ZAŁĄCZNIK I

Procedura oceny zgodności z wymogami dotyczącymi uzyskania autoryzacji w zakresie bezpieczeństwa wydawanych zgodnie z art. 11 ust. 1 lit. a) i b) dyrektywy 2004/49/WE

1.   Procedury dotyczące przyjmowania i oceny wniosków oraz wydawania autoryzacji w zakresie bezpieczeństwa wprowadzane przez krajowy organ bezpieczeństwa opierają się na poniższych zasadach ramowych.

a)   Ustanowienie procesu oceny i jego przegląd

Krajowe organy bezpieczeństwa opracowują zorganizowane i poddające się audytowi procesy, które będą realizować osoby o odpowiednich kompetencjach. Oceniają wnioski w oparciu o kryteria oceny systemów zarządzania bezpieczeństwem, określone w załączniku II. Rejestrują i uzasadniają wszystkie decyzje. Ogólny proces oceny prowadzonej przez krajowe organy bezpieczeństwa jest poddawany okresowym przeglądom i stale doskonalony w celu zagwarantowania ciągłej skuteczności i efektywności.

b)   Jakość procesu oceny

Krajowe organy bezpieczeństwa monitorują jakość swoich działań na kluczowych etapach rozpatrywania wniosków o wydanie autoryzacji w zakresie bezpieczeństwa.

c)   Zakres oceny

Ocenę przeprowadza się na poziomie systemu zarządzania i jest ona zorientowana na proces. Jeśli badanie wykaże niedociągnięcia, krajowe organy bezpieczeństwa dysponują swobodą decyzyjną i, zależnie od charakteru i wagi niezgodności, wskazują elementy wymagające poprawy. Ponadto krajowy organ bezpieczeństwa jest uprawniony do odrzucania wniosków.

Ocena jest:

—	adekwatna do ryzyka, charakteru i zakresu działalności wnioskodawcy;

—	oparta na osądzie ogólnej zdolności zarządcy infrastruktury do bezpiecznego działania w sposób opisany w jego systemie zarządzania bezpieczeństwem.

d)   Harmonogram oceny

Krajowe organy bezpieczeństwa dokonują oceny w terminie wymaganym zgodnie z art. 12 dyrektywy 2004/49/WE, jednocześnie zapewniając wystarczającą analizę dokumentów przedłożonych przez wnioskodawcę. Na etapie oceny krajowy organ bezpieczeństwa w najwcześniejszym możliwym terminie informuje zarządców infrastruktury o poważnych problemach.

e)   Proces decyzyjny podczas oceny

Decyzja o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku o wydanie autoryzacji w zakresie bezpieczeństwa oparta jest na dokumentach przedłożonych przez wnioskodawcę oraz na wykazaniu zgodności z odnośnymi wymogami.

2.   Krajowy organ bezpieczeństwa ocenia, czy załączone streszczenie instrukcji dotyczącej systemu zarządzania bezpieczeństwem umożliwia wstępny osąd jakości i adekwatności systemu zarządzania bezpieczeństwem oraz decyduje, w których obszarach są wymagane dodatkowe informacje. Wzywając wnioskodawcę do udzielenia dodatkowych informacji, krajowy organ bezpieczeństwa może wymagać wszelkich szczegółowych informacji, jakie uzna za zasadnie konieczne dla ułatwienia oceny wniosku.

3.   Przy wydawaniu autoryzacji w zakresie bezpieczeństwa dokumentuje się zgodność systemu zarządzania bezpieczeństwem wnioskodawcy z kryteriami oceny w odniesieniu do każdego z tych kryteriów.

4.   Wskazując niejasność lub możliwą niezgodność, krajowy organ bezpieczeństwa określa ją dokładnie i pomaga wnioskodawcy zrozumieć poziom szczegółowości oczekiwanej odpowiedzi. W tym celu:

a)	precyzyjnie wskazuje odnośne kryteria oraz upewnia się, że wnioskodawca jasno zrozumiał, jakie są zidentyfikowane obszary niezgodności;

b)	wskazuje odnośną część odpowiednich przepisów, zasad i norm;

c)	wyjaśnia, dlaczego nie spełniono kryterium oceny;

d)	uzgadnia dalsze zobowiązania, informacje oraz wszelkie dodatkowe dokumenty, które należy przedstawić odpowiednio do poziomu szczegółowości danego kryterium, a także wskazuje zarówno działanie wymagane od wnioskodawcy w celu eliminacji niedociągnięcia, jak i ramy czasowe zapewnienia zgodności;

e)	wskazuje obszary, które mogą podlegać dodatkowej kontroli w drodze nadzoru po wydaniu autoryzacji.

ZAŁĄCZNIK II

Kryteria oceny zgodności z wymogami dotyczącymi uzyskania autoryzacji w zakresie bezpieczeństwa wydawanych zgodnie z art. 11 ust. 1 lit. a) i b) dyrektywy 2004/49/WE

A.   ŚRODKI KONTROLI RYZYKA DLA WSZYSTKICH CZYNNIKÓW RYZYKA ZWIĄZANYCH Z DZIAŁALNOŚCIĄ ZARZĄDCY INFRASTRUKTURY (1)

A.1

Stosuje się procedury identyfikacji ryzyka związanego z działalnością kolejową, w tym wynikającego bezpośrednio z działań roboczych, organizacji pracy lub obciążenia pracą oraz działań innych organizacji/osób.

A.2

Stosuje się procedury mające na celu opracowanie i wdrożenie środków kontroli ryzyka.

A.3

Stosuje się procedury monitorowania skuteczności środków kontroli ryzyka oraz wprowadzania zmian w razie potrzeby.

A.4

Stosuje się procedury uwzględniające potrzebę współpracy z innymi podmiotami (takimi jak przedsiębiorstwa kolejowe, producent, dostawca usług utrzymania, podmiot odpowiedzialny za utrzymanie, posiadacz pojazdu kolejowego, usługodawca i podmiot zamawiający), w stosownych przypadkach, w sprawach, w których występują obszary współdziałania mogące mieć wpływ na wdrożenie odpowiednich środków kontroli ryzyka zgodnie z art. 4 ust. 3 dyrektywy 2004/49/WE.

A.5

Stosuje się procedury w zakresie uzgodnionej dokumentacji oraz komunikacji z odpowiednimi podmiotami, obejmujące określenie ról i obowiązków każdej uczestniczącej organizacji oraz specyfikacje wymiany informacji.

A.6

Stosuje się procedury monitorowania skuteczności takich środków oraz wprowadzania zmian w razie potrzeby.

B.   KONTROLA RYZYKA ZWIĄZANEGO ZE ŚWIADCZONYMI USŁUGAMI UTRZYMANIA I DOSTARCZANYMI MATERIAŁAMI (2)

B.1

Stosuje się procedury określania wymogów/norm/procesów w zakresie utrzymania na podstawie danych dotyczących bezpieczeństwa.

B.2

Stosuje się procedury dostosowywania odstępów czasowych między przeglądami technicznymi odpowiednio do rodzaju i zakresu świadczonej usługi.

B.3

Stosuje się procedury zapewniające jasne zdefiniowanie odpowiedzialności za utrzymanie, określenie kompetencji wymaganych na stanowiskach w zakresie utrzymania oraz przydzielanie odpowiednich poziomów odpowiedzialności.

B.4

Stosuje się procedury gromadzenia informacji o niesprawnościach i usterkach wynikających z codziennej działalności oraz zgłaszania ich osobom odpowiedzialnym za utrzymanie.

B.5

Stosuje się procedury identyfikacji i zgłaszania zainteresowanym stronom ryzyka wynikającego z usterek i niezgodności w budowie lub niesprawności w całym cyklu życia.

B.6

Stosuje się procedury weryfikacji i kontroli skuteczności oraz wyników działań w zakresie utrzymania w celu zapewnienia ich zgodności z normami korporacyjnymi.

C.   KONTROLA RYZYKA ZWIĄZANEGO Z ZAANGAŻOWANIEM WYKONAWCÓW I KONTROLĄ DOSTAWCÓW (3)

C.1

Stosuje się procedury weryfikacji kompetencji wykonawców (w tym podwykonawców) i dostawców.

C.2

W celu zapewnienia zgodności z wymogami określonymi w zamówieniu stosuje się procedury weryfikacji i kontroli stanu bezpieczeństwa oraz wyników zapewnianych przez wszystkie zamawiane usługi i produkty świadczone lub dostarczane przez wykonawcę bądź dostawcę.

C.3

Obowiązki i zadania związane z kwestiami bezpieczeństwa kolei są jasno zdefiniowane, znane i rozdzielone między umawiające się strony oraz między wszystkich pozostałych zainteresowanych.

C.4

Stosuje się procedury zapewniające identyfikowalność wszystkich związanych z bezpieczeństwem dokumentów i umów.

C.5

Stosuje się procedury zapewniające, aby zadania w zakresie bezpieczeństwa, w tym wymiana informacji dotyczących bezpieczeństwa, były wykonywane przez wykonawców lub dostawcę zgodnie z odpowiednimi wymogami określonymi w zamówieniu.

D.   RYZYKO WYNIKAJĄCE Z DZIAŁAŃ INNYCH STRON POZA SYSTEMEM KOLEJOWYM (4)

D.1

Stosuje się procedury identyfikacji potencjalnego ryzyka powodowanego przez strony poza systemem kolejowym, jeśli jest to właściwe i zasadne.

D.2

Stosuje się procedury ustanawiania środków kontrolnych minimalizujących ryzyko, o którym mowa w punkcie D.1, w zakresie, w jakim w grę wchodzą obowiązki wnioskodawcy.

D.3

Stosuje się procedury monitorowania skuteczności środków, o których mowa w punkcie D.2, oraz wprowadzania zmian w stosownych przypadkach.

E.   DOKUMENTACJA SYSTEMU ZARZĄDZANIA BEZPIECZEŃSTWEM

E.1

Istnieje opis działalności jasno określający rodzaj i zakres działań oraz związane z nimi ryzyko.

E.2

Istnieje opis struktury systemu zarządzania bezpieczeństwem, obejmujący podział ról i obowiązków.

E.3

Istnieje opis procedur systemu zarządzania bezpieczeństwem, wymaganych na podstawie art. 9 dyrektywy 2004/49/WE i załącznika III do tej dyrektywy, odpowiadający rodzajowi i zakresowi świadczonych usług.

E.4

Wymienione i krótko opisane są procesy oraz zadania o zasadniczym znaczeniu dla bezpieczeństwa właściwe dla rodzaju działalności/usługi.

F.   PODZIAŁ OBOWIĄZKÓW (5)

F.1

Istnieje opis sposobu koordynacji działań związanych z systemem zarządzania bezpieczeństwem w całej organizacji, opartego na sprawdzonej wiedzy i zasadniczej odpowiedzialności na szczeblu kierownictwa.

F.2

Stosuje się procedury zapewniające, aby pracownicy, którym powierzono obowiązki w ramach organizacji, dysponowali upoważnieniami, kompetencjami i odpowiednimi środkami do wypełnienia takich obowiązków.

F.3

Jasno zdefiniowane są obszary obowiązków związanych z bezpieczeństwem oraz podział obowiązków między poszczególne funkcje związane z nimi, a także obszary współdziałania między nimi.

F.4

Stosowana jest procedura zapewniająca jasne definiowanie zadań w zakresie bezpieczeństwa oraz powierzanie ich pracownikom o odpowiednich kompetencjach.

G.   ZAPEWNIENIE KONTROLI PRZEZ KIEROWNICTWO NA RÓŻNYCH POZIOMACH (6)

G.1

Istnieje opis podziału obowiązków w zakresie każdego procesu związanego z bezpieczeństwem w całej organizacji.

G.2

Stosowana jest procedura regularnego monitorowania wykonania zadań, weryfikowanego przez kierownictwo, które musi interweniować, jeśli zadania nie są wykonywane prawidłowo.

G.3

Stosuje się procedury identyfikacji oddziaływań innych działań w zakresie zarządzania na system zarządzania bezpieczeństwem, a także procedury zarządzania takimi oddziaływaniami.

G.4

Stosuje się procedury rozliczania z osiąganych wyników osób pełniących role w zakresie zarządzania bezpieczeństwem.

G.5

Stosuje się procedury podziału zasobów w celu realizacji zadań w ramach systemu zarządzania bezpieczeństwem.

H.   ZAANGAŻOWANIE PRACOWNIKÓW I ICH PRZEDSTAWICIELI NA WSZYSTKICH POZIOMACH (7)

H.1

Stosuje się procedury zapewniające odpowiednią reprezentację pracowników i przedstawicieli pracowników oraz konsultacje z nimi w zakresie definiowania, proponowania, przeglądu i rozwoju aspektów bezpieczeństwa procedur operacyjnych mogących wymagać udziału pracowników.

H.2

Mechanizmy zaangażowania pracowników i konsultacji z nimi są udokumentowane.

I.   ZAPEWNIENIE CIĄGŁEGO DOSKONALENIA (8)

Stosuje się procedury zapewniające, w miarę możliwości, ciągłe doskonalenie systemu zarządzania bezpieczeństwem, obejmujące:

a)	procedury okresowego przeglądu systemu zarządzania bezpieczeństwem, uznane za konieczne;

b)	procedury opisu mechanizmów monitorowania i analizy istotnych danych dotyczących bezpieczeństwa;

c)	procedury opisu eliminacji zidentyfikowanych niedociągnięć;

d)	procedury opisu wdrażania nowych zasad zarządzania bezpieczeństwem w związku z następującym rozwojem i wyciągniętymi wnioskami;

e)	procedury opisu wykorzystania ustaleń audytu wewnętrznego do celów doskonalenia systemu zarządzania bezpieczeństwem.

J.   POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA ZATWIERDZONA PRZEZ DYREKTORA ZARZĄDZAJĄCEGO ORGANIZACJI I PRZEKAZANA WSZYSTKIM PRACOWNIKOM (9)

Istnieje dokument opisujący politykę bezpieczeństwa organizacji:

a)	komunikowany i udostępniany wszystkim pracownikom, np. poprzez wewnętrzną sieć komputerową organizacji;

b)	odpowiedni dla rodzaju i zakresu usługi;

c)	zatwierdzony przez dyrektora zarządzającego organizacji.

K.   ILOŚCIOWE I JAKOŚCIOWE CELE ORGANIZACJI W ZAKRESIE UTRZYMANIA I POPRAWY BEZPIECZEŃSTWA ORAZ PLANY I PROCEDURY SŁUŻĄCE OSIĄGNIĘCIU TYCH CELÓW (10)

K.1

Stosuje się procedury ustalania odpowiednich celów w zakresie bezpieczeństwa, zgodnych z ramami prawymi, oraz istnieje dokument określający te cele.

K.2

Stosuje się procedury ustalania odpowiednich celów w zakresie bezpieczeństwa odpowiednich dla rodzaju i zakresu prowadzonej działalności kolejowej oraz odnośnego ryzyka.

K.3

Stosuje się procedury regularnej oceny ogólnego stanu bezpieczeństwa w odniesieniu do wewnętrznych celów w zakresie bezpieczeństwa ustalonych na poziomie danej organizacji oraz do celów ustalonych na poziomie państwa członkowskiego.

K.4

Stosuje się procedury regularnego monitorowania i przeglądu mechanizmów operacyjnych w drodze: a) gromadzenia odnośnych danych dotyczących bezpieczeństwa w celu określenia tendencji pod względem stanu bezpieczeństwa oraz oceny zgodności z celami; b) interpretacji odnośnych danych i wprowadzania niezbędnych zmian.

K.5

Zarządca infrastruktury stosuje procedury w zakresie tworzenia planów i procedur umożliwiających realizację jego celów.

L.   PROCEDURY SŁUŻĄCE SPEŁNIENIU ISTNIEJĄCYCH, NOWYCH I ZMIENIONYCH NORM TECHNICZNYCH I OPERACYJNYCH LUB INNYCH WARUNKÓW NORMATYWNYCH (11)

L.1.

W przypadku wymogów w zakresie bezpieczeństwa właściwych dla danego rodzaju i zakresu działalności, stosuje się procedury: a) identyfikacji takich wymagań i aktualizacji odnośnych procedur z uwzględnieniem wprowadzonych w nich zmian (zarządzanie kontrolą zmian); b) ich wdrażania; c) monitorowania zgodności z nimi; d) podejmowania działań w razie stwierdzenia niezgodności.

L.2

Stosuje się procedury zapewniające, aby do zamierzonego celu przeznaczano odpowiednich pracowników, procedury, określone dokumenty, wyposażenie i tabor.

L.3

System zarządzania bezpieczeństwem obejmuje procedury zapewniające wykonywanie zadań w zakresie utrzymania w sposób zgodny z odnośnymi wymogami.

M.   PROCEDURY I METODY PRZEPROWADZANIA OCENY RYZYKA I WDRAŻANIA ŚRODKÓW KONTROLI RYZYKA W SYTUACJACH, KIEDY ZMIANA WARUNKÓW PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI LUB WPROWADZENIE NOWEGO MATERIAŁU POWODUJE NOWE RYZYKO DLA INFRASTRUKTURY LUB PROWADZONEJ DZIAŁALNOŚCI (12)

M.1

Stosuje się procedury zarządzania zmianami w wyposażeniu, procedurach, organizacji, personelu lub obszarach współdziałania.

M.2

W razie potrzeby stosuje się procedury oceny ryzyka w odniesieniu do zarządzania zmianami i zastosowania wspólnej metody oceny bezpieczeństwa w zakresie wyceny i oceny ryzyka, o których mowa w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 352/2009 (13).

M.3

Stosuje się procedury wykorzystania wyników oceny ryzyka w innych procesach w ramach organizacji oraz udostępniania ich właściwym pracownikom.

N.   ZAPEWNIENIE PROGRAMU SZKOLENIA PRACOWNIKÓW I SYSTEMÓW ZAPEWNIAJĄCYCH UTRZYMANIE KOMPETENCJI PRACOWNIKÓW I PRAWIDŁOWE WYKONANIE ZADAŃ (14)

N.1

Istnieje system zarządzania kompetencjami, obejmujący co najmniej: a) wskazanie wiedzy oraz umiejętności wymaganych do celów zadań związanych z bezpieczeństwem; b) zasady selekcji (podstawowy poziom wykształcenia, wymagane predyspozycje psychiczne i fizyczne); c) początkowe szkolenie i certyfikacja nabytych kompetencji i umiejętności; d) bieżące szkolenie i okresowa aktualizacja posiadanej wiedzy i umiejętności; e) w razie potrzeby okresowe kontrole kompetencji; f) specjalne środki w razie wypadków/incydentów lub długotrwałej nieobecności w pracy, zależnie od potrzeb/w stosownych przypadkach; g) specjalne szkolenia w zakresie systemu zarządzania bezpieczeństwem dla pracowników bezpośrednio zaangażowanych w zapewnienie działania systemu zarządzania bezpieczeństwem.

