6.5.2014   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

L 133/1

(1)

Istnieją liczne globalne, krajowe, regionalne i zastrzeżone normy dotyczące faktur elektronicznych, które są obecnie stosowane w państwach członkowskich. Żadna z tych norm nie ma pozycji dominującej, a większość z nich nie jest interoperacyjna z innymi normami.

(2)

W sytuacji braku wspólnej normy, promując stosowanie faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych lub czyniąc je obowiązkowym, państwa członkowskie decydują się na opracowanie własnych rozwiązań technicznych na podstawie odrębnych norm krajowych. W rezultacie liczba rozmaitych norm, które współistnieją w różnych państwach członkowskich, wzrasta i będzie prawdopodobnie nadal rosnąć w przyszłości.

(3)

Mnogość nieinteroperacyjnych norm prowadzi do nadmiernej złożoności, braku pewności prawa i dodatkowych kosztów operacyjnych dla wykonawców wykorzystujących faktury elektroniczne w różnych państwach członkowskich. Od wykonawców, którzy chcą prowadzić działalność w dziedzinie zamówień transgranicznych, często wymaga się spełnienia nowej normy dotyczącej fakturowania elektronicznego za każdym razem, gdy wchodzą na nowy rynek. Te rozbieżne wymogi prawne i techniczne dotyczące faktur elektronicznych zniechęcają wykonawców do podejmowania działalności w dziedzinie zamówień transgranicznych i tym samym stanowią bariery w dostępie do rynku w transgranicznych zamówieniach publicznych oraz przeszkody dla handlu. Ograniczają one podstawowe wolności, a tym samym wywierają bezpośredni wpływ na funkcjonowanie rynku wewnętrznego.

(4)

Wspomniane przeszkody dla handlu wewnątrzunijnego mogą się w przyszłości zwiększyć, w miarę opracowywania kolejnych nieinteroperacyjnych norm krajowych i zastrzeżonych oraz w miarę upowszechniania w państwach członkowskich stosowania faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych lub wprowadzania obowiązku stosowania takich faktur.

(5)

Należy usunąć lub ograniczyć przeszkody dla handlu transgranicznego wynikające ze współistnienia wielu wymogów prawnych i norm technicznych dotyczących fakturowania elektronicznego oraz z braku ich interoperacyjności. Aby osiągnąć ten cel, należy opracować wspólną normę europejską dotyczącą semantycznego modelu danych w zakresie podstawowych elementów faktury elektronicznej („norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego”). Norma ta powinna określać i opisywać podstawowe elementy, jakie faktura elektroniczna musi zawsze zawierać, co ułatwi wysyłanie i odbiór faktur elektronicznych między systemami wykorzystującymi różne normy techniczne. O ile obowiązujące krajowe normy techniczne nie są sprzeczne z normą europejską, nie powinny one zostać zastąpione ani ich wykorzystywanie ograniczone przez tę normę europejską; ich dalsze stosowanie powinno pozostać możliwe równolegle ze stosowaniem normy europejskiej.

(6)

Zapewniając interoperacyjność semantyczną oraz zwiększając pewność prawa, niniejsza dyrektywa będzie sprzyjać upowszechnianiu fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, umożliwiając tym samym państwom członkowskim, instytucjom zamawiającym, podmiotom zamawiającym i wykonawcom wytworzenie istotnych korzyści z punktu widzenia oszczędności, oddziaływania na środowisko i zmniejszenia obciążeń administracyjnych.

(7)

Korzyści płynące z fakturowania elektronicznego są maksymalizowane, gdy generowanie, wysyłanie, przesyłanie, odbiór i przetwarzanie faktury mogą zostać całkowicie zautomatyzowane. Z tego względu wyłącznie faktury odczytywane maszynowo, które mogą być przetwarzane automatycznie i cyfrowo przez odbiorcę, powinny być uznawane za zgodne z normą europejską dotyczącą fakturowania elektronicznego. Zwykłego pliku graficznego nie powinno się uznawać za fakturę elektroniczną na użytek niniejszej dyrektywy.

