Dokument ten służy wyłącznie do celów dokumentacyjnych i instytucje nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za jego zawartość

ustanawiająca zasady wykonania decyzji nr 574/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającej Fundusz Granic Zewnętrznych na lata 2007–2013 jako część programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu

(Jedynie tekst w języku angielskim, bułgarskim, czeskim, duńskim, estońskim, fińskim, francuskim, greckim, hiszpańskim, litewskim, łotewskim, maltańskim, niderlandzkim, niemieckim, polskim, portugalskim, rumuńskim, słowackim, słoweńskim, szwedzkim, węgierskim oraz włoskim jest autentyczny)

KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,

uwzględniając decyzję nr 574/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 maja 2007 r. ustanawiającą Fundusz Granic Zewnętrznych na lata 2007–2013 jako część programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” ( 1 ), w szczególności jej art. 25, art. 33 ust. 5, art. 35 ust. 6 i art. 37 ust. 4,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1)	Należy określić warunki wykonywania przez państwa członkowskie działań w ramach Funduszu, a w szczególności wskazać, w jakich okolicznościach instytucja odpowiedzialna może bezpośrednio realizować projekty. Należy również określić dodatkowe przepisy odnośnie do instytucji delegowanych.

(2)	Należy określić listę procedur i/lub ustaleń praktycznych, które poszczególne instytucje wyznaczone powinny określić i stosować w celu realizacji Funduszu.

(3)

Należy określić zakres zobowiązań instytucji odpowiedzialnych w odniesieniu do beneficjentów końcowych w fazie prowadzącej do wyboru i zatwierdzenia finansowanych projektów, a także w odniesieniu do aspektów, które powinny zostać uwzględnione w ramach weryfikacji wydatków deklarowanych przez beneficjenta końcowego i/lub partnerów w ramach projektu, w tym administracyjnej weryfikacji wniosków o zwrot kosztów oraz przeprowadzanej na miejscu weryfikacji indywidualnych projektów.

(4)	W celu zapewnienia możliwości właściwej kontroli wydatków w ramach programów rocznych należy ustalić kryteria, które powinny spełniać ścieżki audytu, aby zostały uznane za właściwe.

(5)

Za przeprowadzanie audytów projektów i systemów odpowiada instytucja audytowa. W celu zapewnienia odpowiedniego zakresu, skuteczności oraz zachowania tych samych standardów przeprowadzania audytu we wszystkich państwach członkowskich należy ustalić warunki, które powinny spełniać audyty, w tym podstawę doboru próby.

(6)

Państwa członkowskie obowiązane są przedłożyć Komisji, wraz z programami wieloletnimi, opis swoich systemów zarządzania i kontroli. Ponieważ dokument ten stanowi jeden z głównych instrumentów, na których opiera się Komisja, w kontekście wspólnego zarządzania budżetem Wspólnoty, w celu ustalenia, czy przedmiotowa pomoc finansowa jest przez państwa członkowskie wykorzystywana zgodnie z obowiązującymi regulacjami i zasadami służącymi ochronie interesów finansowych Wspólnoty, należy ustalić szczegółowy zakres informacji, które powinien zawierać taki dokument.

(7)

W celu harmonizacji standardów programowania, kontroli realizacji Funduszu, audytu i poświadczania wydatków należy jasno zdefiniować zawartość programu wieloletniego, programu rocznego, sprawozdania okresowego, sprawozdania końcowego, wniosków o płatności, a także strategii przeprowadzania audytu, rocznego sprawozdania z audytu, deklaracji zasadności i poświadczania wydatków.

(8)	Z uwagi na fakt, iż państwa członkowskie zobowiązane są do zgłaszania i monitorowania nieprawidłowości, a także odzyskiwania kwot nienależnie wypłaconych w związku z finansowaniem ze środków Funduszu, należy określić wymogi, jakie powinny spełniać dane przesyłane do Komisji.

(9)	Jak pokazuje doświadczenie, obywatele Unii Europejskiej nie są w wystarczającym stopniu świadomi roli, jaką odgrywa Wspólnota w programach finansowania. Należy zatem określić szczegółowy zakres działań informacyjnych i promocyjnych w celu wypełnienia tej luki komunikacyjno-informacyjnej.

(10)

W celu zapewnienia wszystkim zainteresowanym szerokiego dostępu do informacji na temat możliwości finansowania, a także dla zapewnienia przejrzystości, należy określić minimalny zakres działań niezbędnych do informowania potencjalnych beneficjentów końcowych o możliwościach finansowania oferowanych wspólnie przez Wspólnotę i państwa członkowskie za pośrednictwem Funduszu. W celu poprawy przejrzystości w kwestii wykorzystania Funduszu należy opublikować listę beneficjentów końcowych, wraz z nazwami projektów i wysokością kwot dotacji przyznanych projektom ze środków publicznych.

(11)

W świetle dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych ( 2 ) oraz rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych ( 3 ), należy zapewnić, iż w związku z działaniami informacyjnymi i promocyjnymi oraz pracami audytorskimi realizowanymi na mocy niniejszej decyzji Komisja i państwa członkowskie będą przeciwdziałać wszelkim przypadkom nieuprawnionego ujawniania lub dostępu do danych osobowych, a także określić cele przetwarzania tych danych przez Komisję i państwa członkowskie.

(12)

Wykorzystanie środków elektronicznych do wymiany informacji i danych finansowych między państwami członkowskimi a Komisją prowadzi do uproszczenia, zwiększenia wydajności i przejrzystości oraz do zmniejszenia nakładów czasowych. W celu pełnego wykorzystania tych atutów, przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa wymiany danych, Komisja może wprowadzić wspólny system informatyczny.

(13)

W celu zapewnienia sprawnej realizacji Funduszu w państwach członkowskich zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami należy wprowadzić szereg wspólnych kryteriów kwalifikowalności wydatków ze środków Funduszu. W celu zmniejszenia obciążeń administracyjnych wobec beneficjentów końcowych i wyznaczonych instytucji w pewnych warunkach należy dopuścić kwalifikowalność zryczałtowanych kosztów pośrednich.

(14)	Należy ustanowić szczegółowe zasady świadczenia pomocy na potrzeby specjalnego programu tranzytowego ustanowionego rozporządzeniem Rady (WE) nr 693/2003 ( 4 ) oraz rozporządzeniem Rady (WE) nr 694/2003 ( 5 ).

(15)

Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu w sprawie stanowiska Danii, dołączonego do Traktatu o Unii Europejskiej oraz do Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Dania nie jest związana przepisami niniejszej decyzji ani nie ma ona do niej zastosowania. Zważywszy, że decyzja nr 574/2007/WE opiera się na dorobku Schengen na mocy postanowień tytułu IV części trzeciej Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Dania, zgodnie z art. 5 wspomnianego protokołu, w terminie sześciu miesięcy od przyjęcia niniejszej decyzji podejmie decyzję, czy dokona jej transpozycji do swego prawa krajowego.

(16)

Niniejsza decyzja stanowi rozwinięcie przepisów dorobku Schengen, w którym Zjednoczone Królestwo nie bierze udziału, zgodnie z decyzją Rady 2000/365/WE z dnia 29 maja 2000 r. dotyczącą wniosku Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej o zastosowanie wobec niego niektórych przepisów dorobku Schengen ( 6 ) oraz późniejszą decyzją Rady 2004/926/WE z dnia 22 grudnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia w życie części dorobku Schengen przez Zjednoczone Królestwo Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej ( 7 ). Zjednoczone Królestwo nie jest zatem związane niniejszą decyzją ani nie ma ona do niego zastosowania.

(17)

Niniejsza decyzja stanowi rozwinięcie przepisów dorobku Schengen, w którym Irlandia nie bierze udziału, zgodnie z decyzją Rady 2002/192/WE z dnia 28 lutego 2002 r. dotyczącą wniosku Irlandii o zastosowanie wobec niej niektórych przepisów dorobku Schengen ( 8 ). Irlandia nie jest zatem związana niniejszą decyzją ani nie ma ona do niej zastosowania.

(18)

W odniesieniu do Islandii i Norwegii niniejsza decyzja stanowi rozwinięcie przepisów dorobku Schengen w rozumieniu umowy zawartej przez Radę Unii Europejskiej i Republikę Islandii oraz Królestwo Norwegii, dotyczącej włączenia tych dwóch państw we wprowadzanie w życie, stosowanie i rozwój dorobku Schengen ( 9 ), wchodzących w zakres dziedzin, o których mowa w art. 1 lit. A i B decyzji Rady 1999/437/WE z dnia 17 maja 1999 r. w sprawie niektórych warunków stosowania układu zawartego przez Radę Unii Europejskiej i Republikę Islandii oraz Królestwo Norwegii dotyczącego włączenia tych dwóch państw we wprowadzanie w życie, stosowanie i rozwój dorobku Schengen ( 10 ).

(19)

W odniesieniu do Szwajcarii decyzja nr 574/2007/WE stanowi rozszerzenie przepisów dorobku Schengen w rozumieniu umowy podpisanej przez Unię Europejską, Wspólnotę Europejską i Konfederację Szwajcarską dotyczącej włączenia Konfederacji Szwajcarskiej we wprowadzanie w życie, stosowanie i rozwój dorobku Schengen, wchodzących w zakres dziedzin, o których mowa art. 4 ust. 1 decyzji Rady 2004/860/WE ( 11 ) dotyczącej podpisania w imieniu Wspólnoty Europejskiej oraz tymczasowego stosowania niektórych postanowień tej umowy.

(20)	Środki określone w niniejszej decyzji są zgodne z opinią Komitetu Zarządzającego ds. Funduszu,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

2. Poniższe przepisy stosuje się bez uszczerbku dla rozporządzenia Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 z dnia 11 listopada 1996 r. w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami finansowymi i innymi nieprawidłowościami ( 12 ).

Państwa członkowskie mogą wyznaczyć tę samą instytucje odpowiedzialną, instytucję audytową lub instytucję certyfikującą dla dwóch lub większej liczby Funduszy spośród wymienionych czterech.

1. Delegacja zadań odbywa się zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, wymagającą skutecznej i wydajnej kontroli wewnętrznej, a także zgodnie z zasadą niedyskryminacji i uwidaczniania finansowania wspólnotowego. Delegacja zadań wykonawczych w żadnym przypadku nie może powodować konfliktu interesów.

2. Zakres zadań delegowanych przez instytucję odpowiedzialną do instytucji delegowanej oraz szczegółowe procedury realizacji zadań delegowanych określone zostają w sposób formalny na piśmie.

3. Kontakty z Komisją, o których mowa w art. 27 ust. 1 lit. a) aktu podstawowego, nie podlegają delegacji. Instytucja delegowana kontaktuje się z Komisją za pośrednictwem instytucji odpowiedzialnej.

4. Jeśli instytucja delegowana nie jest organem administracji publicznej lub podmiotem prawa prywatnego państwa członkowskiego, wypełniającym misję publiczną, instytucja odpowiedzialna nie może delegować do niej kompetencji wykonawczych, jakie dawałyby jej znaczną możliwość dokonywania wyborów o podłożu politycznym.

5. Delegacja zadań do instytucji delegowanej nie wpływa na kompetencje instytucji odpowiedzialnej, która w dalszym ciągu odpowiada za oddelegowane przez siebie zadania.

6. W przypadku delegowania zadań przez instytucję odpowiedzialną do instytucji delegowanej wszelkie przepisy niniejszej decyzji dotyczące instytucji odpowiedzialnej stosuje się odpowiednio do instytucji delegowanej.

Wyznaczone instytucje mogą dokonywać outsourcingu niektórych zadań, przy czym pozostają one odpowiedzialne za zadania objęte outsourcingiem zgodnie z własnym zakresem odpowiedzialności określonym w art. 29, 31 i 32 aktu podstawowego.

Zgodnie z art. 33 ust. 2 aktu podstawowego i uwzględniając zasadę proporcjonalności, państwa członkowskie sporządzają podręcznik określający procedury i praktyczne ustalenia odnośnie do:

1. W ramach realizacji Funduszu instytucja odpowiedzialna może występować jako organ przyznający i/lub organ wdrażający.

2. Instytucja odpowiedzialna występuje jako organ przyznający w przypadkach, gdy z zasady realizuje projekty w oparciu o coroczne otwarte zaproszenia do składania ofert.

2. Instytucja odpowiedzialna ani żadna z instytucji delegowanych nie może odpowiadać na takie zaproszenia do składania ofert.

