Zarządzanie budżetem i finansami

zauważa, że Urząd rozpoczął działalność 17 października 2019 r. i osiągnął autonomię finansową 26 maja 2021 r. oraz że we wrześniu 2021 r. po zawarciu umowy w sprawie siedziby z Republiką Słowacką rozpoczął działalność w swojej siedzibie w Bratysławie; z zadowoleniem przyjmuje rozpoczęcie działalności Urzędu i podkreśla, że jest to pierwsza procedura udzielania absolutorium;

zauważa, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2021 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu wynoszącego 95,80 % w przypadku środków na zobowiązania na bieżący rok oraz że wskaźnik wykonania budżetu w odniesieniu do środków na płatności na bieżący rok wyniósł 30,38 %;

podkreśla fakt, że prace Urzędu są w fazie rozruchu i rozwoju; uznaje, że nowe procesy wewnętrzne muszą zostać opracowane i zintegrowane w nadchodzącym okresie, zanim Urząd będzie w pełni operacyjny w 2024 r.;

przypomina o znaczeniu wzmocnienia systemów zarządzania i kontroli w celu zapewnienia właściwego funkcjonowania Urzędu; zdecydowanie domaga się wprowadzenia wymogu posiadania skutecznych systemów zarządzania i kontroli, aby uniknąć potencjalnych przypadków wystąpienia konfliktu interesów, brakujących kontroli ex ante lub ex post, niewłaściwego zarządzania zobowiązaniami budżetowymi i prawnymi oraz nieodnotowywania wyjątków w rejestrze odstępstw;

Wyniki działalności

zauważa, że pierwotnie planowany na 2021 r. projekt mający na celu opracowanie ustrukturyzowanego systemu zarządzania wynikami w celu wsparcia opracowania spójnych kluczowych wskaźników skuteczności działania opóźnił się i jest wdrażany obecnie; wzywa Urząd do poinformowania organu udzielającego absolutorium o poczynionych w związku z tym postępach;

podkreśla osiągnięcia Urzędu dotyczące pierwszej inicjatywy sektorowej skupiającej się na prawach pracowników mobilnych i ich pracodawców w kontekście pracy sezonowej, planie działania i powiązanej kampanii, realizowanej we współpracy z państwami członkowskimi, partnerami społecznymi i innymi zainteresowanymi stronami oraz w sposób łączący wszystkie zadania operacyjne Urzędu;

z zadowoleniem zauważa, że w 2021 r. Urząd wsparł pierwsze dziesięć uzgodnionych i wspólnych inspekcji z udziałem 11 państw członkowskich; zauważa ponadto, że europejska platforma na rzecz usprawnienia współpracy w zakresie przeciwdziałania pracy nierejestrowanej została sprawnie zintegrowana z Urzędem w 2021 r. oraz że zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1149 (2) Urząd przejął od Komisji niektóre szczególne zadania europejskiej sieci służb zatrudnienia (EURES), w szczególności zarządzanie siecią EURES, szkolenia i działania komunikacyjne, a także odpowiedzialność za portal EURES;

z zadowoleniem zauważa, że Urząd wprowadził ramy niezbędne do rozpoczęcia zadania mediacyjnego na początku 2022 r. oraz że w grudniu 2021 r. zarząd Urzędu przyjął „regulamin procedury mediacji” i ogłosił zaproszenie do zgłaszania kandydatur na różne funkcje mediacyjne;

zauważa z zadowoleniem, że Urząd pogłębił współpracę z innymi organami i jednostkami organizacyjnymi Unii; z zadowoleniem przyjmuje pierwsze porozumienia osiągnięte w 2021 r. z siecią rozwiązywania problemów rynku wewnętrznego (SOLVIT) i Komisją Administracyjną ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego; zauważa ponadto, że Urząd rozpoczął negocjacje w sprawie innych ustaleń dotyczących współpracy, w tym z Europejską Fundacją na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (Eurofound) i Europejską Agencją Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy (EU-OSHA); zauważa ponadto, że we wrześniu 2021 r. Urząd i Agencja Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Ścigania (Europol) wsparły państwa członkowskie w ich wysiłkach na rzecz zwalczania wyzysku pracowników w pracy sezonowej; wzywa Urząd do dalszego poszukiwania sposobów rozszerzenia ustaleń roboczych i dzielenia się zasobami z innymi organami Unii w ramach zadań, które się pokrywają;

