15.12.2012 |
PL |
Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej |
C 388/73 |
SPRAWOZDANIE
dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji
2012/C 388/13
WPROWADZENIE
1. |
Europejska Agencja Chemikaliów (zwana dalej „Agencją” lub „ECHA”) z siedzibą w Helsinkach została ustanowiona rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1907/2006 (1). Do jej głównych zadań należy zapewnienie wysokiego poziomu ochrony zdrowia ludzkiego i środowiska, jak również swobodnego przepływu substancji w ich postaci własnej, jako składników preparatów lub w wyrobach, przy jednoczesnym wsparciu konkurencyjności i innowacyjności. Agencja propaguje ponadto rozwój alternatywnych metod oceny zagrożeń stwarzanych przez substancje (2). |
INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI
2. |
Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa. |
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI
3. |
Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe (3) Agencji obejmujące „sprawozdanie finansowe” (4) oraz „sprawozdanie z wykonania budżetu” (5) za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2011 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
Zadania kierownictwa
4. |
Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z regulaminem finansowym Agencji, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków (6). Dyrektor odpowiada za ustanowienie (7) struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej umożliwiających sporządzanie ostatecznych sprawozdań finansowych (8), które nie zawierają istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. |
Zadania Trybunału
5. |
Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie (9), na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
6. |
Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksami etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. |
7. |
W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń sprawozdania finansowego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdań finansowych system kontroli wewnętrznej oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego. |
8. |
Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii. |
Opinia na temat wiarygodności rozliczeń
9. |
W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji (10) rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2011 r. oraz wyniki jej transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji (11). |
Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń
10. |
W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2011 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
11. |
Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału. |
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI
12. |
Budżet Agencji na 2011 r. wyniósł 93,2 mln euro, z czego 14,9 mln euro (16 %) zostało przeniesionych na rok 2012. Przeniesione środki związane z tytułem III (wydatki operacyjne) wyniosły 11,5 mln euro (55 %). Poziom przeniesień jest zbyt wysoki i niezgodny z zasadą jednoroczności budżetu. |
UWAGI DOTYCZĄCE KLUCZOWYCH MECHANIZMÓW KONTROLNYCH W STOSOWANYCH PRZEZ AGENCJĘ SYSTEMACH NADZORU I KONTROLI
13. |
Wyniki ostatniego spisu z natury przeprowadzonego w 2011 r. wskazują na kilka niedociągnięć, w szczególności dotyczących niskiego odsetka aktywów teleinformatycznych sprawdzonych pod kątem wartości. Nie ma formalnej polityki dotyczącej spisu aktywów trwałych. |
14. |
Agencja rejestruje koszty związane z projektami teleinformatycznymi, które już są w użyciu, jako wydatki, podczas gdy powinna je uznać za aktywa trwałe. |
INNE UWAGI
15. |
Trybunał stwierdził uchybienia w procedurach doboru pracowników. Brak dowodów na to, że progi punktowe konieczne do przejścia różnych etapów procedur oraz pytania na rozmowy kwalifikacyjne i na egzaminy pisemne były ustalone przez przystąpieniem do badania kandydatur. Deklaracje o braku konfliktu interesów nie pozwalały wykryć przypadków konfliktu interesów członków komisji rekrutacyjnej ani im zapobiec. W jednym przypadku procedura wyboru pracownika była nieprawidłowa, gdyż został on zatrudniony na stanowisko inne od opublikowanego wakatu. |
16. |
Trybunał przeprowadził kontrolę mającą na celu ocenę polityki i procedur zarządzania sytuacjami konfliktu interesów w czterech agencjach europejskich, w tym w ECHA. Wyniki tej kontroli przedstawiono w osobnym dokumencie (sprawozdaniu specjalnym nr 15/2012). |
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 5 września 2012 r.
W imieniu Trybunału Obrachunkowego
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Prezes
(1) Dz.U. L 396 z 30.12.2006, s. 1.
(2) Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.
(3) Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające więcej informacji dotyczących wykonania budżetu i zarządzania nim.
(4) Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu istotnych zasad rachunkowości i innych informacji dodatkowych.
(5) Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.
(6) Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).
(7) Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.
(8) Zasady przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziałach 1 i 2 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23) i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Agencji.
(9) Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).
(10) Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 19 czerwca 2012 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 28 czerwca 2012 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://echa.europa.eu.
(11) Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych – na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.
