30.6.2014   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 201/1

I.

A.

B.

C.

D.

E.

F.

G.

H.

H.1.

H.2.

H.3.

II.

A.

B.

C.

D.

E.

F.

G.

H.

I.

J.

K.

L.

M.

III.

A.

A.1.

A.2.

A.3.

A.4.

B.

B.1.

B.2.

B.3.

B.4.

B.5.

C.

D.

D.1.

D.2.

D.3.

D.4.

D.5.

D.6.

E.

E.1.

E.2.

E.3.

E.4.

F.

Załącznik I –

Załącznik II –

Załącznik III –

1.

W niniejszym sprawozdaniu przeanalizowano zarządzanie budżetem i finansami Parlamentu Europejskiego w roku budżetowym 2013. Przedstawiono wykorzystanie środków finansowych oraz zdarzenia, które miały znaczny wpływ na działalność w omawianym roku (części I i II) oraz przegląd wyników uzyskanych w stosunku do celów wyznaczonych na 2013 r. (część III).

2.

Sprawozdanie sporządzono zgodnie z art. 142 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (1), zwanego dalej „rozporządzeniem finansowym”, oraz art. 227 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1268/2012 z dnia 29 października 2012 r. w sprawie zasad stosowania rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 (2). Analiza oparta jest na sprawozdaniu tymczasowym sporządzonym przez księgowego.

3.

Końcowe środki bieżące Parlamentu na 2013 r. wyniosły 1  75 0 4 63  939 EUR, czyli 19,07 % pułapu działu V ram finansowych (3). Tabela 1 poniżej przedstawia wykonanie budżetu Parlamentu Europejskiego w roku budżetowym 2013.

Tabela 1

Wykorzystanie środków

4.

Całkowita kwota dochodów zaksięgowanych na dzień 31 grudnia 2013 r. wynosiła 15 8 1 17  371 EUR (2012: 17 5 5 41  860 EUR), w tym 2 5 9 91  783 EUR dochodów przeznaczonych na określony cel (2012: 2 2 2 74  843 EUR).

5.

Środki bieżące w budżecie końcowym Parlamentu na 2013 r. wynosiły 1  75 0 4 63  939 EUR, czyli o 1,9 % więcej w porównaniu z budżetem na 2012 r. (1  71 7 8 68  121 EUR).

6.

Zobowiązania wyniosły ogółem 1  73 5 9 63  486 EUR, czyli 99 % środków końcowych (2012: 99 %). Płatności wyniosły ogółem 1  45 8 1 88  881 EUR, czyli 84 % zaciągniętych zobowiązań (2012: 82 %).

7.

Przeniesienia automatyczne na rok budżetowy 2014 wyniosły 27 7 7 74  604 EUR, czyli 18 % przyznanych środków (2012: 18 %).. Nieautomatyczne przeniesienia środków na 2014 r. zgodnie z art. 13 rozporządzenia finansowego wyniosły 7 34  000 EUR.

8.

Automatyczne przeniesienia środków na 2013 r. osiągnęły całkowitą kwotę 30 5 4 57  875 EUR (2012: 22 2 9 00  384 EUR). Płatności z wykorzystaniem środków przeniesionych wyniosły 28 6 1 09  573 EUR, czyli 94 % (2012: 89 %). Kwota środków anulowanych wyniosła zatem 1 9 3 48  302 EUR, co oznacza spadek o 22 % w porównaniu z 2012 r. (2 4 9 09  308 EUR). Anulowania dotyczyły głównie następujących pozycji budżetowych: artykuł 2 0 0 „Budynki”, artykuł 2 0 2 „Koszty związane z budynkami”, artykuł 3 2 4 „Produkcja i rozpowszechnianie”, artykuł 2 1 0 „Informatyka i telekomunikacja”, artykuł 1 4 0 „Inni pracownicy i personel zewnętrzny” oraz artykuł 3 0 0 „Koszty podróży służbowych pracowników i przejazdów pomiędzy trzema miejscami pracy”. Anulowania dotyczące tych sześciu artykułów stanowią 74 % wszystkich anulowanych kwot.

9.

W tabeli 2 przedstawiono kwoty anulowane i główne przyczyny anulowania środków.

Tabela 2

Główne przyczyny anulowania automatycznych przeniesień z 2012 r. na 2013 r.

10.

Dostępne w 2013 r. dochody przeznaczone na określony cel wyniosły 2 5 9 91  783 EUR (2012: 2 2 2 74  843 EUR). Zobowiązania wyniosły 1 6 9 07  174 EUR, czyli poziom zobowiązań wyniósł 65 % (2012: 81 %). Płatności wyniosły ogółem 8 9 97  498 EUR, czyli 53 % zrealizowanych zobowiązań (2012: 62 %).

11.

Źródła środków z dochodów przeznaczonych na określony cel w 2013 r. przeanalizowano na poniższym wykresie.

Wykres 1

Środki w ramach dochodów przeznaczonych na określony cel w 2013 r. według rozdziału

12.

Środki z dochodów przeznaczonych na określony cel przesunięte na 2013 r. wyniosły 10 6 9 00  532 EUR (2012: 10 7 5 92  247 EUR). Największa część (91 %) tych środków pochodzi z rozdziału 20 i wynika to głównie z przekazania przez państwo belgijskie w dniu 27 stycznia 2010 r. kwoty 8 5 8 97  000 EUR w ramach zwrotu kosztów za teren, na którym położone są budynki D4 i D5, i kosztów rozbudowy zadaszenia nad dworcem Bruksela-Luksemburg.

13.

Ogółem przeniesione środki na zobowiązania z dochodów przeznaczonych na określony cel wyniosły na koniec 2013 r. 10 4 1 47  894 EUR (2012: 10 5 4 82  187 EUR). Płatności dokonane w 2013 r. stanowiły 16 % zobowiązań (2012: 10 %). Największa część zobowiązań pokryła zakup budynku TREBEL, zgodnie z decyzją Prezydium z dnia 30 listopada 2011 r.

14.

Na 2014 r. przeniesiono kwotę 10 6 9 34  452 EUR, z czego 1 6 4 94  703 EUR pochodziło ze środków z dochodów przeznaczonych na określony cel w 2013 r. (środki anulowane wynoszą 4 99  582 EUR), a 9 0 3 35  056 EUR ze środków w ramach przeniesionych dochodów przeznaczonych na określony cel z 2012 r. (środki anulowane wynoszą 30 EUR). Kwota 8 5 8 97  000 EUR przekazana przez państwo belgijskie w styczniu 2010 r. (zob. ust. 12) stanowi zewnętrzny dochód przeznaczony na określony cel w rozumieniu art. 21 ust. 2 rozporządzenia finansowego. Przeniesione środki z dochodów wewnętrznych przeznaczonych na określony cel wynoszą 2 1 0 37  452 EUR.

15.

Anulowano środki w wysokości 1 3 7 66  453 EUR (2012: 2 4 8 30  106 EUR), stanowiące 0,8 % środków końcowych (2012: 1,4 %). Główne przyczyny anulowania tych środków przedstawiono w poniższej tabeli:

Tabela 3

Główne powody anulowania środków bieżących w 2013 r.

16.

W trakcie roku budżetowego zatwierdzono dziesięć przesunięć „C” (w tym zbiorcze przesunięcie środków) na mocy art. 27 i 46 rozporządzenia finansowego (7). Wyniosły one ogółem 6 9 0 88  000 EUR, czyli 3,9 % środków końcowych (2012: dziesięć przesunięć, które stanowiły 4,7 % środków końcowych). Przewodniczący zatwierdził dziesięć przesunięć „P” dotyczących środków bieżących na mocy art. 25 ust. 1 rozporządzenia finansowego (8) w kwocie 9 7 98  500 EUR, czyli 0,6 % środków końcowych (2012: osiem przesunięć, które stanowiły 0,6 % środków końcowych).

17.

Podsumowując, w 2013 r. zatwierdzono dwadzieścia przesunięć „C” i „P” w ramach środków bieżących na kwotę 7 8 8 86  500 EUR, czyli 4,5 % środków końcowych (w 2012: osiemnaście przesunięć na ogólną kwotę 9 0 8 41  790 EUR, czyli 5,3 % środków końcowych).

Tabela 4

Przesunięcia według podstawy prawnej

Tabela 5

Analiza przesunięć „C” według pozycji docelowej

Tabela 6

Analiza przesunięć „C” według kategorii wydatków i celu przesunięcia

18.

W niniejszej części przeanalizowano wykorzystanie środków z rozdziału 10 1 „Rezerwa na nieprzewidziane wydatki” i rozdziału 10 8 „Rezerwa na EMAS”. Rozdziały te, znajdujące się w tytule 10 „Inne wydatki”, są nazywane „środkami tymczasowymi” w dalszej części niniejszego sprawozdania. Tytuł 10 „Inne wydatki” stanowił główne źródło przesunięć z wyłączeniem przesunięcia zbiorczego, jako że 59 % przesunięć z wyłączeniem przesunięcia zbiorczego pochodzi z tego tytułu (8 8 34  000 EUR z całkowitej kwoty 1 5 0 88  000 EUR).

19.

W ramach tej kwoty 6 0 74  000 EUR przeznaczono na posłów, 2 0 60  000 EUR na IT oraz 7 00  000 EUR na administrację. Przeznaczenie i cel przesunięć środków tymczasowych przedstawiono w tabeli poniżej.

Tabela 7

Przeznaczenie przesunięć środków tymczasowych

20.

W niniejszej części omówiono przesunięcia ze źródeł innych niż tytuł 10 „Inne wydatki” z wyłączeniem przesunięć zbiorczych. Z innych tytułów przesunięto łączną kwotę 6 2 54  000 EUR. Wydatki związane z posłami stanowiły największą część tych przesunięć, a mianowicie 44 %, następne w kolejności były wydatki na informację (28 %), IT (26 %) i wydatki na administrację (2 %). Zestawienie tych przesunięć przedstawiono w tabeli 8a.

Tabela 8a

Źródło przesunięć „C” – ze źródeł innych niż środki tymczasowe z wyłączeniem przesunięcia zbiorczego

21.

