[pic] | KOMISJA EUROPEJSKA |

Bruksela, dnia 2.12.2010

KOM(2010) 712 wersja ostateczna

KOMUNIKAT KOMISJI DO PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO, RADY, EUROPEJSKIEGO KOMITETU EKONOMICZNO-SPOŁECZNEGO I KOMITETU REGIONÓW

Czerpanie korzyści z fakturowania elektronicznego w Europie

KOMUNIKAT KOMISJI DO PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO, RADY, EUROPEJSKIEGO KOMITETU EKONOMICZNO-SPOŁECZNEGO I KOMITETU REGIONÓW

Czerpanie korzyści z fakturowania elektronicznego w Europie

WPROWADZENIE

Strategia „Europa 2020”[1] przedstawia wizję wysoce konkurencyjnej społecznej gospodarki rynkowej w Europie w XXI w. i podkreśla kluczowe znaczenie korzystania w pełni z ekonomicznych i społecznych korzyści społeczeństwa cyfrowego. W tym celu fakturowanie elektroniczne (e-fakturowanie) zostało uwzględnione w sztandarowej inicjatywie Komisji Europejskiej „Europejska agenda cyfrowa”[2], która kładzie nacisk na osiągnięcie jednolitego rynku cyfrowego i wzywa do usunięcia prawnych i technicznych barier, które uniemożliwiają masowe przyjęcie e- fakturowania.

Ze szkodą zarówno dla konsumentów, jak i przedsiębiorstw obowiązujące ramy prawne, które regulują kwestie e-fakturowania w Europie, są nadal podzielone według granic krajowych, a większość potencjału e-fakturowania pozostaje wciąż niewykorzystana. Ponadto wymienianie się e-fakturami jest w dalszym ciągu zbyt skomplikowane i kosztowne, zwłaszcza dla MŚP. Podczas gdy 42 % dużych przedsiębiorstw twierdzi, że otrzymuje lub wysyła e-faktury, wśród MŚP ten wskaźnik pozostaje na niższym poziomie (22 %)[3]. W rezultacie średni wskaźnik rozpowszechnienia e-fakturowania na rynku pozostaje w Europie na dość niskim poziomie i obecnie szacuje się go na około 5 % wszystkich faktur wymienianych co roku[4] w relacjach biznesowych.

Stwarza to dobre warunki do dokonania usprawnień. Masowe wprowadzenie e-fakturowania w UE umożliwiłoby osiągnięcie znaczących korzyści ekonomicznych i szacuje się, że przejście z faktur w formie papierowej na e-faktury przyniesie oszczędności rzędu 240 mld EUR w okresie sześciu lat[5]. Ponadto ze względu na bliskie powiązania między fakturowaniem i procesami płatności utworzenie jednolitego obszaru płatności w euro (SEPA) stanowi punkt wyjścia dla europejskich interoperacyjnych systemów e fakturowania.

Komisja chce, by do 2020 r. e-fakturowanie stało się główną metodą fakturowania w Europie. Komisja będzie zatem ściśle współpracować z państwami członkowskimi i wszystkimi innymi zainteresowanymi stronami, które będą miały do odegrania rolę w osiągnięciu tego celu i stworzeniu odpowiedniego środowiska dla powszechnego wprowadzenia stosowania e-fakturowania.

W niniejszym komunikacie omawiane są zatem następujące priorytety:

- zapewnienie pewności prawa i jasnych warunków technicznych ułatwiających masowe wprowadzenie e-fakturowania;

- promowanie i wspieranie rozwoju otwartych i interoperacyjnych rozwiązań w zakresie e-fakturowania w oparciu o wspólne normy, przy szczególnym uwzględnieniu potrzeb małych i średnich przedsiębiorstw;

- wspieranie wprowadzania e-faktur poprzez tworzenie struktur organizacyjnych, takich jak krajowe fora e-fakturowania oraz europejskie wielostronne forum.

KORZYśCI PłYNąCE Z ELEKTRONICZNEGO FAKTUROWANIA

W przeciwieństwie do faktur w formie papierowej, e-faktury zawierają wszystkie dane w formacie elektronicznym. Ten rodzaj fakturowania oferuje znaczące korzyści w stosunku do faktur w formie papierowej. Umożliwia skrócenie terminów płatności, zmniejszenie liczby błędów, ograniczenie kosztów drukowania i wysyłki, a co najważniejsze w pełni zintegrowane przetwarzanie danych. Jedną z najważniejszych cech e-faktury jest zatem możliwość automatyzacji procesu, zwłaszcza jeśli faktura przesyłana jest w usystematyzowanym formacie: e-faktury mogą być automatycznie generowane i przekazywane bezpośrednio od finansowego łańcucha dostaw emitenta lub usługodawcy do systemów odbiorcy. Większość korzyści ekonomicznych nie wynika zatem z oszczędności w zakresie kosztów druku i wysyłki, lecz raczej z pełnej automatyzacji procesów i ich integracji, od zamówienia do płatności pomiędzy partnerami handlowymi.

