ISSN 1977-1002

Dziennik Urzędowy

Unii Europejskiej

C 417

European flag  

Wydanie polskie

Informacje i zawiadomienia

Rocznik 60
6 grudnia 2017


Powiadomienie nr

Spis treśći

Strona

 

IV   Informacje

 

INFORMACJE INSTYTUCJI, ORGANÓW I JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH UNII EUROPEJSKIEJ

 

Trybunał Obrachunkowy

2017/C 417/01

Podsumowanie wyników kontroli agencji i innych organów Unii Europejskiej przeprowadzonych przez Europejski Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2016

1

2017/C 417/02

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji ds. Współpracy Organów Regulacji Energetyki za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

25

2017/C 417/03

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu

31

2017/C 417/04

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Centrum

37

2017/C 417/05

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Centrum

42

2017/C 417/06

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Unii Europejskiej ds. Szkolenia w Dziedzinie Ścigania za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

47

2017/C 417/07

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Konsumentów, Zdrowia, Rolnictwa i Żywności za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

52

2017/C 417/08

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowego Urzędu Ochrony Odmian Roślin za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu

57

2017/C 417/09

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

63

2017/C 417/10

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Lotniczego za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

68

2017/C 417/11

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Małych i Średnich Przedsiębiorstw za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

74

2017/C 417/12

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu

79

2017/C 417/13

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Nadzoru Bankowego za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu

87

2017/C 417/14

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób za rok budżetowy 2016, wraz z odpowiedzią Centrum

92

2017/C 417/15

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

98

2017/C 417/16

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Środowiska za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

104

2017/C 417/17

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kontroli Rybołówstwa za rok budżetowy 2016, wraz z odpowiedzią Agencji

110

2017/C 417/18

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu

115

2017/C 417/19

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Instytutu

120

2017/C 417/20

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu

126

2017/C 417/21

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Instytutu

131

2017/C 417/22

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Leków za rok budżetowy 2016, wraz z odpowiedzią Agencji

142

2017/C 417/23

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2016, wraz z odpowiedzią Centrum

150

2017/C 417/24

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa Morskiego za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

156

2017/C 417/25

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

160

2017/C 417/26

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Kolejowej Unii Europejskiej za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

166

2017/C 417/27

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

171

2017/C 417/28

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu

176

2017/C 417/29

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Fundacji Kształcenia za rok budżetowy 2016, wraz z odpowiedzią Fundacji

181

2017/C 417/30

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu

187

2017/C 417/31

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA) za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

194

2017/C 417/32

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

201

2017/C 417/33

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Dostaw Euratomu za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

207

2017/C 417/34

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Fundacji

212

2017/C 417/35

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Jednostki Współpracy Sądowej (Eurojust) za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Eurojustu

218

2017/C 417/36

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Policji za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu

223

2017/C 417/37

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Praw Podstawowych Unii Europejskiej za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

228

2017/C 417/38

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Straży Granicznej i Przybrzeżnej za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

233

2017/C 417/39

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Europejskiego GNSS za rok budżetowy 2016, wraz z odpowiedzią Agencji

241

2017/C 417/40

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Innowacyjności i Sieci za rok budżetowy 2016, wraz z odpowiedzią Agencji

247

2017/C 417/41

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Badań Naukowych za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

252

2017/C 417/42

Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Jednolitej Rady ds. Restrukturyzacji i Uporządkowanej Likwidacji za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Jednolitej Rady

256


PL

 


IV Informacje

INFORMACJE INSTYTUCJI, ORGANÓW I JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH UNII EUROPEJSKIEJ

Trybunał Obrachunkowy

6.12.2017   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 417/1


Podsumowanie wyników kontroli agencji i innych organów Unii Europejskiej przeprowadzonych przez Europejski Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2016

(2017/C 417/01)

SPIS TREŚCI

AGENCJE I INNE ORGANY UE – ZASTOSOWANE AKRONIMY I SKRÓTY 3
STRESZCZENIE 5
O TRYBUNALE 5
ZAKRES KONTROLI 5
Różne rodzaje agencji są umiejscowione na terytorium poszczególnych państw członkowskich UE 5
Budżety i finansowanie agencji – wzrosty w obszarach priorytetowych oraz większa rola samofinansowania 7
Wzrost liczby personelu w obszarach priorytetowych 9
Mechanizmy kontroli 9
USTALENIA TRYBUNAŁU 10
Opinie bez zastrzeżeń co do wiarygodności sprawozdań finansowych wszystkich agencji 10
Opinie bez zastrzeżeń co do legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń wszystkich agencji z wyjątkiem EASO 10
Kwestie o szczególnym znaczeniu wskazane przez Trybunał 10
Inne ustalenia kontroli w różnych obszarach 11
Kadry – kwestia budząca w niektórych przypadkach niepokój 11
Udzielanie zamówień publicznych jest nadal narażone na błędy 11
Środowisko informatyczne agencji różni się pomimo zbliżonego charakteru ich działalności 12
Należy usprawnić zarządzanie usługami informatycznymi i projektami w EMA 13
Poprawa zarządzania budżetowego z pewnymi wyjątkami 14
Zasadniczo pozytywny charakter ocen zewnętrznych 14
Wyniki kontroli przeprowadzonej przez Służbę Audytu Wewnętrznego umożliwiają bardziej wszechstronny ogląd 14
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami w większości przypadków są w toku 14

ZAŁĄCZNIK I –

Budżety i personel agencji 16

ZAŁĄCZNIK II –

Przedstawione przez Trybunał uwagi niepodważające jego opinii 19

ZAŁĄCZNIK III –

Działania podjęte w związku z przedstawionymi przez Trybunał uwagami niepodważającymi jego opinii 22

AGENCJE I INNE ORGANY UE – ZASTOSOWANE AKRONIMY I SKRÓTY

Akronim/skróty

Pełna nazwa

Lokalizacja siedziby

ACER

Agencja ds. Współpracy Organów Regulacji Energetyki

Lublana, Słowenia

BEREC

Urząd Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej

Ryga, Łotwa

CdT

Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej

Luksemburg, Luksemburg

Cedefop

Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego

Saloniki, Grecja

CEPOL

Agencja Unii Europejskiej ds. Szkolenia w Dziedzinie Ścigania

Budapeszt, Węgry

Chafea

Agencja Wykonawcza ds. Konsumentów, Zdrowia, Rolnictwa i Żywności

Luksemburg, Luksemburg

CPVO

Wspólnotowy Urząd Ochrony Odmian Roślin

Angers, Francja

EACEA

Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego

Bruksela, Belgia

EASA

Europejska Agencja Bezpieczeństwa Lotniczego

Kolonia, Niemcy

EASME

Agencja Wykonawcza ds. Małych i Średnich Przedsiębiorstw

Bruksela, Belgia

EASO

Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu

Valletta, Malta

EBA

Europejski Urząd Nadzoru Bankowego

Londyn, Zjednoczone Królestwo

ECDC

Europejskie Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób

Sztokholm, Szwecja

ECHA

Europejska Agencja Chemikaliów

Helsinki, Finlandia

EEA

Europejska Agencja Środowiska

Kopenhaga, Dania

EFCA

Europejska Agencja Kontroli Rybołówstwa

Vigo, Hiszpania

EFSA

Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności

Parma, Włochy

EIGE

Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn

Wilno, Litwa

EIOPA

Europejski Urząd Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych

Frankfurt, Niemcy

EIT

Europejski Instytut Innowacji i Technologii

Budapeszt, Węgry

EMA

Europejska Agencja Leków

Londyn, Zjednoczone Królestwo

EMCDDA

Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii

Lizbona, Portugalia

EMSA

Europejska Agencja Bezpieczeństwa Morskiego

Lizbona, Portugalia

ENISA

Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji

Heraklion, Grecja

ERA

Agencja Kolejowa Unii Europejskiej

Valenciennes, Francja

ERCEA

Agencja Wykonawcza Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych

Bruksela, Belgia

ESMA

Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych

Paryż, Francja

ETF

Europejska Fundacja Kształcenia

Turyn, Włochy

EUIPO

Urząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej

Alicante, Hiszpania

eu-LISA

Europejska Agencja ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości

Tallin, Estonia

EU-OSHA

Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy

Bilbao, Hiszpania

Euratom

Agencja Dostaw Euratomu

Luksemburg, Luksemburg

Eurofound

Europejska Fundacja na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy

Dublin, Irlandia

Eurojust

Europejska Jednostka Współpracy Sądowej

Haga, Niderlandy

Europol

Europejski Urząd Policji

Haga, Niderlandy

FRA

Agencja Praw Podstawowych Unii Europejskiej

Wiedeń, Austria

FRONTEX

Europejska Agencja Straży Granicznej i Przybrzeżnej

Warszawa, Polska

GSA

Agencja Europejskiego GNSS

Praga, Republika Czeska

INEA

Agencja Wykonawcza ds. Innowacyjności i Sieci

Bruksela, Belgia

REA

Agencja Wykonawcza ds. Badań Naukowych

Bruksela, Belgia

SRB

Jednolita Rada ds. Restrukturyzacji i Uporządkowanej Likwidacji

Bruksela, Belgia

STRESZCZENIE

Europejski Trybunał Obrachunkowy przeprowadził kontrole sprawozdań finansowych i leżących u ich podstaw transakcji w 41 europejskich organach, urzędach i agencjach (dalej: agencje) za rok budżetowy 2016. Trybunał wydał opinie bez zastrzeżeń w odniesieniu do sprawozdań finansowych wszystkich agencji oraz w odniesieniu do transakcji leżących u ich podstaw w przypadku wszystkich agencji z wyjątkiem jednej (EASO).

Sprawozdania agencji przedstawiają wprawdzie rzetelny obraz ich sytuacji finansowej i ekonomicznej, a leżące u ich podstaw transakcje w większości przypadków są legalne i prawidłowe, nadal jednak konieczne są usprawnienia, które zostały opisane w takich punktach sprawozdań, jak objaśnienia uzupełniająceinne kwestie oraz w uwagach dotyczących ustaleń kontroli niepodważających opinii Trybunału.

Niniejszy dokument stanowi zestawienie rezultatów tych kontroli. Ma on na celu ułatwienie analizy i porównania specjalnych sprawozdań rocznych Trybunału dotyczących tych agencji. Opinie i uwagi Trybunału oraz odpowiedzi agencji można znaleźć w poszczególnych specjalnych sprawozdaniach rocznych. Niniejsze podsumowanie nie jest sprawozdaniem z kontroli ani opinią.

O TRYBUNALE

Trybunał Obrachunkowy to instytucja, której zadaniem jest kontrola finansów Unii Europejskiej. Misją Trybunału jest przyczynienie się do usprawniania zarządzania finansami UE, promowania rozliczalności i przejrzystości, a także działanie w charakterze niezależnego strażnika finansowych interesów obywateli Unii. Rola Trybunału jako niezależnego audytora zewnętrznego UE polega na sprawdzaniu, czy unijne środki są właściwie rozliczane oraz czy są gromadzone i wydawane zgodnie ze stosownymi przepisami, a także czy przynoszą odpowiednie korzyści w stosunku do poniesionych nakładów. Zgodnie ze swoimi uprawnieniami Trybunał corocznie bada sprawozdania finansowe i leżące u ich podstaw transakcje wszystkich instytucji i agencji UE.

ZAKRES KONTROLI

Różne rodzaje agencji są umiejscowione na terytorium poszczególnych państw członkowskich UE

Agencje są odrębnymi osobami prawnymi powołanymi do życia aktem prawa wtórnego w celu realizacji konkretnych zadań o charakterze technicznym, naukowym lub zarządczym, które wspomagają instytucje UE w kształtowaniu i wdrażaniu polityki. Są one bardzo wyeksponowane w państwach członkowskich i mają duży wpływ na kształtowanie polityki i proces podejmowania decyzji oraz realizację programów w obszarach o istotnym znaczeniu w codziennym życiu obywateli europejskich, np. w dziedzinie zdrowia, bezpieczeństwa, wolności i wymiaru sprawiedliwości. W zależności od struktury i zadań można wyróżnić agencje zdecentralizowane, wykonawcze, inne organy oraz agencje wykonawcze Komisji. W niniejszym sprawozdaniu Trybunał odnosi się do konkretnych agencji, używając ich skróconych nazw rozwiniętych w wykazie skrótów na początku sprawozdania.

Agencje zdecentralizowane w liczbie 32 odgrywają ważną rolę w opracowywaniu i realizacji polityki UE w różnych obszarach, a zwłaszcza w realizacji zadań o charakterze technicznym, naukowym, operacyjnym lub regulacyjnym. Ich celem jest umożliwienie Komisji skoncentrowania się na kształtowaniu polityki oraz zacieśnianie współpracy pomiędzy UE a państwami członkowskimi poprzez skupienie wiedzy technicznej i specjalistycznej pochodzącej z obu stron. Agencje zdecentralizowane są powoływane na czas nieokreślony, a ich siedziby są zlokalizowane na terenie całej UE (zob. rysunek 1).

Trzy inne organy UE to EIT, Euratom i SRB. EIT, mający siedzibę w Budapeszcie, jest niezależnym, zdecentralizowanych organem UE, który skupia zasoby naukowe, biznesowe i edukacyjne w celu pobudzenia potencjału innowacyjnego Unii. Euratom, którego siedziba znajduje się w Luksemburgu, został utworzony w celu wsparcia realizacji celów zawartych w Traktacie ustanawiającym Europejską Wspólnotę Energii Atomowej. SRB z siedzibą w Brukseli to najważniejszy organ jednolitego mechanizmu restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji w ramach unii bankowej. Jego zadaniem jest zapewnienie należytej restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji upadających banków, która wywrze jak najmniejszy wpływ na gospodarkę realną i finanse publiczne państw członkowskich UE i państw trzecich.

Sześciu agencjom wykonawczym Komisji powierzono zadania związane z zarządzaniem jednym lub większą liczbą programów unijnych. Agencje te ustanowiono na czas określony. Ich siedziby znajdują się w Brukseli (EACEA, EASME, ERCEA, INEA, REA) i Luksemburgu (Chafea).

Rysunek 1

Umiejscowienie agencji w państwach członkowskich

Image

Budżety i finansowanie agencji – wzrosty w obszarach priorytetowych oraz większa rola samofinansowania

Większość agencji jest prawie w całości finansowana z budżetu ogólnego UE, a tylko niektóre w pełni lub częściowo finansują się ze środków własnych (zob. podział w tabeli 1). Najpóźniej od czerwca 2019 r. ERA ma zacząć częściowo finansować się ze środków własnych.

Tabela 1

Rodzaje agencji i finansowania

 

Finansowanie

głównie z budżetu ogólnego UE

głównie ze środków własnych

z budżetu UE, składek państw członkowskich lub opłat

(częściowo ze środków własnych)

Agencje zdecentralizowane

24

2

CPVO, EUIPO

6

EASA, EBA, ECHA, EIOPA, EMA, ESMA

Inne organy

2

EIT, Euratom

1

SRB

Agencje wykonawcze Komisji

6

EACEA, REA, ERCEA, EASME, INEA, Chafea

Łączny budżet wszystkich agencji na 2016 r. (z wyjątkiem SRB, posiadającej szczególne uprawnienia i mechanizmy) wyniósł około 3,4 mld euro (w 2015 r. było to 2,8 mld euro), co stanowi około 2,4 % ogólnego budżetu UE na 2016 r. (w 2015 r. było to 2 %). Wzrost łącznego budżetu związany jest głównie z agencjami zajmującymi się kwestiami dotyczącymi przemysłu, badań naukowych i energii (dodatkowa kwota 358 mln euro) oraz swobód obywatelskich, wymiaru sprawiedliwości i spraw wewnętrznych (dodatkowa kwota 174 mln euro). Z łącznego budżetu agencji wynoszącego 3,4 mld euro około 2,3 mld euro pochodziło z ogólnego budżetu UE, a około 1 mld euro – z opłat oraz z bezpośrednich składek państw członkowskich, państw będących członkami EFTA itd.

Ponadto SRB – ustanowiona rozporządzeniem w sprawie jednolitego mechanizmu restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji jako wsparcie dla jednolitego mechanizmu restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji – ujęła w budżecie kwotę około 11,8 mld euro pochodzącą ze składek instytucji kredytowych w celu pełnego ustanowienia do 2023 r. jednolitego funduszu restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji

Łączny budżet wszystkich agencji na 2016 r. wraz z SRB wyniósł w związku z tym około 15,2 mld euro. Szczegółowe informacje na temat budżetów poszczególnych agencji przedstawiono w załączniku I.

Rysunek 2

Źródła finansowania Agencji w 2016 r.

Image

Rysunek 3

Budżety agencji (w mln EUR)

Image

Wzrost liczby personelu w obszarach priorytetowych

Na koniec 2016 r. agencje zatrudniały 10 364 pracowników (w 2015 r. – 9 848) (1)  (2). Tak jak w latach poprzednich, największy wzrost liczby personelu odnotowano w agencjach zajmujących się kwestiami dotyczącymi przemysłu, badań naukowych i energii (110), swobód obywatelskich, wymiaru sprawiedliwości i spraw wewnętrznych (177) oraz spraw gospodarczych i monetarnych (85). Szczegółowe informacje na temat liczby pracowników agencji przedstawiono w załączniku I.

Mechanizmy kontroli

Zgodnie z postanowieniami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (3) Europejski Trybunał Obrachunkowy musi kontrolować sprawozdania wszystkich agencji ustanowionych przez UE, chyba że akt założycielski wyklucza taką kontrolę. W związku z tym Trybunał skontrolował 41 agencji i wydał opinie na temat wiarygodności ich sprawozdań finansowych oraz na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r.

tabeli 2 przedstawiono mechanizmy kontroli sprawozdań finansowych agencji określone w obowiązujących ramach legislacyjnych.

Tabela 2

Mechanizmy kontroli sprawozdań finansowych agencji

Agencje

Skontrolowane przez

Trybunał

Firmę audytorską i Trybunał

Agencje zdecentralizowane

2

30

Inne organy

1 (4)

2

Agencje wykonawcze

6

 

Sprawozdania finansowe 32 agencji zostały sprawdzone przez niezależnych audytorów zewnętrznych (firmy audytorskie) zgodnie z art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE (5) oraz art. 107 ust. 1 ramowego rozporządzenia finansowego dla agencji (6). Trybunał dokonał przeglądu prac firm audytorskich zgodnie ze standardami międzynarodowymi. W ten sposób uzyskał wystarczającą pewność co do wiarygodności prac tych firm, by oprzeć się na ich wynikach w swoich opiniach o wiarygodności sprawozdań finansowych. W przypadku pozostałych dziewięciu agencji Trybunał samodzielnie skontrolował wiarygodność sprawozdań finansowych. Tak jak w latach ubiegłych, Trybunał ponosi wyłączną odpowiedzialność za kontrolę legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń wszystkich agencji.

Poza agencjami skontrolowanymi przez Trybunał istnieją trzy agencje związane z obronnością (EDA – Europejska Agencja Obrony, IUESS – Instytut Unii Europejskiej Studiów nad Bezpieczeństwem i EUSC – Centrum Satelitarne Unii Europejskiej), które działają pod zwierzchnictwem Rady i są finansowane z wkładów państw członkowskich. Nie podlegają one kontroli Trybunału, lecz dokonują jej inni niezależni audytorzy zewnętrzni. W przeglądzie horyzontalnym z 2014 r. (7) na temat mechanizmów rozliczalności i kontroli publicznej UE Trybunał stwierdził, że nie ma istotnych powodów uzasadniających rozróżnienie w uprawnieniach kontrolnych w stosunku do tych agencji.

USTALENIA TRYBUNAŁU

Opinie bez zastrzeżeń co do wiarygodności sprawozdań finansowych wszystkich agencji

Ostateczne sprawozdania finansowe wszystkich 41 agencji przedstawiają rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach ich sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami stosownych regulaminów finansowych oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinie bez zastrzeżeń co do legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń wszystkich agencji z wyjątkiem EASO

Trybunału stwierdził, że transakcje leżące u podstaw rocznych sprawozdań finansowych 40 agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Trybunał wydał natomiast opinię z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw sprawozdania finansowego EASO. Zastrzeżenie dotyczy dwóch przypadków postępowania o udzielenie zamówienia, w ramach których nie przestrzegano zasad udzielania zamówień publicznych.

Kwestie o szczególnym znaczeniu wskazane przez Trybunał

Trybunał wydał objaśnienia uzupełniające  (8) w stosunku do dwóch agencji, których siedziby znajdują się w Londynie: EBAEMA. Objaśnienia te były związane z decyzją Zjednoczonego Królestwa o wystąpieniu z Unii Europejskiej. Sprawozdania finansowe EBA i EMA oraz powiązane z nimi informacje dodatkowe zostały sporządzone na podstawie ograniczonych informacji dostępnych w dniu podpisania sprawozdań, w związku z czym nie zawierały jeszcze wiarygodnych szacunków przyszłych kosztów wynikających z zaprzestania działalności tych agencji w Zjednoczonym Królestwie, a następnie przeniesienia ich w inne miejsce. Trybunał odniósł się także do ryzyka zmniejszenia dochodów w wyniku wyjścia Zjednoczonego Królestwa z UE oraz utraty wiedzy fachowej związanej z przeniesieniem tych agencji, co z kolei może zagrażać ciągłości działania.

Trybunał opracował także siedem punktów dotyczących innych kwestii  (9) na temat możliwego wpływu wyjścia Zjednoczonego Królestwa z Unii Europejskiej na dochody i działalność kilku innych agencji, których siedziby nie znajdują się w Londynie. W przypadku CPVO, EASA, ECHA, EIOPA, ESMAEUIPO może również dojść do spadku dochodów w bezpośrednim następstwie ograniczenia działalności przynoszącej wpływy z opłat w Zjednoczonym Królestwie. GSA kieruje usytuowanymi w Zjednoczonym Królestwie jednostkami technicznymi, których status zostanie dopiero określony.