Ze środków tymczasowych i z innych źródeł przesunięto kwotę 5 4 0 00  000 EUR w celu uzupełnienia środków na rozbudowę i renowację budynku im. Konrada Adenauera (KAD), który jest najważniejszą inwestycją budowlaną w Luksemburgu. Zestawienie tego przesunięcia przedstawiono w tabeli 8b.

Tabela 8b

Szczegółowe informacje dotyczące przesunięcia zbiorczego C12

22.

Zestawienie przesunięć „P” znajduje się w tabeli 9.

Tabela 9

Przeznaczenie przesunięć „P”

23.

W niniejszej części omówiono wykorzystanie środków w poszczególnych rozdziałach, ich udział w ogólnym budżecie oraz zmiany w wykorzystaniu środków w porównaniu z poprzednim rokiem budżetowym. W czterech rozdziałach ujęto 70 % całości środków na pokrycie zobowiązań. Są to: rozdział 1 0 („Członkowie instytucji”), rozdział 1 2 („Urzędnicy i pracownicy czasowi”), rozdział 2 0 („Budynki i koszty dodatkowe”) oraz rozdział 42 („Wydatki związane z asystentami posłów”).

24.

W tabeli 10 przedstawiono, rozdział po rozdziale, ewolucję zaciągniętych zobowiązań w 2013 r. w porównaniu z rokiem budżetowym 2012. W wykresach 2 i 3 przedstawiono graficznie odpowiednie części i ewolucję, jaka nastąpiła między 2012 a 2013 r.

Tabela 10

Ewolucja zaciągania zobowiązań w 2013 r. i 2012 r.

25.

Wydatki bezpośrednie na posłów wyniosły w 2013 r. 20 5 4 14  449 EUR, czyli 12 % wszystkich zobowiązań w tym roku budżetowym. Zwiększyły się one o 1,1 mln EUR, co oznacza wzrost o 0,6 % w stosunku do roku 2012. Rozdział zawiera pięć najważniejszych pozycji wydatków: pozycje 1000 „Wynagrodzenia” i 1006 „Zwrot kosztów ogólnych” stanowią odpowiednio 34 % i 19 % zobowiązań, pozycje 1004 „Zwykłe koszty podróży” i 1005 „Inne koszty podróży” stanowią odpowiednio 35 % i 3 %, a pozycja 1 0 3 0 „Emerytury z tytułu wysługi lat” stanowi 6 %.

26.

Zobowiązania w pozycji 1 0 0 0 „Wynagrodzenia” oraz w pozycji 1 0 0 6 „Zwrot kosztów ogólnych” (przeznaczonych na pokrycie kosztów działalności parlamentarnej posłów) wynoszą 10 8 6 33  749 EUR i stanowią 53 % całkowitych zobowiązań rozdziału. Wzrosły one o 0,5 % w stosunku do zobowiązań w 2012 r. w związku z przystąpieniem Chorwacji i przybyciem 12 nowych chorwackich posłów (9). Miesięczne wynagrodzenie posła (brutto) wynosi 7  957 EUR, a zwrot kosztów ogólnych 4  299 EUR – obie te kwoty nie uległy zmianie w stosunku do 2012 r.

27.

W pozycji 1 0 0 4 „Zwykłe koszty podróży” oraz w pozycji 1 0 0 5 „Inne koszty podróży” zobowiązania wynoszą 7 8 4 97  779 EUR, czyli 38 % całkowitych zobowiązań rozdziału 1 0. Spadły one o 0,4 % w stosunku do zobowiązań w 2012 r. Poziom zobowiązań należy jednak traktować z rezerwą, ponieważ nie jest jeszcze znana ostateczna wysokość realnych wydatków rocznych na koszty podróży i pobytu posłów (10). Niemniej jednak podjęte przez Prezydium decyzje dotyczące strukturalnej redukcji kosztów podróży przyczyniły się do redukcji poziomu zobowiązań mimo przybycia nowych posłów chorwackich (11) i mimo inflacji kosztów związanych z transportem.

28.

W 2013 r. posłowie (12) odbyli ogółem 29  142 (13) podróże (14). Większość podróży miała miejsce w Brukseli (18  280) i w Strasburgu (8  407). Spotkania w innych miejscach Unii Europejskiej to 1  514 podróży, a spotkania poza Unią Europejską to 941 podróży.

29.

Zobowiązania w pozycji 1 0 3 0 „Emerytury z tytułu wysługi lat” wynoszą 1 1 9 41  558 EUR, czyli 6 % ogółu zobowiązań w tym rozdziale. Wzrosły one o 18 % w stosunku do 2012 r. z uwagi na konieczność uiszczenia zaległości i odsetek za zwłokę w związku ze świadczeniami emerytalnymi wypłacanymi byłym posłom z Francji.

30.

Wydatki na urzędników i pracowników zatrudnionych na czas określony wyniosły w 2013 r. 57 4 9 99  348 EUR, tj. stanowiły największą kategorię wydatków w wysokości 33 % sumy zobowiązań w roku budżetowym 2013. Zwiększyły się one o 14,3 mln EUR, co oznacza wzrost o 3 % w stosunku do poprzedniego roku. Dynamika tego rozdziału wynika głównie z dynamiki pozycji 1 2 0 0 „Wynagrodzenia i świadczenia”, która stanowi 99 % środków.

31.

Kwota zobowiązań zrealizowanych w ramach pozycji 1200 „Wynagrodzenia i zwroty kosztów” wynosi 57 0 6 69  888 EUR i wzrosła o 3 % (1 5 2 94  817 EUR) w stosunku do 2012 r. Ta ewolucja odzwierciedla poziom obsady stanowisk i obejmuje rozwój kariery zawodowej. Pozycja 1 2 0 0 charakteryzuje się nadwyżką środków w 2013 r. i jest główną pozycją źródłową dla przesunięcia zbiorczego (15) (6 3 00  000 EUR). Nadwyżka ta wynika przede wszystkim z uwzględnienia w trakcie obliczania budżetu na 2013 r. rocznych dostosowań wynagrodzeń za rok 2011 i 2012, które ostatecznie nie zostały zrealizowane w 2013 r. W wyroku z dnia 19 listopada 2013 r. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej orzekł, że Rada Unii Europejskiej ma prawo odrzucić propozycję Komisji opartą na metodzie dostosowania i zakładającą wzrost wynagrodzeń urzędników europejskich o 1,7 % w 2011 r. (16).

32.

W 2013 r. do Sekretariatu Generalnego przyjęto 463 urzędników i pracowników zatrudnionych na czas określony, do grup politycznych przyjęto 75 pracowników zatrudnionych na czas określony, a także zatrudniono 337 akredytowanych asystentów posłów. Ogółem w dniu 31 grudnia 2013 r. w Parlamencie Europejskim zatrudnionych było 6  105 urzędników i pracowników zatrudnionych na czas określony (w tym 5  308 osób w Sekretariacie Generalnym i 797 w grupach politycznych), a także 1  763 akredytowanych asystentów parlamentarnych.

33.

Co się tyczy podziału pracowników ze względu na płeć, w dniu 31 grudnia 2013 r. kobiety zajmowały 29 % stanowisk kierowników działów, 34 % stanowisk dyrektorów i 33 % stanowisk dyrektorów generalnych. Poniższy wykres przedstawia podział pracowników pod względem grupy funkcyjnej i płci.

Wykres 4

Podział pracowników Sekretariatu Generalnego ze względu na płeć

34.

Wydatki związane z innymi pracownikami i usługami zewnętrznymi wyniosły w 2013 r. 10 6 1 82  103 EUR, tj. 6 % zobowiązań. Rozdział zawiera trzy najważniejsze pozycje wydatków: pozycję 1 4 0 2 „Wydatki na tłumaczenie ustne”, która stanowi 47 % zobowiązań, pozycję 1 4 0 0 „Inni pracownicy” (17) – 35 % oraz pozycję 1 4 2 0 „Zewnętrzne usługi tłumaczeniowe” (18) – 11 %.

35.

Zobowiązania w ramach tego rozdziału wzrosły o 3,7 mln EUR w porównaniu z rokiem 2012, co oznacza wzrost o 4 %. Ewolucję tę można przede wszystkim wyjaśnić większą liczbą dni przepracowanych przez tłumaczy konferencyjnych posiadających status pracowników pomocniczych i rekrutacją personelu kontraktowego w ramach internalizacji ochrony, podczas gdy w obszarze zewnętrznych tłumaczeń pisemnych dzięki wielu zastosowanym środkom udało się zredukować koszty.

36.

W pozycji 1 4 0 2 „Wydatki na tłumaczenie ustne” zobowiązania wyniosły ogółem 4 9 5 99  377 EUR i obejmowały wynagrodzenia, składki na ubezpieczenie społeczne, koszty podróży i diet pomocniczych tłumaczy konferencyjnych zatrudnionych przez Parlament do obsługi posiedzeń zwołanych przez Parlament. Poziom zobowiązań wzrósł o 3 5 99  377 EUR w porównaniu z rokiem 2012, co oznacza wzrost o 8 %. Ewolucja ta wynika zasadniczo ze wzrostu liczby dni przepracowanych przez pomocniczych tłumaczy konferencyjnych (2013: 53  244 dni, 2012: 49  615 dni).

37.

Parlamentarni tłumacze ustni oraz pomocniczy tłumacze konferencyjni przepracowali w 2013 r. 1 03  550 dni (2012: 1 02  471 dni), obsługując Parlament i inne instytucje (19), w przypadkach gdy to Parlament zapewniał tłumaczenia ustne. Parlamentarni tłumacze ustni przepracowali 50  306 dni (spadek o 5 % w porównaniu z 2012 r.), a tłumacze konferencyjni posiadający status pracowników pomocniczych – 53  244 dni (wzrost o 7 % porównaniu z 2012 r.).

38.

Zobowiązania w pozycji 1 4 2 0 „Zewnętrzne usługi tłumaczeniowe” wyniosły 1 1 9 04  661 EUR, mniej o 2 6 82  972 EUR w porównaniu z rokiem 2012, co oznacza spadek o 18 %. Różnica wynika z licznych zastosowanych metod redukcji kosztów. Decyzja o zaprzestaniu tłumaczenia pełnych sprawozdań z obrad (CRE) i zastąpienie go dokumentem wielojęzycznym zamiast systematycznego tłumaczenia pozwoliła zredukować zobowiązania na usługi zewnętrzne o 9 70  000 EUR. Ponadto liczba stron poprawek wysyłanych do tłumaczenia na zewnątrz zmalała o 1 49  000 stron z powodu zmniejszenia średniej objętości dokumentu z poprawkami z 28 stron w 2012 r. na 21,5 strony w 2013 r. W ten sposób odsetek stron tłumaczonych przez tłumaczy zewnętrznych spadł z 30,1 % w 2012 r. do 28,9 % w 2013 r.

