1.   W następstwie zaproszenia do wyrażenia zainteresowania Komisja wyznacza przewodniczącego zespołu na nieodnawialną pięcioletnią kadencję. Jego kadencja rozpoczyna się w dniu wskazanym w decyzji o mianowaniu. Decyzja ta zostaje opublikowana w Dzienniku Urzędowym – seria C.

2.   Przewodniczący zostaje zatrudniony w charakterze specjalnego doradcy Komisji w rozumieniu art. 5 warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej. Jego umowa o pracę w charakterze specjalnego doradcy musi w pełni szanować jego niezależność i nie może wpływać na czas trwania jego kadencji.

3.   Komisja może odwołać przewodniczącego, jeżeli przestaje on spełniać warunki konieczne do wykonywania swoich obowiązków.

4.   Zasady mające zastosowanie do mianowania, zakończenia kadencji i odwołania przewodniczącego stosuje się również do jego zastępcy. Przepisy ust. 1 do 3 niniejszego artykułu oraz te, które zawarte są w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 stosuje się również do zastępcy przewodniczącego.

1.   Jeżeli przewodniczący nie może wykonywać swoich funkcji, jego obowiązki są wykonywane przez jego zastępcę.

2.   Jeżeli stanowisko przewodniczącego jest wolne, funkcje przewodniczącego pełnione są przez jego zastępcę do czasu mianowania nowego przewodniczącego.

3.   W przypadku gdy i przewodniczący i jego zastępca nie mogą wykonywać swoich funkcji, są one pełnione przez najstarszego stałego członka reprezentującego Komisję.

1.   Przewodniczący reprezentuje zespół.

2.   Przewodniczy on posiedzeniom zespołu i organizuje jego prace.

3.   Jest on w tym celu wspierany przez stały sekretariat, o którym mowa w art. 7.

4.   Może on delegować swój podpis na każdego stałego członka reprezentującego Komisję, tak aby ten mógł za niego, w jego imieniu i według udzielonych przez niego instrukcji podpisać dokumenty odnoszące się do konkretnej sprawy lub do kwestii administracyjnych.

5.   Przewodniczący ustala również, po konsultacji ze stałymi członkami, harmonogram posiedzeń zespołu.

6.   Pełni on też inne funkcje powierzone mu na mocy niniejszej decyzji.

1.   Jednym z dwóch stałych członków zespołu jest reprezentujący Komisję dyrektor Centralnej Służby Finansowej Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu, zgodnie z art. 143 ust. 2 lit. b) rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046. Dyrektor Generalny ds. Budżetu wyznacza pracownika w grupie zaszeregowania AD 11 lub wyższej na zastępcę tego stałego członka.

Drugiego stałego członka reprezentującego Komisję i jego zastępcę dyrektor generalny ds. budżetu wyznacza ad personam spośród urzędników Komisji w grupach zaszeregowania odpowiednio co najmniej AD 14 i AD 11.

2.   Członek reprezentujący właściwego urzędnika zatwierdzającego (zwany dalej „organem wnioskującym”) i jego zastępca są urzędnikami lub pracownikami zatrudnionymi na czas określony, wyznaczonymi zgodnie z wewnętrznym regulaminem i wewnętrznymi przepisami administracyjnymi danej instytucji, organu lub organizacji, o których mowa w art. 73 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046. Pełnią oni przynajmniej funkcję kierownika działu lub szefa delegatury.

1.   Obserwatorzy uczestniczą w obradach zespołu, nie biorąc udziału w przyjmowaniu zaleceń.

2.   Służba Prawna Komisji ma status pełnoprawnego obserwatora w odniesieniu do każdej dokumentacji przedłożonej zespołowi i przedkłada uwagi z własnej inicjatywy lub na wniosek przewodniczącego. W tym celu jeden z jej członków uczestniczy we wszystkich pracach zespołu. Służba Prawna jest informowana o wszystkich pisemnych procedurach.

3.   Szczególnie w przypadkach, gdy wniosek organu wnioskującego opiera się na informacjach przekazanych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), przedstawiciel OLAF-u bierze udział w posiedzeniach zespołu oraz uczestniczy w procedurach ustnych i pisemnych. Może on przedkładać uwagi z własnej inicjatywy lub na wniosek przewodniczącego.

4.   W innych przypadkach, na wniosek przewodniczącego, OLAF może zostać poproszony o dostarczenie informacji lub opinii.

5.   Oprócz organu wnioskującego status obserwatorów mają inni urzędnicy zatwierdzający Komisji, urzędnicy zatwierdzający powołanego przez Komisję urzędu europejskiego, agencji wykonawczej, innej instytucji lub innego organu lub organizmu europejskiego, będących przedmiotem wniosku przedłożonego zespołowi. Ci urzędnicy zatwierdzający mogą brać udział w naradach zespołu i są informowani o pisemnych procedurach oraz przedstawiają ustne i pisemne uwagi na wniosek przewodniczącego.

6.   Po konsultacji ze stałymi członkami zespołu przewodniczący może zaprosić innych obserwatorów do udziału w obradach zespołu i poprosić ich o przedstawienie uwag w formie ustnej i pisemnej.

