KOMISJA EUROPEJSKA

Bruksela, dnia 11.10.2017

COM(2017) 590 final

SPRAWOZDANIE KOMISJI DLA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY

w sprawie oceny normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego zgodnie z dyrektywą 2014/55/UE

1.Kontekst

Celem dyrektywy 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych 1 (zwanej dalej „dyrektywą”) jest sprzyjanie upowszechnianiu fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych poprzez zapewnianie interoperacyjności i zwiększenie pewności prawa. Dyrektywa została przyjęta w dniu 16 kwietnia 2014 r. przez Parlament Europejski i Radę w następstwie szczegółowego procesu przygotowań, któremu przewodziła Komisja i w który zaangażowało się wiele zainteresowanych stron.

Zgodnie z dyrektywą instytucje zamawiające są zobowiązane do odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych spełniających normę europejską (EN) dotyczącą fakturowania elektronicznego. W dyrektywie przewidziano również, że proces miał zostać zainicjowany przez odpowiednie organizacje normalizacyjne, które miały sporządzić tę normę. Zobowiązanie to obejmuje wyłącznie faktury dotyczące zamówień publicznych, które wchodzą w zakres stosowania unijnych dyrektyw w sprawie udzielania zamówień publicznych.

Ponieważ w chwili przyjęcia dyrektywy norma europejska nie była dostępna, w art. 3 dyrektywy zobowiązano Komisję do przeprowadzenia oceny normy w zakresie jej funkcjonalności, przyjazności użytkownikowi oraz kosztów wdrożenia dla użytkownika końcowego przed rozpoczęciem jej obowiązywania. CEN niedawno przyjął przedmiotową EN, a w niniejszym sprawozdaniu przedstawiono wyniki przeprowadzonej oceny

2.Opracowywanie normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego

Zgodnie z dyrektywą w dniu 10 grudnia 2014 r. Komisja upoważniła 2 Europejski Komitet Normalizacyjny (CEN) do opracowania EN dotyczącej fakturowania elektronicznego i powiązanych z nią dokumentów. W upoważnieniu Komisja zwróciła się do CEN o wykonanie w szczególności następujących zadań:

-opracowanie normy europejskiej (EN) w zakresie semantycznego modelu danych obejmującego podstawowe elementy faktury elektronicznej;

-określenie ograniczonej liczby syntaktyk dla faktur, które całkowicie spełniają normę europejską;

-opracowanie powiązań syntaktycznych, tj. informacji wskazujących, w jaki sposób semantyczny model danych może być przedstawiany w różnych syntaktykach znajdujących się w wykazie, oraz ich automatycznych artefaktów walidacyjnych;

-opracowanie wytycznych dotyczących interoperacyjności faktur elektronicznych na poziomie transmisji; uwzględnienie potrzeby zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych;

-opracowanie wytycznych dotyczących opcjonalnego korzystania z rozszerzeń sektorowych lub krajowych w połączeniu z normą europejską, w tym metodyki, którą należy stosować w rzeczywistych warunkach;

-zbadanie normy europejskiej pod kątem jej praktycznego wykorzystania przez użytkownika końcowego.

Aby zrealizować te zadania, CEN powołał specjalny komitet techniczny (TC434) i sześć grup roboczych (każdej przydzielono jeden z tematów wymienionych powyżej). W skład komitetu technicznego wchodzą eksperci techniczni w zakresie fakturowania elektronicznego z krajowych organizacji normalizacyjnych z kilku państw członkowskich. Zaangażowano również niezależnych ekspertów oraz przedstawicieli sektora administracji publicznej. Szerokie zaangażowanie wielu zainteresowanych stron gwarantuje, że EN jest dostosowana do najnowszych zmian na rynku i do potrzeb użytkowników.

W wyniku tego procesu w dniu 28 czerwca 2017 r. CEN oficjalnie wydał normę oraz wykaz syntaktyk pod numerem referencyjnym EN 16931.