39.

W ramach pozycji 1 4 0 0 „Inni pracownicy” zobowiązania wyniosły ogółem 3 7 2 96  239 EUR, co oznacza wzrost o 7 % w porównaniu z rokiem 2012. Środki ujęte w tej pozycji pokrywają wynagrodzenia, zwroty kosztów i dodatki dla innych pracowników, w tym pracowników kontraktowych i miejscowych oraz specjalnych doradców, a także składki pracodawców na różne rodzaje ubezpieczeń społecznych oraz koszty związane ze stosowaniem wskaźników korygujących do wynagrodzeń tych pracowników, jak też koszty zatrudnienia pracowników czasowych z agencji. Wzrost można zasadniczo wyjaśnić rekrutacją personelu kontraktowego w ramach internalizacji ochrony. W dniu 31 grudnia 2013 r. w Parlamencie zatrudnionych było 691 pracowników kontraktowych. Podział pracowników kontraktowych ze względu na grupę funkcyjną (20) oraz płeć przedstawiono na wykresie 5.

Wykres 5

Podział pracowników kontraktowych ze względu na grupę funkcyjną i płeć w 2013 r.

40.

Wydatki w rozdziale 1 6 wyniosły 1 7 8 29  236 EUR (1 % ogólnych zobowiązań w roku budżetowym 2013). Zwiększyły się one o 1 1 29  413 EUR, co oznacza wzrost o 7 % w stosunku do roku 2012.

41.

W ramach tego rozdziału 33 % zobowiązań dotyczyło pozycji 1 6 5 4 „»Centrum Małego Dziecka« oraz inne żłobki”, 26 % pozycji 1 6 1 2 „Doskonalenie zawodowe”, a 24 % pozycji 1652 „Bieżące koszty działalności restauracji i stołówek”.

42.

Zewnętrzne zarządzanie żłobkiem i pokojem rodzinnym Parlamentu w Brukseli oraz wydatki pochodne stanowią najważniejszą część pozycji 1 6 5 4. Ogólne środki zaangażowane w ramach tej pozycji wyniosły 5 8 43  000 EUR (bez zmian w stosunku do roku 2012) i były przeznaczone na pokrycie udziału Parlamentu w łącznych wydatkach na Centrum Małego Dziecka i żłobki zewnętrzne, z którymi zostały zawarte umowy (21).

43.

W pozycji 1 6 1 2 „Doskonalenie zawodowe” zaangażowane środki wynosiły 4 6 82  180 EUR (wzrost o 12 % w stosunku do roku 2012) i były przeznaczone na pokrycie wydatków na szkolenia mające na celu doskonalenie umiejętności personelu oraz podniesienie wydajności i skuteczności instytucji. W 2013 roku 4  766 osób (2012: 5  089) uczestniczyło w kursach językowych, 5  775 (22) osób (2012: 1  538) uczestniczyło w kursach informatycznych, a 900 osób (2012: 1  126) w szkoleniach z dziedziny finansów. 7  709 osób (2012: 6  963) uczestniczyło w szkoleniach ogólnych odbywających się wewnętrznie, a 343 (2012: 320) uczestniczyły w szkoleniach zewnętrznych.

44.

W odniesieniu do pozycji 1 6 5 2 „Bieżące koszty działalności restauracji i stołówek”, zobowiązania wyniosły 4 2 60  000 EUR, co oznacza wzrost o 8 % w porównaniu z rokiem 2012. Na posiedzeniu w dniu 10 czerwca 2013 r. Prezydium przyjęło notę sekretarza generalnego pt. „Przyszła polityka Parlamentu w zakresie usług gastronomicznych 2014–2019 – wytyczne na rzecz unowocześnienia”, która zawiera strategiczne wytyczne przyszłego rozwoju tego sektora. Pierwsze skutki wdrożenia reformy strukturalnej połączone z korektą cen (bez zmian od 12 lat) na początku 2013 r. w restauracjach, placówkach samoobsługowych, kawiarniach i barach Parlamentu umożliwiły ogólną stabilizację sytuacji budżetowej w pozycji 1 6 5 2 (zob. ust. 130). Wzrost w porównaniu z 2012 r. można wyjaśnić organizacją wydarzenia EYE (Europejskie Spotkanie Młodzieży 2014), w sprawie którego Prezydium podjęło decyzję dnia 1 lipca 2013 r. (zob. ust. 106) i na które dokonano przesunięcia środków w wysokości 3 00  000 EUR (przesunięcie P6, zob. tabela 9).

45.

Zobowiązania w rozdziale 2 0 wynoszą 25 0 3 36  611 EUR, czyli 14 % zobowiązań w 2013 r. Poziom zobowiązań wzrósł o 1 4 71  683 EUR, co oznacza wzrost o 1 % w porównaniu z ich poziomem w roku 2012. Środki w tym rozdziale wzrosły o 41 mln EUR w trakcie roku budżetowego (19 % kwoty środków początkowych), głównie wskutek zbiorczego przesunięcia środków (por. tabela 8b).

46.

Podział środków z rozdziału 2 0 z uwzględnieniem rodzajów wydatków ilustruje poniższy wykres.

Wykres 6

Podział środków między pozycjami w ramach rozdziału 2 0

47.

Zobowiązania w pozycji 2 0 2 2 „Utrzymanie, konserwacja, administracja i sprzątanie budynków” wyniosły 5 1 8 91  984 EUR (21 % rozdziału). Pozycja ta obejmuje utrzymanie pomieszczeń, wind, systemów ogrzewania, klimatyzacji i drzwi przeciwpożarowych, a także koszty malowania, napraw itd. Zobowiązania wzrosły o 7 % w porównaniu z ich poziomem w roku 2012 (+  3 2 53  340 EUR). Ta ewolucja wynika zasadniczo ze stopniowego zawierania umów gwarantujących wdrożenie nowej polityki w zakresie konserwacji (w związku ze sprawozdaniem Baloche’a z dnia 22 grudnia 2008 r.), której celem jest oferowanie szerszego zakresu usług konserwacji, zważywszy na spoczywającą na Parlamencie Europejskim odpowiedzialność za budynki, których jest właścicielem. Środki w tej pozycji uległy jednak redukcji o 3,9 mln EUR w trakcie roku budżetowego (7 % środków początkowych) z uwagi na niewymienianie części wyposażenia, przesunięcie procedur udzielania zamówień i wykorzystanie dochodów przeznaczonych na określony cel.

48.

Zobowiązania w pozycji 2 0 0 1 „Opłaty za użytkowanie wieczyste” (28 % rozdziału) wynoszą 6 9 2 36  000 EUR, tj. blisko dwukrotność poziomu z roku 2012. W trakcie roku budżetowego środki w tej pozycji zasilono kwotą 5 3 1 00  000 EUR, co oznacza wzrost środków początkowych o 329 %, zwłaszcza wskutek zbiorczego przesunięcia środków (por. tabele 8a i 8b). Całość środków została zaangażowana w związku z projektem rozbudowy budynku KAD w Luksemburgu.

49.

Zobowiązania w pozycji 2 0 0 5 „Budowa budynków” wyniosły 8 0 65  316 EUR (3 % rozdziału) i pokryły koszty i prace związane z projektem KAD za wyjątkiem robót sfinansowanych w ramach koncesji prawa emfiteuzy (które pokrywa się ze środków z pozycji 2 0 0 1). Wzrost zobowiązań o 76 % w porównaniu do 2012 r. (+  3 4 81  701 EUR) uwzględnia wzmocnienie środków kontroli (główny koordynator, kontroler kosztów) postulowane przez Prezydium.

50.

Jeżeli chodzi o pozycję 2 0 0 7 „Zagospodarowanie pomieszczeń służbowych” (15 % środków rozdziału), zobowiązania wyniosły 3 6 3 26  338 EUR, co oznacza wzrost o 4 % w porównaniu z 2012 r. W 2013 r. rozpoczęto i wykonano szereg ważnych prac w budynkach oraz w ramach projektów budowlanych w Brukseli. Najważniejsze z nich dotyczą projektu Domu Historii Europejskiej, na który przeznaczono w 2013 r. kwotę 1 2 4 48  650 EUR, a także roboty w sali posiedzeń plenarnych budynku PHS w Brukseli (prace renowacyjne konstrukcji nośnej), na które w 2013 r. przeznaczono całkowitą kwotę 2 0 79  600 EUR (w umowie przewidziano dodatkowe 15 % na modyfikacje i nieprzewidziane wydatki). Prowadzono też różnego rodzaju prace i projekty w budynkach służbowych PE. Ta pozycja budżetowa jest przeznaczona na finansowanie szczególnych i indywidualnych projektów zagospodarowania, które nie mają powtarzalnego charakteru. Porównanie ewolucji środków z jednego roku budżetowego na drugi jest w tym przypadku mało istotne.

51.

Zobowiązania zaciągnięte w ramach pozycji 2 0 2 6 „Ochrona i nadzór budynków” (12 % środków rozdziału) wyniosły ogółem 3 1 0 97  983 EUR, tj. mniej o 11 % w porównaniu z rokiem 2012. Środki te przeznaczone są w głównej mierze na pokrycie kosztów ochrony i nadzoru budynków służbowych Parlamentu we wszystkich trzech zwyczajowych miejscach pracy oraz w biurach informacyjnych. Redukcja odpowiada zasadniczo oszczędnościom uzyskanym w ramach internalizacji.

52.

Zobowiązania w tym rozdziale wynoszą 13 1 8 05  904 EUR, czyli 8 % zobowiązań w 2013 r. Zobowiązania wyniosły o 1 0 9 98  530 EUR mniej niż w 2012 r., czyli nastąpiła redukcja o 8 %. Środki w tym rozdziale zasilono kwotą 3 8 78  200 EUR w trakcie roku budżetowego, czyli 3 % środków początkowych. (Anulowanie środków stanowi tylko 1,2 % kwoty środków końcowych, czyli można je uznać za saldo techniczne).