2. W należycie uzasadnionych przypadkach, w tym w przypadku kontynuacji projektów wieloletnich zgodnie z art. 16 ust. 6 aktu podstawowego, gdzie projekty wybrane zostały po uprzednim zaproszeniu do składania ofert lub w sytuacjach nadzwyczajnych, dotacje mogą być przyznawane bez zaproszenia do składania ofert.

3. Instytucja odpowiedzialna występuje jako organ wdrażający w przypadkach, gdy podejmuje ona decyzję o bezpośredniej realizacji projektu z uwagi na fakt, iż charakter projektu nie pozwala na wybór innego trybu realizacji, w tym ze względu na występowanie monopolu de jure lub ze względów bezpieczeństwa. W takich przypadkach zasady dotyczące beneficjenta końcowego stosuje się odpowiednio wobec instytucji odpowiedzialnej.

1. Powody, które doprowadziły do wystąpienia instytucji odpowiedzialnej w roli organu wdrażającego, należy zidentyfikować i podać Komisji w ramach właściwego programu rocznego.

2. Podczas realizacji projektów instytucja odpowiedzialna przestrzega zasady opłacalności i przeciwdziała konfliktom interesów.

3. Instytucja odpowiedzialna może realizować projekty odpowiadające kryteriom przedstawionym w art. 7 ust. 3 bezpośrednio i/lub wspólnie z dowolną instytucją krajową, posiadającą odpowiednią wiedzę techniczną, wysoki stopień specjalizacji lub uprawnienia administracyjne. Główne instytucje krajowe zaangażowane w realizację zostają również określone we właściwym programie rocznym.

4. Decyzja administracyjna w sprawie współfinansowania projektu ze środków Funduszu zawiera informacje konieczne do monitorowania współfinansowanych produktów i usług oraz do kontroli ponoszonych wydatków. Wszelkie postanowienia wymagane w przypadku umowy o przyznanie dotacji zgodnie z art. 10 ust. 2 zostają określone w równoważnej formie instrumentu prawnego.

5. Sprawozdanie końcowe z realizacji programu rocznego zawiera informacje na temat procedur i praktyk zastosowanych w celu zapewnienia właściwego podziału funkcji, skutecznej kontroli i zadowalającej ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich, a także objaśnienia na temat sposobu zapobiegania konfliktom interesów.

6. W przypadku gdy instytucja odpowiedzialna ma regularnie występować w roli organu wdrażającego dla projektów współfinansowanych ze środków Funduszu:

7. W przypadku gdy instytucja delegowana ma występować w roli organu wdrażającego dla projektów współfinansowanych ze środków Funduszu, taka instytucja delegowana nie może być wyłącznym beneficjentem końcowym wyasygnowanych środków, którymi na mocy delegacji ma zarządzać.

Procedura wyboru i przyznawania w przypadku, gdy instytucja odpowiedzialna występuje w roli organu przyznającego

1. Zaproszenia do składania ofert, o których mowa w art. 7 ust. 2, są ogłaszane w sposób zapewniający maksymalną promocję wśród potencjalnych beneficjentów. ►M3 Wszelkie znaczące zmiany w treści zaproszeń do składania projektów są publikowane na tych samych warunkach. ◄

2. Na potrzeby wyboru projektów i przyznawania dotacji instytucja odpowiedzialna zapewnia powiadamianie potencjalnych beneficjentów o następujących szczególnych warunkach dotyczących projektów przewidzianych do realizacji:

2. Przed podjęciem decyzji w sprawie przyznania dotacji instytucja odpowiedzialna upewnia się, że beneficjent końcowy i/lub partnerzy w ramach projektu są w stanie spełnić powyższe warunki.

3. Instytucja odpowiedzialna dba, aby dotacje przyznawane były projektom, które poddane zostały analizie pod względem formalnym, technicznym i budżetowym oraz ocenie jakościowej, z zastosowaniem kryteriów określonych w zaproszeniu do składania ofert. Przyczyny odrzucenia pozostałych projektów należy ewidencjonować.

4. Państwa członkowskie określają, kto jest uprawniony do przyznawania dotacji projektom, oraz we wszystkich przypadkach przeciwdziałają konfliktom interesów, szczególnie w przypadku, gdy wnioskodawcami są organy krajowe.

5. W treści decyzji w sprawie przyznania dotacji podana zostaje co najmniej nazwa beneficjenta końcowego i/lub partnerów w ramach projektu, istotne szczegóły projektu oraz jego cele operacyjne, maksymalna wysokość kwoty finansowania ze środków Funduszu oraz maksymalny udział we współfinansowaniu łącznego kwalifikowalnego kosztu.

6. Każdy z wnioskodawców otrzymuje pisemne powiadomienie o wynikach procedury wyboru wraz z uzasadnieniem decyzji podjętych w ramach wyboru. O ile przewiduje to prawodawstwo krajowe, w powiadomieniu wskazana zostaje właściwa procedura rewizyjna.

Umowy o dotację zawierane z beneficjentami końcowymi w przypadku, gdy instytucja odpowiedzialna występuje w roli organu przyznającego

1. Instytucja odpowiedzialna określa szczegółowe procedury zarządzania projektami, obejmujące m.in.:

3. W odnośnym przypadku beneficjenci końcowi zapewniają objęcie wszelkich partnerów w ramach projektu tymi samymi zobowiązaniami, które spoczywają na nich samych. Partnerzy przyjmują własną odpowiedzialność poprzez osobę beneficjenta końcowego, który ponosi ostateczną odpowiedzialność za dotrzymanie warunków umowy przez siebie samego oraz wszystkich parterów w ramach projektu.

3. Beneficjenci końcowi obowiązani są przechowywać poświadczone kopie dokumentacji księgowej uzasadniającej przychody i wydatki partnerów w związku z danym projektem.

4. W treści umów o dotację wyraźnie określone zostaną uprawnienia Komisji i Trybunału Obrachunkowego do przeprowadzania kontroli wszystkich beneficjentów, partnerów w ramach projektu i podwykonawców, w oparciu o dokumenty i w ich pomieszczeniach.

Przy udzielaniu zamówień na realizację projektów organy państwowe, regionalne lub lokalne, podmioty prawa publicznego, stowarzyszenia utworzone przez jeden lub wiele takich organów lub podmiotów prawa publicznego działają zgodnie z właściwymi zasadami i przepisami unijnymi i krajowymi dotyczącymi zamówień publicznych.

Organy inne niż te, o których mowa w ustępie pierwszym, udzielają zamówień na realizację projektów w oparciu o odpowiednie działania publikacyjne mające zagwarantować zgodność z zasadą przejrzystości, niedyskryminacji i równego traktowania. Zamówienia o wartości poniżej 100 000 EUR mogą być udzielane, pod warunkiem że dany organ wymaga co najmniej trzech ofert. Bez uszczerbku dla obowiązujących zasad krajowych, zamówienia o wartości poniżej 5 000 EUR nie podlegają żadnym obowiązkom proceduralnym.

Na potrzeby kalkulacji kwoty ostatniej płatności na rzecz beneficjenta końcowego przyjmuje się, iż łączna wysokość wkładu Wspólnoty dla każdego projektu równa jest najniższej z trzech następujących kwot:

1. Pomoc techniczna z inicjatywy Komisji, o której mowa w art. 17 aktu podstawowego, może być do 100 % finansowana ze środków Funduszu.

2. Pomoc techniczna z inicjatywy państw członkowskich, o której mowa w art. 18 aktu podstawowego, może być do 100 % finansowana ze środków Funduszu.

3. Pomoc techniczna z inicjatywy Komisji lub państw członkowskich może przybierać formę udzielanego zamówienia, wynagrodzeń dla rzeczoznawców i/lub wszelkich wydatków administracyjnych podlegających zasadom kwalifikowalności określonym w części III rozdział 1.

1. W przypadku gdy jedna lub większa liczba wyznaczonych instytucji jest wspólna dla dwóch lub większej liczby Funduszy spośród czterech wymienionych, kwoty wyasygnowane z tytułu wydatków na pomoc techniczną dla każdego zaangażowanego programu rocznego mogą ulec częściowemu lub całkowitemu scaleniu.

2. Wydatki na pomoc techniczną są dzielone między właściwe Fundusze, w optymalnym wariancie w oparciu o proste oraz reprezentatywne wzory podziału. Zastosowanie takich wzorów nie może prowadzić do zwiększenia maksymalnej kwoty wydatków na pomoc techniczną dla każdego zaangażowanego programu rocznego.

1. Weryfikacje przeprowadzane przez instytucję odpowiedzialną lub w ramach jej zakresu odpowiedzialności zgodnie z art. 29 ust. 1 lit. g) aktu podstawowego obejmują, zależnie od potrzeby, administracyjne, finansowe, techniczne i fizyczne aspekty projektów.

1. Weryfikacje mają za zadanie zapewnić zgodność deklarowanych wydatków ze stanem faktycznym oraz potrzebami projektu, zgodność zrealizowanych już projektów z umowami o dotację, zgodność wkładu Wspólnoty z odnośnymi zasadami, szczególnie w zakresie struktury finansowania określonej w art. 16 aktu podstawowego, a także poprawność wniosków o zwrot kosztów składanych przez beneficjenta końcowego oraz zgodność projektów i wydatków z zasadami wspólnotowymi i krajowymi, jak również uniknięcie podwójnego finansowania wydatków w ramach innych programów wspólnotowych i krajowych oraz innych okresów programowania.

1. Weryfikacje określone w lit. a) i b) nie są wymagane w przypadku, gdy beneficjent końcowy zobowiązany zostaje do przedłożenia zaświadczenia o przeprowadzeniu audytu przez niezależnego audytora, obejmującego wszystkie aspekty opisane w lit. a) i b).

2. Wszystkie weryfikacje są protokołowane, ze wskazaniem na przeprowadzone czynności, datę, wyniki oraz działania podjęte wobec stwierdzonych błędów. Instytucja odpowiedzialna odpowiada za przechowywanie i zapewnienie Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu dostępu do wszelkiej dokumentacji uzupełniającej na temat przeprowadzonych weryfikacji przez okres pięciu lat od zakończenia projektu. Bieg tego okresu zostaje wstrzymany w przypadku postępowania sądowego lub na należycie uzasadnione żądanie Komisji.

3. W przypadku gdy instytucja odpowiedzialna występuje w roli organu wdrażającego w ramach programu rocznego, zgodnie z definicją w art. 7 ust. 3, weryfikacje, o których mowa w ust. 1, przeprowadzane są zgodnie z zasadą właściwego podziału funkcji.

1. Na potrzeby art. 29 ust. 1 lit. k) aktu podstawowego, ścieżka audytu uznana zostaje za właściwą, o ile spełnia następujące kryteria:

2. Instytucja odpowiedzialna odpowiada za zapewnienie ewidencji miejsc przechowywania wszelkich dokumentów dotyczących określonych płatności ze środków Funduszu.

1. Audyty, o których mowa w art. 32 ust. 1 lit a) i b) aktu podstawowego, przeprowadzane są w oparciu o systemy zarządzania i kontroli stworzone przez państwa członkowskie oraz próbę projektów dobraną przy użyciu metody zatwierdzonej przez instytucję audytową.

1. Próba obejmuje również, przynajmniej w stosunku proporcjonalnym, projekty realizowane przez instytucję odpowiedzialną występującą w roli organu wdrażającego.

2. Audyt systemów zarządzania i kontroli obejmie przynajmniej raz przed rokiem 2013 każdy z następujących procesów: programowanie, delegację zadań, wybór i przyznawanie, monitoring projektów, płatności, poświadczanie wydatków, sprawozdawczość dla Komisji, wykrywanie i postępowanie w przypadku potencjalnych nieprawidłowości oraz ocenę programów.

3. Audyty projektów przeprowadzane są na miejscu, w oparciu o dokumentację i księgowość prowadzoną przez beneficjenta końcowego i/lub partnerów w ramach projektu. Celem audytów jest ustalenie, czy:

4. Na poczet kwoty wydatków audytowanej zgodnie z art. 32 ust. 1 lit. b) aktu podstawowego mogą być zaliczane wyłącznie wydatki w zakresie audytu, przeprowadzanego w trybie określonym w ust. 3. W przypadku gdy audyt przeprowadzany jest przed zakończeniem projektu, na potrzeby kalkulacji wskaźnika pokrycia uwzględnione zostają wyłącznie faktycznie zaudytowane wydatki.

5. W przypadku gdy wykryte problemy wydają się mieć charakter systemowy, co może pociągać za sobą ryzyko dla innych projektów, instytucja audytowa zapewnia przeprowadzenie dalszych czynności kontrolnych, w tym, w razie potrzeby, dodatkowych audytów w celu ustalenia skali takich problemów. Konieczne środki zapobiegawcze i naprawcze podjęte zostają przez właściwe instytucje.

