1.   Niniejszą decyzją ustanawia się zasady, których należy przestrzegać w odniesieniu do wnoszenia i rozpatrywania skarg składanych do kontrolera na mocy art. 9b rozporządzenia w sprawie OLAF oraz do podejmowania działań następczych w związku z tymi skargami.

2.   Kontroler rozpatruje skargi niezależnie, również od OLAF-u i Komitetu Nadzoru, nie ingerując w przebieg toczących się dochodzeń OLAF-u.

3.   Kontroler jest związany ogólnymi zasadami prawa UE, w tym zasadami rzetelności i dobrej administracji.

4.   Sekretariat Komitetu Nadzoru („Sekretariat”) zapewnia kontrolerowi wszelkie niezbędne wsparcie administracyjne i prawne na potrzeby procedury postępowania ze skargami. W szczególności Sekretariat wykonuje zadania administracyjne związane z procesem rozpatrywania skarg, takie jak rejestracja skarg i powiązanych dokumentów, korespondencja administracyjna i wymiana dokumentów ze stronami.

1.   Skargi składa się na piśmie – drogą elektroniczną lub pocztą. Zdecydowanie zachęca się skarżących do korzystania z formularza skargi dostępnego na stronie internetowej kontrolera. Skarżący mają prawo do bycia reprezentowanymi lub wspomaganymi przez wybraną przez siebie osobę.

2.   Skarżący może się posługiwać dowolnym językiem urzędowym UE: Kontroler komunikuje się ze skarżącym w tym języku. W razie konieczności, w celu przyspieszenia procedury, do czasu przetłumaczenia potrzebnych dokumentów na język skargi, kontroler może uzgodnić ze skarżącym wymianę korespondencji w innym języku UE.

3.   Skarga zawiera wyraźne odniesienie do (i) tożsamości skarżącego, (ii) przedmiotu skargi oraz, w miarę możliwości, (iii) numeru referencyjnego dochodzenia OLAF-u będącego przedmiotem skargi. Skarga obejmuje w szczególności: (i) jasny i zwięzły opis istotnych faktów oraz (ii) jasny i zwięzły opis domniemanego(-ych) naruszenia(-ń) gwarancji proceduralnych lub zasad mających zastosowanie do dochodzeń OLAF-u. Powyższe informacje muszą być wystarczające, aby kontroler mógł ustalić zakres skargi. W razie potrzeby skarżący może załączyć do skargi odpowiednie dokumenty potwierdzające.

4.   Skargi wniesione do kontrolera nie mają wpływu na terminy postępowania sądowego. Nie mają one również skutku zawieszającego w odniesieniu do toczącego się dochodzenia, które jest przedmiotem skargi.

1.   Skargi są rejestrowane najpóźniej w dniu roboczym następującym po dniu otrzymania skargi i otrzymują niepowtarzalny numer skargi.

2.   Po dokonaniu rejestracji kontroler przesyła skarżącemu potwierdzenie odbioru i jednocześnie przekazuje skargę dyrektorowi generalnemu OLAF.

1.   W terminie 10 dni roboczych od daty otrzymania skargi kontroler decyduje, czy skarga jest dopuszczalna.

2.   Kontroler odrzuca skargę jako niedopuszczalną, jeżeli:

3.   Kontroler uznaje również za niedopuszczalne wszelkie skargi dotyczące kwestii wchodzących w zakres kompetencji Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (EIOD), tj. skargi dotyczące stosowania rozporządzenia 2018/1725 (UE) (6) oraz poszanowania podstawowego prawa do ochrony danych osobowych.

4.   Kontroler bada również, w tym samym terminie, czy skarga jest ewidentnie bezzasadna, stanowi powtórzenie uprzedniej skargi lub stanowi nadużycie.

5.   Jeżeli kontroler uzna skargę za niedopuszczalną, ewidentnie bezzasadną, stanowiącą powtórzenie lub nadużycie, zamyka sprawę i niezwłocznie informuje zarówno skarżącego, jak i dyrektora generalnego OLAF-u o powodach takiej decyzji.

1.   Kontroler nie może zakończyć oceny skargi, zanim nie wysłucha skarżącego i OLAF-u. Obie strony mają możliwość przedstawienia swojego punktu widzenia i przedłożenia wszelkich dokumentów potwierdzających. Zostają oni również poinformowani o złożeniu takich oświadczeń lub dokumentów przez drugą stronę i mają możliwość zgłoszenia uwag do nich w terminie wyznaczonym przez kontrolera.