N.2

W ramach systemu zarządzania kompetencjami stosuje się procedury: a) określania stanowisk wykonujących zadania związane z bezpieczeństwem; b) określania stanowisk wiążących się z odpowiedzialnością za podejmowanie decyzji operacyjnych w ramach systemu zarządzania bezpieczeństwem; c) wymagające pracowników dysponujących niezbędną wiedzą, umiejętnościami i predyspozycjami (medycznymi i psychicznymi) właściwymi dla wykonywanych zadań i okresowo doszkalanych; d) przydzielania pracowników o kompetencjach właściwych dla wykonywania odnośnych zadań; e) monitorowania realizacji zadań i prowadzenia w razie potrzeby działań naprawczych.

O.   MECHANIZMY ZAPEWNIANIA WYSTARCZAJĄCEGO DOSTĘPU DO INFORMACJI W OBRĘBIE ORGANIZACJI ORAZ, W STOSOWNYCH PRZYPADKACH, WYMIANY INFORMACJI MIĘDZY ORGANIZACJAMI KORZYSTAJĄCYMI Z TEJ SAMEJ INFRASTRUKTURY (15)

O.1

Stosuje się procedury zapewniające, aby: a) pracownicy dysponowali wiedzą dotyczącą systemu zarządzania bezpieczeństwem i rozumieli go, a informacje były łatwo dostępne; oraz b) właściwi pracownicy ds. bezpieczeństwa otrzymali odpowiednią dokumentację systemu zarządzania bezpieczeństwem.

O.2

Stosuje się procedury zapewniające, aby: a) kluczowe informacje operacyjne były istotne i ważne; b) pracownicy mieli świadomość ich istnienia zanim zostaną zastosowane; c) informacje takie były dostępne pracownikom, a w razie potrzeby, aby formalnie przekazano im kopie informacji.

O.3

Stosuje się mechanizmy wymiany informacji między zarządcą infrastruktury a pozostałymi przedsiębiorstwami kolejowymi.

P.   PROCEDURY I FORMATY DOKUMENTOWANIA INFORMACJI W ZAKRESIE BEZPIECZEŃSTWA ORAZ USTANOWIENIE PROCEDURY KONTROLI KONFIGURACJI WAŻNYCH INFORMACJI W ZAKRESIE BEZPIECZEŃSTWA (16)

P.1

Stosuje się procedury zapewniające, aby wszystkie istotne informacje w zakresie bezpieczeństwa były zgodne ze stanem faktycznym, kompletne, spójne, łatwe do zrozumienia, właściwie aktualizowane i należycie dokumentowane.

P.2

Stosuje się procedury: a) formatowania, generowania i dystrybucji wszelkiej odnośnej dokumentacji w zakresie bezpieczeństwa oraz kontroli zmian w takiej dokumentacji; b) przyjmowania, gromadzenia i przechowywania wszelkiej odnośnej dokumentacji/informacji w postaci papierowej lub przy użyciu innych systemów rejestracji.

P.3

Stosuje się procedurę kontroli konfiguracji ważnych informacji w zakresie bezpieczeństwa.

Q.   PROCEDURY ZAPEWNIAJĄCE, ABY WYPADKI, INCYDENTY, ZDARZENIA POTENCJALNIE WYPADKOWE ORAZ INNE NIEBEZPIECZNE ZDARZENIA BYŁY ZGŁASZANE, BADANE I ANALIZOWANE ORAZ ABY PODEJMOWANO NIEZBĘDNE ŚRODKI ZAPOBIEGAWCZE (17)

Q.1

Stosuje się procedury zapewniające, aby wypadki, incydenty, zdarzenia potencjalnie wypadkowe oraz inne niebezpieczne zdarzenia były: a) zgłaszane, rejestrowane, badane i analizowane; b) zgłaszane, zgodnie z właściwymi przepisami, organom krajowym.

Q.2

Stosuje się procedury zapewniające, aby: a) zalecenia krajowego organu bezpieczeństwa, krajowego organu dochodzeniowego, branżowe/wynikające z dochodzeń wewnętrznych były oceniane i, w stosownych przypadkach, wdrażane lub aby zlecano ich wdrożenie; b) odnośne sprawozdania/informacje innych przedsiębiorstw kolejowych, zarządców infrastruktury, podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie i posiadaczy były analizowane i uwzględniane.

Q.3

Stosuje się procedury wykorzystania odpowiednich informacji odnoszących się do dochodzeń oraz przyczyn wypadków, incydentów, zdarzeń potencjalnie wypadkowych i innych niebezpiecznych zdarzeń do wyciągania wniosków i, w stosownych przypadkach, przyjmowania środków zapobiegawczych.

R.   ZAPEWNIENIE PLANÓW DZIAŁANIA ORAZ PROCEDUR ALARMOWYCH I INFORMACJI W SYTUACJACH KRYZYSOWYCH, UZGODNIONYCH Z WŁAŚCIWYMI ORGANAMI PUBLICZNYMI (18)

R.1

Istnieje dokument określający wszystkie rodzaje sytuacji kryzysowych, w tym eksploatację w sytuacji awarii, oraz stosuje się procedury określania nowych rodzajów takich sytuacji.

R.2

W odniesieniu do każdego określonego rodzaju sytuacji kryzysowej stosuje się procedury zapewniające: a) możliwość natychmiastowego kontaktu ze służbami ratowniczymi; b) przekazanie służbom ratowniczym wszystkich ważnych informacji zarówno z wyprzedzeniem, w celu przygotowania reakcji kryzysowej, jak i w czasie wystąpienia sytuacji kryzysowej.

R.3

Role i obowiązki wszystkich stron są wskazane i przedstawione w dokumencie.

R.4

Istnieją plany działania, procedury alarmowe oraz informacje obejmujące: a) procedury alarmowania wszystkich pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie w sytuacjach kryzysowych; b) mechanizmy powiadamiania wszystkich stron o takich sytuacjach, w tym instrukcje postępowania w sytuacjach kryzysowych dla pasażerów; c) mechanizmy natychmiastowego kontaktu z kompetentnymi pracownikami, umożliwiające im podjęcie niezbędnych decyzji.

R.5

Istnieje dokument opisujący sposób podziału zasobów i środków oraz określenia wymogów szkoleniowych.

R.6

Stosuje się procedury przywrócenia normalnych warunków prowadzenia działalności w najkrótszym możliwym czasie.

R.7

Stosuje się procedury testowania planów kryzysowych we współpracy z innymi stronami, w celu szkolenia pracowników, testowania procedur, identyfikacji słabych punktów oraz weryfikacji sposobu zarządzania potencjalnymi sytuacjami kryzysowymi.

R.8

Stosuje się procedury koordynowania planów kryzysowych z przedsiębiorstwami kolejowymi, które prowadzą działalność w infrastrukturze należącej do danej organizacji, a także w każdej innej infrastrukturze, z którą jest ona połączona.

R.9

Stosuje się mechanizmy niezwłocznego zatrzymywania eksploatacji i ruchu kolejowego w razie potrzeby oraz informowania wszystkich zainteresowanych stron o podjętych działaniach.

S.   PRZEPISY DOTYCZĄCE OKRESOWYCH AUDYTÓW WEWNĘTRZNYCH SYSTEMU ZARZĄDZANIA BEZPIECZEŃSTWEM (19)

S.1

Istnieje niezależny i bezstronny system audytu wewnętrznego, funkcjonujący w przejrzysty sposób.

S.2

Istnieje harmonogram planowanych audytów wewnętrznych, który można modyfikować zależnie od wyników poprzednich audytów i monitorowania skutków.

S.3

Stosuje się procedury identyfikacji i wyboru audytorów o odpowiednich kompetencjach.

S.4

Stosuje się procedury: a) analizy i oceny wyników audytów; b) zalecania środków następczych; c) monitorowania skuteczności środków; d) dokumentacji przeprowadzenia audytów oraz wyników audytów.

S.5

Stosuje się procedury zapewniające, aby kierownictwo wyższego szczebla znało wyniki audytów i przyjmowało ogólną odpowiedzialność za wprowadzanie zmian w systemie zarządzania bezpieczeństwem.

S.6

Istnieje dokument przedstawiający sposób planowania audytów w odniesieniu do rutynowych mechanizmów monitorowania, w celu zapewnienia zgodności z procedurami i normami wewnętrznymi.

T.   BEZPIECZNE PROJEKTOWANIE INFRASTRUKTURY KOLEJOWEJ (20)

T.1

Stosuje się procedury zapewniające bezpieczne projektowanie infrastruktury w całym okresie jej życia, obejmujące projekt i instalację.

T.2

Stosuje się procedury uwzględniania zmian technicznych w infrastrukturze oraz zarządzania takimi zmianami.

T.3

Stosuje się procedury wykazujące, że zidentyfikowano odpowiednie przepisy dotyczące projektowania infrastruktury i krajowe metody oceny bezpieczeństwa oraz że wnioskodawca jest w stanie zastosować się do nich.

U.   BEZPIECZEŃSTWO EKSPLOATACYJNE INFRASTRUKTURY (21)

U.1

Stosuje się procedury zapewniające bezpieczeństwo zarządzania infrastrukturą i jej eksploatacji, z uwzględnieniem liczby, rodzaju i wielkości podmiotów wykonujących przewozy w danej sieci, w tym wszelkich niezbędnych interakcji w zależności od złożoności tej eksploatacji.

U.2

Stosuje się procedury wykazujące sposób zarządzania bezpieczeństwem na granicach fizycznych lub eksploatacyjnych infrastruktury.

U.3

Stosuje się procedury wykazujące sposób zarządzania skuteczną współpracą i koordynacją w warunkach normalnych i w sytuacjach kryzysowych.

U.4

Stosuje się procedury wykazujące, że zidentyfikowano przepisy dotyczące bezpiecznej eksploatacji interfejsów pomiędzy infrastrukturą/pojazdami oraz że wnioskodawca jest w stanie zastosować się do nich.

V.   ŚWIADCZENIE USŁUG UTRZYMANIA ORAZ DOSTARCZANIE MATERIAŁÓW (22)

V.1

Stosuje się procedury zapewniające bezpieczeństwo prowadzonych prac utrzymaniowych, w tym przejrzystą kontrolę ze strony kierownictwa oraz dokumentację audytów i kontroli.

V.2

Stosuje się procedury zapewniające, by utrzymanie infrastruktury spełniało szczególne potrzeby danej sieci.

V.3

Stosuje się procedury wykazujące, że zidentyfikowano przepisy dotyczące świadczenia usług utrzymania i dostarczania materiałów oraz że wnioskodawca jest w stanie zastosować się do nich.

W.   UTRZYMANIE I EKSPLOATACJA SYSTEMU STEROWANIA RUCHEM KOLEJOWYM (23)

W.1

Stosuje się procedury zapewniające eksploatację i utrzymanie systemu sterowania ruchem kolejowym w sposób gwarantujący bezpieczeństwo funkcjonowania kolei.

W.2

Stosuje się procedury służące spełnieniu istniejących, nowych i zmienionych norm technicznych i eksploatacyjnych.

W.3

Stosuje się procedury określające sposób zarządzania bezpieczeństwem na granicach fizycznych lub eksploatacyjnych systemu sterowania ruchem kolejowym, w tym – w razie potrzeby – sposób zarządzania współpracą.

W.4

Stosuje się procedury wykazujące, że zidentyfikowano przepisy dotyczące bezpiecznej eksploatacji i utrzymania systemu sterowania ruchem kolejowym oraz że wnioskodawca jest w stanie zastosować się do nich.

---

(1)  Artykuł 9 ust. 2 dyrektywy 2004/49/WE.

(2)  Artykuł 9 ust. 2 dyrektywy 2004/49/WE.

(3)  Artykuł 9 ust. 2 dyrektywy 2004/49/WE.

(4)  Artykuł 9 ust. 2 dyrektywy 2004/49/WE.

(5)  Załącznik III do dyrektywy 2004/49/WE, punkt 1.

(6)  Załącznik III do dyrektywy 2004/49/WE, punkt 1.

(7)  Załącznik III do dyrektywy 2004/49/WE, punkt 1.

(8)  Załącznik III do dyrektywy 2004/49/WE, punkt 1.

(9)  Załącznik III do dyrektywy 2004/49/WE, punkt 2 lit. a).

(10)  Załącznik III do dyrektywy 2004/49/WE, punkt 2 lit. b).

(11)  Załącznik III do dyrektywy 2004/49/WE, punkt 2 lit. c).

(12)  Załącznik III do dyrektywy 2004/49/WE, punkt 2 lit. d).

(13)   Dz.U. L 108 z 29.4.2009, s. 4.

(14)  Załącznik III do dyrektywy 2004/49/WE, punkt 2 lit. e).

(15)  Załącznik III do dyrektywy 2004/49/WE, punkt 2 lit. f).

(16)  Załącznik III do dyrektywy 2004/49/WE, punkt 2 lit. g).

(17)  Załącznik III do dyrektywy 2004/49/WE, punkt 2 lit. h).

(18)  Załącznik III do dyrektywy 2004/49/WE, punkt 2 lit. i).

(19)  Załącznik III do dyrektywy 2004/49/WE, punkt 2 lit. j).

(20)  Artykuł 11 ust. 1 lit. b) dyrektywy 2004/49/WE.

(21)  Artykuł 11 ust. 1 lit. b) dyrektywy 2004/49/WE.

(22)  Artykuł 11 ust. 1 lit. b) dyrektywy 2004/49/WE.

(23)  Artykuł 11 ust. 1 lit. b) dyrektywy 2004/49/WE.

ZAŁĄCZNIK III

Zasady nadzoru po wydaniu autoryzacji

1.

Podejście krajowych organów bezpieczeństwa do nadzoru nad przestrzeganiem wymogów, o których mowa w art. 4 ust. 1 oraz art. 16 ust. 2 lit. e) dyrektywy 2004/49/WE, opiera się na poniższych zasadach. Zasady te mają zastosowanie do ram działalności w zakresie nadzoru jako całości, a także do poszczególnych przypadków w ramach tej działalności.

2.

Krajowe organy bezpieczeństwa stosują zasadę proporcjonalności między egzekwowaniem a ryzykiem. Działania podjęte przez krajowy organ bezpieczeństwa w celu zapewnienia zgodności lub pociągnięcia zarządców infrastruktury do odpowiedzialności z tytułu niewywiązania się z obowiązków prawnych są proporcjonalne do ewentualnego zagrożenia dla bezpieczeństwa lub potencjalnej wagi niezgodności, w tym wszelkich faktycznych lub potencjalnych szkód.

3.

Krajowe organy bezpieczeństwa stosują zasadę spójności podejścia w celu zapewnienia, aby takie organy przyjmowały podobne podejście w podobnych okolicznościach w celu osiągnięcia podobnych celów.

4.

Działalność krajowego organu bezpieczeństwa w zakresie nadzoru jest ukierunkowana przede wszystkim na te działania, z którymi zdaniem tego organu związane jest najpoważniejsze ryzyko, lub w przypadku których zagrożenia są najmniej skutecznie kontrolowane. W tym celu krajowy organ bezpieczeństwa dysponuje metodami oraz uprawnieniami umożliwiającymi ocenę bieżącego spełniania wymogów bezpieczeństwa przez zarządcę infrastruktury.

5.

Krajowe organy bezpieczeństwa określają priorytety w celu skutecznego wykorzystania zasobów, ale decyzja o optymalnym sposobie realizacji tego celu powinna należeć do każdego pojedynczego organu. Działania są skupione na podmiotach odpowiedzialnych za ryzyko lub optymalnie przygotowanych do kontrolowania go.

6.

Krajowe organy bezpieczeństwa stosują zasadę przejrzystości, aby ułatwić zarządcom infrastruktury zrozumienie, czego się od nich oczekuje (w tym co powinny, a czego nie powinny robić) oraz czego powinny oczekiwać od krajowego organu bezpieczeństwa.

7.

Krajowe organy bezpieczeństwa są rozliczane ze swoich decyzji zgodnie z art. 17 ust. 3 dyrektywy 2004/49/WE. W związku z tym organy takie stosują polityki i zasady, przy pomocy których można je oceniać. Ponadto krajowe organy bezpieczeństwa dysponują procedurą reklamacji.

8.

Krajowe organy bezpieczeństwa zawierają ze sobą nawzajem porozumienia o współpracy w celu wymiany informacji oraz koordynacji swoich działań w odpowiedzi na przypadki naruszenia bezpieczeństwa. Ponadto krajowe organy bezpieczeństwa zawierają z innymi właściwymi organami porozumienia o współpracy w celu wymiany informacji oraz opracowania jednolitego podejścia w sprawach mających niekorzystny wpływ na bezpieczeństwo kolei.

ZAŁĄCZNIK

Produkty rolne przeznaczone do spożycia przez ludzi wymienione w załączniku I do Traktatu:

Klasa 1.2.   Produkty wytworzone na bazie mięsa (podgotowanego, solonego, wędzonego itd.)