6. Instytucja audytowa sporządza wnioski w oparciu o wyniki audytu w związku z wydatkami zadeklarowanymi wobec Komisji oraz przekazuje takie wnioski Komisji w ramach rocznego sprawozdania z audytu. W przypadku programów rocznych, dla których wskaźnik błędu przekracza poziom istotności 2 % wkładu Wspólnoty, instytucja audytowa przeprowadza analizę znaczenia takiego błędu i podejmuje konieczne środki, włącznie ze sporządzeniem odpowiednich zaleceń, które podawane zostają przynajmniej w rocznym sprawozdaniu z audytu.

1. W przypadku gdy instytucja audytowa wydaje w związku z funkcjonowaniem systemu zarządzania i kontroli opinię z zastrzeżeniami lub opinię negatywną, instytucja certyfikująca obowiązana jest ustalić, czy informacja taka została przesłana Komisji. Instytucja ta zapewnia także wdrożenie właściwego planu działania przez instytucję odpowiedzialną w celu przywrócenia skutecznie działających systemów zarządzania i kontroli oraz oceny wpływu wad systemu na deklarację wydatków.

2. W przypadku gdy wniosek o płatność lub deklaracja zwrotu kosztów nie zostają zatwierdzone przez instytucję audytową na potrzeby końcowego sprawozdania z realizacji programu rocznego, instytucja certyfikująca zapewnia niezwłoczne sporządzenie prawidłowego wniosku o płatność lub deklaracji zwrotu kosztów.

1. Zgodnie z art. 10 ust. 2 aktu podstawowego zakres przekazywania Komisji dostępnych państwom członkowskim informacji na temat wykorzystania środków Funduszu w ramach dokumentacji omawianej w niniejszym rozdziale może być proporcjonalny do kwoty wkładu Wspólnoty przydzielonego danemu państwu członkowskiemu, a w razie potrzeby informacje takie mogą być składane w formie skróconej.

2. Na żądanie Komisji państwa członkowskie obowiązane są jednak składać bardziej szczegółowe informacje. Komisja może zażądać takich informacji, jeżeli uzna je za konieczne do skutecznego wypełniania zobowiązań, jakie nakłada na nią akt podstawowy i rozporządzenie finansowe.

1. Opis systemów zarządzania i kontroli, o którym mowa w art. 33 ust. 4 i art. 34 ust. 2 aktu podstawowego, jest składany według wzoru przedstawionego w załączniku I.

2. Instytucja odpowiedzialna zatwierdza opis systemów wdrażanych przez instytucje delegowane. Każda z wyznaczonych instytucji obowiązana jest poświadczyć poprawność opisu systemów zarządzania i kontroli, który jej dotyczy. Ponadto instytucja audytowa poświadcza również kompletność opisu.

3. W trakcie sprawdzania opisu Komisja może występować o wyjaśnienia i proponować środki mające zapewnić zgodność z przepisami aktu podstawowego. W razie potrzeby urzędnicy Komisji lub upoważnieni przedstawiciele Komisji mogą przeprowadzać kontrole na miejscu.

4. W przypadku gdy dla dwóch lub większej liczby Funduszy spośród czterech wymienionych występuje ta sama instytucja odpowiedzialna, lub gdy dla dwóch lub większej liczby tych Funduszy stosuje się wspólny system, składany może być opis wspólnych systemów zarządzania i kontroli ze wskazaniem ewentualnych cech szczególnych.

1. Instytucja odpowiedzialna powiadamia Komisję w drodze oficjalnego pisma o wszelkich istotnych zmianach w systemach zarządzania i kontroli oraz przesyła Komisji najszybciej jak to możliwe, lecz najpóźniej z chwilą wejścia takich zmian w życie, zmieniony opis systemu zarządzania i kontroli.

2. Zmianami istotnymi są zmiany, które mogą mieć wpływ na podział funkcji, skuteczność wyboru, mechanizmy przyznawania, kontroli i płatności, a także na kontakty z Komisją. Należą do nich w szczególności zmiany w jednej z wyznaczonych instytucji, w systemie księgowym oraz w procesach płatności i poświadczania.

3. Systemy zarządzania i kontroli zmieniane są z zachowaniem tej samej procedury, którą określa art. 20.

1. Państwa członkowskie przedkładają Komisji program wieloletni opisany w art. 21 aktu podstawowego, według wzoru przedstawionego w załączniku II.

2. Państwa członkowskie przedkładają Komisji programy roczne opisane w art. 23 aktu podstawowego, według wzoru przedstawionego w załączniku III.

3. Plany finansowe dołączane do programu wieloletniego przedstawiają kwoty budżetowe w rozbiciu na priorytety określone wytycznymi strategicznymi.

3. Plany finansowe dołączane do programów rocznych przedstawiają kwoty budżetowe w rozbiciu na kategorie działań określone w art. 3 ust. 1 aktu podstawowego, z podaniem odniesienia do priorytetów.

1. W celu zmiany programu rocznego zatwierdzonego przez Komisję zgodnie z art. 23 ust. 4 aktu podstawowego dane państwo członkowskie przedkłada Komisji zmieniony projekt programu rocznego najpóźniej trzy miesiące przed końcem okresu kwalifikowalności. Komisja sprawdza i w jak najszybszym terminie zatwierdza zmieniony program zgodnie z procedurą określoną w art. 23 ust. 4 aktu podstawowego.

2. Zmiany rozbicia danych finansowych bez zmiany programu rocznego w trybie określonym w ust. 1 nie mogą przekraczać 10 % łącznego wkładu ze środków Funduszu i są dopuszczalne wyłącznie w okolicznościach uzasadnionych przyczynami, na które instytucja odpowiedzialna nie ma wpływu. Stosowne wyjaśnienie na temat wszelkich takich zmian przedstawione zostaje w sprawozdaniu okresowym i/lub sprawozdaniu końcowym z realizacji programu rocznego.

►M2 Sprawozdania okresowe i końcowe z realizacji programów rocznych i wniosków o płatność ◄

1. Państwa członkowskie przedkładają Komisji sprawozdania okresowe z realizacji programu rocznego i wniosków o płatność, o których mowa w art. 41 ust. 4 aktu podstawowego, według wzoru przedstawionego w załączniku IV.

2. Państwa członkowskie przedkładają Komisji sprawozdania końcowe z realizacji programu rocznego i wniosków o płatność, o których mowa w art. 42 ust. 1 lit. b) aktu podstawowego, według wzoru przedstawionego w załączniku V.

3. Tabele finansowe dołączane do sprawozdań okresowych i końcowych przedstawiają kwoty budżetowe w rozbiciu na priorytety i szczególne priorytety określone wytycznymi strategicznymi.

4. W odniesieniu do art. 41 ust. 3 i 4 aktu podstawowego, łączna suma płatności w ramach prefinansowania dokonanych na rzecz danego państwa nie przekracza 90 % łącznej kwoty przydzielonej takiemu państwu członkowskiemu w decyzji finansowej zatwierdzającej program roczny.

W przypadku gdy dane państwo członkowskie przeznaczyło ze środków krajowych kwotę niższą niż łączna kwota przydzielona w decyzji finansowej zatwierdzającej program roczny, łączna suma płatności w ramach prefinansowania nie przekracza 90 % kwoty przeznaczonej ze środków krajowych.

1. Strategia audytowa, o której mowa w art. 32 ust. 1 lit. c), sporządzana jest według wzoru przedstawionego w załączniku VI. ►M3 Wszelkie zmiany do strategii audytu przedłożonej zgodnie z art. 32 ust. 1 lit. c) aktu podstawowego i zatwierdzonej przez Komisję przesyłane są Komisji najszybciej jak to możliwe. Zmienioną strategię audytu sporządza się zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku VI, zaznaczając wprowadzane zmiany. ◄

2. Z wyjątkiem sytuacji, gdy każdy z dwóch poprzednich programów rocznych przyjętych przez Komisję odpowiada rocznemu wkładowi Wspólnoty poniżej 1 mln EUR, począwszy od 2010 r. instytucja audytowa przedkłada roczny plan audytu przed dniem 15 lutego każdego roku. Plan audytu sporządza się zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku VI. Państwa członkowskie nie są zobowiązane do ponownego przedkładania strategii audytu przy okazji przedstawiania rocznych planów audytu. W przypadku połączonej strategii audytu, o której mowa w art. 32 ust. 2 aktu podstawowego, można przedłożyć połączony plan audytu.

3. Sprawozdanie z audytu i opinia, o których mowa w art. 32 ust. 3 lit. a) i 32 ust. 3 lit. b) aktu podstawowego, sporządzone zostają w oparciu o audyty systemów i audyty projektów przeprowadzone zgodnie ze strategią audytu, według wzorów przedstawionych w załącznikach VII.A i VII.B.

4. Podstawę dla deklaracji zawierającej ocenę zasadności, o której mowa w art. 32 ust. 3 lit. c) aktu podstawowego, stanowi ogół czynności audytorskich zrealizowanych przez instytucję audytową oraz, w razie konieczności, dodatkowych kontroli. Deklaracja zawierająca ocenę zasadności sporządzana jest według wzoru przedstawionego w załączniku VII.C.

5. W przypadku ograniczenia możliwości kontroli, lub gdy poziom wykrytych nieprawidłowych wydatków nie pozwala na wydanie opinii bez zastrzeżeń dla potrzeb rocznej opinii, o której mowa w art. 32 ust. 3 lit. b) aktu podstawowego, lub deklaracji, o której mowa w lit. c) tego samego artykułu, instytucja audytowa podaje przyczyny problemu oraz ocenia jego skalę i skutki finansowe.

1. Poświadczenie dotyczące wniosku o drugą płatność zaliczkową, o której mowa w art. 41 ust. 4 aktu podstawowego, sporządzane jest przez instytucję certyfikującą i przesyłane Komisji przez instytucję odpowiedzialną w formie zgodnej z załącznikiem VIII.

2. Poświadczenie dotyczące wniosku o płatność końcową, o której mowa w art. 42 ust. 1 lit. a) aktu podstawowego, sporządzane jest przez instytucję certyfikującą i przesyłane Komisji przez instytucję odpowiedzialną w formie zgodnej z załącznikiem IX.

1. Państwa członkowskie zgłaszają Komisji, według wzorów przedstawionych w załącznikach IV i V, wszelkie nieprawidłowości będące przedmiotem pierwszego ustalenia administracyjnego lub sądowego w sprawozdaniach okresowych lub końcowych z realizacji programów rocznych.

1. Nie muszą być natomiast zgłaszane następujące przypadki, z wyłączeniem przypadków, w których zachodzi podejrzenie popełnienia nadużycia finansowego:

2. Na żądanie Komisji państwa członkowskie w każdym przypadku dostarczają dodatkowych szczegółowych informacji odnośnie do:

3. W przypadku niedostępności niektórych informacji, o których mowa w ust. 2, w szczególności odnośnie do praktyk wykorzystanych do popełnienia nieprawidłowości oraz sposobu wykrycia nieprawidłowości, państwa członkowskie w miarę możliwości dostarczają brakujących informacji przy okazji przedkładania Komisji kolejnych sprawozdań na temat nieprawidłowości.

1. W związku ze wszelkimi wcześniejszymi sprawozdaniami składanymi w trybie określonym w art. 27 państwa członkowskie powiadamiają Komisję o procedurach wdrożonych w związku ze wszelkimi zgłaszanymi uprzednio nieprawidłowościami oraz o wynikających z nich istotnych zmianach. Informacje takie przedkładane są w ramach sprawozdań okresowych lub końcowych z realizacji programów rocznych według wzorów przedstawionych w załącznikach IV i V.

1. Sprawozdanie winno zawierać informację na temat kwot odzyskanych lub kwot, których odzyskanie jest spodziewane.

2. Na żądanie Komisji, państwa członkowskie w każdym przypadku dostarczają dodatkowych szczegółowych informacji odnośnie do:

2. Państwa członkowskie informują Komisję o wszelkich decyzjach administracyjnych lub sądowych w sprawie zamknięcia takich procedur lub głównych kwestiach poruszonych w ramach takiej decyzji, a w szczególności określają, czy z ustaleń wynika, że powstało podejrzenie popełnienia nadużycia finansowego.

1. Komisja utrzymuje odpowiednie kontakty z zainteresowanymi państwami członkowskimi w celu uzupełniania dostarczanych informacji na temat nieprawidłowości, o których mowa w art. 27, oraz na temat procedur, o których mowa w art. 28, w związku z możliwością odzyskania płatności.

