ZAŁĄCZNIK I

PROJEKT

DECYZJA NR 2020/
REGIONALNEGO KOMITETU STERUJĄCEGO WSPÓLNOTY TRANSPORTOWEJ

z dnia [...] r.

w sprawie przyjęcia przepisów dotyczących podróży pracowników Wspólnoty Transportowej

REGIONALNY KOMITET STERUJĄCY WSPÓLNOTY TRANSPORTOWEJ,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Transportową, w szczególności jego art. 24 ust. 1 i art. 30,

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

Artykuł 1

Niniejszym przyjmuje się przepisy dotyczące podróży pracowników Wspólnoty Transportowej.

W imieniu Regionalnego Komitetu Sterującego

Przewodniczący

Przepisy dotyczące podróży pracowników Wspólnoty Transportowej

1.Zakres

1.1.Przepisy dotyczące podróży mają zastosowanie do wszystkich podróży służbowych z miejsca zatrudnienia w interesie Wspólnoty Transportowej.

1.2.Przepisy te mają zastosowanie do wszystkich pracowników Wspólnoty Transportowej podlegających regulaminowi pracowniczemu Wspólnoty Transportowej.

2.Zezwolenia na podróż

2.1.Przed wyjazdem w podróż służbową należy uzyskać zezwolenie w formie zatwierdzonego wniosku o zgodę na podróż. Wnioski o zgodę na podróż są zatwierdzane na piśmie przez dyrektora lub upoważnionego przez niego urzędnika. Wniosek o zgodę przedstawiany dyrektorowi musi zawierać wszystkie informacje potrzebne do podjęcia uzasadnionej decyzji, takie jak:

–cel podróży, jej miejsce docelowe oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia spotkania lub spotkań;

–czas trwania podróży w oparciu o wykorzystany środek transportu oraz godziny i trasę podróży w obie strony, w tym, w stosownych przypadkach, transportem lokalnym;

–ustalenia dotyczące zakwaterowania;

–szacowane koszty w oparciu o optymalną efektywność pod względem kosztów.

2.2.Do obowiązków pracownika/urzędnika należy uzyskanie niezbędnego zezwolenia przed rozpoczęciem podróży służbowej. Zatwierdzony wniosek o zgodę na podróż jest przechowywany przez pracownika i, wraz ze sprawozdaniem z podróży, załączany do wniosku o zwrot kosztów podróży po powrocie z podróży służbowej.

2.3.W przypadku podróży dyrektora przygotowuje się z wyprzedzeniem, w oparciu o wzór zawarty w załączniku I, notatkę służbową, którą podpisuje sam dyrektor. W notatce służbowej podany jest cel podróży i jej przewidywany czas trwania. Dyrektor stosuje powszechnie obowiązujące procedury przewidziane w niniejszych przepisach.

3.Transport między miejscem zatrudnienia a miejscem podróży służbowej

3.1.Zasadniczo zezwala się na najbardziej racjonalny pod względem kosztów sposób podróży w stosunku do celu i czasu trwania podróży.

3.2.Podróż lotnicza odbywa się najbardziej bezpośrednią trasą po najniższej dostępnej cenie. W przypadku gdy termin podróży sugeruje włączenie weekendu w celu uzyskania taryfy APEX 1 , pracownik będzie uprawniony do dodatkowej diety dziennej (DSA), pod warunkiem że dana taryfa APEX jest najniższą dostępną taryfą lotniczą i dzięki skorzystaniu z niej w ostatecznym rozrachunku uzyskane zostaną oszczędności.

3.3.Standardową normą dla podróży koleją jest druga klasa w przypadku odległości do 200 km i pierwsza klasa w przypadku dalszych odległości.

3.4.W przypadku gdy transport lotniczy lub kolejowy nie jest dostępny lub nie jest racjonalny pod względem kosztów, zezwala się na podróż autobusem lub samochodem.

3.5.Jeżeli zezwala się na podróż samochodem, zachęca się pracownika do korzystania z usług wynajmu samochodów na warunkach uzgodnionych przez Wspólnotę Transportową. Wspólnota Transportowa zapewni dostępność jak najwyższego zakresu ubezpieczenia. Jeżeli jednak ubezpieczenie mimo wszystko zawiera kwotę, która nie podlega zwrotowi, pokrywa ją Wspólnota Transportowa. Wspólnota Transportowa nie ponosi odpowiedzialności w przypadkach, gdy ubezpieczenie nie pokrywa szkody, utraty lub kradzieży.

3.6.W drodze wyjątku można zezwolić na korzystanie z samochodu prywatnego. W takim przypadku pracownik otrzyma zwrot kosztów w kwocie odpowiadającej cenie biletu kolejowego w odpowiedniej klasie zgodnie z pkt 3.3. Jeżeli samochodem podróżuje więcej niż jeden pracownik, zwrot kosztów należy się wyłącznie właścicielowi samochodu. W przypadku korzystania z prywatnego samochodu Wspólnota Transportowa nie może ponosić odpowiedzialności w związku z roszczeniami osób trzecich, uszkodzeniem samochodu, a także utratą lub kradzieżą rzeczy osobistych pozostawionych w samochodzie.

3.7.Pracownicy mogą włączyć prywatne miejsca docelowe do oficjalnej trasy podróży, jedynie jeżeli otrzymali na to zgodę dyrektora. Jeżeli włączenie prywatnego miejsca przeznaczenia generuje wyższe koszty, pracownik musi pokryć różnicę między ceną oficjalnej trasy a zmienioną ceną.

4.Zakup biletów

4.1.Uzgodnienia dotyczące rezerwacji są scentralizowane w ramach działu administracyjnego Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej.

4.2.Oczekuje się, że pracownicy będą informować o swoich planach podróży tak szybko, jak to możliwe, aby można było uzyskać najbardziej ekonomiczne taryfy.

4.3.Dział administracyjny wyśle zatwierdzony wniosek o zgodę na podróż do upoważnionego biura podróży i zwróci go podróżnemu. Biuro podróży zostanie poinstruowane przez Wspólnotę Transportową, by nie wystawiało biletów i nie wydawało ich przed otrzymaniem faksem zatwierdzonego wniosku o zgodę na podróż. Ta sama procedura ma zastosowanie do biletów kolejowych. W przypadku gdy nie można kupić biletów kolejowych za pośrednictwem biura podróży, pracownicy mogą sami nabyć bilety kolejowe i otrzymają zwrot kosztów po złożeniu odpowiedniego wniosku o zwrot kosztów podróży.

5.Koszty podróży

Koszty podróży poniesione lub zwrócone przez Wspólnotę Transportową na podstawie dokumentów potwierdzających obejmują:

–koszty transportu, w tym transportu do/z portu lotniczego lub innego miejsca przyjazdu lub wyjazdu (tj. hotelu, innego miejsca zamieszkania, miejsca spotkania, siedziby Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej);

–dietę dzienną;

–inne koszty związane bezpośrednio z podróżą i zatwierdzone wraz z wnioskiem o podróż (np. nadbagaż, opłaty wizowe, opłaty rejestracyjne za konferencje, seminaria itp.).

6.Transport do/z portów lotniczych, portów i dworców w miejscu zatrudnienia

Zgodnie z ogólną zasadą pracownicy powinni korzystać z transportu publicznego. Dyrektor może jednak zezwolić na przejazdy taksówką, jeżeli są one uzasadnione, zwłaszcza kiedy co najmniej dwóch pracowników będących w trakcie podróży służbowej korzysta z tej samej taksówki, jeżeli nie są dostępne żadne inne środki transportu publicznego lub jeżeli przejazd odbywa się przed godziną 8 rano lub po godzinie 21. Odpowiednie koszty są wówczas zwracane po przedstawieniu dokumentów potwierdzających. Korzystanie z pojazdu prywatnego może być dozwolone, pod warunkiem że jest ono uzasadnione. W takim przypadku zwrot kosztów ogranicza się do opłat za parkowanie (na lotnisku, na dworcu lub w porcie) za okazaniem dokumentów potwierdzających.

7.Transport w miejscu docelowym podróży służbowej

Zasadniczo należy korzystać z transportu publicznego. Korzystanie z taksówki jest jednak dozwolone, jeżeli transport publiczny nie stanowi odpowiedniej alternatywy (np. ze względów bezpieczeństwa). Podpisując wniosek o zwrot kosztów dla danego pracownika, dyrektor potwierdza ten fakt. Koszty są zwracane po przedstawieniu dokumentów potwierdzających.

8.Odwołanie i zmiana przed wyjazdem

Jeżeli podróż służbowa zostanie odwołana lub zmieniona, pracownik musi:

–niezwłocznie poinformować o tym dyrektora i dział administracyjny oraz podać uzasadnienie;

–natychmiast anulować na piśmie bilety i rezerwacje wydane przez upoważnione biuro podróży lub zmienić ich daty, nawet jeśli nie podlegają one zwrotowi;

–podjąć niezbędne kroki w celu anulowania lub zmiany dat biletów nabytych bezpośrednio w inny sposób;

–natychmiast na piśmie anulować lub zmienić rezerwacje hotelowe i rezerwacje na wynajem samochodu;

–sporządzić zestawienie wydatków poniesionych w wyniku anulowania/zmiany.

Wspólnota Transportowa pokryje koszty anulowania i zmiany dat niezależnie od sposobu dokonania rezerwacji.

9.Przedłużenie

Może zaistnieć konieczność przedłużenia podróży służbowej w wyniku nieprzewidzianych okoliczności. Jeżeli czas trwania podróży podany początkowo w formularzu podróży służbowej zostaje przedłużony, co prowadzi do dodatkowych kosztów, należy o tym poinformować we wniosku o zwrot kosztów podróży (zob. pkt 15).