WŁOCHY

Pancetta Piacentina (CHNP)

ZAŁĄCZNIK

Produkty rolne przeznaczone do spożycia przez ludzi wymienione w załączniku I do Traktatu:

Klasa 1.6.   Owoce, warzywa i zboża świeże lub przetworzone

HISZPANIA

Melón de La Mancha (ChOG)

ZAŁĄCZNIK

Nr	21/T&Q
Państwo członkowskie	Francja
Stado	COD/5B6A-C
Gatunek	Dorsz (Gadus morhua)
Obszar	Obszar VIa; wody UE oraz wody międzynarodowe obszaru Vb na wschód od 12° 00′ W
Data	18.6.2010

ZAŁĄCZNIK

Nr	20/T&Q
Państwo członkowskie	Francja
Stado	USK/567EI.
Gatunek	Brosma (Brosme brosme)
Obszar	wody UE i wody międzynarodowe obszarów V, VI i VII
Data	18.6.2010

ZAŁĄCZNIK

Standardowe wartości celne w przywozie dla ustalania ceny wejścia niektórych owoców i warzyw

(EUR/100 kg)
Kod CN	Kod krajów trzecich (1)	Standardowa stawka celna w przywozie
0702 00 00	AL	64,0
	MA	73,3
	TR	100,3
	ZZ	79,2
0707 00 05	EG	150,8
	TR	78,4
	ZZ	114,6
0709 90 70	MA	97,0
	TR	105,1
	ZZ	101,1
0805 10 20	AR	43,0
	BR	50,0
	CL	87,6
	MA	63,6
	PE	58,9
	SZ	46,6
	TR	48,9
	ZA	43,5
	ZW	48,4
	ZZ	54,5
0805 20 10	MA	71,4
	TR	57,6
	ZZ	64,5
0805 20 30 , 0805 20 50 , 0805 20 70 , 0805 20 90	IL	72,6
	TR	70,1
	ZZ	71,4
0805 50 10	TR	54,4
	ZZ	54,4
0808 10 80	AR	74,9
	AU	187,9
	CA	105,7
	CL	84,2
	CN	95,3
	MK	26,7
	NZ	98,3
	US	106,2
	ZA	121,6
	ZZ	100,1
0808 20 50	CN	65,0
	US	112,9
	ZA	141,4
	ZZ	106,4

---

(1)  Nomenklatura krajów ustalona w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 1833/2006 (Dz.U. L 354 z 14.12.2006, s. 19). Kod „ ZZ ” odpowiada „innym pochodzeniom”.

ZAŁĄCZNIK

Decyzje dotyczące sprzedaży

(EUR/t)
Państwo członkowskie	Minimalna cena sprzedaży
	Pszenica zwyczajna	Jęczmień	Kukurydza
	Kod CN 1001 90	Kod CN 1003 00	Kod CN 1005 90 00
Belgique/België	X	X	X
България	X	X	X
Česká republika	214	175,01	X
Danmark	X	191,01	X
Deutschland	X	185	X
Eesti	X	175	X
Eire/Ireland	X	X	X
Elláda	X	X	X
España	X	X	X
France	X	—	X
Italia	X	X	X
Kypros	X	X	X
Latvija	X	X	X
Lietuva	X	176,2	X
Luxembourg	X	X	X
Magyarország	X	174	X
Malta	X	X	X
Nederland	X	X	X
Österreich	X	184,65	X
Polska	X	X	X
Portugal	X	X	X
România	X	X	X
Slovenija	X	X	X
Slovensko	X	175,1	X
Suomi/Finland	194,57	174,5	X
Sverige	X	—	X
United Kingdom	X	199,08	X
(—) Brak ustalonej minimalnej ceny sprzedaży (odrzucono wszystkie oferty) (°) Brak ofert (X) Brak zbóż dostępnych do sprzedaży (#) Nie dotyczy

ZAŁĄCZNIK

I.A

Numer kontyngentu taryfowego	Współczynnik przydziału
09.4590	—
09.4599	—
09.4591	—
09.4592	—
09.4593	—
09.4594	—
09.4595	100  %
09.4596	100  %
„—”: Nie przesłano Komisji żadnego wniosku o pozwolenie.

I.F

Produkty pochodzące ze Szwajcarii

Numer kontyngentu taryfowego	Współczynnik przydziału
09.4155	50,00  %

I.H

Produkty pochodzące z Norwegii

Numer kontyngentu taryfowego	Współczynnik przydziału
09.4179	100  %

I.I

Produkty pochodzące z Islandii

Numer kontyngentu taryfowego	Współczynnik przydziału
09.4205	100  %
09.4206	100  %

I.J

Produkty pochodzące z Republiki Mołdowy

Numer kontyngentu taryfowego	Współczynnik przydziału
09.4210	—
„—”: Nie przesłano Komisji żadnego wniosku o pozwolenie.

ZAŁĄCZNIK

Na końcu tabeli w załączniku I do dyrektywy 91/414/EWG dodaje się następującą pozycję:

---

(1)  Dalsze dane szczegółowe dotyczące identyfikacji i specyfikacji substancji czynnej znajdują się w sprawozdaniu kontrolnym.

ZAŁĄCZNIK

1.   Ramy ogólne

Niniejsza decyzja opiera się na inicjatywie CODUN, mającej na celu odpowiedź na zagrożenia związane z handlem BSiL i innymi destabilizującymi artykułami prowadzonym drogą powietrzną. W kontekście inicjatywy CODUN niniejsza decyzja jest następstwem projektów podjętych przez Radę we współpracy z SitCen, „Club of Budapest” i SIPRI. Niniejsza decyzja przewiduje oprogramowanie komputerowe, pilotażowe systemy wdrażania, programy szkoleniowe i informacyjne dla właściwych misji zarządzania kryzysowego, jak również dla organów międzynarodowych i krajowych, w celu lepszego monitorowania, uaktualniania i rozpowszechniania informacji dotyczących podejrzanych podmiotów przewożących ładunki drogą powietrzną w Afryce oraz z innych regionów. Przy wdrażaniu niniejszej decyzji należy zapewnić dobrą koordynację z innymi stosownymi projektami finansowanymi w ramach programów wspólnotowych oraz z innymi decyzjami Rady, w celu zwiększenia wpływu działań Unii w zakresie zapobiegania nielegalnemu handlowi BSiL.

2.   Cele

Projekty opisane poniżej będą dotyczyły trzech obszarów określonych przez CODUN i inne podmioty zaangażowane w inicjatywę UE na rzecz zwalczania handlu BSiL prowadzonego drogą powietrzną:

a)	potrzeba opracowania bezpiecznego systemu zapewniającego uaktualnienia dotyczące przedsiębiorstw i statków powietrznych, które stale zmieniają informacje na temat aktywów i zmieniają siedziby spółek, aby uniknąć wykrycia;

b)

zapewnienie oprogramowania komputerowego do zarządzania ryzykiem i szkoleń, aby pozwolić właściwym misjom zarządzania kryzysowego oraz organom międzynarodowym i krajowym skuteczniej monitorować i sprawdzać rosnącą liczbę podmiotów przewożących ładunki drogą powietrzną, podejrzanych o zaangażowanie w handel BSiL lub przewożenie drogą powietrzną innych destabilizujących towarów;

c)

potrzeba zapewnienia szkoleń i pomocy technicznej organizacjom wielostronnym, misjom, podmiotom regionalnym i państwom w Afryce i innych regionach oraz zwiększenia ich świadomości, aby wzmocnić ich zdolność w zakresie monitorowania i wykrywania podmiotów zaangażowanych w handel BSiL lub przewożenie drogą powietrzną innych destabilizujących towarów.

3.   Opis projektu

3.1.   Projekt 1: Stworzenie pakietu oprogramowania i realizacja pilotażowego projektu w zakresie monitorowania, uaktualniania i rozpowszechniania informacji dotyczących podmiotów przewożących ładunki drogą powietrzną, podejrzanych o nielegalny handel BSiL

3.1.1.   Cel projektu

Celem projektu jest usprawnienie narzędzi i technik pozostających do dyspozycji właściwych misji zarządzania kryzysowego, organów krajowych państw trzecich i organów międzynarodowych oraz organów państw członkowskich, aby skutecznie sprawdzać i namierzać podejrzane samoloty przewożące ładunki drogą powietrzną, które mogą być zaangażowane w nielegalny handel BSiL prowadzony drogą powietrzną, na terytorium, z lub do państw trzecich.

3.1.2.   Opis projektu

W ramach tego projektu podjęte zostaną następujące działania:

a)	przygotowanie pakietu oprogramowania do zarządzania ryzykiem w handlu drogą powietrzną dla organizacji wielostronnych, misji i wybranych państw trzecich;

b)	przygotowanie bezpiecznego pilotażowego pakietu do systemu zarządzania ryzykiem i rozpowszechniania informacji;

c)	próby terenowe pakietu oprogramowania we współpracy z WP i właściwymi organami Rady;

d)	próba terenowa pakietu do systemu rozpowszechniania informacji we współpracy z WP i właściwymi organami Rady;

e)	przygotowanie podręcznika i towarzyszących mu materiałów szkoleniowych, aby ułatwić wykorzystywanie i wdrażanie systemów opisanych w lit. a) i b) przez właściwe misje zarządzania kryzysowego, organy międzynarodowe i organy krajowe państw trzecich oraz państwa członkowskie;

f)	przygotowanie końcowego oprogramowania i towarzyszącego mu podręcznika i materiałów szkoleniowych podczas podsumowujących warsztatów, na które zaproszone zostaną właściwe podmioty (do 80 osób).

Projekt będzie realizowany przez odpowiedni okres czasu, z uwzględnieniem potrzeby konsultowania i koordynowania z różnymi podmiotami, pod kontrolą WP. Projekt będzie realizowany w sześciu etapach.

Etap przygotowań

SIPRI, w porozumieniu z właściwymi organami Rady i pod kontrolą WP, przygotuje pakiet oprogramowania, narzędzia zarządzania kryzysowego, jak również pakiet do systemu rozpowszechniania informacji i danych segregowanych, z wykorzystaniem właściwych technologii informacyjnych (IT).

Etap wprowadzania danych

W ramach projektu wprowadzone zostaną dane z właściwych źródeł, przy użyciu jedynie informacji ze źródeł ogólnodostępnych, aby stworzyć wyczerpującą bazę danych, która zapewni wystarczające informacje do celów wspierania dokładnego zarządzania ryzykiem, wykrywania i narzędzi profilowania.

Etap oceny

SIPRI, we współpracy z właściwymi organami Rady i pod kontrolą WP, przeprowadzi ocenę różnych miejsc, regionów, organizacji i misji, w przypadku których pakiet pilotażowy wykorzystujący dane ze źródeł ogólnodostępnych będzie mógł zostać przetestowany w optymalnych warunkach.

Etap prób terenowych

SIPRI, we współpracy z właściwymi organami Rady i pod kontrolą WP, przeprowadzi etap prób terenowych z partnerami wskazanymi podczas etapu oceny.

Etap oceny i dostosowania

Po próbach terenowych SIPRI oceni i dostosuje oprogramowanie, aby uwzględnić doświadczenia i wnioski zdobyte podczas etapu prób terenowych. W wyniku tych działań powstanie gotowy produkt, udostępniony za zgodą różnych podmiotów.

Etap prezentacji

Końcowa wersja oprogramowania i materiałów szkoleniowych zostanie przedstawiona podczas specjalnego wydarzenia właściwym podmiotom (do 80 osób), które były zaangażowane w jego przygotowanie i zostały wskazane jako końcowi użytkownicy oprogramowania.

3.1.3.   Wyniki projektu

Projekt:

a)	wzmocni zdolności właściwych misji zarządzania kryzysowego, organów międzynarodowych i organów krajowych państw trzecich, państw członkowskich w zakresie monitorowania działalności podmiotów przewożących ładunki drogą powietrzną, podejrzanych o handel BSiL prowadzony drogą powietrzną;

b)	zapewni narzędzia i systemy pilotażowe konieczne do zwiększenia liczby zakazów w przypadku organizacji wielostronnych, misji oraz państw Afryki i innych regionów, w odniesieniu do przesyłek podejrzanych o to, że zawierają nielegalną BSiL, przemieszczaną drogą powietrzną;

c)	zwiększy zdolność państw członkowskich do bezpiecznej wymiany informacji dotyczących podmiotów przewożących ładunki drogą powietrzną dzięki technikom segregowania danych i innym mechanizmom profilowania.

3.1.4.   Beneficjenci projektu

Beneficjentami projektu będzie właściwy personel misji zarządzania kryzysowego oraz organów krajowych i międzynarodowych. Wybór konkretnych beneficjentów, którzy będą testowali pilotażowy pakiet oprogramowania, będzie uwzględniał takie zmienne, jak obecność na danym obszarze europejskich lub wielostronnych misji zarządzania kryzysowego, potrzeba maksymalizowania zasobów, dostępność wsparcia na szczeblu lokalnym, wola polityczna i zdolność organów lokalnych i krajowych w zakresie zwalczania nielegalnego handlu BSiL prowadzonego drogą powietrzną. SIPRI zaproponuje krótką listę beneficjentów, którzy zostaną następnie zatwierdzeni przez WP w porozumieniu z właściwymi organami Rady.

3.2.   Projekt 2: Zwiększenie świadomości w zakresie praktyk monitorowania, wykrywania i zarządzania ryzykiem w przypadku przewoźników ładunków drogą powietrzną, zaangażowanych w handel BSiL i innymi destabilizującymi towarami prowadzony drogą powietrzną poprzez publikacje, szkolenia i informowanie

3.2.1.   Cel projektu

Celem projektu jest zwiększenie świadomości i wiedzy technicznej właściwego personelu międzynarodowego i krajowego na temat najlepszych praktyk w zakresie monitorowania, wykrywania i analizy zarządzania ryzykiem w przypadku przewoźników ładunków drogą powietrzną, podejrzanych o nielegalny handel BSiL prowadzony drogą powietrzną.

3.2.2.   Opis projektu

W ramach tego projektu podjęte zostaną następujące działania:

a)	opracowanie i publikacja podręcznika i towarzyszących mu materiałów szkoleniowych do rozprowadzenia wśród nie więcej niż 250 osób pracujących dla organizacji wielostronnych, misji lub państw;

b)

zorganizowanie do trzech regionalnych seminariów, szkoleń i kampanii informacyjnych dla mniej więcej 80–100 osób pracujących dla konkretnych departamentów lub komórek w ramach misji zarządzania kryzysowego, organów międzynarodowych i organów krajowych państw trzecich, z planowanym efektem mnożnikowym osiągniętym dzięki zapewnieniu materiałów do szkolenia trenerów;

c)	przetwarzanie rezultatów i ocen otrzymanych w wyniku działań szkoleniowych i informacyjnych oraz przygotowanie na ich podstawie wzoru najlepszych praktyk w zakresie wymiany informacji na ten temat wśród właściwego personelu międzynarodowego i krajowego;

d)	przedstawienie końcowego wzoru najlepszych praktyk podczas podsumowujących warsztatów, na które zaproszone zostaną właściwe podmioty (do 80 osób).

3.2.3.   Wyniki projektu

Projekt:

a)

zwiększy świadomość personelu pracującego dla organizacji wielostronnych, misji i państw na temat najlepszych praktyk w obszarach monitorowania, wykrywania i zarządzania ryzykiem w przypadku przewoźników ładunków drogą powietrzną podejrzanych o handel BSiL lub innymi destabilizującymi towarami, prowadzony drogą powietrzną;

b)	przyczyni się do standaryzowania najlepszych praktyk w tym zakresie dzięki opublikowaniu i rozpowszechnieniu podręcznika na temat technik analizy monitorowania, wykrywania i zarządzania kryzysowego;

c)	wdroży najlepsze praktyki z zakresu koordynowania informacji poprzez szkolenia i kampanie informacyjne dla personelu pracującego dla konkretnych departamentów lub komórek organizacji wielostronnych, misji lub państw.

3.2.4.   Beneficjenci projektu

Beneficjentami projektu będzie właściwy personel misji zarządzania kryzysowego oraz organów krajowych i międzynarodowych. Wybór konkretnych beneficjentów, którzy wezmą udział w szkoleniach, zostanie dokonany na podstawie krótkiej listy beneficjentów zaproponowanej przez SIPRI, która zostanie zatwierdzona przez WP w porozumieniu z właściwymi organami Rady.

4.   Lokalizacja

Lokalizacje dla projektu 3.1 – etapów prób terenowych i warsztatów podsumowujących – oraz dla projektu 3.2 – szkoleń, kampanii informacyjnych i warsztatów podsumowujących – zostaną określone, uwzględniając dążenie do maksymalizacji zasobów, minimalizacji śladu węglowego oraz wsparcie dostępne na szczeblu lokalnym. SIPRI zaproponuje krótką listę zalecanych lokalizacji, która zostanie zatwierdzona przez WP w porozumieniu z właściwymi organami Rady.

5.   Czas trwania

Całkowity szacowany czas trwania projektów wynosi 24 miesiące.

6.   Instytucja realizująca

Techniczna realizacja niniejszej decyzji zostanie zlecona SIPRI. SIPRI zapewni, aby wkład UE został wyeksponowany; wykona to zadanie pod kierunkiem WP.

7.   Sprawozdania

SIPRI będzie regularnie składać sprawozdania, co dwa miesiące i po zakończeniu każdego z opisywanych działań. Sprawozdania powinny być przedkładane WP nie później niż w sześć tygodni po zakończeniu danego działania.

ZAŁĄCZNIK

EUROPEJSKA RADA DS. BADAŃ NAUKOWYCH

Zasady dotyczące składania wniosków oraz odpowiednie procedury oceny, selekcji i przyznawania dotacji w ramach programu szczegółowego „Pomysły” (2007–2013)

SPIS TREŚCI

1.

Preambuła – definicje

53

2.

Wprowadzenie

53

2.1.

Zasady

53

2.2.

Składanie wniosków

54

2.2.1.

Zaproszenia do składania wniosków

54

2.2.2.

Rejestracja wstępna

54

2.2.3.

Składanie wniosków

54

2.2.4.

Pomoc w składaniu wniosków

55

2.2.5.

Przyjmowanie wniosków

55

2.2.6.

Kontrola kwalifikowalności

55

3.

Wzajemna ocena

56

3.1.1.

Rola niezależnych ekspertów

56

3.1.2.

Powoływanie ekspertów

57

3.1.2.1.

Wyłączenie niezależnych ekspertów na wniosek kandydata

57

3.1.3.

Tryb powoływania, kodeks postępowania i konflikt interesów

57

3.1.4.

Niezależni obserwatorzy

58

3.1.5.

Kryteria wzajemnej oceny

59

3.1.6.

Organizacja wzajemnej oceny

59

3.1.6.1.

Wzajemna ocena projektów badań pionierskich

59

3.1.6.2.

Dwuetapowa procedura składania wniosków dla projektów badań pionierskich

60

3.1.6.3.

Wzajemna ocena działań koordynacyjnych i wspierających

61

3.1.7.

Wyniki wzajemnej oceny, selekcja i odrzucanie wniosków

61

3.1.8.

Informacja zwrotna

62

3.1.9.

Procedury dotyczące pomocy i procedury odwoławcze

62

3.1.10.

