SPRAWOZDANIE KOMISJI DLA RADY

STRESZCZENIE EUROPEJSKI ZESPÓŁ DS. ARCHIWÓW ARCHIWA W EUROPIE SPROSTANIE WYZWANIOM ERY CYFROWEJ Drugie sprawozdanie o postępie prac dla Rady

Przebieg procedury

W listopadzie 2005 r. Rada Ministrów przyjęła Zalecenie w sprawie ściślejszej współpracy w dziedzinie archiwów w Europie[1]. Zalecenie wzywało do utworzenia Europejskiego Zespołu ds. Archiwów skupiającego ekspertów wyznaczonych przez państwa członkowskie oraz instytucje UE w celu zapewnienia współpracy i koordynacji w ogólnych kwestiach dotyczących archiwów. Rada zaleciła ponadto kilka priorytetowych środków, w odniesieniu do których zespół powinien podjąć działania następcze.

W 2008 r. zespół przedłożył Radzie sprawozdanie o postępie w realizacji zalecenia z 2005 r.[2]. W sprawozdaniu zespół zauważył, że przechowywanie zasobów cyfrowych zmienia stosunki między służbami archiwalnymi i twórcami zasobów, jak również rolę archiwów i archiwistów w administracji publicznej i w społeczeństwie. W sprawozdaniu stwierdzono, że służby archiwalne powinny bardziej szczegółowo przeanalizować swoją rolę oraz ocenić znaczenie obecnych archiwalnych pojęć, procedur i procesów.

Cztery lata po swoim pierwszym sprawozdaniu o postępie prac zespół przedstawia sprawozdanie z dalszych działań. Sprawozdanie zostało przyjęte przez Europejski Zespół ds. Archiwów na jego posiedzeniu w Kopenhadze w dniu 30 maja 2012 r.

Współpraca w dziedzinie archiwów w Europie

Europejski Zespół ds. Archiwów, utworzony na początku 2006 r., stale wspiera i koordynuje współpracę w dziedzinie archiwów na poziomie europejskim, zwłaszcza w przypadku, gdy w ten sposób można zapewnić rzeczywistą wartość dodaną. Zespół spotyka się dwa razy w roku. Od drugiego półrocza 2009 r. posiedzenia odbywają się wspólnie z posiedzeniami Europejskiej Rady Krajowych Archiwistów (EBNA) i są organizowane przez prezydencję UE.

Europejski Zespół ds. Archiwów stale przedstawia kierunki działań i wskazówki dotyczące wprowadzania w życie działań priorytetowych zalecenia, w szczególności:

- ochrony i zapobiegania zagrożeniom,

- europejskiej współpracy interdyscyplinarnej w dziedzinie dokumentów i archiwów elektronicznych,

- utworzenia i utrzymywania portalu internetowego zapewniającego dostęp do archiwów w Europie.

Zespół przeanalizował ponadto wyzwania dla archiwów w erze cyfrowej, określone w sprawozdaniu z 2008 r. Jego wnioski i zalecenia przedstawiono w załączonym sprawozdaniu, a ich streszczenie znajduje się poniżej.

Archiwa w erze cyfrowej

Powszechne korzystanie z ICT zmienia rolę, jaką pełnią archiwa w społeczeństwie. Europejski Zespół ds. Archiwów przeanalizował wyzwania, jakie te zmiany stanowią dla archiwów, w szczególności w następujących dziedzinach:

· Zmieniająca się rola archiwów

Archiwa krajowe bacznie analizują swoje obecne i przyszłe obowiązki w cyfrowym świecie. Archiwa krajowe będą dążyć do zrównoważenia swoich zadań i obowiązków z innymi interesami. W tym celu państwa członkowskie będą dążyć do ściślejszej współpracy z innymi sieciami i organami zarządzania informacjami, w tym z agencjami administracji elektronicznej.

