ROZPORZĄDZENIE DELEGOWANE KOMISJI (UE) NR 1268/2012

z dnia 29 października 2012 r.

w sprawie zasad stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (1), w szczególności jego art. 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 i 209,

a także mając na uwadze, co następuje:

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

CZĘŚĆ PIERWSZA

PRZEPISY WSPÓLNE

TYTUŁ I

PRZEDMIOT

Artykuł 1

Przedmiot

Niniejsze rozporządzenie określa zasady stosowania rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 (zwanego dalej „rozporządzeniem finansowym”).

TYTUŁ II

ZASADY BUDŻETOWE

ROZDZIAŁ 1

Zasady jedności i rzetelności budżetowej

Artykuł 2

Ujmowanie na rachunkach odsetek narosłych od płatności zaliczkowych

(Artykuł 8 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

W przypadku należnych budżetowi odsetek umowy zawarte z podmiotami lub osobami wymienionymi w art. 58 ust. 1 lit. c) ppkt (ii)–(viii) rozporządzenia finansowego stanowią, że zaliczki wpłacane są na rachunki bankowe lub subkonta umożliwiające identyfikację środków i powiązanych odsetek. W przeciwnym wypadku metody rachunkowości stosowane przez odbiorców lub pośredników muszą umożliwiać identyfikację środków wypłaconych przez Unię, jak również odsetek i innych korzyści uzyskanych z tych środków.

Przepisy niniejszego rozporządzenia dotyczące odsetek od płatności zaliczkowych nie mają wpływu na ujmowanie płatności zaliczkowych po stronie aktywów w sprawozdaniach finansowych zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia finansowego.

ROZDZIAŁ 2

Zasada jednoroczności

Artykuł 3

Środki na dany rok budżetowy

(Artykuł 11 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

Na środki na zobowiązania i środki na płatności zatwierdzone na dany rok budżetowy składają się:

Artykuł 4

Anulowanie i przenoszenie środków

(Artykuł 13 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1.   Środki na zobowiązania oraz środki niezróżnicowane związane z przedsięwzięciami z zakresu nieruchomości, o których mowa w art. 13 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, mogą zostać przeniesione tylko w przypadku, gdy zobowiązania nie mogły zostać zaciągnięte przed dniem 31 grudnia roku budżetowego z przyczyn, których nie można przypisać urzędnikowi zatwierdzającemu, i jeżeli etapy wstępne są wystarczająco zaawansowane, aby uzasadnione było przypuszczenie, że zobowiązania zostaną zaciągnięte nie później niż do dnia 31 marca kolejnego roku lub – w przypadku przedsięwzięć z zakresu nieruchomości – do dnia 31 grudnia.

2.   Etapami wstępnymi, o których mowa w art. 13 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, które powinny zostać zakończone do dnia 31 grudnia roku budżetowego w celu umożliwienia przeniesienia środków na kolejny rok, są w szczególności:

3.   Środki przeniesione zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, z których do dnia 31 marca kolejnego roku budżetowego, a w przypadku kwot dotyczących przedsięwzięć z zakresu nieruchomości – do dnia 31 grudnia kolejnego roku, nie zaciągnięto zobowiązań, zostają automatycznie anulowane.

O anulowanych w ten sposób środkach Komisja powiadamia Parlament Europejski i Radę w ciągu miesiąca od dnia anulowania zgodnie z akapitem pierwszym.

4.   Środki przeniesione zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. b) rozporządzenia finansowego mogą zostać wykorzystane do dnia 31 grudnia następnego roku budżetowego.

5.   Środki przeniesione zgodnie z ust. 1–4 wykazuje się w systemie rachunkowości.

ROZDZIAŁ 3

Zasada jednostki rozliczeniowej

Artykuł 5

Kurs wymiany między euro a innymi walutami

(Artykuł 19 rozporządzenia finansowego)

1.   Nie naruszając przepisów szczególnych, wynikających ze stosowania rozporządzeń sektorowych, właściwy urzędnik zatwierdzający dokonuje przeliczeń z zastosowaniem dziennego kursu wymiany euro, publikowanego w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej.

W przypadku gdy przeliczenia między euro a inną walutą dokonują wykonawcy lub beneficjenci, stosuje się szczególne uzgodnienia dotyczące przeliczania określone w umowach dotyczących zamówień, umowach o udzielenie dotacji lub umowach w sprawie finansowania.

2.   Aby uniknąć znaczącego wpływu przeliczeń walutowych na poziom współfinansowania przez Unię lub negatywnego wpływu na budżet Unii, szczególne uzgodnienia dotyczące przeliczania, o których mowa w ust. 1, w stosownych przypadkach przewidują kurs wymiany między euro a innymi walutami obliczany z zastosowaniem średniego dziennego kursu wymiany w danym okresie.

3.   Jeżeli dzienny kurs wymiany euro na daną walutę nie jest opublikowany w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, właściwy urzędnik zatwierdzający stosuje kurs księgowy, o którym mowa w ust. 4.

4.   Do celów związanych z prowadzeniem kont, o których mowa w art. 151–156 rozporządzenia finansowego, oraz z zastrzeżeniem art. 240 niniejszego rozporządzenia dokonywanie przeliczeń między euro a inną walutę odbywa się z zastosowaniem miesięcznego księgowego kursu euro. Kurs księgowy ustalany jest przez księgowego Komisji przy wykorzystaniu wszelkich źródeł informacji, jakie uzna on za wiarygodne, na podstawie kursu wymiany obowiązującego w przedostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego miesiąc, dla którego ustala się kurs.

5.   Wyniki operacji walutowych, o których mowa w ust. 4 niniejszego artykułu, wykazywane są w osobnej rubryce ksiąg rachunkowych danej instytucji.

Akapit pierwszy niniejszego ustępu stosuje się odpowiednio do organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 6

Kurs stosowany do przeliczeń między euro a innymi walutami

(Artykuł 19 rozporządzenia finansowego)

1.   Nie naruszając przepisów szczególnych wynikających ze stosowania rozporządzeń sektorowych lub z poszczególnych umów dotyczących zamówień, umów o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji i umów w sprawie finansowania, przy przeliczeniach między euro a innymi walutami, w przypadkach gdy dokonuje ich właściwy urzędnik zatwierdzający, stosuje się kurs obowiązujący w dniu, w którym departament zatwierdzający wystawił zlecenie płatnicze lub nakaz odzyskania środków.

2.   W przypadku rachunków zaliczkowych w euro kurs stosowany do przeliczeń między euro a innymi walutami ustala się według dnia, w którym bank dokonuje płatności.

3.   W przypadku operacji na rachunkach zaliczkowych prowadzonych w walutach krajowych, zgodnie z art. 19 rozporządzenia finansowego, przy przeliczeniach między euro a innymi walutami stosuje się kurs obowiązujący w miesiącu, w którym dokonuje się wydatków z danego rachunku zaliczkowego.

4.   W przypadku zwrotu wydatków ryczałtowych lub wydatków wynikających z Regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej i warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej (zwanych dalej „regulaminem pracowniczym”), których pułap jest ustalony i które wypłacane są w walucie innej niż euro, przyjmuje się kurs obowiązujący w dniu powstania należności.

ROZDZIAŁ 4

Zasada uniwersalności

Artykuł 7

Struktura mająca na celu uwzględnienie dochodów przeznaczonych na określony cel i zapewnienie odpowiadających im środków

(Artykuł 21 rozporządzenia finansowego)

1.   Nie naruszając przepisów art. 9 i 10 struktura mająca na celu uwzględnienie w budżecie dochodów przeznaczonych na określony cel obejmuje:

W przypadku, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. a), stosuje się zapis symboliczny „pro memoria”, a w uwagach podaje się do wiadomości informację o szacowanych dochodach.

2.   Środki odpowiadające dochodom przeznaczonym na określony cel udostępnia się automatycznie, zarówno jako środki na zobowiązania, jak i środki na płatności, jeżeli instytucja otrzymała dochody, z wyjątkiem któregokolwiek z następujących przypadków:

W sytuacji, o której mowa w akapicie pierwszym lit. b), środki na zobowiązania mogą zostać udostępnione po podpisaniu przez państwo członkowskie umowy o wkładzie finansowym.

Artykuł 8

Wkłady państw członkowskich na rzecz programów badawczych

(Artykuł 21 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego)

1.   Wkłady państw członkowskich na finansowanie niektórych dodatkowych programów badawczych, przewidziane w art. 5 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1150/2000 (8), dokonywane są w następujący sposób:

2.   W przypadku gdy budżet nie został ostatecznie przyjęty przed rozpoczęciem roku budżetowego, wkłady przewidziane w ust. 1 oparte są na kwocie zapisanej w budżecie na poprzedni rok budżetowy.

3.   Wszelkie wkłady lub dodatkowe płatności, które są wymagalne od państw członkowskich na rzecz budżetu, zapisuje się na rachunku lub rachunkach Komisji w ciągu trzydziestu dni kalendarzowych od dnia wezwania do wpłaty.

4.   Dokonane płatności zapisywane są na rachunku przewidzianym w rozporządzeniu (WE, Euratom) nr 1150/2000 i podlegają warunkom ustanowionym w tym rozporządzeniu.

Artykuł 9

Dochody przeznaczone na określony cel wynikające z udziału państw EFTA w niektórych programach Unii

(Artykuł 21 ust. 2 lit. e) rozporządzenia finansowego)

1.   Struktura budżetu mająca na celu uwzględnienie uczestnictwa państw należących do Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (zwanych dalej „państwami EFTA”) w niektórych programach Unii jest następująca:

Do celów akapitu pierwszego lit. a) szacowaną kwotę wykazuje się w uwagach do budżetu.

Załącznik, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. b) ppkt (ii), odzwierciedla strukturę mającą na celu uwzględnienie środków odpowiadających takiemu udziałowi, jak przewidziano w ust. 2, i umożliwienie realizacji wydatków oraz stanowi część tej struktury.

2.   Na mocy art. 82 Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym (zwanego dalej „Porozumieniem EOG”) kwoty rocznego udziału państw EFTA, potwierdzone Komisji przez Wspólny Komitet Europejskiego Obszaru Gospodarczego zgodnie z art. 1 ust. 5 protokołu 32 dołączonego do Porozumienia EOG, stanowią podstawę zapewnienia na początku roku budżetowego pełnych kwot odpowiadających im środków na zobowiązania i środków na płatności.

3.   Jeżeli w ciągu roku budżetowego w liniach budżetowych obejmujących wkład państw EFTA zostaną przewidziane dodatkowe środki, a państwa EFTA nie będą w stanie w ciągu tego roku odpowiednio dostosować swoich wkładów w celu przestrzegania „współczynnika proporcjonalności” przewidzianego w art. 82 Porozumienia EOG, Komisja może, tymczasowo i wyjątkowo, wykorzystać własne zasoby pieniężne w celu wstępnego sfinansowania udziału państw EFTA. Zawsze kiedy przewidziane są takie dodatkowe środki, Komisja, najszybciej jak to możliwe, wzywa państwa EFTA do wniesienia odpowiadających im wkładów. Komisja każdego roku powiadamia Parlament Europejski i Radę o każdej takiej decyzji.

Takie wstępne finansowanie zostaje ujęte, najszybciej jak to możliwe, w budżecie na następny rok budżetowy.