Sprawozdawczość i informacje dotyczące procesu wzajemnej oceny

63

4.

Decyzja o przyznaniu dotacji i sporządzanie umów o udzieleniu dotacji

63

5.

Załączniki

64

5.1.

Załącznik A – Procedury składania wniosków w formie papierowej

64

5.2.

Załącznik B – Procedury oceny etycznej

64

5.3.

Załącznik C – Zasady zwrotu kosztów podróży, diety dziennej i dodatku na zakwaterowanie głównych badaczy zaproszonych na spotkanie

67

5.4.

Załącznik D – Zapewnienie bezpieczeństwa – wrażliwe działania ERBN

69

1.   PREAMBUŁA – DEFINICJE

Europejską Radę ds. Badań Naukowych (ERBN) ustanowiła Komisja Europejska (1) na mocy przepisów programu szczegółowego „Pomysły” w ramach siódmego programu ramowego w zakresie badań, rozwoju technologicznego i demonstracji („program szczegółowy »Pomysły« ”) (2) w celu realizacji tego programu szczegółowego.

W skład ERBN wchodzą rada naukowa, sekretarz generalny oraz specjalna jednostka ds. realizacji ustanowiona przez Komisję Europejską jako Agencja Wykonawcza Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (3); ERBN jest odpowiedzialna przed Komisją i prowadzi działalność zgodnie z zasadami niezależności i rzetelności, których gwarantem jest Komisja.

Dla celów przejrzystości w niniejszym dokumencie stosuje się następujące definicje:

termin „AW ERBN” oznacza Agencję Wykonawczą Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych,

termin „7PR” odnosi się do „siódmego programu ramowego Wspólnoty Europejskiej w zakresie badań, rozwoju technologicznego i demonstracji (2007–2013)”  (4),

termin „zasady uczestnictwa” odnosi się do „zasad uczestnictwa przedsiębiorstw, ośrodków badawczych i uczelni wyższych w działaniach prowadzonych w ramach siódmego programu ramowego oraz zasady upowszechniania wyników badań (2007–2013)”  (5),

termin „rozporządzenie finansowe” oznacza rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (6).

2.   WPROWADZENIE

Celem niniejszego dokumentu jest określenie zasad mających zastosowanie do składania i wzajemnej oceny wniosków oraz do przyznawania dotacji w odpowiedzi na pozytywnie rozpatrzone wnioski. W ramach tych zasad określa się podstawowe parametry mające na celu zapewnienie stosowania rygorystycznych, sprawiedliwych, skutecznych i właściwych procedur prowadzących do przyznania dotacji. Określono je przy współpracy z radą naukową ERBN, która jest odpowiedzialna między innymi za ustanowienie programu prac programu „Pomysły”, metod wzajemnej oceny oraz procedur mających zastosowanie do wzajemnej oceny wniosków w ramach programu szczegółowego „Pomysły” oraz do wyznaczania niezależnych ekspertów do udziału we wzajemnej ocenie. Komisja przyjęła je zgodnie z zasadami uczestnictwa.

W sekcji 1 określa się kluczowe zasady mające zastosowanie do procesu od złożenia wniosku do przyznania dotacji, tj. zasady doskonałości, przejrzystości, sprawiedliwości i bezstronności, wydajności i szybkości, a także kwestie etyczne.

W sekcji 2 określa się procedury składania wniosków oraz sposób ich późniejszego rozpatrywania, w tym sposób przeprowadzania oceny kwalifikowalności.

Sekcja 3 dotyczy wzajemnej oceny, w tym sposobu wybierania i powoływania niezależnych ekspertów, rozwiązywania kwestii potencjalnego i faktycznego konfliktu interesów oraz organizacji wzajemnej oceny. Omówiono w niej również sposób rozpatrywania odwołań i skarg oraz kwestię sprawozdawczości dotyczącej wzajemnej oceny i przyznawania dotacji.

W sekcji 4 określa się sposób przyznawania dotacji i sporządzania umów o udzieleniu dotacji.

2.1.   Zasady

Proces od złożenia wniosku do przyznania dotacji opiera się na szeregu ugruntowanych zasad:

—   doskonałość: projekty wybrane do finansowania muszą charakteryzować się wysoką jakością z naukowego lub technicznego punktu widzenia,

—   przejrzystość: decyzje o finansowaniu i przyznaniu dotacji muszą opierać się na wyraźnie określonych zasadach i procedurach, a podmioty prawne będące kandydatami i główni badacze powinni otrzymać stosowną informację zwrotną na temat wyniku wzajemnej oceny ich wniosków,

—   sprawiedliwość i bezstronność: wszystkie wnioski traktuje się w spójny i jednakowy sposób. Należy je oceniać bezstronnie na postawie ich wartości merytorycznej, niezależnie od ich pochodzenia ani tożsamości podmiotu składającego wniosek, głównego badacza lub któregokolwiek z członków zespołu badawczego,

—   poufność: wszystkie wnioski oraz związane z nimi dane, informacje i dokumenty przekazywane AW ERBN należy traktować jako poufne,

—   wydajność i szybkość: przeprowadzanie wzajemnej oceny, przyznawanie dotacji i sporządzanie umów o udzieleniu dotacji powinno odbywać się jak najszybciej, przy jednoczesnym zachowaniu rzetelności wzajemnej oceny i poszanowaniu ram prawnych,

—   kwestie etyczne i kwestie związane z bezpieczeństwem: wszelkie wnioski naruszające podstawowe zasady etyczne lub niezgodne z odpowiednimi procedurami bezpieczeństwa mogą w każdej chwili zostać wykluczone z procesu wzajemnej oceny, selekcji i przyznawania dotacji.

2.2.   Składanie wniosków

2.2.1.   Zaproszenia do składania wniosków

Wnioski składa się w odpowiedzi na zaproszenia do składania wniosków („zaproszenia”) (7). Treść i terminy zaproszeń określa się w programie prac programu „Pomysły” i publikuje w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej („tekst zaproszenia”) na stronie(-ach) internetowej(-ych) Komisji (8) oraz na stronie internetowej ERBN, na której zamieszczone zostaną hiperłącza do strony (stron) internetowej(-ych) Komisji.

Zaproszenia dotyczące projektów badań pionierskich mogą zawierać informacje określające orientacyjny budżet przewidziany w odniesieniu do całego zaproszenia lub orientacyjne budżety przeznaczone na poszczególne obszary badań w ramach zaproszenia, które zostaną ocenione przez oddzielne zespoły niezależnych ekspertów.

W zaproszeniu określa się także, czy stosowana będzie jedno- czy dwuetapowa procedura składania wniosków lub wzajemnej oceny. W przypadku dwuetapowej procedury składania wniosków, do złożenia kompletnych wniosków w drugim etapie zostaną zaproszeni tylko ci kandydaci, których wnioski zostaną ocenione pozytywnie w etapie pierwszym.

2.2.2.   Rejestracja wstępna

Ponieważ w ramach programu szczegółowego „Pomysły” stosuje się podejście oddolne, ERBN spodziewa się, że wpłynie wiele wniosków dotyczących wszystkich dziedzin badań. Aby umożliwić ERBN zapewnienie wymaganych zasobów i wiedzy fachowej na potrzeby procesu wzajemnej oceny ERBN, w zaproszeniu można przewidzieć rejestrację wstępną.

Rejestracja wstępna może wymagać określenia planowanego przedmiotu oraz przewidywanych celów badań objętych wnioskiem.

Jeżeli w zaproszeniu przewidziano rejestrację wstępną, potencjalny kandydat zwraca się przed upływem terminu rejestracji wstępnej z wnioskiem o przyznanie nazwy użytkownika i hasła dostępu do systemu informatycznego służby ds. elektronicznego składania wniosków (obecnie EPSS, zwanego dalej „elektronicznym systemem składania wniosków”) niezbędnych w celu złożenia wniosku. Termin lub terminy zakończenia rejestracji wstępnej mogą zostać wyznaczone na kilka tygodni przed terminem lub terminami składania wniosków określonymi w zaproszeniu. Rejestracja wstępna i składanie wniosków stanowią dwa oddzielne etapy procesu. Jeżeli kandydat nie dokonał rejestracji wstępnej, mimo że przewidziano ją w zaproszeniu, jego wniosek nie zostanie zaakceptowany przez elektroniczny system składania wniosków.

Nawet jeżeli w zaproszeniu nie przewidziano rejestracji wstępnej, potencjalny kandydat rejestruje się i zwraca się z wnioskiem o przyznanie hasła dostępu do elektronicznego systemu składania wniosków, aby móc złożyć wniosek przed upływem terminu określonego w zaproszeniu.

W wyjątkowych przypadkach potencjalny kandydat może ubiegać się o zezwolenie AW ERBN na złożenie wniosku w formie papierowej, zgodnie z przepisami załącznika A do niniejszej decyzji.

2.2.3.   Składanie wniosków

Składanie wniosków oraz, w stosownych przypadkach, rejestracja wstępna odbywa się drogą elektroniczną, za pomocą internetowego elektronicznego systemu składania wniosków obsługiwanego przez Komisję (obecnie EPSS).

Zgodnie z postanowieniami programu prac programu „Pomysły”, wnioski dotyczące działań związanych z badaniami pionierskimi wymagają zaangażowania głównego badacza – wyznaczonej osoby odpowiedzialnej za projekt od strony naukowej. Wnioski składa główny badacz upoważniony przez potencjalną instytucję przyjmującą, czyli przez podmiot prawny będący formalnie kandydatem, któremu zostanie przyznana dotację (9). Podczas procesu składania wniosków i wzajemnej oceny główny badacz jest podstawowym pośrednikiem w kontaktach między AW ERBN a podmiotem prawnym będącym kandydatem.

Podjęcie próby złożenia wniosku musi zostać poprzedzone przygotowaniem i przesłaniem wszystkich danych dotyczących wniosku oraz wyrażeniem zgody na warunki stosowania elektronicznego systemu składania wniosków oraz zasady wzajemnej oceny.

Elektroniczny system składania wniosków wykonuje szereg podstawowych operacji weryfikacyjnych. Dopiero po zakończeniu tych operacji elektroniczny system składania wniosków zezwala kandydatowi na złożenie wniosku. Operacje te nie zastępują formalnej oceny kwalifikowalności opisanej w sekcji 2.2.6 i nie mogą stanowić gwarancji, że zawartość dokumentacji odpowiada wymaganiom określonym w zaproszeniu. Uznaje się, że złożenie wniosku następuje dopiero w momencie rozpoczęcia przez głównego badacza ostatecznego procesu składania wniosku, wskazanym przez elektroniczny system składania wniosków, a nie w żadnym wcześniejszym momencie.

Wnioski przesyłane na przenośnych elektronicznych nośnikach informacji (np. płytach CD-ROM lub wszelkich podobnych urządzeniach elektronicznych), pocztą elektroniczną lub faksem nie zostaną uznane za złożone ani poddane ocenie. W wyjątkowych przypadkach, jeżeli główny badacz nie ma możliwości dostępu do elektronicznego systemu składania wniosków, może wystąpić do AW ERBN o zezwolenie na złożenie wniosku w formie papierowej. Procedury dotyczące występowania z takim wnioskiem oraz formalności związane ze składaniem wniosków w formie papierowej określono w załączniku A do niniejszych zasad.

Procedurę wycofywania wniosków określono w stosownym przewodniku dla kandydatów. Wycofany wniosek nie zostanie uwzględniony podczas późniejszej wzajemnej oceny ani podczas przeprowadzania selekcji.

Jeżeli ten sam wniosek złożono więcej niż jeden raz, ocenie poddaje się jedynie jego najnowszą, kwalifikowalną wersję.

Wnioski przechowuje się zawsze w bezpiecznych warunkach. Niszczy się wszystkie niepotrzebne egzemplarze inne niż te, które należy zachować dla celów archiwalnych lub związanych z kontrolą.

2.2.4.   Pomoc w składaniu wniosków

W przewodniku dla kandydatów szczegółowo wyjaśniono, w jaki sposób główni badacze, członkowie zespołu badawczego lub podmioty prawne będące kandydatami mogą zwracać się o pomoc lub o udzielenie informacji na temat wszelkich kwestii związanych z zaproszeniem. Dane kontaktowe podają krajowe punkty kontaktowe, AW ERBN oraz działy pomocy technicznej ERBN. Kwestiami związanymi z elektronicznym systemem składania wniosków zajmuje się specjalny dział pomocy technicznej.

2.2.5.   Przyjmowanie wniosków

Rejestruje się datę i godzinę przyjęcia ostatecznej wersji składanych wniosków. Po upływie terminu określonego w zaproszeniu wysyła się pocztą elektroniczną potwierdzenie zawierające:

—	tytuł wniosku i niepowtarzalny identyfikator wniosku (numer wniosku),

—	identyfikator zaproszenia, którego dotyczy wniosek,

—	datę i godzinę przyjęcia wniosku (które w przypadku wniosków złożonych drogą elektroniczną odpowiadają terminowi określonemu w zaproszeniu).

Po zakończeniu składania wniosków AW ERBN kontaktuje się z głównymi badaczami lub z podmiotami prawnymi będącymi kandydatami jedynie w przypadku, gdy konieczne jest wyjaśnienie kwestii takich jak kwalifikowalność lub sprawdzenie danych administracyjnych lub prawnych zawartych we wniosku (10). Jednakże w przypadku procedury dwuetapowej oraz wyłącznie w odniesieniu do zakwalifikowanych wniosków, zgodnie z warunkami określonymi w zaproszeniu, główny badacz upoważniony przez podmiot prawny będący kandydatem może zostać poproszony o złożenie kolejnego wniosku, dostarczenie dodatkowych informacji dotyczących pierwotnego wniosku lub o wzięcie udziału w spotkaniu.

2.2.6.   Kontrola kwalifikowalności

Wnioski muszą spełniać wszystkie kryteria kwalifikowalności, aby mogły zostać poddane wzajemnej ocenie. Kryteria te są ściśle stosowane. W przypadku dwuetapowej procedury składania wniosków każdy etap podlega kontroli kwalifikowalności. Wszystkie wnioski złożone w ramach danego zaproszenia podlegają kontroli pod względem następujących kryteriów kwalifikowalności:

—	wpłynięcie wniosku przed upływem terminu (datę i godzinę określa się w zaproszeniu),

—	kompletność wniosku, tj. zawarcie w nim wszystkich wymaganych części i formularzy (11),

—	zakres zaproszenia: treść wniosku musi dotyczyć celów, tematyki i systemu finansowania określonych w zaproszeniu, jak ustalono w programie prac programu „Pomysły”. Wniosek uznaje się za niekwalifikowalny ze względu na jego „zakres” jedyne w rażących przypadkach (12),

—	wszelkie dodatkowe kryteria kwalifikowalności mające zastosowanie do zaproszenia, określone w programie prac programu „Pomysły” oraz w karcie zaproszenia.

Jeżeli przed rozpoczęciem, w trakcie lub po zakończeniu etapu wzajemnej oceny okazuje się, że nie spełniono co najmniej jednego z kryteriów kwalifikowalności, wniosek uznaje się za niekwalifikowalny i wycofuje się go z dalszego rozpatrywania. W przypadku wątpliwości co do kwalifikowalności wniosku wzajemną ocenę można kontynuować, zawieszając podjęcie ostatecznej decyzji w sprawie jego kwalifikowalności. Fakt, że w takich okolicznościach wniosek poddaje się ocenie, nie dowodzi jego kwalifikowalności.

Jeżeli kwestia kwalifikowalności nie jest jednoznaczna i konieczne jest bardziej szczegółowe rozpatrzenie sprawy, można zwołać komitet ds. weryfikacji kwalifikowalności. Rola komitetu polega na zapewnieniu spójnej interpretacji prawnej takich przypadków i równego traktowania podmiotów prawnych będących kandydatami i głównych badaczy zaangażowanych we wniosek (13).

Główni badacze, których wnioski uznano za niekwalifikowalne, zostaną poinformowani o podstawach takiej decyzji.

3.   WZAJEMNA OCENA

3.1.1.   Rola niezależnych ekspertów

Wnioski podlegają ocenie niezależnych ekspertów (osób przeprowadzających wzajemną ocenę) w celu zagwarantowania, że do finansowania wybrane zostaną wyłącznie wnioski najwyższej jakości. Niezależny ekspert to ekspert zewnętrzny w stosunku do ERBN i Komisji (14), działający we własnym imieniu i niereprezentujący żadnej organizacji ani środowiska naukowego.

Na potrzeby wzajemnej oceny wyróżnia się pięć rodzajów niezależnych ekspertów:

1)   przewodniczący zespołów dokonujących wzajemnej oceny w ramach ERBN: organizują pracę w swoim zespole, przewodniczą posiedzeniom zespołu i uczestniczą w końcowym posiedzeniu konsolidacyjnym. Mogą również przeprowadzać indywidualną ocenę wniosków, zazwyczaj na odległość, przygotowując się do posiedzeń zespołu;

2)   członkowie zespołów dokonujących wzajemnej oceny w ramach ERBN: pomagają w przygotowaniu posiedzeń zespołu, uczestniczą w tych posiedzeniach i mogą również wspomagać przeprowadzanie indywidualnej oceny wniosków, zazwyczaj na odległość;

3)   oceniający w ramach zespołu: niezależni eksperci, do których zwrócono się o pomoc w przeprowadzeniu indywidualnej oceny wniosków. Zazwyczaj nie uczestniczą oni w posiedzeniach zespołu;

4)   arbitrzy: niezależni eksperci, którzy przeprowadzają indywidualne oceny wniosków, wyłącznie na odległość, i nie otrzymują wynagrodzenia za wykonywane zadania;

5)   niezależni obserwatorzy: niezależni eksperci, do których zwrócono się o zbadanie procesu wzajemnej oceny pod względem jego funkcjonowania i realizacji. Nie dokonują oni oceny wniosków poddawanych ocenie. Mogą uczestniczyć w posiedzeniach w ramach procesu wzajemnej oceny.

3.1.2.   Powoływanie ekspertów (15)

Rada naukowa ERBN odpowiada za przedstawianie wniosków w sprawie powołania niezależnych ekspertów do celów wzajemnej oceny projektów badań pionierskich (16) zgodnie z art. 17 ust. 2 zasad uczestnictwa oraz za monitorowanie realizacji działań pośrednich w rozumieniu art. 27 ust. 1 zasad uczestnictwa. Przy wskazywaniu niezależnych ekspertów rada naukowa ERBN może opierać się na opiniach własnych członków, jak również na informacjach dostarczanych przez członków zespołów lub przez AW ERBN. Na podstawie takiego wskazania AW ERBN oficjalnie powołuje ekspertów (17).

