6.6.2019 |
PL |
Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej |
C 191/2 |
DECYZJA KOMISJI
z dnia 17 kwietnia 2019 r.
w sprawie ustanowienia nowego zakresu zadań w odniesieniu do metodologii przeprowadzania oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów, który należy stosować na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046
(2019/C 191/02)
KOMISJA EUROPEJSKA,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,
uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniające rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylające rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012 (1), w szczególności jego art. 154 ust. 3 i 4,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) |
W art. 154 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 („rozporządzenie finansowe”) nałożono na Komisję obowiązek przeprowadzania oceny systemów, zasad i procedur osób lub podmiotów wykonujących środki finansowe Unii w ramach zarządzania pośredniego, jeżeli zamierza polegać na takich systemach, zasadach i procedurach w odniesieniu do realizacji działania. Celem oceny jest zapewnienie, aby poziom ochrony interesów finansowych Unii był równoważny poziomowi ochrony przewidzianemu w przypadku wykonywania przez Komisję budżetu w ramach zarządzania bezpośredniego. |
(2) |
Ponadto w art. 154 ust. 4 rozporządzenia finansowego nałożono na Komisję obowiązek dokonania oceny, czy osoby lub podmioty wykonujące środki finansowe Unii w ramach zarządzania pośredniego posiadają szereg szczególnych systemów, zasad i procedur dotyczących na przykład kontroli wewnętrznych, rachunkowości i zarządzania danymi. Komisja może ocenić również inne zasady i procedury stosowane przez osobę lub podmiot podlegający ocenie, jeżeli wyrażą na to zgodę. |
(3) |
Oceny, które mają zostać przeprowadzone na podstawie art. 154 ust. 3 i 4 rozporządzenia finansowego, są zazwyczaj przeprowadzane przez audytorów zewnętrznych zgodnie z zakresem zadań ustanowionym przez Komisję. |
(4) |
Biorąc pod uwagę dodatkowe wymogi wynikające z rozporządzenia finansowego, w tym zasady dotyczące gwarancji budżetowych, oraz uwzględniając najnowszą unijną politykę w zakresie unikania opodatkowania, prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, konieczna jest zmiana uprzednio obowiązującego zakresu zadań oraz wykorzystanej w nim metodologii, które mają być stosowane do przeprowadzania ocen. |
(5) |
Uwzględniając art. 154 ust. 4 rozporządzenia finansowego, zakres zadań powinien obejmować dziewięć różnych obszarów (lub filarów), z których niektóre są obowiązkowe dla wszystkich osób i podmiotów (mianowicie kontrola wewnętrzna, rachunkowość, audyt zewnętrzny), a niektóre określa się według działań, które dana osoba lub podmiot zamierza podjąć (mianowicie dotacje, zamówienia i instrumenty finansowe, a w ich obrębie – wykluczenie z dostępu do finansowania, publikacja informacji o odbiorcach i ochrona danych osobowych). Zakres zadań powinien gwarantować – w przypadku wszystkich mających zastosowanie filarów – dostarczanie Komisji dowodów poświadczających, że poziom ochrony interesów finansowych Unii jest równoważny poziomowi ochrony przewidzianemu w przypadku wykonywania przez Komisję środków finansowych w ramach zarządzania bezpośredniego, przy uwzględnieniu ewentualnych środków nadzoru wprowadzonych przez Komisję na podstawie art. 154 ust. 5 rozporządzenia finansowego. Ponadto art. 154 ust. 6 lit. c) rozporządzenia finansowego stanowi, że Komisja może zadecydować o niewymaganiu oceny ex ante, o której mowa w ust. 3 i 4, w przypadku określonych procedur wymaganych przez Komisję, w tym również jej własnych procedur oraz procedur określonych w aktach podstawowych. |
(6) |
Ze względu na zasadę proporcjonalności w zakresie zadań nie należy nakładać żadnych wymogów dotyczących specyficznej struktury organizacyjnej lub określonej liczby wyspecjalizowanych pracowników, ponieważ byłoby to nieproporcjonalne w przypadku małych podmiotów. W odniesieniu do wdrożenia zasad określonych w zakresie zadań niewłaściwe jest jednak wprowadzanie wyjątków dla nowych lub małych podmiotów, ponieważ istotne jest zapewnienie wysokiego standardu zarządzania. |
(7) |
Art. 279 ust. 3 rozporządzenia finansowego stanowi, że nadal stosowane będą istniejące oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów przeprowadzone na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (2) i że muszą one zostać poddane przeglądowi w stosownych przypadkach. W stopniu, w jakim zakres zadań ustanowiony niniejszą decyzją zawiera wymogi, których nie obejmował poprzedni zakres zadań, osoby i podmioty ocenione na podstawie poprzedniego zakresu zadań należy poddać dodatkowej ocenie w odniesieniu do tych wymogów, |
STANOWI, CO NASTĘPUJE:
Artykuł
Zakres zadań, który należy stosować do przeprowadzania ocen na podstawie art. 154 ust. 3 i 4 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, określono w załączniku do niniejszej decyzji.
Sporządzono w Brukseli dnia 17 kwietnia 2019 r.
W imieniu Komisji
Günther OETTINGER
Członek Komisji
(1) Dz.U. L 193 z 30.7.2018, s. 1.
(2) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).
ZAŁĄCZNIK
<NAGŁÓWEK INSTYTUCJI ZAMAWIAJĄCEJ>
ZAKRES ZADAŃ W ODNIESIENIU DO PRZEPROWADZANIA OCENY SPEŁNIENIA WYMOGÓW DOTYCZĄCYCH FILARÓW PRZEZ PODMIOT WNIOSKUJĄCY O POWIERZENIE MU WYKONYWANIA BUDŻETU UE W RAMACH ZARZĄDZANIA POŚREDNIEGO
[NAZWA PODMIOTU]
Podmiot wnioskujący o przeprowadzenie oceny: |
[Nazwa i pełny adres podmiotu] |
Państwo: |
[Państwo, w którym podmiot ma siedzibę] |
Odniesienie/data złożenia wniosku o wykonanie usług: |
[Odniesienie/data złożenia wniosku o wykonanie usług lub innego równoważnego dokumentu wydanego przez podmiot] |
Okres podlegający ocenie: |
[Rok (okres 12 miesięcy) kończący się w dniu rozpoczęcia pracy w terenie (procedury na miejscu) dotyczącej oceny] |
Data rozpoczęcia oceny: |
[Przybliżona data rozpoczęcia. Przewidywana umowna data oceny (data formularza zamówienia)] |
Data zakończenia oceny: |
[Przybliżona data zakończenia. Przewidywana data otrzymania sprawozdania końcowego] |
SPIS TREŚCI
1. |
Wprowadzenie | 4 |
2. |
Cele | 6 |
3. |
Standardy i wytyczne | 7 |
4. |
Wymogi dotyczące audytorów | 7 |
5. |
Zakres | 9 |
6. |
Procedury oceny | 11 |
7. |
Inne kwestie | 13 |
Załączniki | 14 |
INSTRUKCJE DOTYCZĄCE STOSOWANIA NINIEJSZEGO ZAKRESU ZADAŃ Wszelki tekst w kolorze szarym zapisany <kursywą> to wytyczne, które należy usunąć. Tekst wskazany w [tekst] wypełnia podmiot We wszystkich przypadkach należy przestrzegać zapisanego tekstu oraz brzmienia niniejszego zakresu zadań; nie podlega on zmianom. Przedmiotową instrukcję należy usunąć z zakresu zadań |
1. WPROWADZENIE
Kontekst
W art. 154 rozporządzenia finansowego (1) („RF”) mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Unii Europejskiej („UE”) określono metody wykonywania budżetu, w tym „zarządzanie pośrednie”. W ramach zarządzania pośredniego Komisja może powierzyć wykonanie unijnych środków finansowych i gwarancji budżetowych państwom, organizacjom i organom (zwanym dalej „podmiotami”) wskazanym w art. 62 RF. Może to dotyczyć następujących podmiotów:
— |
państw trzecich lub organów przez nie wyznaczonych, np. Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, Królestwa Kambodży; |
— |
organizacji międzynarodowych i ich agencji, np. Programu Narodów Zjednoczonych ds. Rozwoju (UNDP); |
— |
podmiotów prawa publicznego, np. Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW); |
— |
podmiotów prawa prywatnego, ale realizujących misję publiczną, o ile zapewniają one odpowiednie gwarancje finansowe, np. Cassa Depositi e Prestiti (CDP). |
Jeżeli podmioty te zarządzają środkami finansowymi UE, mają obowiązek zapewnić poziom ochrony interesów finansowych UE równoważny poziomowi ochrony wymaganemu na mocy RF. W szczególności muszą one spełniać wymogi w odniesieniu do dziewięciu „filarów”. Filary te odnoszą się do:
1) |
systemu kontroli wewnętrznej; |
2) |
systemu rachunkowości; |
3) |
niezależnego audytu zewnętrznego; |
jak również zasad i procedur dotyczących:
4) |
zapewniania finansowania ze środków finansowych UE za pośrednictwem dotacji; |
5) |
zamówień; |
6) |
instrumentów finansowych (2); |
a także:
7) |
wykluczenia z dostępu do finansowania; |
8) |
publikacji informacji o odbiorcach; |
9) |
ochrony danych osobowych. |
W związku z tym podmioty, które zamierzają pracować z wykorzystaniem środków finansowych UE w ramach zarządzania pośredniego, muszą przejść kompleksową ocenę spełnienia wymogów dotyczących filarów. Na podstawie wyników oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów Komisja podejmie decyzję, czy: (i) może powierzyć zadania związane z wykonaniem budżetu danemu podmiotowi oraz; (ii) może zawrzeć z podmiotem umowy szczegółowe (tj. umowy o przyznanie wkładu w ramach zarządzania pośredniego). Jeżeli jednak będzie to wymagane zgodnie z podstawą prawną, warunki te mogą zostać określone w umowie z Komisją lub poprzez odniesienie do wytycznych (np. przewodnika dla agencji narodowych w przypadku programu Erasmus), co pozwoli zapewnić zharmonizowane wdrożenie i równe traktowanie beneficjentów programu UE we wszystkich państwach uczestniczących.
Poniżej przedstawiono zakres zadań, na podstawie którego [pełna nazwa i adres instytucji zamawiającej] wyraża zgodę na zlecenie audytorowi przeprowadzenia oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów przez [nazwa podmiotu] oraz sporządzenia sprawozdania z tej oceny. Niniejszy zakres zadań załączono do [wniosku podmiotu o wykonanie usług lub równoważnego dokumentu].
W niniejszym zakresie zadań oraz w załącznikach 1–4, które stanowią jego integralną część, stosuje się następujące definicje:
— |
„Ocena spełnienia wymogów dotyczących filarów”, „ocena” lub „zlecenie” odnosi się do niniejszej usługi atestacyjnej. W tym kontekście filary to szeroko pojęte obszary objęte tą oceną; należą do nich: kontrola wewnętrzna, rachunkowość, niezależny audyt zewnętrzny, wykluczenie z dostępu do finansowania, publikacja informacji o odbiorcach i ochrona danych osobowych. Poddanie podmiotu ocenie będzie konieczne w każdym przypadku w celu sprawdzenia, czy może on spełnić wymogi w tych obszarach. Oprócz sześciu obowiązkowych filarów wymienionych powyżej, istnieją trzy nieobowiązkowe filary obejmujące procedury i zasady dotyczące dotacji, zamówień i instrumentów finansowych. |
— |
„Audytor” odnosi się do firmy audytorskiej, której powierzono wykonanie omawianego zlecenia i przedłożenie Komisji sprawozdania z jego realizacji. „Audytor” może odnosić się do osoby lub osób przeprowadzających ocenę, zazwyczaj partnera wykonującego zlecenie lub innych członków zespołu wykonującego zlecenie. Partner wykonujący zlecenie to partner lub inna osoba w firmie, która: (i) jest odpowiedzialna za zlecenie i jego wykonanie oraz sprawozdanie wydane w imieniu firmy; oraz (ii) posiada odpowiednie upoważnienie od organizacji zawodowej, podmiotu prawnego lub organu regulacyjnego. |
— |
„Podmiot” odnosi się do podmiotu podlegającego ocenie spełnienia wymogów dotyczących filarów. Podmiot to, zazwyczaj, (3) instytucja zamawiająca wspomnianą ocenę. |
— |
„Komisja” odnosi się do Komisji Europejskiej, która może być reprezentowana przez odpowiednią służbę lub dział w odpowiedniej Dyrekcji Generalnej Komisji lub w delegaturze UE, stosownie do sytuacji. |
2. CELE
Audytorowi zleca się przeprowadzenie oceny wdrożonych systemów i kontroli, zasad i procedur stosowanych przez podmiot w odniesieniu do każdego filaru zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję dla każdego filaru. Celem takiej oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów jest: (i) umożliwienie audytorowi sporządzenia sprawozdania na temat tego, czy w odniesieniu do każdego stosownego filaru podmiot spełnia wymogi określone w art. 154 ust. 4 lit. a)–f) rozporządzenia finansowego mające zastosowanie do budżetu ogólnego Komisji Europejskiej oraz w art. 29 ust. 1 rozporządzenia finansowego mające zastosowanie do Europejskiego Funduszu Rozwoju; oraz (ii) sformułowanie wniosku precyzującego, czy podmiot:
— |
ustanowił skuteczny, efektywny i oszczędny system kontroli wewnętrznej oparty na międzynarodowych najlepszych praktykach i zgodny z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską, oraz czy zapewnia funkcjonowanie takiego systemu we wszystkich istotnych aspektach; |
— |
stosuje system rachunkowości, który dostarcza rzetelnych, kompletnych i wiarygodnych informacji w sposób terminowy i we wszystkich istotnych aspektach, oparty na międzynarodowych standardach rachunkowości i zgodny z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską; |
— |
podlega niezależnym audytom zewnętrznym, których realizacja we wszystkich istotnych aspektach jest wymagana zgodnie z przyjętymi na szczeblu międzynarodowym standardami audytu, przeprowadzanym przez służby audytu funkcjonalnie niezależne od danego podmiotu oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską; |
— |
we wszystkich istotnych aspektach stosuje odpowiednie zasady i procedury w celu zapewnienia finansowania ze środków finansowych UE za pośrednictwem dotacji oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską; <usunąć, jeżeli ten filar nie ma zastosowania>. |
— |
we wszystkich istotnych aspektach stosuje odpowiednie zasady i procedury w celu zapewnienia finansowania ze środków finansowych UE za pośrednictwem zamówień oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską; <usunąć, jeżeli ten filar nie ma zastosowania>. |
— |
we wszystkich istotnych aspektach stosuje odpowiednie zasady i procedury w celu zapewnienia finansowania ze środków finansowych UE/gwarancji budżetowych za pośrednictwem instrumentów finansowych/gwarancji budżetowych oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską; <usunąć, jeżeli ten filar nie ma zastosowania>. |
— |
stosuje odpowiednie zasady i procedury w celu wykluczenia osób trzecich z dostępu do finansowania za pośrednictwem zamówień, dotacji lub instrumentów finansowych; |
— |
w sposób odpowiedni i terminowy podaje do wiadomości publicznej informacje o odbiorcach środków finansowych; |
— |
zapewnia poziom ochrony danych osobowych równoważny poziomowi, o którym mowa w art. 5 RF. |
Ponadto, audytor może ocenić, czy podmiot spełnia standardy równoważne z mającymi zastosowanie przepisami UE oraz uzgodnionymi standardami międzynarodowymi i unijnymi w zakresie kontroli odnoszących się do unikania opodatkowania i jurysdykcji niechętnych współpracy, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, jeżeli uzgodniono to z danym podmiotem i pozostaje to bez uszczerbku dla ostatecznego wyniku. Jeżeli podmiot wyrazi zgodę na objęcie oceną w zakresie tej określonej grupy zagadnień, audytorowi zostanie zlecone sporządzenie sprawozdania na ten temat w ramach filaru 6. W celu wdrożenia środków finansowych Unii za pośrednictwem instrumentów finansowych, czy to objętych gwarancją budżetową czy też nie, podmiot musi spełniać odpowiednie wymogi rozporządzenia finansowego, określone w dodatkowych sekcjach 6B i 6C za pośrednictwem stosownych ustaleń umownych, również wtedy, gdy zdecyduje się na nieprzeprowadzanie oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów w odniesieniu do tych sekcji.
3. STANDARDY I WYTYCZNE
Audytor, który przeprowadza ocenę spełnienia wymogów dotyczących filarów, musi podlegać:
— |
międzynarodowym ramom usług atestacyjnych IFAC oraz międzynarodowemu standardowi usług atestacyjnych („MSUA”) 3000 dotyczącemu usług atestacyjnych innych niż audyty lub przeglądy historycznych informacji finansowych w takim stopniu, w jakim można je zastosować w określonym kontekście niniejszej oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów; |
— |
Kodeksowi etyki zawodowych księgowych IFAC wydanemu przez Radę Międzynarodowych Standardów Etycznych dla Księgowych IFAC (IESBA), w którym ustanowiono podstawowe zasady etyki dla audytorów w odniesieniu do uczciwości, obiektywizmu, niezależności, zawodowych kompetencji i należytej staranności, zachowania tajemnicy informacji, profesjonalnego postępowania oraz standardów technicznych; |
— |
międzynarodowym standardom kontroli jakości (ISQC) IFAC, w których ustanowiono standardy i zawarto wytyczne dotyczące systemu kontroli jakości, którym kieruje się audytor. |
4. WYMOGI DOTYCZĄCE AUDYTORA
4.1. Zasady ogólne
Audytorem musi być niezależny audytor zewnętrzny, który jest zarejestrowanym członkiem krajowego organu lub instytucji ds. rachunkowości lub audytu, będących z kolei członkiem Międzynarodowej Federacji Księgowych (IFAC), i który jest uprawniony do przeprowadzania audytów.
Audytor musi być funkcjonalnie niezależny od danego podmiotu. W związku z tym wewnętrzny audytor podmiotu podlegającego ocenie nie kwalifikuje się do przeprowadzenia oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów.
Wyrażając zgodę na niniejszy zakres zadań, audytor potwierdza, że spełnia co najmniej jeden z następujących warunków:
— |
audytor lub firma jest członkiem krajowego organu lub instytucji ds. rachunkowości lub audytu, które z kolei należą do Międzynarodowej Federacji Księgowych (IFAC); |
— |
audytor lub firma jest członkiem krajowego organu lub instytucji ds. rachunkowości lub audytu. Chociaż organizacja ta nie należy do IFAC, audytor zobowiązuje się do wykonania tego zlecenia zgodnie ze standardami i zasadami etyki IFAC określonymi w niniejszym zakresie zadań; |
— |
audytor lub firma jest zarejestrowany/zarejestrowana jako biegły rewident w rejestrze publicznym organu nadzoru publicznego w państwie członkowskim UE zgodnie z zasadami nadzoru publicznego określonymi w dyrektywie 2006/43/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (4). Ma to zastosowanie do audytorów i firm audytorskich z siedzibą w państwie członkowskim UE. |
— |
audytor lub firma jest zarejestrowany/zarejestrowana jako biegły rewident w rejestrze publicznym organu nadzoru publicznego w państwie trzecim, a rejestr ten podlega zasadom nadzoru publicznego określonym w prawodawstwie odnośnego państwa (ma to zastosowanie do audytorów i firm audytorskich z siedzibą w państwie trzecim). Jeżeli pozwala na to podstawa prawna (np. Erasmus), audytorem może być niezależny podmiot audytowy wyznaczony zgodnie z art. 155 ust. 1 rozporządzenia finansowego. |
4.2. Kwalifikacje, doświadczenie i skład zespołu (5)
Kwalifikacje i doświadczenie
Audytor musi zatrudniać wystarczającą liczbę pracowników posiadających: (i) stosowne kwalifikacje zawodowe i odpowiednie doświadczenie w zakresie standardów IFAC, w szczególności MSUA 3000 dotyczącego usług atestacyjnych innych niż audyty lub przeglądy historycznych informacji finansowych; oraz (ii) doświadczenie w przeprowadzaniu oceny instytucjonalnej lub oceny zgodności lub przeprowadzaniu audytu systemów lub wykonywaniu równoważnych zleceń w podmiotach porównywalnych pod względem wielkości i złożoności do podmiotu podlegającego ocenie.
Ponadto cały zespół wykonujący zlecenie posiada:
— |
doświadczenie w zakresie ocen instytucjonalnych lub ocen zgodności lub audytów systemów lub równoważnych zleceń dotyczących programów pomocy rozwojowej finansowanych przez UE oraz projektów finansowanych przez krajowych lub międzynarodowych darczyńców oraz instytucje. Wskazane jest, aby osoba kierująca zespołem wykonującym zadania w terenie, tj. kierownik (kategoria 2) lub starszy audytor (kategoria 3), posiadała doświadczenie w zakresie audytów systemów dotyczących działań w dziedzinie pomocy zewnętrznej finansowanych przez UE lub innych działań finansowanych przez UE lub ocen instytucjonalnych lub ocen zgodności odnoszących się do organizacji w sektorze pomocy rozwojowej lub sektorze gospodarki; |
— |
[Fakultatywnie: biegła znajomość [określić język(i)]]. |
Skład zespołu
W skład zespołu audytorów wymaganych do przeprowadzenia niniejszej oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów wchodzi audytor kategorii 1, który ponosi ostateczną odpowiedzialność za ocenę, oraz zespół wykonujący zlecenie, w skład którego wchodzi odpowiednia liczba audytorów kategorii 2–4. Na audytorze spoczywa obowiązek zaproponowania i skorzystania z pomocy zespołu wykonującego zlecenie, w skład którego wchodzą audytorzy odpowiedni do celów wykonania zlecenia.
Komisja rozróżnia cztery kategorie audytorów.
Kategoria 1 – partner firmy audytorskiej
Partnerem firmy audytorskiej jest wysoko wykwalifikowany specjalista posiadający odpowiednie kwalifikacje zawodowe, podejmujący lub sprawujący obowiązki wyższego i kierowniczego szczebla w praktyce audytu publicznego.
Osoba ta powinna być członkiem krajowego organu lub instytucji ds. rachunkowości lub audytu oraz musi posiadać co najmniej 12 lat doświadczenia zawodowego jako zawodowy audytor lub księgowy w praktyce audytu publicznego. Pod uwagę będzie brane również doświadczenie w pracy z państwami otrzymującymi zewnętrzną pomoc UE.
Partner firmy audytorskiej lub inna osoba na stanowisku podobnym do stanowiska partnera jest w firmie audytorskiej osobą odpowiedzialną za audyt i jego przeprowadzenie oraz sprawozdanie wydane w imieniu firmy. Partner firmy audytorskiej posiada odpowiednie upoważnienie od organu zawodowego, podmiotu prawnego lub organu regulacyjnego i jest upoważniony do poświadczania sprawozdań finansowych zgodnie z przepisami państwa, w którym zarejestrowana jest firma audytorska.
Kategoria 2 – kierownik audytu
Kierownicy audytu powinni być wykwalifikowanymi specjalistami posiadającymi odpowiedni dyplom ukończenia studiów wyższych lub kwalifikacje zawodowe. Powinni oni posiadać co najmniej 6 lat doświadczenia jako zawodowy audytor lub księgowy w praktyce audytu publicznego, w tym znaczące doświadczenie zarządcze w kierowaniu zespołami audytowymi.
Kategoria 3 – starszy audytor
Starsi audytorzy powinni być wykwalifikowanymi specjalistami posiadającymi odpowiedni dyplom ukończenia studiów wyższych lub kwalifikacje zawodowe oraz co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego w praktyce audytu publicznego.
Kategoria 4 – asystent audytora
Asystenci audytora powinni posiadać odpowiedni dyplom ukończenia studiów wyższych oraz co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w praktyce audytu publicznego.
Życiorysy (CV)
Audytor przekazuje instytucji zamawiającej życiorysy partnera lub innej osoby z firmy audytorskiej, która jest odpowiedzialna za przeprowadzenie oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów oraz za podpisanie sprawozdania, a także dostarcza życiorysy kierowników, starszych audytorów i asystentów audytora zgłoszonych jako należących do zespołu wykonującego zlecenie. Życiorysy będą zawierać szczegółowe informacje na temat rodzaju zleceń wykonanych przez pracowników, wskazując możliwość i zdolność do dokonania oceny, jak również zostaną w nich uwzględnione dokładne dane dotyczące odpowiedniego konkretnego doświadczenia. Przed podpisaniem formularza zamówienia lub innego mającego zastosowanie dokumentu umownego dotyczącego tego zlecenia instytucja zamawiająca zbada życiorysy i zastrzega sobie prawo do ich odrzucenia, jeżeli nie zostaną uznane za odpowiednie w odniesieniu do wymogów zlecenia.
5. ZAKRES
5.1. Miejsce i okres objęty oceną
Niniejsza ocena spełnienia wymogów dotyczących filarów zostanie przeprowadzona w [ miejsce ]. <Bardzo ważne jest wskazanie właściwego miejsca lub właściwych miejsc, w których zostanie przeprowadzona ocena>. Przed rozpoczęciem pracy w terenie audytor powinien potwierdzić u instytucji zamawiającej miejsce lub miejsca, w których ma zostać przeprowadzona ocena, i zapewnić, aby w trakcie przeprowadzania oceny dostępne były odpowiednie dokumenty potwierdzające oraz główni pracownicy. Audytor powinien wziąć pod uwagę fakt, że podmiot zazwyczaj wymaga odbycia spotkań w celu przygotowania oceny i omówienia projektu sprawozdania, co może wiązać się z dodatkowymi podróżami (zob. sekcja 7).
Okresem objętym oceną powinien być zasadniczo rok (tj. okres 12 miesięcy) kończący się w dniu rozpoczęcia prac w terenie na potrzeby oceny, tj. dniu, w którym audytor faktycznie rozpoczyna procedury i badania na potrzeby oceny na miejscu (tzn. w miejscu, w którym podmiot ma swoją siedzibę).
5.2. Kontekst zlecenia
Zastosowanie załącznika 1 Kontekst zlecenia – kluczowe informacje na potrzeby przeprowadzenia oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów
Audytor dąży do uzyskania wstępnego zrozumienia kontekstu zlecenia na podstawie załącznika 1 Kontekst zlecenia — Kluczowe informacje na potrzeby przeprowadzenia oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów. Poziom zrozumienia musi być na tyle wysoki, aby audytor mógł przedstawić instytucji zamawiającej miarodajną ofertę.
Zastosowanie załącznika 2a Kwestionariusz oceny
Podmiot przedstawia audytorowi wypełniony załącznik 2a niezwłocznie po otrzymaniu zlecenia przez audytora od instytucji zamawiającej, ale przed rozpoczęciem przez audytora procedur oceny.
Załącznik 2a stanie się narzędziem pomocniczym dla audytora na drugim etapie, podczas opracowywania, planowania i przeprowadzania procedur oceny oraz podczas uwzględniania kryteriów, których spełnienie przez podmiot poddawany ocenie Komisja Europejska uzna za niezbędne lub istotne.
Wypełniony kwestionariusz z załącznika 2a stanowi dla audytora podstawowe źródło informacji i dowodów dotyczących oceny. W żadnym razie nie jest to jednak jedyne źródło dla audytora, jeżeli chodzi o planowanie i przeprowadzanie procedur oceny oraz wyciągnięcie wniosków. Wszystkie informacje podane i przekazane przez podmiot to informacje wstępne podlegające procedurom oceny, które audytor uzna za konieczne. Audytor nie może opierać się na tych informacjach, zanim nie upewni się w drodze procedur oceny, że informacje są wystarczająco dokładne i kompletne do celów oceny oraz zanim nie dojdzie do uzasadnione wnioski dotyczące najważniejszych kwestii.
W związku z tym audytor może zmienić, uzupełnić i dodać informacje w kolumnie zawierającej ustalenia w sposób, jaki uzna za stosowny. Audytor może również wprowadzić dodatkowe pytania, jeżeli uzna to za konieczne do sformułowania uzasadnionych wniosków dotyczących kluczowych pytań.
Audytor musi uwzględnić szczególne okoliczności związane ze zleceniem i kierować się profesjonalnym osądem w trakcie całego procesu oceny. Przez cały czas audytor pozostaje w pełni odpowiedzialny za opracowanie, zaplanowanie i przeprowadzenie procedur oceny, które uzna za konieczne w uzupełnieniu pytań i procedur zawartych w kwestionariuszu z załącznika 2a .
Audytor wykorzysta informacje z kwestionariusza z załącznika 2a oraz wyniki procedur oceny, aby wypełnić załącznik 2 Kwestionariusz i kryteria oceny (zob. sekcja 5.4 poniżej) oraz wyciągnąć wnioski w odniesieniu do każdego ocenianego filaru.
5.3. Charakter, zakres i harmonogram procedur i badań dotyczących każdego filaru
W odniesieniu do każdego filaru audytor musi dokonać oceny koncepcji odpowiednich systemów, kontroli, zasad i procedur. Oznacza to, że audytor powinien zastosować procedury i badania, na podstawie których dojdzie do wniosku co do tego, czy występują system, kontrole, zasady i procedury.
Ponadto audytor musi ocenić skuteczność operacyjną systemów, kontroli, zasad i procedur w odniesieniu do wszystkich odpowiednich filarów (zob. sekcja 2 – Cele powyżej), z wyjątkiem filaru „niezależnego audytu zewnętrznego”, w odniesieniu do którego audytor przeprowadza jedynie ocenę koncepcji procedur audytu zewnętrznego.
Koncepcja i skuteczność operacyjna odpowiednich systemów, zasad i procedur muszą być oceniane według kryteriów określonych przez Komisję dla każdego filaru (zob. sekcja 5.4 poniżej). W tym celu audytor musi skorzystać z kwestionariuszy przekazanych przez Komisję.
Audytor określa charakter, zakres i harmonogram wszystkich procedur i badań, które uzna za konieczne do sformułowania wniosków na temat koncepcji i skuteczności operacyjnej systemów, kontroli, zasad i procedur.
5.4. Kryteria i istotność
Dla każdego filaru funkcjonują trzy poziomy kryteriów, które Komisja Europejska określiła, formułując (kluczowe) pytania zawarte w załączniku 2 Kwestionariusz i kryteria oceny oraz w załączniku 2a Kwestionariusz oceny.
Aby ustalić istotne uchybienia lub niedociągnięcia w systemach, kontrolach, zasadach i procedurach, audytor musi uwzględnić kryteria i poziomy ważności (tj. progi punktowe) określone przez Komisję, ponieważ czynniki te mogą wpływać na decyzję Komisji o powierzeniu podmiotowi zadań związanych z wykonaniem budżetu w ramach zarządzania pośredniego.
Poziom 1 (rozporządzenie finansowe)
Dla każdego filaru istnieje jedno nadrzędne pytanie na poziomie 1 (w załączniku 2 Kwestionariusz i kryteria oceny) określone na podstawie rozporządzenia finansowego. Jest to pytanie o zasadniczym znaczeniu. Możliwe są tylko dwa rodzaje wniosków:
— |
Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi „tak”. Oznacza to, że dany podmiot spełnia wymogi w odniesieniu do danego filaru. Audytor musi sformułować wniosek w formie pozytywnej, co jest równoznaczne z „opinią bez zastrzeżeń”. |
— |
Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi „nie”. Oznacza to, że dany podmiot nie spełnia wymogów w odniesieniu do danego filaru. W takim przypadku audytor musi sformułować wniosek w formie negatywnej, co jest równoznaczne z tzw. „opinią negatywną”, zgodnie ze standardami międzynarodowymi. |
Poziom 2 (kluczowe elementy filaru)
Kluczowe pytania na poziomie 2 odnoszą się do kryteriów, które Komisja uznaje za niezbędne. W tym kontekście kluczowe pytania i kryteria są określone dla kluczowych elementów każdego filaru. Elementy są zasadniczo „podfilarami”, które z kolei składają się z bloków pytań zawartych w załączniku 2a Kwestionariusz oceny.
Audytor musi się kierować profesjonalnym osądem, przyznając ocenę punktową w skali od 0 do 10 każdemu elementowi na poziomie 2 z załącznika 2 Kwestionariusz i kryteria oceny na podstawie informacji i dowodów uzyskanych dzięki zastosowaniu załącznika 2a .
Poziom 3 (kwestionariusz oceny z blokami pytań)
Załącznik 2a Kwestionariusz oceny obejmuje bloki pytań, które odnoszą się do kluczowych elementów filarów na poziomie 2. Te bloki szczegółowych pytań nie są wyczerpujące. Oznacza to, że audytor powinien wykorzystać co najmniej te pytania (bloki pytań), aby określić ocenę punktową dla każdego elementu na poziomie 2.
Audytor może formułować dodatkowe pytania i stosować dodatkowe badania i procedury, jeśli uzna to za konieczne lub stosowne. W odniesieniu do wszystkich pytań z załącznika 2a audytor kieruje się w pełni profesjonalnym osądem, przyznając oceny punktowe kluczowym elementom filarów na poziomie 2.
5.5. Ograniczenia zakresu
Audytor poinformuje instytucję zamawiającą o wszelkich ograniczeniach zakresu prac stwierdzonych przed dokonaniem oceny lub podczas jej dokonywania, a także omówi z instytucją zamawiającą działania, które mogą być w tej sytuacji wymagane, oraz czy ocena ma być kontynuowania, a jeżeli tak – to w jaki sposób.
6. PROCEDURY OCENY
Audytor powinien przeprowadzić ocenę zgodnie z załącznikiem 3 Procedury oceny, który obejmuje dokumentację i dowody, planowanie, pracę w terenie i sprawozdawczość. Załącznik 3 obejmuje procedury oceny, które audytor powinien stosować, oraz procedury, które audytor może zastosować. Zwraca się uwagę audytora na aspekty szczegółowe określone w sekcjach 6.1–6.3 poniżej. Audytor powinien zachowywać należytą staranność zawodową i stosować należyty osąd zawodowy oraz określić charakter, harmonogram i zakres procedur oceny, aby dostosować je do celów, zakresu i kontekstu oceny.
6.1. Dokumentacja i dowody
Zgodnie z MSUA 3000 audytor powinien przygotować dokumentację i uzyskać wystarczające dowody na poparcie ustaleń z oceny oraz dla wyciągnięcia uzasadnionych wniosków, na podstawie których sformułuje wnioski z oceny każdego filaru. Audytor kieruje się profesjonalnym osądem w ocenie, czy dowody są wystarczające i odpowiednie (zob. załącznik 3.1).
6.2. Planowanie i praca w terenie
Rozpoczęcie przeprowadzania oceny
Oficjalną datą rozpoczęcia przeprowadzania oceny jest data podpisania formularza zamówienia lub innego stosownego dokumentu umownego dotyczącego oceny przekazanego przez instytucję zamawiającą. Następnie audytor musi jak najszybciej uzgodnić z danym podmiotem datę rozpoczęcia pracy w terenie.
Spotkanie przygotowawcze z udziałem ocenianego podmiotu
Oceniany podmiot ustala termin spotkania przygotowawczego z audytorem (zob. załącznik 3.2.1), które odbędzie się pod adresem [nazwa i adres podmiotu]. Podmiot informuje Komisję o tym spotkaniu, w którym mogą uczestniczyć przedstawiciele Komisji.
Procedury planowania oceny i pracy w terenie
Procedury audytora powinny obejmować zrozumienie kontekstu zlecenia, które będzie wystarczające dla opracowania i przeprowadzenia dalszych procedur oceny. Obejmuje to:
— |
pozyskiwanie dowodów dotyczących koncepcji systemów, kontroli, zasad i procedur (załącznik 3.3.1); |
— |
przeprowadzanie badań skuteczności operacyjnej systemów, kontroli, zasad i procedur (załącznik 3.3.2); |
— |
dobór próby, a w stosownych przypadkach inne sposoby wyboru elementów do badania (załącznik 3.3.3); |
— |
w stosownych przypadkach wykorzystanie pracy audytorów wewnętrznych (załącznik 3.3.4). |
6.3. Sprawozdawczość
Zastosowanie wzoru sprawozdania z oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów, o którym mowa w załączniku 4
Zastosowanie wzoru sprawozdania z oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów, o którym mowa w załączniku 4, jest obowiązkowe.
Język
Sprawozdanie należy przedstawić w języku [język]. [Wraz ze sprawozdaniem należy przedłożyć streszczenie sprawozdania z oceny w języku [angielskim/francuskim]] (zob. załącznik 3.3.1). <usunąć, jeżeli nie dotyczy>.
Ustalenia
Rozróżnia się dwa rodzaje ustaleń:
— |
Główne ustalenia to ustalenia, które odnoszą się do istotnych uchybień lub niedociągnięć w systemach, kontrolach, zasadach i procedurach. „Istotny” oznacza, że według audytora czynniki te są na tyle ważne dla Komisji, że mogą mieć wpływ na jej decyzję o powierzeniu podmiotowi zadań związanych z wykonaniem budżetu w ramach zarządzania pośredniego. W związku z tym w przypadku poczynienia istotnych ustaleń w odniesieniu do danego filaru audytor musi wydać opinię negatywną w odniesieniu do tego filaru. Główne ustalenia obejmują również przypadki, w których szereg ustaleń, spośród których każde pojedynczo nie odnosi się do istotnego uchybienia ani niedociągnięcia, w ujęciu łącznym wiąże się ze stwierdzeniem istotnego uchybienia lub niedociągnięcia. Łączny wpływ takich ustaleń jest na tyle poważny (tj. istotny), że musi doprowadzić audytora do wniosku, że dany podmiot nie spełnia wymogów w odniesieniu do danego filaru (tj. wniosek brzmi „nie”). |
— |
Inne ustalenia to wszelkie ustalenia inne niż istotne, na które według audytora podmiot powinien zwrócić uwagę. Ustalenia te odnoszą się do uchybień i niedociągnięć w systemach, kontrolach, zasadach lub procedurach, które – pojedynczo lub łącznie – wiążą się z niższym bezpośrednim poziomem ryzyka związanego z nieosiągnięciem celów danego filaru. |
Ustalenia należy zgłaszać w formatach (tabela) określonych we wzorze sprawozdania z oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów, o którym mowa w załączniku 4. Główne ustalenia, a także inne ustalenia audytora, mogą stanowić podstawę przyjęcia przez Komisję środków nadzoru zgodnie z art. 154 ust. 5 rozporządzenia finansowego.
