Artykuł 2
Wybór przewodniczącego Eurojustu
1.
Zgodnie z art. 11 ust. 1 rozporządzenia o Eurojuście kolegium wybiera przewodniczącego spośród przedstawicieli krajowych większością dwóch trzecich głosów swoich członków.
2.
Przewodniczący zarządza wybory na miesiąc przed upływem swojej kadencji. Jeżeli stanowisko przewodniczącego zwolni się przed upływem przewidzianej kadencji wynoszącej cztery lata, wiceprzewodniczący z najdłuższym w danym momencie stażem pracy w Eurojuście niezwłocznie zwołuje posiedzenie kolegium, tak by wybór przewodniczącego można było przeprowadzić w terminie miesiąca od dnia, w którym zwolniło się jego stanowisko. W okresie przejściowym przewodniczącego zastępuje wiceprzewodniczący z najdłuższym w danym momencie stażem pracy, a w przypadku równego stażu pracy – wiceprzewodniczący starszy wiekiem.
3.
Przewodniczący lub wiceprzewodniczący, zwołując posiedzenie w sprawie wyboru przewodniczącego, oficjalnie otwierają okres przedstawiania kandydatur. Przedstawiciele krajowi, którzy chcą zostać wybrani, przedstawiają swoją kandydaturę na piśmie kierownikowi sekretariatu zarządzającego wraz z listem motywacyjnym co najmniej dziesięć dni roboczych przed posiedzeniem, podczas którego ma zostać przeprowadzone wybór przewodniczącego, i do godz. 12:00 CET. Kierownik sekretariatu zarządzającego informuje kolegium po otrzymaniu kandydatury o nazwisku kandydata. Po upływie terminu kierownik sekretariatu zarządzającego przekazuje listy motywacyjne kolegium. Podczas posiedzenia kolegium bezpośrednio poprzedzającego posiedzenie, podczas którego ma zostać przeprowadzony wybór przewodniczącego, kandydaci przedstawiają kolegium swoje kandydatury.
4.
Wybory odbywają się pod kierunkiem przewodniczącego lub jednego z wiceprzewodniczących, o ile nie jest on kandydatem w wyborach na przewodniczącego, lub pod kierunkiem przedstawiciela krajowego z najdłuższym w danym momencie stażem pracy w Eurojuście, lub przez najstarszego wiekiem przedstawiciela krajowego w przypadku równego stażu pracy w Eurojuście, o ile nie są oni kandydatami w wyborach na przewodniczącego.
5.
Wybory przeprowadzane są w obecności dyrektora administracyjnego i kierownika sekretariatu zarządzającego. W wyborze przewodniczącego mogą brać udział w charakterze obserwatorów przedstawiciele Parlamentu Europejskiego i Rady.
6.
Na początku posiedzenia osoba przewodnicząca posiedzeniu sprawdza istnienie kworum. Jeżeli przedstawiciel krajowy nie może osobiście wziąć udziału w wyborze przewodniczącego, może być reprezentowany przez przedstawiciela lub może udzielić pełnomocnictwa zgodnie z art. 6 ust. 3 i 4 niniejszego regulaminu wewnętrznego.
7.
Wybór jest dokonywany w głosowaniu tajnym. Dyrektor administracyjny wzywa członków kolegium lub ich przedstawicieli – po kolei, zgodnie z porządkiem protokolarnym państw członkowskich Unii Europejskiej (zwanym dalej „porządkiem protokolarnym UE”) – do oddania głosu. Jako ostatni oddaje głos przedstawiciel Komisji Europejskiej. Gdy wszyscy członkowie kolegium lub ich przedstawiciele oddadzą głos, urzędnik ds. wyborów otwiera urnę wyborczą i liczy oddane głosy.
8.
W pierwszej turze za wybranego uznaje się kandydata, który uzyskał większość dwóch trzecich głosów członków kolegium. Jeżeli żaden z kandydatów nie uzyska większości dwóch trzecich głosów, niezwłocznie przeprowadzana jest druga tura z udziałem dwóch kandydatów, którzy uzyskali największą liczbę głosów w pierwszej turze. Jeżeli największą i taką samą liczbę głosów uzyskało trzech lub więcej kandydatów, do drugiej tury przechodzą wszyscy ci kandydaci. Jeżeli drugą co do wielkości i taką samą liczbę głosów uzyskało dwóch lub więcej kandydatów, do drugiej tury przechodzą wszyscy ci kandydaci oraz kandydat, który uzyskał największą liczbę głosów.