Niezależni eksperci muszą posiadać wiedzę i umiejętności właściwe dla obszarów działalności, w odniesieniu do których poproszono ich o pomoc. Muszą mieć wysoki poziom doświadczenia zawodowego w zakresie badań naukowych, pracy naukowej lub zarządzania naukowego w sektorze publicznym lub prywatnym. Inne umiejętności również mogą być wymagane (np. sprawowanie opieki pedagogicznej nad młodymi naukowcami i ich kształcenie; zarządzanie projektami lub ich ocena; transfer technologii i innowacje; międzynarodowa współpraca naukowo-techniczna). W celu powołania niezależnych ekspertów zajmujących się informacjami niejawnymi wymagane jest uzyskanie odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa osobowego.

AW ERBN ma również możliwość odwołania się do listy ekspertów utworzonej na podstawie zaproszeń do składania wniosków publikowanych w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, jak również skorzystania z usług innych ekspertów posiadających niezbędne kwalifikacje, wskazanych np. w wyniku konsultacji z krajowymi agencjami ds. finansowania badań i podobnymi organizacjami. Eksperci mogą pochodzić z państw innych niż państwa członkowskie lub państwa stowarzyszone z 7PR.

Tworząc zespoły ekspertów, AW ERBN zmierza do zapewnienia najwyższego poziomu naukowej i technicznej wiedzy fachowej w dziedzinach odpowiednich dla danego zaproszenia, uwzględniając również inne kryteria, takie jak:

—	wystarczające włączenie kobiet i mężczyzn z całej UE i państw stowarzyszonych, jak również z państw trzecich (18),

—	regularna rotacja ekspertów uwzględniająca potrzebę zachowania ciągłości. Oczekuje się, że w każdym roku kalendarzowym rotacja będzie dotyczyła średnio co najmniej jednej czwartej ekspertów zaangażowanych w poszczególnych obszarach badań.

Eksperci muszą również posiadać odpowiednie umiejętności językowe niezbędne do przeprowadzenia oceny wniosków.

Nazwiska niezależnych ekspertów przypisanych do poszczególnych wniosków nie są podawane do wiadomości publicznej. Lista niezależnych ekspertów, którzy uczestniczyli w ocenie wniosków złożonych w ramach zaproszenia związanego z programem szczegółowym „Pomysły”, będzie jednak publikowana corocznie na stronach internetowych Komisji. Ponadto lista członków zespołu będzie publikowana na stronie internetowej ERBN.

Kategorycznie zabrania się wszelkich bezpośrednich lub pośrednich kontaktów w sprawie wzajemnej oceny w związku z zaproszeniem między głównym badaczem lub podmiotem prawnym będącym kandydatem, składającym wniosek w ramach tego samego zaproszenia, a jakimkolwiek niezależnym ekspertem biorącym udział w procesie wzajemnej oceny. Każdy przypadek nawiązania takiego kontaktu może skutkować podjęciem przez AW ERBN decyzji o wykluczeniu odnośnego wniosku z przedmiotowego zaproszenia.

3.1.2.1.   Wyłączenie niezależnych ekspertów na wniosek kandydata

Stosowny przewodnik dla kandydatów może zawierać zapis umożliwiający kandydatom wnioskowanie o to, by dana osoba (19) nie uczestniczyła we wzajemnej ocenie ich wniosku. W takich przypadkach kandydaci zostaną poproszeni o wskazanie powodów wystąpienia z takim wnioskiem (20). W takich okolicznościach, jeżeli wskazana osoba jest niezależnym ekspertem biorącym udział w ocenie wniosków złożonych w ramach danego zaproszenia, może ona zostać wyłączona z oceny przedmiotowego wniosku, o ile nie uniemożliwi to AW ERBN przeprowadzenia oceny tego wniosku.

3.1.3.   Tryb powoływania, kodeks postępowania i konflikt interesów

Niniejsza sekcja dotyczy sposobu powoływania niezależnych ekspertów przez AW ERBN do celów oceny wniosków złożonych w ramach programu szczegółowego „Pomysły”. Ta sama procedura może być stosowana przez AW ERBN odpowiednio w odniesieniu do powoływania ekspertów do realizacji zadań w rozumieniu art. 27 ust. 1 zasad uczestnictwa.

AW ERBN sporządza akt powołania zgodnie z wzorami zatwierdzonymi przez Komisję i przedstawia go do podpisania niezależnemu ekspertowi. Akt powołania określa ramy współpracy między niezależnym ekspertem a AW ERBN, zgodnie z którymi ekspert może zostać wezwany do udostępnienia posiadanej wiedzy fachowej w celu udzielenia pomocy ERBN.

W akcie powołania przedstawia się ogólne warunki dotyczące niezależnych ekspertów, w szczególności ustanawia się kodeks postępowania dla niezależnych ekspertów biorących udział w procesie wzajemnej oceny, który stanowi załącznik do aktu powołania, zasadnicze przepisy dotyczące poufności i konfliktu interesów oraz określa się sposób postępowania z danymi osobowymi.

Powołanie staje się skuteczne w momencie podpisania aktu powołania przez niezależnego eksperta i AW ERBN.

Za wykonanie przydzielonych zadań przewodniczącym zespołów, członkom zespołu, oceniającym w ramach zespołu i niezależnym obserwatorom przysługuje wynagrodzenie finansowe. W takim przypadku akt powołania zawierać będzie ogólne warunki dotyczące wynagrodzenia.

Arbitrom nie przysługuje wynagrodzenie finansowe za wykonywanie przydzielonych im zadań.

W kontekście każdego przydzielonego zadania wszyscy niezależni eksperci są zobowiązani do potwierdzenia, że w przypadku żadnego z rozpatrywanych przez nich wniosków nie dochodzi do konfliktu interesów (dyskwalifikującego lub potencjalnego). Jeżeli niezależny ekspert stwierdzi, że w odniesieniu do danego wniosku zachodzi konflikt interesów, kierunek dalszych działań jest uzależniony od tego, czy dany przypadek konfliktu interesów jest dyskwalifikujący czy potencjalny.

Okoliczności, w których mogą pojawić się przypadki „dyskwalifikującego” i „potencjalnego” konfliktu interesów, opisuje się w kodeksie postępowania.

Niezależni eksperci nie mogą uczestniczyć w ocenie wniosków dotyczących zaproszenia, w którego ramach sami złożyli wniosek.

W przypadku zaistnienia dyskwalifikującego konfliktu interesów niezależny ekspert nie może wpływać na wzajemną ocenę przedmiotowego wniosku. W szczególności niezależny ekspert nie pomaga wówczas w przeprowadzaniu indywidualnej oceny (zazwyczaj na odległość) ani nie wypowiada się i nie głosuje podczas żadnej dyskusji zespołu dotyczącej tego wniosku. W takiej sytuacji niezależny ekspert opuszcza pomieszczenie (lub forum elektroniczne), gdy zespół omawia indywidualny przypadek wniosku, w którym dochodzi do tego rodzaju konfliktu interesów.

W przypadku zaistnienia potencjalnego konfliktu interesów AW ERBN rozpatruje okoliczności sprawy i podejmuje decyzję o udzieleniu niezależnemu ekspertowi pozwolenia na uczestniczenie we wzajemnej ocenie przedmiotowego wniosku (ekspert musi wówczas podpisać odpowiednią deklarację) albo o jego wyłączeniu w taki sam sposób, jak ma to miejsce w przypadku dyskwalifikującego konfliktu.

Ekspert musi zgłosić wszystkie zidentyfikowane przypadki konfliktu interesów przed rozpoczęciem sesji wzajemnej oceny.

Jeżeli dotychczas niepodejrzewany konflikt ujawni się w trakcie procesu wzajemnej oceny, niezależny ekspert musi natychmiast zgłosić ten fakt właściwemu urzędnikowi. Jeżeli konflikt zostanie ostatecznie uznany za dyskwalifikujący, niezależny ekspert musi powstrzymać się od kontynuowania procesu wzajemnej oceny przedmiotowego wniosku. Wszelkie uwagi zgłoszone przez takiego niezależnego eksperta i przyznane przez niego punkty nie zostaną uwzględnione. W razie potrzeby niezależny ekspert zostanie zastąpiony.

Jeżeli niezależny ekspert świadomie ukrywa fakt zaistnienia dyskwalifikującego lub potencjalnego konfliktu interesów i fakt ten zostaje odkryty podczas sesji wzajemnej oceny, niezależny ekspert zostanie natychmiast wykluczony oraz zastosowane zostaną sankcje przewidziane w akcie powołania. Wyniki wszystkich sesji wzajemnej oceny, w których taki ekspert brał udział, zostaną uznane za nieważne, a przedmiotowy wniosek lub przedmiotowe wnioski zostaną poddane ponownej ocenie.

Naruszenie kodeksu postępowania lub inne poważne przewinienie popełnione przez niezależnego eksperta może zostać zakwalifikowane jako poważne naruszenie obowiązków zawodowych i może prowadzić do wykluczenia takiego niezależnego eksperta z listy niezależnych ekspertów powoływanych przez AW ERBN, przy czym stosuje się odpowiednio art. 265a ust. 3 przepisów wykonawczych do rozporządzenia finansowego (21). Na mocy takiego wyłączenia niezależny ekspert zostanie usunięty z bazy danych i otrzyma zakaz ponownej rejestracji na czas trwania wyłączenia.

3.1.4.   Niezależni obserwatorzy

Niezależni eksperci mogą zostać powołani w charakterze obserwatorów w celu zbadania procesu wzajemnej oceny pod względem jego funkcjonowania i realizacji. Kompetencje obserwatorów obejmują całą sesję wzajemnej oceny, w tym wszelkie oceny przeprowadzane na odległość. W przypadku ocen przeprowadzanych na odległość obserwatorzy mają dostęp do wszystkich informacji wymienianych między AW ERBN a osobami przeprowadzającymi wzajemną ocenę i mogą kontaktować się z wybranymi lub wszystkimi osobami przeprowadzającymi wzajemną ocenę w celu zebrania ich opinii na temat przebiegu wzajemnej oceny. Obserwatorzy mają prawo wstępu na wszystkie posiedzenia będące częścią sesji wzajemnej oceny.

AW ERBN podpisuje akt powołania z każdym niezależnym obserwatorem. Akty powołań niezależnych obserwatorów będą przygotowywane z wykorzystaniem wzoru zatwierdzonego przez Komisję. W zatwierdzonym przez Komisję wzorze przedstawiono szczególny kodeks postępowania dla obserwatorów procesu wzajemnej oceny.

AW ERBN poinformuje komitet programu o wyborze ekspertów występujących w charakterze obserwatorów oraz o zakresie ich zadań.

Zadaniem obserwatorów jest obserwowanie sesji wzajemnej oceny pod względem ich przebiegu, a nie wyniku, chyba że aspekty operacyjne mają bezpośredni wpływ na wynik przeprowadzanych wzajemnych ocen. Z tego względu nie jest konieczne, aby obserwatorzy posiadali wiedzę fachową w dziedzinie, której dotyczą oceniane wnioski. Uznaje się wręcz za korzystne unikanie powoływania obserwatorów posiadających zbyt pogłębioną wiedzę z określonej dziedziny naukowo-technicznej w celu uniknięcia konfliktów między ich własnymi opiniami dotyczącymi wyniku procesu wzajemnej oceny a funkcjonowaniem sesji. Obserwatorzy nie mogą w żadnym przypadku wyrażać poglądów na temat badanych wniosków bądź opinii niezależnych ekspertów dotyczących wniosków.

Rola obserwatorów polega na dostarczaniu niezależnych porad dotyczących przeprowadzania sesji wzajemnej oceny, sposobów usprawnienia procedur oraz sposobu stosowania kryteriów oceny przez niezależnych ekspertów. Obserwatorzy sprawdzają, czy procedury ustanowione lub przywołane w tych zasadach są przestrzegane, i przekazują kierownictwu programu informacje dotyczące sposobów usprawnienia tego procesu.

Obserwatorzy są zobowiązani do przestrzegania tych samych zobowiązań w zakresie poufności co niezależni eksperci i muszą podpisać akty powołania wraz z umowami o zachowaniu poufności. Obserwatorzy nie mogą ujawniać szczegółów wniosków, tożsamości niezależnych ekspertów wyznaczonych do badania wniosków ani treści dyskusji prowadzonych w ramach zespołów przeprowadzających wzajemną ocenę.

Obserwatorzy przekazują swoje ustalenia ERBN. Obserwatorów zachęca się również do prowadzenia nieformalnych rozmów z urzędnikami AW ERBN biorącymi udział w sesjach wzajemnej oceny i zwracania uwagi na wszelkie możliwe usprawnienia, które mogą być natychmiast zastosowane w praktyce.

AW ERBN poinformuje komitet programowy o ustaleniach obserwatorów i może udostępnić publicznie streszczenie sporządzonego przez nich sprawozdania.

Prowadzenie obserwacji wzajemnej oceny podlega maksymalnym okresom wskazanym w konkretnym przydzielonym zadaniu. Maksymalne okresy określone w przydzielonym zadaniu mogą zostać rozszerzone poprzez dokonanie zmiany w formie pisemnej.

3.1.5.   Kryteria wzajemnej oceny

Kryteria wzajemnej oceny, z uwzględnieniem wszelkich sposobów punktacji wniosków oraz powiązanych wag i progów, określa się w programie prac programu „Pomysły” na podstawie zasad określonych w programie szczegółowym „Pomysły” i w zasadach uczestnictwa (22). Sposób stosowania tych kryteriów może zostać szerzej omówiony w przewodniku dla kandydatów (23).

W odniesieniu do wniosków dotyczących kwestii delikatnych z etycznego punktu widzenia (zob. załącznik B) lub wymagających dalszej kontroli ze względów bezpieczeństwa mają zastosowanie specjalne procedury.

3.1.6.   Organizacja wzajemnej oceny

Rada naukowa ERBN ustala metodykę przeprowadzania wzajemnej oceny, która może różnić się w szczegółach w przypadku poszczególnych zaproszeń, sprawuje nadzór nad procesem wzajemnej oceny i ustanawia regulamin wewnętrzny zespołów ERBN, publikowany na stronie internetowej ERBN (przewodnik dla osób przeprowadzających wzajemną ocenę w ramach ERBN). Rada naukowa ERBN może również oddelegować swoich członków do uczestniczenia w posiedzeniach zespołu w charakterze obserwatorów. Członkowie rady naukowej w żadnym wypadku nie wpływają jednak na wynik posiedzenia zespołu, w którym uczestniczą.

Wzajemną ocenę organizuje się w oparciu o zasady określone w sekcji 2.1 powyżej w celu zapewnienia spójnego, rygorystycznego i zorientowanego na jakość sposobu oceniania wniosków na podstawie kryteriów określonych w programie prac programu „Pomysły”.

Jeżeli zaproszenie do składania wniosków przewiduje dwuetapową procedurę oceny, w drugim etapie ocenie poddaje się jedynie te wnioski, które pomyślnie przeszły przez pierwszy etap na podstawie oceny dokonanej w oparciu o ograniczony zestaw kryteriów (24).

3.1.6.1.   Wzajemna ocena projektów badań pionierskich

Wzajemną ocenę przeprowadza się przy pomocy zespołów składających się z niezależnych naukowców i uczonych. Zespoły mogą wspomagać oceniający w ramach zespołu i wyspecjalizowani arbitrzy, którzy przeprowadzają wzajemną ocenę w całości lub częściowo w swoim domu lub miejscu pracy („ocena na odległość”). Zespoły powołuje się w taki sposób, aby objąć cały zakres obszarów badań, których dotyczy dane zaproszenie, przy czym każdy zespół odpowiada za określoną grupę dziedzin badań.

Zespoły działają pod przewodnictwem starszego niezależnego eksperta, zgodnie ze wspomnianym powyżej regulaminem wewnętrznym zespołów ERBN.

Każda wzajemna ocena może być zorganizowana w dwóch następujących po sobie etapach. W takim przypadku wynik pierwszego etapu dostarcza informacji dla drugiego etapu. Kolejność działań na danym etapie jest zazwyczaj następująca:

przydzielanie wniosków zespołom: każdy wniosek jest przydzielany zespołowi na podstawie tematyki, której dotyczy. Wstępnego przydziału dokonuje się w oparciu o wskazanie kandydata oraz na podstawie tytułu i treści wniosku lub informacji przedstawionych w miarę możliwości we wniosku w postaci „słów kluczowych”,

indywidualna ocena: wnioski są badane w oparciu o odpowiednie kryteria przez co najmniej 3 osoby przeprowadzające wzajemną ocenę (25), posiadające odpowiednie kwalifikacje w dziedzinie naukowej lub technologicznej związanej z wnioskiem, które przygotowują następnie sprawozdania z indywidualnej oceny,

ocena zespołowa: obowiązkiem zespołów jest spójne badanie wniosków objętych zakresem ich kompetencji (26) i spójne współdziałanie z innymi zespołami w celu zapewnienia jednolitego sposobu rozpatrywania wniosków we wszystkich zespołach i dziedzinach naukowych/technologicznych będących przedmiotem dla danego zaproszenia.

Zespół dokonuje oceny wniosku (uwzględniając wszelkie przyznane ogólnie lub w oparciu o poszczególne kryteria punkty, jak również pozycję wniosku w rankingu) większością głosów w oparciu o indywidualne oceny i dyskusje w ramach zespołu. W wyniku etapu oceny zespołowej powstaje lista rankingowa. Na ostatnim etapie wzajemnej oceny zespół wskazuje wnioski rekomendowane do finansowania, zgodnie z budżetem przeznaczonym na dane zaproszenie.

Spotkania: w przypadkach określonych w programie prac programu „Pomysły” ocena zespołowa może obejmować spotkania z głównym badaczem lub podmiotem prawnym będącym kandydatem. AW ERBN może zwrócić koszty podróży i pobytu poniesione w związku ze spotkaniami. Zasady dotyczące zwrotu kosztów mające zastosowanie do uczestników spotkań określono w załączniku C. Każde spotkanie jest prowadzone przez co najmniej trzech członków zespołu. Spotkania mogą odbywać się w miejscu organizowania posiedzeń zespołu przeprowadzającego wzajemną ocenę lub, uwzględniając wykonalność techniczną, przy wykorzystaniu urządzeń elektronicznych (wideopołączenia, telekonferencje itp.).