W przypadku SRB Trybunał wydał objaśnienie uzupełniające na temat obowiązujących ram kontroli dotyczących obliczania składki instytucji kredytowych na rzecz jednolitego funduszu restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji. Trybunał zwrócił uwagę na fakt, że składki na rzecz funduszu są obliczane na podstawie informacji pochodzących od instytucji kredytowych i przekazanych Jednolitej Radzie przez krajowe organy ds. restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji. Rozporządzenie w sprawie jednolitego mechanizmu restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji nie przewiduje jednak kompleksowych i spójnych ram kontroli, które gwarantowałyby wiarygodność informacji. Trybunał odnotował także, że metodyka obliczania składek zawarta w ramach prawnych jest bardzo złożona, co może spowodować, że obliczenia będą niedokładne. Ponadto Jednolita Rada nie może ujawnić szczegółowych informacji na temat obliczeń składek ocenionych pod kątem ryzyka w poszczególnych instytucjach kredytowych, ponieważ są one wzajemnie powiązane i zawierają poufne informacje na temat innych instytucji kredytowych. Ma to wpływ na przejrzystość tych obliczeń.

Trybunał zawarł także w sprawozdaniach punkty Inne kwestie dotyczące uchybień w postępowaniach o udzielenie zamówienia przeprowadzonych przez podmioty prawne Wspólnot Wiedzy i Innowacji EIT oraz dotyczące kadr EIT, które są za mało liczne, by poradzić sobie z obszernym nakładem pracy Instytutu.

W sprawozdaniu dotyczącym CdT Trybunał zawarł punkt Inne kwestie dotyczący korzystania przez niektóre agencje w coraz większym stopniu z tłumaczeń wewnętrznych i innych alternatywnych rozwiązań tłumaczeniowych. Powoduje to, że możliwości CdT nie są maksymalnie wykorzystywane i że na poziomie europejskim dochodzi do nakładania się na siebie systemów tłumaczeń i do powielania kosztów bieżących. Coraz częstsze korzystanie przez inne agencje z alternatywnych rozwiązań tłumaczeniowych zagraża modelowi biznesowemu CdT.

Inne ustalenia kontroli w różnych obszarach

W sprawozdaniach Trybunał zawarł także łącznie 115 uwag dotyczących ustaleń kontroli (w 2015 r. było ich 90) w odniesieniu do 34 agencji (w 2015 r. w odniesieniu do 37), aby zwrócić uwagę na istotne kwestie i wskazać możliwości poprawy. W załączniku II przedstawiono zestawienie uwag sformułowanych w odniesieniu do poszczególnych agencji.

Kadry – kwestia budząca w niektórych przypadkach niepokój

Odpowiednia liczebność personelu to zasadniczy warunek stabilności i efektywności działalności agencji oraz ich zdolności do realizacji programów prac. Trybunał stwierdził, że w siedmiu agencjach wystąpiły problemy w kwestii zarządzania personelem i inne problemy kadrowe, w tym duża rotacja personelu, uchybienia w procedurach doboru pracowników oraz nieobsadzanie stanowisk, zajmowanych przez długi czas przez pracowników zatrudnionych na czas określony.

W przypadku trzech agencji (Frontex, CEPOL i BEREC) wystąpiły trudności ze znalezieniem odpowiednich kandydatów o wymaganym profilu, co prawdopodobnie wiąże się z wysokością zastosowanego współczynnika korygującego dla państwa przyjmującego (odpowiednio 66,7 %, 69 % i 76,5 %). W przypadkach, w których znaleziono odpowiednich kandydatów, liczba kandydatów z państwa przyjmującego, którzy mogliby zostać zatrudnieni, była nieproporcjonalnie wyższa od liczby kandydatów z innych państw członkowskich. W celu przyciągnięcia kandydatów Frontex zatrudnił 14 pracowników na wyższym stanowisku, niż zezwalał na to regulamin pracowniczy UE. W przypadku dwóch pozostałych agencji zaobserwowano dużą rotację personelu, która może mieć wpływ na ciągłość działania i zdolność agencji do wdrażania działań przewidzianych w ich programach prac. Jeżeli chodzi o CEPOL, dodatkowym powodem trudności z rekrutacją może być konkurowanie pod tym względem z innym organem UE mającym siedzibę w Budapeszcie (EIT).

Trzy agencje (EMA, EIT, ECDC) borykały się z problemami organizacyjnymi. Od 2014 r. w EMA miały miejsce dwie duże reorganizacje obejmujące wewnętrzne przesunięcia personelu na stanowiskach kierowniczych wyższego i średniego szczebla. Przesunięcie personelu na głównych stanowiskach w obszarze IT i administracji nie dało oczekiwanego efektu i doprowadziło do wystąpienia istotnego ryzyka braku stabilności w samej agencji i w jej działaniach. W okresie od momentu powołania EIT w 2008 r. do lipca 2014 r. na stanowisku zarządzającego nim dyrektora zmiana nastąpiła cztery razy. Od sierpnia 2014 r. stanowisko dyrektora, a od lutego 2013 r. jedno stanowisko kierownicze były obsadzone na czas określony, co stanowi naruszenie przepisu regulaminu pracowniczego, który stanowi, że okres taki nie może przekraczać jednego roku. Wywołuje to niepewność wśród zainteresowanych stron i zagraża ciągłości strategicznej. Decyzją zarządu w maju 2015 r. została mianowana tymczasowa dyrektor ECDC, która w dniu 31 grudnia 2016 r. wciąż pełniła tę funkcję, przekroczywszy tym samym maksymalny okres jednego roku. Doprowadziło to także do 15 innych przypadków tymczasowego obsadzenia stanowisk przez innych pracowników.

Udzielanie zamówień publicznych jest nadal narażone na błędy

Cel przyświecający postępowaniom o udzielenie zamówienia publicznego polega na zapewnieniu konkurencji pomiędzy podmiotami gospodarczymi, która pozwoli na dokonanie najkorzystniejszego ekonomicznie zakupu w sposób przejrzysty, obiektywny i spójny oraz zgodny ze stosownymi ramami prawnymi. W sprawozdaniach dotyczących EASO, EMCDDA, eu-LISA, EMABEREC Trybunał zaznaczył, że agencje te nie w pełni przestrzegały zasad udzielania zamówień publicznych i przepisów rozporządzenia finansowego. Uwagi dotyczą przede wszystkim niespójności w dokumentach przetargowych, nieprzestrzegania kryteriów wyboru podmiotów gospodarczych, braku formalnych procedur i braku organu delegowanego do udzielania zamówień i podpisywania umów.

Trybunał docenił fakt, że agencje w coraz większym stopniu korzystają z międzyinstytucjonalnych umów ramowych w celu udzielania zamówień na towary i usługi, co przynosi efektywność administracyjną i korzyści skali. W przypadku jednej międzyinstytucjonalnej umowy ramowej dotyczącej oprogramowania, licencji i usług teleinformatycznych, podpisanej w 2014 r. między jednym wykonawcą a Komisją w imieniu kilku instytucji i agencji, późniejsze wykonanie tej umowy przez co najmniej trzy agencje (EMA, EEA, EASO) nie było optymalnym wyjściem. Wykonawca pełni rolę pośrednika pomiędzy instytucjami i agencjami z jednej a potencjalnymi dostawcami zaspokajającymi ich potrzeby z drugiej strony. W przypadku usług pośrednictwa wykonawca jest upoważniony do nałożenia marży wynoszącej od dwóch do dziewięciu procent cen dostawcy. Trybunał odnotował, że w odniesieniu do skontrolowanych płatności w ramach tych umów ceny i nałożone marże nie zawsze były porównywane z zestawieniami cen i fakturami przedstawionymi przez dostawców, realizacja umów nie zawsze zapewniała wystarczającą konkurencyjność, a w związku z tym nie gwarantowała wyboru rozwiązania najkorzystniejszego ekonomicznie.

Na uchybienia w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego wskazano także w odniesieniu do mechanizmów kontroli wewnętrznej. W pięciu przypadkach odnotowanych w czterech agencjach (EASO, EIT, EMSA, EIGE) Trybunał stwierdził, że nieskuteczne mechanizmy kontroli doprowadziły do braku efektywności, między innymi w wyniku niedoszacowania potrzeb na zamówienia w czasie przeprowadzania postępowań.

Osiągane wyniki nie są wprawdzie przedmiotem dorocznych kontroli agencji przeprowadzanych przez Trybunał, od kontrolerów oczekuje się jednak, że zwrócą uwagę na zagrożenie słabymi wynikami i zagrożenia związane z zarządzaniem finansami. W siedmiu przypadkach dotyczących sześciu agencji (eu-LISA, FRONTEX, EU-OSHA, EEA, BEREC, EUIPO) Trybunał zwrócił w sprawozdaniach uwagę na nieoptymalne rozwiązania w zakresie zamówień publicznych, stanowiące zagrożenie dla najefektywniejszego wykorzystania środków, a także na uchybienia w monitorowaniu zamówień.

Środowisko informatyczne agencji różni się pomimo zbliżonego charakteru ich działalności

Agencje prowadzą różnorodne działania operacyjne wymagające odpowiednich i czasem dostosowanych do specyficznych potrzeb rozwiązań teleinformatycznych. Kluczowe działania operacyjne i administracyjne są jednak realizowane w oparciu o te same ramy prawne, które zakładają, że agencje stosują podobne procedury, które mogą opierać się na podobnych rozwiązaniach teleinformatycznych. Agencje co prawda dokonały dużych postępów w stosowaniu podobnego zarządzania budżetowego i podobnych systemów księgowych, lecz istnieje mnóstwo rozwiązań teleinformatycznych wykorzystywanych w innych kluczowych obszarach, takich jak zarządzanie kadrami lub udzielanie zamówień czy zawieranie umów. Agencje powinny rozpatrzyć dalszą harmonizację rozwiązań teleinformatycznych w tych obszarach, gdyż nie tylko zwiększyłoby to efektywność kosztową, lecz także zmniejszyło ryzyko nieprawidłowości przy kontrolach wewnętrznych i wzmocniło zarządzanie infrastrukturą informatyczną.

Inne potencjalne korzyści, jakie można by w ten sposób osiągnąć, to na przykład bardziej zharmonizowana sprawozdawczość dotycząca zarządzania i zainteresowanych stron, a także wprowadzenie bardziej zautomatyzowanych procedur w celu zwiększenia efektywności kontroli. Sieć agencji UE stawia sobie za cel dalsze sprzyjanie koordynacji pomiędzy agencjami i współpracy z Komisją w takich kwestiach, a jeżeli chodzi o kontrolę zewnętrzną – także z Trybunałem.

Rysunek 4

Różnorodność rozwiązań teleinformatycznych w agencjach

System zarządzania kadrami

Image

Systemy zarządzania zamówieniami publicznymi/zawieraniem umów

Image

Zarządzanie teleinformatycznymi usługami doradczymi i projektami w EMA wymaga usprawnień

Poza standardowymi dorocznymi pracami kontrolnymi obejmującymi wszystkie agencje Trybunał dokonał przeglądu zatrudniania przez EMA konsultantów teleinformatycznych w związku z dwoma dużymi projektami teleinformatycznymi (dotyczącymi nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii i badań klinicznych). Agencja realizuje te projekty w związku z obowiązkiem ustawodawczym polegającym na ustanowieniu złożonych ogólnoeuropejskich systemów sieciowych wymagających szeroko zakrojonego tworzenia oprogramowania teleinformatycznego. Ponieważ nie nastąpiło rozszerzenie planu zatrudnienia agencji, dzięki któremu łatwiej byłoby stworzyć zespół wewnętrznych specjalistów w zakresie rozwiązań gospodarczych i teleinformatycznych, agencja zleciła te zadania firmom konsultingowym, co uzależniło ją w znacznym stopniu od zewnętrznej wiedzy fachowej.

Trybunał wykrył również, że przed rozpoczęciem tych dużych i bardzo złożonych projektów nie ustanowiono żadnej metodyki, a to mogło negatywnie wpłynąć na zdolność kadry zarządzającej do nadzorowania i monitorowania wdrażania oraz do zapewnienia spójności projektów. EMA kontynuowała prace nad odpowiednią metodyką, a jej ostatnią udoskonaloną wersję przyjęła we wrześniu 2016 r.

Zdolność agencji do kontrolowania działalności konsultantów i monitorowania jakości wyników ich pracy była także ograniczona ze względu na rodzaj umów o świadczenie usług doradczych (czas i wykorzystane środki), a także ze względu na to, że część procesu doradczego odbywa się poza siedzibą agencji i w innym państwie członkowskim. Stwierdzono, że przy realizacji projektów w agencji nastąpiły opóźnienia i wzrost kosztów. Częste zmiany dotyczące zakresu projektów, budżetu i terminów były spowodowane przede wszystkim rosnącymi wymaganiami systemowymi związanymi ze zmieniającymi się potrzebami państw członkowskich. Nie ma jeszcze pewności co do ostatecznych kosztów i dat uruchomienia systemów teleinformatycznych.

Jeżeli chodzi o wyniki tej pilotażowej kontroli usług doradczych w EMA, w przyszłości, w stosownych przypadkach, Trybunał odpowiednio wykorzysta zaawansowaną metodykę i wiedzę fachową zdobyte w trakcie kontroli.

Poprawa zarządzania budżetowego z pewnymi wyjątkami

W 2016 r. liczba uwag sformułowanych w odniesieniu do tego obszaru znacznie się zmniejszyła, lecz najczęściej formułowana w specjalnych sprawozdaniach rocznych uwaga dotyczy wysokiego poziomu przeniesień budżetowych środków na zobowiązania, który wciąż dotyczy 23 agencji. Przeniesienia te można jednak na ogół wyjaśnić wieloletnim charakterem działań. Trybunał zaproponował kilku agencjom, aby wzięły pod uwagę wprowadzenie zróżnicowanych środków budżetowych. Jest to narzędzie uwzględnione w rozporządzeniu finansowym na potrzeby takich właśnie sytuacji.

W czterech przypadkach (Frontex, CPVO, Chafea, EASME) w sprawozdaniach poinformowano o anulowaniu środków budżetowych przeniesionych z poprzednich lat, wskazując na przeszacowanie potrzeb budżetowych, a w związku z tym uchybienia w planowaniu.

W odpowiedzi na kryzys migracyjny, w obliczu którego stoi Unia Europejska, zwiększyły się znacznie zadania FronteksuEASO. W konsekwencji ostateczne budżety EASOFronteksu na rok 2016 r. były wyższe trzykrotnie i o 75 % w porównaniu z rokiem poprzednim. Obie agencje musiały stawić czoło znacznym wyzwaniom administracyjnym i operacyjnym, a także dużym oczekiwaniom dotyczącym natychmiastowego osiągnięcia wyników, choć nie miały wiele czasu na dostosowanie swoich systemów i procedur do zatrudnienia niezbędnego personelu. W konsekwencji musiały rozwiązać problemy, które w czasie trwania roku budżetowego pochłonęły dodatkowe środki, co doprowadziło do anulowania (Frontex) lub przeniesień (EASO) dużych ilości środków. Stanowiło to jedną z przyczyn niezgodności z przepisami dotyczącymi budżetu i zamówień publicznych w różnych przypadkach oraz trudności w optymalnej realizacji umów o dotacje zawartych z Komisją lub beneficjentami.

Zasadniczo pozytywny charakter ocen zewnętrznych

Trybunał po raz pierwszy, w sześciu przypadkach, w wyraźny sposób nawiązał do rezultatów zewnętrznych ocen działalności agencji i ogólnych wyników działalności. Wyniki ocen były zasadniczo pozytywne, a w następstwie uwag zgłoszonych w sprawozdaniach z oceny agencje opracowały plany działania. Przepisy rozporządzeń ustanawiających większości agencji przewidują okresowe przeprowadzanie oceny zewnętrznej (zazwyczaj co cztery do sześciu lat). Trybunał stwierdził jednak, że w rozporządzeniach ustanawiających sześciu agencji (EASO, eu-LISA, ETF, ENISA, EIGE, REA) nie ma takich przepisów, czemu należy zaradzić. Trybunał uznał także, że rozporządzenie ustanawiające EMA wymaga przeprowadzania oceny zewnętrznej raz na dziesięć lat, co stanowi zbyt długi przedział czasowy, aby przekazać zainteresowanym stronom efektywne informacje zwrotne na temat osiąganych wyników.

Wyniki kontroli przeprowadzonej przez Służbę Audytu Wewnętrznego umożliwiają bardziej wszechstronny ogląd

W 2016 r. Trybunał po raz pierwszy odniósł się do wniosków z kontroli sformułowanych przez Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji Europejskiej w celu zapewnienia bardziej wszechstronnego oglądu wyników kontroli. Odniesienia dotyczyły łącznie 14 sprawozdań Służby Audytu Wewnętrznego. We wszystkich przypadkach agencje i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plany działań naprawczych.

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami w większości przypadków są w toku

W stosownych przypadkach Trybunał sporządził sprawozdania z postępów prac dotyczących działań podjętych przez agencje w odpowiedzi na uwagi z poprzednich lat. W załączniku III pokazano, że w większości przypadków, których dotyczyło 140 uwag otwartych na koniec 2015 r. (w 2014 r. było ich 134), działania naprawcze ukończono lub były one w toku.

Rysunek 5

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Image


(1)  Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych.

(2)  Dane dotyczące personelu za 2015 r. zostały zaktualizowane na podstawie danych przekazanych przez agencje.

(3)  Dz.U. C 326 z 26.10.2012, s. 47.

(4)  W związku z ograniczonymi zasobami i zakresem działalności Agencja Dostaw Euratomu jest kontrolowana wyłącznie przez Trybunał.

(5)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).

(6)  Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 (Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42).

(7)  „Przegląd horyzontalny mechanizmów rozliczalności i kontroli publicznej UE: luki, nakładanie się funkcji i wyzwania”.

(8)  Objaśnienia uzupełniające zwracają uwagę na ważne kwestie, mające zasadnicze znaczenie dla zrozumienia sprawozdania przez odbiorcę.

(9)  Inne kwestie mają na celu przekazanie informacji o ważnych kwestiach innych niż te, które zostały przedstawione lub ujawnione w rocznym sprawozdaniu finansowym.


ZAŁĄCZNIK I

Budżet i personel agencji (1)

 

 

Budżet (2)

Personel (3)

 

Komisje Parlamentu Europejskiego

Macierzysta DG

Obszar polityki

2015

2016

2015

2016

(w mln euro)

(w mln euro)

Agencje zdecentralizowane

eu-LISA

Swobody obywatelskie, wymiar sprawiedliwości i sprawy wewnętrzne

HOME

Sprawy wewnętrzne

71,7

82,3

134

144

EASO

HOME

Sprawy wewnętrzne

15,9

53,0

93

125

Frontex

HOME

Sprawy wewnętrzne

143,3

251,0

309

365

EMCDDA

HOME

Sprawy wewnętrzne

18,5

15,4

100

101

Europol

HOME

Sprawy wewnętrzne

95,0

104,0

666

737

FRA

JUST

Wymiar sprawiedliwości

21,6

21,6

107

105

CEPOL

HOME

Sprawy wewnętrzne

8,8

10,3

41

51

Eurojust

JUST

Wymiar sprawiedliwości

33,8

43,5

246

245

EBA

Sprawy gospodarcze i walutowe

FISMA

Usługi finansowe i rynki kapitałowe

33,4

36,5

156

161

EIOPA

FISMA

Usługi finansowe i rynki kapitałowe

20,2

21,8

133

139

ESMA

FISMA

Usługi finansowe i rynki kapitałowe

36,8

39,4

202

204

SRB (4)

FISMA

Usługi finansowe i rynki kapitałowe

22,0

11 865

108

180

EU-OSHA

Zatrudnienie i sprawy społeczne

EMPL

Zatrudnienie i sprawy społeczne

16,9

16,7

65

65

Cedefop

EAC

Edukacja i kultura

18,4

18,0

123

122

Eurofound

EMPL

Zatrudnienie i sprawy społeczne

21,2

20,8

111

104

ETF

EAC

Edukacja i kultura

21,0

21,0

129

130

CDT

DGT

Służby językowe

49,6

50,5

218

225

ECDC

Środowisko naturalne, zdrowie publiczne i bezpieczeństwo żywności

SANTE

Ochrona zdrowia i konsumentów

58,5

58,2

260

260

ECHA

GROW

Przedsiębiorstwa

114,8

110,1

572

578

EEA

ENV

Środowisko naturalne

49,2

50,5

219

208

EFSA

SANTE

Ochrona zdrowia i konsumentów

78,8

79,5

434

443

EMA

SANTE

Ochrona zdrowia i konsumentów

304,0

305,0

775

768

EFCA

Rybołówstwo

MARE

Gospodarka morska i rybołówstwo

9,2

10,0

64

64

CPVO

Przemysł, badania naukowe i energia

SANTE

Rolnictwo i rozwój obszarów wiejskich

14,7

16,1

46

44

Euratom (4)

ENER i RTD

Energia oraz badania naukowe i innowacje

0,1

0,1

17

17

ACER

ENER

Energia

11,3

15,9

80

103

GSA

GROW

Przedsiębiorstwa

363,8

626,4

139

160

EIT

EAC

Innowacje i technologia

232,0

283,0

50

59

ENISA

CNECT

Jednolity rynek treści cyfrowych

10,0

11,0

69

69

EUIPO

GROW

Rynek wewnętrzny

384,2

421,3

848

910

BEREC

CNECT

Jednolity rynek treści cyfrowych

4,0

4,2

26

27

EASA

Transport i turystyka

MOVE

Mobilność i transport

185,4

193,4

779

774

EMSA

MOVE

Mobilność i transport

64,8

71,1

246

246

ERA

MOVE

Mobilność i transport

26,3

27,5

157

155

EIGE

Prawa kobiet i równouprawnienie

JUST

Wymiar sprawiedliwości

7,9

7,8

42

45

Agencje wykonawcze

EACEA

 

EAC, CNECT, HOME i ECHO

Edukacja i kultura

46,9

49,1

441

442

REA

 

RTD, EAC, GROW, HOME, CNECT i AGRI

Badania i innowacje

54,6

62,9

618

628

ERCEA

 

RTD

Badania i innowacje

39,6

42,6

417

461

EASME

 

ENTR, RTD, ENR, ENV, CLIMA, CNECT i MARE

Energia, przedsiębiorczość i innowacje

36,4

35,8

373

417

INEA

 

MOVE, ENER, CNECT i RTD

Mobilność i transport

18,4

21,7

186

225

Chafea

 

SANTE, JUST i AGRI

Ochrona konsumenta

7,4

8,7

49

58

Łącznie

 

 

 

2 770,40

15 182,70

9 848

10 364

Bez budżetu jednolitego funduszu SRB

 

 

 

2 770,04

3 382,70

9 848

10 364


(1)  Źródło: Dane przekazane przez agencje.

