KOMISJA ADMINISTRACYJNA DS. KOORDYNACJI SYSTEMÓW ZABEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

DECYZJA nr E7

z dnia 27 czerwca 2019 r.

w sprawie praktycznych ustaleń dotyczących współpracy i wymiany danych do czasu pełnego wdrożenia w państwach członkowskich systemu elektronicznej wymiany informacji dotyczących zabezpieczenia społecznego (EESSI)

(Tekst mający znaczenie dla EOG oraz dla Umowy między WE a Szwajcarią)

(2020/C 73/04)

KOMISJA ADMINISTRACYJNA DS. KOORDYNACJI SYSTEMÓW ZABEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO,

uwzględniając art. 72 lit. a) rozporządzenia (WE) nr 883/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (1), zgodnie z którym Komisja Administracyjna odpowiada za rozpatrywanie wszelkich spraw administracyjnych lub dotyczących wykładni, wynikających z przepisów rozporządzenia (WE) nr 883/2004 i rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (2),

uwzględniając art. 72 lit. d) rozporządzenia (WE) nr 883/2004, zgodnie z którym Komisja Administracyjna powinna zachęcać, na ile to możliwe, do wykorzystywania nowych technologii,

uwzględniając art. 76 ust. 3 i 4 rozporządzenia (WE) nr 883/2004, na mocy którego instytucje mają obowiązek współpracy i wzajemnej komunikacji do celów rozporządzeń,

uwzględniając art. 4 rozporządzenia (WE) nr 987/2009, w myśl którego przekazywanie danych między instytucjami lub instytucjami łącznikowymi odbywa się drogą elektroniczną, a Komisja Administracyjna określa szczegółowe ustalenia dotyczące wymiany dokumentów oraz standardowych dokumentów elektronicznych,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1)

decyzją nr E4 z dnia 13 marca 2014 r. przedłużono okresy przejściowe, o których mowa w art. 95 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 987/2009, w odniesieniu do pełnej wymiany danych drogą elektroniczną przez państwa członkowskie o dwa lata od daty, w której centralny system EESSI zostanie opracowany, przetestowany i dostarczony do produkcji oraz będzie gotowy do rozpoczęcia integracji z systemem centralnym przez państwa członkowskie;

(2)	decyzją E5 z dnia 16 marca 2017 r. określono praktyczne ustalenia dotyczące okresu przejściowego dla wymiany danych drogą elektroniczną, o której mowa w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 987/2009.

(3)	na 351. posiedzeniu w dniach 27–28 czerwca 2017 r. Komisja Administracyjna potwierdziła, że centralny system EESSI jest gotowy do rozpoczęcia wymiany informacji w ramach EESSI, a dwuletni okres określony w decyzji E4 rozpoczął się w dniu 3 lipca 2017 r.:

(4)	na 358. posiedzeniu w dniach 27–28 marca 2019 r. Komisja Administracyjna uzgodniła, że zgodnie z art. 95 rozporządzenia (WE) nr 987/2009 oraz decyzją E4 z dnia 13 marca 2014 r. okres przejściowy EESSI kończy się z dniem 2 lipca 2019 r.:

(5)	uwzględniając potrzebę zapewnienia i zachowania praw obywateli zgodnie z zasadami koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego;

(6)

uwzględniając złożoność i status projektu EESSI w momencie przyjęcia niniejszej decyzji, potrzebę zapewnienia jego uporządkowanego i skutecznego wprowadzenia do produkcji, a także wspólne zobowiązanie Komisji Europejskiej i państw członkowskich do dalszej poprawy stabilności i bezpieczeństwa projektu EESSI;

(7)

uwzględniając wymaganą intensywną działalność krajową państw członkowskich oraz opóźnienia, jakie wystąpiły w projekcie EESSI, a także fakt, że nie wszystkie instytucje będą w pełni gotowe do wymiany wszystkich wiadomości w systemie EESSI w dniu 3 lipca 2019 r., należy określić – na podstawie zasady dobrej współpracy między instytucjami – tymczasowe ustalenia praktyczne dotyczące wymiany danych do czasu pełnego wdrożenia EESSI we wszystkich państwach członkowskich oraz w systemie centralnym EESSI;