9.
W drugiej turze za wybranego uznaje się kandydata, który uzyskał większość dwóch trzecich głosów członków kolegium. Jeżeli żaden z kandydatów nie uzyska większości dwóch trzecich głosów, niezwłocznie przeprowadzana jest trzecia tura zgodnie z zasadami określonymi w ust. 8 niniejszego artykułu.
10.
W trzeciej turze za wybranego uznaje się kandydata, który uzyskał większość dwóch trzecich głosów członków kolegium. Jeżeli żaden z kandydatów nie uzyska większości dwóch trzecich głosów, niezwłocznie rozpoczyna się nową procedurę wyborczą. W tym czasie funkcje przewodniczącego do czasu mianowania jego następcy nadal wykonują były przewodniczący lub jeden z wiceprzewodniczących – na warunkach określonych w ust. 2 niniejszego artykułu.
11.
Wyniki wyborów ogłasza dyrektor administracyjny. Dokument przedstawiający wynik procedury podpisują osoba przewodnicząca posiedzeniu, dyrektor administracyjny, kierownik sekretariatu zarządzającego i obserwatorzy. Dokument ten zawiera informacje o liczbie członków kolegium obecnych lub reprezentowanych, liczbie oddanych głosów, liczbie głosów ważnych, nieważnych i pustych, wynikach głosowania z podziałem na tury i w odniesieniu do poszczególnych kandydatów w porządku alfabetycznym ich nazwisk oraz o wyniku końcowym.
12.
O wynikach wyboru przewodniczącego Eurojustu powiadamia się Parlament Europejski, Radę, Komisję Europejską i państwa członkowskie.
▼M1
13.
Zgodnie z wymogami art. 5 ust. 2 akapit drugi niniejszego regulaminu wewnętrznego posiedzenia kolegium w sprawie wyboru przewodniczącego mogą być organizowane z zastosowaniem środków technicznych, w tym za pośrednictwem wideokonferencji. Te środki techniczne umożliwiają członkom kolegium anonimowe elektroniczne głosowanie pozwalające na zachowanie poufności, a także weryfikację uczestnictwa członków kolegium w tym procesie. Do posiedzeń tych stosuje się odpowiednio pozostałe przepisy niniejszego artykułu.
▼B
Artykuł 3
Wybór wiceprzewodniczących Eurojustu
1.
Zgodnie z art. 11 ust. 1 rozporządzenia o Eurojuście kolegium wybiera spośród przedstawicieli krajowych dwóch wiceprzewodniczących większością dwóch trzecich głosów swoich członków.
2.
Przewodniczący zarządza wybory na miesiąc przed upływem kadencji danego wiceprzewodniczącego. Jeżeli stanowisko wiceprzewodniczącego zwolni się przed upływem przewidzianej kadencji wynoszącej cztery lata, przewodniczący niezwłocznie zwołuje posiedzenie kolegium, tak by wybór wiceprzewodniczącego można było przeprowadzić w terminie miesiąca od dnia, w którym zwolniło się jego stanowisko. Nie wyznacza się osoby do wykonywania funkcji wiceprzewodniczącego w okresie przejściowym.
3.
►M1
Do wyboru wiceprzewodniczących stosuje się odpowiednio procedurę wyboru przewodniczącego określoną w art. 2 ust. 3–13 niniejszego regulaminu wewnętrznego, bez uszczerbku dla ust. 4 niniejszego artykułu.
◄
4.
Jeżeli żaden z kandydatów nie uzyska większości dwóch trzecich głosów członków kolegium w drugiej turze, niezwłocznie przeprowadzana jest trzecia tura, by wybrać zwykłą większością głosów kandydata, który uzyskał największą liczbę głosów. Jeżeli w trzeciej turze kilku kandydatów uzyska tę samą liczbę głosów, za wybranego uznaje się kandydata z najdłuższym w danym momencie stażem pracy w Eurojuście. W przypadku braku ciągłości w stażu pracy w Eurojuście kolegium bierze pod uwagę jedynie staż pracy bezpośrednio przed wyborami.
Artykuł 4
Odwołanie przewodniczącego i wiceprzewodniczących Eurojustu
1.
Zgodnie z art. 11 ust. 6 rozporządzenia o Eurojuście jeżeli przewodniczący lub wiceprzewodniczący przestaje spełniać warunki wymagane do wykonywania swoich obowiązków, może zostać odwołany przez kolegium działające na wniosek jednej trzeciej członków. Decyzję tę podejmuje się w głosowaniu tajnym. Decyzję przyjmuje się większością dwóch trzecich głosów członków kolegium, z wyłączeniem przewodniczącego lub wiceprzewodniczącego, którego decyzja ta dotyczy.