Głównym owocem pracy komitetu technicznego jest sama norma, w której przewidziano najważniejsze elementy faktury. W marcu 2016 r. normę poddano badaniu opinii publicznej z udziałem wszystkich krajowych jednostek normalizacyjnych, w ramach którego otrzymano 600 uwag. Następnie komitet techniczny odniósł się do tych uwag i ukończył projekt EN, który poddano pod głosowanie. Krajowe organizacje normalizacyjne jednogłośnie przyjęły EN. Pod głosowanie poddano również wszystkie inne dokumenty uzyskane w wyniku procesu i w dniu 29 czerwca 2017 r. zakończono ostatnie glosowanie, dotyczące specyfikacji technicznych w zakresie powiązań syntaktycznych.

Inny ważny aspekt prac ma związek z kwestią syntaktyk, tzn. języków oprogramowania, które można zastosować, aby praktycznie wdrożyć EN. W dyrektywie, a także w upoważnieniu wydanym przez Komisję, stwierdzono, że CEN powinien określić „ograniczoną liczbę syntaktyk”, ponieważ jako format dla EN stosuje się szereg syntaktyk. Za zgodą przeważającej większości członków Komitet techniczny zdołał dojść do porozumienia w odniesieniu do bardzo ograniczonej liczby syntaktyk, mianowicie dwóch: UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) i UBL 2.1.

3.Ocena normy

Art. 3 dyrektywy 2014/55/UE stanowi, że przed wprowadzeniem w państwach członkowskich normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego należy wystarczająco przetestować praktyczne stosowanie normy. Ocenę tę należy przeprowadzić równolegle ze sporządzaniem normy i zaangażować w nią użytkowników końcowych. W szczególności powinna ona dotyczyć aspektów funkcjonalności i przyjazności użytkownikowi oraz wykazać, że normę można wdrożyć w sposób oszczędny i proporcjonalny.

W niniejszym sprawozdaniu przedstawiono wyniki tej oceny, dokonanej w oparciu o dwa podstawowe źródła:

·sprawozdanie techniczne CEN, sporządzone przez grupę roboczą WG6 komitetu technicznego TC434, pod tytułem „Test of the European standard with respect to its practical application for an end user” („Badanie normy europejskiej pod kątem jej praktycznego zastosowania przez użytkownika końcowego”), które poświęcono przede wszystkim badaniu aspektów technicznych normy;

·badanie uzupełniające przeprowadzone przez zewnętrznego wykonawcę (PwC) na zlecenie Komisji, którego dokonano między końcem marca 2017 r. a lipcem 2017 r. W tym badaniu skupiono się bardziej na praktycznych skutkach dla użytkowników końcowych; jest ono dostępne na stronie internetowej Komisji (ścieżka „DG GROW” > „Public procurement” > „Studies”).

3.1Wyniki badania CEN

W sprawozdaniu technicznym omówiono badanie EN na poziomie semantycznym i syntaktycznym. Obejmuje ono również metodykę i badanie artefaktów walidacyjnych. Wspomniane artefakty walidacyjne dotyczą obowiązkowych elementów i zasad EN w otwartym kodzie źródłowym oraz zapewniają, by można było automatycznie sprawdzić zgodność danej faktury z EN.

Sprawozdanie składa się z trzech głównych sekcji. Pierwsza sekcja dotyczy badania semantycznego i omówiono w niej przegląd metodyki, badanie i wyniki. Podobnie rzecz się ma z sekcją drugą, która obejmuję metodykę, badanie i wyniki w odniesieniu do syntaktyki. Ostatnia sekcja składa się z dwóch podrozdziałów, w których opisano badania wykonane w celu zapewnienia, by EN była dostosowana odpowiednio do płatności i automatycznego przetwarzania.

W procesie badań nie zgłaszano żadnych poważnych kwestii. Być może wynika to z tego, że grupa robocza CEN odpowiedzialna za EN przeprowadziła wcześniej własne badania w celu zapewnienia jakości. Badanie odbywało się również równolegle z procesem opracowywania EN, w związku z czym problemy można było rozwiązywać jednocześnie, nie dopuszczając do ich nagromadzenia.

Na poziomie semantycznym proces ten przyczynił się do ulepszenia EN, ponieważ aktualizacja definicji i informacji na temat użytkowania, która jest jego następstwem, pomoże podmiotom wdrażającym i użytkownikom końcowym w jej łatwiejszym zrozumieniu.