4.   Zgodnie z art. 21 ust. 2 lit. e) rozporządzenia finansowego wkłady finansowe państw EFTA stanowią zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel. Księgowy przyjmuje właściwe środki w celu zagwarantowania, że wykorzystanie dochodów wynikających z tych wkładów oraz odpowiadających im środków będzie odrębnie monitorowane.

W sprawozdaniu przewidzianym w art. 150 ust. 2 rozporządzenia finansowego Komisja wykazuje odrębnie etap wykonania, zarówno dochodów, jak i wydatków, odpowiadający udziałowi państw EFTA.

Artykuł 10

Wpływy z sankcji nałożonych na państwa członkowskie uznane za mające nadmierny deficyt

(Artykuł 21 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego)

Struktura budżetu mająca na celu uwzględnienie wpływów z sankcji, o których mowa w sekcji 4 rozporządzenia Rady (WE) nr 1467/97 (9), jest następująca:

Środki, o których mowa w akapicie pierwszym lit. b), realizowane są zgodnie z art. 20 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 11

Obciążenia związane z przyjmowaniem darowizn na rzecz Unii

(Artykuł 22 rozporządzenia finansowego)

W celu uzyskania zgody Parlamentu Europejskiego i Rady, o której mowa w art. 22 ust. 2 rozporządzenia finansowego, Komisja dokonuje oszacowania obciążeń finansowych, w tym także kosztów następczych, związanych z przyjęciem darowizn na rzecz Unii, oraz należycie je wyjaśnia.

Artykuł 12

Konta dotyczące odzyskiwanych podatków

(Artykuł 23 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

Wszelkie podatki odprowadzane przez Unię na mocy art. 23 ust. 2 i art. 23 ust. 3 lit. a) rozporządzenia finansowego zapisuje się na koncie przejściowym do momentu, gdy zostaną zwrócone przez dane państwa.

ROZDZIAŁ 5

Zasada specyfikacji

Artykuł 13

Zasady obliczania wartości procentowych dla przesunięć dokonywanych przez instytucje inne niż Komisja

(Artykuł 25 rozporządzenia finansowego)

1.   Wartości procentowe, o których mowa w art. 25 rozporządzenia finansowego, oblicza się w momencie złożenia wniosku o przesunięcie w odniesieniu do środków przewidzianych w budżecie, w tym w budżetach korygujących.

2.   Kwota, która ma być uwzględniona, jest sumą przesunięć, jakie mają być dokonane w linii, z której dokonywane są przesunięcia, po skorygowaniu o wcześniej dokonane przesunięcia.

Nie uwzględnia się kwoty odpowiadającej przesunięciom, których dana instytucja może dokonywać samodzielnie bez decyzji Parlamentu Europejskiego i Rady.

Artykuł 14

Zasady obliczania wartości procentowych dla przesunięć dokonywanych przez Komisję

(Artykuł 26 rozporządzenia finansowego)

1.   Wartości procentowe, o których mowa w art. 26 ust. 1 rozporządzenia finansowego, oblicza się w momencie złożenia wniosku o przesunięcie w odniesieniu do środków przewidzianych w budżecie, w tym w budżetach korygujących.

2.   Kwota, która ma być uwzględniona, jest sumą przesunięć, jakie mają być dokonane w linii, z której lub do której dokonywane są przesunięcia, po skorygowaniu o wcześniej dokonane przesunięcia.

Nie uwzględnia się kwoty odpowiadającej przesunięciom, których Komisja może dokonywać samodzielnie bez decyzji Parlamentu Europejskiego i Rady.

Artykuł 15

Wydatki administracyjne

(Artykuł 26 rozporządzenia finansowego)

Wydatki, o których mowa w art. 26 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) rozporządzenia finansowego, obejmują, w odniesieniu do każdego obszaru polityki, pozycje, o których mowa w art. 44 ust. 3 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 16

Podstawy wniosków o przesunięcie środków

(Artykuł 25 i 26 rozporządzenia finansowego)

Wnioskom w sprawie przesunięć i wszelkim informacjom kierowanym do Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczącym przesunięć dokonanych na podstawie art. 25 i 26 rozporządzenia finansowego towarzyszą właściwe i szczegółowe dokumenty potwierdzające, przedstawiające realizację środków i szacunkowe zapotrzebowanie do końca roku budżetowego, zarówno w odniesieniu do linii, do których środki mają zostać przesunięte, jak i w odniesieniu do linii, z których mają one zostać przesunięte.

Artykuł 17

Podstawy wniosków o przesunięcie środków z rezerwy na pomoc nadzwyczajną

(Artykuł 29 rozporządzenia finansowego)

Wnioskom w sprawie przesunięć mających umożliwić wykorzystanie rezerwy na pomoc nadzwyczajną, o których mowa w art. 29 rozporządzenia finansowego, towarzyszą właściwe i szczegółowe dokumenty potwierdzające, które przedstawiają:

ROZDZIAŁ 6

Zasada należytego zarządzania finansami

Artykuł 18

Ocena

(Artykuł 30 rozporządzenia finansowego)

1.   Wszystkie wnioski dotyczące programów lub działań pociągających za sobą wydatki z budżetu są przedmiotem oceny ex ante, w której uwzględnia się:

2.   Wnioski takie zawierają ustalenia dotyczące monitorowania, sprawozdawczości i oceny, z należytym uwzględnieniem zakresu obowiązków na wszystkich szczeblach administracji publicznej zaangażowanych w realizację proponowanego programu lub działania.

3.   Wszystkie programy i działania, w tym projekty pilotażowe i działania przygotowawcze, w przypadku których uruchomione zasoby przekraczają 5 000 000 EUR, są przedmiotem oceny okresowej lub oceny ex post w zakresie przydzielonych zasobów ludzkich i finansowych oraz uzyskanych wyników w celu sprawdzenia ich zgodności z ustalonymi celami, przeprowadzanej na następujących zasadach:

Przepisów akapitu pierwszego lit. a) i b) nie stosuje się do projektów lub działań prowadzonych w ramach tej działalności, w odniesieniu do której powyższy wymóg może zostać spełniony za sprawą sprawozdań końcowych przesyłanych przez organy realizujące działanie.

4.   Oceny, o których mowa w ust. 1 i 3, są proporcjonalne do uruchomionych zasobów i oddziaływania danego programu i działania.

Artykuł 19

Ocena skutków finansowych

(Artykuł 31 rozporządzenia finansowego)

Ocena skutków finansowych zawiera dane finansowe i gospodarcze potrzebne władzy prawodawczej do oceny zapotrzebowania na działanie Unii. Zapewnia ona odpowiednie informacje dotyczące spójności z innymi działaniami Unii i wszelkich możliwych efektów synergii.

W przypadku operacji wieloletnich ocena skutków finansowych zawiera możliwy do przewidzenia harmonogram rocznego zapotrzebowania w zakresie środków i stanowisk, w tym personelu zewnętrznego, oraz ocenę ich średnioterminowego wpływu finansowego.

ROZDZIAŁ 7

Zasada przejrzystości

Artykuł 20

Tymczasowa publikacja budżetu

(Artykuł 34 rozporządzenia finansowego)

Najszybciej, jak to możliwe, i nie później niż cztery tygodnie po ostatecznym przyjęciu budżetu ostateczne szczegółowe dane budżetowe publikowane są we wszystkich językach na stronach internetowych instytucji, z inicjatywy Komisji, do czasu oficjalnej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Artykuł 21

Publikacja informacji o wysokości i odbiorcach środków unijnych

(Artykuł 35 rozporządzenia finansowego)

1.   Informacje o odbiorcach środków unijnych przyznawanych w ramach zarządzania bezpośredniego publikowane są na stronie internetowej instytucji Unii nie później niż do dnia 30 czerwca roku następującego po roku budżetowym, w którym przyznano środki.

Poza publikacją, o której mowa w akapicie pierwszym, informacje te można również publikować, w standardowym ujęciu, za pośrednictwem innych właściwych środków.

2.   Publikowane są następujące informacje, chyba że niniejsze rozporządzenie lub przepisy sektorowe stanowią inaczej, przy uwzględnieniu kryteriów określonych w art. 35 ust. 3 rozporządzenia finansowego:

Do celów lit. b) termin „miejscowość” oznacza:

W przypadku danych osobowych dotyczących osób fizycznych ogłaszane informacje są usuwane dwa lata po zakończeniu roku budżetowego, w którym środki zostały przyznane. Ma to zastosowanie również w odniesieniu do danych osobowych dotyczących osób prawnych, w przypadku których oficjalna nazwa wskazuje na jedną lub kilka osób fizycznych.

3.   Informacje, o których mowa w ust. 2, publikowane są jedynie w odniesieniu do nagród, dotacji i zamówień, które zostały przyznane lub udzielone w wyniku konkursu, procedur udzielania dotacji lub procedur udzielania zamówień publicznych. Nie publikuje się informacji dotyczących:

4.   Od publikacji odstępuje się, jeśli takie ujawnienie stanowi zagrożenie dla praw i wolności zainteresowanych osób, chronionych Kartą praw podstawowych Unii Europejskiej lub szkodzi interesom handlowym odbiorców.

Artykuł 22

Link do informacji o odbiorcach środków unijnych przyznawanych w ramach zarządzania pośredniego

(Artykuł 35 rozporządzenia finansowego)

W przypadkach gdy zarządzanie środkami Unii jest delegowane na władze i organy, o których mowa w art. 58 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego, umowy o delegowaniu zadań przewidują wymóg publikowania przez te władze i organy informacji, o których mowa w art. 21 ust. 2 i 3, w standardowym ujęciu na ich stronach internetowych.

Na stronie internetowej instytucji Unii zamieszcza się co najmniej adres strony internetowej, na której dostępne są takie informacje, jeśli nie są one publikowane bezpośrednio w przeznaczonym do tego miejscu na stronie internetowej instytucji Unii.

Poza publikacją, o której mowa w akapicie pierwszym, informacje te można również publikować, w standardowym ujęciu, za pośrednictwem wszelkich innych właściwych środków.

Artykuł 21 ust. 2–4 mają zastosowanie do publikacji, o której mowa w akapicie pierwszym niniejszego artykułu.

TYTUŁ III

UCHWALANIE I STRUKTURA BUDŻETU

Artykuł 23

Programowanie finansowe

(Artykuł 38 rozporządzenia finansowego)

Struktura programowania finansowego, o którym mowa w art. 38 rozporządzenia finansowego, obejmuje kategorie wydatków, obszary polityki i linie budżetowe. Kompletne programowanie finansowe obejmuje wszystkie kategorie wydatków z wyjątkiem rolnictwa, polityki spójności i administracji, w odniesieniu do których podaje się tylko dane sumaryczne.

Artykuł 24

Projekty budżetów korygujących

(Artykuł 41 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

Projektom budżetów korygujących towarzyszą uzasadnienia i informacje dotyczące wykonania budżetu za poprzednie lata budżetowe i bieżący rok budżetowy, dostępne w chwili ich uchwalania.

Artykuł 25

Nomenklatura budżetowa

(Artykuł 44 rozporządzenia finansowego)

Nomenklatura budżetowa jest zgodna z zasadami specyfikacji, przejrzystości i należytego zarządzania finansami. Gwarantuje ona jasność i przejrzystość niezbędną w procesie budżetowym, ułatwiając identyfikację głównych celów określonych w odnośnych podstawach prawnych i umożliwiając wybór priorytetów politycznych oraz wydajne i skuteczne wykonywanie.

