PRZEPISY DOTYCZĄCE PUBLICZNEGO DOSTĘPU DO DOKUMENTÓW PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

Decyzja Prezydium z dnia 28 listopada 2001 r. (1)  (2)  (3)  (4)

2011/C 216/07

PREZYDIUM,

uwzględniając art. 15 ust. 3 TFUE,

uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. dotyczące publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji, w szczególności art. 11, 12 i 18,

uwzględniając art. 23 ust. 2 i 12, art. 103 ust. 1 oraz art. 104 Regulaminu,

mając na uwadze, że ogólne zasady dostępu do dokumentów zostały ustalone zgodnie z art. 15 ust. 3 TFUE w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1049/2001 z dnia 30 maja 2001 r.,

mając na uwadze, że zgodnie z dawnym art. 255 ust. 3 traktatu WE i art. 18 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, Parlament Europejski, decyzją z dnia 13 listopada 2001 r., przystąpił do wprowadzenia zmian w swoim Regulaminie,

mając na uwadze, że art. 104 ust. 2, 3 i 4 Regulaminu Parlamentu zleca Prezydium ustalenie przepisów mających na celu sporządzenie rejestru dokumentów oraz zasad ich udostępniania, oraz wyznaczenie organów odpowiedzialnych za postępowanie z wnioskami o dostęp,

mając na uwadze, że system opłat za dostarczanie dokumentów powinien zostać dostosowany do przepisów art. 10 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 w celu uściślenia dodatkowych opłat ponoszonych przez wnioskodawcę w przypadku dostarczania mu obszernych dokumentów,

mając na uwadze, że słuszne jest określenie w jednej decyzji środków dotyczących funkcjonowania rejestru dokumentów Parlamentu Europejskiego, w celu większej jawności wobec obywateli,

mając na uwadze, że rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 nie pozwala uwzględnić kategorii wnioskodawcy i że decyzje przyjęte w świetle tego rozporządzenia pociągają za sobą skutek erga omnes; posłowie i personel instytucji posiadają jednak specjalne prawo dostępu ustanowione przez Regulamin Parlamentu, rozporządzenie finansowe, rozporządzenie (WE) nr 45/2001 i regulamin pracowniczy, z którego mogą oni korzystać, zamiast powoływać się na rozporządzenie (WE) nr 1049/2001,

mając na uwadze, że rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 i niniejsza decyzja nie regulują także dostępu do dokumentów i ich przekazywania pomiędzy instytucjami, które podlegają porozumieniom międzyinstytucjonalnym,

mając na uwadze, że rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 dotyczy dostępu do dokumentów istniejących i że wnioski o udzielenie informacji powinny być rozpatrywane w oparciu o inne przepisy,

mając na uwadze, że Prezydium decyzją z dnia 8 marca 2010 r. przyjęło nowy wykaz kategorii bezpośrednio dostępnych dokumentów Parlamentu Europejskiego,

mając na uwadze, że należy wprowadzić zmiany techniczne w świetle doświadczeń uzyskanych w ostatnich latach w obrębie instytucji oraz rozwoju strony internetowej Parlamentu,

PRZYMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

TYTUŁ I

ELEKTRONICZNY REJESTR NUMERÓW REFERENCYJNYCH (RER)

Artykuł 1

Sporządzenie

1.   Elektroniczny rejestr numerów referencyjnych (RER) zostaje sporządzony dla dokumentów Parlamentu Europejskiego.

2.   Sporządzony w ten sposób rejestr numerów referencyjnych zawiera numery referencyjne dokumentów sporządzonych lub otrzymanych (z zastrzeżeniem ustępu następnego) przez Parlament począwszy od daty wejścia w życie rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 (5).

3.   Zgodnie z art. 10 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 nie ma konieczności udostępniania w RER dokumentów innych instytucji otrzymanych przez Parlament Europejski, które są już łatwo dostępne w rejestrze elektronicznym danej instytucji. RER podaje link odsyłający do rejestru instytucji będącej autorem dokumentu.

4.   Numery referencyjne stanowią „dowód tożsamości dokumentu”, który zawiera oprócz danych określonych w art. 11 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, jeżeli jest to możliwe, także dane umożliwiające identyfikację instancji wydającej każdy dokument, dostępne wersje językowe, status i kategorię dokumentu oraz miejsce jego przechowywania.