Celem badania syntaktyk było przede wszystkim zapewnienie, by artefakty walidacyjne nadawały się do kontroli zgodności; badanie to również oparto na wnioskach wyciągniętych w ramach projektu CEN WS/BII (warsztaty CEN na temat biznesowych interfejsów interoperacyjności w zamówieniach publicznych w Europie). Dostępność artefaktów walidacyjnych ma zasadnicze znaczenie dla ułatwienia praktycznego stosowania EN przez podmioty wdrażające.

3.2Badanie uzupełniające dotyczące praktycznych skutków dla użytkownika końcowego

Aby uzupełnić wyniki badania CEN o charakterze technicznym, Komisja postanowiła przeprowadzić dodatkowe badanie, którego podjęło się PwC. Celem badania PwC była ocena EN pod kątem trzech głównych kryteriów wyszczególnionych w dyrektywie 2014/55/UE, tj.:

A.funkcjonalności: kryterium to dotyczy takich elementów jak skuteczność, użyteczność i adekwatność w odniesieniu do danego celu lub sytuacji;

B.przyjazności użytkownikowi: kryterium to obejmuje ocenę łatwości użytkowania i wdrożenia normy, ze szczególnym uwzględnieniem istniejących systemów, takich jak planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP);

C.kosztów wdrożenia: kryterium to dotyczy kosztów wdrożenia, które poniosą użytkownicy końcowi (instytucje zamawiające i ich dostawcy) w związku z korzystaniem z normy, przy uwzględnieniu wszystkich określonych scenariuszy.

Pierwszym krokiem w ramach metodyki zastosowanej w tym badaniu było określenie kilku różnych scenariuszy wdrożenia. Ostateczny zestaw scenariuszy objął sześć państw: Francję, Irlandię, Włochy, Niderlandy, Norwegię i Polskę. Państwa te wybrano w celu przeprowadzenia dogłębnej analizy, aby odzwierciedlić różnorodność sytuacji w UE, w oparciu o następujące obszary:

·obszar 1: poziom (de-)centralizacji w zakresie fakturowania elektronicznego na szczeblu krajowym;

·obszar 2: poziom zaawansowania w zakresie fakturowania elektronicznego;

·obszar 3: stosowanie norm dotyczących fakturowania elektronicznego.

W ramach drugiego etapu tego projektu skupiono się na gromadzeniu i konsolidacji danych, które były niezbędne do oceny EN, oraz na ich analizie. Badanie przeprowadzono w oparciu o wyniki badań przedstawione w sprawozdaniu CEN, które dotyczyły praktycznego zastosowania (przydatności dla celu) EN pod kątem technicznym. Ponadto dane gromadzono w ramach badania źródeł wtórnych. Celem przedmiotowego badania było wyjaśnienie istniejących modeli fakturowania elektronicznego, opisanie oferowanych przez nie możliwości oraz przedstawienie modeli wyceny.

Ponadto przeprowadzono ukierunkowane rozmowy z państwami członkowskimi, władzami regionalnymi i przedstawicielami branży, usługodawcami oraz sprzedawcami oprogramowania. W trakcie tych rozmów ich uczestnikom przedstawiono określony wcześniej zestaw pytań. Przebieg spotkań był rejestrowany i dokumentowany w formie protokołów spotkań, które były następnie zatwierdzane przez odpowiednich przedstawicieli.

4.Wynik oceny

Poniżej odniesiono się do każdego z trzech wymienionych w dyrektywie kryteriów z osobna.

A.Funkcjonalność

Przedstawiciele władz państw członkowskich i zainteresowane strony, z którymi przeprowadzono rozmowy, potwierdzili funkcjonalność normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego, jeżeli chodzi o jej adekwatność dla realizacji zamierzonego celu. Nie stwierdzono żadnego poważnego problemu technicznego. Ponadto EN została jednogłośnie zatwierdzona przez wszystkie krajowe jednostki normalizacyjne.

Norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego opiera się na istniejących normach międzynarodowych powszechnie obowiązujących w Europie. Decyzja o ograniczeniu liczby formatów wykorzystywanych w celu wdrożenia semantycznego modelu danych dla podstawowych elementów faktury do UBL 2.1 3 i UNCEFACT/CII pozwoli dodatkowo uprościć istniejące procedury, ponieważ wspomniane dwie syntaktyki są już bardzo powszechnie stosowane na rynku. Większość instytucji zamawiających, z którymi przeprowadzono rozmowy na potrzeby przedmiotowego badania, zamierza skoncentrować się na udzielaniu wsparcia w odniesieniu do tylko jednej syntaktyki, tj. UBL 2.1.