Ocena międzyzespołowa (ocena przeprowadzana we wszystkich zespołach w odniesieniu do wszystkich dziedzin, obszarów badań itp.): w wyniku oceny międzyzespołowej ustala się zalecany, ostateczny ranking wszystkich zakwalifikowanych wniosków w ramach danego zaproszenia (pochodzących ze wszystkich dziedzin badań, których dotyczyło zaproszenie) za pośrednictwem dokładnej oceny jakości wniosków rozpatrywanych przez różne zespoły. Ocena ta odbywa się na forum przewodniczących zespołów lub oddelegowanych przez nich członków zespołów. W ocenie międzyzespołowej szczególną uwagę zwraca się na wnioski o charakterze interdyscyplinarnym, które przekraczają granice wyznaczone przez poszczególne zespoły, a także na wnioski dotyczące nowych i rozwijających się dziedzin oraz wnioski typu „wysokie ryzyko, duże korzyści”.

Jeżeli w programie prac programu „Pomysły” określono orientacyjny budżet w odniesieniu do poszczególnych zespołów, dziedzin, obszarów badań itp., dyskusje mogą dotyczyć tylko tych wniosków spoza grupy wniosków, które są sklasyfikowane wystarczająco wysoko w rankingu, aby mogły zostać objęte orientacyjnym budżetem przewidzianym dla poszczególnych zespołów, dziedzin, obszarów badań itp.

Po przeprowadzeniu wzajemnej oceny dla każdego wniosku sporządza się sprawozdanie z oceny, uwzględniające w stosownych przypadkach wyniki oceny międzyzespołowej, przedstawiające ostateczną rekomendację zespołu w odniesieniu do wniosku wraz z indywidualnymi ocenami przeprowadzonymi przez niezależnych ekspertów, a także wszelkie rekomendacje dotyczące maksymalnej kwoty finansowania.

3.1.6.2.   Dwuetapowa procedura składania wniosków dla projektów badań pionierskich

W zaproszeniu określa się, kiedy ma zastosowanie dwuetapowa procedura składania wniosków. W takich przypadkach kryteria oceny mające zastosowanie do każdego etapu określa się w programie prac programu „Pomysły”. Szczegółowa metodyka wzajemnej oceny może być różna dla pierwszego i drugiego etapu (np. pod względem angażowania oceniających w ramach zespołu, arbitrów lub organizowania spotkań z głównym badaczem).

Najpierw główni badacze muszą przedstawić skrócony lub wstępny wniosek. Taki wniosek w pierwszym etapie ocenia się na podstawie kryteriów ustalonych dla tego etapu w zaproszeniu.

Po dokonaniu oceny wniosku w pierwszym etapie następuje ocena zespołowa, która może skutkować, w przypadku zakwalifikowania wniosku, zaproszeniem do drugiego etapu składania wniosków. Niezależnie od ewentualnej dalszej oceny międzyzespołowej zespoły są upoważnione na tym etapie w zakresie swoich kompetencji do rekomendowania wniosków, które powinny zostać zakwalifikowane do drugiego etapu.

Kandydatów zakwalifikowanych po pierwszym etapie zaprasza się do złożenia bardziej szczegółowego wniosku lub bardziej kompletnych i uaktualnionych informacji dotyczących pierwotnego wniosku w określonym terminie wyznaczonym dla drugiego etapu. Aby zastosować się do zasady równego traktowania, zespół może zalecić wykluczenie z procesu dalszej oceny wniosków złożonych w drugim etapie, które różnią się znacznie od odpowiadającego im wniosku złożonego w pierwszym etapie.

Proces wzajemnej oceny w odniesieniu do etapu drugiego przebiega zgodnie z kolejnością działań opisaną w sekcji 3.1.6.1.

3.1.6.3.   Wzajemna ocena działań koordynacyjnych i wspierających

W przypadku wzajemnej oceny działań koordynacyjnych i wspierających obowiązuje kolejność opisana w sekcji 3.1.6.1. Ocena zespołowa może być ostatnim etapem przed zatwierdzeniem przez AW ERBN ostatecznej listy rankingowej.

Jedynym wyjątkiem od tej procedury są działania koordynacyjne i wspierające objęte przepisami art. 14 zasad uczestnictwa, w przypadku których niezależni eksperci są powoływani wyłącznie wtedy, gdy AW ERBN uzna to za stosowne.

Dalsze szczegóły dotyczące procedury wzajemnej oceny działań koordynacyjnych i wspierających zostaną przedstawione w programie prac programu „Pomysły”, w zaproszeniu i w odpowiednim przewodniku dla kandydatów.

3.1.7.   Wyniki wzajemnej oceny, selekcja i odrzucanie wniosków

Rada naukowa ERBN zatwierdza ostateczną listę rankingową wniosków rekomendowanych do finansowania w wyniku wzajemnej oceny.

Na podstawie wyniku wzajemnej oceny i ostatecznej listy rankingowej ustalonej przez radę naukową ERBN AW ERBN sporządza ostateczną listę lub ostateczne listy wniosków wybranych do ewentualnego finansowania.

Wynikiem tego jest:

—

lista wniosków o jakości wystarczająco wysokiej, aby mogły zostać zakwalifikowane do ewentualnego finansowania. Listę tę przedstawia się według zalecanego rankingu, ustanawiając pierwszeństwo w zakresie finansowania w granicach budżetu dostępnego w ramach danego zaproszenia (lista zakwalifikowanych wniosków). Jeżeli w zaproszeniu określa się orientacyjny budżet dla poszczególnych zespołów, dziedzin, obszarów badań itp., możliwe jest sporządzenie oddzielnych list zakwalifikowanych wniosków dla każdego takiego obszaru,

—

jeżeli całkowita zalecana pula środków finansowych dla wniosków zakwalifikowanych w wyniku wzajemnej oceny przekracza budżet dostępny w ramach danego zaproszenia, możliwe jest utworzenie jednej listy wniosków rezerwowych (lub kilku list – w przypadku orientacyjnych budżetów związanych z oddzielnymi zespołami, dziedzinami, obszarami badań itp.). Liczbę wniosków rezerwowych określa AW ERBN, uwzględniając kwestie budżetowe i kierując się prawdopodobieństwem uzyskania finansowania dla tych wniosków w wyniku zaistnienia takich ewentualności jak wycofanie wniosków lub udostępnienie dodatkowego budżetu,

—

lista wniosków, które nie zostały zakwalifikowane do finansowania. Lista ta zawiera: wnioski uznane za niekwalifikowalne (przed rozpoczęciem, w trakcie albo po zakończeniu procesu wzajemnej oceny); wnioski, które nie osiągnęły wymaganego progu jakości; wnioski, które zostały sklasyfikowane poniżej określonej pozycji w rankingu i w związku z tym nie mogą być finansowane ze względu na niewystarczający budżet; oraz pozostałe wnioski z listy rezerwowej w przypadku wykorzystania budżetu przeznaczonego na konkretne zaproszenie.

Ocena jakości i zalecany ranking dotyczący finansowania wniosków umieszczonych na liście zakwalifikowanych wniosków oparte są na wzajemnej ocenie wniosku dokonywanej na podstawie wszystkich odnośnych kryteriów. Zawsze jednak, gdy w zaproszeniu przewiduje się dwuetapową procedurę wzajemnej oceny i w związku z tym, gdy uznaje się, że wniosek nie osiągnął progu jakości wyznaczonego w zaproszeniu w odniesieniu do określonego kryterium oceny, można zalecić ostateczne odrzucenie wniosku w trakcie wzajemnej oceny bez konieczności przeprowadzania dalszych ocen na podstawie innych mających zastosowanie kryteriów.

Nie wybiera się wniosków, które naruszają podstawowe zasady etyczne lub które nie spełniają warunków wymienionych w programie szczegółowym „Pomysły”, programie prac programu „Pomysły” lub w zaproszeniu (27). Wnioski mogą również zostać odrzucone ze względów etycznych lub ze względów bezpieczeństwa w następstwie procedur określonych odpowiednio w załącznikach B i D.

Każdy potencjalny główny badacz lub podmiot prawny będący kandydatem związany z działaniami pośrednimi w ramach programu szczegółowego „Pomysły”, który dopuścił się nieprawidłowości (28) w ramach realizacji jakiegokolwiek innego działania pośredniego w zakresie programów ramowych, może w każdej chwili zostać wykluczony z procedury selekcji, z należytym uwzględnieniem zasady proporcjonalności.

3.1.8.   Informacja zwrotna

Po przeprowadzeniu wzajemnej oceny AW ERBN udziela głównemu badaczowi i podmiotowi prawnemu będącemu kandydatem informacji zwrotnej. AW ERBN przekazuje wszystkie powiadomienia i informacje zwrotne głównemu badaczowi i podmiotowi prawnemu będącemu kandydatem za pośrednictwem bezpiecznego konta poczty elektronicznej AW ERBN. W przewodniku dla kandydatów określa się przewidywany termin udzielenia informacji zwrotnej.

a)

Po przeprowadzeniu wzajemnej oceny w ramach etapu pierwszego w przypadku dwuetapowej wzajemnej oceny:   kandydaci, których wnioski uznano za niekwalifikowalne, są informowani o podstawach takiej decyzji. Wniosków niekwalifikowalnych nie poddaje się ocenie,   kandydaci, których wniosków nie zakwalifikowano do następnego etapu, otrzymują informację zwrotną dotyczącą wzajemnej oceny w formie sprawozdania z oceny,   kandydaci, których wnioski zakwalifikowano do następnego etapu, otrzymują powiadomienie i mogą zostać zaproszeni do udziału w spotkaniu.

b)

Po przeprowadzeniu wzajemnej oceny w ramach etapu pierwszego w przypadku dwuetapowej procedury składania wniosków:   kandydaci, których wnioski uznano za niekwalifikowalne, są informowani o podstawach takiej decyzji. Wniosków niekwalifikowalnych nie poddaje się oceniem,   kandydaci, których wniosków nie zakwalifikowano do następnego etapu, otrzymują informację zwrotną dotyczącą wzajemnej oceny w formie sprawozdania z oceny,   kandydaci, których wnioski zakwalifikowano do następnego etapu, otrzymują zaproszenie do złożenia wniosku w etapie drugim i mogą zostać zaproszeni do udziału w spotkaniu.

c)

Po przeprowadzeniu drugiej wzajemnej oceny w przypadkach a) i b) powyżej oraz po przeprowadzeniu wzajemnej oceny w przypadku jednoetapowego procesu składania wniosków i jednoetapowej oceny:   kandydaci, których wnioski uznano za niekwalifikowalne, są informowani o podstawie takiej decyzji. Wniosków niekwalifikowalnych nie poddaje się ocenie,   kandydaci, których wnioski sklasyfikowano powyżej albo poniżej progu jakości, otrzymują informację zwrotną dotyczącą wzajemnej oceny w formie sprawozdania z oceny.   W sprawozdaniu z oceny przedstawia się wynik wzajemnej oceny i umieszcza się w stosownych przypadkach ogólne uwagi i punkty lub uwagi i punkty w odniesieniu do poszczególnych kryteriów. Jeżeli chodzi o wnioski umieszczone na liście zakwalifikowanych wniosków, w stosownych przypadkach w sprawozdaniu z oceny przedstawia się każde zalecenie odnośnie do maksymalnej puli środków finansowych, jaka ma zostać przyznana, oraz wszelkie inne właściwe zalecenia dotyczące realizacji projektu lub sugerowane udoskonalenia metodyki i programu prac.   Jeżeli chodzi o wnioski odrzucone z uwagi na nieosiągnięcie określonego progu jakości, zawarte w sprawozdaniu z oceny uwagi mogą być kompletne jedynie w odniesieniu do tych kryteriów, które zbadano do momentu stwierdzenia, że dany próg nie został osiągnięty.   Kandydaci, których wnioski odrzucono ze względów etycznych i ze względów bezpieczeństwa, są informowani o podstawach takiej decyzji.

3.1.9.   Procedury dotyczące pomocy i procedury odwoławcze

AW ERBN zapewnia informacje na temat procedury, która musi być stosowana przez głównych badaczy lub podmioty prawne będące kandydatami w celu wystosowania zapytania lub wniosku odwoławczego (29) w związku z wynikami określonej wzajemnej oceny dotyczącej dowolnego zaproszenia ERBN.

W każdym zapytaniu lub wniosku odwoławczym należy podać przynajmniej: nazwę zaproszenia, (ewentualny) numer wniosku, tytuł wniosku oraz opis napotkanych problemów.

W odniesieniu do kwestii związanych z kontrolą kwalifikowalności lub procesem wzajemnej oceny określonego wniosku przeprowadza się procedurę odwoławczą w celu ustalenia wszelkich braków w zakresie wyników kontroli kwalifikowalności lub sposobu przeprowadzania oceny wniosku, które mogły w negatywny sposób wpłynąć na decyzję o finansowaniu wniosku. Możliwe jest zwołanie komitetu odwoławczego w celu zbadania danej sprawy. Jeżeli komitet musi rozpatrzyć kwestie kwalifikowalności, może on zwrócić się o poradę do komitetu ds. weryfikacji kwalifikowalności (zob. sekcja 2.2.6). Komitet zgromadzi personel posiadający niezbędną naukową/techniczną i prawną wiedzę fachową. Sam komitet nie dokonuje jednak oceny wniosku. W zależności od charakteru skargi komitet może dokonać weryfikacji CV niezależnych ekspertów, ich poszczególnych uwag, a także sprawozdania z oceny. Komitet nie kwestionuje naukowej oceny odpowiednio wykwalifikowanych zespołów ekspertów.

W świetle tej weryfikacji komitet zaleca kierunek dalszych działań AW ERBN. Jeżeli komitet stwierdza, że istnieje dowód na poparcie skargi, może zalecić przeprowadzenie ponownej częściowej lub całkowitej oceny wniosku przez niezależnych ekspertów.

Wszelkie wnioski odwoławcze należy złożyć w ciągu miesiąca od udostępnienia informacji zwrotnej na bezpiecznym koncie poczty elektronicznej AW ERBN, o którym mowa w sekcji 3.1.8. Szczegółową procedurę odwoławczą opisuje się w przewodniku dla kandydatów. Komitet odwoławczy nie rozpatruje wniosków niekwalifikowalnych.

Skarżący otrzymają odpowiedź w ciągu trzech tygodni od upływu wspomnianego wyżej terminu mającego zastosowanie do wniosków odwoławczych. Jeżeli na tym etapie udzielenie ostatecznej odpowiedzi nie jest możliwe, w odpowiedzi wskazuje się termin udzielenia takiej ostatecznej odpowiedzi.

3.1.10.   Sprawozdawczość i informacje dotyczące procesu wzajemnej oceny

Po przeprowadzeniu każdej wzajemnej oceny AW ERBN przygotowuje sprawozdanie i udostępnia je radzie naukowej ERBN i komitetowi programu „Pomysły”. W sprawozdaniu podaje się informacje statystyczne dotyczące otrzymanych wniosków (np. liczbę, zakres tematów priorytetowych, kategorie podmiotów prawnych będących kandydatami i wnioskowany budżet), procedury oceny i niezależnych ekspertów.

Dla celów komunikacyjnych, po zakończeniu procesu oceny, AW ERBN może opublikować, za pośrednictwem wszelkich odpowiednich środków przekazu, ogólne informacje na temat wyniku wzajemnej oceny. Ponadto AW ERBN może opublikować informacje dotyczące ocenionych wniosków, które w wyniku oceny (lub po etapie drugim w przypadku oceny dwuetapowej) sklasyfikowano powyżej progu jakości (30) i w odniesieniu do których kandydaci udzielili indywidualnej zgody na publikację określonych danych (31).

Ze względu na cele związane z kwestiami monitorowania, badania i oceny przewidzianymi w programach prac programu „Pomysły” może zaistnieć konieczność zlecenia przez AW ERBN przetworzenia złożonych wniosków stronom trzecim (32) zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady. Kandydaci (33) proszeni są o wyrażenie dobrowolnej, indywidualnej zgody na przetwarzanie wniosków. Wyrażenie indywidualnej zgody nie jest obowiązkowe, a kandydat wyraża zgodę wyłącznie dobrowolne. Odmowa wyrażenia indywidualnej zgody nie ma wpływu na proces oceny.

4.   DECYZJA O PRZYZNANIU DOTACJI I SPORZĄDZANIE UMÓW O UDZIELENIU DOTACJI

Dotacje przyznaje podmiotom prawnym będącym kandydatami właściwy urzędnik zatwierdzający w granicach dostępnego budżetu w drodze formalnej umowy o udzieleniu dotacji, na postawie ostatecznej listy rankingowej sporządzonej przez AW ERBN zgodnie z sekcją 3.1.7.

Zawarcie umowy o udzieleniu dotacji z podmiotem prawnym będącym kandydatem podlega wewnętrznym procedurom finansowym i prawnym (34) oraz weryfikacji spełnienia wymogów określonych w niniejszej sekcji.

Podczas sporządzania umów o udzieleniu dotacji można wymagać od głównego badacza i podmiotu prawnego będącego kandydatem dostarczenia dodatkowych informacji na temat danego projektu i przewidywanego zarządzania tym projektem (35). W przypadkach, w których występuje więcej niż jeden uczestnik związany z danym projektem, można wymagać od głównego badacza lub podmiotu prawnego będącego kandydatem uzyskania takich informacji i zapewnień od pozostałych uczestników.

Na podstawie wyniku procesu oceny w odniesieniu do niektórych wniosków konieczne może być spełnienie dodatkowych warunków (36) w celu zawarcia umowy o udzieleniu dotacji. Spełnienie takich warunków jest należycie dokumentowane, zaś informacje na ten temat przekazuje się odnośnemu głównemu badaczowi i podmiotowi prawnemu będącemu kandydatem wraz ze sprawozdaniem z oceny.

Dotacji nie można przyznać podmiotom prawnym będącym kandydatami, które w trakcie przeprowadzania procedury przyznawania dotacji znajdują się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 93 ust. 1 (upadłość itp.), art. 94 (fałszywe deklaracje itp.) oraz w art. 96 ust. 2 lit. a) (podlegającym wykluczeniu z zamówień lub dotacji finansowanych z budżetu Unii Europejskiej) rozporządzenia finansowego. Podmioty prawne będące kandydatami muszą zaświadczyć, że nie znajdują się w żadnej ze wspomnianych wyżej sytuacji (37).