Artykuł 2

Cele

Struktura RER powinna pozwalać na:

Artykuł 3

Funkcjonowanie

Do zadań działu „Przejrzystość – publiczny dostęp do dokumentów i stosunki z grupami interesu” (dalej zwanego właściwymi służbami) należą:

Artykuł 4

Wprowadzenie dokumentów do RER

1.   Numery referencyjne dokumentów są wpisywane do RER zgodnie z wytycznymi przyjętymi przez sekretarza generalnego, zapewniającymi maksymalną możliwość śledzenia dokumentów. Zawartość RER będzie stopniowo zwiększana. Informacja o niej pojawi się na stronie głównej RER na portalu Europarl.

2.   W tym celu, dokumenty Parlamentu Europejskiego określone w art. 104 ust. 2 Regulaminu, są wpisywane do RER na odpowiedzialność organu lub służb będących ich autorem.

3.   Dokumenty sporządzone w ramach procedury legislacyjnej lub działalności parlamentarnej są wpisywane do RER z chwilą ich złożenia lub udostępnienia opinii publicznej.

4.   Pozostałe dokumenty podlegające kompetencjom służb administracyjnych Sekretariatu Generalnego Parlamentu Europejskiego są wpisywane do RER, jeżeli jest to możliwe, zgodnie z wytycznymi sekretarza generalnego.

5.   Odniesienia do dokumentów stron trzecich w rozumieniu art. 3 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 są wpisywane do RER przez dział, który jest adresatem danych dokumentów.

Artykuł 5

Dokumenty dostępne bezpośrednio

1.   Wszelkie dokumenty sporządzane lub otrzymywane przez Parlament Europejski w ramach procedury legislacyjnej powinny być publicznie dostępne w formie elektronicznej, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w art. 4 i 9 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001.

2.   Parlament Europejski udostępnia wszelkie dokumenty legislacyjne w rozumieniu art. 12 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 drogą elektroniczną poprzez RER lub portal internetowy Europarl.

3.   Kategorie dokumentów dostępnych bezpośrednio są wyszczególnione na liście przyjętej przez Prezydium, opublikowanej na portalu Europarl. Lista ta nie ogranicza prawa dostępu do dokumentów, które nie należą do wymienionych kategorii i które mogą być udostępniane na wniosek pisemny.

Artykuł 6

Dokumenty udostępniane na wniosek

1.   Dokumenty sporządzone lub otrzymane przez Parlament Europejski poza procedurą legislacyjną są, jeżeli jest to możliwe, udostępniane obywatelom bezpośrednio poprzez RER, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w art. 4 i 9 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001.

2.   Jeżeli wpis dokumentu do RER nie umożliwia bezpośredniego dostępu do całości tekstu, ponieważ dokument nie jest dostępny w wersji elektronicznej lub podlega wyjątkom przewidzianym w art. 4 i 9 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, wnioskodawca może złożyć wniosek o dostęp do dokumentu na piśmie lub za pomocą formularza elektronicznego dostępnego na stronie internetowej RER na portalu Europarl.

3.   Dokumenty sporządzone lub otrzymane przez Parlament Europejski przed wejściem w życie rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 i tym samym niedostępne w RER, są udostępniane na pisemny lub elektroniczny wniosek, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w art. 4 i 9 ww. rozporządzenia.

4.   Parlament zapewnia użytkownikom pomoc on-line w zakresie warunków składania wniosków o dostęp do dokumentów.

TYTUŁ II

WNIOSEK WSTĘPNY

Artykuł 7

Wnioski objęte niniejszymi przepisami

Niniejsze przepisy mają zastosowanie do wszystkich wniosków o dostęp do dokumentów Parlamentu Europejskiego złożonych za pośrednictwem formularza udostępnionego na stronie RER lub wyraźnie odwołujących się do prawa dostępu do dokumentów zdefiniowanego w rozporządzeniu (WE) nr 1049/2001. Niemniej zakresem obowiązywania niniejszych przepisów nie są objęte wnioski oparte na szczególnym prawie dostępu, ustanowionym w szczególności przez Regulamin Parlamentu, rozporządzenie finansowe, rozporządzenie (WE) nr 45/2001 w sprawie ochrony danych osobowych oraz regulamin pracowniczy.

Artykuł 8

Złożenie wniosku o dostęp do dokumentu

1.   Wniosek o dostęp do dokumentu Parlamentu Europejskiego może zostać przedstawiony na piśmie, faksem lub w formie elektronicznej, w jednym z języków wymienionych w art. 342 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.

2.   Wnioski w formie elektronicznej są wprowadzane, tak dalece, jak to tylko możliwe, za pośrednictwem formularza elektronicznego zamieszczonego na stronie RER i systemu pomocy on-line opracowanego dla ułatwienia złożenia takiego wniosku.

