25.3.2015 |
PL |
Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej |
L 79/1 |
ROZPORZĄDZENIE RADY (UE) 2015/496
z dnia 17 marca 2015 r.
zmieniające rozporządzenie (EWG, Euratom) nr 354/83 w odniesieniu do powierzania Europejskiemu Instytutowi Uniwersyteckiemu we Florencji historycznych materiałów archiwalnych należących do instytucji
RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 352,
uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej,
po przekazaniu projektu aktu ustawodawczego parlamentom narodowym,
uwzględniając zgodę Parlamentu Europejskiego,
stanowiąc zgodnie ze specjalną procedurą ustawodawczą,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) |
Zgodnie z rozporządzeniem Rady (EWG, Euratom) nr 354/83 z dnia 1 lutego 1983 r. dotyczącym udostępnienia do wglądu publicznego historycznych materiałów archiwalnych Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (1) historyczne materiały archiwalne Unii są przechowywane i o ile to możliwe po upływie 30 lat udostępniane do wglądu publicznego. |
(2) |
Obowiązek określenia historycznych materiałów archiwalnych i o ile to możliwe udostępnienia ich do wglądu publicznego spoczywa na każdej z instytucji, o których mowa w rozporządzeniu (EWG, Euratom) nr 354/83 (zwanych dalej „instytucjami”), zgodnie z określonymi tam warunkami. |
(3) |
W rozporządzeniu (EWG, Euratom) nr 354/83 stwierdzono, że każda instytucja może przechowywać swoje historyczne materiały archiwalne w miejscu, które uważa za najbardziej odpowiednie. |
(4) |
W 1984 r. Parlament Europejski, Rada i Komisja zdecydowały, że będą powierzać swoje historyczne materiały archiwalne Europejskiemu Instytutowi Uniwersyteckiemu we Florencji (EIU), gdzie materiały te będą udostępniane do wglądu publicznego. W tym celu w dniu 17 grudnia 1984 r. podpisano umowę pomiędzy Wspólnotami Europejskimi, reprezentowanymi przez Komisję, a EIU (zwaną dalej „umową o powierzeniu”). |
(5) |
Od tego czasu także Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny i Europejski Trybunał Obrachunkowy postanowiły przestrzegać warunków umowy o powierzaniu. Europejski Bank Inwestycyjny powierza swoje historyczne materiały archiwalne EIU na mocy odrębnej konwencji z EIU podpisanej w dniu 1 lipca 2005 r. oraz przepisów dotyczących archiwów historycznych przyjętych przez Komitet Zarządzający Banku dnia 7 października 2005 r. (2). |
(6) |
Rząd włoski na stałe i nieodpłatnie udostępnił EIU odpowiednie pomieszczenia, tak by powierzone materiały archiwalne były przechowywane i chronione zgodnie z uznanymi międzynarodowymi standardami i istniała możliwość korzystania z tych materiałów na miejscu. |
(7) |
Celem powierzania EIU historycznych materiałów archiwalnych należących do instytucji jest zapewnienie dostępu do nich w jednym miejscu, ułatwienie korzystania z nich oraz stymulowanie badań nad historią integracji europejskiej i instytucji europejskich. EIU to renomowany akademicki ośrodek badawczo-edukacyjny, którego działalność koncentruje się na Europie i na integracji europejskiej. Posiada on niemal 30-letnie doświadczenie w zarządzaniu historycznymi materiałami archiwalnymi Unii, udostępnia nowoczesne repozytorium i infrastrukturę badawczą stworzone z myślą o przechowywaniu i udostępnianiu tych archiwów, a także cieszy się międzynarodowym uznaniem jako centrum archiwalne przechowujące te materiały. |
(8) |
Kwestię dalszego powierzania EIU historycznych materiałów archiwalnych należących do instytucji należy uwzględnić w ustawodawstwie Unii, po to by zaświadczyć o roli EIU jako partnera instytucji w zarządzaniu ich historycznymi materiałami archiwalnymi. |
(9) |
Niniejsze rozporządzenie powinno mieć zastosowanie do wszystkich instytucji i nie powinno naruszać obowiązku udostępniania przez każdą z instytucji swoich historycznych materiałów archiwalnych do wglądu publicznego ani nie wpływa na fakt, że każda z nich pozostaje właścicielem swoich historycznych materiałów archiwalnych. |