Artykuł 26

Faktycznie poniesione wydatki w ostatnim roku budżetowym, za który rozliczenia zostały zamknięte

(Artykuł 49 ust. 1 lit. a) ppkt (v) rozporządzenia finansowego)

Do celów uchwalania budżetu faktycznie poniesione wydatki w ostatnim roku budżetowym, za który rozliczenia zostały zamknięte, ustala się następująco:

Artykuł 27

Uwagi do budżetu

(Artykuł 49 ust. 1 lit. a) ppkt (vi) rozporządzenia finansowego)

Uwagi do budżetu obejmują:

Artykuł 28

Plan zatrudnienia

(Artykuł 49 ust. 1 lit. c) ppkt (i) rozporządzenia finansowego)

Pracowników Agencji Dostaw ujmuje się odrębnie w planie zatrudnienia Komisji.

TYTUŁ IV

WYKONANIE BUDŻETU

ROZDZIAŁ 1

Przepisy ogólne

Artykuł 29

Informacje dotyczące przekazywania danych osobowych do celów audytu

(Artykuł 53 rozporządzenia finansowego)

We wszystkich zaproszeniach publikowanych w związku z procedurami udzielania zamówień, dotacji lub przyznawania nagród przeprowadzanymi w ramach zarządzania bezpośredniego, potencjalnych beneficjentów, kandydatów, oferentów i uczestników informuje się, zgodnie z przepisami rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (10), że na potrzeby ochrony interesów finansowych Unii ich dane osobowe mogą zostać przekazane służbom audytu wewnętrznego, Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu, zespołowi do spraw nieprawidłowości finansowych lub Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (zwanemu dalej „OLAF”) oraz być wymieniane przez urzędników zatwierdzających Komisji i agencje wykonawcze.

Artykuł 30

Działania przygotowawcze w obszarze wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa

(Artykuł 54 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego)

Finansowanie środków przyjmowanych przez Radę w celu przygotowania operacji Unii w zakresie zarządzania kryzysowego na mocy tytułu V Traktatu o Unii Europejskiej obejmuje koszty dodatkowe (w tym koszty ubezpieczenia od wysokiego ryzyka, koszty podróży i zakwaterowania oraz płatności z tytułu diet) wynikające bezpośrednio z konkretnego rozmieszczenia w terenie misji lub zespołu, w skład których wchodzą między innymi członkowie personelu instytucji Unii.

Artykuł 31

Kompetencje szczególne Komisji na podstawie Traktatów

(Artykuł 54 ust. 2 lit. d) rozporządzenia finansowego)

1.   Następujące artykuły Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (zwanego dalej „TFUE”) bezpośrednio przyznają Komisji kompetencje szczególne:

2.   Następujące artykuły Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej (zwanego dalej „Traktatem Euratom”) bezpośrednio przyznają Komisji kompetencje szczególne:

3.   Przy przedstawianiu projektu budżetu dalsze szczegóły mogą zostać dodane do wykazów określonych w ust. 1 i 2, wraz ze wskazaniem danych artykułów i odpowiednich kwot.

Artykuł 32

Działania mogące stanowić konflikt interesów oraz procedura

(Artykuł 57 rozporządzenia finansowego)

1.   Działania, które mogą spowodować konflikt interesów w rozumieniu art. 57 ust. 2 rozporządzenia finansowego mogą, bez uszczerbku dla kwalifikowania ich jako nielegalnej działalności na mocy art. 141, przyjmować jedną z następujących form:

Inne działania mogące spowodować konflikt interesów to działania, które mogą zagrozić bezstronnemu i obiektywnemu wykonywaniu przez daną osobę jej obowiązków, takich jak udział w komisji oceniającej w procedurze udzielania zamówień publicznych lub dotacji, jeśli osoba ta może bezpośrednio lub pośrednio czerpać korzyści finansowe z wyniku tych procedur.

2.   Domniemanie konfliktu interesów istnieje, jeśli wnioskodawca, kandydat lub oferent jest pracownikiem objętym regulaminem pracowniczym, chyba że wcześniej uzyskał on od swojego przełożonego zgodę na udział w danej procedurze.

3.   W przypadku konfliktu interesów delegowany urzędnik zatwierdzający podejmuje stosowne środki, aby uniknąć wszelkiego niewłaściwego wpływu takiej osoby na przedmiotowy proces lub procedurę.

ROZDZIAŁ 2

Metody wykonywania

Sekcja 1

Przepisy ogólne

Artykuł 33

Tryb zarządzania

(Artykuł 58 rozporządzenia finansowego)

W systemie rachunkowości Komisji określa się tryb zarządzania oraz, w odniesieniu do każdego z tych trybów, rodzaj podmiotu lub osoby, wymienionych w art. 58 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego, którym powierza się zadania związane z wykonywaniem budżetu.

W odniesieniu do zarządzania bezpośredniego przez Komisję zgodnie z art. 58 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego, w systemie rachunkowości wyróżnia się zarządzanie przez:

Sekcja 2

Zarządzanie bezpośrednie

Artykuł 34

Zarządzanie bezpośrednie

(Artykuł 58 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego)

W przypadku gdy Komisja wykonuje budżet bezpośrednio w ramach swoich służb, zadania wykonawcze realizowane są przez podmioty upoważnione do działań finansowych w rozumieniu art. 64–75 rozporządzenia finansowego i zgodnie z warunkami ustanowionymi w niniejszym rozporządzeniu.

Artykuł 35

Wykonywanie uprawnień delegowanych na agencje wykonawcze

(Artykuł 58 ust. 1 lit. a) i art. 62 rozporządzenia finansowego)

1.   Decyzje o delegowaniu uprawnień na agencje wykonawcze upoważniają je, jako delegowanych urzędników zatwierdzających, do realizacji środków związanych z programem Unii, którym zarządzanie zostało im powierzone.

2.   Akt o delegowaniu uprawnień wydany przez Komisję zawiera co najmniej przepisy przewidziane w art. 40 lit. a)–d) oraz h). Zostaje on formalnie przyjęty na piśmie przez dyrektora w imieniu agencji wykonawczej.

Artykuł 36

Zgodność z zasadami udzielania zamówień

(Artykuł 63 rozporządzenia finansowego)

W przypadku gdy Komisja powierza zadania organom prywatnym na mocy art. 63 ust. 2 rozporządzenia finansowego, zawiera ona umowę zgodnie z przepisami części pierwszej tytuł V i części drugiej tytuł IV rozdział III rozporządzenia finansowego.

Sekcja 3

Zarządzanie dzielone z państwami członkowskimi

Artykuł 37

Przepisy szczegółowe dotyczące zarządzania dzielonego z państwami członkowskimi – środki mające na celu propagowanie najlepszych praktyk

(Artykuł 59 rozporządzenia finansowego)

Komisja sporządza wykaz organów odpowiedzialnych, zgodnie z odnośnymi rozporządzeniami sektorowymi, za zarządzanie, certyfikację i działania w zakresie audytu.

Aby propagować najlepsze praktyki w zakresie wdrażania funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich, Europejskiego Funduszu Rolniczego Gwarancji oraz Europejskiego Funduszu Rybackiego, Komisja może, w celach informacyjnych, udostępnić organom odpowiedzialnym za zarządzanie i działania w zakresie kontroli przewodnik metodyczny przedstawiający jej własną strategię kontroli oraz podejście do niej, a także zawierający listy kontrolne oraz przykłady najlepszych praktyk. Przewodnik ten jest aktualizowany zawsze, gdy zachodzi taka potrzeba.

Sekcja 4

Zarządzanie pośrednie

Artykuł 38

Równoważność systemów, zasad i procedur w zarządzaniu pośrednim

(Artykuł 60 rozporządzenia finansowego)

1.   Komisja może uznać, że zasady i procedury udzielania zamówień są równoważne jej własnym zasadom i procedurom, jeśli spełnione są następujące warunki:

Akty prawa krajowego państw członkowskich lub państw trzecich dokonujące transpozycji dyrektywy 2004/18/WE uznaje się za równoważne zasadom stosowanym przez instytucje zgodnie z rozporządzeniem finansowym.

2.   Komisja może uznać, że zasady i procedury dotyczące dotacji są równoważne jej własnym zasadom i procedurom, jeśli spełnione są następujące warunki:

3.   Komisja może uznać, że systemy rachunkowości i kontroli wewnętrznej stosowane przez podmioty i osoby, którym powierza się zadania związane z wykonywaniem budżetu w imieniu Komisji, zapewniają równoważny poziom ochrony interesów finansowych Unii i wystarczającą pewność co do osiągnięcia celów w zakresie zarządzania, jeżeli systemy te są zgodne z zasadami określonymi w art. 32 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 39

Ocena ex ante zasad i procedur stosowanych przez podmioty i osoby w zarządzaniu pośrednim

(Artykuł 61 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

Na potrzeby oceny ex ante zgodnie z art. 61 ust. 1 rozporządzenia finansowego właściwy urzędnik zatwierdzający może opierać się na ocenie ex ante przeprowadzonej przez innego urzędnika zatwierdzającego, pod warunkiem że wnioski z tej oceny są istotne z punktu widzenia szczególnego ryzyka towarzyszącego zadaniom, jakie mają być powierzone, szczególnie ich charakteru i kwot.

Właściwy urzędnik zatwierdzający może opierać się na ocenie ex ante przeprowadzonej przez innych darczyńców, jeśli została ona przeprowadzona w odniesieniu do warunków równoważnych warunkom zarządzania pośredniego określonym w art. 60 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 40

Treść umów, na mocy których powierza się podmiotom i osobom zadania związane z wykonywaniem budżetu

(Artykuł 61 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

Umowy o delegowaniu zadań zawierają szczegółowe uzgodnienia zapewniające ochronę interesów finansowych Unii i przejrzystość przeprowadzanych operacji. Zawierają one co najmniej:

Artykuł 41

Deklaracja zarządcza i oświadczenie o zgodności

(Artykuł 60 ust. 5 rozporządzenia finansowego)

W przypadku działań zakończonych przed upływem danego roku budżetowego sprawozdanie końcowe dotyczące takiego działania przedstawione przez podmiot lub osobę, którym powierzono wykonanie zadań, może zastąpić deklarację zarządczą, o której mowa w art. 60 ust. 5 lit. b) rozporządzenia finansowego, pod warunkiem że jest ono przedłożone przed dniem 15 lutego roku następującego po tym roku budżetowym.

W przypadku gdy organizacje międzynarodowe i państwa trzecie realizują działania inne niż wieloletnie, ograniczone do 18 miesięcy, do sprawozdania końcowego można dołączyć oświadczenie o zgodności, o którym mowa w art. 60 ust. 5 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 42

Procedury badania i zatwierdzania sprawozdań finansowych oraz wyłączania z finansowania przez Unię wydatków dokonanych z naruszeniem mających zastosowanie przepisów w ramach zarządzania pośredniego

(Artykuł 60 ust. 6 lit. b) i c) rozporządzenia finansowego)

1.   Nie naruszając przepisów szczególnych określonych w przepisach sektorowych, procedury, o których mowa w art. 60 ust. 6 lit. b) i c) rozporządzenia finansowego, obejmują:

Do celów akapitu pierwszego lit. d) Komisja odzyskuje należne kwoty najlepiej przez kompensowanie, jak określono w art. 87.