(8)

Celem interoperacyjności jest umożliwienie przedstawiania i przetwarzania informacji w spójny sposób pomiędzy systemami biznesowymi, niezależnie od wykorzystywanych przez nie technologii, aplikacji lub platform. Pełna interoperacyjność oznacza zdolność do współdziałania na trzech różnych poziomach: pod względem treści faktury (aspekt semantyczny), stosowanego formatu lub języka (aspekt syntaktyczny) i metody przesyłania. Interoperacyjność semantyczna oznacza, że faktura elektroniczna zawiera określoną ilość wymaganych informacji oraz że dokładne znaczenie wymienianych informacji jest zachowane i rozumiane jednoznacznie, niezależnie od sposobu, w jaki są one fizycznie przedstawiane lub przesyłane. Interoperacyjność syntaktyczna oznacza, że elementy danych faktury elektronicznej są przedstawione w formacie, który może być przedmiotem bezpośredniej wymiany między nadawcą a odbiorcą i który może być automatycznie przetwarzany. Interoperacyjność syntaktyczną można zapewnić w dwojaki sposób, mianowicie poprzez zastosowanie wspólnej syntaktyki lub poprzez mapowanie między różnymi syntaktykami.

(9)

W użytku jest duża liczba syntaktyk. Interoperacyjność syntaktyczną coraz częściej zapewnia się za pomocą mapowania. Metoda ta jest skuteczna, jeśli faktura zawiera wszystkie wymagane elementy danych na poziomie semantycznym, a ich znaczenie jest jednoznaczne. Z uwagi na to, że często wcale tak nie jest, niezbędne są działania służące zapewnieniu interoperacyjności na poziomie semantycznym. Aby jeszcze bardziej uprościć stosowanie fakturowania elektronicznego i obniżyć koszty, jednym z długofalowych celów powinno być ograniczenie liczby stosowanych syntaktyk, najlepiej poprzez skoncentrowanie się na syntaktykach, które są najpowszechniej używane.

(10)

Normalizacja fakturowania elektronicznego uzupełnia również działania służące wprowadzeniu elektronicznych zamówień publicznych, zgodnie ze stosownymi przepisami dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE (4) i dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/25/UE (5).

(11)

Rada Europejska w swoich konkluzjach z posiedzenia w dniach 28 i 29 czerwca 2012 r. i z dnia 24 października 2013 r. stwierdziła, że priorytetowo należy traktować środki mające na celu dalsze rozwijanie transgranicznego handlu elektronicznego oraz modernizację administracji publicznych, w tym poprzez ułatwianie przejścia do fakturowania elektronicznego i jego szybkie wdrożenie.

(12)

Parlament Europejski w swojej rezolucji z dnia 20 kwietnia 2012 r. zwrócił uwagę na rozdrobnienie rynku wynikające z krajowych przepisów dotyczących fakturowania elektronicznego, podkreślił znaczne korzyści płynące z fakturowania elektronicznego i wskazał na znaczenie pewności prawa, jasnego otoczenia technicznego oraz otwartych i interoperacyjnych rozwiązań w zakresie fakturowania elektronicznego w oparciu o wspólne wymogi prawne, procesy biznesowe i normy techniczne. Z tych względów Parlament Europejski wezwał do wprowadzenia do 2016 r. obowiązku fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych.

(13)

Europejskie wielostronne forum na temat fakturowania elektronicznego (e-fakturowania), ustanowione na mocy decyzji Komisji z dnia 2 listopada 2010 r. (6), jednomyślnie przyjęło w październiku 2013 r. zalecenie w sprawie stosowania semantycznego modelu danych w celu wspierania interoperacyjności w zakresie fakturowania elektronicznego.

(14)

Niniejsza dyrektywa powinna mieć zastosowanie do faktur elektronicznych odbieranych przez instytucje zamawiające i podmioty zamawiające oraz wystawianych w związku z realizacją zamówień, do których zastosowanie ma dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2009/81/WE (7), dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/23/UE (8), dyrektywa 2014/24/UE lub dyrektywa 2014/25/UE. Niniejszą dyrektywą powinny być objęte wyłącznie faktury elektroniczne wystawione przez wykonawcę, któremu udzielono zamówienia publicznego lub koncesji (głównego wykonawcę). Niemniej jednak, w przypadku gdy państwa członkowskie wprowadzają przepisy dotyczące bezpośrednich płatności na rzecz podwykonawców zgodnie z art. 71 dyrektywy 2014/24/UE i art. 88 dyrektywy 2014/25/UE, rozwiązania określane w dokumentach zamówienia powinny zawierać zapisy dotyczące stosowania lub niestosowania fakturowania elektronicznego w odniesieniu do płatności na rzecz podwykonawców. Należy doprecyzować, że w przypadku gdy zamówienie jest udzielane grupie wykonawców, niniejsza dyrektywa ma zastosowanie do faktur elektronicznych wystawionych zarówno przez grupę, jak i przez poszczególnych wykonawców.