Ponadto oczekuje się, że stosowanie takich samych zasad w zakresie podatku VAT w odniesieniu do faktur elektronicznych i papierowych zmniejszy obciążenia administracyjne przedsiębiorstw maksymalnie nawet o 18 mld euro w perspektywie średnioterminowej, jak wskazała Grupa Wysokiego Szczebla Niezależnych Partnerów ds. Obciążeń Administracyjnych[6].

Oczekuje się również, że korzyści z e-fakturowania będą miały wpływ na konsumentów, w szczególności pod względem wygody korzystania z e-faktur w porównaniu z fakturami w formie papierowej. Należy jednak zagwarantować, że konsumenci posiadający ograniczony dostęp do internetu lub nieposiadający takiego dostępu nie będą dyskryminowani i będą mieć zawsze możliwość poproszenia o fakturę w formie papierowej. Ponadto, zgodnie z Kartą Praw Podstawowych Unii Europejskiej, e-fakturowanie powinno być zgodne z ochroną danych osobowych i prawem do życia prywatnego.

Na koniec należy wspomnieć o znaczących korzyściach płynących z e-fakturowania dla środowiska, jakie wynikają z redukcji zużycia papieru i kosztów energii przypadających na transport, co przekłada się na ograniczenie emisji CO2, które w skali UE może wynieść 1 mln ton rocznie[7].

ANGAżOWANIE ZAINTERESOWANYCH STRON

W odpowiedzi na potrzeby rynku i prośby zainteresowanych stron Komisja Europejska powołała grupę ekspertów ds. e-fakturowania mającą zbadać bariery utrudniające szybsze rozpowszechnienie stosowania e-fakturowania w UE. Pod koniec 2009 r. grupa ekspertów opublikowała swoje sprawozdanie końcowe, w tym propozycję europejskich ram fakturowania elektronicznego (EFE)[8].

Główne zalecenia tej grupy można podsumować w następujący sposób:

- Wychodzenie naprzeciw potrzebom małych i średnich przedsiębiorstw jako priorytet, poprzez koncentrowanie się na pewnej liczbie konkretnych potrzeb biznesowych;

- Harmonizacja i zapewnienie przejrzystości ram prawnych i przepisów dotyczących VAT w całej UE zgodnie z zasadą równego traktowania faktur w formie papierowej i elektronicznej oraz skonsolidowanie tego działania przy pomocy kodeksu dobrego postępowania przygotowanego przez grupę ekspertów;

- Utworzenie „eko-systemu” fakturowania elektronicznego zapewniającego maksymalną interoperacyjność oraz zasięg;

- Przyjęcie przez wszystkie podmioty, zarówno prywatne, jak i publiczne, wspólnego wzoru danych i treści faktury - czyli formatu Cross-Industry Invoice (CII) , wersja 2 UN/CEFACT;

- Określenie procesu organizacyjnego dla wdrożenia europejskich ram fakturowania elektronicznego na szczeblu państw członkowskich i UE.

Sprawozdanie było przedmiotem konsultacji społecznej[9] umożliwiającej wszystkim zainteresowanym stronom ustosunkowanie się do proponowanych zaleceń. Większość respondentów zgodziła się z głównymi przesłaniami, zaleceniami i wnioskami zawartymi w sprawozdaniu.

Proces konsultacji z zainteresowanymi stronami został zakończony dużą konferencją na temat e-fakturowania w Europie[10], która odbyła się pod auspicjami hiszpańskiej prezydencji Rady w dniach 27 i 28 kwietnia 2010 r. w Madrycie. Konferencja ta zatwierdziła również zalecenia grupy ekspertów, której propozycje spotkały się z ogólną aprobatą.

SYTUACJA W ZAKRESIE FAKTUROWANIA ELEKTRONICZNEGO W UNII EUROPEJSKIEJ

Wskaźnik stosowania faktur elektronicznych

Do chwili obecnej wskaźniki stosowania e-faktur są stosunkowo niskie i różnią się znacznie w poszczególnych państwach członkowskich. Chociaż 23 % przedsiębiorstw twierdzi, że otrzymuje lub wysyła e-faktury[11] (od 8 % do 41 % w UE27), liczba e-faktur przesyłanych w usystematyzowanym formacie jest wciąż niska, zwłaszcza wśród MŚP.

Po stronie podaży rynek e-faktur jest w dużym stopniu rozdrobniony. Ponad 400 usługodawców prowadzi ten rodzaj działalności w UE, głównie na szczeblu krajowym, oferując szeroką gamę systemów e-fakturowania.