· Fizyczny a internetowy dostęp do archiwów

Dostęp do archiwów w całej Europie zmienia się wraz z upowszechnianiem się technologii internetowych oraz umieszczaniem przez archiwa coraz większej liczby materiałów w internecie. Pojawia się pytanie, jaki priorytet archiwa powinny nadać różnym rodzajom dostępu. Archiwa muszą ustalić potrzeby swoich użytkowników w celu określenia równowagi między usługami na miejscu i usługami internetowymi oraz zdecydować, które z tych usług należy rozwijać.

· Archiwa i dyrektywa w sprawie ponownego wykorzystywania informacji sektora publicznego[3]

Zachęcanie do publicznego wykorzystywania informacji zawartych w archiwach jest częścią zadań krajowych instytucji archiwalnych. Jednak ponowne wykorzystywanie archiwów[4] przez sektor prywatny podnosi szereg kwestii, takich jak autentyczność, prawa własności intelektualnej, ochrona danych, polityka pobierania opłat i równowaga między usługami publicznymi i prywatnymi.

· Cyfryzacja

Cyfryzacja i publikowanie w internecie umożliwiają archiwom udostępnianie większej liczby materiałów zarówno środowisku akademickiemu, jak i szerszemu kręgowi odbiorców. Ułatwia to również ponowne wykorzystywanie informacji z archiwów. Udostępnianie informacji w internecie wiąże się jednak z pewnymi kosztami, a możliwości archiwów krajowych w zakresie cyfryzacji swoich zbiorów mogą być częściowo uzależnione od możliwości uzyskania finansowania.

· Koszty i finansowanie

Poszukiwanie odpowiednich sposobów finansowania cyfryzacji ma zasadnicze znaczenie dla otwarcia dostępu przez internet do europejskiego dziedzictwa archiwalnego. Instytucje archiwalne są zatem przekonane, że ważne jest opracowanie wspólnego europejskiego programu finansowania w uzupełnieniu do europejskiego programu cyfryzacji.

Wnioski

Rola archiwów zmienia się ze względu na ich zaangażowanie w nowoczesne społeczeństwo informacyjne i łańcuch informacji cyfrowych. Jest to kwestia nie tylko techniczna, lecz ściśle związana z udziałem archiwów w administracji elektronicznej. Równocześnie archiwa zachowują wiele ze swoich tradycyjnych zadań związanych z ochroną zbiorów, udzielaniem informacji i gwarantowaniem autentyczności.

Archiwa uznaje się za wiarygodne źródło autentycznych i rzetelnych informacji do celów zapewnienia retrospektywnej rozliczalności administracji. W celu wypełnienia swoich obowiązków archiwa krajowe muszą uczestniczyć w ustanawianiu zasad zarządzania zbiorami cyfrowymi na wczesnych etapach cyklu obiegu dokumentów. Archiwa powinny dołożyć większych starań w zakresie uczestnictwa w zarządzaniu procesami biznesowymi sektora instytucji rządowych i samorządowych, nie tylko z technologicznego punktu widzenia, lecz także poprzez opracowywanie nowych strategii dotyczących instytucji archiwalnych i ich powiązań z sektorem instytucji rządowych i samorządowych.

Ochrona zasobów cyfrowych oraz zapewnienie dostępu do materiałów powstałych w formacie cyfrowym są podstawowymi obowiązkami archiwów krajowych. Przenoszenie coraz większej liczby zbiorów powstałych w formacie cyfrowym zwiększa potrzebę stworzenia zrównoważonej infrastruktury technicznej, organizacyjnej i infrastruktury wiedzy, aby zapewnić stałą dostępność materiałów cyfrowych i ich wiarygodność. Będzie to wymagało znacznych starań archiwów, w tym przede wszystkim wymiany doświadczeń i opracowania wspólnych strategii.

Archiwa krajowe uznają znaczenie zapewnienia obywatelom w całej UE dostępu przez internet do bogatego dziedzictwa archiwalnego w Europie. Deklaracja brukselska w sprawie cyfrowego dostępu do archiwów z 2010 r.[5] podkreśla ich zamiar jak najpełniejszego wykorzystania technologii cyfrowych w celu promowania otwartego dostępu do zbiorów archiwalnych w Europie. Należy jednak zauważyć, że stwarza to szczególne wymogi jakościowe w odniesieniu do informacji opisowych i możliwości zagwarantowania przez archiwa autentyczności zbiorów cyfrowych.