(15)

Niniejsza dyrektywa powinna również mieć zastosowanie do umów koncesji obejmujących płatności wymagające wystawienia faktur przez wykonawców, którym udzielono koncesji. Termin „koncesje” zdefiniowano w art. 5 pkt 1 dyrektywy 2014/23/UE. Przedmiotem umów koncesji jest zamówienie na roboty budowlane lub usługi za pomocą koncesji, przyznającej w ramach wynagrodzenia prawo do eksploatacji obiektu budowlanego lub korzystania z usług lub przyznającej to prawo wraz z odpłatnością.

(16)

Niniejszą dyrektywę stosuje się z zastrzeżeniem art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. Niniejsza dyrektywa nie ma zastosowania do faktur elektronicznych wystawianych w związku z realizacją zamówień (które określono jako tajne lub którym towarzyszą szczególne środki bezpieczeństwa), które są wyłączone z zakresu stosowania dyrektywy 2014/23/UE, dyrektywy 2014/24/UE i dyrektywy 2014/25/UE na mocy, odpowiednio, ich art. 10 ust. 6, art. 15 ust. 3 i art. 24 ust. 3. Na tych samych warunkach w niniejszej dyrektywie należy przewidzieć szczególne wyłączenie dla faktur elektronicznych wystawianych w związku z realizacją takich zamówień (które określono jako tajne lub którym towarzyszą szczególne środki bezpieczeństwa), które wchodzą w zakres stosowania dyrektywy 2009/81/WE.

(17)

Definicje stosowane w niniejszej dyrektywie powinny być zgodne z innymi przepisami Unii dotyczącymi zamówień publicznych.

(18)

Komisja powinna zastosować odpowiednie przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1025/2012 (9), aby zwrócić się z wnioskiem do odpowiedniej europejskiej organizacji normalizacyjnej o sporządzenie projektu normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego. Na mocy odpowiednich przepisów rozporządzenia (UE) nr 1025/2012 decyzja Komisji zawierająca taki wniosek podlega procedurze sprawdzającej, o której mowa w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 182/2011 (10).

(19)

Norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego powinna opierać się na istniejących specyfikacjach technicznych opracowanych w ramach prac europejskich organizacji normalizacyjnych, takich jak CEN (CWA 16356-MUG oraz CWA 16562-CEN BII); powinna również uwzględniać inne stosowne specyfikacje techniczne opracowane w ramach międzynarodowych organizacji normalizacyjnych, takich jak UN/CEFACT (CII wersja 2.0) oraz ISO (faktura finansowa oparta na metodologii określonej w normie ISO 20022). Wykonując wniosek o normalizację, stosowna europejska organizacja normalizacyjna powinna również uwzględniać wyniki wielkoskalowych projektów pilotażowych realizowanych na mocy Programu na rzecz wspierania polityki w ramach Programu ramowego na rzecz konkurencyjności i innowacji, a także specyfikacje techniczne dotyczące fakturowania elektronicznego określone przez inne stosowne podmioty i organizacje, powszechnie stosowane w biznesie. Norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego powinna również być zgodna z istniejącymi normami dotyczącymi płatności, aby umożliwić automatyczne przetwarzanie płatności.

(20)

W swoim wniosku do odpowiedniej europejskiej organizacji normalizacyjnej Komisja powinna zawrzeć wymóg, by norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego była technologicznie neutralna w celu uniknięcia ewentualnych zakłóceń konkurencji, by była ona zgodna z odpowiednimi międzynarodowymi normami dotyczącymi fakturowania elektronicznego w celu zapobieżenia sytuacjom, w których dostawcy z państw trzecich napotykają techniczne przeszkody w dostępie do rynku i w celu ułatwienia europejskim dostawcom przesyłania faktur elektronicznych nabywcom w państwach trzecich, a także by była zgodna z dyrektywą Rady 2006/112/WE (11). Ponieważ faktury elektroniczne mogą zawierać dane osobowe, Komisja powinna również zawrzeć wymóg, aby norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego miała wzgląd na ochronę danych osobowych zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 95/46/WE (12), a także na zasadę ochrony danych w fazie projektowania oraz zasady proporcjonalności i minimalizacji danych. Oprócz tych minimalnych wymogów, Komisja powinna określić w swoim wniosku do odpowiedniej europejskiej organizacji normalizacyjnej dalsze wymogi dotyczące treści normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego oraz termin jej przyjęcia.