1.   Obsługę stałego sekretariatu zespołu zapewniają funkcjonariusze lub agenci Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu, której sekretariat podlega administracyjnie.

2.   W imieniu przewodniczącego stały sekretariat:

1.   W przypadku gdy przewodniczący lub jego zastępca, każdy inny urzędnik lub agent należący do sekretariatu zespołu lub każda inna osoba, która uczestniczy w posiedzeniach zespołu lub posiada wiedzę na temat dokumentów związanych z daną sprawą, znajdują się w sytuacji, która mogłaby prowadzić do powstania konfliktu interesów, niezwłocznie informują oni o tym pozostałych członków i sekretariat. To samo ma zastosowanie w przypadku, gdy znajdują się oni w sytuacji, która mogłaby obiektywnie zostać uznana za konflikt interesów.

2.   Żadna z osób, o których mowa w ust. 1, nie uczestniczy w obradach ani w przyjmowaniu zalecenia. Do akt sprawy dołącza się dokument opisujący sposób, w jaki uwzględniono ryzyko wystąpienia konfliktu interesów.

1.   OLAF współpracuje ściśle z zespołem zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 (6), przy poszanowaniu praw procesowych i praw podstawowych oraz z należytym uwzględnieniem zasady ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia.

2.   W przypadku gdy wniosek organu wnioskującego opiera się na informacjach przekazanych przez OLAF, przed wysłaniem powiadomienia do podmiotu gospodarczego zespół konsultuje się z OLAF-em, aby nie podważać poufności postępowań sądowych i dochodzeń prowadzonych lub koordynowanych przez OLAF, w tym ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia, oraz dochodzeń krajowych lub postępowań sądowych, jeżeli są one znane.

3.   Przekazywanie podmiotom gospodarczym lub ich informatorom informacji pochodzących z dochodzeń lub dotyczących dochodzeń prowadzonych lub koordynowanych przez OLAF wymaga jego zgody.

1.   Zespół zajmuje się daną sprawą na wniosek dowolnego urzędnika zatwierdzającego Komisji, innej instytucji, powołanego przez Komisję urzędu europejskiego, agencji wykonawczej lub innego organu lub organizmu europejskiego.

W przypadku gdy przekazanie sprawy do rozpatrzenia pochodzi od organu, który nie podlega Komisji, stały sekretariat nawiązuje niezwłocznie niezbędne kontakty w celu zapewnienia poufności wymiany informacji dotyczącej danej sprawy.

2.   Wniosek przesyłany jest do sekretariatu pocztą elektroniczną na następujący adres: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.

3.   W przypadku gdy organ wnioskujący uzyska informacje, o których mowa w art. 136 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, przekazuje on sprawę zespołowi po otrzymaniu tych informacji w możliwie najkrótszym terminie, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków.

4.   Wniosek dotyczący zalecenia zawiera wszystkie informacje wymagane zgodnie z przepisami, o których mowa w art. 142 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046. Zawiera również inne istotne informacje, o których mowa w art. 136 tego rozporządzenia, w tym, w stosownych przypadkach, sprawozdania OLAF-u. Zawiera on również należycie wypełniony arkusz informacyjny.

1.   Z wyjątkiem przypadków, w których istnieją istotne uzasadnione przesłanki do zachowania poufności dochodzenia lub krajowego postępowania sądowego, podmiot gospodarczy, zgodnie z art. 143 ust. 5 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, ma prawo do przedstawienia uwag.

2.   Przedmiotowy podmiot gospodarczy otrzymuje pismo informujące o faktach i ich wstępnej klasyfikacji prawnej, w którym zespół bierze pod uwagę tylko te części, z którymi podmiot gospodarczy mógł się zapoznać, z zastrzeżeniem stosowania przepisów art. 143 ust. 5 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046. Zasadniczo pismo to przekazywane jest pocztą elektroniczną.

3.   Podmiot gospodarczy przekazuje swoje uwagi pisemne drogą elektroniczną na adres: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu lub na adres poczty elektronicznej podany w piśmie, wraz z ewentualnymi załącznikami, w formie standardowego pliku elektronicznego utworzonego za pomocą aktualnego oprogramowania biurowego.

4.   Uwagi pisemne nie mogą przekraczać 10 stron, z wyjątkiem załączników, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków wynikających z ich prawnej lub faktycznej złożoności.

5.   Co do zasady, podmiotowi gospodarczemu przyznaje się na składanie uwag okres trzech tygodni. Okres ten zaczyna biec od dnia następującego po powiadomieniu o faktach i ich wstępnej klasyfikacji prawnej. W przypadku gdy podmiot gospodarczy w drodze umowy wyraził zgodę na komunikowanie się z właściwym urzędnikiem zatwierdzającym środkami elektronicznymi, powiadomienia dokonuje się poprzez przesłanie pisma informacyjnego w takiej formie.

6.   W wyjątkowych przypadkach, na uzasadniony wniosek podmiotu gospodarczego, termin ten może zostać przedłużony o okres, który nie może przekraczać połowy początkowego okresu.

