17.12.2018 |
PL |
Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej |
L 320/40 |
DECYZJA KOMISJI (UE) 2018/1996
z dnia 14 grudnia 2018 r.
ustanawiająca przepisy wewnętrzne dotyczące przekazywania informacji osobom, których dane dotyczą, oraz ograniczenia niektórych ich praw w kontekście przetwarzania danych osobowych do celów dochodzeń w sprawie ochrony handlu i w zakresie polityki handlowej
KOMISJA EUROPEJSKA,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 249 ust. 1,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) |
Komisja prowadzi politykę handlową Unii w ramach swoich uprawnień na podstawie rozporządzeń Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/478 (1), (UE) 2015/755 (2), (UE) 2016/1036 (3), (UE) 2016/1037 (4). |
(2) |
W szczególności podczas dochodzeń w sprawie ochrony handlu nieuniknione jest przetwarzanie danych osobowych w rozumieniu art. 3 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 (5). Komisja gromadzi informacje mające znaczenie dla dochodzenia, w tym dane osobowe. Z zastrzeżeniem wymogu ochrony informacji poufnych, wszystkie informacje udostępnione przez którąkolwiek ze stron dochodzenia należy niezwłocznie udostępnić pozostałym zainteresowanym stronom uczestniczącym w dochodzeniu, zapewniając im dostęp do akt niepodlegających klauzuli poufności. Takie przekazywanie danych jest konieczne oraz wymagane przez prawo w celu obrony roszczeń prawnych zainteresowanych stron. Główna odpowiedzialność za wykonywanie zadań Komisji w dziedzinie polityki handlowej i ochrony handlu spoczywa na Dyrekcji Generalnej ds. Handlu („DG ds. Handlu”), której jednostki organizacyjne pełnią funkcję administratora danych. |
(3) |
Dane osobowe przetwarzane przez Komisję to na przykład: dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, dane zawodowe i dane dotyczące przedmiotu dochodzenia lub związane z przedmiotem dochodzenia. Dane osobowe są przechowywane w zabezpieczonym środowisku elektronicznym w celu zapobieżenia bezprawnemu dostępowi do danych lub przekazaniu ich osobom spoza Komisji. Niektóre dane osobowe mogą zostać umieszczone w oddzielnym środowisku elektronicznym, do którego dostęp ma określona liczba stron zainteresowanych dochodzeniem. Dane osobowe są przechowywane przez służby Komisji odpowiedzialne za dochodzenie aż do zakończenia dochodzenia. Administracyjny okres przechowywania wynosi 5 lat i rozpoczyna się od zakończenia dochodzenia. Na koniec okresu przechowywania informacje dotyczące sprawy, w tym dane osobowe, są przekazywane do historycznych archiwów Komisji (6). |
(4) |
Przy wykonywaniu swoich zadań Komisja jest zobowiązana do poszanowania praw osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych zgodnie z art. 8 ust. 1 Karty praw podstawowych Unii Europejskiej i art. 16 ust. 1 Traktatu, a także praw przewidzianych w rozporządzeniu (UE) 2018/1725. Komisja jest zobowiązana jednocześnie przestrzegać rygorystycznych zasad poufności ustanowionych w art. 19 rozporządzenia (UE) 2016/1036, art. 29 rozporządzenia (UE) 2016/1037, art. 8 rozporządzenia (UE) 2015/478 oraz art. 5 rozporządzenia (UE) 2015/755. |
(5) |
W pewnych okolicznościach konieczne jest pogodzenie praw osób, których dane dotyczą, zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725 z potrzebą zapewnienia skuteczności dochodzeń, jak również pełnym poszanowaniem podstawowych praw i wolności innych osób, których dane dotyczą. W tym celu art. 25 ust. 1 lit. c), g) i h) rozporządzenia (UE) 2018/1725 daje Komisji możliwość ograniczenia zastosowania art. 14–17, 19, 20 i 35, a także zasady przejrzystości ustanowionej w art. 4 ust. 1 lit. a), o ile jego przepisy odpowiadają prawom i obowiązkom przewidzianym w art. 14–17, 19, 20 i 35 tego rozporządzenia. |
(6) |
Aby zapewnić skuteczność dochodzeń w sprawie ochrony handlu przy jednoczesnym poszanowaniu standardów ochrony danych osobowych na mocy rozporządzenia (UE) 2018/1725, które zastąpiło rozporządzenie (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (7), niezbędne jest przyjęcie wewnętrznych przepisów, na podstawie których Komisja może ograniczyć prawa osób, których dane dotyczą, zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. c), g) i h)rozporządzenia (UE) 2018/1725. |
(7) |
