1.   Parlament Europejski, Rada Unii Europejskiej, Komisja Europejska, Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, Europejski Bank Centralny, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny i Europejski Komitet Regionów („Strony”) ustanawiają niniejszym porozumieniem międzyinstytucjonalne ramy umożliwiające współpracę w zakresie norm etycznych, tworząc międzyinstytucjonalny organ ds. norm etycznych („organ”) dla członków instytucji będących Stronami.

Niniejsze porozumienie określa ramy i zasady funkcjonowania tego organu.

2.   Rolę Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w kontekście niniejszego porozumienia ogranicza się do roli obserwatora. W tej roli bierze on udział w posiedzeniach organu, nie uczestnicząc w procesie decyzyjnym, oraz otrzymuje informacje udostępniane członkom organu, w zakresie, w jakim posiedzenia te i informacje odnoszą się do stosowania art. 8.

3.   Normy minimalne postępowania członków instytucji będących Stronami opracowane przez organ zgodnie z niniejszym porozumieniem („wspólne normy minimalne”) uwzględniają status członków instytucji będących Stronami i nie mogą kolidować z mandatem Unii Europejskiej.

4.   W przypadku członków instytucji będących Stronami, którzy wykonują swój mandat Unii Europejskiej na podstawie lub w uzupełnieniu do mandatu krajowego, regionalnego lub lokalnego lub innej funkcji lub działalności podlegającej szczególnym przepisom krajowym, wspólne normy minimalne mają zastosowanie wyłącznie do wykonywania obowiązków związanych z mandatem Unii Europejskiej.

5.   Europejski Bank Inwestycyjny zostaje Stroną niniejszego porozumienia, o ile złoży odpowiedni wniosek. Jego przystąpienie do organu staje się skuteczne z dniem powołania przez niego przedstawiciela w organie zgodnie z art. 3 ust. 1. W odniesieniu do każdej wspólnej normy minimalnej opracowanej przez organ przed rozpoczęciem się rzeczywistego członkostwa Europejskiego Banku Inwestycyjnego, zastosowanie ma art. 23 ust. 2.

1.   Do celów niniejszego porozumienia „członkowie instytucji będących Stronami” oznaczają:

2.   W przypadku gdy Europejski Bank Inwestycyjny stanie się Stroną na podstawie art. 1 ust. 5, definicja określona w ust. 1 obejmuje członków Komitetu Zarządzającego Europejskiego Banku Inwestycyjnego, jak również członków Rady Dyrektorów Europejskiego Banku Inwestycyjnego podczas pełnienia funkcji.

1.   Każdą ze Stron reprezentuje w organie jeden członek („członek organu”). W tym celu każda ze Stron powołuje przedstawiciela oraz zastępcę przedstawiciela, który zasiada jako członek organu, gdy przedstawiciel jest nieobecny lub niezdolny do pełnienia swojej funkcji. Przedstawiciele i ich zastępcy powoływani są nie później niż dwa miesiące po dacie wejścia w życie niniejszego porozumienia. Przy powoływaniu swoich przedstawicieli i ich zastępców każda ze Stron dąży do zapewnienia równowagi płci.

2.   Przedstawiciele Stron są co do zasady osobami pełniącymi funkcję na szczeblu wiceprzewodniczącego lub na równorzędnym szczeblu.

3.   Każda ze Stron ma pełną swobodę postępowania, jeżeli chodzi o zastąpienie lub powołanie na kolejną kadencję swojego przedstawiciela lub jego zastępcy, przy czym zawsze dąży do zapewnienia równowagi płci wśród przedstawicieli i ich zastępców. W każdym przypadku kadencja przedstawiciela lub jego zastępcy automatycznie dobiega końca, gdy przedstawiciel lub jego zastępca przestaje pełnić funkcję w instytucji będącej Stroną, którą reprezentuje.

4.   Organ działa na zasadzie konsensusu, chyba że regulamin wewnętrzny, który ma zostać przyjęty zgodnie z art. 14, wyraźnie stanowi inaczej w odniesieniu do kwestii proceduralnych i administracyjnych.