Zalecenia
Rozróżnia się dwa rodzaje zaleceń:
— |
Zalecenia o decydującym znaczeniu dotyczą istotnych uchybień i niedociągnięć w systemach, kontrolach, zasadach i procedurach oraz przypadków, w których kryteria Komisji lub przyjęte na szczeblu międzynarodowym standardy w zakresie filarów nie są (regularnie) spełniane. |
— |
Pozostałe zalecenia dotyczą wszystkich pozostałych ustaleń, które nie mają istotnego charakteru. W takich przypadkach uchybienia i niedociągnięcia w systemach, kontrolach, zasadach lub procedurach nie mają większego ani bezpośredniego wpływu na cele tych systemów, kontroli, zasad lub procedur. Ważne jest jednak, aby podmiot wdrożył zalecane środki, ponieważ stworzyłoby to możliwość usprawnienia systemów, kontroli, zasad lub procedur oraz osiągnięcia większej wydajności lub skuteczności. |
Zalecenia należy zgłaszać w formatach (tabela) określonych we wzorze sprawozdania z oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów, zawartym w załączniku 4.
Wnioski
Sprawozdanie z oceny powinno zawierać wniosek dotyczący każdego z filarów. Rozróżnia się dwa rodzaje wniosków. Wnioski muszą być sformułowane albo w formie pozytywnej (tj. „ustanowił”, „wykorzystuje”, „podlega” lub „stosuje”), albo w formie negatywnej (tj. „nie ustanowił”, „nie wykorzystuje”, „nie podlega” lub „nie stosuje”).
W ocenie spełnienia wymogów dotyczących filarów nie jest możliwe stosowanie wniosku z zastrzeżeniem (tj. z użyciem sformułowania „z wyjątkiem”).
Data sporządzenia sprawozdania z oceny
Datą sporządzenia projektów sprawozdań i wstępnych sprawozdań końcowych powinna być data, w której sprawozdania te zostały przesłane do konsultacji. Datą końcowego sprawozdania z oceny powinna być data podpisania sprawozdania końcowego niezależnego audytora (załącznik 3.4.2).
Procedury i harmonogram przedkładania projektów i wersji końcowych sprawozdań z oceny
Audytor powinien przestrzegać procedur i harmonogramu konsultacji oraz przedkładania projektu i wersji końcowej sprawozdania z oceny zgodnie z załącznikami 3.4.3 i 3.4.4.
Audytor zwraca szczególną uwagę na następujące kwestie:
— |
audytor powinien przedłożyć podmiotowi projekt sprawozdania w terminie [21; ustala instytucja zamawiająca] dni kalendarzowych od dnia spotkania zamykającego (tj. zakończenia pracy w terenie); |
— |
okres między spotkaniem zamykającym ocenę a przedłożeniem podmiotowi końcowego sprawozdania z oceny nie powinien przekraczać [105; ustala instytucja zamawiająca] dni kalendarzowych lub [15] tygodni. Audytor powinien wyjaśnić i udokumentować w dokumentach roboczych wszelkie opóźnienia w sporządzaniu sprawozdań. |
7. INNE KWESTIE
7.1. Informacje na temat praktyk w zakresie obliczania i zgłaszania kosztów
Żadnych informacji przekazanych przez podmiot do celów przedmiotowej oceny w zakresie metodologii obliczania i zgłaszania kosztów nie uznaje się za zatwierdzone przez Komisję w odniesieniu do budżetu jakiegokolwiek konkretnego działania. Takie zatwierdzenie jest możliwe jedynie w przypadku, gdy zastosowano konkretne procedury ustanowione w decyzji Komisji w sprawie oceny ex ante kosztów jednostkowych lub stawek zryczałtowanych (zwanych również uproszczonymi formami kosztów). W przypadku braku oceny ex ante uproszczonych form kosztów, kwalifikowalność kosztów w odniesieniu do dowolnego konkretnego działania ustala się wyłącznie przez odniesienie do ustaleń odpowiedniej umowy (umów) z podmiotem.
7.2. Działania następcze
Instytucja zamawiająca może zażądać od audytora zapewnienia dalszego wsparcia w ramach działań następczych dotyczących sprawozdania końcowego z oceny. Instytucja zamawiająca może także zażądać ponownej -oceny jednego lub większej liczby filarów przez audytora, jeżeli w ocenie końcowej stwierdzono, że podmiot nie spełnił wymagań w zakresie filarów, o których mowa.
Niniejszy zakres zadań nie obejmuje dalszego wsparcia ze strony audytora w związku z działaniami następczymi instytucji zamawiającej dotyczącymi końcowego sprawozdania z oceny; w przypadku gdy wsparcie takie jest wymagane, instytucja zamawiająca będzie musiała wydać addendum do formularza zamówienia lub do innego stosownego dokumentu umownego dotyczące tego zlecenia.
7.3. Sprawy różne
Załączniki
Załącznik 1 |
Kontekst zlecenia – kluczowe informacje do przeprowadzenia oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów |
Załącznik 2 |
Kwestionariusz i kryteria oceny |
Załącznik 2a |
Kwestionariusz oceny |
Załącznik 3 |
Procedury oceny |
Załącznik 4 |
Sprawozdanie z oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów |
WAŻNE: Załączniki 1–4 stanowią integralną część niniejszego zakresu zadań.
(1) Rozporządzenie (UE, Euratom) 2018/1046.
(2) Uznaje się, że odniesienie do „instrumentów finansowych” obejmuje również gwarancje budżetowe.
(3) W odpowiednio uzasadnionych przypadkach instytucją zamawiającą może być Komisja.
(4) Dyrektywa 2006/43 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 17 maja 2006 r. w sprawie ustawowych badań rocznych sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych (zmieniająca dyrektywy Rady 78/660/EWG i 83/349/EWG oraz uchylająca dyrektywę Rady 84/253/EWG) (Dz.U. L 157 z 9.6.2006, s. 87), zmieniona dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/56/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. (Dz.U. L 158 z 27.5.2014, s. 196).
(5) Jeżeli podmiot audytowy nie pochodzi z sektora prywatnego, należy zastosować równoważne poziomy stażu pracy, kwalifikacji i doświadczenia.
Załącznik 1
Kontekst zlecenia – kluczowe informacje do przeprowadzenia oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów
PODMIOT PODDAWANY OCENIE |
<należy podać pełną nazwę podmiotu poddawanego ocenie> |
||
FILAR |
FILAR PODDAWANY OCENIE (1) |
||
|
TAK |
||
|
TAK |
||
|
TAK |
||
|
TAK/NIE <należy wykreślić niepotrzebne> |
||
|
TAK/NIE <należy wykreślić niepotrzebne> |
||
|
TAK/NIE <należy wykreślić niepotrzebne> |
||
|
TAK |
||
|
TAK |
||
|
TAK |
||
Filary 1, 2, 3, 7, 8 i 9 zawsze podlegają ocenie (3). Filary od 4 do 6 mogą podlegać ocenie w zależności od charakteru zadań w zakresie wykonania budżetu, które mają zostać powierzone. |
DANE KONTAKTOWE |
|||
Podmiot: [pełna nazwa podmiotu poddawanego ocenie] |
|||
Adres |
|
Państwo |
|
Telefon |
|
Faks |
|
Strona internetowa |
|
||
Osoba wyznaczona do kontaktów |
|||
Imię i nazwisko |
|
Stanowisko |
<należy wskazać stanowisko wykonawcze, np. dyrektor, dyrektor generalny, główny księgowy> |
|
|
Tel./faks |
|
Delegatura Unii Europejskiej w [państwo] <należy usunąć tę część tabeli, jeżeli nie dotyczy> |
|||
Adres |
|
Państwo |
|
Telefon |
|
Faks |
|
Osoba wyznaczona do kontaktów |
|||
Imię i nazwisko |
|
Stanowisko |
|
|
|
Tel./faks |
|
Służba Komisji Europejskiej odpowiedzialna za odpowiedni unijny program finansowania <należy usunąć, jeżeli nie dotyczy> |
|||
Osoba wyznaczona do kontaktów |
|||
Imię i nazwisko |
|
Stanowisko/dział |
|
|
|
Tel./faks |
|
FILAR 1 – KONTROLA WEWNĘTRZNA
Proszę opisać (maksymalnie 5 stron) system kontroli wewnętrznej, odnosząc się do:
— |
środowiska kontroli
|
— |
oceny ryzyka |
— |
działań kontrolnych obejmujących:
|
— |
informacji i komunikacji
|
— |
monitorowania
|
FILAR 2 – RACHUNKOWOŚĆ
Proszę opisać (maksymalnie 5 stron) system rachunkowości:
— |
system i politykę rachunkowości |
— |
budżetowanie |
— |
rachunkowość i budżetowanie w odniesieniu do projektów, działań, funduszy (powierniczych) i instrumentów finansowych. |
FILAR 3 – NIEZALEŻNY AUDYT ZEWNĘTRZNY
Proszę opisać (maksymalnie 5 stron) funkcję audytu zewnętrznego, odnosząc się do:
— |
ram regulacyjnych audytu zewnętrznego |
— |
audytora zewnętrznego podmiotu i standardów audytu. |
FILAR 4 – DOTACJE
Proszę opisać (maksymalnie 5 stron) system dotacji podmiotu, odnosząc się do:
— |
ram prawnych i regulacyjnych |
— |
zasad dotyczących dotacji, obejmujących w szczególności środki w zakresie zapobiegania konfliktom interesów w trakcie całego procesu przyznawania dotacji |
— |
rodzajów stosowanych dotacji |
— |
organizacji (zadań i zakresu odpowiedzialności) |
— |
dokumentacji i prowadzenia ewidencji procesu dotacji |
— |
procedur przyznawania dotacji, w tym:
|
FILAR 5 – ZAMÓWIENIA
Proszę opisać (maksymalnie 5 stron) system zamówień podmiotu, odnosząc się do:
— |
ram prawnych i regulacyjnych |
— |
zasad udzielania zamówień, w szczególności:
|
— |
rodzajów stosowanych zamówień (na roboty budowlane, usługi, dostawy) |
— |
rodzajów stosowanych procedur udzielania zamówień w trybie konkurencyjnym |
— |
organizacji (zadań i zakresu odpowiedzialności) |
— |
dokumentacji i prowadzenia ewidencji procedury udzielania zamówień |
— |
procedur udzielania zamówień:
|
FILAR 6 – INSTRUMENTY FINANSOWE (4)
Proszę opisać (maksymalnie 5 stron) instrumenty finansowe, odnosząc się do:
— |
ram prawnych i regulacyjnych. Aspekty, które należy uwzględnić:
|
— |
podstawowych zasad: instrumenty finansowe są wykorzystywane zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, przejrzystości, proporcjonalności, niedyskryminacji, równego traktowania i pomocniczości oraz zgodnie z ich celami; |
— |
wytycznych dotyczących instrumentów finansowych i zasad ich działania; |
— |
organizacji (zadań i zakresu odpowiedzialności); |
— |
systemu zarządzania ryzykiem kredytowym i wewnętrznego systemu oceny ryzyka, w stosownych przypadkach (tylko w odniesieniu do podmiotów, które zamierzają wystąpić do UE o gwarancję budżetową); |
— |
zasad i procedur w zakresie kontroli dotyczących unikania opodatkowania i jurysdykcji niechętnych współpracy; |
— |
zasad i procedur dotyczących kontroli odnoszących się do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. |
FILAR 7 – WYKLUCZENIE Z DOSTĘPU DO FINANSOWANIA
Proszę opisać (maksymalnie 5 stron) system wykluczania stosowany przez podmiot, odnosząc się do:
— |
ram prawnych i regulacyjnych |
— |
kryteriów wykluczenia. |
— |
procedur: w szczególności należy określić, czy aspekty wymienione powyżej uwzględniono w procedurach, oraz wskazać sposób ich stosowania. |
FILAR 8 – PUBLIKACJA INFORMACJI O ODBIORCACH
Proszę opisać (maksymalnie 5 stron) system publikowania informacji o odbiorcach środków finansowych stosowany przez podmiot, odnosząc się do:
— |
ram prawnych i regulacyjnych; |
— |
wymogów dotyczących publikacji: w szczególności należy określić, czy w procedurach uwzględniono następujące aspekty, oraz wskazać sposób ich stosowania:
|
FILAR 9 – OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Proszę opisać (maksymalnie 5 stron) system ochrony danych osobowych stosowany przez podmiot, odnosząc się do:
— |
ram prawnych i regulacyjnych |
— |
wymogów dotyczących ochrony danych osobowych: w szczególności należy określić, czy w procedurach uwzględniono przedmiotowe wymogi, oraz wskazać sposób ich stosowania: |
(1) W tym polu podmiot powinien wybrać TAK lub NIE w celu wskazania, czy filar podlega ocenie.
(2) Uznaje się, że odniesienie do „instrumentów finansowych” obejmuje również gwarancje budżetowe.
(3) W sytuacji wyjątkowej, w której ocenie nie podlegają ani zasady ani procedury dotyczące dotacji, zamówień czy instrumentów finansowych (czyli żaden z filarów 4–6), nie ma potrzeby oceniania zasad i procedur dotyczących wykluczenia i publikacji (czyli filarów 7 i 8).
(4) Do „instrumentów finansowych” zalicza się również gwarancje budżetowe.
Załącznik 2
KWESTIONARIUSZ I KRYTERIA OCENY
FILAR 1 – KONTROLA WEWNĘTRZNA |
|||
Poziom 1 (rozporządzenie finansowe) Czy podmiot ustanowił skuteczny, efektywny i oszczędny system kontroli wewnętrznej oparty na międzynarodowych najlepszych praktykach i zgodny z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską oraz czy zapewnił funkcjonowanie takiego systemu we wszystkich istotnych aspektach? |
TAK/NIE |
||
Kryteria/pytania poziomu 2 (5 elementów kontroli wewnętrznej) |
OCENA PUNKTOWA (0 – 10) |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
Łączna ocena punktowa |
../50 |
||
OCENA PUNKTOWA Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi TAK, jeżeli łączna ocena punktowa dla wszystkich 5 elementów wynosi co najmniej 70 % oraz ocena punktowa dla każdego pojedynczego elementu wynosi co najmniej 2/10 lub 20 %. Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi NIE, jeżeli łączna ocena punktowa wynosi poniżej 70 % lub ocena punktowa dla jednego z pojedynczych elementów jest niższa niż 2/10 lub 20 %. |
FILAR 2 – RACHUNKOWOŚĆ |
|||
Poziom 1 (rozporządzenie finansowe) Czy podmiot stosuje system rachunkowości, który w sposób terminowy przekazuje rzetelne, kompletne i wiarygodne informacje w zakresie wszystkich istotnych aspektów, oparty na międzynarodowych standardach rachunkowości i zgodny z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską? |
TAK/NIE |
||
Kryteria/pytania poziomu 2 (3 elementy rachunkowości) |
OCENA PUNKTOWA (0 – 10) |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
Łączna ocena punktowa |
../30 |
||
OCENA PUNKTOWA Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi TAK, jeżeli łączna ocena punktowa dla wszystkich 3 elementów wynosi co najmniej 70 % oraz ocena punktowa dla każdego pojedynczego elementu wynosi co najmniej 2/10 lub 20 %. Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi NIE, jeżeli łączna ocena punktowa wynosi poniżej 70 % lub ocena punktowa dla jednego z pojedynczych elementów jest niższa niż 2/10 lub 20 %. |
FILAR 3 – NIEZALEŻNY AUDYT ZEWNĘTRZNY |
|||||||||||||||
Poziom 1 (rozporządzenie finansowe) Czy podmiot podlega niezależnemu audytowi zewnętrznemu, którego prowadzenie we wszystkich istotnych aspektach powinno odbywać się zgodnie z przyjętymi na szczeblu międzynarodowym standardami audytu, przez służby audytu funkcjonalnie niezależne od podmiotu oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską? |
TAK/NIE |
||||||||||||||
Kryteria/pytania poziomu 2 (3 elementy niezależnego audytu zewnętrznego) |
OCENA PUNKTOWA (0 – 10) |
||||||||||||||
|
../10 |
||||||||||||||
|
../10 |
||||||||||||||
|
../10 |
||||||||||||||
Łączna ocena punktowa |
../30 |
||||||||||||||
OCENA PUNKTOWA Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi TAK, jeżeli łączna ocena punktowa dla wszystkich 3 elementów wynosi co najmniej 70 % oraz ocena punktowa dla każdego pojedynczego elementu wynosi co najmniej 2/10 lub 20 %. Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi NIE, jeżeli łączna ocena punktowa wynosi poniżej 70 % lub ocena punktowa dla jednego z pojedynczych elementów jest niższa niż 2/10 lub 20 %. |
FILAR 4 – DOTACJE |
|||
Poziom 1 (rozporządzenie finansowe) Czy podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury w celu zapewnienia finansowania z funduszy UE za pośrednictwem dotacji oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską? |
TAK/NIE |
||
Kryteria/pytania poziomu 2 (3 elementy dotacji) |
OCENA PUNKTOWA (0 – 10) |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
Łączna ocena punktowa |
../30 |
||
OCENA PUNKTOWA Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi TAK, jeżeli łączna ocena punktowa dla wszystkich 3 elementów wynosi co najmniej 70 % oraz ocena punktowa dla każdego pojedynczego elementu wynosi co najmniej 2/10 lub 20 %. Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi NIE, jeżeli łączna ocena punktowa wynosi poniżej 70 % lub ocena punktowa dla jednego z pojedynczych elementów jest niższa niż 2/10 lub 20 %. |
FILAR 5 – ZAMÓWIENIA |
|||
Poziom 1 (rozporządzenie finansowe) Czy we wszystkich istotnych aspektach podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury w celu zapewnienia finansowania z funduszy UE za pośrednictwem zamówień oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską? |
TAK/NIE |
||
Kryteria/pytania poziomu 2 (3 elementy zamówień) |
OCENA PUNKTOWA (0 – 10) |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
Łączna ocena punktowa |
../30 |
||
OCENA PUNKTOWA Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi TAK, jeżeli łączna ocena punktowa dla wszystkich 3 elementów wynosi co najmniej 70 % oraz ocena punktowa dla każdego pojedynczego elementu wynosi co najmniej 2/10 lub 20 %. Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi NIE, jeżeli łączna ocena punktowa wynosi poniżej 70 % lub ocena punktowa dla jednego z pojedynczych elementów jest niższa niż 2/10 lub 20 %. |
FILAR 6 – INSTRUMENTY FINANSOWE (3) |
|||
Poziom 1 (rozporządzenie finansowe) Czy we wszystkich istotnych aspektach podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury w celu zapewnienia finansowania z funduszy UE/gwarancji budżetowych za pośrednictwem instrumentów finansowych/gwarancji budżetowych oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską? |
TAK/NIE |
||
Kryteria/pytania poziomu 2 (3 elementy instrumentów finansowych) |
OCENA PUNKTOWA (0 – 10) |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
Łączna ocena punktowa |
../30 |
||
OCENA PUNKTOWA Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi TAK, jeżeli łączna ocena punktowa dla wszystkich 3 elementów wynosi co najmniej 70 % oraz ocena punktowa dla każdego pojedynczego elementu wynosi co najmniej 2/10 lub 20 %. Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi NIE, jeżeli łączna ocena punktowa wynosi poniżej 70 % lub ocena punktowa dla jednego z pojedynczych elementów jest niższa niż 2/10 lub 20 %. |
FILAR 6 – INSTRUMENTY FINANSOWE – dodatkowa sekcja 6 A (dodatkowe pytania dotyczące gwarancji budżetowych (4) ) |
|||
Kryteria/pytania poziomu 2 (cztery dodatkowe elementy gwarancji budżetowych) Czy podmiot wprowadził system zarządzania ryzykiem kredytowym i korzysta z wewnętrznego systemu oceny ryzyka właściwego dla charakteru, skali i złożoności swoich działań? |
TAK/NIE |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
Łączna ocena punktowa |
../40 |
||
OCENA PUNKTOWA Odpowiedź na pytanie na poziomie 2 brzmi TAK, jeżeli łączna ocena punktowa dla wszystkich 4 elementów wynosi co najmniej 70 % oraz ocena punktowa dla każdego pojedynczego elementu wynosi co najmniej 2/10 lub 20 %. Odpowiedź na pytanie na poziomie 2 brzmi NIE, jeżeli łączna ocena punktowa wynosi poniżej 70 % lub ocena punktowa dla jednego z elementów jest niższa niż 2/10 lub 20 %. |
FILAR 6 – INSTRUMENTY FINANSOWE – dodatkowe sekcje 6B i 6C (fakultatywnie (5) ) |
|||||
Poziom 1. Czy podmiot podczas wyboru/wdrażania instrumentów finansowych/gwarancji budżetowych wspieranych z funduszy unijnych wdraża normy równoważne mającym zastosowanie przepisom Unii oraz normom uzgodnionym na szczeblu międzynarodowym i unijnym, a zatem: a) nie wspiera działań, które przyczyniają się do unikania opodatkowania oraz b) nie angażuje się w operacje z podmiotami zarejestrowanymi lub mającymi siedzibę w jurysdykcjach niechętnych współpracy do celów podatkowych? |
TAK/NIE |
||||
Kryteria/pytania poziomu 2 (2 elementy kontroli związane z unikaniem opodatkowania oraz jurysdykcjami niechętnymi współpracy) |
OCENA PUNKTOWA (0 – 10) |
||||
Kontrole odnoszące się do unikania opodatkowania i jurysdykcji niechętnych współpracy Czy podmiot podczas wyboru/wdrażania instrumentów finansowych/gwarancji budżetowych wspieranych z funduszy unijnych wdraża normy równoważne mającym zastosowanie przepisom Unii oraz normom uzgodnionym na szczeblu międzynarodowym i unijnym (6), a zatem:
|
../10 |
||||
Poziom 1. Czy podmiot podczas wyboru/wdrażania instrumentów finansowych/gwarancji budżetowych wdraża normy równoważne mającym zastosowanie przepisom Unii oraz normom uzgodnionym na szczeblu międzynarodowym i unijnym, a zatem: c) nie wspiera działań przyczyniających się do prania pieniędzy i finansowania terroryzmu oraz d) nie angażuje się w nowe lub odnowione operacje z podmiotami zarejestrowanymi lub mającymi siedzibę w jurysdykcjach, które wskazano jako państwa trzecie wysokiego ryzyka? |
TAK/NIE |
||||
Kryteria/pytania poziomu 2 (2 elementy kontroli związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu) |
OCENA PUNKTOWA (0 – 10) |
||||
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy (AML) i finansowaniu terroryzmu (CTF) Czy podmiot podczas wyboru/wdrażania instrumentów finansowych/gwarancji budżetowych wdraża normy równoważne mającym zastosowanie przepisom Unii oraz normom uzgodnionym na szczeblu międzynarodowym i unijnym, które zapewniają relatywnie skuteczne zabezpieczenia, a zatem:
|
../10 |
||||
Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi TAK, jeżeli łączna ocena punktowa dla odpowiedniej sekcji wynosi co najmniej 70 %. Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi NIE, jeżeli łączna ocena punktowa dla odpowiedniej sekcji wynosi mniej niż 70 %. |
FILAR 7 – WYKLUCZENIE Z DOSTĘPU DO FINANSOWANIA |
|||
Poziom 1 (rozporządzenie finansowe) Czy podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury w celu wykluczenia osób trzecich z dostępu do finansowania za pośrednictwem zamówień, dotacji lub instrumentów finansowych (8) ? |
TAK/NIE |
||
Kryteria/pytania poziomu 2 (3 elementy wykluczenia z dostępu do finansowania) |
OCENA PUNKTOWA (0 – 10) |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
Łączna ocena punktowa |
../30 |
||
OCENA PUNKTOWA Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi TAK, jeżeli łączna ocena punktowa dla wszystkich 3 elementów wynosi co najmniej 70 % oraz ocena punktowa dla pojedynczych elementów 1 lub 3 wynosi co najmniej 2/10 lub 20 %, lub ocena punktowa dla pojedynczego elementu 2 wynosi co najmniej 5/10 lub 50 %. Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi NIE, jeżeli łączna ocena punktowa wynosi poniżej 70 % lub ocena punktowa dla pojedynczych elementów 1 lub 3 jest niższa niż 2/10 lub 20 %, lub ocena punktowa dla pojedynczego elementu 2 jest niższa niż 5/10 lub 50 %. |
FILAR 8 – PUBLIKACJA INFORMACJI O ODBIORCACH I INNYCH INFORMACJI |
|||
Poziom 1 (rozporządzenie finansowe) Czy podmiot w sposób odpowiedni i terminowy podaje do wiadomości publicznej informacje o odbiorcach środków finansowych (9) ? |
TAK/NIE |
||
Kryteria/pytania poziomu 2 (3 elementy publikacji informacji o odbiorcach) |
OCENA PUNKTOWA (0 – 10) |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
Łączna ocena punktowa |
../30 |
||
OCENA PUNKTOWA Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi TAK, jeżeli łączna ocena punktowa dla wszystkich 3 elementów wynosi co najmniej 70 % oraz ocena punktowa dla każdego pojedynczego elementu wynosi co najmniej 2/10 lub 20 %. Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi NIE, jeżeli łączna ocena punktowa wynosi poniżej 70 % lub ocena punktowa dla jednego z pojedynczych elementów jest niższa niż 2/10 lub 20 %. |
FILAR 9 – OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH |
|||
Poziom 1 (rozporządzenie finansowe) Czy podmiot zapewnia poziom ochrony danych osobowych równoważny poziomowi, o którym mowa w art. 5 RF (10) ? |
TAK/NIE |
||
Kryteria/pytania poziomu 2 (3 elementy ochrony danych osobowych) |
OCENA PUNKTOWA (0 – 10) |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
Łączna ocena punktowa |
../30 |
||
OCENA PUNKTOWA Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi TAK, jeżeli łączna ocena punktowa dla wszystkich 3 elementów wynosi co najmniej 70 % oraz ocena punktowa dla każdego pojedynczego elementu wynosi co najmniej 2/10 lub 20 %. Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi NIE, jeżeli łączna ocena punktowa wynosi poniżej 70 % lub ocena punktowa dla jednego z pojedynczych elementów jest niższa niż 2/10 lub 20 %. |
(1) Uznaje się, że odniesienie do „instrumentów finansowych” obejmuje również gwarancje budżetowe.
(2) Por. art. 209 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE z 2018 r. (RF).
(3) Uznaje się, że odniesienie do „instrumentów finansowych” i „funduszy UE” obejmuje również gwarancje budżetowe.
(4) Ma zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy podmiot zamierza wystąpić do UE o gwarancję budżetową.
(5) W celu wdrożenia środków finansowych Unii za pośrednictwem instrumentów finansowych podmiot musi spełniać odpowiednie wymogi rozporządzenia finansowego, określone w dodatkowych sekcjach 6B i 6C za pośrednictwem stosownych ustaleń umownych, również wtedy, gdy zdecyduje się na nieprzeprowadzanie oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów w odniesieniu do tych sekcji.
(6) Unijna polityka podatkowa i ramy regulacyjne obejmują w szczególności i z zastrzeżeniem dalszych zmian: Kodeks postępowania w zakresie opodatkowania działalności gospodarczej, 1.12.1997 (Dz.U. C 2 z 6.1.1998); dyrektywę Rady 2011/96/UE z dnia 30 listopada 2011 r. w sprawie wspólnego systemu opodatkowania mającego zastosowanie w przypadku spółek dominujących i spółek zależnych różnych państw członkowskich (Dz.U. L 345 z 29.12.2011, s. 8); dyrektywę Rady 2003/49/WE z dnia 3 czerwca 2003 r. w sprawie wspólnego systemu opodatkowania stosowanego do odsetek oraz należności licencyjnych między powiązanymi spółkami różnych państw członkowskich (Dz.U. L 157 z 26.6.2003, s. 49); zalecenie Komisji 2012/772/UE z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie agresywnego planowania podatkowego (Dz.U. L 338 z 12.12.2012, s. 41); dyrektywę Rady 2011/16/UE z dnia 15 lutego 2011 r. w sprawie współpracy administracyjnej w dziedzinie opodatkowania i uchylająca dyrektywę 77/799/EWG (Dz.U. L 64 z 11.3.2011, s. 1); pakiet środków Komisji przeciwdziałających unikaniu opodatkowania: Kolejne kroki na drodze do zapewnienia skutecznego opodatkowania i zwiększenia przejrzystości podatkowej w UE (COM(2016) 23); zalecenie Komisji (UE) 2016/136 z dnia 28 stycznia 2016 r. w sprawie wdrażania środków przeciwdziałających nadużyciom postanowień konwencji podatkowych (Dz.U. L 25 z 2.2.2016, s. 67); dyrektywę Rady (UE) 2016/1164 z dnia 12 lipca 2016 r. ustanawiającą przepisy mające na celu przeciwdziałanie praktykom unikania opodatkowania, które mają bezpośredni wpływ na funkcjonowanie rynku wewnętrznego (Dz.U. L 193 z 19.7.2016, s. 1); konkluzje Rady Ecofin z dnia 12 lutego, 8 marca, 25 maja, 17 czerwca, 8 listopada i 5 grudnia 2016 r., 5 grudnia 2017 r., 23 stycznia i 13 marca 2018 r.
(7) Biorąc pod uwagę dyrektywę (UE) 2015/849.
(8) Wykluczenie osób trzecich ocenia się w odniesieniu do dotacji, zamówień lub instrumentów finansowych, gdy poddano ocenie odpowiedni filar (dotacje, zamówienia i instrumenty finansowe). Uznaje się, że odniesienie do „instrumentów finansowych” i „funduszy UE” obejmuje również gwarancje budżetowe.
(9) Publikację informacji o odbiorcach ocenia się w odniesieniu do dotacji, zamówień lub instrumentów finansowych – po przeprowadzeniu oceny odpowiedniego filaru (dotacji, zamówień i instrumentów finansowych).
(10) Zgodnie z rozporządzeniami (UE) 2018/1725 i (UE) 2016/679.
Załącznik 2A
KWESTIONARIUSZ OCENY
FILAR |
FILAR PODDAWANY OCENIE (1) |
||
|
TAK |
||
|
TAK |
||
|
TAK |
||
|
TAK/NIE <należy wykreślić niepotrzebne> |
||
|
TAK/NIE <należy wykreślić niepotrzebne> |
||
|
TAK/NIE <należy wykreślić niepotrzebne> |
||
|
TAK |
||
|
TAK |
||
|
TAK |
||
Filary 1, 2, 3, 7, 8 i 9 zawsze podlegają ocenie. Filary od 4 do 6 mogą podlegać ocenie w zależności od charakteru zadań w zakresie wykonania, które mają zostać powierzone. |
CEL I ZASTOSOWANIE NINIEJSZEGO DOKUMENTU
1. |
W pierwszym etapie podmiot zostanie poproszony o udzielenie odpowiedzi na odpowiednie pytania zawarte w załączniku 2a oraz o przedstawienie wypełnionego załącznika 2a instytucji zamawiającej (jeżeli jest to inna jednostka niż sam podmiot) oraz audytorowi.
Uwaga: podmiot jest proszony o udzielenie odpowiedzi na pytania opatrzone komentarzem „wypełnia podmiot” w kolumnie z nagłówkiem „Uwagi podmiotu”. Odpowiedzi na kluczowe pytania udziela wyłącznie audytor na podstawie swojego profesjonalnego osądu, a także przeprowadzonych procedur oceny oraz badań. Instytucja zamawiająca przedstawia audytorowi wypełniony kwestionariusz zawarty w załączniku 2a niezwłocznie po otrzymaniu zlecenia przez audytora, ale przed rozpoczęciem procedur oceny przez audytorów. |
2. |
W drugim etapie załącznik 2a stanie się narzędziem pomocniczym dla audytora przy opracowywaniu, planowaniu i przeprowadzaniu procedur oceny oraz przy uwzględnianiu kryteriów, których spełnienie przez podmiot poddawany ocenie Komisja Europejska uzna za niezbędne lub istotne.
Wypełniony kwestionariusz stanowi dla audytora podstawowe źródło informacji i dowodów dotyczących oceny. W żadnym razie nie jest to jednak jedyne źródło dla audytora, jeżeli chodzi o planowanie i przeprowadzanie procedur oceny oraz wyciągnięcie wniosków. Wszystkie informacje podane i przekazane przez podmiot podlegają procedurom oceny, które audytor uzna za konieczne. Zanim audytor nie upewni się w drodze procedur oceny, że informacje są wystarczająco dokładne i kompletne do celów oceny oraz wyciągnięcia uzasadnionych wniosków dotyczących kluczowych pytań, nie może on opierać się na tych informacjach. W związku z tym audytor może zmienić, uzupełnić i dodać informacje w kolumnie „Uwagi audytora” w sposób, jaki uzna za stosowny. Audytor może również dodać dodatkowe pytania, jeżeli uzna to za konieczne, aby wyciągnąć uzasadnione wnioski dotyczące kluczowych pytań. Korzystanie z kolumny „Uwagi audytora” – zdecydowanie zaleca się, aby audytor jak najczęściej stosował uwagi i opisy w skróconej formie w celu uniknięcia wprowadzania obszernych tekstów w kolumnie „Uwagi audytora”. Audytor może dostosować szerokość lub długość tej kolumny, aby wprowadzić informacje i uwagi. Ewentualnie audytor może dodawać załączniki (np. długie opisy lub dokumenty otrzymane od podmiotu), do których można się odnieść. Przez cały czas audytor pozostaje w pełni odpowiedzialny za opracowywanie, planowanie i przeprowadzanie procedur oceny, które uzna za konieczne w celu wyciągnięcia wniosków dotyczących poszczególnych filarów objętych oceną. Audytor musi uwzględnić szczególne okoliczności związane ze zleceniem i kierować się profesjonalnym osądem w trakcie całego procesu oceny. |
FILAR 1 – KONTROLA WEWNĘTRZNA |
|
KLUCZOWE PYTANIE (poziom 1) |
Uwagi audytora |
Czy podmiot wprowadził skuteczny, efektywny i oszczędny system kontroli wewnętrznej zgodny z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską oraz czy zapewnił funkcjonowanie takiego systemu we wszystkich istotnych aspektach? |
|
Wytyczne Art. 154 rozporządzenia finansowego Komisja może uznać, że systemy rachunkowości i systemy kontroli wewnętrznej stosowane przez podmioty i osoby, którym powierza się wykonywanie środków finansowych Unii lub gwarancji budżetowych, zapewniają równoważny poziom ochrony interesów finansowych Unii i wystarczającą pewność realizacji celów w zakresie zarządzania. |
FILAR 1 – KONTROLA WEWNĘTRZNA |
|||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||
Kluczowe pytanie (poziom 2): Czy środowisko kontroli podmiotu zapewnia odpowiednią podstawę do przeprowadzenia kontroli wewnętrznej w całej organizacji? Uwaga: Środowisko kontroli obejmuje funkcje administracyjne i zarządcze oraz postawy, stopień poinformowania i działania osób odpowiedzialnych za administrację i zarządzanie w odniesieniu do kontroli wewnętrznej podmiotu i jej znaczenia w ramach podmiotu. |
|
||||
|
|
||||
1.1.1 |
Czy istnieje kodeks postępowania w formie pisemnej udostępniany wszystkim pracownikom lub podręcznik dla pracowników zawierający zapisy propagujące etyczne postępowanie i wartości? |
Wypełnia podmiot |
|
||
1.1.2 |
Czy kierownictwo podkreśla znaczenie uczciwości i wartości etycznych oraz propaguje je wśród pracowników („przykład z góry”)? |
Wypełnia podmiot |
|
||
1.1.3 |
Czy istnieją procedury (np. kary dyscyplinarne, odpowiedzialność finansowa i osobista) stosowane wobec pracowników, którzy nie przestrzegają zasad uczciwości i wartości etycznych? |
Wypełnia podmiot |
|
||
1.1.4 |
Czy istnieją procedury postępowania w przypadku ewentualnego konfliktu interesów na szczeblu kierowniczym? |
Wypełnia podmiot |
|
||
|
|
||||
1.2.1 |
Czy podmiot posiada przejrzystą strukturę organizacyjną (tj. ramy planowania, wykonywania, kontroli i weryfikacji działań podmiotu dotyczących realizacji jego celów) wspierającą właściwe zarządzanie i właściwą administrację? |
Wypełnia podmiot |
|
||
1.2.2 |
Jak wygląda struktura procesu podejmowania decyzji i jaki jest najwyższy organ decyzyjny? |
Wypełnia podmiot |
|
||
1.2.3 |
Czy hierarchia służbowa i obowiązki są wyraźnie określone? Na przykład: czy obowiązki, uprawnienia i hierarchia służbowa są wyraźnie określone w umowach o pracę lub instrukcjach operacyjnych? |
Wypełnia podmiot |
|
||
1.2.4 |
Czy dostępne są opisy stanowisk pracy? |
Wypełnia podmiot |
|
||
1.2.5 |
W jaki sposób powierza się uprawnienia i obowiązki dotyczące działalności operacyjnej i w jaki sposób ustanawia się relacje podległości i hierarchię uprawnień? |
Wypełnia podmiot |
|
||
1.2.6 |
Jakie są strategie i praktyki dotyczące na przykład rekrutacji, orientacji, szkoleń, ocen, doradztwa, awansów, wynagrodzeń, odszkodowań i działań zaradczych? |
Wypełnia podmiot |
|
||
|
|
||||
1.3.1 |
Czy istnieje organ nadzoru nad zarządzaniem (np. instytucje nadzorcze, komitet audytu, organy regulacyjne, zarząd, organ wykonawczy) niezależny od kierownictwa podmiotu? |
Wypełnia podmiot |
|
||
1.3.2 |
Czy istnieją zasady dotyczące powoływania, wynagradzania i rezygnacji członków organu nadzoru nad zarządzaniem? |
Wypełnia podmiot |
|
||
1.3.3 |
Czy kierownictwo podmiotu wprowadziło środki służące wypełnieniu obowiązków w zakresie nadzoru nad zarządzaniem, jeżeli nie istnieje organ nadzoru nad zarządzaniem? |
Wypełnia podmiot |
|
||
1.3.4 |
Czy podmiot posiada funkcję audytu wewnętrznego? Jeżeli tak, zob. sekcja 5.2. |
Wypełnia podmiot |
|
||
1.3.5 |
Jeżeli nie, w jaki sposób (za pomocą jakich innych środków) kierownictwo sprawuje nadzór nad opracowywaniem i przeprowadzaniem kontroli wewnętrznej? |
Wypełnia podmiot |
|
||
|
|
||||
1.4.1 |
Czy podmiot posiada oficjalną politykę oraz oficjalne praktyki dotyczące zasobów ludzkich, sformułowane w formie pisemnej? |
Wypełnia podmiot |
|
||
1.4.2 |
Czy podmiot posiada politykę rekrutacji i wynagrodzeń? |
Wypełnia podmiot |
|
||
1.4.3 |
Czy podmiot posiada system rozwoju (obejmujący potrzeby w zakresie rozwoju i szkolenia) i oceny pracowników? |
Wypełnia podmiot |
|
FILAR 1 – KONTROLA WEWNĘTRZNA |
|||||||||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||||||||
Kluczowe pytanie (poziom 2): Czy podmiot identyfikuje ryzyka dla realizacji jego celów w całym podmiocie i czy ryzyka te są analizowane jako podstawa do określenia sposobu zarządzania nimi? |
|
||||||||||
2.1 |
Czy jednostka dostatecznie wyraźnie określa swoje cele, aby umożliwić identyfikację i ocenę ryzyk związanych z celami? |
|
|
||||||||
2.2 |
Czy podmiot posiada procedury oceny ryzyka, które umożliwiają kierownictwu identyfikację, ocenę i rozwiązanie istniejących lub potencjalnych problemów mogących utrudnić realizację celów podmiotu? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||
2.3 |
Czy ryzyko jest oceniane w odniesieniu do pojedynczych projektów czy do całego podmiotu? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||
2.4 |
Czy procedury oceny ryzyka są udokumentowane? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||
2.5 |
Czy podmiot posiada rejestr ryzyka? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||
2.6 |
Czy podmiot posiada procedury oceny ryzyka, które:
|
Wypełnia podmiot |
|
FILAR 1 – KONTROLA WEWNĘTRZNA |
|||||||||||||||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||||||||||||||
Kluczowe pytanie (poziom 2): czy podmiot prowadzi skuteczne i efektywne działania kontrolne? |
|
||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.1.1 |
Czy podmiot prowadzi działania kontrolne
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
3.1.2 |
Czy działania kontrolne prowadzone przez podmiot odnoszą się do następujących kluczowych aspektów?