10.

zauważa, że przeprowadzono wszystkie działania przewidziane w programie prac na 2021 r., z wyjątkiem projektów wymiany pracowników i wzajemnej pomocy w ramach europejskiej platformy na rzecz przeciwdziałania pracy nierejestrowanej; przyznaje, że na brak wniosków dotyczących tych zależnych od zapotrzebowania działań mogła mieć wpływ pandemia COVID-19; zauważa, że zdaniem zarządu wyniki osiągnięte przez Urząd w drugim roku jego działalności stanowią podstawę do osiągnięcia przez Urząd pełnej operacyjności i cyfryzacji przed 2024 r.;

Polityka kadrowa

11.

wyraża zaniepokojenie faktem, że do 31 grudnia 2021 r. plan zatrudnienia wdrożono w 84,21 % – przyjęto 32 pracowników zatrudnionych na czas określony, podczas gdy budżet Unii przewidywał 38 stanowisk w tej kategorii pracowników; zauważa ponadto, że w 2021 r. Urząd zatrudniał 11 pracowników kontraktowych i 41 oddelegowanych ekspertów krajowych (w tym 27 krajowych urzędników łącznikowych); zauważa, że w 2021 r., po intensywnych wysiłkach rekrutacyjnych, Urząd był w stanie znacznie zwiększyć liczbę swoich pracowników zgodnie z jednym z kluczowych priorytetów Urzędu;

12.

zwraca jednak uwagę, że Urząd ma największy proporcjonalny udział oddelegowanych ekspertów krajowych (60 ze 144 pracowników) w planie zatrudnienia na 2023 r. w porównaniu ze wszystkimi agencjami zdecentralizowanymi Unii; wzywa do przekształcenia 15 stanowisk oddelegowanego eksperta krajowego w stanowiska pracownika zatrudnionego na czas określony, tak aby Urząd dysponował odpowiednim personelem do dalszego wykonywania swoich zadań;

13.

zauważa, że nie osiągnięto równowagi płci wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla Urzędu, gdzie 4 na 6 członków to mężczyźni (67 %); zauważa, że w zarządzie Urzędu nie osiągnięto równowagi płci, gdzie 20 na 33 członków to mężczyźni (61 %); zauważa, że równowaga płci nie została również osiągnięta w odniesieniu do całego personelu Urzędu, gdzie 23 na 43 pracowników to kobiety (53 %); odnotowuje równowagę płci wśród oddelegowanych ekspertów krajowych (w tym krajowych urzędników łącznikowych), gdzie 49 % stanowią kobiety, a 51 % mężczyźni; zauważa ponadto, że na koniec 2021 r. Urząd zatrudniał pracowników 14 narodowości zgodnie ze swoim planem zatrudnienia (pracownicy statutowi) oraz że zamierzał zwiększyć liczbę reprezentowanych narodowości do 18 w 2022 r.; wzywa Urząd, aby w procedurach rekrutacyjnych nadał równowadze geograficznej najwyższy priorytet i poinformował organ udzielający absolutorium o poczynionych w związku z tym postępach; przypomina o znaczeniu zapewnienia równowagi płci wśród pracowników i wzywa Urząd do uwzględnienia tego aspektu podczas przyszłych nominacji na stanowiska kadry kierowniczej wyższego szczebla; ponadto wzywa państwa członkowskie do uwzględnienia tego faktu przy powoływaniu członków zarządu lub oddelegowanych ekspertów krajowych;

14.

zauważa, że w 2021 r. Urząd przyjął swoją pierwszą strukturę organizacyjną, opracował tę organizację oraz kontynuował przyjmowanie i rozwijanie wewnętrznych zasad i procedur, oraz że wraz ze wszystkimi pracownikami stworzył opis swoich zasad i wartości, uwzględniając różnorodność i kulturę wszystkich pracowników; zauważa ponadto, że Urząd dąży do osiągnięcia pełnej operacyjności w 2024 r.;

15.

zauważa, że w marcu 2022 r. Urząd przyjął politykę ochrony godności osoby oraz zapobiegania molestowaniu psychicznemu i seksualnemu, a następnie rozpoczął organizowanie obowiązkowych warsztatów przeciwko molestowaniu dla wszystkich pracowników, w tym dla wykonawców zewnętrznych, a także specjalnych sesji dla kadry kierowniczej; zauważa ponadto, że w czerwcu 2022 r. Urząd ogłosił zaproszenie do składania kandydatur na zaufanych doradców; wzywa Urząd do poinformowania organu udzielającego absolutorium o poczynionych w związku z tym postępach;