(21)

W celu zapewnienia, by małe i średnie przedsiębiorstwa również mogły korzystać z fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego powinna umożliwiać ustanawianie przyjaznych użytkownikowi systemów fakturowania elektronicznego, a mianowicie takich systemów, które łatwo zrozumieć i stosować. W tym względzie należy także wziąć pod uwagę fakt, że małe i średnie przedsiębiorstwa w szczególności, ale także mniejsze instytucje zamawiające i podmioty zamawiające dysponują ograniczonymi zasobami ludzkimi i finansowymi.

(22)

Norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego powinna być również odpowiednia do użytku w transakcjach handlowych między przedsiębiorstwami. W związku z tym, aby umożliwić prywatnym wykonawcom stosowanie nowej normy we wzajemnych transakcjach biznesowych, Komisja powinna zapewnić, by norma ta nie została opracowana w sposób, który sprawi, że będzie ona nadawać się do użytku jedynie w dziedzinie zamówień publicznych.

(23)

Faktury wystawiane w poszczególnych sektorach biznesowych mogą wymagać umieszczania informacji specyficznych dla tych sektorów. Niemniej jednak określona liczba wspólnych elementów standardowych powinna być zamieszczana we wszystkich fakturach. Obecność tych elementów jest nieodzowna do sprawdzenia, czy dana faktura właściwie odzwierciedla transakcję handlową leżącą u podstaw jej wystawienia, oraz do zapewnienia ważności faktury z prawnego punktu widzenia. Wykaz takich elementów wymaganych do celów VAT zawarty jest w dyrektywie 2006/112/WE. Norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego powinna być spójna z tym zestawem elementów.

(24)

Norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego powinna określać semantyczne elementy danych odnoszące się w szczególności do uzupełniających danych dotyczących sprzedawcy i nabywcy, identyfikatorów procesu, atrybutów faktury, szczegółów pozycji faktury, informacji na temat dostawy oraz szczegółów i warunków dotyczących płatności. Podstawowe elementy faktury elektronicznej powinny być ujęte w każdej fakturze elektronicznej. Zapewniłoby to jasne i jednolite stosowanie fakturowania elektronicznego.

(25)

Nadawca faktury elektronicznej powinien zachować możliwość zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury za pomocą kilku metod, w tym za pomocą podpisu elektronicznego, aby zapewnić zgodność z dyrektywą 2006/112/WE, jednak norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego nie powinna zawierać pośród swoich elementów wymogu stosowania podpisu elektronicznego.

(26)

W celu uniknięcia nadmiernych kosztów i obciążenia dla instytucji zamawiających i podmiotów zamawiających należy się zwrócić do odpowiedniej europejskiej organizacji normalizacyjnej o określenie wykazu zawierającego określoną liczbę syntaktyk, które są zgodne z normą europejską dotyczącą fakturowania elektronicznego. Wykaz ten nie powinien stanowić części normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego. Określone syntaktyki muszą już być powszechnie i z powodzeniem stosowane przez wykonawców i instytucje zamawiające. Aby ułatwić i przyspieszyć wdrażanie przez państwa członkowskie, odpowiednia europejska organizacja normalizacyjna powinna zostać poproszona o przedstawienie stosownych powiązań syntaktycznych między normą europejską dotyczącą fakturowania elektronicznego a wszystkimi syntaktykami określonymi w wykazie. Powiązania syntaktyczne są wytycznymi wskazującymi, w jaki sposób norma mogłaby być odwzorowana w poszczególnych syntaktykach. Ten dokument normalizacyjny powinien uzupełniać normę europejską dotyczącą fakturowania elektronicznego oraz wykaz syntaktyk.

(27)

Aby ułatwić stosowanie normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego, do europejskiej organizacji normalizacyjnej należy się również zwrócić o sporządzenie wytycznych na temat interoperacyjności transmisyjnej. Wytyczne te nie powinny stanowić części normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego ani być wiążące dla instytucji zamawiających i podmiotów zamawiających.