Archiwa w Europie działają wspólnie w celu sprostania wyzwaniom współczesnego społeczeństwa informacyjnego, a jednocześnie starają się kontynuować wypełnianie swoich tradycyjnych obowiązków wobec rządów i obywateli. Historia współpracy archiwów w Europie liczy już dwa dziesięciolecia. Będą one nadal uczyć się od siebie nawzajem, a tam gdzie to możliwe, współpracować w celu opracowania nowych norm, praktyk i rozwiązań i uczynienia dzięki temu kolejnego kroku, aby stać się pełnoprawnym partnerem w nowoczesnym społeczeństwie informacyjnym.

Archiwa krajowe przeanalizują, w jaki sposób mogą ściślej współpracować, aby sprostać przyszłym wyzwaniom i stworzyć nową koncepcję współpracy w kolejnych latach. Będą koordynować swoje starania, między sobą oraz wraz z instytucjami UE, za pośrednictwem Europejskiej Rady Krajowych Archiwistów i Europejskiego Zespołu ds. Archiwów. Ponadto archiwa krajowe będą starały się ściślej współpracować z innymi organami zaangażowanymi w zarządzanie informacjami i administrację elektroniczną. Archiwa krajowe dążą do tego, by stać się pełnoprawnym partnerem przy opracowywaniu polityki UE dotyczącej otwartego dostępu do danych i dostępu do informacji przez internet.

Decyzje i zalecenia

Decyzje

(1) Archiwa krajowe będą współpracować w celu stworzenia wspólnej agendy cyfrowej dla archiwów, która będzie łączyć europejskie cele z krajowymi ambicjami i staraniami. Przeanalizują, w jaki sposób archiwa mogą przyczynić się do stworzenia trwałych podstaw dla europejskiego portalu archiwów po 2015 r. Zespół będzie dążyć do promowania wspólnej polityki dla archiwów w coraz większej europejskiej przestrzeni informacyjnej i przeanalizuje, w jaki sposób podstawowe wartości archiwalne mogą znaleźć swe miejsce w kontekście nowych technologii cyfrowych. Szczególna uwaga zostanie poświęcona kwestiom interoperacyjności, długoterminowej dostępności danych, trwałych identyfikatorów, otwartego dostępu do danych oraz oceny.

(2) Archiwa krajowe będą współpracować w celu udostępnienia w internecie do 2015 r.:

– głównych źródeł, które pomagają obywatelom lepiej zrozumieć stosunki między państwami i administracjami rządowymi w kontekście historii i budowania Europy, a także różnorodność kultur, tradycji i tożsamości poszczególnych krajów;

– najcenniejszych archiwalnych zbiorów poszczególnych państw członkowskich;

– zbiorów dotyczących najważniejszych wydarzeń historycznych i rocznic.

(3) Archiwa krajowe będą ściślej współpracować z innymi organami w celu dopilnowania, by interesy archiwalne, takie jak ochrona i dostęp, były zrównoważone z innymi interesami, takimi jak ochrona danych. Na przykład zobowiązują się one do opracowania kodeksu postępowania dla archiwów w ramach wniosku dotyczącego unijnego rozporządzenia dotyczącego ochrony danych, który zostanie omówiony z innymi zainteresowanymi stronami.

Zalecenia

(4) Archiwa krajowe powinny być partnerami dla rządów w wyznaczaniu norm dotyczących zarządzania zbiorami elektronicznymi. Będą kontynuować współpracę z innymi organizacjami sektora publicznego i prywatnego w ramach Forum DLM w celu wspierania dalszego rozwoju wytycznych i norm, takich jak MoReq2010.