(2)  Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności.

(3)  Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych.

(4)  SRB i Euratom nie zostały uwzględnione w skonsolidowanym sprawozdaniu finansowym UE.


ZAŁĄCZNIK II

Przedstawione przez Trybunał uwagi niepodważające jego opinii

 

 

Łączna liczba uwag

Wiarygodność rozliczeń

Legalność/prawidłowość transakcji

Mechanizmy kontroli wewnętrznej

Zarządzanie budżetem

Należyte zarządzanie finansami/wyniki działalności

Inne uwagi

 

 

Postępowanie o udzielenie zamówienia

Zatrudnienie, awans i wynagrodzenia

Inne

Postępowanie o udzielenie zamówienia

Monitorowanie finansowego wykonania umów

Inne

Ustalenia Służby Audytu Wewnętrznego

Wysoki poziom przeniesień

Wysoki poziom anulowanych przeniesień z 2015 r.

Inne

Postępowanie o udzielenie zamówienia

Zarządzanie kadrami

Uwagi dotyczące oceny zewnętrznej

Inne

Brak wymogów dotyczących skutecznej oceny zewnętrznej

Sprawy kadrowe

Inne

 

Agencje zdecentralizowane

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

CEPOL

2

 

 

 

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

 

 

1

 

2

EASO

11

 

1

 

 

1

1

3

1

1

 

 

 

 

1

2

 

 

 

3

EMCDDA

2

 

1

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4

eu-LISA

7

 

1

 

 

 

 

 

1

1

 

 

2

 

1

1

 

 

 

5

Eurojust

1

 

 

 

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6

Europol

1

 

 

 

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7

FRA

2

 

 

 

 

 

 

1

 

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8

Frontex

9

 

 

1

1

 

 

 

 

1

1

 

1

 

 

1

 

2

1

9

EBA

0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10

EIOPA

0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

11

ESMA

0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

12

SRB

6

1

 

 

 

 

 

 

 

1

 

3

 

 

 

 

 

1

 

13

CdT

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

 

 

14

Cedefop

0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

15

ETF

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

 

 

 

1

16

EU-OSHA

3

 

 

 

 

 

 

 

 

1

 

 

1

 

 

 

1

 

 

17

Eurofound

4

 

 

1

 

 

 

 

1

1

 

 

 

 

 

 

1

 

 

18

ECDC

3

 

 

1

 

 

 

 

1

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

19

ECHA

3

 

 

 

 

 

 

 

1

1

 

 

 

 

 

 

1

 

 

20

EEA

3

 

 

 

 

 

 

1

1

 

 

 

1

 

 

 

 

 

 

21

EFSA

1

 

 

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

22

EMA

8

1

1

 

 

 

1

 

 

 

 

 

 

1

 

3

1

 

 

23

EFCA

0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

24

ACER

2

 

 

 

 

 

 

 

1

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

25

BEREC

5

 

1

1

 

 

 

 

 

 

 

 

1

 

 

 

1

1

 

26

CPVO

3

 

 

 

 

 

 

 

 

1

1

 

 

 

 

 

1

 

 

27

EIT

7

 

 

 

 

1

 

 

1

1

 

 

 

 

 

2

 

1

1

28

ENISA

3

 

 

 

 

 

 

 

 

1

 

 

 

1

1

 

 

 

 

29

EUIPO

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

1

 

 

 

 

 

1

30

Euratom

0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

31

GSA

3

 

 

 

 

 

 

 

1

1

 

 

 

 

 

 

 

 

1

32

EASA

2

 

 

 

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

33

EMSA

1

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

34

ERA

0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

35

EIGE

4

 

 

 

 

2

 

 

 

1

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

Agencje wykonawcze

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

36

Chafea

2

 

 

 

 

 

 

 

 

1

1

 

 

 

 

 

 

 

 

37

EACEA

2

 

 

 

 

 

 

1

 

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

38

EASME

2

 

 

 

 

 

 

 

 

1

1

 

 

 

 

 

 

 

 

39

ERCEA

3

 

 

 

 

 

 

1

1

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

40

INEA

1

 

 

 

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

41

REA

3

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

Razem:

115

2

5

4

2

5

2

7

14

23

4

5

7

2

6

9

6

6

6

Łącznie:

11

28

32

24

18


ZAŁĄCZNIK III

Działania podjęte w związku z przedstawionymi przez Trybunał uwagami niepodważającymi jego opinii

 

Łącznie

Zrealizowane

W trakcie realizacji

Niepodjęte

Niewymagane

 

Agencje zdecentralizowane

1

Frontex

11

2

7

1

1

2

Europol

2

1

 

 

1

3

eu-LISA

7

1

2

2

2

4

EASO

9

3

3

2

1

5

Eurojust

2

 

1

 

1

6

EMCDDA

1

 

1

 

 

7

FRA

1

 

 

 

1

8

CEPOL

2

1

 

 

1

9

EBA

3

 

1

 

2

10

EIOPA

2

1

 

 

1

11

ESMA

6

4

 

 

2

12

SRB

5

 

1

 

4

13

EU-OSHA

2

 

 

 

2

14

Cedefop

2

1

 

 

1

15

Eurofound

1

 

 

 

1

16

ETF

1

1

 

 

 

17

CDT

5

 

1

 

4

18

ECDC

4

 

1

 

3

19

ECHA

3

1

1

 

1

20

EEA

4

4

 

 

 

21

EFSA

2

1

1

 

 

22

EMA

4

1

3

 

 

23

EFCA

1

1

 

 

 

24

CPVO

6

 

3

1

2

25

ACER

2

 

 

1

1

26

GSA

7

1

5

 

1

27

ENISA

2

 

1

 

1

28

EUIPO

6

5

 

 

1

29

BEREC

4

2

 

1

1

30

EASA

2

1

 

 

1

31

EMSA

0

 

 

 

 

32

ERA

2

1

1

 

 

33

EIGE

1

 

 

 

1

 

Agencje wykonawcze

34

EACEA

1

 

 

 

1

35

REA

0

 

 

 

 

36

ERCEA

1

 

 

 

1

37

EASME

4

1

 

 

3

38

INEA

1

 

 

 

1

39

Chafea

3

 

1

 

2

 

Inne organy

40

EIT

17

2

10

2

3

41

Euratom

1

 

 

 

1

Łącznie

140

36

44

10

50


6.12.2017   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 417/25


SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Agencji ds. Współpracy Organów Regulacji Energetyki za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

(2017/C 417/02)

WPROWADZENIE

1.

Agencja ds. Współpracy Organów Regulacji Energetyki (zwana dalej „Agencją”, inaczej „ACER”) z siedzibą w Lublanie została ustanowiona rozporządzeniem (WE) nr 713/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady (1). Głównym zadaniem Agencji jest wspieranie krajowych organów regulacyjnych w wykonywaniu na poziomie Unii zadań regulacyjnych, które wykonują one w państwach członkowskich, oraz koordynacja, w razie potrzeby, działań tych organów. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie integralności i przejrzystości rynku energii (REMIT) (2) Agencja wraz z krajowymi organami regulacyjnymi otrzymała dodatkowe obowiązki związane z monitorowaniem europejskiego hurtowego rynku energii.

2.

tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji (3).

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji

 

2015

2016

Budżet (w mln euro)

11,3

15,9

Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (4)

80

103

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3.

Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

OPINIA

4.

Trybunał zbadał:

a)

sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe (5) oraz sprawozdanie z wykonania budżetu (6) za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r.;

b)

legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania,

zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Wiarygodność rozliczeń

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

5.

W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Dochody

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

6.

W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Płatności

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

7.

W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

8.

Na mocy art. 310–325 TFUE oraz regulaminu finansowego Agencji kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Agencji ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

9.

Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Agencji do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

10.

Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Agencji.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

11.

Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

12.

W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania.

13.

Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Agencję procedury poboru opłat i innych dochodów.

14.

Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Agencję na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

15.

Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Agencji przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE (7).

16.

Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

17.

W swoim sprawozdaniu z kontroli z maja 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji podkreśliła zdecydowaną potrzebę dokładnego określenia ról i zadań oraz przeanalizowania obciążenia pracą w komórce ds. zamówień po to, aby osiągnąć większą skuteczność procesów i procedur. Stwierdziła też, że konieczne jest znaczne usprawnienie planowania i monitorowania procedur udzielania zamówień. Agencja i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

18.

W tytule III (wydatki operacyjne) Agencja przeniosła środki w kwocie 4,9 mln euro, co stanowi 86 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 1,4 mln euro, czyli 59 %). Tak jak w ubiegłych latach, przeniesienia te wiążą się głównie z wykonaniem rozporządzenia w sprawie integralności i przejrzystości hurtowego rynku energii (REMIT) (8), na co w 2016 r. przeznaczono 4,7 mln euro (w 2015 r. było to 1,1 mln euro). W tytule II obejmującym wydatki administracyjne Agencja przeniosła środki w kwocie ponad 1 mln euro, co stanowi 38 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania (w 2015 r. było to 0,8 mln euro, czyli 35 %).

19.

Rosnący poziom przeniesień jest niepokojący i niezgodny z zasadą jednoroczności budżetu. Jest on bezpośrednio związany z nagromadzeniem pod koniec roku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, które dobiegły końca, i podpisywaniem umów, co doprowadziło do realizacji umów i płatności w kolejnym roku. 98 z 299 umów zawartych w 2016 r. podpisano w listopadzie i grudniu (na kwotę 5 976 122,47 euro, co stanowi 40 % łącznej wartości umów zawartych w 2016 r.). Agencja może rozważyć wprowadzenie zróżnicowanych środków budżetowych w celu lepszego odzwierciedlenia wieloletniego charakteru operacji i nieuniknionych długich przerw między datami podpisywania i realizacji umów oraz płatności.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

20.

Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 12 września 2017 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Klaus-Heiner LEHNE

Prezes


(1)  Dz.U. L 211 z 14.8.2009, s. 1.

(2)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1227/2011 (Dz.U. L 326 z 8.12.2011, s. 1), przyznające Agencji ważną rolę w zakresie nadzoru nad obrotem na hurtowych rynkach energii w Europie.

(3)  Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Agencji można znaleźć na jej stronie internetowej: www.acer.europa.eu.

(4)  Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych.

Źródło: Budżet opublikowany w Dz.U.

(5)  Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

(6)  Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informację dodatkową.

(7)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).

(8)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1227/2011 (Dz.U. L 326 z 8.12.2011, s. 1).


ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok

Uwagi Trybunału

Działania naprawcze

(zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)

2014

Zgodnie z porozumieniem w sprawie siedziby pomiędzy Agencją a rządem słoweńskim w Słowenii miała powstać szkoła europejska. Ponad cztery lata po podpisaniu porozumienia wciąż jej nie utworzono.

niepodjęte

2015

W tytule III (wydatki operacyjne) Agencja przeniosła środki w kwocie 1,36  mln euro, co stanowi 59 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 1,57  mln euro, czyli 62 %). Przeniesienia te wiązały się głównie z wykonaniem rozporządzenia REMIT (1,1  mln euro), czyli złożonym wieloletnim działaniem operacyjnym dotyczącym integralności i przejrzystości rynku energii. W tytule II (wydatki administracyjne) Agencja także przeniosła 0,79  mln euro, co stanowi 35 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 0,98  mln euro, czyli 41 %). Wiązało się to głównie z badaniami i usługami, których nie zrealizowano do końca 2015 r.

nie dotyczy


ODPOWIEDŹ AGENCJI

18.

Agencja z powodzeniem wdrożyła działania wzajemnie uzgodnione ze Służbą Audytu Wewnętrznego. Z 6 zaleceń zrealizowane zostały już 2 bardzo ważne i 3 ważne zalecenia. Agencja planuje zrealizować ostanie zalecenie do października 2017 r.

19.

Agencja potwierdza wysoki poziom przeniesionych środków wynikających z wieloletniego charakteru inwestycji związanych z rozporządzeniem REMIT, które nie wpisują się w zasadę jednoroczności budżetu. Wysoki poziom przeniesień wynika z terminów rocznego cyklu kontraktowego, który ustanowiono w 2013 r., kiedy to Agencja otrzymała pod koniec roku znaczne dodatkowe środki budżetowe na projekt REMIT. Jednakże warto zauważyć, że środki na zobowiązania za rok budżetowy 2016 r. w ramach rozdziału budżetu dotyczącego wydatków na REMIT wykorzystano na maksymalnym poziomie 100 %. Agencja przeanalizuje wykonanie zróżnicowanych środków budżetowych w tytule III.

20.

Agencja rozważa wprowadzenie zróżnicowanych środków budżetowych w tytule III, aby lepiej oddać wieloletni charakter niektórych ze swoich działań, zwłaszcza w dziedzinie REMIT, o ile Agencja będzie miała zapewnioną stabilność i przewidywalność zasobów finansowych.


6.12.2017   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 417/31


SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu

(2017/C 417/03)

WPROWADZENIE

1.

Urząd Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (zwany dalej „Urzędem”) z siedzibą w Rydze został ustanowiony rozporządzeniem (WE) nr 1211/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady (1). Głównym zadaniem Urzędu jest wspieranie Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (BEREC) w zakresie administracji i wiedzy fachowej oraz zbieranie i analizowanie informacji dotyczących łączności elektronicznej, a także upowszechnianie wśród krajowych organów regulacyjnych najlepszych praktyk regulacyjnych, takich jak wspólne podejścia, metodyki i wytyczne w sprawie wdrażania ram regulacyjnych UE, zgodnie ze wskazaniami Rady Organów Regulacyjnych.

2.

tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu (2).

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu

 

2015

2016

Budżet (w mln euro) (3)

4,0

4,2

Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (4)

26

27

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3.

Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

OPINIA

4.

Trybunał zbadał:

a)

sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe (5) oraz sprawozdanie z wykonania budżetu (6) za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r.;

b)

legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania,

zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Wiarygodność rozliczeń

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

5.

W opinii Trybunału sprawozdanie Urzędu za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Urzędu i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Dochody

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

6.

W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Płatności

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

7.

W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

8.

Na mocy art. 310–325 TFUE oraz regulaminu finansowego Urzędu kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Urzędu ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

9.

Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Urzędu do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

10.

Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Urzędu.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

11.

Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

12.

W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania.

13.

Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Urząd procedury poboru opłat i innych dochodów.

14.

Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Badanie to obejmuje wszystkie kategorie płatności z wyjątkiem zaliczek w chwili ich wypłaty. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Urząd na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

15.

Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Urzędu przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE (7).

16.

Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI

17.

W marcu 2016 r. Urząd rozpoczął postępowanie o udzielenie zamówienia w celu podpisania jednej umowy ramowej z dwoma istniejącymi szkołami międzynarodowymi w Rydze z myślą o dzieciach swoich pracowników. W specyfikacjach technicznych zamówienia ustalono co prawda, że Urząd zawrze jedną wielokrotną umowę ramową w systemie kaskadowym z dwoma podmiotami gospodarczymi, jednak zgodnie z kryteriami udzielenia zamówienia wybór szkoły należy do rodziców. W związku z tym umowa ramowa na kwotę 400 000 euro podpisana w lipcu 2016 r. opiera się na sprzecznych koncepcjach, wywołując niepewność prawną po stronie Urzędu i szkół. Ponadto w tym konkretnie przypadku umowa ramowa nie była konieczna.

18.

W wyniku przesunięć na stanowiskach jeden członek personelu przeszedł do wyższej grupy zaszeregowania bezpośrednio na stopień 2, a nie 1, co jest niezgodne z regulaminem pracowniczym UE.

UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW

19.

W marcu 2016 r. Urząd podpisał umowę o zapewnienie profesjonalnego wsparcia w zakresie kadr i usług doradczych o wartości 60 000 euro. Jedynym kryterium wyboru w postępowaniu o udzielenie zamówienia była cena. Zatrudnienie konsultanta bez rozpatrzenia jego kompetencji i wiedzy fachowej jako kryteriów udzielenia zamówienia nie zapewnia najlepszej relacji jakości do ceny.

INNE UWAGI

20.

W 2016 r. średni okres zatrudnienia w Urzędzie wynosił 2,58 roku, a poziom rotacji personelu był wysoki i wyniósł 25 %. Sytuacja ta wpływa negatywnie na skuteczność działania Urzędu i stanowi zagrożenie dla wdrażania jego programu prac. Może być ona spowodowana wysokością zastosowanego współczynnika korygującego dla państwa przyjmującego (73 % na 1 lipca 2016 r.).

21.

Przepisy rozporządzenia ustanawiającego Urzędu nie wymagają przeprowadzania okresowych zewnętrznych ocen działania. Urząd powinien, wraz z Komisją, rozpatrzyć zlecanie takiej oceny co najmniej raz na pięć lat, tak jak w przypadku większości Agencji. W przypadku jakiejkolwiek rewizji rozporządzenia ustanawiającego w przyszłości należy wprowadzić taki wymóg.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

22.

Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 19 września 2017 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Klaus-Heiner LEHNE

Prezes


(1)  Dz.U. L 337 z 18.12.2009, s. 1.

(2)  Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Urzędu można znaleźć na jego stronie internetowej: www.berec.europa.eu.

(3)  Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności.

(4)  Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych.

Źródło: Dane przekazane przez Urząd.

(5)  Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

(6)  Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informację dodatkową.

(7)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).


ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok

Uwagi Trybunału

Działania naprawcze

(zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)

2014

Przewidywania budżetowe na 2014 r. dotyczące składek pochodzących od krajowych organów regulacyjnych państw EFTA, mających w strukturze Urzędu status obserwatora, nie zrealizowały się z powodu braku umów z państwami EFTA (1).

niepodjęte

2015

W 2013 r. Urząd podpisał czteroletnią umowę ramową na świadczenie profesjonalnych usług w zakresie organizacji imprez. Jednak ze względu na niedoszacowanie zapotrzebowania na środki w grudniu 2014 r. osiągnięto maksymalną kwotę objętą umową. Postępowanie o udzielenie zamówienia w celu podpisania nowej umowy ramowej rozpoczęto dopiero w sierpniu 2015 r. Do tego czasu Urząd korzystał z usług tego samego wykonawcy w formie zleceń zakupu i zamówień o niskiej wartości (procedury negocjacyjne) (2). Łączna kwota kosztów usług zleconych w ten sposób przekroczyła wartość progową (3). Należało skorzystać z otwartej procedury przetargowej, w której wszystkie zainteresowane podmioty mogłyby złożyć swoje oferty.

zrealizowane

2015

Poziom szczegółowości sprawozdania z wykonania budżetu Urzędu odbiega od poziomu szczegółowości sprawozdań większości pozostałych agencji. Wskazuje to na potrzebę jasnych wytycznych dotyczących sprawozdawczości agencji na temat budżetu.

zrealizowane

2015

W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one 134 228 euro, co stanowi 44 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 91 757 euro, czyli 40 %). Przeniesienia te wiążą się przede wszystkim ze świadczeniem usług, które wykraczają poza 2015 r.

nie dotyczy


(1)  Europejskie Stowarzyszenie Wolnego Handlu.

(2)  W przypadku zleceń zakupu i zamówień o niskiej wartości przepisy dotyczące zamówień ograniczają konkurencję odpowiednio do jednego lub trzech kandydatów.

(3)  Łączna wartość podpisanych umów wynosi ok. 80 000 euro, podczas gdy próg ustanowiony w art. 137 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1268/2012 wynosi 60 000 euro.


ODPOWIEDŹ URZĘDU BEREC

18.

Państwo przyjmujące Łotwa nie ma akredytowanej szkoły europejskiej. Utworzenie nowej akredytowanej szkoły europejskiej jest długim procesem, a w międzyczasie Urząd BEREC zawarł bezpośrednie umowy ze szkołami oferującymi zajęcia w językach angielskim, francuskim i niemieckim jako głównych językach nauczania w charakterze tymczasowego środka zapewniającego międzynarodowe nauczanie dzieciom swoich pracowników zgodnie z wytycznymi Komisji na temat polityki dotyczącej pracowników europejskich agencji regulacyjnych (1). Urząd BEREC zgadza się z ustaleniami kontrolerów, że zastosowanie umów ramowych nie jest właściwe dla sytuacji szkolnej Urzędu BEREC, i w przyszłości będzie on korzystać z bezpośrednich umów o świadczenie usług ze szkołami bez postępowań o udzielenie zamówienia. Urząd BEREC przyjąłby z zadowoleniem aktualizacji wytycznych Komisji, która by uwzględniała szczególne aspekty usług szkolnictwa.

19.

Na podstawie zaleceń poczynionych przez Wspólny Komitet Reklasyfikacji i w oparciu o akta wszystkich pracowników zatrudnionych na czas określony kwalifikujących się do reklasyfikacji, organ powołujący przyjął listę pracowników zatrudnionych na czas określony, których grupa zaszeregowania uległa zmianie.

Ponadto na wniosek kierownika administracyjnego organ powołujący zgodził się po dokładnym rozważeniu tej kwestii zmienić zaszeregowanie pracownika na stopień 2. wyższej grupy zamiast stopnia 1. i odpowiednio zarejestrowano wyjątek ex ante zgodnie z zasadami traktowania odstępstw od ustanowionych zasad i procedur finansowych.

20.

