ROZPORZĄDZENIE WYKONAWCZE KOMISJI (UE) 2015/212

z dnia 11 lutego 2015 r.

ustanawiające zasady stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 223/2014 w odniesieniu do specyfikacji technicznych systemu rejestracji i przechowywania danych dotyczących każdej operacji, które są niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu, w tym danych dotyczących poszczególnych uczestników operacji współfinansowanych ze środków PO II

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 223/2014 z dnia 11 marca 2014 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym (1), w szczególności jego art. 32 ust. 8 akapit drugi,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1)

Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 463/2014 (2) ustanawia przepisy niezbędne do przygotowania programów. W celu zapewnienia realizacji programów finansowanych z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym konieczne jest ustanowienie dodatkowych przepisów dotyczących stosowania rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

(2)	Do celów art. 32 ust. 2 lit. d) rozporządzenia (UE) nr 223/2014 konieczne jest określenie specyfikacji technicznych systemu elektronicznej rejestracji i przechowywania danych dotyczących każdej operacji, które są niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu.

(3)	Szczegółowe specyfikacje techniczne systemu rejestracji i przechowywania danych powinny być wystarczająco udokumentowane, aby zapewnić ścieżkę audytu zgodności z wymogami prawnymi.

(4)

System rejestracji i przechowywania danych powinien również obejmować odpowiednie narzędzia służące do wyszukiwania oraz funkcje raportujące, aby umożliwić łatwe odzyskiwanie i łączenie przechowywanych w nim informacji do celów monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu.

(5)	Środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią Komitetu ds. Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

Artykuł 1

Przepisy ogólne

System rejestracji i przechowywania danych dotyczących operacji, o którym mowa w art. 32 ust. 2 lit. d) rozporządzenia (UE) nr 223/2014, jest zgodny ze specyfikacjami technicznymi określonymi w art. 2–5.

Artykuł 2

Ochrona i zachowanie danych i dokumentów oraz ich integralność

1. Dostęp do systemu opiera się na uprzednio określonych prawach przysługujących różnym rodzajom użytkowników i ulega cofnięciu, jeżeli nie jest już potrzebny.

2. W systemie prowadzi się rejestry zapisów, zmian i usunięć dokumentów i danych.

3. System nie umożliwia zmian w treści dokumentów opatrzonych podpisem elektronicznym. Generowany jest znacznik czasu, który poświadcza złożenie dokumentu opatrzonego podpisem elektronicznym, jest z tym dokumentem związany i nie podlega zmianom. Usunięcie takich dokumentów rejestruje się zgodnie z ust. 2.

4. Regularnie wykonuje się kopie zapasowe danych. Kopie zapasowe wraz z repliką całej zawartości archiwum dokumentów elektronicznych muszą być gotowe do wykorzystania w razie sytuacji nadzwyczajnej.

5. Magazyn elektroniczny musi być chroniony przed niebezpieczeństwem utraty lub zmiany jego integralności. Ochrona taka obejmuje fizyczną ochronę przed nieodpowiednią temperaturą i nieodpowiednimi poziomami wilgotności, systemy wykrywania pożaru i kradzieży, odpowiednie systemy ochrony przed atakami wirusów, hakerami i innym nieupoważnionym dostępem.

6. System musi przewidywać migrację danych, formatu i środowiska komputerowego w odstępach czasowych wystarczających do zagwarantowania czytelności i dostępności dokumentów i danych do końca odpowiedniego okresu, o którym mowa w art. 51 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

Artykuł 3

Funkcja wyszukiwania i funkcja raportująca

System obejmuje:

a)	stosowne narzędzia służące do wyszukiwania, umożliwiające łatwe odzyskiwanie dokumentów, danych i ich metadanych;

b)	funkcję raportującą umożliwiającą tworzenie raportów na podstawie uprzednio określonych kryteriów, zwłaszcza w przypadku danych określonych w rozporządzeniu delegowanym Komisji (UE) nr 532/2014 (3);

c)	możliwość zapisywania, eksportu lub wydruku raportów, o których mowa w lit. b), lub łącze do aplikacji zewnętrznej zapewniającej taką możliwość.

Artykuł 4

Dokumentacja systemu

Instytucja zarządzająca przedstawia szczegółową i zaktualizowaną funkcjonalną i techniczną dokumentację operacji i charakterystyki systemu, dostępną na wniosek podmiotów odpowiedzialnych za zarządzanie programem, Komisji i Europejskiego Trybunału Obrachunkowego.

Dokumentacja, o której mowa w akapicie pierwszym, przedstawia dowody wdrożenia rozporządzenia (UE) nr 223/2014 w danym państwie członkowskim.

Artykuł 5

Bezpieczeństwo wymiany informacji

Stosowany system jest chroniony za pomocą odpowiednich środków bezpieczeństwa zapewniających poufność dokumentów, ochronę systemów informacyjnych i ochronę danych osobowych. Środki te są zgodne z normami międzynarodowymi i krajowymi wymogami prawnymi.

Środki bezpieczeństwa, o których mowa w akapicie pierwszym, chronią sieci i urządzenia służące do transmisji, w których system wchodzi w interakcje z innymi modułami i systemami.

Artykuł 6

Wejście w życie

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.

Sporządzono w Brukseli dnia 11 lutego 2015 r.

W imieniu Komisji

Jean-Claude JUNCKER

Przewodniczący

(1) Dz.U. L 72 z 12.3.2014, s. 1.

(2) Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 463/2014 z dnia 5 maja 2014 r. ustanawiające, na mocy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 223/2014 w sprawie Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym, zasady i warunki mające zastosowanie do systemu elektronicznej wymiany danych między państwami członkowskimi i Komisją (Dz.U. L 134 z 7.5.2014, s. 32).

(3) Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 532/2014 z dnia 13 marca 2014 r. uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 223/2014 w sprawie Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym (Dz.U. L 148 z 20.5.2014, s. 54).