(28)

Przed wprowadzeniem w państwach członkowskich normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego należy wystarczająco przetestować praktyczne stosowanie normy. Ocena ta powinna zostać dokonana w trakcie przygotowywania normy. W ocenie tej powinni uczestniczyć użytkownicy końcowi, a powinna ona dotyczyć w szczególności aspektu funkcjonalności i aspektu przyjazności użytkownikowi; powinna także wykazać, że normę można wdrożyć w sposób oszczędny i proporcjonalny.

(29)

W przypadku gdy norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego oraz wykaz syntaktyk zgodnych z tą normą sporządzony przez odpowiednią europejską organizację normalizacyjną spełnią wymogi zawarte we wniosku Komisji do europejskiej organizacji normalizacyjnej, i w przypadku przetestowania tej normy, odniesienia do tej normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego i tego wykazu syntaktyk powinny zostać opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

(30)

Przepisy dotyczące opracowania normy i pozostałych dokumentów normalizacyjnych określone w niniejszej dyrektywie są zgodne ze stosownymi przepisami rozporządzenia (UE) nr 1025/2012. Niemniej jednak, mając na uwadze specyfikę niniejszej dyrektywy, właściwe jest wprowadzenie przepisu, zgodnie z którym decyzje o opublikowaniu odniesień do normy i wykazu syntaktyk, o ich niepublikowaniu lub ich publikowaniu z ograniczeniami przyjmowane są zgodnie z procedurą sprawdzającą. Powinno to jednak pozostać bez uszczerbku dla stosowania odpowiednich przepisów rozporządzenia (UE) nr 1025/2012 dotyczących formalnych zastrzeżeń do norm zharmonizowanych.

(31)

Europejskie organizacje normalizacyjne regularnie dokonują przeglądu i aktualizacji norm w celu uwzględnienia zmian technologicznych. Z uwagi na to, że w sektorze ICT takie zmiany następują szybko, Komisja powinna mieć również możliwość zwrócenia się do odpowiedniej europejskiej organizacji normalizacyjnej o przegląd i aktualizację normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego w celu uwzględnienia tych zmian i zapewnienia ciągłej interoperacyjności.

(32)

Dla zapewnienia odpowiedzi na zmiany technologiczne lub wymogi rynkowe Komisja powinna mieć możliwość przyjęcia aktu wykonawczego w celu dokonania przeglądu i aktualizacji wykazu syntaktyk. W przypadku bardziej złożonych dostosowań Komisja powinna mieć również możliwość zwrócenia się do odpowiedniej europejskiej organizacji normalizacyjnej o przegląd i aktualizację wykazu syntaktyk.

(33)

W przypadku gdy Komisja uzna to za konieczne w celu zapewnienia pełnej i bieżącej interoperacyjności, uwzględnienia zmian technologicznych lub ograniczenia liczby stosowanych syntaktyk, powinna mieć ona możliwość dokonania przeglądu opublikowanego już wykazu syntaktyk. W takiej sytuacji Komisja powinna wziąć pod uwagę wykaz syntaktyk określonych, poddanych przeglądowi i zaktualizowanych przez odpowiednią europejską organizację normalizacyjną.

(34)

Po upływie terminów transpozycji określonych w niniejszej dyrektywie instytucje zamawiające i podmioty zamawiające powinny być zobowiązane do odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych spełniających normę europejską dotyczącą fakturowania elektronicznego oraz zgodnych z dowolną z syntaktyk ujętych w wykazie opublikowanym przez Komisję w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Instytucje zamawiające i podmioty zamawiające nie powinny zatem odrzucać faktur elektronicznych, które spełniają powyższe warunki, wyłącznie na takiej podstawie, że nie są one zgodne z wymogami (na przykład z wymogami krajowymi lub sektorowymi, bądź z dodatkowymi wymogami technicznymi dowolnego rodzaju) innymi niż wymogi konkretnie przewidziane w niniejszej dyrektywie. Obowiązek ten nie powinien mieć jednak wpływu na inne istotne przyczyny odmowy, takie jak przyczyny odnoszące się do warunków umownych. Przed uiszczeniem faktury instytucje zamawiające i podmioty zamawiające powinny każdorazowo zachować swobodę weryfikowania, czy treść faktury elektronicznej prawidłowo odzwierciedla transakcję handlową leżącą u podstaw jej wystawienia (na przykład, czy wartość faktury jest prawidłowa) oraz czy faktura została wystawiona na właściwego odbiorcę. Obowiązek nieodrzucania faktur elektronicznych zgodnie z niniejszą dyrektywą pozostaje bez uszczerbku dla dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/7/UE (13).