Należy zatem ustanowić przepisy wewnętrzne, aby uwzględnić wszystkie operacje przetwarzania, które Komisja przeprowadza w obszarze ochrony handlu w trakcie wykonywania zadań dochodzeniowych. Przepisy te powinny mieć zastosowanie do operacji przetwarzania, które przeprowadza się przed wszczęciem dochodzenia, w trakcie dochodzenia oraz w trakcie monitorowania działań następczych związanych z wynikami dochodzeń. |
(8) |
W celu zapewnienia zgodności z art. 14, 15 i 16 rozporządzenia (UE) 2018/1725 Komisja powinna informować – w sposób przejrzysty i spójny, w drodze informacji o ochronie danych publikowanych na stronie internetowej Komisji – wszystkie osoby fizyczne o swoich działaniach obejmujących przetwarzanie ich danych osobowych oraz o ich prawach. W stosownych przypadkach Komisja powinna wprowadzić dodatkowe środki ochronne, aby zapewnić, że osoby, których dane dotyczą, zostaną indywidualnie poinformowane we właściwym formacie. |
(9) |
Na podstawie art. 25 rozporządzenia (UE) 2018/1725 Komisja może, mając na uwadze ochronę własnych dochodzeń w sprawie ochrony handlu, a także ochronę praw innych osób zaangażowanych w prowadzone przez nią dochodzenia, ograniczyć przekazywanie informacji osobom, których dane dotyczą, oraz wykonywane innych praw tych osób. |
(10) |
Aby utrzymać skuteczną współpracę, Komisja może być ponadto zmuszona ograniczyć stosowanie praw osób, których dane dotyczą, celem ochrony procesów przetwarzania dokonywanych przez inne instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii lub przez właściwe organy państw członkowskich. W związku z tym Komisja powinna skonsultować się z tymi instytucjami, organami i jednostkami organizacyjnymi w kwestii stosownych podstaw nałożenia ograniczeń oraz w kwestii konieczności i proporcjonalności ograniczeń. |
(11) |
Komisja może również ograniczyć udzielanie informacji osobom, których dane dotyczą, i stosowanie innych praw tych osób w odniesieniu do danych osobowych otrzymywanych od państw trzecich lub organizacji międzynarodowych, aby wywiązać się z obowiązku współpracy z tymi państwami lub organizacjami, a tym samym chronić ważny cel leżący w ogólnym interesie publicznym Unii. W pewnych okolicznościach interes lub prawa podstawowe osoby, której dane dotyczą, mogą jednak przeważać nad interesem współpracy międzynarodowej. |
(12) |
Komisja powinna rozpatrywać wszystkie ograniczenia w sposób przejrzysty i każde zastosowanie ograniczeń rejestrować w odpowiednim systemie rejestracji. |
(13) |
Zgodnie z art. 25 ust. 8 rozporządzenia (UE) 2018/1725 administratorzy mogą wstrzymać przekazanie informacji o powodach zastosowania ograniczenia w stosunku do osoby, której dane dotyczą, pominąć je lub go odmówić, jeżeli przekazanie to w jakikolwiek sposób zagroziłoby celowi tego ograniczenia. Dotyczy to w szczególności ograniczeń praw przewidzianych w art. 16 i 35 rozporządzenia (UE) 2018/1725. |
(14) |
Komisja powinna regularnie dokonywać przeglądu nałożonych ograniczeń w celu zapewnienia, aby prawa osoby, której dane dotyczą, do uzyskania informacji zgodnie z art. 16 i 35 rozporządzenia (UE) 2018/1725 były ograniczone tylko tak długo, jak długo takie ograniczenia są konieczne, aby umożliwić Komisji prowadzenie dochodzeń w sprawie ochrony handlu. |
(15) |
W przypadku ograniczenia innych praw osoby, której dane dotyczą, administrator danych powinien w poszczególnych przypadkach ocenić, czy poinformowanie o ograniczeniu zagrażałoby jego celowi. |
(16) |
Inspektor ochrony danych Komisji Europejskiej powinien przeprowadzić niezależny przegląd stosowania ograniczeń w celu zapewnienia zgodności z niniejszą decyzją. |
(17) |
Rozporządzenie (UE) 2018/1725 zastępuje rozporządzenie (WE) nr 45/2001 bez okresu przejściowego od dnia jego wejścia w życie. W rozporządzeniu (WE) nr 45/2001 przewidziano możliwość stosowania ograniczeń w odniesieniu do niektórych praw osób, których dane dotyczą. Aby uniknąć zagrożeń dla polityki handlowej i prowadzenia dochodzeń w sprawie ochrony handlu, niniejsza decyzja powinna mieć zastosowanie od dnia wejścia w życie rozporządzenia (UE) 2018/1725. |
(18) |
Europejski Inspektor Ochrony Danych wydał opinię w dniu 30 listopada 2018 r., |
PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:
Artykuł 1
Przedmiot i zakres
1. Niniejsza decyzja ustanawia zasady obowiązujące Komisję w zakresie informowania osób, których dane dotyczą, o przetwarzaniu ich danych zgodnie z art. 14, 15 i 16 rozporządzenia (UE) 2018/1725 w ramach prowadzenia dochodzeń w sprawie ochrony handlu i w zakresie polityki handlowej.