(8)	zważywszy, że w przypadku awarii systemu centralnego EESSI konieczne jest zapewnienie rozwiązania awaryjnego;

(9)	zważywszy, że konieczne jest, aby niniejsza decyzja była stosowana od dnia 3 lipca 2019 r. w celu zapewnienia pewności prawnej dla instytucji oraz ochrony praw osób objętych wymienionymi rozporządzeniami,

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

Od dnia 3 lipca 2019 r. przekazywanie danych między instytucjami odbywa się za pomocą środków elektronicznych w ramach systemu EESSI i w oparciu o elektroniczną wersję standardowych dokumentów elektronicznych (SED) w odpowiednich biznesowych przypadkach użycia. Pozostaje to bez uszczerbku dla wymiany danych w formie papierowej przewidzianej w rozporządzeniach w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, takich jak dowody uzupełniające.

Niezależnie od pkt 1, aby umożliwić ciągłość działania i ochronę praw osób objętych rozporządzeniami, państwa członkowskie, które nie są gotowe do elektronicznej wymiany w odniesieniu do danego biznesowego przypadku użycia, mogą nadal, w razie potrzeby, wymieniać dane dotyczące tego przypadku za pośrednictwem wszelkich dokumentów, nawet jeżeli są one oparte na przestarzałym formacie, treści lub strukturze, do momentu, aż liczba państw członkowskich, które są gotowe do stosowania EESSI w odniesieniu do tego konkretnego biznesowego przypadku użycia, osiągnie próg 80 %.

Jeżeli stosuje się format inny niż standardowy dokument elektroniczny (SED), który nie zawiera wszystkich obowiązkowych informacji zawartych w SED, państwo członkowskie, które wymaga takich informacji, zwraca się o nie do państwa członkowskiego, które wydało przestarzały format dokumentu. W przypadku wątpliwości dotyczących praw zainteresowanego obywatela instytucja przyjmująca kontaktuje się z instytucją, która wydała dokument, w duchu dobrej współpracy.

Nie później niż sześć miesięcy po osiągnięciu progu przewidzianego w pkt 2 państwa członkowskie wykorzystują EESSI wyłącznie w swoich wymianach z innymi państwami członkowskimi i nie będą już mogły prowadzić wymian poza systemem EESSI. Państwa członkowskie, które nie są gotowe do stosowania EESSI do niektórych biznesowych przypadków użycia, podejmują niezbędne kroki na poziomie krajowym, aby móc przesyłać i otrzymywać wszystkie dane dotyczące tych biznesowych przypadków użycia do i z innych państw członkowskich za pośrednictwem systemu EESSI.

Niezależnie od pkt 1, dwa państwa członkowskie lub większa ich liczba mogą uzgodnić, że niezbędna wymiana informacji na potrzeby przetwarzania dużej liczby komunikatów, takich jak roszczenia o zwrot kosztów opieki zdrowotnej, dane dotyczące wypadków przy pracy i chorób zawodowych lub świadczeń dla bezrobotnych, może być kontynuowana w dowolnym formacie innym niż EESSI (np. w formacie projektów Build), dopóki dane państwa członkowskie nie będą gotowe do stosowania EESSI.

Państwa członkowskie, które nie są gotowe do pełnego wypełnienia zobowiązań określonych w pkt 1, przedkładają Komisji Administracyjnej do października 2019 r. swoje zobowiązania dotyczące gotowości krajowych planów wdrożenia i głównych etapów do stosowania EESSI w odniesieniu do wszystkich biznesowych przypadków użycia bez dalszej zwłoki; następnie przedkładają Komisji Administracyjnej sprawozdanie o bieżącym statusie z częstotliwością kwartalną, do czasu, gdy staną się one gotowe do stosowania EESSI w odniesieniu do wszystkich biznesowych przypadków użycia.