W niektórych państwach członkowskich[12] podjęto lub właśnie podejmuje się inicjatywy sektora publicznego na rzecz wprowadzenia obowiązku fakturowania elektronicznego w odniesieniu do zamówień publicznych. Projekty te mają kluczowe znaczenie dla rozpowszechnienia e-fakturowania na rynku. Na poziomie europejskim Komisja uruchomiła projekt PEPPOL[13] ( Pan-European Public Procurement On-line ), który ma na celu umożliwienie komunikacji elektronicznej między przedsiębiorstwami (w tym MŚP) i organami rządowymi w całej UE w odniesieniu do wszystkich procesów udzielania zamówień publicznych, w tym w zakresie wymiany faktur. Opracowane interoperacyjne rozwiązania w zakresie e-fakturowania mogą być ponownie wykorzystane poza zamówieniami publicznymi w relacjach biznesowych.

Fakturowanie elektroniczne w jednolitym obszarze płatności w euro (SEPA)[14]

Faktury stanowią zaledwie jeden element finansowego łańcucha dostaw od zakupu do zapłaty. W szczególności, ze względu na ścisły związek między fakturami i płatnościami, ważne jest, aby włączyć e-fakturowanie w szerszy kontekst zintegrowanego rynku płatności elektronicznych. Utworzenie zintegrowanego jednolitego obszaru płatności w euro, które było od początku bardzo mocno popierane przez Komisję, ułatwia łączenie procesów fakturowania i płatności.

Choć SEPA i e-fakturowanie są różnymi projektami, mają jednak na siebie wzajemnie korzystny wpływ. SEPA może stanowić siłę napędową dla udanej inicjatywy e-fakturowania poprzez wspieranie pełnej integracji procesów w całym finansowym łańcuchu dostaw, a masowe wprowadzanie e-fakturowania mogłoby ułatwić wprowadzenie SEPA ze względu na ścisły związek między płatnościami i fakturami.

SEPA ma na celu zapewnienie zintegrowanego i automatycznego przetwarzania płatności. Eliminuje to konieczność ręcznej interwencji, co jest źródłem istotnych korzyści ekonomicznych. Dlatego też wzór e-faktury powinien być spójny z uniwersalnym schematem komunikatów branży finansowej ISO 20022, który jest stosowany w związku z SEPA.

Obecne warunki prawne i techniczne dla faktur elektronicznych i potencjalne obciążenia, które mogą wynikać z ich przyjęcia

Aspekty prawne

VAT i przepisy dotyczące fakturowania elektronicznego

Z uwagi na szereg opcji, które są dostępne państwom członkowskim, obowiązujące aktualnie w UE przepisy prawne w zakresie podatku VAT w odniesieniu do e-fakturowania stanowią mało spójny zestaw wymogów. Skomplikowało to sytuację partnerów handlowych pragnących korzystać z e-fakturowania, a zwłaszcza przedsiębiorstw, które prowadzą działalność transgraniczną.

Jednak w dniu 13 lipca 2010 r. Rada przyjęła dyrektywę 2010/45/UE zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania[15]. Wspomniana dyrektywa, która powinna zostać przetransponowana do dnia 1 stycznia 2013 r., określa nowe przepisy dotyczące podatku VAT w odniesieniu do e-fakturowania i usuwa przeszkody w upowszechnianiu fakturowania elektronicznego poprzez wprowadzenie równego traktowania faktur w formie papierowej i elektronicznej, a także gwarantuje, że w stosunku do faktur w formie papierowej nie będą nakładane żadne dodatkowe wymagania. Zgodnie z nowym art. 233 tej dyrektywy, przedsiębiorstwa będą mogły wysyłać i otrzymywać e-faktury pod warunkiem utrzymania „kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług” w taki sam sposób, jak odbywa się to obecnie w przypadku faktur w formie papierowej.

Inne aspekty prawne

Oprócz przepisów dotyczących VAT, e-fakturowanie podlega zbiorowi różnorodnych wymogów prawnych obejmujących przepisy dotyczące rachunkowości, audytu, ochrony danych osobowych, archiwizacji i ceł. Podczas gdy VAT jest zasadniczo uważany za kluczową przeszkodę, należy ustalić, czy te pozostałe przepisy prawne stanowią kolejne przeszkody w upowszechnianiu e-fakturowania w UE.

W niektórych rozwiązaniach dotyczących e-fakturowania stosuje się podpis elektroniczny (e-podpis). Jednak różnorodność wymogów prawnych w poszczególnych państwach członkowskich w zakresie podpisów elektronicznych spowodowała problemy z interoperacyjnością transgraniczną, które przyczyniły się do spowolnienia wprowadzania transgranicznych e-faktur w zakresie, w jakim do ich stosowania konieczne są podpisy elektroniczne. Niezależnie od pozytywnego wpływu już istniejących przepisów prawa dotyczących stosowania podpisów elektronicznych i zobowiązań politycznych podjętych przez państwa członkowskie i Komisję konieczne jest wprowadzenie bardziej skoordynowanego i kompleksowego podejścia w celu ułatwienia w UE interoperacyjności transgranicznej e-podpisów. W tym celu, w ramach agendy cyfrowej, Komisja zaproponowała przegląd dyrektywy 1999/93/WE[16] dotyczącej podpisów elektronicznych.