2.
Przewodniczący lub wiceprzewodniczący, którego to dotyczy, otrzymuje kopię wniosku o odwołanie i stawia się przed kolegium, zanim podejmie ono decyzję o odwołaniu.
3.
Jeżeli kolegium podejmie decyzję o odwołaniu przewodniczącego lub jednego z wiceprzewodniczących, niezwłocznie zarządzane są wybory zgodnie z art. 2 lub 3 niniejszego regulaminu wewnętrznego.
4.
O odwołaniu przewodniczącego lub wiceprzewodniczącego Eurojustu powiadamia się Parlament Europejski, Radę, Komisję Europejską i państwa członkowskie.
Artykuł 5
1.
Zgodnie z art. 13 ust. 2 rozporządzenia o Eurojuście organizowane jest co najmniej jedno posiedzenie kolegium w miesiącu. Czas i miejsce posiedzeń kolegium są przedmiotem corocznej decyzji kolegium dotyczącej przyjęcia kalendarza posiedzeń. Gdy wymagają tego okoliczności i o ile nie sprzeciwi się temu większość członków kolegium, przewodniczący może zmienić datę lub godzinę rozpoczęcia posiedzeń i powiadamia o tym kolegium. Kolegium organizuje także posiedzenia dodatkowe z inicjatywy przewodniczącego, na wniosek Komisji Europejskiej w celu przedyskutowania zadań administracyjnych kolegium lub na wniosek co najmniej jednej trzeciej jego członków.
2.
Posiedzenia kolegium odbywają się w siedzibie Eurojustu. W drodze wyjątku kolegium może podjąć decyzję o zorganizowaniu posiedzenia w innym miejscu, jeśli jest to należycie uzasadnione, na wniosek przewodniczącego.
▼M1
W przypadku nadzwyczajnych zdarzeń lub okoliczności, na które członkowie kolegium nie mają wpływu (siła wyższa), i w przypadku gdy kolegium nie ma możliwości zebrania się zgodnie z wymogami niniejszego ustępu regulaminu wewnętrznego, kolegium może podjąć decyzję, zgodnie z art. 7 niniejszego regulaminu wewnętrznego, o zorganizowaniu swojego posiedzenia z zastosowaniem środków technicznych, w tym za pośrednictwem wideokonferencji. Decyzja kolegium określa czas trwania tego środka. Ta decyzja kolegium może zostać przedłużona w zakresie, w jakim nadzwyczajne zdarzenia lub okoliczności (siła wyższa) będą się utrzymywać. Takie posiedzenia kolegium można organizować pod warunkiem, że dostępne środki techniczne umożliwiają potwierdzenie tożsamości członków kolegium i ich uczestnictwo w dyskusjach, a tym samym zapewniają kolegialność obrad. Do posiedzeń tych stosuje się odpowiednio przepisy art. 5 i 6 niniejszego regulaminu wewnętrznego.
▼B
3.
W przypadku nieobecności przewodniczącego i wiceprzewodniczących posiedzeniom kolegium przewodniczy przedstawiciel krajowy z najdłuższym w danym momencie stażem pracy w Eurojuście.
4.
Posiedzenia kolegium nie są jawne, a dyskusje pozostają poufne. Kolegium może podjąć decyzję o zorganizowaniu posiedzenia na sesji w ograniczonym składzie.
5.
Jeżeli chodzi o udział w posiedzeniach kolegium osób niebędących jego członkami:
a)
dyrektor administracyjny bierze udział w posiedzeniach kolegium zwoływanych w celu wykonywania przez ten organ funkcji kierowniczych i może być zapraszany przez przewodniczącego do udziału w posiedzeniach kolegium, w trakcie których omawiane są sprawy operacyjne, w żadnym z tych przypadków nie ma jednak prawa głosu;
b)
przewodniczący może zaprosić każdą osobę, której opinia może być istotna – w szczególności prokuratorów łącznikowych oddelegowanych do Eurojustu z państw trzecich – do udziału w posiedzeniach kolegium w charakterze obserwatorów bez prawa głosu;
c)
przewodniczący dokonuje oceny porządku posiedzeń kolegium, by zidentyfikować kwestie istotne z punktu widzenia wykonywania zadań przez Prokuraturę Europejską. Przewodniczący zaprasza przedstawiciela Prokuratury Europejskiej do udziału w tych posiedzeniach bez prawa głosu. Przewodniczący przekazuje przedstawicielowi Prokuratury Europejskiej odnośne dokumenty powiązane z porządkiem obrad;
d)
w wyjątkowych okolicznościach członkowie kolegium mogą w razie potrzeby korzystać z pomocy doradców lub ekspertów. Członek kolegium występujący o pomoc doradców lub ekspertów przekazuje przewodniczącemu nazwiska doradców lub ekspertów co najmniej dziesięć dni roboczych przed posiedzeniem kolegium i wskazuje punkt porządku obrad, w związku z którym mają oni zostać zaproszeni. Przewodniczący informuje o tym członków kolegium na piśmie i podejmuje decyzję, czy wystosować zaproszenie, po uwzględnieniu zgłoszonych zastrzeżeń.