16.

przypomina o znaczeniu opracowania długoterminowej polityki kadrowej uwzględniającej równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, poradnictwo przez całe życie oraz zapewnienie specjalnych możliwości szkoleniowych w zakresie rozwoju kariery zawodowej, równowagę płci na wszystkich szczeblach personelu, telepracę, prawo do bycia offline, poprawę równowagi geograficznej w celu zapewnienia odpowiedniej reprezentacji wszystkich państw członkowskich oraz rekrutację i integrację osób z niepełnosprawnościami, a także zapewnienie ich równego traktowania i powszechnego promowania ich szans;

Zamówienia publiczne

17.

zauważa, że w 2021 r. Urząd jak najlepiej wykorzystał istniejące międzyinstytucjonalne umowy ramowe do swoich działań administracyjnych i operacyjnych oraz w stosownych przypadkach ogłosił zaproszenia do składania ofert (negocjowane i otwarte); zauważa ponadto, że Urząd zakończył łącznie 106 procedur udzielania zamówień i podpisał sześć umów o gwarantowanym poziomie usług;

18.

zauważa, że w 2021 r. Urząd wprowadził moduły zamówień elektronicznych aktywów ABAC, elektroniczne procedury przetargowe, elektroniczne składanie ofert i narzędzie zarządzania zamówieniami publicznymi (PPMT); zauważa, że w 2022 r. Urząd zaczął stosować narzędzie zarządzania zamówieniami publicznymi;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

19.

zauważa, że Urząd opracowuje kompleksową politykę w zakresie konfliktu interesów oraz że regulamin organów Urzędu (zarządu, Grupy Zainteresowanych Stron, grup roboczych Urzędu) zawiera przepisy dotyczące konfliktów interesów; zauważa ponadto, że wdrożono oświadczenia o braku konfliktu interesów członków zarządu i że są one publicznie dostępne;

20.

zauważa, że Urząd publikuje życiorys dyrektora wykonawczego i przygotowuje publikację innych istotnych życiorysów w 2023 r.; wzywa Urząd do poinformowania organu udzielającego absolutorium o poczynionych w związku z tym postępach;

21.

zauważa, że w 2021 r. Urząd spotkał się z zewnętrznymi zainteresowanymi stronami, w tym przedstawicielami związków zawodowych, organizacjami pracodawców i przedstawicielami przedsiębiorstw, a także organami krajowymi i instytucjami krajowymi; zauważa z zaniepokojeniem, że Urząd nie posiada centralnego rejestru odpowiednich spotkań z podmiotami zewnętrznymi i nie planuje go wdrożyć przed 2023 r.; wzywa Urząd do jak najszybszego utworzenia takiego rejestru oraz do poinformowania organu udzielającego absolutorium o wszelkich postępach poczynionych w tym zakresie;

22.

zauważa z zadowoleniem, że 25 maja 2021 r. Urząd przyjął przez analogię wytyczne Komisji dotyczące informowania o nieprawidłowościach;

23.

podkreśla potrzebę wprowadzenia usystematyzowanych przepisów dotyczących przejrzystości, niezgodności, konfliktu interesów, nielegalnego lobbingu i efektu „drzwi obrotowych”; wzywa Urząd do wzmocnienia mechanizmów kontroli wewnętrznej, w tym do ustanowienia wewnętrznego mechanizmu antykorupcyjnego;

Mechanizmy kontroli wewnętrznej

24.

zauważa z zaniepokojeniem, że chociaż według sprawozdania Trybunału zarząd Urzędu zatwierdził kartę obowiązków Służby Audytu Wewnętrznego Komisji Europejskiej (w 2021 r.) oraz ramy kontroli wewnętrznej Urzędu (w 2020 r.), nie przyjął on jeszcze odpowiedniej strategii zarządzania ryzykiem i kontroli, karty obowiązków urzędnika zatwierdzającego, karty obowiązków subdelegowanych urzędników zatwierdzających ani karty obowiązków księgowego, oraz że niedociągnięcia te utrudniają wdrażanie ram kontroli wewnętrznej Urzędu; na podstawie odpowiedzi Urzędu zauważa, że Urząd zakończył proces oceny ryzyka, że dysponuje kilkoma strategiami i procedurami służącymi wdrożeniu ram kontroli wewnętrznej, że stale pracuje nad ich dalszym wzmocnieniem oraz że planuje przyjęcie odpowiednich kart obowiązków; wzywa Urząd do poinformowania organu udzielającego absolutorium o postępach poczynionych w odniesieniu do systemu kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem;

