(1)

W rozporządzeniu (UE) nr 1308/2013 ustanowiono przepisy regulujące międzynarodowy handel produktami rolnymi, w tym wymogi dotyczące zapewnienia skutecznego egzekwowania formalności związanych z handlem.

(2)

Aby wesprzeć skuteczne stosowanie rozporządzenia (UE) nr 1308/2013 i usprawnić współpracę między odpowiednimi organami, należy ustanowić system elektroniczny, który umożliwi bezpieczne i niezawodne zarządzanie formalnościami związanymi z handlem produktami rolnymi. System ten – zwany elektronicznym systemem rolniczych formalności pozacelnych („ELAN”) – należy opracować jako niezależny moduł zintegrowanego skomputeryzowanego systemu weterynaryjnego (TRACES) (2). W systemie ELAN należy przechowywać i przetwarzać dokumenty wymagane do dopełnienia unijnych formalności pozacelnych związanych z handlem produktami rolnymi, jak określono w rozporządzeniach wykonawczych Komisji (UE) 2016/1239 (3), (UE) 2020/761 (4), (UE) 2020/1988 (5) i (UE) 2023/2834 (6).

(3)

Aby ułatwić współpracę i zapewnić sprawną wymianę informacji między odpowiednimi organami lub instytucjami wydającymi a organami celnymi, system ELAN powinien być połączony z unijnym środowiskiem jednego okienka w dziedzinie ceł ustanowionym rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2399 (7).

(4)

Opracowanie systemu ELAN wymaga przyjęcia odpowiednich ram prawnych regulujących jego funkcjonowanie.

(5)

Zakresem systemu ELAN objęte powinny być: pozwolenia na przywóz i wywóz przewidziane w rozporządzeniu delegowanym Komisji (UE) 2016/1237 (8) i w rozporządzeniu wykonawczym (UE) 2016/1239, wydane przez państwa trzecie dokumenty wymagane do zarządzania kontyngentami taryfowymi przewidziane w rozporządzeniach wykonawczych (UE) 2020/761 i (UE) 2020/1988 oraz wydane przez państwa trzecie dokumenty regulowane rozporządzeniem wykonawczym (UE) 2023/2834.

(6)

Należy ustanowić jasne przepisy dotyczące praw dostępu do informacji przekazywanych za pośrednictwem systemu ELAN. Wszystkie organy lub instytucje wydające powinny mieć dostęp do wydanych przez siebie dokumentów. Organy lub instytucje wydające powinny mieć dostęp do dokumentów wydanych przez inne organy lub instytucje wydające tylko wtedy, gdy jest to wymagane na podstawie odpowiednich przepisów Unii jako warunek wydania dokumentów podlegających ich kompetencjom. Komisja powinna mieć dostęp do wszystkich dokumentów sporządzonych w systemie ELAN lub przekazanych do tego systemu w zakresie, w jakim informacje zawarte w każdym dokumencie są niezbędne do umożliwienia Komisji przeprowadzenia kontroli zgodności z mającymi zastosowanie przepisami Unii. Organy celne powinny mieć dostęp do wszystkich dokumentów wymaganych do wykonywania czynności kontrolnych. Organy wydające państwa trzeciego są odpowiedzialne za dane osobowe zawarte w dokumentach, które wydały w ELAN lub przekazały do systemu.

(7)

Informacje zawarte w dokumentach sporządzonych w systemie ELAN lub przekazanych do tego systemu powinny być przechowywane przez ograniczony czas. Aby określić długość tego okresu, należy rozważyć potrzebę umożliwienia wyszukania tych dokumentów w systemie, nawet po ich wykorzystaniu lub wygaśnięciu ich ważności, w przypadku sporów cywilnych lub administracyjnych dotyczących tych dokumentów lub wynikających z nich zobowiązań. Ustalenie tego okresu na 10 lat, począwszy od ostatniego dnia ważności dokumentu, lub, w przypadku gdy daty tej nie wskazano, a odpowiednie przepisy Unii nie określają ostatniego dnia ważności dokumentu – od dnia jego wydania, uznano za uzasadnione. Aby zachować integralność dokumentu w okresie przechowywania, te same zasady powinny mieć zastosowanie do wszystkich zawartych w nim danych, w tym danych osobowych.