3.   Wniosek powinien być wystarczająco precyzyjny i zawierać w szczególności elementy pozwalające na identyfikację dokumentu/ów, którego/ych dotyczy, oraz nazwisko i adres wnioskodawcy.

4.   Jeżeli dany wniosek nie jest wystarczająco precyzyjny, Parlament Europejski, zgodnie z art. 6 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, prosi wnioskodawcę o dodatkowe objaśnienia i udziela mu w tym celu pomocy.

Artykuł 9

Rozpatrywanie wniosku wstępnego

1.   Każdy wniosek o dostęp do dokumentu przechowywanego przez Parlament Europejski jest przekazywany w dniu jego rejestracji właściwym służbom, które powinny potwierdzić wpłynięcie wniosku, udzielić odpowiedzi i dostarczyć dokument w przewidzianym terminie.

2.   Jeżeli wniosek dotyczy dokumentu sporządzonego przez Parlament Europejski, podlegającego jednemu z wyjątków przewidzianych w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, oraz kiedy należy zidentyfikować lub przywołać dany dokument, właściwe służby zwracają się do jednostki lub organu będącego autorem dokumentu, który w ciągu pięciu dni roboczych zaproponuje dalsze kroki.

Artykuł 10

Zasięgnięcie opinii strony trzeciej

1.   Jeżeli wniosek dotyczy dokumentów pochodzących od stron trzecich, właściwe służby, we współpracy – jeżeli to konieczne – ze służbami będącymi posiadaczami danych dokumentów ustalają, czy ma zastosowanie jeden z wyjątków określonych w art. 4 lub 9 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001.

2.   Jeżeli w wyniku tej oceny zostanie podjęta decyzja o odmowie dostępu do dokumentów ze względu na jeden z wyjątków przewidzianych w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 negatywna odpowiedź jest przesyłana wnioskodawcy bez zasięgania opinii strony trzeciej będącej autorem dokumentu.

3.   Właściwe służby pozytywnie rozpatrują wniosek bez zasięgania opinii strony trzeciej będącej autorem w przypadku gdy:

4.   We wszystkich pozostałych przypadkach, zasięga się opinii stron trzecich, które dysponują terminem pięciu dni roboczych na odpowiedź, czy zastosowanie mają wyjątki określone w art. 4 lub 9 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001.

5.   W przypadku braku odpowiedzi w wyznaczonym terminie lub jeśli nie można odnaleźć strony trzeciej lub nie można jej zidentyfikować, Parlament Europejski podejmuje decyzję zgodnie z zasadami dotyczącymi wyjątków, określonymi w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, biorąc pod uwagę uzasadnione interesy strony trzeciej, na podstawie posiadanych przez Parlament informacji.

Artykuł 11

Termin udzielenia odpowiedzi

1.   W przypadku udzielenia dostępu właściwe służby udostępniają wymagane dokumenty i dostarczają je w terminie piętnastu dni roboczych od zarejestrowania wniosku o dostęp.

2.   Jeżeli Parlament Europejski nie jest w stanie udostępnić wymaganych dokumentów, których dotyczy wniosek, powiadamia wnioskodawcę na piśmie o powodach odmowy, całkowitej lub częściowej, informując go zarazem o prawie do złożenia wniosku potwierdzającego.

3.   W tym przypadku wnioskodawcy przysługuje termin piętnastu dni roboczych od otrzymania odpowiedzi na złożenie wniosku potwierdzającego.

4.   W drodze wyjątku, jeżeli wniosek dotyczy bardzo długiego dokumentu lub ich dużej ilości, termin przewidziany w ust. 1 niniejszego artykułu może zostać przedłużony o piętnaście dni roboczych za pomocą stosownie uzasadnionego zawiadomienia przesłanego uprzednio wnioskodawcy.

5.   Brak odpowiedzi ze strony Parlamentu Europejskiego w wymaganym terminie upoważnia wnioskodawcę do złożenia wniosku potwierdzającego.

Artykuł 12

Upoważniona instancja

1.   Skierowane do Parlamentu Europejskiego wnioski wstępne są rozpatrywane przez sekretarza generalnego pod zwierzchnictwem wiceprzewodniczącego odpowiedzialnego za nadzór nad rozpatrywaniem wniosków o dostęp do dokumentów, zgodnie z art. 104 ust. 4 i 6 Regulaminu.

2.   Pozytywne odpowiedzi na wnioski wstępne są przekazywane wnioskodawcy przez sekretarza generalnego lub właściwe służby pod zwierzchnictwem sekretarza generalnego.