53.

Pozycje 2 1 0 0 „Sprzęt i oprogramowanie” i 2 1 0 2 „Usługi zewnętrzne z zakresu technologii informatycznych i innowacyjnych” odpowiadają razem za 79 % zobowiązań rozdziału.

54.

Podział wydatków w ramach rozdziału 2 1 ilustruje poniższy wykres.

Wykres 7

Podział wydatków w ramach rozdziału 2 1

55.

Zobowiązania w pozycji 2 1 0 0 „Sprzęt i oprogramowanie” stanowią 23 % rozdziału 21 i wynoszą 3 0 7 92  197 EUR, co daje spadek o 31 % w stosunku do 2012 r. Pozycja ta pokrywa wydatki wynikające z zakupu, wynajmu, konserwacji oraz utrzymania sprzętu i oprogramowania komputerowego przeznaczonego dla instytucji oraz związanych z tym prac. Sprzęt i oprogramowanie komputerowe dotyczą w szczególności systemów centrum informatycznego i telekomunikacyjnego, systemów informatycznych poszczególnych departamentów i grup politycznych, a także elektronicznego systemu głosowania. Głównym powodem tej redukcji jest fakt, że poziom zobowiązań w 2012 r. w tej pozycji był szczególnie wysoki: przyjęto dwa przesunięcia „C”, co pozwoliło zwiększyć środki w tej pozycji o 11 mln EUR pod koniec 2012 r., aby sfinansować sieć Wi-Fi w budynkach Parlamentu i renowację znacznej części infrastruktury sieci.

56.

Zobowiązania w pozycji 2 1 0 2 „Usługi zewnętrzne z zakresu technologii informatycznych i innowacyjnych” stanowiły 55 % środków w rozdziale 21 i wynosiły 7 2 9 84  023 EUR, co oznacza wzrost o 4 % w porównaniu z rokiem 2012. Ten wzrost wynika z wielu dodatkowych projektów, które wymagają usług zewnętrznych. Ponadto powstały także opóźnienia, jeśli chodzi o internalizację niektórych zadań, z powodu problemów z rekrutacją wykwalifikowanego personelu na nowe stałe stanowiska. Środki zasilono kwotą 5 5 86  300 EUR w trakcie roku budżetowego (8 % kwoty środków początkowych). Środki te przeznaczono głównie na pokrycie świadczonych przez firmy usługowe i doradztwa informatycznego usług związanych z eksploatacją centrum informatycznego oraz sieci komputerowej, instalacją i konserwacją oprogramowania, pomocą dla użytkowników, w tym posłów i grup politycznych, przeprowadzaniem badań oraz sporządzaniem i udostępnianiem dokumentacji technicznej.

57.

Zobowiązania w ramach tego rozdziału stanowiły 1 % zobowiązań w roku 2013 i wyniosły 9 5 48  021 EUR. Poziom zobowiązań był większy o 1 % w porównaniu z rokiem 2012.

58.

Podział zobowiązań w ramach niniejszego rozdziału wygląda następująco: 49 % w ramach artykułu 2 3 5 „Telekomunikacja”, 24 % w ramach artykułu 2 3 0 „Materiały papiernicze, biurowe oraz jednorazowego użytku” oraz 10 % w ramach artykułu 2 3 2 „Koszty prawne i odszkodowania”. Pozostałe 17 % przypada na artykuły 2 3 1 „Opłaty finansowe”, 2 3 6 „Opłaty pocztowe i koszty doręczeń”, 2 3 7 „Przeprowadzki”, 2 3 8 „Inne wydatki operacyjno-administracyjne” i 2 3 9 „Kompensacja emisji dwutlenku węgla Parlamentu Europejskiego”.

59.

Za wyjątkiem pozycji 2 3 8 0 „Inne wydatki operacyjno-administracyjne” i 2 3 0 0 „Materiały papiernicze, biurowe oraz jednorazowego użytku” wszystkie pozycje rozdziału były pozycjami źródłowymi dla przesunięć C8 i C12 (por. tabele 8a i 8b). Przesunięcia te poskutkowały zmniejszeniem o 24 % wysokości środków początkowych rozdziału, co odzwierciedla zakres starań na rzecz ograniczenia bieżących wydatków operacyjno-administracyjnych.

60.

Środki w ramach artykułu 2 3 9 „Kompensacja emisji dwutlenku węgla Parlamentu Europejskiego”, które początkowo wynosiły 1 0 64  000 EUR, zostały zmniejszone o 98 % w związku ze zbiorczym przesunięciem, które nastąpiło wskutek dużego spadku ceny tony CO2.

61.

Zobowiązania w ramach tego rozdziału stanowiły 2 % zobowiązań w roku 2013, z kwotą w wysokości 3 2 8 16  473 EUR i były większe o 1 % w porównaniu z rokiem 2012. Podział zobowiązań w ramach niniejszego rozdziału wygląda następująco: 78 % odpowiada artykułowi 3 0 0 „Koszty podróży służbowych pracowników i przejazdów pomiędzy trzema miejscami pracy”, 19 % artykułowi 3 0 4 „Różne wydatki związane z posiedzeniami”, a 3 % artykułowi 3 0 2 „Koszty przyjęć i wydatki reprezentacyjne”.

62.

W 2013 r. odbyło się 32  736 podróży służbowych (2012: 33  616 podróży), stanowiących ogółem 97  161 dni podróży (2012: 99  377 dni). Większość delegacji to podróże pomiędzy trzema miejscami pracy Parlamentu (4  094 delegacje do Brukseli, 19  427 delegacji do Strasburga i 1  886 delegacji do Luksemburga).

63.

Zobowiązania w tym rozdziale stanowiły 7 % wydatków w 2013 r., dając kwotę 12 5 6 72  031 EUR, co oznacza wzrost o 19 % w stosunku do 2012 r. Około 25 % zobowiązań z tego rozdziału odnosi się do pozycji 3 2 4 4 „Organizacja pobytu i przyjmowanie grup odwiedzających, program Euroscola i zapraszanie przedstawicieli środowisk opiniotwórczych z krajów trzecich”, 20 % do pozycji 3 2 4 2 „Wydatki na informację publiczną oraz udział w imprezach i akcjach o charakterze publicznym”, 16 % do pozycji 3 2 4 8 „Wydatki na informację audiowizualną”.

64.

Podział zobowiązań przedstawiono na poniższym wykresie.

Wykres 8

Podział zobowiązań w ramach rozdziału 3 2

65.

W pozycji 3 2 4 4 „Organizacja pobytu i przyjmowanie grup odwiedzających, program Euroscola i zapraszanie przedstawicieli środowisk opiniotwórczych z krajów trzecich” zobowiązania wyniosły 3 1 6 67  743 EUR, co stanowi wzrost w porównaniu z rokiem 2012 (+13 %). Środki te pokryły dofinansowania dla grup odwiedzających, jak również związane z tym koszty nadzoru i infrastrukturalne, wydatki na zarządzanie programem Euroscola, a także finansowanie staży dla przedstawicieli środowisk opiniotwórczych z krajów trzecich. Wzrost jest spowodowany między innymi udziałem Parlamentu w finansowaniu nowej wystawy EU-PHORIA w Muzeum Schirmeck we współpracy z regionem Alzacji i Mémorial Alsace-Moselle, a także organizacją wydarzenia EYE (Spotkanie Europejskiej Młodzieży w 2014 r.) i większą liczbą grup odwiedzających i uczestników programu Euroscola.

66.

Zobowiązania w ramach pozycji 3 2 4 2 „Wydatki na informację publiczną oraz udział w imprezach i akcjach o charakterze publicznym” wyniosły 2 5 4 53  635 EUR i pokryły w szczególności wydatki na publikacje, w tym publikacje elektroniczne, na działania informacyjne, relacje publiczne, udział w imprezach o charakterze publicznym, w targach i wystawach w państwach członkowskich oraz krajach kandydujących, a także aktualizację obserwatorium legislacyjnego (OEIL). Zobowiązania wzrosły o 15 % w stosunku do roku 2012. Ta ewolucja związana jest z działaniami informacyjnymi w ramach przygotowań do wyborów w 2014 r.

67.

Zobowiązania w pozycji 3 2 4 8 „Wydatki na informację audiowizualną” wyniosły 2 0 5 33  306 EUR i objęły wydatki związane z następującymi elementami:

Zobowiązania te wzrosły o 54 % w stosunku do roku 2012. Ta ewolucja związana jest z działaniami informacyjnymi w sektorze audiowizualnym w ramach przygotowań do wyborów w 2014 r.

68.

W odniesieniu do produkcji informacji audiowizualnych, przez internet retransmitowano 1  375 wydarzeń, w tym 1  134 posiedzenia komisji. W ramach serwisu Europe by Satellite wyprodukowano: 829 materiałów informacyjnych o PE, które zostały 27  563 razy retransmitowane przez 187 kanałów, 79 klipów informacyjnych na tematy ustawodawcze, 75,5 dnia obrad plenarnych, 527 relacji na żywo, 321 tematów aktualnych wyprodukowanych dla Eurovision (w celu transmisji wśród abonentów) oraz 26 wydarzeń retransmitowanych przez Eurovision z budynków PE w Brukseli i Strasburgu.

69.

Należy też zauważyć, że zobowiązania w ramach pozycji 3 2 4 3 „Parlamentarium – Centrum dla Zwiedzających Parlamentu Europejskiego” (3 8 44  123 EUR) wzrosły o 11 % w porównaniu z poprzednim rokiem budżetowym. Parlamentarium stanowi jedną z najpopularniejszych atrakcji turystycznych Brukseli – odwiedziło je w 2013 r. 3 37  000 osób (2012: 250000 osób).

70.

Zobowiązania w ramach tego rozdziału stanowiły 5 % zobowiązań w roku 2013, z kwotą w wysokości 9 2 6 83  288 EUR i były większe o 5 % w porównaniu z rokiem 2012.

71.