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.2.1 |
Czy podział obowiązków został formalnie zdefiniowany, na przykład w formie instrukcji operacyjnych lub podręcznika procedur? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.3.1 |
Jakie są główne cechy stosowanych przez podmiot systemów ewidencjonowania (systemy elektroniczne, w formie papierowej, instrukcje operacyjne, korzystanie z baz danych oraz elektroniczne systemy archiwizacji)? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
3.3.2 |
Należy określić i udokumentować główne cechy systemu/procedur ewidencjonowania. |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
3.3.3 |
Czy podmiot posiada szczególną politykę lub szczególne procedury dokumentowania i ewidencjonowania odnoszące się do procesów dotyczących dotacji, zamówień i instrumentów finansowych? Uwaga: zastosowanie mogą mieć szczególne wymogi, takie jak przejrzystość i poufność. |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.4.1 |
Czy podmiot posiada oficjalne procedury i kontrole, sformułowane w formie pisemnej, odnoszące się do systemów informatycznych? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
3.4.2 |
Czy podmiot posiada odpowiednie i skuteczne procedury dotyczące inicjowania, zatwierdzania, rejestrowania, przetwarzania i zgłaszania transakcji? |
|
|
||||||||||||||
3.4.3 |
Czy podmiot stosuje odpowiednie połączenie elementów ręcznych i zautomatyzowanych w ramach kontroli wewnętrznej, z uwzględnieniem charakteru i złożoności stosowanych przez podmiot technologii informacyjnych oraz komputerowych systemów informatycznych? |
|
|
||||||||||||||
3.4.4 |
Czy kontrole systemów informatycznych podmiotu obejmują skuteczne ogólne kontrole informatyczne oraz kontrole aplikacji? |
|
|
||||||||||||||
Wytyczne dotyczące komputerowych systemów informacyjnych |
|||||||||||||||||
Procesy biznesowe/gospodarcze podmiotu prowadzą do transakcji, które są inicjowane, rejestrowane, przetwarzane i zgłaszane przez system informacyjny obsługiwany ręcznie albo komputerowo bądź poprzez połączenie procedur obsługiwanych ręcznie i komputerowo. Czy istnieje odpowiedni podział obowiązków dotyczących kluczowych funkcji księgowych, tj. odnoszących się do inicjowania, zatwierdzania, rejestrowania, przetwarzania (tzn. przenoszenia do księgi głównej) oraz sprawozdawczości w sprawozdaniu finansowym? Wykorzystanie technologii informacyjnej wpływa na sposób, w jaki realizowane są działania kontrolne. Kontrole systemów informatycznych są skuteczne, jeżeli pozwalają na zachowanie integralności informacji i bezpieczeństwa danych przetwarzanych przez takie systemy oraz obejmują skuteczne ogólne kontrole informatyczne i kontrole aplikacji. Ogólne kontrole systemów informatycznych to strategie i procedury, które odnoszą się do wielu aplikacji i wspierają skuteczne prowadzenie kontroli aplikacji. Mają one zastosowanie do środowiska typu mainframe, miniframe i środowiska użytkownika końcowego. Ogólne kontrole systemów informatycznych, które pozwalają na zachowanie integralności informacji i bezpieczeństwa danych, zwykle obejmują kontrole następujących obszarów:
Kontrole aplikacji to ręczne lub zautomatyzowane procedury, które zazwyczaj wykorzystuje się na poziomie procesu biznesowego i które mają zastosowanie do przetwarzania transakcji za pomocą pojedynczych aplikacji. Kontrole aplikacji mogą mieć charakter zapobiegawczy lub służyć wykryciu błędów i mają na celu zapewnienie integralności dokumentacji księgowej. W związku z tym kontrole aplikacji odnoszą się do procedur stosowanych w celu inicjowania, rejestrowania, przetwarzania i zgłaszania transakcji lub innych danych finansowych. Kontrole te pomagają zapewnić, by transakcje były przeprowadzane, zatwierdzane oraz w pełni i dokładnie rejestrowane oraz przetwarzane. Przykłady obejmują kontrole edycji danych wejściowych oraz kontrole w zakresie sekwencji numerycznych wraz z przeprowadzanymi ręcznie działaniami następczymi w związku ze zgłoszeniami wyjątków lub korektami w momencie wprowadzania danych. Stosowanie elementów ręcznych lub automatycznych w ramach kontroli wewnętrznej ma również wpływ na sposób, w jaki transakcje są inicjowane, rejestrowane, przetwarzane i zgłaszane:
Połączenie elementów ręcznych i zautomatyzowanych w ramach kontroli wewnętrznej stosowane przez podmiot różni się w zależności od charakteru i złożoności systemu informatycznego wykorzystywanego przez podmiot. |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.5.1 |
Czy w ocenie ryzyka dla realizacji celów podmiot uwzględnia potencjalne błędy, nadużycia finansowe i nieprawidłowości? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
3.5.2 |
Czy podmiot identyfikuje (wrażliwe) stanowiska, w przypadku których istnieje ryzyko zmowy (np. zarządzanie kwestiami bankowymi i płynnością, funkcje związane z zamówieniami i zakupami) oraz czy istnieją środki nadzoru (np. rotacja funkcji, dodatkowe kontrole)? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
3.5.3 |
Czy istnieją procedury zgłaszania błędów, nadużyć finansowych i nieprawidłowości oraz procedury dotyczące działań następczych w związku z błędami, nadużyciami finansowymi i nieprawidłowościami? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.6.1 |
Czy podmiot posiada opis systemu zarządzania aktywami lub podręcznik stosowanych w nim procedur? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
3.6.2 |
Uzyskanie wystarczającej wiedzy na temat systemu zarządzania aktywami stosowanego przez podmiot, tj. praktyk i procedur dotyczących nabywania gruntów i budynków, maszyn, pojazdów, sprzętów oraz wartości niematerialnych i prawnych (np. praw własności intelektualnej, licencji), a także zarządzania tymi aktywami. Uwaga: szczególną uwagę należy zwrócić na przepisy dotyczące zamówień, które mają zastosowanie do nabywania aktywów trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (zob. filar 5 – zamówienia). |
|
|
||||||||||||||
Wytyczne Należy udokumentować powyższą procedurę, podając opisy i odniesienia do odpowiednich materiałów źródłowych (np. systemów, schematów blokowych, podręczników itp.), oraz określić wszelkie niedociągnięcia w stosowanym przez podmiot systemie zarządzania aktywami. Istotne kwestie obejmują między innymi: role i obowiązki (podział obowiązków) w zakresie zarządzania nabywaniem aktywów i procedur dokonywania zakupów, ewidencjonowania aktywów (stosowania ewidencji aktywów, dzienników pojazdów), kontroli i procedur dotyczących dostępu, procedur w zakresie kontroli i monitorowania, procedur odnoszących się do ochrony i dostępu, operacji zbywania i przenoszenia aktywów. |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.7.1 |
Czy podmiot posiada opis systemu zarządzania rzeczowymi środkami obrotowymi lub podręcznik stosowanych w nim procedur? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
3.7.2 |
Uzyskanie wystarczającej wiedzy na temat systemu zarządzania rzeczowymi środkami obrotowymi stosowanego przez podmiot (praktyk i procedur dotyczących nabywania i zakupu zapasów oraz zarządzania zapasami, takimi jak materiały, narzędzia, części zamienne i artykuły biurowe). Uwaga: szczególną uwagę należy zwrócić na przepisy dotyczące zamówień, które mają zastosowanie do nabywania zapasów, towarów i materiałów (zob. filar 5 – zamówienia). |
|
|
||||||||||||||
Wytyczne Należy udokumentować powyższą procedurę, podając opisy i odniesienia do odpowiednich materiałów źródłowych (np. systemów, schematów blokowych, podręczników itp.), oraz określić wszelkie niedociągnięcia w stosowanym przez podmiot systemie zarządzania rzeczowymi środkami obrotowymi. Istotne kwestie obejmują między innymi: (i) role i obowiązki w zakresie zarządzania rzeczowymi środkami obrotowymi, procedur nabywania i dokonywania zakupów oraz ewidencji rzeczowych środków obrotowych; (ii) zabezpieczenia, dostęp i użytkowanie; (iii) procedury dotyczące kontroli i monitorowania, inwentaryzację i uzgodnienia; (iv) wykorzystywanie i zbywanie zapasów. |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.8.1 |
Czy podmiot posiada opis systemu zarządzania kwestiami bankowymi lub podręcznik stosowanych w tym zakresie procedur? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
3.8.2 |
Czy podmiot dokonuje regularnych (co najmniej raz w miesiącu) uzgodnień danych księgowych znajdujących się w księgach rachunkowych podmiotu (konto księgi głównej, księga kasowa) z danymi dotyczącymi rachunku bankowego oraz w taki sposób, aby żadne znaczące różnice nie pozostały niewyjaśnione? |
|
|
||||||||||||||
3.8.3 |
Uzyskanie wystarczającej wiedzy na temat stosowanego przez podmiot systemu zarządzania kwestiami bankowymi (praktyk i procedur dotyczących zarządzania rachunkami bankowymi). |
|
|
||||||||||||||
Wytyczne Należy udokumentować powyższą procedurę, podając opisy i odniesienia do odpowiednich materiałów źródłowych (np. systemów, schematów blokowych, podręczników itp.), oraz określić wszelkie niedociągnięcia w systemie zarządzania kwestiami bankowymi stosowanym przez podmiot. Istotne kwestie obejmują między innymi: role i obowiązki (podział obowiązków, prawa dostępu, korzystanie z odrębnej funkcji skarbowej) w celu zarządzania rachunkami bankowymi, rodzaj rachunków (np. oprocentowanie, wykorzystywane waluty), stosowanie procedur podwójnego podpisu, regularne uzgadnianie rachunków bankowych, nadzór i kontrolę, wykorzystywanie dedykowanych/specjalnych rachunków bankowych dla projektów; politykę skarbową. |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.9.1 |
Czy podmiot posiada opis systemu zarządzania płynnością lub podręcznik procedur stosowanych w tym zakresie? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
3.9.2 |
Czy podmiot dokonuje regularnych (co najmniej raz w miesiącu) uzgodnień danych księgowych znajdujących się w księgach rachunkowych podmiotu (konto księgi głównej, księga kasowa) z danymi dotyczącymi rachunku bankowego, w taki sposób, aby żadne znaczące różnice nie pozostały niewyjaśnione? |
|
|
||||||||||||||
3.9.3 |
Czy istnieją odpowiednie procedury dotyczące przechowywania środków pieniężnych i ich rozliczeń? |
|
|
||||||||||||||
3.9.5 |
Czy podmiot co najmniej raz w miesiącu w ciągu 30 dni od zakończenia każdego miesiąca rozlicza i uzgadnia rachunki przejściowe i zaliczki, tj. dokonane płatności gotówkowe, w odniesieniu do których nie zaksięgowano jeszcze żadnych wydatków? Zaliczki takie mogą obejmować zaliczki na poczet podróży i operacyjne rachunki zaliczkowe (3). Mogą one również obejmować transfery na rzecz innych podmiotów, które w momencie ich dokonywania są klasyfikowane jako wydatki, nawet jeżeli oczekuje się, że sprawozdawczość w zakresie każdej przeznaczonej na dany cel części transferu będzie miała charakter okresowy. |
|
|
||||||||||||||
3.9.6 |
Uzyskanie wystarczającej wiedzy na temat systemu zarządzania płynnością stosowanego przez podmiot (praktyk i procedur dotyczących zarządzania płynnością). |
|
|
||||||||||||||
Wytyczne Należy udokumentować powyższą procedurę, podając opisy i odniesienia do odpowiednich materiałów źródłowych (np. systemów, schematów blokowych, podręczników itp.), oraz określić wszelkie niedociągnięcia w stosowanych przez podmiot procedurach zarządzania płynnością. Istotne kwestie obejmują między innymi: role i obowiązki (podział obowiązków, prawa dostępu, korzystanie z odrębnej funkcji skarbowej) w zakresie zarządzania płynnością; procedury dotyczące obsługi gotówki i ograniczenia posiadanej gotówki; regularne rozliczenia i uzgodnienia środków podręcznych (petty cash); zarządzanie zaliczkami gotówkowymi (wykorzystanie, zatwierdzanie, ograniczenia, monitorowanie i rozliczanie). |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.10.1 |
Czy podmiot posiada opis systemu rekrutacji lub podręcznik stosowanych w tym zakresie procedur? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
3.10.2 |
Uzyskanie wystarczającej wiedzy na temat stosowanego przez podmiot systemu rekrutacji (praktyk i procedur dotyczących zarządzania pracownikami oddelegowanymi za granicę, pracownikami miejscowymi i innymi pracownikami). |
|
|
||||||||||||||
3.10.3 |
Dokonanie przeglądu procesu rekrutacji – od zatwierdzenia procedury wyboru do zawarcia umowy o pracę. |
|
|
||||||||||||||
Wytyczne Należy udokumentować powyższe procedury, podając opisy i odniesienia do odpowiednich materiałów źródłowych (np. systemów, schematów blokowych, podręczników itp.), oraz określić wszelkie niedociągnięcia w stosowanych przez podmiot procedurach rekrutacji. Istotne kwestie obejmują między innymi: role i obowiązki w zakresie zarządzania pracownikami; procedurę wyboru i zatwierdzania; określanie i zatwierdzanie wynagrodzeń, dodatków i innych warunków zatrudnienia; stosowanie umów o pracę; opisy stanowisk pracy. |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.11.1 |
Czy podmiot posiada opis systemu zarządzania listą płac i czasem lub podręcznik stosowanych w tym zakresie procedur? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
3.11.2 |
Uzyskanie wystarczającej wiedzy na temat stosowanego przez podmiot systemu zarządzania listą płac i czasem, tj. praktyk i procedur w zakresie zarządzania wynagrodzeniami i czasem. |
|
|
||||||||||||||
3.11.3 |
Czy baza danych personelu (4) i lista płac są bezpośrednio powiązane w celu zapewnienia spójności danych? Czy uzgadnianie odbywa się regularnie (co do zasady co miesiąc)? |
|
|
||||||||||||||
3.11.4 |
Czy systemy zarządzania listą płac i czasem są powiązane w celu zapewnienia prawidłowego obliczania wynagrodzeń i płac w stosownych przypadkach? |
|
|
||||||||||||||
3.11.5 |
Czy uprawnienie do wprowadzania zmian w aktach osobowych i w liście płac jest ograniczone oraz czy dostępne są ścieżki audytu? |
|
|
||||||||||||||
3.11.6 |
Czy istnieją odpowiednie procedury (zatwierdzania) zmian w aktach osobowych? |
|
|
||||||||||||||
3.11.7 |
Czy istnieją procedury mające na celu identyfikację niedociągnięć dotyczących kontroli lub nieistniejących pracowników? Na przykład: czy jednostka audytu wewnętrznego przeprowadza (coroczne) audyty dotyczące listy płac? |
|
|
||||||||||||||
3.11.8 |
Czy podmiot posiada system przydzielania do projektów konkretnych pracowników, wynagrodzeń oraz powiązanych kosztów? |
|
|
||||||||||||||
3.11.9 |
Jakie zasady (tj. wiarygodność przyjętych podstawowych założeń i kluczy do ustalenia wkładu) stosuje podmiot w celu przydzielania do projektów wynagrodzeń i kosztów związanych z wynagrodzeniami? W jaki sposób zatwierdza się i rejestruje czas poświęcany przez pracowników na określone projekty? |
|
|
||||||||||||||
Wytyczne Należy udokumentować powyższe procedury, podając opisy i odniesienia do odpowiednich materiałów źródłowych (np. systemów, schematów blokowych, podręczników itp.), oraz określić wszelkie niedociągnięcia w stosowanych przez podmiot systemach zarządzania listą płac i czasem. Istotne kwestie obejmują między innymi: role i obowiązki w zakresie zarządzania listą płac i czasem; rejestrowanie, obliczanie i zatwierdzanie wynagrodzeń i składników wynagrodzeń (stałych/zmiennych; wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych; zabezpieczenia społecznego). Szczególną uwagę należy zwrócić na stosowany przez podmiot system zarządzania czasem: procedury pomiaru czasu i rejestry czasu (stosowanie arkuszy czasu pracy), procedury dotyczące nadzoru, kontroli i zatwierdzania. |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
Kluczowe pytanie (poziom 3): |
|
||||||||||||||||
3.12.1 |
Czy podmiot posiada opis kontroli dotyczących innych wydatków i dodatków związanych z wynagrodzeniem lub podręcznik stosowanych w tym zakresie procedur? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
3.12.2 |
Jakie procedury i kontrole obowiązują w odniesieniu do ustalania i wypłaty dodatków z tytułu podróży i zakwaterowania (tj. diet)? |
|
|
||||||||||||||
3.12.3 |
Jakie procedury i kontrole obowiązują w odniesieniu do ustalania i pokrywania wydatków na szkolenia i rozwój personelu? |
|
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.13.1 |
Jakie procedury są przez podmiot stosowane w odniesieniu do zawierania umów o świadczenie usług z zewnętrznymi usługodawcami (np. prace naukowe i badawcze; reklamy, promocja, publikacje i działania na rzecz rozpoznawalności; oceny; usługi audytu, rachunkowości i usługi prawne; pomoc techniczna; tłumaczenia pisemne i ustne; organizowanie konferencji i seminariów; działania na rzecz rozpoznawalności)? Uwaga: szczególną uwagę należy zwrócić na przepisy dotyczące zamówień, które mają zastosowanie do zakupu usług (zob. filar 5 – zamówienia). |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.14.1 |
Czy podmiot posiada opis kontroli dotyczących innych wydatków (niezwiązanych z wynagrodzeniami) lub podręcznik obowiązujących w tym zakresie procedur? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
3.14.2 |
Uzyskanie wystarczającej wiedzy na temat stosowanego przez podmiot systemu kontroli wydatków(praktyk i procedur dotyczących kontroli wydatków). |
|
|
||||||||||||||
Wytyczne Należy udokumentować powyższe procedury, podając opisy i odniesienia do odpowiednich materiałów źródłowych (np. systemów, schematów blokowych, podręczników itp.), oraz określić wszelkie niedociągnięcia w stosowanych przez podmiot procedurach kontroli wydatków. Istotne kwestie obejmują między innymi: role i obowiązki w zakresie kontroli wydatków; procedury zarządzania zapewniające zgodność kontroli wydatków z procedurami stosowanymi przez podmiot; zatwierdzanie i akceptowanie wydatków; prowadzenie regularnych porównań między założeniami budżetowymi a stanem faktycznym w odniesieniu do wydatków. |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.15.1 |
Czy podmiot posiada opis monitorowania wydajności operacyjnej lub podręcznik obowiązujących w tym zakresie procedur? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
3.15.2 |
Jakie środki stosuje podmiot w celu dokonania przeglądu wydajności operacyjnej, tj. postępów w realizacji działań i projektów? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
3.15.3 |
Czy podmiot przyjął normy jakości (np. ISO)? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
3.15.4 |
Jeżeli nie stosuje się norm zewnętrznych, to czy istnieją normy wewnętrzne? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
3.15.5 |
Czy podmiot posiada procedury oceny wydajności operacyjnej (przed realizacją, w jej trakcie i po realizacji)? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
3.15.6 |
Kto przeprowadza te oceny (jednostka wewnętrzna czy zewnętrzna) i w jaki sposób zgłasza się wyniki oraz prowadzi się działania następcze w związku z tymi wynikami? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.16.1 |
Czy podmiot posiada opis zapewniania zgodności z zasadami i przepisami dotyczącymi korzystania z funduszy lub podręcznik obowiązujących w tym zakresie procedur? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
3.16.2 |
Czy podmiot wprowadził procedury zapewniające zgodność rzeczywistych poniesionych wydatków i uzyskanych dochodów na działalność i projekty z obowiązującymi zasadami, tj. warunkami określonymi w umowach i porozumieniach? |
|
|
||||||||||||||
3.16.3 |
Czy podmiot wprowadził procedury zapewniające dostateczną znajomość i przestrzeganie szczegółowych przepisów oraz warunków? Takie przepisy i warunki mogą odnosić się np. do: kwalifikowalności wydatków, przepisów dotyczących zamówień (zob. filar 5), reguł pochodzenia, zasad widoczności działań finansowanych przez UE, przepisów dotyczących przeniesienia aktywów po zakończeniu projektu. |
|
|
FILAR 1 – KONTROLA WEWNĘTRZNA |
||||
|
||||
Wytyczne Informacje są podmiotowi niezbędne do dopełnienia obowiązków z zakresu kontroli wewnętrznej, a tym samym wsparcia realizacji celów. Zarząd podmiotu pozyskuje lub generuje i wykorzystuje istotne informacje wysokiej jakości pochodzące zarówno ze źródeł wewnętrznych, jak i zewnętrznych, wspierając w ten sposób funkcjonowanie innych elementów kontroli wewnętrznej. Sprawozdawczość wewnętrzna (informacja i komunikacja wewnętrzna) Dotyczy ona sprawozdawczości wewnętrznej, która obejmuje sprawozdawczość finansową i sprawozdawczość wobec zarządu podmiotu w zakresie jakościowych aspektów realizacji działań i projektów w ramach podmiotu. Sprawozdawczość zewnętrzna (informacja i komunikacja zewnętrzna) Można wyróżnić dwa rodzaje przepływów informacji i komunikacji zewnętrznej:
Dotyczy ona przepływów sprawozdawczych między beneficjentami dotacji a podmiotem oraz ich odpowiedzialności wobec podmiotu. Sprawozdawczość opiera się na przepisach i warunkach szczegółowych określonych przez podmiot w celu spełnienia wymogów (w tym wymogów w zakresie sprawozdawczości) dotyczących finansowania udzielanego przez UE i innych darczyńców. Tego rodzaju przepływy sprawozdawcze stanowią kluczowy element kontroli wewnętrznej. Powyższe dwa rodzaje sprawozdawczości zewnętrznej omówiono w ramach filaru 2 – rachunkowość. |
FILAR 1 – KONTROLA WEWNĘTRZNA |
|||||||||||||||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||||||||||||||
Kluczowe pytanie (poziom 2): Czy podmiot posiada kontrole i procedury zapewniające wiarygodną sprawozdawczość – zarówno wewnętrzną, jak i zewnętrzną (wobec podmiotu i wobec jednostek spoza podmiotu) – zgodnie z obowiązującymi wymogami i standardami? |
|
||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
4.1.1 |
Czy podmiot pozyskuje lub generuje i wykorzystuje istotne, wysokiej jakości informacje (z wewnętrznych lub zewnętrznych źródeł) w celu sporządzania sprawozdań dotyczących zarządzania? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
4.1.2 |
Czy zarząd podmiotu otrzymuje regularne (miesięczne, kwartalne) sprawozdania z postępów poczynionych w sprawie celów, działań i projektów? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
4.1.3 |
Czy informacje obejmują jakościowe aspekty realizacji, takie jak stosowanie wskaźników realizacji celu, stan realizacji i opóźnienia, kluczowe problemy i trudności? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
4.1.4 |
Czy informacje obejmują aspekty finansowe, takie jak porównania między założeniami budżetowymi a stanem faktycznym oraz analizy dotyczące wydatków poniesionych w ramach działania/projektu? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
4.1.5 |
Czy podmiot przekazuje wewnętrznie informacje, w tym dotyczące celów i obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, niezbędne jako wsparcie procesu kontroli wewnętrznej? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
4.2.1 |
Czy podmiot sporządza i przedstawia roczne sprawozdanie finansowe, które jest wiarygodne? „Wiarygodne” oznacza, ze sprawozdanie finansowe:
|
|
|
||||||||||||||
Wytyczne Sprawozdania finansowe sporządzane na koniec roku stanowią kluczowy warunek przejrzystości. Zdolność do sporządzenia sprawozdania finansowego na koniec roku w sposób terminowy stanowi kluczowy wskaźnik funkcjonowania systemu rachunkowości, a także jakości prowadzonej księgowości. Aby sprawozdania finansowe były użyteczne i przyczyniały się do zwiększenia przejrzystości, muszą być zrozumiałe dla odbiorcy oraz w sposób przejrzysty i spójny odnosić się do transakcji, aktywów i zobowiązań. Jest to celem standardów sprawozdawczości finansowej. Niektóre państwa posiadają własne standardy sprawozdawczości finansowej w sektorze publicznym określone przez rząd lub inny upoważniony organ. Aby takie krajowe standardy były ogólnie akceptowalne, zazwyczaj są dostosowywane do standardów międzynarodowych, takich jak Międzynarodowe Standardy Rachunkowości Sektora Publicznego (MSRSP), z których niektóre są odpowiednie dla państw, które przyjęły rachunkowość memoriałową, natomiast inne są odpowiednie dla systemów kasowych. |
|||||||||||||||||
4.2.2 |
Czy informacje finansowe przedstawione w sprawozdaniu finansowym posiadają następujące cechy, sprawiające, że są one przydatne dla użytkowników?
|
|
|
||||||||||||||
4.2.3 |
Czy podmiot sporządza i przedstawia roczne sprawozdania finansowe, które są zgodne z obowiązującymi standardami międzynarodowymi? Jakie są obowiązujące ramy sprawozdawczości finansowej? Z jakimi podstawowymi zasadami i przepisami podmiot musi zachować zgodność, sporządzając i przedstawiając roczne sprawozdanie finansowe? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
4.2.4. |
Ujawnianie innych informacji – dobre praktyki Czy sprawozdanie finansowe podmiotu ujawnia:
|
|
|
||||||||||||||
4.2.5 |
Czy podmiot spełnia krajowe standardy rachunkowości (w tym sprawozdawczości finansowej) obowiązujące w państwie, w którym podmiot ma swoją siedzibę? Na przykład: Bank Światowy, tj. Międzynarodowy Bank Odbudowy i Rozwoju (IBRD) oraz Międzynarodowe Stowarzyszenie Rozwoju (IDA), przestrzegają amerykańskich ogólnie przyjętych zasad rachunkowości (USA GAAP). |
|
|
||||||||||||||
4.2.6 |
Czy podmiot spełnia międzynarodowe standardy rachunkowości (w tym sprawozdawczości finansowej) lub przestrzega zasad i reguł rachunkowości określonych w szczegółowych przepisach lub konwencjach?
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
4.2.7 |
Jaka jest metoda rachunkowości dotycząca sporządzania i przedstawiania sprawozdania finansowego podmiotu:
Przypis: „Metoda memoriału” oznacza metodę rachunkowości, zgodnie z którą transakcje i inne zdarzenia ujmuje się w momencie ich wystąpienia (a nie dopiero w momencie przyjmowania lub wypłaty środków pieniężnych lub ich ekwiwalentu). W związku z tym transakcje i zdarzenia są uwzględnianie w dokumentacji księgowej i ujmowane w sprawozdaniu finansowym za okresy, do których się odnoszą. Elementy ujmowane w ramach rachunkowości memoriałowej to aktywa, zobowiązania, aktywa/kapitał własny netto, przychody i koszty. |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
4.2.8 |
Jaki okres podmiot uznaje za swój rok budżetowy? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
4.2.9 |
Czy sprawozdanie finansowe podmiotu obejmuje następujące elementy:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
4.2.10 |
Czy sprawozdanie finansowe podmiotu przedstawia się do celów audytu zewnętrznego w ciągu 6 miesięcy, licząc od końca roku budżetowego? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
4.3.1 |
Czy podmiot wprowadził szczególne i odrębne procedury sprawozdawcze dotyczące działań, projektów lub funduszy (powierniczych) i instrumentów finansowych finansowanych przez UE lub innych darczyńców? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
4.4.1 |
Czy podmiot wprowadził szczególne i odrębne procedury sprawozdawcze dotyczące działań, projektów, funduszy (powierniczych) i instrumentów finansowych finansowanych przez UE lub innych darczyńców? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
4.4.2 |
Czy podmiot zapewnia warunki do składania przez beneficjentów dotacji sprawozdań dotyczących finansowych i jakościowych aspektów realizacji działań, projektów, wdrażania funduszy (powierniczych) i instrumentów finansowych? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
4.4.3 |
Czy informacje o warunkach składania sprawozdań są udostępniane w sposób wyraźny i właściwy (np. czy wykorzystuje się zakres zadań, (internetowe) wytyczne, instrukcje, broszury)?
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
4.4.4 |
Czy podmiot monitoruje/weryfikuje przestrzeganie warunków składania sprawozdań? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
4.4.5 |
Czy podmiot regularnie otrzymuje od beneficjentów dotacji sprawozdania z postępów i czy dokonuje ich przeglądu? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
4.4.6 |
Czy podmiot skutecznie i szybko reaguje na problemy wynikające z przeglądu tych sprawozdań? Problemy te mogą obejmować: znaczne różnice w porównaniach między założeniami budżetowymi a stanem faktycznym w odniesieniu do wydatków, niestandardowe pozycje wydatków, (potencjalne) wydatki niekwalifikowalne, opóźnienia w realizacji projektu, działania dotyczące projektu, które nie zostały wykonane w zaplanowany sposób. |
Wypełnia podmiot |
|
FILAR 1 – KONTROLA WEWNĘTRZNA |
|||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||
Kluczowe pytanie (poziom 2): Czy podmiot regularnie i skutecznie monitoruje swój system kontroli wewnętrznej (jego elementy)? |
|
|
|||
|
|
||||
5.1.1 |
Jakie są główne działania prowadzone przez podmiot w celu monitorowania (elementów) systemu kontroli wewnętrznej? |
Wypełnia podmiot |
|
||
5.1.2 |
W jaki sposób podmiot podejmuje działania zaradcze dotyczące uchybień w (elementach) systemu kontroli wewnętrznej? |
Wypełnia podmiot |
|
||
|
|
||||
5.2.1 |
Standardy i karta audytu wewnętrznego Czy funkcja audytu wewnętrznego jest zgodna z międzynarodowymi standardami zawodowymi oraz kodeksem etyki wydanym przez Instytut Audytorów Wewnętrznych (www.theiia.org)? |
Wypełnia podmiot |
|
||
Wytyczne Wymagana jest regularna i odpowiednia informacja zwrotna dla zarządu na temat funkcjonowania systemów kontroli wewnętrznej za pośrednictwem funkcji audytu wewnętrznego lub równoważnej funkcji monitorowania systemów. W niektórych państwach funkcje audytu wewnętrznego dotyczą wyłącznie wstępnego audytu transakcji, który następnie uznaje się za część działań prowadzonych w ramach kontroli wewnętrznej. |
|||||
5.2.2 |
Standardy i karta audytu wewnętrznego (cd.) Czy w ramach funkcji audytu wewnętrznego przyjęto kartę audytu wewnętrznego zgodną z definicją audytu wewnętrznego, kodeksem etyki i standardami wydanymi przez Instytut Audytorów Wewnętrznych? Przypis: Karta audytu wewnętrznego to oficjalny dokument, w którym określa się cel, uprawnienia i odpowiedzialność w ramach audytu wewnętrznego. W karcie audytu wewnętrznego: (i) ustanawia się pozycję działań dotyczących audytu wewnętrznego w strukturach organizacji, w tym charakter relacji podległości funkcjonalnych między dyrektorem ds. audytu i zarządem; (ii) udziela się dostępu do rejestrów, personelu i przedmiotów istotnych dla wykonania zleceń; oraz (iii) określa się zakres działań w ramach audytu wewnętrznego. Ostateczne zatwierdzenie karty audytu wewnętrznego należy w danym podmiocie do obowiązków kadry kierowniczej wyższego szczebla lub w stosownych przypadkach do organu nadzoru (komitetu audytu). |
Wypełnia podmiot |
|
||
5.2.3 |
Niezależność W jaki sposób funkcja audytu wewnętrznego wpisuje się w strukturę organizacyjną podmiotu? |
Wypełnia podmiot |
|
||
5.2.4 |
Niezależność Czy funkcja audytu wewnętrznego jest niezależna, tj. czy jest pozbawiona warunków, które zagrażają jej zdolności do wykonywania obowiązków w zakresie audytu wewnętrznego w sposób bezstronny? |
Wypełnia podmiot |
|
||
5.2.5 |
Niezależność (cd.) Czy w stosownych przypadkach dyrektor generalny ds. audytu/organ zarządzający funkcją audytu wewnętrznego mają bezpośredni i nieograniczony dostęp do kadry kierowniczej wyższego szczebla i organu nadzoru? |
Wypełnia podmiot |
|
||
5.2.6 |
Cele i zakres prac Jaki jest charakter obowiązków w ramach funkcji audytu wewnętrznego? |
Wypełnia podmiot |
|
||
5.2.7 |
Cele i zakres prac (cd.) Jakie działania zostały lub mają zostać przeprowadzone w ramach funkcji audytu wewnętrznego? |
Wypełnia podmiot |
|
||
5.2.8 |
Cele i zakres prac Czy karta audytu wewnętrznego określa charakter (zapewniających) usług świadczonych na rzecz podmiotu? Uwaga: „Usługi zapewniające” obejmują obiektywną ocenę dowodów, dokonywaną przez audytorów wewnętrznych w celu dostarczenia niezależnej opinii lub niezależnych wniosków na temat podmiotu, operacji, funkcji, procesu, systemu lub innych zagadnień. Charakter i zakres usługi zapewniającej określono w Międzynarodowych standardach praktyki zawodowej audytu wewnętrznego. |
Wypełnia podmiot |
|
||
5.2.9 |
Cele i zakres prac Czy w ramach funkcji audytu wewnętrznego przygotowuje się ocenę ryzyka dotyczącą działalności lub jednostek organizacyjnych (np. departamentów, działów)? Uwaga: Dowody poświadczające skuteczność funkcji audytu wewnętrznego (lub monitorowania systemów) obejmowałyby również nacisk na obszary wysokiego ryzyka. |
Wypełnia podmiot |
|
||
5.2.10 |
Cele i zakres prac Czy w ramach funkcji audytu wewnętrznego sporządza się wieloletni (zazwyczaj trzyletni) plan audytu, jak również roczne plany operacyjne? W jaki sposób wybierany i zatwierdzany jest przedmiot audytu i kto tego dokonuje? |
Wypełnia podmiot |
|
||
5.2.11 |
Cele i zakres prac (cd.) Czy plany te obejmują odpowiedni zakres rodzajów audytów, w tym audyty zgodności, audyty finansowe, audyty dotyczące listy płac, audyty dotyczące systemu, w tym technologii informacyjnej, audyty śledcze i kontrole wykonania zadań? |
Wypełnia podmiot |
|
||
5.2.12 |
Cele i zakres prac Czy audyt wewnętrzny przeprowadza się w odniesieniu do wszystkich działań zarządzanych przez podmiot? |
Wypełnia podmiot |
|
||
5.2.13 |
Sprawozdawczość Czy sprawozdania z audytu wewnętrznego są sporządzane i wydawane według ustalonego harmonogramu i przekazywane kadrze kierowniczej wyższego szczebla i organowi nadzoru lub komitetowi audytu, stosownie do sytuacji? |
Wypełnia podmiot |
|
||
5.2.14 |
Sprawozdawczość (cd.) Czy w ramach funkcji audytu wewnętrznego zarządowi podmiotu oraz organowi nadzoru/komitetowi audytu, stosownie do sytuacji, przedstawia się regularne (tj. miesięczne, kwartalne) sprawozdania z postępów? |
Wypełnia podmiot |
|
||
5.2.15 |
Działania następcze w związku z ustaleniami i zaleceniami wynikającymi z audytu wewnętrznego Czy ustalenia i zalecenia wynikające z audytu wewnętrznego są kierowane do odpowiednich adresatów (do kadry kierowniczej wyższego szczebla danego podmiotu i organu nadzoru/komitetu audytu, stosownie do sytuacji) i czy są w związku z nimi podejmowane działania następcze? |
Wypełnia podmiot |
|
||
5.2.16 |
Działania następcze w związku z ustaleniami i zaleceniami wynikającymi z audytu wewnętrznego Czy kierownictwo podmiotu szybko reaguje na ustalenia z audytów wewnętrznych? |
Wypełnia podmiot |
|
||
5.2.17 |
Działania następcze w związku z ustaleniami i zaleceniami wynikającymi z audytu wewnętrznego Czy zalecenia z audytów wewnętrznych są wdrażane szybko i w całości? Uwaga: Dowody poświadczające skuteczność funkcji audytu wewnętrznego (lub monitorowania systemów) obejmowałyby również działania następcze kierownictwa w związku z ustaleniami z takiego audytu. Ma to decydujące znaczenie, ponieważ brak działań następczych w związku z ustaleniami całkowicie podważa zasadność funkcji audytu wewnętrznego. |
Wypełnia podmiot |
|
||
|
|
||||
5.3.1 |
Czy kierownictwo dołącza do rocznego sprawozdania finansowego/sprawozdania rocznego podmiotu sprawozdanie dotyczące skuteczności jego systemu kontroli wewnętrznej (tj. sprawozdanie z kontroli wewnętrznej)? Jeżeli tak, należy dokonać przeglądu sprawozdań z kontroli wewnętrznych podmiotu z ostatnich 3 lat oraz sprawozdania niezależnego audytora w odniesieniu do twierdzeń kierownictwa dotyczących skuteczności systemu kontroli wewnętrznej. Jeżeli tak, jaki rodzaj opinii (bez zastrzeżeń, z zastrzeżeniami) na temat deklaracji kierownictwa dotyczącej skuteczności jego systemu kontroli wewnętrznej przedstawili audytorzy zewnętrzni? |
Wypełnia podmiot |
|
FILAR 2 – RACHUNKOWOŚĆ |
|||||||||||
KLUCZOWE PYTANIE (poziom 1) |
Uwagi audytora |
||||||||||
Czy podmiot stosuje system rachunkowości, który w sposób terminowy przekazuje rzetelne, kompletne i wiarygodne informacje w zakresie wszystkich istotnych aspektów, oparty na krajowych lub międzynarodowych standardach rachunkowości, zgodny z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską? |
|
||||||||||
Wytyczne Zasady polityki rachunkowości to konkretne prawidła, podstawy, konwencje, reguły i praktyki przyjęte przez podmiot przy sporządzaniu i przedstawianiu sprawozdań finansowych. Wiarygodna podstawa oznacza, że podmiot stosuje zasady polityki rachunkowości, które odpowiadają potrzebom użytkowników w zakresie podejmowania decyzji i są wiarygodne pod takim względem, że sprawozdanie finansowe:
Art. 154 rozporządzenia finansowego Komisja może uznać, że systemy rachunkowości i systemy kontroli wewnętrznej stosowane przez podmioty i osoby, którym powierza się realizację zadań związanych z wykonaniem budżetu w imieniu Komisji, zapewniają równoważny poziom ochrony interesów finansowych Unii i wystarczającą pewność realizacji celów w zakresie zarządzania. |
FILAR 2 – RACHUNKOWOŚĆ |
|||||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||||
|
|
|
|||||
Kluczowe pytanie (poziom 2): Czy podmiot stosuje odpowiedni system rachunkowości i czy posiada jasną politykę rachunkowości sformułowaną w formie pisemnej? |
|
||||||
1.1 |
Czy podmiot stosuje zasady rachunkowości, które:
|
|
|
||||
1.2 |
Czy podmiot posiada podręcznik dotyczący zasad rachunkowości i procedur księgowych zawierający szczegółowe opisy procedur księgowych dla różnych rodzajów transakcji finansowych i księgowych? |
Wypełnia podmiot |
|
||||
1.3 |
Czy podmiot stosuje system rachunkowości oparty na metodzie podwójnego zapisu? Uwaga: System rachunkowości oparty na metodzie „podwójnego zapisu” jest zbiorem zasad rejestrowania informacji finansowych w systemie rachunkowości finansowej, w którym każda transakcja lub każde zdarzenie rejestruje się na co najmniej dwóch różnych nominalnych kontach księgi głównej. |
Wypełnia podmiot |
|
||||
1.4 |
Czy podmiot posiada plan kont, który właściwie odzwierciedla jego operacje i działania? |
Wypełnia podmiot |
|
||||
1.5 |
Czy podmiot prowadzi regularne uzgadnianie rachunków bankowych i uzgadnianie księgi kasowej (w stosownych przypadkach)? |
Wypełnia podmiot |
|
||||
1.6 |
Czy podmiot prowadzi regularne uzgadnianie i rozliczanie rachunków przejściowych oraz zaliczek? Czy prowadzone są oddzielne konta (księgi głównej) do księgowania zaliczek i płatności końcowych w odniesieniu do różnych projektów? Uwaga: wiarygodna sprawozdawczość w zakresie informacji finansowych wymaga stałej kontroli i weryfikacji praktyk księgowania. Jest to istotna część kontroli wewnętrznej i stanowi podstawę wysokiej jakości informacji na potrzeby zarządzania i sprawozdań zewnętrznych. Zasadnicze znaczenie dla wiarygodności danych ma szybkie i częste uzgadnianie danych pochodzących z różnych źródeł. |
Wypełnia podmiot |
|
||||
1.7 |
Czy system rachunkowości umożliwia przetwarzanie i sprawozdawczość w zakresie informacji księgowych i finansowych odnoszących się do konkretnych projektów, działań, funduszy (powierniczych) i instrumentów finansowych – bez względu na to, czy są one finansowane przez sam podmiot, czy z pomocą źródeł zewnętrznych (takich jak Komisja Europejska)? |
Wypełnia podmiot |
|
||||
1.8 |
Czy podmiot może przedstawić ścieżkę księgowania transakcji (przychodów i wydatków) związanych z konkretnymi projektami, działaniami, funduszami (powierniczymi) i instrumentami finansowymi – bez względu na to, czy są one finansowane przez sam podmiot, czy z pomocą źródeł zewnętrznych (takich jak KE)? |
Wypełnia podmiot |
|
||||
1.9 |
W jaki sposób organizacje zewnętrzne (np. KE) wpłacają zaliczki na rzecz podmiotu na finansowanie konkretnych projektów, działań, funduszy (powierniczych) i instrumentów finansowych ujętych w dokumentacji księgowej podmiotu? |
Wypełnia podmiot |
|
||||
1.10 |
Czy podmiot posiada procedury „rozliczania” zaliczek wypłaconych przez podmiot na rzecz beneficjentów dotacji (np. czy zaliczki rozlicza się na podstawie sprawozdań z audytu dotyczących wykorzystania środków, przedstawionych przez beneficjentów dotacji)? |
|
|
FILAR 2 – RACHUNKOWOŚĆ |
|||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||
|
|
|
|||
Kluczowe pytanie (poziom 2): czy podmiot wprowadził system i procedury budżetowe, które zapewniają przejrzystość i wiarygodność budżetów na operacje i działania podmiotu? |
|
||||
2.1 |
Czy procedury budżetowe zostały sformalizowane (np. w formie podręcznika budżetowego lub okólników)? |
Wypełnia podmiot |
|
||
2.2 |
W jakich odstępach czasu przygotowywane są budżety (co roku, co pół roku, co kwartał)? |
Wypełnia podmiot |
|
||
2.3 |
Jakie są kluczowe podmioty zaangażowane w proces budżetowy? |
Wypełnia podmiot |
|
||
2.4 |
Jakie dane księgowe lub inne źródła danych są wykorzystywane? |
Wypełnia podmiot |
|
||
2.5 |
Czy podmiot posiada odpowiedni system klasyfikacji budżetowej (kryteria klasyfikacji mogą obejmować np.: wydatki operacyjne i kapitałowe, budżet zadaniowy lub funkcjonalny, klasyfikację analityczną, klasyfikację według projektu/podprojektu). |
Wypełnia podmiot |
|
||
2.6 |
Czy w budżetach przedstawia się w sposób spójny i jasny przewidywane/szacowane koszty odpowiadające działalności, operacjom i projektom podmiotu? |
Wypełnia podmiot |
|
||
2.7 |
Czy budżety są przejrzyste i wyczerpujące oraz czy właściwie odzwierciedlają działania podmiotu? |
|
|
||
2.8 |
Czy założenia służące do przygotowania budżetów i obliczania przewidywanych i szacowanych wydatków są rozsądne? Czy klucze alokacji kosztów, które stosuje się do obliczania danych liczbowych dotyczących kosztów budżetowych, są oparte na logicznych, spójnych i wiarygodnych założeniach i zasadach? |
|
|
||
2.9 |
Czy dane budżetowe są odpowiednie i wiarygodne i czy są użyteczne dla kierownictwa lub innych użytkowników? |
Wypełnia podmiot |
|
||
2.10 |
Kto i w jaki sposób zatwierdza budżet? |
Wypełnia podmiot |
|
||
2.11 |
Czy za pomocą systemu rachunkowości można sporządzić kompleksowe sprawozdania dotyczące faktycznie poniesionych wydatków w porównaniu z budżetem początkowym? |
Wypełnia podmiot |
|
||
2.12 |
Czy regularnie (co kwartał, co pół roku) sporządza się sprawozdania uwzględniające całkowite faktycznie poniesione wydatki w porównaniu z całkowitymi wydatkami przewidzianymi pierwotnie w budżecie i czy są one wydawane w rozsądnym terminie (1 miesiąca) po zakończeniu odpowiedniego okresu? |
Wypełnia podmiot |
|
||
2.13 |
Czy różnice między faktycznie poniesionymi wydatkami a wydatkami pierwotnie przewidzianymi w budżecie są analizowane i odpowiednio wyjaśniane? |
Wypełnia podmiot |
|
||
2.14 |
Czy – w przypadku gdy struktura wydatków znacznie się różni od pierwotnego budżetu – wariancje te są odpowiednio zatwierdzane? |
Wypełnia podmiot |
|
||
2.15 |
Czy w sprawozdaniach z wykonania budżetu uwzględnia się również wydatki poniesione w wyniku transferu na rzecz jednostek (np. biur w innych lokalizacjach) w ramach podmiotu, które działają w sposób autonomiczny/niezależny od siedziby głównej podmiotu? |
Wypełnia podmiot |
|
FILAR 2 – RACHUNKOWOŚĆ |
|||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||
Celem pytań zawartych w niniejszej sekcji jest ocena, czy za pomocą systemu rachunkowości podmiotu można sporządzić wiarygodne i terminowe sprawozdania na temat wykorzystania przez podmiot – lub beneficjentów dotacji – funduszy na konkretne działania, projekty, fundusze (powiernicze) i instrumenty finansowe (5). Użytkownikami tych sprawozdań są kierownictwo podmiotu lub podmioty zewnętrzne, które zapewniają środki finansowe (takie jak Komisja Europejska). |
|||||
|
|
|
|||
Kluczowe pytanie (poziom 2): czy podmiot posiada procedury księgowe i procedury dotyczące budżetowania, które umożliwiają właściwą i terminową sprawozdawczość wobec darczyńców/osób przekazujących środki finansowe (w tym Komisji Europejskiej) w zakresie wykorzystania przekazanych przez te podmioty środków finansowych na rzecz projektów, działań, funduszy (powierniczych) i instrumentów finansowych, oraz możliwości i procedury w zakresie sporządzania sprawozdań finansowych (6)? |
|
||||
3.1 |
Czy podmiot wprowadził system rachunkowości i procedury księgowe, które umożliwiają generowanie istotnych i wiarygodnych informacji na potrzeby sporządzania sprawozdań (w tym informacji finansowych i jakościowych) oraz sprawozdań finansowych dotyczących działań, projektów, funduszy (powierniczych) i instrumentów finansowych finansowanych przez UE lub innych darczyńców? |
Wypełnia podmiot |
|
||
3.2 |
Czy system rachunkowości podmiotu umożliwia generowanie sprawozdań finansowych dotyczących konkretnych działań, projektów, funduszy (powierniczych) i instrumentów finansowych lub generowanie zagregowanych danych księgowych, które można bezpośrednio wykorzystać do sporządzania sprawozdań finansowych i ocen skutków finansowych? |
Wypełnia podmiot |
|
||
Wytyczne System informacyjny podmiotu zwykle obejmuje stosowanie standardowych zapisów w dzienniku, które są wymagane dla regularnego rejestrowania transakcji. Przykłady mogą obejmować zapisy w dzienniku w celu zaksięgowania kosztów wynagrodzeń w księdze głównej. Procedura sprawozdawczości finansowej podmiotu obejmuje również stosowanie niestandardowych zapisów w dzienniku w celu zaksięgowania niepowtarzających się, nietypowych transakcji lub korekt. Może to być konieczne do uwzględnienia pozycji kosztów (w tym podziału kosztów) związanych z konkretnym projektem, które nie są objęte standardowymi procedurami księgowymi i zapisami w dzienniku. W księgach głównych prowadzonych w systemie ręcznym niestandardowe zapisy w dzienniku można zidentyfikować za pomocą inspekcji ksiąg, dzienników i dokumentacji potwierdzającej. |
|||||
3.3 |
W jakim zakresie podmiot musi dokonywać dodatkowych zapisów w dzienniku, korekt zapisów lub w inny sposób ręcznie dostosowywać i modyfikować dane finansowe i dane dotyczące kosztów, aby sporządzić pełne i wiarygodne sprawozdania? |
Wypełnia podmiot |
|
||
3.4 |
W jakim zakresie podmiot korzysta z tabel pośrednich lub tabel alokacji (kosztów) służących do monitorowania informacji finansowych zawartych w danych na temat konkretnego projektu na kontach księgi głównej lub kontach kosztowych podmiotu? |
Wypełnia podmiot |
|
||
3.5 |
W jakim zakresie podmiot korzysta przy sporządzaniu sprawozdań finansowych z dodatkowego oprogramowania (np. aplikacji oferujących arkusze kalkulacyjne takich jak MS Excel) – oprócz swojego zwykłego oprogramowania rachunkowego?? |
Wypełnia podmiot |
|
||
3.6 |
Uzyskanie wystarczającej wiedzy na temat tego, w jaki sposób informacje finansowe (tj. wydatki) dotyczące projektów są uwzględniane w systemie rachunkowości podmiotu (tj. w podstawowych założeniach, zasadach alokacji), a także w jaki sposób informacje te zostały uzyskane i uwzględnione w sprawozdaniach finansowych (korekty automatyczne/ręczne). |
Wypełnia podmiot |
|
||
3.7 |
Czy podmiot wprowadził system i procedury budżetowania, które umożliwiają generowanie istotnych i wiarygodnych informacji na potrzeby przygotowywania budżetów na działania, projekty, fundusze (powiernicze) i instrumenty finansowe? Uwaga: zasadniczo te same zasady dotyczą procesu przygotowywania budżetu ogólnego podmiotu. |
Wypełnia podmiot |
|
FILAR 3 – NIEZALEŻNY AUDYT ZEWNĘTRZNY |
|
KLUCZOWE PYTANIE (poziom 1) |
Uwagi audytora |
Czy podmiot podlega niezależnemu audytowi zewnętrznemu, którego przeprowadzanie we wszystkich istotnych aspektach jest wymagane zgodnie z przyjętymi na szczeblu międzynarodowym standardami audytu, realizowanemu przez służby audytu funkcjonalnie niezależne od podmiotu oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską? |
|
Wytyczne Wysokiej jakości audyt zewnętrzny stanowi niezbędny wymóg służący zapewnieniu przejrzystości w odniesieniu do wykorzystania przez podmiot zasobów, w tym środków przekazanych przez darczyńców. Kluczowymi elementami zapewniającymi jakość audytu zewnętrznego są: cele i zakres audytu oraz zgodność z odpowiednimi standardami audytu, w tym niezależność audytora zewnętrznego, tj. instytucji ds. audytu. |
FILAR 3 – NIEZALEŻNY AUDYT ZEWNĘTRZNY |
|||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||
Kluczowe pytanie (poziom 2): czy podmiot posiada przejrzyste ramy regulacyjne dotyczące audytu zewnętrznego? |
|
||||
1.1 |
Czy podmiot podlega audytowi zewnętrznemu przeprowadzanemu przez niezależną, profesjonalną, zewnętrzną firmę audytorską (sektor prywatny) zgodnie ze standardami równoważnymi Międzynarodowym Standardom Rewizji Finansowej? Jeżeli tak, należy odpowiedzieć na pytania w sekcjach 2.1 (Zasady) i 3 (Procedury audytu zewnętrznego). |
Wypełnia podmiot |
|
||
1.2 |
Czy podmiot podlega audytowi zewnętrznemu przeprowadzanemu przez krajową instytucję ds. audytu (sektor publiczny) zgodnie ze standardami równoważnymi Międzynarodowym Standardom Rewizji Finansowej? Jeżeli tak, należy odpowiedzieć na pytania w sekcji 3 poniżej. Jeżeli tak, należy odpowiedzieć na pytania w sekcjach 2.2 (Zasady) i 3 (Procedury audytu zewnętrznego). |
Wypełnia podmiot |
|
||
1.3 |
Czy podmiot podlega audytowi zewnętrznemu przeprowadzanemu przez zewnętrzny organ ds. audytu lub organ nadzoru działający na podstawie określonych ram regulacyjnych lub ram zinstytucjonalizowanych (np. audytora zewnętrznego ONZ) zgodnie ze standardami równoważnymi Międzynarodowym Standardom Rewizji Finansowej? Jeżeli tak, należy odpowiedzieć na pytania w sekcji 4 poniżej. Jeżeli tak, należy odpowiedzieć na pytania w sekcjach 2.3 (Zasady) i 3 (Procedury audytu zewnętrznego). |
Wypełnia podmiot |
|
FILAR 3 – NIEZALEŻNY AUDYT ZEWNĘTRZNY |
|||||||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||||||
|
|||||||||
2.1.1 |
Czy audyt prowadza profesjonalna zewnętrzna firma audytorska, która jest członkiem uznanego krajowego organu ds. rachunkowości lub audytu? Czy krajowy organ ds. rachunkowości lub audytu jest członkiem IFAC? |
|
|
||||||
2.1.2 |
Czy audyt prowadza się zgodnie z obowiązującymi krajowymi standardami w zakresie audytu i czy są one zgodne z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej („MSRF”) wydanymi przez Radę Międzynarodowych Standardów Rewizji Finansowej i Usług Atestacyjnych (IAASB)? |
|
|
||||||
2.1.3 |
Czy audytor prowadzący audyt kieruje się kodeksem etyki, w którym określa się podstawowe zasady etyczne dla audytorów dotyczące uczciwości, obiektywizmu, niezależności, zawodowych kompetencji i należytej staranności, zachowania tajemnicy informacji, profesjonalnego postępowania i standardów technicznych? Czy ten kodeks etyki jest zgodny z kodeksem etyki zawodowych księgowych IFAC wydanym przez Radę Międzynarodowych Standardów Etycznych dla Księgowych IFAC (IESBA)? |
|
|
||||||
2.1.4 |
Czy w pełni przestrzegana jest podstawowa zasada niezależności? |
|
|
||||||
|
|||||||||
2.2.1 |
Czy audyt przeprowadza krajowa instytucja ds. audytu, która jest członkiem INTOSAI? |
|
|
||||||
2.2.2 |
Czy audyt przeprowadza się zgodnie z obowiązującymi krajowymi standardami w zakresie audytu i czy są one zgodne ze standardami INTOSAI? |
|
|
||||||
2.2.3 |
Czy audytor prowadzący audyt kieruje się kodeksem etyki, w którym określa się podstawowe zasady etyczne dla audytorów dotyczące uczciwości, obiektywizmu, niezależności, zawodowych kompetencji i należytej staranności, zachowania tajemnicy informacji, profesjonalnego postępowania i standardów technicznych? Czy ten kodeks etyki jest zgodny z kodeksem etyki INTOSAI (ISSAI 30) lub jego odpowiednikiem? |
|
|
||||||
2.2.4 |
Czy w pełni przestrzegana jest podstawowa zasada niezależności? |
|
|
||||||
|
|||||||||
2.3.1 |
Czy audyt zewnętrzny przeprowadza zewnętrzny organ ds. audytu lub organ nadzoru działający na podstawie określonych ram regulacyjnych lub ram zinstytucjonalizowanych? Należy podać krótki opis tych ram. |
|
|
||||||
2.3.2 |
Czy audyt przeprowadza się zgodnie ze standardami równoważnymi Międzynarodowym Standardom Rewizji Finansowej („MSRF”) lub standardom INTOSAI? |
|
|
||||||
2.3.3 |
Czy audytor prowadzący audyt kieruje się kodeksem etyki, w którym określa się podstawowe zasady etyczne dla audytorów dotyczące uczciwości, obiektywizmu, niezależności, zawodowych kompetencji i należytej staranności, zachowania tajemnicy informacji, profesjonalnego postępowania i standardów technicznych? Czy ten kodeks etyki jest zgodny z zasadami kodeksu etyki zawodowych księgowych IFAC wydanego przez Radę Międzynarodowych Standardów Etycznych dla Księgowych IFAC (IESBA), kodeksu etyki INTOSAI (ISSAI 30) lub równoważnego kodeksu etyki? |
|
|
||||||
2.3.4 |
Czy w pełni przestrzegana jest podstawowa zasada niezależności? |
|
|
FILAR 3 – NIEZALEŻNY AUDYT ZEWNĘTRZNY |
|||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||
Kluczowe pytanie (poziom 2): czy podmiot podlega odpowiednim procedurom audytu zewnętrznego? |
|
||||
2.1 |
Jaki rodzaj audytu zewnętrznego stosuje się do podmiotu (np. coroczne audyty ocen sprawozdań finansowych podmiotu, audyty zgodności lub inne rodzaje audytu)? Jakie są cele i zakres tych audytów? Czy audyty obejmują także aspekty zgodności z prawem i prawidłowości związane z finansowaniem zapewnionym przez Komisję Europejską lub inne podmioty? Z jaką częstotliwością przeprowadza się audyty? Komu audytor przekazuje swoje sprawozdanie? |
Wypełnia podmiot |
|
||
2.2 |
Który audytor lub którzy audytorzy przeprowadzają audyt (zob. sekcja 1 – ramy regulacyjne)? |
Wypełnia podmiot |
|
||
2.3 |
W ciągu ilu miesięcy od zakończenia roku budżetowego podmiotu publikuje się sprawozdanie z audytu dotyczące sprawozdania finansowego? Jakiego rodzaju opinię audytową wydano w sprawie sprawozdań finansowych w ciągu ostatnich trzech lat? |
Wypełnia podmiot |
|
||
2.4 |
Czy ustalenia i zalecenia wynikające z audytu zewnętrznego kieruje się do odpowiednich adresatów (do kadry kierowniczej wyższego szczebla danego podmiotu i organu nadzoru/komitetu audytu, stosownie do sytuacji) i czy podejmuje się w związku z nimi działania następcze? |
Wypełnia podmiot |
|
||
2.5 |
Czy kierownictwo podmiotu szybko reaguje na ustalenia z audytów zewnętrznych? |
Wypełnia podmiot |
|
||
2.6 |
Czy zalecenia z audytów zewnętrznych są wdrażane szybko i w całości? |
Wypełnia podmiot |
|
FILAR 4 – DOTACJE |
|||||||
KLUCZOWE PYTANIE (poziom 1) |
Uwagi audytora |
||||||
Czy podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury w celu zapewnienia finansowania z funduszy UE za pośrednictwem dotacji oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską? |
|
||||||
Wytyczne Podmiot może zawierać umowy o udzielenie dotacji bezpośrednio z beneficjentami dotacji (7) . Dotacja stanowi wkład finansowy w formie darowizny udzielonej konkretnemu beneficjentowi na sfinansowanie działań realizowanych przez beneficjenta lub działalności (tj. kosztów operacyjnych) beneficjenta. Podmiot powinien stosować procedury, które zapewniają, w rozsądnym zakresie, aby beneficjenci dotacji spełniali wymogi dotyczące kontroli wewnętrznej, rachunkowości i audytu zewnętrznego. Zasady systemu udzielania dotacji należy zawrzeć w precyzyjnych i przejrzystych ramach prawnych i regulacyjnych, które w jasny sposób określają odpowiednie strategie polityczne, procedury, zasady rozliczalności i kontrole. Chociaż system udzielania dotacji funkcjonuje w swoich własnych ramach, korzysta z ogólnego środowiska kontroli, w tym z publicznego dostępu do informacji, kontroli wewnętrznych prowadzonych przez podmiot, systemu rachunkowości podmiotu i audytu zewnętrznego. Komisja może uznać, że zasady i procedury dotyczące dotacji są odpowiednie, jeżeli spełnione są następujące warunki:
|
FILAR 4 – DOTACJE |
|||||||||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||||||||
Kluczowe pytanie (poziom 2): Czy podmiot posiada przejrzyste ramy prawne i regulacyjne dotyczące przyznawania dotacji? |
|
||||||||||
1.1 |
Jakiego rodzaju dotacji udziela podmiot? Czy ramy odpowiednio określają pojęcie „dotacji” i formy dotacji (np. maksymalną kwotę, odsetek całkowitych (kwalifikowalnych) kosztów działania, korzystanie z finansowania w oparciu o kwoty ryczałtowe itp.)? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||
1.2 |
Czy istnieją wytyczne dla podmiotów występujących o dotacje przyznawane w wyniku zaproszeń do składania wniosków i czy w wytycznych tych jasno opisano procedury i zasady obejmujące etapy od wystąpienia o dotacje do ich przyznania?
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||
1.3 |
Czy podmiot stosuje standardowe wzory umów o udzielenie dotacji? Czy wzory umów pozwalają jasno określić działania/czynności? Czy w umowach wskazuje się wszystkich beneficjentów? Czy w umowach określa się co najmniej przedmiot, beneficjenta lub beneficjentów, okres obowiązywania, maksymalną kwotę finansowania, budżet działania lub programu prac oraz obowiązki beneficjenta lub beneficjentów? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||
1.4 |
Czy w umowach wyraźnie określa się warunki, zasady i kryteria, których należy przestrzegać? Jeżeli dotacji udziela się wielu podmiotom, czy w umowach o udzielenie dotacji jasno określa się obowiązki i odpowiedzialność koordynatora, o ile występuje, i pozostałych beneficjentów, jak również warunki dotyczące dodawania lub usuwania beneficjenta? Zmiany w umowach o udzielenie dotacji nie mogą obejmować jakichkolwiek zmian, które mogłyby mieć wpływ na decyzję o przyznaniu dotacji lub – w stosownych przypadkach – na równe traktowanie wnioskodawców. Czy kryteria te są przestrzegane? Czy istnieją podstawowe zasady dotyczące kosztów kwalifikowalnych (np. rzeczywistych kosztów poniesionych przez beneficjenta dotacji)? |
Wypełnia podmiot |
|
FILAR 4 – DOTACJE |
|||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||
Kluczowe pytanie (poziom 2): czy następujące zasady stanowią integralną część procedur, zasad i kryteriów systemu udzielania dotacji stosowanego przez podmiot: przejrzystość, równe traktowanie, kryteria kwalifikowalności i unikanie konfliktu interesów? Zgodnie z nadrzędną zasadą proporcjonalności zasady te muszą stanowić integralną część procedur, zasad i kryteriów systemu udzielania dotacji stosowanego przez podmiot. Zasady nie mają charakteru bezwzględnego i możliwe jest ustanowienie ograniczonej liczby wyjątków, pod warunkiem że wyjątki takie są wyraźnie określone, rozsądne i uzasadnione. |
|
||||
2.1 |
Przejrzystość Czy zaproszenia do składania wniosków publikuje się na szeroką skalę i czy są one łatwo dostępne? Czy podmioty występujące o dotację mają wystarczająco dużo czasu na złożenie wniosków? |
|
|
||
2.2 |
Równe traktowanie Czy zaproszenia do składania wniosków ocenia bezstronna komisja oceniająca, która stosuje jasne, opublikowane kryteria? Czy jedyną podstawę wyboru podmiotów i udzielenia dotacji stanowi wniosek? Czy dopuszcza się na tych etapach komunikację z podmiotami występującymi o dotacje? |
|
|
||
2.3.1 |
Kryteria kwalifikowalności Czy system udzielania dotacji obejmuje przejrzyste i niedyskryminujące kryteria kwalifikowalności? Czy opublikowano kryteria kwalifikowalności i czy są one łatwo dostępne? |
|
|
||
2.3.2 |
Kryteria kwalifikowalności Czy istnieją kryteria kwalifikowalności dotyczące podmiotów występujących o dotacje (np. status prawny i administracyjny oraz zasady dotyczące obywatelstwa)? |
|
|
||
2.3.3 |
Kryteria kwalifikowalności Czy istnieją kryteria kwalifikowalności dotyczące działań, które mają być finansowane z dotacji (np. rodzaje działań, sektorów lub tematów oraz obszary geograficzne, których dotyczy dotacja)? |
|
|
||
2.5 |
Unikanie podwójnego finansowania Czy system udzielania dotacji zawiera podstawowe zasady, które wyraźnie stanowią, że w ramach jednego działania nie można dwa razy finansować tych samych kosztów? |
|
|
||
2.6 |
Unikanie konfliktu interesów Czy system udzielania dotacji obejmuje procedury i przepisy mające na celu zapobieganie konfliktowi interesów w trakcie całego procesu udzielania dotacji? |
|
FILAR 4 – DOTACJE |
|||||||||||||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||||||||||||
Kluczowe pytanie (poziom 2): czy podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury dotyczące udzielania dotacji? |
|
|
|||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.1.1 |
Czy zaproszenia do składania wniosków publikuje się w mediach krajowych/międzynarodowych (np. w prasie, w internecie)? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.1.2 |
Czy podmioty występujące o dotacje mają łatwy dostęp do istotnych dokumentów (np. na stronach internetowych)? Istotne dokumenty to na przykład: wytyczne dla wnioskodawców zawierające istotne kryteria, takie jak zasady kwalifikowalności dotyczące wnioskodawców, działań i wydatków, formularze wniosków o udzielenie dotacji, wzory porozumień lub umów o udzielenie dotacji wraz z załącznikami. |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.1.3 |
Czy system udzielania dotacji przewiduje możliwość udzielania dotacji bez zaproszenia do składania wniosków (tj. bezpośrednie udzielanie dotacji)? Czy warunki dotyczące procedury bezpośredniego udzielania dotacji są ściśle określone i ograniczone do wyjątkowych i należycie uzasadnionych sytuacji, np. dotacji dla krajów będących beneficjentami, sytuacji kryzysowych, sytuacji dotyczących monopolu lub podobnych przypadków? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.1.4 |
Czy w ramach systemu udzielania dotacji zapewnia się wsparcie i udziela się informacji (np. czy organizuje się sesje informacyjne z udziałem potencjalnych wnioskodawców, czy istnieje punkt kontaktowy/helpdesk, czy istnieje mechanizm odpowiedzi na często zadawane pytania, czy istnieją odpowiednie podręczniki)?
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.2.1 |
Czy podmiot posiada procedury dotyczące przyjmowania, rejestracji i archiwizacji wniosków składanych przez podmioty występujące o dotacje? Czy podmiot wykorzystuje systemy elektroniczne/systemy informatyczne do rejestracji i przetwarzania wniosków o udzielenie dotacji? Czy stosuje się środki i kontrole zapewniające integralność, dostępność i, w stosownych przypadkach, poufność dokumentów oraz ochronę danych osobowych? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.2.2 |
Czy podmioty występujące o dotacje są informowane o terminach składania wniosków? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.3.1 |
Czy system udzielania dotacji obejmuje zasady zapewniające bezpieczeństwo i poufność złożonych wniosków, w szczególności dzięki:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.4.1 |
Czy system udzielania dotacji zawiera procedury dotyczące otwierania wniosków, a w szczególności czy:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.5.1 |
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.5.2 |
Czy komisja oceniająca poddaje wnioski kontrolom administracyjnym i formalnym lub czy zajmują się tym inni pracownicy, a komisja dokonuje przeglądu wyników ich pracy? Czy w ramach tych kontroli kładzie się nacisk na pełne i poprawne wypełnienie formularza wniosku o dotację i złożenie wszystkich wymaganych dokumentów potwierdzających? Czy kontrole te mogą spowodować odrzucenie wniosku, co oznacza, że nie przeprowadza się dalszej oceny wniosku? Czy wnioskodawcy mają możliwość udzielenia, w wyznaczonym terminie, brakujących informacji, dostarczenia dokumentów potwierdzających lub złożenia wyjaśnień? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.5.3 |
Czy komisja oceniająca poddaje wnioski kontroli kwalifikowalności lub czy zajmują się tym inni pracownicy, a komisja dokonuje przeglądu wyników ich pracy? Czy kontrole te przeprowadza się na podstawie listy kontrolnej kryteriów kwalifikowalności? Uwaga: kryteria te mogą obejmować kryteria kwalifikowalności dotyczące podmiotów występujących o dotację (np. status prawny i administracyjny, zasady dotyczące obywatelstwa i podstawy do wykluczenia) oraz kryteria kwalifikowalności dotyczące działań, które mają być finansowane z dotacji (np. rodzaje działań, sektorów lub tematów oraz obszary geograficzne, których dotyczy dotacja). Czy te kontrole obejmują przegląd wymaganych dokumentów potwierdzających? Czy kontrole te mogą spowodować odrzucenie wniosku, co oznacza, że nie przeprowadza się dalszej oceny wniosku? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.5.4 |
Czy komisja oceniająca poddaje wnioski kontroli pod kątem zdolności finansowej i operacyjnej lub czy zajmują się tym inni pracownicy, a komisja dokonuje przeglądu wyników ich pracy? Czy kontrole te przeprowadza się na podstawie listy kontrolnej kryteriów? Czy system udzielania dotacji zapewnia jasne, obiektywne i niedyskryminujące kryteria umożliwiające sprawdzenie, czy wnioskodawcy posiadają wystarczającą zdolność finansową i operacyjną? Czy kryteria te są określone i wskazane w zaproszeniu do składania wniosków? Uwaga: „Zdolność finansowa” odnosi się do posiadania dostępu do stabilnych i wystarczających źródeł finansowania, pozwalających zapewnić prowadzenie działalności przez cały okres objęty działaniem. „Zdolność operacyjna” odnosi się do dostępnych kompetencji, umiejętności i kwalifikacji zawodowych wymaganych do zrealizowania proponowanego działania. Oceny można dokonywać na podstawie załączonych do wniosku dokumentów potwierdzających, takich jak sprawozdania finansowe i sprawozdania z audytu oraz dowody potwierdzające działania zrealizowane przez wnioskodawcę. Czy kontrole te mogą spowodować odrzucenie wniosku, co oznacza, że nie przeprowadza się dalszej oceny wniosku? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.5.5 |
Czy system udzielania dotacji przewiduje jasne procedury, zasady i kryteria oceny wniosków pod kątem określonych celów? Kluczowe kwestie mogą obejmować: koncepcję działania, priorytety, rodzaj działalności, aspekty dotyczące jakości, oczekiwany wpływ, zrównoważoność, efektywność i skuteczność, widoczność. Czy stosuje się siatkę oceny, która zawiera wszystkie istotne kryteria dotyczące oceny? Czy siatki oceny obejmują ocenę punktową kluczowych aspektów oceny? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.5.6 |
Czy komisja oceniająca sporządza i podpisuje sprawozdanie z oceny wszystkich wniosków uszeregowanych według przyznanych im wyników? Czy do tego sprawozdania załącza się wypełnione siatki oceny? Czy sprawozdania te zawierają jasne wnioski dotyczące wnioskodawców zwycięskich i niewybranych? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.6.1 |
Czy decyzję o udzieleniu dotacji podjęto na odpowiednim szczeblu (np. wniosek przedstawiony przez komisję oceniającą oraz formalna decyzja podjęta przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla podmiotu)? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.6.2 |
Czy decyzje o udzieleniu dotacji mają odpowiednią formę (czy dostępne są wzory decyzji)? Czy w decyzjach o udzieleniu dotacji określa się: całkowitą kwotę finansowania; dane szczegółowe beneficjenta dotacji; nazwę/opis działania; w stosownych przypadkach powody udzielenia dotacji, w szczególności jeżeli nie są one zgodne z opinią komisji oceniającej; imiona i nazwiska lub nazwy odrzuconych wnioskodawców oraz powody odrzucenia. |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.6.3 |
Czy podjęto szczególne decyzje w odniesieniu do niewybranych wniosków? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.7.1 |
Czy zwycięskich wnioskodawców powiadamia się na piśmie o udzieleniu dotacji i udziela się im na piśmie istotnych informacji szczegółowych (np. co najmniej o kwocie finansowania) niedługo po podjęciu decyzji o udzieleniu dotacji? Czy niewybranych wnioskodawców powiadamia się na piśmie o udzieleniu dotacji niedługo po podjęciu decyzji o udzieleniu dotacji i czy podaje się powody odrzucenia ich wniosku? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.8.1 |
Czy podmiot zawiera umowy o udzielenie dotacji z wnioskodawcami/beneficjentami niedługo po podjęciu decyzji o udzieleniu dotacji? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.8.2 |
Czy umowy o udzielenie dotacji obejmują warunki i zasady dotyczące wypłacania dotacji, takie jak dokumenty potwierdzające, zawieszenie wypłacania/zakończenie wypłacania/zmniejszenie wysokości dotacji w wyniku niewłaściwej/częściowej/opóźnionej realizacji? Czy beneficjenci mają możliwość przedstawienia uwag na ten temat? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.8.3 |
Czy podmiot posiada procedury służące weryfikacji, czy koszty zadeklarowane przez beneficjentów we wnioskach o płatność (np. oświadczenie w formie sprawozdania finansowego) są prawdziwe, dokładne, odpowiednio zaksięgowane i kwalifikowalne zgodnie z warunkami umowy o udzielenie dotacji? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.8.4 |
Czy podmiot posiada:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.8.5 |
Czy w umowach o udzielenie dotacji określa się wymogi dotyczące kontroli wewnętrznej, rachunkowości (w tym sprawozdawczości finansowej) i audytu zewnętrznego? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.8.6 |
Czy podmiot posiada procedury, które w rozsądnym zakresie zapewniają, aby beneficjenci dotacji spełniali wymogi (umowne) dotyczące kontroli wewnętrznej, rachunkowości i audytu zewnętrznego? |
|
|
FILAR 5 – ZAMÓWIENIA |
|||||||||||
KLUCZOWE PYTANIE (poziom 1) |
Uwagi audytora |
||||||||||
Czy we wszystkich istotnych aspektach podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury w celu zapewnienia finansowania z funduszy UE za pośrednictwem zamówień oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską? |
|
||||||||||
Wytyczne Zasady systemu udzielania zamówień należy zawrzeć w precyzyjnych i przejrzystych ramach prawnych i regulacyjnych, które w jasny sposób określają odpowiednie strategie polityczne, procedury, zasady rozliczalności i kontrole. Jedną z najważniejszych zasad ustanowionych w tych ramach prawnych jest wykorzystywanie przejrzystości i konkurencji do uzyskania sprawiedliwych i rozsądnych cen oraz ogólnego stosunku wartości do ceny. Chociaż system zamówień funkcjonuje w swoich własnych ramach, korzysta z ogólnego środowiska kontroli, w tym z publicznego dostępu do informacji, kontroli wewnętrznych prowadzonych przez podmiot, systemu rachunkowości podmiotu i audytu zewnętrznego. Zasady określone w art. 154 rozporządzenia finansowego Komisja może uznać, że zasady i procedury dotyczące zamówień są odpowiednie, jeżeli spełnione są następujące warunki:
Akty prawa krajowego państw członkowskich lub państw trzecich dokonujące transpozycji dyrektywy 2014/24/UE (uchylającej dyrektywę 2004/18/WE) należy uznać za równoważne zasadom stosowanym przez instytucje zgodnie z rozporządzeniem finansowym. |
FILAR 5 – ZAMÓWIENIA |
|||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||
Kluczowe pytanie (poziom 2): Czy podmiot posiada przejrzyste ramy prawne i regulacyjne dotyczące zamówień? |
|
||||
1.1 |
Czy ramy prawne i regulacyjne zorganizowano w sposób hierarchiczny i czy jasno ustalono, które elementy są nadrzędne? |
Wypełnia podmiot |
|
||
1.2 |
Czy są powszechnie i łatwo dostępne dzięki wykorzystaniu odpowiednich środków? |
Wypełnia podmiot |
|
||
1.3 |
Czy mają zastosowanie do wszystkich udzielanych zamówień? |
Wypełnia podmiot |
|
||
1.4 |
Jakie rodzaje zamówień (np. na roboty budowlane, usługi i dostawy) regulują te ramy? |
Wypełnia podmiot |
|
FILAR 5 – ZAMÓWIENIA |
|||||||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||||||
Kluczowe pytanie (poziom 2): czy następujące zasady stanowią integralną część procedur, zasad i kryteriów systemu zamówień stosowanego przez podmiot: przejrzystość, równe traktowanie, publiczny dostęp do informacji o zamówieniach, unikanie konfliktu interesów i stosowanie procedur przetargowych oraz najlepszy stosunek wartości do ceny? Zgodnie z nadrzędną zasadą proporcjonalności zasady te muszą stanowić integralną część procedur, zasad i kryteriów systemu zamówień stosowanego przez podmiot. Zasady nie mają charakteru bezwzględnego i dopuszczalna jest ograniczona liczba wyjątków, pod warunkiem że wyjątki takie są wyraźnie określone, rozsądne i uzasadnione. |
|
||||||||
2.1 |
Przejrzystość. Czy system zamówień zapewnia odpowiedni stopień przejrzystości w całym cyklu udzielania zamówień (tj. zaproszenie do składania ofert, ocena, udzielenie zamówienia i rozstrzyganie sporów) w celu wspierania sprawiedliwego i równego traktowania oferentów, tj. potencjalnych dostawców i wykonawców? |
|
|
||||||
2.2.1 |
Równe traktowanie. Czy system zamówień przewiduje procedury, które gwarantują, by wszyscy kwalifikujący się oferenci mogli konkurować na tych samych warunkach, oraz zapewniają niedyskryminację? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||
2.2.2 |
Równe traktowanie. Czy system zamówień obejmuje przepisy zapewniające równy dostęp wszystkim potencjalnym kandydatom? Przykładowo: brak ograniczeń dotyczących określonych kandydatów; środki publikacji i reklamy zapewniające jak najszersze uczestnictwo; przepisy zapewniające, by specyfikacje istotnych warunków zamówienia nie przewidywały nieuzasadnionych przeszkód w dostępie dla kandydatów (pod względem technicznym, administracyjnym – np. kryteria wyboru, wykluczenia i udzielenia zamówienia – oraz w odniesieniu do harmonogramu i terminów). |
Wypełnia podmiot |
|
||||||
2.2.3 |
Równe traktowanie. Czy system zamówień przewiduje unikanie zbędnych ograniczeń dotyczących rozmiaru, składu lub charakteru podmiotów będących oferentami? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||
2.2.4 |
Równe traktowanie. Czy obejmuje zasady dotyczące utrzymywania kosztów składania ofert na niskim poziomie (na przykład: niewprowadzanie nieuzasadnionych zmian w formularzach ofert, niewymaganie mało przydatnych informacji, zapewnienie wystarczającego czasu na przygotowanie ofert oraz, w miarę możliwości, wykorzystanie elektronicznych systemów składania ofert). |
Wypełnia podmiot |
|
||||||
2.2.5 |
Równe traktowanie. Czy stosuje się środki mające na celu opracowanie ofert w sposób pozwalający na uniknięcie zmowy przetargowej? Na przykład: dotyczące nieujawniania tożsamości oferentów dzięki wykorzystaniu w celu ich identyfikacji numerów zamiast nazw lub nazwisk oraz zapewnieniu, aby udział wzięło wielu oferentów. Wytyczne: zmowa przetargowa ma miejsce wówczas, gdy oferenci zawierają porozumienie w celu wyeliminowania konkurencji w toku procedury udzielania zamówienia, przez co społeczeństwo nie może uzyskać uczciwej ceny. |
Wypełnia podmiot |
|
||||||
2.3 |
Publikowanie informacji dotyczących zamówienia. Czy w systemie zamówień przewiduje się zapewnienie powszechnego dostępu do wszystkich istotnych informacji o zamówieniach, np. planów zamówień, możliwości składania ofert, udzielania zamówień oraz informacji na temat rozpatrywania skarg związanych z zamówieniami? Wytyczne Dla zapewnienia przejrzystości niezbędne jest publiczne udostępnianie informacji dotyczących procedur udzielania zamówień i ich wyników za pomocą odpowiednich środków (np. za pośrednictwem stron internetowych rządu lub agencji, dzienników zamówień, gazet krajowych bądź regionalnych lub poprzez zapewnienie możliwości ich uzyskania – na wniosek – od organów ds. zamówień). Do generowania aktualnych i wiarygodnych danych wykorzystuje się sprawny, bezpieczny system informacyjny, który rejestruje dane dotyczące transakcji związanych z zamówieniami. |
Wypełnia podmiot |
|
||||||
2.4 |
Unikanie konfliktu interesów. Czy system zamówień obejmuje procedury i przepisy mające na celu zapobieganie konfliktowi interesów w trakcie całej procedury udzielania zamówień? |
|
|||||||
2.5.1 |
Stosowanie procedur przetargowych oraz najlepszy stosunek wartości do ceny. Czy system zamówień przewiduje procedury przetargowe, które pozwalają uzyskać oczekiwaną jakość usług, dostaw lub robót budowlanych po możliwie najlepszej cenie? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||
2.5.2 |
Stosowanie procedur przetargowych oraz najlepszy stosunek wartości do ceny. Czy w systemie zamówień jasno określa się poszczególne procedury zamówień, z których można skorzystać, i warunki ich wyboru? Należy uwzględnić następujące kwestie:
|
|
|
||||||
2.5.3 |
Stosowanie procedur przetargowych oraz najlepszy stosunek wartości do ceny. Które z następujących rodzajów procedur udzielania zamówień przewidziano w systemie zamówień: procedura otwarta (międzynarodowa lub lokalna), procedura ograniczona, umowy ramowe, dynamiczny system zakupów, dialog konkurencyjny, procedura negocjacyjna (z procedury negocjacyjnej należy korzystać w ograniczonym stopniu lub należy odpowiednio uzasadnić wybór takiej procedury) oraz procedura z jedną ofertą itp.? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||
2.5.4 |
Stosowanie procedur przetargowych oraz najlepszy stosunek wartości do ceny. Czy procedury te opracowano w sposób umożliwiający uczciwe i przejrzyste konkurowanie? |
|
|
FILAR 5 – ZAMÓWIENIA |
Wytyczne dotyczące rodzajów procedur udzielania zamówień |
Procedura otwarta W ramach „otwartych” zaproszeń do składania ofert (międzynarodowych lub lokalnych) ofertę mogą złożyć wszystkie przedsiębiorstwa lub inne rodzaje podmiotów gospodarczych. Zamówienie podaje się do wiadomości publicznej w możliwie najszerszym zakresie, publikując ogłoszenie w prasie krajowej lub międzynarodowej oraz w innych odpowiednich mediach. Każda osoba fizyczna lub prawna, która pragnie złożyć ofertę, może zwrócić się o przesłanie dokumentacji przetargowej (co może się wiązać z koniecznością poniesienia kosztów) zgodnie z procedurami określonymi w ogłoszeniu o zamówieniu. Przeprowadza się analizę ofert. Zanim dokonany zostanie wybór weryfikowana jest kwalifikowalność oferentów oraz ich zdolności finansowe, gospodarcze, techniczne i zawodowe. Przeprowadza się porównanie oferentów i udziela się zamówienia. Żadne negocjacje nie są dopuszczalne. Procedura ograniczona W ramach „ograniczonych” zaproszeń do składania ofert wszystkie przedsiębiorstwa lub inne rodzaje podmiotów gospodarczych mogą zwrócić się o możliwość złożenia oferty, ale zgodę uzyskują wyłącznie ci oferenci, którzy spełnią kryteria wyboru. Kryteria wyboru i zadania do wykonania opisuje się w opublikowanym ogłoszeniu o zamówieniu. Z „długiej listy” wszystkich kandydatów, którzy udzielili odpowiedzi na dane ogłoszenie, wybiera się mniejszą grupę najlepszych kandydatów, opierając się na ich odpowiedziach. Zamówienie podaje się do wiadomości publicznej w możliwie najszerszym zakresie, publikując ogłoszenie w prasie krajowej lub międzynarodowej oraz w innych odpowiednich mediach. Wstępnie wybranym kandydatom wysyła się dokumentację przetargową. Po przeprowadzeniu analizy ofert następuje ich porównanie i wybór zwycięskiego oferenta. Żadne negocjacje nie są dopuszczalne. Umowy ramowe Umowa ramowa to umowa między jedną instytucją zamawiającą lub ich większą liczbą a jednym podmiotem gospodarczym lub ich większą liczbą. Ma ona na celu określenie warunków dotyczących konkretnych zamówień, które mogą zostać udzielone w danym okresie, w szczególności w odniesieniu do okresu obowiązywania, przedmiotu, ceny, maksymalnej wartości, zasad dotyczących realizacji oraz przewidywanych ilości. Umowy ramowe z szeregiem podmiotów gospodarczych określa się mianem „umów ramowych z wieloma podmiotami gospodarczymi”. Mają one formę oddzielnych umów, ale zawiera się je na identycznych warunkach. W specyfikacjach należy określić zarówno minimalną, jak i maksymalną liczbę podmiotów, z którymi instytucja zamawiająca zamierza zawrzeć umowy. Okres obowiązywania takich umów nie może przekroczyć określonej liczby lat (np. czterech), z zastrzeżeniem wyjątkowych przypadków, w szczególności uzasadnionych przedmiotem umowy ramowej. Instytucje zamawiające nie mogą wykorzystywać umów ramowych w sposób nienależyty ani w taki sposób, aby celem lub skutkiem ich działań było wyeliminowanie, ograniczenie lub zakłócenie konkurencji. Konkretnych zamówień opartych na umowach ramowych udziela się na warunkach określonych w umowie ramowej, przestrzegając jednocześnie zasad przejrzystości, proporcjonalności, równego traktowania, niedyskryminacji i uczciwej konkurencji. Dynamiczny system zakupów Dynamiczny system zakupów to w pełni elektroniczny proces służący dokonywaniu bieżących zakupów przez ograniczony czas. Mogą z niego korzystać wszystkie przedsiębiorstwa lub inne podmioty gospodarcze, które spełnią kryteria wyboru i złożą ofertę orientacyjną, zgodną z wymogami technicznymi. Nie stosuje się żadnego konkretnego progu. W przypadku każdego poszczególnego zamówienia instytucja zamawiająca publikuje ogłoszenie o zamówieniu i zaprasza wszystkich wykonawców dopuszczonych do korzystania z systemu do składania ofert. Zamówienia udziela się podmiotowi, który przedstawił ofertę najkorzystniejszą ekonomicznie (tj. jedynym kryterium udzielenia zamówienia jest kryterium najlepszego stosunku wartości do ceny). Dialog konkurencyjny Jeżeli w przypadku szczególnie złożonych zamówień instytucja zamawiająca uzna, że ani bezpośrednie zastosowanie procedury otwartej, ani wykorzystanie ustaleń regulujących procedurę ograniczoną nie doprowadzą do uzyskania najlepszego stosunku wartości do ceny, może ona skorzystać z dialogu konkurencyjnego. Zamówienie można uznać jako „szczególnie złożone”, jeżeli instytucja zamawiająca obiektywnie nie jest w stanie ani określić środków technicznych służących do zaspokojenia jej potrzeb lub wypełnienia jej celów, ani określić prawnej lub finansowej struktury projektu. Nie stosuje się żadnego konkretnego progu. Instytucje zamawiające muszą opublikować ogłoszenie o zamówieniu, w którym określą swoje potrzeby i wymogi lub do którego załączą te potrzeby i wymogi. Muszą podjąć dialog z kandydatami, którzy spełniają kryteria wyboru określone w ogłoszeniu o zamówieniu. Dialog może dotyczyć dowolnych aspektów oferty. Prowadzi się go jednak oddzielnie z poszczególnymi kandydatami, opierając się na zaproponowanych przez nich pomysłach i rozwiązaniach. Instytucja zamawiająca musi zapewnić równe traktowanie oferentów i zachować poufność ofert. W związku z tym nie dopuszcza się możliwości zgromadzenia najlepszych rozwiązań od różnych oferentów. Do składania ofert trzeba zaprosić co najmniej trzech kandydatów. Jeżeli kryteria wyboru spełni mniej niż trzech kandydatów, instytucja zamawiająca może kontynuować procedurę z udziałem pozostałego jednego kandydata lub pozostałych dwóch kandydatów, którzy spełniają kryteria. Instytucja zamawiająca nie może włączyć do tej grupy innych podmiotów gospodarczych, które nie wzięły udziału w procedurze, ani też kandydatów, którzy nie spełniają kryteriów wyboru. Podczas dialogu instytucje zamawiające muszą traktować wszystkich oferentów na równych zasadach i zapewnić poufność proponowanych rozwiązań lub innych informacji uzyskanych w ramach dialogu, chyba że kandydat wyrazi zgodę na ich ujawnienie. Instytucja zamawiająca musi sporządzić sprawozdanie, w którym uzasadni sposób prowadzenia dialogu. Po poinformowaniu uczestników dialogu o jego zakończeniu instytucje zamawiające muszą ich zaprosić do złożenia ostatecznych ofert w oparciu o rozwiązania przedstawione i określone podczas dialogu. Oferty muszą zawierać wszystkie informacje wymagane i niezbędne do realizacji projektu. Na wniosek instytucji zamawiającej oferty te można wyjaśnić, uszczegółowić i zoptymalizować, pod warunkiem że nie powoduje to zmiany podstawowych aspektów oferty lub zaproszenia do składania ofert, ponieważ zmiany mogłyby doprowadzić do zakłócenia konkurencji lub wywrzeć skutek dyskryminacyjny. Na wniosek instytucji zamawiającej oferent, którego ofertę uznano za najkorzystniejszą ekonomicznie, może zostać poproszony o wyjaśnienie aspektów oferty lub o potwierdzenie zawartych w ofercie zobowiązań, pod warunkiem że nie będzie to skutkowało zmianą zasadniczych aspektów oferty lub zaproszenia do składania ofert i nie będzie stwarzało ryzyka zakłócenia konkurencji lub wywarcia skutku dyskryminacyjnego. Instytucje zamawiające mogą ustalać ceny lub płatności dla uczestników dialogu. Zamówienia udziela się podmiotowi, który spełnia wymagania techniczne i który przedstawił ofertę najkorzystniejszą ekonomicznie (tj. jedynym kryterium jest najlepszy stosunek wartości do ceny). Standardowe wzory należy dostosować w razie potrzeby. Procedura negocjacyjna/procedura z jedną ofertą Zamówienia można udzielić bezpośrednio (stosując „procedurę z jedną ofertą” lub „procedurę negocjacyjną”) w określonych okolicznościach (np. w przypadkach, gdy umowa, która ma zostać zawarta, nie przekracza określonej wartości lub gdy bezpośrednie udzielenie zamówienia uzasadniają wyjątkowe okoliczności). W przypadku zastosowania procedury negocjacyjnej należy powołać komisję oceniającą w celu prowadzenia negocjacji. We wszystkich przypadkach instytucja zamawiająca musi sporządzić sprawozdanie, w którym wyjaśni, w jaki sposób wybrano uczestnika lub uczestników negocjacji i ustalono cenę, oraz uzasadni decyzję o udzieleniu zamówienia. Instytucja zamawiająca powinna zapewnić należyte stosowanie podstawowych zasad dotyczących procedur udzielania zamówień, takich jak weryfikacja zgodności z zasadami kwalifikowalności (przepisy dotyczące narodowości), jak również kryteriów wyboru i wykluczenia. Uwaga: zgodnie z sekcją 2 pkt 11–12 załącznika I do rozporządzenia finansowego z procedury negocjacyjnej należy korzystać w ograniczonym stopniu lub w należycie uzasadnionych przypadkach. |
FILAR 5 – ZAMÓWIENIA |
|||||||||||||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||||||||||||
Kluczowe pytanie (poziom 2): czy podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury dotyczące udzielania zamówień? |
|
|
|||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.1.1 |
Czy system zamówień zapewnia wystarczający poziom przejrzystości w zakresie możliwości udzielania zamówień?
|
|
|
||||||||||||
3.1.2 |
Czy w ramach systemu zamówień określa się zasady publikacji ogłoszenia o zamówieniu, które obejmują:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.1.3 |
Czy w systemie zamówień przewidziano zasady komunikacji z potencjalnymi dostawcami w tych samych ramach czasowych i w ten sam sposób, w szczególności poprzez:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
|
|
|
|||||||||||||
3.2.1.1 |
Czy system zamówień obejmuje zasady zapewniające bezpieczeństwo i poufność przekazywanych informacji, w szczególności poprzez:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
|
|
|
|||||||||||||
3.2.2.1 |
Czy w systemie zamówień określono jasną procedurę otwarcia oferty, w szczególności poprzez:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.2.3.1 |
Czy system zamówień przewiduje jasne, obiektywne i niedyskryminujące kryteria:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.2.3.2 |
Czy kryteria wyboru określa się i wskazuje w ogłoszeniu o zamówieniu? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.2.3.3 |
Czy system zamówień przewiduje jasne i obiektywne kryteria oceny zdolności ekonomicznej i finansowej oferentów? Przykłady kryteriów: dane pochodzące z bilansu za ostatnie 3 lata, dane dotyczące obrotu/przychodów/dochodu z działalności operacyjnej za ostatnie 3 lata, liczba pracowników zatrudnionych w okresie ostatnich 3 lat. |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.2.3.4 |
Czy system zamówień przewiduje jasne i obiektywne kryteria oceny zdolności technicznej i zawodowej oferentów? Przykłady kryteriów: świadczone usługi, zrealizowane dostawy i roboty budowlane wykonane w ciągu ostatnich 3 lat, próbki, opisy, zdjęcia, specyfikacje dostarczonych produktów lub dostarczonego sprzętu. |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.2.4.1 |
Czy system zamówień przewiduje jasne, obiektywne i niedyskryminujące kryteria szczegółowej oceny technicznych i finansowych aspektów ofert? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.2.4.2 |
Czy istnieją jasne i obiektywne kryteria oraz zasady określania wyników oceny (np. przywoływanie kluczowych kryteriów w odniesieniu do każdego kandydata lub oferenta)? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.2.4.3 |
Czy zamówień udziela się na podstawie jasnych i podanych do wiadomości kryteriów udzielania zamówienia? Czy zamówień udziela się oferentowi, który podał najniższą cenę lub który złożył ofertę najkorzystniejszą ekonomicznie? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.2.5.1 |
Czy oceny dokonuje więcej niż jeden urzędnik oceniający lub też – co stanowi najkorzystniejsze rozwiązanie – zajmuje się tym komisja? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.2.5.2 |
Czy określono kryteria powoływania komisji oceniającej? W zależności od wartości zamówienia i poziomu ryzyka w skład komisji mogą wchodzić nie tylko urzędnicy z różnych działów, ale również eksperci zewnętrzni. |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.2.5.3 |
Czy opisano rolę, funkcję, skład i zasady działania komisji oceniających? Czy jasno opisano obowiązki przewodniczącego komisji nieposiadającego prawa głosu i członków komisji posiadających prawo głosu? Czy istnieje funkcja sekretarza komisji odpowiedzialnego za wykonywanie wszystkich zadań administracyjnych związanych z procedurą oceny? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.2.5.4 |
Czy istnieją odpowiednie procedury dotyczące przechowywania (poufnej!) dokumentacji oferty i wniosku oraz dostępu do takiej dokumentacji? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.2.5.5 |
Czy urzędnicy odpowiedzialni za ocenę nie pozostają w konflikcie interesów (np. ze względu na obowiązek ujawnienia) i czy są związani wymogami w zakresie poufności? Przy wyborze członków komisji oceniającej należy kierować się względami uczciwości i względami zawodowymi oraz w miarę możliwości zaangażować w ten proces członka spoza zespołu ds. zamówień. |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
3.2.5.6 |
Czy pisemne sprawozdanie podpisane przez urzędników oceniających/komisję oceniającą zawiera wszystkie istotne aspekty oceny? |
Wypełnia podmiot |
|
FILAR 5 – ZAMÓWIENIA |
Wytyczne dotyczące komisji oceniających |
Powołanie i skład Oferty powinny być otwierane i oceniane przez urzędników oceniających lub komisję oceniającą, których formalnie powołuje instytucja zamawiająca; w skład komisji wchodzi przewodniczący nieposiadający prawa głosu, sekretarz nieposiadający prawa głosu i nieparzysta liczba członków posiadających prawo głosu. Oceniający muszą otrzymać szczegółowe informacje na temat planowanego harmonogramu prac i zakresu prac oceniającego. Oceniający muszą być dostępni w trakcie planowanego okresu oceny. W ramach każdej procedury należy wyznaczyć oceniających zastępczych, aby zapobiec opóźnieniom w przypadku niedostępności. Członkowie posiadający prawo głosu muszą w odpowiednim stopniu władać językiem, w którym sporządzone są oferty. Członkowie posiadający prawo głosu muszą posiadać zdolności techniczne i administracyjne, aby mogli wydać opinię na temat ofert w oparciu o posiadane informacje. Nie należy ujawniać tożsamości oceniających. Bezstronność i poufność Członkowie komisji oceniającej muszą podpisać oświadczenie o bezstronności i poufności. Każdy członek, który pozostaje lub może pozostawać w faktycznym lub potencjalnym konflikcie interesów z dowolnym oferentem lub wnioskodawcą, musi zgłosić ten konflikt i natychmiast zrezygnować z członkostwa w komisji oceniającej. W toku procedury udzielania zamówień wszelkie kontakty między instytucją zamawiającą a kandydatami, wnioskodawcami lub oferentami muszą odbywać się na warunkach zapewniających przejrzystość i równe traktowanie. Żadnych informacji dotyczących analizy, wyjaśnień lub ocen ofert lub wniosków bądź decyzji o udzieleniu zamówienia nie można ujawnić przed zatwierdzeniem sprawozdania z oceny przez instytucję zamawiającą. Wszelkie próby wpłynięcia na przebieg procedury w jakikolwiek sposób (poprzez nawiązanie kontaktu z członkami komisji oceniającej lub w inny sposób) podejmowane przez oferenta, kandydata lub wnioskodawcę mogą spowodować natychmiastowe wykluczenie jego oferty lub wniosku z dalszej procedury. Prace komisji oceniającej są poufne, z wyjątkiem sesji otwarcia ofert. Aby zachować poufność postępowania, udział w posiedzeniach komisji oceniającej jest ściśle ograniczony do powołanych członków komisji. Poza kopiami ofert i wniosków udostępnionymi osobom oceniającym, ofert ani wniosków nie można wynosić z miejsca/budynku, w którym odbywają się posiedzenia komisji, przed zakończeniem prac komisji oceniającej. Gdy nie są wykorzystywane, należy je przechowywać w bezpiecznym miejscu. Obowiązki członków komisji oceniającej Przewodniczący jest odpowiedzialny za koordynację procesu oceny oraz za zapewnienie jego bezstronności i przejrzystości. Członkowie komisji oceniającej ponoszą wspólną odpowiedzialność za decyzje podjęte przez komisję. Sekretarz komisji jest odpowiedzialny za wykonywanie wszystkich zadań administracyjnych związanych z procedurą oceny. Zalicza się do nich m.in. sporządzanie protokołu posiedzeń komisji oceniającej, przechowywanie odpowiednich zapisów i dokumentów oraz sporządzanie sprawozdań z oceny. Wszelkie wnioski o wyjaśnienie wymagające kontaktu z oferentami lub wnioskodawcami podczas procesu oceny należy składać na piśmie. Harmonogram Komisję oceniającą należy powołać z wystarczającym wyprzedzeniem, aby zapewnić jej członkom możliwość przygotowania się do procesu oceny i przeprowadzenia tego procesu. Oferty należy ocenić w terminie umożliwiającym zakończenie procedury w okresie ważności ofert. Bardzo ważne jest, aby wszyscy oferenci, zarówno zwycięscy, jak i niewybrani, otrzymali informacje bez zbędnej zwłoki. Po zakończeniu oceny instytucja zamawiająca powinna niezwłocznie podjąć decyzję o udzieleniu zamówienia, zatwierdzając sprawozdania z oceny. Okres ważności Oferenci są związani swoimi ofertami przez okres wskazany w zaproszeniu do składania ofert lub w dokumentacji przetargowej. Okres ten musi być wystarczający, aby umożliwić instytucji zamawiającej przeanalizowanie ofert, zatwierdzenie wniosków o udzielenie zamówienia, powiadomienie zwycięskich i niewybranych oferentów oraz zawarcie umowy. Okres ważności ofert powinien być ustalony na odpowiednią liczbę dni kalendarzowych (np. 90 dni) od ostatecznego terminu składania ofert. |
FILAR 5 – ZAMÓWIENIA |
|||||||||||||||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.2.6.1 |
Czy w systemie zamówień przewidziano zasady dotyczące informowania oferentów i ogółu społeczeństwa o wynikach postępowania o udzielenie zamówienia poprzez:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
3.2.6.2 |
Czy w systemie zamówień przewidziano zasady umożliwiające informowanie dostawców na ich wniosek poprzez:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||
|
|||||||||||||||||
3.3.1 |
Czy w systemie zamówień przewiduje się udzielanie informacji o sposobie składania skarg dotyczących procedury udzielania zamówień? Czy skargi są rozpatrywane przez jednostkę lub organ:
|
Wypełnia podmiot |
|
FILAR 6 – INSTRUMENTY FINANSOWE (8) |
||||||||||||||||||
KLUCZOWE PYTANIE (poziom 1) |
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
||||||||||||||||
Czy we wszystkich istotnych aspektach podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury w celu zapewnienia finansowania z funduszy UE/gwarancji budżetowych za pośrednictwem instrumentów finansowych oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Unię Europejską? |
|
|
||||||||||||||||
Wytyczne Instrument finansowy może przybierać formę inwestycji kapitałowych lub inwestycji quasi-kapitałowych, pożyczek lub gwarancji bądź innych instrumentów opartych na podziale ryzyka oraz może być łączony z innymi formami wsparcia finansowego. Rozporządzenie finansowe mające zastosowanie do budżetu ogólnego Unii Europejskiej. Komisja może wdrażać instrumenty finansowe w ramach zarządzania pośredniego, powierzając zadania podmiotom i ich pośrednikom finansowym. W tytule X rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Unii Europejskiej określono następujące zasady i warunki wdrażania instrumentów finansowych:
Międzynarodowe standardy rachunkowości dla podmiotów sektora prywatnego Zgodnie z MSR (międzynarodowe standardy rachunkowości) 32 i 39 instrument finansowy definiuje się jako „każdy kontrakt, który skutkuje powstaniem składnika aktywów finansowych u jednej jednostki i zobowiązania finansowego lub instrumentu kapitałowego u drugiej jednostki”. W MSR 32 („Instrumenty finansowe”) przedstawiono wymogi w zakresie rachunkowości dotyczące sposobu prezentacji instrumentów finansowych, w szczególności w odniesieniu do klasyfikacji takich instrumentów jako aktywów finansowych, zobowiązań finansowych i instrumentów kapitałowych. Standard zawiera również wytyczne dotyczące klasyfikacji powiązanych odsetek, dywidend i zysków/strat, a także okoliczności, w których aktywa finansowe i zobowiązania finansowe można potrącić. MSR 39, które wydano ponownie w grudniu 2003 r., mają zastosowanie do okresów rocznych rozpoczynających się w dniu 1 stycznia 2005 r. lub po tej dacie i zostały zastąpione przez MSSF 9 „Instrumenty finansowe”, które mają zastosowanie do okresów rocznych rozpoczynających się w dniu 1 stycznia 2015 r. lub po tej dacie. W MSSF 9 „Instrumenty finansowe” określono wymogi w zakresie ujmowania i wyceny instrumentów finansowych oraz niektórych umów kupna lub sprzedaży składników niefinansowych. Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (RMSR) uzupełnia standard w miarę kończenia poszczególnych etapów kompleksowego projektu dotyczącego instrumentów finansowych, aby docelowo sformułować pełny dokument, który zastąpi MSR 39 „Instrumenty finansowe: ujmowanie i wycena. Międzynarodowe standardy rachunkowości dla podmiotów sektora publicznego W odniesieniu do podmiotów sektora publicznego stosuje się MSRSP (Międzynarodowe Standardy Rachunkowości Sektora Publicznego) 28–30. Definicje instrumentów i aktywów finansowych, zobowiązań finansowych i instrumentów kapitałowych są zasadniczo takie same jak w MSR 32. MSSF 9 nie mają odpowiednika w MSRSP, a zatem nie mają zastosowania w ramach MSRSP. Instrumenty finansowe można sklasyfikować na podstawie metody ich wyceny:
|
FILAR 6 – INSTRUMENTY FINANSOWE |
|||||||||||||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||||||||||||
Kluczowe pytanie (poziom 2): Czy podmiot posiada jasno określone ramy prawne i regulacyjne dotyczące stosowania i wdrażania instrumentów finansowych? Zasady korzystania z instrumentów finansowych należy zawrzeć w precyzyjnych i przejrzystych ramach prawnych i regulacyjnych, które w jasny sposób określają odpowiednie strategie polityczne, procedury, zasady rozliczalności i kontrole. Chociaż instrumenty finansowe funkcjonują w swoich własnych ramach, korzystają z ogólnego środowiska kontroli, kontroli wewnętrznych prowadzonych przez podmiot, systemu rachunkowości podmiotu i audytu zewnętrznego. |
|
|
|||||||||||||
1.1 |
Czy podmiot posiada przejrzyste ramy prawne i regulacyjne dotyczące instrumentów finansowych, które obejmują:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
1.2 |
Jakie rodzaje instrumentów finansowych wykorzystuje lub zamierza wykorzystywać podmiot? Należy podać szczegółowy opis:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
1.3 |
W jaki sposób beneficjenci (pożyczkobiorcy) otrzymują instrumenty finansowe? W jaki sposób są one zabezpieczane i za pomocą jakich zobowiązań lub gwarancji? W odpowiedzi na pytanie należy odnieść się do:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
1.4 |
Czy podmiot posiada wytyczne lub zasady działania i instrukcje dotyczące stosowanych instrumentów finansowych? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
1.5 |
Czy podmiot wykorzystuje standardowe wzory w celu zapewniania instrumentów finansowych, takie jak wzory umów? W odpowiedzi na pytanie należy odnieść się do:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||
1.6 |
Czy istotne warunki tych umów są jasno określone? |
Wypełnia podmiot |
|
FILAR 6 – INSTRUMENTY FINANSOWE |
|||||||||||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||||||||||