Określa ona również warunki, na jakich Komisja może ograniczyć stosowanie art. 4, 14–17, 19, 20 i 35 rozporządzenia (UE) 2018/1725, zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. c), g) i h) tego rozporządzenia.
2. Niniejsza decyzja ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych przez Komisję na potrzeby działań prowadzonych w celu wykonania przez Komisję jej zadań na podstawie rozporządzeń (UE) 2016/1036, (UE) 2016/1037, (UE) 2015/478 i (UE) 2015/755, lub w związku z takimi działaniami.
3. Niniejsza decyzja ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych przez wszystkie służby Komisji w zakresie, w jakim przetwarzają one dane osobowe zawarte w informacjach, które są one zobowiązane przekazać Komisji, lub do danych osobowych już przetworzonych przez Komisję na potrzeby działań, o których mowa w ust. 2 niniejszego artykułu, lub w związku z takimi działaniami.
Artykuł 2
Mające zastosowanie wyjątki i ograniczenia
1. Wykonując swoje obowiązki w odniesieniu do praw osób, których dane dotyczą, zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725, Komisja uwzględnia, czy zastosowanie mają jakiekolwiek wyjątki określone w tym rozporządzeniu.
2. Komisja, z zastrzeżeniem art. 3–7 niniejszej decyzji, może ograniczyć stosowanie art. 14–17, 19, 20 i 35 rozporządzenia (UE) 2018/1725, a także stosowanie zasady przejrzystości określonej w art. 4 ust. 1 lit. a) tego rozporządzenia w zakresie, w jakim jego przepisy odpowiadają prawom i obowiązkom przewidzianym w art. 14–17, art. 19, 20 i 35 tego rozporządzenia, w przypadku gdy wykonywanie tych praw i obowiązków zagrażałoby celowi działań Komisji w zakresie polityki handlowej i ochrony handlu lub naruszałoby prawa i wolności innych osób, których dane dotyczą.
3. Komisja, z zastrzeżeniem art. 3–7 niniejszej decyzji, może również ograniczyć prawa i obowiązki, o których mowa w ust. 2 niniejszego artykułu, w odniesieniu do danych osobowych uzyskanych od innych instytucji, organów i jednostek organizacyjnych Unii, właściwych organów państw członkowskich, państw trzecich lub organizacji międzynarodowych, jeżeli zachodzą następujące okoliczności:
a) |
gdy wykonywanie tych praw i obowiązków mogłoby zostać ograniczone przez inne instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii na podstawie innych aktów, o których mowa w art. 25 rozporządzenia (UE) 2018/1725, lub zgodnie z rozdziałem IX tego rozporządzenia lub zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/794 (8) lub rozporządzeniem Rady (UE) 2017/1939 (9); |
b) |
gdy wykonywanie tych praw i obowiązków mogłoby zostać ograniczone przez właściwe organy państw członkowskich na podstawie aktów, o których mowa w art. 23 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (10), lub na podstawie środków krajowych transponujących art. 13 ust. 3, art. 15 ust. 3 lub art. 16 ust. 3 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 (11); |
c) |
gdy wykonywanie tych praw i obowiązków mogłoby zagrozić współpracy Komisji z państwami trzecimi lub organizacjami międzynarodowymi przy prowadzeniu dochodzeń w sprawie ochrony handlu. |
Przed zastosowaniem ograniczeń w okolicznościach, o których mowa w akapicie pierwszym lit. a) i b), Komisja konsultuje się z odpowiednimi instytucjami, organami i jednostkami organizacyjnymi Unii lub właściwymi organami państw członkowskich, o ile nie jest jasne dla Komisji, że stosowanie ograniczenia jest przewidziane w jednym z aktów, o których mowa w tych literach.