Wydatki z artykułu 4 0 0 „Wydatki administracyjne związane z działalnością polityczną i informacyjną grup politycznych i posłów niezrzeszonych” stanowiły 63 % środków z rozdziału 4 0 (2012: 65 %). Zobowiązania w ramach tego artykułu wyniosły 5 8 6 97  494 EUR. Przeznaczone były one dla grup politycznych i posłów niezrzeszonych na pokrycie:

Zobowiązania te wzrosły o 3 % w stosunku do 2012 r. z uwagi na dodatkowe potrzeby wynikające z przystąpienia Chorwacji.

72.

Wydatki z artykułu 4 0 2 „Finansowanie europejskich partii politycznych” wyniosły 23 % (2012: 21 %) zobowiązań z rozdziału 4 0, czyli 2 1 5 85  794 EUR, co stanowi wzrost o 14 % w stosunku do 2012 r. Wzrost ten można wyjaśnić faktem, że rok 2013 był rokiem przedwyborczym.

73.

Artykuł 4 0 3 „Finansowanie europejskich fundacji politycznych” z kwotą 1 2 4 00  000 EUR stanowił 13 % (2012: 14 %) zobowiązań w ramach rozdziału 4 0.

Wykres 9

Podział zobowiązań w ramach rozdziału 4 0

74.

W 2013 r. zobowiązania w ramach tego rozdziału stanowiły 11 % zobowiązań, z kwotą w wysokości 18 8 3 01  020 EUR, i były większe o 4 % w porównaniu z rokiem 2012.

75.

Środki przyznane wzrosły o 3,7 mln EUR (2 % środków początkowych) w trakcie roku budżetowego w celu pokrycia rosnących wydatków związanych z akredytowanymi asystentami parlamentarnymi (+ 3,5 mln EUR), a także różnic kursowych, które były wyższe niż spodziewane (+ 0,2 mln EUR).

76.

Podział zobowiązań w ramach tego rozdziału ilustruje poniższy wykres.

Wykres 10

Podział zobowiązań w ramach rozdziału 4 2

77.

Zobowiązania dotyczące asystentów krajowych wyniosły 8 3 8 40  699 EUR, co oznacza wzrost o 4 % w porównaniu z 2012 r.

78.

Zobowiązania dotyczące asystentów akredytowanych (Statut) wyniosły 10 3 7 97  680 EUR, co oznacza wzrost o 5 % w porównaniu z 2012 r. Pokryły one wynagrodzenia, dodatki i koszty podróży tych osób, a także koszty związane z zewnętrznymi kursami szkoleniowymi. Średni miesięczny poziom wynagrodzeń wyniósł 7,9 mln EUR (średnio 7,5 mln EUR w 2012 r.).

79.

W dniu 31 grudnia 2013 r. w Parlamencie zatrudnionych było 1  785 akredytowanych asystentów parlamentarnych, a 4  860 asystentów krajowych dysponowało umową o pracę z posłem (w tym 162 w ramach umów grupowych). Każdy poseł zatrudniał średnio 2,33 asystentów akredytowanych i 6,34 asystentów krajowych (23). Liczba zatrudnionych asystentów krajowych w przeliczeniu na jednego posła jest zróżnicowana i w 2013 r. wynosiła od 0 do 43. Podczas gdy 16 posłów nie zatrudniało wcale asystentów krajowych, 84 posłów dokonało w 2013 r. rekrutacji ponad 10 pracowników w swoim państwie członkowskim. 45 posłów w 2013 r. zatrudniało wyłącznie asystentów krajowych.

80.

Płatności związane z wydatkami na krajowych asystentów parlamentarnych zamieszkujących poza strefą euro w 2013 r. były dokonywane przy wykorzystaniu całorocznego stałego kursu wymiany euro na inne waluty (kurs z grudnia 2012 r.).

81.

W 2013 r. zobowiązania w ramach tego rozdziału stanowiły 0,02 % zobowiązań, z kwotą w wysokości 3 75  000 EUR, i były większe o 4 % w porównaniu z rokiem 2012.

82.

Rozdziały w tym tytule obejmują tylko środki tymczasowe, które można wykorzystać jedynie po dokonaniu ich przesunięcia do pozycji operacyjnej. Przesunięcia te (2 2 9 12  765 EUR) zostały omówione w części 1 niniejszego sprawozdania. Środki początkowe w tym tytule wyniosły 2 2 9 12  765 EUR (2012: 2 9 5 42  652 EUR), czyli 1,3 % ogólnego budżetu na 2013 r.

83.

W roku budżetowym 2013 położono nacisk na kontynuację nowych usprawnień strukturalnych rozpoczętych w 2011 r., aby zapewnić instytucji wszelkie środki niezbędne do pełnego odgrywania przez nią należnej roli w procesie ustawodawczym, a także by umożliwić jej pełne korzystanie z rozszerzonych uprawnień przyznanych Traktatem z Lizbony.

84.

Instytucja kontynuowała także realizację wieloletnich programów mających na celu racjonalizację i modernizację kluczowych sektorów administracji, zwłaszcza w dziedzinie bezpieczeństwa, i podjęła ważne kroki w sektorze polityki informacyjnej i komunikacyjnej w kontekście wyborów w 2014 r.

85.

Instytucjonalne dostosowanie związane z przystąpieniem Chorwacji zakończono bez większych trudności.

86.

Przedstawione poniżej realizowane cele i wyniki osiągnięte w 2013 r. opierają się na priorytetach i decyzjach Prezydium z 2013 r., wytycznych przyjętych przez Parlament w rezolucjach budżetowych oraz celach i wynikach administracyjnego programu prac na lata 2012–2014.

87.

Analiza porównująca PE z czterema parlamentami narodowymi i z Kongresem USA wykazała istotne możliwości ulepszeń w strukturze wsparcia Parlamentu Europejskiego, zwłaszcza w zakresie niezależnych ekspertyz naukowych. W oparciu o zalecenia wspólnej grupy roboczej Prezydium i Komisji Budżetowej Parlamentu Prezydium postanowiło, na posiedzeniu w dniu 20 maja 2013 r., utworzyć nową Dyrekcję Generalną ds. Analiz Parlamentarnych (DG EPRS), aby oferować niezależne ekspertyzy naukowe zarówno organom politycznym Parlamentu, jak i poszczególnym posłom.

88.

Ta dyrekcja generalna, która rozpoczęła działalność 1 listopada 2013 r., grupuje dawną Dyrekcję ds. Biblioteki i Zarządzania Dokumentami (za wyjątkiem Działu Korespondencji Urzędowej, który pozostał w DG PRES) i Dyrekcję ds. Oceny Skutków Regulacji i Europejskiej Wartości Dodanej, dawniej podlegającą DG IPOL, do których dodano nową Dyrekcję ds. Analiz dla Posłów, funkcjonującą w działach tematycznych.

89.

Nowa Dyrekcja ds. Analiz Parlamentarnych będzie oferowała wsparcie indywidualnym posłom i uzupełni pracę departamentów tematycznych (24), które nadal będą pomagać posłom sprawującym mandat i konkretną funkcję, jak na przykład sprawozdawcy. Produkty te mają różny charakter, ponieważ departamenty tematyczne powstały, aby wspierać komisje i delegacje parlamentarne. Jednak obie służby będą jak najściślej współpracować i wymieniać informacje, tak jakby faktycznie były jednym działem. Służby te będą wspólnie korzystały z istniejącej pozycji budżetowej przeznaczonej na pomoc ekspertów.

90.

Na posiedzeniu w dniu 15 kwietnia 2013 r. Prezydium wyraziło zgodę na podjęcie negocjacji z Europejskim Komitetem Ekonomiczno-Społecznym i Komitetem Regionów w ramach procedury budżetowej na 2014 r. w celu zwiększenia wydajności w dziedzinie tłumaczeń, co przełożyłoby się w Parlamencie na wzmocnienie dyrekcji analiz parlamentarnych. Po zakończeniu negocjacji Prezydium udzieliło przewodniczącemu mandatu do podpisania porozumienia o współpracy z oboma komitetami na posiedzeniu w dniu 9 grudnia; porozumienie to umożliwia pracownikom, których obejmuje restrukturyzacja służb tłumaczeniowych komitetów i którzy posiadają odpowiedni profil, przeniesienie się do Parlamentu i pracę w nowej Dyrekcji Generalnej ds. Analiz Parlamentarnych (maksymalnie 80 osób).

91.

Współpraca komisji z departamentami tematycznymi jest bardzo ścisła, ciągła i wieloaspektowa: notatki departamentów politycznych, dokumenty dotyczące polityki, analizy i warsztaty regularnie wspierają dyskusje w komisjach i zapewniają wartościowe powiązania między wiedzą fachową a kształtowaniem polityki. Aby zwiększyć widoczność i dostępność produktów departamentów tematycznych, w 2013 r. utworzono wspólny biuletyn departamentów tematycznych. Oferuje on miesięczny przegląd głównych nadchodzących wydarzeń organizowanych w Parlamencie Europejskim, streszczenie kluczowych analiz w przygotowaniu oraz bezpośredni link do wybranych opublikowanych niedawno analiz. Departamenty tematyczne przeprowadziły szeroko zakrojoną aktualizację not faktograficznych Parlamentu przed rokiem wyborczym.

92.

Zgodnie z Traktatem z Lizbony wszystkie umowy handlowe podlegają teraz procedurze zgody PE, podczas gdy przepisy wykonawcze wspólnej polityki handlowej podlegają zwykłej procedurze ustawodawczej. W 2013 r. Komisja Handlu Międzynarodowego (INTA) pracowała nad ważnymi sprawozdaniami ustawodawczymi w sprawie instrumentu dotyczącego udzielania zamówień publicznych w kontekście międzynarodowym, rozporządzenia wykonawczego oraz porozumień na etapie drugiego czytania dotyczących Omnibus I i Omnibus II (dostosowujących unijne przepisy handlowe do Traktatu z Lizbony), a także w sprawie instrumentu zamówień publicznych i modernizacji unijnych instrumentów ochrony handlu. Grupy monitorujące INTA kontynuowały prace w zakresie monitorowania negocjacji handlowych. Przyjęto rezolucje w odniesieniu do wszystkich mandatów negocjacyjnych, które zasugerowała Komisja.

93.