Gotowość do stosowania EESSI w odniesieniu do konkretnego biznesowego przypadku użycia oznacza, że dane państwo członkowskie może zarówno wysyłać, jak i otrzymywać wszystkie wiadomości dotyczące tego przypadku lub, w stosownych przypadkach, podprocesu tego przypadku, do lub z innych państw członkowskich. Jeśli biznesowe przypadki użycia nie są objęte przepisami danego państwa członkowskiego, gotowość do stosowania EESSI może odnosić się jedynie do odbioru komunikatów odnoszących się do danego przypadku użycia.

Z chwilą gdy dwa państwa członkowskie będą gotowe do stosowania EESSI w odniesieniu do danego biznesowego przypadku użycia, wymiana informacji między nimi odbywa się w ramach systemu EESSI w odniesieniu do każdej wymiany informacji, mającej zastosowanie w tym przypadku użycia. Pozostaje to bez uszczerbku dla wyjątkowych i obiektywnie uzasadnionych sytuacji, takich jak zapewnienie ciągłości działania w przypadku awarii systemu technicznego, lub jakichkolwiek porozumień dwustronnych, które mogą na przykład dotyczyć wspólnych badań, projektów pilotażowych, szkoleń lub podobnych przypadków.

W sytuacji wielostronnego biznesowego przypadku użycia, a mianowicie przypadku, w którym uczestniczą więcej niż dwa państwa członkowskie, wymiana informacji w ramach EESSI rozpoczyna się dopiero po stwierdzeniu, że - państwa członkowskie uczestniczące w tej wymianie zadeklarowały swoją gotowość do stosowania EESSI w odniesieniu do tego konkretnego biznesowego przypadku użycia. Pozostaje to bez uszczerbku dla zobowiązań państw członkowskich określonych w pkt 4. Zasady, o których mowa w pkt 7, mają również zastosowanie w przypadkach, w których w danym biznesowym przypadku użycia uczestniczą więcej niż dwa państwa członkowskie.

10.	Państwa członkowskie informują Komisję Administracyjną przynajmniej 30 dni przed osiągnięciem gotowości do stosowania EESSI w odniesieniu do konkretnego biznesowego przypadku użycia.

11.	Informacje o tym, które biznesowe przypadki użycia w których państwach członkowskich mają status gotowości do stosowania EESSI są udostępniane instytucjom krajowym regularnie (co najmniej raz na miesiąc) i muszą zostać odnotowane w repozytorium instytucji EESSI.

12.

Komisja Administracyjna monitoruje postępy państw członkowskich na swoich kwartalnych posiedzeniach, dopóki wszystkie państwa członkowskie nie będą gotowe do stosowania EESSI w odniesieniu do wszystkich biznesowych przypadków użycia. Przegląd statusu i działań, które należy podjąć w tych ramach, odbywa się co najmniej raz na sześć miesięcy, a wnioski należy podawać do wiadomości publicznej.

13.

Wymiany informacji, które rozpoczęły się poza EESSI przed terminem określonym w pkt 1 lub zgodnie z pkt 2 niniejszej decyzji, mogą zostać sfinalizowane poza EESSI. Alternatywne rozwiązania mogą być uzgadniane dwustronnie między państwami członkowskimi lub przez Komisję Administracyjną, jeżeli zajdzie taka potrzeba.

14.	W ciągu sześciu miesięcy po publikacji, Komisja Administracyjna ocenia funkcjonowanie niniejszej decyzji, a także ewentualne potrzeby wprowadzenia zmian.

15.	Niniejsza decyzja jest publikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Niniejszą decyzję stosuje się od dnia 3 lipca 2019 r.

Adriana STOINEA

Przewodnicząca Komisji Administracyjnej

(1) Dz.U. L 166 z 30.4.2004, s. 1.

(2) Dz.U. L 284 z 30.10.2009, s. 1.