ZAŁĄCZNIK I

WYKAZ DREWNA I PRODUKTÓW Z DREWNA PODLEGAJĄCYCH ZEZWOLENIU FLEGT

Następujące drewno i produkty z drewna podlegają zezwoleniu FLEGT, jeżeli są przeznaczone na wywóz do Unii. Jednakże w przypadku gdy przepisy Wybrzeża Kości Słoniowej zakazują wywozu niektórego drewna lub niektórych produktów z drewna, nie kwalifikują się one do uzyskania zezwolenia FLEGT.

Kody HS	Opis towarów
4403	Drewno surowe, nawet pozbawione kory lub bieli, lub zgrubnie obrobione
4406	Podkłady kolejowe lub tramwajowe, z drewna
4407	Drewno przetarte lub strugane wzdłużnie, skrawane warstwami lub obwodowo, nawet strugane, szlifowane lub łączone stykowo, o grubości przekraczającej 6 mm
4408	Arkusze na forniry (włącznie z otrzymanymi przez cięcie drewna warstwowego), na sklejkę lub na podobne drewno warstwowe i inne drewno, przetarte wzdłużnie, skrawane warstwami lub obwodowo, nawet strugane, szlifowane, łączone na długość lub łączone stykowo, o grubości nieprzekraczającej 6 mm
44 09	Drewno (włącznie z klepkami i listwami na parkiet, niepołączonymi), kształtowane w sposób ciągły (z wypustem, rowkiem, ze ściętymi krawędziami, zaokrąglone, ze złączami w jaskółczy ogon i tym podobne) wzdłuż dowolnej krawędzi, końców lub powierzchni, nawet strugane, szlifowane lub łączone stykowo
	ex ex 44 09 21
44 10	Płyta wiórowa, płyta o wiórach zorientowanych („oriented strand board” OSB) i podobna płyta (na przykład płyta płatkowa (płyta ze średniodużych wiórów „waferboard”)) z drewna lub pozostałych zdrewniałych materiałów, nawet aglomerowanych żywicami lub innymi organicznymi substancjami wiążącymi
44 12	Sklejka, płyty fornirowane i podobne drewno warstwowe
	ex ex 44 12 10
44 15	Skrzynie, pudła, klatki, bębny i podobne opakowania, z drewna; bębny do kabli, z drewna; palety, palety skrzyniowe i pozostałe platformy załadunkowe, z drewna; nadstawki do palet płaskich, z drewna
44 17	Narzędzia, oprawy narzędzi, rękojeści narzędzi, oprawy lub trzonki mioteł, szczotek i pędzli, z drewna; kopyta lub prawidła do obuwia, z drewna
44 18	Wyroby stolarskie i ciesielskie budowlane, z drewna, włącznie z drewnianymi płytami komórkowymi, połączonymi płytami podłogowymi, dachówkami i gontami
	ex ex 44 18 73
	ex ex 44 18 91
44 19	Naczynia stołowe i naczynia kuchenne, z drewna
	ex ex 44 19 11
	ex ex 44 19 12
	ex ex 44 19 19
44 20	Intarsje i mozaiki, z drewna; kasety i szkatułki na biżuterię lub sztućce i podobne artykuły, z drewna; statuetki i pozostałe ozdoby, z drewna; drewniane artykuły meblarskie nieobjęte działem 94
44 21	Pozostałe artykuły z drewna
	ex ex 44 21 91
94 03 30	Meble drewniane, w rodzaju stosowanych w biurze
94 03 40	Meble drewniane, w rodzaju stosowanych w kuchni
94 03 50	Meble drewniane, w rodzaju stosowanych w sypialni
94 03 60	Pozostałe meble drewniane
94 03 91	Części z drewna
94 06 10	Budynki prefabrykowane z drewna

ZAŁĄCZNIK II

DEFINICJA DREWNA WYPRODUKOWANEGO LEGALNIE

ZAŁĄCZNIK III

OPIS SYSTEMU ZAPEWNIANIA LEGALNOŚCI

SPIS TREŚCI

1.	Informacje ogólne

2.	Elementy systemu zapewniania legalności

3.	Zakres systemu zapewniania legalności 3.1. Źródła drewna objęte systemem zapewniania legalności 3.2. Rynki objęte systemem zapewniania legalności 3.3. Podmioty zaangażowane w system zapewniania legalności 3.4. Działalność objęta systemem zapewniania legalności

4.

Kontrola i weryfikacja 4.1. Kontrola 4.1.1. Kontrola legalności 4.1.2. Kontrola identyfikowalności 4.2. Weryfikacja 4.2.1. Cele weryfikacji 4.2.2. Jednostki weryfikacyjne 4.2.3. Podręcznik weryfikacji 4.2.4. Umowa o przeprowadzenie audytu 4.2.5. Plan weryfikacji i działania weryfikacyjne 4.2.6. Posiedzenie inauguracyjne 4.2.7. Czynności w ramach audytu 4.2.8. Posiedzenie zamykające 4.2.9. Sprawozdanie z audytu 4.2.10. Podjęcie decyzji w sprawie legalności 4.2.11. Podjęcie decyzji w sprawie identyfikowalności 4.2.12. Audyty specjalne lub dodatkowe

5.	Uznawanie świadectw prywatnych i publicznych

6.	System zarządzania danymi

7.	Postępowanie w przypadku braku zgodności

8.	Wydawanie zezwoleń FLEGT i świadectw legalności

9.	Niezależny audyt

10.	Niezależna obserwacja

11.	System rozpatrywania skarg

1.   Informacje ogólne

System zapewniania legalności stosowany przez Wybrzeże Kości Słoniowej ma na celu zapewnienie legalności drewna i produktów z drewna (zwanych dalej w niniejszym załączniku „drewnem”). Zezwolenie FLEGT jest wymagane w odniesieniu do każdego wywozu drewna, zgodnie z wykazem produktów w załączniku I, do państw Unii. W przypadku innych państw wydane zostanie publiczne świadectwo potwierdzające legalność i identyfikowalność drewna zgodnie z wymogami systemu zapewniania legalności.

System zapewniania legalności opiera się na obowiązujących przepisach krajowych. Obejmuje on również system kontroli państwa na każdym etapie łańcucha dostaw, a mianowicie nadawanie praw i tytułów prawnych, pozyskanie drewna, transport, przetwarzanie, wywóz i przywóz oraz handel na rynku krajowym.

System zapewniania legalności opracowano w ramach procesu, w którym wzięło udział wiele zainteresowanych stron – zainteresowanych organów administracji, przedstawicieli organizacji społeczeństwa obywatelskiego, sektora prywatnego i społeczności lokalnych za pośrednictwem tradycyjnego wodzostwa.

2.   Elementy systemu zapewniania legalności

W skład systemu zapewniania legalności wchodzą następujące elementy:

a)

definicja drewna wyprodukowanego legalnie zawarta w załączniku II do niniejszej Umowy określa wymogi prawne i regulacyjne dotyczące drewna, które ma być objęte zezwoleniem FLEGT lub, w stosownych przypadkach, publicznym świadectwem legalności. Załącznik II zawiera również matryce legalności określające zasady, kryteria i wskaźniki służące weryfikacji poszanowania ram prawnych i regulacyjnych;

b)

celem kontroli legalności i identyfikowalności jest – z jednej strony – zapewnienie, aby podmioty gospodarcze były ustanowione zgodnie z prawem i posiadały akredytację oraz aby ich działalność była zgodna z prawem, a z drugiej strony – śledzenie drogi drewna od miejsca wycinki do punktu wprowadzenia do obrotu lub wywozu. Obejmuje to kontrolę sprawowaną przez właściwe organy państwa, jak przewidziano w ramach prawnych i w dokumentach administracyjnych określających szczegółowe procedury dotyczące kontroli państwa;

c)

weryfikacja legalności i identyfikowalności jest uzupełnieniem kontroli legalności i identyfikowalności oraz pomaga zapewniać legalność drewna będącego przedmiotem handlu i wywozu. Weryfikacja jest ukierunkowana nie tylko na działalność podmiotów gospodarczych, ale również na działania organów państwa właściwych w zakresie wydawania dokumentów i kontroli. Etap ten jest realizowany przez jedną lub większą liczbę prywatnych jednostek weryfikacyjnych akredytowanych przez organ administracji leśnej;

d)

organ wydający zezwolenia wydaje zezwolenia FLEGT wyłącznie na dostawy drewna przeznaczonego na rynek Unii zgodnie z procedurami określonymi w załączniku V oraz po weryfikacji legalności i identyfikowalności zgodnie z niniejszym załącznikiem. Legalność drewna przeznaczonego na rynki eksportowe poza Unią lub na rynek krajowy potwierdza się specjalnymi publicznymi świadectwami również wydawanymi przez organ wydający zezwolenia FLEGT po weryfikacji legalności i identyfikowalności zgodnie z niniejszym załącznikiem;

e)	niezależny audyt systemu, którego zakres zadań określono w załączniku VI, ocenia funkcjonowanie, wiarygodność i skuteczność systemu zapewniania legalności. Audyt ten jest prowadzony przez niezależny podmiot zatrudniony przez Wybrzeże Kości Słoniowej w porozumieniu z Unią;

f)	integralną częścią systemu zapewniania legalności jest niezależna obserwacja. Prowadzą ją organizacje społeczeństwa obywatelskiego, a jej celem jest zapewnienie zainteresowanym stronom informacji na temat stosowania wymogów prawnych i regulacyjnych w celu poprawy zarządzania sektorem;

g)

system rozpatrywania skarg to mechanizm umożliwiający rejestrację i rozpatrywanie skarg i zażaleń związanych z weryfikacją legalności drewna w celu podjęcia działań następczych we wcześniej ustalonym terminie. W drodze dialogu system ten umożliwia różnym interwenientom lub stronom, których dotyczy system zapewniania legalności, składanie skarg dotyczących przebiegu kontroli i weryfikacji legalności i identyfikowalności oraz mechanizmu wydawania zezwoleń FLEGT.

Elementy systemu zapewniania legalności można przedstawić następująco:

3.   Zakres systemu zapewniania legalności

3.1.   Źródła drewna objęte systemem zapewniania legalności

System zapewniania legalności obejmuje wszystkie produkty określone w załączniku I do niniejszej Umowy i pochodzące:

a)

z obszarów leśnych należących do osób prawnych prawa publicznego, w tym: (i) z prywatnych obszarów leśnych państwa, na które składają się lasy chronione, obszary rolno-leśne i lasy nabyte lub utworzone przez państwo na obszarach wiejskich, oraz (ii) z obszarów leśnych jednostek samorządu terytorialnego, na które to obszary składają się lasy chronione w imieniu jednostek samorządu terytorialnego, lasy oddane w użytkowanie przez państwo oraz lasy nabyte lub utworzone przez jednostki samorządu terytorialnego na obszarach wiejskich;

b)	z obszarów leśnych osób prawnych prawa prywatnego, w tym lasów naturalnych lub lasów utworzonych przez osoby prawne prawa prywatnego na gruntach nabytych zgodnie z prawem i z lasów spółdzielczych;

c)

z obszarów leśnych osób fizycznych, w tym: — z lasów naturalnych położonych na gruntach, w stosunku do których osoby te mają prawo własności lub prawa zwyczajowe zgodnie z przepisami Wybrzeża Kości Słoniowej dotyczącymi gruntów, — z plantacji leśnych utworzonych na gruntach, w stosunku do których osoby te mają prawo własności lub prawa zwyczajowe lub umowę najmu;

d)	z drzew naturalnych i drzew posadzonych poza lasem;

e)	z drewna przywożonego. Jak przewidziano jednak w pkt 5 niniejszego załącznika, legalność drewna przywożonego posiadającego zezwolenie FLEGT lub zezwolenie CITES uznaje się z mocy prawa;

f)	z wylesiania, karczowania i zasobów leśnych z konfiskaty. Drewno pochodzące z wylesiania i karczowania oraz drewno, które zostało zajęte lub skonfiskowane, będzie jednak objęte systemem zapewniania legalności, nie kwalifikując się do uzyskania zezwolenia FLEGT.

System zapewniania legalności nie obejmuje drewna przewożonego w tranzycie, ponieważ takie drewno pochodzące z państwa trzeciego jest wprowadzane na terytorium Wybrzeża Kości Słoniowej pod kontrolą celną i opuszcza to terytorium w niezmienionej formie, bez zmiany kraju pochodzenia oraz bez przetwarzania lub wprowadzania do obrotu. Drewno przewożone w tranzycie pozostaje zatem oddzielone od łańcucha dostaw objętego systemem zapewniania legalności, nie podlega weryfikacji legalności w ramach systemu zapewnienia legalności i nie jest objęte systemem zezwoleń FLEGT. System zapewniania legalności nie obejmuje również wyrobów gotowych przywożonych do Wybrzeża Kości Słoniowej i ponownie wywożonych.

3.2.   Rynki objęte systemem zapewniania legalności

System zapewniania legalności obejmuje następujące rynki:

a)

rynek Unii: system zapewniania legalności pozwala zweryfikować, czy drewno, w tym drewno przywożone, które ma zostać wysłane lub wprowadzone do obrotu na rynku Unii, zostało wyprodukowane legalnie. System ten przewiduje procedury i kontrole zgodności w celu zapewnienia, aby żadne drewno pozyskane nielegalnie lub nieznanego pochodzenia nie było wprowadzane do łańcucha dostaw do Unii. Zezwolenie FLEGT wydaje się po weryfikacji zgodności z prawem drewna przeznaczonego na rynek Unii;

b)

rynki poza Unią: system zapewniania legalności pozwala zweryfikować, czy drewno, w tym drewno przywożone, które ma zostać wywiezione na rynki poza Unią, zostało wyprodukowane legalnie. Publiczne świadectwo legalności wydaje się po weryfikacji zgodności z prawem drewna przeznaczonego na rynki poza Unią;

c)	rynek krajowy: system zapewniania legalności pozwala zweryfikować, czy drewno, w tym drewno przywożone, które jest przeznaczone do konsumpcji krajowej, zostało wyprodukowane legalnie. Publiczne świadectwo legalności można wydać po weryfikacji zgodności z prawem drewna przeznaczonego na ten rynek.

3.3.   Podmioty zaangażowane w system zapewniania legalności

W system zapewniania legalności wymaga zaangażowania następujących podmiotów:

a)	wspólny komitet jest organem wykonawczym, utworzonym przez Strony niniejszej Umowy zgodnie z art. 19 i załącznikiem X do niniejszej Umowy;

b)

system kontroli państwa jest zapewniany przez organy administracji publicznej, w tym podmioty znajdujące się pod ich nadzorem, upoważnione do przeprowadzania kontroli legalności i identyfikowalności, i których obowiązkiem jest zapewnianie przestrzegania przepisów określonych w załączniku II do niniejszej Umowy (zob. pkt 4.1 niniejszego załącznika);

c)

wykonując niniejszą Umowę, Wybrzeże Kości Słoniowej powołuje Krajowy Komitet Gospodarki Leśnej (CNGF), którego stały sekretariat techniczny jest obsługiwany przez wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność. Wydział ten wyznaczany jest przez organ administracji leśnej, która zapewnia mu zasoby operacyjne gwarantujące mu autonomię. CNGF oraz wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność, który zapewnia obsługę sekretariatu CNGF, powstaną na bazie obecnego Komitetu Technicznego ds. negocjacji w sprawie umowy o dobrowolnym partnerstwie FLEGT i jego sekretariatu. Oprócz kompetencji przewidzianych w związku z wdrażaniem krajowej strategii ochrony, rekultywacji i ekspansji lasów CNGF pełni funkcję komitetu sterującego systemu zapewniania legalności oraz systemu rozpatrywania skarg w ramach systemu zapewniania legalności. Wybrzeże Kości Słoniowej zapewnia, aby różne zainteresowane strony w sektorze leśno-drzewnym, w tym sektor publiczny i prywatny, społeczeństwo obywatelskie i tradycyjne wodzostwo, były częścią CNGF oraz skutecznie pełniły swoje funkcje związane z systemem zapewniania legalności. Wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność jest stałym organem, który wspiera CNGF w nadzorowaniu i rozpatrywaniu skarg, zarządza systemem zarządzania danymi oraz ułatwia dialog między różnymi wydziałami administracji, których dotyczy system zapewniania legalności, w szczególności za pośrednictwem grupy roboczej, w której wydziały te są reprezentowane;

d)	organ wydający zezwolenia podlega ministerstwu leśnictwa (zob. pkt 8 niniejszego załącznika i załącznik V do niniejszej Umowy);

e)	audyty weryfikacyjne przeprowadzane są przez jedną lub większą liczbę prywatnych jednostek weryfikacyjnych. Jednostki weryfikacyjne są podmiotami prywatnymi akredytowanymi do tego celu przez organ administracji leśnej na etapie wykonywania niniejszej Umowy (zob. pkt 4.2.2 niniejszego załącznika);

f)

wszystkie podmioty gospodarcze zaangażowane w łańcuch wartości drewna są objęte systemem zapewniania legalności. Matryce legalności określone w załączniku II do niniejszej Umowy opracowano z podziałem na trzy rodzaje podmiotów gospodarczych: (i) podmioty zajmujące się pozyskiwaniem drewna obejmują osoby prawne lub fizyczne akredytowane przez ministerstwo leśnictwa w celu zapewnienia pozyskiwania drewna. Ścinka, przetwórstwo i transport drewna, a także wszelkie inne czynności w celu pozyskania drewna do celów handlowych uznaje się za działalność związaną z pozyskiwaniem drewna; (ii) przetwórcy drewna obejmują producentów dóbr materialnych powstałych w drodze przetwarzania i obróbki surowca drzewnego. Są oni również odpowiedzialni za transport drewna między zakładami obróbki; (iii) przedsiębiorstwa handlowe handlujące drewnem na rynku krajowym, importerzy i eksporterzy drewna obejmują podmioty gospodarcze, które wprowadzają do obrotu, przywożą lub wywożą drewno;

g)

społeczeństwo obywatelskie jest zaangażowane w system zapewniania legalności jako niezależny obserwator. Społeczeństwo obywatelskie współdziała z innymi podmiotami i interwenientami w systemie zapewniania legalności, uczestniczy w charakterze obserwatora w działaniach weryfikacyjnych i ma dostęp do informacji niezbędnych do prowadzenia niezależnej obserwacji (zob. pkt 10 niniejszego załącznika);

h)

niezależny audytor ocenia właściwe funkcjonowanie i skuteczność systemu zapewniania legalności (zob. pkt 9 niniejszego załącznika i załącznik VI do niniejszej Umowy). Niezależne audyty obejmują rolę i działania podmiotów w zakresie, w jakim dotyczą systemu zapewniania legalności. W celu ustalenia, czy podczas weryfikacji faktycznie stwierdzono ewentualne przypadki braku zgodności na poziomie kontroli i w terenie, niezależny audytor przeprowadza audyt odpowiednich działań podejmowanych przez: — organy odpowiedzialne za wydawanie tytułów prawnych dotyczących pozyskania drewna, przetwarzania i wprowadzania do obrotu, — organy odpowiedzialne za kontrole legalności i identyfikowalności, — podmioty zajmujące się pozyskiwaniem drewna, przetwórców, importerów, eksporterów i przedsiębiorstwa handlowe.