1.   Przedstawiciel każdej ze Stron przewodniczy organowi w systemie rotacyjnym przez rok, chyba że Strona postanowi zrzec się tego prawa. Rotacja między Stronami odbywa się zgodnie z kolejnością instytucji określoną w art. 13 ust. 1 Traktatu o Unii Europejskiej. Po wyczerpaniu listy rotację kontynuują dwa organy doradcze, o których mowa w art. 13 ust. 4 Traktatu o Unii Europejskiej. Następnie rotację kontynuuje Europejski Bank Inwestycyjny, jeżeli zostanie on Stroną zgodnie z art. 1 ust. 5 niniejszego porozumienia.

2.   Przewodniczący organizuje pracę organu, zapewniając wprowadzanie odpowiednich środków organizacyjnych i proceduralnych oraz dostarczając członkom organu wszystkie wymagane informacje i dokumenty.

1.   Organ jest wspierany przez pięciu niezależnych ekspertów, którzy uczestniczą we wszystkich posiedzeniach organu w charakterze obserwatorów i doradzają członkom organu we wszelkich kwestiach etycznych związanych z mandatem organu („niezależni eksperci”). Niezależni eksperci wyznaczają spośród siebie rzecznika. Przestrzegają oni najwyższych norm etycznych, co najmniej równoważnych wspólnym normom minimalnym.

2.   Niezależni eksperci są wybierani ze względu na ich kompetencje, doświadczenie, niezależność i kwalifikacje zawodowe. Wykazują się oni nienagannym przebiegiem kariery zawodowej, a także doświadczeniem w pełnieniu ważnych funkcji w europejskich, krajowych lub międzynarodowych organizacjach publicznych. Są oni wybierani na wniosek Strony i w drodze konsensusu Stron zgodnie z procedurą, która polega na poszukiwaniu w przejrzysty sposób najlepszych dostępnych osób, co do których Strony mogą osiągnąć konsensus. Szczegóły procedury określa organ.

3.   Niezależni eksperci zgłaszają organowi wszelkie konflikty interesów, które mogłyby naruszać ich niezależność lub bezstronność. W takich przypadkach organ podejmuje decyzję, czy konieczne jest zastosowanie jakichkolwiek środków a, w razie potrzeby, – o wprowadzaniu odpowiednich środków.

4.   Przy powoływaniu niezależnych ekspertów Strony dążą do zapewnienia równowagi płci i różnorodności geograficznej.

5.   Kadencja niezależnych ekspertów trwa trzy lata z możliwością jednokrotnego przedłużenia. W przypadku, gdy niezależny ekspert przestaje pełnić swoją funkcję przed zakończeniem trzyletniej kadencji lub gdy Strony postanowią w drodze konsensusu odwołać niezależnego eksperta z funkcji, do której został powołany, Strony powołują w drodze konsensusu nowego niezależnego eksperta na okres trzech lat.

6.   Z przyczyn czysto administracyjnych niezależni eksperci otrzymują od Komisji status specjalnego doradcy i są administracyjnie powiązani z Komisją. Otrzymują oni zwrot kosztów podróży i zakwaterowania poniesionych podczas wykonywania swoich obowiązków. Za każdy dzień pracy otrzymują dietę dzienną obliczoną na podstawie wynagrodzenia urzędnika Unii w grupie zaszeregowania AD 12.

1.   Organ przyczynia się do szerzenia wśród Stron wspólnej kultury etyki i przejrzystości, w szczególności przez opracowywanie wspólnych norm minimalnych oraz przez wspieranie wymiany najlepszych praktyk w tej kwestii.

2.   Zadania organu są następujące:

3.   Funkcjonowanie organu nie narusza kompetencji Stron ani nie wpływa na ich odpowiednie uprawnienia w zakresie organizacji wewnętrznej. W szczególności organ, bez uszczerbku dla art. 7, nie jest właściwy w zakresie stosowania wewnętrznych zasad Strony w indywidualnych przypadkach.

1.   Jeżeli Strona uzna to za szczególnie istotne, w przypadkach wymagających szczególnej uwagi albo w celu opracowania lub aktualizacji normy etycznej, może ona konsultować się z niezależnymi ekspertami i przedkładać im pytania dotyczące zgodności deklaracji o braku konfliktu interesów lub wszelkich innych standardowych pisemnych oświadczeń lub elementów lub projektów takich deklaracji swoich członków ze wspólnymi normami minimalnymi opracowanymi przez organ i odzwierciedlonymi przez Stronę w jej zasadach wewnętrznych. Do czasu osiągnięcia porozumienia w sprawie wspólnych norm minimalnych pytania takie mogą być kierowane do niezależnych ekspertów w oparciu o inne odpowiednie normy mające zastosowanie do danej Strony.