B.Przyjazność użytkownikowi

Semantyczny model danych w zakresie podstawowych elementów faktury jest bardzo przydatny przy ustanawianiu przyjaznych użytkownikowi i oszczędnych systemów fakturowania elektronicznego, ponieważ pozwala zidentyfikować wspólny zestaw elementów informacyjnych faktury, które obejmują większość wymogów biznesowych i prawnych.

Organy na szczeblu centralnym, regionalnym i lokalnym potwierdzają kluczową rolę systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa i sprzedawców oprogramowania. W szczególności zapewnienie możliwości natywnego wdrażania EN w rozwiązaniach opracowywanych przez te organy pozwoli ograniczyć konieczność dokonywania konwersji formatów, co z kolei przełoży się na istotne zmniejszenie złożoności tych rozwiązań oraz kosztów ponoszonych przez użytkowników końcowych.

Uznano, że EN jest elastyczna, ponieważ zapewnia możliwość korzystania z elementów fakultatywnych, opcjonalnych pól tekstowych i list kodowych. Wspomniana elastyczność może jednak doprowadzić do tworzenia zbyt dużej liczby specyfikacji dotyczących korzystania z kluczowych elementów faktur (CIUS) i rozszerzeń. CIUS to specyfikacje, których celem jest udzielanie podmiotom wdrażającym wsparcia przy rozwiązywaniu problemów związanych z praktycznymi aspektami procesu definiowania systemów IT w oparciu o EN. Korzystanie z CIUS i z rozszerzeń powinno być monitorowane i ograniczane – potencjalnie w ramach inicjatywy koordynowanej na szczeblu europejskim – w celu zabezpieczenia interoperacyjności w wymiarze transgranicznym.

C.Ewentualne koszty wdrożenia

Koszty wdrożenia fakturowania elektronicznego zależą w dużej mierze od dwóch kluczowych zmiennych wywierających wpływ na sytuację w poszczególnych państwach: poziomu dojrzałości systemu fakturowania elektronicznego i architektury wybranej przez organy sektora publicznego do celów związanych z fakturowaniem elektronicznym.

Poziom dojrzałości systemu fakturowania elektronicznego na szczeblu krajowym ustala się na podstawie wskaźników stosowania faktur elektronicznych w sektorze publicznym i prywatnym, tego, czy w danym państwie istnieje konkurencyjny rynek usług i rozwiązań związanych z fakturowaniem elektronicznym, oraz poziomu gotowości organizacyjnej i informatycznej w danym państwie. EN wywrze mniejszy wpływ na koszty i poziom złożoności w państwach członkowskich o wyższym poziomie dojrzałości systemu fakturowania elektronicznego. Wpływ EN będzie większy w państwach członkowskich o niskim wskaźniku stosowania systemu fakturowania elektronicznego, w których liczba rozwiązań i usługodawców jest ograniczona, a krajowa infrastruktura IT nie jest szczególnie dobrze rozwinięta.

Wpływ EN będzie również zależał od przepisów krajowych, polityki i powiązanych wymogów. Rządy odniosą korzyści dzięki opracowaniu strategii wdrażania dyrektywy 2014/55/UE (począwszy od strategii służących zapewnieniu minimalnej zgodności z przepisami dyrektywy, a skończywszy na strategiach przewidujących pełną automatyzację procesu fakturowania) oraz dzięki sporządzeniu krajowego planu wprowadzania systemu fakturowania elektronicznego. Szereg państw posiada pozytywne doświadczenia związane z realizacją takich strategii. W tym kontekście dopuszcza się możliwość korzystania z fakturowania elektronicznego w odniesieniu do dostawców realizujących dostawy na rzecz sektora publicznego – dotyczy to również wykorzystywania określonych formatów.

Można wyróżnić dwie odmienne architektury fakturowania elektronicznego na potrzeby zamówień publicznych, które zostały już ustanowione w większości państw członkowskich, mianowicie:

·ośrodek na szczeblu centralnym (lub połączenie kilku ośrodków) odpowiedzialny za przyjmowanie wszystkich faktur elektronicznych od dostawców i przekazywanie ich odpowiedniemu podmiotowi zamawiającemu/instytucji zamawiającej (system scentralizowany); lub

·system dystrybucji, w ramach którego dostawcy przekazują faktury elektroniczne odpowiedniemu podmiotowi zamawiającemu/instytucji zamawiającej bezpośrednio (system rozproszony).