7.   Po upływie ustalonego terminu oraz w przypadku braku należycie uzasadnionego wniosku o przedłużenie lub po upływie tego przedłużonego okresu postępowanie kontradyktoryjne zostaje zakończone.

8.   Jeżeli przewodniczący uzna, że podmiot gospodarczy nie przedstawił uwag w wyznaczonym terminie, postępowanie jest kontynuowane i przewodniczący zwołuje zespół w celu przyjęcia zalecenia.

1.   Z chwilą gdy sekretariat zweryfikował wniosek i przeanalizował sprawę zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami art. 7, przekazuje ją przewodniczącemu i członkom zespołu. Po ewentualnym poproszeniu o dodatkową weryfikację lub dodatkowe zbadanie, w stosownych przypadkach, przewodniczący stwierdza, że sprawa została przygotowana.

2.   Czas trwania procedury, począwszy od stwierdzenia przez przewodniczącego, że sprawa została przygotowana, a kończąc na przekazaniu opinii organowi wnioskującemu oraz, w stosownych przypadkach, zalecenia, zasadniczo nie może przekraczać trzech miesięcy. Przewodniczący może ten termin przedłużyć, w szczególności w celu zapewnienia prawa do bycia wysłuchanym.

1.   Przepisy art. 1–4, 8, 12, 13, 17 i 18 figurujące w rozdziale I niniejszego rozporządzenia stosuje się do wykonywania przez zespół uprawnień powierzonych mu na mocy art. 93 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

2.   Przepisy pozostałych artykułów rozdziału I niniejszego rozporządzenia mają również zastosowanie do wykonywania przez zespół kompetencji, o których mowa w ust. 1, z wyjątkiem przepisu specjalnego przewidzianego w niniejszym rozdziale.

1.   Przy wydawaniu opinii, o której mowa w art. 93 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, w zespole zasiadają członkowie, o których mowa w art. 143 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, oraz następujący trzej dodatkowi członkowie:

2.   Każdy z tych trzech członków ma zastępcę, który jest odpowiednio wyznaczany przez:

1.   Jeżeli członek personelu, którego dotyczy postępowanie, nie należy do Komisji, obserwatora wyznacza służba prawna Komisji.

2.   Właściwy urzędnik zatwierdzający lub, w stosownych przypadkach, szef delegatury Unii działający jako subdelegowany urzędnik zatwierdzający, ewentualnie ich przedstawiciele, mają status obserwatora.

3.   OLAF wyznacza obserwatora, jeżeli informacje dotyczące domniemanego przepisu rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, jakiegokolwiek przepisu dotyczącego zarządzania finansami lub kontroli operacji, wynikają z przedstawionych przez niego informacji.

4.   Urząd dyscyplinarny danej instytucji lub organu wyznacza obserwatora, gdy rozpatrywany przez zespół przypadek został zgłoszony przez organ powołujący. W innych przypadkach może on zostać poproszony przez przewodniczącego o wyznaczenie obserwatora.

5.   Po konsultacji z członkami przewodniczący może zaprosić dalszych obserwatorów.

1.   Zastosowanie mają przepisy art. 7, z wyjątkiem tych, które zawarte są w jego ust. 2 lit. k).

2.   W szczególności sekretariat:

1.   Zgodnie z art. 93 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 zespół jest zwoływany na wniosek każdego organu powołującego odpowiedzialnego za sprawy dyscyplinarne lub właściwego urzędnika zatwierdzającego, w tym przewodniczącego delegacji Unii lub jego zastępcy, działającego jako subdelegowany urzędnik zatwierdzający, zwanego dalej „organem wnioskującym”.

2.   W przypadku gdy zespół jest bezpośrednio informowany przez członka personelu, przesyła on akta właściwemu organowi powołującemu lub, w zależności od przypadku, organowi upoważnionemu do zawierania umów o pracę oraz informuje o tym zgłaszającego członka personelu. Jeżeli decyzję o wniesieniu sprawy do zespołu podejmuje właściwy organ powołujący, informuje on o tym tego członka personelu. Jeżeli organ powołujący postanowi nie wnosić sprawy do zespołu, informuje o tym zespół i zgłaszającego członka personelu.

W celu zapewnienia skutecznej ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia, jak przewidziano w art. 22a ust. 3 regulaminu pracowniczego, zespół może, na zasadzie odstępstwa od powyższego akapitu, powiadomić właściwy organ powołujący i poinformować OLAF.

1.   Zespół dąży do osiągnięcia konsensusu w sprawie ustalenia istnienia nieprawidłowości finansowej oraz uzasadnienia danej opinii lub zalecenia.

2.   W przypadku braku konsensusu, sprawę poddaje się głosowaniu, w którym:

W przypadku równego podziału głosów, przeważa głos przewodniczącego.

3.   Do przyjmowania zaleceń stosuje się odpowiednio ustępy 1 i 2. Konsensus lub głosowanie dotyczą w szczególności systemowego charakteru danej nieprawidłowości finansowej.

1.   Decyzja C(2011) 6109 final traci moc.

2.   Decyzja (UE, Euratom) 2015/2463 traci moc.