(35)

Niniejsza dyrektywa powinna zobowiązywać wyłącznie odbiorców faktury, tj. instytucje zamawiające, centralne jednostki zakupujące i podmioty zamawiające, do akceptowania i przetwarzania faktur elektronicznych. Niniejsza dyrektywa powinna pozostać bez uszczerbku dla prawa nadawcy faktury do wyboru pomiędzy przedłożeniem faktury zgodnie z normą europejską dotyczącą fakturowania elektronicznego, zgodnie z krajowymi lub innymi normami technicznymi lub w formie papierowej. Niemniej jednak niniejsza dyrektywa nie powinna uniemożliwiać państwom członkowskim nakazania, by w ramach zamówień publicznych można było przedkładać wyłącznie faktury elektroniczne. Jeżeli nadawca postanawia przedłożyć fakturę z wykorzystaniem normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego, obowiązek odbiorcy dotyczący odbioru i przetworzenia powinien mieć zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy faktura jest wystawiona z użyciem jednej z syntaktyk ujętych w wykazie syntaktyk opublikowanym przez Komisję w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Powinno to pozostać bez uszczerbku dla skorzystania przez nadawcę z usług strony trzeciej w zakresie translacji z jego własnej syntaktyki na jedną z syntaktyk ujętych w wykazie.

(36)

Zgodnie z art. 28 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 45/2001 (14) zasięgnięto opinii Europejskiego Inspektora Ochrony Danych, który wydał opinię w dniu 11 listopada 2013 r. (15). W opinii tej Europejski Inspektor Ochrony Danych opublikował zalecenia dotyczące zapewnienia odpowiedniej ochrony danych przy stosowaniu niniejszej dyrektywy. Zalecenia te należy uwzględnić przy opracowywaniu normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego oraz przy przetwarzaniu danych osobowych przez organy zamawiające i podmioty zamawiające. W szczególności należy wyjaśnić, że obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych mają zastosowanie również w dziedzinie fakturowania elektronicznego, a przy publikowaniu danych osobowych należy zachować odpowiednią równowagę pomiędzy wymogami przejrzystości i rozliczalności a ochroną prywatności.

(37)

Ponieważ dyrektywa 2006/112/WE zawiera przepisy dotyczące fakturowania, w tym fakturowania elektronicznego, należy doprecyzować jej związek z niniejszą dyrektywą. Niniejsza dyrektywa ma realizować inny cel, ma inny zakres stosowania niż dyrektywa 2006/112/WE, i w związku z tym nie ma ona wpływu na przepisy dotyczące stosowania faktur elektronicznych do celów VAT zawarte w dyrektywie 2006/112/WE. W szczególności art. 232 dyrektywy 2006/112/WE reguluje stosunki między stronami transakcji i ma na celu zapewnienie, by nadawca nie mógł narzucić odbiorcy stosowania faktur elektronicznych. Niemniej jednak powinno to pozostać bez uszczerbku dla prawa państw członkowskich do nałożenia na instytucje zamawiające i podmioty zamawiające obowiązku odbioru faktur elektronicznych na określonych warunkach.

(38)

Aby umożliwić instytucjom zamawiającym i podmiotom zamawiającym właściwe przygotowanie i podjęcie środków technicznych, które w następstwie ustanowienia normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego i zatwierdzenia wykazu syntaktyk są niezbędne do zapewnienia zgodności z niniejszą dyrektywą, a także z uwzględnieniem konieczności szybkiego wdrożenia fakturowania elektronicznego, należy uznać za uzasadnione ustalenie terminu transpozycji wynoszącego 18 miesięcy od opublikowania odniesienia do normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego i wykazu syntaktyk w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. W drodze odstępstwa od tego ogólnego terminu transpozycji i w celu ułatwienia wprowadzenia fakturowania elektronicznego dla określonych instytucji zamawiających, takich jak lokalne i regionalne instytucje zamawiające i przedsiębiorstwa publiczne, państwa członkowskie powinny mieć możliwość odroczenia stosowania niniejszej dyrektywy w odniesieniu do instytucji zamawiających poniżej szczebla centralnego i podmiotów zamawiających do momentu upłynięcia 30 miesięcy od opublikowania odniesienia do normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego i wykazu syntaktyk w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Ta możliwość odroczenia stosowania wymogów niniejszej dyrektywy nie powinna mieć zastosowania do centralnych jednostek zakupujących.