10.Przerwanie podróży

Podróż służbowa może zostać przerwana ze względów służbowych, z powodu działania siły wyższej lub z poważnych powodów osobistych uznanych za takie przez dyrektora. Dyrektor musi z góry zatwierdzić takie przerwanie podróży, z wyjątkiem przypadków szczególnie pilnych lub jeżeli nie można skontaktować się z dyrektorem. Wszystkie koszty wynikające z przerwania podróży zatwierdzonego przez dyrektora z powodów wymienionych powyżej zostaną pokryte przez Wspólnotę Transportową i zwrócone w ramach tej podróży służbowej.

11.Zmiany dokonane ze względów osobistych

Pracownicy podróżujący służbowo mogą zostać upoważnieni do dostosowania harmonogramu, zakwaterowania lub transportu z przyczyn osobistych. W takim przypadku muszą do wniosku o zgodę na podróż służbową załączyć porównanie proponowanych kosztów z kosztami, które zostałyby poniesione w przypadku braku takich zmian. Porównanie to powinno zostać przygotowane w tym samym czasie przy zastosowaniu jednej z metod wybranych do organizacji podróży i w odniesieniu do podobnych warunków. Osoba wyjeżdżająca w podróż poniesie bezpośrednio i osobiście (za pomocą środków, o których zostanie powiadomiona przez dział administracyjny):

–wszelkie dodatkowe koszty 2 wynikające ze zmian dokonanych ze względów osobistych, w tym koszty wyjazdu lub powrotu do innego miejsca, jeżeli porównanie wskazuje na wzrost kosztów podróży służbowej;

–wszelkie opłaty pobierane za przeprowadzenie porównania, jeżeli zostało ono przygotowane przez biuro podróży.

12.Dieta dzienna

12.1.Dieta dzienna obejmuje koszty płatnego zakwaterowania i posiłków, wynagrodzenia za drobne usługi i inne koszty uboczne.

12.2.Stosuje się najbardziej aktualną skalę stawek diety dziennej 3 mających zastosowanie do umów w sprawie pomocy zewnętrznej finansowanych przez UE.

Mającą zastosowanie stawką odnosi się do miejsca, w którym pracownik spędza noc. Za dzień, w którym rozpoczyna się podróż, wypłaca się pełną dietę dzienną. Za dzień, w którym kończy się podróż, nie wypłaca się diety dziennej tzn. dietę dzienną wypłaca się w oparciu o liczbę noclegów podczas podróży służbowej.

12.3.W poszczególnych przypadkach w drodze wyjątku dyrektor może zatwierdzić wyższą rekompensatę, gdy podróżny jest proszony o zakwaterowanie się na pobyt w określonych wcześniej hotelach, w przypadku których koszt noclegu pochłonąłby przynajmniej 60 % diety dziennej. W takich przypadkach koszty zakwaterowania są zwracane za okazaniem związanego z nimi rachunku. W każdym razie okoliczności powodujące wyższą rekompensatę muszą być opisane we wniosku o zgodę na podróż i zatwierdzone przed wyjazdem.

12.4.Zmniejszone stawki diety dziennej stosuje się w przypadku, gdy:

12.4.1.podróż nie wiąże się z koniecznością noclegu:

–za podróż trwającą co najmniej 8 godzin wypłaca się 50 % diety dziennej;

–za podróż trwającą mniej niż 8 godzin i więcej niż 5 godzin wypłaca się 35 % diety dziennej;

–za podróż trwającą do 5 godzin wypłaca się 20 % diety dziennej.

12.4.2.podróżny ma zapewnione bezpłatne zakwaterowanie:

–podróżny otrzymuje 50 % diety dziennej dla odpowiedniego miejsca przeznaczenia.

12.4.3.podróż obejmuje całonocne loty międzykontynentalne lub podróże pociągiem:

–podróżny otrzymuje 50 % diety dziennej dla odpowiedniego miejsca przeznaczenia.

12.4.4.podróżny ma zapewnione bezpłatne posiłki (śniadanie, obiad lub kolację):

–za każdy bezpłatny posiłek od diety dziennej odejmuje się 10 % stawki diety dziennej.

12.4.5.podróżny ma zapewnione bezpłatne zakwaterowanie i posiłki:

–podróżny otrzymuje 20 % diety dziennej.

12.5.Jeżeli podróż dotyczy podróży na terytorium państwa przyjmującego (Serbia), stosuje się dietę dzienną państwa przyjmującego. W przypadku odpowiedniego odliczenia diety dziennej na terytorium Serbii stosuje się takie same przepisy, jak w przypadku podróży za granicę.

12.6.Jeżeli organizator wydarzenia ponosi wszystkie koszty, stosuje się powyższe przepisy dotyczące odliczenia diety dziennej.

12.7.Nie wypłaca się diety dziennej za część podróży, która podlegała zmianom wprowadzonym na podstawie art. 11 (zmiany dokonane ze względów osobistych).

13.Zaliczki na podróż

13.1.Na wniosek podróżnego Wspólnota Transportowa wypłaci zaliczkę na poczet środków na podróże służbowe w wysokości do 80 % diety dziennej na daną podróż. Wnioski o wypłatę zaliczek muszą być składane co najmniej 4 dni robocze przed dniem wyjazdu.

13.2.Wszelkie kwoty wpłacone z góry zostaną potrącone z kwot zwracanych na pokrycie kosztów podróży służbowej. Jeżeli wypłacona zaliczka okaże się wyższa od rzeczywistych kosztów podróży służbowej, nadwyżka zostanie potrącona jednorazowo z kolejnej wypłaty wynagrodzenia osoby odbywającej podróż służbową. Jeżeli pracownik otrzymał zaliczkę na poczet wyjazdu służbowego, który następnie został odwołany, kwota zaliczki zostanie automatycznie odliczona od kolejnej wypłaty wynagrodzenia.

14.Sprawozdania z podróży

Pracownicy podróżujący służbowo są zobowiązani do złożenia krótkiego sprawozdania z podróży w ciągu tygodnia od powrotu do biura. Powinno ono zostać podpisane przez kierownika, załączone do wniosku o zwrot kosztów podróży i przesłane do dyrektora, jak również zainteresowanych pracowników, w stosownych przypadkach.

15.Zwrot kosztów podróży

15.1.Wniosek o zwrot kosztów podróży wraz ze sprawozdaniem z podróży, zezwoleniem na podróż i dokumentami potwierdzającymi przekazuje się działowi administracyjnemu i dyrektorowi w ciągu tygodnia od powrotu do biura, bez względu na to, czy została wypłacona zaliczka na podróż. Nie ma konieczności załączania faktur za hotele i posiłki oraz inne koszty uboczne, ponieważ dieta dzienna jest kwotą ryczałtową stanowiącą rekompensatę za te wydatki.

15.2.W przypadku gdy pracownik pobrał zaliczkę na podróż i nie złoży odpowiedniego wniosku o zwrot kosztów podróży w określonym terminie, zaliczka na podróż zostanie odliczona od kolejnej wypłaty wynagrodzenia. Odliczona zaliczka na podróż zostanie zwrócona dopiero po wypełnieniu wniosku o zwrot kosztów podróży.

16.Zobowiązania pracowników i odpowiedzialność

Pracownicy są odpowiedzialni za dokładność i kompletność deklaracji i oświadczeń składanych przez nich podczas planowania i odbywania podróży oraz składania z niej sprawozdań. Nie naruszając przepisów regulaminu pracowniczego Wspólnoty Transportowej pracownicy będą odpowiadać za wszelkie nienależnie otrzymane kwoty lub popełnione uchybienia.

Pracownicy muszą odbywać podróż służbową zgodnie z ogólnymi wymogami w zakresie wykonywania obowiązków określonymi w regulaminie pracowniczym Wspólnoty Transportowej. Oczekuje się, że pracownicy będą utrzymywać najwyższe standardy etyki zawodowej i pozostawać zawsze niezależni.

17.Środki kontroli

Wspólnota Transportowa zachowuje akta, dokumenty i dowody związane z zezwoleniem na podróż oraz jej planowaniem i organizacją, a także dowody uiszczonych płatności przez okres pięciu lat.

Zastosowanie mają zasady finansowe i procedury audytu Wspólnoty Transportowej.

18.Uwagi końcowe

Niniejsze przepisy dotyczące podróży wchodzą w życie z dniem ich przyjęcia przez Regionalny Komitet Sterujący.

ZAŁĄCZNIK I B

NOTATKA SŁUŻBOWA

dotycząca podróży służbowej dyrektora

Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej

Do wypełnienia i podpisania przed wyjazdem:

CEL PODRÓŻY
MIEJSCE PRZEZNACZENIA
DATA WYJAZDU
DATA POWROTU
TRASA PODRÓŻY
ZAKWATEROWANIE
W POŁĄCZENIU Z PODRÓŻĄ PRYWATNĄ	□ nie □ tak: □ koszt podróży w połączeniu z podróżą prywatną: ………. □ koszt podróży bez połączenia z podróżą prywatną ……..
SZACOWANE KOSZTY
UWAGI

Podpis:

Data:

Do wypełnienia i podpisania po powrocie:

OSTATECZNE KOSZTY

Wydatki na podróż:

Dieta dzienna:

Pozostałe:

KOSZT OGÓŁEM:

CEL PODRÓŻY ZOSTAŁ OSIĄGNIĘTY?

