ZAŁĄCZNIK

do rozporządzenia Komisji z dnia 9 października 2006 r. ustanawiającego standardowe wartości w przywozie dla ustalania ceny wejścia niektórych owoców i warzyw

(1)  Nomenklatura krajów ustalona w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 750/2005 (Dz.U. L 126 z 19.5.2005, str. 12). Kod „999” odpowiada „innym pochodzeniom”.

ZAŁĄCZNIK

ZAŁĄCZNIK

Współczynnik amortyzacji mający zastosowanie do miesięcznych wartości skupu

ZAŁĄCZNIK

ZAŁĄCZNIK

WYTYCZNE DLA SYSTEMÓW AUDYTU WŁAŚCIWYCH ORGANÓW

Spis treści

1.   Cel i zakres

Niniejsze wytyczne stanowią wskazówki dotyczące charakteru i wykonania systemów audytu przez właściwe organy krajowe. Celem systemów audytu jest sprawdzenie, czy kontrole urzędowe, odnoszące się do prawa paszowego i żywnościowego oraz reguł dotyczących zdrowia zwierząt i dobrostanu zwierząt, są skutecznie wykonywane oraz odpowiednie dla osiągnięcia celów stosownych aktów prawnych, włączając zgodność z krajowymi planami kontroli.

Niniejsze wytyczne stanowią raczej próbę ustanowienia zasad obserwacji niż określenia szczegółowych metod i mają na celu ułatwienie ich zastosowania do różnorodności systemów kontroli państw członkowskich. Metody wybrane do zastosowania zasad przedstawionych w niniejszych wytycznych mogą różnić się w zależności od rozmiaru, charakteru, liczby i złożoności właściwych organów odpowiedzialnych za kontrole urzędowe w państwach członkowskich.

2.   Tło i podstawa prawna – rozporządzenie (WE) nr 882/2004

Niniejsze wytyczne ustanawiają kryteria przeprowadzania audytów, o których mowa w art. 4 ust. 6 rozporządzenia (WE) nr 882/2004. W związku z tym należy uwzględnić następujące fragmenty wspomnianego rozporządzenia:

2.1.   Artykuł 4 ust. 6: kryteria działania dla właściwych organów

„Właściwe organy przeprowadzają wewnętrzne audyty lub zlecają przeprowadzenie zewnętrznych audytów oraz podejmują środki właściwe w świetle ich wyników, aby zapewnić osiągnięcie celów niniejszego rozporządzenia. Audyty te podlegają niezależnej kontroli oraz są przeprowadzane w sposób przejrzysty.”

2.2.   Artykuł 2 ust. 6: definicja „audytu”

„»Audyt« oznacza systematyczne i niezależne badanie mające na celu ustalenie, czy działania i związane z nimi wyniki są zgodne z zaplanowanymi rozwiązaniami oraz czy te rozwiązania są skutecznie wdrażane i czy odpowiadają zamierzonym celom.”

3.   Definicje

Do celów niniejszych wytycznych stosuje się definicje ustanowione w art. 2 rozporządzenia (WE) nr 882/2004, art. 2 i 3 rozporządzenia (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady (1), ISO 19011:2002 (2) oraz ISO 9000:2000 (3).

W szczególności należy zwrócić uwagę na następujące definicje ISO 19011:2002 i ISO 9000:2000:

„Kryteria audytu” oznaczają zbiór polityk, procedur lub wymogów wykorzystywanych jako element odniesienia, do których porównywane są dowody audytu, np. normy, według których oceniane są działania jednostki audytowanej.

„Plan audytu” oznacza opis działań i rozwiązań dla danego audytu.

„Program audytu” oznacza zbiór jednego lub większej liczby audytów zaplanowanych w specyficznych ramach czasowych i nastawionych na specyficzny cel.

„Zespół audytowy” oznacza jednego lub więcej audytorów przeprowadzających audyt, wspieranego (wspieranych) w razie potrzeby przez ekspertów technicznych.

„Jednostka audytowana” oznacza jednostkę, w odniesieniu do której przeprowadzany jest audyt.

„Audytor” oznacza osobę posiadającą kompetencje do przeprowadzenia audytu.

„Działanie naprawcze” oznacza działanie mające na celu wyeliminowanie przyczyny wykrytej niezgodności lub innej niepożądanej sytuacji.

„Działanie zapobiegawcze” oznacza działanie mające na celu wyeliminowanie potencjalnej niezgodności lub innej niepożądanej sytuacji.