6.
Przewodniczący przygotowuje wstępny porządek każdego posiedzenia kolegium. Wstępny porządek obrad zawiera punkty zaproponowane przez członków kolegium oraz punkty uznane za stosowne przez przewodniczącego, zarząd lub dyrektora administracyjnego.
7.
Wstępny porządek obrad oraz odnośne dokumenty są przesyłane przez sekretariat zarządzający członkom kolegium co najmniej pięć dni roboczych przed posiedzeniem. Jeżeli zwoływane jest posiedzenie dodatkowe, wstępny porządek obrad może zostać przesłany 24 godziny przed posiedzeniem. Tylko punkty, dla których zapewnione zostały odnośne dokumenty, są uwzględniane we wstępnym porządku obrad do celów podjęcia decyzji. Przewodniczący może zawrzeć w nim orientacyjne limity czasowe na omówienie każdego punktu porządku obrad oraz ograniczyć liczbę wystąpień i czas ich trwania.
8.
Kolegium przyjmuje porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Sprawy pilne oraz punkty, które nie znalazły się we wstępnym porządku obrad, mogą być omawiane i być przedmiotem decyzji za zgodą członków kolegium. Kolegium może również zadecydować o zastosowaniu procedur pisemnych lub procedur konsultacji przygotowawczych zgodnie z art. 7 i 8 niniejszego regulaminu wewnętrznego.
9.
Przewodniczący informuje kolegium o wszelkich sprawach będących przedmiotem zainteresowania kolegium zgodnie z art. 11 ust. 2 lit. b) rozporządzenia o Eurojuście. Informacje mogą być przekazywane członkom kolegium przez sekretariat zarządzający na piśmie. Na wniosek członka kolegium do porządku obrad kolegium włącza się punkt informacyjny do celów jego omówienia przez kolegium.
10.
Członkowie kolegium mogą kierować do dyrektora administracyjnego pytania ogólne odnoszące się do jego obowiązków. Dyrektor administracyjny udziela odpowiedzi podczas pierwszego możliwego posiedzenia kolegium po otrzymaniu pytania (pytań).
Artykuł 6
1.
Kworum wymaga obecności dwóch trzecich członków kolegium. W przypadku nieobecności przedstawiciela krajowego, do celów sprawdzenia istnienia kworum bierze się pod uwagę obecność jego zastępcy lub asystenta mającego status, o którym mowa w art. 7 ust. 4 rozporządzenia o Eurojuście.
2.
Jeżeli osiągnięcie wymaganego kworum nie jest możliwe, przewodniczący kontynuuje posiedzenie bez odnotowywania jakiejkolwiek formalnej decyzji. Odnośne punkty porządku obrad mogą zostać omówione na kolejnym posiedzeniu kolegium lub za pomocą procedury pisemnej zgodnie z art. 7 niniejszego regulaminu wewnętrznego.
3.
Przedstawiciel krajowy, który nie może wziąć udziału w posiedzeniu kolegium i nie jest reprezentowany przez zastępcę lub asystenta mającego status, o którym mowa w art. 7 ust. 4 rozporządzenia o Eurojuście, może udzielić innemu przedstawicielowi krajowemu pełnomocnictwa do głosowania w jego imieniu. Przedstawiciel krajowy może otrzymać najwyżej jedno pełnomocnictwo.
4.
Przedstawiciel krajowy głosujący przez pełnomocnika powiadamia sekretariat zarządzający na piśmie o tożsamości tego pełnomocnika, punktach porządku obrad, których dotyczy pełnomocnictwo, oraz wszelkich ewentualnych ograniczeniach dotyczących pełnomocnictwa do głosowania. Pełnomocnictwo do głosowania jest ważne tylko podczas posiedzenia, na które zostało udzielone.