2.   W przypadku gdy zadania związane z wykonywaniem budżetu powierza się podmiotowi realizującemu działanie z udziałem wielu darczyńców, procedury, o których mowa w art. 60 ust. 6 lit. b) i c), obejmują sprawdzenie, czy kwota odpowiadająca kwocie wypłaconej na dane działanie przez Komisję została wykorzystana przez podmiot na to działanie oraz czy wydatki zostały poniesione zgodnie z zobowiązaniami określonymi w umowie zawartej z podmiotem.

Do celów niniejszego rozporządzenia działanie z udziałem wielu darczyńców oznacza wszelkie działanie, w ramach którego unijne środki finansowe łączy się ze środkami od co najmniej jednego innego darczyńcy.

Artykuł 43

Przepisy szczegółowe dotyczące zarządzania pośredniego z udziałem organizacji międzynarodowych

(Artykuł 58 ust. 1 lit. c) ppkt (ii) i art. 188 rozporządzenia finansowego)

1.   Organizacje międzynarodowe, o których mowa w art. 58 ust. 1 lit. c) ppkt (ii) rozporządzenia finansowego, obejmują:

2.   W przypadku gdy Komisja wykonuje budżet w ramach zarządzania pośredniego z udziałem organizacji międzynarodowych, zastosowanie mają zawarte z nimi umowy dotyczące weryfikacji.

Artykuł 44

Wyznaczenie organów publicznych lub organów podlegających prawu prywatnemu mających obowiązek świadczenia usługi publicznej

(Artykuł 58 ust. 1 lit. c) ppkt (v) i (vi) rozporządzenia finansowego)

1.   Organy publiczne lub organy podlegające prawu prywatnemu mające obowiązek świadczenia usługi publicznej podlegają prawu państwa członkowskiego lub państwa, w którym zostały utworzone.

2.   W przypadkach zarządzania za pomocą sieci, wymagającego wyznaczenia przez państwo członkowskie lub zainteresowane państwo co najmniej jednego organu lub podmiotu, organ lub podmiot wyznaczany jest przez państwo członkowskie lub zainteresowane państwo zgodnie z aktem podstawowym.

We wszystkich innych przypadkach takie organy lub podmioty wyznacza Komisja w porozumieniu z państwami członkowskimi lub zainteresowanymi państwami.

ROZDZIAŁ 3

Podmioty upoważnione do działań finansowych

Sekcja 1

Prawa i obowiązki podmiotów upoważnionych do działań finansowych

Artykuł 45

Prawa i obowiązki podmiotów upoważnionych do działań finansowych

(Artykuł 64 rozporządzenia finansowego)

1.   Każda instytucja zapewnia każdemu podmiotowi upoważnionemu do działań finansowych zasoby wymagane do wykonywania jego obowiązków i statut opisujący szczegółowo jego zadania, prawa i obowiązki.

2.   Szefów delegatur Unii działających w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 rozporządzenia finansowego obowiązuje statut otrzymany od Komisji w odniesieniu do wykonywania subdelegowanych na nich zadań zarządzania finansami.

Sekcja 2

Urzędnik zatwierdzający

Artykuł 46

Pomoc dla delegowanych i subdelegowanych urzędników zatwierdzających

(Artykuł 65 rozporządzenia finansowego)

Właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu mogą pomagać w wykonywaniu obowiązków pracownicy, którym na odpowiedzialność urzędnika zatwierdzającego powierzono wykonywanie niektórych operacji wymaganych do wykonania budżetu i przedstawienia informacji dotyczących finansów i zarządzania. W celu zapobieżenia wszelkim konfliktom interesów personel wspomagający delegowanych lub subdelegowanych urzędników zatwierdzających podlega obowiązkom, o których mowa w art. 57 rozporządzenia finansowego.

Szefom delegatur Unii działającym w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia finansowego może pomagać w wykonywaniu obowiązków personel Komisji.

Artykuł 47

Wewnętrzne przepisy dotyczące delegowania

(Artykuł 65 rozporządzenia finansowego)

Zgodnie z rozporządzeniem finansowym i niniejszym rozporządzeniem każda instytucja ustanawia w swoich wewnętrznych przepisach takie środki zarządzania środkami finansowymi, jakie uznaje za niezbędne do prawidłowego wykonania swojej sekcji budżetu.

Szefów delegatur Unii działających w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia finansowego obowiązują przepisy wewnętrzne Komisji w odniesieniu do wykonywania subdelegowanych na nich zadań zarządzania finansami.

Artykuł 48

Przechowywanie dokumentów potwierdzających przez urzędników zatwierdzających

(Artykuł 66 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

Urzędnik zatwierdzający tworzy systemy przechowywania oryginałów dokumentów potwierdzających, w wersji papierowej lub elektronicznej, dotyczących wykonania budżetu i działań związanych z wykonywaniem budżetu oraz powstałych w ich wyniku. Systemy przewidują:

Dokumenty odnoszące się do operacji, które nie zostały ostatecznie zamknięte, przechowywane są przez okres dłuższy niż przewidziany w akapicie pierwszym lit. d), to znaczy do końca roku następującego po roku, w którym operacje zostały zamknięte.

Dane osobowe figurujące w dokumentach potwierdzających są w miarę możliwości usuwane, jeżeli nie są one niezbędne do celów absolutorium z wykonania budżetu, kontroli i audytu. Do przechowywania danych o ruchu stosuje się przepisy art. 37 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

Artykuł 49

Kontrole ex ante i ex post

(Artykuł 66 ust. 5 i 6 rozporządzenia finansowego)

1.   Zainicjowanie operacji oznacza wszystkie operacje, które normalnie przeprowadzane są przez personel, o którym mowa w art. 46, i które stanowią etap przygotowawczy do przyjęcia aktów wykonujących budżet przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

2.   Weryfikacja ex ante operacji oznacza wszystkie kontrole ex ante wdrożone przez właściwego urzędnika zatwierdzającego w celu zweryfikowania jej aspektów operacyjnych i finansowych.

3.   Celem kontroli ex ante jest zweryfikowanie spójności wymaganych dokumentów potwierdzających i wszelkich innych dostępnych informacji.

Zakres kontroli ex ante pod względem częstotliwości i intensywności określa właściwy urzędnik zatwierdzający, biorąc pod uwagę względy ryzyka i gospodarności. W przypadku wątpliwości urzędnik zatwierdzający odpowiedzialny za poświadczenie zasadności danej płatności zwraca się z wnioskiem o przedstawienie informacji dodatkowych lub przeprowadza kontrolę na miejscu w celu uzyskania wystarczającej pewności w ramach kontroli ex ante.

Celem kontroli ex ante jest upewnienie się, czy:

Na potrzeby kontroli właściwy urzędnik zatwierdzający może uznać, że kilka podobnych transakcji indywidualnych związanych z rutynowymi wydatkami na wynagrodzenia, emerytury, zwrot kosztów podróży służbowych i kosztów leczenia stanowi pojedynczą operację.

4.   Kontrole ex post można przeprowadzać na podstawie dokumentów oraz, w stosownych przypadkach, na miejscu.

Kontrole ex post służą zweryfikowaniu, czy operacje finansowane z budżetu są prawidłowo wykonywane oraz, w szczególności, czy stosowane są kryteria, o których mowa w ust. 3.

Delegowany urzędnik zatwierdzający co najmniej raz w roku dokonuje przeglądu wyników kontroli ex post w celu wykrycia ewentualnych problemów systemowych. Delegowany urzędnik zatwierdzający podejmuje środki mające na celu zaradzenie tym problemom.

Analiza ryzyka, o której mowa w art. 66 ust. 6 rozporządzenia finansowego, jest poddawana przeglądowi w świetle wyników kontroli i innych odpowiednich informacji.

W przypadku programów wieloletnich delegowany urzędnik zatwierdzający tworzy wieloletnią strategię kontroli określającą charakter i zakres kontroli przeprowadzanych w całym okresie oraz sposób pomiaru wyników w każdym roku na potrzeby procesu corocznego poświadczania wiarygodności.

Artykuł 50

Kodeks standardów zawodowych

(Artykuł 66 ust. 7 i art. 73 ust. 5 rozporządzenia finansowego)

1.   Personel wyznaczony przez właściwego urzędnika zatwierdzającego do weryfikowania operacji finansowych wybierany jest na podstawie wiedzy, umiejętności i szczególnych kwalifikacji, potwierdzonych dyplomami lub odpowiednim doświadczeniem zawodowym, lub po odpowiednim programie szkoleń.

2.   Każda instytucja opracowuje kodeks standardów zawodowych, który określa, w zakresie kontroli wewnętrznej:

3.   Szefów delegatur Unii działających w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia finansowego obowiązuje kodeks standardów zawodowych Komisji, o którym mowa w ust. 2 niniejszego artykułu, w odniesieniu do wykonywania subdelegowanych na nich zadań zarządzania finansami.

4.   Każda instytucja wprowadza odpowiednie struktury rozpowszechniania do departamentów zatwierdzających i okresowego uaktualniania odpowiednich informacji dotyczących standardów kontroli, a także metod i technik dostępnych do tego celu.

Artykuł 51

Niepodjęcie działań przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego

(Artykuł 66 ust. 8 rozporządzenia finansowego)

Niepodjęcie działań przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego, o którym mowa w art. 66 ust. 8 rozporządzenia finansowego, oznacza brak odpowiedzi w rozsądnym terminie, biorąc pod uwagę okoliczności sprawy, a w każdym wypadku w okresie nieprzekraczającym miesiąca.

Artykuł 52

Przekazywanie księgowemu informacji dotyczących finansów i zarządzania

(Artykuł 66 rozporządzenia finansowego)

Delegowany urzędnik zatwierdzający przesyła księgowemu, zgodnie z przyjętymi przez księgowego regułami, informacje dotyczące finansów i zarządzania, wymagane do wykonywania obowiązków księgowego.

Księgowy regularnie, a co najmniej w momencie zamknięcia rozliczeń, otrzymuje od urzędnika zatwierdzającego informacje o odpowiednich danych finansowych dotyczących rachunków powierniczych, aby umożliwić odzwierciedlenie wykorzystania unijnych środków w rozliczeniach Unii.

Artykuł 53

Sprawozdanie w sprawie procedur negocjacyjnych

(Artykuł 66 rozporządzenia finansowego)

Delegowani urzędnicy zatwierdzający rejestrują w odniesieniu do każdego roku budżetowego umowy zawarte w ramach procedur negocjacyjnych, o których mowa w art. 134 ust. 1 lit. a)–g), art. 135 ust. 1 lit. a)–d), art. 266, 268 i 270 niniejszego rozporządzenia. Jeżeli stosunek procedur negocjacyjnych do liczby zamówień udzielonych przez tego samego delegowanego urzędnika zatwierdzającego znacząco wzrasta w odniesieniu do lat poprzednich lub jeżeli stosunek ten jest wyraźnie wyższy niż średnia odnotowana w odniesieniu do danej instytucji, właściwy urzędnik zatwierdzający zgłasza ten fakt instytucji, przedstawiając wszelkie środki podjęte w celu odwrócenia tej tendencji. Każda instytucja przesyła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie w sprawie procedur negocjacyjnych. W przypadku Komisji sprawozdanie to załącza się do podsumowania sprawozdań rocznych z działalności, o którym mowa w art. 66 ust. 9 rozporządzenia finansowego.