3.   Sekretarz generalny, na wniosek właściwych służb i po konsultacji z autorem dokumentu, wydaje należycie uzasadnioną decyzję odmowną na wniosek wstępny. Wszelka decyzja odmowna jest przekazywana w celach informacyjnych do właściwego wiceprzewodniczącego.

4.   Sekretarz generalny lub właściwe służby mogą w każdej chwili zwrócić się do Wydziału Prawnego i /lub do przedstawiciela ds. ochrony danych w sprawie postępowania z danym wnioskiem o dostęp.

TYTUŁ III

WNIOSEK POTWIERDZAJĄCY

Artykuł 13

Złożenie

1.   Wniosek potwierdzający należy złożyć w terminie piętnastu dni roboczych od otrzymania odpowiedzi o całkowitej lub częściowej odmowie udostępnienia dokumentu, którego dotyczy wniosek, lub też w przypadku braku jakiejkolwiek odpowiedzi na wniosek wstępny po upłynięciu terminu odpowiedzi.

2.   Wniosek potwierdzający musi spełniać wymagania formalne określone w art. 8 niniejszej decyzji w odniesieniu do wniosku wstępnego.

Artykuł 14

Rozpatrzenie i zasięganie opinii

1.   Wnioski potwierdzające są rejestrowane, a ewentualne konsultacje realizowane, zgodnie z zasadami określonymi w art. 9 oraz art. 10 niniejszej decyzji.

2.   Parlament Europejski, w terminie piętnastu dni roboczych od rejestracji wniosku, udziela pozwolenia na udostępnienie dokumentu, lub powiadamia na piśmie albo drogą elektroniczną o powodach całkowitej lub częściowej odmowy.

3.   W drodze wyjątku, jeżeli wniosek dotyczy bardzo długiego dokumentu lub ich dużej ilości, termin przewidziany w ust. 1 niniejszego artykułu może zostać przedłużony o piętnaście dni roboczych za pomocą stosownie uzasadnionego zawiadomienia przesłanego uprzednio do wnioskodawcy.

Artykuł 15

Upoważniona instancja

1.   Prezydium Parlamentu Europejskiego udziela odpowiedzi na wnioski potwierdzające. W imieniu Prezydium i pod jego zwierzchnictwem, decyzje w sprawach wniosków potwierdzających podejmuje wiceprzewodniczący odpowiedzialny za rozpatrywanie wniosków o dostęp do dokumentów.

2.   Wiceprzewodniczący jest zobowiązany do podania swojej decyzji do wiadomości Prezydium na pierwszym posiedzeniu Prezydium po podjęciu decyzji i poinformowaniu wnioskodawcy. Wiceprzewodniczący może, jeżeli uzna to za konieczne, przedłożyć Prezydium projekt decyzji, w szczególności gdyby odpowiedź poruszała kwestie dotyczące zasad polityki jawności Parlamentu Europejskiego. Wiceprzewodniczący jest związany decyzją Prezydium w sprawie odpowiedzi dla wnioskodawcy.

3.   Wiceprzewodniczący i Prezydium podejmują decyzję na podstawie projektu opracowanego przez właściwe służby, upoważnione przez sekretarza generalnego. Służby te mogą skierować wniosek do przedstawiciela ds. ochrony danych, który wydaje swoją opinię w terminie trzech dni roboczych.

4.   Projekt odpowiedzi może zostać poddany ocenie przez Wydział Prawny, który wydaje opinię w terminie trzech dni roboczych.

Artykuł 16

Wnoszenie skarg

1.   Jeżeli Parlament Europejski wyda całkowitą lub częściową odmowę odnośnie do dostępu do danego dokumentu, powiadamia wnioskodawcę o przysługującym mu odwołaniu, czyli wszczęciu postępowania sądowego przeciwko instytucji i/lub wniesieniu skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich, zgodnie z art. 263 i 228 TFUE.

2.   Brak odpowiedzi w wymaganym terminie jest uważany za odpowiedź negatywną i upoważnia wnioskodawcę do wniesienia skargi zgodnie z poprzednim ustępem.