2.   Decyzję w sprawie konsultacji i pytań kierowanych do niezależnych ekspertów Strona podejmuje zgodnie z własnymi zasadami.

3.   W odpowiedzi na konsultacje lub pytania niezależni eksperci przedstawiają Stronie poufną i niewiążącą pisemną opinię. Opinię wydają w rozsądnym terminie uzgodnionym ze Stroną. Jeżeli niezależni eksperci nie przyjęli opinii jednomyślnie, w opinii zawiera się wszelkie odmienne zdania. Obrady niezależnych ekspertów są poufne.

4.   W ramach wkładu do przeprowadzanej przez organ oceny konieczności opracowania lub aktualizacji wspólnych norm minimalnych, niezależni eksperci przedstawiają zanonimizowane i zagregowane roczne sprawozdanie z konsultacji i pytań przedłożonych przez Strony oraz działań następczych podjętych w związku z tymi konsultacjami i pytaniami, tak aby w stosownych przypadkach zalecić organowi opracowanie lub aktualizację wspólnych norm minimalnych.

5.   Niniejszy artykuł pozostaje bez uszczerbku dla mandatu organu na podstawie art. 6.

1.   Zgodnie z art. 1 ust. 3 i 4 wspólne normy minimalne opracowuje się zgodnie z prawami i obowiązkami członków instytucji będących Stronami wynikającymi z Traktatów i innych przepisów mających zastosowanie do tych członków. Wspólne normy minimalne nie mają wpływu na mechanizmy kontroli i równowagi ustanowione w Traktatach.

2.   Wspólne normy minimalne odnoszą się do następujących kwestii:

3.   Organ opracowuje również wspólne normy minimalne w odniesieniu do:

4.   Organ może opracować dalsze wspólne normy minimalne w innych obszarach niż obszary wymienione w ust. 2 i 3.

5.   Organ uzgadnia wspólne normy minimalne w terminie sześciu miesięcy od powołania – zgodnie z, odpowiednio, art. 3 ust. 1 i art. 5 ust. 2 – swoich członków i niezależnych ekspertów, oraz w terminie sześciu miesięcy od podjęcia decyzji o opracowaniu dalszych wspólnych norm minimalnych norm na podstawie ust. 4.

6.   Wspólne normy minimalne są formalizowane na piśmie i, przy należytym uwzględnieniu autonomii każdej ze Stron, są przekazywane wszystkim Stronom. Wspólne normy minimalne są podawane do wiadomości publicznej na stronie internetowej organu.

1.   Organ ocenia konieczność aktualizacji wspólnych norm minimalnych, w przypadku gdy co najmniej jeden członek organu uzna, że taki przegląd jest niezbędny.

2.   Przegląd może zostać uznany za niezbędny w szczególności ze względu na zmiany w orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, nowe lub zmienione normy etyczne ustanowione przez organizacje międzynarodowe, nowe osiągnięcia techniczne lub z uwagi na konieczność wyjaśnienia wspólnych norm minimalnych w wyniku powtarzających się problemów.

3.   Do aktualizacji wspólnych norm minimalnych zastosowanie ma art. 8 ust. 5 i 6.

1.   Każda ze Stron dokonuje pisemnej samooceny swoich zasad wewnętrznych oraz ich dostosowania do wspólnych norm minimalnych i do wszelkich aktualizacji wspólnych norm minimalnych.

2.   Każda ze Stron kończy samoocenę w ciągu czterech miesięcy od dnia, kiedy Stronom przekazano wspólne normy minimalne.

3.   Przedstawiciel zainteresowanej Strony przedstawia samoocenę na posiedzeniu organu.

4.   W terminie dwóch miesięcy od tego posiedzenia organu niezależni eksperci sporządzają pisemną opinię na temat każdej samooceny. Jeżeli niezależni eksperci nie przyjęli opinii jednomyślnie, w opinii zawiera się wszelkie odmienne zdania. Obrady niezależnych ekspertów są poufne.

5.   W terminie dwóch miesięcy od otrzymania pisemnej opinii, o której mowa w ust. 4, organ przeprowadza wymianę opinii na podstawie samooceny i pisemnej opinii.