Sekcja 3

Księgowy

Artykuł 54

Powoływanie księgowego

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1.   Każda instytucja powołuje księgowego spośród urzędników podlegających regulaminowi pracowniczemu urzędników Unii Europejskiej.

Księgowy jest wybierany przez instytucję na podstawie swoich szczególnych kwalifikacji potwierdzonych dyplomem lub równoważnym doświadczeniem zawodowym.

2.   Kilka instytucji lub organów może powołać tego samego księgowego.

W takim przypadku podejmują one konieczne kroki, aby uniknąć jakichkolwiek konfliktów interesu.

Artykuł 55

Zakończenie pełnienia obowiązków przez księgowego

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1.   W przypadku zakończenia pełnienia obowiązków przez księgowego bezzwłocznie sporządzane jest zestawienie obrotów i sald.

2.   Zestawienie obrotów i sald wraz z protokołem przekazania obowiązków jest przekazywane nowemu księgowemu przez księgowego kończącego pełnienie swych obowiązków lub – w przypadku gdy jest to niemożliwe – urzędnika z tego samego departamentu.

Nowy księgowy podpisuje przyjęcie zestawienia obrotów i sald w ciągu miesiąca od daty jego przekazania, z prawem do zgłoszenia zastrzeżeń.

Protokół przekazania obowiązków zawiera również wynik zestawienia obrotów i sald oraz wszelkie zgłoszone zastrzeżenia.

3.   Każda instytucja lub organ, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, powiadamia Parlament Europejski, Radę i księgowego Komisji o powołaniu księgowego lub zakończeniu pełnienia przez niego obowiązków w ciągu dwóch tygodni.

Artykuł 56

Walidacja systemów rachunkowości i inwentarzy

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

Właściwy urzędnik zatwierdzający zawiadamia księgowego o wszelkich zmianach lub znaczących modyfikacjach systemu zarządzania finansami, systemu inwentaryzacji lub systemu wyceny aktywów i pasywów, jeśli są one źródłem danych do rozliczeń instytucji lub są wykorzystywane do uzasadnienia takich danych, tak aby księgowy mógł sprawdzić zgodność z kryteriami walidacji.

Księgowy może w każdej chwili ponownie zbadać system zarządzania finansami, który został już zwalidowany. Jeżeli system zarządzania finansami utworzony przez urzędnika zatwierdzającego nie został zwalidowany przez księgowego lub taka walidacja wygasła, właściwy urzędnik zatwierdzający opracowuje plan działań w celu naprawienia, w odpowiednim czasie, niedociągnięć będących przyczyną braku walidacji.

Właściwy urzędnik zatwierdzający jest odpowiedzialny za kompletność informacji przekazywanych księgowemu.

Artykuł 57

Zarządzanie zasobami finansowymi

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1.   Księgowy dba o to, by jego instytucja dysponowała wystarczającymi środkami finansowymi do pokrycia potrzeb gotówkowych wynikających z wykonania budżetu.

2.   Do celów ust. 1 księgowy tworzy systemy zarządzania środkami pieniężnymi, umożliwiające mu sporządzanie prognoz przepływu środków pieniężnych.

3.   Księgowy Komisji rozdziela dostępne środki finansowe zgodnie z rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 1150/2000.

Artykuł 58

Zarządzanie rachunkami bankowymi

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1.   Na potrzeby zarządzania zasobami pieniężnymi księgowy może otwierać rachunki w imieniu instytucji w instytucjach finansowych lub krajowych bankach centralnych lub doprowadzać do otwarcia takich rachunków. W należycie uzasadnionych okolicznościach księgowy może otwierać rachunki w walutach innych niż euro.

2.   Księgowy jest odpowiedzialny za zamykanie rachunków, o których mowa w ust. 1, lub za zapewnienie ich zamknięcia.

3.   Księgowy ustala z instytucjami finansowymi warunki obsługi rachunków, o których mowa w ust. 1, zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, wydajności i konkurencyjności przetargów.

4.   Co najmniej raz na pięć lat księgowy ponownie przeprowadza konkurencyjne przetargi między instytucjami finansowymi, w których mogą zostać otwarte rachunki zgodnie z ust. 1.

Jeśli pozwalają na to lokalne warunki sektora bankowego, rachunki zaliczkowe otwierane w instytucjach finansowych poza terytorium Unii są regularnie poddawane przeglądowi pod kątem konkurencji. Taki przegląd przeprowadza się co najmniej raz na pięć lat z inicjatywy posiadacza rachunku zaliczkowego, który następnie przekazuje księgowemu uzasadnioną propozycję wyboru banku na okres nieprzekraczający pięciu lat.

5.   Księgowy zapewnia ścisłą zgodność z warunkami obsługi rachunków otwartych w instytucjach finansowych zgodnie z ust. 1.

W przypadku rachunków zaliczkowych otwieranych w instytucjach finansowych poza terytorium Unii odpowiedzialność tę bierze na siebie posiadacz rachunku zaliczkowego, uwzględniając przepisy obowiązujące w kraju, w którym wykonuje swój mandat.

6.   Księgowy Komisji informuje księgowych innych instytucji i organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, o warunkach obsługi rachunków otwartych w instytucjach finansowych. Księgowi innych instytucji i organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, uzgadniają warunki obsługi otwieranych przez siebie rachunków ze wspomnianymi wyżej warunkami obsługi.

Artykuł 59

Podpisy na rachunkach

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

Warunki dotyczące otwierania, obsługi i korzystania z rachunków przewidują, w zależności od wymagań w zakresie kontroli wewnętrznej, że czeki, polecenia przelewu bankowego i wszelkie inne operacje bankowe muszą być podpisane przez co najmniej jednego należycie upoważnionego pracownika. Instrukcje są podpisywane przez co najmniej dwóch należycie upoważnionych pracowników lub osobiście przez księgowego.

Do celów, o których mowa w akapicie pierwszym, księgowy każdej instytucji przekazuje wszystkim instytucjom finansowym, w których dana instytucja otworzyła rachunki, nazwiska i wzory podpisów upoważnionych pracowników.

Artykuł 60

Zarządzanie saldami rachunków

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1.   Księgowy dba o to, by saldo na rachunkach bankowych, o których mowa w art. 58, nie odbiegało znacznie od prognoz przepływu środków pieniężnych, o których mowa w art. 57 ust. 2, oraz w każdym przypadku dba o to, by:

2.   Na rachunkach w walucie obcej księgowy nie może utrzymywać sald, które mogłyby powodować nadmierne straty dla instytucji na skutek wahania kursu walutowego.

Artykuł 61

Operacje dotyczące przelewów i przeliczeń

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

Nie naruszając przepisów art. 69, księgowy wykonuje przelewy między rachunkami otwartymi przez siebie w imieniu instytucji w instytucjach finansowych oraz dokonuje przeliczeń walutowych.

Artykuł 62

Metody dokonywania płatności

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

Płatności dokonywane są przelewem bankowym, czekiem lub kartą debetową z rachunków zaliczkowych zgodnie z art. 67 ust. 4.

Artykuł 63

Dane dotyczące podmiotów prawnych

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1.   Księgowy może dokonywać płatności przelewem bankowym, wyłącznie jeżeli wcześniej instytucja wprowadziła do wspólnych akt dane rachunku bankowego odbiorcy płatności oraz informacje potwierdzające jego tożsamość, lub też jakiekolwiek zmiany takich danych.

Podstawą wszelkich wprowadzanych do akt danych prawnych oraz danych rachunku bankowego odbiorcy płatności lub zmiany tych danych jest dokument potwierdzający, którego formę określa księgowy.

2.   W celu dokonywania płatności przelewem bankowym urzędnicy zatwierdzający mogą zaciągnąć zobowiązanie wobec osoby trzeciej w imieniu swojej instytucji, wyłącznie jeżeli taka osoba trzecia przekazała dokumentację wymaganą do wprowadzenia jej do akt.

Przed dokonaniem płatności urzędnicy zatwierdzający informują księgowego o wszelkich zmianach w danych prawnych oraz danych rachunku bankowego przekazanych im przez odbiorcę płatności oraz sprawdzają ich ważność.

W ramach pomocy przedakcesyjnej możliwe jest zawieranie zobowiązań indywidualnych z organami publicznymi w krajach, które złożyły wniosek o przystąpienie do Unii Europejskiej, bez uprzedniego wpisania danych do akt dotyczących osoby trzeciej. W takich przypadkach urzędnik zatwierdzający dokłada wszelkich starań, aby zapewnić jak najszybsze dokonanie takiego wpisu. Umowy przewidują, że przekazanie Komisji danych rachunku bankowego odbiorcy płatności jest warunkiem, który musi zostać spełniony, zanim dokonana zostanie pierwsza płatność.

Artykuł 64

Przechowywanie dokumentów potwierdzających przez księgowego

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

Dokumenty potwierdzające dotyczące systemu rachunkowości oraz przygotowania sprawozdań, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, przechowywane są co najmniej przez pięć lat od dnia, w którym Parlament Europejski udziela absolutorium za rok budżetowy, którego dokumenty te dotyczą.

Dokumenty odnoszące się do operacji, które nie zostały ostatecznie zamknięte, są przechowywane przez dłuższy okres, to znaczy do końca roku następującego po roku, w którym operacje zostały zamknięte. Do przechowywania danych o ruchu stosuje się przepisy art. 37 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

Każda instytucja podejmuje decyzję, w którym departamencie mają być przechowywane dokumenty potwierdzające.

Artykuł 65

Osoby uprawnione do zarządzania rachunkami

(Artykuł 69 rozporządzenia finansowego)

Każda instytucja określa warunki, zgodnie z którymi pracownicy, jakich wyznacza i uprawnia do zarządzania rachunkami w jednostkach lokalnych, o których mowa w art. 72, są uprawnieni do przekazywania imion i nazwisk oraz wzorów podpisów lokalnym instytucjom finansowym.

Sekcja 4

Administrator rachunków zaliczkowych

Artykuł 66

Warunki korzystania z rachunków zaliczkowych

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

1.   W przypadku gdy, ze względu na ograniczoność przedmiotowych kwot, dokonywanie płatności w ramach procedur budżetowych jest fizycznie niemożliwe lub nieefektywne, na potrzeby realizacji takich wydatków możliwe jest tworzenie rachunków zaliczkowych.

2.   Administrator rachunków zaliczkowych może wstępnie poświadczać zasadność wydatków i je realizować na podstawie szczegółowych zasad określonych w instrukcjach przekazanych przez właściwego urzędnika zatwierdzającego. Instrukcje takie powinny określać reguły i warunki wstępnego poświadczania zasadności i dokonywania płatności oraz, w stosownych przypadkach, warunki składania podpisu pod zobowiązaniami prawnymi w rozumieniu art. 97 ust. 1 lit. e).

3.   Utworzenie rachunku zaliczkowego i wyznaczenie jego administratora podlega decyzji księgowego w oparciu o odpowiednio uzasadniony wniosek właściwego urzędnika zatwierdzającego. Decyzja ta określa obowiązki i zobowiązania administratora rachunków zaliczkowych i urzędnika zatwierdzającego.

Zmiany warunków obsługi rachunku zaliczkowego również podlegają decyzji księgowego w oparciu o odpowiednio uzasadniony wniosek właściwego urzędnika zatwierdzającego.

