadro de parceria (AQP) com as três CCI estipulam que a contribuição financeira do Instituto pode cobrir até 25 % da despesa total das CCI durante os primeiros quatro anos, de 1 de janeiro de 2010 a dezembro de 2013. De acordo com os valores comunicados pelas CCI, este limite foi respeitado pelas três CCI. Contudo, dado que estes valores não serão auditados antes de 2015, não existem provas de auditoria suficientes de que o financiamento do Instituto não tenha excedido o limite de 25 %. |
OBSERVAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTAL
16. |
Em 2013, o nível geral de dotações autorizadas foi de 97 %, o que indica que os compromissos globais foram celebrados em tempo oportuno. Contudo, a taxa de execução orçamental do Título I (despesas de pessoal) foi baixa, situando-se nos 74 % das contribuições da UE, essencialmente devido à elevada rotação do pessoal e à adoção pendente da regulamentação relativa às adaptações salariais. |
17. |
Relativamente ao Título II (despesas administrativas), o Instituto transitou dotações autorizadas num montante de 1 93 420 euros (24 %). As transições referiam-se sobretudo a faturas que ainda não foram recebidas e a projetos informáticos em curso. Não executou 91 918 euros (29 %) das dotações autorizadas transitadas de 2012 para 2013 neste título, o que se deveu em larga medida à sobreavaliação dos custos de uma reunião do Conselho de Administração. |
18. |
O Instituto tinha orçamentado 3 4 0 78 025 euros no Título III (despesas operacionais) para subvenções das CCI. A taxa de execução relativamente baixa (82 %) deve-se ao facto de as CCI não terem absorvido completamente os fundos disponíveis para as atividades de 2012 (subvenções de 2012). |
SEGUIMENTO DADO ÀS observações DOS EXERCÍCIOS ANTERIORES
19. |
O anexo I apresenta uma síntese das medidas corretivas tomadas em resposta às observações do Tribunal relativas aos exercícios anteriores. |
O presente relatório foi adotado pela Câmara IV, presidida por Pietro RUSSO, Membro do Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 16 de setembro de 2014.
Pelo Tribunal de Contas
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Presidente
(1) JO L 97 de 9.4.2008, p. 1.
(2) O anexo II indica sucintamente as competências e atividades do Instituto, sendo apresentado a título informativo.
(3) As demonstrações financeiras são constituídas pelo balanço e conta dos resultados económicos, pela demonstração dos fluxos de caixa, pela demonstração da variação da situação líquida, bem como por uma síntese das políticas contabilísticas significativas e outras notas explicativas.
(4) Os relatórios de execução orçamental são constituídos pela conta de resultados da execução orçamental e pelo seu anexo.
(5) Artigos 39.o e 50.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1271/2013 da Comissão (JO L 328 de 7.12.2013, p. 42).
(6) As regras contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão inspiram-se nas Normas Internacionais de Contabilidade do Setor Público (IPSAS) emitidas pela Federação Internacional de Contabilistas ou, quando pertinente, nas Normas Internacionais de Contabilidade (IAS)/Normas Internacionais de Relato Financeiro (IFRS) emitidas pelo Conselho das Normas Internacionais de Contabilidade.
(7) Artigo 107.o do Regulamento (UE) n.o 1271/2013.