Na poniższym schemacie przedstawiono interakcje między tymi podmiotami:

3.4.   Działalność objęta systemem zapewniania legalności

System zapewniania legalności obejmuje wszelką działalność podmiotów gospodarczych związanych z leśnictwem, począwszy od przyznawania tytułów prawnych, pozyskania drewna, przetwarzania, wprowadzania do obrotu na rynku krajowym, aż po wywóz i przywóz produktów wymienionych w załączniku I do niniejszej Umowy. System zapewniania legalności obejmuje również działania właściwych organów państwa w odniesieniu do wydawania dokumentów i kontroli.

System zapewniania legalności opiera się na definicji drewna wyprodukowanego legalnie (zob. załącznik II), która stanowi podstawę oceny zgodności z prawem wszystkich działań związanych z produkcją i wprowadzaniem do obrotu drewna.

System zapewniania legalności obejmuje zwiększony poziom kontroli połączony z poziomem weryfikacji w celu zapewnienia zgodności z wymogami w zakresie legalności i identyfikowalności oraz wykrywania wszelkich przypadków braku zgodności z tymi wymogami.

4.   Kontrola i weryfikacja

System zapewniania legalności dzieli się na dwa etapy. Etap pierwszy dotyczy kontroli przeprowadzanej przez właściwe wydziały administracyjne (kontrola państwa). Etap drugi dotyczy weryfikacji przeprowadzanej przez jedną lub większą liczbę prywatnych jednostek weryfikacyjnych akredytowanych przez organ administracji leśnej, których działalność jest nadzorowana przez wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność.

4.1.   Kontrola

Celem kontroli legalności jest zapewnienie, aby podmioty gospodarcze były ustanowione zgodnie z prawem, posiadały akredytację oraz aby działalność całego sektora leśno-drzewnego była legalna.

Celem kontroli identyfikowalności jest prześledzenie drogi drewna od miejsca pozyskania drewna lub punktu kontroli granicznej (w którym drewno jest wprowadzane do Wybrzeża Kości Słoniowej) do punktu wprowadzenia do obrotu na rynku krajowym lub do punktu wywozu, przy jednoczesnym zapewnieniu szczelności łańcucha dostaw.

Etap ten dotyczy rutynowych kontroli przeprowadzanych przez właściwe organy państwa zgodnie z ramami prawnymi i procedurami kontroli. Kontrole są zatem ukierunkowane na wszystkie podmioty gospodarcze w tym sektorze: podmioty zajmujące się pozyskiwaniem drewna, przetwórców, eksporterów, importerów i przedsiębiorstwa handlowe.

4.1.1.   Kontrola legalności

Kontrola legalności obejmuje działania upoważnionych wydziałów administracyjnych, których zadaniem jest zapewnienie zgodności z wymogami prawnymi i regulacyjnymi określonymi w załączniku II do niniejszej Umowy (zob. tabela zatytułowana „Główne organy państwa zaangażowane w kontrolę legalności według rodzaju podmiotu gospodarczego”).

Tabela: Główne organy państwa zaangażowane w kontrolę legalności według rodzaju podmiotu gospodarczego
	Matryca 1: Podmiot zajmujący się pozyskiwaniem drewna	Matryca 2: Przetwórca	Matryca 3: Eksporter/importer (przedsiębiorstwa handlowe)
Zasada 1: Ustanowienie zgodnie z prawem i akredytacje	Kontrola prowadzona w szczególności przez właściwe sądy (sąd gospodarczy, sąd pierwszej instancji lub wydzielony wydział sądu), organ odpowiedzialny za zabezpieczenie społeczne oraz organy administracji podatkowej, handlowej i leśnej	Kontrola prowadzona w szczególności przez właściwe sądy (sąd gospodarczy, sąd pierwszej instancji lub wydzielony wydział sądu), organ odpowiedzialny za zabezpieczenie społeczne oraz organy administracji podatkowej, handlowej i leśnej	Kontrola prowadzona w szczególności przez właściwe sądy (sąd gospodarczy, sąd pierwszej instancji lub wydzielony wydział sądu), organ odpowiedzialny za zabezpieczenie społeczne oraz organy administracji podatkowej, handlowej i leśnej
Zasada 2: Prawo dostępu do zasobów leśnych	Kontrola w szczególności przez organy administracji leśnej i gruntowej	Nie dotyczy	Nie dotyczy
Zasada 3: Prowadzenie działalności zgodnie z obowiązującymi przepisami	Kontrola w szczególności przez organy administracji leśnej i podatkowej	Kontrola w szczególności przez organy administracji leśnej i podatkowej	Kontrola w szczególności przez organy administracji leśnej, podatkowej i celnej
Zasada 4: Transport drewna	Kontrola w szczególności przez organy administracji leśnej	Kontrola w szczególności przez organy administracji leśnej	Kontrola w szczególności przez organy administracji leśnej i celnej
Zasada 5: Obowiązki w zakresie ochrony środowiska	Kontrola w szczególności przez organy administracji leśnej i ds. środowiska	Kontrola w szczególności przez organy administracji leśnej i ds. środowiska	Kontrola w szczególności przez organy administracji leśnej, rolnej i ds. środowiska
Zasada 6: Obowiązki społeczne	Kontrola w szczególności przez organy administracji leśnej, organy odpowiedzialne za zabezpieczenie społeczne, bezpieczeństwo i higienę pracy oraz zatrudnienie	Kontrola w szczególności przez organy administracji leśnej, organy odpowiedzialne za zabezpieczenie społeczne, bezpieczeństwo i higienę pracy oraz zatrudnienie	Kontrola w szczególności przez organy administracji leśnej, organy odpowiedzialne za zabezpieczenie społeczne, bezpieczeństwo i higienę pracy oraz zatrudnienie

Działania na tym etapie obejmują w szczególności wydawanie dokumentów, kontrole dokumentów (ważność i prawidłowość dokumentu, zgodność danych itp.), kontrole na miejscu oraz wszelkie inne działania kontrolne prowadzone przez właściwe organy administracji.

Szczegóły procedur i podział kompetencji w zakresie kontroli legalności i identyfikowalności są regularnie zmieniane w celu odzwierciedlenia priorytetów politycznych, organizacji ministerstw oraz w perspektywie cyfryzacji procedur i dokumentów dotyczących kontroli administracyjnej. Wybrzeże Kości Słoniowej zapewnia publiczne udostępnienie wszystkich podręczników, wytycznych i innych dokumentów administracyjnych zawierających procedury kontrolne przeprowadzane przez różne organy administracji. Publikuje je w szczególności na stronie internetowej dotyczącej niniejszej Umowy. Obejmują one między innymi:

—	podręczniki procedur administracyjnych, których dotyczy system zapewniania legalności,

—	zasady i normy techniczne określone przez organy administracji, których dotyczy system zapewniania legalności.

4.1.2.   Kontrola identyfikowalności

Krajowy system identyfikowalności umożliwia śledzenie całego drewna od miejsca pozyskania drewna lub punktu kontroli granicznej (w którym drewno jest wprowadzane do Wybrzeża Kości Słoniowej), poprzez etapy transportu i przetwarzania, do miejsca wprowadzenia do obrotu lub wywozu. Aby zapewnić skuteczną identyfikowalność drewna w całym łańcuchu dostaw, krajowy system identyfikowalności pozwala zapewniać prawidłowość zgłaszanych danych na każdym etapie oraz spójność tych danych między poszczególnymi etapami.

Prace nad krajowym systemem identyfikowalności dobiegają końca w trakcie wykonywania niniejszej Umowy. Identyfikowalność jest kontrolowana zgodnie z następującymi głównymi etapami:

Etap 0: kontrola granic działki leśnej

Etap 1: wyznaczanie/inwentaryzacja

Etap 2: ścinka i cechowanie pniaków i pni

Etap 3: kondycjonowanie (cięcie na terenie lasu)

Etap 4: ładowanie kłód

Etap 5: transport bal do składu kłód w fabryce

Etap 6: przyjęcie bal w składzie kłód w fabryce

Etap 7: przygotowanie bal (manipulacja, cięcie)

Etap 8: wprowadzenie do łańcucha przetwarzania

Etap 9: przetwarzanie

Etap 10: dalsza produkcja (w tym, w stosownych przypadkach, pakowanie)

Etap 11: wprowadzanie do obrotu

Organ administracji leśnej Wybrzeża Kości Słoniowej opracowuje i publikuje na swojej stronie internetowej podręcznik kontroli identyfikowalności drewna.

4.2.   Weryfikacja

4.2.1.   Cele weryfikacji

Etap weryfikacji uzupełnia etap kontroli w celu zapewniania legalności i identyfikowalności drewna przywożonego, wprowadzanego do obrotu lub wywożonego. Weryfikacja jest więc ukierunkowana nie tylko na podmioty gospodarcze, ale również na organy państwa właściwe w zakresie wydawania dokumentów i kontroli.

Co do zasady weryfikacja legalności jest przeprowadzana w odniesieniu do podmiotu gospodarczego i tytułu prawnego uprawniającego do pozyskania drewna przez określony i odnawialny okres, podczas gdy weryfikacja identyfikowalności jest przeprowadzana w odniesieniu do dostawy. Jednakże w szczególnych przypadkach, które zostaną opisane w podręczniku weryfikacji określonym w pkt 4.2.3, możliwe jest, że weryfikacja legalności zostanie przeprowadzona w odniesieniu do dostawy, a weryfikacja identyfikowalności – w odniesieniu do podmiotu gospodarczego.

4.2.2.   Jednostki weryfikacyjne

Audyty weryfikacyjne przeprowadzane są przez jedną lub większą liczbę prywatnych jednostek weryfikacyjnych akredytowanych przez organ administracji leśnej (zwaną dalej „jednostką”). Akredytacja ta upoważnia jednostkę do przeprowadzania weryfikacji legalności i identyfikowalności w ramach systemu zapewniania legalności. Takiej akredytacji udziela się, po konsultacji z wielostronną komisją doradczą, w drodze otwartej i przejrzystej procedury oraz na czas określony i odnawialny.

Aby uzyskać akredytację, jednostka musi być w stanie wykazać, że posiada następujące kwalifikacje:

—	udokumentowane doświadczenie w zakresie audytu i oceny zgodności w dziedzinie gospodarki leśnej, obróbki drewna, identyfikowalności drewna, transportu, logistyki, ceł i systemów zarządzania łańcuchem dostaw,

—	dobrą znajomość krajowego, subregionalnego (Wspólnota Gospodarcza Państw Afryki Zachodniej, ECOWAS) oraz międzynarodowego handlu drewnem i produktami z drewna oraz komercyjnego sektora leśno-drzewnego,

—	dobrą znajomość sektora leśno-drzewnego w Wybrzeżu Kości Słoniowej,

—	doskonałe kompetencje w zakresie komunikacji ustnej i pisemnej w języku francuskim,

—	udokumentowaną umiejętność współpracy z szerokim gronem zainteresowanych stron.

Jednostka musi ponadto spełniać następujące wymogi:

—	wykazać bezstronność oraz brak konfliktów interesów i nielegalnych powiązań z podmiotami gospodarczymi z sektora leśno-drzewnego i organami administracji zaangażowanymi w system zapewniania legalności,

—	posiadać wykwalifikowanych i doświadczonych pracowników audytu.

Główne zadania jednostki obejmują:

—	prowadzanie audytów weryfikacyjnych dokumentacji pierwszego szczebla,

—	prowadzanie audytów weryfikacyjnych dokumentacji drugiego szczebla,

—	prowadzanie audytów weryfikacyjnych w terenie,

—	organizacja posiedzeń inauguracyjnych i zamykających,

—	przygotowywanie sprawozdań z weryfikacji i rejestracja tych sprawozdań w systemie zarządzania danymi.

Jednostka jest zobowiązana do:

—	wykazywania profesjonalizmu i uczciwości w każdym momencie i w każdych okolicznościach,

—	opierania swoich ustaleń na faktach i potwierdzonych danych, w szczególności uzyskanych w ramach badań terenowych i analizy dokumentacji,

—	prowadzenia konsultacji ze wszystkimi zainteresowanymi stronami, a w szczególności z organizacjami zajmującymi się niezależną obserwacją sektora leśno-drzewnego,

—	przestrzegania procedur i praktyk określonych w podręczniku weryfikacji (zob. pkt 4.2.3).

Wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność nadzoruje działalność jednostek weryfikacyjnych.

4.2.3.   Podręcznik weryfikacji

Audyt weryfikacyjny (zwany dalej „audytem”) obejmuje zestaw działań w zakresie weryfikacji legalności i identyfikowalności oraz jest przedmiotem umowy o przeprowadzenie audytu między podmiotem gospodarczym a jednostką. W celu zapewnienia jednolitych wymogów weryfikacyjnych Wybrzeże Kości Słoniowej opracowuje, w ramach procesu partycypacyjnego, podręcznik weryfikacji opisujący jej aspekty administracyjne i techniczne (zwany dalej „podręcznikiem weryfikacji”), w którym wymienia mierniki. Podręcznik weryfikacji zawiera również zakres zadań, szczegółowe protokoły i narzędzia weryfikacji obejmujące różne zadania weryfikacyjne. Podręcznik jest zatwierdzany przez wspólny komitet i publikowany przez Wybrzeże Kości Słoniowej.

4.2.4.   Umowa o przeprowadzenie audytu

Podmiot gospodarczy zawiera z jednostką umowę określającą zakres weryfikacji. Weryfikacja legalności może obejmować całość działalności podmiotu gospodarczego, albo jej część, wyraźnie określoną zgodnie z tytułem prawnym dającym prawo dostępu do zasobów (na przykladład działania związane z konkretną koncesją). Weryfikacja identyfikowalności z kolei może obejmować wyłącznie dostawy drewna od podmiotów gospodarczych, tytuły prawne i działania, których legalność została zweryfikowana.

Przed rozpoczęciem działań weryfikacyjnych wymagana jest umowa o przeprowadzenie audytu między podmiotem gospodarczym a jednostką, określająca zakres, koszt i warunki weryfikacji. Kopia umowy o przeprowadzenie audytu jest udostępniana organom administracji oraz niezależnemu audytorowi poprzez jej rejestrację w systemie zarządzania danymi. Niezależni obserwatorzy mogą zapoznać się z zakresem, kosztami i warunkami weryfikacji.

4.2.5.   Plan weryfikacji i działania weryfikacyjne

Po podpisaniu umowy o przeprowadzenie audytu jednostka przygotowuje plan weryfikacji, w którym wskazuje zespół, program weryfikacji oraz harmonogram działań. Plan ten przesyła się podmiotowi gospodarczemu, a daty działań weryfikacyjnych uzgadnia się wspólnie na posiedzeniu inauguracyjnym, o którym mowa w pkt 4.2.6.

4.2.6.   Posiedzenie inauguracyjne

Na posiedzeniu inauguracyjnym jednostka analizuje cel audytu, jego zakres, harmonogram i metodykę, w obecności podmiotu gospodarczego, tak aby umożliwić mu zadawanie pytań dotyczących metod i przebiegu działań weryfikacyjnych. Poprzez rejestrację w systemie zarządzania danymi protokół z posiedzenia i plan weryfikacji udostępnia się, za zgodą podmiotu gospodarczego, odpowiednim organom administracji, niezależnym obserwatorom i niezależnemu audytorowi.