„Ekspert techniczny” oznacza osobę służącą zespołowi audytowemu specyficzną wiedzą lub wiedzą fachową.

Do celów niniejszych Wskazówek stosuje się następujące definicje:

„Organ audytowy” oznacza organ przeprowadzający proces audytu. Może być nim jednostka wewnętrzna lub zewnętrzna.

„Proces audytu” oznacza działania opisane w sekcji 5.1 (podejście systematyczne).

„System audytu” oznacza połączenie jednego lub więcej organów audytowych wykonujących proces audytu w obrębie jednego lub kilku właściwych organów.

„Łańcuch produkcji” oznacza cały łańcuch produkcji obejmujący wszystkie „etapy produkcji, przetwarzania i dystrybucji”, jak określono w art. 3 ust. 16 rozporządzenia (WE) nr 178/2002.

4.   Wskazówki ogólne

W sytuacjach gdy połączenie systemów audytu jest wprowadzane w państwie członkowskim, należy wprowadzić mechanizmy mające zapewnić, by systemy audytu obejmowały wszystkie działania kontrolne zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 882/2004 z uwzględnieniem zdrowia zwierząt i dobrostanu zwierząt oraz kontroli na wszystkich etapach łańcucha produkcji oraz włączając działania wszystkich zainteresowanych agencji lub organów kontrolnych.

W szczególności w sytuacjach gdy zadania kontrolne są przekazywane organowi kontroli, a właściwy organ podjął decyzję o przeprowadzeniu audytu, a nie kontroli organu kontroli, wówczas zobowiązania umowne tego upoważnionego organu powinny obejmować przyjęcie wymagań audytowych i wymogów tego organu.

Obok specyficznych wskazówek przedstawionych w niniejszym dokumencie należy korzystać z ISO 19011:2002 dla uzyskania ogólnych wskazówek.

5.   Charakter procesu audytu

5.1.   Podejście systematyczne

Należy zastosować podejście systematyczne do planowania, przeprowadzania, działań następczych i zarządzania audytem. W tym celu proces audytu powinien:

W przypadkach gdy rozpatrywane jest przeprowadzenie jednego lub więcej programów audytu w jednym państwie członkowskim, należy podjąć kroki dla zapewnienia, że takie programy są skutecznie koordynowane, tak aby zapewnić spójny proces audytu w obrębie kilku zainteresowanych właściwych organów. Program (programy) audytu powinien (powinny) również obejmować odpowiednie szczeble hierarchii właściwego organu.

5.2.   Przejrzystość

W celu wykazania, że proces audytu jest przejrzysty, udokumentowane procedury powinny obejmować wyraźnie zdefiniowany proces planowania audytu, kryteria audytu i sprawozdanie z audytu – mechanizmy zatwierdzania i rozpowszechniania.

Zarządzanie procesem audytu i jego wykonanie powinno być przejrzyste dla wszystkich zainteresowanych uczestników. W szczególności musi istnieć pełna przejrzystość pomiędzy organem audytowym a jednostką audytowaną. Zapewnienie przejrzystości audytu dla innych uczestników ułatwi rozpowszechnianie informacji, a w szczególności dzielenie się najlepszymi praktykami w obrębie i pomiędzy właściwymi organami.

Państwa członkowskie powinny przyjąć właściwe środki w celu zapewnienia, że ich systemy audytu są przejrzyste, biorąc pod uwagę krajowe wymogi prawne i inne. W tym celu państwa członkowskie powinny wesprzeć praktyki zwiększające przejrzystość procesu. Kilka przykładów takich praktyk zostało wymienionych w tabeli. Decydując o podjęciu takich środków, państwa członkowskie powinny zachować równowagę pomiędzy potrzebą przejrzystości a ryzykiem zmniejszenia zdolności osiągnięcia celów systemu audytu. Aby zoptymalizować korzyści płynące z przejrzystości, należy ją połączyć ze zrównoważoną sprawozdawczością, która stanowi wypadkową potwierdzonej zgodności (ustalenia pozytywne) i obszarów wymagających udoskonalenia (ustalenia negatywne).

Tabela

Przykłady praktyk poprawiających przejrzystość w procesie audytu

5.3.   Niezależność

Organy audytowe powinny być zabezpieczone przed wszelkimi naciskami rynkowymi, finansowymi, hierarchicznymi, politycznymi i innymi, które mogą wpłynąć na ich ocenę lub wynik procesu audytu. System audytu, organ audytowy i audytorzy powinni być niezależni od kontrolowanej działalności i unikać stronniczości oraz konfliktu interesów. Audytorzy nie powinni kontrolować obszarów lub działań, za które są bezpośrednio odpowiedzialni.