Interoperacyjność i zasięg

Interoperacyjność rozwiązań w zakresie e-fakturowania daje partnerom handlowym praktyczną możliwość wymiany e-faktur przy uniknięciu ograniczeń spowodowanych przez technologie i struktury organizacyjne, w oparciu o wspólne wymogi prawne, procesy gospodarcze i normy techniczne.

Brak interoperacyjności pomiędzy różnymi biznesowymi modelami i rozwiązaniami pociąga za sobą ryzyko, że przedsiębiorstwa, a w szczególności MŚP mogą stanąć przed koniecznością inwestowania w wiele systemów i rozwiązań do celów wymiany e-faktur. Spowoduje to niepotrzebne koszty i dalsze utrudnienia w masowym upowszechnianiu e-fakturowania. Za pomocą interoperacyjnych rozwiązań w zakresie e-fakturowania możliwe będzie utworzenie z czasem kilku wzajemne powiązanych i interoperacyjnych sieci, dzięki którym będzie można dotrzeć do maksymalnej liczby partnerów handlowych.

Normy

W obecnej sytuacji nie ma jednej globalnie stosowanej normy dla e-fakturowania. Różnorodność zasad dotyczących danych i sposobów fakturowania oraz bardzo różne podejścia do ich stosowania doprowadziły do rozdrobnienia rynku.

Jak dotąd żaden z istniejących formatów nie zaczął dominować na rynku. Elektroniczna wymiana danych (EWD[17]), która jest wciąż stosowana przez wiele firm międzynarodowych, okazuje się często niepraktyczna dla większości małych i średnich przedsiębiorstw. Podobnie wiele formatów chronionych prawem autorskim jest używanych tylko przez jedną międzynarodową firmę i jej dostawców. W rezultacie podmioty działające na rynku, takie jak przedsiębiorstwa, firmy produkujące oprogramowanie i dostawcy usług finansowych, muszą w chwili obecnej być przygotowane na obsługę wielu formatów, co powoduje konieczność podejmowania skomplikowanych działań w zakresie mapowania i konwersji, aby poradzić sobie z przetwarzaniem danych przedstawionych w wielu różnych składniach.

Szereg międzynarodowych i europejskich organizacji normalizacyjnych prowadzi obecnie prace nad normalizacją e-fakturowania. Na poziomie międzynarodowym, UN/CEFACT ( United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business - Centrum Narodów Zjednoczonych ds. Ułatwiania Handlu i Elektronicznego Biznesu) wprowadziło i utrzymuje wzór faktury i model danych dla przedsiębiorstw CII ( Cross-Industry Invoice ), a także współpracuje z OASIS ( Organisation for the Advancement of Structured Information Standards – organizacją na rzecz promowania standaryzacji norm transmisji danych) w celu zintegrowania faktury UBL ( Universal Business Language ) oraz normy CII. Ponadto UN/CEFACT współpracuje z ISO (Międzynarodową Organizacją Normalizacyjną) w celu zintegrowania modelu danych CII z normą ISO 20022 dotyczącą informacji na fakturze. Na poziomie europejskim Europejski Komitet Normalizacyjny (CEN) prowadzi szereg warsztatów na temat konkretnych zagadnień dotyczących e-fakturowania[18].

STRATEGIA MAJąCA NA CELU WSPIERANIE ROZPOWSZECHNIANIA ELEKTRONICZNEGO FAKTUROWANIA

Kluczowe priorytety w celu promowania e-fakturowania w UE

Na podstawie zaleceń grupy ekspertów i wniosków z konsultacji społecznej Komisja proponuje wsparcie masowego e-fakturowania poprzez koncentrację działań na czterech wymienionych niżej priorytetach.

Zapewnienie spójnego otoczenia prawnego dla e-fakturowania

Począwszy od dnia 1 stycznia 2013 r., nowe przepisy dotyczące podatku VAT w odniesieniu do e-fakturowania przewidziane w dyrektywie Rady 2010/45/UE będą zobowiązywały państwa członkowskie do przestrzegania zasady równego traktowania faktur w formie papierowej i elektronicznej. Państwa członkowskie nie będą już mogły dodawać szczegółowych wymagań, takich jak obowiązek stosowania w przypadku e-faktur zaawansowanych podpisów elektronicznych lub EWD. Zamiast tego wspomniane warianty techniczne staną się opcjami, z których przedsiębiorstwa wciąż będą mogły korzystać, podobnie jak z kontroli biznesowych, aby zagwarantować „autentyczność pochodzenia” i „integralność treści” e-faktur.

Wszelkie różnice w interpretacji, a następnie transpozycji przepisów przez państwa członkowskie, mogą powodować trudności natury praktycznej przy korzystaniu z e-faktur. Może to zwiększyć obciążenia i koszty przestrzegania przepisów dla przedsiębiorstw, ograniczając w ten sposób stosowanie e-faktur. W związku z tym Komisja będzie ściśle współpracować z państwami członkowskimi w celu zapewnienia wspólnej interpretacji nowych przepisów dotyczących fakturowania elektronicznego w celu osiągnięcia jednolitej i spójnej transpozycji dyrektywy 2010/45/UE.