Kluczowe pytanie (poziom 2): czy następujące zasady i warunki stanowią integralną część procedur, zasad i kryteriów dotyczących instrumentów finansowych stosowanych przez podmiot? Podstawowe zasady (art. 209 ust. 1 RF) Instrumenty finansowe są wykorzystywane zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, przejrzystości, proporcjonalności, niedyskryminacji, równego traktowania i pomocniczości oraz zgodnie z ich celami, a – w stosownych przypadkach – w okresie obowiązywania określonym w akcie podstawowym dla tych instrumentów finansowych. Wybór pośredników finansowych (art. 208 RF) Pośrednicy finansowi są wybierani na podstawie otwartych, przejrzystych, proporcjonalnych i niedyskryminujących procedur, zapewniających brak konfliktu interesów. Pośredników finansowych lub odbiorców końcowych instrumentów finansowych wybiera się z należytym uwzględnieniem charakteru instrumentu finansowego, który ma być wdrażany, doświadczenia oraz zdolności finansowej i operacyjnej danych podmiotów, a także rentowności ekonomicznej projektów odbiorców końcowych. Wybór ten jest przejrzysty, uzasadniony obiektywnymi względami i nie prowadzi do powstania konfliktu interesów. Warunki dotyczące instrumentów finansowych i gwarancji budżetowych (art. 209 RF) Instrumenty finansowe/gwarancje budżetowe spełniają następujące podstawowe warunki: muszą odpowiadać na niedoskonałości rynku lub niedostateczny poziom inwestycji na rynku, realizować zasadę dodatkowości, nie mogą zakłócać konkurencji na rynku wewnętrznym, a także muszą być spójne z zasadami pomocy państwa, przynosić efekt dźwigni i zapewniać zgodność interesów oraz wynagrodzenie zgodne z podziałem ryzyka. Wytyczne Zgodnie z nadrzędną zasadą proporcjonalności wyżej wymienione zasady muszą stanowić integralną część procedur, zasad i kryteriów dotyczących instrumentów finansowych podmiotu. Zasady nie mają charakteru bezwzględnego i dopuszczalna jest ograniczona liczba wyjątków, pod warunkiem że wyjątki takie są wyraźnie określone, rozsądne i uzasadnione. |
|
|
|||||||||||
2.1.1 |
Podstawowe zasady. Czy następujące podstawowe zasady stanowią integralną część procedur, zasad i kryteriów dotyczących stosowania oraz wdrażania instrumentów finansowych/gwarancji budżetowych podmiotu:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||
2.2.1 |
Wybór pośredników finansowych. Jaką procedurę stosuje podmiot przy wyborze pośredników finansowych (10)? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||
2.2.2 |
Wybór pośredników finansowych. Czy pośrednicy finansowi są wybierani na podstawie otwartych, przejrzystych, proporcjonalnych i niedyskryminujących procedur, eliminujących konflikt interesów? |
|
|
||||||||||
2.2.3 |
Wybór pośredników finansowych. Czy pośredników finansowych lub odbiorców końcowych instrumentów finansowych wybiera się z należytym uwzględnieniem charakteru instrumentu finansowego, który ma być wdrażany, doświadczenia oraz zdolności finansowej i operacyjnej danych podmiotów, a także rentowności ekonomicznej projektów odbiorców końcowych? Czy wybór jest przejrzysty, uzasadniony obiektywnymi względami i nie prowadzi do powstania konfliktu interesów? |
|
|
||||||||||
2.3.1 |
Warunki dotyczące instrumentów finansowych. Czy systemy, zasady i procedury stosowane przez podmiot umożliwiają mu wdrożenie instrumentów finansowych, które odpowiadają na niedoskonałości rynku lub niedostateczny poziom inwestycji na rynku i które uznaje się za rentowne ekonomicznie zgodnie z przyjętymi na szczeblu międzynarodowym standardami, ale które nie powodują wystarczającego finansowania ze źródeł rynkowych? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||
2.3.2 |
Warunki dotyczące instrumentów finansowych. Czy system, zasady i procedury stosowane przez podmiot umożliwiają mu wdrożenie instrumentów finansowych, które są zgodne z zasadą dodatkowości (instrumenty finansowe nie powinny służyć zastąpieniu instrumentów państwa członkowskiego, prywatnego finansowania lub innej interwencji finansowej UE)? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||
2.3.3 |
Warunki dotyczące instrumentów finansowych. Czy systemy, zasady i procedury stosowane przez podmiot pozwalają mu spełnić warunek dotyczący zgodności interesów dzięki przepisom, takim jak dotyczące współinwestowania, wymogów podziału ryzyka lub zachęt finansowych, przy równoczesnym zapobieganiu konfliktowi interesów w kontekście innych działań podmiotu, któremu powierzono wykonanie zadania? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||
2.3.4 |
Warunki dotyczące instrumentów finansowych. Czy systemy, zasady i procedury stosowane przez podmiot umożliwiają mu osiągnięcie oraz pomiar efektu dźwigni i efektu mnożnikowego, w tym, w stosownych przypadkach, maksymalizacji inwestycji prywatnych? |
Wypełnia podmiot |
|
FILAR 6 – INSTRUMENTY FINANSOWE |
|||||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||||
Kluczowe pytanie (poziom 2): czy podmiot skutecznie stosuje zasady i procedury dotyczące wykorzystywania oraz wdrażania instrumentów finansowych? |
|||||||
|
|||||||
3.1.1 |
Czy podmiot posiada procedury monitorowania wykorzystania instrumentów finansowych, które opierają się na sprawozdaniach składanych przez pośredników finansowych oraz na dostępnych audytach i kontrolach prowadzonych przez pośrednika finansowego? |
Wypełnia podmiot |
|
||||
3.1.2 |
Czy – w przypadku braku pośrednika finansowego – podmiot posiada procedury bezpośredniego monitorowania wykorzystania instrumentów finansowych, które opierają się na sprawozdaniach składanych przez ostatecznych odbiorców? |
Wypełnia podmiot |
|
||||
Wytyczne: Monitorowanie instrumentów finansowych
|
|||||||
|
|||||||
3.2.1 |
Jakie systemy oraz procedury rejestracji i sprawozdawczości wprowadzono w przypadku pożyczek? |
Wypełnia podmiot |
|
||||
3.2.2 |
Czy te systemy i procedury są odpowiednie? |
|
|
||||
3.2.3 |
Czy umowy pożyczki są zatwierdzane na podstawie odpowiednich i przejrzystych kryteriów? |
|
|
||||
3.2.4 |
Czy konto dotyczące umowy (księgi głównej) jest regularnie (co najmniej raz w miesiącu) uzgadniane z systemem rejestracji umów? |
Wypełnia podmiot |
|
||||
|
|||||||
3.3.1 |
Jakie systemy oraz procedury rejestracji i sprawozdawczości wprowadzono w przypadku gwarancji? |
Wypełnia podmiot |
|
||||
3.3.2 |
Czy te systemy i procedury są odpowiednie? |
|
|
||||
3.3.3 |
Czy gwarancje są zatwierdzane na podstawie odpowiednich i przejrzystych kryteriów? |
|
|
||||
3.3.4 |
Czy konto dotyczące umowy (księgi głównej) jest regularnie (co najmniej raz w miesiącu) uzgadniane z systemem rejestracji umów? |
Wypełnia podmiot |
|
||||
3.3.5 |
Czy, w odniesieniu do gwarancji budżetowych, podmiot jest w stanie składać odpowiednie sprawozdania z ich wdrażania, w tym – w przypadku gdy wydatki są zwracane za pomocą wkładu – przekazać zestawienie poniesionych wydatków, a także deklarację zarządczą potwierdzającą, że: (i) informacje są prawidłowo przedstawione, kompletne i rzetelne; (ii) wkład został wykorzystany zgodnie z przeznaczeniem; (iii) wprowadzone systemy kontroli dają niezbędne gwarancje zgodności z prawem i prawidłowości operacji leżących u podstaw rozliczeń; oraz (iv) opracowano zestawienie końcowych sprawozdań z audytu oraz zestawienie przeprowadzonych kontroli, w tym również analizę charakteru i zakresu błędów i uchybień stwierdzonych w systemach, a także podjęto lub zaplanowano działania naprawcze? |
|
|
||||
|
|||||||
3.4.1 |
Jakie systemy oraz procedury rejestracji i sprawozdawczości wprowadzono w odniesieniu do obniżonych stóp oprocentowania? |
Wypełnia podmiot |
|
||||
3.4.2 |
Czy te systemy i procedury są odpowiednie? |
|
|
||||
3.4.3 |
Czy obniżone stopy oprocentowania są zatwierdzane na podstawie odpowiednich i przejrzystych kryteriów? |
|
|
||||
|
|||||||
3.5.1 |
Czy podmiot posiada strategię kapitałową lub wytyczne dotyczące inwestycji kapitałowych oraz procedury w zakresie należytej staranności zatwierdzone przez zarząd lub inny właściwy organ zarządczy? |
Wypełnia podmiot |
|
||||
3.5.2 |
Czy podmiot systematycznie przeprowadza wycenę swoich operacji kapitałowych w momencie zatwierdzenia inwestycji oraz – okresowo – w jej trakcie? Należy opisać informacje i metodę (metody) wykorzystywane do wyceny. |
|
|
||||
3.5.3 |
Czy podmiot posiada utrwalony proces zarządzania wyjściami ze swoich inwestycji kapitałowych? Czy w strategii kapitałowej określono jakiekolwiek wymagania dotyczące planu terminowego wyjścia? |
|
|
||||
3.5.4 |
Czy podmiot aktywnie zarządza własnym portfelem kapitałowym? Czy posiada członków zarządu w spółkach, w których dokonano inwestycji (w przypadku bezpośrednich inwestycji kapitałowych), upoważnionych do ścisłego monitorowania wyników tych spółek lub dysponuje podobnymi środkami umożliwiającymi ścisłe monitorowanie ich wyników? Czy w przypadku inwestycji w fundusze podmiot posiada członków mianowanych w organach reprezentujących inwestorów w tych funduszach? |
Wypełnia podmiot |
|
FILAR 6 – INSTRUMENTY FINANSOWE – DODATKOWE PYTANIA DOTYCZĄCE GWARANCJI BUDŻETOWYCH (fakultatywnie) (11) |
|||||||||||||||||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||||||||||||||||
Kluczowe pytanie (poziom 2): Czy podmiot wprowadził system zarządzania ryzykiem kredytowym i korzysta z wewnętrznego systemu oceny ryzyka właściwego dla charakteru, skali i złożoności swoich działań? Wytyczne Większość podmiotów wdrażających gwarancje budżetowe to instytucje kredytowe lub firmy inwestycyjne podlegające regulacjom i nadzorowi, w tym zasadom dotyczącym ryzyka kredytowego, oceny ryzyka oraz systemów informatycznych i procedur służących do ich obsługi. Celem niniejszej podsekcji jest ocena wiarygodności funkcji podmiotu w zakresie zarządzania ryzykiem, w tym jego systemu zarządzania i wewnętrznego systemu oceny ryzyka kredytowego, która jest istotna dla przyszłej oceny uzgodnień dotyczących podziału ryzyka między UE a podmiotem, a także dla wynagrodzenia UE z tytułu podejmowanego przez nią ryzyka (art. 209 ust. 2 lit. f) RF). Ekspozycja UE na partnerów w związku z gwarancjami budżetowymi obejmuje zobowiązanie warunkowe stanowiące zobowiązanie finansowe UE, które nie jest w pełni objęte rezerwami (art. 211 RF). Aby ocenić ryzyko partnerów wnioskujących o unijne płatności związane z uruchomieniem gwarancji w wysokości przekraczającej dostępne rezerwy, Komisja musi co najmniej raz w roku monitorować ekspozycję UE z tytułu każdej gwarancji budżetowej. W tym celu wzywa się partnerów do corocznego przedstawiania Komisji informacji dotyczących pozostającego do spłacenia zobowiązania finansowego Unii, które wynika z gwarancji budżetowej, w tym informacji dotyczących oceny ryzyka i klasyfikacji oraz zobowiązań, które zgodnie z przewidywaniami mogą nie zostać wykonane, w odniesieniu do operacji objętych gwarancją budżetową (art. 219 ust. 6 RF). Komisja opiera się na tych informacjach w celu przeprowadzenia oceny stabilności zobowiązań warunkowych (art. 210 ust. 3 RF) oraz regularnego przeglądu wskaźnika zasilenia rezerw dla każdej gwarancji budżetowej (art. 211 ust. 1 RF). Standardy dotyczące regulacji banków, nadzoru nad bankami i zarządzania ryzykiem banków określono:
|
|
|
|||||||||||||||||
6a.1 |
Polityka w zakresie ryzyka/ramy strategiczne. Czy podmiot wprowadził racjonalną politykę i strategię służące do identyfikowania, pomiaru i kontrolowania ryzyka (w szczególności ryzyka kredytowego) oraz zarządzania tym ryzykiem? |
|
|
||||||||||||||||
6a.1.1 |
Czy podmiot wprowadził politykę w zakresie ryzyka:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||||
6a.1.2 |
Czy podmiot posiada strategię lub wytyczne dotyczące ryzyka zatwierdzone przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla, w których regularnie:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||||
6a.2 |
Zarządzanie ryzykiem. Czy podmiot posiada odpowiednie ramy organizacyjne umożliwiające skuteczne zarządzanie ryzykiem kredytowym, jego pomiar i kontrolę oraz wystarczające jakościowe i ilościowe zasoby ludzkie i techniczne do realizacji wymaganych zadań? |
|
|
||||||||||||||||
6a.2.1 |
Czy podział obowiązków w ramach podmiotu jest jasno określony w następujący sposób:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||||
6a.2.2 |
Czy obowiązki podzielono w ten sposób, że:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||||
6a.2.3 |
Czy działania w zakresie funkcji zarządzania ryzykiem mają na tyle szeroki zakres, aby obejmowały w jak największym stopniu następujące aspekty:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||||
6a.2.4 |
Czy w polityce podmiotu określa się wyraźnie poziomy upoważnienia kierownictwa do wydawania zatwierdzeń (13) i czy zatwierdzanie odbywa się zgodnie z pisemną polityką i pisemnymi wytycznymi podmiotu oraz na odpowiednim szczeblu kierownictwa? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||||
6a.3 |
Czy podmiot posiada sprawnie funkcjonujący system identyfikacji, analizy i monitorowania ryzyka kredytowego? |
|
|
||||||||||||||||
6a.3.1 |
Czy system identyfikacji ryzyka stosowany przez podmiot obejmuje następujące elementy:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||||
6a.3.2 |
Czy funkcja zarządzania ryzykiem polega na bezstronnej ocenie jakości poszczególnych kredytów/inwestycji i zagregowanego portfela, w tym adekwatności oceny ryzyka kredytowego i oszacowania strat? Czy drugą opinię wydaje się na etapie zatwierdzania, a następnie poddaje się ją regularnemu przeglądowi w trakcie realizacji operacji? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||||
6a.3.3 |
Czy pomiar ryzyka kredytowego uwzględnia w możliwie największym stopniu następujące aspekty:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||||
6a.3.4 |
Czy system informacji zarządczej (dotyczący ryzyka kredytowego) podmiotu:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||||
6a.4 |
Czy podmiot korzysta z wewnętrznego systemu oceny ryzyka właściwego dla charakteru, skali i złożoności swoich działań? |
|
|
||||||||||||||||
6a.4.1 |
Czy podmiot jest w stanie udokumentować zasadność swojego wyboru kryteriów oceny oraz przedstawić dane i analizy wykazujące, że kryteria i procedury oceny mogą prowadzić do ocen, które w znaczący sposób różnicują ryzyko? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||||
6a.4.2 |
Czy system oceny ryzyka stosowany przez podmiot w jak największym stopniu spełnia następujące warunki:
|
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||||
6a.4.3 |
Czy podmiot zatrzymuje dane dotyczące zrealizowanych współczynników niewykonania zobowiązania związanych z klasami ratingowymi i migracją ratingową? |
Wypełnia podmiot |
|
||||||||||||||||
6a.4.4 |
Czy podmiot posiada kompleksową politykę i kompleksowe procedury w zakresie skutecznego zatwierdzania systemu oceny (14) oraz regularnego, niezależnego przeglądu adekwatności wewnętrznego systemu oceny ryzyka? |
Wypełnia podmiot |
|
FILAR 6 – INSTRUMENTY FINANSOWE – DODATKOWE PYTANIA (fakultatywnie) (15) |
|||||||||||||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||||||||||||
Kluczowe pytanie (poziom 2): Czy przy wyborze/wdrażaniu instrumentów finansowych/gwarancji budżetowych wspieranych z funduszy UE podmiot wykorzystuje standardy równoważne mającym zastosowanie przepisom UE oraz uzgodnionym standardom międzynarodowym i unijnym i w związku z tym: a) nie wspiera działań, które przyczyniają się do unikania opodatkowania; oraz b) nie angażuje się w operacje z podmiotami zarejestrowanymi lub mającymi siedzibę w jurysdykcjach niechętnych współpracy do celów podatkowych? Wytyczne Standardy regulujące kwestie związane z unikaniem opodatkowania służą zasadniczo zapewnieniu obowiązywania przepisów podatkowych dotyczących skutecznego opodatkowania oraz przeciwdziałaniu ich obchodzeniu:
Jak przewidują wspomniane standardy regulujące kwestie związane z unikaniem opodatkowania, projekty finansowane ze środków UE nie powinny obejmować agresywnego planowania podatkowego i powinny być uzasadnione względami gospodarczymi (innym niż względy podatkowe) w odniesieniu do danej struktury; nie należy przy tym wykorzystywać technicznych aspektów systemu podatkowego ani rozbieżności między co najmniej dwoma systemami podatkowymi dla zmniejszenia zobowiązania podatkowego. Wykaz „cech rozpoznawczych” figurujący w dyrektywie 2018/822/UE z dnia 25 maja 2018 r. (dyrektywa w sprawie współpracy administracyjnej w dziedzinie opodatkowania 6) ułatwia identyfikację transakcji, które mogą nosić znamiona unikania opodatkowania lub nadużyć, i może być stosowany przez oceniających jako odniesienie. Dokonując oceny, czy stosowane przez podmiot procedury i zasady oceny ex ante dotyczące należytej staranności są wystarczająco kompleksowe, aby umożliwić spełnienie wymogów tego filaru, należy również wziąć pod uwagę następujące elementy:
przeprowadzając ocenę, oceniający powinni uwzględnić odpowiednie wytyczne opublikowane przez Komisję, takie jak komunikat Komisji w sprawie nowych wymogów przeciwko unikaniu opodatkowania w przepisach UE dotyczących w szczególności działań w zakresie finansowania i inwestycji (C(2018) 1756 final) wraz z późniejszymi aktualizacjami. |
|||||||||||||||
6b.1 |
Czy zasady organizacji, zgodnie z którymi wybierane/wdrażane są instrumenty finansowe wspierane ze środków UE, zawierają wyraźne odniesienie do oceny ryzyka unikania opodatkowania oraz do zakazów dotyczących jurysdykcji niechętnych współpracy do celów podatkowych, z uwzględnieniem następujących standardów:
|
|
Wypełnia podmiot |
||||||||||||
6b.2 |
Jeżeli chodzi o kontrole związane z unikaniem opodatkowania, jakie przepisy i procedury stosuje podmiot, aby instrumenty finansowe wspierane z funduszy unijnych nie przyczyniały się do działań, które sprzyjają unikaniu opodatkowania? |
|
Wypełnia podmiot |
||||||||||||
6b.2.1 |
Czy stosowane przez podmiot procedury i zasady oceny ex ante w zakresie należytej staranności mają wystarczająco szeroki zakres, aby objąć odpowiednie podmioty zaangażowane w przepływy finansowe w ramach projektu? |
|
|
||||||||||||
6b.2.2 |
Czy ocena ex ante należytej staranności podatkowej podmiotu umożliwia mu dokonanie oceny – w stosownych przypadkach do szczebla ostatecznego beneficjenta rzeczywistego:
|
|
|
||||||||||||
6b.2.3 |
Czy w ocenie ex ante należytej staranności podatkowej stosowanej przez podmiot uwzględnia się obecność jurysdykcji właściwych do wyeliminowania uchybień zidentyfikowanych przez UE we właściwych podmiotach (22) jako potencjalne ryzyko unikania opodatkowania, np. w odniesieniu do (i) przejrzystości; (ii) sprawiedliwego opodatkowania; oraz (iii) erozji bazy podatkowej i przenoszenia zysków, przy uwzględnieniu konkluzji Rady, w których określono kryteria dotyczące tworzenia unijnego wykazu jurysdykcji niechętnych współpracy do celów podatkowych? W przypadku odpowiedzi twierdzącej, czy w wyniku przeprowadzonej przez podmiot oceny należytej staranności podatkowej możliwe jest określenie ewentualnych środków nadzoru w celu wyeliminowania tych uchybień? |
|
|
||||||||||||
6b.3 |
Czy w odniesieniu do jurysdykcji niechętnych współpracy zasady i procedury stosowane przez podmiot zapewniają, aby przy wdrażaniu instrumentów finansowych wspieranych z funduszy unijnych podmiot:
|
Wypełnia podmiot |
|
FILAR 6 – INSTRUMENTY FINANSOWE – DODATKOWE PYTANIA (fakultatywnie) (23) |
|||||||||||||||||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||||||||||||||||
Kluczowe pytanie (poziom 2): Czy przy wyborze/wdrażaniu instrumentów finansowych/gwarancji budżetowych podmiot wykorzystuje standardy równoważne mającym zastosowanie przepisom UE oraz uzgodnionym międzynarodowym i unijnym standardom? Czy w związku z tym: a) nie wspiera działań przyczyniających się do prania pieniędzy i finansowania terroryzmu; oraz b) nie angażuje się w nowe lub odnowione operacje z podmiotami zarejestrowanymi lub mającymi siedzibę w jurysdykcjach, które UE wskazała jako państwa trzecie wysokiego ryzyka? Wytyczne w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML/CTF) Standardy dotyczące AML/CTF mają zasadniczo zapobiegać niewłaściwemu wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy i finansowania terroryzmu poprzez stosowanie środków zapobiegawczych.
Analiza zasad i procedur stosowanych przez podmiot dotyczy tego, czy:
|
|||||||||||||||||||
6c.1 |
Czy w odniesieniu do przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) i finansowaniu terroryzmu (CFT) podmiot wprowadził odpowiednie strategie polityki, mechanizmy kontroli i procedury mające na celu zagwarantowanie, by działania finansowane przez UE nie przyczyniały się do prania pieniędzy ani finansowania terroryzmu? |
|
|
||||||||||||||||
6c.1.1 |
Czy podmiot posiada odpowiednie strategie polityki, mechanizmy kontroli i procedury do identyfikacji i oceny ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu, uwzględniając czynniki ryzyka, w tym czynniki związane z klientami, państwami lub obszarami geograficznymi, produktami, usługami, transakcjami lub kanałami dostawy? |
|
|
||||||||||||||||
6c.1.2 |
Czy zapewniając środki finansowe UE osobom trzecim, podmiot stosuje środki należytej staranności wobec klienta obejmujące:
Czy podczas wprowadzania tych środków należytej staranności wobec klienta podmiot stosuje zaostrzone wymagania w zakresie należytej staranności wobec klienta, w szczególności:
|
|
|
||||||||||||||||
6c.2 |
Czy w odniesieniu do jurysdykcji wskazanych jako państwa trzecie wysokiego ryzyka, biorąc pod uwagę dyrektywę (UE) 2015/849, podczas realizacji projektu finansowanego przez UE podmiot:
|
|
|
FILAR 7 – WYKLUCZENIE Z DOSTĘPU DO FINANSOWANIA |
|
KLUCZOWE PYTANIE (poziom 1) |
Uwagi audytora |
Czy podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury w celu wykluczenia osób trzecich z dostępu do finansowania za pośrednictwem zamówień, dotacji lub instrumentów finansowych (27) ? |
|
FILAR 7 – WYKLUCZENIE Z DOSTĘPU DO FINANSOWANIA |
||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
||
Kluczowe pytanie (poziom 2): Czy podmiot posiada przejrzyste ramy prawne i regulacyjne dotyczące wykluczenia z finansowania? |
Wypełnia podmiot |
|
FILAR 7 – WYKLUCZENIE Z DOSTĘPU DO FINANSOWANIA |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||||||||||||||||||||||||||
Kluczowe pytanie (poziom 2): Czy następujące kryteria wykluczenia stanowią integralną część procedur i zasad dotyczących udzielania zamówień publicznych, dotacji lub instrumentów finansowych (28)? |
Wypełnia podmiot |
|
|||||||||||||||||||||||||||
2.1 |
Czy osoby trzecie są wykluczane z finansowania, jeżeli w stosunku do nich lub osoby posiadającej uprawnienia do reprezentowania, uprawnienia decyzyjne lub kontrolne w odniesieniu do tych osób bądź w stosunku do członka ich organu administracyjnego, zarządzającego lub nadzorczego wydano prawomocny wyrok lub ostateczną decyzję administracyjną z jednego z następujących powodów (29):
Czy istnieją jakiekolwiek odstępstwa od powyższych zasad z uzasadnionych względów, takich jak:
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||
2.2 |
Czy podejmując decyzję o wykluczeniu z finansowania, uwzględnia się zasadę proporcjonalności? |
|
|
||||||||||||||||||||||||||
2.3 |
Czy podejmując decyzję o wykluczeniu z finansowania, uwzględnia się prawo do obrony? |
|
|
||||||||||||||||||||||||||
2.4 |
Czy podejmując decyzję o wykluczeniu z finansowania, uwzględnia się ocenę środków zaradczych zastosowanych przez podmiot w celu wykazania wiarygodności? |
|
|
FILAR 7 – WYKLUCZENIE Z DOSTĘPU DO FINANSOWANIA |
|||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||
Kluczowe pytanie (poziom 2): Czy podmiot skutecznie stosuje zasady i procedury dotyczące wykluczenia (w stosownych przypadkach przy udzielaniu dotacji/zamówień/przyznawaniu instrumentów finansowych) na podstawie wymogów wskazanych w pkt 2? |
Wypełnia podmiot |
|
|||
3.1 |
Czy podmiot skutecznie stosuje zasady i procedury dotyczące wykluczenia przy udzielaniu dotacji? |
|
|
||
3.2 |
Czy podmiot skutecznie stosuje zasady i procedury dotyczące wykluczenia w toku procedury udzielania zamówień? |
|
|
||
3.3 |
Czy podmiot skutecznie stosuje zasady i procedury dotyczące wykluczenia w odniesieniu do instrumentów finansowych? |
|
|
FILAR 8 – PUBLIKACJA INFORMACJI O ODBIORCACH ŚRODKÓW FINANSOWYCH I INNYCH INFORMACJI |
|
KLUCZOWE PYTANIE (poziom 1) |
Uwagi audytora |
Czy podmiot w odpowiedni i terminowy sposób podaje do wiadomości publicznej informacje o odbiorcach środków finansowych? |
|
FILAR 8 – PUBLIKACJA INFORMACJI O ODBIORCACH ŚRODKÓW FINANSOWYCH I INNYCH INFORMACJI |
||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
||
Kluczowe pytanie (poziom 2): Czy podmiot posiada przejrzyste ramy prawne i regulacyjne dotyczące publikacji informacji o odbiorcach obejmujące: (i) publikację informacji dotyczących beneficjentów obejmujących odpowiednie elementy; (ii) odniesienia do wspólnego międzynarodowego standardu zapewniającego ochronę praw podstawowych i interesów handlowych; oraz (iii) regularne aktualizacje publikowanych informacji? |
Wypełnia podmiot |
|
FILAR 8 – PUBLIKACJA INFORMACJI O ODBIORCACH ŚRODKÓW FINANSOWYCH I INNYCH INFORMACJI |
|||||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||||
Kluczowe pytanie (poziom 2): Czy następujące wymogi stanowią integralną część procedur i zasad dotyczących publikacji? |
Wypełnia podmiot |
|
|||||
2.1 |
Czy co do zasady jednostka publikuje informacje o odbiorcach środków finansowych obejmujące co najmniej następujące elementy: imię i nazwisko lub nazwę, miejsce, charakter i cel oraz kwotę? Czy – bez uszczerbku dla zasad i procedur dotyczących ochrony danych osobowych, których dotyczy filar ochrony danych osobowych – istnieją jakiekolwiek odstępstwa z uzasadnionych względów, takich jak:
|
|
|
||||
2.2 |
Czy podmiot publikuje informacje regularnie (np. raz w roku)? |
|
|
||||
2.3 |
Czy podmiot odpowiednio publikuje informacje zgodnie ze wspólnymi międzynarodowymi standardami? Z którymi standardami (np. IATI, OECD)? |
|
|
FILAR 8 – PUBLIKACJA INFORMACJI O ODBIORCACH ŚRODKÓW FINANSOWYCH I INNYCH INFORMACJI |
|||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||
Kluczowe pytanie (poziom 2): Czy podmiot skutecznie stosuje zasady i procedury dotyczące publikacji (w stosownych przypadkach przy udzielaniu dotacji/zamówień/przyznawaniu instrumentów finansowych) na podstawie wymogów wskazanych w pkt 2? |
Wypełnia podmiot |
|
|||
3.1 |
Czy podmiot skutecznie stosuje zasady i procedury dotyczące publikacji przy udzielaniu dotacji? |
|
|
||
3.2 |
Czy podmiot skutecznie stosuje zasady i procedury dotyczące publikacji w toku procedury udzielania zamówień? |
|
|
||
3.3 |
Czy podmiot skutecznie stosuje zasady i procedury dotyczące publikacji w odniesieniu do instrumentów finansowych? |
|
|
FILAR 9 – OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH |
|
KLUCZOWE PYTANIE (poziom 1) |
Uwagi audytora |
Czy podmiot zapewnia poziom ochrony danych osobowych równoważny poziomowi, o którym mowa w art. 5 rozporządzenia finansowego (31)? |
|
FILAR 9 – OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH |
||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
||
Kluczowe pytanie (poziom 2): Czy podmiot posiada przejrzyste ramy prawne i regulacyjne służące ochronie danych osobowych? |
Wypełnia podmiot |
|
FILAR 9 – OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH |
|||||||||||||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||||||||||||
Kluczowe pytanie (poziom 2): Czy następujące wymogi stanowią integralną część procedur i zasad dotyczących ochrony danych osobowych? |
|
|
|||||||||||||
2.1 |
Czy dane osobowe są co do zasady:
|
|
|
||||||||||||
2.2 |
Czy procedury i zasady obejmują następujące prawa:
|
|
|
FILAR 9 – OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH |
|||||
|
Uwagi podmiotu |
Uwagi audytora |
|||
Kluczowe pytanie (poziom 2): Czy podmiot skutecznie stosuje zasady i procedury (np. odpowiednie środki techniczne i organizacyjne) dotyczące ochrony danych osobowych (w stosownych przypadkach przy udzielaniu dotacji/zamówień/przyznawaniu instrumentów finansowych) na podstawie wymogów wskazanych w pkt 2? |
|
|
|||
3.1 |
Czy podmiot skutecznie stosuje zasady i procedury dotyczące ochrony danych osobowych przy udzielaniu dotacji? |
Wypełnia podmiot |
|
||
3.2 |
Czy podmiot skutecznie stosuje zasady i procedury dotyczące ochrony danych osobowych w toku procedury udzielania zamówień? |
Wypełnia podmiot |
|
||
3.3 |
Czy podmiot skutecznie stosuje zasady i procedury dotyczące ochrony danych osobowych w odniesieniu do instrumentów finansowych? |
Wypełnia podmiot |
|
(1) W tym polu podmiot/audytor powinien wybrać TAK lub NIE w celu wskazania, czy filar podlega ocenie.
(2) Uznaje się, że odniesienie do „instrumentów finansowych” obejmuje również gwarancje budżetowe.
(3) System zaliczkowy jest rodzajem systemu rachunkowości finansowej. Najbardziej powszechnym systemem zaliczkowym jest system środków podręcznych (petty cash). Podstawową cechą systemu zaliczkowego jest fakt, że stała kwota jest rezerwowana, a następnie uzupełniana po upływie określonego terminu lub jeżeli wymagają tego okoliczności, ponieważ pieniądze zostały wydane. Uzupełnienie to pochodzi z innego źródła, np. środki podręczne (petty cash) zostaną uzupełnione przez zrealizowanie czeku obciążającego rachunek bankowy.
(4) Skuteczne zarządzanie listą płac powinno się opierać na bazie danych personelu (w niektórych przypadkach nazywanej „listą imienną”, która nie musi być skomputeryzowana), zawierającej wykaz wszystkich pracowników, którzy powinni co miesiąc otrzymywać wynagrodzenie, i którą można zweryfikować na podstawie zatwierdzonego wykazu pracowników i indywidualnych akt osobowych (lub akt pracowników). Kluczowym mechanizmem kontroli jest powiązanie między bazą danych personelu a listą płac. Wszelkie zmiany, które należy wprowadzić w bazie danych personelu, powinny zostać przetworzone w sposób terminowy za pomocą sprawozdania ze zmiany i powinny prowadzić do powstania ścieżki audytu. Należy regularnie przeprowadzać audyty dotyczące listy płac, aby zidentyfikować nieistniejących pracowników, uzupełnić luki w danych i określić niedociągnięcia dotyczące kontroli.
(5) Uznaje się, że odniesienie do „instrumentów finansowych” obejmuje również gwarancje budżetowe.
(6) Zgodnie z art. 209 ust. 4 RF.
(7) Pojęcie „beneficjentów dotacji” należy rozumieć szeroko, tj. może ono obejmować również kraje partnerskie/kraje będące beneficjentami oraz partnerów wykonawczych podmiotu.
(8) Uznaje się, że odniesienie do instrumentów finansowych i funduszy UE obejmuje również gwarancje budżetowe.
(9) W przypadku organizacji, które nie stosują jeszcze Międzynarodowych Standardów Rachunkowości Sektora Publicznego (MSRSP), uzgodniono, że sprawozdawczość finansowa może być prowadzona zgodnie z międzynarodowymi standardami sprawozdawczości finansowej (MSSF).
(10) W niektórych przypadkach międzynarodowe instytucje finansowe działają również za pośrednictwem organów z kraju partnerskiego (funduszy krajowych), które traktuje się jako pośredników finansowych.
(11) Należy wypełnić wyłącznie wówczas, gdy podmiot zamierza wystąpić do Unii Europejskiej o gwarancję budżetową.
(12) Funkcję zapewniania zgodności z przepisami również uznaje się za część drugiej linii obrony.
(13) Tj. sytuacje, w których konieczne jest upoważnienie na podstawie pojedynczego podpisu, podwójne lub łączne upoważnienie bądź zwrócenie się do komitetu kredytowego/inwestycyjnego – w zależności od skali lub charakteru transakcji.
(14) Np. przegląd dowodów potwierdzających projekt modelu, weryfikację historyczną, analizę porównawczą, ocenę zdolności do generowania wiarygodnych ocen.
(15) Podmiot może pomyślnie zaliczyć ten filar, nawet jeśli punktacja dla tej sekcji nie osiągnie wartości progowej, jednak z zastrzeżeniem konieczności zastosowania środków nadzoru na poziomie umownym w stosownych przypadkach.
(16) Unijna polityka podatkowa i ramy regulacyjne obejmują w szczególności i z zastrzeżeniem dalszych zmian: Kodeks postępowania w zakresie opodatkowania działalności gospodarczej, 1.12.1997 (Dz.U. C 2 z 6.1.1998); dyrektywę Rady 2011/96/UE z dnia 30 listopada 2011 r. w sprawie wspólnego systemu opodatkowania mającego zastosowanie w przypadku spółek dominujących i spółek zależnych różnych państw członkowskich (Dz.U. L 345 z 29.12.2011, s. 8); dyrektywę Rady 2003/49/WE z dnia 3 czerwca 2003 r. w sprawie wspólnego systemu opodatkowania stosowanego do odsetek oraz należności licencyjnych między powiązanymi spółkami różnych państw członkowskich (Dz.U. L 157 z 26.6.2003, s. 49); zalecenie Komisji 2012/772/UE z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie agresywnego planowania podatkowego (Dz.U. L 338 z 12.12.2012, s. 41); dyrektywę Rady 2011/16/UE z dnia 15 lutego 2011 r. w sprawie współpracy administracyjnej w dziedzinie opodatkowania i uchylająca dyrektywę 77/799/EWG (Dz.U. L 64 z 11.3.2011, s. 1); pakiet środków Komisji przeciwdziałających unikaniu opodatkowania: Kolejne kroki na drodze do zapewnienia skutecznego opodatkowania i zwiększenia przejrzystości podatkowej w UE (COM(2016) 23); zalecenie Komisji (UE) 2016/136 z dnia 28 stycznia 2016 r. w sprawie wdrażania środków przeciwdziałających nadużyciom postanowień konwencji podatkowych (Dz.U. L 25 z 2.2.2016, s. 67); dyrektywę Rady (UE) 2016/1164 z dnia 12 lipca 2016 r. ustanawiającą przepisy mające na celu przeciwdziałanie praktykom unikania opodatkowania, które mają bezpośredni wpływ na funkcjonowanie rynku wewnętrznego (Dz.U. L 193 z 19.7.2016, s. 1); konkluzje Rady Ecofin z dnia 12 lutego, 8 marca, 25 maja, 17 czerwca, 8 listopada i 5 grudnia 2016 r., 5 grudnia 2017 r., 23 stycznia i 13 marca 2018 r.
Informacje te są dostępne na stronie internetowej: Polityka UE w zakresie jurysdykcji niechętnych współpracy do celów podatkowych (https://ec.europa.eu/taxation_customs/tax-common-eu-list_en); pakiet środków przeciwdziałających unikaniu opodatkowania (strona internetowa Komisji: https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/anti-tax-avoidance-package_en; Strona internetowa Rady: https://www.consilium.europa.eu/pl/policies/anti-tax-avoidance-package/); polityka UE przeciwko szkodliwej konkurencji podatkowej (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/harmful-tax-competition_en), w tym prace Grupy ds. Kodeksu Postępowania (opodatkowanie działalności gospodarczej) (strona internetowa Rady: http://www.consilium.europa.eu/en/council-eu/preparatory-bodies/code-conduct-group/); prace UE w zakresie współpracy administracyjnej w dziedzinie podatków bezpośrednich (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/tax-cooperation-control/administrative-cooperation/enhanced-administrative-cooperation-field-direct-taxation_en); w zakresie przejrzystości dla pośredników (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/transparency-intermediaries_en); oraz unijne ramy regulacyjne w zakresie opodatkowania (https://eur-lex.europa.eu/browse/directories/consleg.html?root_default=CC_1_CODED%3D09&classification=in-force&displayProfile=lastConsDocProfile&locale=pl#arrow_09).
(17) Zob. w szczególności sekcja IV (1) pkt 1.2 komunikatu Komisji (C(2018) 1756 z 21.3.2018).
(18) Oznaczałoby to na przykład zbadanie, czy osiągnięte zyski podlegają opodatkowaniu zgodnie z obowiązującymi standardowymi zasadami (jeżeli nie, należy przejść do następnego poziomu podmiotu) oraz czy przekazywane zyski podlegają opodatkowaniu zgodnie z mającymi zastosowanie standardowymi zasadami (jeżeli nie, należy przejść do następnego poziomu podmiotu, w stosownych przypadkach do ostatecznych beneficjentów rzeczywistych). W przypadku ustalenia skutecznego opodatkowania danego przepływu finansowego nie są jednak potrzebne dalsze dowody potwierdzające opodatkowanie tego przepływu.
(19) Może to na przykład obejmować przedstawienie dowodów stanowiących gospodarcze uzasadnienie struktury, potwierdzających faktyczną istotę poszczególnych podmiotów (zob. np. s. 125 i nast. http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-10421-2018-INIT/en/pdf oraz http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-5814-2018-REV-3/en/pdf) oraz podatkowe skutki strukturyzacji.
(20) Występowanie jurysdykcji wymienionych w załączniku II do konkluzji Rady UE w strukturze operacji powinno doprowadzić do analizy poszczególnych przypadków i zwrócenia szczególnej uwagi na to, by obawy, które jurysdykcje te zobowiązały się rozwiać w celu spełnienia kryteriów dobrego zarządzania w kwestiach podatkowych, nie były wykorzystywane w projektach finansowanych z funduszy UE. Obawy te mogą dotyczyć któregokolwiek z kryteriów wymienionych w załączniku V do konkluzji Rady z dnia 5 grudnia 2017 r., tj.: (i) przejrzystości i wymiany informacji; (ii) sprawiedliwego opodatkowania (w tym kryterium 2.2); oraz (iii) standardów dotyczących erozji bazy podatkowej i przenoszenia zysków. Na przykład przepływy finansowe w ramach projektów finansowanych z funduszy UE nie powinny korzystać ze szkodliwych systemów podatkowych, które jurysdykcja zobowiązała się znieść. Podobnie – w przypadku gdy jurysdykcja nie spełnia jeszcze kryteriów w zakresie przejrzystości z powodu niewystarczających mechanizmów wymiany informacji z państwami członkowskimi UE – należy sprawdzić, czy niepodlegające zgłoszeniu informacje podatkowe dotyczące przepływów finansowych w ramach danego projektu mogą uniemożliwić skuteczne opodatkowanie tego przepływu finansowego.
(21) Jedynym odstępstwem dozwolonym zgodnie z rozporządzeniem finansowym UE jest odstępstwo w odniesieniu do fizycznej realizacji. Stosując to odstępstwo, podmiot powinien ocenić fizyczną lokalizację projektu (np. przeprowadzając odpowiedni test ekonomicznego charakteru transakcji) oraz to, czy istnieją przesłanki wskazujące, że dany projekt przyczynia się do unikania opodatkowania.
(22) Tj. jurysdykcji wymienionych w załączniku II do konkluzji Rady UE.
(23) Podmiot może pomyślnie zaliczyć ten filar, nawet jeśli punktacja dla tej sekcji nie osiągnie wartości progowej, jednak z zastrzeżeniem konieczności zastosowania środków nadzoru na poziomie umownym w stosownych przypadkach.
(24) Zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2015/847 i dyrektywą (UE) 2015/849.
(25) Z uwzględnieniem dyrektywy (UE) 2015/849.
(26) Z uwzględnieniem dyrektywy (UE) 2015/849.
(27) Uznaje się, że odniesienie do instrumentów finansowych i funduszy UE obejmuje gwarancje budżetowe.
(28) Jeżeli podmiot stosuje dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylającą dyrektywę 2004/18/WE (art. 57) lub przepisy krajowe transponujące tę dyrektywę, ochronę interesów finansowych UE uznaje się za równoważną ochronie zapewnianej przez zasady, politykę i procedury Unii.
(29) Dyrektywę 2014/24/UE (uchylającą dyrektywę 2004/18/WE) uznaje się za równoważną rozporządzeniu finansowemu UE. Niniejszą sekcję można zatem skontrolować w kontekście systemów, zasad i procedur wdrożonych na mocy wyżej wymienionej dyrektywy lub przepisów krajowych transponujących wyżej wymienioną dyrektywę.
(30) Nie dotyczy instrumentów finansowych.
(31) Nie naruszając przepisów rozporządzenia UE 2018/1725 i rozporządzenia UE 2016/679.