2.   W należycie uzasadnionych okolicznościach kontroler danych może podjąć decyzję o nieprzekazywaniu stronie informacji lub materiałów, które są istotne dla oceny skargi, jeżeli druga strona wystąpiła z wnioskiem o zachowanie poufności. Podejmując decyzję w tej sprawie, kontroler rozważa między innymi potrzebę ochrony poufności i skuteczności dochodzenia OLAF-u w świetle poszanowania zasady kontradyktoryjności. Skarżący nie może uzyskiwać dokumentów z akt sprawy OLAF-u, do których skarżący nie ma prawa dostępu na mocy innych przepisów prawnych lub do których OLAF już odmówił dostępu.

1.   OLAF zapewnia kontrolerowi terminowy i odpowiedni dostęp do dokumentów związanych ze sprawą, niezbędnych do oceny skargi.

2.   Kontroler zwraca się do OLAF-u o przedstawienie opinii na temat skargi lub jej konkretnych aspektów w określonym terminie, który zwykle nie przekracza 10 dni roboczych. OLAF może wystąpić z wnioskiem o przedłużenie tego terminu. Kontroler może zwrócić się do OLAF-u o dostarczenie dalszych informacji lub dostęp do akt sprawy (lub ich części). Kontroler może również zwrócić się do OLAF-u o dostarczenie tłumaczenia uwag na język skargi.

3.   Kontroler zwraca się do skarżącego o przedstawienie uwag do opinii i informacji OLAF-u w terminie 5 dni roboczych. Skarżący może wystąpić z wnioskiem o przedłużenie tego terminu. Kontroler może również zwrócić się do skarżącego o dostarczenie dodatkowych informacji lub dokumentów bądź o wyjaśnienia dotyczące informacji lub dokumentów już przekazanych kontrolerowi.

4.   Biorąc pod uwagę wkład, jaki w wyjaśnienie istotnych faktów mogą wnieść świadkowie, kontroler może zwrócić się do nich o udzielenie informacji, jeżeli takie postępowanie nie wpływa na poufność i skuteczność toczącego się dochodzenia OLAF-u oraz na prawa osób objętych dochodzeniem. Kontroler przekazuje zarówno skarżącemu, jak i OLAF-owi wszelkie zeznania świadków istotne dla skargi.

5.   Kontroler może zażądać informacji, o których mowa w ust. 2–4, na piśmie lub w formie ustnych wyjaśnień.

1.   Kontroler może organizować i przeprowadzać przesłuchania. Celem przesłuchań jest (i) uzyskanie informacji istotnych dla skargi lub (ii) znalezienie szybkiego rozwiązania dla skargi. Kontroler nie może prowadzić przesłuchań bez obecności zarówno OLAF-u, jak i skarżącego. Jeżeli jednak chodzi o świadków, kontroler przesłuchuje ich z wyłączeniem jawności, bez obecności OLAF i skarżącego.

2.   Przesłuchania mogą odbywać się w siedzibie kontrolera lub wirtualnie za pośrednictwem wideokonferencji. Nie są one publiczne.

3.   Kontroler określa datę, czas trwania i tryb przesłuchania. Kontroler zaprasza uczestników w odpowiednim czasie i podaje główne punkty przesłuchania. Skarżący może być reprezentowany lub wspierany przez swojego przedstawiciela prawnego. Kontroler jest wspierany przez kierownika sekretariatu i jego pracowników, którzy biorą udział w przesłuchaniu.

4.   Kontroler sporządza protokół lub streszczenie przesłuchania i udostępnia go zarówno skarżącemu, jak i OLAF-owi. Obie strony mogą przedstawić swoje uwagi w terminie dwóch dni roboczych. Protokół włącza się do akt skargi.

1.   Jeżeli kontroler stwierdzi, że OLAF nie przestrzegał przepisów, o których mowa w art. 9b ust. 1 rozporządzenia w sprawie OLAF, wzywa OLAF do podjęcia działań w celu załatwienia skargi. Kontroler może zaproponować podjęcie konkretnych działań.

2.   OLAF informuje kontrolera o wszelkich działaniach, które zostały lub mają zostać podjęte w tym zakresie, w terminie 15 dni roboczych.