Komisje kontynuowały praktykę monitorowania negocjacji w sprawie umów międzynarodowych. W przypadku Komisji Spraw Zagranicznych (AFET) chodziło zwłaszcza o oczekiwane ramy dla układów o stowarzyszeniu z państwami trzecimi. Komisja AFET zakwestionowała również praktykę występowania przez Radę o zgodę Parlamentu po zakończeniu prawie całego procesu ratyfikacyjnego w państwach członkowskich UE. Komisja AFET przyjęła rezolucje w sprawie wszystkich krajów kandydujących i potencjalnych krajów kandydujących, zgodnie z utrwaloną już praktyką.

94.

Zintensyfikowano monitorowanie rozwoju sytuacji na Ukrainie w celu określenia stanowiska Parlamentu w odniesieniu do podpisania układu o stowarzyszeniu. Komisja AFET zorganizowała spotkania informacyjne z zainteresowanymi stronami z UE i Ukrainy oraz przygotowała rezolucję w sprawie unijnej polityki sąsiedztwa, która obejmuje układ o stowarzyszeniu z Ukrainą (jak również z Mołdawią i Gruzją).

95.

Dnia 26 lutego 2013 r. Prezydium postanowiło, że program Euronest Scola (25) zostanie zorganizowany przez DG EXPO i będzie przez nią zarządzany zgodnie z zasadami istniejącego już Euromed Scola (26). Ponadto dnia 15 kwietnia 2013 r. Prezydium postanowiło rozszerzyć program dla młodych przywódców politycznych z Europy, Palestyny i Izraela na kraje sąsiadujące. Po raz pierwszy program Euronest Scola i dwa nowe fora młodych przywódców politycznych zorganizowano z ogromnym sukcesem w listopadzie–grudniu 2013 r. (Maghreb-UE oraz Partnerstwo Wschodnie-UE), wyrażając konkretnie w drodze działania administracyjnego priorytetowe zobowiązanie PE do umocnienia pozycji społeczeństwa obywatelskiego w sąsiedztwie.

96.

Kontynuowano starania na rzecz poprawy wizerunku instytucji i atrakcyjności posiedzeń plenarnych przez opracowanie wiarygodnej bazy danych statystycznych o posiedzeniach plenarnych, wprowadzając zmiany do regulaminu i dostosowując wewnętrzne procedury, na przykład dotyczące oświadczeń pisemnych, sprawozdań z obrad i procedury głosowania. Ponadto nadal kontynuowana jest modernizacja aplikacji IT związanych z posiedzeniami plenarnymi.

97.

Jeśli chodzi o redagowanie aktów ustawodawczych, upowszechnienie procedury finalizacji tekstów przed ich przyjęciem, co pozwala na szybsze podpisanie i publikację ustawodawstwa, a także rozwój potencjału w zakresie programowania, umożliwiły wejście w życie większości aktów związanych z WRF przed końcem roku. Ponadto wprowadzono dalsze usprawnienia w służbach oferujących usługi redakcyjne „na żądanie”, na przykład w przygotowaniu narzędzi e-Parliament (27), takich jak Drafting Support Tool (28).

98.

Należy zauważyć, że liczba tekstów ustawodawczych przyjętych przez Parlament (przygotowanych przez Dyrekcję ds. Aktów Legislacyjnych) podwoiła się w stosunku do 2012 r. Włączenie języka chorwackiego (publikacja tekstów ustawodawczych i parlamentarnych po dacie akcesji) odbyło się pomyślnie.

99.

Kreatywna koncepcja instytucjonalnej kampanii informacyjnej i komunikacyjnej dotyczącej wyborów w 2014 r. została zatwierdzona przez Prezydium dnia 20 maja 2013 r., a szczegółową umowę na wdrażanie i realizację kampanii podpisano dnia 7 czerwca 2013 r. W kampanii kładzie się nacisk na polityczny charakter Parlamentu Europejskiego i na nowe uprawnienia przyznane mu w Traktacie z Lizbony, co przekazuje przesłanie „Tym razem jest inaczej”. Koncepcja opiera się na czteroetapowym podejściu, które oscyluje wokół hasła przewodniego „ACT. REACT. IMPACT” (DZIAŁAJ. REAGUJ. WPŁYWAJ). Hasło to, które ma na celu uczynienie z Parlamentu rozpoznawalnej marki, zapewni trwałość kampanii długo po 2014 r.

100.

Instytucjonalną kampanię informacyjną i komunikacyjną rozpoczęto w Strasburgu dnia 10 września 2013 r. w kontekście orędzia o stanie Unii – w symbolicznym momencie wybranym, aby podkreślić nową rolę Parlamentu Europejskiego po wejściu w życie Traktatu z Lizbony. Wydarzenie to było szeroko relacjonowane w mediach; w inauguracyjnej konferencji prasowej udział wzięło około 160 dziennikarzy. To zainteresowanie mediów oraz intensywne interakcje w mediach społecznościowych oznacza, że rozpoczęcie kampanii można uznać za prawdziwy sukces, jeśli chodzi o propagowanie wiedzy. W grudniu 2013 r. uruchomiono oficjalną stronę internetową kampanii.

101.

Ostatnie miesiące 2013 r. poświęcono wdrażaniu drugiego etapu kampanii (etapu tematycznego) oraz przygotowywaniu kolejnych etapów (etap mobilizujący „Idź na wybory” i etap dotyczący okresu powyborczego).

102.

Oprócz wykorzystywania tradycyjnych kanałów informacji na etapie tematycznym wprowadzono liczne innowacyjne działania informacyjne, jak organizacja imprez „ReACT” w pięciu dużych miastach.

103.

Podczas pierwszych imprez w Paryżu, Warszawie i Frankfurcie zajęto się głównymi zagadnieniami, jak zatrudnienie, gospodarka, budżet UE i fundusze strukturalne, oraz odnotowano wysoki poziom zainteresowania wśród społeczeństwa obywatelskiego i zainteresowanych stron. Dwie pozostałe imprezy dotyczące jakości życia i UE na świecie odbędą się w Rzymie i Madrycie w 2014 r.

104.

Biura informacyjne odegrały kluczową rolę w realizacji kampanii, promując centralnie opracowane narzędzia we wszystkich państwach członkowskich, angażując zainteresowane strony i media jako środowiska opiniotwórcze, aby zapewnić szerokie rozpowszechnienie przesłania kampanii, a także zarządzając mediami społecznymi na szczeblu lokalnym.

105.

Równolegle do instytucjonalnej kampanii informacyjnej i komunikacyjnej zorganizowane zostanie Europejskie Spotkanie Młodzieży (EYE). Dnia 1 lipca 2013 r. Prezydium przyjęło koncepcję tego wydarzenia, którego celem jest podniesienie świadomości dotyczącej tożsamości europejskiej wśród młodzieży.

106.

Spotkanie to, którego ogólnym mottem jest „Idee na rzecz lepszej Europy”, odbędzie się w Strasburgu w maju 2014 r., a uczestniczyć w nim będzie aż 5  000 młodych ludzi z całej Europy. Rejestrację rozpoczęto w październiku 2013 r.

107.

Na posiedzeniu w dniu 22 października 2012 r. Prezydium przyjęło koncepcję zarysu ekspozycji stałej. W 2013 r. rozwinięto jeszcze tę koncepcję przy udziale firmy projektowej i została ona sfinalizowana.

108.

Równolegle do projektowania ekspozycji stałej zespół Domu Historii Europejskiej rozpoczął przygotowywanie przyszłej oferty dla odwiedzających, która obejmuje wystawy czasowe i objazdowe, imprezy, konferencje, szeroką ofertę on-line oraz programy szkoleniowe adresowane do różnych grup wiekowych. Projekt Domu Historii Europejskiej stanowi integralną część oferty Parlamentu Europejskiego dla zwiedzających oraz strategii dotyczącej zwiedzających, która jest obecnie opracowywana.

109.

W 2013 r. osiągnięto znaczne postępy w pracach w budynku Eastman, w którym będzie się znajdować siedziba Domu Historii Europejskiej, i oczekuje się, że zakończą się one pod koniec 2014 r. Budynek zostanie przygotowany na goszczenie wystaw: otwarcie Domu Historii Europejskiej przewidziano na koniec 2015 r., kiedy gotowa będzie ekspozycja stała, zaś pierwsza wystawa czasowa przewidziana jest na 2016 r.

110.

W 2013 r. poczyniono postępy w zakresie ulepszania usług dla odwiedzających dzięki dwóm umowom o współpracy z Niezależnym Portem Strasburskim i Regionem Alzacji/muzeum Mémorial d’Alsace-Moselle w następstwie decyzji Prezydium z dnia 18 listopada 2013 r.: zwiększy się zdolność przyjmowania odwiedzających w budynkach w Strasburgu z uwagi na wzrost liczby odwiedzających spodziewanych podczas roku wyborczego, zaś obywatelom odwiedzającym PE w Strasburgu zapewni się szerszy zarys historyczny jako część nowego projektu EU-PHORIA w Schirmeck.

111.

Jednocześnie i zgodnie z wyżej wspomnianą decyzją podjęto prace przygotowawcze, aby utworzyć pomniejszone kino 360-stopniowe w Strasburgu i Berlinie oraz opracować gry fabularne w Strasburgu, podobne do gier organizowanych w Brukseli.

112.

Obsada stanowisk przewidzianych w budżecie (ogółem 124) polegała na zatrudnieniu pracowników zatrudnionych na czas określony ze skutkiem od 1 lipca 2013 r., a następnie zastąpienie ich urzędnikami w okresie próbnym w miarę publikacji list laureatów poszczególnych konkursów dla obywateli narodowości chorwackiej.

113.

Dwunastu chorwackich obserwatorów brało udział w działalności parlamentarnej (posiedzenia plenarne, komisje, grupy polityczne) od 1 kwietnia 2012 r., a z dniem 1 lipca 2013 r. stali się oni pełnoprawnymi posłami.

114.

W ramach realizacji średnioterminowej strategii w zakresie nieruchomości przyjętej przez Prezydium w dniu 24 marca 2010 r. postanowiono zrealizować lub zrealizowano wiele projektów, które opisane są poniżej:

115.