Państwa członkowskie o wysokim poziomie dojrzałości systemu fakturowania elektronicznego charakteryzują się wysokimi wskaźnikami stosowania faktur elektronicznych, konkurencyjnym środowiskiem dla dostawców usług i rozwiązań w zakresie fakturowania elektronicznego oraz wysokim poziomem gotowości organizacyjnej i informatycznej.

Państwa członkowskie o dojrzałej i zdecentralizowanej architekturze fakturowania elektronicznego będą opierały się na dostawcach usług i rozwiązań w zakresie fakturowania elektronicznego przy udoskonalaniu swoich systemów w taki sposób, by wspierały one wdrażanie EN, oferując konkurencyjne rozwiązania różnej wielkości podmiotom publicznym i prywatnym. W ramach tego scenariusza oczekuje się, że skutki wdrożenia EN będą niewielkie lub umiarkowanie niewielkie, w zależności od danej sytuacji. Koszty udoskonalenia systemów poniosą usługodawcy, a co za tym idzie również użytkownicy końcowi (instytucje zamawiające i ich dostawcy). Koszty będą nieznaczne w przypadku korzystania przez usługodawców z norm, które są już powiązane z EN, natomiast relatywnie wyższe w przeciwnym wypadku. Wszyscy sprzedawcy systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa i dostawcy usług fakturowania elektronicznego, z którymi przeprowadzono rozmowy w ramach badania, stwierdzili, że będą oferowali rozwiązania zgodne z EN w zależności od popytu na rynku. Koszty wdrażania EN wzrosną jednak w przypadku stosowania dużej liczby rozszerzeń na szczeblu krajowym i sektorowym, co istotnie ograniczy korzyści związane z korzystaniem ze wspólnej normy.

W państwach członkowskich, w których istnieje dojrzała i scentralizowana architektura fakturowania elektronicznego, wpływ EN na użytkowników końcowych będzie co do zasady niewielki. Odpowiedzialność za wprowadzenie wszelkich zmian niezbędnych do wsparcia procesu wdrażania EN oraz za poniesienie kosztów powiązanych z tymi zmianami będzie spoczywała głównie na podmiotach zarządzających centralnym systemem fakturowania elektronicznego. Na przykład system Chorus Pro, który obowiązuje we Francji od stycznia 2017 r., bazuje na wdrożeniu rozwiązania wspólnego dla wszystkich dostawców (zarówno prywatnych, jak i publicznych) w strefie publicznej. EN nie wywrze wpływu na (małe) organy administracji publicznej, ponieważ organy administracji lub dostawcy mogą korzystać z systemu Chorus Pro nieodpłatnie. EN nie wywiera również wpływu na działalność MŚP, ponieważ mogą one przesyłać organom administracji publicznej faktury w formacie PDF.

Małe instytucje zamawiające podejmują decyzje w kwestii poziomu podejmowanych przez siebie inwestycji oraz automatyzacji procesu świadczenia usług i dostarczania rozwiązań w zakresie fakturowania elektronicznego w zależności od wymogów krajowych i swojej sytuacji biznesowej. Koszt zakupu EN od CEN nie jest poważnym problemem – w tym kontekście większe znaczenie ma możliwość nieodpłatnego uzyskania dostępu do informacji na temat normy europejskiej przekazywanych za pośrednictwem CEF i CEN oraz do powiązanych z nią dokumentów pomocniczych.