Działania:

1.1 W celu zapewnienia spójnej i szybkiej transpozycji nowej dyrektywy VAT Komisja zorganizuje seminarium Fiscalis[19] z udziałem wszystkich administracji podatkowych państw członkowskich w lutym 2011 r. Następnie Komisja oceni potrzebę przygotowania dalszych wytycznych dla państw członkowskich i przedsiębiorstw.

1.2 Aby przygotować się do stosowania zasady równego traktowania określonej w nowej dyrektywie VAT, państwa członkowskie są proszone o umożliwienie przesyłania i udostępniania faktur „drogą elektroniczną przy zastosowaniu innych metod”, jak przewidziano w art. 233 obecnej dyrektywy VAT (2006/112/WE).

1.3 W ramach przeprowadzanego dla Komisji zewnętrznego badania analizowane są alternatywne metody pobierania VAT, w tym rola e-fakturowania. Komisja przedstawi te ustalenia i do końca 2010 r. opublikuje zieloną księgę na temat przyszłości podatku VAT w celu ożywienia debaty dotyczącej takich zagadnień jak sposób ułatwienia pobierania podatku VAT dzięki rozwojowi technologii informatycznych.

1.4 Komisja zaproponuje w 2011 r. przegląd dyrektywy (1999/93/WE) w sprawie podpisów elektronicznych z myślą o zapewnieniu ram prawnych dla transgranicznego uznawania i interoperacyjności bezpiecznych systemów elektronicznego uwierzytelniania.

Ułatwienie masowego przyjęcia e-fakturowania przez rynek poprzez dotarcie do małych i średnich przedsiębiorstw

Cel wspierania stosowania e-fakturowania w UE nie może zostać osiągnięty bez MŚP, które stanowią ponad 99 % europejskich przedsiębiorstw. Podczas gdy wiele dużych przedsiębiorstw już korzysta z e-faktur, poziom ich stosowania przez MŚP pozostaje wciąż stosunkowo niski. Program „Small Business Act”[20] zobowiązuje UE do stosowania zasady „najpierw myśl na małą skalę”, czyli skoncentrowania się na potrzebach małych i średnich przedsiębiorstw. Powinno to również mieć zastosowanie do rynku e-fakturowania, który powinien oferować proste, tanie, niezawodne i zgodne z VAT rozwiązania dla MŚP.

Małe przedsiębiorstwa współpracują z wieloma różnymi partnerami handlowymi (dużymi przedsiębiorstwami, konsumentami, organami publicznymi, innymi MŚP), które mogą wymagać od nich stosowania e-fakturowania według różnych rozwiązań technicznych. Rozwój interoperacyjnych procesów i norm w łańcuchu dostaw, w tym e-fakturowania, ułatwi jego masowe przyjęcie przez MŚP. W celu zwiększenia udziału MŚP w cyfrowych łańcuchach dostaw Komisja popiera działania demonstracyjne na szeroką skalę w sektorach przemysłu i usług (moda, motoryzacja, transport i logistyka). Projekty te mają na celu poprawę obrotu gospodarczego i przyczynienie się do wzrostu innowacyjności i konkurencyjności przedsiębiorstw.

Dlatego ważne jest nie tylko, by małe przedsiębiorstwa były do tego przejścia przygotowane wewnętrznie (w zakresie wiedzy i infrastruktury), ale także by na zewnątrz dostawcy usług e-fakturowania opracowywali usługi i rozwiązania, które wymagają niewielkich inwestycji w infrastrukturę i umiejętności, tak aby e-fakturowanie umożliwiało MŚP poprawę wydajności i uzyskiwanie oszczędności.

Komisja uważa, że następujące działania pomogą MŚP w czerpaniu pełnych korzyści z dematerializacji faktur.

Działania:

2.1 Komisja dokładnie oceni skutki wszelkich przyszłych wymagań technicznych i prawnych dotyczących e-faktur dla MŚP przy zastosowaniu zasady „najpierw myśl na małą skalę” i „testu MŚP” oraz oczekuje tego samego od państw członkowskich i organizacji normalizacyjnych.

2.2 Komisja zorganizuje i będzie uczestniczyć w działaniach uświadamiających w celu informowania MŚP o potencjale e-fakturowania. Zbadane zostaną synergie z istniejącymi działaniami promocyjnymi (np. „Europejskim Tygodniem MŚP”, „Europejskim Tygodniem e-umiejętności”) i sieciami (np. europejską siecią wspierania e-biznesu, europejską siecią przedsiębiorstw).

2.3 Komisja będzie kontynuować i rozwijać inicjatywy, które promują udział MŚP w cyfrowych łańcuchach dostaw. W 2011 r. zostaną uruchomione dwa nowe działania w ramach programu ramowego na rzecz konkurencyjności i innowacji (CIP).