ANEXO I
Seguimento dado às observações dos exercícios anteriores
Ano |
Observações do Tribunal |
Fase da medida corretiva (Concluída/Em curso/Pendente/N/A) |
2012 |
Em 2012, o Instituto efetuou pagamentos finais e apuramentos de pré-financiamentos (operações) relativos às subvenções num montante de 11,3 milhões de euros (atividades de 2012) e de 48,6 milhões de euros (atividades de 2011). Todos os pagamentos relativos às subvenções são submetidos à revisão da Comissão antes de o Instituto os autorizar. O próprio Instituto envidou esforços consideráveis para aplicar verificações ex ante eficazes com o objetivo de fornecer uma garantia razoável sobre a legalidade e regularidade das operações relativas às subvenções. Cerca de 80 % das despesas das subvenções declaradas pelas CCI estão cobertas por certificados emitidos por gabinetes de auditoria independentes contratados pelas CCI e pelos seus parceiros. O próprio Instituto efetuou verificações ex ante que consistiram em controlos documentais exaustivos. Os documentos comprovativos fornecidos pelas CCI e seus parceiros foram examinados pelo Instituto inicialmente apenas quando se detetava a existência de riscos especiais. O Tribunal detetou, contudo, que a qualidade dos certificados de auditoria não é adequada em muitos casos (1). No final de 2012, o Instituto introduziu verificações ex post complementares para as subvenções relativas às atividades de 2011, a fim de obter um segundo nível de garantia quanto à legalidade e regularidade das operações relativas às subvenções. As auditorias foram efetuadas por gabinetes de auditoria externos contratados pelo Instituto e são consideradas fiáveis. Os resultados das verificações ex post confirmaram que as verificações ex ante não eram completamente eficazes. No entanto, o Instituto recuperou os pagamentos irregulares constatados e a taxa de erro residual para as operações relativas às subvenções de 2011 não é significativa. Ainda não foram efetuadas verificações para as operações relativas às subvenções para as atividades de 2010 (11,3 milhões de euros). Além disso, dada a limitada garantia que se pode retirar das verificações ex ante, não existe uma garantia razoável quanto à legalidade e regularidade dessas operações. O Tribunal não pôde obter provas de auditoria suficientes e adequadas sobre a legalidade e a regularidade das operações de subvenções auditadas relativas a atividades de 2010. |
Concluída |
2012 |
Para além da questão descrita nos pontos 9-13, os orçamentos para as convenções de subvenção assinadas em 2010 e 2011, que resultaram em pagamentos em 2012, não eram suficientemente específicos. Não existia qualquer ligação entre os fundos aprovados e as atividades a executar. As convenções de subvenção não estabeleciam limites individuais para categorias de custos específicas (por exemplo, custos com pessoal, subcontratação, serviços jurídicos, etc.), nem incluíam regras aplicáveis à adjudicação de contratos de bens e serviços pelas CCI e seus parceiros. O Instituto executou igualmente verificações técnicas para todos os projetos financiados integradas nas suas verificações ex ante. Contudo, a falta de metas quantificadas dificultou uma avaliação eficaz das atividades e resultados dos projetos. Os planos de atividade não definiam em pormenor as atividades a executar, nem estabeleciam etapas claras, realizações por atividade ou critérios de qualidade. Das dotações autorizadas transitadas de 2011, num montante de cerca de 22 milhões de euros, foram anulados cerca de 10 milhões de euros (45 %) em 2012. O elevado nível de anulações deve-se sobretudo ao facto de os beneficiários terem declarado custos inferiores aos estimados no âmbito das convenções de subvenção de 2011 (9,2 milhões de euros, o que representa 92 % das transições anuladas). |
Em curso |
2011 |
A Comissão Europeia (Direção-Geral da Educação e da Cultura) e o Instituto assinaram sistematicamente convenções de subvenção, que deram origem a pagamentos realizados em 2011, depois de a maioria das atividades ter já sido executada. Entre setembro e dezembro de 2011, o Instituto efetuou pagamentos finais (2) num montante de 4,2 milhões de euros relativos a três convenções de subvenção assinadas muito depois do início das atividades (3). Esta prática coloca em causa a boa gestão financeira. |
Concluída |
(1) Por exemplo, os certificados de auditoria nem sempre indicavam qual a declaração de custos auditada. Nem todas as categorias de custos tinham de ser auditadas de forma suficientemente pormenorizada (por exemplo, os custos indiretos reais, que podem ser declarados sem aplicação de um limite, não eram verificados com base na documentação comprovativa original). O risco do duplo financiamento de equipamentos declarados como custos não era verificado de forma exaustiva. A maioria dos certificados de auditoria não mencionava a cobertura dos custos auditados, nem existia uma metodologia comum para identificar o erro global das declarações de custos.
(2) A Comissão Europeia tinha pago os adiantamentos.
(3) Num caso, o contrato foi assinado 14 dias antes do termo do período de execução de 13 meses.
ANEXO II
Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia (Budapeste)
Competências e atividades
Domínios de competência da União segundo o Tratado (Artigo 173.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia) |
A União e os Estados-Membros zelarão por que sejam asseguradas as condições necessárias ao desenvolvimento da capacidade concorrencial da indústria da União. Para o efeito, e no âmbito de um sistema de mercados abertos e concorrenciais, a sua ação tem por objetivo:
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Competências do Instituto [Regulamento (CE) n.o 294/2008 do Parlamento Europeu e do Conselho] |
Objetivos O Instituto tem por objetivo contribuir para o crescimento económico sustentável e para a competitividade na Europa, reforçando as capacidades de inovação dos Estados-Membros e da Comunidade. Para tal, deve promover e integrar atividades de ensino superior, de investigação e de inovação segundo os padrões mais exigentes. Atribuições Para atingir o seu objetivo, o Instituto:
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Governação |
Conselho Diretivo Composição O Conselho Diretivo do Instituto é composto por 18 membros nomeados que assegurem um equilíbrio entre a experiência e a excelência empresarial e no ensino superior e investigação e por quatro membros representativos propostos pelas CCI. A Comissão Europeia tem o estatuto de observador. Atribuições O Conselho Diretivo é responsável pela direção das atividades do Instituto, pela seleção, designação, concessão de subvenções e avaliação das CCI e por todas as restantes decisões estratégicas. Comissão Executiva Composição A Comissão Executiva é composta por cinco membros do Conselho Diretivo, incluindo o Presidente e o Vice-Presidente. É presidida pelo Presidente do Conselho Diretivo. Atribuições A Comissão Executiva supervisiona o funcionamento do Instituto e toma as decisões necessárias entre as reuniões do Conselho Diretivo. Diretor Nomeado pelo Conselho Diretivo e responsável perante o mesmo pela gestão administrativa e financeira do Instituto, de que é o representante legal. Auditoria externa Tribunal de Contas Europeu. Autoridade de quitação Parlamento Europeu sob recomendação do Conselho. |
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Meios colocados à disposição do Instituto em 2013 (2012) |
Orçamento definitivo 142,20 milhões de euros de dotações de autorização e 98,76 milhões de euros de dotações de pagamento. Efetivos em 31 de dezembro de 2013 Lugares autorizados: 58 (52) Lugares ocupados: 41 (47) Outros: 0 (0) Total dos efetivos: 41 (47), dos quais desempenhando funções:
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Atividades e serviços fornecidos em 2013 |
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Fonte: anexo fornecido pelo Instituto. |
RESPOSTA DO INSTITUTO
Ponto 9: |
O EIT congratula-se com o reconhecimento, por parte do Tribunal de Contas, dos esforços consideráveis envidados pelo EIT na aplicação de verificações ex ante eficazes com o objetivo de fornecer uma garantia razoável sobre a legalidade e regularidade das operações relativas às subvenções. O EIT está empenhado em continuar a melhorar as instruções facultadas aos auditores de certificação com vista a colmatar as insuficiências identificadas pelo Tribunal de Contas, bem como para aumentar o nível de garantia obtido nos certificados de auditoria. |
Ponto 10: |