TAK/NIE

UWAGI:

Podpis:

Data:

ZAŁĄCZNIK II

PROJEKT

DECYZJA NR 2020/
REGIONALNEGO KOMITETU STERUJĄCEGO WSPÓLNOTY TRANSPORTOWEJ

z dnia [...] r.

w sprawie przyjęcia przepisów dotyczących zwrotu kosztów poniesionych przez osoby spoza Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej zaproszone do udziału w posiedzeniach w charakterze ekspertów

REGIONALNY KOMITET STERUJĄCY WSPÓLNOTY TRANSPORTOWEJ,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Transportową, w szczególności jego art. 24 ust. 1 i art. 35,

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

Artykuł 1

Niniejszym przyjmuje się przepisy dotyczące zwrotu kosztów poniesionych przez osoby spoza Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej zaproszone do udziału w posiedzeniach Wspólnoty Transportowej w charakterze ekspertów.

W imieniu Regionalnego Komitetu Sterującego

Przewodniczący

Przepisy dotyczące zwrotu kosztów poniesionych przez osoby spoza Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej zaproszone do udziału w posiedzeniach w

charakterze ekspertów

ARTYKUŁ 1

1.Przepisy te stosuje się w odniesieniu do:

a)każdej osoby spoza Wspólnoty Transportowej, która jest proszona o wydanie specjalnej opinii zawodowej na forum komitetu lub grupy roboczej, niezależnie od miejsca posiedzenia;

b)każdej osoby towarzyszącej osobie niepełnosprawnej, która została zaproszona przez Wspólnotę Transportową do uczestnictwa w posiedzeniu w charakterze eksperta.

2.Ekspertami mogą być eksperci z sektora prywatnego lub eksperci rządowi:

a)Eksperci z sektora prywatnego to osoby reprezentujące społeczeństwo obywatelskie lub działające na rzecz organizacji prywatnej, które zostały poproszone o podzielenie się ze Wspólnotą Transportową swoją wiedzą fachową lub o reprezentowanie swojej organizacji w określonym obszarze, ale nie o obronę interesów danego państwa;

b)Eksperci rządowi to osoby, które zostały zaproszone jako przedstawiciele władz krajowych, regionalnych lub lokalnych państwa członkowskiego UE lub Strony z Europy Południowo-Wschodniej lub które zostały wyznaczone przez taki organ.

ARTYKUŁ 2

Stały Sekretariat Wspólnoty Transportowej nie ponosi odpowiedzialności za żadne materialne, niematerialne ani fizyczne szkody poniesione przez zaproszonych ekspertów lub osoby towarzyszące ekspertom niepełnosprawnym w trakcie podróży lub pobytu w miejscu, gdzie odbywa się posiedzenie, chyba że szkody te można bezpośrednio przypisać stałemu Sekretariatowi Wspólnoty Transportowej.

W szczególności Wspólnota Transportowa nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek wypadki z udziałem zaproszonych ekspertów korzystających ze swoich własnych środków transportu do podróży na miejsce posiedzenia.

ARTYKUŁ 3

1.Wszyscy eksperci są uprawnieni do zwrotu kosztów podróży z miejsca określonego w otrzymanym przez nich zaproszeniu (miejsce pracy lub zamieszkania) do miejsca spotkania najbardziej odpowiednimi środkami transportu, biorąc pod uwagę daną odległość. Zasadniczo podróż z punktu oddalonego od miejsca spotkania o mniej niż 400 km (w jedną stronę, biorąc pod uwagę oficjalną odległość określoną dla transportu kolejowego) odbywa się środkami transportu kolejowego w pierwszej klasie, a z punktu oddalonego o więcej niż 400 km – środkami transportu lotniczego w klasie ekonomicznej. Jeżeli podróż obejmuje lot trwający co najmniej cztery godziny, uczestnikom przysługuje zwrot kosztów biletu uprawniającego do przelotu w klasie biznesowej.

2.Dyrektor Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej dokłada szczególnych starań, aby zapewnić organizację spotkań w sposób umożliwiający ekspertom korzystanie z najbardziej ekonomicznych kosztów podróży. Dyrektor Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej kontroluje szczególnie dokładnie wszelkie wnioski dotyczące zwrotu kosztów nadzwyczaj drogich lotów. Dyrektor jest uprawniony do przeprowadzania wszystkich niezbędnych kontroli i w tym celu może zażądać od ekspertów okazania wszelkich potrzebnych dowodów. W uzasadnionych przypadkach ma również prawo do ograniczenia kwoty zwrotu kosztów do wysokości standardowych stawek zazwyczaj stosowanych w odniesieniu do zwykłej podróży ekspertów z miejsca ich pracy do miejsca, w którym odbywa się posiedzenie.

3.Koszty podróży są zwracane po przedstawieniu oryginalnych dokumentów potwierdzających: biletów i faktur lub, w przypadku rezerwacji online, wydruku elektronicznych kart rezerwacji i kart pokładowych z podróży do miejsca przeznaczenia. Dostarczone dokumenty muszą zawierać informacje o klasie, w jakiej podróżował pasażer, czasie podróży i cenie biletu.

4.Koszt podróży samochodem prywatnym zwraca się na podstawie takiej stawki, jaka obowiązuje dla biletów uprawniających do przejazdu środkami transportu kolejowego w pierwszej klasie.

5.Jeżeli na danej trasie nie kursuje żaden pociąg, koszt podróży samochodem prywatnym zwraca się na podstawie stawki wynoszącej 0,22 EUR/km.

6.Koszty przejazdu taksówką nie podlegają zwrotowi.

ARTYKUŁ 4

1.Dieta dzienna wypłacana za każdy dzień spotkania jest zryczałtowana i pokrywa wszystkie wydatki poniesione w miejscu spotkania, w tym koszty posiłków i transportu lokalnego (opłaty za przejazdy autobusem, tramwajem, metrem lub taksówką; opłaty za postój i za przejazd autostradą itp.) oraz koszty ubezpieczenia podróżnego i wypadkowego.

2.Dieta dzienna wynosi 92,00 EUR.

3.Jeśli odległość między podanym w zaproszeniu miejscem wyjazdu a miejscem, w którym odbywa się spotkanie, wynosi 100 km lub mniej, wysokość diety dziennej zostaje zmniejszona o 50 %.

4.Eksperci, którzy są zmuszeni spędzić co najmniej jedną noc w miejscu spotkania, ponieważ godziny spotkań nie odpowiadają godzinom lotów lub odjazdów/przyjazdów pociągów 4 , są uprawnieni do dodatku na zakwaterowanie. Dodatek ten wynosi 100,00 EUR za noc. Liczba nocy nie może przekraczać liczby dni spotkania + 1.

5.W wyjątkowych przypadkach możliwe jest wypłacenie dodatkowego dodatku na zakwaterowanie lub dodatkowej diety dziennej, jeżeli przedłużenie pobytu umożliwiłoby ekspertowi uzyskanie obniżenia kosztów transportu w wysokości przekraczającej wartość takich świadczeń.

6.Wysokość diety dziennej lub dodatku na zakwaterowanie dla ekspertów wysokiego szczebla może zostać zwiększona o 50 % na mocy uzasadnionej decyzji dyrektora Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej.

ARTYKUŁ 5

Jeżeli po uwzględnieniu wszystkich kosztów poniesionych przez niepełnosprawnych ekspertów w związku z ich niepełnosprawnością lub kosztów poniesionych przez towarzyszące im osoby wysokość diet i dodatków na zakwaterowanie, o których mowa w art. 4, wydaje się być wyraźnie niewystarczająca, koszty są zwracane na wniosek dyrektora Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej za okazaniem dokumentów potwierdzających.

ARTYKUŁ 6

1.O ile nie określono inaczej w zaproszeniu i we wniosku o organizację spotkania, eksperci z sektora prywatnego uprawnieni są do dziennej diety za każdy dzień spotkania, a w stosownych przypadkach do dodatku na zakwaterowanie, pod warunkiem, że złożą oświadczenie, że za dany pobyt nie otrzymali już podobnego dodatku (podobnych dodatków) od innej instytucji. Dyrektor Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej zapewnia spójność treści zaproszenia i wniosku o organizację spotkania.

2.Eksperci rządowi uprawnieni są do dziennej diety za każdy dzień spotkania, a w stosownych przypadkach do dodatku na zakwaterowanie, pod warunkiem, że zostało to przewidziane w regulaminie komitetu lub grupy roboczej oraz pod warunkiem, że złożą oni oświadczenie, że za dany pobyt nie otrzymali już podobnego dodatku (podobnych dodatków) od administracji swojego państwa.

3.Dyrektor Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej może, w drodze uzasadnionej decyzji i po przedstawieniu dokumentów potwierdzających, zezwolić na zwrot kosztów poniesionych przez zaproszonych ekspertów w wyniku specjalnych instrukcji otrzymanych przez nich w formie pisemnej.

4.Wszystkie zwroty kosztów podróży, diety dzienne i dodatki na zakwaterowanie przekazuje się na jeden i ten sam rachunek bankowy.

5.Zwrot kosztów poniesionych przez ekspertów rządowych dokonywany jest przelewem na rachunek, którego posiadaczem jest rząd, jedno z ministerstw krajowych lub organ publiczny, o ile rząd, jedno z ministerstw krajowych lub organ publiczny nie określiły inaczej.

ARTYKUŁ 7

1.Maksymalna liczba ekspertów na spotkanie, niezależnie od tego, czy są oni uprawnieni do zwrotu poniesionych kosztów, to jedna osoba na Stronę z Europy Południowo-Wschodniej i na każde państwo członkowskie UE zaproszona w charakterze eksperta rządowego, a także określona liczba ekspertów z sektora prywatnego równa liczbie ekspertów rządowych.