25.

na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że Urząd zarejestrował w systemie aktywów ABAC i wprowadził do ewidencji aktywa o łącznej wartości 73 118 EUR, że aktywa te składały się głównie z mebli biurowych oraz że Urząd nadał numer identyfikacyjny inwentarza dla każdej pozycji i określił jej przyszłą lokalizację; zauważa jednak, że w czasie przeprowadzania kontroli aktywa te ze względu na pandemię COVID-19 nie były oznaczone i nie były jeszcze umieszczone w wyznaczonych lokalizacjach; zauważa ponadto, że brak kompletnej i zaktualizowanej ewidencji określającej lokalizację rzeczowych aktywów trwałych Urzędu jest niezgodny z art. 87 rozporządzenia finansowego i negatywnie wpływa na zdolność Urzędu do zapewnienia ochrony jego aktywów; odnotowuje odpowiedź Urzędu, że w wyniku środków ograniczających związanych z pandemią COVID-19 aktywa rzeczowe zostały po dostarczeniu niedawno umieszczone w wyznaczonych pomieszczeniach zgodnie z planem lokalizacji i liczbą pracowników oraz że zakończono proces etykietowania i ukończono fizyczne opracowywanie ewidencji;

26.

na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że 11 grudnia 2020 r. Urząd podpisał umowę szczegółową na działania szkoleniowe EURES, obejmującą pierwszy kwartał 2021 r. i opiewającą na kwotę 299 437 EUR oraz że 9 listopada 2021 r. podpisano nową umowę ramową na prowadzenie szkoleń EURES o wartości 12 mln EUR i maksymalnym okresie trwania wynoszącym 48 miesięcy, ale że w 2021 r. nie dokonano żadnych płatności z tytułu tej umowy ramowej; zauważa ponadto, że według Trybunału Urząd nie wprowadził kontroli ex ante lub ex post dotyczących operacyjnych i finansowych aspektów działań szkoleniowych, opartych na bezpośrednich dowodach z przeprowadzonych działań szkoleniowych, lecz opierał się na sprawozdaniach przygotowanych przez szkoleniowców oraz zauważa, że brak sformalizowanych procedur opartych na bezpośrednich dowodach może zagrozić wdrożeniu wytycznych w zakresie zarządzania i osiągnięciu celów Urzędu;

27.

zauważa, że w odpowiedzi na uwagę Trybunału Urząd uznał potrzebę utworzenia odpowiedniej struktury wewnętrznej i wprowadzenia sformalizowanych procedur opartych na bezpośrednich dowodach; zauważa, że Urząd stosuje kontrole bezpośrednie w odniesieniu do działań szkoleniowych oraz że od 2023 r. ustanowi mechanizm kontroli bezpośrednich, w ramach którego pracownicy Urzędu będą uczestniczyć w 10 % szkoleń oferowanych przez EURES, obejmujących wszystkie rodzaje i formy szkoleń, a także monitorować wdrażanie szkoleń, oraz że po dokonaniu oceny poszczególnych szkoleń wśród jego uczestników będzie przeprowadzane badanie satysfakcji;

28.

zauważa, że Urząd przyjął i wdrożył strategię zwalczania nadużyć finansowych na lata 2021–2023 oraz że wdrażanie tej strategii jest monitorowane za pomocą specjalnego planu działania;

Cyfryzacja i zielona transformacja

29.

zauważa, że Urząd opracował rozwiązania ICT w oparciu o ofertę Microsoft 365 (M365) i systemów Komisji dzielonych między różnymi instytucjami i dostępnych za pośrednictwem bezpiecznego rozwiązania VPN, które zostały poddane przeglądowi przez niezależnych konsultantów i CERT-UE; zauważa ponadto, że Urząd skonfigurował rozwiązanie w zakresie monitorowania bezpieczeństwa ICT, które umożliwia nadzór CERT-UE na podstawie umowy o gwarantowanym poziomie usług;

30.