Jeśli chodzi o projekt Trebel, dnia 30 kwietnia 2013 r. otrzymano zezwolenie na budowę, w którym zmniejszono początkowo przewidzianą powierzchnię o ok. 8 %. W związku z tą zmianą oczekuje się, że w 2017 r. wystąpi dodatkowy deficyt powierzchni biurowej rzędu 2  562 m2.

116.

Podczas poszukiwania tymczasowego rozwiązania do momentu zajęcia budynku Trebel przewidzianego w 2017 r. stwierdzono, że najbardziej odpowiedni byłby budynek na Square de Meeûs no 8 (por. decyzje Prezydium z dnia 30 listopada 2011 r., 14 stycznia 2013 r. i 11 marca 2013 r., a także decyzję Komisji Budżetowej z dnia 28 lutego 2013 r.). W dniu 28 marca 2013 r. podpisano umowę użytkowania tego budynku na 12 lat, przewidując jego zajęcie od dnia 31 marca 2014 r. Plan stopniowego przenoszenia w 2014 r. służb aktualnie pracujących w innych budynkach (minimum 1  000 osób), a także prace w obecnych i przyszłych biurach posłów i ich asystentów rozpoczęły się w 2013 r.

117.

Jeśli chodzi o projekt budynku im. Konrada Adenauera, w ramach podpisanego z państwem Luksemburg dnia 16 stycznia 2012 r. partnerstwa dokonano wszechstronnej analizy działalności firmy odpowiedzialnej początkowo za wykonawstwo robót, której rezultatem była rezygnacja z usług tej firmy. W dniu 2 stycznia 2013 r. opublikowano przetarg na wzmocnione wykonawstwo połączone z odpowiedzialnością za monitorowanie postępów na placu budowy, w rezultacie którego wyłoniono 5 firm odpowiedzialnych za wykonanie robót pod nadzorem głównego koordynatora. Nowi wykonawcy rozpoczęli prace w połowie 2013 r. Ponadto poszukiwania oszczędności na poziomie projektu i ponowna publikacja przetargów na stan surowy na placu budowy (Est) umożliwiły uzyskanie ofert, które mieściły się w wyznaczonym budżecie. Prace budowlane rozpoczęły się we wrześniu 2013 r. Dodatkowa część zamówienia (fasady) została przydzielona dnia 20 grudnia 2013 r., tak więc dnia 6 stycznia 2014 r. podpisano odnośną umowę.

118.

Ponadto struktura finansowa opracowana w celu sfinansowania projektu po raz pierwszy została zastosowana w praktyce. Spółka handlu nieruchomościami utworzona do tych celów zapłaciła pierwsze faktury firmom wykonującym roboty. W dniu 25 listopada 2013 r. podpisano z bankiem BGL umowę powierniczą. Ma ona stanowić zabezpieczenie dla kwot wpłacanych na rachunki spółki handlu nieruchomościami i umożliwić bezpieczne przelewanie środków przeznaczonych na projekt Konrad Adenauer przez organ władzy budżetowej. W grudniu 2013 r. na wyżej wspomniany rachunek powierniczy przelano pierwsze kwoty. Zgodnie z zobowiązaniami umownymi w dniu 31 grudnia 2013 r. wykorzystano pierwszą transzę kredytu.

119.

W oczekiwaniu na udostępnienie nowego budynku im. Konrada Adenauera konieczne okazuje się przedłużenie najmu budynku Goldbell do dnia 31 grudnia 2017 r. i wynajęcie budynku Geos zamiast budynku Président. Jeśli chodzi o budynek Goldbell, w trakcie negocjacji z właścicielem uzyskano znaczne oszczędności w stosunku do aktualnych warunków najmu i w grudniu 2013 r. podpisano aneks do umowy najmu zgodnie z wydaną przez Prezydium zgodą na posiedzeniu w dniu 21 października 2013 r. (29). Ponadto analiza kosztów i korzyści wykazała, że przeprowadzka z budynku Président do budynku Geos w 2014 r. pozwoli zaoszczędzić środki za okres od dnia 1 kwietnia 2014 r. do dnia 31 grudnia 2017 r. w wysokości wyższej niż gdyby kontynuować najem w budynku Président na nowych warunkach zaproponowanych przez właściciela. W konsekwencji dnia 13 sierpnia 2013 r. i zgodnie z podjętą przez Prezydium na posiedzeniu dnia 2 lipca 2013 r. (30) decyzją podpisano umowę najmu budynku Geos.

120.

W dniu 7 lipca 2011 r. podpisano przedwstępną umowę nabycia nowego budynku w Sofii za kwotę 9 mln EUR. Z powodu usterek i niewłaściwego wykonania prac dotyczących zagospodarowania budynku jego odbiór w roku 2012 nie był możliwy. Po naprawieniu przez właściciela wad konstrukcji procedura odbioru zakończyła się podpisaniem w dniu 4 czerwca 2013 r. aktu nabycia przed notariuszem w Sofii. Przeprowadzka miała miejsce dnia 11 czerwca 2013 r. i od lipca 2013 r. Dom Europy jest otwarty.

121.

Wciąż oczekuje się podpisania umowy o współpracy między Parlamentem Europejskim i Komisją Europejską w sprawie wspólnego zarządzania Domami Europy w celu, z jednej strony, zdefiniowania ram wieloletniego programu perspektyw zakupu lub najmu i, z drugiej strony, uproszczenia procedur administracyjnych i finansowych ich bieżącego zarządzania.

122.

W 2013 r. rozpoczęto zewnętrzną kontrolę w celu przedstawienia, przy okazji nowej kadencji, pierwszej oceny polityki lepszego utrzymania i konserwacji. W dniu 26 lutego 2013 r. Prezydium zatwierdziło plan kontroli wewnętrznej i zewnętrznej odtwarzanej regularnie podczas każdej kadencji – niezbędne zasoby zostaną w stosownym czasie określone.

123.

Podjęto decyzję o tymczasowym zamknięciu strefy A budynku im. Paula-Henriego Spaaka (PHS), ponieważ kontrole przeprowadzone we wrześniu 2012 r. w ramach polityki stałej kontroli i zapobiegawczej konserwacji infrastruktury Parlamentu wykazały pęknięcia w trzech belkach struktury sufitu sali posiedzeń plenarnych. Po szczegółowej analizie zalet i wad rozwiązań mających na celu zabezpieczenie struktury eksperci przyjęli rozwiązanie, które zakłada, że sala posiedzeń plenarnych nie będzie dostępna do początku 2014 r. z uwagi na czas trwania badań, kontroli, przetargów, wykonania prac i remontu sali. Umowa dotycząca zabezpieczenia struktury sali obrad (naprawa sufitu i przywrócenie do użytku sali obrad) została podpisana dnia 26 czerwca 2013 r., co pozwoliło na rozpoczęcie prac mających na celu wzmocnienie konstrukcji nośnej.

124.

Jeśli chodzi o zły stan powłoki ognioodpornej na konstrukcji nośnej sufitu (flokowanie) budynku im. Louise Weiss, ekspertyza wykonywana przez kolegium wyznaczone przez Sąd Pierwszej Instancji w Strasburgu będzie kontynuowana do końca pierwszego kwartału 2014 r. Jednak wnioski kolegium będące rezultatem analiz przez nie przeprowadzonych w ramach ekspertyzy pozwoliły Parlamentowi Europejskiemu na zaplanowanie rozpoczęcia pierwszych robót mających na celu dostosowanie konstrukcji nośnej sali obrad do przepisów o bezpieczeństwie przeciwpożarowym. W tym celu ogłoszono dwa przetargi. Pierwszy, dotyczący wyżej wymienionych robót, został zawieszony w oczekiwaniu na wnioski ekspertów, zaś decyzja powinna zostać podjęta przed majem 2014 r. Drugi jest zakończony i pozwoli opracować analizę z zakresu inżynierii przeciwpożarowej, która umożliwi lepiej zrozumieć metody dostosowania do obowiązujących przepisów pozostałych robót. Działania będące rezultatem tej drugiej procedury powinny się zakończyć w pierwszym kwartale 2014 r.

125.

Parlament Europejski stał się wzorem w zwalczaniu zmiany klimatycznej, ustanawiając kompletną strategię ograniczania i neutralizacji swojego śladu węglowego i wyznaczając sobie ambitny cel redukcji emisji o 30 % do 2020 r. W 2013 r. osiągnięto redukcję o 26,4 %, a ślad węglowy zneutralizowano w 28 % (budynki, podróże i samochody służbowe).

126.

Po raz pierwszy od pierwszej rejestracji EMAS w 2007 r. (która objęła 9 budynków) Parlament Europejski zwiększył liczbę budynków rejestrowanych w EMAS. W 2013 r. dodano trzy nowe budynki (WIB, JAN i PFL). Wymagało to przeprowadzenia w tych budynkach analizy oddziaływania na środowisko i kontroli. Ponadto wykorzystano umowę, aby zamówić znaczną liczbę kontroli mających ułatwić interpretację ustawodawstwa z zakresu ochrony środowiska i upewnić się, że służby Parlamentu w pełni go przestrzegają (wymóg rozporządzenia EMAS). Po przeprowadzeniu zewnętrznych kontroli EMAS w maju i czerwcu 2013 r. Parlament mógł zwrócić się z prośbą o przedłużenie rejestracji w EMAS na trzy dodatkowe lata.

127.

W dniu 7 listopada 2013 r. podpisano umowę z firmą ECOACT w celu zneutralizowania 28  747 ton CO2 w ramach projektu sprawności energetycznej w systemie dostarczania energii cieplnej przez miejską sieć ciepłowniczą w Perniku w Bułgarii. Zakupione jednostki z tytułu kompensacji są zgodne z unijnym systemem handlu uprawnieniami do emisji (EU ETS).

128.

Ponadto zorganizowano trzy wydarzenia w 2013 r. w trzech miejscach pracy: Zielony Tydzień, Tydzień Mobilności i Tydzień Odpadów.

129.

Rok 2013 to początek okresu reform strukturalnych obsługi gastronomicznej w Parlamencie w celu jej całkowitej modernizacji do 2019 r. W tym kontekście na posiedzeniu w dniu 10 czerwca 2013 r. Prezydium przyjęło notę sekretarza generalnego pt. „Przyszła polityka Parlamentu w zakresie usług gastronomicznych 2014–2019 – wytyczne na rzecz unowocześnienia”, która zawiera po raz pierwszy od 1979 r. strategiczne wytyczne dotyczące przyszłego rozwoju tego sektora.