4.   W delegaturach Unii tworzy się rachunki zaliczkowe do celów realizacji wydatków zarówno z sekcji budżetu dotyczącej Komisji, jak i sekcji dotyczącej Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (dalej zwanej „ESDZ”), zapewniając pełną identyfikowalność wydatków.

Artykuł 67

Zasady dotyczące tworzenia rachunków i płatności

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

1.   Decyzja o utworzeniu rachunku zaliczkowego i wyznaczeniu jego administratora oraz decyzja zmieniająca warunki obsługi rachunku zaliczkowego określa w szczególności:

2.   W propozycjach decyzji o utworzeniu rachunku zaliczkowego właściwy urzędnik zatwierdzający dba o to, by:

Maksymalna kwota, jaką może wypłacić administrator rachunków zaliczkowych, w przypadku gdy dokonanie płatności w ramach procedur budżetowych jest fizycznie niemożliwe lub nieefektywne, dla żadnego wydatku nie może przekraczać 60 000 EUR.

3.   Administrator rachunków zaliczkowych może dokonywać płatności na rzecz osób trzecich na podstawie i w granicach:

4.   Płatności z rachunków zaliczkowych mogą być dokonywane przelewem bankowym, w tym systemem polecenia zapłaty, o którym mowa w art. 89 rozporządzenia finansowego, czekiem bądź w innej formie, w tym kartami debetowymi, zgodnie z instrukcjami określonymi przez księgowego.

5.   Po dokonanych płatnościach następują formalne ostateczne decyzje o poświadczeniu zasadności lub zlecenia płatnicze podpisane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

Artykuł 68

Wybór administratorów rachunków zaliczkowych

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

Administratorzy rachunków zaliczkowych wybierani są spośród urzędników, a w razie potrzeby i wyłącznie w należycie uzasadnionych przypadkach – spośród innych pracowników. Administratorzy rachunków zaliczkowych wybierani są na podstawie ich wiedzy, umiejętności i szczególnych kwalifikacji potwierdzonych dyplomem lub odpowiednim doświadczeniem zawodowym, lub po odbyciu odpowiedniego programu szkoleń.

Artykuł 69

Zasilanie rachunków zaliczkowych

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

1.   Księgowy dokonuje płatności zasilających rachunki zaliczkowe oraz monitoruje te rachunki pod względem otwierania rachunków bankowych i przekazywania uprawnień do składania podpisów oraz kontroli na miejscu i na rachunkach scentralizowanych. Księgowy zasila rachunki zaliczkowe. Zaliczki są wpłacane na rachunek bankowy otwarty do celów zaliczek.

Rachunki zaliczkowe mogą być również zasilane bezpośrednio z różnych dochodów lokalnych, które wynikają ze:

Zaliczkę ujmuje się jako wydatki lub też dochody różne lub dochody przeznaczone na określony cel zgodnie z decyzją o utworzeniu rachunku zaliczkowego, o której mowa w art. 67 i przepisach rozporządzenia finansowego. Urzędnik zatwierdzający potrąca przedmiotowe kwoty podczas późniejszego uzupełniania sald właściwych rachunków zaliczkowych.

2.   W szczególności w celu zapobieżenia jakimkolwiek stratom związanym z wymianą walut administrator rachunków zaliczkowych może dokonywać przelewów między różnymi rachunkami bankowymi odnoszącymi się do tego samego rachunku zaliczkowego.

Artykuł 70

Kontrole dokonywane przez urzędników zatwierdzających i księgowych

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

1.   Administrator rachunków zaliczkowych prowadzi księgowość w zakresie środków finansowych, którymi dysponuje w gotówce oraz w banku, oraz w zakresie dokonanych wypłat i otrzymanych kwot, zgodnie z regułami i instrukcjami wydanymi przez księgowego. Ta dokumentacja księgowa jest dostępna w każdym momencie dla właściwego urzędnika zatwierdzającego, a co najmniej raz w miesiącu administrator rachunków zaliczkowych sporządza wykaz transakcji i wysyła go w następnym miesiącu wraz z dokumentami potwierdzającymi właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu w celu rozliczenia operacji zaliczkowych.

2.   Księgowy przeprowadza kontrole lub zleca ich przeprowadzenie specjalnie w tym celu uprawnionemu pracownikowi z jego własnego departamentu lub z departamentu zajmującego się zatwierdzaniem wydatków; kontrole takie muszą z zasady być wykonywane na miejscu i bez uprzedzenia, aby zweryfikować istnienie środków finansowych przydzielonych administratorom rachunków zaliczkowych i prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz aby sprawdzić, czy transakcje zaliczkowe są rozliczane w ustalonym terminie. Księgowy przekazuje wyniki tych kontroli właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu.

Artykuł 71

Procedura udzielania zamówień

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

Płatności dokonywane z rachunków zaliczkowych mogą, w granicach ustanowionych w art. 137 ust. 3, polegać na opłaceniu kosztów wynikających z faktur bez uprzedniego przyjęcia oferty.

Artykuł 72

Tworzenie rachunków zaliczkowych

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

Do celów realizacji niektórych kategorii wydatków w każdej jednostce lokalnej poza Unią można utworzyć jeden lub więcej rachunków zaliczkowych zgodnie z art. 70 rozporządzenia finansowego. Jednostkę lokalną stanowi na przykład delegatura Unii, urząd lub oddział w państwie trzecim.

Decyzja o utworzeniu takich rachunków zaliczkowych określa warunki ich obsługi zgodnie z art. 70 rozporządzenia finansowego i na podstawie szczególnych potrzeb jednostki lokalnej.

Artykuł 73

Administratorzy rachunków zaliczkowych i osoby uprawnione do zarządzania rachunkami w delegaturach Unii

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

W wyjątkowych okolicznościach i do celów zapewnienia ciągłości funkcjonowania obowiązki administratora rachunków zaliczkowych ESDZ w delegaturach Unii mogą być wykonywane przez personel Komisji. Na tych samych warunkach administratorów rachunków zaliczkowych Komisji w delegaturach Unii można wyznaczyć spośród personelu ESDZ.

W delegaturach Unii warunki przewidziane w akapicie pierwszym mają zastosowanie do wyznaczania osób upoważnionych przez księgowego do prowadzenia operacji bankowych.

ROZDZIAŁ 4

Odpowiedzialność podmiotów upoważnionych do działań finansowych

Sekcja 1

Zasady ogólne

Artykuł 74

Organy odpowiedzialne w kwestiach nadużyć finansowych

(Artykuł 66 ust. 8 i art. 72 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

Władze i organy, o których mowa w art. 66 ust. 8 i art. 72 ust. 2 rozporządzenia finansowego, oznaczają organy wyznaczone w regulaminie pracowniczym oraz decyzjach instytucji Unii dotyczących warunków dochodzeń wewnętrznych w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym, korupcji i wszelkim innym nielegalnym działaniom szkodzącym interesom Unii.

Sekcja 2

Reguły mające zastosowanie do delegowanych i subdelegowanych urzędników zatwierdzających

Artykuł 75

Nieprawidłowości finansowe

(Artykuł 66 ust. 7 i art. 73 ust. 6 rozporządzenia finansowego)

Bez uszczerbku dla kompetencji OLAF-u zespół do spraw nieprawidłowości finansowych, o którym mowa w art. 29, zwany dalej „zespołem”, jest właściwy w zakresie wszelkich naruszeń przepisów rozporządzenia finansowego lub przepisów odnoszących się do zarządzania finansami lub kontroli operacji wynikających z działania lub zaniechania pracownika.

Artykuł 76

Zespół ds. nieprawidłowości finansowych

(Artykuł 66 ust. 7 i art. 73 ust. 6 rozporządzenia finansowego)

1.   Przypadki nieprawidłowości finansowych, o których mowa w art. 75 niniejszego rozporządzenia, zgłaszane są zespołowi przez organ powołujący w celu uzyskania opinii, o której mowa w art. 73 ust. 6 akapit drugi rozporządzenia finansowego.

W przypadku gdy szefowie delegatur Unii działają w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 rozporządzenia finansowego, właściwy urzędnik zatwierdzający może bezpośrednio zwrócić się do zespołu o opinię w sprawach dotyczących nieprawidłowości finansowych, o których mowa w art. 75 niniejszego rozporządzenia.

Jeśli delegowany urzędnik zatwierdzający jest zdania, że nastąpiły nieprawidłowości finansowe, może przekazać tę sprawę zespołowi. Zespół wydaje opinię oceniającą, czy nieprawidłowości w rozumieniu art. 75 miały miejsce, jaka jest ich waga i jakie mogą być ich skutki. Jeżeli przeprowadzona przez zespół analiza wskazuje, że sprawa mu przekazana jest właściwa dla OLAF-u, bezzwłocznie zwraca on akta sprawy organowi powołującemu oraz powiadamia OLAF.

W przypadku gdy zespół zostaje bezpośrednio powiadomiony o sprawie przez pracownika zgodnie z art. 66 ust. 8 rozporządzenia finansowego, przekazuje on akta organowi powołującemu oraz powiadamia o tym pracownika. Organ powołujący może zwrócić się do zespołu o wydanie opinii w takiej sprawie.

2.   Każda instytucja lub – w przypadku wspólnego zespołu – biorące udział w jego pracach instytucje określają, w zależności od swojej struktury wewnętrznej, warunki operacyjne zespołu oraz jego skład, który obejmuje zewnętrznego eksperta posiadającego wymagane kwalifikacje i wiedzę fachową.

Artykuł 77

Potwierdzanie poleceń

(Artykuł 73 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

1.   Delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający, otrzymujący wiążące polecenie, które uznaje za nieprawidłowe lub sprzeczne z zasadą należytego zarządzania finansami, w szczególności ponieważ polecenie to nie może zostać wykonane z wykorzystaniem przydzielonych mu zasobów, pisemnie powiadamia o tym organ, który delegował lub subdelegował na niego uprawnienia. Jeżeli polecenie to jest potwierdzone pisemnie, a potwierdzenie takie otrzymane jest w odpowiednim czasie i jest wystarczająco jasne, tj. odnosi się wyraźnie do punktów, które delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający zakwestionował, urzędnik zatwierdzający nie może zostać pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu wykonania takiego polecenia. Wykonuje on takie polecenie, chyba że jest ono w sposób oczywisty niezgodne z prawem lub stanowi naruszenie norm bezpieczeństwa.

2.   Ustęp 1 stosuje się również w przypadkach, w których urzędnik zatwierdzający dowiaduje się, w trakcie wykonywania wiążącego polecenia, że okoliczności danego przypadku mogą spowodować wyniknięcie nieprawidłowości.

Wszelkie polecenia potwierdzone w okolicznościach opisanych w art. 73 ust. 3 rozporządzenia finansowego są odnotowywane przez właściwego delegowanego urzędnika zatwierdzającego oraz ujmowane w jego rocznym sprawozdaniu z działalności.

ROZDZIAŁ 5

Operacje po stronie dochodów

Sekcja 1

Zasoby własne

Artykuł 78

Reguły mające zastosowanie do zasobów własnych

(Artykuł 76 rozporządzenia finansowego)

Urzędnik zatwierdzający opracowuje harmonogram wskazujący, kiedy zasoby własne określone w decyzji w sprawie systemu zasobów własnych Unii zostaną udostępnione Komisji.

Zasoby własne są ustalane i odzyskiwane zgodnie z regułami przyjętymi na mocy decyzji, o której mowa w akapicie pierwszym.

