10.12.2014   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 442/358

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Transeuropejskiej Sieci Transportowej za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Agencji

(2014/C 442/42)

Wprowadzenie

1.

Agencja Wykonawcza ds. Transeuropejskiej Sieci Transportowej (zwana dalej „Agencją”, inaczej „TEN-TEA”) z siedzibą w Brukseli została ustanowiona decyzją Komisji 2007/60/WE (1) zmienioną decyzją 2008/593/WE (2). Agencję ustanowiono na okres rozpoczynający się dnia 1 listopada 2006 r. i kończący się dnia 31 grudnia 2015 r. Agencja zarządza działaniami UE w dziedzinie transeuropejskiej sieci transportowej (3).

Informacje leżące u podstaw poświadczenia wiarygodności

2.

Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

Poświadczenie wiarygodności

3.

Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a)

roczne sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe (4) oraz sprawozdanie z wykonania budżetu (5) za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2013 r.; jak również

b)

legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4.

Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw (6):

a)

Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Agencji obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji (7) oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Agencji po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Agencji na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Agencji we wszystkich istotnych aspektach.

b)

Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz – w razie konieczności – wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5.

Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie (8), na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6.

W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego.

7.

Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8.

W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2013 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9.

W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2013 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10.

Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

Uwagi dotyczące mechanizmów kontrolnych

11.

Agencja nie przeprowadza zadowalających weryfikacji ex ante należności za użytkowanie swojej siedziby naliczanych przez zarządcę budynku. Agencja nie dysponowała większością związanych z tymi należnościami umów, faktur i pokwitowań.

12.

Zgodnie z Protokołem w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej (9) i z unijną dyrektywą w sprawie VAT (10) Agencja jest zwolniona z podatków pośrednich. Do końca 2013 Agencja zapłaciła jednak za lata 2011–2013 podatek VAT w kwocie 1 13  513 euro od opłat za użytkowanie siedziby i nie wystąpiła o jego zwrot.

Uwagi dotyczące zarządzania budżetem

13.

Wykonanie budżetu było zadowalające w tytułach I i III, natomiast w tytule II poziom przeniesionych środków, na które zaciągnięto zobowiązania, był wysoki i wynosił 27 % (6 66  119 euro). Przeniesienia te związane były głównie z towarami i usługami informatycznymi, które zostały zamówione pod koniec roku i zostaną dostarczone lub wykonane zgodnie z planem pod koniec 2013 r. lub w roku 2014 (2 96  486 euro), a także z fakturami za wydatki poniesione w 2013 r., które do końca roku nie zostały przedstawione do zapłaty (2 86  197 euro).

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

14.

Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 1 lipca 2014 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Prezes

(1)  Dz.U. L 32 z 6.2.2007, s. 88.

(2)  Dz.U. L 190 z 18.7.2008, s. 35.

(3)  Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

(4)  Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

(5)  Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

(6)  Art. 162 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).

(7)  Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych – na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

(8)  Art. 162 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.

(9)  Protokół (nr 7) w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej (Dz.U. C 115 z 9.5.2008, s. 266).

(10)  Dyrektywa Rady 2006/112/WE (Dz.U. L 347 z 11.12.2006, s. 1).

ZAŁĄCZNIK I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok

Uwagi Trybunału

Działania naprawcze

(zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)

2012

Wykonanie budżetu było zadowalające w tytule I, natomiast w tytułach II i III poziom przeniesionych środków, na które zaciągnięto zobowiązania, był wysoki i wynosił odpowiednio 38 % (8 05  755 euro) i 50 % (3 63  613 euro). Z całkowitej przeniesionej kwoty (1,37 mln euro) 74 % związane jest z usługami zrealizowanymi w 2012 r. lub na początku roku 2013, a pozostałe 26 % – z zamówionymi pod koniec 2012 r. towarami i usługami, które początkowo planowano w budżecie na 2013 r., lecz przeniesiono na rok 2012.

Nie dotyczy

ZAŁĄCZNIK II

Agencja Wykonawcza ds. Transeuropejskiej Sieci Transportowej (Bruksela)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu

(art. 26, 170, 171, 172 i 174 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)

Unia przyjmuje środki w celu ustanowienia lub zapewnienia funkcjonowania rynku wewnętrznego. Rynek wewnętrzny obejmuje obszar bez granic wewnętrznych, w którym jest zapewniony swobodny przepływ towarów, osób, usług i kapitału.