2.Dyrektor Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej może odstąpić od tej zasady, w drodze uzasadnionej decyzji, w przypadku wspólnych posiedzeń kilku komitetów lub grup roboczych.

ARTYKUŁ 8

1.Zlecenie płatnicze jest sporządzane na podstawie wniosku o zwrot, należycie wypełnionego i podpisanego przez eksperta oraz przez sekretarza spotkania, którego zadaniem jest potwierdzenie obecności eksperta.

2.Eksperci muszą dostarczyć sekretarzowi spotkania dokumenty niezbędne do zwrotu kosztów drogą listowną, faksem lub pocztą elektroniczną najpóźniej 30 dni kalendarzowych od daty posiedzenia (liczy się data stempla pocztowego lub data wysłania faksu lub listu elektronicznego).

3.Stały Sekretariat Wspólnoty Transportowej dokonuje zwrotu kosztów poniesionych przez ekspertów w terminie 30 dni kalendarzowych.

4.Jeżeli ekspert nie przedstawi należytego uzasadnienia, zatwierdzonego przez dyrektora Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej w drodze uzasadnionej decyzji, niedopełnienie wymogów określonych w ust. 2 zwalnia Wspólnotę Transportową z obowiązku zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty wymienionych dodatków.

ARTYKUŁ 9

1.Koszty podróży zwraca się w euro, w stosownych przypadkach po kursie wymiany obowiązującym w dniu spotkania.

2.Dietę dzienną oraz, w stosownych przypadkach, dodatek na zakwaterowanie zwraca się w euro po stawce zryczałtowanej obowiązującej w dniu spotkania.

ZAŁĄCZNIK III

PROJEKT

DECYZJA NR 2020/

REGIONALNEGO KOMITETU STERUJĄCEGO WSPÓLNOTY TRANSPORTOWEJ

z dnia [...] r.

w sprawie procedury wykonywania budżetu oraz przedstawiania i kontrolowania sprawozdań finansowych, mających zastosowanie do Wspólnoty Transportowej

REGIONALNY KOMITET STERUJĄCY WSPÓLNOTY TRANSPORTOWEJ,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Transportową, w szczególności jego art. 24 ust. 1 i art. 35,

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

Artykuł 1

Niniejszym przyjmuje się zasady finansowe i procedury audytu mające zastosowanie do Wspólnoty Transportowej.

W imieniu Regionalnego Komitetu Sterującego

Przewodniczący

ZAŁĄCZNIK III

SPIS TREŚCI

TYTUŁ I: PRZEDMIOT

TYTUŁ II: ZOBOWIĄZANIA STRON

TYTUŁ III: ZASADY BUDŻETOWE

ROZDZIAŁ 1: ZASADA RZETELNOŚCI BUDŻETOWEJ

ROZDZIAŁ 2: ZASADA JEDNOROCZNOŚCI

ROZDZIAŁ 3: ZASADA RÓWNOWAGI

ROZDZIAŁ 4: ZASADA JEDNOSTKI ROZLICZENIOWEJ

ROZDZIAŁ 5: ZASADA UNIWERSALNOŚCI

ROZDZIAŁ 6: ZASADA SPECYFIKACJI

ROZDZIAŁ 7: ZASADA NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI

ROZDZIAŁ 8: ZASADA PRZEJRZYSTOŚCI

ROZDZIAŁ 9: WEWNĘTRZNA KONTROLA WYKONANIA BUDŻETU

TYTUŁ IV: KOMITET BUDŻETOWY

TYTUŁ V: WYKONANIE BUDŻETU

ROZDZIAŁ 1: PRZEPISY OGÓLNE

ROZDZIAŁ 2: PODMIOTY UPOWAŻNIONE DO DZIAŁAŃ FINANSOWYCH

ROZDZIAŁ 3: ODPOWIEDZIALNOŚĆ PODMIOTÓW FINANSOWYCH

ROZDZIAŁ 4: OPERACJE PO STRONIE DOCHODÓW

ROZDZIAŁ 5: OPERACJE PO STRONIE WYDATKÓW

TYTUŁ VI: UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

TYTUŁ VII: PREZENTACJA SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO I RACHUNKOWOŚĆ

ROZDZIAŁ 1: PREZENTACJA SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO

ROZDZIAŁ 2: RACHUNKOWOŚĆ

ROZDZIAŁ 3: EWIDENCJA MAJĄTKU

TYTUŁ VIII: KONTROLA ZEWNĘTRZNA I OCHRONA INTERESÓW FINANSOWYCH

ROZDZIAŁ 1 KONTROLA ZEWNĘTRZNA

TYTUŁ IX: PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE

TYTUŁ I

PRZEDMIOT

Artykuł 1

Niniejsze zasady określają procedury wykonania budżetu Wspólnoty Transportowej zgodnie z art. 35 Traktatu o Wspólnocie Transportowej (zwanego dalej „traktatem”) 5 .

TYTUŁ II

ZOBOWIĄZANIA STRON

Artykuł 2

1.Strony przekazują Wspólnocie Transportowej 75 % swoich wkładów finansowych nie później niż do dnia 31 marca każdego roku. Strony przekazują pozostałe 25 % swoich wkładów nie później niż do dnia 30 czerwca każdego roku.

2.Wkłady finansowe Stron Wspólnoty Transportowej muszą być przekazywane w euro.

3.Wspólnota Transportowa ponosi koszty transakcji pobierane przez jej dostawcę usług płatniczych, a Umawiające się Strony ponoszą koszty transakcji pobierane przez ich dostawcę usług płatniczych.

TYTUŁ III

ZASADY BUDŻETOWE

Artykuł 3

Budżet Wspólnoty Transportowej (zwany dalej „budżetem”) wykonuje się zgodnie z zasadami rzetelności budżetowej, jednoroczności, równowagi, jednostki rozliczeniowej, uniwersalności, specyfikacji, zasadą należytego zarządzania finansami, która wymaga skutecznej i wydajnej kontroli wewnętrznej, oraz zasadą przejrzystości, jak określono w niniejszych zasadach.

ROZDZIAŁ 1

ZASADA RZETELNOŚCI BUDŻETOWEJ

Artykuł 4

Nie można zaciągać żadnych zobowiązań ani zatwierdzać żadnych wydatków przekraczających poziom zatwierdzonych środków.

ROZDZIAŁ 2

ZASADA JEDNOROCZNOŚCI

Artykuł 5

Wydatki administracyjne wynikające z zamówień obejmujących okresy dłuższe niż rok budżetowy, zgodnie z lokalnymi praktykami bądź też odnoszące się do dostawy wyposażenia, obciążają budżet w roku budżetowym, w którym są dokonywane.

Artykuł 6

1.Środki alokowane w budżecie z tytułu odpowiedniego roku mogą być używane wyłącznie do pokrycia wydatków przewidzianych i opłaconych w tym roku budżetowym oraz aby pokryć kwoty należne z tytułu zobowiązań sięgających okresu poprzedniego roku budżetowego.

2.Środki na zobowiązania zapisuje się w księgach rachunkowych na dany rok budżetowy na podstawie zobowiązań prawnych zaciągniętych do dnia 31 grudnia tego roku.

3.Środki na płatności zapisuje się w księgach rachunkowych na dany rok budżetowy na podstawie płatności dokonanych przez księgowego do dnia 31 grudnia danego roku.

4.Środki przeniesione z poprzednich lat budżetowych są odpowiednio określane w zestawieniu wydatków.

ROZDZIAŁ 3

ZASADA RÓWNOWAGI

Artykuł 7

Wspólnota Transportowa nie może zaciągać pożyczek.

ROZDZIAŁ 4

ZASADA JEDNOSTKI ROZLICZENIOWEJ

Artykuł 8

Budżet jest wykonywany w euro i w euro prezentuje się również sprawozdania rachunkowe. Do celów przepływu środków pieniężnych Stały Sekretariat Wspólnoty Transportowej jest jednak upoważniony do przeprowadzania operacji w innych walutach.

ROZDZIAŁ 5

ZASADA UNIWERSALNOŚCI

Artykuł 9

1.Od kwot na wnioskach o płatności, fakturach lub zestawieniach kierowanych następnie do zapłaty kwoty netto można odliczyć:

a)kary nałożone na strony umów, włączając umowy w ramach zamówień publicznych;

b)dostosowania dotyczące kwot wypłaconych bezpodstawnie, które mogą być dokonane przez potrącenie bezpośrednie od nowej płatności tego samego rodzaju dla tego samego płatnika na podstawie rozdziału, artykułu i roku budżetowego, w odniesieniu do którego dokonana została nadpłata i który stanowi podstawę płatności zaliczkowych lub spłat sald.

2.Potrącenia, zwroty i rabaty na fakturach i poleceniach zapłaty nie są zapisywane jako przychód organu Wspólnoty Transportowej.

3.Ewentualne, ujemne saldo jest zapisywane jako wydatek budżetowy.

ROZDZIAŁ 6

ZASADA SPECYFIKACJI

Artykuł 10

1.Dyrektor może wykorzystać środki przydzielone na daną linię budżetową do celów związanych z przypisaniem do innej linii budżetowej, o ile pozwala na to decyzja Regionalnego Komitetu Sterującego przyjmująca odpowiedni budżet i w granicach przez nią wyznaczonych.

2.Dyrektor informuje o tym Regionalny Komitet Sterujący w terminie 7 dni od podjęcia decyzji zgodnie z ust. 1.

ROZDZIAŁ 7

ZASADA NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI

Artykuł 11

4.Środki budżetowe wykorzystuje się zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, która obejmuje zasady gospodarności, efektywności i skuteczności.