6.   Sekretariat organu sporządza sprawozdanie podsumowujące wymianę opinii, o której mowa w ust. 5, i zawierające uwagi końcowe. Organ może zmienić sprawozdanie przed jego zatwierdzeniem. Zatwierdza on sprawozdanie w terminie dwóch miesięcy, o którym mowa w ust. 5. Pisemna opinia niezależnych ekspertów stanowi część sprawozdania.

7.   Każda ze Stron dokonuje przeglądu i, jeżeli uzna to za stosowne, aktualizuje swoje zasady wewnętrzne nie później niż cztery miesiące po zatwierdzeniu sprawozdania przez organ.

8.   Samoocena i sprawozdanie są podawane do wiadomości publicznej na stronie internetowej organu.

1.   Organ odbywa co najmniej raz w roku posiedzenie poświęcone kwestiom będącym przedmiotem wspólnego zainteresowania w dziedzinie etyki oraz wymianie najlepszych praktyk między Stronami.

2.   Organ może zaprosić na to posiedzenie przedstawicieli wszelkich publicznych organizacji krajowych, europejskich lub międzynarodowych, których praca jest uznawana za istotną dla ustanawiania norm.

1.   Posiedzenia organu, w których uczestniczą niezależni eksperci, zwołuje przewodniczący.

2.   Oprócz posiedzeń zwołanych w celu stosowania art. 8–11 przewodniczący może, z własnej inicjatywy lub na wniosek którejkolwiek ze Stron i w terminie jednego miesiąca od otrzymania takiego wniosku, zwoływać dodatkowe posiedzenia w celu omówienia kwestii będących przedmiotem wspólnego zainteresowania.

1.   Członkowie organu unikają wszelkich sytuacji, które mogłyby naruszać ich niezależność lub bezstronność przy sprawowaniu funkcji w organie.

2.   Członkowie organu niezwłocznie zgłaszają przewodniczącemu wszelkie sytuacje, które naruszają ich niezależność lub bezstronność podczas wykonywania zadań w organie. W takim przypadku zainteresowana Strona zastępuje członka organu jego zastępcą na okres, w którym członek organu nie może uczestniczyć w pracach organu. Jeżeli dana sytuacja dotyczy również zastępcy, zainteresowana Strona wyznacza tymczasowego zastępcę na czas trwania sytuacji. Jeżeli sytuacja dotyczy przewodniczącego, zostaje on tymczasowo zastąpiony przez członka organu, który w tym czasie reprezentuje Stronę, która będzie jako kolejna przewodniczyć organowi zgodnie z rotacją przewidzianą w art. 4 ust. 1.

1.   Organ ma do dyspozycji sekretariat. Sekretariat jest wspólną strukturą organizacyjną utworzoną do celów zarządzania działalnością organu. W jego skład wchodzą urzędnicy odpowiedzialni za zasady etyczne obowiązujące członków z każdej z instytucji będących Stroną i pracownicy takich urzędników.

2.   Sekretariat jest formalnie prowadzony przez Komisję, a jego prace koordynuje urzędnik, który w ramach instytucji będącej Stroną przewodniczącej organowi jest odpowiedzialny za zasady etyki obowiązujące członków tej instytucji będącej Stroną, lub urzędnik specjalnie wyznaczony do tego celu przez instytucję będącą Stroną przewodniczącą organowi („koordynator”). Koordynator reprezentuje sekretariat i nadzoruje jego bieżącą pracę, działając we wspólnym interesie Stron.

3.   Do zadań sekretariatu należy:

1.   Strony zobowiązują się, w drodze protokołu ustaleń między ich sekretarzami generalnymi lub osobami sprawującymi równoważny urząd, uzgodnionego w terminie trzech miesięcy od powołania członków organu, do udostępnienia niezbędnych zasobów ludzkich, administracyjnych, technicznych i finansowych, w tym odpowiednich pracowników sekretariatu, aby zapewnić skuteczne wykonanie niniejszego porozumienia.