Państwa członkowskie, w których można zaobserwować niski poziom dojrzałości systemu fakturowania elektronicznego i zdecentralizowaną architekturę tego systemu, staną przed wyzwaniami związanymi z przyjęciem i wdrożeniem EN. Rząd może jednak ograniczyć te trudności, przedstawiając przejrzyste wytyczne i zasady dotyczące sposobu korzystania z norm. Ponadto podejmowanie działań w obszarze podnoszenia świadomości, rzecznictwa, sponsorowania na wyższym szczeblu, szkolenia, tworzenia centrów kompetencji i świadczenia wspólnych usług będzie miało istotne znaczenie dla wspierania procesu korzystania z EN. W ramach tego scenariusza oczekuje się, że wdrożenie EN wywrze istotny wpływ i będzie wiązało się z koniecznością poniesienia znacznych kosztów. O ile instytucje zamawiające nie zdecydują się na korzystanie ze wspólnych usług, co pozwoliłoby uzyskać ogromne oszczędności kosztów i zapewniłoby możliwość ich podzielenia lub zastosowania polityki użytkowania i ponownego wykorzystywania, wdrożenie tego scenariusza wywrze wpływ na ich budżet. W państwach członkowskich, w których można zaobserwować niski poziom dojrzałości systemu fakturowania elektronicznego i które zdecydują się wdrażać scentralizowany system fakturowania elektronicznego, wpływ EN będzie zależał od wymogów krajowych i poziomu gotowości sektora publicznego i prywatnego. Państwa, które dopuściły możliwość stosowania norm już powiązanych z EN, nie napotkają żadnych poważniejszych trudności technicznych. Wysoki pozom gotowości przełoży się na odpowiednio wyższy poziom wskaźnika przyjmowania systemu fakturowania elektronicznego. Instytucje zamawiające będą otrzymywały wsparcie i będą mogły podejmować stosowane działania za pośrednictwem scentralizowanego systemu; z kolei dostawcy będą opierali się na operatorach komercyjnych oraz – w niektórych przypadkach – będą mogli korzystać z nieodpłatnych usług oferowanych w odniesieniu do ograniczonej liczby faktur. Aby można było jednak osiągnąć te korzyści, instytucje na szczeblu centralnym muszą przeprowadzić najpierw określone inwestycje na rzecz ustanowienia takiego scentralizowanego systemu.

5.Wpływ na poszczególne zainteresowane strony

Wpływ na małe instytucje zamawiające

Rozmowy z przedstawicielami instytucji regionalnych i lokalnych wykazały, że:

·sposób korzystania z normy ma kluczowe znaczenie dla możliwości ograniczenia kosztów ponoszonych przez instytucje lokalne;

·oczekuje się, że najpowszechniejszym sposobem wdrażania EN będzie modernizacja systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), które są wyjściowo zgodne z normą;

·o ile można będzie uniknąć stosowania rozszerzeń, przewiduje się, że wdrożenie EN nie będzie wiązało się z koniecznością poniesienia istotnych kosztów przez organy administracji publicznej.

Dlatego też stwierdzono, że korzyści związane z korzystaniem z uproszczonych procedur realizowania płatności przeważają nad niewielkimi kosztami wdrażania normy.

Jak już wspomniano, przepisy dyrektywy 2014/55/UE mają zastosowanie wyłącznie do zamówień, których wartość przekracza progi unijne, ograniczając konieczność zapewnienia zgodności z obowiązkiem przewidzianym w dyrektywie do niewielkiej liczby instytucji zamawiających. Ogólnie rzecz biorąc, każda instytucja zamawiającą będzie musiała podjąć decyzję w kwestii poziomu automatyzacji i zaawansowania informatycznego swoich systemów oraz w kwestii poziomu inwestycji, jakie jest skłonna przeprowadzić. Będzie to zależało od sytuacji danego przedsiębiorstwa i od wymogów obowiązujących na szczeblu krajowym. Finansowanie zapewniane przez CEF Telecom uznaje się za istotny instrument wspierający proces wdrażania EN.

Wpływ na MŚP

W dyrektywie nie przewidziano żadnego wymogu zobowiązującego podmioty prywatne do korzystania z systemu fakturowania elektronicznego, choć taki obowiązek może zostać ustanowiony w przepisach krajowych. Jeżeli jednak MŚP zdecydują się korzystać z systemu fakturowania elektronicznego w procesie udzielania zamówień, EN może wywrzeć na nie pozytywny wpływ, ponieważ jej stosowanie uniemożliwia organom administracji publicznej z różnych państw stosowanie różnych specyfikacji w zakresie fakturowania elektronicznego. W niektórych państwach członkowskich MŚP mogą korzystać z nieodpłatnych usług w zakresie fakturowania elektronicznego w odniesieniu do ograniczonej liczby faktur elektronicznych. Włoska Izba Handlowa świadczy tego rodzaju usługi, jak również usługi w zakresie e-archiwizacji.