5.Zasada oszczędności wymaga, aby zasoby wykorzystywane przez Wspólnotę Transportową w celu wykonywania jej działalności były udostępniane w należytym czasie, we właściwej ilości i jakości oraz po najlepszej cenie.

6.Zasada wydajności wiąże się z jak najkorzystniejszą relacją pomiędzy wykorzystanymi zasobami a osiągniętymi wynikami.

7.Zasada skuteczności dotyczy osiągania specyficznych, ustalonych celów i uzyskiwania oczekiwanych wyników. Te wyniki muszą być przedmiotem oceny.

ROZDZIAŁ 8

ZASADA PRZEJRZYSTOŚCI

Artykuł 12

8.Zgodnie z zasadą przejrzystości wykonuje się budżet, a także przedstawia sprawozdanie finansowe.

9.Budżet i budżety korygujące, w ostatecznie przyjętej formie, są publikowane na stronie internetowej Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej.

ROZDZIAŁ 9

WEWNĘTRZNA KONTROLA WYKONANIA BUDŻETU

Artykuł 13

1.Budżet Wspólnoty Transportowej wykonuje się przy zapewnieniu skutecznej i wydajnej kontroli wewnętrznej.

2.Do celów wykonania budżetu Wspólnoty Transportowej kontrolę wewnętrzną definiuje się jako proces stosowany na wszystkich szczeblach zarządzania i mający zapewnić wystarczającą pewność co do osiągnięcia następujących celów:

a)skuteczności, wydajności i oszczędności w odniesieniu do operacji;

b)wiarygodności sprawozdawczości;

c)ochrony mienia i informacji;

d)zapobiegania nadużyciom finansowym i nieprawidłowościom oraz ich wykrywania, korygowania i monitorowania;

e)odpowiedniego zarządzania ryzykiem w zakresie legalności i prawidłowości operacji podstawowych, z uwzględnieniem wieloletniego charakteru programów, jak również charakteru danych płatności.

3.Skuteczna i wydajna kontrola wewnętrzna opiera się na najlepszej praktyce międzynarodowej i obejmuje w szczególności elementy określone w art. 36 ust. 3 i 4 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, uwzględniając strukturę i wielkość Wspólnoty Transportowej, charakter powierzonych jej zadań oraz kwoty i ryzyko finansowe i operacyjne towarzyszące tym zadaniom.

TYTUŁ IV

KOMITET BUDŻETOWY

Artykuł 14

1.Niniejszym ustanawia się Komitet Budżetowy.

2.Komitet Budżetowy doradza dyrektorowi w zakresie zarządzania finansowego operacjami Wspólnoty Transportowej.

3.Komitet Budżetowy może przedstawiać sprawozdania Regionalnemu Komitetowi Sterującemu i wydawać zalecenia w sprawach budżetowych oraz, w każdej sprawie, która może mieć wpływ na budżet.

4.W celu wykonania swoich zadań, o których mowa w ust. 2, Komitet Budżetowy otrzymuje wszelkie niezbędne informacje lub wyjaśnienia dotyczące kwestii budżetowych i kwestii o potencjalnym wpływie na budżet.

Artykuł 15

1.W skład Komitetu Budżetowego wchodzi jeden członek z każdej ze Stron z Europy Południowo-Wschodniej oraz dwóch członków z Unii Europejskiej reprezentowanej przez Komisję Europejską.

2.Posiedzeniom Komitetu Budżetowego przewodniczy Komisja Europejska. Przewodniczący może wyznaczyć współprzewodniczącego.

3.Komitet Budżetowy odbywa przynajmniej dwa posiedzenia zwykłe w roku. Dodatkowo zbiera się na wniosek przewodniczącego lub na wniosek co najmniej jednej trzeciej swoich członków.

4.Komitet Budżetowy przyjmuje swój regulamin wewnętrzny. Jego zalecenia mogą zostać przyjęte w drodze procedury pisemnej. Komitet Budżetowy stanowi zwykłą większością głosów, która obejmuje pozytywny głos przedstawiciela Unii Europejskiej. W przypadku równego rozłożenia głosów Unia Europejska ma głos decydujący.

5.Stały Sekretariat Wspólnoty Transportowej udziela wsparcia administracyjnego Komitetowi Budżetowemu.

6.Stały Sekretariat jest reprezentowany na posiedzeniach Komitetu Budżetowego bez prawa głosu.

TYTUŁ V

WYKONANIE BUDŻETU

ROZDZIAŁ 1

PRZEPISY OGÓLNE

Artykuł 16

Dyrektor pełni funkcję urzędnika zatwierdzającego.

Artykuł 17

Dyrektor może przekazać uprawnienia w zakresie wykonania budżetu pracownikom Stałego Sekretariatu. Osoby upoważnione w ten sposób mogą działać jedynie w granicach wyraźnie przyznanych im kompetencji i są związane niniejszą decyzją. Dyrektor przesyła kopię każdej decyzji o przekazaniu uprawnień podjętej na mocy niniejszego artykułu Regionalnemu Komitetowi Sterującemu.

Artykuł 18

1.Żadna z osób biorących udział w decyzjach finansowych, w rozumieniu rozdziału 2 niniejszego tytułu, nie może podejmować środków związanych z wykonaniem budżetu, które prowadziłyby do sprzeczności ich własnych interesów z interesami organu Wspólnoty Transportowej. Jeżeli taki przypadek ma miejsce, dana osoba musi powstrzymać się od podejmowania takich środków i przekazać sprawę właściwemu organowi.

2.Sprzeczność interesów istnieje w przypadku, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji osoby biorącej udział w decyzjach finansowych w zakresie wykonania budżetu lub wewnętrznego audytora jest zagrożone z przyczyn dotyczących rodziny, życia prywatnego, sympatii politycznych lub przynależności państwowej, interesu gospodarczego lub wszelkich innych wspólnych interesów z beneficjentem lub wykonawcą.

3.Właściwa władza, określona w ust. 1, pełni rolę bezpośredniego przełożonego danego pracownika. Jeżeli pracownik jest dyrektorem, Regionalny Komitet Sterujący pełni funkcję właściwego organu.

Artykuł 19

Zadania związane z fachową wiedzą techniczną oraz zadania administracyjne, przygotowawcze lub pomocnicze niedotyczące sprawowania władzy publicznej ani korzystania z uprawnień uznaniowych mogą zostać powierzone, na podstawie umowy, osobom lub organom zewnętrznym, jeżeli zostanie to uznane za niezbędne.

ROZDZIAŁ 2

PODMIOTY UPOWAŻNIONE DO DZIAŁAŃ FINANSOWYCH

Sekcja 1

Zasada rozdzielenia obowiązków

Artykuł 20

Funkcje dysponenta i księgowego są rozdzielne i nie można ich godzić.

Sekcja 2

Urzędnik zatwierdzający

Artykuł 21

1.Urzędnik zatwierdzający jest odpowiedzialny za realizację dochodów i wydatków.

2.W celu realizacji wydatków urzędnik zatwierdzający zaciąga zobowiązania budżetowe i prawne, sprawdza wydatki i zatwierdza płatności zgodnie z odpowiednimi przepisami niniejszej decyzji oraz przygotowuje wykorzystanie środków.

3.Na wykonanie dochodów składa się sporządzanie prognoz należności, ustalanie należności do odzyskania i wystawianie nakazów odzyskania środków. Obejmuje to również rezygnację z ustalonych należności, w stosownych przypadkach.

4.Urzędnik zatwierdzający zapewnia właściwe zachowanie wszystkich dokumentów potwierdzających związanych z przeprowadzonymi operacjami przez okres pięciu lat.

Artykuł 22

1.Z należytym uwzględnieniem zagrożeń związanych ze środowiskiem zarządzania i charakterem finansowanych działań, urzędnik zatwierdzający wprowadza strukturę organizacyjną, zarządzanie wewnętrzne, systemy kontroli i procedury (zwane dalej „wewnętrznymi zasadami zarządzania finansowaniem Wspólnoty Transportowej”), dostosowane do wykonywania swoich obowiązków, w tym, w stosownych przypadkach, weryfikacje ex post.

2.Przed zatwierdzeniem operacji aspekty operacyjne i finansowe są weryfikowane przez pracowników, którzy nie inicjowali danej operacji. Weryfikacja ex ante i ex post oraz inicjowanie operacji stanowią odrębne funkcje.

3.Pracownicy odpowiedzialni za weryfikacje, to inni pracownicy niż ci, którzy inicjowali operację i nie mogą być ich podwładnymi.

Artykuł 23

Dyrektor, jako urzędnik zatwierdzający, przedkłada Regionalnemu Komitetowi Sterującemu roczne sprawozdanie z działalności (zwane dalej „sprawozdaniem urzędnika zatwierdzającego”), które zawiera informacje finansowe i informacje dotyczące zarządzania.

Artykuł 24

Każdy pracownik uczestniczący w zarządzaniu finansami i kontroli transakcji, który uzna, że decyzja, którą jego przełożony nakazuje mu wykonać lub na którą nakazuje mu on wyrazić zgodę, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z tymi zasadami lub zasadami zawodowymi, których ten pracownik ma przestrzegać, powiadamia o tym dyrektora na piśmie. Dyrektor podejmuje działania w rozsądnym terminie. Jeżeli tego nie uczyni, pracownik informuje o tym Regionalny Komitet Sterujący.

Artykuł 25

W przypadku gdy uprawnienia do wykonania budżetu są delegowane, art. 21 tych zasad stosuje się odpowiednio do upoważnionych urzędników.