W stosownych przypadkach przeprowadza się na tym etapie również dalsze wyjaśnienia dotyczące kwestii etycznych. W tym celu AW ERBN powołuje niezależnych ekspertów do udziału w procesie oceny etycznej (zob. załącznik B).

Proces przygotowania do przyznania dotacji nie obejmuje żadnych negocjacji dotyczących naukowej lub technicznej treści wniosku. Dotację przyznaje się podmiotowi prawnemu będącemu kandydatem na podstawie złożonego wniosku i poziomu finansowania zalecanego w wyniku wzajemnej oceny, pod warunkiem zawarcia porozumienia między podmiotem prawnym będącym kandydatem a głównym badaczem.

Jeżeli osiągnięcie porozumienia z głównym badaczem i podmiotem prawnym będącym kandydatem okaże się niemożliwe bądź jeżeli chociaż jedna z tych stron nie podpisze któregoś z wymaganych porozumień dodatkowych w rozsądnym ewentualnie wyznaczonym terminie, przygotowania do przyznania dotacji mogą zostać przerwane.

Sporządzanie umów o udzieleniu dotacji w odniesieniu do wniosków znajdujących się na liście rezerwowej można rozpocząć w momencie, gdy jest jasne, że dostępny jest wystarczający budżet na finansowanie co najmniej jednego takiego projektu. W zależności od dostępności środków budżetowych proces przygotowania do przyznania dotacji rozpoczyna się od wniosku znajdującego się na najwyższej pozycji na liście, a następnie uwzględniane są wnioski z kolejnych pozycji w ostatecznym rankingu.

5.   ZAŁĄCZNIKI

5.1.   Załącznik A – Procedury składania wniosków w formie papierowej

W wyjątkowych przypadkach, jeżeli kandydat nie ma zupełnie dostępu do elektronicznego systemu składania wniosków i nie ma możliwości uzyskania takiego dostępu, wówczas może zwrócić się z wnioskiem do AW ERBN o zezwolenie na złożenie wniosku w formie papierowej. Taki wniosek, w którym należy wyraźnie wyjaśnić okoliczności danej sprawy, musi wpłynąć do AW ERBN nie później niż jeden miesiąc przed upływem terminu określonego w zaproszeniu.

Wniosek o zezwolenie na złożenie wniosku w formie papierowej wysyła się na następujący adres:

European Research Council Executive Agency

Head of ‘Scientific Management Department’

COV2

1049 Brussels

Belgia

AW ERBN odpowiada na taki wniosek w ciągu pięciu dni roboczych od jego otrzymania. Jeżeli odstępstwo zostaje przyznane, AW ERBN wysyła zainteresowanemu kandydatowi formularze do złożenia wniosku w formie papierowej.

Jeżeli ze względu na charakter danego zaproszenia składanie wniosków przez Internet byłoby z natury rzeczy nieodpowiednie, AW ERBN może postanowić na samym początku, że będzie akceptować wnioski składane w formie papierowej. W takich przypadkach zaznacza się taką możliwość w zaproszeniu do składania wniosków, a formularze do składania wniosków w formie papierowej są ogólnie dostępne.

Jeżeli dozwolone jest składanie wniosków w formie papierowej, na zasadzie szczególnego albo ogólnego odstępstwa, o których mowa powyżej, paczki zawierające wnioski w formie papierowej można dostarczać za pośrednictwem zwykłej poczty, prywatnego kuriera lub osobiście. Wersje wniosków złożone za pośrednictwem przenośnych elektronicznych nośników informacji (np. płyt CD-ROM lub innych podobnych urządzeń elektronicznych), poczty elektronicznej lub faksu zostaną wykluczone. Wnioski składane w formie papierowej muszą zostać przekazane w jednej paczce. Jeżeli kandydaci chcą przekazać zmiany do wniosku lub dodatkowe informacje, muszą wyraźnie zaznaczyć, które fragmenty wniosku uległy zmianie, a zmienione/dodane fragmenty muszą zostać złożone i przyjęte przed zamknięciem zaproszenia. Nie rozpatruje się ani nie ocenia dodatkowych informacji lub zmian do wniosku, które wpłynęły po zamknięciu zaproszenia.

W przypadku wniosków przesłanych za pośrednictwem poczty lub kuriera dowodem potwierdzającym datę wysłania jest data stempla pocztowego lub data na dowodzie nadania przesyłki. AW ERBN (38) może otwierać paczki zawierające wnioski w momencie ich dostarczenia w celu wprowadzenia informacji administracyjnych do baz danych i umożliwienia odesłania potwierdzenia odbioru.

5.2.   Załącznik B – Procedury oceny etycznej

Wprowadzenie

W celu realizacji przepisów art. 6 7PR i art. 15 zasad uczestnictwa procedura oceny obejmuje wstępne określenie kwestii etycznych wiążących się z wnioskami, po którym następuje kontrola pod względem etycznym wniosków, z którymi wiążą się kwestie etyczne. W stosownych przypadkach ocena etyczna wniosków może mieć miejsce po przeprowadzeniu kontroli pod względem etycznym oraz przed podjęciem przez AW ERBN jakiejkolwiek decyzji dotyczącej selekcji zgodnie z określonymi zasadami. Kontrolę pod względem etycznym i ocenę etyczną (zwane w niniejszym załączniku procedurą oceny etycznej) przeprowadzają niezależni eksperci posiadający odpowiednie kwalifikacje w dziedzinie etyki.

Celem procedury oceny etycznej jest uzyskanie pewności, że Unia Europejska nie wspiera badań, które byłyby sprzeczne z podstawowymi zasadami etycznymi ustanowionymi w stosownych przepisach UE oraz przeanalizowanie, czy dane badania są zgodne z zasadami dotyczącymi etyki badań ustanowionymi w decyzjach w sprawie 7PR i w programie szczegółowym „Pomysły”. Opinie Europejskiej Grupy do spraw Etyki w Nauce i Nowych Technologiach są i będą brane pod uwagę.

Wnioski

W razie potrzeby lub zgodnie z wymogami zaproszenia, wnioski zawierają sekcję dotyczącą aspektów etycznych, w której:

—	należy opisać ewentualne aspekty etyczne badań, których dotyczy wniosek, w odniesieniu do celów, metodyki i ewentualnych konsekwencji związanych z wynikami badań,

—	uzasadnia się koncepcję projektu badań z etycznego punktu widzenia,

—	wyjaśnia się sposób spełnienia wymogów etycznych ustanowionych w programie prac,

—	określa się sposób spełnienia przez wnioski krajowych wymogów prawnych i etycznych państwa, w którym planuje się przeprowadzenie badań,

—	określa się ramy czasowe składania wniosków o opinię lub zatwierdzenie do wszelkich właściwych organów na szczeblu krajowym (takich jak organ ochrony danych, organ ds. badań klinicznych itp.).

W tym celu kandydaci powinny wypełnić „tabelę kwestii etycznych” zawartą w przewodniku dla kandydatów.

AW ERBN może skontaktować się z kandydatem na każdym etapie procedury w celu uzyskania dodatkowych informacji związanych z wyjaśnieniem kwestii etycznych.

Ogólne zasady proceduralne

Procedury kontroli pod względem etycznym i organizacja zespołów ds. oceny etycznej

Wewnętrzna wstępna kontrola wniosków

Zespół ds. etyki AW ERBN przeprowadza wstępną kontrolę wniosków rekomendowanych do finansowania w celu zidentyfikowania tych wniosków, z którymi nie wiążą się żadne kwestie etyczne, w związku z czym można je dopuścić do przyznania dotacji bez udziału niezależnych ekspertów. Wszystkie pozostałe wnioski podlegają dalszej kontroli pod względem etycznym. Proces ten przeprowadza się w oparciu o „tabelę kwestii etycznych” i wnioski złożone przez kandydatów.

Przekazywanie wniosków zespołowi ds. kontroli pod względem etycznym

Wszystkie wnioski zidentyfikowane na etapie wstępnej kontroli jako wnioski, z którymi wiążą się kwestie etyczne, przekazuje się zespołowi ds. wstępnej kontroli pod względem etycznym, który składa się z niezależnych ekspertów posiadających odpowiednie kwalifikacje w dziedzinie etyki.

Eksperci należący do zespołu identyfikują wnioski, w których kwestie etyczne zostały rozwiązane w zadowalający sposób; wnioski, które mogą zostać dopuszczone po dostarczeniu odpowiednich informacji w formie dokumentacji lub po ich zatwierdzeniu na szczeblu krajowym; oraz wnioski, które wymagają dalszej analizy ze względu na wagę związanych z nimi kwestii etycznych i które w związku z tym należy poddać ocenie etycznej (39).

W odniesieniu do każdego poddanego kontroli wniosku eksperci przygotowują i podpisują sprawozdanie z kontroli pod względem etycznym, które zawiera sekcję dotyczącą wymagań. Wymagania te stają się zobowiązaniami wynikającymi z umowy.

Przekazywanie wniosków zespołowi ds. oceny etycznej

Projekty, z którymi wiążą się istotne kwestie etyczne zidentyfikowane podczas kontroli pod względem etycznym, przekazuje się zespołowi ds. oceny etycznej. Ocenie etycznej automatycznie podlegają takie kwestie jak zabiegi przeprowadzane na ludziach w celach badawczych (40), badania przy wykorzystaniu ludzkich zarodków i ludzkich zarodkowych komórek macierzystych oraz badania na zwierzętach z rzędu naczelnych (41).

Zespół ds. oceny etycznej przeprowadza kontrolę kwestii etycznych związanych z wnioskiem i określa wymagania etyczne, które muszą zostać spełnione, aby wniosek mógł zostać dopuszczony z etycznego punktu widzenia. Na tym etapie zespół ds. oceny etycznej może wskazać wnioski wzbudzające poważne zastrzeżenia natury etycznej, które mogą doprowadzić do wykluczenia projektu z procedury przyznawania dotacji.

Skład zespołu ds. kontroli pod względem etycznym i zespołu ds. oceny etycznej

Zespoły ds. etyki składają się z niezależnych ekspertów z różnych dziedzin, takich jak prawo, socjologia, psychologia, filozofia i etyka, medycyna, biologia molekularna, chemia, fizyka, inżynieria i weterynaria, przy czym zachowuje się odpowiednią równowagę między członkami będącymi naukowcami a innymi członkami.

AW ERBN wybiera i powołuje ekspertów posiadających odpowiednie kwalifikacje spośród ekspertów wskazanych i wybranych przez Komisję do udziału w 7PR lub ekspertów wskazanych przez radę naukową. Skład zespołów jest zrównoważony pod względem geograficznym i pod względem płci oraz jest uzależniony od charakteru ocenianych wniosków. Na potrzeby procedury dopuszczenia pod względem etycznym przy powoływaniu ekspertów ds. etyki stosuje się odpowiednio wzory aktów powołania zatwierdzone przez Komisję w odniesieniu do niezależnych ekspertów.

Przedstawiciele społeczeństwa obywatelskiego mogą zostać zaproszeni do udziału w posiedzeniach zespołu.

Ocena etyczna

W pierwszym etapie eksperci zazwyczaj przeprowadzają ocenę wniosków na odległość. W drugim etapie prowadzone są rozmowy dotyczące wniosków z należycie powołanym zespołem ds. oceny etycznej, które mają na celu przyjęcie decyzji w drodze konsensusu.

Zespół przygotowuje sprawozdanie z oceny etycznej. Sprawozdanie z oceny etycznej zawiera listę kwestii etycznych, opis sposobu rozwiązania tych kwestii przez głównego badacza i jego zespół, a także zalecenia zespołu ds. oceny etycznej i ustanowione przez ten zespół wymagania. Sprawozdanie podpisują eksperci należący do zespołu ds. oceny etycznej. W przypadku, w którym osiągnięcie konsensusu nie jest możliwe, sprawozdanie odzwierciedla opinię większości ekspertów zespołu ds. oceny etycznej.

Kontrola pod względem etycznym i sprawozdania z oceny etycznej

Główny badacz i podmiot prawny będący kandydatem otrzymują informację o wyniku procedury oceny etycznej za pośrednictwem sprawozdania z kontroli pod względem etycznym albo sprawozdania z oceny etycznej bez ujawniania tożsamości ekspertów.

Przy podejmowaniu decyzji o przyznaniu finansowania dla danego projektu uwzględnia się wyniki procedury oceny etycznej. Może się to wiązać z koniecznością wprowadzenia zmian w umowie o udzieleniu dotacji i załącznikach do tej umowy lub, w wyjątkowych przypadkach, z koniecznością przedterminowego przerwania prac nad przygotowaniem tej umowy.

Zatwierdzenia krajowe i opinie właściwej komisji etycznej

Przed podpisaniem umowy o udzieleniu dotacji AW ERBN ustala, czy kandydaci uzyskali odpowiednie zatwierdzenie od organu krajowego lub pozytywną opinię właściwej komisji etycznej. W przypadku nieuzyskania zatwierdzenia organu krajowego lub pozytywnej opinii lokalnej komisji etycznej przed wejściem w życie umowy o udzieleniu dotacji w umowie zamieszcza się specjalną klauzulę, która zawiera wymóg uzyskania właściwego zezwolenia lub opinii przed rozpoczęciem stosownych prac badawczych.

Działania następcze i kontrolne związane z kwestiami etycznymi

Wnioski poddawane kontroli pod względem etycznym lub ocenie etycznej mogą zostać zgłoszone przez ekspertów jako wnioski, w odniesieniu do których wymagane jest podjęcie działań następczych lub kontrolnych związanych z kwestiami etycznymi (EFA). Działania następcze lub kontrolne związane z kwestiami etycznymi przeprowadzają eksperci w dziedzinie etyki nie wcześniej niż w dniu rozpoczęcia pierwszego okresu sprawozdawczego w odniesieniu do wniosku. Celem procedury EFA jest udzielenie beneficjentom dotacji wsparcia w rozwiązywaniu kwestii etycznych związanych z realizowanymi przez nich pracami oraz, w razie potrzeby, podejmowanie środków naprawczych.

W wyjątkowych przypadkach procedura EFA może skutkować skierowaniem do AW ERBN zalecenia rozwiązania umowy o udzieleniu dotacji. Za organizację i wdrażanie procedury EFA odpowiada sektor oceny etycznej w Komisji (DG ds. Badań Naukowych).

Szczególne zasady proceduralne mające zastosowanie do działalności badawczej, w której wykorzystywane są ludzkie zarodkowe komórki macierzyste  (42)

Podczas oceny i selekcji wniosków, w przypadku których planowane jest wykorzystanie ludzkich zarodkowych komórek macierzystych, i przed przygotowaniem odpowiednich umów o udzielenie dotacji, AW ERBN stosuje następującą procedurę:

Zastosowanie ma ogólna naukowa procedura wzajemnej oceny opisana w sekcji 3. Ponadto niezależni eksperci przeprowadzający naukową ocenę wzajemną oceniają, czy:

—	projekt służy realizacji istotnych celów zmierzających do poszerzenia wiedzy naukowej w zakresie badań podstawowych w Europie lub zwiększenia wiedzy medycznej dotyczącej diagnostycznych, profilaktycznych lub terapeutycznych metod stosowanych w odniesieniu do ludzi,

—

wykorzystanie ludzkich zarodkowych komórek macierzystych jest niezbędne do osiągnięcia celów naukowych określonych we wniosku. Kandydaci muszą w szczególności udokumentować, że odpowiednie zatwierdzone rozwiązania alternatywne (a zwłaszcza wykorzystywanie komórek macierzystych pobranych z innych źródeł lub innego pochodzenia) nie są dostępne lub nie są właściwe do realizacji wyznaczonych we wniosku celów. Ten ostatni przepis nie ma zastosowania do badań, w których porównuje się ludzkie zarodkowe komórki macierzyste z ludzkimi komórkami macierzystymi innego rodzaju.

Procedura oceny etycznej

Rekomendowane do finansowania wnioski dotyczące badań przy wykorzystaniu ludzkich zarodkowych komórek macierzystych przekazuje się Komisji (DG ds. Badań Naukowych) w celu przeprowadzenia oceny etycznej. Procedury mające zastosowanie do przeprowadzanej przez Komisję oceny etycznej składanych w ramach 7PR wniosków zakładających wykorzystanie ludzkich zarodkowych komórek macierzystych opisuje wzór aktu powołania zatwierdzony przez Komisję.

Zatwierdzenia krajowe i opinie właściwych komisji etycznych

Przed podpisaniem umowy o udzieleniu dotacji AW ERBN upewnia się, że kandydaci otrzymali odpowiednie zatwierdzenie od właściwego organu krajowego lub lokalnego.

Jeżeli uzyskanie zatwierdzenia organu krajowego lub pozytywnej opinii lokalnej komisji etycznej przed przewidywaną datą rozpoczęcia projektu jest niemożliwe, umowa o udzieleniu dotacji może zostać zawarta pod warunkiem włączenia specjalnej klauzuli, która zawiera wymóg uzyskania właściwego zezwolenia lub opinii przed rozpoczęciem stosownych prac badawczych.

Podczas przygotowywania umowy o udzieleniu dotacji uwzględnia się wyniki oceny etycznej. Może się to wiązać z koniecznością wprowadzenia zmian w opisie prac określonych w umowie o udzieleniu dotacji lub, w niektórych przypadkach, z koniecznością przedterminowego przerwania prac nad przygotowywaniem tej umowy.

Po przeprowadzeniu oceny etycznej i zgodnie z art. 6 ust. 9 decyzji Rady 2006/972/WE (43), do zatwierdzania finansowania i podejmowania działań zakładających wykorzystanie ludzkich zarodkowych komórek macierzystych w odniesieniu do wniosków obejmujących takie działania stosuje się procedurę regulacyjną określoną w art. 5 i 7 decyzji Rady 1999/468/WE.

Ponadto AW ERBN zachęca głównego badacza do zapewnienia należytej wymiany informacji z europejskim rejestrem ludzkich zarodkowych komórek macierzystych (http://www.hescreg.eu/). Ma to na celu zapewnienie przejrzystości w odniesieniu do wykorzystywanych linii ludzkich zarodkowych komórek macierzystych i szerokie rozpowszechnienie dostępnych informacji na temat tych linii.

5.3.   Załącznik C – Zasady zwrotu kosztów podróży, diety dziennej i dodatku na zakwaterowanie głównych badaczy zaproszonych na spotkanie (44)

5.4.   Załącznik D – Zapewnienie bezpieczeństwa – wrażliwe działania ERBN

A)   Wprowadzenie

W odniesieniu do badań związanych z kwestiami bezpieczeństwa stosuje się specjalne procedury ze względu na wrażliwy charakter omawianych zagadnień oraz na szczególny problem braku zdolności, który należy rozwiązać w celu zapewnienia ochrony obywatelom Europy. Działania ERBN uzyskają status działań niejawnych, jeżeli zostaną uznane za wrażliwe (46).

Procedury te opisano poniżej. Stosuje się je w odpowiednich przypadkach do działań ERBN, gdy dotyczą one zagadnień wrażliwych pod względem bezpieczeństwa.

B)   Identyfikacja potencjalnie niejawnych działań ERBN

Działaniem ERBN wrażliwym pod względem bezpieczeństwa jest działanie, które może wymagać przetwarzania informacji niejawnych.

Wniosek otrzymuje oznaczenie „względy bezpieczeństwa”:

—	jeżeli kandydat zgłosił, że wniosek ma charakter wrażliwy,

—	jeżeli oceniający eksperci lub przedstawiciele AW ERBN odkryli lub podejrzewają, że spełniane są następujące warunki: — informacje niejawne są lub mogą być wykorzystywane jako istniejąca wiedza, — planuje się nadanie statusu informacji niejawnej określonej nowej wiedzy.

Jeżeli wniosek otrzymał oznaczenie „względy bezpieczeństwa”, okoliczności planowanej pracy poddaje się następnie kontroli zgodnie z procedurą określoną w sekcji C poniżej.

Jeżeli wymaga tego stosowny przewodnik dla kandydatów, we wnioskach należy w razie konieczności określić istniejącą wiedzę niezbędną do przeprowadzenia danego działania ERBN oraz niejawną nową wiedzę, która zostanie wytworzona podczas realizacji działania. Wniosek zawierający informacje niejawne (stanowiące element istniejącej lub nowej wiedzy) musi składać się z dokumentu określającego aspekty bezpieczeństwa (SAL) (47) oraz z dołączonego do niego przewodnika nadawania klauzul bezpieczeństwa (SCG) (48).

W przewodniku nadawania klauzul bezpieczeństwa określa się:

—	poziom niejawności informacji stanowiących element istniejącej i nowej wiedzy,

—	wskazanie, do jakich informacji mają dostęp poszczególni uczestnicy.

Ponadto wymagane są następujące dokumenty:

—

kopia świadectw bezpieczeństwa przemysłowego (lub wniosków o wydanie świadectw bezpieczeństwa przemysłowego). Ważność świadectwa bezpieczeństwa przemysłowego sprawdza Dyrekcja Bezpieczeństwa Komisji za pośrednictwem odpowiedniego kanału formalnego łączącego ją z zaangażowanymi krajowymi władzami bezpieczeństwa;

—	oficjalne pisemne zezwolenie odpowiednich władz bezpieczeństwa na wykorzystywanie informacji niejawnych stanowiących element istniejącej wiedzy.

Dokument określający aspekty bezpieczeństwa i przewodnik nadawania klauzul bezpieczeństwa wraz z dokumentami uzupełniającymi również podlegają kontroli w ramach procedury kontroli określonej poniżej.

C)   Kontrola potencjalnie niejawnych działań ERBN

Po przeprowadzeniu naukowej oceny wnioski wpisuje się na listę rankingową zgodnie z wynikami oceny. AW ERBN sporządza „listę zakwalifikowanych wniosków”, czyli wniosków nieodrzuconych, rekomendowanych do potencjalnego finansowania, na realizację których dostępne są środki finansowe, oraz „listy rezerwowe”.

Wszelkie działania ERBN dotyczące listy zakwalifikowanych wniosków lub listy (list) rezerwowej(-ych), które opatrzono oznaczeniem „względy bezpieczeństwa”, podlegają procedurze kontroli. Przeprowadza ją podkomitet powołany ad hoc: „komitet ds. kontroli bezpieczeństwa”.

Komitet ds. kontroli bezpieczeństwa składa się z przedstawicieli państw członkowskich wyznaczonych w ścisłej współpracy z właściwymi krajowymi władzami bezpieczeństwa, wspieranych w razie potrzeby przez przedstawicieli odpowiedniego komitetu ds. programu, w składzie uwzględniającym państwa, z których pochodzą kandydaci składający wnioski. Komitetowi przewodniczy przedstawiciel Komisji.

Komitet sprawdza, czy kandydaci uwzględnili wszystkie aspekty związane z bezpieczeństwem we właściwy sposób. Kontrolę wniosków przeprowadzają członkowie komitetu pochodzący z tego samego kraju, z którego pochodzą kandydaci.

W wyniku tego procesu zainteresowani przedstawiciele krajowi powinni przyjąć wspólne stanowisko prowadzące do wydania jednego z następujących zaleceń:

—	klauzula niejawności nie jest wymagana: można rozpocząć procedury sporządzania umów o udzieleniu dotacji ERBN (w razie potrzeby możliwe jest jednak wydanie pewnych zaleceń dotyczących przygotowań),

—

klauzula niejawności jest wymagana: wydaje się szczególne zalecenia dotyczące sporządzenia umowy o udzieleniu dotacji w formie warunków, jakie ma spełniać umowa o udzieleniu dotacji. Działanie ERBN staje się działaniem niejawnym (49) i zostaje uznane za działanie niejawne UE o najwyższym poziomie niejawności informacji wykorzystanych/wytworzonych podczas realizacji działania ERBN, jak wskazano w dokumencie określającym aspekty bezpieczeństwa i w dołączonym do niego przewodniku nadawania klauzul bezpieczeństwa,

—

nie można przyznać finansowania, ponieważ wniosek zawiera zbyt dużo danych wrażliwych, a kandydaci nie mają odpowiedniego doświadczenia, umiejętności lub zezwoleń, aby przetwarzać informacje niejawne we właściwy sposób. W takim przypadku wniosek może zostać odrzucony. AW ERBN wyjaśnia powody odrzucenia wniosku, chyba że powody te same w sobie są niejawne.

Na podstawie tego wspólnego stanowiska określa się poziom niejawności. Następnie AW ERBN wraz ze wszystkimi odpowiednimi krajowymi władzami bezpieczeństwa sprawdza podczas sporządzania i realizacji umowy o udzieleniu dotacji, czy zastosowano wszystkie niezbędne procedury i działania, aby zagwarantować, że informacje niejawne są przetwarzane we właściwy sposób.

D)   Pozwolenia na wywóz i transfer

Ponadto wniosek można uznać za wrażliwy niezależnie od klauzuli bezpieczeństwa, jeżeli przewidziano w nim wymianę materiału podlegającą licencjonowaniu wywozu lub transferu.

W tym kontekście kandydaci mają obowiązek przestrzegania przepisów prawa krajowego oraz rozporządzenia UE (50). Jeżeli posiadanie pozwolenia na wywóz (lub pozwoleń obowiązujących w UE) jest wymagane w celu wykonania przewidzianej pracy, kandydaci muszą wyraźnie wskazać, jakie pozwolenia na wywóz lub transfer są wymagane, oraz dostarczyć kopie pozwoleń na wywóz lub transfer (lub wniosków).

E)   Współpraca międzynarodowa

Nie można powoływać się na względy bezpieczeństwa jako uzasadnienie odrzucenia wniosku dotyczącego działań ERBN nieobjętych niejawnością, których realizacja wymaga uczestnictwa podmiotów z państwa trzeciego (51). Wyjątki od tej zasady mają miejsce, jedynie jeżeli:

—	realizacja tematu określonego w programie prac nie zakłada współpracy międzynarodowej: w takim przypadku każdy wniosek zakładający współpracę międzynarodową uznaje się na niekwalifikowany,

—	przyznano oznaczenie „względy bezpieczeństwa”; w takim przypadku wniosek podlega kontroli zgodnie z procedurą określoną powyżej.

---

(1)   Dz.U. L 57 z 24.2.2007, s. 14.

(2)   Dz.U. L 400 z 30.12.2006, s. 224.

(3)   Dz.U. L 9 z 12.1.2008, s. 15.

(4)   Dz.U. L 412 z 30.12.2006, s. 1.

(5)   Dz.U. L 391 z 30.12.2006, s. 1.

(6)   Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

(7)  Ewentualnie z wyjątkiem działań koordynacyjnych i wspierających, o których mowa w art. 14 zasad uczestnictwa.

(8)  http://cordis.europa.eu/home_pl.html; http://ec.europa.eu/research/participants/portal; http://erc.europa.eu

(9)  W drodze wyjątku główny badacz może sam pełnić rolę podmiotu prawnego będącego kandydatem.

(10)  Osoba obsługująca proces elektronicznego składania wniosków może kontaktować się z kandydatem w celu wyjaśnienia lub rozwiązania problemów technicznych związanych ze składaniem wniosku.

(11)  Kompletność informacji zawartych we wniosku oceniają niezależni eksperci. Kontrola kwalifikowalności dotyczy jedynie kwestii zawarcia we wniosku wszystkich odpowiednich części i formularzy oraz kwestii ważności wymaganych dokumentów uzupełniających.

(12)  Wnioski ocenia się zazwyczaj w oparciu o kryteria określone dla systemu finansowania, którego dotyczą. W przypadkach, w których system finansowania wybrano w błędny sposób, AW ERBN może jednak podjąć decyzję o przeprowadzeniu oceny wniosku w oparciu o kryteria określone dla innego systemu finansowania. Może to mieć miejsce tylko wtedy, gdy oczywiste jest, że wniosek nie jest zgodny lub jest zgodny w niewielkim stopniu z pierwotnie wskazanym systemem finansowania, oraz gdy w ramach przedmiotowego zaproszenia dostępny jest bardziej odpowiedni system finansowania.

(13)  W skład komitetu wchodzą pracownicy AW ERBN oraz, w stosownych przypadkach, inni pracownicy Komisji posiadający niezbędną wiedzę fachową w zakresie kwestii prawnych lub systemów informatycznych. Komitet bada wniosek i okoliczności jego złożenia oraz udziela specjalistycznych porad ułatwiających podjęcie decyzji o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku na podstawie jego kwalifikowalności. Komitet może zdecydować o konieczności skontaktowania się z głównym badaczem w celu wyjaśnienia konkretnej kwestii.

(14)  Personel właściwych wyspecjalizowanych agencji UE uznaje się za ekspertów zewnętrznych.

(15)  Artykuł 17 ust. 2 zasad uczestnictwa.

(16)  Przeprowadzenie selekcji przez radę naukową może nie być wymagane przy powoływaniu podmiotów przeprowadzających wzajemną ocenę w odniesieniu do działań koordynacyjnych i wspierających.

(17)  Zgodnie z zasadami uczestnictwa lub decyzją Komisji C(2008) 5694 z dnia 8 października 2008 r. przyznającą uprawnienia AW ERBN.

(18)  Unia Europejska dąży do realizacji polityki ukierunkowanej na zapewnienie równowagi płci i równości szans w dziedzinie badań naukowych. W tym celu przyjęto decyzję Komisji 2000/407/WE z dnia 19 czerwca 2000 r. „dotyczącą zapewnienia równowagi płci w powołanych przez nią komitetach i grupach ekspertów”. W tym samym kontekście art. 17 ust. 2 zasad uczestnictwa stanowi, że „przy powoływaniu grup niezależnych ekspertów należy we właściwy sposób zapewnić rozsądną równowagę płci w składzie grup”.

(19)  Odpowiedni Przewodnik dla kandydatów może dopuszczać wskazanie przez kandydata maksymalnie trzech osób.

(20)  Powody muszą opierać się na jasno określonych przesłankach, takich jak bezpośrednia rywalizacja naukowa, niechęć zawodowa lub podobna sytuacja, która mogłaby prowadzić do obniżenia lub poddania w wątpliwość obiektywności potencjalnego oceniającego.

(21)   Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 1.

(22)  Artykuł 15 zasad uczestnictwa.

(23)  Wnioski ocenia się zazwyczaj w oparciu o kryteria określone dla systemu finansowania, którego dotyczą. W przypadkach, w których system finansowania wybrano w błędny sposób, AW ERBN może jednak podjąć decyzję o przeprowadzeniu oceny wniosku w oparciu o kryteria określone dla innego systemu finansowania. Może to mieć miejsce tylko wtedy, gdy oczywiste jest, że wniosek nie jest zgodny lub jest zgodny w niewielkim stopniu z pierwotnie wskazanym systemem finansowania, oraz gdy w ramach przedmiotowego zaproszenia dostępny jest bardziej odpowiedni system finansowania.

(24)  Zgodnie z art. 16 ust. 1 zasad uczestnictwa.

(25)  Mogą to być członkowie zespołów innych niż zespół(zespoły), któremu(którym) przydzielono wniosek, lub arbitrzy.

(26)  Dotyczy to międzyzespołowych lub międzydziedzinowych wniosków interdyscyplinarnych, które mogą zostać przydzielone członkom więcej niż jednego zespołu lub dodatkowym arbitrom w celu przeprowadzenia oceny.

(27)  Artykuł 15 ust. 2 zasad uczestnictwa.

(28)   „Nieprawidłowość” w rozumieniu rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 2988/95 (Dz.U. L 312 z 23.12.1995, s. 1).

(29)  Procedura odwoławcza nie zastępuje zwykłych kanałów postępowania mających zastosowanie do wszystkich działań AW ERBN i Komisji, takich jak: Sekretariat Generalny Komisji w odniesieniu do naruszenia kodeksu dobrej administracji (kontakty ze społeczeństwem), Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich w odniesieniu do niewłaściwego administrowania, Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w odniesieniu do decyzji wpływającej na osobę lub na podmiot prawny.

(30)  Na podstawie ostatecznej listy sporządzanej przez AW ERBN zgodnie z sekcją 3.1.7.

(31)  Dane takie mogą obejmować imiona i nazwiska głównych badaczy i nazwy podmiotów prawnych będących kandydatami, tytuł i skrót wniosku.

(32)  Wykonawcy lub beneficjenci działań koordynacyjnych i wspierających.

(33)  Główni badacze lub instytucje przyjmujące.

(34)  Obejmuje to, w razie potrzeby, zakończenie procedury konsultacji z komitetem programu przewidzianej w programie szczegółowym „Pomysły”.

(35)  Zgodnie z art. 16 ust. 4 zasad uczestnictwa i zasadami określonymi przez Komisję dotyczącymi weryfikacji istnienia i statusu prawnego uczestników oraz ich zdolności operacyjnej i finansowej w zakresie działań pośrednich, na które udziela się wsparcia w formie dotacji zgodnie z 7PR, C(2007) 2466.

(36)  Dodatkowe warunki mogą dotyczyć wymogów w zakresie oceny etycznej.

(37)  Artykuł 114 rozporządzenia finansowego.

(38)  Lub dowolny wykonawca zatrudniony w celu zapewnienia usług administracyjnych w odniesieniu do sesji ocen.

(39)  Następujące dziedziny są objęte zakresem odpowiedzialności DG ds. Badań Naukowych: badania przeprowadzane na ludzkich zarodkowych komórkach macierzystych, badania na zwierzętach z rzędu naczelnych i zabiegi przeprowadzane na ludziach; wnioski dotyczące tych kategorii są automatycznie przekazywane DG ds. Badań Naukowych w celu przeprowadzenia oceny etycznej.

(40)  Takie jak badania kliniczne i badania przeprowadzane na żywych ludziach z wykorzystaniem technik inwazyjnych (np. pobieranie próbek tkanek).

(41)  Wnioski dotyczące tych kategorii są automatycznie przesyłane do DG ds. Badań Naukowych w celu przeprowadzenia oceny etycznej.

(42)  Uwzględniające oświadczenie Komisji z dnia 24 lipca 2006 r. (Dz.U. L 412 z 30.12.2006, s. 42).

(43)   Dz.U. L 400 z 30.12.2006, s. 243.

(44)  AW ERBN może wprowadzić elektroniczny system składania wniosków, który miałby zastosowanie do papierowych formularzy i oryginałów przedstawionych w ramach zasad dotyczących zwrotu kosztów.

(45)  Zasadniczo od uczestników spotkań nie można wymagać, aby: wyruszyli z miejsca pochodzenia lub z miejsca spotkania przed godz. 7 (podróż koleją lub innymi środkami transportu) lub 8 (podróż samolotem); dotarli na miejsce spotkania po godz. 21 (podróż samolotem) lub 22 (podróż koleją lub innymi środkami transportu); dotarli do miejsca pochodzenia po godz. 23 (podróż samolotem, koleją lub innymi środkami transportu).

(46)  Zgodnie z decyzją Komisji 2001/844/WE, EWWiS, Euratom z dnia 29 listopada 2001 r. (Dz.U. L 317 z 3.12.2001, s. 1) zmieniającą jej regulamin wewnętrzny w zakresie przepisów dotyczących bezpieczeństwa oraz kolejnymi zmianami tej decyzji.

(47)  Dokument określający aspekty bezpieczeństwa: „zbiór specjalnych warunków dotyczących umowy, wydany przez instytucję zlecającą, stanowiący integralną część umowy niejawnej obejmującej dostęp do informacji niejawnych UE lub ich wytwarzanie, określający wymogi bezpieczeństwa lub wskazujący te elementy umowy, które wymagają ochrony” zgodnie z definicją zawartą w sekcji 27 decyzji 2001/844/WE, EWWiS, Euratom.

(48)  Jak określono w decyzji 2001/844/WE, EWWiS, Euratom.

(49)  Sposób postępowania w odniesieniu do danych poufnych regulują odpowiednie przepisy wspólnotowe, w tym regulaminy wewnętrzne instytucji, takie jak decyzja 2001/844/WE, EWWiS, Euratom.

(50)  Rozporządzenie Rady (WE) nr 428/2009 z dnia 5 maja 2009 r. ustanawiające wspólnotowy system kontroli wywozu, transferu, pośrednictwa i tranzytu w odniesieniu do produktów podwójnego zastosowania (Dz.U. L 134 z 29.5.2009, s. 1).

(51)   „Państwo trzecie” oznacza każde państwo niebędące państwem członkowskim UE ani państwem stowarzyszonym z 7PR.