REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2018/1330

z dnia 18 kwietnia 2018 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2016, sekcja VI – Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny

PARLAMENT EUROPEJSKI,

—	uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2016, sekcja VI – Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny,

—	uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

—	uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A8-0097/2018),

mając na uwadze, że w ramach procedury udzielania absolutorium organ udzielający absolutorium pragnie podkreślić szczególne znaczenie dalszego wzmacniania legitymacji demokratycznej instytucji Unii przez zwiększanie przejrzystości i odpowiedzialności oraz wdrażanie koncepcji budżetowania celowego i właściwego zarządzania zasobami ludzkimi;

z zadowoleniem przyjmuje stwierdzenie Trybunału Obrachunkowego (zwanego dalej „Trybunałem”) na podstawie przeprowadzonych prac kontrolnych, iż w ujęciu całościowym w płatnościach za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2016 r. nie wystąpiły istotne błędy w zakresie wydatków administracyjnych i innych wydatków instytucji i organów;

zauważa, że w sprawozdaniu rocznym za rok 2016 Trybunał stwierdził, iż w odniesieniu do Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego (zwanego dalej „Komitetem”) nie odnotowano żadnych poważnych uchybień w objętych kontrolą obszarach dotyczących zasobów ludzkich i zamówień;

zauważa, że zgodnie z obecną procedurą udzielania absolutorium Komitet przekazuje Trybunałowi roczne sprawozdania z działalności w czerwcu, w październiku Trybunał przedkłada swoje sprawozdanie Parlamentowi, który głosuje nad udzieleniem absolutorium na posiedzeniu plenarnym w maju; zauważa, że o ile absolutorium nie jest odroczone, między zamknięciem rocznego sprawozdania finansowego a zakończeniem procedury udzielania absolutorium mija co najmniej 17 miesięcy; zauważa, że harmonogram audytów w sektorze prywatnym jest o wiele krótszy; podkreśla, że należy usprawnić i przyspieszyć procedurę udzielania absolutorium; zwraca się do Komitetu i Trybunału o stosowanie najlepszych praktyk sektora prywatnego; w związku z tym proponuje, by wyznaczyć termin składania rocznych sprawozdań z działalności do dnia 31 marca roku następującego po danym roku budżetowym, a termin przedłożenia sprawozdania przez Trybunał – do dnia 1 lipca; proponuje również dokonanie przeglądu harmonogramu procedury udzielania absolutorium, jak określono w art. 5 załącznika IV do Regulaminu Parlamentu, by głosowanie w sprawie absolutorium mogło się odbywać podczas sesji plenarnej w listopadzie, co pozwoliłoby zakończyć procedurę udzielania absolutorium w ciągu roku następującego po danym roku budżetowym;

z zadowoleniem przyjmuje ogólnie ostrożne i należyte zarządzanie finansami Komitetu w okresie budżetowym 2016; wyraża poparcie dla udanej zmiany paradygmatu w kierunku budżetowania celowego w planowaniu budżetu Komisji, której to zmiany dokonała wiceprzewodnicząca Kristalina Georgieva we wrześniu 2015 r. w ramach inicjatywy „Budżet UE zorientowany na wyniki”; zachęca Komitet do zastosowania tej metody do własnej procedury planowania budżetu;

stwierdza, że w 2016 r. budżet Komitetu wynosił 130 586 475 EUR (129 100 000 EUR w 2015 r.), z czego wykorzystano 97,55 %; zwraca uwagę, że w porównaniu z rokiem 2015 w 2016 r. nieznacznie podniósł się wskaźnik wykorzystania środków budżetowych;

podkreśla, że budżet Komitetu ma charakter czysto administracyjny oraz że znaczną jego część stanowią wydatki na pracowników instytucji, a pozostałą – wydatki na budynki, meble, wyposażenie oraz różne koszty bieżące; zauważa, że Komitet potwierdził znaczenie stosowania zasad budżetowania celowego w codziennej działalności i poinformował o aktualizacji kluczowych wskaźników aktywności i wydajności (KAPI) w 2017 r.; wzywa Komitet do dalszego stosowania tych zasad oraz należytego i regularnego informowania Parlamentu o zmianach KAPI;