Sekcja 3

Księgowy

Artykuł 26

1.Na wniosek Komisji Europejskiej dyrektor wyznacza księgowego, zgodnie z obowiązującym regulaminem w zakresie rekrutacji, warunków pracy oraz równomiernej reprezentacji geograficznej pracowników Stałego Sekretariatu, który jest odpowiedzialny w Stałym Sekretariacie za:

a)właściwe wykonywanie płatności, pobór dochodów i windykację ustalonych kwot należności;

b)przygotowanie i prezentację sprawozdań finansowych zgodnie z tytułem V;

c)prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z tytułem V;

d)określenie, zgodnie z tytułem V, zasad i metod rachunkowości oraz planu kont;

e)ustanawianie i walidowanie systemów rachunkowości oraz, w stosownych przypadkach, walidowanie systemów ustanowionych przez urzędnika zatwierdzającego w celu dostarczania lub uzasadniania informacji księgowych;

f)zarządzanie zasobami finansowymi.

2.Z zastrzeżeniem ust. 3, wyłącznie księgowy jest uprawniony do zarządzania środkami pieniężnymi i innymi aktywami i jest odpowiedzialny za ich przechowywanie.

3.W razie konieczności księgowy może delegować niektóre zadania, bez uszczerbku dla zasady podziału obowiązków.

ROZDZIAŁ 3

ODPOWIEDZIALNOŚĆ PODMIOTÓW FINANSOWYCH

Sekcja 1
Zasady ogólne

Artykuł 27

1.Odpowiedzialność na mocy niniejszych zasad ma charakter osobisty.

2.W przypadku jakiegokolwiek nielegalnego działania, nadużycia finansowego, korupcji lub nieprawidłowości, które mogą zaszkodzić interesom Wspólnoty Transportowej, podmiot upoważniony do działań finansowych niezwłocznie informuje o tym dyrektora lub, jeżeli uzna to za przydatne, Regionalny Komitet Sterujący lub Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych. „Interesy finansowe Wspólnoty Transportowej” oznaczają wszystkie przychody, wydatki i aktywa pochodzące z budżetu Wspólnoty Transportowej, nabyte za jego pośrednictwem lub mu należne.

3.W przypadku gdy działalność była przedmiotem nieprawidłowości lub nadużyć finansowych, właściwy urzędnik zatwierdzający zawiesza procedurę i może zastosować wszelkie niezbędne środki, obejmujące odwołanie wszelkich decyzji podjętych w ramach wspomnianej działalności. Właściwy urzędnik zatwierdzający natychmiast informuje wszystkie właściwe organy, w tym w stosownych przypadkach Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) i Prokuraturę Europejską (EPPO), o podejrzewanych przypadkach nadużyć finansowych lub nieprawidłowości.

Artykuł 28

1.Urzędnik zatwierdzający może w każdej chwili wycofać przekazanie uprawnień tymczasowo lub ostatecznie. Regionalny Komitet Sterujący oraz Przewodniczący Komitetu Budżetowego są niezwłocznie informowani o takim działaniu wraz z jego odpowiednim uzasadnieniem.

2.Dyrektor może w dowolnym czasie okresowo lub ostatecznie zawiesić księgowego w wykonywaniu obowiązków, na podstawie wstępnej zgody Komisji Europejskiej. Na wniosek Komisji Europejskiej dyrektor wyznacza tymczasowego księgowego, a następnie stałego księgowego, zgodnie z zasadami zatrudnienia Wspólnoty Transportowej.

Artykuł 29

1.Przepisy niniejszego rozdziału pozostają bez uszczerbku dla odpowiedzialności karnej, którą mogą ponieść urzędnik zatwierdzający i osoby, o których mowa w niniejszym rozdziale, zgodnie z mającym zastosowanie prawem krajowym kraju, w którym znajduje się siedziba oraz z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony interesów finansowych Wspólnoty Transportowej oraz zwalczania korupcji urzędników Wspólnoty Transportowej lub urzędników Stron.

2.W przypadku istnienia dowodów, że doszło do nielegalnej działalności, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogłyby zaszkodzić interesom Wspólnoty Transportowej, poinformowane zostaną o tym właściwe władze i organy.

Sekcja 2

Zasady mające zastosowanie do urzędnika zatwierdzającego

Artykuł 30

1.Urzędnik zatwierdzający może być zobowiązany do naprawy, w całości lub w części, szkody poniesionej przez Wspólnotę Transportową, w wyniku poważnego uchybienia z jego strony w trakcie wykonywania swoich obowiązków lub w związku z nimi, w szczególności gdy urzędnik zatwierdzający przy ustalaniu należności do odzyskania lub wystawianiu nakazu odzyskania środków, dokonywaniu wydatków lub podpisywaniu zlecenia płatniczego nie przestrzega przepisów niniejszej decyzji. To samo dotyczy sytuacji, w której urzędnik zatwierdzający w wyniku poważnego uchybienia:

a)nie sporządza dokumentu ustalającego należność;

b)nie wystawia nakazu odzyskania środków lub, bez uzasadnienia, wystawia go z opóźnieniem;

c)nie wystawia zlecenia płatniczego lub wystawia je z opóźnieniem, tym samym narażając Wspólnotę Transportową na powództwo cywilne ze strony osób trzecich.

2.Delegowany urzędnik zatwierdzający, który uzna, że decyzja wchodząca w zakres jego obowiązków jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadami należytego zarządzania finansami, powiadamia na piśmie organ, który przekazał mu uprawnienia. Jeśli organ delegujący wyda na piśmie uzasadnioną instrukcję wykonania powyższej decyzji delegowanemu urzędnikowi zatwierdzającemu, ten ostatni, będąc zobowiązanym do jej wykonania, jest zwolniony z odpowiedzialności.

3.W przypadku delegowania uprawnień urzędnik zatwierdzający pozostaje nadal odpowiedzialny za skuteczność wprowadzonego wewnętrznego systemu zarządzania oraz za wybór delegowanego urzędnika zatwierdzającego.

4.Urzędnik zatwierdzający nie ponosi odpowiedzialności za wszelkie decyzje podjęte przez Regionalny Komitet Sterujący w przypadku ich ścisłego przestrzegania. Jeżeli urzędnik zatwierdzający nie zgadza się z którąkolwiek z tych decyzji, ma on prawo powiadomić o tym odpowiedni organ na piśmie. Jest on jednak zobowiązany do przestrzegania stosownych decyzji.

ROZDZIAŁ 4

OPERACJE PO STRONIE DOCHODÓW

Sekcja 1

Przepisy ogólne

Artykuł 31

Odsetki narosłe na rachunkach Wspólnoty Transportowej stanowią część jej dochodów, oprócz wkładów Umawiających się Stron.

Sekcja 2

Prognoza należności

Artykuł 32

Wszelkie środki lub sytuacje, które mogą zmienić kwoty należne organowi Wspólnoty Transportowej lub spowodować ich zmianę, są wcześniej uwzględniane w preliminarzu należności sporządzanym przez urzędnika zatwierdzającego.

Sekcja 3

Ustalanie należności od osób trzecich

Artykuł 33

1.Ustalanie należności jest czynnością, dzięki której urzędnik zatwierdzający lub delegowany urzędnik zatwierdzający:

a)sprawdza istnienie długu;

b)określa lub sprawdza stan faktyczny i kwotę długu;

c)sprawdza warunki wymagalności zobowiązania.

2.Każda wierzytelność zakwalifikowana jako pewna, płynna i wymagalna musi być stwierdzona w formie nakazu odzyskania środków, wydanego przez księgowego, wraz z notą debetową przesyłaną dłużnikowi. Oba te dokumenty są przygotowywane i przesyłane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

3.W należycie uzasadnionych przypadkach niektóre stałe pozycje dochodu mogą być ustalane tymczasowo.

Ustalenie tymczasowe obejmuje odzyskanie kilku poszczególnych kwot, które nie muszą być w związku z tym ustalane indywidualnie.

Przed końcem roku budżetowego urzędnik zatwierdzający zmienia kwoty ustalone tymczasowo w celu zapewnienia, aby odpowiadały one należnościom faktycznie ustalonym.

Artykuł 34

Zezwolenie na odzyskanie środków jest czynnością, dzięki której właściwy urzędnik zatwierdzający udziela instrukcji księgowemu, poprzez wystawienie nakazu odzyskania środków w celu odzyskania kwoty należnej, którą ustalił.

Artykuł 35

4.Kwoty wypłacone nienależnie podlegają odzyskaniu.

5.Księgowy działa na podstawie nakazów odzyskania środków na należne kwoty należycie ustalone przez urzędnika zatwierdzającego lub właściwego urzędnika zatwierdzającego. Z należytą starannością dopilnowuje on, aby Wspólnota Transportowa otrzymywała swoje dochody i aby jej prawa były chronione.

6.W przypadku gdy właściwy urzędnik zatwierdzający zamierza odstąpić od odzyskania ustalonej należności, zapewnia, że odstąpienie jest właściwe i zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami. Odstąpienie od odzyskania ustalonej kwoty należności jest decyzją urzędnika zatwierdzającego, która musi być uzasadniona. Urzędnik zatwierdzający nie może przekazać uprawnień do podjęcia takiej decyzji. Decyzja o odstąpieniu określa, jakie działania zostały podjęte w celu zabezpieczenia odzyskania środków, oraz wskazuje względy prawne i faktyczne, na których jest oparta.

7.Właściwy urzędnik zatwierdzający dokonuje anulowania ustalonej należności, jeśli wykrycie błędu prawnego lub faktycznego pokazuje, że kwota nie została poprawnie ustalona. To anulowanie przyjmuje formę decyzji właściwego urzędnika zatwierdzającego i jest przedmiotem odpowiedniego uzasadnienia.

8.Właściwy urzędnik zatwierdzający dostosowuje kwotę ustalonego długu w dół lub w górę, gdy ujawnienie błędu dotyczącego faktów pociąga za sobą zmianę kwoty długu, pod warunkiem że korekta ta nie wiąże się z utratą ustalonej należności Wspólnoty Transportowej. Takie dostosowanie jest dokonywane na podstawie decyzji właściwego urzędnika zatwierdzającego i jest przedmiotem odpowiedniego uzasadnienia.

9.W przypadku gdy dłużnik posiada roszczenie względem Wspólnoty Transportowej, które opiewa na określoną kwotę i jest należne, a także odnosi się do sumy określonej w zleceniu płatniczym, księgowy po upływie terminu określonego w nocie debetowej, odzyskuje ustalone należności przez potrącenie.

W wyjątkowych okolicznościach – gdy jest to niezbędne do ochrony interesów finansowych Wspólnoty Transportowej i gdy księgowy ma uzasadnione powody, aby sądzić, że kwota należna Wspólnocie Transportowej zostałaby w przeciwnym razie utracona – księgowy może odzyskać należności przez potrącenie przed upływem terminu określonego w nocie debetowej.

Księgowy może również odzyskać należności przez potrącenie przed upływem terminu określonego w nocie debetowej, jeżeli dłużnik wyrazi na to zgodę.

10.Każdorazowo przed odzyskaniem należności zgodnie z ust. 9 niniejszego artykułu księgowy konsultuje się z właściwym urzędnikiem zatwierdzającym oraz informuje zainteresowanych dłużników.

11.Potrącenie, o którym mowa w ust. 9, ma taki sam skutek jak płatność, zapewniając Wspólnocie Transportowej spłatę kwoty zadłużenia, w stosownych przypadkach wraz z należnymi odsetkami.

Artykuł 36

1.Rzeczywiste ściągnięcie należności przez księgowego jest podstawą do dokonania przez księgowego wpisu na rachunkach oraz poinformowania właściwego urzędnika zatwierdzającego.

2.W odniesieniu do wszelkich płatności gotówkowych przekazanych księgowemu wydaje się pokwitowanie.

Artykuł 37

1.Jeżeli nie doszło do faktycznego odzyskania w terminie zapadalności, określonym w nocie debetowej, księgowy powiadamia właściwego urzędnika zatwierdzającego i niezwłocznie wszczyna procedurę odzyskania należności za pomocą wszelkich środków przewidzianych przez prawo.

2.Księgowy odzyskuje należności przez potrącenie ich od równoważnych roszczeń, które Wspólnota Transportowa ma wobec dłużnika, który sam ma roszczenia wobec Wspólnoty Transportowej, które są bezsporne, o ustalonej wysokości i wymagalne, pod warunkiem że potrącenie jest prawnie możliwe.

Artykuł 38

Księgowy we współpracy z właściwym urzędnikiem zatwierdzającym może przyznać dodatkowy termin płatności wyłącznie na pisemny wniosek dłużnika, z należnym uzasadnieniem, o ile spełnione są dwa następujące warunki:

a)dłużnik zobowiązuje się zapłacić odsetki za cały przyznany dodatkowy okres, począwszy od dnia, w którym płatność stawała się pierwotnie wymagalna według stawki stosowanej przez Europejski Bank Centralny w odniesieniu do jego podstawowych operacji refinansujących w euro (stopa referencyjna) powiększonej o osiem punktów. Za stopę referencyjną przyjmuje się stopę obowiązującą pierwszego dnia miesiąca, w którym przypada termin płatności, opublikowaną w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej;

b)w celu ochrony praw Wspólnoty Transportowej dłużnik dostarcza gwarancję finansową, obejmującą zarówno kwotę główną, jak i odsetki.

ROZDZIAŁ 5

OPERACJE PO STRONIE WYDATKÓW

Artykuł 39

1.Na każdą pozycję wydatków zaciągane jest zobowiązanie i realizuje się je.

Sekcja 1

Zaciąganie zobowiązań na wydatki

Artykuł 40

1.Zobowiązanie budżetowe jest operacją polegającą na rezerwacji środków niezbędnych do pokrycia kolejnych płatności będących następstwem zobowiązania prawnego.

2.Zobowiązanie prawne jest czynnością, poprzez którą właściwy intendent zaciąga lub ustanawia zobowiązanie, którego skutkiem jest obciążenie budżetu.

Artykuł 41

1.W odniesieniu do wszelkich środków, które mogą spowodować powstanie wydatków obciążających budżet, właściwy urzędnik zatwierdzający musi najpierw zaciągnąć zobowiązanie budżetowe, zanim zaciągnie zobowiązanie prawne względem osób trzecich.

2.Indywidualne zobowiązania prawne odnoszące się do indywidualnych zobowiązań budżetowych zaciągane są do dnia 31 grudnia bieżącego roku budżetowego.

Artykuł 42

1.Niewykorzystane saldo zobowiązań budżetowych odnoszących się do roku N zostaje umorzone przez właściwego urzędnika zatwierdzającego do dnia 31 marca roku N +1.

2.Ostateczny termin realizacji zobowiązań prawnych z tytułu działań trwających dłużej niż jeden rok budżetowy oraz odpowiadających im zobowiązań budżetowych, z wyjątkiem wydatków na personel, ustala się zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami. Wszystkie części takich zobowiązań, które nie zostały wykonane w ciągu sześciu miesięcy następujących po tym ostatecznym terminie, zostają umorzone.

3.W przypadku gdy zobowiązanie prawne nie doprowadziło następnie do zapłaty w okresie trzech lat, zostaje ono umorzone przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

Artykuł 43

Przyjmując zobowiązanie budżetowe, właściwy urzędnik zatwierdzający dopilnowuje, aby:

a)wydatkiem obciążono odpowiednią pozycję w budżecie;

b)środki były dostępne;

c)wydatki były zgodne z mającymi zastosowanie przepisami, w szczególności z postanowieniami traktatu i zasadami wewnętrznego zarządzania Wspólnoty Transportowej;

d)przestrzegana była zasada należytego zarządzania finansami.

Sekcja 2

Poświadczanie zasadności wydatków

Artykuł 44

Poświadczanie zasadności wydatków jest czynnością, polegającą na tym, że właściwy urzędnik zatwierdzający:

a)sprawdza istnienie należności wobec wierzyciela;

b)weryfikuje wymagalność płatności;

c)określa lub sprawdza stan faktyczny i kwotę roszczenia.

Artykuł 45

1.Poświadczanie zasadności wydatków oparte jest na dokumentach towarzyszących, potwierdzających tytuł wierzyciela do należności, na podstawie oświadczenia o usługach faktycznie zrealizowanych, dostawach faktycznie zrealizowanych lub pracach faktycznie wykonanych lub na podstawie innych dokumentów uzasadniających płatność.

2.Decyzja w sprawie poświadczenia zasadności wyrażona jest przez podpisanie dowodu kasowego formułą „płatność dopuszczona” przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

Sekcja 3

Zatwierdzenie wydatków

Artykuł 46

1.Zatwierdzanie wydatków jest czynnością polegająca na tym, że właściwy urzędnik zatwierdzający, poprzez wystawienie zlecenia płatniczego, poleca księgowemu dokonanie płatności z tytułu wydatku, którego prawidłowość została przez niego stwierdzona.

2.Zlecenie płatnicze jest datowane i podpisane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, a następnie przesyłane księgowemu. Właściwy urzędnik zatwierdzający przechowuje dokumenty potwierdzające zgodnie z art. 35 ust. 4.

3.W razie potrzeby zleceniu zapłaty przesłanemu do księgowego towarzyszy dokument poświadczający, że towary zostały wpisane do wykazów, o których mowa w art. 60.

Sekcja 4

Realizacja wydatków

Artykuł 47

1.Płatność jest dokonywana po przedłożeniu dowodu, że dane działanie zostało przeprowadzone zgodne z przepisami aktu podstawowego i obejmuje jedną z następujących operacji:

a)płatność całej należnej kwoty;

b)płatność kwoty należnej dokonaną w jeden z następujących sposobów:

–wstępne finansowanie, które może być podzielone na kilka płatności;

–jedna lub kilka płatności częściowych;

–płatność salda należnych kwot. Płatności zaliczkowe obciążają w całości lub w części płatności częściowe.

Całość płatności zaliczkowych i płatności częściowych obciąża płatność sald.

2.W rachunkach należy dokonać rozróżnienia między różnymi rodzajami płatności, o których mowa w ust. 1, wówczas gdy są dokonywane.

Artykuł 48

Księgowy realizuje wydatki w granicach dostępnych środków.

TYTUŁ VI

UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Artykuł 49

Zastosowanie ma dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylająca dyrektywę 2004/18/WE.

TYTUŁ VII

PREZENTACJA SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO I RACHUNKOWOŚĆ

ROZDZIAŁ 1

PREZENTACJA SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO

Artykuł 50

Roczne sprawozdanie finansowe Wspólnoty Transportowej obejmuje:

a)sprawozdanie finansowe Wspólnoty Transportowej i załączniki do niego;

b)sprawozdanie z wykonania budżetu Wspólnoty Transportowej.

Artykuł 51

Konta muszą być zgodne z zasadami zapisów księgowych określonymi w rozporządzeniu (UE, Euratom) 2018/1046 oraz być dokładne i wyczerpujące i przedstawiać rzeczywisty i rzetelny stan:

a)w zakresie bilansów finansowych – aktywa i pasywa, obciążenia i dochody, należności i zobowiązania niewykazane jako aktywa lub pasywa oraz przepływ środków pieniężnych;

b)w zakresie sprawozdania z wykonania budżetu – operacje po stronie dochodów i wydatków.

Artykuł 52

Sprawozdanie finansowe przedstawia informacje, w tym informacje dotyczące polityki rachunkowości, zapewniając, istotność, rzetelność, porównywalność i zrozumiałość tych informacji. Sprawozdanie finansowe sporządza się zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości, jak określono w regułach rachunkowości zgodnie z art. 80 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 lub Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (zwanych dalej „MSRSP”) opartych na zasadzie memoriałowej.

Artykuł 53

1.Zgodnie z zasadą rachunkowości memoriałowej przychody i koszty są rejestrowane w okresie, w którym zostały uzyskane lub poniesione niezależnie od daty płatności lub pobrania.

2.Wartość aktywów i pasywów ustala się zgodnie z zasadami wyceny określonymi przez metody rachunkowości przewidziane w międzynarodowych standardach rachunkowości i, w stosownych przypadkach, krajowych standardach kraju, w którym znajduje się siedziba.

Artykuł 54

1.Sprawozdanie finansowe sporządzane jest w euro i obejmuje:

a)bilans i sprawozdanie z finansowych wyników działalności, które przedstawiają wszystkie aktywa i pasywa, sytuację finansową oraz wynik ekonomiczny na dzień 31 grudnia poprzedniego roku budżetowego; są one prezentowane zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 80 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 lub MSRSP opartymi na zasadzie memoriałowej;

b)rachunek przepływów pieniężnych wykazujący kwoty pobrane i wydatkowane w ciągu roku oraz końcową sytuację finansową;

c)sprawozdanie ze zmian w kapitale własnym w poprzedzającym roku budżetowym.

2.Załącznik do bilansów finansowych uzupełnia i objaśnia informacje przedstawione w sprawozdaniach, o których mowa w ust. 1, oraz dostarcza wszelkie dodatkowe informacje zalecane przez ogólnie przyjętą międzynarodową praktykę rachunkowości, w przypadku gdy takie informacje odnoszą się do działalności Wspólnoty Transportowej.

ROZDZIAŁ 2
RACHUNKOWOŚĆ

Sekcja 1

Przepisy wspólne

Artykuł 55

1.System rachunkowości Wspólnoty Transportowej jest zbiorem procedur i kontroli opartych na ręcznym lub skomputeryzowanym wprowadzaniu danych, które umożliwiają identyfikację istotnych transakcji lub zdarzeń; przygotowanie dokładnych dokumentów źródłowych, prawidłowe wprowadzanie danych do zapisów księgowych, prawidłowe przetwarzanie, prawidłowe aktualizowanie dokumentacji głównej oraz generowanie dokładnych dokumentów i sprawozdań.

2.Księgowość składa się z księgowości ogólnej i księgowości budżetowej. Księgowości te są prowadzone w układzie rocznym, w euro.

3.Dane z księgowości ogólnej i budżetowej są zatwierdzane przy zamknięciu roku budżetowego w celu ustanowienia kont, o których mowa w rozdziale 1.

4.Księgowy stosuje zasady i metody rachunkowości uwzględniające uznane w skali międzynarodowej standardy rachunkowości dla sektora publicznego oraz, jeżeli to konieczne, zasady stosowane przez organy publiczne kraju przyjmującego.

Sekcja 2
Konta księgi głównej

Artykuł 56

Na kontach księgi głównej księgowane są, w porządku chronologicznym i przy wykorzystaniu metody podwójnego zapisu, wszelkie zdarzenia i operacje wpływające na sytuację gospodarczą i finansową oraz aktywa i pasywa Wspólnoty Transportowej.

Artykuł 57

1.Różne operacje na kontach, jak również ich salda są zapisywane w księgach.

2.Każdy zapis księgowy, w tym korekty księgowe, opierają się na dokumencie księgowym, do którego się odnoszą.

3.System księgowy musi umożliwiać odtworzenie wszystkich zapisów księgowych.

Artykuł 58

Po zamknięciu roku budżetowego i aż do daty publikacji kont ostatecznych, księgowy Wspólnoty Transportowej wprowadza korekty, które, nie powodując przychodu lub wypłaty w danym roku, są niezbędne do prawidłowej i rzetelnej prezentacji kont.

Sekcja 3
Księgowość budżetowa

Artykuł 59

1.Księgowość budżetowa pozwala monitorować, w sposób szczegółowy, wykonanie budżetu.

2.Do celów ust. 1 księgowość budżetowa rejestruje wszystkie operacje budżetowe po stronie dochodów i wydatków.

3.Stały Sekretariat sporządza sprawozdanie roczne najpóźniej do dnia 30 marca każdego roku. Sprawozdanie musi zawierać:

–sprawozdanie operacyjne wyjaśniające pracę wykonaną przez Stały Sekretariat oraz osiągnięte wyniki. Sprawozdanie to zawiera przegląd postępów w realizacji celów określonych w rocznym programie prac Stałego Sekretariatu;

–sprawozdanie finansowe z wykonania budżetu.

ROZDZIAŁ 3

EWIDENCJA MAJĄTKU

Artykuł 60

Wspólnota Transportowa prowadzi ewidencję wykazującą w ujęciu ilościowym i wartościowym stan wszystkich środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz aktywów finansowych, stanowiących własność Wspólnoty Transportowej.

TYTUŁ VIII

KONTROLA ZEWNĘTRZNA I OCHRONA INTERESÓW FINANSOWYCH

Artykuł 61

Każdego roku księgowy sporządza sprawozdania finansowe za poprzedni rok nie później niż dnia 31 marca. Sprawozdania te są zatwierdzane przez dyrektora.

Artykuł 62

Niezależni audytorzy zewnętrzni, wyznaczeni przez Regionalny Komitet Sterujący, przeprowadzają audyt roczny Wspólnoty Transportowej. Kontrakt audytorów zewnętrznych jest odnawialny co roku, chyba że Regionalny Komitet Sterujący określi inaczej.

Artykuł 63

1.Audytorzy zewnętrzni przekazują Regionalnemu Komitetowi Sterującemu sprawozdanie wraz z zestawieniem aktywów i pasywów oraz poświadczonymi sprawozdaniami finansowymi, nie później niż osiem miesięcy po zakończeniu roku budżetowego, do którego się one odnoszą. Regionalny Komitet Sterujący może przekazywać Komitetowi Budżetowemu informacje, jakie uzna za stosowne.

2.Dyrektor przedstawia, według własnego uznania, uwagi na temat sprawozdania audytorów zewnętrznych.

3.Audytorzy zewnętrzni przeprowadzają audyty, jakie zostaną uznane za konieczne, zgodnie z swoim zatwierdzonym zakresem obowiązków. W celu sprawdzenia dokładności i kompletności dokumentacji audytorzy zewnętrzni w szczególności przeprowadzają kontrolę zapisów księgowych i procedur Wspólnoty Transportowej. Kontrola zewnętrzna stwierdza ogólną ważność sprawozdań finansowych.

4.Nie później niż osiem miesięcy po zakończeniu roku budżetowego, do którego odnoszą się sprawozdania finansowe, audytorzy zewnętrzni przedstawiają Regionalnemu Komitetowi Sterującemu sprawozdanie z audytu i poświadczone rachunki wraz z poświadczeniem wiarygodności dotyczącym wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw. Na wniosek Regionalnego Komitetu Sterującego, Komitet Budżetowy przedstawia Regionalnemu Komitetowi Sterującemu uwagi na temat dokumentów przedłożonych przez audytorów, jakie uzna za stosowne.

Artykuł 64

1. Urzędnik zatwierdzający i Regionalny Komitet Sterujący niezwłocznie przekazują OLAF-owi i Komisji Europejskiej wszelkie informacje uzyskane zgodnie z art. 27.

2. Regionalny Komitet Sterujący oraz pracownicy Wspólnoty Transportowej w pełni współpracują w zakresie ochrony interesów finansowych Unii, w szczególności z Prokuraturą Europejską i OLAF-em oraz dostarczają im odpowiednich informacji, a także – na wniosek – wszelkiej pomocy niezbędnej do wykonywania ich odpowiednich kompetencji, w tym do prowadzenia dochodzeń zgodnie z rozporządzeniem Rady (UE) 2017/1939 i rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 883/2013. Urzędnik zatwierdzający zapewnia również, aby każda osoba trzecia uczestnicząca w wykonaniu budżetu Wspólnoty Transportowej w pełni współpracowała i uznawała równoważne prawa Prokuratury Europejskiej i OLAF-u.

3. OLAF jest uprawniony do prowadzenia dochodzeń administracyjnych w siedzibie Wspólnoty Transportowej, w tym posiada prawo dostępu w celu inspekcji zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) 883/2013.

TYTUŁ IX

PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE

Artykuł 65

Regionalny Komitet Sterujący jest uprawniony do uzyskiwania wszelkich niezbędnych informacji lub wyjaśnień dotyczących wykonania budżetu.

Artykuł 66

Po zatwierdzeniu przez Komisję Europejską, dyrektor może przyjąć, w razie konieczności, wytyczne w celu wykonania niniejszych przepisów.

Artykuł 67

Do czasu mianowania członków Komitetu Budżetowego Komisja Europejska będzie pełniła jego funkcje określone w art. 14 ust. 2.

Artykuł 68

Niniejsze zasady wiążą w całości Umawiające się Strony traktatu i organy ustanowione na mocy traktatu.

Niniejsze zasady stają się skuteczne z dniem ich przyjęcia przez Regionalny Komitet Sterujący.