W celu wspierania harmonijnego rozwoju całej Unii rozwija ona i prowadzi działania służące wzmocnieniu jej spójności gospodarczej, społecznej i terytorialnej.

Aby pomóc osiągnąć te cele oraz umożliwić obywatelom Unii, podmiotom gospodarczym, wspólnotom regionalnym i lokalnym pełne czerpanie korzyści z ustanowienia obszaru bez granic wewnętrznych, Unia przyczynia się do ustanowienia i rozwoju sieci transeuropejskich w infrastrukturach transportu, telekomunikacji i energetyki. Działanie Unii zmierza do sprzyjania wzajemnym połączeniom oraz interoperacyjności sieci krajowych, jak również dostępowi do tych sieci.

Aby zrealizować te zamierzenia, Unia ustanawia zbiór wytycznych obejmujących cele, priorytety i ogólne kierunki działań przewidzianych w dziedzinie sieci transeuropejskich.

Kompetencje Agencji

(decyzja nr 661/2010/UE Parlamentu Europejskiego i Rady)

(rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 67/2010)

(rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 680/2007)

(rozporządzenie Rady (WE) nr 58/2003)

(decyzja Komisji 2007/60/WE ostatnio zmieniona decyzją 2008/593/WE)

Cele

W decyzji w sprawie unijnych wytycznych dotyczących rozwoju transeuropejskiej sieci transportowej (TEN-T) ustalono wytyczne dotyczące celów, priorytetów i ogólnych kierunków przewidywanych działań w obszarze TEN-T. Ustanowiono ogólne zasady finansowania przez Unię sieci transeuropejskich, mające umożliwić realizację tych wytycznych.

Rozporządzenie Rady (WE) nr 58/2003 upoważnia Komisję do ustanawiania agencji wykonawczych w celu realizacji zadań związanych z programami unijnymi. Agencja Wykonawcza ds. Transeuropejskiej Sieci Transportowej (TEN-TEA) została zatem ustanowiona w celu zarządzania działalnością Unii w dziedzinie sieci transeuropejskich na podstawie wytycznych dotyczących TEN-T oraz rozporządzenia finansowego, a także aby usprawnić zarządzanie programem TEN-T. Zwierzchnikiem Agencji pozostaje jej macierzysta Dyrekcja Generalna ds. Mobilności i Transportu (DG MOVE), odpowiedzialna za kwestie związane z polityką.

Agencja jest odpowiedzialna za zarządzanie od strony technicznej i finansowej realizacją programu TEN-T poprzez nadzorowanie wszystkich etapów projektu. W bieżącej pracy Agencja zmierza do zwiększenia skuteczności i elastyczności realizacji programu TEN-T przy niższych kosztach z jednoczesnym zapewnieniem wysokiego poziomu wiedzy specjalistycznej poprzez zatrudnianie większej liczby wyspecjalizowanego personelu. Wzmacnia ona jednocześnie zaangażowanie głównych podmiotów zainteresowanych w kwestie związane z transeuropejską siecią transportową, gwarantuje lepszą koordynację finansowania z innymi instrumentami UE, zwiększa rozpoznawalność funduszy UE oraz korzyści z nich płynące, a także wspiera Komisję i dostarcza jej informacje zwrotne.

Zarządzanie

Komitet Sterujący

Działania Agencji nadzoruje Komitet Sterujący, złożony z pięciu członków będących przedstawicielami następujących Dyrekcji Generalnych UE: ds. Mobilności i Transportu (dwóch członków), ds. Polityki Regionalnej i Miejskiej, ds. Środowiska, ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa, a także z obserwatora z Europejskiego Banku Inwestycyjnego. Komitet zbiera się cztery razy w roku i zatwierdza budżet administracyjny Agencji, program prac, roczne sprawozdanie z działalności, rachunek całości dochodów i wydatków oraz sprawozdanie z oceny zewnętrznej, a także przyjmuje inne szczegółowe przepisy wykonawcze.

Dyrektor

Mianowany przez Komisję Europejską.

Kontrola wewnętrzna

Służba Audytu Wewnętrznego Komisji Europejskiej i jednostka audytu wewnętrznego Agencji.

Kontrola zewnętrzna

Europejski Trybunał Obrachunkowy.

Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu

Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.

Środki udostępnione Agencji w roku 2013

Budżet

A)

7,9 mld euro (100 % z budżetu ogólnego Unii Europejskiej) budżetu TEN-T związanego z perspektywą finansową na lata 2007–2013.

B)

9,8 mln euro (budżet administracyjny) pochodzące w 100 % z dotacji UE; budżet ten Agencja wykonuje samodzielnie.

Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2013 r.

Pracownicy zatrudnieni na czas określony: 33 stanowiska w planie zatrudnienia, z czego 32 obsadzone.

Pracownicy kontraktowi: 67 stanowisk w planie, z czego 66 obsadzonych.

Łączna liczba pracowników: 100 (98 stanowisk obsadzonych).

Przydział stanowisk:

a)

zadania operacyjne: 65 (64 stanowiska obsadzone);

b)

zadania administracyjne: 35 (34 stanowiska obsadzone).

Produkty i usługi w roku 2013

Procedury selekcji

—

nabór wniosków w czterech dziedzinach priorytetowych w ramach rocznego programu prac na rok 2012 na ogólną kwotę 250 mln euro; oceniono 164 wnioski kwalifikowalne na łączną kwotę 523,9 mln euro, a do finansowania zarekomendowano 83 wnioski na kwotę 247,2 mln euro,

—

nabór wniosków w sześciu dziedzinach priorytetowych w ramach wieloletniego programu prac na łączną kwotę 1  347 mln euro; oceniono 189 wniosków kwalifikowalnych na łączną kwotę 5  727,77 mln euro, a do finansowania zarekomendowano 89 wniosków na kwotę 1  348,38 mln euro; wnioski, które napłynęły do Agencji w ramach rocznego i wieloletniego programu prac zostały ocenione przez 61 ekspertów zewnętrznych,

—

przygotowanie wieloletniego naboru wniosków na łączną kwotę 280 mln euro oraz corocznego naboru na kwotę 70 mln euro, opublikowanych w 2013 r.

Zarządzanie projektami

—

przygotowanie 157 nowych decyzji o finansowaniu (jeden wniosek został wycofany przed przyjęciem decyzji) i 14 zmian dotyczących dopłat uzupełniających (nabór w 2012 r.) – 398 projektów, które pod koniec 2013 r. nadal znajdowały się w fazie realizacji,

—

rozpatrzenie 36 nowych wniosków beneficjentów w sprawie zmian,

—

przeanalizowanie i zatwierdzenie 116 sprawozdań ze stanu działań (Action Status Reports – główne narzędzie służące do monitorowania realizacji projektów) oraz 73 strategicznych planów działania (Strategic Action Plans),

—

246 spotkań w sprawie projektów, z wyłączeniem spotkań dotyczących przygotowania decyzji, zorganizowanych na miejscu bądź w siedzibie Agencji,

—

pełne wykorzystanie dostępnych środków na płatności, ze średnim terminem płatności wynoszącym jedynie 11 dni netto.

Działania na rzecz uproszczenia

—

poprawa procedur wewnętrznych i komunikacji z beneficjentami, np. sprawdzenie i poprawa jakości kontroli dotyczących zamówień publicznych, organizacja warsztatu dla beneficjentów z zakresu zarządzania projektem ze szczególnym uwzględnieniem kwestii prawnych, operacyjnych i finansowych, obejmującego prezentację przygotowaną przez Trybunał Obrachunkowy na temat doświadczeń z kontroli projektów TEN-T,

—

wykorzystanie elektronicznego narzędzia do wsparcia procedur rekrutacyjnych,

—

przegląd obiegów dokumentów administracyjnych, a w jego efekcie wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów zamiast papierowego oraz wprowadzenie obiegów uproszczonych,

—

wykorzystanie elektronicznego narzędzia do składania sprawozdań ze stanu działań,

—

uaktualnienie części systemu TENtec dotyczącej zarządzania projektem w celu poprawy przystępności systemu dla użytkowników,