odnotowuje rozpoczęcie analizy możliwości zmodernizowania Komitetu; apeluje o przekazywanie mu informacji na temat tej inicjatywy i jej postępów; zwraca się do Komitetu o przedstawienie organowi udzielającemu absolutorium wyjaśnień dotyczących wydatków w związku z tą modernizacją w celu zwiększenia przejrzystości i odpowiedzialności oraz o opublikowanie oceny kosztów i korzyści;

zauważa, że ostateczna kwota środków przeznaczonych na podróże i diety dzienne członków Komitetu wyniosła 19 561 194 EUR; z zadowoleniem przyjmuje szczegółowy podział wydatków jego członków, zwłaszcza w odniesieniu do pozycji 1004, który Komitet przedłożył Komisji Kontroli Budżetowej Parlamentu, i zwraca się do Komitetu o włączenie tego podziału na rok 2017 do następnego rocznego sprawozdania z działalności lub do sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami; zwraca się do Komitetu o przekazanie organowi udzielającemu absolutorium oceny kosztów i korzyści wyjazdów służbowych dla Unii i wizytowanych krajów wraz z wykazem krajów odwiedzonych w 2016 r.; zachęca do przyjęcia odpowiednich środków w celu uzyskania oszczędności i zmniejszenia zanieczyszczenia środowiska; zwraca się do członków Komitetu o ocenę potencjału innych instrumentów, które mogą przyczynić się do uzyskania oszczędności, m.in. kosztów podróży;

odnotowuje deklarację Komitetu, zgodnie z którą istnieją możliwości dalszego rozwijania współpracy między Komitetem a Parlamentem; ma nadzieję, że dalszy rozwój synergii przyniesie pozytywne rezultaty obu instytucjom; przyjmuje do wiadomości postępy w zacieśnianiu współpracy między Komitetem a Parlamentem, a mianowicie kontakty między przewodniczącym i Prezydium Komitetu a Konferencją Przewodniczących Komisji Parlamentu; zwraca się o dalsze pogłębianie kontaktów między Komitetem a przewodniczącymi i sprawozdawcami komisji Parlamentu w celu zapewnienia lepszego wykorzystania wkładu Komitetu w unijny proces legislacyjny;

10.

jest zdania, że wspólna ocena oszczędności budżetowych wynikających ze współpracy między Komitetem a Parlamentem leży w interesie obu instytucji oraz w interesie obywateli Unii; proponuje, aby była ona prowadzona wspólnie z Parlamentem jako część strategii mającej na celu zacieśnienie kontaktów między obiema instytucjami; zdaje sobie sprawę z faktu, że Komitet buduje zdolności w zakresie oceny polityki z myślą o wzmocnieniu swojej roli organu doradczego w procesie legislacyjnym; zwraca się do Komitetu o przedłożenie organowi udzielającemu absolutorium szczegółowej analizy tych działań w następnym rocznym sprawozdaniu z działalności;

11.

z zadowoleniem przyjmuje ponowne otwarcie bezpośredniego przejścia między budynkami RMD i REM po podjęciu przez władze belgijskie decyzji o obniżeniu poziomu zagrożenia dla instytucji europejskich; uważa, że ułatwi to komunikację i współpracę między Komitetem a Parlamentem; zwraca się do obu instytucji o poinformowanie posłów, członków i pracowników o ponownym otwarciu tego przejścia;

12.

z zadowoleniem przyjmuje umowę o współpracy administracyjnej zawartą pomiędzy Komitetem a Komitetem Regionów, która weszła w życie w 2016 r. i umożliwia funkcjonowanie wspólnych dyrekcji tłumaczeń i logistyki; uważa, że jest to dobry punkt wyjścia potencjalnych oszczędności w obu komitetach; ma nadzieję, że umowa ta zaowocuje współpracą także w innych obszarach; występuje o opracowanie szczegółowego planu i opisu działań Komitetu w tych obszarach; uważa, że umowa ta zagwarantuje bardziej wydajne funkcjonowanie obu komitetów i przyczyni się do uzyskania większych oszczędności;