2.   Strony dzielą koszty związane z sekretariatem organu i niezależnymi ekspertami proporcjonalnie do wielkości swoich budżetów administracyjnych. Na początku każdego roku budżetowego przekazują Komisji wkład finansowy. Wszelkie koszty wynikające z konsultacji na podstawie art. 7 pokrywa konsultująca się Strona. Szczegóły wykonania niniejszego ustępu, w tym mechanizm uwzględniania statusu obserwatora Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej przez obniżenie o 50 % jego wkładu, określa się w protokole ustaleń, o którym mowa w ust. 1. Protokół ustaleń jest poddawany przeglądowi co roku lub zawsze wtedy, gdy któraś ze Stron uzna to za konieczne, a w stosownych przypadkach wprowadzane są w nim zmiany.

3.   Wnioski organu dotyczące poniesienia dodatkowych wydatków administracyjnych o wyjątkowym charakterze są kierowane do Stron, które co roku rozpatrują i zatwierdzają wnioski budżetowe organu zgodnie z ich odpowiednimi zasadami wewnętrznymi.

1.   Po jego omówieniu na posiedzeniu, o którym mowa w art. 11 ust. 1, organ przyjmuje roczne sprawozdanie z działalności w poprzednim roku.

2.   Roczne sprawozdanie jest podawane do wiadomości publicznej na stronie internetowej organu.

1.   Organ obsługuje stronę internetową, na której informacje dotyczące jego działalności są podawane do wiadomości publicznej.

2.   Na stronie internetowej znajdują się w szczególności następujące informacje:

3.   Strona internetowa zawiera również informacje, o których mowa w ust. 2, dotyczące organów i jednostek organizacyjnych Unii dobrowolnie biorące udział zgodnie z art. 20.

1.   Organy i jednostki organizacyjne Unii, inne niż Strony, mogą powiadomić organ, że dobrowolnie decydują się na stosowanie całego zbioru wspólnych norm minimalnych już opracowanych – lub mających być opracowane w przyszłości – przez organ w odniesieniu do zasad mających zastosowanie do osób niebędących ich pracownikami, które pełnią funkcję podobną do funkcji pełnionych przez członków instytucji będących Stronami.

2.   Organ wzywa zainteresowany organ lub zainteresowaną jednostkę organizacyjną Unii do przeprowadzenia pisemnej samooceny swoich zasad wewnętrznych i ich zgodności ze wspólnymi normami minimalnymi oraz do wyznaczenia przedstawiciela, który będzie uczestniczył w wymianie opinii z członkami organu. Art. 10 ust. 3–8 i art. 15 stosuje się odpowiednio.

3.   Ust. 2 niniejszego artykułu stosuje się odpowiednio, w przypadku gdy organ opracowuje dalsze wspólne normy minimalne lub aktualizuje wspólne normy minimalne.

4.   Organy lub jednostki organizacyjne Unii, które powiadamiają organ zgodnie z ust. 1, wnoszą wkład w finansowanie organu. Szczegóły określa się w protokole ustaleń, o którym mowa w art. 17 ust. 1.

1.   Na zasadzie odstępstwa od procedury, o której mowa w art. 5 ust. 2 zdanie trzecie, w roku, w którym utworzony zostaje organ, niezależnych ekspertów powołuje się na pełny mandat spośród obecnych lub byłych członków istniejących organów wewnętrznych Stron odpowiedzialnych za kwestie etyczne, z wyłączeniem czynnych członków instytucji będących Stronami. Niezależnych ekspertów powołuje się nie później niż trzy miesiące po wejściu w życie niniejszego porozumienia. Aby rozłożyć w czasie odnawianie zespołu niezależnych ekspertów, pierwszy mandat trzech z pięciu niezależnych ekspertów, wyznaczonych w drodze losowania, jest ograniczony do dwóch lat.

2.   Terminy, o których mowa w ust. 1, jak również w art. 3 ust. 1 i art. 10 ust. 2, mogą zostać przedłużone z obiektywnie uzasadnionych powodów, w szczególności jeżeli przypadają na okres, w którym instytucja będąca Stroną została nowo utworzona.

1.   Niniejsze porozumienie ma charakter wiążący dla Stron.

2.   Strony postanawiają, bez uszczerbku dla art. 1 ust. 2, odzwierciedlić wspólne normy minimalne opracowane przez organ w swoich zasadach wewnętrznych w drodze decyzji podejmowanych na podstawie swoich uprawnień organizacyjnych oraz wprowadzić odpowiednie środki w celu zapewnienia wykonania niniejszego porozumienia.

3.   Niniejsze porozumienie wchodzi w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.