2. Niezależnie od kontaktów, o których mowa w ust. 1, Komisja powiadamia państwa członkowskie o wystąpieniu przypadków nieprawidłowości, których charakter wskazuje, że te same lub podobne praktyki mogłyby wystąpić w innych państwach członkowskich.

1. Komisja może korzystać ze wszelkich informacji o charakterze ogólnym lub operacyjnym przekazywanych przez państwa członkowskie na mocy niniejszej decyzji w celu przeprowadzania analiz pod kątem ryzyka oraz, w oparciu o uzyskane informacje, sporządzać sprawozdania i tworzyć systemy wczesnego ostrzegania służące skuteczniejszej identyfikacji ryzyka.

2. Komisja regularnie informuje zainteresowane państwa członkowskie o sposobie wykorzystania informacji w trybie określonym w ust. 1.

1. Instytucja odpowiedzialna zapewnia szerokie rozpowszechnianie podstawowych wskazówek na temat programów wieloletnich i rocznych, włącznie ze szczegółowymi informacjami na temat zaangażowanych wkładów finansowych, a także ich udostępnianie wszystkim zainteresowanym stronom.

1. Instytucja odpowiedzialna może jednak podjąć decyzję o utajnieniu wewnętrznych ustaleń z zakresu zarządzania określonych w programie wieloletnim lub programach rocznych, a także wszelkich innych informacji dotyczących wdrożenia Funduszu, ze względów bezpieczeństwa publicznego.

2. Instytucja odpowiedzialna udostępnia potencjalnym beneficjentom końcowym co najmniej następujące informacje:

2. Ponadto instytucja odpowiedzialna powiadamia potencjalnych beneficjentów końcowych o publikacji, o której mowa w art. 33 ust. 2 lit. b).

Instytucja odpowiedzialna powiadamia beneficjentów końcowych, że przyjęcie finansowania jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na ich wymienienie na liście beneficjentów końcowych, publikowanej zgodnie z art. 33 ust. 2 lit. b).

Odpowiedzialność instytucji odpowiedzialnej w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby opinii publicznej

1. Instytucja odpowiedzialna zapewnia wdrożenie środków z zakresu informacji i promocji przy wykorzystaniu mediów o jak największym zasięgu, z zastosowaniem różnych form i metod komunikacji na odpowiednim poziomie terytorialnym.

2. Instytucja odpowiedzialna organizuje co najmniej następujące środki z zakresu informacji i promocji:

Odpowiedzialność beneficjentów końcowych w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby opinii publicznej

1. Beneficjent końcowy obowiązany jest podać do wiadomości publicznej, za pomocą środków określonych w ust. 2, 3 i 4, fakt otrzymania pomocy ze środków Funduszu.

2. Beneficjent końcowy obowiązany jest wystawić widoczną stałą tablicę dużego formatu w terminie do trzech miesięcy od ukończenia każdego projektu spełniającego poniższe warunki:

2. Na tablicy powinien zostać podany rodzaj oraz nazwa projektu. Ponadto informacje określone w art. 35 powinny zajmować przynajmniej 25 % powierzchni tablicy.

3. W przypadku gdy projekt otrzymuje środki finansowe w ramach programu rocznego współfinansowanego ze środków Funduszu, beneficjent końcowy obowiązany jest powiadomić o takich środkach finansowych wszystkich uczestników projektu.

4. Wszelkie dokumenty dotyczące takich projektów, w tym certyfikaty uczestnictwa lub inne certyfikaty, zawierają wzmiankę wskazującą na współfinansowanie danego projektu ze środków Funduszu.

Specyfikacja techniczna działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby operacji

Wszelkie działania informacyjne i promocyjne kierowane do beneficjentów końcowych, potencjalnych beneficjentów końcowych i opinii publicznej obejmują:

W przypadku małych elementów promocyjnych lub elementów promocyjnych związanych z dwoma lub więcej spośród czterech Funduszy nie stosuje się przepisów pkt 1 i 3.

1. Państwa członkowskie i Komisja podejmują wszelkie konieczne środki w celu zapobieżenia nieuprawnionemu ujawnianiu lub nieuprawnionemu dostępowi do informacji, o których mowa w art. 29 ust. 1 lit. h) aktu podstawowego, informacji gromadzonych przez Komisję w trakcie kontroli przeprowadzanych na miejscu oraz informacji, o których mowa w rozdziale 4.

2. Informacje, o których mowa w rozdziale 4, nie mogą być przesyłane osobom innym niż te, które w ramach państw członkowskich lub instytucji wspólnotowych mają do nich dostęp z racji pełnionych obowiązków, o ile państwo członkowskie dostarczające takiej informacji w sposób wyraźny nie udzieli zgody na takie przesłanie.

Oprócz podpisanych wersji papierowych dokumentów, o których mowa w rozdziale 3, informacje przesyła się również drogą elektroniczną.

1. W przypadku stworzenia przez Komisję systemu informatycznego do bezpiecznej wymiany danych pomiędzy Komisją a każdym z państw członkowskich na potrzeby realizacji Funduszu, państwa członkowskie zostają powiadomione i, na własne żądanie, włączone w budowę każdego takiego systemu informatycznego.

2. Komisja i wyznaczone instytucje, wraz z organami, do których takie zadanie zostało oddelegowane, rejestrują dokumenty, o których mowa w rozdziale 3, w systemie informatycznym, o którym mowa w ust. 1.

3. Ponadto państwa członkowskie mogą zostać poproszone o dobrowolne dostarczanie informacji, o których mowa w art. 27 i 28, przy użyciu określonego istniejącego systemu zarządzanego przez Komisję w celu gromadzenia danych o nieprawidłowościach wykrywanych w ramach funduszy strukturalnych.

4. Wszelkie koszty z tytułu połączenia wspólnego systemu informatycznego z krajowymi, regionalnymi i lokalnymi systemami informatycznymi, a także wszelkie koszty z tytułu przystosowania krajowych, regionalnych i lokalnych systemów do wymogów technicznych wspólnego systemu stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18 aktu podstawowego.

1. W celu ustalenia kwalifikowalności wydatków w związku z działaniami finansowanymi w ramach programów rocznych, o których mowa w art. 37 ust. 4 aktu podstawowego, stosowane są kryteria określone w załączniku XI.

2. Kryteria te mają zastosowanie do beneficjentów końcowych; stosuje się je odpowiednio do partnerów w ramach projektu.

3. Państwa członkowskie mogą stosować krajowe kryteria kwalifikowalności, które są bardziej rygorystyczne od kryteriów określonych niniejszą decyzją.

3. Do Komisji należy ocena, czy mające zastosowanie krajowe kryteria kwalifikowalności spełniają niniejszy warunek.

1. Pomoc na wdrożenie specjalnego programu tranzytowego, o którym mowa w art. 6 aktu podstawowego, zostanie ustanowiona w ramach wieloletniego programu Republiki Litewskiej i będzie udzielana na podstawie rocznych programów tego państwa.

1. W związku z powyższym, przepisy aktu podstawowego oraz niniejszej decyzji dotyczące realizacji rocznych programów stosuje się odpowiednio do pomocy na wdrożenie specjalnego programu tranzytowego. Z funduszu pokrywane są wszelkie koszty dodatkowe poniesione w związku z wprowadzaniem w życie szczególnych przepisów dorobku prawnego dotyczących takiego tranzytu.

2. W przypadku każdego programu rocznego kwota przyznawana na tę pomoc ustalana jest zgodnie z art. 6 aktu podstawowego, w granicach kwot określonych w art. 14 ust. 12 aktu podstawowego.

3. W odniesieniu do należnych opłat działanie jest realizowane od dnia 1 stycznia roku, o którym mowa w decyzji finansowej zatwierdzającej roczny program, do dnia 31 grudnia tego roku.

3. W odniesieniu do kosztów dodatkowych działanie jest realizowane od dnia 1 stycznia roku, o którym mowa w decyzji finansowej zatwierdzającej roczny program:

4. Kwota przyznawana na tę pomoc w ramach każdego programu rocznego nie może zostać przeznaczona na inne działania.

Niniejsza decyzja skierowana jest do Królestwa Belgii, Republiki Bułgarii, Republiki Czeskiej, Republiki Federalnej Niemiec, Republiki Estońskiej, Republiki Greckiej, Królestwa Hiszpanii, Republiki Francuskiej, Republiki Włoskiej, Republiki Cypryjskiej, Republiki Łotewskiej, Republiki Litewskiej, Wielkiego Księstwa Luksemburga, Republiki Węgierskiej, Republiki Malty, Królestwa Niderlandów, Republiki Austrii, Rzeczypospolitej Polskiej, Republiki Portugalskiej, Rumunii, Republiki Słowenii, Republiki Słowackiej, Republiki Finlandii oraz Królestwa Szwecji.

3.2. Opracowywanie programów rocznych
Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić instytucję odpowiedzialną i instytucje delegowane]
	Główne cele	Zrealizowano?	Uwagi
1	Ustanowiono procedury gwarantujące: — spójność programów rocznych z programem wieloletnim, — kwalifikowalność działań przewidzianych w programach rocznych, — spójność i komplementarność tych działań z innymi instrumentami krajowymi i wspólnotowymi, — zgodność z zasadami współfinansowania, — spójność z priorytetowymi celami/szczególnymi priorytetowymi celami określonymi w wytycznych strategicznych	Tak/Nie
2	Ustanowiono procedury umożliwiające wprowadzenie zmian w programie rocznym w należycie uzasadnionych sytuacjach nadzwyczajnych, zgodnie z przepisami aktu podstawowego, w stosownych przypadkach	Tak/Nie
3	Ustanowiono procedury umożliwiające przedkładanie zmienionego programu rocznego w przypadkach przewidzianych w art. 23 ust. 1 niniejszej decyzji	Tak/Nie
4	Udokumentowane są wszelkie zmiany w podziale kwot finansowania w ramach programu rocznego oraz powody wprowadzenia takich zmian	Tak/Nie
5	Udokumentowane są wszelkie inne, niezwiązane z podziałem kwot finansowania zmiany dotyczące realizacji programu rocznego (np. dotyczące charakteru i harmonogramu publikacji zaproszeń do składania wniosków lub zakresu pomocy technicznej) oraz powody takich zmian	Tak/Nie

3.4. Instytucja odpowiedzialna występująca w charakterze organu wdrażającego – w stosownych przypadkach
Krótki opis powodów, dla których instytucja odpowiedzialna sama realizuje projekty, oraz specjalnych ustaleń, jakie przyjęto w celu wzmocnienia systemów zarządzania i kontroli [W opisie należy uwzględnić wszystkie instytucje]
	Główne cele	Zrealizowano?	Uwagi
1	Powód, dla którego instytucja odpowiedzialna sama realizuje projekty, jest odpowiednio udokumentowany i zatwierdzony na właściwym poziomie	Tak/Nie
2	Przyjęto szczególne ustalenia gwarantujące, że charakter i cele projektu są zgodne z przepisami mającymi zastosowanie do Funduszu
3	Przyjęto szczególne ustalenia w celu zapobieżenia powstawaniu konfliktu interesów w przypadku projektów realizowanych bezpośrednio przez instytucję odpowiedzialną	Tak/Nie
4	Przyjęto specyficzne ustalenia gwarantujące poszanowanie zasady korzystnej relacji wartości do ceny w przypadku realizacji projektów przez instytucję odpowiedzialną	Tak/Nie
5	Ustanowiono procedury gwarantujące, że warunki umów dotyczących tych projektów są jasne i kompletne, szczególnie w odniesieniu do warunków finansowania i płatności, kryteriów kwalifikowalności oraz obowiązków w zakresie sprawozdawczości operacyjnej i sprawozdawczości finansowej	Tak/Nie
6	Przyjęto szczególne ustalenia gwarantujące, że prawidłowe wypełnianie głównych zadań instytucji odpowiedzialnej określonych w akcie podstawowym nie jest zakłócone w odniesieniu do projektów bezpośrednio przez nią realizowanych	Tak/Nie
7	Zagwarantowano, że w przypadkach gdy instytucja odpowiedzialna występuje w charakterze organu wdrażającego, instytucja audytowa nie stanowi części tego samego podmiotu (w przeciwnym razie należy opisać dodatkowe zabezpieczenia wprowadzone w celu zagwarantowania pełnej niezależności instytucji audytowej)	Tak/Nie
8	Strategia audytu obejmuje szczególne rodzaje ryzyka, które mogą wynikać z faktu realizacji projektów przez instytucję odpowiedzialną	Tak/Nie

