dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Harmonizacji Rynku Wewnętrznego za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Urzędu

(3) Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu.

(4) Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

(5) Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

(6) Art. 38 i 43 regulaminu nr CB-3-09 Komitetu Budżetowego Urzędu Harmonizacji Rynku Wewnętrznego.

(7) Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych – na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

(8) Art. 91–95 regulaminu nr CB-3-09 Komitetu Budżetowego Urzędu Harmonizacji Rynku Wewnętrznego.

ZAŁĄCZNIK I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2011	Trybunał stwierdził kilka niedociągnięć dotyczących umowy o gwarantowanym poziomie usług z 2011 r. zawartej między Urzędem a Centrum Tłumaczeń dla Organów UE (CDT). Umowa ta została podpisana przez Urząd w dniu 20 czerwca 2011 r. i zgodnie z art. 10 miała zastosowanie od dnia 1 stycznia 2011 r. Wykonanie umowy rozpoczęło się przed jej podpisaniem. Na wniosek CDT Urząd wpłacił 1,8 mln euro w ramach rekompensaty (1). Ponadto płatność ta została autoryzowana bez zobowiązania budżetowego i bez dostępnych środków (2).	nie dotyczy
2011	Wskazana jest poprawa zarządzania przez Urząd aktywami trwałymi. W kwestii wartości niematerialnych i prawnych opracowanych przez Urząd procedury księgowe i informacje dotyczące kosztów nie były wiarygodne.	zrealizowane
2011	Środki pieniężne będące do dyspozycji Urzędu na dzień 31 grudnia 2011 r. wynosiły 520 mln euro (495 mln euro w 2010 r.). Zgodnie z polityką zarządzania środkami pieniężnymi zatwierdzoną przez Komitet Budżetowy w 2010 r. środki pieniężne były przechowywane w 9 bankach w 5 państwach członkowskich.	zrealizowane Trybunał wciąż odnotowuje jednak wysoki poziom środków pieniężnych.
2012	Z kwoty 31,9 mln euro środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z roku 2011 na rok 2012, w 2012 r. anulowano 4,16 mln euro (13 %). Z tej kwoty 1,93 mln euro związane było z umowami o współpracy z państwami członkowskimi, które nie wykorzystały całości przyznanych im środków.	nie dotyczy
2012	W 2012 r. ogólny poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wyniósł 93 %, co sugeruje, że zobowiązania zaciągano w sposób terminowy. Poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych na 2013 r. był jednak wysoki i wyniósł 36,7 mln euro (19 % całości środków, na które zaciągnięto zobowiązania), z czego 21,7 mln euro dotyczyło tytułu II (wydatki administracyjne), a 14,1 mln euro – tytułu III (wydatki operacyjne). Głównym powodem wysokiego poziomu przeniesień było otrzymanie z opóźnieniem faktur za towary i usługi dostarczone w 2012 r. Dokładniej rzecz ujmując, w przypadku tytułu II wysoki poziom przeniesień związany był również z szeregiem wieloletnich umów dotyczących budowy nowej siedziby Urzędu (6,09 mln euro) oraz zamówień na prace programistyczne (7,67 mln euro). W przypadku tytułu III przeniesienia związane są w znacznej części z umowami o współpracy z państwami członkowskimi, w ramach których termin przedstawienia zestawień poniesionych wydatków upływał dopiero w 2013 r. (8,13 mln euro). Ponadto w ostatnich miesiącach 2012 r. zamówiono usługi tłumaczeniowe (5,43 mln euro), za które termin płatności przypadał dopiero w 2013 r.	nie dotyczy

(1) Wartość minimalna została określona w umowie na 16,3 mln euro. Usługi wyświadczone w 2011 r. wyniosły 14,5 mln euro.

(2) Płatność tę wykonano z budżetu na rok 2012.

ZAŁĄCZNIK II

Urząd Harmonizacji Rynku Wewnętrznego (Alicante)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu

(art. 36 i 56 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)

Swobodny przepływ towarów

[…] zakazy lub ograniczenia [...] uzasadnione względami [...] ochrony własności przemysłowej i handlowej [nie powinny] stanowić środka arbitralnej dyskryminacji ani ukrytych ograniczeń w handlu między państwami członkowskimi.

[…] ograniczenia w swobodnym świadczeniu usług wewnątrz Unii są zakazane w odniesieniu do obywateli państw członkowskich mających swe przedsiębiorstwo w państwie członkowskim innym niż państwo odbiorcy świadczenia. [...]

Kompetencje Urzędu

(rozporządzenie Rady (WE) nr 207/2009)

(rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 386/2012)

Cele

Wdrażanie prawa unijnego dotyczącego znaków towarowych i wzorów, zapewniającego przedsiębiorstwom jednolitą ochronę na całym terytorium Unii Europejskiej.