De acordo com a estratégia de auditoria ex post do EIT, as parcerias CCI a auditar são selecionadas antes de mais com base na avaliação dos riscos, para permitir a máxima eficiência dos recursos limitados. No entanto, a fim de possibilitar uma taxa de erro representativa, o EIT seleciona uma secção da amostra numa base aleatória. Este procedimento assegura uma cobertura mais equilibrada das parcerias CCI durante a vigência dos acordos-quadro de parceria. No que respeita às convenções de subvenção de 2012, embora a taxa de erro global tenha sido efetivamente de 3 % das subvenções auditadas, tal como apurado pelo Tribunal de Contas, a taxa de erros detetados na amostra aleatória foi de apenas 1,37 %. A taxa de erros detetados de 3,29 % na amostra baseada nos riscos não é, por definição, representativa do universo geral. Uma vez que a taxa de erros representativa de 1,37 % se situou abaixo do limite de materialidade de 2 %, o EIT não fez uma reserva no Relatório de Atividade Anual e considera que as subvenções pagas ao abrigo dos acordos de subvenção de 2012 estão isentas de erros materiais. |
Ponto 11: |
O EIT adotou uma abordagem proativa com vista ao lançamento das seguintes ações imediatas de mitigação em matéria de adjudicação de contratos: 1) revisão abrangente dos procedimentos, circuitos e modelos internos com vista à total conformidade com as respetivas normas de adjudicação de contratos púbicos, com especial atenção ao bom planeamento e previsão de necessidades; 2) no sentido de assegurar o fornecimento dos serviços necessários, o EIT começou a utilizar os contratos-quadro da Comissão disponíveis, tendo iniciado procedimentos de adjudicação de contratos para a concessão de novos contratos de serviços; 3) o EIT planeou um conjunto de ações de formação sobre adjudicação de contratos destinadas ao pessoal do EIT. O EIT está empenhado na implementação de medidas de mitigação no sentido de evitar erros de procedimentos em matéria de adjudicação de contratos no futuro. |
Ponto 12: |
De acordo com os cálculos do EIT, com base na metodologia do Tribunal de Contas, a taxa de erro combinada para as despesas de 2013 foi de 2,12 %. Embora esta taxa de erro esteja em linha com o apurado pelo Tribunal de Contas, importa referir que o nível de erros financeiros nas subvenções (ou seja, a taxa de erro representativa de 1,37 %) se situou bastante abaixo do limite de materialidade de 2 %. Além disso, o EIT está empenhado em melhorar os seus procedimentos internos com vista a evitar erros de procedimentos em matéria de adjudicação de contratos no futuro. |
Ponto 15: |
O EIT irá obter certificados de auditoria sobre os custos das atividades complementares das CCI no primeiro trimestre de 2015 e a conformidade com o limite máximo de 25 % estabelecido nos acordos-quadro de parceria será verificada com base nos resultados finais no primeiro semestre de 2015. Caso o limite máximo de 25 % não seja respeitado, será recuperado o montante correspondente da(s) CCI, nos termos do disposto no acordo-quadro de parceria. Tal recuperação será refletida nas contas anuais do EIT para o exercício de 2014. |
Ponto 16: |
O EIT congratula-se com o reconhecimento do Tribunal de Contas em matéria de execução orçamental. A taxa de execução orçamental global de dotações autorizadas para o Título 1 (despesas de pessoal) foi de 84 %. Embora a taxa de execução orçamental da contribuição da UE tenha sido de 74 %, tal como apurado pelo Tribunal de Contas, importa referir que foram executados 100 % da contribuição do Estado-Membro anfitrião. A parte não executada das despesas de pessoal deveu-se à elevada rotação do pessoal e às dotações reservadas aos ajustes das remunerações para os anos de 2011 e 2012, os quais, em virtude do posterior acórdão do Tribunal de Justiça, não puderam ser pagos antes do final do ano. |
Ponto 17: |
O EIT toma nota das observações do Tribunal de Contas sobre a execução das transições no Título II (despesas administrativas). A não execução das dotações transitadas de 2012 para 2013 neste título deveu-se em larga medida a custos sobreavaliados de uma reunião do Conselho de Administração em dezembro de 2012, tendo os custos reais sido inferiores aos custos previstos. |
Ponto 18: |
O EIT toma nota das observações do Tribunal de Contas sobre a execução das dotações autorizadas para as subvenções CCI de 2012 transitadas de 2012 para 2013. |