3.5. Wybór i realizacja projektów (instytucja odpowiedzialna występuje w charakterze organu zamawiającego)
Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić instytucję odpowiedzialną i instytucje delegowane]
	Główne cele	Zrealizowano?	Uwagi
1	Jeśli proces przyznawania zamówień/dotacji odbywa się w drodze zaproszenia do składania wniosków (lub ofert), procedury zapewniają wolną konkurencję, a potencjalni kandydaci są należycie poinformowani	Tak/Nie
2	Kryteria wyboru są zgodne z minimalnymi kryteriami, określonymi w akcie podstawowym	Tak/Nie
3	Określono procedury składania wniosków (lub ofert)	Tak/Nie
4	Ustanowiono procedury gwarantujące, że ocena wniosków (ofert) odbywa się według uprzednio przyjętych zasad i kryteriów, w sposób przejrzysty i bez dyskryminacji	Tak/Nie
5	Decyzje o przyznaniu zamówienia/dotacji oraz umowy o dotacje/o zamówieniu publicznym są zatwierdzane przez należycie uprawnione osoby	Tak/Nie
6	Ustanowiono procedury gwarantujące kandydatom należytą informację ex post na temat wyników procesu wyboru	Tak/Nie
7	Ustanowiono procedury monitoringu przestrzegania przyjętych warunków wykonywania umów o dotacje/o zamówieniach publicznych	Tak/Nie

3.7. Zarządzanie finansowe projektem
Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić instytucję odpowiedzialną i instytucje delegowane]
	Główne cele	Zrealizowano?	Uwagi
1	Transakcje finansowe zatwierdzane są przez należycie uprawnioną osobę	Tak/Nie
2	Przed dokonaniem jakichkolwiek płatności/przystąpieniem do odzyskiwania jakichkolwiek kwot przeprowadzono weryfikacje w celu stwierdzenia, czy: — wnioski o płatność są prawidłowe i odpowiadają kryteriom kwalifikowalności mającym zastosowanie do Funduszu (funduszów), — towary i/lub usługi współfinansowane w ramach projektu rzeczywiście dostarczono/wyświadczono, — wkład z innych, prywatnych lub publicznych źródeł jest prawidłowy, pełny i został rzeczywiście uregulowany, — wyniki wszelkich działań audytowych zostały należycie uwzględnione	Tak/Nie
3	Przeprowadzone zostaną weryfikacje celem osiągnięcia wystarczającej pewności, że leżące u podstaw projektu transakcje są zgodne z prawem i prawidłowe	Tak/Nie
4	Przez cały okres programowania przeprowadzane będą kontrole nadzorcze w celu zagwarantowania, że przyjęte procedury finansowe są należycie przestrzegane	Tak/Nie
5	Zweryfikowana zostanie komplementarność finansowania z innych wspólnotowych programów finansowych, aby zapobiec przypadkom podwójnego finansowania	Tak/Nie

3.9. Przygotowanie i realizacja działań audytowych
Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić instytucję audytową oraz: instytucję odpowiedzialną i instytucje delegowane (jako potencjalne jednostki poddane audytowi), a także instytucję certyfikującą (jako jednostkę, której przekazywane są wyniki audytu]
	Główne cele	Zrealizowano?	Uwagi
1	Metodyka audytu jest zgodna z międzynarodowymi standardami	Tak/Nie
2	Na użytek audytorów opracowano podręcznik audytu, odpowiadający wymogom określonym w akcie podstawowym	Tak/Nie
3	Przeprowadzone zostaną audyty mające na celu sprawdzenie właściwego funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli	Tak/Nie
4	Kontrole kwalifikowanych wydatków obejmować będą odpowiednią próbę i dotyczyć co najmniej 10 % całkowitej kwoty kwalifikowalnych wydatków	Tak/Nie
5	W trakcie kontroli kwalifikowalnych wydatków sprawdzana będzie co najmniej zgodność, skuteczność i wydajność następujących elementów: procedury wyboru, celów projektu, zaawansowania realizacji zakładanych celów, kwalifikowalności wydatków, ważności dokumentów przedstawionych na poświadczenie wydatków, współfinansowania krajowego, ścieżki audytu	Tak/Nie
6	Regularnie kontroluje się stosowanie wcześniejszych zaleceń	Tak/Nie
7	Projekty realizowane przez instytucję odpowiedzialną poddawane są szczegółowej kontroli	Tak/Nie

3.11. Poświadczanie wydatków
Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić przede wszystkim instytucję certyfikującą, ale także instytucję odpowiedzialną oraz instytucje delegowane]
	Główne cele	Zrealizowano?	Uwagi
1	Ustanowiono procedury gwarantujące przekazanie przez instytucję odpowiedzialną informacji niezbędnych w celu poświadczenia	Tak/Nie
2	Ustanowiono procedury gwarantujące przekazanie przez instytucję audytową sprawozdania z audytu każdego programu rocznego i odnośnych deklaracji	Tak/Nie
3	Ustanowiono procedury gwarantujące uwzględnianie odzyskanych kwot w końcowej deklaracji wydatków oraz umożliwiające monitorowanie przebiegu trwających postępowań sądowych lub administracyjnych postępowań odwoławczych ze skutkiem zawieszającym w sprawach o odzyskanie kwot	Tak/Nie
4	Prowadzone będą kontrole prawidłowości i integralności deklaracji wydatków (które dotyczyć będą w szczególności wszelkich odsetek uzyskanych z tytułu płatności zaliczkowych otrzymanych od Komisji oraz ich rzeczywistego wykorzystania jako wkładu krajowego)	Tak/Nie
5	W przypadku gdy transakcje przeprowadzane są w walucie lokalnej, metody dokonywania obliczeń w euro są zgodne z zasadami określonymi przez Komisję	Tak/Nie

4.2. Rachunkowość i księgowość
Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić instytucję odpowiedzialną, instytucje delegowane oraz instytucję certyfikującą]
	Główne cele	Zrealizowano?	Uwagi
1	Podjęto niezbędne kroki w celu zagwarantowania, że dane księgowe są wyczerpujące, wiarygodne i prawidłowe. System księgowy umożliwia przede wszystkim: — regularne śledzenie wykorzystania zasobów wspólnotowych na poziomie końcowych beneficjentów i projektów, — identyfikację wszelkich odsetek uzyskanych z tytułu płatności zaliczkowych otrzymanych od Komisji, — identyfikację wystawionych nakazów windykacji oraz w stosownych przypadkach stwierdzenie faktu ich wykonania	Tak/Nie
2	System księgowy i system sprawozdawczości finansowej spełniają wymogi określone w krajowych przepisach dotyczących ochrony danych	Tak/Nie
3	Stosowane systemy księgowy i sprawozdawczości finansowej są systemami komputerowymi	Tak/Nie
4	Istnieje odpowiedni system awaryjny (back-up), gwarantujący ciągłość operacji w nagłych przypadkach	Tak/Nie
5	W przypadku gdy transakcje przeprowadzane są w walucie lokalnej, metody dokonywania obliczeń w euro są zgodne z zasadami przyjętymi przez Komisję	Tak/Nie

4.4. Ścieżka audytu
Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić wszystkie instytucje]
Gdzie przechowywane są następujące dokumenty?	Odpowiedzialny organ/dział	Okres przechowywania
Opis systemów zarządzania i kontroli, w tym podręczników procedur
Strategia audytu
Krajowy program wieloletni i jego ewentualne zmienione wersje
Krajowe programy roczne i ich ewentualne zmienione wersje
Decyzje Komisji Europejskiej dotyczące programów wieloletnich i rocznych
Zaproszenia do składania wniosków/Zaproszenia do składania ofert
Akta kandydatów/Akta dotyczące umów
Analizy otrzymanych wniosków/ofert pod kątem administracyjnym, technicznym i finansowym (siatki oceny) oraz sprawozdania komisji ewaluacyjnej
Decyzje o przyznaniu lub odmowie finansowania
Umowy o finansowaniu projektu
W odniesieniu do każdego z projektów decyzje dotyczące zobowiązań finansowych
Sprawozdania okresowe oraz sprawozdania końcowe przedłożone przez beneficjentów
Sprawozdania finansowe i wnioski o płatności przedkładane w ramach finansowanych projektów
Dokumenty uzupełniające stanowiące poświadczenie wydatków i dochodów w ramach finansowanego projektu
Autoryzacja płatności/odzyskania kwot (dowód przeprowadzonych kontroli)
Nakazy płatności/nakazy windykacji
Dowód realizacji płatności/odzyskania kwot
Dokumentacja dotycząca metodyki doboru próby na potrzeby audytu
Sprawozdania z audytu projektów
Sprawozdania z audytu systemów zarządzania i kontroli przeprowadzanego na szczeblu krajowym
Sprawozdania z audytu programów rocznych
Opinie audytora dotyczące systemów zarządzania i kontroli
Deklaracje audytora dotyczące zasadności wniosków o płatność
Wnioski o płatności przesłane do Komisji Europejskiej
Poświadczenia deklaracji wydatków przesłane do Komisji Europejskiej
Okresowe sprawozdania z realizacji przesłane do Komisji Europejskiej
Końcowe sprawozdania z realizacji przesłane do Komisji Europejskiej
Dowód płatności otrzymany od Komisji Europejskiej
Sprawozdanie z oceny przesłane do Komisji Europejskiej

Opis sytuacji wyjściowej w państwie członkowskim w obszarze polityki objętym celami Funduszu

Należy opisać, w jaki sposób fundusz przyczynia się do zaspokajania istniejących potrzeb, jakie priorytety wybrano i dlaczego.

Prosimy podać, w jaki sposób opisana strategia jest spójna z innymi instrumentami regionalnymi, krajowymi i wspólnotowymi.

6.2.1. Tabela

Program wieloletni – projekt planu finansowego
Tabela nr 2 Ogólny plan finansowania
Państwo członkowskie: […]
Fundusz: […]
(w tys. EUR – ceny bieżące)	2007	2008	2009	2010	2011	2012	2013	Ogółem
Wkład Wspólnoty
Współfinansowanie publiczne
Współfinansowanie prywatne
Ogółem	0	0	0	0	0	0	0	0
Wkład Wspólnoty (procentowo)	%	%	%	%	%	%	%	%

Opisując działania w pkt 3.1 i dalszych, należy podać następujące informacje:

Program roczny – projekt planu finansowego
Tabela nr 1 Tabela zbiorcza
Państwo członkowskie: […]
Program roczny: […]
Fundusz: […]
	Oznaczenie priorytetu	Oznaczenieszczególnegopriorytetu (1)	Wkład Wspólnoty	Środki publiczne	Środki prywatne	Ogółem	% WE	Udział włącznej kwocie
(wszystkie dane w EUR)			(a)	(b)	(c)	(d =a+b+c)	(e = a/d)	(d/d ogółem)
Działanie 1: […]						0
Działanie 2: […]						0
Działanie 3: […]						0
Działanie 4: […]						0
Działanie 5: […]						0
Działanie…: […]						0
Działanie N: […]						0
Pomoc techniczna						0
Inne środki (2)						0
Ogółem			0	0	0	0	%	100 %
(1) W stosownych przypadkach. (2) W stosownych przypadkach.

Sprawozdanie okresowe z realizacji programu rocznego
Tabela 1 Sprawozdanie finansowe
Państwo członkowskie: […]
Program roczny, którego dotyczy sprawozdanie: […]
Stan na: [dzień/miesiąc/rok]
Płatności zaliczkowe otrzymane z WE: [kwota]
(Wszystkie dane w EUR)	Ref. priorytetu	Ref. szczególnego priorytetu (1)	Zaplanowane przez państwo członkowskie			Przeznaczone przez państwo członkowskie			Wkład WE wypłacony przez państwo członkowskie końcowym beneficjentom	Łączne wydatki ►M3 kwalifikowalne ◄ poniesione do dnia sprawozdania przez końcowych beneficjentów
(Wszystkie dane w EUR)	Ref. priorytetu	Ref. szczególnego priorytetu (1)	Łączne zaplanowane wydatki	Wkład WE	% wkładu WE	Łączne wydatki kwalifikowalne	Wkład WE	% wkładu WE
			(a)	(b)	(c = b/a)	(d)	(e)	(f = e/d)
Działanie 1: […]
Działanie 2: […]
Działanie 3: […]
Działanie 4: […]
Działanie 5: […]
Działanie N: […]
Pomoc techniczna
Inne działania (2)
Razem			0	0	0	0	0	0	0	0

									↓	↓
									Otrzymano > 60 % płatności zaliczkowych?
									Tak/Nie	Tak/Nie
(1) W stosownych przypadkach. (2) W stosownych przypadkach.

Ja, niżej podpisany [imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej wielkimi literami],

występujący w imieniu instytucji odpowiedzialnej w zakresie zarządzania oraz realizacji [nazwa Funduszu], wnioskuję o płatność następującej kwoty, jako drugiej płatności zaliczkowej.