4.2.7.   Czynności w ramach audytu

W celu zebrania dowodów zgodności z wymogami legalności określonymi w matrycach legalności zawartych w załączniku II jednostka przeprowadza weryfikację na wielu poziomach:

a)

weryfikacja dokumentacji pierwszego szczebla: celem jest sprawdzenie istnienia i zgodności wszystkich dokumentów określonych w podręczniku weryfikacji. Weryfikacja ta obejmuje: (i) weryfikację istnienia wszystkich dokumentów dotyczących legalności w systemie zarządzania danymi. W przypadku brakujących dokumentów jednostka zwraca się do podmiotu gospodarczego oraz – w stosownych przypadkach – do zainteresowanego organu administracji o uzupełnienie brakujących elementów; (ii) weryfikację zgodności dokumentów, w szczególności zgodności pieczęci, podpisów, dat i innych elementów formalnych oraz ważności danych zawartych w tych dokumentach; oraz (iii) weryfikację wewnętrznego systemu identyfikowalności podmiotu gospodarczego z wykorzystaniem funkcji systemu zarządzania danymi;

b)

weryfikacja dokumentacji drugiego szczebla: na podstawie oceny ryzyka audyt obejmuje szczegółową weryfikację autentyczności, zgodności i ważności dokumentów. Szczegółowa weryfikacja dokumentacji obejmuje: (i) weryfikację autentyczności dokumentów w organach administracji i organach, które wydały dane dokumenty; (ii) weryfikację zgodności z procedurą wydawania dokumentów, w tym z procedurą wydawania tytułów prawnych dotyczących pozyskania drewna, przetwarzania i wprowadzania do obrotu; (iii) dokładną weryfikację danych zawartych w miernikach, w szczególności w drodze kontroli krzyżowych z innymi dokumentami oraz (iv) dokładną weryfikację wewnętrznego systemu identyfikowalności podmiotu gospodarczego;

c)

weryfikacja w terenie: na podstawie analizy ryzyka każdy audyt obejmuje co najmniej jedną wizytę w terenie w celu sprawdzenia, czy istnienie i zgodność mierników faktycznie odpowiadają poszanowaniu w terenie warunków legalności określonych w definicji drewna wyprodukowanego legalnie w załączniku II.

Analizy ryzyka, o których mowa w lit. b) i c), są przeprowadzane przez jednostki. Uwzględniają one wyniki poprzednich weryfikacji (przeprowadzonych w ramach tych samych i poprzednich audytów), informacje zgłoszone lub opublikowane w ramach niezależnej obserwacji, skargi otrzymane w systemie rozpatrywania skarg, ewentualne prywatne świadectwa i elementy uznane za istotne w tym celu przez odpowiednie organy administracji, CNGF, wspólny komitet lub niezależnego audytora. Oznacza to, że działania weryfikacyjne i harmonogram uzgodnione przez podmiot gospodarczy i jednostkę na posiedzeniu inauguracyjnym mogą zostać uzupełnione dodatkowymi działaniami i misjami w oparciu o elementy wykryte lub przekazane po tym etapie. W podręczniku weryfikacji szczegółowo opisuje się, w jaki sposób jednostka przeprowadza te analizy ryzyka na poszczególnych etapach audytu. Wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność określa w systemie zarządzania danymi dane, które należy uwzględnić w analizie ryzyka, oraz regularnie je aktualizuje.

4.2.8.   Posiedzenie zamykające

Na posiedzeniu zamykającym jednostka przedstawia podmiotowi gospodarczemu wyniki i wnioski z weryfikacji, w szczególności wszelkie stwierdzone problemy. Przy tej okazji podmiot gospodarczy ma możliwość zadawania pytań dotyczących wyników weryfikacji oraz udzielania odpowiedzi lub wyjaśnień dotyczących elementów przedstawionych przez jednostkę. Poprzez rejestrację w systemie zarządzania danymi protokół z posiedzenia udostępnia się odpowiednim organom administracji, niezależnym obserwatorom i niezależnemu audytorowi.

4.2.9.   Sprawozdanie z audytu

Jednostka sporządza sprawozdanie z audytu zgodnie ze wzorem określonym w podręczniku weryfikacji. Zawiera ono opis wszelkich stwierdzonych przypadków braku zgodności oraz propozycję stwierdzenia zgodności lub braku zgodności działań i dostaw określonych w umowie o przeprowadzenie audytu. Projekt sprawozdania z audytu przesyła się podmiotowi gospodarczemu, który może udzielić wyjaśnień lub odpowiedzi.

Po rozpatrzeniu odpowiedzi podmiotu gospodarczego sprawozdanie końcowe oraz – w stosownych przypadkach – uwagi otrzymane od podmiotu gospodarczego udostępnia się, poprzez rejestrację w systemie zarządzania danymi, organom administracji, niezależnym obserwatorom i niezależnemu audytorowi.

4.2.10.   Podjęcie decyzji w sprawie legalności

Wnioski i zalecenia jednostki umożliwiają wydziałowi odpowiedzialnemu za legalność w leśnictwie i identyfikowalność podjęcie decyzji w sprawie zgodności lub braku zgodności poprzez przydzielenie podmiotowi gospodarczemu odpowiednio zielonego lub czerwonego światła w systemie zarządzania danymi w zależności od zakresu przeprowadzonej weryfikacji (zob. pkt 4.2.4.).

Możliwe są dwa scenariusze:

—

jeżeli podmiot gospodarczy nie kwestionuje wniosków lub zaleceń przedstawionych w sprawozdaniu z audytu, wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność podejmuje decyzję w terminie nieprzekraczającym 7 dni kalendarzowych. Jeżeli wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność postanowi przypisać czerwone światło (brak zgodności), jednostka i podmiot gospodarczy otrzymują informacje o argumentach uzasadniających tę decyzję w systemie zarządzania danymi,

—

jeżeli podmiot gospodarczy nie zgadza się z wnioskami lub zaleceniami przedstawionymi w sprawozdaniu z audytu lub z jakiegokolwiek innego powodu uznanego za istotny przez wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność, wydział ten może przewidzieć przedłużenie terminu na podjęcie decyzji. Wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność informuje podmiot gospodarczy o przedłużeniu terminu w systemie zarządzania danymi lub na piśmie w terminie nieprzekraczającym 7 dni kalendarzowych.

Od decyzji wydziału odpowiedzialnego za legalność w leśnictwie i identyfikowalność można się odwołać, korzystając z systemu rozpatrywania skarg określonego w pkt 11 (odwołanie do wydziału odpowiedzialnego za legalność w leśnictwie i identyfikowalność, a następnie, w razie potrzeby, odwołanie do CNGF).

W przypadku braku zgodności (czerwone światło) i po rozwiązaniu problemu braku zgodności podmiot gospodarczy może ponownie zawrzeć z jednostką umowę o przeprowadzenie specjalnego audytu weryfikacyjnego w celu potwierdzenia usunięcia braku zgodności. Jeżeli jednak potwierdzenie usunięcia braku zgodności nie wymaga ponownej weryfikacji w terenie, wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność może to potwierdzić bez konieczności organizowania specjalnego audytu przez podmiot gospodarczy.

Zgodność (zielone światło) ważna jest przez okres roku, po upływie którego podmiot gospodarczy musi zlecić nowy audyt uwzględniający wyniki poprzedniego.

W okresie ważności zgodność może zostać zawieszona lub unieważniona przez wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność, w stosownych przypadkach na podstawie decyzji CNGF po rozpatrzeniu sprawy dotyczącej skargi. Decyzję o zawieszeniu lub unieważnieniu podejmuje się na podstawie nowych informacji, skarg, audytów specjalnych (zob. pkt 4.2.12.) lub innych istotnych elementów. Uzasadnienie podaje się do wiadomości podmiotu gospodarczego w systemie zarządzania danymi. Jeżeli system zarządzania danymi nie działa, wiadomość ta jest przekazywana podmiotowi gospodarczemu na piśmie.

4.2.11.   Podjęcie decyzji w sprawie identyfikowalności

Ponieważ jednostka może weryfikować identyfikowalność dostaw drewna na różnych etapach łańcucha dostaw jedynie w momencie przeprowadzania audytu, sprawozdanie zawiera wnioski i zalecenia dotyczące ogólnej identyfikowalności działań aktualne w czasie audytu.

Po otrzymaniu wniosku o wydanie zezwolenia FLEGT wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność weryfikuje identyfikowalność dostawy objętej wnioskiem, korzystając z systemu zarządzania danymi oraz z uwzględnieniem sprawozdania jednostki.

Wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność może zwrócić się do podmiotu gospodarczego o dodatkowe informacje lub zażądać specjalnego lub dodatkowego audytu, jak przewidziano w pkt 4.2.12.

4.2.12.   Audyty specjalne lub dodatkowe

W okresie, w odniesieniu do którego weryfikowano legalność, podmioty gospodarcze, których to dotyczy, są zobowiązane do informowania wydziału odpowiedzialnego za legalność w leśnictwie i identyfikowalność o wszelkich istotnych zmianach w zakresie własności, struktur, zarządzania lub odnośnych działań. Wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność może zwrócić się do podmiotu gospodarczego o przeprowadzenie specjalnego lub dodatkowego audytu na podstawie tych informacji oraz na podstawie wszelkich innych elementów uznanych za istotne.

Dodatkowy audyt odpowiada nowemu audytowi zgodnie z pkt 4.2.4–4.2.11. oraz uwzględnia istotne wyniki poprzedniego audytu. Audyt specjalny umożliwia weryfikację konkretnych punktów w celu uzupełnienia wyników poprzedniego audytu (tj. przeprowadzonego mniej niż 12 miesięcy przed audytem specjalnym). Audyt specjalny umożliwia również potwierdzenie usunięcia przypadków braku zgodności stwierdzonych w trakcie poprzedniego audytu. W związku z tym wyniki audytu specjalnego są ważne jedynie przez pozostały okres ważności pierwotnego audytu, który audyt specjalny uzupełnia. Podręcznik weryfikacji zawiera szczegółowe ustalenia dotyczące audytów dodatkowych i specjalnych.

5.   Uznawanie świadectw prywatnych i publicznych

W celu uznania dobrych praktyk w sektorze leśno-drzewnym w ramach procedury oceny ryzyka można stosować prywatne systemy certyfikacji, które obejmują weryfikację zgodności z mającymi zastosowanie przepisami.

W tym celu Wybrzeże Kości Słoniowej ocenia prywatne systemy certyfikacji zgodnie z wymogami systemu zapewniania legalności oraz sporządza wykaz uznanych prywatnych systemów certyfikacji, które będą mogły być uwzględnione w analizie ryzyka. Wykaz ten jest przekazywany wspólnemu komitetowi i publikowany na stronie internetowej ministerstwa leśnictwa. Wykaz uznanych systemów jest poddawany ponownej ocenie oraz – w razie potrzeby – regularnie aktualizowany.

Wybrzeże Kości Słoniowej może opracować procedury umożliwiające, aby prywatny audyt certyfikacyjny uznany zgodnie z akapitem drugim mógł stanowić równocześnie audyt weryfikacyjny. Procedury te powinny zostać wyszczególnione w podręczniku weryfikacji.

Legalność drewna przywożonego posiadającego zezwolenie FLEGT lub zezwolenie CITES uznaje się z mocy prawa. Prywatne i publiczne systemy certyfikacji mogą być również wykorzystywane do potwierdzenia legalnego pochodzenia drewna przywożonego.

6.   System zarządzania danymi

Wybrzeże Kości Słoniowej ustanawia scentralizowany krajowy system dokumentowania, kontroli i weryfikacji legalności i identyfikowalności.

Systemem zarządzania danymi zarządza wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność. Upoważnione podmioty gospodarcze i organy administracji mają dostęp do systemu w celu rejestrowania danych i dokumentów wykorzystywanych do weryfikacji legalności. Organy administracji są również upoważnione do zatwierdzania danych w systemie. W szczególnych przypadkach dokumenty można składać lub przesyłać do organów administracji na piśmie. Jeżeli system zarządzania danymi nie działa, kopie dokumentów, które muszą zostać w nim zarejestrowane, przekazuje się organom administracji na piśmie i udostępnia do celów niezależnej obserwacji i niezależnego audytu. Po ponownym uruchomieniu systemu odnośne dokumenty rejestruje się zgodnie z podręcznikiem weryfikacji.

Jednostki weryfikacyjne mogą uzyskać dostęp do systemu zarządzania danymi bez prawa do wprowadzania zmian w celu przeprowadzenia weryfikacji dokumentów stanowiącej część ich zadań. Jednostki mogą również rejestrować różne dokumenty sporządzane w ramach weryfikacji, zgodnie z pkt 4.2.

Niezależny audytor i organizacje społeczeństwa obywatelskiego zaangażowane w niezależną obserwację mają dostęp do systemu zarządzania danymi bez prawa do wprowadzania zmian w celu zapoznania się ze wszystkimi istotnymi lub stosownymi informacjami, dokumentami i danymi, które umożliwiają ocenę właściwego wdrożenia i skuteczności systemu zapewniania legalności.

Wybrzeże Kości Słoniowej opracowuje i publikuje warunki i procedury uzyskiwania praw dostępu do systemu zarządzania danymi oraz określa dane dostępne publicznie.

7.   Postępowanie w przypadku braku zgodności

Brak zgodności można stwierdzić i wyeliminować na różnych etapach weryfikacji. O wszelkich przypadkach braku zgodności stwierdzonych podczas weryfikacji powiadamia się podmiot gospodarczy oraz, w stosownych przypadkach, wydział organu administracji, aby umożliwić wniesienie dodatkowych elementów i podjęcie działań naprawczych w celu rozwiązania problemu.

W odniesieniu do przypadków braku zgodności, które związane są z zakresem kompetencji organów państwa właściwych w zakresie wydawania dokumentów i kontroli, jednostka weryfikacyjna informuje o nich wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność oraz odpowiedni wydział organu administracji w systemie zarządzania danymi. Grupa robocza, obejmująca przedstawicieli różnych wydziałów organów administracji, których dotyczy system zapewniania legalności, pomaga w rozpatrywaniu i rozwiązywaniu przypadków braku zgodności oraz może wydawać zalecenia w tym zakresie dla wydziałów, których to dotyczy. Wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność zapewnia obsługę sekretariatu grupy roboczej.

8.   Wydawanie zezwoleń FLEGT i publicznych świadectw legalności

Zezwolenia FLEGT są sposobem potwierdzenia, że drewno jest legalnie produkowane i identyfikowalne. Zezwolenia wydaje się po weryfikacji zgodności z prawem i identyfikowalności drewna przeznaczonego na wywóz do Unii.

Zezwolenie FLEGT jest wymagane w odniesieniu do każdego wywozu drewna, zgodnie z wykazem drewna i produktów w załączniku I, do państw członkowskich Unii. Zezwolenia wydaje organ wydający zezwolenia, wyznaczony lub ustanowiony przez ministra leśnictwa i podlegający jego zwierzchnictwu.

Procedurę wydawania zezwoleń FLEGT i specyfikacje techniczne tych zezwoleń określono w załączniku V do niniejszej Umowy.

Legalność drewna przeznaczonego na rynki eksportowe poza Unią potwierdza się natomiast publicznymi świadectwami legalności, wydawanymi przez Wybrzeże Kości Słoniowej po weryfikacji legalności i identyfikowalności zgodnie z niniejszym załącznikiem. Publiczne świadectwa legalności mogą zostać wydane w odniesieniu do drewna przeznaczonego do konsumpcji krajowej po weryfikacji w systemie zapewniania legalności, czy drewno zostało wyprodukowane legalnie.

9.   Niezależny audyt

W ramach niezależnego audytu ocenia się właściwe wdrożenie i skuteczność systemu zapewniania legalności. Umożliwia on również identyfikację luk i niedociągnięć we wdrażaniu systemu zapewniania legalności oraz przedstawianie propozycji zaleceń wspólnemu komitetowi.

W stosownych przypadkach podczas procesu weryfikacji uwzględnia się luki i niedociągnięcia we wdrażaniu systemu zapewniania legalności stwierdzone przez niezależnego audytora, w szczególności w ramach analiz ryzyka służących określeniu potrzeby weryfikacji drugiego szczebla i weryfikacji w terenie.

Zakres zadań niezależnego audytu określono w załączniku VI.

10.   Niezależna obserwacja

System zapewniania legalności obejmuje niezależną obserwację prowadzoną przez organizacje społeczeństwa obywatelskiego. Niezależna obserwacja jest misją niepaństwową mającą na celu obserwację działalności leśnej i rolno-leśnej przewidzianą w przepisach Wybrzeża Kości Słoniowej i prowadzoną przez organizacje społeczeństwa obywatelskiego w celu gromadzenia i wymiany wiarygodnych i weryfikowalnych informacji na temat gospodarki leśnej na rzecz poprawy zarządzania w leśnictwie. Jest to zatem działalność wykonywana stale lub przez okres kadencji. Niezależna obserwacja może być zatem wykonywana przez podmioty zewnętrzne lub być objęta mandatem.

W kontekście systemu zapewniania legalności niezależna obserwacja obejmuje w szczególności następujące działania:

—	organizację misji niezależnej obserwacji,

—	udział w charakterze obserwatora w misjach kontrolnych i audytach weryfikacyjnych w terenie,

—	identyfikację nieprawidłowości, poszlak, przypadków naruszenia przepisów mających zastosowanie do działalności leśnej oraz sporządzanie sprawozdań z niezależnej obserwacji,

—	powiadamianie zainteresowanych stron o zaobserwowanych nielegalnych działaniach.

Organizacje prowadzące niezależną obserwację mają dostęp do systemu zarządzania danymi.

Sprawozdania z niezależnej obserwacji są rejestrowane w systemie zarządzania danymi oraz uwzględniane w procesie weryfikacji, w szczególności w ramach analiz ryzyka służących określeniu potrzeb w zakresie weryfikacji drugiego szczebla i weryfikacji w terenie, a także potrzeb przeprowadzenia szczególnego lub dodatkowego audytu.

Organizacje prowadzące działania w zakresie niezależnej obserwacji mogą – na własny koszt – towarzyszyć audytom, przestrzegając przy tympoufności tajemnic handlowych.

Niezależna obserwacja jest ukierunkowana na podmioty gospodarcze i ich działalność, ale obejmuje również funkcjonowanie właściwych organów państwa, w szczególności w odniesieniu do wydawania dokumentów i kontroli, oraz działalność jednostek weryfikacyjnych.

11.   System rozpatrywania skarg

System zapewniania legalności przewiduje możliwość składania przez różne zaangażowane podmioty skarg dotyczących kontroli i weryfikacji legalności i identyfikowalności, a także wydawania zezwoleń FLEGT.

System rozpatrywania skarg w ramach systemu zapewniania legalności jest mechanizmem zapobiegania konfliktom i sporom związanym z weryfikacją legalności drewna oraz rozwiązywania tych konfliktów i sporów w drodze dialogu. Umożliwia on zatem zainteresowanym stronom systemu zapewniania legalności składanie skarg, zażaleń, sprzeciwów lub wszelkich innych form roszczeń do odpowiednich organów.

Organami odpowiedzialnymi za zarządzanie skargami są wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność oraz CNGF.

W odniesieniu do rozpatrywania skarg wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność wykonuje następujące zadania:

—	przyjmuje i rejestruje skargi i oświadczenia ustne i pisemne w ewidencji skarg systemu zarządzania danymi,

—	rozpatruje odwołania, jeżeli skarga dotyczy jednej z jego własnych decyzji,

—	wyszukuje i gromadzi wszelkie niezbędne informacje oraz przeprowadza niezbędne konsultacje,

—	przedstawia zalecenia dla CNGF,

—	przygotowuje i przekazuje CNGF okresowe sprawozdania z rozpatrywania skarg i zarządzania skargami,

—	zapewnia, aby rozwiązania dotyczące skarg były wdrażane w wyznaczonych terminach.

W odniesieniu do rozpatrywania skarg CNGF wykonuje następujące zadania:

—	formułuje niezbędne wskazówki i wytyczne dotyczące wdrożenia systemu rozpatrywania skarg,

—	zapewnia monitorowanie i ocenę wdrożenia systemu rozpatrywania skarg,

—	rozpatruje odwołania od decyzji podjętych przez wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność po bezskutecznym odwołaniu,

—	przygotowuje i przekazuje wspólnemu komitetowi okresowe sprawozdania z rozpatrywania skarg i zarządzania skargami.

Aby zapewnić szeroki dostęp do systemu rozpatrywania skarg, istnieje możliwość składania skarg anonimowych. Organizacje społeczeństwa obywatelskiego, tradycyjne wodzostwo i władze oraz związki zawodowe pracowników mogą również złożyć skargę w imieniu – odpowiednio – społeczności lokalnych lub pracowników.

Procedurę rozpatrywania skarg, w tym terminy składania odwołań, określa się w podręczniku weryfikacji.

ZAŁĄCZNIK IV

WARUNKI REGULUJĄCE DOPUSZCZENIE DO OBROTU W UNII DREWNA I PRODUKTÓW Z DREWNA WYWIEZIONYCH Z WYBRZEŻA KOŚCI SŁONIOWEJ I OBJĘTYCH ZEZWOLENIEM FLEGT

1.   Ramy ogólne

Postanowienia niniejszego załącznika opierają się na rozporządzeniu (WE) nr 2173/2005 i rozporządzeniu wykonawczym Komisji (WE) nr 1024/2008 z dnia 17 października 2008 r. ustanawiającym szczegółowe środki dla wykonania rozporządzenia (WE) nr 2173/2005 (1), które regulują warunki wprowadzania na rynek Unii drewna i produktów z drewna objętych zezwoleniem FLEGT pochodzących z kraju partnerskiego.

2.   Przetwarzanie zezwoleń FLEGT

Zezwolenie FLEGT przedkłada się właściwym organom państwa członkowskiego Unii, w którym dostawa, której towarzyszy, jest zgłaszana do dopuszczenia do obrotu. Można tego dokonać drogą elektroniczną lub inną szybką metodą.

Niezwłocznie po uznaniu zezwolenia FLEGT właściwe organy, o których mowa w akapicie pierwszym, informują o tym organy celne zgodnie z obowiązującymi procedurami krajowymi.

3.   Kontrola dokumentacji zezwoleń FLEGT

Zezwolenia FLEGT w formie papierowej sporządza się zgodnie ze wzorem określonym w dodatku 1 do załącznika V. Każde zezwolenie FLEGT, które nie spełnia wymogów i specyfikacji określonych w załączniku V, jest nieważne.

Zezwolenie FLEGT uznaje się za nieważne, jeżeli zostanie złożone po wskazanej w nim dacie wygaśnięcia.

Zezwolenie FLEGT nie może zawierać żadnych skreśleń ani zmian.

Żadne przedłużenie ważności zezwolenia FLEGT nie jest uznawane, chyba że zostało zatwierdzone przez organ wydający zezwolenia.

Nie są uznawane żadne duplikaty zezwoleń FLEGT lub dokumenty zastępcze, chyba że zostały wydane i zatwierdzone przez organ wydający zezwolenia.

4.   Wniosek o udzielenie informacji dodatkowych

W razie wątpliwości dotyczących ważności lub autentyczności zezwolenia FLEGT, duplikatu zezwolenia lub dokumentu zastępczego właściwy organ może wystąpić do organu wydającego zezwolenia o dodatkowe informacje.

Do wniosku można załączyć kopię zezwolenia FLEGT, duplikatu zezwolenia lub dokumentu zastępczego dotyczącego danego zezwolenia FLEGT.

5.   Weryfikacja zgodności dostawy z zezwoleniem FLEGT

Jeżeli właściwe organy uznają, że konieczna jest dodatkowa weryfikacja dostawy, zanim będą one mogły zadecydować, czy uznać dane zezwolenie FLEGT, można przeprowadzić kontrole mające na celu ustalenie, czy dana dostawa odpowiada informacjom przedstawionym w zezwoleniu FLEGT oraz zapisom dotyczącym danego zezwolenia FLEGT, będącym w posiadaniu organu wydającego zezwolenia.

W przypadku gdy objętość lub masa drewna i produktów z drewna w dostawie zgłoszonej do dopuszczenia do obrotu nie różni się o więcej niż 10 % od objętości lub masy wskazanej w odnośnym zezwoleniu FLEGT, uznaje się, że dostawa odpowiada informacjom przedstawionym w zezwoleniu FLEGT w odniesieniu do objętości lub masy.

W przypadku wątpliwości co do zgodności dostawy z zezwoleniem FLEGT właściwy organ może zwrócić się o dalsze wyjaśnienia do organu wydającego zezwolenia.

Organ wydający zezwolenia może zwrócić się do właściwego organu o przesłanie kopii danego zezwolenia FLEGT lub dokumentu zastępczego.

W stosownych przypadkach organ wydający zezwolenia cofa zezwolenie FLEGT i wydaje poprawioną wersję zgodnie z zasadami przewidzianymi w załączniku V.

Jeżeli właściwy organ nie otrzyma odpowiedzi w terminie 21 dni kalendarzowych po zwróceniu się z wnioskiem o dalsze wyjaśnienia, właściwy organ nie uznaje zezwolenia FLEGT i postępuje zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami.

Zezwolenie FLEGT nie zostaje uznane, jeżeli ustalono, w zależności od przypadku – po przekazaniu dodatkowych informacji, o jakie wystąpiono zgodnie z pkt 4, lub w następstwie dalszego dochodzenia przeprowadzonego zgodnie z niniejszą sekcją – że zezwolenie FLEGT nie odpowiada dostawie.

6.   Weryfikacja przed przybyciem dostawy

Zezwolenie FLEGT można przedłożyć przed przybyciem dostawy, której towarzyszy.

Zezwolenie FLEGT zostaje uznane, jeżeli spełnia wszystkie wymogi określone w załączniku V i jeżeli nie uznano za konieczne przeprowadzenia dodatkowych weryfikacji zgodnie z pkt 4 i 5 niniejszego załącznika.

7.   Inne kwestie

Koszty poniesione w trakcie przeprowadzania weryfikacji pokrywa importer, chyba że przepisy i procedury zainteresowanego państwa członkowskiego Unii przewidują inaczej.

Jeżeli w ramach weryfikacji zezwoleń FLEGT pojawiają się utrzymujące się spory lub trudności, dana kwestia może zostać skierowana do wspólnego komitetu, o czym informuje się także organ wydający zezwolenia.

8.   Dopuszczenie do obrotu

W polu 44 jednolitego dokumentu administracyjnego, za pomocą którego dokonywane jest zgłoszenie celne o dopuszczenie do obrotu, wpisuje się numer zezwolenia FLEGT obejmującego drewno i produkty z drewna podlegające temu zgłoszeniu.

Jeśli zgłoszenie celne jest dokonywane przy użyciu technik przetwarzania danych, numer wpisuje się w przeznaczonym do tego polu.

Drewno i produkty z drewna mogą zostać dopuszczone do obrotu dopiero po zakończeniu procedury opisanej w niniejszym załączniku.

---

(1)   Dz.U. UE L 277 z 18.10.2008, s. 23.

ZAŁĄCZNIK V

PROCEDURA WYDAWANIA ZEZWOLEŃ FLEGT ORAZ SPECYFIKACJE TECHNICZNE TYCH ZEZWOLEŃ

1.   Ogólne postanowienia dotyczące zezwoleń FLEGT

Zgodnie z art. 6 niniejszej Umowy zezwolenia FLEGT są środkiem poświadczającym, że drewno i produkty z drewna zostały wyprodukowane legalnie i że prześledzono ich drogę zgodnie z postanowieniami przewidzianymi w załączniku III.

Zezwolenie FLEGT jest obowiązkowe w odniesieniu do wywozu jakiegokolwiek rodzaju drewna i produktów z drewna, zgodnie z wykazem produktów w załączniku I, do państw członkowskich UE. W przypadku innych państw wydane zostanie publiczne świadectwo potwierdzające legalność i identyfikowalność drewna zgodnie z wymogami systemu zapewniania legalności.

Zezwolenie FLEGT wydaje się w odniesieniu do pojedynczej dostawy realizowanej przez jednego eksportera do Unii.

Szczegółowe wymogi i procedury dotyczące wydawania, odnawiania lub przedłużania ważności, wycofywania i zastępowania zezwoleń FLEGT oraz zarządzania tymi zezwoleniami określa się w podręczniku weryfikacji, o którym mowa w pkt 4.2.3 załącznika III.

2.   Organ wydający zezwolenia

Organ wydający zezwolenia jest organem podlegającym ministerstwu leśnictwa.

Skład, uprawnienia i zasady funkcjonowania organu wydającego zezwolenia określa się w akcie regulacyjnym.

Organ wydający zezwolenia jest organem właściwym w zakresie wymiany informacji między Wybrzeżem Kości Słoniowej a właściwymi organami w kwestiach dotyczących zezwoleń FLEGT.

3.   Procedura wydawania zezwoleń FLEGT

Zezwolenie FLEGT wydaje się po weryfikacji zgodności z prawem i identyfikowalności wywożonego drewna i produktów z drewna, jak określono w załączniku III.

Zezwolenie FLEGT uzyskuje się zgodnie z następującą procedurą:

—	etap 1 – złożenie wniosku: eksporter wypełnia i składa wniosek o wydanie zezwolenia FLEGT na formularzu określonym przez organ wydający zezwolenia,

—	etap 2 – rozpatrzenie wniosku: organ wydający zezwolenia sprawdza, czy zgodność wywożonych produktów z drewna została zweryfikowana zgodnie z załącznikiem III,

—

etap 3 – decyzja o wydaniu zezwolenia: — w przypadku stwierdzenia zgodności organ wydający zezwolenia wydaje eksporterowi zezwolenie FLEGT, — w przypadku stwierdzenia braku zgodności organ wydający zezwolenia odrzuca wniosek i informuje o tym eksportera. Procedurę postępowania w przypadku stwierdzenia braku zgodności opisano w załączniku III.

Wnioski o wydanie zezwolenia FLEGT są składane i przetwarzane elektronicznie za pomocą systemu zarządzania danymi. Można je jednak złożyć i przetwarzać w formie papierowej w przypadku awarii systemu zarządzania danymi. W przypadku składania wniosku o zezwolenie FLEGT w formie papierowej musi mu towarzyszyć świadectwo legalności i identyfikowalności wydane przez wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność zgodnie z procedurami opisanymi w załączniku III.

Organ wydający zezwolenia może cofnąć zezwolenie FLEGT zawierające błąd i wydać poprawione zezwolenie opatrzone adnotacją „Zezwolenie skorygowane”, uwierzytelnione pieczęcią i podpisem organu wydającego zezwolenia.

Wydanie zezwolenia FLEGT jest uzależnione od uiszczenia opłaty, której kwotę i sposób uiszczenia określa się w akcie regulacyjnym.

4.   Ogólna charakterystyka zezwoleń FLEGT

Zezwolenie FLEGT wydaje się w formie papierowej lub elektronicznej.

Zezwolenie zawiera informacje określone w dodatku 1, zgodnie z notami wyjaśniającymi zawartymi w dodatku 2.

W przypadku złożonych dostaw, w odniesieniu do których nie jest możliwe podanie wszystkich wymaganych informacji określonych w pierwszym wzorze zamieszczonym w dodatku 1, dodaje się załącznik zatytułowany „Dodatkowy opis towarów dołączony do zezwolenia FLEGT”. Załącznik ten zawiera informacje jakościowe i ilościowe dotyczące opisu dostawy, jak określono w dodatku 1. W takim przypadku w odnośnych polach zezwolenia FLEGT zamiast informacji na temat dostawy umieszcza się odniesienie do załącznika.

Zezwolenie FLEGT jest ważne od dnia jego wydania.

Zezwolenie FLEGT jest ważne przez 6 miesięcy, z możliwością odnowienia lub przedłużenia na okres nieprzekraczający 3 miesięcy. Data wygaśnięcia jest określona w zezwoleniu FLEGT.

Po wygaśnięciu zezwolenie FLEGT uważa się za nieważne.

Jeżeli drewno i produkty z drewna objęte zezwoleniem FLEGT zostały zniszczone, zezwolenie traci ważność, a podmiot gospodarczy informuje o tym organ wydający zezwolenia.

5.   Charakterystyka zezwoleń FLEGT w formie papierowej

Zezwolenia FLEGT w formie papierowej sporządza się zgodnie ze wzorem zezwolenia określonym w dodatku 1.

Zezwolenie FLEGT sporządza się w formacie A4.

Zezwolenie FLEGT wydaje się w sześciu egzemplarzach oznaczanych w następujący sposób:

—	egzemplarz z oznaczeniem ORIGINAL jest przeznaczony dla właściwego organu państwa członkowskiego Unii, w którym dostawa objęta tym zezwoleniem jest zgłaszana do dopuszczenia do obrotu,

—	egzemplarz z oznaczeniem AUTORITÉ DOUANIÈRE DE L'UNION EUROPÉENNE jest przeznaczony dla organu celnego Unii,

—	egzemplarz z oznaczeniem EXPORTATEUR jest przeznaczony dla wnioskodawcy ubiegającego się o zezwolenie FLEGT,

—	egzemplarz z oznaczeniem AUTORITÉ DOUANIÈRE DE LA CÔTE D'IVOIRE jest przeznaczony dla organu celnego Wybrzeża Kości Słoniowej,

—	egzemplarz z oznaczeniem AUTORITÉ DE DÉLIVRANCE DES AUTORISATIONS FLEGT jest zatrzymywany przez organ wydający zezwolenia,

—	egzemplarz z oznaczeniem ARCHIVES jest przeznaczony dla archiwum prowadzonego przez ministerstwo leśnictwa Wybrzeża Kości Słoniowej.

Zezwolenia FLEGT sporządza się na maszynie do pisania lub komputerze. W razie konieczności zezwolenia mogą być też wypełnione odręcznie. Ilości są wprowadzane przez organ wydający zezwolenia w taki sposób, aby uniemożliwić wstawienie dodatkowych cyfr lub adnotacji.

Zatwierdzenie organu wydającego zezwolenia umieszcza się na każdym egzemplarzu zezwolenia w postaci podpisu fizycznego i suchej pieczęci organu wydającego zezwolenia.

Zezwolenie FLEGT jest opatrzone numerem referencyjnym i kodem kreskowym. Formularz nie może zawierać żadnych skreśleń ani zmian.