Wspieranie dyskusji, badań, kształcenia, komunikacji, tworzenia zaawansowanych narzędzi wsparcia informatycznego i propagowanie dobrych praktyk w dziedzinie własności intelektualnej.

Zadania

—	przyjmowanie i wprowadzanie wniosków o rejestrację,

—	badanie warunków zgłoszenia do rejestru i zgodności z prawem unijnym,

—	poszukiwanie w urzędach zajmujących się ochroną własności przemysłowej w państwach członkowskich danych o istnieniu wcześniejszych krajowych znaków towarowych,

—	publikacja zgłoszeń,

—	rozpatrywanie ewentualnego sprzeciwu osób trzecich,

—	rejestracja lub odrzucanie zgłoszeń,

—	rozpatrywanie wniosków o stwierdzenie wygaśnięcia lub o unieważnienie,

—	rozpatrywanie odwołań,

—	działania na rzecz lepszego zrozumienia wartości własności intelektualnej,

—	działania na rzecz lepszego zrozumienia zakresu i skutków naruszeń praw własności intelektualnej,

—	poszerzanie wiedzy na temat dobrych praktyk sektora publicznego i prywatnego w celu ochrony praw własności intelektualnej,

—	pomoc w zwiększaniu świadomości obywateli na temat skutków naruszeń praw własności intelektualnej,

—	poszerzanie wiedzy fachowej osób zaangażowanych w egzekwowanie praw własności intelektualnej,

—	poszerzanie wiedzy na temat narzędzi technicznych do zapobiegania naruszeniom praw własności intelektualnej oraz zwalczania tych naruszeń, w tym systemów śledzenia ruchu i pochodzenia, które umożliwiają odróżnienie produktów oryginalnych od podrobionych,

—	zapewnianie mechanizmów przyczyniających się do poprawy wymiany online – między organami państw członkowskich zajmującymi się prawami własności intelektualnej – informacji związanych z egzekwowaniem tych praw oraz wspieranie współpracy z tymi organami oraz między nimi,

—

działania w konsultacji z państwami członkowskimi na rzecz wspierania międzynarodowej współpracy z urzędami właściwymi w dziedzinie własności intelektualnej w państwach trzecich w celu sformułowania strategii i opracowania technik, umiejętności i narzędzi służących egzekwowaniu praw własności intelektualnej.

Zarządzanie

Rada Administracyjna

Skład

—	po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego i jeden przedstawiciel Komisji oraz ich zastępcy.

Zadania

—	doradzanie Prezesowi w sprawach leżących w kompetencjach Urzędu,

—	przygotowywanie list kandydatów (art. 125) na Prezesa, wiceprezesów i przewodniczących oraz członków izb odwoławczych.

Prezes Urzędu

—	mianowany przez Radę na podstawie listy obejmującej do trzech kandydatów, sporządzonej przez Radę Administracyjną.

Komitet Budżetowy

Skład

—	po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego i jeden przedstawiciel Komisji oraz ich zastępcy.

Zadania

—	uchwalanie budżetu i regulaminu finansowego, udzielanie Prezesowi absolutorium z wykonania budżetu, ustalanie kosztów sprawozdań z poszukiwań.

Decyzje związane z wnioskami

Decyzje podejmowane są przez:

a)	ekspertów;

b)	Wydziały Sprzeciwów;

c)	Wydział Administracji Znakami Towarowymi i Prawny;

d)	Wydziały Unieważnień;

e)	Izbę Odwoławczą.

Kontrola zewnętrzna

Europejski Trybunał Obrachunkowy.

Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu

Komitet Budżetowy Urzędu.

Środki udostępnione Urzędowi w roku 2013 (2012)

Budżet

418 (429) mln euro

Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2013 r.

861 (775) stanowisk w planie zatrudnienia, w tym obsadzonych: 731 (680) plus 171 (138) innych stanowisk (kontrakty pomocnicze, oddelegowani eksperci krajowi, personel lokalny i zewnętrzny, doradcy specjalni)

Łączna liczba pracowników: 902 (818)

Produkty i usługi w roku 2013 (2012)

Znaki towarowe

Liczba zgłoszeń: 1 14 421 (1 07 924)

Liczba rejestracji: 98 092 (95 645)

Liczba otrzymanych sprzeciwów: 17 006 (16 634)

Odwołania do Izb Odwoławczych: 2 602 (2 339)

Odwołania w toku: 2 361 (2 352)

Wzory

Wzory otrzymane: 95 429 (92 175)

Wzory zarejestrowane: 84 056 (78 658)

Źródło: załącznik przekazany przez Urząd.

ODPOWIEDZI URZĘDU

11.