Sprawozdanie końcowe z realizacji programu rocznego

Tabela 1

Szczegółowe sprawozdanie finansowe

(wszystkie dane w EUR)

Zaprogramowane przez państwo członkowskie (zgodne z programem rocznym zatwierdzonym przez Komisję)

Przydzielone na poziomie państwa członkowskiego

Kwoty rzeczywiste zatwierdzone przez organ odpowiedzialny

(koszty poniesione przez beneficjentów oraz końcowy wkład WE)

Działania

Projekty

Nr ref. priorytetu

Nr ref. szczegółowego priorytetu (1)

Koszty zaprogramowane ogółem

(a)

Wkład WE

(b)

% wkład WE

(c = b/a)

Ogółem koszty kwalifikowalne

(d)

Wkład WE

(e)

% wkład WE

(f = e/d)

Ogółem koszty kwalifikowalne

(g)

Wkład WE

(h)

% wkład WE

(i = h/g)

Wkład osób trzecich

(j)

Wpływy wygenerowane przez projekt

(k)

Płatności/zwroty, jakich musi dokonać organ odpowiedzialny

(l)

Działanie 1: […]

projekt 1: […]

projekt N: […]

Razem Działanie 1

Działanie …: […]

projekt 1: […]

projekt N: […]

Razem Działanie…: […]

Działanie N: […]

projekt 1: […]

projekt N: […]

Razem Działanie N

Pomoc techniczna

Inne działania (1)

SUMA

0 %

(1) W stosownych przypadkach.

Zgodność wydatków kwalifikowalnych i przychodów projektu z zasadą braku zysku oraz skróconym opisem projektu

Sprawozdanie końcowe z realizacji programu rocznego

Tabela 6 A

Koszty kwalifikowalne projektu i źródła dochodu. Zgodność z zasadą non-profit określoną w pkt I.3.3 załącznika XI

	Koszty kwalifikowalne			Źródła dochodu
	Koszty bezpośrednie	Koszty pośrednie	Koszty kwalifikowalne ogółem	Wkład UE	Wkład stron trzecich	Wpływy wygenerowane przez projekt	Przychód całkowity (określony w pkt I.3.3 załącznika XI)
	(a)	(b)	(c) = (a) + (b)	(e)	(f)	(g)	(h)= (e) + (f) +(g)
Nr ref. projektu
Nr ref. projektu
Nr ref. projektu
itd.
RAZEM DZIAŁANIE 1
Nr ref. projektu
Nr ref. projektu
Nr ref. projektu
itd.
RAZEM DZIAŁANIE 2
Nr ref. projektu
Nr ref. projektu
Nr ref. projektu
itd.
RAZEM DZIAŁANIE N
POMOC TECHNICZNA
RAZEM PROGRAM ROCZNY

Ja, niżej podpisany [imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej wielkimi literami],

Powyższa kwota wynika z rozliczenia łącznej kwoty otrzymanych w ramach niniejszego programu rocznego płatności zaliczkowych oraz rzeczywistych deklarowanych wydatków.

1.3. Skrócona tabela wyników audytów

Sprawozdanie z audytu
Państwo członkowskie: […]
Program roczny, którego dotyczy sprawozdanie: […]
Stan na: [dzień/miesiąc/rok]
Audyty systemowe zamknięte od ostatniego sprawozdania
Fundusz(e)	Audytowane instytucje	Audytowane procesy		Zakres audytu			Przeznaczone osobodni		Data końcowego sprawozdania




Audyty projektów związanych z programem rocznym 20xx
Fundusz(e)	Projekt		Końcowy beneficjent		Łączne kwalifikowalne wydatki	Audytowane kwalifikowalne wydatki		Korekta finansowa		Wskaźnik błędu
					(a)	(b)		(c)		(d = c/b)







Razem					0	0		0		%
Razem program roczny					(e)	(f)		Stopa pokrycia: (= f/e)

Ja, niżej podpisany, występujący w imieniu [nazwa instytucji audytowej wyznaczonej przez państwo członkowskie], przeprowadziłem badanie funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli utworzonych na potrzeby [nazwa Funduszu] w zakresie działań zrealizowanych w ramach programu rocznego na rok [20XX], w celu wydania opinii o skutecznym funkcjonowaniu systemów w stopniu gwarantującym wystarczającą pewność, że deklaracje wydatków przedłożone Komisji są prawidłowe, a tym samym gwarantują wystarczającą pewność, że leżące u podstaw operacje są legalne i prawidłowe.

Badanie zostało przeprowadzone zgodnie ze strategią audytową dla tego Funduszu w okresie od [dd/mm/rok] do [dd/mm/rok] i zamieszczone w rocznym sprawozdaniu z audytu w części A.

(Należy wskazać wszelkie ograniczenia zakresu badania, na przykład problemy systemowe, braki w systemie zarządzania i kontroli, brak odpowiedniej dokumentacji, sprawy w trakcie postępowania sądowego itd., a także oszacować wysokość związanych z tym wydatków oraz poziom wkładu Wspólnoty, którego mogą dotyczyć te ograniczenia. Jeżeli instytucja audytowa uzna, że ograniczenia nie mają wpływu na deklarowane wydatki, należy to wskazać).

Na podstawie badania, o którym mowa powyżej, wyrażam opinię, że w przypadku wyżej wymienionego programu rocznego systemy zarządzania i kontroli utworzone na potrzeby [nazwa Funduszu] spełniają właściwe wymogi aktu podstawowego decyzji 574/2007/WE [oraz decyzji Komisji 2008/456/WE] oraz funkcjonują skutecznie w stopniu gwarantującym wystarczającą pewność, że deklaracje wydatków przedłożone Komisji są prawidłowe, a tym samym gwarantują wystarczającą pewność, że leżące u podstaw operacje są legalne i prawidłowe.

Przyczyny uznania, że te elementy systemów nie spełniają wymogów i/lub nie funkcjonują w stopniu gwarantującym wystarczającą pewność co do prawidłowości deklaracji wydatków przedłożonych Komisji, są następujące:

Wpływ zastrzeżenia (zastrzeżeń) szacuję na […] % łącznych deklarowanych wydatków, a związany z tym wkład Wspólnoty wynosi […].

Na podstawie badania, o którym mowa powyżej, wyrażam opinię, że w przypadku wyżej wymienionego programu rocznego systemy zarządzania i kontroli utworzone na potrzeby [nazwa Funduszu] nie spełniają wymogów aktu podstawowego [decyzji 574/2007/WE] [oraz decyzji Komisji 2008/456/WE] oraz nie funkcjonują skutecznie w stopniu gwarantującym wystarczającą pewność, że deklaracje wydatków przedłożone Komisji są prawidłowe, a tym samym nie gwarantują wystarczającej pewności, że leżące u podstaw operacje są legalne i prawidłowe.

Ja, niżej podpisany, występujący w imieniu [nazwa instytucji audytowej wyznaczonej przez państwo członkowskie], przeprowadziłem, w zakresie programu rocznego na rok [20XX] dla [nazwa Funduszu], badanie wyników audytu tego programu rocznego [oraz dodatkowe czynności, które uznałem za stosowne, jak wskazano w sprawozdaniu].

Zaplanowałem i wykonałem czynności w celu oceny, czy wniosek o płatność salda wkładu Wspólnoty na program roczny na rok [20XX] jest zasadny, a leżące u podstaw operacje, uwzględnione w deklaracjach wydatków do tego programu rocznego, są legalne i prawidłowe.

Na podstawie badania, o którym mowa powyżej, wyrażam opinię, że deklaracje wydatków przedstawiają prawidłowo, we wszystkich istotnych aspektach, wydatki poniesione w ramach tego programu rocznego oraz że wniosek o płatność salda wkładu Wspólnoty na program roczny jest zasadny.

Wpływ zastrzeżeń szacuję na […] łącznych deklarowanych wydatków, a związany z tym wkład Wspólnoty wynosi […].

Na podstawie badania, o którym mowa powyżej, wyrażam opinię, że deklaracje wydatków nie przedstawiają prawidłowo, we wszystkich istotnych aspektach, wydatków poniesionych w ramach tego programu rocznego oraz że wniosek o płatność salda wkładu Wspólnoty na program roczny jest bezzasadny.

występujący w imieniu instytucji certyfikującej wyznaczonej dla [nazwa Funduszu],

zaświadczam niniejszym, że wszystkie wydatki uwzględnione w sprawozdaniu okresowym z realizacji programu rocznego wynoszą:

Zaświadczam również, że działania postępują zgodnie z celami przyjętymi w decyzji Komisji w sprawie przyjęcia programu rocznego oraz zgodnie z aktem podstawowym i odpowiednimi przepisami wykonawczymi, a w szczególności że:

Niniejsza deklaracja wydatków opiera się na wstępnym sprawozdaniu z dnia [dd/mm/20rr].

Zgodnie z art. 45 aktu podstawowego dokumenty uzupełniające są i pozostaną dostępne przez co najmniej pięć lat od zakończenia programu rocznego przez Komisję.

występujący w imieniu instytucji certyfikującej wyznaczonej dla [nazwa Funduszu],

zaświadczam niniejszym, że wszystkie wydatki uwzględnione w sprawozdaniu końcowym z realizacji programu rocznego wynoszą:

Zaświadczam również, że działania postępują zgodnie z celami przyjętymi w decyzji Komisji w sprawie przyjęcia programu rocznego oraz zgodnie z aktem podstawowym, a w szczególności że:

Zgodnie z art. 45 aktu podstawowego dokumenty uzupełniające są i pozostaną dostępne przez co najmniej pięć lat od zakończenia programu rocznego przez Komisję.

Na błękitnym tle dwanaście złotych gwiazd tworzy okrąg, reprezentujący unię narodów Europy. Liczba gwiazd jest stała (12) i symbolizuje doskonałość i jedność.

Na błękitnym polu okręg z dwunastu złotych gwiazd, niedotykających się ramionami.

Godło ma kształt niebieskiej prostokątnej flagi, której długość jest równa 1,5 szerokości. Dwanaście złotych gwiazd, umieszczonych w równych odstępach, tworzy niewidoczny okrąg ze środkiem w miejscu przecięcia przekątnych prostokąta. Promień okręgu jest równy jednej trzeciej szerokości flagi. Każda z gwiazd ma pięć ramion, kończących się na obwodzie niewidocznego okręgu o promieniu równym 1/18 szerokości flagi. Wszystkie gwiazdy są ustawione w pozycji pionowej, tzn. jedno ramię znajduje się w pionie, a dwa ramiona na linii prostej prostopadłej do osi szerokości. Okrąg ustawiony jest tak, że gwiazdy są w miejscu godzin na tarczy zegara. Ich liczba jest niezmienna.

Kolory godła są następujące: powierzchnia prostokąta – NIEBIESKI PANTONE REFLEX (PANTONE REFLEX BLUE); gwiazdy – ŻÓŁTY PANTONE (PANTONE YELLOW).

Przy stosowaniu druku czterobarwnego dwa standardowe kolory powstają przez użycie czterech kolorów w procesie czterobarwnym.

NIEBIESKI PANTONE REFLEX uzyskuje się poprzez wymieszanie 100 % „process cyan” z 80 % „process magenta”.

Na stronach internetowych NIEBIESKI PANTONE REFLEX odpowiada kolorowi RGB:0/0/153 (w systemie szesnastkowym: 000099), a ŻÓŁTY PANTONE – kolorowi RGB:255/204/0 (w systemie szesnastkowym: FFCC00).

Jeśli używany jest czarny kolor, prostokąt powinien posiadać czarną obwódkę a gwiazdy powinny być czarne na białym tle.

Przy użyciu koloru niebieskiego (Reflex Blue) należy używać 100 % niebieskiego z białym negatywem do reprodukcji gwiazd.

Jeżeli tło musi być kolorowe, wokół prostokąta należy wykonać białą obwódkę o szerokości 1/25 wysokości prostokąta.

Budżet jest zbilansowany: łączny kwalifikowalny koszt równy jest przychodom całkowitym.

Bezpośrednie wydatki kwalifikowalne projektu stanowią koszty, które – biorąc pod uwagę ogólne zasady kwalifikowalności określone w części I – są identyfikowalne jako konkretne koszty związane bezpośrednio z realizacją projektu. Koszty bezpośrednie muszą być uwzględnione w prognozie całkowitego budżetu projektu.

Koszty związane z nabyciem sprzętu (na podstawie kosztów: dzierżawy, leasingu, całkowitych lub częściowych kosztów zakupu lub amortyzacji zakupionych aktywów) są kwalifikowalne tylko, jeżeli są konieczne do realizacji projektu. Sprzęt musi mieć właściwości techniczne wymagane do spełnienia przez projekt odpowiednich norm i standardów.

Wydatki związane z dzierżawą i leasingiem są kwalifikowalne do współfinansowania zgodnie z przepisami państwa członkowskiego, ustawodawstwa krajowego oraz praktyki krajowej, a także okresem dzierżawy lub leasingu na potrzeby projektu.

W przypadku zakupu, budowy, remontu lub najmu nieruchomości nieruchomość musi charakteryzować się danymi technicznymi wymaganymi w projekcie oraz spełniać odpowiednie normy i standardy.

Najem nieruchomości stanowi koszt kwalifikowalny do współfinansowania, jeżeli istnieje wyraźny związek między najmem a celami danego projektu, pod następującymi warunkami, bez uszczerbku dla stosowania surowszych przepisów krajowych:

Koszty nabycia towarów konsumpcyjnych, zaopatrzenia i usług ogólnych są kwalifikowalne, pod warunkiem że można je zidentyfikować oraz że są bezpośrednio potrzebne do realizacji projektu.

II.1.7. Koszty wynikające bezpośrednio z wymogów związanych ze współfinansowaniem unijnym

Koszty ponoszone w celu spełnienia wymogów związanych ze współfinansowaniem unijnym, na przykład w związku z upublicznieniem, przejrzystością, oceną projektu, audytem zewnętrznym, gwarancjami bankowymi, tłumaczeniami itd. są kwalifikowalne jako koszty bezpośrednie.

Koszty obsługi prawnej, notarialnej oraz dotyczące ekspertów technicznych i finansowych są kwalifikowalne.

Zgodnie z art. 40 ust. 1 przepisy aktu podstawowego oraz niniejszej decyzji dotyczące realizacji rocznych programów stosuje się odpowiednio do pomocy na wdrożenie specjalnego programu tranzytowego. Niemniej jednak w przypadku specjalnego programu tranzytowego obowiązują następujące zasady szczególne, jeśli chodzi o zasady kwalifikowalności zawarte w niniejszym załączniku:

( 2 ) Dz.U. L 281 z 23.11.1995, s. 31. Dyrektywa zmieniona rozporządzeniem (WE) nr 1882/2003 (Dz.U. L 284 z 31.10.2003, s. 1).

( 18 ) Dz.U. L 160 z 30.6.2000, s. 1. Rozporządzenie ostatnio zmienione rozporządzeniem (WE) nr 681/2007 (Dz.U. L 159 z 20.6.2007, s. 1).

( 19 ) Gdzie „N” oznacza rok wskazany w decyzji o finansowaniu zatwierdzającej programy roczne państw członkowskich.

( 20 ) Dotyczy wyłącznie sprawozdania końcowego z realizacji pierwszego programu rocznego.

( 23 ) Gdzie „N” oznacza rok wskazany w decyzji o finansowaniu zatwierdzającej programy roczne państw członkowskich.

		Dziennik Urzędowy
		No	page	date
►M1	Decyzja Komisji z dnia 10 lipca 2009 r.	L 180	20	11.7.2009
►M2	Decyzja Komisji z dnia 8 lutego 2010 r.	L 36	30	9.2.2010
►M3	Decyzja Komisji z dnia 2 marca 2011 r.	L 61	28	8.3.2011

SPIS TREŚCI
Część I	Wprowadzenie
Rozdział I	Przedmiot i definicje
Artykuł 1	Przedmiot
Artykuł 2	Definicje
Część II	Przepisy wspólne dla czterech funduszy
Rozdział 1	Wyznaczone instytucje
Artykuł 3	Instytucje wspólne
Artykuł 4	Instytucja delegowana
Artykuł 5	Outsourcing zadań
Rozdział 2	Systemy zarządzania i kontroli
Artykuł 6	Podręcznik procedur
Artykuł 7	Realizacja Funduszu przez instytucję odpowiedzialną
Artykuł 8	Warunki występowania instytucji odpowiedzialnej w roli organu wdrażającego
Artykuł 9	Procedura wyboru i przyznawania w przypadku, gdy instytucja odpowiedzialna występuje w roli organu przyznającego
Artykuł 10	Umowy o dotację zawierane z beneficjentami końcowymi w przypadku, gdy instytucja odpowiedzialna występuje w roli organu przyznającego
Artykuł 11	Umowy na wykonawstwo
Artykuł 12	Określanie ostatecznej wysokości wkładu Wspólnoty
Artykuł 13	Pomoc techniczna
Artykuł 14	Wydatki na pomoc techniczną w przypadku instytucji wspólnej
Artykuł 15	Weryfikacje przeprowadzane przez instytucję odpowiedzialną
Artykuł 16	Ścieżka audytu
Artykuł 17	Audyty systemów i audyty projektów
Artykuł 18	Weryfikacje przeprowadzane przez instytucję certyfikującą
Rozdział 3	Wymagane informacje odnośnie do wykorzystania środków Funduszu
Artykuł 19	Zasada proporcjonalności
Artykuł 20	Opis systemów zarządzania i kontroli
Artykuł 21	Zmiana opisu systemów zarządzania i kontroli
Artykuł 22	Dokumentacja programowania
Artykuł 23	Zmiana rozbicia danych finansowych w programach rocznych
Artykuł 24	Sprawozdania okresowe i końcowe z realizacji programów rocznych i wniosków o płatność
Artykuł 25	Dokumentacja sporządzana przez instytucję audytową
Artykuł 26	Dokumentacja sporządzana przez instytucję certyfikującą
Rozdział 4	Zgłaszanie nieprawidłowości
Artykuł 27	Wstępna sprawozdawczość – odstępstwa
Artykuł 28	Sprawozdawczość na temat monitoringu – nieodzyskane płatności
Artykuł 29	Kontakty z państwami członkowskimi
Artykuł 30	Korzystanie z informacji
Rozdział 5	Informacja i promocja
Artykuł 31	Informacje dla potencjalnych beneficjentów końcowych
Artykuł 32	Informacje dla beneficjentów końcowych
Artykuł 33	Odpowiedzialność instytucji odpowiedzialnej w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby opinii publicznej
Artykuł 34	Odpowiedzialność beneficjentów końcowych w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby opinii publicznej
Artykuł 35	Specyfikacja techniczna działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby operacji
Rozdział 6	Dane osobowe
Artykuł 36	Ochrona danych osobowych
Rozdział 7	Elektroniczna wymiana dokumentów
Artykuł 37	Elektroniczna wymiana dokumentów
Artykuł 38	System informatyczny do wymiany dokumentów
Część III	Przepisy szczególne dla Funduszu granic zewnętrznych
Rozdział 1	Kryteria kwalifikowalności
Artykuł 39	Kryteria kwalifikowalności
Rozdział 2	Specjalny program tranzytowy
Artykuł 40	Pomoc dla wdrożenia specjalnego programu tranzytowego
Część IV	PRZEPISY KOŃCOWE
Artykuł 41	Adresaci
ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK I	Wzór opisu systemów zarządzania i kontroli
ZAŁĄCZNIK II	Wzór programu wieloletniego
ZAŁĄCZNIK III	Wzór programu rocznego
ZAŁĄCZNIK IV	Wzór sprawozdania okresowego z realizacji programu rocznego
A.	Sprawozdanie techniczne
B.	Wniosek o drugą płatność zaliczkową
ZAŁĄCZNIK V	Wzór sprawozdania końcowego z realizacji programu rocznego
A.	Sprawozdanie techniczne
B.	Wniosek o wypłatę salda/Deklaracja zwrotu kosztów
ZAŁĄCZNIK VI	Wzór strategii audytu
	Załącznik(-i) do strategii audytu: Plany roczne
ZAŁĄCZNIK VII	Wzór sprawozdania instytucji audytowej
A.	Roczne sprawozdanie z audytu
B.	Opinia w sprawie funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli
C.	Zatwierdzenie wniosku o płatność
ZAŁĄCZNIK VIII	Wzór poświadczenia płatności końcowej
ZAŁĄCZNIK IX	Wzór poświadczenia płatności końcowej
ZAŁĄCZNIK X	Wytyczne dotyczące godła i definicja standardowej kolorystyki
ZAŁĄCZNIK XI	Kryteria kwalifikowalności wydatków fundusz granic zewnętrznych

Instytucja	Oświadczenie	Data i podpis
Instytucja odpowiedzialna	Zaświadczam, że powyższe informacje dotyczące tożsamości instytucji odpowiedzialnej i jej systemów kontroli wewnętrznej są zgodne z prawdą i wyczerpujące.	Nazwisko: Stanowisko: Data:
		podpis
Instytucja certyfikująca	Zaświadczam, że powyższe informacje dotyczące tożsamości instytucji certyfikującej i jej systemów kontroli wewnętrznej są zgodne z prawdą i wyczerpujące.	Nazwisko: Stanowisko: Data:
		podpis
Instytucja audytowa	Zaświadczam, że powyższe informacje dotyczące tożsamości instytucji audytowej i jej systemów kontroli wewnętrznej są zgodne z prawdą i wyczerpujące oraz poświadczam, że przedstawiony obraz całości systemów zarządzania i kontroli odpowiada stanowi faktycznemu.	Nazwisko: Stanowisko: Data:
		podpis

Informacja o nowych nieprawidłowościach (1)?				Nie	Tak (jeżeli tak, proszę wypełnić tabelę 2)
Sprawozdanie okresowe z realizacji programu rocznego
Tabela 2 Wstępna informacja o nieprawidłowościach
Państwo członkowskie: […]
Stan na: [dzień/miesiąc/rok]
Fundusz: […]
Nr ref.	Program roczny	Projekt	Naruszony przepis	Rodzaj nieprawidłowości	Data/Źródło pierwszej informacji	Sposób wykrycia	Możliwość nadużycia (T/N)	Kwota w EUR, której dotyczy nieprawidłowość (wkład WE)




(1) Od ostatniego sprawozdania okresowego/końcowego przekazanego Komisji.

2.1. Wyznaczanie instytucji oraz nadzór nad nimi
Krótki opis procesu wyznaczania każdej z instytucji [W opisie należy uwzględnić wszystkie instytucje]
	Główne cele	Zrealizowano?	Uwagi
1	W zasadach regulujących stosunki państwa członkowskiego z wyznaczonymi instytucjami określono zakres obowiązków każdej ze stron	Tak/Nie
2	Państwo członkowskie dostarczyło wyznaczonym instytucjom odpowiednie wskazówki w celu zagwarantowania należytego zarządzania finansami (w formie szkoleń i/lub podręczników)	Tak/Nie
3	Każda instytucja przedstawi swoim pracownikom cele swojej działalności oraz zakres ich obowiązków i spodziewane rezultaty	Tak/Nie
4	Podjęto działania mające na celu zagwarantowanie, że poszczególne instytucje dysponują odpowiednią liczbą pracowników, których staż pracy i doświadczenie pozwalają na wykonywanie powierzonych im zadań	Tak/Nie

2.2. Rozdzielenie funkcji
Krótki opis sposobu, w jaki gwarantuje się właściwe rozdzielenie funkcji wykonywanych przez poszczególne instytucje [W opisie należy uwzględnić wszystkie instytucje]
	Główne cele	Zrealizowano?	Uwagi
1	Określono zasady gwarantujące należyte rozdzielenie w obrębie instytucji odpowiedzialnej funkcji jednostek zajmujących się podpisywaniem umów o zamówieniach publicznych/o dotacje	Tak/Nie
2	Określono zasady gwarantujące należyte rozdzielenie w obrębie instytucji odpowiedzialnej funkcji podmiotów zajmujących się rozpoczynaniem, weryfikacją i zatwierdzaniem transakcji finansowych	Tak/Nie
3	Instytucja audytowa będzie funkcjonalnie niezależna od instytucji odpowiedzialnej i instytucji certyfikującej	Tak/Nie
4	Instytucja certyfikująca nie będzie brała udziału w procedurze wyboru, realizacji działań i transakcjach finansowych związanych z zasobami Wspólnoty	Tak/Nie

2.3. Monitorowanie instytucji delegowanych (w stosownych przypadkach)
Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić instytucję odpowiedzialną i instytucje delegowane]
	Główne cele	Zrealizowano?	Uwagi
1	Delegowane zadania są jasno określone	Tak/Nie
2	Ustanowiono odpowiednie procedury dotyczące delegowanych zadań oraz kontroli ich zgodności z przepisami aktu podstawowego/przepisami wykonawczymi	Tak/Nie
3	Przeprowadzane będą kontrole nadzorcze w celu zagwarantowania, że zadania wykonywane są zgodnie z przyjętymi procedurami	Tak/Nie