Zezwolenie FLEGT sporządza się i wypełnia w języku francuskim.

Z wyjątkiem egzemplarzy przeznaczonych dla archiwum prowadzonego przez ministerstwo leśnictwa i dla organu wydającego zezwolenia wszystkie pozostałe egzemplarze przekazuje się wnioskodawcy, który zachowuje swój egzemplarz i przekazuje pozostałe egzemplarze ich adresatom.

6.   Utracone lub zniszczone zezwolenie FLEGT

W przypadku utraty lub zniszczenia jednego z egzemplarzy wymienionych w pkt 5 akapit trzeci eksporter lub jego upoważniony przedstawiciel może zwrócić się do organu wydającego zezwolenia o wydanie zastępczego zezwolenia FLEGT. Posiadacz zezwolenia FLEGT lub jego upoważniony przedstawiciel dołącza do swojego wniosku zaświadczenie o utracie danego egzemplarza wydane przez policję krajową lub żandarmerię krajową Wybrzeża Kości Słoniowej.

Organ wydający zezwolenia FLEGT wydaje zastępcze zezwolenia FLEGT w ciągu 48 godzin od otrzymania wniosku eksportera.

Zastępcze zezwolenia FLEGT zawierają informacje i wpisy znajdujące się na zezwoleniu FLEGT, które zastępują, w tym numer zezwolenia.

Zastępcze zezwolenia FLEGT zawierają adnotację „Zezwolenie zastępcze”, poświadczoną pieczęcią i podpisem organu wydającego zezwolenia.

Wydanie zastępczego zezwolenia FLEGT powoduje nieważność zezwolenia pierwotnego. W przypadku odnalezienia zagubionego lub skradzionego dokumentu należy go zniszczyć lub zwrócić organowi wydającemu zezwolenia.

7.   Wątpliwości co do ważności zezwolenia FLEGT

W razie wątpliwości dotyczących ważności zezwolenia FLEGT lub zastępczego zezwolenia FLEGT właściwy organ może wystąpić do organu wydającego zezwolenia o dodatkową weryfikację.

Organ wydający zezwolenia może – jeżeli uzna to za konieczne – zwrócić się do właściwych organów o przesłanie kopii danego zezwolenia FLEGT lub zastępczego zezwolenia FLEGT.

Jeżeli organ wydający zezwolenia uzna to za niezbędne, cofa zezwolenie FLEGT i wydaje poprawiony egzemplarz z adnotacją „Zezwolenie skorygowane”, uwierzytelnioną pieczęcią i podpisem organu wydającego zezwolenia, oraz przekazuje go właściwym organom.

Jeżeli ważność zezwolenia FLEGT zostanie potwierdzona, organ wydający zezwolenia FLEGT informuje o tym właściwe organy, najlepiej drogą elektroniczną, oraz zwraca kopie zezwolenia FLEGT. Zwrócone kopie zawierają adnotację „Potwierdzono dnia …”, uwierzytelnioną pieczęcią i podpisem organu wydającego zezwolenia.

Jeżeli dane zezwolenie FLEGT jest nieważne, organ wydający zezwolenia informuje o tym właściwe organy, najlepiej drogą elektroniczną.

8.   Specyfikacje techniczne dotyczące zezwolenia FLEGT w wersji komputerowej

Zezwolenie FLEGT może zostać wydane i przetworzone za pomocą systemów informatycznych.

W państwach członkowskich Unii, które nie mają połączenia z systemem informatycznym, udostępniane są zezwolenia w formie papierowej.

9.   Terminologia

Pojęcia użyte w dodatkach mają następujące znaczenie w kontekście w kontekście Wybrzeża Kości Słoniowej:

a)	„nazwa handlowa drewna lub produktów z drewna”: opis charakteru produktów;

b)	„środek transportu”: środek transportu z punktu wywozu – „drogą morską”/„drogą powietrzną”/„drogą lądową”;

c)	„nazwy pospolite lub botaniczne”: pospolite nazwy handlowe lub nazwy botaniczne kategorii drewna użytych w produkcie. Nie zaleca się używania nazwy zwyczajowej, jeżeli nie jest ona standardowo uznawana w handlu międzynarodowym;

d)	„kraj pozyskania”: kraj pozyskania drewna w odniesieniu do danego drewna i produktów z drewna.

Dodatki

1.

Wzór zezwolenia FLEGT Oraz wzór dodatkowego opisu towarów załączonego do zezwolenia FLEGT

2.

Noty wyjaśniające

ZAŁĄCZNIK VI

ZAKRES ZADAŃ NIEZALEŻNEGO AUDYTORA

1.   Zasady

Niezależny audyt przeprowadza się zgodnie z art. 10 niniejszej Umowy. Niezależny audyt obejmuje system zapewniania legalności, który zapewnia, aby pozyskane, transportowane, przetwarzane, wywożone, przywożone lub sprzedawane produkty wymienione w załączniku I spełniały kryteria legalności i identyfikowalności. System zapewniania legalności zapewnia również, aby organ wydający zezwolenia wydawał je wyłącznie w odniesieniu do dostaw, które spełniają wymogi tego systemu.

Zakres zadań, będący przedmiotem niniejszego załącznika, obejmuje cele, zadania i metodykę niezależnego audytu, a także ustalenia dotyczące sporządzania sprawozdań niezależnego audytora. Niniejszy załącznik określa również główne źródła informacji i zobowiązuje Strony do wspierania i ułatwiania działań niezależnego audytora, w szczególności w odniesieniu do dostępu do informacji. W zakresie zadań opisano ponadto wymagane kwalifikacje i doświadczenie. Stanowi on też podstawę do przygotowania bardziej szczegółowych dokumentów przetargowych przy zatrudnianiu niezależnego audytora.

2.   Cele

Celem niezależnego audytu jest ocena właściwego wdrożenia i skuteczności systemu zapewniania legalności.

3.   Zadania

Zadania niezależnego audytora muszą obejmować między innymi:

a)

opracowanie podręcznika audytu określającego szczegółowo wszystkie działania w ramach audytu, w tym metody i narzędzia gromadzenia informacji, oceny istotnych danych i sporządzania sprawozdań. W podręczniku procedur określa się również sposób rozpatrywania skarg oraz procedury zapewniające niezależność i poufność pracy audytorów;

b)

audyt systemu zapewniania legalności: niezależny audytor ocenia, czy system zapewniania legalności działa skutecznie i zgodnie z wymogami niniejszej Umowy. W szczególności audyt obejmuje następujące elementy: — system wydawania tytułów prawnych dotyczących pozyskania drewna, przetwarzania i wprowadzania do obrotu, — system kontroli i weryfikacji legalności (załączniki II i III), — system kontroli i weryfikacji identyfikowalności (załącznik III), — system wydawania zezwoleń FLEGT (załącznik V), — system zarządzania przypadkami braku zgodności w ramach systemu zapewniania legalności (załącznik III), — funkcjonowanie organów odpowiedzialnych za weryfikację i wydawanie zezwoleń FLEGT (załączniki III i V);

c)	identyfikację luk i niedociągnięć we wdrażaniu (1) i fazie operacyjnej (2) systemu zapewniania legalności oraz przedstawianie propozycji zaleceń wspólnemu komitetowi;

d)	ocenę wdrożenia środków naprawczych przyjętych przez wspólny komitet w celu wyeliminowania luk i niedociągnięć stwierdzonych w sprawozdaniach z kontroli i weryfikacji;

e)	złożenie wspólnemu komitetowi sprawozdania z ustaleń i zaleceń; wspólny komitet systematycznie publikuje streszczenia tych sprawozdań;

f)	przeprowadzenie wszelkich innych dochodzeń, analiz lub badań, o które wystąpi wspólny komitet, służących poparciu tez niezależnego audytu.

4.   Metodyka

Niezależny audytor jest zobowiązany:

—	wykazywać profesjonalizm i uczciwość w każdym momencie i w każdych okolicznościach,

—	postępować zgodnie z krajowymi i międzynarodowymi najlepszymi praktykami odpowiadającymi normom ISO 19011 (3) i 17021 (4) lub równoważnym,

—	opierać swoje ustalenia na faktach i potwierdzonych danych, w szczególności uzyskanych w ramach badań terenowych i audytów dokumentacji,

—	prowadzić konsultacje ze wszystkimi zainteresowanymi stronami, a w szczególności z organizacjami zajmującymi się niezależną obserwacją działalności związanej z pozyskiwaniem drewna.

Podręcznik audytu, o którym mowa w pkt 3, zaproponowany przez niezależnego audytora, jest poddawany przeglądowi i zatwierdzany przez wspólny komitet przed rozpoczęciem przez niezależnego audytora czynności audytowych zgodnie z zatwierdzonym podręcznikiem.

4.1.   Harmonogram prac

W pierwszym roku wdrażania systemu zapewniania legalności niezależny audytor przygotowuje i przedkłada wspólnemu komitetowi podręcznik audytu i plan audytu oraz przeprowadza audyt wstępny. Podczas audytu wstępnego niezależny audytor jest zobowiązany do organizacji posiedzenia inauguracyjnego, na którym upewnia się, że istnieje jednolite rozumienie jego mandatu przez różne grupy zainteresowanych stron (społeczeństwo obywatelskie, tradycyjne wodzostwo, sektor prywatny, ministerstwa i inne organy władzy). Posiedzenie to jest również okazją do poznania oczekiwań i zaleceń uczestników w związku z danym audytem. W kolejnych latach niezależny audytor przeprowadza audyty roczne przez okres co najmniej czterech lat. Następnie częstotliwość ta jest analizowana przez wspólny komitet. Niezależny audytor może również przeprowadzać niezapowiedziane audyty i audyty ad hoc, na wniosek Stron i po zatwierdzeniu przez wspólny komitet.

Na zakończenie każdego audytu niezależny audytor organizuje posiedzenie w celu przekazania wyników różnym podmiotom. Posiedzenie to jest okazją do przedstawienia sprawozdania podsumowującego zatwierdzonego przez wspólny komitet.

4.2.   Zakres prac

Czynności niezależnego audytora obejmują wszystkie zadania wymienione w pkt 3 zgodnie z podręcznikiem audytu.

W trakcie wykonywania niniejszej Umowy i zanim system zapewniania legalności stanie się w pełni operacyjny, niezależny audyt może obejmować jego części określone przez wspólny komitet.

W fazie operacyjnej niezależny audyt obejmuje wszystkie działania związane z weryfikacją: system zapewniania legalności i identyfikowalności, system wydawania zezwoleń FLEGT, system zarządzania przypadkami braku zgodności w ramach systemu zapewniania legalności oraz działania organów odpowiedzialnych za weryfikację i wydawanie zezwoleń FLEGT.

W celu ustalenia, czy podczas weryfikacji faktycznie stwierdzono ewentualne przypadki braku zgodności na poziomie kontroli i w terenie, niezależny audytor przeprowadza również audyt odpowiednich działań podejmowanych przez:

—	organy odpowiedzialne za wydawanie tytułów prawnych dotyczących pozyskania drewna, przetwarzania i wprowadzania do obrotu,

—	organy odpowiedzialne za kontrole legalności i identyfikowalności,

—	podmioty zajmujące się pozyskiwaniem drewna, przetwórców, importerów, eksporterów i przedsiębiorstwa handlowe.

Niezależny audytor wybiera odpowiednie działania na podstawie analizy ryzyka oraz – w stosownych przypadkach – z uwzględnieniem priorytetów określonych przez wspólny komitet.

4.3.   Zbieranie i przetwarzanie danych

W podręczniku audytu muszą zostać opisane procedury i praktyki zbierania potwierdzonych danych, w tym badania terenowe, dochodzenia, wywiady i przegląd dokumentacji. Musi również zostać opisane, w jaki sposób niezależny audytor odpowiada na skargi dotyczące jego własnych działań. Zbierane dane przetwarza się w sposób obiektywny (na podstawie analizy prawnej, kontroli systemu zarządzania danymi, zgodnie z zasadami etycznymi mającymi zastosowanie do zarządzania takimi danymi itp.).

4.4.   Systemy audytu

Na podstawie udokumentowanych i zarchiwizowanych ustaleń z audytu oraz dowodów uzyskanych w wyniku przeglądów dokumentacji, wywiadów, wizyt na miejscu i zbierania danych niezależny audytor określa:

—	przypadki braku zgodności stwierdzone podczas weryfikacji legalności i identyfikowalności oraz środki naprawcze mające na celu usunięcie tych przypadków,

—	mocne strony i niedociągnięcia systemu zapewniania legalności (które należy uznać za szansę na poprawę), co umożliwi ukierunkowanie działań w celu poprawy funkcjonowania i skuteczności systemu zapewniania legalności.

4.5.   Odpowiednie zasoby i zezwolenia

Niezależny audytor dysponuje wystarczającymi zasobami i niezbędnymi zezwoleniami do wykonywania swojej pracy.

4.6.   Udokumentowany system zarządzania

Niezależny audytor dysponuje odpowiednim udokumentowanym systemem zarządzania, który pozwala mu upewnić się, że jego pracownicy posiadają kompetencje i doświadczenie niezbędne do przeprowadzania skutecznego audytu oraz stosowania niezbędnej kontroli wewnętrznej i nadzoru.

5.   Sprawozdania i rozpowszechnianie informacji

Przy sporządzaniu swoich sprawozdań niezależny audytor stosuje strukturę i podejście określone w podręczniku audytu, zgodnie z ustaleniami przyjętymi wspólnie ze wspólnym komitetem. Niezależny audytor:

—	składa sprawozdania ze swoich czynności wykonywanych zgodnie z planem uzgodnionym ze wspólnym komitetem,

—	przygotowuje i przedkłada podręcznik audytu i plan audytu, które mają zostać zatwierdzone przez wspólny komitet przed przeprowadzeniem audytu,

—	przygotowuje swoje sprawozdania zgodnie z zasadami audytów uznanymi na poziomie międzynarodowym oraz określonymi w podręczniku audytu,

—	przedkłada wspólnemu komitetowi sprawozdanie wstępne w celu uzyskania uwag,

—	przedkłada wspólnemu komitetowi sprawozdanie końcowe (na podstawie otrzymanych uwag do sprawozdania wstępnego i zebranych dowodów), zawierające wszystkie istotne informacje na temat programu audytu i funkcjonowania systemu zapewniania legalności,

—

przygotowuje sprawozdanie podsumowujące, które wspólny komitet zatwierdza w celu publicznego rozpowszechniania. Sprawozdanie podsumowujące opiera się na pełnym sprawozdaniu i zawiera streszczenie jego głównych zaleceń i wniosków, w tym stwierdzonych niedociągnięć i mocnych stron systemu zapewniania legalności.

6.   Środki i źródła informacji

Główne sposoby uzyskania informacji to:

—	analiza dokumentacji i ewidencji (sprawozdań, planów, rejestrów, formularzy, akt, kart, stron internetowych, baz danych i innych),

—	wizyty w terenie,

—	wywiady z osobami zaangażowanymi w system zapewniania legalności i innymi osobami posiadającymi wiedzę fachową w tej dziedzinie,

—	konsultacje i spotkania z odpowiednimi zainteresowanymi stronami.

W przypadku wizyt w terenie niezależny audytor musi mieć dostęp do obszarów, na których zasoby leśne są pozyskiwane, transportowane, przetwarzane i sprzedawane, a także do punktów przywozu i wywozu.

Wybrzeże Kości Słoniowej zapewnia niezależnemu audytorowi pełny dostęp do wszystkich informacji, dokumentów i baz danych, które są istotne w kontekście oceny właściwego wdrożenia i skuteczności systemu zapewniania legalności. W przypadku wątpliwości co do znaczenia, istotności lub poufności danej informacji w kontekście niezależnego audytu sprawa zostaje przekazana do oceny wspólnemu komitetowi. Dostęp do informacji obejmuje informacje będące w posiadaniu ministerstwa leśnictwa oraz informacje będące w posiadaniu innych ministerstw i organów władzy zaangażowanych w system zapewniania legalności. W szczególności niezależny audytor ma dostęp do informacji pochodzących z systemu zapewniania legalności oraz jego komponentów i innych źródeł, takich jak audyty publikowane przez inne państwa, które ustanowiły system zezwoleń FLEGT.

Zainteresowane strony, które mogą dostarczyć istotnych informacji, to:

a)	podmioty państwowe: — ministerstwo leśnictwa oraz inne ministerstwa i inne organy władzy zaangażowane w system zapewniania legalności. Wszystkie te organy administracji uznaje się za główne źródła informacji na potrzeby niezależnego audytora;

b)

podmioty niepaństwowe: — organizacje społeczeństwa obywatelskiego (w szczególności organizacje odpowiedzialne za niezależną obserwację) oraz międzynarodowe organizacje pozarządowe działające w sektorach związanych z systemem zapewniania legalności, — organizacje odpowiedzialne za prywatne dobrowolne systemy certyfikacji legalności i identyfikowalności, — prywatne podmioty gospodarcze (podmioty zajmujące się pozyskiwaniem drewna, przetwórcy, eksporterzy i inni), — tradycyjne wodzostwo, — firmy doradcze, osoby posiadające wiedzę fachową w tej dziedzinie oraz eksperci.