Stworzenie warunków koniecznych do maksymalizacji zasięgu

Istotne jest stworzenie środowiska, które umożliwi maksymalnej liczbie partnerów handlowych wymianę faktur w celu zapewnienia masowego upowszechnienia się e-faktur. Choć obecnie prowadzone działania poprawią interoperacyjność e-faktur, Komisja dostrzega potrzebę podjęcia dalszych działań na poziomie organizacyjnym i technicznym[21]. Znaczne postępy w zakresie tych zaleceń powinny zostać osiągnięte przed upływem terminu transpozycji dyrektywy w sprawie VAT (1 stycznia 2013 r.)

Po pierwsze należy określić jasny podział ról i obowiązków między partnerami handlowymi i dostawcami usług w zakresie interoperacyjności na poziomie organizacyjnym, który powinien zostać przyjęty przez uczestników rynku za pomocą kodeksu dobrego postępowania. Ponadto przyjęcie i stosowanie jednoznacznych i powszechnie rozpoznawanych identyfikatorów i/lub adresów partnerów handlowych i usługodawców ułatwiłoby przetwarzanie e-faktur.

Oprócz tego, w celu zagwarantowania, że systemy e-fakturowania będą mogły się ze sobą łączyć, partnerzy handlowi i dostawcy usług powinni starać się o konwergencję w kwestiach takich jak zarządzanie ryzykiem, adresowanie i przekierowywanie, umowy roamingowe, normy, przepływy komunikacji i wymogi w zakresie bezpieczeństwa.

Niezbędne są następujące działania w celu zagwarantowania, że z czasem partnerzy handlowi będą mogli się ze sobą łączyć i stworzyć unijną, a nawet większą sieć pozwalającą na masowe upowszechnienie e-fakturowania.

Działania:

3.1 CEN powinien opracować do końca 2011 r., kodeks dobrego postępowania, biorąc pod uwagę prace grupy ekspertów ds. fakturowania elektronicznego. Wspomniany kodeks dobrego postępowania, który powinien zostać przyjęty przez partnerów handlowych, dostawców usług i organy publiczne, powinien zawierać spójną terminologię oraz definicję ról i obowiązków poszczególnych podmiotów w ramach procesu fakturowania elektronicznego.

3.2 CEN powinien przeanalizować do końca 2011 r. potrzeby i zaproponować działania na rzecz przyjęcia przez branżę e-fakturowania interoperacyjnych procedur adresowania i przekierowywania.

Promowanie standardowego modelu danych dla e-faktury

Jednym z głównych wyzwań dla wdrażania e-fakturowania jest określenie jednolitego i jasnego semantycznego modelu danych opisujących elementy informacji wymaganych w przypadku e-faktur. Jeden wspólny model danych ułatwi interoperacyjność semantyczną oraz zapewnieni neutralność technologiczną. Zgodnie z zaleceniami ekspertów model faktury Cross-Industry Invoice (CII), wersja 2 UN/CEFACT powinien zostać przyjęty jako wspólny referencyjny semantyczny model danych, na którym w przyszłości będzie opierać się standardowy model treści e-faktury. Należy pozostawić rynkowi określenie, w jaki sposób ten model danych będzie następnie dostosowywany do konkretnych potrzeb biznesowych. Wszyscy uczestnicy rynku, zarówno w ramach sektora prywatnego, jak i publicznego, są zachęcani do opracowania i wdrożenia rozwiązań, które są zgodne z modelem danych CII wersja 2, bądź do oparcia się na takich rozwiązaniach.

Ponadto wdrożenie tego modelu danych powinno być wspierane przez międzynarodowe organizacje normalizacyjne w celu zapewnienia dostępności i stabilności pod kątem bieżącego zarządzania, utrzymania i jakości. CEN poprzez swoje komitety techniczne i warsztaty powinien pełnić w Europie rolę pośrednika ułatwiającego promowanie wdrażania odpowiednich norm i stosowanie wytycznych dotyczących wdrażania oraz zapewnić wsparcie międzynarodowych organizacji normalizacyjnych dla wymogów europejskich. Jednak w krótkim okresie dążenie do konwergencji z jednolitą normą nie powinno uniemożliwiać stosowania istniejących rozwiązań w zakresie e-fakturowania, pod warunkiem że są one zgodne, bądź zmierzają do zgodności, z wymogami wspólnego modelu danych dla e-faktury.

Działania:

4.1 W 2011 r. CEN opracuje wytyczne dla realizacji modelu danych CII wersja 2. Wytyczne te powinny opierać się na zestawie danych podstawowych zaproponowanym przez grupę ekspertów ds. fakturowania elektronicznego i uwzględniać normę ISO 20022 dotyczącą informacji na fakturze oraz wyniki prac warsztatów CEN, BII i EBES na temat e-fakturowania, a także inne inicjatywy, takie jak projekt PEPPOL.W zależności od zapotrzebowania rynku należy przewidzieć rozwój dalszych wytycznych dotyczących innych dziedzin/procesów biznesowych.