Urząd BEREC zgadza się z uwagą na temat umowy ramowej dotyczącej usług doradczych wysokiego szczebla w zakresie zarządzania kadrami. Wdrożenie pierwszej szczegółowej umowy już uwidoczniło pewne trudności związane z faktem, że przyznanie umowy odbyło się wyłącznie na podstawie kryterium ceny, a nie na podstawie kwalifikacji zawodowych i doświadczenia doradcy.

W związku z pełną zgodą z uwagami kontrolerów Urząd BEREC rozwiązał umowę ramową i wprowadzi inną strategię w celu otrzymania wymaganych usług.

21.

Urząd BEREC przyjmuje do wiadomości, że wysoka rotacja personelu jest czynnikiem ryzyka, który zapisano w rejestrze ryzyka jako znaczące ryzyko, zwłaszcza biorąc pod uwagę niewielki rozmiar agencji, co sprawia, że wysoka rotacja pracowników ma bardziej negatywny wpływ (Urząd BEREC jest najmniejszą zdecentralizowaną agencją UE).

Kierownictwo usilnie pracuje nad wprowadzeniem technik minimalizacji ryzyka, ale trzeba podkreślić, że pewne elementy strukturalne i zewnętrzne horyzontalne wpływające na rotację są poza kontrolą Urzędu BEREC, ponieważ wynikają z regionalnego/miejscowego otoczenia pracy w Urzędzie BEREC.

Niedawny spadek wynagrodzeń netto, który był wynikiem ciągłego spadku współczynnika korygującego dla Łotwy, zwiększył czynnik ryzyka.

Wszelkie działania podejmowane lub zaplanowane przez Urząd BEREC dla poprawy sytuacji mogą jedyne zmniejszyć ryzyko i w celu najlepszego zajęcia się kwestią zatrzymania pracowników konieczna byłaby interwencja zewnętrzna, zwłaszcza w zakresie obecnego systemu współczynnika korygującego.

22.

Urząd BEREC współpracował z Komisją w celu przygotowania sprawozdania z oceny przewidzianego w art. 25 rozporządzenia ustanawiającego i jest gotowy współpracować z Komisja w temacie przyszłych ocen. Urząd BEREC zastosuje się do wszelkich wymogów w tym zakresie, które mogłyby być wprowadzone przez prawodawcę. Rozporządzenie w sprawie BEREC jest obecnie poddawane przeglądowi, a wniosek Komisji obejmuje przepis dotyczący oceny dokonywanej co pięć lat.


(1)  COM(2005) 5304.


6.12.2017   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 417/37


SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Centrum

(2017/C 417/04)

WPROWADZENIE

1.

Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (zwane dalej „Centrum”, inaczej „CdT”) z siedzibą w Luksemburgu zostało ustanowione rozporządzeniem Rady (WE) nr 2965/94 (1). Zadaniem Centrum jest zapewnienie instytucjom i organom UE, które zwrócą się o taką pomoc, usług tłumaczeniowych niezbędnych do ich działania.

2.

tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Centrum (2).

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Centrum

 

2015

2016

Budżet (w mln euro)

49,6

50,5

Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (3)

218

225

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3.

Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Centrum systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

OPINIA

4.

Trybunał zbadał:

a)

sprawozdanie finansowe Centrum obejmujące sprawozdanie finansowe (4) oraz sprawozdanie z wykonania budżetu (5) za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r.;

b)

legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania;

zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Wiarygodność rozliczeń

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

5.

W opinii Trybunału sprawozdanie Centrum za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Centrum i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Dochody

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

6.

W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Płatności

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

7.

W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

8.

Na mocy art. 310–325 TFUE oraz regulaminu finansowego Centrum kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Centrum ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

9.

Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Centrum do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

10.

Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Centrum.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

11.

Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Centrum nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

12.

W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania.

13.

Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Centrum procedury poboru opłat i innych dochodów.

14.

Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Centrum w drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

15.

Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Centrum przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE (6).

Inne kwestie

16.

Zadaniem Centrum jest zapewnienie agencjom i organom UE usług tłumaczeniowych niezbędnych do ich działania, podobnie jak w przypadku instytucji UE, które mogą zwrócić się do Centrum o taką pomoc. Rozporządzenia ustanawiające większości agencji i organów nakazują im korzystanie z usług tłumaczeniowych Centrum. Niektóre z nich (na które przypada ponad połowa dochodów Centrum) w coraz większym stopniu korzystają z tłumaczeń wewnętrznych i innych rozwiązań. Oznacza to jednak, że zdolności Centrum nie są wykorzystywane w największym możliwym zakresie, że na poziomie europejskim następuje powielanie rozwiązań i kosztów bieżących oraz że model biznesowy i ciągłość działania Centrum mogą być zagrożone.

17.

Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

18.

W 2016 r. stan środków gotówkowych i depozytów krótkoterminowych będących w posiadaniu Centrum zmniejszył się do 34,2 mln euro (38,3 mln euro na koniec 2015 r.), a stan rezerw do 31,1 mln euro (34 mln euro na koniec 2015 r.). Spadek ten wynika z podejścia budżetowego, którego celem jest ograniczenie skumulowanych nadwyżek z poprzednich lat.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

19.

Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 17 października 2017 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Klaus-Heiner LEHNE

Prezes


(1)  Dz.U. L 314 z 7.12.1994, s. 1.

(2)  Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Centrum można znaleźć na jego stronie internetowej: www.cdt.europa.eu.

(3)  Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych.

Źródło: Dane przekazane przez Centrum.

(4)  Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

(5)  Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informację dodatkową.

(6)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).


ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok

Uwagi Trybunału

Działania naprawcze

(zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)

2012

Rozporządzenia ustanawiające 20 agencji regulacyjnych skontrolowanych przez Trybunał w 2012 r. nakazują im korzystanie z usług Centrum we wszystkich przypadkach zapotrzebowania na tłumaczenia (rozporządzenie ustanawiające Centrum stanowi to samo w przypadku czterech innych agencji). Pozostałe agencje nie są zobowiązane do korzystania z usług Centrum. W przypadku dokumentów nietechnicznych agencje mogłyby obniżyć koszty, korzystając z oferty lokalnych usługodawców. W opinii Trybunału prawodawca powinien rozważyć możliwość zezwolenia wszystkim agencjom na zastosowanie takiego rozwiązania.

nie dotyczy

[zalecenie nieuwzględnione przez prawodawcę]

2015

Centrum nie dysponuje jeszcze planem ciągłości działania, w związku z czym nie spełnia wymogów standardu kontroli wewnętrznej nr 10 (1).

w trakcie realizacji

2015

Na koniec 2015 r. stan środków gotówkowych i depozytów krótkoterminowych będących w posiadaniu Centrum wynosił 38,3  mln euro (44 mln euro na koniec 2014 r.), a stan rezerw wyniósł 34 mln euro (40,4  mln euro na koniec 2014 r.). Odzwierciedla to obniżkę cen w 2015 r.

nie dotyczy

2015

W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków. Ich kwota wyniosła 2 mln euro, co stanowi 29 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 1,5  mln euro, czyli 24 %). Przeniesienia te dotyczą głównie remontu dodatkowych pomieszczeń wynajętych w 2015 r. oraz usług informatycznych, które nie zostały zrealizowane do końca 2015 r.

nie dotyczy

2015

Centrum anulowało 5,9  mln euro (12 %) środków dostępnych na koniec 2015 r. Wynikało to z przeszacowania kosztów tłumaczeń zewnętrznych.

nie dotyczy


(1)  Standardy kontroli wewnętrznej Centrum opierają się na równoważnych normach ustanowionych przez Komisję.


ODPOWIEDŹ CENTRUM

19.

Centrum podjęło liczne kroki w celu zmniejszenia swoich nadwyżek budżetowych. Budżet na 2016 r. przygotowano jako budżet deficytowy w celu zmniejszenia rezerwy przeznaczonej na stabilizację cen. Saldo wyniku budżetowego tego roku, wynoszące -2,9 mln euro, przyczyniło się do zmniejszenia rezerwy przeznaczonej na stabilizację cen, jak również salda środków gotówkowych.

Przewiduje się, że w 2017 r. dojdzie do dalszego zmniejszenia nadwyżek budżetowych w wyniku wprowadzenia nowej struktury cenowej, która obniży średnią cenę za tłumaczenie płaconą przez klientów Centrum.


6.12.2017   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 417/42


SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Centrum

(2017/C 417/05)

WPROWADZENIE

1.

Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego (zwane dalej „Centrum”, inaczej „Cedefop”) z siedzibą w Salonikach zostało ustanowione rozporządzeniem Rady (EWG) nr 337/75 (1). Głównym zadaniem Centrum jest przyczynianie się do rozwoju kształcenia zawodowego na poziomie Unii Europejskiej. W ramach jego realizacji Centrum opracowuje i rozpowszechnia dokumentację dotyczącą systemów kształcenia zawodowego.

2.

tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Centrum (2).

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Centrum

 

2015

2016

Budżet (w mln euro) (3)

18,4

18,0

Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (4)

123

122

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3.

Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Centrum systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

OPINIA

4.

Trybunał zbadał:

a)

sprawozdanie finansowe Centrum obejmujące sprawozdanie finansowe (5) oraz sprawozdanie z wykonania budżetu (6) za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r.;

b)

legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania,

zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Wiarygodność rozliczeń

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

5.

W opinii Trybunału sprawozdanie Centrum za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Centrum i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Dochody

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

6.

W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Płatności

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

7.

W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

8.

Na mocy art. 310–325 TFUE oraz regulaminu finansowego Centrum kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Centrum ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

9.

Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Centrum do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

10.

Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Centrum.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

11.

Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Centrum nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

12.

W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania.

13.

Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Centrum procedury poboru opłat i innych dochodów.

14.

Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Badanie to obejmuje wszystkie kategorie płatności z wyjątkiem zaliczek w chwili ich wypłaty. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Centrum na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

15.

Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Centrum przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE (7).

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

16.

Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 12 września 2017 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Klaus-Heiner LEHNE

Prezes


(1)  Dz.U. L 39 z 13.2.1975, s. 1.

(2)  Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Centrum można znaleźć na jego stronie internetowej: www.cedefop.europa.eu.

(3)  Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności.

(4)  Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych.

Źródło: Dane przekazane przez Centrum.

(5)  Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

(6)  Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informację dodatkową.

(7)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).


ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok

Uwagi Trybunału

Działania naprawcze

(zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)

2015

W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków. Wyniosły one 477 994 euro, co stanowi 28 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2013 r. było to 425 877 euro, czyli 24 %). Było to spowodowane w znacznej mierze zamówieniem dużej ilości wyposażenia sieciowego i informatycznego koniecznego do wyposażenia wyremontowanych części budynku Centrum, które do końca 2015 r. nie zostały jeszcze dostarczone lub za które nie wystawiono faktur.

nie dotyczy

2015

Budynek przekazany Centrum przez państwo greckie został wzniesiony w strefie aktywnego uskoku tektonicznego, co spowodowało uszkodzenia budynku. Władze Grecji ukończyły prace remontowe i wzmacnianie struktury budynku dopiero w 2015 r. Ponadto Centrum dąży do rozwiązania różnych problemów dotyczących bezpieczeństwa związanych z konstrukcją budynku. Szczególny problem dotyczący bezpieczeństwa jest związany ze szklaną fasadą budynku i świetlikami w salach konferencyjnych Centrum; ogranicza on dostępność obiektu.

zrealizowane


ODPOWIEDŹ CENTRUM

Centrum przyjęło do wiadomości sprawozdanie Trybunału.


6.12.2017   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 417/47


SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Unii Europejskiej ds. Szkolenia w Dziedzinie Ścigania za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

(2017/C 417/06)

WPROWADZENIE

1.

Agencja Unii Europejskiej ds. Szkolenia w Dziedzinie Ścigania (zwana dalej „Agencją”, inaczej „CEPOL”), z siedzibą w Budapeszcie, została ustanowiona rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/2219 (1) zastępującym i uchylającym decyzję Rady 2005/681/WSiSW. Agencja działa jako sieć łącząca krajowe policyjne instytucje szkoleniowe w państwach członkowskich w celu zapewnienia szkoleń wyższym rangą funkcjonariuszom policji z wykorzystaniem wspólnych standardów.

2.

W poniższej tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji (2).

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji

 

2015

2016

Budżet (w mln euro)

8,8

10,3

Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (3)

41

51

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3.

Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

OPINIA

4.

Trybunał zbadał:

a)

sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe (4) oraz sprawozdanie z wykonania budżetu (5) za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2016 r.;

b)

legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania;

zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Wiarygodność rozliczeń

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

5.

W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Dochody

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

6.

W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Płatności

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

7.

W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

8.

Na mocy art. 310–325 TFUE oraz regulaminu finansowego Agencji kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Agencji ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

9.

Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Agencji do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

10.

Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Agencji.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

11.

Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

12.

W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania.

13.

Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej oraz ocenia stosowane przez Agencję procedury poboru opłat i ewentualnych innych dochodów.

14.

Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Agencję na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

15.

Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Agencji przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE (6).

16.

Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

17.

W tytule II (wydatki na działania wspierające) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one 140 055 euro, co stanowi 30 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 212 456 euro, czyli 49 %). Było to związane głównie z usługami doradczymi w zakresie informatyki i z towarami i usługami informatycznymi zamówionymi pod koniec roku.

INNE UWAGI

18.

W Agencji odnotowano dużą rotację personelu, która może mieć wpływ na ciągłość działania i zdolność Agencji do wdrażania działań przewidzianych w programie prac. W 2016 r. z Agencji odeszło 11 pracowników, podczas gdy zatrudniono 21. Niewielka liczba zgłoszeń, zwłaszcza z państw członkowskich innych niż państwo przyjmujące, może negatywnie wpłynąć na możliwość zatrudniania odpowiednich kandydatów przez Agencję. W latach 2013-2016 liczba pracowników z kraju przyjmującego wzrosła z 1 do 16, osiągając w 2016 r. poziom 31 %. Przyczyną wpływania ograniczonej liczby zgłoszeń z innych państw członkowskich może być współczynnik korygujący stosowany do wynagrodzeń w państwie przyjmującym (69 %) i konkurencja z innym organem UE mającym siedzibę w Budapeszcie.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

19.

Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 12 września 2017 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Klaus-Heiner LEHNE

Prezes


(1)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/2219 z dnia 25 listopada 2015 r. w sprawie Agencji Unii Europejskiej ds. Szkolenia w Dziedzinie Ścigania (CEPOL) oraz zastępujące i uchylające decyzję Rady 2005/681/WSiSW (Dz.U. L 319 z 4.12.2015, s. 1).

(2)  Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Agencji można znaleźć na jej stronie internetowej: www.cepol.europa.eu.

(3)  Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych.

Źródło: Dane przekazane przez Agencję.

(4)  Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

(5)  Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informację dodatkową.

(6)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).


ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok

Uwagi Trybunału

Działania naprawcze

(zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)

2015

Poziom szczegółowości sprawozdania z wykonania budżetu Agencji odbiega od poziomu szczegółowości sprawozdań większości pozostałych agencji. Wskazuje to na potrzebę jasnych wytycznych dotyczących sprawozdawczości agencji na temat budżetu.

zrealizowane

2015

W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków. Wyniosły one 212 456 euro, co stanowi 49 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 383 940 euro, czyli 59 %). Wynikało to z przeniesienia siedziby Agencji ze Zjednoczonego Królestwa na Węgry we wrześniu 2014 r. oraz ze związanej z tym potrzeby zawarcia nowych umów na usługi i dostawy. Do końca 2015 r. nie zrealizowano większości usług, na które zawarto umowy na ten rok.

nie dotyczy


ODPOWIEDŹ AGENCJI

18.

Agencja przyjęła do wiadomości komentarze Trybunału. Poziom przeniesień w tytule II jest uzasadniony, uwzględniając doradztwo informatyczne oraz towary i usługi związane z informatyką zamówione pod koniec roku. CEPOL jeszcze bardziej ulepszył swoje zarządzanie budżetem i zobowiązuje się zachowywać zgodność z zasadą jednoroczności zapisaną w rozporządzeniu finansowym.

19.

Agencja przyjęła do wiadomości komentarze Trybunału. W związku z przeniesieniem się ze Zjednoczonego Królestwa na Węgry z powodu znacznie niższego współczynnika korygującego mającego zastosowanie do wynagrodzeń pracowników wzrosła liczba rezygnacji. Liczba zgłoszeń spadła w porównaniu z okresem przed przeniesieniem się, jednakże nie wpłynęło to na jakość otrzymanych zgłoszeń oraz na zdolność Agencji do rekrutowania odpowiednich kandydatów. Fakt, że stanowiska były w niskiej grupie zaszeregowania w połączeniu z niskim współczynnikiem korygującym, nie zachęcał obcokrajowców (zwłaszcza z Europy Zachodniej i Północnej) do przeprowadzenia się na Węgry, a zatem nie da się zawsze zapewnić równowagi geograficznej w trakcie procesu rekrutacji. CEPOL będzie w dalszym stopniu wdrażać środki na rzecz zatrzymania pracowników, jednakże dopóki Agencja nie może podwyższyć grupy zaszeregowania stanowisk, rotacja pracowników może utrzymać się na wysokim poziomie.


6.12.2017   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 417/52


SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Konsumentów, Zdrowia, Rolnictwa i Żywności za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

(2017/C 417/07)

WPROWADZENIE

1.

Agencja Wykonawcza ds. Konsumentów, Zdrowia, Rolnictwa i Żywności (zwana dalej „Agencją”) została ustanowiona w dniu 1 stycznia 2005 r. (do 2008 r. funkcjonowała jako Agencja Wykonawcza Programu Zdrowia Publicznego (PHEA); w latach 2008–2013 – jako Agencja Wykonawcza ds. Zdrowia i Konsumentów (EAHC), a od dnia 1 stycznia 2014 r. – jako Agencja Wykonawcza ds. Konsumentów, Zdrowia, Rolnictwa i Żywności (CHAFEA) (1)). Agencja ma siedzibę w Luksemburgu i ustanowiono ją na okres kończący się dnia 31 grudnia 2024 r. Agencja realizuje Program działań UE w dziedzinie zdrowia, program ochrony konsumentów i inicjatywę „Lepsze szkolenia na rzecz bezpieczniejszej żywności” (BTSF).

2.

tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji (2).

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji

 

2015

2016

Budżet (w mln euro)

7,4

8,7

Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (3)

49

58

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3.

Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

OPINIA

4.

Trybunał zbadał:

a)

sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe (4) oraz sprawozdanie z wykonania budżetu (5) za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2016 r.;

b)

legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania;

zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Wiarygodność rozliczeń

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

5.

W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Dochody

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

6.

W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Płatności

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

7.

W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

8.

Na mocy art. 310–325 TFUE oraz regulaminu finansowego Agencji kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Agencji ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

9.

Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Agencji do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

10.

Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Agencji.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

11.

Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

12.

W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania.

13.

Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Agencję procedury poboru opłat i innych dochodów.

14.

Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Badanie to obejmuje wszystkie kategorie płatności z wyjątkiem zaliczek w chwili ich wypłaty. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Agencję na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

15.

Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

16.

W tytule III (wydatki związane z działalnością operacyjną) Agencja dokonała przeniesienia w wysokości 1,1 mln euro, co stanowi 48 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 0,9 mln euro, czyli 52 %). Było to związane głównie z usługami informatycznymi i innymi opracowaniami, na które do końca roku złożono zamówienia, lecz nie zostały one jeszcze wykonane. Jeśli chodzi o środki przeniesione z 2015 r. na 2016 r., Agencja anulowała 0,2 mln euro, co stanowi 17 % tych środków. Wskazuje to na nieodpowiednie planowanie dotyczące potrzeb.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

17.

Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 12 września 2017 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Klaus-Heiner LEHNE

Prezes


(1)  Decyzja Komisji 2013/770/UE (Dz.U. L 341 z 18.12.2013, s. 69).

(2)  Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Agencji można znaleźć na jej stronie internetowej: http://ec.europa.eu/chafea/.

(3)  Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych.

Źródło: Dane przekazane przez Agencję.

(4)  Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

(5)  Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informację dodatkową.


ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok

Uwagi Trybunału

Działania naprawcze

(zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)

2015

W tytule III (wydatki administracyjne) Agencja dokonała przeniesienia w wysokości 0,5  mln euro, co stanowi 36,4  % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 0,1  mln euro, czyli 13 %). Przeniesienia środków były związane głównie z rozbudową pomieszczeń biurowych Agencji i niezbędnym wyposażeniem biur (0,3  mln euro).

nie dotyczy

2015

W tytule III (wydatki związane z działalnością operacyjną) Agencja dokonała przeniesienia w wysokości 0,9  mln euro, co stanowi 52 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 0,9  mln euro, czyli 50 %). Przeniesienia te związane są głównie z faktem, że Komisja późno – w czerwcu 2015 r. – wydała plan prac Agencji.

nie dotyczy

2015

Agencja anulowała 0,2  mln euro, co stanowi 18 % środków przeniesionych na 2015 r. (w 2014 r. było to 0,1  mln euro, czyli 14 %). Wskazuje to na uchybienia w planowaniu.

w trakcie realizacji


ODPOWIEDŹ AGENCJI

16.

Agencja przyjmuje uwagi Trybunału. Agencja nadal będzie dążyć do dalszego zmniejszania poziomu przeniesień i wskaźnika anulowania C8.


6.12.2017   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 417/57


SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowego Urzędu Ochrony Odmian Roślin za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu

(2017/C 417/08)

WPROWADZENIE

1.

Wspólnotowy Urząd Ochrony Odmian Roślin (zwany dalej „Urzędem”, inaczej „CPVO”) z siedzibą w Angers został ustanowiony rozporządzeniem Rady (WE) nr 2100/94 (1). Głównym zadaniem Urzędu jest rejestrowanie i rozpatrywanie wniosków o przyznanie unijnych praw własności przemysłowej do odmian roślin, a także powierzanie właściwym organom państw członkowskich wykonania niezbędnych badań technicznych.

2.

tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu (2).

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu

 

2015

2016

Budżet (w mln euro)

14,7

16,1

Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (3)

46

44

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3.

Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

OPINIA

4.

Trybunał zbadał:

a)

sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe (4) oraz sprawozdanie z wykonania budżetu (5) za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r.;

b)

legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania,

zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Wiarygodność rozliczeń

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

5.

W opinii Trybunału sprawozdanie Urzędu za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Urzędu i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Dochody

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

6.

W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Płatności

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

7.

W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

8.

Na mocy art. 310–325 TFUE oraz regulaminu finansowego Urzędu kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Urzędu ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

9.

Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Urzędu do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

10.

Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Urzędu.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

11.

Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

12.

W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania.

13.

Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Urząd procedury poboru opłat i innych dochodów.

14.

Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Urząd na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

Inne kwestie

15.

Nie podważając wyrażonych przez siebie opinii, Trybunał zwraca uwagę na fakt, że w dniu 29 marca 2017 r. Zjednoczone Królestwo poinformowało Radę Europejską o decyzji dotyczącej wystąpienia z Unii Europejskiej. Umowa określająca warunki wystąpienia będzie przedmiotem negocjacji. Budżet Urzędu jest finansowany ze środków własnych, głównie z dochodów uzyskiwanych od wnioskodawców o wspólnotowe prawa ochrony roślin i ich posiadaczy. Ponieważ jednak tylko 4 % dochodów pochodzi od klientów, których siedziby znajdują się w Zjednoczonym Królestwie, Urząd uważa za nieprawdopodobne, by wystąpienie Zjednoczonego Królestwa wywołało znaczne ryzyko dla jego dochodów. Urząd twierdzi także, że można podjąć działania mające na celu zapewnienie dostępności odpowiednich obiektów do badań gatunków prowadzonych obecnie w Zjednoczonym Królestwie bez poważnego zagrożenia dla ciągłości działania Urzędu.

16.

Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

17.

W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków. Wyniosły one 788 540 euro, co stanowi 40 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 395 882 euro, czyli 28 %). Były one związane głównie z trwającymi remontami budynku (284 423 euro), projektami informatycznymi (253 483 euro) oraz kosztami kontroli i ocen (137 098 euro), w związku z którymi usługi zostaną częściowo wykonane lub na które faktury zostaną wystawione dopiero w 2017 r.

18.

Poziom anulowanych środków na płatności przeniesionych z 2015 r. na 2016 r. w tytule II był także wysoki i wyniósł 17 % przeniesionych środków (w 2015 r. było to 20 %), co wskazuje na konieczność lepszego planowania budżetu.

INNE UWAGI

19.

Przepisy rozporządzenia ustanawiającego Urząd nie wymagają przeprowadzania okresowych zewnętrznych ocen działania. Urząd lub Komisja przeprowadziły co prawda oceny szczegółowych zagadnień na zasadzie ad hoc, powinny jednak rozpatrzyć zlecanie kompleksowych zewnętrznych ocen działania co najmniej raz na pięć lat, tak jak robią to inne Agencje. W przypadku jakiejkolwiek rewizji rozporządzenia ustanawiającego w przyszłości należy wprowadzić taki wymóg.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

20.

Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 19 września 2017 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Klaus-Heiner LEHNE

Prezes


(1)  Dz.U. L 227 z 1.9.1994, s. 1.

(2)  Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Urzędu można znaleźć na jego stronie internetowej: www.cpvo.europa.eu .

(3)  Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych.

Źródło: Dane przekazane przez Urząd.

(4)  Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

(5)  Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informację dodatkową.


ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok

Uwagi Trybunału

Działania naprawcze

(zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)

2014

Urząd dokonuje większości płatności za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Księgowa Urzędu i jej dwaj zastępcy mogą dokonywać płatności, korzystając z podpisu elektronicznego. Nie jest wymagany podpis drugiej osoby, co stanowi zagrożenie dla bezpieczeństwa finansowego Urzędu.

niepodjęte

2014

Urząd rozpoczął wprawdzie działalność w 1995 r., do tej pory nie podpisano jednak umowy w sprawie siedziby z państwem przyjmującym, która określałaby szczegółowe warunki prowadzenia działalności przez Urząd oraz warunki, jakie może on zaoferować swoim pracownikom.

w trakcie realizacji

2015

W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków. Wyniosły one 395 882 euro, co stanowi 28 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 394 599 euro, czyli 30 %). Były one związane głównie z projektami informatycznymi (134 030 euro), kosztami podróży służbowych (96 368 euro) i kosztami audytu wewnętrznego (82 070 euro), w związku z którymi usługi zostaną wykonane lub na które faktury zostaną wystawione dopiero w 2016 r.

nie dotyczy

2015

Poziom anulowanych środków przeniesionych z 2014 r. w tytule II był wysoki i wyniósł 20 % przeniesionych środków (w 2014 r. było to 26 %), co wskazuje na uchybienia w planowaniu budżetu.

w trakcie realizacji

2015

Wydatki związane z procedurami odwoławczymi miały zasadniczo zostać pokryte z opłat za odwołania (1). Opłaty te pokrywają jednak tylko niewielką część rzeczywiście poniesionych kosztów. W 2015 r. przychód z tytułu opłat za odwołania wyniósł 11 000 euro (w 2014 r. było to 12 500 euro), podczas gdy koszty członków Izby Odwoławczej wyniosły około 62 037 euro (w 2014 r. było to 80 114 euro).

nie dotyczy

2015

Na dzień 31 grudnia 2015 r. opłaty nieuiszczone od ponad 90 dni (głównie opłaty roczne) wyniosły 240 766 euro. Urząd nie wykorzystał wszystkich możliwości odzyskania należnej kwoty przewidzianych w jego regulaminie finansowym, takich jak egzekucja należności (2).

w trakcie realizacji


(1)  Motywy rozporządzenia Komisji (WE) nr 1238/95 (Dz.U. L 121 z 1.6.1995, s. 31).

(2)  Art. 53 regulaminu finansowego Urzędu.


ODPOWIEDŹ URZĘDU

Urząd przyjmuje do wiadomości uwagi Trybunału.

17.

Wysoka liczba przeniesień w 2016 r. związana była w dużej mierze z trwającym remontem budynku i projektem rozwoju informatycznego. Z przyczyn operacyjnych wdrożenia powyższych projektów nie można dopasować do roku kalendarzowego.


6.12.2017   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 417/63


SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

(2017/C 417/09)

WPROWADZENIE

1.

Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego (zwana dalej „Agencją”, inaczej „EACEA”) z siedzibą w Brukseli została ustanowiona decyzją wykonawczą Komisji 2013/776/UE (1) uchylającą decyzję 2009/336/WE. Zadaniem Agencji jest zarządzanie powierzonymi jej przez Komisję programami w dziedzinie edukacji, kultury i sektora audiowizualnego, w tym realizacja projektów technicznych.

2.

tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji (2).

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji

 

2015

2016

Budżet (w mln euro)

46,9

49,1

Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (3)

441

442

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3.

Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

OPINIA

4.

Trybunał zbadał:

a)

sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe (4) oraz sprawozdanie z wykonania budżetu (5) za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r.,

b)

legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania,

zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Wiarygodność rozliczeń

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

5.

W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Dochody

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

6.

W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Płatności

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

7.

W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

8.

Na mocy art. 310–325 TFUE oraz regulaminu finansowego Agencji kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Agencji ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

9.

Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Agencji do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

10.

Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Agencji.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

11.

Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

12.

W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania.

13.

Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Agencję procedury poboru opłat i innych dochodów.

14.

Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Badanie to obejmuje wszystkie kategorie płatności z wyjątkiem zaliczek w chwili ich wypłaty. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Agencję na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

15.

Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

16.

Agencja, przeprowadzając doroczną inwentaryzację aktywów w 2016 r., nie była w stanie wskazać 46 pozycji informatycznych o łącznej wstępnej wartości nabycia wynoszącej około 22 000 euro, co wskazuje na uchybienia w zabezpieczeniu aktywów.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

17.

W tytule III (wsparcie działalności operacyjnej) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one 2,3 mln euro, co stanowi 47 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 2,8 mln euro, czyli 50 %). Jest to związane przede wszystkim z trwającymi kontrolami projektów (0,8 mln euro) i usługami informatycznymi (0,9 mln euro) zamówionymi w 2016 r., na które jednak do końca 2015 r. nie wystawiono faktur lub które zostaną wykonane w 2017 r.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

18.

Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 12 września 2017 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Klaus-Heiner LEHNE

Prezes


(1)  Dz.U. L 343 z 19.12.2013, s. 46.

(2)  Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Agencji można znaleźć na jej stronie internetowej: www.eacea.ec.europa.eu.

(3)  Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych.

Źródło: Dane przekazane przez Agencję.

(4)  Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

(5)  Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informację dodatkową.


ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok

Uwagi Trybunału

Działania naprawcze

(zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)

2015

W tytule III (wsparcie działalności operacyjnej) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one 2,8  mln euro, co stanowi 50 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 3,2  mln euro, czyli 56 %). Było to związane przede wszystkim z trwającymi kontrolami projektów (1 mln euro), usługami informatycznymi (0,8  mln euro), usługami dotyczącymi rozpowszechniania informacji i publikacji (0,5  mln euro), a także tłumaczeniami (0,2  mln euro) zamówionymi w 2015 r., na które jednak do końca 2015 r. nie wystawiono faktur lub które zostaną wykonane w 2016 r.

nie dotyczy


ODPOWIEDŹ AGENCJI

16.

Wartość nieodnalezionych pozycji informatycznych podczas przeprowadzania spisu inwentarza w latach 2015/2016 to jedynie 0,64 % wartości wszystkich pozycji informatycznych, co odpowiada wynikom z poprzednich lat. Warto zauważyć, że pozostała wartość księgowa nieodnalezionych pozycji jest znacznie niższa (ok. 8 000 EUR) od wstępnych kosztów nabycia.

Agencja będzie nadal przeprowadzać regularne spisy inwentarza przy zachowaniu bezpieczeństwa aktywów.

17.

Agencja przyjmuje do wiadomości uwagi Trybunału. Agencja będzie kontynuować wprowadzone działania mające na celu kontrolowanie poziomu przeniesień.


6.12.2017   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 417/68


SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Lotniczego za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

(2017/C 417/10)

WPROWADZENIE

1.

Europejska Agencja Bezpieczeństwa Lotniczego (zwana dalej „Agencją”, inaczej „EASA”) z siedzibą w Kolonii została ustanowiona rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1592/2002 (1), uchylonym rozporządzeniem (WE) nr 216/2008 (2). Agencji powierzono określone zadania regulacyjne i wykonawcze w dziedzinie bezpieczeństwa lotniczego.

2.

tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji (3).

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji

 

2015

2016

Budżet (w mln euro)

185,4

193,4

Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (4)

779

774

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3.

Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

OPINIA

4.

Trybunał zbadał:

a)

sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe (5) oraz sprawozdanie z wykonania budżetu (6) za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2016 r.;

b)

legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania;

zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Wiarygodność rozliczeń

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

5.

W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Dochody

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

6.

W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Płatności

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

7.

W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

8.

Na mocy art. 310–325 TFUE oraz regulaminu finansowego Agencji kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Agencji ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

9.

Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Agencji do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

10.

Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Agencji.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

11.

Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

12.

W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania.

13.

Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej oraz ocenia stosowane przez Agencję procedury poboru opłat i innych dochodów.

14.

Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Badanie to obejmuje wszystkie kategorie płatności z wyjątkiem zaliczek w chwili ich wypłaty. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Agencję na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

15.

Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Agencji przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE (7).

Inne kwestie

16.

Nie podważając wyrażonych przez siebie opinii, Trybunał zwraca uwagę na fakt, że w dniu 29 marca 2017 r. Zjednoczone Królestwo poinformowało Radę Europejską o decyzji dotyczącej wystąpienia z Unii Europejskiej. Umowa określająca warunki wystąpienia będzie przedmiotem negocjacji. Budżet Agencji na 2016 r. był finansowany w 70 % z opłat pochodzących z przemysłu lotniczego, a w 30 % z funduszy Unii Europejskiej. Decyzja Zjednoczonego Królestwa o wystąpieniu z UE może w przyszłości spowodować spadek dochodów Agencji.

17.

Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI

18.

Choć działania finansowane przez branżę w 2016 r. skutkowały deficytem wynoszącym 7,6 mln euro, wyniki budżetowe zmieniają się w poszczególnych latach (8), a Agencja zgromadziła nadwyżkę w wysokości 52 mln euro pochodzącą z tej kategorii działań. Przepisy rozporządzenia ustanawiającego Agencję stanowią, że poziom opłat wnoszonych przez podmioty z branży powinien być odpowiedni do tego, by pokryć koszty ponoszone przez Agencję w związku z odnośnymi czynnościami certyfikacyjnymi. Nie przewidziano w nich natomiast skumulowanej nadwyżki.

INNE UWAGI

19.

W latach 2014–2016 Agencja wykorzystała środki w kwocie 9,4 mln euro (w 2016 r. było to 4,4 mln euro) ze skumulowanej nadwyżki na sfinansowanie kosztów remontu i przeprowadzki w wysokości 12,4 mln euro związanych z przeniesieniem Agencji do nowego budynku. Ponadto Komisja przeznaczyła na ten cel 3 mln euro z budżetu UE. Ten podział finansowania na wkład branży i wkład Unii był zgodny ze standardową metodyką przydzielania kosztów stosowaną przez Agencję i spowodował, że prace te sfinansowano w znacznym stopniu z opłat wnoszonych przez podmioty z branży.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

20.

Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 19 września 2017 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Klaus-Heiner LEHNE

Prezes


(1)  Dz.U. L 240 z 7.9.2002, s. 1.

(2)  Dz.U. L 79 z 19.3.2008, s. 1.

(3)  Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Agencji można znaleźć na jej stronie internetowej: www.easa.europa.eu.

(4)  Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych.

Źródło: Dane przekazane przez Agencję.

(5)  Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

(6)  Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informację dodatkową.

(7)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).

(8)  W latach 2014 i 2015 wystąpiła nadwyżka w wysokości, odpowiednio, 15,3 mln euro i 16,9 mln euro.


ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok

Uwagi Trybunału

Działania naprawcze

(zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)

2013

Agencja rozpoczęła działalność w 2004 r. i do tej pory funkcjonuje na podstawie korespondencji i wymiany ustaleń z przyjmującym ją państwem członkowskim. Nie podpisano jednak kompleksowego porozumienia w sprawie siedziby pomiędzy Agencją a państwem członkowskim. Umowa taka przyczyniłaby się do dalszego zwiększenia przejrzystości co do warunków prowadzenia działalności przez Agencję i jej personel.

zrealizowane (1)

2015

W tytule II (wydatki administracyjne) i w tytule III (wydatki operacyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one 4,4  mln euro w tytule II, co stanowi 20,2  % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 3,6  mln euro, czyli 22 %) i 2 mln euro w tytule III, co stanowi 32,0  % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 2 mln euro, czyli 38,1  %). Przeniesienia te związane są głównie z rozwiązaniami informatycznymi, które zostały zamówione pod koniec roku, a także z działaniami o charakterze regulacyjnym i projektami badawczymi, których czas realizacji wykracza poza 2015 r.

nie dotyczy


(1)  Sfinalizowano umowę w sprawie siedziby między Agencją a państwem członkowskim, która weszła w życie dnia 17 sierpnia 2017 r.


ODPOWIEDŹ AGENCJI

16.

Agencja przyjmuje do wiadomości uwagi Trybunału. Powołano grupę roboczą odpowiedzialną za zbadanie tej kwestii, która przeprowadziła już pierwszą analizę potencjalnego ryzyka związanego z brexitem i potencjalnych skutków brexitu.

20.

W rozporządzeniu ustanawiającym Agencję i w rozporządzeniu finansowym zawarto przepisy dotyczące traktowania opłat wnoszonych przez podmioty z branży jako dochodu przeznaczonego na określony cel. Dlatego też Agencja uwzględnia wszelkie nadwyżki lub deficyty powstałe w rezultacie działań związanych z opłatami i obciążeniami w ramach skumulowanej nadwyżki. Kwota wspomnianej skumulowanej nadwyżki zmienia się w poszczególnych latach w zależności od wyników odnotowywanych w danym roku budżetowym. W latach 2010–2015 kwota nadwyżki lub deficytu wahała się między deficytem wynoszącym 5,9 mln EUR a nadwyżką w wysokości 16,9 mln EUR. Ta skumulowana nadwyżka lub bufor zapewnia możliwość pokrycia deficytu i pozwala sfinansować 6 miesięcy nieprzerwanej pracy Agencji. Agencja zamierza wprowadzić zmiany zarówno w swoim rozporządzeniu finansowym, jak i w swoim regulaminie opłat i obciążeń, aby lepiej sformalizować sposób postępowania ze skumulowaną nadwyżką.

21.

Zgodnie z art. 88 rozporządzenia finansowego Agencji prezes zarządu Agencji poinformował władzę budżetową (Parlament Europejski i Radę) o projekcie dotyczącym nowej siedziby Agencji. W dniu 22 maja 2013 r. Agencja przedłożyła szczegółowe sprawozdanie, zawierające w szczególności opis systemu finansowania, po czym

podejmowała działania zgodnie z informacjami przekazanymi władzy budżetowej.

Zgodnie z art. 87 rozporządzenia finansowego Agencja co roku sporządza komunikat dotyczący stanu prac budowlanych, który przekazywała władzy budżetowej każdego roku.

Parlament Europejski zatwierdził sprawozdanie i uznał mechanizm finansowania za zgodny z programem finansowania Agencji.


6.12.2017   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 417/74


SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Małych i Średnich Przedsiębiorstw za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

(2017/C 417/11)

WPROWADZENIE

1.

Agencja Wykonawcza ds. Małych i Średnich Przedsiębiorstw (zwana dalej „Agencją”, inaczej „EASME”) z siedzibą w Brukseli została ustanowiona na okres od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 31 grudnia 2024 r. decyzją wykonawczą Komisji 2013/771/UE (1). Głównym zadaniem Agencji jest zarządzanie, w bliskiej współpracy z siedmioma dyrekcjami generalnymi Komisji Europejskiej, działaniami UE w dziedzinie badań naukowych i innowacji, konkurencyjności MŚP, działaniami na rzecz środowiska i klimatu, a także działaniami morskimi i rybackimi.

2.

tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji (2).

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji

 

2015

2016

Budżet (w mln euro)

36,4

35,8

Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (3)

373

417

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3.

Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

OPINIA

4.

Trybunał zbadał:

a)

sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe (4) oraz sprawozdanie z wykonania budżetu (5) za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r.;

b)

legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania,

zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Wiarygodność rozliczeń

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

5.

W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Dochody

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

6.

W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Płatności

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

7.

W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

8.

Na mocy art. 310–325 TFUE oraz regulaminu finansowego Agencji kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Agencji ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

9.

Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Agencji do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

10.

Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Agencji.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

11.

Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

12.

W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania.

13.

Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Agencję procedury poboru opłat i innych dochodów.

14.

Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Badanie to obejmuje wszystkie kategorie płatności z wyjątkiem zaliczek w chwili ich wypłaty. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Agencję na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

15.

Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

16.

W tytule II (wydatki administracyjne) i w tytule III (wydatki operacyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. W tytule II wyniosły one 1 250 000 euro, co stanowi 33 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 998 324 euro, czyli 14 %) i 2 550 000 euro w tytule III, co stanowi 62 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 4 mln euro, czyli 65 %). W tytule II były one związane głównie z kosztem wynajmu (0,6 mln euro) i zakupem sprzętu komputerowego, które to zamówienia nie zostały zrealizowane do końca roku (0,5 mln euro). Przeniesienia w tytule III są związane z ocenami przeprowadzonymi przez ekspertów zewnętrznych i monitorowaniem programu LIFE (1,5 mln euro), trwającymi weryfikacjami ex post (0,5 mln euro) i usługami informatycznymi (0,5 mln euro), które w 2016 r. zostały zamówione, lecz do końca roku zrealizowano je tylko częściowo i nie wystawiono na nie faktury. Agencja może rozważyć wprowadzenie zróżnicowanych środków budżetowych w celu lepszego odzwierciedlenia wieloletniego charakteru operacji i nieuniknionych długich przerw między datami podpisywania i realizacji umów oraz płatności.

17.

W tytule I (wydatki na personel) stwierdzono wysoki poziom anulowanych przeniesień z poprzedniego roku budżetowego. Wyniosły one 32 000 euro, co stanowi 8,3 % przeniesień w tym tytule i wskazuje na przeszacowanie potrzeb budżetowych.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

18.

Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 12 września 2017 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Klaus-Heiner LEHNE

Prezes


(1)  Dz.U. L 341 z 18.12.2013, s. 73.

(2)  Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Agencji można znaleźć na jej stronie internetowej: www.ec.europa.eu/easme/.

(3)  Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych.

Źródło: dane przekazane przez Agencję.

(4)  Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

(5)  Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informację dodatkową.


ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok

Uwagi Trybunału

Działania naprawcze

(zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)

2014

Początkowy budżet Agencji został wprawdzie zmieniony i zmniejszony o 3 mln euro we wrześniu 2014 r., jednak Agencja zaciągnęła zobowiązania na zaledwie 91 % środków pochodzących ze zmniejszonego budżetu. Ten niski wskaźnik wykorzystania środków można wyjaśnić przede wszystkim wyzwaniami organizacyjnymi i operacyjnymi wynikającymi z rozszerzenia zakresu mandatu Agencji o realizację dodatkowych programów i zadań w ścisłej współpracy z Komisją. Znacznie zaniżone wykorzystanie środków budżetowych wskazuje jednak na potrzebę poprawy w zakresie planowania budżetu Agencji.

zrealizowane

2014

O konieczności poprawy świadczy także wysoki (wyższy niż wcześniej) poziom środków przeniesionych na 2015 r., który sięgnął 3,8  mln euro, czyli 17 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania (w 2013 r. było to 1,3  mln euro, czyli 8 %). Dotyczy to przede wszystkim tytułu III (wydatki na wsparcie realizacji programów), w którym środki te wyniosły 2,6  mln euro, czyli 72 % (w 2013 r. było to 0,6  mln euro, czyli 35 %). Stanowi to naruszenie budżetowej zasady jednoroczności.

nie dotyczy

2015

W tytule III (wydatki na wsparcie realizacji programów) stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków. Wyniosły one 4 mln euro, co stanowi 65 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2013 r. było to 2,6  mln euro, czyli 72 %). Wynika to przede wszystkim ze szczegółowych zamówień związanych z usługami ekspertów (3 mln euro) i audytami zewnętrznymi (0,6  mln euro), z czego zamówienia na łączną kwotę 0,8  mln euro podpisano pod koniec 2015 r. Przeniesienia te dotyczą głównie usług, które mają być zrealizowane w 2016 r.

nie dotyczy

2015

W grudniu 2015 r. Agencja zapłaciła 2,2  mln euro z tytułu czynszu za swoją siedzibę i powiązanych wydatków za 2016 r. Płatności tej dokonano z budżetu Agencji za 2015 r., co stanowi naruszenie budżetowej zasady jednoroczności (1).

nie dotyczy


(1)  Art. 7 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1653/2004 (Dz.U. L 297 z 22.9.2004, s. 6).


ODPOWIEDŹ AGENCJI

17.

Agencja podejmie szereg działań zmierzających do zmniejszenia przeniesień środków zaciągniętych na zobowiązania: (i) zwiększenie kwot zaliczek na usługi świadczone przez OIB oraz DG HR (czynsz najmu, koszty ochrony+) w możliwie największym stopniu; (ii) ściślejsze monitorowanie wykonania budżetu za pomocą nowego narzędzia informatycznego Bluebell oraz (iii) przeniesienie wydatków budżetowych na ekspertów zewnętrznych w ramach programu LIFE z budżetu administracyjnego do operacyjnego, począwszy od 2018 r., które będą wówczas traktowane jako zróżnicowane środki budżetowe.

18.

Anulowanie przeniesień w wysokości 32 000 euro, czyli 8,3 %, zostało ograniczone do jednej konkretnej linii budżetowej w ramach Tytułu I (uprawnienia indywidualne) i podlega zmianom wynikającym z wahania liczby pracowników. Przewiduje się, że zmienna ta w przyszłości się ustabilizuje. Agencja będzie nadal utrzymywać przeniesienia na możliwie najniższym poziomie, zachowując jednocześnie niewielką rezerwę we wszystkich liniach, w przypadku których ostateczne kwoty należne do zapłaty nie są dokładnie znane w momencie planowania przeniesień.


6.12.2017   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 417/79


SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu

(2017/C 417/12)

WPROWADZENIE

1.

Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu (zwany dalej „Urzędem”, inaczej „EASO”) z siedzibą w Valetcie został ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 439/2010 (1) w celu wzmacniania praktycznej współpracy w kwestiach związanych z azylem oraz w celu zapewnienia państwom członkowskim pomocy w wypełnianiu europejskich i międzynarodowych zobowiązań do udzielania pomocy potrzebującym. Od 2015 r. Urząd udziela wsparcia Grecji i Włochom w kontekście kryzysu migracyjnego. W 2016 r. Komisja Europejska zaproponowała wzmocnienie uprawnień Urzędu i znaczne rozszerzenie jego zadań, tak aby móc zaradzić wszelkim niedociągnięciom strukturalnym, które pojawiają się podczas stosowania unijnego systemu azylowego (2). Od marca 2016 r. zespoły Urzędu obecne w hotspotach zajmują się również operacyjnym wdrożeniem porozumienia UE–Turcja i zapewniają wsparcie greckim służbom ds. azylu.

2.

tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu (3).

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu

 

2015

2016

Budżet (w mln euro) (4)

15,9

53

Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (5)

93

125

3.

Jak pokazuje tabela, za sprawą znacznego poszerzenia zakresu zadań Urzędu jego ostateczny budżet na 2016 r. wzrósł ponad trzykrotnie w stosunku do budżetu za rok poprzedni. Ponadto w 2016 r. liczba personelu zwiększyła się o 34 % i wciąż trwały prace nad dostosowaniem systemów i procedur, tak by były one funkcjonalne w nowych okolicznościach.

4.

Niniejsze sprawozdanie należy odczytywać, mając na uwadze te wyzwania oraz uprawnienia Trybunału, które opierają się na międzynarodowych standardach kontroli.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

5.

Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

OPINIA

6.

Trybunał zbadał:

a)

sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe (6) oraz sprawozdanie z wykonania budżetu (7) za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r.;

b)

legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania,

zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Wiarygodność rozliczeń

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

7.

W opinii Trybunału sprawozdanie Urzędu za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Urzędu i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Dochody

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

8.

W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Płatności

Uzasadnienie wydania opinii z zastrzeżeniem

9.

Trybunał sformułował istotne ustalenia dotyczące dwóch z pięciu znaczących postępowań o udzielenie zamówienia z 2016 r., w wyniku których dokonano płatności w ciągu tego roku, jak wskazano w pkt 9.1 i 9.2. Świadczy to o braku dyscypliny w prowadzonych przez Urząd postępowaniach o udzielenie zamówienia:

9.1.

Do dwóch z trzech oferentów uczestniczących w jednym ze skontrolowanych postępowań o udzielenie zamówienia na usługi przewozu, które wchodziły w zakres umowy ramowej o świadczenie usług o wartości 4 mln euro w latach 2016–2020, zwrócono się o podanie dodatkowych informacji w związku z tymi samymi kryteriami wyboru. Choć żaden z nich nie przedstawił wymaganych informacji (życiorysy osób, które miały wykonywać zadania w pomieszczeniach EASO), tylko jeden został z tego powodu wykluczony z postępowania. Drugiemu udzielono zamówienia na podstawie zapewnienia, że odnośne życiorysy zostaną dostarczone po udzieleniu zamówienia. Postępowanie nie było zatem zgodne z zasadą równego traktowania, a zamówienia udzielono oferentowi, który nie spełnił wszystkich kryteriów wyboru. Umowa ramowa i związane z nią płatności za 2016 r. na kwotę 920 561 euro są w związku z tym nieprawidłowe.

9.2.

W lutym 2016 r. Urząd bezpośrednio zawarł umowę ramową na świadczenie usług pośrednictwa, polegających na wspieraniu Urzędu w reagowaniu na kryzys migracyjny przez okres 12 miesięcy, na łączną kwotę 3,6 mln euro. Umowa ramowa została zawarta z jedynym wcześniej wyłonionym podmiotem gospodarczym bez zastosowania jakichkolwiek procedur udzielania zamówień publicznych przewidzianych w rozporządzeniu finansowym UE (8). Udzielenie zamówienia nie było zatem zgodne ze stosownymi przepisami UE, a związane z nim płatności za 2016 r. wynoszące 592 273 euro są nieprawidłowe.

10.

Kwoty związane z kwestiami przedstawionymi w pkt 9.1–9.2 stanowią 2,9 % łącznej kwoty wydatków Urzędu za 2016 r.

Opinia z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

11.

W opinii Trybunału, z wyjątkiem implikacji kwestii poruszonych w pkt 9 zawierającym uzasadnienie wydania opinii z zastrzeżeniem, płatności leżące u podstaw sprawozdania finansowego Urzędu za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

12.

Na mocy art. 310–325 TFUE oraz regulaminu finansowego Urzędu kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznych umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Urzędu ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

13.

Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Urzędu do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

14.

Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Urzędu.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

15.

Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

16.

W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania.

17.

Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Urząd procedury poboru opłat i ewentualnych innych dochodów.

18.

Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Badanie to obejmuje wszystkie kategorie płatności z wyjątkiem zaliczek w chwili ich wypłaty. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Urząd na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

19.

Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Urzędu przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE (9).

20.

Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI

21.

W sierpniu 2016 r. Urząd ogłosił przetarg nieograniczony (w pięciu częściach) na umowę ramową w celu pokrycia zapotrzebowania Urzędu na mediatorów kulturowych / tłumaczy ustnych w różnych krajach. Łączna wartość umowy ramowej za cztery części, które zostały podpisane i poddane kontroli (części 2–5), wyniosła 60 mln euro na okres czterech lat. Zamówienia na te cztery części udzielono temu samemu oferentowi jako pierwszemu wykonawcy w systemie kaskadowym. Wykonawca ten spełniał wymogi finansowe przewidziane w kryteriach wyboru (roczny obrót w wysokości 1 mln euro) z wyjątkiem jednego z trzech poprzednich lat, kiedy to zawarł umowę z organizacją niekomercyjną, która zobowiązała się do „udostępnienia” wykonawcy swojego obrotu. Rozporządzenie finansowe zezwala na korzystanie z finansowych i ekonomicznych zdolności innych podmiotów. Jednak w tym przypadku nie jest jasne, w jaki sposób obrót tego podmiotu mógłby zostać „udostępniony” ani czy ze względu na charakter swojej działalności podmiot ten byłby w stanie wspierać wykonawcę w świadczeniu odnośnych usług. Urząd powinien był odrzucić ofertę, gdyż nie wykazano spełnienia przez oferenta wymogów związanych ze zdolnością ekonomiczną i finansową. W rezultacie umowa ramowa i wszystkie związane z nią płatności są nieprawidłowe (w 2016 r. nie dokonano żadnych płatności).

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

22.

Na specjalnym posiedzeniu Rady Europejskiej w dniu 23 kwietnia 2015 r. oraz w dziesięciopunktowym planie działań w sprawie migracji przyjętym przez ministrów spraw zagranicznych i ministrów spraw wewnętrznych w dniu 20 kwietnia 2015 r. wezwano państwa członkowskie, by pobierały odciski palców od wszystkich migrantów. W tym celu należało pilnie zwiększyć zdolność greckich władz do pobierania odcisków palców. Komisja powierzyła to zadanie Urzędowi. Wymagało ono nabycia, a następnie nieodpłatnego przekazania Grecji 90 urządzeń do skanowania odcisków palców i 90 kompatybilnych komputerów (sprzęt) za kwotę 1,1 mln euro w ramach umowy o udzielenie dotacji między Komisją a Urzędem. Umowa o udzielenie dotacji przewidywała dostawę sprzętu do działu informatycznego policji w Atenach, a następnie przekazanie go do hotspotów znajdujących się na greckich wyspach. W opisie tego działania wymagano obecności pracowników Urzędu na miejscu, tak aby zapewnić odpowiednią dostawę, instalację, a następnie przeniesienie praw własności na policję grecką. Jednak personel Urzędu nie udał się na miejsce, aby spełnić ten wymóg, a potwierdzenie, że sprzęt został dostarczony do hotspotów w lutym i na początku marca 2016 r. oraz że jest wykorzystywany do zamierzonego celu, otrzymano od właściwych władz greckich dopiero w lipcu 2017 r.

23.

Instytucje zamawiające powinny zwracać się na piśmie do oferenta o podanie szczegółów dotyczących tych elementów składowych ceny lub kosztu, które wydają się rażąco niskie, oraz umożliwić oferentowi przedstawienie jego uwag (10). W przypadku dwóch części zamówienia (części 3 i 5) dotyczących zapewnienia mediatorów kulturowych / tłumaczy ustnych w różnych krajach (zob. również pkt 21) Urząd otrzymał oferty finansowe, które były niższe odpowiednio o 50 % i o 31 % od kolejnych ofert pod względem ceny. Choć świadczy to o rażąco niskim poziomie ofert, Urząd nie uznał za konieczne, by zwrócić się do oferenta o bardziej szczegółowe wyjaśnienia w tym względzie.

24.

W sprawozdaniu z audytu z października 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji podkreśliła, że planowanie postępowań o udzielenie zamówienia w zakresie wydatków administracyjnych nie jest odpowiednie oraz że monitorowanie postępowań i poszczególnych zamówień wchodzących w zakres umów ramowych jest niewystarczające. Urząd i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych.

25.

W 2016 r. Urząd stanął w obliczu szeregu wyzwań w swoim środowisku działania obejmujących nie tylko znaczny wzrost budżetu i rozszerzenie zakresu zadań, lecz również wyraźne zwiększenie liczby transakcji, zmianę księgowego i towarzyszące temu tymczasowe rozwiązania, a także rezygnację z papierowej formy dokumentów. Do poprawy sytuacji, naznaczonej istotnymi zmianami i brakiem stabilności, nie przyczyniła się ani powtórna weryfikacja systemu księgowego, ani wprowadzenie systemu regularnych weryfikacji ex post w odniesieniu do transakcji (11).

26.

W 2014 r. Komisja, w imieniu ponad 50 instytucji i organów UE (w tym Urzędu), podpisała z jednym wykonawcą umowę ramową o nabycie licencji na oprogramowanie oraz o zapewnienie konserwacji sprzętu i wsparcia. Wykonawca umowy ramowej pełni rolę pośrednika między Urzędem a dostawcami, którzy są w stanie zaspokoić potrzeby Urzędu. W przypadku takich usług pośrednictwa wykonawca umowy ramowej jest uprawniony do podwyższenia cen dostawców o dwa do dziewięciu procent. W 2016 r. łączna kwota płatności na rzecz wykonawcy umowy ramowej wyniosła 534 900 euro. Urząd nie porównywał systematycznie cen i ich podwyższonej wartości z wycenami przekazywanymi przez dostawców i fakturami wystawianymi wykonawcy umowy ramowej.

UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW

27.

W imieniu Komisji została przygotowana zewnętrzna ocena funkcjonowania Urzędu w latach 2011–2014, a w grudniu 2015 r. zostało przedstawione sprawozdanie końcowe. Potwierdzono w nim wagę misji i zadań Urzędu oraz stwierdzono, że realizacja jego głównych zadań była co do zasady skuteczna, a większość spodziewanych wyników została osiągnięta. W ocenie odniesiono się również do konieczności zwiększenia wydajności operacji i do kwestii kontynuacji współpracy i zapewniania spójności działań z pozostałymi instytucjami i organami unijnymi i międzynarodowymi zajmującymi się zagadnieniami związanymi z migracją. Urząd realizuje plan działań uzgodniony z zarządem w świetle swoich poszerzonych uprawnień, a sprawozdanie końcowe z realizacji spodziewane jest w czerwcu 2017 r.

28.

Urząd nabył i zainstalował 65 kontenerów, które mają być wykorzystywane jako biura mobilne w greckich i włoskich hotspotach, za łączną kwotę 852 136 euro. Niektóre z tych kontenerów zostały umiejscowione tam, gdzie wcześniej stały podobne kontenery nienależące do Urzędu, zniszczone podczas zamieszek. Urząd nie objął kontenerów ubezpieczeniem na wypadek tego rodzaju zagrożenia.

29.

Urząd nie odzyskał wszystkich należności w terminie. Na koniec 2016 r. wciąż nie odzyskano zwrotu podatku VAT za lata 2014 (180 919 euro) i 2015 (245 960 euro).

ZARZĄDZANIE BUDŻETEM

30.

W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków. Kwota tych przeniesień wyniosła 2,5 mln euro, co stanowi 43,9 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 1 076 583 euro, czyli 36,9 %). Przeniesienia te związane były głównie z infrastrukturą informatyczną, tłumaczeniami i publikacjami, doradztwem w zakresie prowadzonej działalności i kosztami spotkań zarządu, w przypadku których umowy zostały podpisane pod koniec 2016 r. lub faktury zostały wystawione dopiero w 2017 r.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

31.

Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 17 października 2017 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Klaus-Heiner LEHNE

Prezes


(1)  Dz.U. L 132 z 29.5.2010, s. 11.

(2)  COM(2016) 271 final.

(3)  Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Urzędu można znaleźć na jego stronie internetowej: www.easo.europa.eu.

(4)  Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności.

(5)  Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych.

Źródło: Dane przekazane przez Urząd.

(6)  Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

(7)  Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informację dodatkową.

(8)  Art. 104 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1) przewiduje, że procedury udzielania koncesji lub zamówień publicznych, w tym zawierania umów ramowych, przyjmują jedną z form wyszczególnionych w tym artykule.

(9)  Rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012.

(10)  Art. 151 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1268/2012 w sprawie zasad stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (Dz.U. L 362 z 31.12.2012, s. 1).

(11)  Z wyjątkiem transakcji dokonanych w ramach umów o delegowaniu zadań zawartych z Komisją.


ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok

Uwagi Trybunału

Działania naprawcze

(zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)

2012

Przejrzystość procedur naboru pracowników wymaga dalszej poprawy – nie ma dowodów na to, że wskaźniki korygujące i progi punktowe wymagane do otrzymania zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną i warunkujące umieszczenie na liście rezerwowej zostały określone przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur, a także że pytania na rozmowy kwalifikacyjne i egzaminy pisemne zostały określone przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur.

zrealizowane

2013

446 (18 %) spośród wszystkich płatności dokonano po terminie określonym w rozporządzeniu finansowym. Przeciętne opóźnienie wyniosło 21 dni.

niepodjęte (1)

2013

Sześć z 16 standardów kontroli wewnętrznej nie zostało jeszcze w pełni wdrożonych.

w trakcie realizacji (2)

2013

Przejrzystość procedur naboru pracowników wymaga dalszej poprawy – pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne były ustalane po przystąpieniu do badania kandydatur, co zwiększa ryzyko, że zostały one przygotowane pod wpływem konkretnej kandydatury; komisja selekcyjna nie zawsze przyznawała punkty za wszystkie kryteria wyboru określone w ogłoszeniu o naborze; podpisywana przez członków komisji selekcyjnej deklaracja braku konfliktu interesów dotyczy tylko relacji osobistych, z jednoznacznym wykluczeniem relacji zawodowych; w przypadku jednego postępowania rekrutacyjnego stwierdzono rozbieżność pomiędzy jednym z kryteriów określonych w ogłoszeniu o naborze a odpowiednim kryterium wyboru dotyczącym liczby lat wykazanego doświadczenia zawodowego.

zrealizowane

2014

1 062 (28,6  %) spośród wszystkich płatności dokonano po terminie określonym w rozporządzeniu finansowym. Przeciętne opóźnienie wyniosło 24 dni.

niepodjęte (1)

2014

W Urzędzie występuje duża rotacja personelu. W 2014 r. odeszło 14 osób, w tym 4 z ważnych stanowisk. Stanowi to poważne zagrożenie dla realizacji celów określonych w rocznym i wieloletnim programie prac.

w trakcie realizacji (3)

2014

Zgodnie z decyzją podjętą przez dyrektora wykonawczego uczestnicy posiedzeń organizowanych przez Urząd należą do jednej z trzech kategorii (A, B lub C) pod względem zwracanych kosztów. W 2014 r. łączna kwota środków zwróconych uczestnikom posiedzeń wyniosła 997 506  euro. Uczestnicy należący do kategorii A, którzy podczas posiedzeń pełnią określone funkcje, otrzymują w postaci zryczałtowanej kwoty zwrot kosztów podróży i utrzymania, natomiast uczestnicy należący do kategorii B otrzymują tylko zryczałtowany zwrot kosztów podróży. Uczestnicy należący do kategorii C nie otrzymują żadnego zwrotu kosztów. Liczba uczestników zakwalifikowanych do kategorii A wzrosła z 61 % w 2013 r. do 69 % w 2014 r. Nie ma dokumentacji, która uzasadniałaby klasyfikację uczestników do poszczególnych kategorii.

w trakcie realizacji (4)

2015

Urząd zaciągnął zobowiązania tylko na 14,5  mln euro, co stanowi 93,7  % zatwierdzonego budżetu (w 2014 r. było to 12,4  mln euro, czyli 84,7  %). W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków. Ich kwota wyniosła 1 076 583  euro, co stanowi 36,9  % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 635 492  euro, czyli 28,7  %). Przeniesienia dotyczą głównie usług doradczych w dziedzinie technologii teleinformatycznych, na które umowy podpisano w ostatnim kwartale 2015 r. (0,4  mln euro), oraz inwestycji w infrastrukturę informatyczną (0,3  mln euro) w świetle oczekiwanej rekrutacji dodatkowych pracowników, która będzie konsekwencją podjętej pod koniec 2015 r. decyzji władzy budżetowej o zwiększeniu planu zatrudnienia.

nie dotyczy

2015

W listopadzie 2015 r. dyrektor Urzędu zatwierdził nową politykę rekrutacji pracowników zatrudnianych na czas określony i pracowników kontraktowych. W polityce tej uwzględniono większość zagadnień wskazanych przez Trybunał w trakcie poprzednich kontroli. Realizacja tej polityki będzie przedmiotem dalszych kontroli w 2016 r., w którym przewiduje się rekrutację dużej liczby pracowników.

zrealizowane


(1)  W 2016 r. 2 007 spośród wszystkich płatności, czyli 41,29 %, dokonano po terminie określonym w rozporządzeniu finansowym (w 2015 r. było to 1 024 płatności, czyli 29,2 %). Przeciętne opóźnienie wyniosło 35 dni (w 2015 r. było to 29 dni).

(2)  Według stanu na koniec 2016 r. do wdrożenia pozostaje jeden standard kontroli wewnętrznej.

(3)  W 2016 r. z Urzędu odeszło 17 osób, a zatrudniono 70 nowych pracowników. Zgodnie z planem zatrudnienia na 2016 r. Urząd otrzymał 50 nowych stanowisk.

(4)  W 2015 r. łączna kwota środków zwróconych uczestnikom posiedzeń wyniosła 987 515 euro. Liczba uczestników zakwalifikowanych do kategorii A zmniejszyła się z 69 % w 2014 r. do 52 % w 2015 r. W 2016 r. łączna kwota środków zwróconych uczestnikom posiedzeń wyniosła 1 012 147 euro. Liczba uczestników zakwalifikowanych do kategorii A zmniejszyła się z 52 % w 2015 r. do 37 % w 2016 r.


ODPOWIEDŹ URZĘDU

9.1.

Urząd przyjmuje do wiadomości uwagę Trybunału, jednakże podstawą decyzji EASO był fakt, że przedsiębiorstwo, któremu udzielono zamówienia, było jedynym podmiotem mającym zdolność do wykonania zobowiązań umownych.

9.2.