7.   Wymagane kwalifikacje

a)

Niezależny audytor musi posiadać następujące kwalifikacje: — udokumentowane doświadczenie w zakresie audytu i oceny zgodności w dziedzinie gospodarki leśnej, obróbki drewna, identyfikowalności drewna, ceł i systemów zarządzania łańcuchem dostaw, — dobrą znajomość krajowego, subregionalnego oraz międzynarodowego handlu drewnem i produktami z drewna oraz komercyjnego sektora leśno-drzewnego, — dobrą znajomość sektora drzewnego w Wybrzeżu Kości Słoniowej, — doskonałe kompetencje w zakresie komunikacji ustnej i pisemnej w języku francuskim, — udokumentowaną umiejętność współpracy z szerokim gronem zainteresowanych stron, — co najmniej certyfikat ISO 9001 (5), — dobrą znajomość norm ISO 19011 i 17021 lub norm równoważnych.

b)

Niezależny audytor musi ponadto spełniać następujące wymogi: — nie może znajdować się w sytuacji konfliktu interesów wynikającego ze stosunków organizacyjnych lub handlowych zgodnie z wymogami norm ISO 19011 i 17021 lub norm równoważnych, — nie może posiadać bezpośrednich interesów w zakresie gospodarki leśnej, obróbki drewna, handlu drewnem lub regulacji w sektorze leśno-drzewnym, ani w innych sektorach działalności, których dotyczy system zapewniania legalności, — musi posiadać wykwalifikowanych i doświadczonych pracowników audytu, — musi posiadać własny system kontroli zgodny z normami ISO 9001, 19011 i 17021 lub równoważny.

c)	Niezależny audytor musi ponadto być w stanie: — ustanowić przejrzysty mechanizm rozpatrywania skarg w odniesieniu do niezależnego audytu.

8.   Proces wyboru oraz ustalenia instytucjonalne

Zaproszenie do składania ofert jest otwarte dla wszystkich instytucji posiadających odpowiednie zdolności, w tym dla organizacji nienastawionych na zysk, ośrodków akademickich i badawczych.

Ocena ofert jest przejrzysta, a stosowane kryteria podaje się do wiadomości publicznej. Proces wyboru niezależnego audytora obejmuje należytą staranność względem konkurencyjnych podmiotów, zgodnie ze standardami ustanowionymi przez wspólny komitet. Sprawozdanie z oceny ofert podaje się do wiadomości publicznej.

Bardziej szczegółowa dokumentacja zaproszenia do składania ofert, przygotowana na podstawie niniejszego załącznika przy zatrudnianiu niezależnego audytora, podlega zatwierdzeniu przez wspólny komitet. Wybrzeże Kości Słoniowej finalizuje zatrudnienie niezależnego audytora po wydaniu przez wspólny komitet opinii o braku sprzeciwu.

9.   Finansowanie niezależnego audytu

Strony uzgadniają na późniejszym etapie mechanizm finansowania niezależnego audytu, zapewniając przy tym jego niezależność.

---

(1)  Pojęcie „wdrażanie” oznacza tutaj etap tworzenia systemu zapewniania legalności.

(2)  Pojęcie „faza operacyjna” oznacza tutaj etap następujący po walidacji systemu zapewniania legalności.

(3)  Wytyczne dotyczące audytu systemów zarządzania.

(4)  Wymogi dotyczące jednostek prowadzących audyt i certyfikację systemów zarządzania.

(5)  Systemy zarządzania jakością.

ZAŁĄCZNIK VII

KRYTERIA NIEZALEŻNEJ OCENY SYSTEMU ZAPEWNIANIA LEGALNOŚCI

1.   Informacje ogólne

System zapewniania legalności ustanowiony przez Wybrzeże Kości Słoniowej ma na celu zapewnianie legalności drewna i produktów z drewna. System zapewniania legalności podlega niezależnej ocenie przed wejściem w życie systemu zezwoleń FLEGT na wywóz drewna i produktów z drewna z Wybrzeża Kości Słoniowej do Unii. W niniejszym załączniku określono kryteria niezależnej oceny tego systemu zgodnie z art. 12 niniejszej Umowy. Celem oceny jest stwierdzenie właściwego funkcjonowania i wiarygodności systemu zapewniania legalności, aby umożliwić Stronom podjęcie decyzji o rozpoczęciu fazy operacyjnej systemu zezwoleń FLEGT. Niezależna ocena nie jest zatem tożsama z niezależnym audytem. Niezależny audyt stanowi stałą funkcję podczas wykonywania niniejszej Umowy, natomiast niezależna ocena ma miejsce tylko przed rozpoczęciem stosowania systemu zezwoleń FLEGT.

2.   Przedmiot oceny

Aby wesprzeć Strony w podejmowaniu decyzji w sprawie rozpoczęcia fazy operacyjnej systemu zezwoleń FLEGT, ocenia się:

—	funkcjonowanie, wiarygodność i skuteczność systemu zapewniania legalności,

—	ewentualne zmiany systemu zapewniania legalności wprowadzone po zawarciu niniejszej Umowy,

—	zdolność podmiotów zaangażowanych w system zapewniania legalności do wypełniania swojej roli w odpowiednim zakresie, jak przewidziano w niniejszej Umowie i załącznikach do niej.

3.   Metodyka przeprowadzania oceny

Ocenę systemu zapewniania legalności przeprowadza się z zastosowaniem podejścia etapowego. Luki i niedociągnięcia systemu stwierdzone podczas oceny są stopniowo usuwane poprzez planowane wdrożenie środków naprawczych, uzgodnionych przez Strony na posiedzeniu wspólnego komitetu, aż do osiągnięcia poziomu uznanego przez Strony za zadowalający.

Ocena systemu zapewniania legalności uwzględnia wcześniejsze niezależne audyty przeprowadzone w odniesieniu do części systemu zapewniania legalności określonych przez wspólny komitet, jak przewidziano w załączniku VI.

Warunki i zakres zadań niezależnej oceny są przedmiotem porozumienia między Wybrzeżem Kości Słoniowej a Unią na posiedzeniu wspólnego komitetu. Kryteria oceny określone w niniejszym załączniku stanowią podstawę tych warunków i zakresu zadań.

4.   Kryteria oceny

4.1.   Definicja drewna wyprodukowanego legalnie

Drewno wyprodukowane legalnie zdefiniowano w art. 1 i 7 oraz w załączniku II do niniejszej Umowy, a definicję tę uzupełniono w podręczniku weryfikacji, w którym określa się mierniki. Definicja drewna wyprodukowanego legalnie jest jasna, obiektywnie weryfikowalna i możliwa do zastosowania pod względem operacyjnym oraz odnosi się co najmniej do istotnych przepisów w następujących obszarach:

—	prawa do pozyskiwania drewna: przyznawanie koncesji leśnych i innych praw dostępu do pozyskiwania drewna w ramach prawnie określonych limitów,

—	gospodarka leśna: zgodność z wymogami prawnymi i technicznymi dotyczącymi gospodarki leśnej i prowadzenia działań związanych z leśnictwem, w tym zgodność z mającymi zastosowanie przepisami społecznymi i środowiskowymi,

—	opłaty i podatki: zgodność z wymogami prawnymi dotyczącymi podatków, opłat i wszelkich innych systemów dochodów bezpośrednio związanych z pozyskiwaniem drewna i prawami do pozyskiwania drewna,

—	inni użytkownicy: poszanowanie, w stosownych przypadkach, prawa własności innych stron lub ich praw użytkowania gruntu i zasobów, na które mogą wpłynąć prawa do pozyskiwania drewna,

—	handel i cła: zgodność z wymogami prawnymi w zakresie procedur handlowych i celnych.

Kluczowe kwestie, których dotyczy ocena w tej dziedzinie, to:

—	Czy przepisy prawne są jasno określone w definicji drewna wyprodukowanego legalnie?

—	Czy można jednoznacznie wskazać, który instrument prawny stanowi podstawę każdego elementu definicji drewna wyprodukowanego legalnie?

—	Czy sprecyzowano zasady, kryteria i wskaźniki służące do pomiaru zgodności z każdym elementem definicji drewna wyprodukowanego legalnie?

—	Czy mierniki zgodności z zasadami, kryteriami i wskaźnikami definicji drewna wyprodukowanego legalnie są oparte na udokumentowanych odniesieniach prawnych?

—	Czy mierniki są jasne, obiektywne i możliwe do zastosowania pod względem operacyjnym? Czy są one odpowiednie i adekwatne, aby potwierdzić zgodność ze wskaźnikiem?

—	Czy definicja drewna wyprodukowanego legalnie obejmuje główne wymogi prawne wynikające z przepisów ustawowych i wykonawczych obowiązujących w obszarach określonych w akapicie trzecim?

W przypadku zmiany definicji drewna wyprodukowanego legalnie po wejściu w życie niniejszej Umowy główne kwestie uzupełniające to:

—	Czy przeprowadzono konsultacje z odpowiednimi zainteresowanymi stronami dotyczące wprowadzonych zmian oraz czy wzięto pod uwagę ich zalecenia?

—	Czy wyraźnie wskazano szczegółowe przepisy ustawowe i wykonawcze, które należy stosować do każdego nowego elementu definicji drewna wyprodukowanego legalnie?

—	Czy mierniki dotyczące ewentualnych dostosowań w definicji drewna wyprodukowanego legalnie zostały jasno określone?

—	Czy zmiany wprowadzono zgodnie z niniejszą Umową?

4.2.   Zakres systemu zapewniania legalności

System zapewniania legalności obejmuje produkty wymienione w załączniku I oraz źródła drewna opisane w pkt 3.1 załącznika III. Zanim system zezwoleń FLEGT na wywóz drewna z Wybrzeża Kości Słoniowej do Unii wejdzie w życie, system zapewniania legalności umożliwia co najmniej weryfikację, czy drewno i produkty z drewna przeznaczone do wysyłki lub wprowadzenia do obrotu na rynek Unii zostały wyprodukowane legalnie.

Kluczowe kwestie, których dotyczy ocena w tej dziedzinie, to:

—	Czy wszystkie produkty wchodzące w zakres stosowania wymienione w załączniku I do niniejszej Umowy są objęte systemem zapewniania legalności?

—	Czy różne źródła drewna wymienione w pkt 3.1 załącznika III do niniejszej Umowy są objęte systemem zapewniania legalności?

—	Czy drewno pochodzące z wylesiania i karczowania oraz drewno, które zostało zajęte, jest identyfikowalne w całym łańcuchu dostaw, objęte systemem zapewniania legalności i wyłączone z możliwości uzyskania zezwolenia FLEGT?

—	Czy drewno przewożone w tranzycie i przywożone gotowe produkty z drewna są oddzielone od łańcucha dostaw i wyłączone z możliwości uzyskania zezwolenia FLEGT?

—	Czy podmioty zaangażowane w system zapewniania legalności są w stanie pełnić swoją rolę, jak przewidziano w niniejszej Umowie i załącznikach do niej?

4.3.   Kontrola

Celem kontroli legalności jest zapewnienie, aby podmioty gospodarcze były ustanowione zgodnie z prawem i posiadały akredytację oraz aby działalność całego sektora leśnictwa była legalna. Celem kontroli identyfikowalności jest prześledzenie drogi drewna od miejsca wycinki do punktu wprowadzenia do obrotu lub do punktu wywozu, przy jednoczesnym zapewnieniu szczelności łańcucha dostaw.

Poziom ten obejmuje standardowe kontrole przeprowadzane przez właściwe organy państwa zgodnie z ramami prawnymi i podręcznikami procedur. Kontrole te są ukierunkowane na wszystkie podmioty gospodarcze w tym sektorze: podmioty zajmujące się pozyskiwaniem drewna, przetwórców, eksporterów, importerów i przedsiębiorstwa handlowe.

Celem oceny jest więc zapewnienie, aby przeprowadzane kontrole legalności i identyfikowalności opierały się na jasnych, szczegółowych i dostępnych procedurach oraz aby były przeprowadzane w sposób umożliwiający weryfikację legalności i identyfikowalności. W celu ustalenia, czy podczas weryfikacji faktycznie stwierdzono ewentualne przypadki braku zgodności na poziomie kontroli i w terenie, ocena obejmuje odpowiednie działania podejmowane przez:

—	organy odpowiedzialne za wydawanie tytułów prawnych dotyczących pozyskania drewna, przetwarzania i wprowadzania do obrotu,

—	organy odpowiedzialne za kontrole legalności i identyfikowalności,

—	podmioty zajmujące się pozyskiwaniem drewna, przetwórców, importerów, eksporterów i przedsiębiorstwa handlowe.

Podmiot oceniający wybiera odpowiednie działania na podstawie analizy ryzyka oraz – w stosownych przypadkach – z uwzględnieniem priorytetów określonych przez wspólny komitet.

Kluczowe kwestie, których dotyczy ocena w tej dziedzinie, to:

—	Czy procedury kontroli legalności i identyfikowalności są jasno określone przez właściwe organy administracji?

—	Czy mierniki są wydawane regularnie?

—	Czy mierniki są archiwizowane przez wszystkie zainteresowane lub właściwe podmioty w odpowiednim czasie i w formacie umożliwiającym ich weryfikację?

—	Czy krytyczne punkty kontroli w łańcuchu dostaw są zidentyfikowane i opisane w taki sposób, aby można było zweryfikować identyfikowalność drewna i produktów z drewna?

—	Czy dane ilościowe rejestruje się w sposób umożliwiający terminowe porównanie z krytycznymi punktami kontroli na wcześniejszych i dalszych etapach łańcucha dostaw?

—	Czy wszystkie podręczniki, wytyczne i inne dokumenty administracyjne zawierające procedury kontroli prowadzonej przez różne organy administracji są publicznie dostępne?

4.4.   Weryfikacja

Etap weryfikacji uzupełnia etap kontroli w celu zapewniania legalności i identyfikowalności drewna i produktów z drewna. Weryfikacja jest więc ukierunkowana nie tylko na podmioty gospodarcze, ale również na organy państwa właściwe w zakresie wydawania dokumentów i kontroli.

Ocena ma na celu sprawdzenie, czy przeprowadzane weryfikacje legalności i identyfikowalności są wystarczająco rygorystyczne i skuteczne, aby wykrywać wszelkie przypadki braku zgodności z wymogami systemu zapewniania legalności, oraz sprawdzenie, czy żadne drewno pozyskane legalnie lub nieznanego pochodzenia nie jest wprowadzane do łańcucha dostaw ani wywożone do Unii.

Kluczowe kwestie, których dotyczy ocena w tej dziedzinie, to:

—	Czy CNGF został powołany i czy jest zdolny do kierowania wdrażaniem systemu zapewniania legalności i wypełniania swoich funkcji w systemie rozpatrywania skarg w ramach systemu zapewniania legalności?

—	Czy wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność został wyznaczony przez organ administracji leśnej i czy jest w stanie wspierać CNGF i wykonywać funkcje powierzone mu w niniejszej Umowie?

—	Czy organ administracji leśnej akredytował co najmniej jedną jednostkę do prowadzenia działań weryfikacyjnych w ramach otwartej, przejrzystej i zgodnej z wymogami określonymi w załączniku III procedury?

—	Czy podręcznik weryfikacji został opracowany w ramach procesu partycypacyjnego, zatwierdzony przez wspólny komitet i opublikowany przez Wybrzeże Kości Słoniowej? Czy umożliwia on zapewnienie jednolitych wymogów weryfikacji zgodnie z załącznikiem III?

—	Czy zadania i obowiązki wszystkich zainteresowanych stron i podmiotów weryfikacyjnych są jasno określone w odniesieniu do każdego wskaźnika i miernika?

—	Czy jednostki weryfikacyjne są w stanie przeprowadzać audyty weryfikacyjne zgodnie z wymogami załącznika III i podręcznika weryfikacji?

—	Czy analiza ryzyka, na podstawie której jednostki weryfikacyjne stwierdzają potrzebę weryfikacji drugiego stopnia i weryfikacji w terenie, jest zdefiniowana w podręczniku weryfikacji zgodnie z kompleksowymi i praktycznymi procedurami?

—

Czy sprawozdania z audytu sporządzone przez jednostki weryfikacyjne, uzupełnione innymi danymi w systemie zarządzania danymi, umożliwiają wydziałowi odpowiedzialnemu za legalność w leśnictwie i identyfikowalność podejmowanie decyzji w sprawie zgodności lub braku zgodności w zakresie legalności i identyfikowalności?

—	Jeżeli wprowadzono procedury uznawania prywatnych świadectw, czy procedury te są operacyjne i ujęte w podręczniku weryfikacji?

—	Czy system zarządzania danymi istnieje, funkcjonuje i jest zgodny z wymogami załącznika III?

—	Czy opracowano i opublikowano warunki i procedury uzyskiwania praw dostępu do systemu zarządzania danymi oraz określenia danych dostępnych publicznie? Czy podmioty zaangażowane w system zapewniania legalności mają odpowiednie prawa dostępu i wprowadzania zmian w systemie zarządzania danymi?

—	Czy informacje o przypadkach braku zgodności stwierdzonych podczas weryfikacji są przekazywane dalej, aby umożliwić wniesienie dodatkowych elementów i podjęcie działań naprawczych w celu rozwiązania problemu?