Akapit pierwszy lit. c) nie stosuje się w przypadku, gdy interesy lub podstawowe prawa i wolności osób, których dane dotyczą, przeważają nad interesem Komisji dotyczącym współpracy z państwami trzecimi lub organizacjami międzynarodowymi.
4. Ust. 1, 2 i 3 pozostają bez uszczerbku dla stosowania innych decyzji Komisji ustanawiających przepisy wewnętrzne dotyczące przekazywania informacji osobom, których dane dotyczą, oraz ograniczenia niektórych praw zgodnie z art. 25 rozporządzenia (UE) 2018/1725 i art. 23 regulaminu wewnętrznego Komisji.
Artykuł 3
Przekazywanie informacji osobom, których dane dotyczą
1. Komisja publikuje na swojej stronie internetowej informacje o ochronie danych, w ramach których informuje wszystkie osoby, których dane dotyczą, o prowadzonych przez siebie działaniach dotyczących ochrony handlu obejmujących przetwarzanie ich danych osobowych. W stosownych przypadkach Komisja zapewnia, aby osoby, których dane dotyczą, zostały indywidualnie poinformowane we właściwym formacie.
2. W przypadku gdy Komisja ogranicza, w całości lub w części, przekazywanie informacji osobom, których dane dotyczą i które to dane są przetwarzane do celów dochodzeń w sprawie ochrony handlu lub w zakresie polityki handlowej, zapisuje ona i rejestruje powody ograniczenia zgodnie z art. 6.
Artykuł 4
Prawo dostępu przysługujące osobom, których dane dotyczą, prawo do usunięcia danych oraz prawo do ograniczenia przetwarzania
1. W przypadku ograniczenia, całkowitego lub częściowego, prawa osób, których dane dotyczą, do dostępu do danych osobowych, do usunięcia danych lub do ograniczenia przetwarzania, o których to prawach mowa odpowiednio w art. 17, 19 i 20 rozporządzenia (UE) 2018/1725, Komisja informuje zainteresowaną osobę, której dane dotyczą, w odpowiedzi na jej wniosek o dostęp, usunięcie lub ograniczenie przetwarzania, o zastosowanych ograniczeniach i o ich głównych przyczynach oraz o możliwości złożenia skargi do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych lub skorzystania ze środka ochrony prawnej przed Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej.
2. Przekazanie informacji dotyczących przyczyn ograniczeń, o których mowa w ust. 1, można wstrzymać, pominąć lub można go odmawiać tak długo, jak długo takie przekazanie naruszałoby cel ograniczenia.
3. Komisja zapisuje powody ograniczenia zgodnie z art. 6.
4. W przypadku gdy prawo dostępu jest w całości lub w części ograniczone, osoba, której dane dotyczą, korzysta z prawa dostępu za pośrednictwem Europejskiego Inspektora Ochrony Danych zgodnie z art. 25 ust. 6, 7 i 8 rozporządzenia (UE) 2018/1725.
Artykuł 5
Zawiadamianie osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych
W przypadku gdy Komisja ogranicza zawiadomienie osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych, jak określono w art. 35 rozporządzenia (UE) 2018/1725, zapisuje ona i rejestruje powody ograniczenia zgodnie z art. 6 niniejszej decyzji.
Artykuł 6
Zapisywanie i rejestrowanie ograniczeń
1. Komisja zapisuje powody wszelkich ograniczeń stosowanych na podstawie niniejszej decyzji, w tym ocenę konieczności i proporcjonalności ograniczenia, z uwzględnieniem odpowiednich elementów wskazanych w art. 25 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/1725.
W tym celu we wpisie określa się, w jaki sposób wykonywanie praw mogłoby zagrozić celowi dochodzeń w sprawie ochrony handlu i w zakresie polityki handlowej lub ograniczeń mających zastosowanie na podstawie art. 2 ust. 2 lub 3, lub jaki negatywny wpływ wywarłoby na prawa i wolności innych osób, których dane dotyczą.