(8)

Aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie ELAN, system musi przetwarzać dane osobowe, które są zawarte w dokumentach i które umożliwiają identyfikację podmiotów gospodarczych i urzędników publicznych wydających dokumenty oraz osób mających do nich dostęp, a także danych osobowych uzyskanych w wyniku interakcji użytkowników z systemem. Nawet wobec braku wyraźnych odniesień do zasad ochrony danych osobowych określonych w rozporządzeniach Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (9) i (UE) 2018/1725 (10) zasady te są zawarte w niniejszym rozporządzeniu, w szczególności w odniesieniu do okresów przechowywania danych osobowych, dostępu do danych osobowych, przesyłania i przekazywania danych osobowych oraz bezpieczeństwa danych.

(9)

Wymogi dotyczące cyfryzacji dokumentów wymaganych do dopuszczenia do obrotu i do wywozu produktów rolnych objętych niniejszym rozporządzeniem mają wpływ na transeuropejskie cyfrowe usługi publiczne w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/903 (11). W związku z tym przeprowadzono ocenę interoperacyjności, a sprawozdanie z niej ma zostać opublikowane na portalu Interoperacyjna Europa.

(10)

Zgodnie z art. 42 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2018/1725 skonsultowano się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, który wydał opinię dnia 26 marca 2025 r.

(11)

Rozporządzenie powinno wejść w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, aby zapewnić prawidłowe stosowanie przepisów przed udostępnieniem ELAN użytkownikom do celów testowania.

(12)

Niniejsze rozporządzenie powinno stosować się od dnia 15 lipca 2025 r., kiedy to – zgodnie z art. 6 rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2025/1272 (12) – system ELAN będzie dostępny do celów testowania. Przepisy dotyczące okresu przechowywania powinny jednak mieć zastosowanie wyłącznie do dokumentów o wartości prawnej udostępnionych w systemie ELAN od dnia 19 stycznia 2026 r.,

a)

„EU CSW-CERTEX” to unijny system jednego okienka w dziedzinie ceł służącego do wymiany świadectw regulowany rozporządzeniem (UE) 2022/2399;

b)

„ELAN” oznacza elektroniczny system rolniczych formalności pozacelnych, który jest elektronicznym unijnym systemem pozacelnym wykorzystywanym do zarządzania dokumentami wymienionymi w art. 4;

c)

„pozwolenia” oznaczają pozwolenia na przywóz i wywóz zdefiniowane w art. 1 lit. a) rozporządzenia delegowanego (UE) 2016/1237;

d)

„TRACES” oznacza system, o którym mowa w art. 133 ust. 4 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/625 (13);

e)

„krajowe organy wydające” oznaczają organy państw członkowskich właściwe do wydawania dokumentów wymienionych w art. 4 lit. a);

f)

„organy wydające państwa trzeciego” oznaczają organy państw spoza Unii, które są właściwe do wydawania dokumentów wymienionych w art. 4 lit. b), c) i d);

g)

„organy celne” oznaczają administracje celne państw członkowskich zdefiniowane w art. 5 pkt 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 952/2013 (14).

a)

pozwoleń na przywóz i wywóz regulowanych rozporządzeniem delegowanym (UE) 2016/1237 i rozporządzeniem wykonawczym (UE) 2016/1239;

b)

świadectw autentyczności, świadectw Inward Monitoring Arrangement (IMA1), świadectw kwalifikowalności, pozwoleń na wywóz i świadectw wywozowych regulowanych rozporządzeniami delegowanymi Komisji (UE) 2020/760 (15) i (UE) 2020/1987 (16) oraz rozporządzeniami wykonawczymi (UE) 2020/761 i (UE) 2020/1988, z wyjątkiem świadectwa wywozowego określonego w części C załącznika XIV.2 do rozporządzenia wykonawczego (UE) 2020/761 oraz świadectwa kontroli określonego w części A załącznika II do rozporządzenia wykonawczego (UE) 2020/1988;

c)

świadectw pochodzenia wymaganych w odniesieniu do określonych kontyngentów taryfowych wymienionych w załącznikach II–XII do rozporządzenia wykonawczego (UE) 2020/761 oraz załączniku II do rozporządzenia wykonawczego (UE) 2020/1988;

d)

dokumentów wydanych przez państwa trzecie przewidzianych w art. 31 ust. 5 rozporządzenia wykonawczego (UE) 2020/1988;

e)

świadectw autentyczności ryżu Basmati przewidzianych w art. 9 rozporządzenia wykonawczego (UE) 2023/2834.