—

Czy została utworzona grupa robocza, w której reprezentowane są różne wydziały organów administracji, których dotyczy system zapewniania legalności, i której zadaniem jest pomoc w rozpatrywaniu i rozwiązywaniu przypadków braku zgodności i formułowanie zaleceń w tym zakresie dla wydziałów, których to dotyczy, i czy grupa ta jest zdolna do wykonywania zadań powierzonych jej w załączniku III?

—	Czy system zarządzania przypadkami braku zgodności umożliwia zapewnienie, aby żadne drewno pozyskane nielegalnie lub nieznanego pochodzenia nie było wprowadzane do łańcucha dostaw ani wywożone do Unii?

4.5.   Wydawanie zezwoleń i świadectw

Wybrzeże Kości Słoniowej powierzyło organowi wydającemu zezwolenia obowiązki związane z zezwoleniami FLEGT i publicznymi świadectwami legalności. Zezwolenie FLEGT wydaje się w odniesieniu do każdej dostawy wywożonej do Unii, natomiast w odniesieniu do każdej dostawy przeznaczonej na rynki eksportowe inne niż rynek Unii wydaje się publiczne świadectwo legalności.

Kluczowe kwestie, które powinna objąć ocena w tej dziedzinie, to:

—	Czy organ wydający zezwolenia został wyznaczony lub utworzony przez ministra leśnictwa?

—	Czy organ wydający zezwolenia wprowadził procedury wydawania zezwoleń FLEGT? Czy procedury te, w tym mające zastosowanie opłaty, są podane do wiadomości publicznej?

—	Czy organ wydający zezwolenia wydaje zezwolenia FLEGT wyłącznie w odniesieniu do drewna i produktów z drewna, które zostały zweryfikowane i uznane za legalne zgodnie z niniejszą Umową?

—	Czy prowadzona jest kompletna ewidencja zezwoleń FLEGT i publicznych świadectw legalności wydanych i odrzuconych?

—	Czy wymogi dotyczące zezwoleń FLEGT są jasno określone, a informacje o nich zostały przekazane eksporterom i zainteresowanym stronom?

—	Czy procedury ustanowione dla organu wydającego zezwolenia umożliwiają właściwym organom uzyskanie wyjaśnień dotyczących zezwoleń FLEGT wydanych w Wybrzeżu Kości Słoniowej?

4.6.   Niezależna obserwacja i przejrzystość

System zapewniania legalności obejmuje niezależną obserwację prowadzoną przez organizacje społeczeństwa obywatelskiego w celu gromadzenia i wymiany wiarygodnych i weryfikowalnych informacji na temat gospodarki leśnej na rzecz poprawy gospodarki leśnej i funkcjonowania systemu zapewniania legalności.

Kluczowe kwestie, których dotyczy ocena w tej dziedzinie, to:

—	Czy organizacje społeczeństwa obywatelskiego, które prowadzą niezależną obserwację, są w stanie pełnić tę funkcję jak przewidziano w niniejszej Umowie, w szczególności w załączniku III?

—	Czy sprawozdania z niezależnej obserwacji są rejestrowane w systemie zarządzania danymi i uwzględniane w procesie weryfikacji, w szczególności do celów analizy ryzyka?

—	Czy zezwala się organizacjom prowadzącym niezależną obserwację na towarzyszenie audytom weryfikacyjnym prowadzonym przez jednostki weryfikacyjne, przy poszanowaniu poufności tajemnic handlowych?

—	Czy zagwarantowany jest dostęp do dokumentów przewidziany w niniejszej Umowie, w szczególności w załączniku IX?

4.7.   Mechanizm rozpatrywania skarg

Istnieje odpowiedni mechanizm rozpatrywania skarg i sporów wynikających z wdrożenia systemu zapewniania legalności. Mechanizm ten umożliwia rozpatrywanie wszelkich skarg dotyczących systemu zapewniania legalności.

Kluczowe kwestie, których dotyczy ocena w tej dziedzinie, to:

—	Czy mechanizm rozpatrywania skarg systemu zapewniania legalności został opisany, ustanowiony i jest znany wszystkim zainteresowanym stronom?

—	Czy mechanizm rozpatrywania skarg umożliwia różnym podmiotom zaangażowanym w system zapewniania legalności składanie skarg dotyczących kontroli, weryfikacji legalności, identyfikowalności i wydawania zezwoleń FLEGT?

—	Czy mechanizm rozpatrywania skarg funkcjonuje i jest wiarygodny?

5.   Mianowanie, profil i zadania niezależnego podmiotu oceniającego

Niezależna ocena jest prowadzona przez niezależny podmiot wyznaczony przez Wybrzeże Kości Słoniowej w oparciu o przejrzystą i konkurencyjną procedurę wyboru, po uzyskaniu opinii wspólnego komitetu o braku sprzeciwu.

Niezależny podmiot oceniający musi posiadać następujące kwalifikacje:

—	udokumentowane doświadczenie w zakresie oceny zgodności w dziedzinie gospodarki leśnej, obróbki drewna, identyfikowalności drewna, ceł i systemów zarządzania łańcuchem dostaw,

—	dobrą znajomość sektora drzewnego w Wybrzeżu Kości Słoniowej,

—	dobrą znajomość planu działania FLEGT oraz procesów negocjowania i wykonywania umów o dobrowolnym partnerstwie,

—	udokumentowaną umiejętność współpracy z szerokim gronem zainteresowanych stron,

—	dobrą znajomość norm ISO 19011 i 17021 lub norm równoważnych.

Wyboru niezależnego podmiotu oceniającego dokonuje się zgodnie z następującymi wymogami:

—	podmiot oceniający musi zostać mianowany w drodze przejrzystej procedury,

—	zasady mianowania podmiotu oceniającego muszą być jasne i publicznie dostępne,

—	podmiot oceniający musi być niezależny i neutralny,

—	podmiot oceniający nie może znajdować się w sytuacji konfliktu interesów wynikającego ze stosunków organizacyjnych lub handlowych zgodnie z wymogami norm ISO 19011 i 17021 lub norm równoważnych,

—	podmiot oceniający nie może posiadać bezpośrednich interesów w zakresie pozyskania drewna, obróbki drewna, handlu drewnem lub w organach ds. leśnictwa, ani w innych sektorach działalności, których dotyczy system zapewniania legalności,

—	niezależny podmiot oceniający nie może być częścią organu wydającego zezwolenia ani organów kontroli,

—	niezależny podmiot oceniający musi posiadać system kontroli jakości swojej pracy i wykazać się odpowiednim doświadczeniem w wykonywaniu podobnych zadań.

Do głównych zadań niezależnego podmiotu oceniającego należy:

—	zatrudnienie wykwalifikowanych i doświadczonych pracowników audytu, posiadających doskonałe umiejętności w zakresie komunikacji ustnej i pisemnej w języku francuskim,

—

opracowanie podręcznika procedur określającego szczegółowo wszystkie etapy oceny, w tym metody i narzędzia gromadzenia informacji, oceny istotnych danych i sporządzania sprawozdań. W podręczniku procedur określa się również sposób przyjmowania i rozpatrywania skarg oraz procedury pozwalające zapewnić niezależność i poufność pracy personelu niezależnego podmiotu oceniającego,

—	przedłożenie podręcznika procedur i harmonogramu swoich działań do zatwierdzenia przez wspólny komitet przed rozpoczęciem oceny,

—	przeprowadzenie oceny zgodnie z kryteriami i wymogami określonymi w niniejszym załączniku,

—	ustalenie, czy system zapewniania legalności, będący podstawą systemu zezwoleń FLEGT, właściwie spełnia swoje funkcje.

Strony uzgadniają na późniejszym etapie mechanizm finansowania niezależnej oceny, zapewniając przy tym jej niezależność.

ZAŁĄCZNIK VIII

ŚRODKI WSPIERAJĄCE

Skuteczne wykonywanie niniejszej Umowy w Wybrzeżu Kości Słoniowej wymaga środków wspierających zainteresowane instytucje i podmioty.

Wszelkie zasoby niezbędne do wykonania niniejszej Umowy udostępnia się zgodnie z procedurami Unii i jej państw członkowskich dotyczącymi programowania współpracy z Wybrzeżem Kości Słoniowej oraz z procedurami budżetowymi Wybrzeża Kości Słoniowej.

Środki wspierające są wynikiem konsultacji z zainteresowanymi stronami, wniosków i zaleceń z badań terenowych, a także zaleceń z różnych projektów i badań dotyczących sektora leśno-drzewnego w Wybrzeżu Kości Słoniowej.

Strony określają środki wspierające niezbędne do wykonania niniejszej Umowy. Określenie środków wspierających obejmuje:

—	przygotowanie budżetów na wykonanie niniejszej Umowy, z wyszczególnieniem wsparcia zapewnianego z zasobów Wybrzeża Kości Słoniowej oraz wsparcia udzielanego przez Unię i innych partnerów na rzecz rozwoju,

—	zalecenie dotyczące konieczności wspólnego mechanizmu koordynacji finansowania i udziału technicznego Komisji Europejskiej i państw członkowskich Unii.

Środki wspierające włącza się do harmonogramu wykonywania niniejszej Umowy oraz ram monitorowania i oceny postępów przez wspólny komitet. Środki wspierające obejmują co najmniej następujące kategorie i działania strategiczne:

a)	ustanowienie organów wykonawczych oraz wzmocnienie zarządzania i koordynacji między instytucjami publicznymi i innymi właściwymi podmiotami;

b)	rozwój systemu zapewniania legalności;

c)

wzmacnianie zdolności, w szczególności: — wspieranie wzmacniania zdolności technicznych i operacyjnych organizacji społeczeństwa obywatelskiego w celu skutecznego prowadzenia niezależnej obserwacji, — wspieranie wzmacniania zdolności technicznych i operacyjnych organów administracji i sektora prywatnego w celu skutecznego rozwoju i poszanowania systemu zapewniania legalności, — wzmocnienie zdolności zainteresowanych stron do mobilizacji funduszy na realizację projektów i programów w związku z wykonywaniem niniejszej Umowy;

d)	wspieranie inicjatyw przyczyniających się do poprawy gospodarki leśnej i zrównoważonej gospodarki leśnej;

e)

odtwarzanie pokrywy leśnej, w tym odnowienie zasobów drewna nadającego się do wykorzystania, w szczególności: — wsparcie na rzecz odtworzenia pokrywy leśnej z wykorzystaniem szybko rosnących gatunków leśnych i gatunków lasów owocowych o znaczeniu gospodarczym dla społeczności, — wsparcie na rzecz odtworzenia pokrywy leśnej z wykorzystaniem gatunków lokalnych w celu odtworzenia i wzmocnienia usług ekosystemowych lasów i różnorodności biologicznej;

f)	dalsze reformy oraz wzmocnienie ram regulacyjnych i prawnych;

g)	wsparcie na rzecz: — certyfikacji gruntów obszarów leśnych, — rejestracji i urządzenia lasów, — rozpowszechniania tekstów i procedur dotyczących lasów i gruntów;

h)	uwzględnianie aspektu płci w wykonywaniu niniejszej Umowy i gospodarce leśnej;

i)	dalsze reformy dotyczące w szczególności: — krajowego rynku drewna i produktów z drewna, — wywozu drewna i produktów z drewna, — przywozu drewna i produktów z drewna, — weryfikacji legalności drewna i produktów z drewna za pomocą systemu zapewniania legalności;

j)	przejrzystość i komunikacja.

ZAŁĄCZNIK IX

INFORMACJE PODAWANE DO WIADOMOŚCI PUBLICZNEJ

1.   Cele, zasady i podstawy prawne

Wykonywanie niniejszej Umowy wymaga publikacji dokumentów i informacji związanych z gospodarką leśną i wdrażaniem przepisów mających zastosowanie do sektora leśno-drzewnego. Publikacja dokumentów i informacji o leśnictwie ma na celu ułatwienie wdrażania i monitorowania systemu zezwoleń FLEGT oraz promowanie dobrego zarządzania w sektorze leśno-drzewnym.

Instytucje i organy publiczne mają obowiązek informowania opinii publicznej. Prawo dostępu do informacji pożytku publicznego zapisane jest w obowiązujących przepisach Wybrzeża Kości Słoniowej (1). Obowiązek ten opiera się ponadto na następujących zasadach: (i) informacje są dostępne bezpłatnie lub po rozsądnych kosztach; (ii) wykaz publicznie dostępnych dokumentów udostępnia się do wiadomości publicznej; (iii) informacje są dokładne i okresowo aktualizowane; (iv) informacje udostępnia się w sposób stały lub w odpowiednim czasie; (v) informacje przekazuje się w odpowiednich formatach przeznaczonych do publikacji; (vi) sygnaliści, świadkowie, eksperci, ofiary i ich bliscy, informatorzy i członkowie Wysokiej Władzy ds. Dobrych Rządów korzystają ze szczególnej ochrony państwa przed ewentualnymi aktami odwetu lub zastraszania.

Informacje, które Strony zobowiązują się publikować, określono w drodze konsultacji ze wszystkimi zainteresowanymi stronami i podzielono na 10 kategorii informacji przedstawionych w pkt 2. Informacje określone w pkt 2 lit. a) podawane są do wiadomości publicznej przez wspólny komitet. Informacje określone w lit. b)–i) podawane są do wiadomości publicznej przez Wybrzeże Kości Słoniowej. Pkt 2 lit. j) zawiera wykaz informacji podawanych do wiadomości publicznej przez Unię.

2.   Informacje i dokumenty podawane do wiadomości publicznej:

a)

informacje na temat wykonywania niniejszej Umowy: — tekst niniejszej Umowy wraz ze wszystkimi załącznikami i późniejszymi zmianami, — wykaz i streszczenia projektów wspierających niniejszą Umowę w Wybrzeżu Kości Słoniowej, — sprawozdania z projektów realizowanych w Wybrzeżu Kości Słoniowej w związku z niniejszą Umową, — dokument urzędowy w sprawie ustanowienia, uprawnień, organizacji i funkcjonowania organów wdrażających system zapewniania legalności, a także regulamin wewnętrzny wspólnego komitetu oraz – w stosownych przypadkach – procedury arbitrażowe, — notatki z posiedzeń wspólnego komitetu, — sprawozdania roczne zawierające w szczególności informacje na następujące tematy: — postępy w wykonywaniu niniejszej Umowy, — skład i funkcjonowanie wspólnego komitetu, — liczba zezwoleń FLEGT wydanych przez Wybrzeże Kości Słoniowej, — liczba odrzuconych wniosków o zezwolenie FLEGT, — przypadki braku zgodności stwierdzone przez wydział odpowiedzialny za legalność w leśnictwie i identyfikowalność oraz działania podjęte w celu usunięcia tych braków, — roczne ilości drewna i produktów z drewna wywożone do Unii, — liczba zezwoleń FLEGT otrzymanych przez Unię, — ilości drewna i produktów z drewna przywożone do Unii w ramach systemu zezwoleń FLEGT, z podziałem na państwa członkowskie Unii, do których miał miejsce przywóz, — ilości drewna i produktów z drewna przywożone do Wybrzeża Kości Słoniowej oraz przewożone w tranzycie przez terytorium Wybrzeża Kości Słoniowej, — zakres zadań, procedury, programy i sprawozdania z niezależnego audytu i niezależnej oceny, — sprawozdanie z oceny ofert dotyczących niezależnego audytu;

b)	informacje prawne: — międzynarodowe konwencje i umowy podpisane i ratyfikowane przez Wybrzeże Kości Słoniowej i dotyczące gospodarki leśnej, — ustawa – kodeks leśny i przepisy wykonawcze do tej ustawy, — inne przepisy ustawowe i wykonawcze mające związek z niniejszą Umową;

c)

informacje na temat przyznawania tytułów prawnych: — procedury akredytacyjne w odniesieniu do działalności leśnej, — wykaz akredytowanych przedsiębiorstw z podziałem na rodzaj akredytacji, — procedury i koszty przyznawania różnych tytułów prawnych dotyczących pozyskiwania drewna, przetwarzania i wprowadzania do obrotu produktów leśnych, — informacje na temat klasyfikacji lasów i obszarów rolno-leśnych, a także informacje i wyniki prac międzyresortowej komisji ds. koncesji na zarządzanie prywatnymi obszarami leśnymi państwa, — szczegółowe tytuły prawne i specyfikacje z podziałem na koncesje leśne;

d)

informacje na temat urządzenia lasów: — wykaz lasów znajdujących się na prywatnych obszarach leśnych państwa oraz obszarach jednostek samorządu terytorialnegoi niezależnie od tego, czy posiadają plany urządzenia, — wykaz lasów świętych lub chronionych w inny sposób, mapa ich lokalizacji i obszar, — wykaz lasów osób prawnych prawa prywatnego i osób fizycznych, mapa ich lokalizacji i obszar, — wykaz obszarów chronionych, mapa ich lokalizacji i obszar, — wykaz i uprawnienia wydziałów zajmujących się urządzeniem lasów i obszarów rolno-leśnych, — administracyjne i techniczne procedury opracowywania i zatwierdzania planów urządzenia lasów i obszarów rolno-leśnych, uproszczonych planów urządzenia i planów zarządzania, — sprawozdanie z uprzednich konsultacji ze społecznościami lokalnymi, — wyniki prac komisji zatwierdzającej plany urządzenia, — plany urządzenia lasów i obszarów rolno-leśnych, uproszczone plany urządzenia, plany zarządzania i zatwierdzone specyfikacje, — mapy koncesji leśnych, — porozumienia o partnerstwie, umowy koncesji i umowy dotyczące pozyskania drewna, — roczne sprawozdania dyrekcji ds. ponownego zalesiania i rejestru lasów, obszary i sporządzone mapy ponownego zalesiania, — sprawozdania na temat stanu lasów (krajowa inwentaryzacja stanu lasów, atlas lasów, inne);