4.2 CEN będzie współpracować z międzynarodowymi organizacjami normalizacyjnymi, takimi jak UN/CEFACT i ISO, oraz przekazywać szczegółowe wymagania dotyczące dalszego rozwoju modelu danych CII.

4.3 Zachęca się UN/CEFACT do szybkiego opracowania komunikatów e-biznesu, które będą komplementarne w stosunku do e-faktur oraz poprawią zdolność przedsiębiorstw, organizacji branżowych i organów administracji do skutecznej wymiany produktów i związanych z nimi usług.

Organizacja wdrażania e-fakturowania w UE

Zarówno na poziomie krajowym, jak i na szczeblu europejskim konieczne są skoordynowane działania na rzecz wspierania wdrażania e-fakturowania. Będą one promowały pojawienie się kompatybilnych krajowych rozwiązań w celu poprawy funkcjonowania rynku wewnętrznego poprzez uczynienie transakcji transgranicznych mniej kosztownymi i uciążliwymi dla konsumentów, przedsiębiorstw oraz władz publicznych.

Promowanie e-fakturowania na poziomie krajowym

Państwa członkowskie są dobrze przygotowane na propagowanie, rozwój i ułatwianie korzystania z e-fakturowania. Powinny one zagwarantować, by ich krajowe praktyki w zakresie handlu, podatków i procedur udzielania zamówień publicznych przyczyniały się do rozwoju środowiska sprzyjającego e-fakturowaniu o zasięgu ogólnounijnym.

Działanie:

5.1 Państwa członkowskie powinny opracować strategię mającą na celu promowanie e-fakturowania na poziomie krajowym. Strategia ta powinna mieć na celu:

- promowanie stosowania fakturowania elektronicznego, w szczególności przez MŚP;

- koordynację na szczeblu krajowym obecnych i przyszłych inicjatyw na rzecz stosowania e-fakturowania, w tym zagadnień z zakresu prawa, normalizacji i interoperacyjności w wymiarze europejskim;

- wyznaczanie celów dotyczących poziomu stosowania e-fakturowania i monitorowanie ich realizacji.

5.2 W celu wspierania realizacji tych celów państwa członkowskie powinny ustanowić do czerwca 2011 r. krajowe wielostronne fora dotyczące e-fakturowania i poinformować Komisję o ich utworzeniu. Krajowe fora powinny zapewnić zrównoważoną reprezentację zainteresowanych stron, z wystarczającym udziałem organów publicznych i użytkowników usług e-fakturowania, w tym konsumentów, MŚP i dużych przedsiębiorstw.

Promowanie e-fakturowania na poziomie europejskim

Działania na szczeblu państw członkowskich powinny być koordynowane, aby zagwarantować możliwość swobodnej wymiany e-faktur wewnątrz UE. Szczególną uwagę należy poświęcić ułatwianiu transakcji transgranicznych, zwłaszcza w odniesieniu do MŚP.

Działanie:

6.1 Komisja ustanowi na trzy lata Europejskie wielostronne forum e-fakturowania, zwane dalej „Europejskim forum e-fakturowania”, składające się z członków reprezentujących fora krajowe i przedstawicieli odpowiednich europejskich stowarzyszeń reprezentujących społeczność użytkowników, Europejskiego Komitetu Normalizacyjnego (CEN), Europejskiego Banku Centralnego (EBC) i grupy roboczej art. 29[22].Do głównych zadań Europejskiego forum e-fakturowania będzie należało wspieranie Komisji w następujących obszarach:

- monitorowanie rozwoju rynku e-fakturowania i poziomu przyjęcia e-fakturowania w przemyśle i sektorze usług w poszczególnych państwach członkowskich;

- doprowadzenie do wymiany doświadczeń i dobrych praktyk ułatwiających powstawanie interoperacyjnych rozwiązań w zakresie e-fakturowania;

- zwrócenie uwagi na pojawiające się problemy, w szczególności w odniesieniu do transakcji transgranicznych, oraz proponowanie właściwych rozwiązań;

- wspieranie i monitorowanie prac prowadzących do przyjęcia standardowego modelu danych dla e-faktury.

6.2 Komisja i wszystkie pozostałe instytucje UE powinny dawać przykład poprzez wdrażanie e-fakturowania w przypadku swoich zamówień publicznych. W szczególności Komisja będzie kontynuować wprowadzanie projektu e-Prior.

6.3 W 2011 r. Komisja będzie dążyć do lepszego statystycznego monitorowania stosowania e-faktur.

WNIOSKI

Oczekuje się, że masowe przyjęcie e-fakturowania przyniesie korzyści dla UE jako całości oraz przyczyni się do poprawy jej konkurencyjności. Ten sposób fakturowania jest coraz bardziej popularny na rynkach pozaunijnych i bardzo ważne jest, aby UE nie pozostała w tyle.