130.

Decyzja Prezydium obejmuje nie tylko kwestie związane z infrastrukturą, aspekty operacyjne i żywieniowe, ale także cele ekonomiczne. Pierwsze skutki wdrożenia reformy strukturalnej połączone z korektą cen (bez zmian od 12 lat) na początku 2013 r. w restauracjach, placówkach samoobsługowych, kawiarniach i barach Parlamentu umożliwiły poprawę sytuacji w linii budżetowej 1 6 5 2 „Bieżące koszty działalności restauracji i stołówek”.

131.

Dzięki lepszemu zarządzaniu kosztami, większej wydajności, procedurze przetargowej wśród różnych dostawców i realistycznemu cennikowi spodziewane jest osiągnięcie równowagi na koniec kadencji 2014–2019.

132.

Dzięki realizacji programów takich jak eParlament (elektroniczne poprawki i podpisy, portal posłów do PE itp.), Paperless (eKomisja (31), ePosiedzenie (32) itp.) oraz Knowledge Management PE jest całkowicie obecny w sieci i w ciągłym ruchu. Uzupełnia to obecne wprowadzanie tabletu jako standardowego narzędzia pracy. Procesowi temu towarzyszyło odnowienie oprogramowania (migracja na wyższe poziomy W7 i Outlook 2010) oraz znaczne wzmocnienie sieci wideokonferencji oraz Wi-Fi.

133.

W następstwie artykułów prasowych donoszących o wtargnięciu do otwartej sieci Wi-Fi Parlamentu Europejskiego rozpoczęto dochodzenie mające na celu oszacowanie zakresu i charakteru ataku. Podczas posiedzenia w dniu 9 grudnia 2013 r. Prezydium jednogłośnie przyjęło środki bezpośrednie i średnioterminowe zaproponowane przez sekretarza generalnego z myślą o wzmocnieniu przepisów bezpieczeństwa Parlamentu dotyczących wykorzystywania urządzeń przenośnych.

134.

Stosunki z parlamentami narodowymi umocniły się jeszcze dzięki europejskiemu tygodniowi parlamentarnemu w dniach 28–30 stycznia 2013 r., podczas którego posłowie do Parlamentu Europejskiego i do parlamentów narodowych spotkali się, aby podyskutować o europejskim semestrze na rzecz koordynacji polityki gospodarczej.

135.

Pierwsza konferencja międzyparlamentarna w sprawie zarządzania gospodarczego i ładu finansowego w Unii Europejskiej, przewidziana w art. 13 Traktatu o stabilności, koordynacji i zarządzaniu, odbyła się w Wilnie w dniach 16–17 października 2013 r.

136.

Pod względem technicznym należy odnotować rozwój bazy danych PE dla dokumentów parlamentów narodowych „Connect” z myślą o lepszym rozpowszechnianiu ich opinii i wkładu, zgodnie z tym, co przewidziano w Traktacie w odniesieniu do pomocniczości i proporcjonalności. Projekt pilotażowy dotyczący wideokonferencji jako głównego atutu współpracy międzyparlamentarnej został pomyślnie ukończony. Informacje udostępniane posłom i osobom trzecim znacznie ulepszono dzięki rozwojowi baz danych CERDP (Europejskie Centrum Badań i Dokumentacji Parlamentarnej) i IPEX (platforma międzyparlamentarnej wymiany informacji w sprawach Unii Europejskiej).

137.

Po decyzji Prezydium z czerwca 2012 r. w sprawie internalizacji usług bezpieczeństwa ogólnego przyjęto szereg środków przygotowawczych mających na celu zapoczątkowanie internalizacji, które obejmują w pierwszej kolejności procedurę wyboru 1  212 kandydatów z łącznie zgłoszonych 2  443 kandydatur, co umożliwi stopniowe zatrudnianie pracowników kontraktowych w trzech miejscach pracy Parlamentu, przy pełnym poszanowaniu planu działania zatwierdzonego przez Prezydium.

138.

Od września 2013 r. w dyspozytorni pracują wyłącznie pracownicy Parlamentu, a od października usługi w zakresie bezpieczeństwa w żłobku, Parlamentarium i w punktach dostępu do budynku ASP również internalizowano.

139.

Internalizacja stanowi złożony i wieloaspektowy proces, obejmujący nie tylko rozbudowaną procedurę rekrutacji przez Parlament własnych pracowników, lecz – co istotniejsze – ich szkolenie, integrację i adaptację oraz organizowanie obowiązków służbowych, których to zadań nigdy dotąd nie wykonywali pracownicy wewnętrzni Parlamentu. Inną cechą tego procesu, która stanowi utrudnienie, jest fakt, że na etapie przejściowym aż do zakończenia całego procesu aktualnie zatrudnione zewnętrzne firmy ochroniarskie oraz pracownicy Parlamentu powinni pracować równolegle.

140.

Jak wskazano w planie działania zatwierdzonym przez Prezydium, proces internalizacji w Brukseli i Strasburgu będzie prowadzony etapami w okresie 2013–2016 r. Jeśli chodzi o Luksemburg, proces internalizacji zależy od polityki w dziedzinie nieruchomości, a zwłaszcza od prac realizowanych w budynku KAD. W związku z tym ocena i wdrażanie procesu internalizacji powiązane będą z postępem prac.

141.

Na posiedzeniu w dniu 9 grudnia 2013 r. Prezydium odnotowało i zatwierdziło utworzenie pojedynczego punktu kontaktowego ds. usług parlamentarnych dla posłów. Jest to zgodne z wnioskami z procesu konsultacji z posłami i pracownikami Parlamentu w zakresie sposobów ulepszenia i modernizacji zdolności organizacyjnych Parlamentu. Punkt ten będzie zależny od Dyrekcji ds. Logistyki, zaś rekrutacja pracowników tej służby przeprowadzona zostanie w drodze przesunięć wewnętrznych. Punkt zacznie działać stopniowo z początkiem 2014 r. i osiągnie pełną operacyjność po wyborach.

142.

Portal posłów dotyczący ich uprawnień socjalnych i finansowych ma na celu zapewnienie posłom jednego punktu dostępu w intranecie, gdzie mogą oni otrzymać informacje na temat statusu i ewolucji ich praw socjalnych i finansowych wynikających ze statutu posła i przepisów wykonawczych. Ułatwi to znacznie każdemu posłowi zarządzanie uprawnieniami finansowymi i socjalnymi. Pierwszą wersję portalu dla urzędujących posłów, którzy mogą korzystać z niego w budynkach PE w celu uzyskania formularzy i danych, udostępniono w 2013 r. Przewidziano dalsze kroki (jak dodatkowe funkcje dla posłów, w tym podpisy elektroniczne, dostępność spoza budynków PE, portal dla byłych posłów i ich beneficjentów, upoważnieni płatnicy, ukończenie archiwów), przy czym założono, że docelowo system będzie w pełni operacyjny w grudniu 2015 r.

143.

W 2013 r. w ramach procedury budżetowej 2014 (33) Parlament, w oparciu o propozycje Prezydium i po konsultacjach ze wspólną grupą roboczą Prezydium i Komisji Budżetowej, zatwierdził konieczność umocnienia czterech obszarów działalności:

144.

Ponadto wspólna grupa robocza określiła siedem obszarów, w których Parlament może zwiększyć swoją wydajność, aby umożliwić rozwój czterech wyżej wspomnianych obszarów działalności w sposób odpowiedzialny finansowo:

145.

W 2013 r. kontynuowano przygotowania do wdrożenia nowych postanowień regulaminu pracowniczego. Ponieważ prawie wszystkie nowe postanowienia weszły w życie dnia 1 stycznia 2014 r., przegląd istniejących zasad, niektórych procedur i systemów informatycznych przeprowadzono w bardzo krótkim czasie. Prace te (zwłaszcza dostosowanie ram legislacyjnych oraz prace informatyczne) będą kontynuowane po części w 2014 r. w odniesieniu do dziedzin, których nie uznano za priorytetowe w 2013 r.

146.

Poza tym w ramach przygotowań do zmiany kadencji podjęto środki mające na celu zapewnienie zarządzania kończącymi się umowami o pracę około 1  700 akredytowanych asystentów parlamentarnych, wspierania tych pracowników w procedurach administracyjnych oraz integracji kilkuset nowych asystentów, a także środki mające na celu udzielenie wsparcia przy załatwianiu formalności przez grupy polityczne, w razie gdyby wyniki wyborów europejskich w 2014 r. spowodowały znaczne modyfikacje w składzie sekretariatów niektórych grup. W związku z tym uruchomiono platformę wprowadzania dokumentów APA-People, jak również okienka „Odejścia” i „Przyjścia”, które będą otwarte na tyle długo, aby zapewnić lepsze wsparcie przy formalnościach asystentom parlamentarnym i pracownikom grup politycznych.

147.

Na posiedzeniu w dniu 2 lipca 2012 r. Prezydium przyjęło nowy model zarządzania dokumentami i archiwami. Model ten opiera się na określeniu różnych etapów w okresie życia dokumentów oraz na odpowiednim zarządzaniu całym cyklem. Umożliwia również Parlamentowi łatwiejsze dostosowanie się do zasad regulujących publiczny dostęp do dokumentów.

148.

Przygotowano zasady stosowania reguł zarządzania dokumentami. Na posiedzeniu w dniu 15 kwietnia 2013 r. Prezydium zatwierdziło decyzję w sprawie postępowania z dokumentami poufnymi w PE, zaś dnia 10 czerwca 2013 r. przyjęło sprawozdanie roczne dotyczące zarządzania dokumentami niejawnymi. Rada wydała zgodę na techniczne aspekty dotyczące prac mających na celu utworzenie zabezpieczonej czytelni, która jest dziś już otwarta.

149.

Łącznie w roku 2013 utworzono 59 nowych stanowisk w celu zaspokojenia głównych potrzeb, które można podsumować następująco:

150.

Najważniejsze zmiany w schemacie organizacyjnym i kierownictwie PE zestawiono w poniższej tabeli:

Tabela 11

Podsumowanie zmian restrukturyzacyjnych w Sekretariacie Generalnym w 2013 r.