13.

z zadowoleniem przyjmuje osiągnięcie przez Komitet celów wyznaczonych w porozumieniu międzyinstytucjonalnym w zakresie redukcji personelu o 5 % w ciągu pięciu lat; zauważa, że w wyniku przeniesienia personelu do EPRS w Parlamencie Komitet zmniejszył liczbę stanowisk w planie zatrudnienia o 8 %, co oznacza redukcję 43 stanowisk w 2016 r.; zwraca się do władz budżetowych, aby miały na uwadze długoterminowe skutki redukcji zatrudnienia, w szczególności jeśli chodzi o zdolność Komitetu do poprawy równowagi płci i równowagi geograficznej, a także potrzebę wykorzystania możliwości doświadczonych urzędników obejmujących stanowiska kierownicze przy planowaniu przyszłego przydziału środków finansowych na personel;

14.

odnotowuje ogólne zwiększenie wskaźnika nieobecności chorobowych w Komitecie; podkreśla znaczenie wdrożenia środków na rzecz poprawy dobrostanu w pracy i apeluje o baczniejsze weryfikowanie nieobecności; z zadowoleniem przyjmuje podjęte przez Komitet inicjatywy, takie jak stworzenie postaci „zaufanego doradcy”, których celem jest zwalczanie mobbingu i wspieranie poszanowania godności ludzkiej w miejscu pracy; zwraca się do Komitetu o złożenie organowi udzielającemu absolutorium sprawozdania w sprawie postępów w zakresie dobrostanu personelu w 2017 r.;

15.

z satysfakcją odnotowuje, że odsetek kobiet zajmujących w Komitecie stanowiska kierownicze średniego szczebla wynosi ponad 40 %; zachęca Komitet, by osiągnął takie same wyniki na wyższych stanowiskach kierowniczych oraz podjął kroki w celu dalszego ograniczenia braku równowagi geograficznej;

16.

jest zaniepokojony faktem, że w przypadku 9 z 22 przetargów w 2016 r. zamówień udzielono jedynej firmie, która stanęła do przetargu, bez zagwarantowania konkurencji; zwraca się do Komitetu o podjęcie niezbędnych środków w celu zapewnienia konkurencji między oferentami;

17.

z zadowoleniem przyjmuje wzrost obecności Komitetu w mediach o około 30 % w 2016 r.; odnotowuje utworzenie kont Komitetu w mediach społecznościowych i z niecierpliwością oczekuje na wyniki tej inicjatywy;

18.

zauważa wzrost wskaźnika zamówionych, ale niewykorzystanych usług tłumaczenia ustnego z 3,5 % w 2015 r. do 4 % w 2016 r. i apeluje o ściślejsze monitorowanie skutecznego świadczenia tych usług;

19.

odnotowuje stały wzrost współczynnika outsourcingu tłumaczeń pisemnych (z 9,74 % w 2015 r. do 16,61 % w 2016 r.), przewidziany w umowie o współpracy między Komitetem a Komitetem Regionów, ze względu na większą ilość tłumaczeń pisemnych i zmniejszenie zatrudnienia w dyrekcji (ponad 9 % w porównaniu z 2015 r.); przyjmuje do wiadomości przeprowadzony w 2016 r. audyt wewnętrzny outsourcingu tłumaczeń pisemnych oraz jego praktycznej realizacji i ograniczeń, a ponadto oczekuje, że zostanie poinformowany o zaleceniach audytora wewnętrznego w następnym rocznym sprawozdaniu z działalności Komitetu;

20.

odnotowuje zaangażowanie Komitetu w system EMAS i jego wyniki w dziedzinie ochrony środowiska, w tym zmniejszenie zużycia gazu, wody, energii elektrycznej, papieru i środków czystości, a także wytwarzania odpadów; zachęca Komitet do dalszej poprawy wyników w tej dziedzinie;