Załącznik 3
PROCEDURY OCENY
3.1. Dokumentacja i dowody oceny
1) Dokumentacja oceny (dokumenty robocze)
Zgodnie z MSUA 3000 audytor powinien przygotować dokumentację, która stanowi:
— |
wystarczający i właściwy zapis podstawy sprawozdania audytora; oraz |
— |
dowód potwierdzający, że ocena została zaplanowana i przeprowadzona zgodnie z MSUA 3000 oraz z obowiązującymi wymogami prawnymi i regulacyjnymi. |
„Dokumentacja” lub „dokumenty robocze” oznaczają zapis przeprowadzonych procedur oceny, uzyskanych odpowiednich dowodów i wniosków audytora. „Akta oceny” oznaczają co najmniej jeden folder lub inny nośnik danych, w formie fizycznej lub elektronicznej, zawierający zapisy obejmujące dokumentację oceny lub dokumenty robocze dotyczące oceny konkretnego zlecenia.
2) Dowody
Zgodnie z MSUA 3000 audytor powinien zapewnić, aby zgromadzono dowody na poparcie jego wniosków oraz faktu, że ocenę przeprowadzono zgodnie z międzynarodowymi ramami usług atestacyjnych IFAC oraz międzynarodowym standardem usług atestacyjnych („MSUA”) 3000 dotyczącym usług atestacyjnych innych niż audyty lub przeglądy historycznych informacji finansowych.
Audytor powinien uzyskać wystarczające dowody, aby poprzeć ustalenia dokonane w ramach oceny oraz wyciągnąć uzasadnione wnioski, na których powinny się opierać wnioski z oceny. Audytor kieruje się swoim profesjonalnym osądem w celu dokonania oceny, czy dowody są wystarczające i odpowiednie.
3) Przechowywanie dokumentacji oceny (dokumentów roboczych) <instytucja zamawiająca może usunąć lub zmienić tę część wedle uznania>
Audytor powinien przechowywać dokumentację dotyczącą zlecenia (w tym dowody potwierdzające opłaty i wydatki, takie jak faktury za zakwaterowanie w hotelu, karty pokładowe, bilety, arkusze czasu pracy itp.), aby w razie potrzeby przedstawić ją do wglądu instytucji zamawiającej, przez okres 5 lat od dnia zapłaty przez instytucję zamawiającą końcowej faktury wystawionej przez audytora za to zlecenie. Instytucja zamawiająca powinna uzyskać dostęp do dokumentacji oceny w ciągu tego pięcioletniego okresu na wniosek i zgodnie z przepisami państwa, w którym znajduje się siedziba audytora odpowiedzialnego za przeprowadzenie oceny.
4) Dostęp do zapisów i dokumentów podmiotu
Audytor powinien uzyskać w dowolnym momencie pełny i nieograniczony dostęp do wszystkich zapisów i dokumentów (w tym dokumentacji księgowej, umów, protokołów posiedzeń, rejestrów bankowych, faktur itp.), do pracowników podmiotu i jego pomieszczeń – w zakresie, w jakim jest to możliwe i istotne dla oceny. Audytor może zwrócić się do podmiotu o udzielenie dostępu do banków (np. w celu zażądania potwierdzenia bankowego), jego doradców i innych osób lub przedsiębiorstw, z którymi podmiot współpracuje.
3.2. Planowanie
1) Spotkanie przygotowawcze z udziałem ocenianego podmiotu
Podmiot zazwyczaj planuje spotkanie przygotowawcze z udziałem audytora. Spotkanie to odbywa się w siedzibie głównej podmiotu lub w innym miejscu, w zależności od tego, które z nich jest najodpowiedniejsze i najwygodniejsze dla obydwu stron. Celem tego spotkania jest omówienie planowania, pracy w terenie i sprawozdawczości w odniesieniu do oceny oraz wyjaśnienie nierozstrzygniętych kwestii. Podmiot oraz audytor mogą uzgodnić alternatywne metody przygotowania oceny (np. za pośrednictwem rozmów konferencyjnych). Podczas spotkania przygotowawczego audytor może zwrócić się o dodatkowe informacje i dokumenty, które uzna za niezbędne lub przydatne do planowania oceny i związanych z nią prac w terenie.
Podmiot powinien poinformować Komisję o tym spotkaniu, w którym mogą uczestniczyć przedstawiciele Komisji.
2) Działania dotyczące planowania, plan oceny i programy prac w zakresie oceny
Audytor powinien zaplanować ocenę w taki sposób, aby została ona przeprowadzona skutecznie i efektywnie. Odpowiednie planowanie obejmuje poświęcenie należytej uwagi istotnym obszarom oceny, sprawne określenie i rozwiązanie potencjalnych problemów oraz właściwe zorganizowanie oceny i zarządzanie oceną, aby była ona skuteczna i efektywna.
Audytor powinien posiadać plan oceny (lub podobny dokument służący planowaniu, taki jak plan prac związanych z oceną lub memorandum planowania) określający podejście do oceny oraz kluczowe zasady planowania, pracy w terenie i sprawozdawczości. Audytor powinien posiadać programy prac w zakresie oceny, w których należy szczegółowo określić i udokumentować badania i procedury dotyczące oceny.
3.3. Prace w terenie
1) Pozyskiwanie dowodów dotyczących koncepcji systemów, kontroli, procedur i zasad
Zakres prac powinien obejmować ocenę koncepcji odpowiednich systemów, kontroli, procedur i zasad, które są istotne dla danego filaru.
Procedury służące pozyskiwaniu dowodów dotyczących koncepcji systemów, kontroli, procedur i zasad mogą obejmować:
— |
rozmowy z pracownikami podmiotu, którzy mogą posiadać istotne informacje; |
— |
ocenę tego, czy opisy, o ile są dostępne, wiernie przedstawiają systemy, kontrole, procedury i zasady opracowane i wdrożone przez podmiot; |
— |
kontrolę dokumentów prawnych i regulacyjnych (np. przepisów prawa, uregulowań, umów i porozumień), wewnętrznych instrukcji i dokumentów programowych (np. zasad działania, podręczników dotyczących kontroli wewnętrznych itp.) oraz wszelkich innych dokumentów, które audytor może uznać za istotne; |
— |
monitorowanie operacji i weryfikację dokumentów, sprawozdań, papierowych i elektronicznych zapisów dotyczących przetwarzania transakcji, praktyk księgowych (np. uzgodnień bankowych) oraz innych kluczowych procedur w zakresie zatwierdzania i kontroli wewnętrznej (np. okresowych sprawozdań z wydatków, porównań założeń budżetowych i rzeczywistych wyników, przeglądów i zatwierdzania harmonogramów itp.), dokumentów dotyczących np.: (i) ram regulacyjnych audytu zewnętrznego stosowanych przez podmiot; (ii) procedur udzielania dotacji i zamówień; oraz (iii) instrumentów finansowych i transakcji dotyczących tych instrumentów; oraz |
— |
powtarzanie kontroli i procedur. |
Audytor może wykorzystać diagramy lub kwestionariusze służące ocenie koncepcji kontroli, procedur i zasad.
2) Badania systemów, kontroli i procedur
Zakres prac powinien obejmować ocenę skuteczności odpowiednich systemów, kontroli, procedur i zasad.
System, kontrola, procedura lub zasada są skuteczne, jeżeli – indywidualnie lub w połączeniu z innymi systemami, kontrolami, procedurami lub zasadami – gwarantują wystarczającą pewność, że:
— |
osiągnięto cele podmiotu (np. cele systemu kontroli wewnętrznej lub procedury udzielania dotacji lub zamówień), a w szczególności, że ryzyko związane z osiągnięciem celów jest odpowiednio zarządzane i kontrolowane; |
— |
zapobieżono ryzyku błędu, nieprawidłowości i nadużyć, wykryto je oraz właściwie i sprawnie wyeliminowano. |
Podczas opracowywania i przeprowadzania badań dotyczących kontroli audytor powinien:
— |
przeprowadzić inne procedury oprócz dochodzenia w celu uzyskania dowodów dotyczących:
|
— |
określić sposoby wyboru elementów do badania, które skutecznie umożliwiają osiągnięcie celów procedury. Określając zakres badań dotyczących kontroli, procedur lub zasad, audytor musi wziąć pod uwagę czynniki, takie jak cechy badanej populacji, charakter kontroli, procedur i zasad, częstotliwość ich prowadzenia (na przykład co miesiąc, codziennie, kilka razy dziennie) oraz oczekiwany wskaźnik odchylenia. Badania dotyczące kontroli, procedur i zasad mogą obejmować między innymi inspekcję (zapisów, dokumentów i aktywów), obserwację, rozmowy z kierownictwem i innymi osobami w ramach podmiotu, potwierdzenie, ponowne obliczenie i powtórzenie niektórych procedur. |
3) Dobór próby i inne sposoby wyboru elementów do badania
Podczas opracowywania i przeprowadzania badań dotyczących systemów, kontroli, procedur i zasad audytor może zastosować dobór próby lub inne sposoby wyboru elementów do badania. Dobór próby polega na zastosowaniu procedur do mniej niż 100 % elementów istotnych z punktu widzenia oceny (np. wybór transakcji lub sald) w taki sposób, by wszystkie jednostki objęte próbą mogły zostać wybrane. Metoda ta zapewnia audytorowi rozsądną podstawę do wyciągania wniosków na temat całej populacji.
Dobór próby może przebiegać zgodnie z podejściem statystycznym albo niestatystycznym. Audytor może dokonać dobrze przemyślanego wyboru konkretnych elementów z populacji (np. pozycji o wysokiej wartości lub pozycji kluczowych, wszystkich pozycji powyżej określonej kwoty, pozycji służących uzyskaniu informacji lub pozycji służących do badania działań lub procedur, lub zasad w zakresie kontroli). Selektywna analiza nie stanowi doboru próby.
Chociaż selektywna analiza poszczególnych pozycji będzie często skutecznym sposobem uzyskania dowodów, nie stanowi ona doboru próby. Wyniki procedur stosowanych w odniesieniu do elementów wybranych w ten sposób nie mogą być przeniesione ani ekstrapolowane na całą populację. W związku z tym selektywna analiza konkretnych elementów nie zapewnia dowodów w odniesieniu do reszty populacji. Z drugiej strony dobór próby opracowano tak, aby umożliwić wyciągnięcie wniosków w odniesieniu do całej populacji na podstawie badania próby z niej wybranej.
4) Korzystanie z wyników pracy audytorów wewnętrznych
Jeżeli audytor ustali, że funkcja audytu wewnętrznego może się okazać istotna dla oceny, wówczas: a) określa czy i w jakim stopniu będzie można wykorzystać konkretne prace audytorów wewnętrznych; oraz b) jeżeli konkretne prace audytorów wewnętrznych miałyby zostać wykorzystane, czy prace te są odpowiednie do celów audytu. Audytor powinien przestrzegać MSRF 610 „Korzystanie z wyników pracy audytorów wewnętrznych” w zakresie, w jakim ten MSRF jest istotny dla oceny.
5) Pisemne oświadczenia
W przypadku usług atestacyjnych innych niż audyty lub przeglądy historycznych informacji finansowych (MSUA 3000) audytor powinien otrzymać oświadczenia od kierownictwa. Pisemne oświadczenie to deklaracja kierownictwa przekazana audytorowi w celu potwierdzenia określonych kwestii lub poparcia innych dowodów dotyczących oceny.
Audytor może zażądać oświadczenia podpisanego przez członków kierownictwa podmiotu, których podstawowy zakres odpowiedzialności obejmuje odpowiedzialność za systemy, kontrole, procedury i zasady stosowane przez podmiot.
6) Dokument roboczy (aide mémoire)
Audytor przygotuje dokument roboczy, który będzie przedmiotem dyskusji podczas spotkania zamykającego. W dokumencie należy przedstawić główne ustalenia z oceny, które powstały w wyniku prac w terenie i zaleceń. Egzemplarz dokumentu należy przesłać do kierownika ds. audytu instytucji zamawiającej.
7) Spotkanie zamykające
Audytor powinien zorganizować spotkanie zamykające z udziałem podmiotu. Podmiot powinien poinformować Komisję o tym spotkaniu, w którym mogą uczestniczyć przedstawiciele Komisji.
Celem spotkania jest omówienie dokumentu roboczego oraz uzyskanie od podmiotu potwierdzenia i uwag wstępnych na temat ustaleń i zaleceń audytora. Audytor i podmiot mogą uzgodnić pozostałe informacje, które mają zostać przekazane przez podmiot oraz, w stosownych przypadkach, termin ich przekazania. Audytor może poinformować podmiot o procedurach sprawozdawczych. Audytor powinien udokumentować wszelkie uwagi (ustne i pisemne) przedstawione przez podmiot i przez przedstawicieli Komisji oraz uwzględnić je w sprawozdaniu z oceny.
3.4. Sprawozdawczość
1) Podstawowe wymogi w zakresie sprawozdawczości i język
Audytor powinien przedstawić wyniki oceny zgodnie z międzynarodowymi ramami usług atestacyjnych IFAC oraz MSUA 3000, praktykami własnej firmy audytorskiej i wymogami uwzględnionymi w niniejszym zakresie zadań.
Sprawozdanie powinno być obiektywne, jasne, zwięzłe, terminowo przekazane i konstruktywne.
Należy je przedstawić w języku wskazanym w sekcji 6.4 zakresu zadań. Jeżeli język sprawozdania jest inny niż angielski lub francuski, audytor powinien również przedłożyć streszczenie sprawozdania w języku angielskim lub francuskim.
2) Data sporządzenia sprawozdania z oceny
Datą sporządzenia projektów sprawozdań i wstępnych sprawozdań końcowych powinna być data, w której sprawozdania te zostały przesłane do konsultacji. Datą na stronie tytułowej końcowego sprawozdania z oceny powinna być data podpisania końcowego sprawozdania z oceny.
Należy wziąć pod uwagę fakty i wydarzenia, na które zwrócił uwagę audytor przed podpisaniem sprawozdania końcowego, a które mają wpływ na ustalenia zawarte w sprawozdaniu. Audytor nie ma jednak obowiązku zasięgania informacji u kierownictwa podmiotu, ani przeprowadzania dalszych procedur po posiedzeniu zamykającym, przed podpisaniem sprawozdania końcowego.
3) Procedura konsultacji i przedkładania projektu sprawozdania <Instytucja zamawiająca może odpowiednio dostosować tę część, jeżeli uzna to za stosowne, ponieważ proponowany tekst opiera się na procedurach Komisji. Uwaga: części konsultowane z Komisją lub te, o których poinformowano Komisję, muszą zostać zachowane>
Audytor powinien przedłożyć projekt sprawozdania instytucji zamawiającej w terminie < 21> dni kalendarzowych od dnia spotkania zamykającego (tj. zakończenia pracy w terenie). Projekt sprawozdania powinien zawierać uwagi podmiotu, które udało się uzyskać podczas pracy w terenie oraz spotkania zamykającego dotyczących oceny.
Należy przedłożyć wersję papierową i elektroniczną projektu sprawozdania wraz z listem uzupełniającym. We wszystkich wersjach powinno być wyraźnie wskazane słowo „projekt”.
Podmiot może przekazać jeden egzemplarz projektu sprawozdania z oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów Komisji Europejskiej, aby uzyskać opinię Komisji odnośnie do poszczególnych elementów projektu sprawozdania (1).
Instytucja zamawiająca powinna przedstawić audytorowi swoje uwagi w terminie 21 dni kalendarzowych od otrzymania projektu sprawozdania.
Audytor powinien przedłożyć instytucji zamawiającej zmieniony projekt sprawozdania uwzględniający wszelkie otrzymane uwagi w terminie < 7> dni kalendarzowych od dnia otrzymania uwag.
Instytucja zamawiająca powinna przedstawić audytorowi swoje uwagi w terminie < 21> dni kalendarzowych od otrzymania projektu sprawozdania.
4) Procedura konsultacji i przedkładania sprawozdania końcowego < Instytucja zamawiająca może odpowiednio dostosować tę część, jeżeli uzna to za stosowne, ponieważ proponowany tekst opiera się na procedurach Komisji. Uwaga: części konsultowane z Komisją lub te, o których poinformowano Komisję, muszą zostać zachowane>
Jeżeli nie ma konieczności przeprowadzenia dodatkowych prac w terenie, audytor powinien przedstawić instytucji zamawiającej wstępne sprawozdanie końcowe w terminie < 7> dni kalendarzowych od otrzymania uwag dotyczących projektu sprawozdania. Na stronie tytułowej wstępnego sprawozdania końcowego należy umieścić wyrażenie „wstępne sprawozdanie końcowe”. Instytucja zamawiająca powinna poinformować audytora na piśmie o tym, czy zatwierdza wstępne sprawozdanie końcowe w terminie < 14> dni kalendarzowych od otrzymania wstępnego sprawozdania końcowego.
Audytor powinien przedłożyć sprawozdanie końcowe w terminie < 7> dni kalendarzowych od otrzymania uwag do wstępnego sprawozdania końcowego.
Audytor powinien następnie przedłożyć oryginał w wersji papierowej oraz jedną elektroniczną wersję sprawozdania końcowego wraz z pismem przewodnim skierowanym do podmiotu.
Sprawozdania należy przedkładać na oryginalnym papierze firmowym audytora. We wszystkich wersjach należy wyraźnie wskazać słowo „końcowe”. Audytor powinien również przesłać do podmiotu elektroniczną wersję sprawozdania końcowego (tj. zeskanowany egzemplarz (w formacie PDF) podpisanego i opatrzonego datą sprawozdania końcowego sporządzonego na papierze firmowym audytora).
Okres między spotkaniem zamykającym a przedłożeniem instytucji zamawiającej sprawozdania końcowego nie powinien przekraczać < 105> dni kalendarzowych lub < 15> tygodni.
Audytor powinien przesłać Komisji Europejskiej elektroniczną i papierową kopię końcowego sprawozdania z oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów na adres:
Komisja Europejska |
Dyrekcja Generalna ds. […] |
Dział audytu i kontroli |
1040 Bruxelles/Brussel |
BELGIQUE/BELGIË |
(1) Nie naruszając środków nadzoru, jakie podejmuje Komisja zgodnie z art. 154 ust. 5 rozporządzenia finansowego.
Załącznik 4
SPRAWOZDANIE Z OCENY SPEŁNIENIA WYMOGÓW DOTYCZĄCYCH FILARÓW
<NAGŁÓWEK AUDYTORA>
[PROJEKT, WSTĘPNA WERSJA KOŃCOWA LUB WERSJA KOŃCOWA] SPRAWOZDANIA
[data]
<W przypadku sprawozdania końcowego jest to data podpisania sprawozdania końcowego niezależnego audytora; w przypadku projektu sprawozdania lub wstępnego sprawozdania końcowego jest to data przesłania tych sprawozdań do konsultacji>
OCENA SPEŁNIENIA WYMOGÓW DOTYCZĄCYCH FILARÓW
PRZEZ [NAZWA PODMIOTU]
Podmiot poddawany ocenie: |
[Nazwa podmiotu] |
Państwo: |
[Państwo, w którym podmiot ma siedzibę] |
Audytor: |
[Firma audytorska i biuro odpowiedzialne za ocenę] |
Okres podlegający ocenie: |
[data] do [data] [zazwyczaj powinien to być rok (okres 12 miesięcy) kończący się w dniu rozpoczęcia pracy w terenie (procedur na miejscu) dotyczącej oceny] |
Daty prac w terenie dotyczących oceny: |
[[data] do [data] |
SPIS TREŚCI
Niezależne sprawozdanie poświadczające | 112 |
1. |
Streszczenie | 117 |
2. |
Kontekst zlecenia | 126 |
3. |
System kontroli wewnętrznej | 127 |
4. |
System rachunkowości | 129 |
5. |
Niezależny audyt zewnętrzny | 129 |
6. |
Dotacje | 129 |
7. |
Zamówienia | 130 |
8. |
Instrumenty finansowe | 130 |
9. |
Wykluczenie z dostępu do finansowania | 131 |
10. |
Publikacja informacji o odbiorcach | 131 |
11. |
Ochrona danych osobowych | 131 |
Załączniki | 133 |
INSTRUKCJE DOTYCZĄCE STOSOWANIA NINIEJSZEGO WZORU SPRAWOZDANIA W niniejszym wzorze sprawozdania z oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów przedstawiono format i strukturę sprawozdania dla audytora, a także wytyczne dotyczące treści poszczególnych sekcji sprawozdania.
Wymagany tekst i brzmienie sprawozdania poświadczającego niezależnego audytora powinny być zawsze stosowane i nie powinny być zmieniane. Należy usunąć niniejszą stronę z instrukcjami ze sprawozdania. |
NIEZALEŻNE SPRAWOZDANIE POŚWIADCZAJĄCE
Ocena spełnienia wymogów dotyczących filarów
[pełna nazwa i adres podmiotu]
Przeprowadziliśmy ocenę spełnienia wymogów dotyczących filarów („ocena”) przez [nazwa]; „podmiot”. Celem oceny jest zapewnienie Komisji Europejskiej wystarczającej pewności co do tego, czy podmiot spełnia wymogi określone w art. 154 ust. 4 lit. a)–f) rozporządzenia finansowego mające zastosowanie do budżetu ogólnego Komisji Europejskiej oraz w art. 29 ust. 1 rozporządzenia finansowego mające zastosowanie do Europejskiego Funduszu Rozwoju w odniesieniu do następujących filarów:
1. |
System kontroli wewnętrznej |
2. |
System rachunkowości |
3. |
Niezależny audyt zewnętrzny |
4. |
Dotacje <usunąć, jeżeli nie dotyczy> |
5. |
Zamówienia <usunąć, jeżeli nie dotyczy> |
6. |
Instrumenty finansowe (1) <usunąć, jeżeli nie dotyczy> |
7. |
Wykluczenie z dostępu do finansowania |
8. |
Publikacja informacji o odbiorcach |
9. |
Ochrona danych osobowych |
Zakres naszej pracy i nasze wnioski w odniesieniu do poszczególnych filarów przedstawiono poniżej.
Zakres odpowiedzialności odpowiednio kierownictwa podmiotu i audytora
Kierownictwo podmiotu odpowiada za zapewnienie, aby systemy, kontrole, zasady i procedury związane z filarami były zgodne ze normami przyjętymi na szczeblu międzynarodowym oraz kryteriami określonymi przez Komisję Europejską dla każdego filaru. Kierownictwo podmiotu jest również odpowiedzialne za przekazanie audytorowi informacji, dokumentów i zapewnienie dostępu do systemów oraz swoich pracowników, w zakresie, w jakim jest to konieczne i istotne do celów niniejszej oceny.
Naszym obowiązkiem jest ocena wdrożonych systemów oraz kontroli, zasad i procedur stosowanych przez podmiot w odniesieniu do każdego filaru w zestawieniu z kryteriami odnoszącymi się do każdego filaru oraz przedstawianie naszych ustaleń zgodnie z zakresem zadań określonym dla niniejszej oceny.
Ten zakres zadań stanowi, że musimy wykonywać naszą pracę zgodnie z międzynarodowym standardem usług atestacyjnych 3000 (wydanym przez Międzynarodową Federację Księgowych) dotyczącym usług atestacyjnych innych niż audyty lub przeglądy historycznych informacji finansowych w zakresie, w jakim standard ten można stosować w konkretnym kontekście niniejszej oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów. Standard ten nakłada na nas obowiązek przestrzegania obowiązujących norm etycznych przy wykonywaniu naszej pracy.
Zakres prac w odniesieniu do wszystkich filarów
Zakres naszego zlecenia obejmuje ocenę każdego filaru oraz wdrożonych systemów, a także kontroli, zasad i procedur stosowanych przez podmiot.
W zależności od wymogów dotyczących danego filaru nasza ocena obejmowała koncepcję lub koncepcję i skuteczność operacyjną odpowiednich systemów, kontroli, procedur i zasad.
Nasza ocena obejmowała porównanie informacji faktycznych oraz danych dotyczących systemów, kontroli, zasad i procedur z kryteriami Komisji. Kryteria te oraz poziomy istotności przedstawiliśmy w rozdziale 2.3 sprawozdania szczegółowego.
Aby ustalić, co stanowi istotne uchybienie lub niedociągnięcie w systemach, kontrolach, zasadach i procedurach, uwzględniliśmy kryteria i poziomy istotności określone przez Komisję, ponieważ czynniki te mogą wpływać na decyzję Komisji o powierzeniu podmiotowi zadań związanych z wykonaniem budżetu w ramach zarządzania pośredniego.
Ocena ta objęła przede wszystkim systemy, kontrole, zasady i procedury obowiązujące w odniesieniu do regularnych operacji podmiotu. Wnioski z tej oceny nie odnoszą się do konkretnych działań, projektów, umów lub porozumień, ani obecnych, ani przyszłych.
Z powodu swoich nieodłącznych ograniczeń, kontrola wewnętrzna i inne systemy, zasady i procedury niekoniecznie muszą zapobiegać błędom lub je wykrywać. Ponadto prognozy dotyczące tej historycznej oceny koncepcji i skuteczności systemów, kontroli, zasad i procedur na przyszłe okresy są uzależnione od ryzyka związanego z tym, że te systemy, kontrole, zasady i procedury mogą stać się nieodpowiednie ze względu na zmiany warunków lub ze względu na to, że stopień zgodności z zasadami i procedurami może ulec pogorszeniu.
Uwzględniliśmy wszystkie dowody przedstawione nam w czasie pracy w terenie, którą zakończyliśmy w dniu [termin spotkania zamykającego], w tym późniejsze uwagi i informacje przekazane przez podmiot i Komisję Europejską do dnia sporządzenia niniejszego sprawozdania.
Uważamy, że dowody, które zebraliśmy, stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wyciągnięcia wniosków.
FILAR 1 – SYSTEM KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
Zakres zlecenia obejmuje ocenę tego, czy podmiot ustanowił skuteczny, efektywny i oszczędny system kontroli wewnętrznej oraz czy zapewnił funkcjonowanie takiego systemu. W związku z tym przeprowadzone przez nas procedury obejmowały koncepcję i skuteczność operacyjną systemu kontroli wewnętrznej.
Nasza praca koncentrowała się na elementach kontroli wewnętrznej oraz kontrolach, które Komisja uważa za istotne i które wyszczególniono w kwestionariuszach oceny.
Wniosek
<sformułowanie, którego należy użyć w przypadku opinii pozytywnej; usunąć tę część, jeżeli nie dotyczy>
Ogólnie rzecz biorąc – na podstawie wykonanej przez nas pracy – uważamy, że podmiot ustanowił skuteczny, efektywny i oszczędny system kontroli wewnętrznej zgodny z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską oraz zapewnił funkcjonowanie tego systemu we wszystkich istotnych aspektach.
<sformułowanie, którego należy użyć w przypadku opinii negatywnej; usunąć tę część, jeżeli nie dotyczy>
Odnosimy się do naszych ustaleń określonych w sekcji 1.3: Podsumowanie ustaleń z naszego szczegółowego sprawozdania, w którym określono istotne niedociągnięcia i uchybienia w systemie kontroli wewnętrznej.
Ogólnie rzecz biorąc – ze względu na istotny charakter kwestii, o których mowa w poprzednim akapicie, oraz na podstawie wykonanej przez nas pracy – uważamy, że podmiot nie ustanowił skutecznego, efektywnego i oszczędnego systemu kontroli wewnętrznej zgodnego z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską oraz nie zapewnił funkcjonowania takiego systemu we wszystkich istotnych aspektach.
FILAR 2 – SYSTEM RACHUNKOWOŚCI
Zakres naszego zlecenia obejmuje ocenę dotyczącą tego, czy podmiot stosuje system rachunkowości, który zapewnia dokładne, wyczerpujące, wiarygodne i sprawnie przekazywane informacje. Przeprowadzone przez nas procedury obejmowały koncepcję i skuteczność operacyjną systemu rachunkowości.
Nasza praca koncentrowała się na tych aspektach i elementach systemu rachunkowości, które Komisja uważa za istotne i które wyszczególniono w kwestionariuszach oceny.
Wniosek
<sformułowanie, którego należy użyć w przypadku opinii pozytywnej; usunąć tę część, jeżeli nie dotyczy>
Ogólnie rzecz biorąc – na podstawie wykonanej przez nas pracy – uważamy, że podmiot stosuje system rachunkowości, który zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską zapewnia rzetelne, kompletne, wiarygodne i sprawnie przekazywane informacje w zakresie wszystkich istotnych aspektów.
<sformułowanie, którego należy użyć w przypadku opinii negatywnej; usunąć tę część, jeżeli nie dotyczy>
Odnosimy się do naszych ustaleń określonych w sekcji 1.3: Podsumowanie ustaleń z naszego szczegółowego sprawozdania, w którym określono istotne niedociągnięcia i uchybienia w systemie rachunkowości.
Ogólnie rzecz biorąc – ze względu na istotny charakter kwestii, o których mowa w poprzednim akapicie, oraz na podstawie wykonanej przez nas pracy – uważamy, że podmiot nie stosuje systemu rachunkowości, który zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską zapewnia rzetelne, kompletne, wiarygodne i sprawnie przekazywane informacje w zakresie wszystkich istotnych aspektów.
FILAR 3 – NIEZALEŻNY AUDYT ZEWNĘTRZNY
Zakres naszego zlecenia obejmuje ocenę tego, czy podmiot podlega niezależnemu audytowi zewnętrznemu prowadzonemu przez służby audytu funkcjonalnie niezależne od podmiotu zgodnie z przyjętymi na szczeblu międzynarodowym standardami audytu. Dlatego też przeprowadzone przez nas procedury obejmowały koncepcję ram audytu zewnętrznego, którym podlega podmiot.
Nasza praca koncentrowała się na tych aspektach i elementach ram niezależnego audytu zewnętrznego, które Komisja uważa za istotne i które wyszczególniono w kwestionariuszach oceny.
Wniosek
<sformułowanie, którego należy użyć w przypadku opinii pozytywnej; usunąć tę część, jeżeli nie dotyczy>
Ogólnie rzecz biorąc – na podstawie wykonanej przez nas pracy – uważamy, że podmiot podlega niezależnemu audytowi zewnętrznemu, którego prowadzenie we wszystkich istotnych aspektach przez służby audytu funkcjonalnie niezależne od podmiotu jest wymagane zgodnie z przyjętymi na szczeblu międzynarodowym standardami audytu oraz kryteriami określonymi przez Komisję Europejską.
<sformułowanie, którego należy użyć w przypadku opinii negatywnej; usunąć tę część, jeżeli nie dotyczy>
Odnosimy się do naszych ustaleń określonych w sekcji 1.3: Podsumowanie ustaleń z naszego szczegółowego sprawozdania, w którym określono istotne niedociągnięcia i uchybienia w ramach niezależnego audytu zewnętrznego.
Ogólnie rzecz biorąc – ze względu na istotny charakter kwestii, o których mowa w poprzednim akapicie, oraz na podstawie wykonanej przez nas pracy – uważamy, że podmiot nie podlega niezależnemu audytowi zewnętrznemu przeprowadzanemu przez służby audytu funkcjonalnie niezależne od podmiotu, którego prowadzenie we wszystkich istotnych aspektach jest wymagane zgodnie z przyjętymi na szczeblu międzynarodowym standardami audytu oraz kryteriami określonymi przez Komisję Europejską.
FILAR 4 – DOTACJE
Zakres naszego zlecenia obejmuje ocenę dotyczącą tego, czy podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury w celu zapewnienia finansowania z funduszy UE za pośrednictwem dotacji. W związku z tym przeprowadzone przez nas procedury obejmowały koncepcję i skuteczność operacyjną systemu udzielania dotacji.
Nasza praca koncentrowała się na tych aspektach i elementach systemu udzielania dotacji, które Komisja uważa za istotne i które wyszczególniono w kwestionariuszach oceny.
Wniosek
<sformułowanie, którego należy użyć w przypadku opinii pozytywnej; usunąć tę część, jeżeli nie dotyczy>
Ogólnie rzecz biorąc – na podstawie wykonanej przez nas pracy – uważamy, że podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury w zakresie zapewniania finansowania z funduszy UE za pośrednictwem dotacji we wszystkich istotnych aspektach oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską.
<sformułowanie, którego należy użyć w przypadku opinii negatywnej; usunąć tę część, jeżeli nie dotyczy>
Odnosimy się do naszych ustaleń określonych w sekcji 1.3: Podsumowanie ustaleń z naszego szczegółowego sprawozdania, w którym określono istotne niedociągnięcia i uchybienia w systemie udzielania dotacji.
Ogólnie rzecz biorąc – ze względu na istotny charakter kwestii, o których mowa w poprzednim akapicie, oraz na podstawie wykonanej przez nas pracy – uważamy, że podmiot nie stosuje we wszystkich istotnych aspektach oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską odpowiednich zasad i procedur w zakresie zapewniania finansowania z funduszy UE za pośrednictwem dotacji.
FILAR 5 – ZAMÓWIENIA
Zakres naszego zlecenia obejmuje ocenę dotyczącą tego, czy podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury w zakresie zapewniania finansowania z funduszy UE za pośrednictwem zamówień. W związku z tym przeprowadzone przez nas procedury obejmowały koncepcję i skuteczność operacyjną systemu zamówień.
Nasza praca koncentrowała się na tych aspektach i elementach systemu zamówień, które Komisja uważa za istotne i które wyszczególniono w kwestionariuszach oceny.
Wniosek
<sformułowanie, którego należy użyć w przypadku opinii pozytywnej; usunąć tę część, jeżeli nie dotyczy>
Ogólnie rzecz biorąc – na podstawie wykonanej przez nas pracy – uważamy, że podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury w zakresie zapewniania finansowania z funduszy UE za pośrednictwem zamówień we wszystkich istotnych aspektach oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską.
<sformułowanie, którego należy użyć w przypadku opinii negatywnej; usunąć tę część, jeżeli nie dotyczy>
Odnosimy się do naszych ustaleń określonych w sekcji 1.3: Podsumowanie ustaleń z naszego szczegółowego sprawozdania, w którym określono istotne niedociągnięcia i uchybienia w systemie zamówień.
Ogólnie rzecz biorąc – ze względu na istotny charakter kwestii, o których mowa w poprzednim akapicie, oraz na podstawie wykonanej przez nas pracy – uważamy, że podmiot nie stosuje we wszystkich istotnych aspektach oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską odpowiednich zasad i procedur w zakresie zapewniania finansowania z funduszy UE za pośrednictwem zamówień.
FILAR 6 – INSTRUMENTY FINANSOWE (2)
Zakres naszego zlecenia obejmuje ocenę dotyczącą tego, czy podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury w zakresie zapewniania finansowania z funduszy UE za pośrednictwem instrumentów finansowych. W związku z tym przeprowadzone przez nas procedury obejmowały koncepcję i skuteczność operacyjną instrumentów finansowych stosowanych przez podmiot.
Nasza praca koncentrowała się na tych aspektach i elementach instrumentów finansowych stosowanych przez podmiot, które Komisja uważa za istotne i które wyszczególniono w kwestionariuszach oceny.
Wniosek
<sformułowanie, którego należy użyć w przypadku opinii pozytywnej; usunąć tę część, jeżeli nie dotyczy>
Ogólnie rzecz biorąc – na podstawie wykonanej przez nas pracy – uważamy, że podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury w zakresie zapewniania finansowania z funduszy UE za pośrednictwem instrumentów finansowych we wszystkich istotnych aspektach oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską.
<sformułowanie, którego należy użyć w przypadku opinii negatywnej; usunąć tę część, jeżeli nie dotyczy>
Odnosimy się do naszych ustaleń określonych w sekcji 1.3: Podsumowanie ustaleń z naszego szczegółowego sprawozdania, w którym określono istotne niedociągnięcia i uchybienia w instrumentach finansowych stosowanych przez podmiot.
Ogólnie rzecz biorąc – ze względu na istotny charakter kwestii, o których mowa w poprzednim akapicie, oraz na podstawie wykonanej przez nas pracy – uważamy, że podmiot nie stosuje we wszystkich istotnych aspektach oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską odpowiednich zasad i procedur w zakresie zapewniania finansowania z funduszy UE za pośrednictwem instrumentów finansowych.
FILAR 7 – WYKLUCZENIE Z DOSTĘPU DO FINANSOWANIA
Zakres naszego zlecenia obejmuje ocenę dotyczącą tego, czy podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury w celu wykluczenia osób trzecich z dostępu do finansowania.
W związku z tym przeprowadzone przez nas procedury obejmowały koncepcję i skuteczność operacyjną środków stosowanych w tym celu przez podmiot.
Nasza praca koncentrowała się na tych podstawach wykluczenia i środkach stosowanych przez podmiot, które Komisja uważa za istotne i które wyszczególniono w kwestionariuszach oceny.
Wniosek
<sformułowanie, którego należy użyć w przypadku opinii pozytywnej; usunąć tę część, jeżeli nie dotyczy>
Ogólnie rzecz biorąc – na podstawie wykonanej przez nas pracy – uważamy, że podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury w celu wykluczenia osób trzecich z dostępu do finansowania zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską.
<sformułowanie, którego należy użyć w przypadku opinii negatywnej; usunąć tę część, jeżeli nie dotyczy>
Odnosimy się do naszych ustaleń określonych w sekcji 1.3: Podsumowanie ustaleń z naszego szczegółowego sprawozdania, w którym określono istotne niedociągnięcia i uchybienia w systemie wykluczania stosowanym przez podmiot.
Ogólnie rzecz biorąc – ze względu na istotny charakter kwestii, o których mowa w poprzednim akapicie, oraz na podstawie wykonanej przez nas pracy – uważamy, że podmiot nie stosuje we wszystkich istotnych aspektach oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską odpowiednich zasad i procedur w celu wykluczenia osób trzecich z dostępu do finansowania.
FILAR 8 – PUBLIKACJA INFORMACJI O ODBIORCACH
Zakres naszego zlecenia obejmuje ocenę dotyczącą tego, czy podmiot w sposób odpowiedni i terminowy podaje do wiadomości publicznej informacje o odbiorcach środków finansowych.
W związku z tym przeprowadzone przez nas procedury obejmowały koncepcję i skuteczność operacyjną środków stosowanych w tym celu przez podmiot.
Nasza praca koncentrowała się na tych wymogach, które Komisja uważa za istotne i które wyszczególniono w kwestionariuszach oceny.
Wniosek
<sformułowanie, którego należy użyć w przypadku opinii pozytywnej; usunąć tę część, jeżeli nie dotyczy>
Ogólnie rzecz biorąc – na podstawie wykonanej przez nas pracy – uważamy, że podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury w celu podania do wiadomości publicznej informacji o odbiorcach środków finansowych w sposób odpowiedni i terminowy zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską.