zauważa, że polityka Urzędu w zakresie cyberbezpieczeństwa ma zostać opracowana w 2023 r. i będzie uwzględniać strategię ICT i podejście agencji do nowego rozporządzenia w sprawie cyberbezpieczeństwa; wzywa Urząd do poinformowania organu udzielającego absolutorium o poczynionych w związku z tym postępach;

31.

przypomina o znaczeniu zwiększenia roli technologii cyfrowych w wewnętrznym funkcjonowaniu Urzędu i zarządzaniu nim, ale również w celu przyspieszenia cyfryzacji procedur; podkreśla, że Urząd powinien zachować proaktywną postawę w tym względzie, aby uniknąć powstania przepaści cyfrowej między agencjami Unii; zwraca jednak uwagę na konieczność podejmowania wszystkich niezbędnych środków bezpieczeństwa, aby uniknąć wszelkiego ryzyka dla bezpieczeństwa przetwarzanych informacji w sieci;

32.

zachęca Urząd do ścisłej współpracy z ENISA (Agencją Unii Europejskiej ds. Cyberbezpieczeństwa); sugeruje oferowanie regularnie aktualizowanych programów szkoleniowych w zakresie cyberbezpieczeństwa dla wszystkich pracowników Urzędu; wzywa Urząd, aby szybciej opracował politykę cyberbezpieczeństwa, przedstawił ją przed 31 grudnia 2023 r. i złożył sprawozdanie organowi udzielającemu absolutorium;

33.

z uznaniem zauważa, że siedziba główna Urzędu na Słowacji (budynek Landererova 12 lub L12) uzyskała złoty certyfikat Leadership in Energy and Environmental Design;

Ciągłość działania w czasie kryzysu związanego z COVID-19

34.

na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa z zaniepokojeniem, że Urząd nie przyjął jeszcze planu ciągłości działania oraz że brak ustalonego i kompleksowego planu ciągłości działania stanowi poważne uchybienie wewnętrzne; na podstawie odpowiedzi Urzędu zauważa, że ze względu na pandemię COVID-19 ciągłość działania została zagwarantowana dzięki rozwiązaniu opartemu na codziennej telepracy oraz że Urząd zdaje sobie sprawę z wagi kompleksowego dokumentu opisującego plan ciągłości działania, którego ukończenie planowane jest w 2023 r.; wzywa Urząd do poinformowania organu udzielającego absolutorium o poczynionych w związku z tym postępach;

35.

z zadowoleniem przyjmuje sprawozdanie w sprawie wpływu telepracy podczas pandemii COVID-19 na obowiązujące systemy zabezpieczenia społecznego oraz wewnętrzną ocenę wpływu pandemii COVID-19 na obszary działalności Urzędu;

Inne uwagi

36.

zauważa, że w 2021 r. Urząd dalej rozwijał działania komunikacyjne, tym samym rosła liczba obserwujących w mediach społecznościowych, stworzono nowe strony internetowe na kolejnych platformach mediów społecznościowych oraz zwiększono ilość interaktywnych i bardziej interesujących treści, takich jak filmy wideo, oraz kontynuował opracowywanie swojej strony internetowej, identyfikacji wizualnej, logo i innych przynależności, co zwiększy widoczność i rozpoznawalność Urzędu; wzywa Urząd, by dołożył większych starań i informował obywateli Unii i opinię publiczną o swoich osiągnięciach jasnym i zrozumiałym językiem; wzywa Urząd, by zapewnił większą przejrzystość i rozliczalność poprzez lepsze wykorzystanie mediów i mediów społecznościowych;

37.

z zadowoleniem przyjmuje współpracę administracyjną Urzędu z Eurofoundem, EU-OSHA i Europejskim Instytutem ds. Równości Kobiet i Mężczyzn (EIGE), a także wymianę projektów programów prac z Eurofoundem, Europejską Agencją Chemikaliów (ECHA) i EIGE w celu zapewnienia synergii w odpowiednich programach prac;

38.

w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 10 maja 2023 r. (3) w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

(2) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1149 z dnia 20 czerwca 2019 r. ustanawiające Europejski Urząd ds. Pracy, zmieniające rozporządzenia (WE) nr 883/2004, (UE) nr 492/2011 i (UE) 2016/589 oraz uchylające decyzję (UE) 2016/344 (Dz.U. L 186 z 11.7.2019, s. 21).