(39)

Aby ułatwić instytucjom zamawiającym i podmiotom zamawiającym wdrożenie wymogów niniejszej dyrektywy, Komisja powinna zapewnić, aby państwa członkowskie były w pełni regularnie informowane o postępach prac dotyczących opracowywania normy i związanych z tym dokumentów normalizacyjnych, które to prace zostaną podjęte przez odpowiednią europejską organizację normalizacyjną. Powinno to pozwolić państwom członkowskim na podjęcie niezbędnych przygotowań z myślą o ukończeniu wdrażania w uzgodnionych terminach.

(40)

Ponieważ instytucje zamawiające i podmioty zamawiające będą mogły akceptować faktury elektroniczne, które spełniają normy inne niż norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego, jak również faktury papierowe, o ile nie przewidziano inaczej w przepisach krajowych, niniejsza dyrektywa nie nakłada żadnych dodatkowych kosztów ani obciążeń na przedsiębiorstwa, w tym przedsiębiorstwa mikro, małe i średnie w rozumieniu zalecenia Komisji 2003/361/WE (16). Ponadto Komisja i państwa członkowskie powinny dołożyć wszelkich starań, by zminimalizować koszty normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego ponoszone przez jej użytkowników, w szczególności przez mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa, aby ułatwić jej rozpowszechnianie w całej Unii Europejskiej.

(41)

W trakcie wykonywania niniejszej dyrektywy państwa członkowskie powinny uwzględnić potrzeby małych i średnich przedsiębiorstw oraz mniejszych instytucji zamawiających i podmiotów zamawiających, oraz zaoferować wszystkim instytucjom zamawiającym, podmiotom zamawiającym i dostawcom niezbędne wsparcie, tak aby umożliwić stosowanie normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego. Ponadto należy zapewnić szkolenia, szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw.

(42)

Aby ułatwić dostosowania techniczne i proceduralne, które muszą zostać wprowadzone przez wszystkie strony biorące udział w procesie zamówień publicznych w celu zapewnienia udanego wdrożenia niniejszej dyrektywy, państwa członkowskie powinny w miarę możliwości udostępnić pomoc w ramach funduszy strukturalnych wszystkim kwalifikującym się instytucjom zamawiającym, podmiotom zamawiającym oraz małym i średnim przedsiębiorstwom.

(43)

W celu zapewnienia jednolitych warunków wykonywania niniejszej dyrektywy należy powierzyć Komisji uprawnienia wykonawcze w zakresie sporządzania, ograniczania i przeglądu wykazu syntaktyk. Uprawnienia te powinny być wykonywane zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 182/2011. Do przyjmowania aktów wykonawczych dotyczących wykazu syntaktyk należy stosować procedurę sprawdzającą z uwagi na to, że służą one ułatwieniu stosowania normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego oraz zapewniają interoperacyjność i szybką reakcję na zmiany technologiczne. Procedurę sprawdzającą należy również stosować do przyjmowania aktów wykonawczych w odniesieniu do zastrzeżeń wobec normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego z uwagi na fakt, że te akty wykonawcze mogłyby mieć skutki dotyczące obowiązku odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych.

(44)

Ponieważ cele niniejszej dyrektywy, a mianowicie usunięcie barier rynkowych i przeszkód dla handlu wynikających z istnienia różnych krajowych przepisów i norm oraz zapewnienie interoperacyjności nie mogą zostać osiągnięte w sposób wystarczający przez państwa członkowskie, natomiast możliwe jest ich lepsze osiągnięcie na poziomie Unii, Unia może przyjąć środki zgodnie z zasadą pomocniczości określoną w art. 5 Traktatu o Unii Europejskiej. Zgodnie z zasadą proporcjonalności, określoną w tym artykule, niniejsza dyrektywa nie wykracza poza to, co jest konieczne do osiągnięcia tych celów,

1)