e)

informacje na temat pozyskania drewna: — wykaz lasów chronionych, obszarów rolno-leśnych i lasów osób prawnych prawa prywatnego i osób fizycznych, — wykaz gatunków chronionych, — wykaz gatunków, których pozyskanie jest zakazane, — wykaz istniejących koncesji, mapa ich lokalizacji i obszar, — wykaz koncesji objętych porozumieniem o zarządzaniu, mapa ich lokalizacji i obszar, — wykaz koncesji z pozwoleniem na pozyskanie drewna, mapa ich lokalizacji i obszar, — wykaz aktywnych koncesji, — wykaz lasów chronionych, w których pozyskuje się drewno, mapa ich lokalizacji i obszar, — wykaz lasów i plantacji leśnych jednostek samorządu terytorialnego, mapy ich lokalizacji, obszary, — wykaz lasów i plantacji leśnych osób prawnych prawa prywatnego i osób fizycznych, w których pozyskuje się drewno, mapa ich lokalizacji i obszar, — wykaz lasów chronionych, obszarów rolno-leśnych i lasów osób prawnych prawa prywatnego i osób fizycznych na północ od równoleżnika 8o, — dane statystyczne dotyczące pozyskanych ilości z podziałem na gatunek, przedsiębiorstwo i tytuł prawny, a także powierzchnia i państwowe mapy zalesiania na poziomie krajowym, — sprawozdania roczne dyrekcji ds. produkcji i przemysłu związanego z leśnictwem;

f)

informacje na temat przetwarzania drewna: — wykaz aktywnych jednostek przetwórczych, ich zdolności i lokalizacja, — roczne ilości przetworzonych kłód z podziałem na gatunek, — roczne ilości z pierwszego przetwarzania, — roczne ilości z drugiego przetwarzania, — roczne ilości przetworzonego drewna wprowadzonego na rynek krajowy, — roczne ilości produktów z trzeciego przetwarzania,

g)

informacje na temat wprowadzania drewna do obrotu: — wykaz podmiotów gospodarczych akredytowanych do wywozu i przywozu drewna, — ilości wywożonego drewna i produktów z drewna z podziałem na przedsiębiorstwo, rodzaj produktu (kod HS), gatunki, punkty dostawy (z podziałem na poziomy przetworzenia) i miejsce przeznaczenia, — ilości drewna i produktów z drewna wywożonych na podstawie zezwoleń FLEGT (rodzaje produktów i miejsca przeznaczenia), — ilości lub liczba przywożonego drewna i produktów z drewna z podziałem na rodzaju produktu, gatunek i miejsce pochodzenia, — ilości drewna i produktów z drewna przeznaczone na rynek krajowy, — roczne ilości zajętego drewna sprzedanego w drodze aukcji publicznej i darowanego, — wkład sektora leśno-drzewnego w PKB Wybrzeża Kości Słoniowej, — liczba osób zatrudnionych w przedsiębiorstwach sektora leśno-drzewnego;

h)

informacje na temat podatków odprowadzanych przez sektor leśno-drzewny: — wykaz różnych podatków i opłat leśnych, — podział różnych podatków i opłat leśnych, — roczne kwoty podatków od sprzedaży drewna okrągłego, — roczne kwoty podatków od przydziału obszaru, — roczne kwoty opłat dotyczących robót w interesie ogólnym, — kwoty opłat wnoszonych na rzecz jednostek samorządu terytorialnego i społeczności z podziałem na regiony lub miejscowości, — kwoty kar wynikających ze sporów (w tym niezrealizowanego ponownego zalesiania kompensacyjnego) oraz z transakcji związanych z leśnictwem;

i)

informacje na temat systemu zapewniania legalności i wydawania zezwoleń FLEGT: — wykaz wydanych publicznych świadectw legalności (nazwa przedsiębiorstwa, data wydania, data ważności itp.), — wykaz wydanych zezwoleń FLEGT, — podręcznik weryfikacji, w tym: — procedury uznawania prywatnych systemów i jednostek certyfikacji, — procedury weryfikacji legalności, — procedury wydawania świadectw legalności, — opis systemu identyfikowalności drewna w Wybrzeżu Kości Słoniowej, — opis systemu kontroli leśnej, — procedury kontroli łańcucha dostaw drewna, — procedury wydawania zezwoleń FLEGT, — wykaz prywatnych systemów certyfikacji i instytucji poświadczających legalność/trwałość uznanych przez Wybrzeże Kości Słoniowej w ramach systemu zapewniania legalności, — sprawozdania z misji kontroli działań związanych z leśnictwem, — roczne ilości zajętego drewna, — sprawozdania z niezależnej obserwacji oraz informacje na temat działań następczych podjętych w związku z zaleceniami wynikającymi z tych sprawozdań, — sprawozdania niezależnego audytora oraz informacje na temat wdrożenia zidentyfikowanych działań naprawczych;

j)

informacje publikowane przez Unię: — ilości drewna i produktów z drewna przywożone przez Unię z podziałem na miejsce pochodzenia w ramach systemu zezwoleń FLEGT, — liczba zezwoleń FLEGT z Wybrzeża Kości Słoniowej otrzymanych przez Unię, — wykaz państw europejskich importujących drewno z Wybrzeża Kości Słoniowej objęte zezwoleniem FLEGT, — wykaz właściwych organów państw członkowskich Unii odpowiedzialnych za wykonanie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 995/2010 z dnia 20 października 2010 r. ustanawiającego obowiązki podmiotów wprowadzających do obrotu drewno i produkty z drewna (2) oraz rozporządzenia (WE) nr 2173/2005, — unijne przepisy dotyczące drewna i późniejsze akty powiązane, — wykaz zezwoleń FLEGT odrzuconych przez właściwe organy oraz powody odrzucenia, — ilość drewna objętego zezwoleniami FLEGT pochodzącego z Wybrzeża Kości Słoniowej zajętego przez właściwe organy, — przeznaczenie i zastosowania produktów z drewna objętego zezwoleniami FLEGT pochodzącego z Wybrzeża Kości Słoniowej zajętego przez właściwe organy, — sprawozdania niezależnego centrum monitorowania rynku drewna sporządzone przez Międzynarodową Organizację ds. Drewna Tropikalnego.

3.   Dostęp do informacji i dokumentów oraz ich publikacja i rozpowszechnianie

Za dostęp do informacji o lasach o znaczeniu publicznym odpowiada organ odpowiedzialny za gospodarkę leśną.

Warunki dostępu do informacji i dokumentów publicznych określone są w obowiązujących przepisach Wybrzeża Kości Słoniowej (3), ale dostęp do informacji wymienionych w niniejszym załączniku jest bezpłatny i prosty. Informacje te są dostępne na stronie internetowej dotyczącej niniejszej Umowy.

Do rozpowszechniania informacji wykorzystuje się różne kanały, określone w strategii komunikacyjnej Wybrzeża Kości Słoniowej.

Ministerstwo leśnictwa wyznacza osobę odpowiedzialną za dostęp do informacji i dokumentów o znaczeniu publicznym.

4.   Mechanizm odwoławczy i rozpatrywanie skarg

Środki odwoławcze przewidziane w obowiązujących przepisach dotyczących dostępu do informacji pożytku publicznego są następujące: odwołanie, odwołanie do Komisji ds. Dostępu do Informacji Pożytku Publicznego i Dokumentów Publicznych (CAIDP) oraz środki zaskarżenia. Zastosowanie środków zaskarżenia jest jednak możliwe dopiero po wyczerpaniu środków prawnych przed CAIDP. Środki zaskarżenia można zastosować przed właściwym sądem administracyjnym w terminach określonych w obowiązujących przepisach.

W ministerstwie leśnictwa powołuje się Komitet ds. Dostępu do Informacji Pożytku Publicznego (CAIIP), którego zadaniem jest przyjmowanie i rejestrowanie skarg dotyczących dostępu do informacji o leśnictwie przed odwołaniem do CAIDP. W zarządzeniu ministra leśnictwa określa się zadania, skład i sposób działania tego komitetu, w którym uczestniczą przedstawiciele społeczeństwa obywatelskiego i sektora prywatnego.

---

(1)  Ustawa o dostępie do informacji pożytku publicznego; Rozporządzenie w sprawie zapobiegania korupcji i przestępstwom powiązanym oraz zwalczania tych zjawisk; Ustawa – kodeks ochrony środowiska.

(2)   Dz.U. UE L 295 z 12.11.2010, s. 23.

(3)  Ustawa o dostępie do informacji pożytku publicznego.

ZAŁĄCZNIK X

WSPÓLNY KOMITET DS. WYKONYWANIA UMOWY

Zgodnie z art. 19 niniejszej Umowy Strony ustanawiają organ odpowiedzialny za zarządzanie niniejszą Umową, zwany „wspólnym komitetem ds. wykonywania Umowy” (zwany dalej „wspólnym komitetem”). Wspólny komitet jest odpowiedzialny za zarządzanie wykonywaniem niniejszej Umowy, jego monitorowanie i ocenę. Wspólny komitet składa się z przedstawicieli wyznaczonych przez Strony. Wybrzeże Kości Słoniowej zapewnia, aby w skład wspólnego komitetu wchodzili przedstawiciele różnych zainteresowanych stron z sektora leśno-drzewnego, w tym sektora publicznego i prywatnego, społeczeństwa obywatelskiego i społeczności lokalnych reprezentowanych przez tradycyjne wodzostwo. Wspólny komitet wspiera dialog i wymianę informacji na temat funkcjonowania niniejszej Umowy. W szczególności wspólny komitet:

a)

w odniesieniu do zarządzania niniejszą Umową: — analizuje i przyjmuje środki w celu wykonania niniejszej Umowy oraz proponuje i wprowadza wszelkie środki niezbędne do poprawy jej wykonywania, — publikuje sprawozdania roczne dotyczące wykonywania niniejszej Umowy zgodnie z załącznikiem IX, — zaleca datę rozpoczęcia stosowania systemu zezwoleń FLEGT po przeprowadzeniu niezależnej oceny funkcjonowania systemu zapewniania legalności na podstawie kryteriów określonych w załączniku VII, — opracowuje i przyjmuje harmonogram wdrażania oraz ramy monitorowania i oceny postępów, uwzględniając w szczególności środki wspierające, — przyjmuje, analizuje i zgłasza uwagi oraz zatwierdza podręcznik weryfikacji, — na podstawie dokumentów i uzgodnień wykonawczych, za które odpowiada, analizuje postępy w realizacji celów i przestrzeganiu terminów przeprowadzenia poszczególnych działań, które przewidziano w niniejszej Umowie, oraz w wykonywaniu niniejszej Umowy, a także proponuje i przyjmuje środki, których celem jest poprawa funkcjonowania niniejszej Umowy, — analizuje i rejestruje wszystkie niezbędne zmiany w niniejszej Umowie. Co najmniej raz na dwa lata wspólny komitet analizuje również wszelkie wnioski dotyczące zmiany niniejszej Umowy i załączników do niej w celu uwzględnienia zmian w ramach politycznych, regulacyjnych, administracyjnych i instytucjonalnych w Wybrzeżu Kości Słoniowej i w Unii, — określa, ocenia i okresowo aktualizuje swój regulamin wewnętrzny, — ustanawia organy pomocnicze, takie jak grupy robocze, którym określa szczegółowy zakres uprawnień i w stosownych przypadkach zaleca dodatkowe zadania lub badania, — identyfikuje trudności związane z wykonywaniem niniejszej Umowy, w tym kwestie lub trudności dotyczące skoordynowanego i niespornego informowania opinii publicznej o interpretacji i wykonywaniu niniejszej Umowy, oraz proponuje odpowiednie środki w celu usunięcia problemów, — rozpatruje kwestie podniesione przez którąkolwiek ze Stron i stara się, w miarę możliwości, w tym poprzez ustanowienie procedur arbitrażowych, rozwiązywać – zgodnie z art. 23 i 24 niniejszej Umowy – wszelkie konflikty i spory, które mogą powstać w przypadku rozbieżności opinii między Stronami, — przygotowuje, zatwierdza i podaje do wiadomości publicznej protokoły, notatki z posiedzeń oraz inne dokumenty dotyczące swoich prac, aby zapewnić przejrzystość swego funkcjonowania;

b)

w odniesieniu do monitorowania i oceny niniejszej Umowy: — przyjmuje metodykę monitorowania i oceny wykonywania i wpływu niniejszej Umowy, — zatwierdza zakres uprawnień, zakres zadań, podręcznik procedur i harmonogram niezależnej oceny oraz wydaje opinię o braku sprzeciwu wobec zatrudnienia podmiotu oceniającego, — monitoruje i analizuje wszelkie postępy w wykonywaniu niniejszej Umowy, w tym funkcjonowanie systemu zapewniania legalności i systemu zezwoleń FLEGT, w szczególności na podstawie sprawozdań z oceny i z niezależnego audytu zgodnie z art. 10, 12 i 19 niniejszej Umowy oraz załącznikami VI i VII, — na podstawie dostępnych informacji regularnie przeprowadza misje mające na celu ocenę skuteczności niniejszej Umowy oraz wywieranego przez nią wpływu, — monitoruje rozwój sytuacji na rynku i sporządza regularne noty informacyjne na ten temat, i w razie potrzeby zleca badania na temat sytuacji na rynkach drewna i produktów z drewna oraz zaleca środki, które należy podejmować, — monitoruje i ocenia społeczne, gospodarcze i środowiskowe skutki niniejszej Umowy oraz przyjmuje odpowiednie środki w celu złagodzenia wszelkich potencjalnych niekorzystnych skutków, — monitoruje uwzględnienie zaleceń zawartych w sprawozdaniach z niezależnej obserwacji oraz wdrażanie wynikających z nich środków naprawczych, — prowadzi kontrole lub oceny wewnętrzne dotyczące wdrażania systemu zapewniania legalności oraz otrzymuje wnioski z takich kontroli wewnętrznych;

c)

w odniesieniu do przeprowadzania niezależnego audytu dotyczącego niniejszej Umowy: — zatwierdza dokumentację zaproszenia do składania ofert oraz wydaje opinię o braku sprzeciwu wobec wyboru niezależnego audytora, który zatrudniany jest przez Wybrzeże Kości Słoniowej po konsultacji z Unią, na podstawie zakresu zadań niezależnego audytu określonego w załączniku VI, — zatwierdza wnioski Stron o przeprowadzenie niezapowiedzianych audytów i audytów ad hoc, — określa priorytety wyboru odpowiednich działań na poziomie kontroli i w terenie, — w przypadku wątpliwości ocenia znaczenie, istotność lub poufność danej informacji na potrzeby niezależnego audytu, — zatwierdza podręcznik audytu, plan audytu, metodykę i ramy sprawozdawczości zaproponowane przez niezależnego audytora, — decyduje o częstotliwości niezależnych audytów po pierwszych czterech latach wdrażania systemu zezwoleń FLEGT, — przyjmuje i analizuje wszystkie sprawozdania przygotowane i przedłożone przez niezależnego audytora oraz wszelkie skargi dotyczące funkcjonowania systemu zezwoleń FLEGT złożone przez którąkolwiek ze Stron, — zatwierdza projekt systemu rozpatrywania skarg w ramach funkcjonowania systemu zapewniania legalności oraz mechanizm rozpatrywania skarg dotyczących niezależnego audytu, określony w załączniku VI, — przyjmuje, zatwierdza i publikuje sprawozdania niezależnego audytora zgodnie z załącznikiem IX, — uzgadnia środki naprawcze mające na celu usunięcie luk lub przypadków braku zgodności w systemie zapewniania legalności na podstawie ustaleń niezależnego audytora lub innych dowodów lub skarg związanych z systemem zapewniania legalności oraz monitoruje wdrażanie i wpływ takich środków;

d)

w odniesieniu do udziału zainteresowanych stron w procesie wykonywania, monitorowania i oceny niniejszej Umowy: — przyjmuje i analizuje informacje, sprawozdania i uwagi od zainteresowanych stron, — formułuje zalecenia dotyczące potrzeb w zakresie właściwego wykonywania niniejszej Umowy oraz – w stosownych przypadkach – potrzeby zwiększenia zdolności i zaangażowania odpowiednich organów administracji, sektora prywatnego, społeczeństwa obywatelskiego, tradycyjnego wodzostwa i społeczności lokalnych w monitorowanie przestrzegania przepisów ustawowych i wykonawczych dotyczących gospodarki leśnej w Wybrzeżu Kości Słoniowej, — podejmuje odpowiednie działania służące zachęcaniu zainteresowanych stron do udziału w wykonywaniu niniejszej Umowy, — upewnia się, że wszystkie zainteresowane strony mają swobodny dostęp do informacji dotyczących wykonywania niniejszej Umowy, zgodnie z obowiązującymi przepisami, — wspiera uwzględnianie aspektu płci, a w szczególności lepsze uznanie roli kobiet i dziewcząt w gospodarce leśnej i w wykonywaniu niniejszej Umowy.