—

zastąpienie grupy roboczej ds. dobrych praktyk grupą doradczą, która w procesie rozwoju zarządzania finansowego i projektowego w ramach obecnych i przyszłych programów ma pełnić rolę głównego podmiotu zainteresowanego Agencji. Skład grupy został określony w drodze wyboru, którego celem było zapewnienie równowagi wśród zainteresowanych podmiotów. Pierwsze spotkanie grupy odbędzie się 4 marca 2014 r. w celu omówienia wzoru decyzji o przyznaniu finansowania oraz procedur składania wniosków, w tym dokumentacji, w ramach naboru,

—

przy naborze w ramach programu rocznego na rok 2012 wykorzystano w większości przypadków ocenę zdalną,

—

stała aktualizacja i wykorzystanie modeli i wytycznych,

—

aktualizacja materiałów dotyczących interpretacji przepisów zawartych w decyzjach Komisji oraz spraw z zakresu prawa zamówień publicznych,

—

ulepszenie i usprawnienie procedur wewnętrznych poprzez utworzenie grup roboczych ds. opracowania szablonów wydatków administracyjnych i operacyjnych,

—

usprawnienie administracyjnych procedur współpracy z DG MOVE w ramach przyjmowania nowych decyzji,

—

usprawnienie systemu sprawozdawczości poprzez zmianę częstotliwości sporządzania niektórych sprawozdań, przeprowadzanie wyczerpujących kontroli jakości danych i optymalizację wykorzystania istniejących danych w systemie TENtec. Pozwala ono na dokładniejsze monitorowanie realizacji projektów i antycypowanie problemów, jakie mogą się w związku z nią pojawić, co z kolei prowadzi do skrócenia czasu reakcji i optymalizacji wykonania budżetu.

Komunikacja

—

stronę internetową Agencji i jej rozszerzoną sekcję poświęconą pomyślnie zrealizowanym projektom oraz stronę centrum informacyjnego ds. „Autostrad morskich” odwiedziło ponad 2 20  000 internautów. Widget Twitter umieszczony na stronie Agencji (@tentea_eu) przyciągnął ponad 700 użytkowników serwisu;,

—

trzecia kampania dotycząca kolejnych osiągnięć w ramach projektów TEN-T („TENtastic”) z wykorzystaniem aktualizacji strony internetowej, postów, broszur i plakatów,

—

publikacja 15 elektronicznych wydań biuletynu informacyjnego dla beneficjentów lub jego aktualizacji, przygotowanie i dystrybucja 140 komunikatów prasowych w ponad 20 językach na temat naboru wniosków w 2012 r., osiągnięć i nowo wybranych projektów; dystrybucja 53 komunikatów prasowych z naboru wniosków w 2011 r. Wśród pozostałych publikacji znalazły się dwie na temat „wizji” Agencji w ramach przedłużonego mandatu, broszura na temat inżynierii finansowej, sprawozdanie dotyczące realizacji programu TEN-T i dwie ponadstustronnicowe broszury dla FAC dotyczące wybranych projektów w ramach dorocznego i wieloletniego naboru wniosków,

—

wydarzenia, takie jak: Dni TEN-T i wystawa w Tallinnie, zorganizowane wraz z DG MOVE, dzień informacyjny nt. naboru wniosków w 2013 r., warsztaty z zarządzania projektami TEN-T, warsztat na temat partnerstwa publiczno-prywatnego/inżynierii finansowej; udział, wraz z DG MOVE, w Międzynarodowym Forum Transportowym w Lipsku i instytucjonalnym dniu otwartym,

—

zaplanowanie i przygotowanie przejścia na nową identyfikację wizualną Agencji jako Agencji Wykonawczej ds. Innowacyjności i Sieci (kontynuującej działania Agencji ds. Transeuropejskiej Sieci Transportowej) na różnych materiałach informacyjnych, na stronie internetowej, w Intranecie, na szablonach i oznakowaniu.