<sformułowanie, którego należy użyć w przypadku opinii negatywnej; usunąć tę część, jeżeli nie dotyczy>
Odnosimy się do naszych ustaleń określonych w sekcji 1.3: Podsumowanie ustaleń z naszego szczegółowego sprawozdania, w którym określono istotne niedociągnięcia i uchybienia w systemie publikacji informacji o odbiorcach stosowanym przez podmiot.
Ogólnie rzecz biorąc – ze względu na istotny charakter kwestii, o których mowa w poprzednim akapicie, oraz na podstawie wykonanej przez nas pracy – uważamy, że podmiot nie stosuje we wszystkich istotnych aspektach oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską odpowiednich zasad i procedur w celu podawania do wiadomości publicznej informacji o odbiorcach środków finansowych w sposób odpowiedni i terminowy.
FILAR 9 – OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Zakres naszego zlecenia obejmuje ocenę dotyczącą tego, czy podmiot zapewnia poziom ochrony danych osobowych równoważny poziomowi, o którym mowa w art. 5 rozporządzenia finansowego.
W związku z tym przeprowadzone przez nas procedury obejmowały koncepcję i skuteczność operacyjną środków stosowanych w tym celu przez podmiot.
Nasza praca koncentrowała się na tych wymogach i środkach stosowanych przez podmiot, które Komisja uważa za istotne i które wyszczególniono w kwestionariuszach oceny.
Wniosek
<sformułowanie, którego należy użyć w przypadku opinii pozytywnej; usunąć tę część, jeżeli nie dotyczy>
Ogólnie rzecz biorąc – na podstawie wykonanej przez nas pracy – uważamy, że podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury w celu zapewnienia ochrony danych osobowych zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską.
<sformułowanie, którego należy użyć w przypadku opinii negatywnej; usunąć tę część, jeżeli nie dotyczy>
Odnosimy się do naszych ustaleń określonych w sekcji 1.3: Podsumowanie ustaleń z naszego szczegółowego sprawozdania, w którym określono istotne niedociągnięcia i uchybienia w systemie wykluczania stosowanym przez podmiot.
Ogólnie rzecz biorąc – ze względu na istotny charakter kwestii, o których mowa w poprzednim akapicie, oraz na podstawie wykonanej przez nas pracy – uważamy, że podmiot nie stosuje we wszystkich istotnych aspektach oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską odpowiednich zasad i procedur w celu zapewnienia ochrony danych osobowych.
Dystrybucja i wykorzystanie
Podmiot złożył wniosek o sporządzenie niniejszego sprawozdania i jest ono przeznaczona wyłącznie do celów informacyjnych i do wykorzystania przez podmiot i Komisję Europejską.
Podpis audytora <osoby lub firmy lub obu, w stosownych przypadkach>.
Imię i nazwisko (nazwa) audytora składającego podpis <osoby lub firmy lub obu, w stosownych przypadkach>.
Adres audytora <biura odpowiedzialnego za przeprowadzenie audytu>.
Data złożenia podpisu <nie stosuje się w przypadku projektów sprawozdań. Data podpisania sprawozdania końcowego.>
1. STRESZCZENIE
1.1. Wnioski
Poniżej przedstawiono podsumowanie naszych wniosków dotyczących każdego filaru.
FILAR |
WNIOSEK |
||
|
TAK/NIE |
||
Czy podmiot wprowadził skuteczny, efektywny i oszczędny system kontroli wewnętrznej zgodny z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską oraz czy zapewnił funkcjonowanie takiego systemu we wszystkich istotnych aspektach? |
|
||
|
TAK/NIE |
||
Czy podmiot stosuje system rachunkowości, który zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską w sposób terminowy zapewnia rzetelne, kompletne, wiarygodne informacje w zakresie wszystkich istotnych aspektów? |
|
||
|
TAK/NIE |
||
Czy podmiot podlega niezależnemu audytowi zewnętrznemu, którego prowadzenie we wszystkich istotnych aspektach jest wymagane zgodnie z przyjętymi na szczeblu międzynarodowym standardami audytu, przeprowadzanemu przez służby audytu funkcjonalnie niezależne od podmiotu oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską? |
|
||
|
TAK/NIE/NIE DOTYCZY |
||
Czy podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury w zakresie zapewniania finansowania z funduszy UE za pośrednictwem dotacji oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską? |
|
||
|
TAK/NIE/NIE DOTYCZY |
||
Czy we wszystkich istotnych aspektach podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury w celu zapewnienia finansowania z funduszy UE za pośrednictwem zamówień oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską? |
|
||
|
TAK/NIE/NIE DOTYCZY |
||
Czy we wszystkich istotnych aspektach podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury w zakresie zapewniania finansowania z funduszy UE za pośrednictwem instrumentów finansowych oraz zgodnie z kryteriami określonymi przez Komisję Europejską? W szczególności, czy podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury w odniesieniu do: |
|
||
systemu zarządzania ryzykiem kredytowym i stosowania wewnętrznego systemu oceny ryzyka? |
TAK/NIE/NIE DOTYCZY |
||
unikania opodatkowania i jurysdykcji niechętnych współpracy? |
TAK/NIE/NIE DOTYCZY |
||
przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu? |
TAK/NIE/NIE DOTYCZY |
||
|
TAK/NIE/NIE DOTYCZY |
||
Czy podmiot stosuje odpowiednie zasady i procedury w celu wykluczenia osób trzecich z dostępu do finansowania za pośrednictwem zamówień, dotacji lub instrumentów finansowych? |
TAK/NIE/NIE DOTYCZY |
||
|
TAK/NIE/NIE DOTYCZY |
||
Czy podmiot w sposób odpowiedni i w rozsądnym terminie podaje do wiadomości publicznej informacje o odbiorcach środków finansowych? |
TAK/NIE/NIE DOTYCZY |
||
|
TAK/NIE/NIE DOTYCZY |
||
Czy podmiot zapewnia poziom ochrony danych osobowych równoważny poziomowi, o którym mowa w art. 5 rozporządzenia finansowego? (3) |
TAK/NIE/NIE DOTYCZY |
1.2. Plan oceny
<Sugerowana objętość planu oceny: maksymalnie 2 strony>
Stwierdziliśmy, że podmiot nie spełnia w pełni wymogów filaru lub filarów [należy określić filar lub filary].
Stwierdziliśmy znaczące uchybienia i niedociągnięcia w … <należy krótko opisać główne niedociągnięcia i uchybienia dotyczące przedmiotowego filaru lub filarów zgodnie z ustaleniami określonymi w sekcji 1.3>.
Sformułowaliśmy szereg zaleceń o decydującym znaczeniu, które mają na celu zaradzenie tym istotnym niedociągnięciom <należy krótko opisać zalecenia o decydującym znaczeniu dotyczące przedmiotowego filaru lub filarów zgodnie z zaleceniami określonymi w sekcji 1.3>.
Sugerujemy, by podmiot wdrożył te zalecenia, aby mógł się kwalifikować do powierzenia mu przez Komisję Europejską zadań związanych z wykonaniem budżetu w ramach zarządzania pośredniego.
W tym celu proponujemy plan działania, tj. plan oceny obejmujący harmonogram dotyczący usunięcia uchybień i niedociągnięć. Ten plan działania oraz towarzyszący mu harmonogram wdrażania proponowanych przez nas środków został omówiony i uzgodniony z podmiotem <Plan działania powinien, w miarę możliwości, zostać uzgodniony z podmiotem przed wydaniem przez audytora sprawozdania końcowego. Jeżeli jest to niemożliwe, należy dokładnie wyjaśnić powody>.
Plan działania
<W tym miejscu należy opisać plan działania, odnosząc się do następujących kluczowych aspektów dotyczących każdego przedmiotowego filaru:
— |
krótki opis głównych ustaleń, tj. istotnych niedociągnięć lub uchybień w systemach, kontrolach, procedurach i zasadach; |
— |
krótki opis proponowanego planu działania mającego na celu zaradzenie tym niedociągnięciom lub uchybieniom. W planie działania należy wyraźnie określić, które z proponowanych środków (tj. zaleceń o decydującym znaczeniu) zostaną wdrożone, i sposób, w jaki zostaną one wdrożone, oraz przedstawić przejrzysty i realistyczny harmonogram.> |
1.3. Podsumowanie ustaleń i zaleceń
Zob. poniżej podsumowanie naszych ustaleń i zaleceń dotyczących każdego filaru.
Ustalenia
Główne ustalenia to ustalenia, które odnoszą się do istotnych niedociągnięć lub uchybień w systemach, kontrolach, zasadach i procedurach. „Istotny” oznacza, że uznajemy te czynniki za na tyle ważne dla Komisji, że mogły one mieć wpływ na jej decyzję o powierzeniu podmiotowi zadań związanych z wykonaniem budżetu w ramach zarządzania pośredniego. W związku z tym, w przypadku gdy dokonaliśmy istotnych ustaleń dotyczących filaru, doprowadziło nas to do wyrażenia negatywnego wniosku w odniesieniu do filaru.
Główne ustalenia obejmują również przypadki, w których kilka ustaleń, które pojedynczo nie odnoszą się do istotnego niedociągnięcia lub uchybienia, w ujęciu łącznym wiążą się ze stwierdzeniem istotnego niedociągnięcia lub uchybienia. Łączny wpływ takich ustaleń uznaje się za poważny (tj. istotny) na tyle, że doprowadziło nas to do wniosku, iż podmiot nie spełnia wymogów w odniesieniu do dodanego filaru (tj. wniosek brzmi „nie”).
Pozostałe ustalenia to wszelkie ustalenia inne niż istotne, na które naszym zdaniem podmiot powinien zwrócić uwagę. Ustalenia te odnoszą się do niedociągnięć i uchybień w systemach, kontrolach, zasadach i procedurach, które – pojedynczo lub łącznie – wiążą się z niższym bezpośrednim poziomem ryzyka związanego z nieosiągnięciem celów danego filaru.
Zalecenia
Zalecenia o decydującym znaczeniu dotyczą istotnych niedociągnięć i uchybień w systemach, kontrolach, zasadach i procedurach oraz przypadków, w których nie są (regularnie) spełniane kryteria Komisji Europejskiej lub przyjęte na szczeblu międzynarodowym standardy w zakresie filarów.
Nasze inne zalecenia dotyczą pozostałych ustaleń, które nie mają istotnego charakteru. W takich przypadkach niedociągnięcia i uchybienia w systemach, kontrolach, zasadach lub procedurach nie mają dużego i bezpośredniego wpływu na cele tych systemów, kontroli, zasad lub procedur. Uważamy jednak, że istotne jest, aby podmiot wdrożył zalecane środki, by mieć możliwość usprawnienia systemów, kontroli, zasad lub procedur oraz osiągnięcia większej wydajności lub skuteczności.
Każde z naszych zaleceń zostało szczegółowo opisane w rozdziałach 3–8.
Sugerujemy, aby podmiot wdrożył nasze zalecenia o decydującym znaczeniu, które określono w planie działania przedstawionym w sekcji 1.2 niniejszego sprawozdania.
FILAR 1 – SYSTEM KONTROLI WEWNĘTRZNEJ |
|
Główne ustalenia/zalecenia o decydującym znaczeniu |
|
Nr |
Opis ustalenia/zalecenia |
1 |
Ustalenie: <krótki opis ustalenia, maksymalnie 2 wiersze> |
Zalecenie: <krótki opis zalecenia, maksymalnie 2 wiersze> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
Itd. |
|
|
|
Pozostałe ustalenia/pozostałe zalecenia |
|
Nr |
Opis ustalenia/zalecenia |
1 |
Ustalenie: <krótki opis ustalenia, maksymalnie 2 wiersze> |
Zalecenie: <krótki opis zalecenia, maksymalnie 2 wiersze> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
Itd. |
|
|
|
Uwaga: Numer i opis ustalenia/zalecenia musi odpowiadać szczegółowemu ustaleniu/zaleceniu określonemu odpowiednio w sekcji 3.3.1 i 3.3.2. |
FILAR 2 – SYSTEM RACHUNKOWOŚCI |
|
Główne ustalenia/zalecenia o decydującym znaczeniu |
|
Nr |
Opis ustalenia/zalecenia |
1 |
Ustalenie: <krótki opis ustalenia, maksymalnie 2 wiersze> |
Zalecenie: <krótki opis zalecenia, maksymalnie 2 wiersze> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
Itd. |
|
|
|
Pozostałe ustalenia/pozostałe zalecenia |
|
Nr |
Opis ustalenia/zalecenia |
1 |
Ustalenie: <krótki opis ustalenia, maksymalnie 2 wiersze> |
Zalecenie: <krótki opis zalecenia, maksymalnie 2 wiersze> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
Itd. |
|
|
|
Uwaga: Numer i opis ustalenia/zalecenia musi odpowiadać szczegółowemu ustaleniu/zaleceniu określonemu odpowiednio w sekcji 4.3.1 i 4.3.2. |
FILAR 3 – NIEZALEŻNY AUDYT ZEWNĘTRZNY |
|
Główne ustalenia/zalecenia o decydującym znaczeniu |
|
Nr |
Opis ustalenia/zalecenia |
1 |
Ustalenie: <krótki opis ustalenia, maksymalnie 2 wiersze> |
Zalecenie: <krótki opis zalecenia, maksymalnie 2 wiersze> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
Itd. |
|
|
|
Pozostałe ustalenia/pozostałe zalecenia |
|
Nr |
Opis ustalenia/zalecenia |
1 |
Ustalenie: <krótki opis ustalenia, maksymalnie 2 wiersze> |
Zalecenie: <krótki opis zalecenia, maksymalnie 2 wiersze> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
Itd. |
|
|
|
Uwaga: Numer i opis ustalenia/zalecenia musi odpowiadać szczegółowemu ustaleniu/zaleceniu określonemu odpowiednio w sekcji 5.3.1 i 5.3.2. |
FILAR 4 – DOTACJE |
|
Główne ustalenia/zalecenia o decydującym znaczeniu |
|
Nr |
Opis ustalenia/zalecenia |
1 |
Ustalenie: <krótki opis ustalenia, maksymalnie 2 wiersze> |
Zalecenie: <krótki opis zalecenia, maksymalnie 2 wiersze> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
Itd. |
|
|
|
Pozostałe ustalenia/pozostałe zalecenia |
|
Nr |
Opis ustalenia/zalecenia |
1 |
Ustalenie: <krótki opis ustalenia, maksymalnie 2 wiersze> |
Zalecenie: <krótki opis zalecenia, maksymalnie 2 wiersze> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
Itd. |
|
|
|
Uwaga: Numer i opis ustalenia/zalecenia musi odpowiadać szczegółowemu ustaleniu/zaleceniu określonemu odpowiednio w sekcji 6.3.1 i 6.4.2. |
FILAR 5 – ZAMÓWIENIA |
|
Główne ustalenia/zalecenia o decydującym znaczeniu |
|
Nr |
Opis ustalenia/zalecenia |
1 |
Ustalenie: <krótki opis ustalenia, maksymalnie 2 wiersze> |
Zalecenie: <krótki opis zalecenia, maksymalnie 2 wiersze> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
Itd. |
|
|
|
Pozostałe ustalenia/pozostałe zalecenia |
|
Nr |
Opis ustalenia/zalecenia |
1 |
Ustalenie: <krótki opis ustalenia, maksymalnie 2 wiersze> |
Zalecenie: <krótki opis zalecenia, maksymalnie 2 wiersze> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
Itd. |
|
|
|
Uwaga: Numer i opis ustalenia/zalecenia musi odpowiadać szczegółowemu ustaleniu/zaleceniu określonemu odpowiednio w sekcji 7.3.1 i 7.3.2. |
FILAR 6 – INSTRUMENTY FINANSOWE |
|
Główne ustalenia/zalecenia o decydującym znaczeniu |
|
Nr |
Opis ustalenia/zalecenia |
1 |
Ustalenie: <krótki opis ustalenia, maksymalnie 2 wiersze> |
Zalecenie: <krótki opis zalecenia, maksymalnie 2 wiersze> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
Itd. |
|
|
|
Pozostałe ustalenia/pozostałe zalecenia |
|
Nr |
Opis ustalenia/zalecenia |
1 |
Ustalenie: <krótki opis ustalenia, maksymalnie 2 wiersze> |
Zalecenie: <krótki opis zalecenia, maksymalnie 2 wiersze> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
Itd. |
|
|
|
Uwaga: Numer i opis ustalenia/zalecenia musi odpowiadać szczegółowemu ustaleniu/zaleceniu określonemu odpowiednio w sekcji 8.3.1 i 8.3.2. |
FILAR 7 – WYKLUCZENIE Z DOSTĘPU DO FINANSOWANIA |
|
Główne ustalenia/zalecenia o decydującym znaczeniu |
|
Nr |
Opis ustalenia/zalecenia |
1 |
Ustalenie: <krótki opis ustalenia, maksymalnie 2 wiersze> |
Zalecenie: <krótki opis zalecenia, maksymalnie 2 wiersze> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
Itd. |
|
|
|
Pozostałe ustalenia/pozostałe zalecenia |
|
Nr |
Opis ustalenia/zalecenia |
1 |
Ustalenie: <krótki opis ustalenia, maksymalnie 2 wiersze> |
Zalecenie: <krótki opis zalecenia, maksymalnie 2 wiersze> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
Itd. |
|
|
|
Uwaga: Numer i opis ustalenia/zalecenia musi odpowiadać szczegółowemu ustaleniu/zaleceniu określonemu odpowiednio w sekcji 9.3.1 i 9.3.2. |
FILAR 8 – PUBLIKACJA INFORMACJI O ODBIORCACH |
|
Główne ustalenia/zalecenia o decydującym znaczeniu |
|
Nr |
Opis ustalenia/zalecenia |
1 |
Ustalenie: <krótki opis ustalenia, maksymalnie 2 wiersze> |
Zalecenie: <krótki opis zalecenia, maksymalnie 2 wiersze> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
Itd. |
|
|
|
Pozostałe ustalenia/pozostałe zalecenia |
|
Nr |
Opis ustalenia/zalecenia |
1 |
Ustalenie: <krótki opis ustalenia, maksymalnie 2 wiersze> |
Zalecenie: <krótki opis zalecenia, maksymalnie 2 wiersze> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
Itd. |
|
|
|
Uwaga: Numer i opis ustalenia/zalecenia musi odpowiadać szczegółowemu ustaleniu/zaleceniu określonemu odpowiednio w sekcji 10.3.1 i 10.3.2. |
FILAR 7 – OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH |
|
Główne ustalenia/zalecenia o decydującym znaczeniu |
|
Nr |
Opis ustalenia/zalecenia |
1 |
Ustalenie: <krótki opis ustalenia, maksymalnie 2 wiersze> |
Zalecenie: <krótki opis zalecenia, maksymalnie 2 wiersze> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
Itd. |
|
|
|
Pozostałe ustalenia/pozostałe zalecenia |
|
Nr |
Opis ustalenia/zalecenia |
1 |
Ustalenie: <krótki opis ustalenia, maksymalnie 2 wiersze> |
Zalecenie: <krótki opis zalecenia, maksymalnie 2 wiersze> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
Itd. |
|
|
|
Uwaga: Numer i opis ustalenia/zalecenia musi odpowiadać szczegółowemu ustaleniu/zaleceniu określonemu odpowiednio w sekcji 11.3.1 i 11.3.2. |
2. KONTEKST ZLECENIA
2.1. Kontekst
W art. 154 rozporządzenia finansowego (4) („RF”) mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Unii Europejskiej („UE”) określono metody wykonywania budżetu, w tym „zarządzanie pośrednie”. W ramach zarządzania pośredniego Komisja może powierzyć zadania związane z wykonaniem budżetu państwom, organizacjom i organom (zwanym dalej „podmiotami”) wskazanym w art. 62 RF. Może to dotyczyć następujących podmiotów:
— |
państw trzecich lub organów przez nie wyznaczonych, np. Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, Królestwa Kambodży; |
— |
organizacji międzynarodowych i ich agencji, np. Programu Narodów Zjednoczonych ds. Rozwoju (UNDP); |
— |
podmiotów prawa publicznego, np. Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW); |
— |
podmiotów prawa prywatnego, ale realizujących misję publiczną, o ile zapewniają one odpowiednie gwarancje finansowe, np. Cassa Depositi e Prestiti (CDP). |
Jeżeli podmioty te zarządzają środkami finansowymi UE, mają obowiązek zapewnić poziom ochrony interesów finansowych UE równoważny poziomowi ochrony wymaganemu na mocy RF. W szczególności muszą one spełniać wymogi w odniesieniu do dziewięciu „filarów”. Filary te odnoszą się do:
1) |
systemu kontroli wewnętrznej; |
2) |
systemu rachunkowości; |
3) |
niezależnego audytu zewnętrznego; |
jak również zasad i procedur dotyczących:
4) |
zapewniania finansowania ze środków finansowych UE za pośrednictwem dotacji; |
5) |
zamówień; |
6) |
instrumentów finansowych (5); |
a także:
7) |
wykluczenia z dostępu do finansowania; |
8) |
publikacji informacji o odbiorcach; |
9) |
ochrony danych osobowych. |
W związku z tym podmioty, które zamierzają pracować z wykorzystaniem środków finansowych UE w ramach zarządzania pośredniego, muszą przejść kompleksową ocenę spełnienia wymogów dotyczących filarów. Na podstawie wyników oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów Komisja podejmie decyzję, czy: (i) może powierzyć zadania związane z wykonaniem budżetu danemu podmiotowi oraz; (ii) może zawrzeć z podmiotem umowy szczegółowe (tj. umowy o delegowaniu zadań w ramach zarządzania pośredniego).
2.2. Opis podmiotu poddawanego ocenie
<Należy przedstawić opis podmiotu. Sugerowana maksymalna długość: 2 strony.
Główne elementy i cechy podmiotu, struktura organizacyjna, charakter działań i operacji itp.>
2.3. Kryteria stosowane w odniesieniu do oceny i istotności
Dla każdego filaru istnieją trzy poziomy kryteriów, które Komisja Europejska określiła, formułując (kluczowe) pytania zawarte w załączniku 2 i 2a do zakresu zadań (Kwestionariusz i kryteria oceny oraz Kwestionariusz oceny). Aby ustalić, co stanowi istotne niedociągnięcie lub uchybienie w systemach, kontrolach, zasadach i procedurach, uwzględniliśmy kryteria i poziomy ważności (tj. progi punktowe) określone przez Komisję, ponieważ czynniki te mogą wpływać na decyzję Komisji o powierzeniu podmiotowi zadań związanych z wykonaniem budżetu w ramach zarządzania pośredniego.
Poziom 1 (rozporządzenie finansowe)
Dla każdego filaru istnieje jedno nadrzędne pytanie na poziomie 1 (w załączniku 2 Kwestionariusz i kryteria oceny) określone na podstawie rozporządzenia finansowego. Możliwe są wyłącznie dwie odpowiedzi:
— |
Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi „tak”. Oznacza to, że dany podmiot spełnia wymogi w odniesieniu do danego filaru. Nasz wniosek jest pozytywny, co jest równoznaczne z „opinią bez zastrzeżeń”. |
— |
Odpowiedź na pytanie na poziomie 1 brzmi „nie”. Oznacza to, że podmiot nie spełnia wymogów danego filaru. W takim przypadku nasz wniosek jest negatywny, co jest równoznaczne „opinią negatywną”, o której mowa w standardach międzynarodowych. |
Poziom 2 (kluczowe elementy filaru)
Kluczowe pytania na poziomie 2 odnoszą się do kryteriów, które Komisja uznaje za niezbędne. W tym kontekście kluczowe pytania i kryteria są określone dla kluczowych elementów każdego filaru. Elementy są zasadniczo „podfilarami”, które z kolei składają się z bloków pytań zawartych w załączniku 2a Kwestionariusz oceny.
Przyznając ocenę punktową w skali od 0 do 10 każdemu elementowi na poziomie 2 z załącznika 2 Kwestionariusz i kryteria oceny na podstawie informacji i dowodów uzyskanych dzięki zastosowaniu załącznika 2a , kierowaliśmy się profesjonalnym osądem.
Poziom 3 (kwestionariusz oceny z blokami pytań)
Załącznik 2a Kwestionariusz oceny obejmuje bloki pytań, które odnoszą się do kluczowych elementów filarów na poziomie 2. Te bloki szczegółowych pytań stanowiły dla nas wytyczne i stanowią zasadniczo wyczerpujące przykłady. Oznacza to, że możemy – ale niekoniecznie musimy – wykorzystać (wszystkie) te pytania (bloki pytań) do przyznania oceny punktowej każdemu elementowi na poziomie 2.
Sformułowaliśmy dodatkowe pytania i przeprowadziliśmy dodatkowe procedury i testy, które uznaliśmy za konieczne lub właściwe. W odniesieniu do wszystkich pytań z załącznika 2a kierowaliśmy się w pełni profesjonalnym osądem, przyznając oceny punktowe kluczowym elementów filarów na poziomie 2.
3. SYSTEM KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
3.1. Opis systemu kontroli wewnętrznej
<Należy opisać główne elementy systemu kontroli wewnętrznej stosowanego przez podmiot. Sugerowana maksymalna długość: 2 strony>
3.2. Podsumowanie wykonanych prac i kryteriów zastosowanych do oceny
<Należy przedstawić skrócony opis prac, tj. procedur i testów przeprowadzonych, aby ocenić filar dotyczący systemu kontroli wewnętrznej. Należy krótko opisać kryteria zastosowane do oceny filaru. Audytor może odnieść się do rozdziału 2.3 oraz do wypełnionego kwestionariusza oceny i kryteriów w załączniku 2 i 3.>
3.3. Ustalenia i zalecenia
Nasze szczegółowe ustalenia i zalecenia przedstawiono poniżej.
<Stosowanie poniższego formatu tabeli jest obowiązkowe i należy go przestrzegać we wszystkich przypadkach>
3.3.1. Główne ustalenia/zalecenia o decydującym znaczeniu
Nr ustalenia/zalecenia: [nr] |
Tytuł: [krótki opis ustalenia i zalecenia] |
Opis ustalenia: [należy szczegółowo opisać ustalenie, uwzględniając fakty, kryteria, przyczynę i wpływ] |
|
Opis zalecenia: [należy szczegółowo opisać zalecenie] |
|
Uwagi podmiotu: [należy określić, czy podmiot zgadza się z ustaleniem/zaleceniem, czy nie oraz opisać uwagi podmiotu] |
|
Uwagi Komisji: [Należy opisać uwagi Komisji] |
|
Dalsze uwagi audytora: [należy wypełnić wyłącznie w przypadku, gdy podmiot nie zgadza się z ustaleniem/zaleceniem audytora, mimo że audytor utrzymuje, iż ustalenie/zalecenie jest słuszne. W takim przypadku audytor powinien w tym miejscu odrzucić uwagi podmiotu i uzasadnić, dlaczego utrzymuje ustalenie] |
3.3.2. Pozostałe ustalenia i zalecenia
Nr ustalenia/zalecenia: [nr] |
Tytuł: [krótki opis ustalenia i zalecenia] |
Opis ustalenia: [należy szczegółowo opisać ustalenie, uwzględniając fakty, kryteria, przyczynę i wpływ] |
|
Opis zalecenia: [należy szczegółowo opisać zalecenie] |
|
Uwagi podmiotu: [należy określić, czy podmiot zgadza się z ustaleniem/zaleceniem, czy nie oraz opisać uwagi podmiotu] |
|
Uwagi Komisji: [Należy opisać uwagi Komisji] |
|
Dalsze uwagi audytora: [należy wypełnić wyłącznie w przypadku, gdy podmiot nie zgadza się z ustaleniem/zaleceniem audytora, mimo że audytor utrzymuje, iż ustalenie/zalecenie jest słuszne. W takim przypadku audytor powinien w tym miejscu odrzucić uwagi podmiotu i uzasadnić, dlaczego utrzymuje ustalenie] |
4. SYSTEM RACHUNKOWOŚCI
<Zob. rozdział 3: System kontroli wewnętrznej. Należy zastosować tę samą strukturę i zawartość.>
4.1. Opis systemu rachunkowości
[…]
4.2. Podsumowanie wykonanych prac i kryteriów zastosowanych do oceny
<Należy przedstawić skrócony opis prac, tj. procedur i testów przeprowadzonych, aby ocenić filar dotyczący rachunkowości. Należy krótko opisać kryteria zastosowane do oceny filaru. Audytor może odnieść się do rozdziału 2.3 oraz do wypełnionego kwestionariusza oceny i kryteriów w załączniku 2 i 3.>
4.3. Ustalenia i zalecenia
Nasze szczegółowe ustalenia i zalecenia przedstawiono poniżej.
i. |
Główne ustalenia i zalecenia o decydującym znaczeniu […] |
ii. |
Pozostałe ustalenia i zalecenia […] |
5. NIEZALEŻNY AUDYT ZEWNĘTRZNY
<Zob. rozdział 3: System kontroli wewnętrznej. Należy zastosować tę samą strukturę i zawartość.>
a) |
Opis ram dotyczących niezależnego audytu zewnętrznego […] |
b) |
Podsumowanie wykonanych prac i kryteriów zastosowanych do oceny <Należy przedstawić skrócony opis prac, tj. procedur i testów przeprowadzonych, aby ocenić filar dotyczący niezależnego audytu zewnętrznego. Należy krótko opisać kryteria zastosowane do oceny filaru. Audytor może odnieść się do rozdziału 2.3 oraz do wypełnionego kwestionariusza oceny i kryteriów w załączniku 2 i 3.> |
c) |
Ustalenia i zalecenia Nasze szczegółowe ustalenia i zalecenia przedstawiono poniżej.
|
6. DOTACJE
<Zob. rozdział 3: System kontroli wewnętrznej. Należy zastosować tę samą strukturę i zawartość.>
a) |
Opis systemu udzielania dotacji […] |
b) |
Podsumowanie wykonanych prac i kryteriów zastosowanych do oceny <Należy przedstawić skrócony opis prac, tj. procedur i testów przeprowadzonych, aby ocenić filar dotyczący dotacji. Należy krótko opisać kryteria zastosowane do oceny filaru. Audytor może odnieść się do rozdziału 2.3 oraz do wypełnionego kwestionariusza oceny i kryteriów w załączniku 2 i 3.> |
c) |
Ustalenia i zalecenia Nasze szczegółowe ustalenia i zalecenia przedstawiono poniżej.
|
7. ZAMÓWIENIA
<Zob. rozdział 3: System kontroli wewnętrznej. Należy zastosować tę samą strukturę i zawartość.>
a) |
Opis systemu zamówień […] |
b) |
Podsumowanie wykonanych prac i kryteriów zastosowanych do oceny <Należy przedstawić skrócony opis prac, tj. procedur i testów przeprowadzonych, aby ocenić filar dotyczący zamówień. Należy krótko opisać kryteria zastosowane do oceny filaru. Audytor może odnieść się do rozdziału 2.3 oraz do wypełnionego kwestionariusza oceny i kryteriów w załączniku 2 i 3.> |
c) |
Ustalenia i zalecenia Nasze szczegółowe ustalenia i zalecenia przedstawiono poniżej.
|
8. INSTRUMENTY FINANSOWE (6)
<Zob. rozdział 3: System kontroli wewnętrznej. Należy zastosować tę samą strukturę i zawartość.>
a) |
Opis instrumentów finansowych […] |
b) |
Podsumowanie wykonanych prac i kryteriów zastosowanych do oceny <Należy przedstawić skrócony opis prac, tj. procedur i testów przeprowadzonych, aby ocenić filar dotyczący instrumentów finansowych. Należy krótko opisać kryteria zastosowane do oceny filaru. Audytor może odnieść się do rozdziału 2.3 oraz do wypełnionego kwestionariusza oceny i kryteriów w załączniku 2 i 3.> |
c) |
Ustalenia i zalecenia Nasze szczegółowe ustalenia i zalecenia przedstawiono poniżej.
|
9. WYKLUCZENIE Z DOSTĘPU DO FINANSOWANIA
<Zob. rozdział 3: System kontroli wewnętrznej. Należy zastosować tę samą strukturę i zawartość.>
a) |
Opis systemu stosowanego w celu wykluczenia odbiorców z dostępu do finansowania […] |
b) |
Podsumowanie wykonanych prac i kryteriów zastosowanych do oceny <Należy przedstawić skrócony opis prac, tj. procedur i testów przeprowadzonych, aby ocenić filar dotyczący wykluczenia z dostępu do finansowania. Należy krótko opisać kryteria zastosowane do oceny filaru. Audytor może odnieść się do rozdziału 2.3 oraz do wypełnionego kwestionariusza oceny i kryteriów w załączniku 2 i 3.> |
c) |
Ustalenia i zalecenia Nasze szczegółowe ustalenia i zalecenia przedstawiono poniżej.
|
10. PUBLIKACJA INFORMACJI O ODBIORCACH
<Zob. rozdział 3: System kontroli wewnętrznej. Należy zastosować tę samą strukturę i zawartość.>
a) |
Opis systemu stosowanego w celu publikacji informacji o odbiorcach […] |
b) |
Podsumowanie wykonanych prac i kryteriów zastosowanych do oceny <Należy przedstawić skrócony opis prac, tj. procedur i testów przeprowadzonych, aby ocenić filar dotyczący publikacji informacji o odbiorcach. Należy krótko opisać kryteria zastosowane do oceny filaru. Audytor może odnieść się do rozdziału 2.3 oraz do wypełnionego kwestionariusza oceny i kryteriów w załączniku 2 i 3.> |
c) |
Ustalenia i zalecenia Nasze szczegółowe ustalenia i zalecenia przedstawiono poniżej.
|
11. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
<Zob. rozdział 3: System kontroli wewnętrznej. Należy zastosować tę samą strukturę i zawartość.>
a) |
Opis systemu stosowanego w celu zapewnienia ochrony danych osobowych […] |
b) |
Podsumowanie wykonanych prac i kryteriów zastosowanych do oceny <Należy przedstawić skrócony opis prac, tj. procedur i testów przeprowadzonych, aby ocenić filar dotyczący ochrony danych osobowych. Należy krótko opisać kryteria zastosowane do oceny filaru. Audytor może odnieść się do rozdziału 2.3 oraz do wypełnionego kwestionariusza oceny i kryteriów w załączniku 2 i 3.> |
c) |
Ustalenia i zalecenia Nasze szczegółowe ustalenia i zalecenia przedstawiono poniżej.
|
(1) Uznaje się, że odniesienie do „instrumentów finansowych” obejmuje gwarancje budżetowe.
(2) Obejmuje to gwarancje budżetowe, opodatkowanie i wymogi w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Oprócz ogólnych wniosków dotyczących całego filaru proszę przedstawić wnioski dla każdej podsekcji (6a, 6b, 6c).
(3) Nie naruszając przepisów rozporządzeń (UE) 2018/1725 i (UE) 2016/679.
(4) Rozporządzenie (UE, Euratom) 2018/1046
(5) Uznaje się, że odniesienie do „instrumentów finansowych” obejmuje również gwarancje budżetowe.
(6) W tym gwarancje budżetowe.
Załącznik 1
Osoby, z którymi się kontaktowano, lub osoby zaangażowane w ocenę
Audytor – [nazwa firmy audytorskiej] |
|
[Nazwa 1] |
[należy wskazać stanowisko/tytuł osoby w firmie audytorskiej, która ponosi ostateczną odpowiedzialność za zlecenie i jego wykonanie oraz sprawozdanie wydane w imieniu firmy, np. partner, dyrektor lub równoważny pracownik] |
[Nazwa 2; fakultatywnie] |
[fakultatywnie (jeżeli nie stoi to w sprzeczności z praktykami i polityką w zakresie zasobów ludzkich obowiązującymi w firmie audytorskiej). Należy wskazać stanowisko/tytuł osoby w firmie audytorskiej, która zarządza audytem, np. kierownik wyższego szczebla] |
Podmiot poddawany ocenie – [nazwa podmiotu] |
|
[Nazwa 1] |
[należy wskazać stanowisko/tytuł w podmiocie, np. dyrektor, kierownik ds. finansów, księgowy, kierownik programu] |
[Nazwa 2] |
[jak w przypadku nazwy 1] |
[Nazwa 3 itd.] |
[jak w przypadku nazwy 1] |
<Poniższe tabele należy wypełnić wyłącznie w przypadku, gdy Komisja była zaangażowana w ocenę lub konsultowano się z nią w sprawie projektu sprawozdania z oceny. Jeżeli nie, tabele te można usunąć>
Dyrekcja Generalna ds. Współpracy Międzynarodowej i Rozwoju/inna dyrekcja generalna |
|
[Nazwa 1] |
[należy wskazać stanowisko/tytuł i dział w Komisji, np. kierownik ds. finansów, umów i audytu] |
[Nazwa 2] |
[jak w przypadku nazwy 1] |
[Nazwa 3 itd.] |
[jak w przypadku nazwy 1] |
Delegatura Unii w [państwo] |
|
[Nazwa 1] |
[należy wskazać stanowisko w delegaturze Unii, np. kierownik ds. finansów i umów, specjalista ds. programu, specjalista ds. umów, specjalista ds. finansów itp.] |
[Nazwa 2] |
[jak w przypadku nazwy 1] |
[Nazwa 3 itd.] |
[jak w przypadku nazwy 1] |
[Należy wskazać każdą zewnętrzną organizację lub osobę, z którą się kontaktowano, lub która była zaangażowana w audyt, taką jak biegli rewidenci podmiotu lub pomocnicy techniczni. Należy usunąć tę tabelę, jeżeli nie ma zastosowania]
[Nazwa 1] |
[należy wskazać stanowisko/tytuł w organizacji] |
[Nazwa 2 itd.] |
[jak w przypadku nazwy 1] |
Załącznik 2
Kwestionariusz i kryteria oceny
<Niniejszy załącznik musi zawierać kopię załącznika 2 do zakresu zadań, tj. Kwestionariusz i kryteria oceny, wypełnionego przez audytora >.
Załącznik 3
Kwestionariusz oceny
<Niniejszy załącznik musi zawierać kopię całego załącznika 2a do zakresu zadań, tj. Kwestionariusz oceny, wypełnionego przez audytora. Audytor może dostarczyć ten dokument jako oddzielny załącznik do sprawozdania>.