Urząd wprowadza obecnie wraz z urzędami krajowymi środki, aby zmniejszyć wysoki poziom anulowanych środków przeniesionych z lat poprzednich. Wprowadzono projekt pilotażowy dotyczący sprawozdania okresowego z wykonania projektu sporządzanego co 6 miesięcy. Chodzi o uwzględnienie w tych projektach pilotażowych ważnych projektów, które Urząd realizuje z urzędami krajowymi po tym, jak uczestnictwo w tych pilotach zostanie rozszerzone. Urząd przeanalizuje również możliwe korekty do umów (na 2015 r.) z urzędami krajowymi w celu zmniejszenia zbędnych przeniesień.

12.

Poza środkami, o których mowa powyżej, które zmniejszą wysoki poziom przeniesień głównie w tytule III, ale także w tytule II, Urząd jest obecnie w trakcie opracowywania wspólnie z CDT systemu mającego na celu zmniejszenie wielkości przeniesień na koniec roku. Ponadto, jak wspomniał Trybunał, rozbudowa siedziby Urzędu oraz rozwój informatyczny uzasadniają wysoki poziom przeniesień w tytule II.

Urząd wdraża środki, dzięki którym będzie można lepiej kontrolować kwoty przeniesień z roku na rok.

13.

Zgodnie z wymogami międzynarodowych standardów jakości (ISO 27001) i standardów kontroli wewnętrznej (ICS 10) przyjętych przez Komitet Budżetowy Urzędu, Urząd wprowadził plan ciągłości działania (BCP). Obecnie jest on również przewidziany w ramowym rozporządzeniu finansowym z 2013 r.

W listopadzie 2006 r. rady zarządzające Urzędu – Rada Administracyjna i Komitet Budżetowy – zostały poinformowane o strategii UHRW opierającej się na scenariuszu trójpoziomowym (poziom 0: zespół zarządzania kryzysowego; poziom 1: zespoły informatyczne i logistyczne, zespół ds. koordynacji działań naprawczych i globalny zespół komunikacyjny; poziom 2: zespoły, które będą realizować działania naprawcze) i ją poparły. W regulaminie pracowniczym przewidziano płatności na rzecz pracowników zaangażowanych w zadania w ramach dyżuru. Wpływ tych płatności na budżet jest ujęty w specjalnej linii budżetowej aktualizowanej (zgodnie z potrzebami organizacji) i włączanej co roku do budżetu.

PCD ustanowiono po realizacji wyczerpującej analizy oddziaływania z pomocą konsultantów zewnętrznych i obejmuje CAŁĄ działalność Urzędu.

Urząd ma 25 funkcji, które są cały czas obsadzone przez dyżurujących pracowników, a płatności z tym związane wyniosły w 2013 r. 4 02 458 EUR. Przyczyny, dla których PCD zakłada tak dynamiczną strukturę, są następujące:

Urząd ma dość silną ekspozycję i widoczność w odniesieniu do zainteresowanych stron i musi zapewnić działający przez całą dobę elektroniczny serwis internetowy wraz z natychmiastową reakcją na aktywność użytkowników. Brak dostępności systemu informatycznego miałby poważne konsekwencje dla ciągłości działalności. W całym Urzędzie ciągłość działania jest zatem niezbędna i wszystkie działy są w nią zaangażowane (widoczność działań, takich jak działania w zakresie współpracy z państwami członkowskimi oraz wchodzące w kompetencje Obserwatorium, interakcje z biurem w Brukseli, wsparcie ze strony telepracowników, zapewnienie dobrego funkcjonowania pobierania opłat (zautomatyzowanego systemu informatycznego stosowanego przez cały Urząd) i wreszcie zaangażowanie personelu ds. zamówień, który ma określoną rolę centralizującą w zakresie interwencji (zarządzanie dokumentacją gospodarczą) w przypadku katastrofy). W związku z wielkością i międzynarodowym profilem naszych dostawców ilość oficjalnych dokumentów jest wysoka i w dużym stopniu zależna od aspektów informatycznych.

Te powody stanowią, w naszej opinii, uzasadnienie różnic w stosunku do innych agencji.

Od czasu ustanowienia Urząd korzystał już dwukrotnie z dyżurów, przy czym ostatni raz wiązał się z wprowadzeniem nowej strony internetowej.

Wysokość płatności związanych z dyżurami w 2013 r. stanowi mniej niż 0,5 % całkowitych wydatków w tytule I. Koszty te odzwierciedlają również mniej niż przychód z jednego dnia działalności serwisu internetowego Urzędu.

Urząd rozważy uwagę poczynioną przez Trybunał Obrachunkowy w swoim rocznym przeglądzie procesów, procedur i programów, aby zapewnić ciągłą poprawę.

14.	Urząd przyjmuje do wiadomości, że Trybunał Obrachunkowy uznał wszystkie ustalenia z zeszłego roku za spełnione lub niemające zastosowania.