(10) |
Specyfika działań realizowanych przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) i Europejski Bank Centralny (EBC) uzasadnia wyłączenie obu tych instytucji z określonego w niniejszym rozporządzeniu obowiązku powierzania EIU swoich historycznych materiałów archiwalnych. TSUE i EBC mogą powierzać EIU swoje historyczne materiały archiwalne na zasadzie dobrowolności. |
(11) |
O ile to możliwe, instytucje i EIU powinny udostępniać historyczne materiały archiwalne do wglądu publicznego w formie zdigitalizowanej i w formie cyfrowej, po to by ułatwić korzystanie z nich przez internet. |
(12) |
Dane osobowe zawarte w historycznych materiałach archiwalnych Unii powierzonych EIU należy przetwarzać zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (3). |
(13) |
Zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Komisja przeprowadziła konsultacje wniosku ustawodawczego, na podstawie którego przyjęto niniejsze rozporządzenie, z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, który w dniu 10 października 2012 r. wydał stosowną opinię (4). |
(14) |
Szczegółowe przepisy o zarządzaniu historycznymi materiałami archiwalnymi przez EIU, w tym o ich powierzaniu, dostępie do nich i możliwości publicznego korzystania z nich, oraz o roli i obowiązkach zarówno instytucji, jak i EIU należy zamieścić w ramowej umowie partnerskiej. |
(15) |
Koszty zarządzania przez EIU historycznymi materiałami archiwalnymi Unii należy pokryć z budżetu ogólnego Unii; kosztami tym powinny zostać obciążone wszystkie instytucje powierzające. |
(16) |
Należy zatem odpowiednio zmienić rozporządzenie (EWG, Euratom) nr 354/83, |
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
Artykuł 1
W rozporządzeniu (EWG, Euratom) nr 354/83 wprowadza się następujące zmiany:
1) |
w art. 8 wprowadza się następujące zmiany:
|
2) |
w art. 9 wprowadza się następujące zmiany:
|
3) |
tekst zawarty w załączniku dodaje się jako załącznik do rozporządzenia (EWG, Euratom) nr 354/83. |
Artykuł 2
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.
Sporządzono w Brukseli dnia 17 marca 2015 r.
W imieniu Rady
E. RINKĒVIČS
Przewodniczący
(1) Dz.U. L 43 z 15.2.1983, s. 1.
(2) Dz.U. C 289 z 22.11.2005, s. 12.
(3) Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1.
(4) Dz.U. C 28 z 30.1.2013, s. 9.
(5) Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.”
ZAŁĄCZNIK
„ZAŁĄCZNIK
PRZEPISY DOTYCZĄCE POWIERZANIA EUROPEJSKIEMU INSTYTUTOWI UNIWERSYTECKIEMU WE FLORENCJI HISTORYCZNYCH MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH NALEŻĄCYCH DO INSTYTUCJI
1. |
W przypadku materiałów archiwalnych niemających formy cyfrowej oryginały dokumentów, wraz z ich mikroformą lub kopią cyfrową, powierzane są EIU w celu ich stałego przechowywania. W przypadku materiałów archiwalnych mających formę cyfrową EIU uzyskuje stały dostęp do dokumentów w taki sposób, by móc dopełnić obowiązku polegającego na zapewnieniu publicznego dostępu do historycznych materiałów archiwalnych w jednym miejscu oraz na ułatwianiu korzystania z tych materiałów. Za stałe przechowywanie swoich materiałów archiwalnych mających formę cyfrową odpowiedzialne pozostają instytucje, które sporządziły dokumenty. |
2. |
Powierzanie odbywa się w okresach rocznych i – w zakresie, w jakim to możliwe – w ramach zwyczajowych procedur instytucji w dziedzinie przetwarzania materiałów archiwalnych. |
3. |
EIU nie modyfikuje klasyfikacji materiałów archiwalnych ustanowionej przez instytucje powierzające, nie usuwa żadnych dokumentów ani akt ani nie wprowadza w nich zmian. |
4. |
EIU na wniosek instytucji powierzających zwraca im oryginały wszelkich powierzonych mu dokumentów i akt. Instytucje powierzające zwracają oryginały EIU, w momencie gdy te nie są im już potrzebne. |
5. |
EIU w trybie natychmiastowym informuje instytucje powierzające o wszelkich okolicznościach zagrażających nietykalności powierzonych przez nie materiałów archiwalnych.” |