5.
Kolegium może podjąć decyzję w danej sprawie, jeżeli przewodniczący uzna, że kwestia ta została omówiona w wystarczającym stopniu.
6.
Zgodnie z art. 14 ust. 1 rozporządzenia o Eurojuście, o ile nie wskazano inaczej oraz jeżeli osiągnięcie konsensusu nie jest możliwe, kolegium podejmuje decyzje większością głosów swoich członków.
7.
Konsensus uznaje się za osiągnięty, jeżeli żaden członek kolegium nie wyrazi sprzeciwu w wyraźny sposób. Kolegium może przystąpić do głosowania dopiero wtedy, gdy przewodniczący odnotuje brak konsensusu. Istnienie większości głosów wśród członków kolegium ustala się, biorąc za podstawę skład kolegium określony w art. 10 ust. 1 rozporządzenia w sprawie Eurojustu.
8.
Zgodnie z art. 14 ust. 2 rozporządzenia o Eurojuście każdemu członkowi kolegium przysługuje jeden głos. W przypadku nieobecności członka uprawnionego do głosowania jego zastępca jest uprawniony do wykonywania prawa głosu na warunkach określonych w art. 7 ust. 7 rozporządzenia o Eurojuście. W przypadku nieobecności zastępcy członka również asystent jest uprawniony do wykonywania prawa głosu na warunkach określonych w art. 7 ust. 7 rozporządzenia o Eurojuście.
9.
O ile niniejszy regulamin nie stanowi inaczej, głosowanie odbywa się przez podniesienie ręki lub głosowanie imienne, jeżeli głosowanie przez podniesienie ręki zostanie zakwestionowane. Na wniosek przewodniczącego lub jednej trzeciej członków kolegium może ono podjąć decyzję o głosowaniu tajnym. Przewodniczący odnotowuje, w jaki sposób rozkładają się oddane głosy. Wyrażona opinia mniejszości zostaje odnotowana w protokole posiedzenia, jeśli wniesie o to odnośny członek kolegium.
Artykuł 7
1.
W pilnych przypadkach, jeżeli decyzja nie może zostać odroczona i musi zostać podjęta, zanim zostanie zwołane posiedzenie kolegium, przewodniczący może zdecydować o przeprowadzeniu procedury pisemnej. Procedury pisemne mogą być również stosowane w odniesieniu do spraw już omówionych przez kolegium zgodnie z art. 5 ust. 8 i art. 6 ust. 2 niniejszego regulaminu wewnętrznego.
2.
Przewodniczący zapewnia członkom kolegium co najmniej trzy dni robocze na odpowiedź od dnia, w którym został im elektronicznie przesłany projekt decyzji. W wyjątkowych przypadkach przewodniczący może podjąć decyzję o skróceniu tego terminu.
3.
Propozycja decyzji, która ma zostać podjęta w drodze procedury pisemnej, nie może być zmieniana i jest zatwierdzana lub odrzucana w całości. Jeżeli w ustalonym terminie dany członek kolegium nie udzielił odpowiedzi, uznaje się, że członek ten wstrzymał się od głosu.
4.
Decyzja zostaje przyjęta, jeżeli co najmniej dwie trzecie członków kolegium udzieliło odpowiedzi na piśmie i uzyskano wymaganą większość głosów.
5.
Jeżeli nie udało się osiągnąć wymaganego kworum lub wymaganej większości głosów, przewodniczący może ponownie zainicjować procedurę pisemną lub przedstawić daną sprawę podczas kolejnego posiedzenia kolegium.
6.
Zakończenie procedury pisemnej stwierdza przewodniczący. Członkowie kolegium otrzymują odpowiednie powiadomienie.
Artykuł 8
Procedura konsultacji przygotowawczych
1.
Przewodniczący, jeśli uzna to za stosowne w ramach przygotowań do dyskusji na forum kolegium, może wszcząć procedurę konsultacji przygotowawczych za pomocą środków elektronicznych. Członkom kolegium przekazuje się niezbędne informacje.
2.
Procedury konsultacji przygotowawczych trwają siedem dni roboczych, chyba że przewodniczący postanowi inaczej ze względu na pilny charakter sprawy. Po upływie tego okresu autor propozycji przedstawionej do omówienia przez kolegium wydaje zmieniony dokument, w którym uwzględnia uwagi zgłoszone przez członków kolegium.