(5) Należy dzielić się ze sobą wspólnymi normami dotyczącymi usług internetowych. Należy przeanalizować kwestię rozwijania roli portali społecznościowych i ich potencjalnego wpływu na świadczenie usług archiwalnych.

(6) Organizacje archiwalne powinny współpracować w celu przezwyciężenia barier i zachęcania do częstszego ponownego wykorzystywania informacji z archiwów. Istnieje potrzeba opracowania wspólnego wzoru z istniejących najlepszych praktyk w Europie, które mogą posłużyć jako ramy dla archiwów nieposiadających jeszcze polityki ponownego wykorzystywania informacji. Wzór ten powinien zawierać informacje o tym, w jaki sposób należy udzielać pozwoleń na ponowne wykorzystanie danych i jak zagwarantować ich autentyczność, a także przedstawiać warianty poboru opłat lub dostępu nieodpłatnego. Archiwa powinny dzielić się doświadczeniami z bibliotekami i muzeami oraz prowadzić dalsze badania dotyczące tego, czego poszukują klienci i potencjalni klienci. Europejski Zespół ds. Archiwów powinien promować najlepsze praktyki w tej dziedzinie i działać jako adwokat tego sektora, podkreślając, że archiwa zawierają bogate treści oferujące możliwości ponownego ich wykorzystania.

(7) Archiwa krajowe powinny dzielić się wiedzą i doświadczeniem oraz wymieniać informacje o stosowanych podejściach do kwestii cyfryzacji materiałów archiwalnych. Rozwój ogólnoeuropejskiej strategii, w tym wzorów i wspólnych norm cyfryzacji, mógłby pomagać poszczególnym archiwom w sprawnej realizacji programów cyfryzacji oraz przyczyniać się do wzrostu interoperacyjności między krajami. Konieczne jest również przeanalizowanie finansowania programów cyfryzacji. Czy archiwa powinny pobierać opłaty za usługi dodatkowe, takie jak dostęp przez internet, a jeśli tak, to w jakich przypadkach? Europejski Zespół ds. Archiwów powinien wydawać zalecenia w sprawie cyfryzacji w kontekście dostępu przez internet oraz wspierać opracowywanie odpowiednich strategii.

(8) Przekazywanie i ochrona coraz większej liczby zbiorów powstałych w formacie cyfrowym wymaga wzmożonej współpracy i wymiany najlepszych praktyk i rozwiązań między archiwami krajowymi. W miarę możliwości powinny one opracować wspólne koncepcje i rozwiązania, z uwzględnieniem istniejących projektów w tej dziedzinie[6]. Konieczne jest dokładniejsze ustalenie potrzeb w zakresie finansowania materiałów archiwalnych powstałych w formacie cyfrowym, tak aby archiwa lepiej orientowały się, jakie są koszty takich działań i jak w zrównoważony sposób dzielić budżet między media tradycyjne i cyfrowe. Koszty ochrony zasobów powstałych w formacie cyfrowym powinny być szacowane z większą precyzją, np. dzięki udoskonalonym modelom kosztów, tak aby zapewnić archiwom krajowym lepsze instrumenty prognozowania niezbędnych wydatków w dłuższej perspektywie.

[1]               Dz.U. L 312 z 29.11.2005, s. 55.

[2]               Sprawozdanie o postępie prac dla Rady SEC (2008) 2364; COM (2008) 500.

[3]               Dz.U. L 345 z 31.12.2003, s. 90.

[4]               W grudniu 2011 r. Komisja Europejska przedstawiła wniosek dotyczący przeglądu dyrektywy w sprawie informacji sektora publicznego (PSI), który włączy archiwa, muzea i biblioteki do zakresu dyrektywy, mimo że ciążące na nich zobowiązania nie są aż tak rozległe, jak w przypadku innych organów sektora publicznego.

[5]               Deklarację brukselską przyjęła Europejska Rada Krajowych Archiwistów w Brukseli w dniu 19 listopada 2010 r.

[6]               Na przykład projekty takie jak PLANETS, PRESTOSPACE i Ochrona zasobów cyfrowych w Europie.