Uproszczony obieg określonych dokumentów urzędowych w UE

STRESZCZENIE DOKUMENTU:

Rozporządzenie (UE) 2016/1191 w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w UE

JAKI JEST CEL NINIEJSZEGO ROZPORZĄDZENIA?

• Ma ono na celu ograniczenie biurokracji i kosztów dla obywateli przedstawiających organom jednego kraju Unii Europejskiej dokumenty urzędowe wydane przez organy innego kraju UE.
• Rozporządzenie znosi wymóg apostille (patrz ustęp poniżej) i upraszcza formalności dotyczące kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem i tłumaczeń uwierzytelnionych.

KLUCZOWE ZAGADNIENIA

Zakres

• Rozporządzenie obejmuje dokumenty urzędowe, w tym dokumenty administracyjne, akty notarialne, orzeczenia i dokumenty konsularne w pewnych dziedzinach.
• Do dziedzin objętych rozporządzeniem zalicza się:
  • urodzenie;
  • zgon;
  • imię i nazwisko;
  • małżeństwo, w tym zdolność do zawarcia małżeństwa oraz stan cywilny;
  • rozwód, separacja prawna lub unieważnienie małżeństwa;
  • zarejestrowany związek partnerski, w tym zdolność do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i status związany z zarejestrowanym związkiem partnerskim;
  • rozwiązanie związku partnerskiego, separacja prawna lub unieważnienie zarejestrowanego związku partnerskiego;
  • pochodzenie dziecka, w tym przysposobienie;
  • miejsce zamieszkania lub miejsce pobytu;
  • obywatelstwo;
  • brak wpisu do rejestru karnego;
  • prawo głosowania i kandydowania w wyborach lokalnych i do Parlamentu Europejskiego.
• Rozporządzenie dotyczy wyłącznie autentyczności dokumentu urzędowego, nie zaś uznawania jego treści lub skutków.

Zniesienie wymogu apostille

W przypadku dziedzin objętych niniejszym rozporządzeniem, jeżeli obywatel przedstawia organom danego kraju UE dokument urzędowy wydany przez organy innego kraju UE, organy przyjmujące nie mogą wymagać, aby dokument był opatrzony pieczęcią apostille (pieczęć apostille służy do potwierdzenia autentyczności dokumentu urzędowego wydanego za granicą).

Kopie poświadczone za zgodność z oryginałem

• Kraje UE mogą wymagać przedstawienia oryginału dokumentu urzędowego lub jego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem, jednak nie mogą wymagać przedstawienia obu jednocześnie.
• Jeżeli dany kraj UE dopuszcza przedstawienie kopii dokumentu urzędowego poświadczonej za zgodność z oryginałem, kraj ten musi zaakceptować kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem sporządzoną w innym kraju UE.

Tłumaczenia

Kraj UE, w którym przedstawiany jest dokument urzędowy, nie może wymagać tłumaczenia, jeżeli dokument urzędowy jest sporządzony w języku urzędowym jednego z krajów UE lub w innym języku, który ten kraj UE może zaakceptować.

Ponadto nie można wymagać tłumaczenia w przypadku, gdy do dokumentu urzędowego został dołączony wielojęzyczny standardowy formularz. Ma to miejsce pod warunkiem, że organ, któremu przedkłada się dokument urzędowy, uznaje, że informacje zamieszczone w wielojęzycznym standardowym formularzu są wystarczające do tego, aby nadać bieg sprawie w oparciu o dany dokument urzędowy.

Wielojęzyczne standardowe formularze

• Niniejsze rozporządzenie wprowadza możliwość stosowania wielojęzycznych standardowych formularzy sporządzanych we wszystkich językach UE.
• Formularze mogą być przedstawiane przez obywateli w innym kraju UE w formie pomocy w tłumaczeniu dołączonej do ich dokumentu urzędowego w celu uniknięcia wymogu tłumaczenia.
• Jeżeli do przedstawianego dokumentu urzędowego dołączono wielojęzyczny standardowy formularz, przyjmujący kraj UE może wymagać tłumaczenia dokumentu wyłącznie w wyjątkowych okolicznościach.
• W przypadku, gdy takie wyjątkowe okoliczności wystąpią, w związku z czym przyjmujący kraj UE wymaga tłumaczenia uwierzytelnionego, kraj ten musi zaakceptować tłumaczenie uwierzytelnione sporządzone w innym kraju UE.
• Wielojęzyczne standardowe formularze w formie pomocy w tłumaczeniu dokumentu urzędowego można stosować w przypadku dokumentów dotyczących:
  • urodzenia;
  • pozostawania osoby przy życiu;
  • zgonu;
  • małżeństwa, w tym zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego;
  • zarejestrowanego związku partnerskiego, w tym zdolności do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i statusu związanego z zarejestrowanym związkiem partnerskim;
  • miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu;
  • braku wpisu do rejestru karnego.

Dokumenty sfałszowane

• Rozporządzenie ustanawia mechanizm współpracy pomiędzy organami krajów UE, w celu zwalczania fałszowania dokumentów urzędowych. Mechanizm współpracy oparty jest na istniejącym systemie informatycznym (system wymiany informacji na rynku wewnętrznym).
• Mechanizm współpracy umożliwia organom przyjmującego kraju UE kontakt z organami wydającego kraju UE, jeżeli te pierwsze mają poważne wątpliwości dotyczące autentyczności dokumentu urzędowego przedstawionego przez obywatela.

OD KIEDY NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE MA ZASTOSOWANIE?

Ma ono zastosowanie od 16 lutego 2019 r. z wyłączeniem:

• art. 24 ust. 2. (informacje, które muszą zostać przekazane przez kraje UE, dotyczące tytułów rubryk właściwych dla poszczególnych państw dołączanych do wielojęzycznych standardowych formularzy), który ma zastosowanie od 16 lutego 2017 r.;
• art. 12 i art. 24 ust. 3 (dostępność tytułów rubryk właściwych dla poszczególnych państw na europejskim portalu „e-Sprawiedliwość”), które mają zastosowanie od 16 lutego 2018 r.; oraz
• art. 22 i art. 24 ust. 1, (informacje, które muszą zostać przekazane przez kraje UE Komisji Europejskiej), które mają zastosowanie od 16 sierpnia 2018 r.

KONTEKST

Więcej informacji:

• „Arkusz informacyjny” na stronie internetowej Komisji Europejskiej.
• Formularze do dokumentów urzędowych (Europejski portal e-sprawiedliwość)

GŁÓWNY DOKUMENT

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 (Dz.U. L 200 z 26.7.2016, s. 1–136)

Ostatnia aktualizacja: 12.01.2017