Zachęca się państwa członkowskie i zainteresowane strony do przyjęcia proponowanych priorytetów i prowadzenia działań mających na celu masowe upowszechnienie e-fakturowania. Komisja będzie uważnie monitorować wszystkie działania i stosowanie e-fakturowania oraz do końca 2013 r. przedstawi Radzie i Parlamentowi Europejskiemu sprawozdanie z postępu prac. W przypadku gdy sprawozdanie z postępu prac wykaże niezadowalające postępy w upowszechnianiu e-fakturowania i postępującą fragmentację rynku, będzie można podjąć dalsze działania i przedstawić zalecenia w celu rozwiązania problemów w obszarach, które uniemożliwiają masowe przyjęcie e-fakturowania.

Wprowadzenie e-fakturowania poprzez tworzenie struktur zarządzania, takich jak krajowe fora i Europejskie wielostronne forum, powinno przyczynić się do budowania spójnego podejścia UE do kwestii e-fakturowania i ułatwić powstanie ogólnoeuropejskiego interoperacyjnego środowiska sprzyjającego e-fakturowaniu.

[1] COM(2010) 2020, http://ec.europa.eu/eu2020/index_en.htm.

[2] COM(2010) 245:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=COM: 2010:0245:FIN:EN:PDF.

[3] Enterprises sending and/or receiving e-invoices (Przedsiębiorstwa wysyłające i/lub otrzymujące e-faktury), Eurostat, 2009.

[4] E-invoicing – E-billing In Europe (E-fakturowanie – E-billing w Europie), Billentis, 2009.

[5] SEPA potential benefits at stake (SEPA potencjalne korzyści) , Capgemini :http://ec.europa.eu/internal_market/payments/docs/sepa/sepa-capgemini_study-final_report_en.pdf

[6] COM(2009) 15:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=COM:2009:0015:FIN:PL:PDF.

[7] Jest to ekstrapolacja opierająca się na badaniu Wydziału Badań Strategii Ochrony Środowiska w Kungliga Tekniska högskolan w Szwecji, w którym szacuje się, że całkowite efekty zastąpienia faktur w formie papierowej fakturami elektronicznymi spowodują roczną redukcję emisji CO2 odpowiadającą od 39 000 do 41 000 ton ekwiwalentów CO2 na rok.

[8] Sprawozdanie końcowe grupy ekspertów ds. fakturowania elektronicznego:http://ec.europa.eu/internal_market/consultations/docs/2009/e-invoicing/report_en.pdf.

[9] Podsumowanie odpowiedzi otrzymanych w wyniku konsultacji społecznej:http://ec.europa.eu/enterprise/newsroom/cf/document.cfm?action=display&doc_id=5814&userservice_id=1&request.id=0.

[10] http://ec.europa.eu/enterprise/sectors/ict/e-invoicing/benefits/conference_electronic_invoicing_en.htm

[11] Enterprises sending and/or receiving e-invoices (Przedsiębiorstwa wysyłające i/lub otrzymujące e-faktury) , Eurostat, 2009 .http://epp.eurostat.ec.europa.eu/tgm/graph.do?tab=graph&plugin=0&language=en&pcode=tin00114.

[12] W Danii, Finlandii, Włoszech, Hiszpanii i Szwecji podjęto inicjatywy na rzecz wprowadzenia obowiązku fakturowania elektronicznego w odniesieniu do zamówień publicznych w konkretnych ramach czasowych. Sprawozdanie końcowe grupy ekspertów ds. fakturowania elektronicznego , 2009, s. 15-16, http://ec.europa.eu/internal_market/consultations/docs/2009/e-invoicing/report_en.pdf.

[13] Więcej informacji na temat tej inicjatywy znajduje się na stronie internetowej www.peppol.eu.

[14] http://ec.europa.eu/internal_market/payments/sepa/index_en.htm

[15] Dyrektywa 2010/45/WE:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2010:189:0001:0008:PL:PDF.

[16] Dyrektywa 1999/93/WE:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2000:013:0012:0020:EN:PDF.

[17] Zalecenie Komisji 1994/820/WE:http://eur-lex.europa.eu/LexUrirSev/LexUriServ.do?uri=CELEX:31994H0820:EN:HTML.

[18] Podczas warsztatów CEN na temat e-fakturowania utworzono E-Invoice Gateway (http://www.e-invoice-gateway.net), niezależny portal, który zawiera wskazówki i informacje na temat e-fakturowania odnoszące się do poszczególnych krajów.

[19] Fiscalis 2013 jest unijnym programem współpracy umożliwiającym krajowym administracjom podatkowym tworzenie i wymianę informacji i wiedzy. Więcej informacji znajduje się na stronie internetowej:http://ec.europa.eu/taxation_customs/taxation/tax_cooperation/fiscalis_programme/fiscalis2013/index_en.htm.

[20] COM(2008) 394:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=COM:2008:0394:FIN:PL:PDF.

[21] Wzorując się na przyszłych Europejskich Ramach Interoperacyjności (EIF) dla usług publicznych, można wyróżnić cztery warstwy interoperacyjności: prawną, organizacyjną, semantyczną i techniczną.

[22] Dyrektywa 95/46/WE, Dz.U. L 281 z 23.11.1995, s. 31-50.