Urząd przyjmuje do wiadomości uwagę Trybunału i dołoży starań, aby uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości. EASO prowadziło działania w kontekście wyjątkowo nagłych okoliczności związanych z kryzysem uchodźczym, będącym wówczas w szczytowym momencie. Istniała również konieczność wdrożenia decyzji Rady dotyczących zadań nadzwyczajnych powierzonych Urzędowi oraz zrekompensowania niewystarczającej liczby ekspertów z państw członkowskich.

Wykonawcą wybranym w tych nadzwyczajnych okolicznościach był ten sam podmiot, który został wcześniej zatrudniony przez inną agencję UE z siedzibą w Grecji. EASO polegał na kontroli kwalifikowalności oraz zdolności finansowej podmiotu przeprowadzonej przez tę agencję. Decyzję udokumentowano i zatwierdzono we wniosku o dokonanie wyjątku.

W międzyczasie EASO ogłosił nową otwartą procedurę przetargową w celu udzielenia zamówienia w ramach umowy ramowej.

21.

Urząd przyjmuje do wiadomości opinię Trybunału. EASO podejmował starania, aby działać zgodnie z odpowiednim przepisem. Orzecznictwo dotyczące polegania na odrębnych podmiotach można swobodnie interpretować. EASO uważa, że działał w sposób zgodny z prawem.

22.

EASO zareagował na pilną potrzebę zwiększenia zdolności do pobierania odcisków palców w Grecji poprzez zakup i przekazanie sprzętu greckiej policji w dniach 12 lutego 2016 r. i 2 marca 2016 r.

Dlatego też konieczne było rozpoczęcie procedury przed podpisaniem umowy o udzielenie dotacji, co nastąpiło w dniu 3 marca 2016 r. Pracownicy EASO nie mogli być obecni na miejscu dostaw w celu potwierdzenia instalacji sprzętu EURODAC, ponieważ dotację podpisano po tym, jak sprzęt został dostarczony, a policja rozpoczęła już rozprowadzanie go w hotspotach.

Urząd po raz pierwszy formalnie zwrócił się do władz Grecji o potwierdzenie dostawy i instalacji sprzętu w hotspotach w dniu 23 maja 2016 r., jednak odpowiedź otrzymał dopiero dnia 20 lipca 2017 r.

23.

Urząd przyjmuje do wiadomości uwagi Trybunału.

24.

Urząd przyjmuje do wiadomości uwagę Trybunału i zaznacza, że szereg działań zawartych w planie zostało już wykonanych.

25.

Urząd przyjmuje do wiadomości uwagę Trybunału, lecz informuje, że pozytywną opinię na temat sprawozdań finansowych wydał niezależny audytor zewnętrzny. Niezależnie od tego na rok 2017 planowana jest ponowna ocena systemu rozliczeniowego. W średnioterminowej perspektywie rozważone zostanie wdrożenie strategii kontroli ex post.

26.

Urząd przyjmuje do wiadomości uwagę Trybunału i informuje Trybunał, że zgodnie z jego opinią na temat wprowadzenia systematycznej kontroli Urząd zamierza uruchomić systematyczne kontrole wszystkich ofert powyżej 135 000 euro od dnia 1 stycznia 2018 r.

28.

Urząd przyjmuje do wiadomości uwagę Trybunału, lecz informuje, że zarząd EASO zdecydował, iż wykupienie ubezpieczenia nie jest opłacalne.

29.

Władze krajowe wprowadziły zmianę w sposobie składania deklaracji VAT, z rocznej na kwartalną. Spowodowało to konieczność ponownego złożenia kwartalnych wniosków o zwrot VAT za lata 2014 i 2015.

30.

Urząd przyjmuje do wiadomości uwagę Trybunału, lecz informuje, że z powodu wprowadzenia zmian budżetowych w drugiej połowie roku płatności poszczególnych zobowiązań nagromadziły się w ostatnim kwartale, co wywołało skutki, o których Trybunał wspomina.


6.12.2017   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 417/87


SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Nadzoru Bankowego za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu

(2017/C 417/13)

WPROWADZENIE

1.

Europejski Urząd Nadzoru Bankowego (zwany dalej „Urzędem”, inaczej „EUNB”) z siedzibą w Londynie został ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1093/2010 (1). Zadania Urzędu obejmują przyczynianie się do ustanowienia wspólnych standardów oraz praktyk regulacyjnych i nadzorczych o wysokiej jakości, przyczynianie się do spójnego stosowania prawnie wiążących aktów unijnych, wspieranie i ułatwianie delegowania zadań i kompetencji pomiędzy właściwymi organami, monitorowanie i ocenianie zmian na rynku podlegającym kompetencjom Urzędu oraz wzmacnianie ochrony deponentów i inwestorów.

2.

tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu (2).

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu

 

2015

2016

Budżet (w mln euro)

33,4

36,5

Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (3)

156

161

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3.

Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

OPINIA

4.

Trybunał zbadał:

a)

sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe (4) oraz sprawozdanie z wykonania budżetu (5) za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r.,

b)

legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania,

zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Wiarygodność rozliczeń

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

5.

W opinii Trybunału sprawozdanie Urzędu za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Dochody

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

6.

W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Płatności

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

7.

W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

8.

Na mocy art. 310–325 TFUE oraz regulaminu finansowego Urzędu kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Urzędu ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

9.

Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Urzędu do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

10.

Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Urzędu.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

11.

Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

12.

W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania.

13.

Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Urząd procedury poboru opłat i innych dochodów.

14.

Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Urząd na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

15.

Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Urzędu przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE (6).

Objaśnienie uzupełniające

16.

Nie podważając wyrażonych przez siebie opinii, Trybunał zwraca uwagę na fakt, że w dniu 29 marca 2017 r. Zjednoczone Królestwo poinformowało Radę Europejską o decyzji dotyczącej wystąpienia z Unii Europejskiej. Umowa określająca warunki wystąpienia będzie przedmiotem negocjacji. Wstępna wersja sprawozdania finansowego i powiązane informacje dodatkowe Urzędu, który ma siedzibę w Londynie, zostały sporządzone na podstawie ograniczonych informacji dostępnych w dniu podpisania sprawozdania (28 lutego 2017 r.).

17.

W kontekście przygotowywanych decyzji dotyczących przyszłej lokalizacji Urzędu w jego sprawozdaniu finansowym ujęto pozostały koszt 14 mln euro związany z umową najmu biura (przy założeniu jej rozwiązania do końca 2020 r.) oraz fakt, że nie można jeszcze oszacować innych potencjalnych kosztów związanych ze zmianą lokalizacji, takich jak koszty przeniesienia pracowników wraz z rodzinami. Ponadto budżet Urzędu jest finansowany w 40 % z funduszy Unii Europejskiej, a w 60 % z bezpośrednich wkładów państw członkowskich UE. Decyzja Zjednoczonego Królestwa o wystąpieniu z UE może w przyszłości spowodować spadek dochodów Urzędu.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

18.

Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 12 września 2017 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Klaus-Heiner LEHNE

Prezes


(1)  Dz.U. L 331 z 15.12.2010, s. 12.

(2)  Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Urzędu można znaleźć na jego stronie internetowej: www.eba.europa.eu.

(3)  Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych.

Źródło: Dane przekazane przez Urząd.

(4)  Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

(5)  Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informację dodatkową.

(6)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).


ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok

Uwagi Trybunału

Działania naprawcze

(zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)

2012

Pracownicy, których dzieci uczęszczają do szkoły podstawowej lub średniej, otrzymują od Urzędu, oprócz dodatku edukacyjnego przewidzianego w regulaminie pracowniczym, dodatkowy zasiłek edukacyjny na pokrycie wysokiego czesnego. W 2012 r. łączna kwota wypłaconych zasiłków edukacyjnych wyniosła 76 000 euro. Zasiłki te nie są przewidziane w regulaminie pracowniczym, a zatem są nieprawidłowe.

w trakcie realizacji (1)

2015

W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one 1 487 794 euro, co stanowi 28 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 3 431 070 euro, czyli 48 %). Obejmują one nierozstrzygniętą kwestię zaległego podatku VAT od dopłaty wyrównawczej (balancing charge) do wartości nowego budynku Urzędu oraz fakturę wystawioną przez brytyjski urząd ds. wycen (Valuations Office Agency) z tytułu podatku od przedsiębiorstw (łączna wartość 538 938 euro).

nie dotyczy

2015

Trybunał odnotował niedociągnięcia w szacowaniu potrzeb informatycznych, w szczególności dotyczących usług zlecanych na zewnętrz, które wpływają na zarządzanie budżetem przez Urząd w odniesieniu do powiązanych wydatków.

nie dotyczy


(1)  Do końca 2016 r. podpisano umowy z 23 szkołami, do których uczęszczają dzieci pracowników Urzędu.


ODPOWIEDŹ URZĘDU

Urząd przyjmuje do wiadomości sprawozdanie Trybunału.


6.12.2017   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 417/92


SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób za rok budżetowy 2016, wraz z odpowiedzią Centrum

(2017/C 417/14)

WPROWADZENIE

1.

Europejskie Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób (zwane dalej „Centrum”) z siedzibą w Sztokholmie zostało ustanowione rozporządzeniem (WE) nr 851/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady (1). Głównym zadaniem Centrum jest gromadzenie i rozpowszechnianie informacji w zakresie zapobiegania chorobom człowieka i ich kontroli, jak również wydawanie ekspertyz naukowych na ten temat. Do obowiązków Centrum należy także koordynacja europejskiej sieci instytucji działających w tej dziedzinie.

2.

tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Centrum (2).

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Centrum

 

2015

2016

Budżet (w mln euro)

58,5

58,2

Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (3)

260

260

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3.

Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Centrum systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

OPINIA

4.

Trybunał zbadał:

a)

sprawozdanie finansowe Centrum obejmujące sprawozdanie finansowe (4) oraz sprawozdanie z wykonania budżetu (5) za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r.;

b)

legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania;

zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Wiarygodność rozliczeń

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

5.

W opinii Trybunału sprawozdanie Centrum za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Centrum i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Dochody

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

6.

W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Płatności

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

7.

W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

8.

Na mocy art. 310–325 TFUE oraz regulaminu finansowego Centrum kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Centrum ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

9.

Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Centrum do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

10.

Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Centrum.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

11.

Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Centrum nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

12.

W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania.

13.

Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Centrum procedury poboru opłat i innych dochodów.

14.

Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Centrum na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

15.

Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Centrum przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE (6).

16.

Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI

17.

Decyzją zarządu w maju 2015 r. została mianowana tymczasowa dyrektor Centrum. W dniu 31 grudnia 2016 r. zajmowała ona to stanowisko o osiem miesięcy dłużej niż maksymalny okres przewidziany w regulaminie pracowniczym, stanowiący jeden rok. Doprowadziło to także do 15 innych przypadków tymczasowego obsadzenia stanowisk przez innych pracowników.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

18.

W swoim sprawozdaniu z kontroli z października 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji stwierdziła, że w postępowaniach o udzielenie zamówienia przeprowadzanych przez Centrum nadal występują znaczne uchybienia, uznając równocześnie podejmowane przez Centrum działania zmierzające do wzmocnienia mechanizmów kontroli wewnętrznej dotyczących postępowań. Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, że planowanie postępowań o udzielenie zamówienia i ich monitorowanie są niewystarczające, a postępowania nie zawsze są ujęte w rocznym programie prac lub decyzji o finansowaniu. W sprawozdaniu znalazło się także odniesienie do sprawozdania Trybunału dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Centrum za rok budżetowy 2015 i ujętych w sprawozdaniu uchybień mających wpływ na przejrzystość postępowań o udzielenie zamówienia. Centrum i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

19.

Tak jak w poprzednich latach w tytule III (wydatki operacyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one 7,9 mln euro, co stanowi 41 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 7,5 mln euro, czyli 42 %). Przeniesienia były związane głównie z wieloletnimi projektami w obszarach doradztwa naukowego (2,4 mln euro), nadzoru (1,3 mln euro), szkolenia w zakresie zdrowia publicznego (1,4 mln euro) i narzędzi informatycznych z zakresu zdrowia publicznego (2,1 mln euro). Centrum może rozważyć wprowadzenie zróżnicowanych środków budżetowych w celu lepszego odzwierciedlenia wieloletniego charakteru operacji i nieuniknionych długich przerw między datami podpisywania i realizacji umów oraz płatności.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

20.

Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 19 września 2017 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Klaus-Heiner LEHNE

Prezes


(1)  Dz.U. L 142 z 30.4.2004, s. 1.

(2)  Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Centrum można znaleźć na jego stronie internetowej: www.ecdc.europa.eu.

(3)  Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych.

Źródło: dane przekazane przez Centrum.

(4)  Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

(5)  Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informację dodatkową.

(6)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).


ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok

Uwagi Trybunału

Działania naprawcze

(zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)

2015

Trybunał wykrył różne uchybienia mające wpływ na przejrzystość skontrolowanych postępowań o udzielenie zamówienia, takie jak brak wyraźnego powiązania z rocznym programem prac Centrum, niewystarczające uzasadnienie szacowanej wartości zamówienia lub brak wskaźników finansowych (progów) umożliwiających ocenę zdolności finansowej oferenta.

w trakcie realizacji (1)

2015

Ogólny wskaźnik wykonania budżetu wyniósł 94 % (w 2014 r. było to 99 %). Spadek ten jest związany ze stosowaniem niższego współczynnika korygującego w odniesieniu do wynagrodzeń w Szwecji od 1 czerwca 2014 r. oraz z opóźnieniami w zakresie rekrutacji, co spowodowało, że koszty personelu były niższe, niż oczekiwano.

nie dotyczy

2015

W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one 1,6  mln euro, co stanowi 23 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 1,5  mln euro, czyli 25 %). Przeniesienia te dotyczą głównie zamówień na sprzęt i oprogramowanie komputerowe (0,8  mln euro), a także na usługi doradcze w zakresie nieruchomości dotyczące nowych obiektów (0,3  mln euro), w przypadku których termin płatności przypada dopiero w 2016 r.

nie dotyczy

2015

W tytule III (wydatki operacyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one 7,5  mln euro, co stanowi 42 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 8,1  mln euro, czyli 49 %). Przeniesienia te dotyczą przede wszystkim projektów wieloletnich (5 mln euro) i wsparcia teleinformatycznego działalności operacyjnej (1,7  mln euro), w przypadku którego działania i płatności zrealizowano zgodnie z planem.

nie dotyczy


(1)  W 2016 r. podpisano dwie umowy szczegółowe na łączną kwotę 79 000 euro, choć brak było potwierdzającej decyzji o finansowaniu.


ODPOWIEDŹ CENTRUM

18.

Centrum pragnie wyjaśnić, że mianowanie tymczasowej dyrektor odbyło się zgodnie z regulaminem pracowniczym oraz rozporządzeniem ustanawiającym Centrum. Początkowa rekrutacja na stanowisko dyrektora zakończyła się niepowodzeniem i, w celu zachowania ciągłości operacyjnej, tymczasowe mianowanie przedłużono poza limit 12 miesięcy. W czasie tego przedłużenia na wniosek zarządu pracownica zrezygnowała z otrzymywania wynagrodzenia przewidzianego w regulaminie pracowniczym w trakcie tymczasowego zajmowania stanowiska w wyższej grupie zaszeregowania.

19.

ECDC zmieniło format swojej decyzji o finansowaniu dla udzielania zamówień w swoim programie prac na 2017 r. Wprowadzono unormowaną procedurę dla wewnętrznego zatwierdzania nowych zamówień, dzięki czemu wszelkie aktualizacje do decyzji o finansowaniu są zatwierdzane przez zarząd ECDC przed zainicjowaniem postępowania. ECDC wykonuje również działania następcze w związku z zaleceniami IAS w formie dokonania przeglądu procedur wewnętrznych i materiałów z wytycznymi.

20.

We współpracy z Trybunałem Obrachunkowym Centrum dokona uważnej analizy zalet/wad wprowadzenia zróżnicowanych środków budżetowych, w tym zagrożeń związanych z konieczną dodatkową złożonością i dodatkowymi zasobami.


6.12.2017   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 417/98


SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

(2017/C 417/15)

WPROWADZENIE

1.

Europejska Agencja Chemikaliów (zwana dalej „Agencją”, inaczej „ECHA”) z siedzibą w Helsinkach została ustanowiona rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1907/2006 (1). Do jej głównych zadań należy zapewnienie wysokiego poziomu ochrony zdrowia ludzkiego i środowiska, jak również swobodnego przepływu substancji na rynku wewnętrznym, przy jednoczesnym wsparciu konkurencyjności i innowacyjności. Agencja propaguje ponadto rozwój alternatywnych metod oceny zagrożeń stwarzanych przez substancje.

2.

tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji (2).

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji

 

2015

2016

Budżet (w mln euro) (3)

114,8

110,1

Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (4)

572

578

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3.

Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

OPINIA

4.

Trybunał zbadał:

a)

sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe (5) oraz sprawozdanie z wykonania budżetu (6) za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r.,

b)

legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania,

zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Wiarygodność rozliczeń

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

5.

W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Dochody

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

6.

W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Płatności

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

7.

W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

8.

Na mocy art. 310–325 TFUE oraz regulaminu finansowego Agencji kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Agencji ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

9.

Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Agencji do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

10.

Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Agencji.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

11.

Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

12.

W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania.

13.

Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Agencję procedury poboru opłat i innych dochodów.

14.

Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Agencję na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

15.

Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Agencji przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE (7).

Inne kwestie

16.

Nie podważając wyrażonych przez siebie opinii, Trybunał zwraca uwagę na fakt, że w dniu 29 marca 2017 r. Zjednoczone Królestwo poinformowało Radę Europejską o decyzji dotyczącej wystąpienia z Unii Europejskiej. Umowa określająca warunki wystąpienia będzie przedmiotem negocjacji. Budżet Agencji jest finansowany częściowo z opłat wnoszonych przez podmioty gospodarcze z UE. Kwota opłat różni się z roku na rok w zależności od wielkości rejestracji substancji. Decyzja Zjednoczonego Królestwa o wystąpieniu z UE może w przyszłości spowodować spadek dochodów Agencji.

17.

Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

18.

W tytule III (wydatki operacyjne – REACH) poziom przeniesień pozostał wysoki. Wyniosły one 10,1 mln euro, co stanowi 39 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 7,3 mln euro, czyli 32 %). Jeszcze wyższy poziom przeniesień stwierdzono w tytule IV (wydatki operacyjne – produkty biobójcze). Wyniósł on 1,3 mln euro, czyli 68 % (w 2015 było to 1,5 mln euro, czyli 74 %). Tak wysoki poziom przeniesień jest sprzeczny z zasadą jednoroczności budżetu. Agencja może rozważyć większe wykorzystywanie zróżnicowanych środków budżetowych w celu lepszego odzwierciedlenia wieloletniego charakteru operacji i nieuniknionych długich przerw między datami podpisywania i realizacji umów oraz płatności.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

19.

Na podstawie rozporządzenia w sprawie produktów biobójczych Agencja wnosi wkład w funkcjonowanie rynku substancji i produktów biobójczych. W sprawozdaniu z audytu z listopada 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji stwierdziła, że koncepcja i praktyczne wdrożenie systemu kontroli wewnętrznej w Agencji w odniesieniu do jej procesów i działań na podstawie rozporządzenia w sprawie produktów biobójczych są skuteczne i wydajne. Mimo że nie stwierdzono poważnych uchybień, Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, że konieczne jest ich dalsze usprawnienie. Agencja i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych.

INNE UWAGI

20.

W przeciwieństwie do większości pozostałych agencji, w rozporządzeniu ustanawiającym Agencję nie zawarto wymogu przeprowadzania okresowej oceny zewnętrznej jej działań, która jest zasadniczym elementem pozwalającym na ocenę wyników.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

21.

Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 12 września 2017 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Klaus-Heiner LEHNE

Prezes


(1)  Dz.U. L 396 z 30.12.2006, s. 1.

(2)  Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Agencji można znaleźć na jej stronie internetowej: www.echa.europa.eu.

(3)  Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności.

(4)  Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych.

Źródło: Dane przekazane przez Agencję.

(5)  Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

(6)  Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informację dodatkową.

(7)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).


ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok

Uwagi Trybunału

Działania naprawcze

(zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)

2014

Wydatki na procedury związane z konkretnym nowym rodzajem działalności Agencji, dotyczącym wdrożenia rozporządzenia w sprawie produktów biobójczych, miały zasadniczo zostać pokryte z opłat za rejestrację tych produktów. Jednakże przychód z opłat pobranych w 2014 r. pokrył jedynie 17 % wysokości tych wydatków, a pozostałą ich część faktycznie pokryto z wkładów do budżetu Agencji z ramienia UE (6,3  mln euro) oraz państw EFTA (0,2  mln euro) (1).

w trakcie realizacji

2015

Agencja pokrywa 50 % kosztów świetlicy popołudniowej dla dzieci pracowników w Szkole Europejskiej w Helsinkach. Wkład Agencji ogranicza się do 1 000 euro rocznie na dziecko, a łącznie w 2015 r. wyniósł około 95 000 euro. To rozwiązanie natury socjalnej zostało zatwierdzone w 2008 r. przez Dyrektora Agencji, jednak nie została o nim poinformowana władza budżetowa w ramach procedury budżetowej (2).

zrealizowane

2015

W tytule IV (wydatki operacyjne dotyczące produktów biobójczych) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one 1,5  mln euro, co stanowi 74 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule. Są one związane głównie z projektem informatycznym przeprowadzonym na dużą skalę (1,4  mln euro), którego realizację można było rozpocząć dopiero w drugiej połowie 2015 r., gdy zebrano wystarczającą ilość środków na jego sfinansowanie z opłat.

nie dotyczy


(1)  Z opłat pobranych w 2015 r. pokryto 62 % tych wydatków.

(2)  Art. 1 rozporządzenia nr 31 (EWG), 11(EWEA) ustanawiającego regulamin pracowniczy urzędników i warunki zatrudnienia innych pracowników Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (Dz.U. 45 z 14.6.1962, s. 1385/62).


ODPOWIEDŹ AGENCJI

19.