Wszystkie zainteresowane właściwe organy powinny wprowadzić gwarancje w celu zapewnienia, że obowiązki i uprawnienia w dziedzinie audytu i kontroli, takie jak zarządzanie i nadzór systemów kontroli urzędowej, są wystarczająco rozgraniczone.

W sytuacjach gdy zespół audytowy zaleca działania naprawcze i zapobiegawcze, jednostka audytowana powinna dokonać wyboru metod do zastosowania w takiej sytuacji. Aktywne zaangażowanie się zespołu audytowego w działania następcze powinno ograniczać się do oceny odpowiedniości planu działań i skuteczności działań naprawczych i zapobiegawczych. Jednostki audytowane nie powinny być w stanie przeszkodzić w przeprowadzaniu programu audytu, ustaleń i wniosków. Powinny być one konsultowane w sprawie projektu sprawozdania, a ich uwagi uwzględnione przez organ audytowy. W odpowiednim przypadku uwagi te powinny zostać wzięte pod uwagę w sposób przejrzysty.

Następujące elementy mogą być przydatne dla zapewnienia, że proces audytu gwarantuje niezależność zarówno organu audytowego jak i zespołu audytowego:

Niezależne organy audytowe powinny być zewnętrzne lub odrębne w stosunku do zarządzania kontrolowaną działalnością. Organy audytu wewnętrznego powinny składać sprawozdania najwyższym szczeblom kierowniczym w strukturze organizacyjnej.

W przypadku gdy ekspertyza techniczna wymagana do potrzeb audytu jest dostępna jedynie w obrębie właściwego organu, należy podjąć środki w celu zapewnienia, że zespół audytowy pozostaje niezależny. W przypadku gdy działania kontrolne są organizowane na poziomie regionalnym, należałoby wymieniać ekspertów technicznych w celu zapewnienia ich niezależności.

5.4.   Niezależna kontrola procesu audytu

Proces audytu powinien być poddawany kontroli niezależnej osoby lub organu w celu sprawdzenia, czy osiąga swoje cele. Taka niezależna osoba lub organ powinna/powinien mieć wystarczającą władzę, wiedzę fachową i zasoby, aby móc skutecznie wykonać to zadanie. Podejścia do niezależnej kontroli mogą być różne, w zależności od działalności właściwego organu. W przypadku gdy do niezależnej kontroli procesu audytu powołano organ lub komisję, jedna lub kilka niezależnych osób powinny być członkami takiego organu lub komisji. Takie niezależne osoby powinny mieć dostęp do procesu audytu i być upoważnione do pełnego w nim udziału. Należy podjąć działania w celu naprawienia wszelkich niedociągnięć wskazanych w procesie audytu przez niezależną osobę lub organ.

6.   Realizacja procesu audytu

6.1.   Główne: a) zgodność z planowanymi uzgodnieniami; b) skuteczne wykonanie; c) zdolność osiągnięcia celów

W celu zapewnienia zgodności z wymogami art. 4 ust. 6 rozporządzenia (WE) nr 882/2004 system audytu powinien obejmować następujące trzy elementy przedstawione w art. 2 ust. 6:

Dla potrzeb określenia, czy planowane rozwiązania są odpowiednie do osiągnięcia celów przedstawionych w lit. c) powyżej, należy wziąć pod uwagę, co następuje:

Kryteria audytu powinny obejmować strategiczne cele wynikające z rozporządzeń (WE) nr 178/2002 i (WE) nr 882/2004 (włączając jednolity zintegrowany wieloletni krajowy plan kontroli) i prawodawstwo krajowe.

Podstawowym celem audytów powinny być rozwiązania dotyczące kontroli odnoszące się do krytycznych punktów kontroli w łańcuchu (łańcuchach) produkcji. Należy położyć nacisk na ocenę, czy planowane rozwiązania są w stanie zapewnić wystarczające gwarancje: a) bezpieczeństwa produktu końcowego; i b) zgodności z innymi wymogami z zakresu prawa paszowego i żywnościowego oraz regułami dotyczącymi zdrowia zwierząt i dobrostanu zwierząt. W tym celu audyt (audyty) powinien (powinny) w miarę możliwości wykraczać poza granice administracyjne.