21.

wyraża ubolewanie, że Komitet dopiero teraz przygotowuje projekt wytycznych w sprawie zapobiegania konfliktom interesów w kontekście dialogu społecznego; zauważa, że projekt wytycznych jest obecnie finalizowany w drodze dialogu z organizacjami społeczno-zawodowymi; zwraca się do Komitetu o przyspieszenie procesu finalizacji, o terminowe przyjęcie wytycznych, o uwzględnienie w nich wymogu podawania szczegółów ewentualnej przynależności do innych organizacji, a także o opublikowanie tych wytycznych na stronie internetowej instytucji;

22.

ubolewa, że ani przewodniczący, ani wiceprzewodniczący, ani Sekretariat Komitetu nie opublikowali na swoich stronach internetowych deklaracji interesów; wzywa Komitet, by opublikował je do końca czerwca 2018 r. z podaniem ewentualnej przynależności jego członków do innych organizacji; wyraża ubolewanie, że deklaracje interesów członków instytucji są publikowane w różnych językach i formatach, co ogranicza przejrzystość; wzywa Komitet, by opublikował je w jednolitym formacie i w jednym z trzech najczęściej używanych języków unijnych do końca czerwca 2018 r.;

23.

wyraża zaniepokojenie, że zgodnie z art. 11 regulaminu pracowniczego każdy nowo przyjmowany pracownik jest zobowiązany do przedstawienia oświadczenia o braku konfliktu interesów zamiast deklaracji o konflikcie interesów; podkreśla, że stwierdzenie braku konfliktu interesów nie należy do danej osoby; ponownie podkreśla, że to neutralny organ powinien ocenić, czy istnieje konflikt interesów; w związku z tym wzywa Komitet do przedstawienia jednolitego i kompletnego formularza o konflikcie interesów w celu zastąpienia deklaracji o braku konfliktu interesów;

24.

z zadowoleniem przyjmuje ustalenia administracyjne między Komitetem a Europejskim Urzędem ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) mające na celu ułatwienie wymiany informacji;

25.

pochwala decyzje uzupełniające podjęte przez Komitet w odniesieniu do wewnętrznych zasad dotyczących informowania o nieprawidłowościach i podkreśla znaczenie tej inicjatywy;

26.

podkreśla potrzebę ustanowienia niezależnego organu ds. ujawniania, doradztwa i zgłaszania, dysponującego odpowiednimi zasobami budżetowymi, aby pomóc sygnalistom wykorzystywać odpowiednie kanały ujawniania informacji o możliwych nieprawidłowościach naruszających interesy finansowe Unii, przy jednoczesnym zachowaniu poufności oraz oferowaniu koniecznego wsparcia i doradztwa;

27.

zwraca uwagę na sprawę związaną z mobbingiem w Komitecie, która pociągnęła za sobą koszty w wysokości 55 772 EUR; wyraża ubolewanie z powodu tego zajścia, ale z zadowoleniem przyjmuje fakt, że podjęto odpowiednie działania zaradcze; zauważa, że 20 innych pracowników skontaktowało się z siecią zaufanych doradców Komitetu w związku z domniemanymi przypadkami mobbingu; wzywa Komitet do poprawy strategii w tym zakresie w celu zapobiegania wszelkim formom nękania psychicznego i molestowania seksualnego; zwraca się do Komitetu o przekazanie organowi udzielającemu absolutorium sprawozdania w sprawie środków, które zamierza podjąć w związku z tymi zgłoszeniami;

28.

wyraża ubolewanie z powodu decyzji Zjednoczonego Królestwa o wystąpieniu z Unii Europejskiej; zauważa, że w chwili obecnej nie można przewidzieć finansowych, administracyjnych, ludzkich ani innych konsekwencji tego wystąpienia, oraz zwraca się do Komitetu i Trybunału o przeprowadzenie ocen skutków i poinformowanie Parlamentu o ich wynikach do końca 2018 r.