2.4. Monitorowanie innych zadań, wykonywanych przez organy inne niż wyznaczone instytucje – w stosownych przypadkach
Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić wszystkie instytucje]
	Główne cele	Zrealizowano?	Uwagi
1	Jeśli w procesie uczestniczą organy podlegające instytucji odpowiedzialnej (niebędące instytucjami delegowanymi), utworzono mechanizmy nadzorcze gwarantujące należyte zarządzanie finansami	Tak/Nie
2	Jeśli zdecydowano o outsourcingu zadań w zakresie audytu lub jeśli w proces zaangażowane są organy podlegające instytucji audytowej, utworzono mechanizmy nadzorcze gwarantujące jednolitą metodykę audytu i spójność działań	Tak/Nie
3	Jeśli zdecydowano o outsourcingu zadań w zakresie poświadczania lub jeśli w proces zaangażowane są organy podlegające instytucji certyfikującej, utworzono mechanizmy nadzorcze gwarantujące jednolite podejście do kwestii poświadczania	Tak/Nie
4	W przypadku outsourcingu zadań organom sektora prywatnego, niepełniącym misji służby publicznej, utworzono mechanizmy gwarantujące, że zlecane zadania nie obejmują sprawowania władzy publicznej i nie wymagają podejmowania decyzji uznaniowych	Tak/Nie

3.1. Opracowywanie programów wieloletnich
Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić instytucję odpowiedzialną i instytucje delegowane]
	Główne cele	Zrealizowano?	Uwagi
1	Przewidziano ustalenia gwarantujące realizację zasady partnerstwa zgodnie z obowiązującymi przepisami i praktykami krajowymi	Tak/Nie
2	Ustanowiono procedury kontroli zgodności założeń programu wieloletniego ze strategicznymi wytycznymi i przepisami wspólnotowymi, w szczególności z przepisami dotyczącymi swobodnego przepływu osób w połączeniu z odnośnymi środkami towarzyszącymi w zakresie kontroli granic zewnętrznych, azylu i imigracji	Tak/Nie
3	Program wieloletni zatwierdzany jest przez należycie upoważnioną osobę	Tak/Nie

3.3. Opracowywanie strategii audytu i rocznych planów audytu
Krótki opis procesu [Opis dotyczy instytucji audytowej]
	Główne cele	Zrealizowano?	Uwagi
1	Określono zasady gwarantujące przejrzystą i odpowiednią komunikację, przed rozpoczęciem i przez cały okres programowania, instytucji odpowiedzialnej z instytucją audytową na temat stosowanych procedur zarządzania i na temat projektów	Tak/Nie
2	Określono zasady tworzenia rocznych planów audytu (które należy załączyć co roku do strategii audytu) i terminowego dostarczania ich do Komisji (w stosownych przypadkach)	Tak/Nie
3	Strategia audytu i roczne plany audytu zatwierdzane są przez odpowiednio upoważnioną osobę	Tak/Nie

3.6. Monitorowanie projektów realizowanych przez beneficjentów końcowych
Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić instytucję odpowiedzialną i instytucje delegowane]
	Główne cele	Zrealizowano?	Uwagi
1	Główne wskaźniki operacyjne i finansowe dla każdego z projektów zostaną określone oraz podane do wiadomości instytucji odpowiedzialnej i są regularnie monitorowane	Tak/Nie
2	Przewidziano przeprowadzanie przez instytucję odpowiedzialną kontroli na miejscu, których celem jest monitorowanie (zarówno aspektów operacyjnych, jak i finansowych) projektów	Tak/Nie
3	Instytucja odpowiedzialna dba, aby beneficjenci końcowi korzystali z odpowiedniego, skomputeryzowanego systemu księgowego	Tak/Nie
4	Instytucja odpowiedzialna dba, aby beneficjenci końcowi stosowali się do przepisów dotyczących uwidocznienia finansowania ze środków unijnych	Tak/Nie

3.8. Nieprawidłowości, korekty i kwoty odzyskane
Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić instytucję odpowiedzialną, instytucje delegowane oraz instytucję certyfikującą]
	Główne cele	Zrealizowano?	Uwagi
1	Zdefiniowano pojęcie nieprawidłowości, a definicja odpowiada wymogom wspólnotowym	Tak/Nie
2	Utworzono mechanizmy umożliwiające odpowiednio wczesne wykrywanie nieprawidłowości i natychmiastowe podejmowanie działań naprawczych	Tak/Nie
3	Ustanowiono procedury gwarantujące regularne informowanie Komisji o stwierdzonych nieprawidłowościach oraz w stosownych przypadkach o wszelkich działaniach naprawczych podejmowanych w celu wywiązania się z obowiązków wynikających z przepisów niniejszej decyzji	Tak/Nie
4	Ustanowiono procedury gwarantujące odpowiednie wykonanie nakazów windykacji oraz w stosownych przypadkach egzekucję odsetek za zwłokę	Tak/Nie
5	Jeśli nakazów windykacji nie można wykonać, zostaną określone powody takiej sytuacji w celu ustalenia, czy państwa członkowskie powinny zwrócić otrzymane kwoty do budżetu wspólnotowego.	Tak/Nie

3.10. Sprawozdanie z audytu programów rocznych i odnośne deklaracje
Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić instytucję audytową]
	Główne cele	Zrealizowano?	Uwagi
1	Ustanowiono procedury konsolidacji wniosków z audytu systemów i projektów w odniesieniu do każdego programu rocznego	Tak/Nie
2	Prowadzone będą kontrole mające na celu ocenę zasadności wniosków o płatność	Tak/Nie
3	W przypadku stwierdzenia błędów systemowych lub w przypadku przekroczenia progów istotności błędów podejmowane są dodatkowe kontrole	Tak/Nie
4	Sprawozdanie i odnośne deklaracje zatwierdzane są przez należycie upoważnioną osobę	Tak/Nie

3.12. Ocena programu
Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić instytucję odpowiedzialną i instytucje delegowane]
	Główne cele	Zrealizowano?	Uwagi
1	Opracowane przez Komisję wytyczne dotyczące metodyki ocen rozpowszechniane są wśród szerokiego grona odbiorców i udostępniane wszystkim potencjalnym beneficjentom końcowym i innym zainteresowanym osobom	Tak/Nie
2	Rejestruje się przekazane przez beneficjentów końcowych główne wskaźniki operacyjne i finansowe wykorzystywane do oceny stopnia zaawansowania realizacji celów projektu	Tak/Nie
3	Instytucja odpowiedzialna (i/lub instytucje delegowane) dbają, aby dostarczone wskaźniki pozwalały na wymierną ocenę wyników każdego projektu	Tak/Nie
4	Ustanowiono procedury gwarantujące przeprowadzenie oceny przewidzianej w akcie podstawowym	Tak/Nie

4.1. Dokumentacja dotycząca procedur
Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić wszystkie instytucje]
	Główne cele	Zrealizowano?	Uwagi
1	Instytucje dbają, aby przyjęte procedury, o których mowa w art. 7 niniejszej decyzji, były zgodne z przepisami krajowymi i wspólnotowymi (dotyczącymi np. zamówień publicznych, zasad rachunkowości itd.)	Tak/Nie
2	Procedury zatwierdzane są przez należycie upoważnioną osobę	Tak/Nie
3	Przyjęte procedury zawierają jasne wytyczne dotyczące każdej z głównych operacji oraz objaśnienia podziału ról w procesie podejmowania decyzji	Tak/Nie
4	Podjęto niezbędne kroki w celu zagwarantowania, że cały personel jest należycie poinformowany o przyjętych procedurach	Tak/Nie
5	W stosownych przypadkach procedury przewidują wykorzystanie list kontrolnych, będących wykazem głównych kontroli, jakie należy przeprowadzić	Tak/Nie
6	Podjęto niezbędne kroki w celu zagwarantowania należytej ochrony danych osobowych	Tak/Nie

4.3. Przedkładanie sprawozdań Komisji
Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić wszystkie instytucje]
	Główne cele	Zrealizowano?	Uwagi
1	Określono obowiązki sprawozdawcze oraz wpływ na zasoby	Tak/Nie
2	Przyjęte procedury umożliwiają odpowiedni, terminowy i pełny udział wyznaczonych instytucji	Tak/Nie
3	Sprawozdania zatwierdzane są przez należycie upoważnioną osobę	Tak/Nie

Program wieloletni – projekt planu finansowego
Tabela nr 1 Wkład Wspólnoty
Państwo członkowskie: […]
Fundusz: […]
(w tys. EUR – ceny bieżące)	2007	2008	2009	2010	2011	2012	2013	Ogółem
Priorytet 1: […]								0
Priorytet 2: […]								0
Priorytet 3: […]								0
Priorytet…: […]								0
Pomoc techniczna								0
Ogółem	0	0	0	0	0	0	0	0

Uzupełnienie informacji o nieprawidłowościach?				Nie		Tak (jeżeli tak, proszę wypełnić tabelę 3)
Sprawozdanie okresowe z realizacji programu rocznego
Tabela 3 Uzupełnienie informacji o nieprawidłowościach
Państwo członkowskie: […]
Stan na: [dzień/miesiąc/rok]
Fundusz: […]
Nr ref.	Program roczny	Projekt	Naruszony przepis	Kwota, której dotyczy nieprawidłowość (wkład WE) w EUR	Działania uzupełniające	Nakaz windykacji (kwoty w EUR)				Anulowanie wkładu WE
Nr ref.	Program roczny	Projekt	Naruszony przepis	Kwota, której dotyczy nieprawidłowość (wkład WE) w EUR	Działania uzupełniające	Wydany	Zapłacony	Odsetki za zwłokę	Wycofany	Anulowanie wkładu WE

EUR (1)
(1) Łączna wnioskowana kwota do uzupełnienia pierwszej płatności zaliczkowej.

Instytucja właściwa do otrzymania płatności
Bank
Nr rachunku bankowego
Posiadacz rachunku (jeżeli inny niż instytucja właściwa do otrzymania płatności)

Sprawozdanie końcowe z realizacji programu rocznego
Tabela 2 Lista nakazów windykacji w toku
Państwo członkowskie: […]
Fundusz: […]
Stan na: [dzień/miesiąc/rok]
Nr ref.	Program roczny	Projekt	Łączna kwota do odzyskania	Wkład WE do odzyskania	Odliczono z odpowiedniego sprawozdania finansowego (T/N)	Przyczyny windykacji

Sprawozdanie końcowe z realizacji programu rocznego
Tabela 3 Lista nakazów windykacji środków jeszcze nieodliczonych we wcześniejszych deklaracjach wydatków
Państwo członkowskie: […]
Fundusz: […]
Stan na: [dzień/miesiąc/rok]
Nr ref.	Program roczny	Projekt	Łączna odzyskana kwota	Odzyskany wkład WE	Data windykacji	Przyczyny windykacji

Kontynuacja dotychczasowych nieprawidłowości?				Nie		Tak (jeżeli tak, proszę wypełnić tabelę 5)
Sprawozdanie końcowe z realizacji programu rocznego
Tabela 5 Uzupełnienie informacji o nieprawidłowościach
Państwo członkowskie: […]
Stan na: [dzień/miesiąc/rok]
Fundusz: […]
Nr ref.	Program roczny	Projekt	Naruszony przepis	Kwota, której dotyczy nieprawidłowość	Działania uzupełniające	Nakaz windykacji (kwoty w EUR)				Anulowanie wkładu WE
Nr ref.	Program roczny	Projekt	Naruszony przepis	(wkład WE) w EUR	Działania uzupełniające	Wydany	Zapłacony	Odsetki za zwłokę	Wycofany	Anulowanie wkładu WE

EUR (1)	-
(1) Łączna kwota do odzyskania po rozliczeniu płatności zaliczkowej (płatności zaliczkowych).

Rok 2007
Audyty systemowe
Fundusze	Audytowane instytucje	Audytowane procesy		Zakres audytu				Osobodni	Planowanie



Audyty projektów
Fundusze	Rok programu	Priorytet	Projekt		Końcowy beneficjent	Łączne wydatki kwalifikowalne projektu	Audytowane wydatki	Osobodni	Planowanie

EUR (1)
(1) Łączna kwota ►M3 kwalifikowalnych ◄ wydatków zapłacona przez beneficjentów końcowych lub wykorzystana w ramach pomocy technicznej.

EUR (1)
(1) Łączna kwota kwalifikowalnych wydatków zapłacona przez beneficjentów końcowych lub wykorzystana w ramach pomocy technicznej.