Sekcja 2

Prognoza należności

Artykuł 79

Prognoza należności

(Artykuł 77 rozporządzenia finansowego)

1.   W prognozie należności określa się rodzaj dochodów i pozycję budżetu, w ramach której mają one zostać zapisane, oraz – w takim zakresie, w jakim to możliwe – dane dłużnika i szacowaną kwotę.

Przy sporządzaniu prognozy należności właściwy urzędnik zatwierdzający sprawdza w szczególności, czy:

2.   Z zastrzeżeniem art. 181 ust. 2 i art. 183 ust. 2 rozporządzenia finansowego oraz art. 7 ust. 2 niniejszego rozporządzenia, skutkiem prognozy należności nie jest udostępnienie środków na zobowiązania. W przypadkach, o których mowa w art. 21 rozporządzenia finansowego, środki mogą zostać udostępnione jedynie po rzeczywistym odzyskaniu należnych kwot przez Unię.

Sekcja 3

Ustalanie należności

Artykuł 80

Procedura

(Artykuł 78 rozporządzenia finansowego)

1.   Ustalenie należności przez właściwego urzędnika zatwierdzającego stanowi uznanie prawa Unii w odniesieniu do dłużnika oraz ustalenie prawa do żądania od dłużnika spłaty długu.

2.   Wystawienie nakazu odzyskania środków jest operacją, za pomocą której właściwy urzędnik zatwierdzający zleca księgowemu odzyskanie ustalonej kwoty.

3.   Nota debetowa ma na celu powiadomienie dłużnika, że:

Urzędnik zatwierdzający drukuje notę debetową i przesyła ją dłużnikowi. Księgowy jest powiadamiany o wysłaniu noty przez system informacji finansowej.

Artykuł 81

Ustalanie należności

(Artykuł 78 rozporządzenia finansowego)

W celu ustalenia należności właściwy urzędnik zatwierdzający dba o to, by:

Artykuł 82

Dokumenty potwierdzające dotyczące ustalenia należności

(Artykuł 78 rozporządzenia finansowego)

1.   Ustalenie należności opiera się na dokumentach potwierdzających, które poświadczają prawo Unii do należności.

2.   Przed ustaleniem należności właściwy urzędnik zatwierdzający osobiście sprawdza dokumenty potwierdzające lub, na własną odpowiedzialność, upewnia się, czy zostały one sprawdzone.

3.   Dokumenty potwierdzające przechowywane są przez urzędnika zatwierdzającego zgodnie z przepisami art. 48.

Artykuł 83

Odsetki za zwłokę

(Artykuł 78 rozporządzenia finansowego)

1.   Nie naruszając jakichkolwiek przepisów szczegółowych wynikających ze stosowania rozporządzeń sektorowych, wszelkie należności niespłacone w terminie, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), są obciążone odsetkami zgodnie z ust. 2 i 3 niniejszego artykułu.

2.   Stopą procentową dla należności niespłaconych w terminie, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), jest stopa stosowana przez Europejski Bank Centralny do jego głównych operacji refinansujących, publikowana w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej, obowiązująca pierwszego dnia kalendarzowego miesiąca, w którym przypada termin płatności, powiększona o:

3.   Odsetki naliczane są, począwszy od dnia kalendarzowego następującego po terminie, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), i określonym w nocie debetowej, do dnia kalendarzowego, w którym zadłużenie zostaje spłacone w całości.

Nakaz odzyskania środków z tytułu odsetek za zwłokę wystawiany jest z chwilą faktycznego otrzymania tych odsetek.

4.   W przypadku grzywien, jeżeli dłużnik wnosi zabezpieczenie finansowe, które zostaje przyjęte przez księgowego zamiast płatności, stopą procentową mającą zastosowanie począwszy od terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), jest stopa, o której mowa w ust. 2 niniejszego artykułu, obowiązująca pierwszego dnia miesiąca, w którym przyjęta została decyzja o nałożeniu grzywny, oraz powiększona tylko o jeden i pół punktu procentowego.

Sekcja 4

Zezwolenie na odzyskanie środków

Artykuł 84

Wystawienie nakazu odzyskania środków

(Artykuł 79 rozporządzenia finansowego)

1.   W nakazie odzyskania środków określa się:

2.   Nakaz odzyskania środków jest datowany i podpisywany przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, a następnie przesyłany księgowemu.

3.   Księgowi wszystkich instytucji prowadzą wykaz kwot należnych, które mają zostać odzyskane. Należności Unii są pogrupowane w wykazie według daty wystawienia nakazu odzyskania środków. Wykaz ten przekazują oni księgowemu Komisji.

Księgowy Komisji sporządza skonsolidowany wykaz należnych kwot w rozbiciu na instytucje i według dat wystawienia nakazów odzyskania środków. Wykaz ten załącza się do sprawozdania Komisji z zarządzania budżetem i finansami.

4.   Z myślą o lepszej ochronie interesów finansowych Unii Komisja sporządza wykaz należności Unii, w którym podaje imiona i nazwiska lub nazwy dłużników oraz kwoty długu, w przypadkach gdy dłużnikowi nakazano spłatę należności prawomocnym wyrokiem Trybunału oraz jeśli w ciągu jednego roku od jego ogłoszenia nie dokonano żadnej lub żadnej znaczącej spłaty. Wykaz ten jest publikowany z należytym uwzględnieniem ochrony danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

W przypadku danych osobowych dotyczących osób fizycznych opublikowane informacje są usuwane po spłaceniu całkowitej kwoty zadłużenia. Ma to zastosowanie również w odniesieniu do danych osobowych dotyczących osób prawnych, w przypadku których oficjalna nazwa wskazuje na jedną lub kilka osób fizycznych.

Decyzję o ujęciu dłużnika w wykazie należności Unii podejmuje się zgodnie z zasadą proporcjonalności i uwzględnia się w niej w szczególności znaczenie kwoty.

Artykuł 85

Tytuł egzekucyjny na rzecz innych instytucji

(Artykuł 79 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1.   Wyjątkowe okoliczności, o których mowa w art. 79 ust. 2 rozporządzenia finansowego, zachodzą wówczas, gdy zainteresowana instytucja wyczerpała możliwości odzyskania długu w drodze płatności dobrowolnej lub przez kompensowanie, jak określono w art. 80 ust. 1 rozporządzenia finansowego, a kwota długu jest znacząca.

2.   W przypadku, o którym mowa w ust. 1, zainteresowane instytucje, inne niż te, o których mowa w art. 299 TFUE, mogą zwrócić się do Komisji o przyjęcie decyzji stanowiącej tytuł egzekucyjny.

3.   We wszystkich przypadkach tytuł egzekucyjny określa, że roszczenia zapisuje się w sekcji budżetu odpowiadającej danej instytucji, która działa w charakterze urzędnika zatwierdzającego. Taki dochód zapisuje się jako dochód ogólny, chyba że można go zaliczyć do określonych rodzajów dochodów przeznaczonych na określony cel, jak przewidziano w art. 21 ust. 3 rozporządzenia finansowego.

4.   Przedmiotowa instytucja informuje Komisję o wszelkich zdarzeniach mogących wpłynąć na odzyskanie długu oraz wspiera Komisję w przypadku zaskarżenia tytułu egzekucyjnego.

5.   Komisja i zainteresowane instytucje uzgadniają praktyczne metody wykonania przepisów niniejszego artykułu.

Sekcja 5

Odzyskiwanie środków

Artykuł 86

Formalności związane z poborem

(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)

1.   Po odzyskaniu należności księgowy dokonuje zapisu w księgach oraz powiadamia właściwego urzędnika zatwierdzającego.

2.   W odniesieniu do wszelkich płatności gotówkowych przekazanych księgowemu lub administratorowi rachunków zaliczkowych wydaje się pokwitowanie.

3.   Częściowa spłata należności przez dłużnika, w stosunku do którego wydano kilka nakazów odzyskania środków, zaliczana jest w pierwszej kolejności na poczet najstarszych należności, o ile dłużnik nie określi inaczej.

Wszelkie płatności częściowe w pierwszej kolejności pokrywają odsetki.

Artykuł 87

Odzyskiwanie przez kompensowanie

(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)

1.   W przypadku gdy dłużnik posiada roszczenie względem Unii, które jest pewne w rozumieniu art. 81 lit. a), opiewa na ustaloną kwotę i jest należne, a także odnosi się do kwoty określonej w zleceniu płatniczym, księgowy, po upływie terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), odzyskuje ustalone kwoty należne przez kompensowanie.

W wyjątkowych okolicznościach księgowy odzyskuje należności przez kompensowanie przed upływem terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), jeśli jest to konieczne do ochrony interesów finansowych Unii i gdy ma on uzasadnione powody, aby przypuszczać, że kwota należna Unii zostałaby w przeciwnym razie utracona.

Księgowy odzyskuje również należności przez kompensowanie przed upływem terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), za zgodą dłużnika.

2.   Każdorazowo przed odzyskaniem należności zgodnie z ust. 1 księgowy konsultuje się z właściwym urzędnikiem zatwierdzającym oraz informuje zainteresowanych dłużników.

W przypadku gdy dłużnik jest organem krajowym lub jedną z jego jednostek administracyjnych, o zamiarze przystąpienia do odzyskania środków poprzez kompensowanie księgowy informuje także zainteresowane państwo członkowskie przynajmniej 10 dni roboczych wcześniej. W porozumieniu z państwem członkowskim lub zainteresowaną jednostką administracyjną księgowy może jednak przystąpić do odzyskania należności przez kompensowanie przed upływem tego terminu.

3.   Kompensowanie, o którym mowa w ust. 1, ma taki sam skutek jak płatność, zapewniając Unii spłatę kwoty zadłużenia, w stosownych przypadkach wraz z należnymi odsetkami.

Artykuł 88

Procedura odzyskiwania należności w przypadku braku dobrowolnej płatności

(Artykuł 79 i 80 rozporządzenia finansowego)

1.   Nie naruszając przepisów art. 87, jeżeli nie odzyskano pełnej kwoty należności w terminie, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b) i określonym w nocie debetowej, księgowy powiadamia właściwego urzędnika zatwierdzającego oraz bezzwłocznie wszczyna procedurę mającą na celu odzyskanie należności przy wykorzystaniu wszelkich dostępnych środków prawnych, w tym, w stosownych przypadkach, przez wyegzekwowanie wszelkich uprzednio wniesionych zabezpieczeń.

2.   Nie naruszając przepisów art. 87, w przypadku gdy metoda odzyskania środków, o której mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, nie może być wykorzystana, a dłużnik nie dokonał płatności w odpowiedzi na formalne upomnienie przesłane przez księgowego, księgowy zapewnia wykonanie decyzji nakazującej odzyskanie środków, wydanej na mocy art. 79 ust. 2 rozporządzenia finansowego lub w wyniku postępowania spornego.

Artykuł 89

Dodatkowy termin na spłatę

(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)

Księgowy we współpracy z właściwym urzędnikiem zatwierdzającym może przyznać dodatkowy termin na spłatę, wyłącznie na pisemny wniosek dłużnika zawierający odpowiednie uzasadnienie oraz z zastrzeżeniem spełnienia dwóch następujących warunków:

Zabezpieczenie, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. b), może zostać zastąpione poręczeniem przez osobę trzecią, zatwierdzonym przez księgowego instytucji.