TYTUŁ IV

WPROWADZENIE DO RER I DOSTĘP DO DOKUMENTÓW SENSYTYWNYCH

Artykuł 17

Wprowadzenie dokumentów sensytywnych do RER

1.   Dokumenty sensytywne, w rozumieniu art. 9 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 są wprowadzane do RER, jeżeli instancja będąca autorem dokumentu udzieli zgody. Zadaniem urzędników lub organów Parlamentu Europejskiego otrzymujących dokument sensytywny od strony trzeciej jest ustalenie numerów referencyjnych, które mogą figurować w tym rejestrze. Urzędnicy ci oraz organy zasięgają rady wiceprzewodniczącego odpowiedzialnego za rozpatrywanie wniosków o dostęp do dokumentów, lub sekretarza generalnego, lub też, w odpowiednim przypadku, przewodniczącego danej komisji parlamentarnej.

2.   Wszelki dokument sporządzony przez Parlament Europejski, odnoszący się do dokumentu zaklasyfikowanego jako sensytywny, jest wprowadzony do RER wyłącznie na podstawie upoważnienia wiceprzewodniczącego odpowiedzialnego za rozpatrywanie wniosków o dostęp do dokumentów. Odniesienia przypisane do takiego dokumentu ustala się zgodnie z warunkami wymienionymi w poprzednim ustępie.

Artykuł 18

Rozpatrywanie wniosku o dostęp do dokumentu

Sekretarz generalny przekazuje wniosek o dostęp do dokumentu sensytywnego wiceprzewodniczącemu odpowiedzialnemu za rozpatrywanie wniosków o dostęp do dokumentów, do którego obowiązków należy udzielenie odpowiedzi na wniosek wstępny. Odpowiedź na wniosek potwierdzający należy do Prezydium, które może przekazać to zadanie przewodniczącemu. Właściwy wiceprzewodniczący i Prezydium lub przewodniczący zasięgają rady sekretarza generalnego, lub też, w odpowiednim przypadku, przewodniczącego danej komisji parlamentarnej. Warunki wprowadzenia do rejestru i terminy są takie same jak w przypadku innych wniosków o dostęp.

Artykuł 19

Upoważnione osoby

Następujące osoby są upoważnione do zapoznania się z zawartością dokumentów podczas rozpatrywania wniosków o dostęp do dokumentów sensytywnych: przewodniczący Parlamentu Europejskiego, wiceprzewodniczący odpowiedzialny za nadzór nad rozpatrywaniem wniosków o dostęp do dokumentów, przewodniczący komisji parlamentarnej, której bezpośrednio dotyczy wniosek, sekretarz generalny oraz odpowiednio upoważniony personel właściwych służb, chyba że umowy z innymi instytucjami przewidują szczególne upoważnienia.

Artykuł 20

Ochrona dokumentów sensytywnych

Dokumenty sensytywne podlegają ścisłym zasadom bezpieczeństwa w celu zagwarantowania poufności wewnątrz instytucji. W tym celu niniejsze przepisy uwzględniają uzgodnienia międzyinstytucjonalne.

TYTUŁ V

WYDAWANIE DOKUMENTÓW

Artykuł 21

Koszty odpowiedzi

1.   W uzupełnieniu do art. 10 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, jeśli objętość dokumentów objętych wnioskiem przekracza dwadzieścia stron, wnioskodawca może zostać obciążony opłatą w wysokości 0,10 EUR za stronę plus koszty przesyłki. Opłaty za inne media ustalane są indywidualnie dla każdego przypadku, lecz nie mogą przekraczać rozsądnej kwoty.

2.   Niniejsza decyzja nie dotyczy dokumentów opublikowanych, które nadal podlegają właściwemu im systemowi opłat.

TYTUŁ VI

STOSOWANIE

Artykuł 22

Stosowanie

Niniejszą decyzję stosuje się w poszanowaniu i z zastrzeżeniem postanowień rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 oraz Regulaminu Parlamentu Europejskiego.

Artykuł 23

Rewizja

Niniejsza decyzja zostanie poddana przeglądowi co najmniej za każdym razem, gdy zmianie ulegnie rozporządzenie (WE) nr 1049/2001.

Artykuł 24

Wejście w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie w dniu jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej  (6).

(1)  Dz.U. C 374 z 29.12.2001, s. 1.

(2)  Wersja ujednolicona przez Prezydium w dniu 3 maja 2004 r.

(3)  Zmieniona przez Prezydium w dniu 26 września 2005 r. i opublikowana w Dz.U. C 289 z 22.11.2005, s. 6.

(4)  Zmieniona przez Prezydium w dniu 22 czerwca 2011 r. i opublikowana w Dz.U. C 216 z 22.7.2011, s. 19.

(5)  Od dnia 3 grudnia 2001 r.

(6)  Dnia 29 grudnia 2001 r., dnia 22 listopada 2005 r. oraz dnia 22 lipca 2011 r.