2. Wpis oraz, w stosownych przypadkach, leżące u jego podstaw dokumenty zawierające elementy stanu faktycznego oraz aspekty prawne uwzględnia się w rejestrze. Udostępnia się je na żądanie Europejskiemu Inspektorowi Ochrony Danych.
Artykuł 7
Okres obowiązywania ograniczeń
1. Ograniczenia, o których mowa w art. 3, 4 i 5, stosuje się tak długo, jak długo mają zastosowanie powody uzasadniające ich stosowanie.
2. W przypadku gdy przyczyny ograniczenia, o którym mowa w art. 3 lub 5, nie mają już zastosowania, Komisja znosi ograniczenie i podaje główne powody ograniczenia osobie, której dane dotyczą. Jednocześnie Komisja informuje osobę, której dane dotyczą, o możliwości wniesienia, w dowolnym momencie, skargi za pośrednictwem Europejskiego Inspektora Ochrony Danych lub o możliwości skorzystania ze środka ochrony przed Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej.
3. Komisja dokonuje przeglądu stosowania ograniczenia, o którym mowa w art. 3 i 5, co sześć miesięcy od jego przyjęcia i po zamknięciu dochodzenia. Następnie Komisja/administrator danych corocznie monitoruje potrzebę zachowania wszelkiego ograniczenia/wstrzymania przekazania informacji.
Artykuł 8
Przegląd przeprowadzany przez inspektora ochrony danych Komisji Europejskiej
1. Inspektor ochrony danych jest niezwłocznie informowany, ilekroć prawa osób, których dane dotyczą, są ograniczane zgodnie z niniejszą decyzją. Inspektor ochrony danych otrzymuje, na żądanie, dostęp do wpisu oraz wszelkich leżących u jego podstaw dokumentów zawierających elementy stanu faktycznego oraz aspekty prawne.
2. Inspektor ochrony danych może zwrócić się o przegląd ograniczeń. Inspektor ochrony danych jest informowany na piśmie o wynikach wnioskowanego przeglądu.
Artykuł 9
Wejście w życie
Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej opublikowania w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Niniejszą decyzję stosuje się od dnia 11 grudnia 2018 r.
Sporządzono w Brukseli dnia 14 grudnia 2018 r.
W imieniu Komisji
Jean-Claude JUNCKER
Przewodniczący
(1) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/478 z dnia 11 marca 2015 r. w sprawie wspólnych reguł przywozu (Dz.U. L 83 z 27.3.2015, s. 16).
(2) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/755 z dnia 29 kwietnia 2015 r. w sprawie wspólnych reguł przywozu z niektórych państw trzecich (Dz.U. L 123 z 19.5.2015, s. 33).
(3) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1036 z dnia 8 czerwca 2016 r. w sprawie ochrony przed przywozem produktów po cenach dumpingowych z krajów niebędących członkami Unii Europejskiej (Dz.U. L 176 z 30.6.2016, s. 21).
(4) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1037 z dnia 8 czerwca 2016 r. w sprawie ochrony przed przywozem towarów subsydiowanych z krajów niebędących członkami Unii Europejskiej (Dz.U. L 176 z 30.6.2016, s. 55).
(5) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39).
(6) Przechowywanie dokumentacji w Komisji reguluje wspólny wykaz przechowywanych danych, tj. dokument regulacyjny (ostatnia wersja: SEC(2012) 713) w formie harmonogramu przechowywania, w którym określono okresy przechowywania poszczególnych rodzajów akt Komisji.
(7) Rozporządzenie (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1).
(8) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/794 z dnia 11 maja 2016 r. w sprawie Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Ścigania (Europol), zastępujące i uchylające decyzje Rady 2009/371/WSiSW, 2009/934/WSiSW, 2009/935/WSiSW, 2009/936/WSiSW i 2009/968/WSiSW (Dz.U. L 135 z 24.5.2016, s. 53).
(9) Rozporządzenie Rady (UE) 2017/1939 z dnia 12 października 2017 r. wdrażające wzmocnioną współpracę w zakresie ustanowienia Prokuratury Europejskiej (Dz.U. L 283 z 31.10.2017, s. 1).
(10) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. L 119 z 4.5.2016, s. 1).
(11) Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylająca decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW (Dz.U. L 119 z 4.5.2016, s. 89).