Ponadto EN nie wywiera wpływu na korzystanie z podpisów elektronicznych. MŚP powinny uwzględnić w swoich budżetach wszelkie koszty związane z korzystaniem z podpisów elektronicznych do celów fakturowania elektronicznego w sektorze publicznym w państwach członkowskich, w których korzystanie z takich podpisów jest obowiązkowe.

6.Nadchodzące wyzwania

Zainteresowane strony, z którymi się skontaktowano, przedstawiły szereg środków służących wsparciu procesu wdrażania EN i maksymalizacji związanych z nią korzyści. Środki te wymieniono poniżej w porządku odpowiadającym częstotliwości ich wskazywania:

·dalsze rozbudowywanie istniejącego, powszechnie dostępnego (brak wymogu autoryzacji) środowiska testowego (np. poprzez bardziej precyzyjne objaśnianie błędów i wprowadzanie aktualizacji wraz z rozwojem artefaktów walidacyjnych), a także przedstawianie przykładów złożonych i prostych faktur;

·utworzenie centralnego europejskiego rejestru zawierającego wykaz wszystkich dostawców usług i rozwiązań korzystających z EN lub CIUS, który pełniłby funkcję kluczowego elementu systemu zarządzania;

·opracowanie przejrzystej dokumentacji dotyczącej EN i procesu jej wdrażania;

·ustanowienie punktu pomocy technicznej odpowiedzialnego za udzielanie wsparcia przy wdrażaniu EN;

·zapewnienie publicznej dostępności artefaktów walidacyjnych wykorzystywanych w związku z EN oraz promowanie usług testowania za pośrednictwem interfejsu programowania aplikacji (API) wśród szerszej grupy odbiorców;

·udzielanie wsparcia finansowego na rzecz podmiotów wdrażających;

·można rozważyć również możliwość stosowania podstawowych słowników ISA² i odpowiednich specyfikacji semantycznych.

Wdrożenie EN będzie wiązało się z koniecznością podjęcia działań w obszarze utrzymania i zarządzania. Na przykład powinno się wprowadzić system zarządzania służący ocenianiu rozszerzeń zarówno na poziomie semantycznym, jak i na poziomie syntaktycznym, a także przyjrzeć się elementom wspólnym dla państw i sektorów w oparciu o kontrolowany proces.

Ponadto nabywcy publiczni mogą odnieść korzyści dzięki przyjęciu „maksymalnej strategii” przewidującej pełną automatyzację procesu. Komitet techniczny i Komisja Europejska będą odgrywały kluczową rolę w zapewnianiu wsparcia niezbędnego do wypromowania tej strategii.

7.Wniosek

Niniejsze sprawozdanie stanowi zwieńczenie prac związanych z przygotowywaniem normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego. Oceniono trzy kryteria, o których mowa w samej dyrektywie (funkcjonalność, przyjazność użytkownikowi i ewentualne koszty wdrożenia). Zgodnie z informacjami zawartymi w dwóch głównych dokumentach źródłowych – sprawozdaniu technicznym CEN i badaniu PwC – EN uznaje się za odpowiednią do realizacji wyznaczonego celu.

Równocześnie z przekazaniem niniejszego sprawozdania Parlamentowi Europejskiemu i Radzie w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej opublikowane zostanie jednocześnie odniesienie do EN. Zgodnie z art. 11 dyrektywy publikacja niniejszego sprawozdania rozpoczyna bieg terminów wyznaczonych w art. 11 ust. 2 akapit pierwszy dyrektywy 2014/55/UE.

(1)

Dz.U. L 133 z 6.5.2014, s. 1–11.

(2)

(M/528) DECYZJA WYKONAWCZA KOMISJI C(2014) 7912 final z dnia 10 grudnia 2014 r. dotycząca wniosku o normalizację skierowanego do europejskich organizacji normalizacyjnych w sprawie normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego i zestawu pomocniczych dokumentów normalizacyjnych zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1025/2012.

(3)

     W swojej decyzji Komisja wskazała UBL 2.1 na potrzeby dokonywania odniesień w zamówieniach publicznych. 2014/771/UE: decyzja wykonawcza Komisji z dnia 31 października 2014 r. w sprawie wskazania Universal Business Language, wersja 2.1, na potrzeby dokonywania odniesień w zamówieniach publicznych (Tekst mający znaczenie dla EOG).