ZAŁĄCZNIK
Europejska Agencja Chemikaliów (Helsinki)
Kompetencje i działania
Zakres kompetencji Unii według Traktatu |
Gromadzenie informacji
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Kompetencje Agencji (zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1907/2006 (rozporządzenie REACH) i rozporządzeniem (WE) nr 1272/2008 (w sprawie klasyfikacji, oznakowania i pakowania substancji i mieszanin)) |
Cele
Zadania
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Zarządzanie |
Zarząd Zarząd składa się z jednego przedstawiciela z każdego państwa członkowskiego mianowanego przez Radę i nie więcej niż sześciu przedstawicieli mianowanych przez Komisję, w tym trzech przedstawicieli zainteresowanych stron bez uprawnień do głosowania, a także dwóch niezależnych osób mianowanych przez Parlament Europejski. (art. 79 rozporządzenia REACH). Zadania: Zgodnie z art. 78 rozporządzenia oraz z ramowym rozporządzeniem finansowym dotyczącym agencji, zadania obejmują głównie przyjmowanie rocznych i wieloletnich programów prac, ostatecznego budżetu, ogólnego sprawozdania, regulaminu wewnętrznego oraz mianowanie dyrektora wykonawczego i sprawowanie nad nim władzy dyscyplinarnej. Ponadto Zarząd powołuje członków Rady Odwoławczej i komitetów. Dyrektor wykonawczy Zadania: art. 83 rozporządzenia REACH. W ramach Agencji działają 3 komitety (Komitet ds. Oceny Ryzyka, Komitet Państw Członkowskich oraz Komitet ds. Analiz Społeczno-Ekonomicznych). Zadania: art. 76 ust. 1 lit. c)-e) rozporządzenia REACH. Forum wymiany informacji na temat egzekwowania przepisów Zadania: art. 76 ust. 1 lit. f) rozporządzenia REACH. Sekretariat Zadania: art. 76 ust. 1 lit. g) rozporządzenia REACH. Rada Odwoławcza Zadania: art. 76 ust. 1 lit. h) rozporządzenia REACH. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. Kontrola wewnętrzna Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady (art. 97 ust. 10 rozporządzenia REACH). |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Środki udostępnione Agencji w roku 2011 (2010) |
Budżet (w tym budżety korygujące)
Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2011 r.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Działania i usługi w roku 2011 (2010) (1) |
Program prac ECHA obejmował 15 niżej wymienionych działań: Działania rejestracyjne, przedrejestracyjne i związane ze wspólnym korzystaniem z danych
Ocena
Udzielanie zezwoleń lub wprowadzanie ograniczeń
Klasyfikacja i oznakowanie
Doradztwo i udzielanie pomocy
Wsparcie informatyczne działalności
Doradztwo naukowe i praktyczne do celów dalszego stanowienia przepisów
Komitety i forum
Rada Odwoławcza
Komunikacja
Relacje z instytucjami UE i współpraca międzynarodowa
Zarządzanie
Finanse, udzielanie zamówień publicznych i księgowość
Kadry i infrastruktura
Informatyka i telekomunikacja
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Źródło: Informacje przekazane przez Agencję. |
(1) Tam, gdzie to stosowne, dane zostały zaokrąglone w górę/w dół do najbliższej liczby całkowitej: 10, 100 lub 1 000.
Źródło: Informacje przekazane przez Agencję.
ODPOWIEDZI AGENCJI
12. |
W 2011 r. ECHA zrealizowała ujęty w programie prac cel związany z przeniesieniami. W 2012 r. Agencja dokona ponownej oceny strategii przeniesień i wdroży bardziej rygorystyczne uzasadnienie i ograniczenie możliwych przeniesień w roku budżetowym 2013 r. |
13. |
ECHA w pełni uznaje wagę dokładności spisu z natury. W 2012 r. Agencja sformalizuje swoją politykę zarządzania aktywami trwałymi, a kontrola fizyczna na koniec roku zostanie przeprowadzona z należytą uwagą. |
14. |
ECHA dopracuje metodę kapitalizacji kosztów wewnętrznie opracowywanego oprogramowania i dokona ich kapitalizacji na poziomie różnych wersji oprogramowania. Podejście to zostanie ściśle powiązane z obecnym projektem księgowania kosztów i do niego włączone. |
15. |
ECHA w pełni przestrzega zasad przejrzystości i równych szans w procesach rekrutacji i doboru pracowników. ECHA dokonała oceny swojej procedury rekrutacyjnej, w tym deklaracji o braku konfliktu interesów, w celu dalszego jej ulepszenia i zapewnienia stosowania najlepszych praktyk. Dokonana w wyniku oceny aktualizacja procedur uwzględniła punkty podniesione przez Trybunał Obrachunkowy. Jednocześnie wspomnianego pracownika przeniesiono na stanowisko odpowiadające ogłoszonemu stanowisku. |
16. |
Odpowiedzi Agencji zostaną opublikowane wraz ze sprawozdaniem specjalnym Trybunału (nr 15/2012). |