„faktura elektroniczna” oznacza fakturę, która została wystawiona, przesłana i odebrana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, umożliwiającym jej automatyczne i elektroniczne przetwarzanie;

2)

„podstawowe elementy faktury elektronicznej” oznaczają zbiór podstawowych komponentów informacji, które faktura elektroniczna musi zawierać, aby umożliwić interoperacyjność transgraniczną, w tym informacje niezbędne do zapewnienia zgodności z przepisami prawa;

3)

„semantyczny model danych” oznacza uporządkowany i logicznie powiązany zestaw pojęć i ich znaczeń, które określają podstawowe elementy faktury elektronicznej;

4)

„syntaktyka” oznacza język lub dialekt odczytywany maszynowo, stosowany do przedstawienia elementów danych zawartych w fakturze elektronicznej;

5)

„powiązania syntaktyczne” oznaczają wytyczne wskazujące, w jaki sposób semantyczny model danych dotyczący faktury elektronicznej może być przedstawiany w różnych syntaktykach;

6)

„instytucje zamawiające” oznaczają instytucje zamawiające zgodnie z definicją zawartą w art. 1 pkt 17 dyrektywy 2009/81/WE, art. 6 ust. 1 dyrektywy 2014/23/UE i art. 2 ust. 1 pkt 1 dyrektywy 2014/24/UE;

7)

„instytucje zamawiające poniżej szczebla centralnego” oznaczają instytucje zamawiające poniżej szczebla centralnego zgodnie z definicją zawartą w art. 2 ust. 1 pkt 3 dyrektywy 2014/24/UE;

8)

„centralna jednostka zakupująca” oznacza centralną jednostkę zakupującą zgodnie z definicją zawartą w art. 2 ust. 1 pkt 16 dyrektywy 2014/24/UE;

9)

„podmioty zamawiające” oznaczają podmioty zamawiające zgodnie z definicją zawartą w art. 1 pkt 17 dyrektywy 2009/81/WE, art. 7 ust. 1 i 2 dyrektywy 2014/23/UE i art. 4 ust. 1 dyrektywy 2014/25/UE;

10)

„norma międzynarodowa” oznacza normę międzynarodową zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 1 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 1025/2012;

11)

„norma europejska” oznacza normę europejską zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 1 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 1025/2012.

—

była technologiczne neutralna,

—

była zgodna z odpowiednimi normami międzynarodowymi dotyczącymi fakturowania elektronicznego,

—

miała wzgląd na potrzebę ochrony danych osobowych zgodnie z dyrektywą 95/46/WE, na podejście polegające na uwzględnieniu ochrony danych już w fazie projektowania oraz na zasady proporcjonalności, minimalizacji danych i celowości,

—

była zgodna ze stosownymi przepisami dyrektywy 2006/112/WE,

—

umożliwiała stworzenie praktycznych, przyjaznych użytkownikowi, elastycznych i oszczędnych systemów fakturowania elektronicznego,

—

uwzględniała szczególne potrzeby małych i średnich przedsiębiorstw, jak również instytucji zamawiających poniżej szczebla centralnego i podmiotów zamawiających,

—

nadawała się do użycia w transakcjach handlowych między przedsiębiorstwami.

a)

opublikowaniu, niepublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej odniesień do danej normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego i danego wykazu syntaktyk lub ich opublikowaniu z ograniczeniami;

b)

utrzymaniu, utrzymaniu z ograniczeniami odniesień do danej normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego i danego wykazu syntaktyk w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub wycofaniu z niego tych odniesień.

a)

aktualizować lub zmieniać normę europejską dotyczącą fakturowania elektronicznego;

b)

aktualizować lub zmieniać wykaz syntaktyk publikowany przez Komisję w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

a)

identyfikatory procesu i faktury;

b)

okres, którego faktura dotyczy;

c)

informacje dotyczące sprzedawcy;

d)

informacje dotyczące nabywcy;

e)

informacje dotyczące odbiorcy płatności;

f)

informacje dotyczące przedstawiciela podatkowego sprzedawcy;

g)

odniesienie do umowy;

h)

szczegółowe informacje dotyczące dostawy;

i)

instrukcje dotyczące płatności;

j)

informacje dotyczące kwot uznań lub potrąceń;

k)

informacje dotyczące poszczególnych pozycji faktury;

l)

łączne kwoty faktury;

m)

podział na stawki VAT.