6.2.   Sprawozdawczość audytowa

Sprawozdania z audytu powinny zawierać wyraźne wnioski wynikające z ustaleń audytu i, w odpowiednich przypadkach, zalecenia.

6.3.   Działania podejmowane w następstwie wyników audytu

W odpowiednich przypadkach jednostka kontrolowana powinna sporządzić i zrealizować plan działania. Powinien on zawierać propozycję ograniczonych czasowo działań naprawczych i zapobiegawczych w celu naprawienia wszelkich niedoskonałości stwierdzonych przez audyt lub program audytu. Zespół audytowy powinien ocenić odpowiedniość planu działania oraz może zostać zaangażowany w weryfikację jego późniejszego wykonania.

6.4.   Przegląd audytu i rozpowszechnianie najlepszych praktyk

Należy rozpatrzyć następstwa ustaleń audytu dla innych sektorów i regionów, szczególnie w państwach członkowskich, w których kontrole są przekazywane kilku właściwym organom lub są zdecentralizowane. Należy w szczególności rozpowszechniać przykłady najlepszych praktyk. W tym celu należy udostępniać sprawozdania innym sektorom oraz regionom w danym państwie członkowskim oraz Komisji. Wyniki audytu powinny również być wzięte pod uwagę podczas planowania programu audytu i w ramach dokonywania przeglądu jednolitego zintegrowanego wieloletniego krajowego planu kontroli.

6.5.   Zasoby

Państwa członkowskie powinny zapewnić, że właściwe organy posiadają wystarczające uprawnienia wykonawcze oraz zasoby, a także organ właściwy do ustanowienia, wykonania i utrzymania skutecznego systemu audytu.

Należy udostępnić zasoby ludzkie i inne niezbędne do zarządzania, monitorowania i przeglądu procesu audytu mając na względzie fakt, że wszystkie właściwe organy i ich działalność kontrolna powinny być poddawane audytowi w okresie nieprzekraczającym pięciu lat. Ogólne wskazówki dotyczące zadobów wymaganych do przeprowadzania audytu zawiera norma ISO 19011. Aby zespół audytowy posiadał wiedzę niezbędną dla osiągnięcia celu i zakresu audytu oraz programu (programów) audytu, może stanowić go dowolna kombinacja audytorów ogólnych i o specjalizacji technicznej, technicznych także ekspertów technicznych. Należy zadbać o obiektywność i niezależność zespołu audytowego, szczególnie w przypadkach gdy potrzebni są eksperci techniczni. Do tego celu może być przydatna rotacja audytorów i zespołów audytowych.

6.6.   Kompetencje audytorów

Kompetencje audytorów i kryteria selekcji należy określić na podstawie następujących elementów:

Zasadnicze znaczenie ma wprowadzenie mechanizmu mającego zapewnić spójność audytorów i utrzymanie ich kompetencji. Kompetencje, których wymagają zespoły audytowe, będą zmienne w zależności od obszaru audytowanego w ramach systemów kontroli lub nadzoru. Jeżeli chodzi o wiedzę techniczną i niezbędne umiejętności audytora, należy wziąć pod uwagę również wymogi szkoleniowe dotyczące osób przeprowadzających kontrole urzędowe (rozdział 1 załącznika II do rozporządzenia (WE) nr 882/2004).

(1)  Dz.U. L 31 z 1.2.2002, str. 1.

(2)  „Wytyczne dotyczące przeprowadzania audytów systemów jakości i/lub zarządzania środowiskiem naturalnym” opublikowane przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną 1 października 2002 r.

(3)  „Systemy zarządzania jakością – Podstawowe zasady i słownictwo”, opublikowane przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną, grudzień 2000 r.

ZAŁĄCZNIK I

Kwoty, jakimi mają być obciążone państwa członkowskie

(Pozycja budżetowa 6701)

ZAŁĄCZNIK II

Kwoty, jakimi ma być obciążony Fundusz Gwarancji EFOGR

ZAŁĄCZNIK III

Przypadki popełnienia nieprawidłowości, które mają być usunięte z listy w ramach rozporządzenia (EWG) nr 595/91

Niemcy

Nr sprawy

Hiszpania

Nr sprawy

Francja

Nr sprawy

Królestwo Niderlandów

Nr sprawy

Portugalia

Nr sprawy

PT/1995/036

Zjednoczone Królestwo

Nr sprawy

UK/1998/271

Włochy

Nr sprawy