Najwyższe kwoty przeniesień wynikają z wieloletnich projektów rozwoju informatycznego i umów dotyczących sprawozdawców do oceny substancji, które pociągają za sobą 12-miesięczny okres począwszy od przyjęcia wspólnotowego kroczącego planu działań. W przypadku tego ostatniego Agencja utworzyła już zróżnicowana linię budżetową na 2017 r. i zmniejszy nominalny odsetek przeniesień na 2017 r. i kolejne lata. W przypadku wydatków informatycznych ECHA uwzględni również możliwość wykorzystania zróżnicowanych linii budżetowych w przyszłości.

20.

Przyjęto do wiadomości.

21.

W rozporządzeniu ustanawiającym ECHA przewidziano pierwszą ocenę zewnętrzną Agencji na 2012 r., zob. art. 75 ust. 2. Komisja odpowiednio przeprowadziła przegląd ze wsparciem wykonawcy zewnętrznego (PwC). Choć nie jest to wyraźnie określone w rozporządzeniu ustanawiającym ECHA, zgodnie z wytycznymi w sprawie lepszego stanowienia prawa w zakresie oceny UE Komisja zleciła dodatkowe zewnętrzne badanie oceny pracy ECHA (Deloitte i VVA) w 2016 r. Sprawozdanie konsultantów jest dostępne pod adresem:

https://ec.europa.eu/growth/sectors/chemicals/reach_en.

W chwili gdy Komisja przyjmie swoje własne sprawozdanie w sprawie przeglądu REACH w 2017 r., ECHA zastosuje odpowiednie działania następcze, aby wdrożyć zalecenia wynikające z oficjalnego sprawozdania Komisji.


6.12.2017   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 417/104


SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Środowiska za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

(2017/C 417/16)

WPROWADZENIE

1.

Europejska Agencja Środowiska (zwana dalej „Agencją”, inaczej „EEA”) z siedzibą w Kopenhadze została ustanowiona rozporządzeniem Rady (EWG) nr 1210/90 (1). Zadaniem Agencji jest stworzenie sieci obserwacji dostarczającej Komisji, Parlamentowi, państwom członkowskim i ogółowi społeczeństwa wiarygodnych informacji na temat stanu środowiska. W szczególności informacje te mają umożliwić Unii Europejskiej i państwom członkowskim podejmowanie działań na rzecz ochrony środowiska oraz ocenę ich skuteczności.

2.

tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji (2).

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji

 

2015

2016

Budżet (w mln euro)

49,2

50,5

Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (3)

219

208

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3.

Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

OPINIA

4.

Trybunał zbadał:

a)

sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe (4) oraz sprawozdanie z wykonania budżetu (5) za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2016 r.,

b)

legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania,

zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Wiarygodność rozliczeń

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

5.

W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Dochody

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

6.

W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Płatności

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

7.

W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

8.

Na mocy art. 310–325 TFUE oraz regulaminu finansowego Agencji kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Agencji ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

9.

Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Agencji do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

10.

Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Agencji.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

11.

Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

12.

W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania.

13.

Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Agencję procedury poboru opłat i innych dochodów.

14.

Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Agencję na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

15.

Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Agencji przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE (6).

16.

Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

17.

W 2016 r. Agencja zaktualizowała swoją politykę bezpieczeństwa, lecz wiele innych procedur wewnętrznych jest przestarzałych. Kadra zarządzająca wyższego szczebla zaakceptowała plan działania, który obejmuje przegląd i aktualizację planu ciągłości działania. Agencja zamierza także dokonać weryfikacji swojej polityki zarządzania dokumentami, przyjętej w 2009 r., zgodnie z nową polityką bezpieczeństwa. W stosownych przypadkach planuje też przegląd i aktualizację standardów kontroli.

18.

Służba Audytu Wewnętrznego Komisji przeprowadziła kontrolę wykonania zadań dotyczącą procesów opracowywania Sprawozdania o stanie środowiska Europy (SOER) za 2015 r. W sprawozdaniu z audytu z lipca 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, że procesy te zasadniczo spełniły swoje zadanie. Agencja i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły jednak plan dotyczący ich dalszego usprawnienia.

UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW

19.

W 2014 r. Komisja, w imieniu ponad 50 instytucji i organów UE (w tym Agencji) podpisała z jednym wykonawcą umowę ramową Komisji o nabycie oprogramowania i licencji oraz o zapewnienie związanych z nimi konserwacji sprzętu i doradztwa. Umowa ramowa pełni rolę pośrednika między Agencją a dostawcami, którzy mogą odpowiadać na potrzeby Agencji. W przypadku usług pośrednictwa wykonawca, który podpisał umowę, jest upoważniony do podniesienia cen dostawcy o dwa do dziewięciu procent. W umowie ramowej wyraźnie stwierdzono, że wykonawcy nie przysługuje prawo wyłączności. W 2016 r. Agencja zakupiła, na podstawie umowy ramowej, licencje oprogramowania za łączną kwotę 442 754 euro. Większość zakupionych pozycji stanowiły produkty należące do szczególnej kategorii, która powinna być wykorzystywana tylko w wyjątkowych przypadkach. Ceny tych produktów nie zostały uwzględnione ani w procedurze przetargowej, ani w umowie ramowej. Procedura ta nie zapewnia wystarczającego stopnia konkurencyjności ani tego, by zastosowano najbardziej opłacalne rozwiązanie. Ponadto wzrost ceny, jaką nałożył wykonawca w ramach umowy, nie został właściwie sprawdzony. Największe zamówienie dotyczyło odnowienia licencji oprogramowania zakupionego od wyłącznego dostawcy skandynawskiego (112 248 euro). W tym przypadku zastosowanie umowy ramowej, które poskutkowało zbędnym wzrostem kosztów, nie było uzasadnione.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

20.

Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 19 września 2017 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Klaus-Heiner LEHNE

Prezes


(1)  Dz.U. L 120 z 11.5.1990, s. 1.

(2)  Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Agencji można znaleźć na jej stronie internetowej: www.eea.europa.eu.

(3)  Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych.

Źródło: Dane przekazane przez Agencję; obejmują zarówno budżet podstawowy, jak i niepodstawowy.

(4)  Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

(5)  Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informację dodatkową.

(6)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).


ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok

Uwagi Trybunału

Działania naprawcze

(zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)

2012 i 2013

Kontrole (ex ante) kosztów zadeklarowanych w ramach programów przyznawania dotacji w siedzibie beneficjenta przeprowadzane są rzadko (1).

Istniejące mechanizmy kontrolne zapewniają zatem jedynie ograniczoną pewność co do kwalifikowalności i poprawności wydatków deklarowanych przez beneficjentów.

zrealizowane (2)

2014

Ponadto audytor wewnętrzny brał udział zarówno w kontrolach ex ante, jak i ex post, które to czynności nie mogą być ze sobą łączone. Należy odnotować, że system kontroli ex ante jest przedmiotem dyskusji pomiędzy Trybunałem a Agencją od 2012 r.

zrealizowane

2014

Agencja zleciła usługi wykonania kopii zapasowych, w tym usługi dotyczące poczty elektronicznej, dostawcy usług w chmurze obliczeniowej w ramach międzyinstytucjonalnego zamówienia udzielonego przez Dyrekcję Generalną ds. Informatyki (DIGIT). Warunki zamówienia nie określają dokładnie lokalizacji, w której mają być przechowywane dane Agencji. Wykonawca zarezerwował sobie prawo do transferu danych Agencji poza obszar geograficzny Unii Europejskiej bez powiadomienia o tym Agencji, na przykład gdy w celu rozwiązania problemów związanych z opóźnieniem może być konieczne skopiowanie wszystkich danych dotyczących ruchu do różnych centrów danych w różnych regionach. W konsekwencji Agencja nie zagwarantowała ani przywilejów i immunitetów Wspólnot Europejskich, którym podlega, ani pełnego przestrzegania zasad ochrony prywatności przez dostawcę usług zgodnie z art. 7 Karty praw podstawowych UE.

zrealizowane (3)

2015

Ze skontrolowanych postępowań o udzielenie zamówienia wynika, że Agencja podpisała umowy ramowe z jednym wykonawcą i korzysta z nich do zlecania różnych usług w ramach szczegółowych umów na z góry ustalone kwoty. Konsekwencją wymogu podania przez wykonawcę z góry ustalonej ceny w ramach tych umów jest wyeliminowanie konkurencji cenowej i zwiększenie uzależnienia od tego jednego wykonawcy. Agencja powinna zawsze, gdy to możliwe, zawierać umowy z wieloma dostawcami, ponownie otwierając konkurs lub stosując zamówienia bezpośrednie.

zrealizowane


(1)  W latach 2012 i 2011 przeprowadzono jedną kontrolę ex ante mającą na celu sprawdzenie systemów kontroli stosowanych przez jednego z beneficjentów. W 2010 r. przeprowadzono jedną kontrolę ex ante mającą na celu sprawdzenie kwalifikowalności wydatków zadeklarowanych przez jednego z beneficjentów.

(2)  W 2016 r. Agencja dwukrotnie przeprowadziła weryfikacje na miejscu ex post w stosunku do beneficjentów dotacji w ramach Europejskiej Współpracy Terytorialnej.

(3)  Agencja na bieżąco monitoruje nowe rozwiązania.


ODPOWIEDŹ AGENCJI

UWAGI DOTYCZĄCE KONTROLI WEWNĘTRZNYCH

18.

Agencja utrzymuje znaczną liczbę regularnie aktualizowanych procedur, które są dostępne dla wszystkich pracowników za pośrednictwem intranetu. W drugiej połowie 2016 r. dział poświęcony zarządzaniu jakością został poddany weryfikacji, z rejestrem procedur włącznie. W trakcie 2017 r. wszystkie procedury w rejestrze zostaną poddane weryfikacji, a w razie konieczności zaktualizowane.

19.

EEA bierze pod uwagę odpowiedzi Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW

20.

Umowa ramowa o świadczenie usług jest wynikiem międzyinstytucjonalnej procedury zamówień przeprowadzanej przez Komisję Europejską w celu poprawy skuteczności zgodnie z art. 104a ust. 1 rozporządzenia finansowego i jako taka jest głównie i bezpośrednio związana z zasadą należytego zarządzania finansami. Zgodnie z odpowiednimi przepisami dotyczącymi organizacji międzyinstytucjonalnej procedury zamówień i zarządzania nią, Agencja, biorąc udział w niniejszym przetargu międzyinstytucjonalnym, zobowiązuje się nie zamawiać tego samego rodzaju usług na podstawie innej umowy. Powyższe zobowiązanie ma nie tylko na celu zapewnienie przejrzystości dla uczestników przetargu, ale przede wszystkim poszanowanie zasady należytego zarządzania finansami, w szczególności w odniesieniu do zasady ekonomicznego i efektywnego wykorzystania zasobów. Już samo powyższe zobowiązanie stanowi wystarczające uzasadnienie zastosowania umowy ramowej. Ponadto należy zwrócić uwagę na to, że wzrost cen produktów sprzedawanych przez kanały sprzedaży został uzgodniony między stronami w umowie, podczas gdy wykonawca jest odpowiedzialny na podstawie umowy za dostarczenie produktów i usług sprzedawanych za cenę odpowiadającą dominującej cenie rynkowej za równoważne produkty. Agencja zwróci się do Komisji z pytaniem, czy na podstawie łącznej liczby nabytych licencji, mogłyby one zostać zakwalifikowane do lokalnej lub korporacyjnej kategorii umowy ramowej.


6.12.2017   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 417/110


SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kontroli Rybołówstwa za rok budżetowy 2016, wraz z odpowiedzią Agencji

(2017/C 417/17)

WPROWADZENIE

1.

Europejska Agencja Kontroli Rybołówstwa (zwana dalej „Agencją”, inaczej „EFCA”) z siedzibą w Vigo została ustanowiona rozporządzeniem Rady (WE) nr 768/2005 (1). Głównym zadaniem Agencji jest organizowanie operacyjnej koordynacji działań w zakresie kontroli i inspekcji połowów prowadzonych przez państwa członkowskie w celu zapewnienia skutecznego i jednolitego stosowania wspólnej polityki rybołówstwa.

2.

tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji (2).

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji

 

2015

2016

Budżet (w mln euro) (3)

9,2

10,0

Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (4)

64

64

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3.

Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

OPINIA

4.

Trybunał zbadał:

a)

sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe (5) oraz sprawozdanie z wykonania budżetu (6) za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2016 r.;

b)

legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania,

zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Wiarygodność rozliczeń

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

5.

W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Dochody

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

6.

W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Płatności

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

7.

W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

8.

Na mocy art. 310–325 TFUE oraz regulaminu finansowego Agencji kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Agencji ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

9.

Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Agencji do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

10.

Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Agencji.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

11.

Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

12.

W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania.

13.

Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Agencję procedury poboru opłat i innych dochodów.

14.

Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Agencję w drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

15.

Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Agencji przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE (7).

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

16.

Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 12 września 2017 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Klaus-Heiner LEHNE

Prezes


(1)  Dz.U. L 128 z 21.5.2005, s. 1.

(2)  Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Agencji można znaleźć na jej stronie internetowej: www.efca.europa.eu.

(3)  Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności.

(4)  Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych.

Źródło: dane przekazane przez Agencję.

(5)  Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

(6)  Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informację dodatkową.

(7)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).


ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok

Uwagi Trybunału

Działania naprawcze

(zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)

2015

Agencja nie w pełni spełnia wymagania standardów kontroli wewnętrznej 10 (ciągłość działania), 11 (zarządzanie dokumentami) i 12 (informacja i komunikacja) (1).

zrealizowane


(1)  Standardy kontroli wewnętrznej Agencji opierają się na równoważnych normach ustanowionych przez Komisję.


ODPOWIEDŹ AGENCJI

Agencja przyjmuje do wiadomości sprawozdanie Trybunału.


6.12.2017   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 417/115


SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu

(2017/C 417/18)

WPROWADZENIE

1.

Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (zwany dalej „Urzędem”, inaczej „EFSA”) z siedzibą w Parmie został ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 178/2002 (1). Główne zadania Urzędu obejmują dostarczanie informacji naukowych będących podstawą do przygotowywania prawodawstwa Unii w dziedzinie żywności i jej bezpieczeństwa oraz gromadzenie i analizę danych umożliwiających określanie i kontrolę obszarów ryzyka, a także informowanie o nich w sposób niezależny.

2.

tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu (2).

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu

 

2015

2016

Budżet (w mln euro) (3)

78,8

79,5

Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (4)

434

443

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3.

Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

OPINIA

4.

Trybunał zbadał:

a)

sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe (5) oraz sprawozdanie z wykonania budżetu (6) za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r.;

b)

legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania,

zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Wiarygodność rozliczeń

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

5.

W opinii Trybunału sprawozdanie Urzędu za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Dochody

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

6.

W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Płatności

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

7.

W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

8.

Na mocy art. 310–325 TFUE oraz regulaminu finansowego Urzędu kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Urzędu ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

9.

Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Urzędu do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

10.

Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Urzędu.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

11.

Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

12.

W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania.

13.

Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Urząd procedury poboru opłat i innych dochodów.

14.

Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Urząd na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

15.

Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Urzędu przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE (7).

16.

Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

17.

W sprawozdaniu z audytu z listopada 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji stwierdziła, że istniejące mechanizmy kontroli w odniesieniu do zarządzania projektami informatycznymi są odpowiednie, lecz wskazała na istotne uchybienia dotyczące ładu informatycznego. Zaleciła uaktualnienie polityki Urzędu dotyczącej ładu informatycznego, wprowadzenie ram zarządzania ryzykiem informatycznym i rejestru ryzyka w całej organizacji oraz wyodrębnienie funkcji bezpieczeństwa informacji z działu informatycznego. Urząd i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

18.

Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 17 października 2017 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Klaus-Heiner LEHNE

Prezes


(1)  Dz.U. L 31 z 1.2.2002, s. 1.

(2)  Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Urzędu można znaleźć na jego stronie internetowej: www.efsa.europa.eu.

(3)  Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności.

(4)  Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych.

Źródło: Dane przekazane przez Urząd.

(5)  Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

(6)  Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informację dodatkową.

(7)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).


ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok

Uwagi Trybunału

Działania naprawcze

(zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)

2012

W następstwie ogólnych ocen ryzyka przeprowadzonych w 2012 r. w formie konsultacji zewnętrznych oraz w lutym 2013 r. przez Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji zidentyfikowano szereg potencjalnie bardzo poważnych zagrożeń w mechanizmach kontrolnych Urzędu, zwłaszcza w dziedzinie zarządzania danymi, ciągłości działania i bezpieczeństwa informatycznego. W 2012 r. Urząd rozpoczął proces kompleksowej samooceny swojego systemu kontroli wewnętrznej. Proces ten jest w toku, a realizacja działań naprawczych planowana jest na 2013 r.

zrealizowane

2015

Urząd nie opracował jeszcze jasnej i kompleksowej strategii kontroli finansowej ex post obejmującej wszystkie obszary działalności, w której wyraźnie określono by częstotliwość i zakres takich kontroli.

w trakcie realizacji (1)


(1)  EFSA jest w trakcie prac nad skuteczniejszym systemem zarządzania zapewniającym wiarygodność i dopracowuje swoje ramy kontroli wewnętrznej. Konkretnie EFSA zatwierdziła i wdrożyła zmienioną strategię kontroli, wykorzystującą opartą na analizie ryzyka ocenę płatności zbiorczych dokonywanych z tytułu posiedzeń i delegacji naukowych, która zostanie włączona do procedury EFSA dotyczącej kontroli finansowej ex anteex post.


ODPOWIEDŹ URZĘDU

5.

EFSA z zadowoleniem przyjmuje brak zastrzeżeń w opiniach wystawionych przez Trybunał Obrachunkowy na temat wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Świadczy to o tym, że obowiązujący w EFSA system kontroli należycie zapewnia ogólne przestrzeganie wymogów.

17.

EFSA wdroży odpowiednio plan działania w następstwie kontroli Służby Audytu Wewnętrznego w odniesieniu do zarządzania projektami informatycznymi. Wdrożono w pełni wszystkie działania dotyczące umiejscowienia funkcji bezpieczeństwa informacji, uczestnictwa biznesowego i strategii informatycznej. W przypadku zarządzania projektami informatycznymi wdrożono większość działań, a wdrożenie pozostałych działań zaplanowano na koniec 2017 r.


6.12.2017   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 417/120


SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Instytutu

(2017/C 417/19)

WPROWADZENIE

1.

Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn (zwany dalej „Instytutem”, inaczej „EIGE”) z siedzibą w Wilnie został ustanowiony rozporządzeniem (WE) nr 1922/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady (1). Do zadań Instytutu należy gromadzenie, analiza i rozpowszechnianie informacji na temat równości mężczyzn i kobiet oraz opracowywanie, analizowanie, ocena i rozpowszechnianie odpowiednich narzędzi metodycznych służących wspieraniu włączania problematyki równości płci do wszystkich polityk Unii i do wynikających z nich polityk krajowych.

2.

tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Instytutu (2).

Tabela 1

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Instytutu

 

2015

2016

Budżet (w mln euro)

7,9

7,8

Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (3)

42

45

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3.

Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Instytut systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

OPINIA

4.

Trybunał zbadał:

a)

sprawozdanie finansowe Instytutu obejmujące sprawozdanie finansowe (4) oraz sprawozdanie z wykonania budżetu (5) za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r.,

b)

legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania,

zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Wiarygodność rozliczeń

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

5.

W opinii Trybunału sprawozdanie Instytutu za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Instytutu i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Dochody

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

6.

W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Płatności

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

7.

W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

8.

Na mocy art. 310–325 TFUE oraz regulaminu finansowego Instytutu kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Instytutu ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

9.

Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Instytutu do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

10.

Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Instytutu.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

11.

Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Instytutu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

12.

W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania.

13.

Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Instytut procedury poboru opłat i innych dochodów.

14.

Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Instytut na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

15.

Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Instytutu przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE (6).

16.

Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

17.

W tytule III (wydatki operacyjne) poziom przeniesień środków był nadal wysoki. Ich kwota wyniosła 1,7 mln euro, co stanowi 51 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 2,2 mln euro, czyli 60 %). Miało to przede wszystkim związek z programami badawczymi wykraczającymi poza rok budżetowy. Instytut może rozważyć wprowadzenie zróżnicowanych środków budżetowych w celu lepszego odzwierciedlenia wieloletniego charakteru operacji i nieuniknionych długich przerw między datami podpisywania i realizacji umów oraz płatności.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

18.

W 2016 r. Instytut ogłosił otwarte zaproszenie do składania ofert w związku z umową ramową dotyczącą utrzymywania i aktualizowania narzędzi i zasobów z zakresu statystyk dotyczących kobiet i mężczyzn na maksymalną kwotę 1,6 mln euro. Zaproszenie zostało podzielone na dwie części, przy czym nie wskazano odpowiednich kwot przypadających na każdą z nich. W odpowiedzi na pytanie jednego z oferentów Instytut wyjaśnił na swojej stronie internetowej, że maksymalna kwota przypadającą na jedną część została oszacowana na 800 000 euro. Podpisano jednak dwie oddzielne umowy ramowe z tym samym oferentem na maksymalną kwotę 1,6 mln euro na każdą część z możliwością dalszego jej zwiększenia o maksymalnie 50 % na każdą część, co pozwoliło Instytutowi na podpisanie umów szczegółowych na czas wykraczający poza maksymalny okres obowiązywania umowy ramowej (cztery lata) na kwotę do 4,8 mln euro lub trzykrotność kwoty podanej w ogłoszeniu o zamówieniu. Ponadto w zaproszeniu do składania wniosków konkurencja cenowa opierała się tylko na stawkach dziennych, bez uwzględnienia czasu potrzebnego na wykonanie zadania, co nie pozwoliło na wskazanie i wybranie najkorzystniejszej oferty oraz zapewnienie najlepszego stosunku wartości do ceny. Te uchybienia mogły zakłócić konkurencję. W 2016 r. dokonano płatności w kwocie 87 920 euro. W reakcji na kontrolę Instytut podpisał aneksy do obu umów ramowych zmniejszające maksymalne kwoty do poziomu 800 000 euro dla każdej z nich (z możliwością ich zwiększenia o maksymalnie 50 %).