3.   Kontroler dostarcza skarżącemu kopię odpowiedzi OLAF-u z prośbą o przedstawienie uwag w terminie 5 dni roboczych.

4.   Jeżeli kontroler uzna rozwiązanie przedstawione przez OLAF za zadowalające, zamyka sprawę i informuje o tym OLAF i skarżącego.

1.   Jeżeli kontroler uzna rozwiązanie przedstawione przez OLAF za niezadowalające i uzna, że skarga może zostać załatwiona, wydaje zalecenie dotyczące sposobu załatwienia skargi w terminie określonym w art. 9b ust. 5 rozporządzenia w sprawie OLAF.

2.   Jeżeli kontroler nie wyda zalecenia ani decyzji o zamknięciu sprawy w terminie określonym w art. 9b ust. 5 rozporządzenia w sprawie OLAF, uznaje się, że kontroler oddalił skargę bez wydania zalecenia.

3.   Przed wydaniem zalecenia kontroler zasięga opinii Komitetu Nadzoru. W tym celu kontroler przygotowuje sprawozdanie zawierające wszystkie informacje niezbędne do wydania opinii przez Komitet Nadzoru. Sprawozdanie nie zawiera, w miarę możliwości, danych osobowych ani innych informacji, które mogłyby doprowadzić do identyfikacji skarżącego lub zagrozić poufności dochodzeń OLAF-u. Komitet Nadzoru udziela odpowiedzi w wyznaczonym przez kontrolera terminie, który nie może być krótszy niż 5 dni roboczych.

4.   Kontroler zaleca OLAF-owi podjęcie, w określonym terminie, konkretnych działań w celu załatwienia skargi, w tym przynajmniej w celu zmiany lub uchylenia jego zaleceń lub sprawozdań, powtórzenia czynności dochodzeniowych lub wprowadzenia usprawnień w swoich procedurach w odniesieniu do spraw będących przedmiotem skargi. Kontroler informuje skarżącego o wydanym zaleceniu.

1.   Dyrektor generalny OLAF-u informuje kontrolera o działaniach podjętych w celu wdrożenia zaleceń w terminie określonym w tych zaleceniach. W należycie uzasadnionych przypadkach dyrektor generalny OLAF-u może wystąpić z wnioskiem o przedłużenie tego terminu. Kontroler zamyka sprawę i informuje o tym OLAF i skarżącego.

2.   Jeżeli dyrektor generalny OLAF podejmie decyzję, że nie zastosuje się do zalecenia, informuje o tym kontrolera i przedstawia główne powody swojej decyzji. Dyrektor generalny informuje o tym również skarżącego w zakresie, w jakim takie powiadomienie nie wpłynie na toczące się dochodzenie. Skarżący może zgłosić uwagi w terminie 5 dni roboczych. Po przeanalizowaniu decyzji dyrektora generalnego i ewentualnych uwag zgłoszonych przez skarżącego kontroler zamyka sprawę, przedstawiając ostateczne ustalenia.

3.   Dyrektor generalny OLAF-u może podjąć decyzję o odstąpieniu od zalecenia, jeżeli w międzyczasie dowie się o okolicznościach dotyczących:

1.   Kontroler jest zobowiązany do zachowania tajemnicy zawodowej przy wykonywaniu swoich funkcji i dopilnowuje, aby informacje i dokumenty dostarczone przez OLAF były traktowane jako poufne. Kontroler zapewnia poufność dochodzeń nawet po ich zamknięciu.

2.   Kontroler zapewnia stosowanie rozporządzenia (UE) 2018/1725. Kontroler jest w tym względzie wspomagany przez sekretariat Komitetu Nadzoru, reprezentowany przez kierownika sekretariatu, który działa jako „administrator danych” do celów rozporządzenia (UE) 2018/1725. Kontroler współpracuje również z inspektorem ochrony danych OLAF.

1.   Działając niezależnie od Komitetu Nadzoru, kontroler nawiązuje z nim stosunki robocze oparte na wzajemnym zaufaniu i dobrej współpracy.

2.   Kontroler konsultuje się z Komitetem Nadzoru przed wydaniem zalecenia zgodnie z art. 12 ust. 3 niniejszych przepisów.

3.   Bez uszczerbku dla obowiązku zapewnienia poufności dochodzeń OLAF-u, nawet po ich zamknięciu, kontroler informuje Komitet: