1.   Wniosek o udzielenie dostępu do dokumentów skierowany do ESDZ składa się w formie pisemnej za pośrednictwem strony internetowej ESDZ, przesyła pocztą elektroniczną do Zespołu ds. Przejrzystości w ESDZ lub pocztą na adres: Access to Documents Correspondent, European External Action Service, Rond Point Schuman 9A, Brussels 1040, Belgium.

2.   Wniosek musi zostać sformułowany w wystarczająco precyzyjny sposób, tak aby ESDZ była w stanie zidentyfikować żądane dokumenty i przetworzyć wniosek w terminach wskazanych w rozporządzeniu.

3.   Jeżeli wniosek nie jest wystarczająco precyzyjny lub jego zakres jest zbyt szeroki, ESDZ niezwłocznie kontaktuje się z wnioskodawcą w celu doprecyzowania wniosku lub ograniczenia jego zakresu zgodnie z art. 6 ust. 2 i 3 rozporządzenia. Jeżeli wnioskodawca nie udzieli odpowiedzi w ciągu 10 dni roboczych, ESDZ kontaktuje się z nim ponownie, przyznając mu 5 dodatkowych dni roboczych na doprecyzowanie wniosku lub ograniczenie jego zakresu, tak aby ESDZ mogła go skutecznie rozpatrzyć. Jeżeli wnioskodawca nie doprecyzuje wniosku ani nie ograniczy jego zakresu, wniosek uznaje się za odrzucony.

4.   Gdy tylko wniosek zostanie zarejestrowany, korespondent ds. dostępu do dokumentów w ESDZ przesyła wnioskodawcy potwierdzenie otrzymania wniosku.

5.   Dane osobowe wnioskodawców są przetwarzane zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami o ochronie danych osobowych (4).

1.   Wszystkie wnioski są przetwarzane na warunkach i w terminach określonych w rozporządzeniu.

2.   W sytuacjach wyjątkowych określonych w art. 7 ust. 3 i w art. 8 ust. 2 rozporządzenia terminy można przedłużyć o 15 dni roboczych, w szczególności jeżeli:

Wnioskodawca jest informowany o każdym takim przedłużeniu oraz o powodach uzasadniających przedłużenie.

1.   Odpowiedzi na wnioski wstępne udziela Zespół ds. Przejrzystości, a podpisuje je korespondent ds. dostępu do dokumentów w ESDZ.

2.   Odpowiedzi na wnioski ponowne podpisuje Sekretarz Generalny ESDZ po przeanalizowaniu opinii korespondenta ds. dostępu do dokumentów w ESDZ. Sekretarz Generalny może przekazać to uprawnienie wewnątrz ESDZ.

1.   Jeżeli ESDZ otrzymuje wniosek o dostęp do dokumentu będącego w jej posiadaniu, lecz pochodzącego od strony trzeciej, zasięga się opinii tej strony trzeciej, chyba że jest jasne, czy dokument należy ujawnić czy nie, w świetle wyjątków określonych w rozporządzeniu.

2.   Dostępu do takiego dokumentu udziela się bez zasięgania opinii strony trzeciej, jeżeli dokument ten został już upubliczniony przez jego autora, został już udostępniony przez ESDZ lub jeżeli jest jasne, że ujawnienie lub częściowe ujawnienie jego treści nie naruszyłoby w sposób oczywisty żadnego z interesów, o których mowa w art. 4 rozporządzenia.

3.   Opinii strony trzeciej należy zawsze zasięgnąć, jeżeli dany dokument jest objęty art. 9 rozporządzenia lub jeżeli pochodzi z jednego z państw członkowskich, a to państwo członkowskie zwróciło się do ESDZ z wnioskiem o nieujawnianie tego dokumentu bez jego uprzedniej zgody na podstawie art. 4 ust. 5 rozporządzenia. Taki wniosek państwo członkowskie składa na piśmie.

4.   O opinię strony trzeciej zwraca się pisemnie i wyznacza się stronie trzeciej rozsądny termin na odpowiedź z uwzględnieniem terminów określonych w art. 3 niniejszej decyzji. Strona trzecia wydaje swoją opinię na piśmie.

5.   Jeżeli strona trzecia nie udzieli odpowiedzi w wyznaczonym terminie lub jeżeli strony trzeciej nie da się zidentyfikować lub zlokalizować, ESDZ podejmuje decyzję w sprawie wniosku w świetle wyjątków określonych w rozporządzeniu, uwzględniając uzasadnione interesy tej strony trzeciej na podstawie informacji, którymi ESDZ dysponuje.

6.   Jeżeli ESDZ zamierza udzielić dostępu do dokumentu wbrew wyraźnej opinii strony trzeciej, informuje stronę trzecią o zamiarze ujawnienia dokumentu w terminie mającym zastosowanie na podstawie rozporządzenia.

1.   Państwo członkowskie lub inna instytucja, organ, urząd lub agencja Unii, które otrzymały wniosek o dokument będący w ich posiadaniu, ale pochodzący z ESDZ, przesyłają wniosek o konsultacje z ESDZ do Zespołu ds. Przejrzystości w ESDZ lub do korespondenta ds. dostępu do dokumentów pocztą na adres: European External Action Service, Rond Point Schuman 9A, Brussels 1040, Belgium, lub pocztą elektroniczną na adres: ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   ESDZ udziela opinii niezwłocznie, uwzględniając wszelkie mające zastosowanie terminy na udzielenie odpowiedzi, a najpóźniej w ciągu 5 dni roboczych.

1.   Jeżeli wniosek o udzielenie dostępu do dokumentu dotyczy dokumentu objętego zakresem stosowania art. 9 rozporządzenia lub innego dokumentu niejawnego na mocy przepisów bezpieczeństwa ESDZ, jest on rozpatrywany przez członków personelu upoważnionych do zapoznania się z takim dokumentem.

2.   Każda decyzja odmawiająca dostępu do całości lub części dokumentu niejawnego zawiera powody odmowy na podstawie wyjątków wymienionych w art. 4 rozporządzenia. Jeżeli na podstawie tych wyjątków nie można udzielić odmowy, formalne rozpatrzenie wniosku skutkuje zapewnieniem, aby przed wysłaniem dokumentu wnioskodawcy klauzula tajności tego dokumentu została zniesiona.

1.   Dokumenty, do których ma zostać udzielony dostęp, przesyła się pocztą lub pocztą elektroniczną. Jeżeli żądane dokumenty są obszerne lub ich przekazanie jest utrudnione, wnioskodawca może zostać poproszony o zapoznanie się z nimi w miejscu, w którym dokumenty te są przechowywane. Taki dostęp jest bezpłatny.

2.   Jeżeli dany dokument został już udostępniony przez ESDZ, odpowiedź może zawierać informacje dla wnioskodawcy na temat tego, jak uzyskać żądany dokument, np. odniesienie do publikacji lub adres internetowy, pod którym dokument jest dostępny.

3.   Jeżeli objętość egzemplarzy dokumentów, które mają zostać przesłane pocztą, przekracza 20 stron, wnioskodawca może zostać obciążony opłatą w wysokości 0,10 EUR za stronę plus koszty przesyłki. Opłaty za inne nośniki ustalane są indywidualnie w każdym przypadku, lecz nie mogą przekraczać rozsądnej stawki.

1.   Dokumenty, do których dostępu udziela się na wniosek złożony na podstawie rozporządzenia, są publikowane w rejestrze publicznym ESDZ. Rejestr jest dostępny w formie elektronicznej.

2.   Dokumenty, które są uznane za „sensytywne” na podstawie art. 9 ust. 3 rozporządzenia, zamieszcza się w rejestrze tylko za zgodą ich autora.