Współpraca z macierzystą DG

—

wspólne przygotowanie do kolejnej perspektywy finansowej obejmujące: pomoc przy finalizacji instrumentu „Łącząc Europę” i przy opracowywaniu nowych wytycznych dotyczących TEN-T; propozycje scenariuszy w odniesieniu do trybu przyznawania środków finansowych i ich wykorzystania; uczestnictwo w komitetach oceniających wybierających konsultantów w zakresie badań głównego korytarza sieci TEN-T,

—

wspólne przygotowanie informacji o ostatnim naborze wniosków w ramach programu TEN-T na lata 2007–2013 i wspólne prezentacje na jednym z dni informacyjnych,

—

wspólne wystąpienia na konferencji dotyczącej programu rocznego w ramach dni TEN-T; TEN-TEA była odpowiedzialna za organizację wystawy,

—

wspólne przygotowanie procedury międzyinstytucjonalnej służącej rozszerzeniu mandatu Agencji i stworzeniu nowej struktury organizacyjnej,

—

udział w ocenie ex-post instrumentów finansowych, przeprowadzanej przez Komisję,

—

organizacja warsztatów na temat inżynierii finansowej ze wspólnymi prezentacjami,

—

rozwój wiedzy specjalistycznej niezbędnej do analizy informacji statystycznych i geograficznych na potrzeby sprawozdawczości i kartografii w odniesieniu do programu TEN-T, np. „Sprawozdanie dotyczące realizacji programu TEN-T” w przypadku Tallina, 43 sprawozdania (łącznie dla państw członkowskich i projektów priorytetowych),

—

comiesięczne spotkania kierownictwa z udziałem dyrektorów, kierowników działów, kierownika Działu Komunikacji oraz łączników Agencji i DG,

—

udział dyrektora w spotkaniach zarządu macierzystej DG; udział kierownika działu z odpowiedniej Dyrekcji w spotkaniu zarządu Agencji,

—

przygotowanie spotkań Komitetu Sterującego.

Kontrole

—

pierwszy rok realizacji wieloletniej strategii kontroli przyjętej w 2012 r.,

—

przeprowadzenie 17 kontroli w odniesieniu łącznie do 28 % płatności okresowych/końcowych (wg kwoty pieniężnej) z 2012 r.

Źródło: załącznik przekazany przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

11.

Agencja przeprowadza weryfikacje ex ante każdego zestawienia płatności, co obejmuje potwierdzenie, że usługi wykonano, że zafakturowane kwoty są porównywalne z poprzednimi okresami sprawozdawczymi, że okresy, za które wystawiono faktury, są prawidłowe i że podział kwot odpowiada temu przewidzianemu w umowie. W razie nieprawidłowości Agencja występuje o kopie faktur i kwoty za usługi, na które niesłusznie wystawiono faktury, są zwracane. Jako że Agencja nie ma własnych technicznych zasobów niezbędnych do zarządzania przedmiotowymi umowami i ich kontroli, płaci firmie zajmującej się zarządzaniem budynkami za wykonanie tej usługi w jej imieniu. Usługa ta obejmuje weryfikację umów, faktur i pokwitowań związanych z płatnościami. Aby ulepszyć weryfikację zestawień płatności, przy każdym zestawieniu płatności Agencja będzie regularnie zwracać się z prośbą o kopie faktur, na zasadzie kontroli wyrywkowej.

12.

Podczas negocjacji umowy w sprawie budynku w umowie uwzględniono VAT dotyczący wszystkich wspólnych usług, ponieważ rozróżnienie między resztą budynku a powierzchnią wynajmowaną przez Agencję nie było możliwe.

W marcu 2014 r. Agencja wystąpiła do firmy zarządzającej budynkiem, która wystawiała faktury i pobierała VAT, o zwrot podatku VAT zapłaconego za okres od 2011 do 2013 r. Suma całkowita w wysokości 1 13  513 euro zostanie wypłacona Agencji do czerwca 2014 r. Należność ujęto w sprawozdaniu finansowym Agencji za 2013 r.

Agencja zwróciła się również do firmy zarządzającej budynkiem o zwolnienie z VAT u podstawy za wszystkie przyszłe faktury począwszy od 1 stycznia 2014 r.

13.

Agencja nieustannie czyni starania w celu ograniczenia poziomu przeniesień. Między 2012 a 2013 r. procent przeniesień w tytule II zmalał z 38 do 27 %, a całkowity procent przeniesień budżetowych zmalał z 14 do 9 %. Przeniesienia na 2014 r. były uzasadnione potrzebą przesunięcia niektórych wydatków w związku z przygotowywaniem nowego mandatu Agencji i ograniczenia obciążenia bardzo napiętego budżetu na 2014 r. Główna zasada dotycząca przeniesień to rzetelne i skuteczne zarządzanie finansami.