W wyjątkowych okolicznościach, na wniosek dłużnika, księgowy może odstąpić od wymogu złożenia zabezpieczenia, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. b), jeśli w jego ocenie dłużnik może i chce dokonać płatności w dodatkowym terminie, ale nie jest w stanie złożyć takiej gwarancji i znajduje się w trudnej sytuacji.

Artykuł 90

Odzyskiwanie grzywien lub innych kar

(Artykuł 80 i 83 rozporządzenia finansowego)

1.   W przypadku wniesienia do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej skargi na decyzję Komisji o nałożeniu grzywny lub innej kary na mocy TFUE lub Traktatu Euratom i do czasu, kiedy wykorzystane zostaną wszystkie środki ochrony prawnej, dłużnik tymczasowo dokonuje płatności odnośnych kwot na rachunek bankowy wskazany przez księgowego bądź wnosi zabezpieczenie finansowe, możliwe do przyjęcia przez księgowego. Zabezpieczenie jest niezależne od obowiązku zapłaty grzywny lub innych kar i jest płatne na pierwsze żądanie. Zabezpieczenie obejmuje kwotę główną roszczenia wraz z należnymi odsetkami, zgodnie z art. 83 ust. 4.

2.   Komisja zabezpiecza tymczasowo zainkasowane kwoty poprzez zainwestowanie ich w aktywa finansowe, zapewniając w ten sposób bezpieczeństwo i płynność środków pieniężnych, jednocześnie mając na celu osiągnięcie dodatniego zwrotu.

3.   Po wyczerpaniu wszystkich środków ochrony prawnej oraz w przypadku gdy grzywna lub kara została potwierdzona, podejmuje się którykolwiek z następujących środków:

w przypadku gdy Trybunał podwyższył kwotę grzywny lub kary, akapit pierwszy lit. a) i b) mają zastosowanie do wysokości kwot określonych w decyzji Komisji, a księgowy pobiera kwotę odpowiadającą takiemu podwyższeniu, która zostanie zapisana w budżecie.

4.   Po wyczerpaniu wszystkich środków ochrony prawnej oraz w przypadku gdy grzywna lub kara została umorzona lub zmniejszona, podejmuje się którykolwiek z następujących środków:

Artykuł 91

Odstąpienie od odzyskania ustalonych należności

(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)

1.   Właściwy urzędnik zatwierdzający może odstąpić od odzyskania całości lub części ustalonej należności wyłącznie w następujących przypadkach:

2.   W przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. c), właściwy urzędnik zatwierdzający działa zgodnie z wcześniej określonymi procedurami ustanowionymi w ramach każdej instytucji i stosuje następujące kryteria, które są obowiązkowe i mają zastosowanie we wszystkich okolicznościach:

W zależności od okoliczności właściwy urzędnik zatwierdzający może również być zmuszony uwzględnić następujące kryteria dodatkowe:

3.   Decyzja o odstąpieniu, o której mowa w art. 80 ust. 2 rozporządzenia finansowego, jest uzasadniona i odnosi się do staranności dochowywanej przy zabezpieczeniu odzyskania należności oraz zagadnień prawnych i stanu faktycznego, które są podstawą odstąpienia. Właściwy urzędnik zatwierdzający odstępuje od odzyskania należności zgodnie z art. 84.

4.   Odstąpienie od odzyskania ustalonych należności nie podlega delegowaniu przez instytucję w żadnym z poniższych przypadków:

Poniżej progów określonych w akapicie pierwszym każda instytucja określa w swoich przepisach wewnętrznych warunki i procedurę delegowania uprawnień do odstąpienia od odzyskania ustalonego zadłużenia.

5.   Co roku każda instytucja przesyła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie na temat przypadków odstąpień, o których mowa w ust. 1–4 niniejszego artykułu obejmujących kwotę 100 000 EUR lub więcej. W przypadku Komisji sprawozdanie to jest załączone do podsumowania sprawozdań rocznych z działalności, o którym mowa w art. 66 ust. 9 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 92

Anulowanie ustalonych należności

(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)

1.   W przypadku błędu właściwy urzędnik zatwierdzający anuluje w całości lub w części ustaloną kwotę należności zgodnie z art. 82 i 84, podając odpowiednie uzasadnienie.

2.   Każda instytucja określa w swoich przepisach wewnętrznych warunki i procedurę delegowania uprawnień do anulowania ustalonej należności.

Artykuł 93

Zasady dotyczące okresów przedawnienia

(Artykuł 81 rozporządzenia finansowego)

1.   Bieg okresu przedawnienia dla należności Unii od osób trzecich rozpoczyna się wraz z upływem terminu, o którym dłużnik został poinformowany w nocie debetowej, zgodnie z art. 80 ust. 3 lit. b).

Bieg okresu przedawnienia dla należności osób trzecich od Unii rozpoczyna się w dniu, w którym należności osoby trzeciej stają się wymagalne zgodnie z odpowiednim zobowiązaniem prawnym.

2.   Bieg okresu przedawnienia należności Unii od osób trzecich zostaje przerwany na podstawie jakiegokolwiek zgłoszonego osobie trzeciej działania instytucji lub państwa członkowskiego działającego na wniosek instytucji, mającego na celu odzyskanie należności.

Bieg okresu przedawnienia należności osób trzecich od Unii zostaje przerwany na podstawie jakiegokolwiek działania zgłoszonego Unii przez jej wierzycieli lub w imieniu jej wierzycieli, mającego na celu odzyskanie należności.

3.   Bieg nowego pięcioletniego okresu przedawnienia rozpoczyna się w dniu następującym po dniu przerwania biegu terminów, o którym mowa w ust. 2.

4.   Wszelkie działania prawne dotyczące należności, o których mowa w ust. 1, w tym powództwa wniesione do sądu, który następnie oświadcza, że nie jest sądem właściwym, przerywają bieg okresu przedawnienia. Bieg nowego pięcioletniego okresu przedawnienia rozpoczyna się dopiero po wydaniu prawomocnego wyroku lub zawarciu pozasądowej ugody między stronami danego postępowania.

5.   Przyznanie dłużnikowi przez księgowego dodatkowego terminu na spłatę zgodnie z art. 89 uznaje się za przerwanie biegu okresu przedawnienia. Bieg nowego pięcioletniego okresu przedawnienia rozpoczyna się w dniu następującym po upływie dodatkowego terminu na spłatę.

6.   Należności nie są odzyskiwane po upływie okresu przedawnienia określonego w ust. 1–5.

ROZDZIAŁ 6

Operacje po stronie wydatków

Artykuł 94

Decyzja w sprawie finansowania

(Artykuł 84 rozporządzenia finansowego)

1.   Decyzja w sprawie finansowania określa istotne składniki działania powodującego wydatki z budżetu.

2.   Decyzja w sprawie finansowania określa w szczególności:

3.   W przypadku gdy program prac, o którym mowa w art. 128 rozporządzenia finansowego, zawiera informacje określone w ust. 2 lit. a) niniejszego artykułu w odniesieniu do dotacji finansowanych ze środków zatwierdzonych na dany rok budżetowy, decyzję o jego przyjęciu uznaje się za decyzję w sprawie finansowania dla tych dotacji.

W przypadku zamówień publicznych, funduszy powierniczych, nagród i instrumentów finansowych, gdy określone wykorzystanie odpowiednich środków zatwierdzonych na dany rok budżetowy jest przewidziane w programie prac zawierającym informacje, o których mowa w ust. 2 lit. b), c), d) i e) niniejszego artykułu, decyzję o przyjęciu takiego programu również uznaje się za decyzję w sprawie finansowania dla danego zamówienia, danych funduszy powierniczych, nagród i instrumentów finansowych.

Jeśli program prac nie zawiera takich informacji w odniesieniu do jednego lub większej liczby działań, zmienia się go odpowiednio lub też przyjmuje się szczegółową decyzję w sprawie finansowania dla danych działań.

4.   Bez uszczerbku dla przepisów szczegółowych aktu podstawowego każda istotna zmiana w przyjętej już decyzji w sprawie finansowania wymaga zastosowania tej samej procedury, co w przypadku początkowej decyzji.

Sekcja 1

Zaciąganie zobowiązań na wydatki

Artykuł 95

Zobowiązania globalne i tymczasowe

(Artykuł 85 rozporządzenia finansowego)

1.   Globalne zobowiązania budżetowe wykonywane są przez zawarcie jednego lub kilku zobowiązań prawnych lub też przez zawarcie umowy w sprawie finansowania, która przewiduje późniejsze zawarcie jednego lub kilku zobowiązań prawnych.

Umowy w sprawie finansowania w obszarze bezpośredniej pomocy finansowej na rzecz państw trzecich, w tym wsparcia budżetowego, które stanowią zobowiązanie prawne, mogą stanowić podstawę płatności bez zawierania innych zobowiązań prawnych.

2.   Tymczasowe zobowiązania budżetowe wykonywane są przez zawarcie jednego lub większej liczby zobowiązań prawnych stanowiących podstawę prawną późniejszych płatności lub bezpośrednio przez płatności w przypadkach odnoszących się do wydatków na zarządzanie personelem lub na realizowaną przez instytucje działalność związaną z komunikacją, zmierzającą do informowania o wydarzeniach unijnych.

Artykuł 96

Zaciąganie zobowiązań globalnych

(Artykuł 85 rozporządzenia finansowego)

1.   Zobowiązania globalne zaciągane są na podstawie decyzji w sprawie finansowania.

Zobowiązanie globalne zaciągane jest najpóźniej przed podjęciem decyzji w sprawie wyboru odbiorców oraz w przypadku gdy realizacja środków, których to dotyczy, obejmuje przyjęcie programu prac w rozumieniu art. 188, najwcześniej po przyjęciu tego programu.

2.   W przypadku gdy zobowiązanie globalne wykonywane jest przez zawarcie umowy w sprawie finansowania, ust. 1 akapit drugi nie ma zastosowania.

Artykuł 97

Jedność podpisu

(Artykuł 85 rozporządzenia finansowego)

1.   Od zasady jedności podpisu dla zobowiązania budżetowego i odpowiadającego mu zobowiązania prawnego można odstąpić wyłącznie w następujących przypadkach:

2.   Jeżeli właściwy urzędnik zatwierdzający, który podpisał zobowiązanie budżetowe, jest niedostępny i pozostaje niedostępny przez okres, w którym upływa termin zawarcia zobowiązania prawnego, to zobowiązanie prawne zawierane jest przez osobę wyznaczoną zgodnie z zasadami zastępstwa przyjętymi przez każdą instytucję, pod warunkiem że osoba ta ma status urzędnika zatwierdzającego zgodnie z art. 65 ust. 3 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 98

Wydatki administracyjne pokrywane ze zobowiązań tymczasowych

(Artykuł 85 rozporządzenia finansowego)

Pozycje uznane za zwykłe wydatki administracyjne, które mogą stanowić podstawę zobowiązań tymczasowych, obejmują:

Artykuł 99

Rejestracja indywidualnych zobowiązań prawnych

(Artykuł 86 rozporządzenia finansowego)

W przypadku globalnych zobowiązań budżetowych, w następstwie których zawiera się jedno lub kilka indywidualnych zobowiązań prawnych, właściwy urzędnik zatwierdzający ujmuje kwoty takich późniejszych indywidualnych zobowiązań prawnych w rachunkach centralnych.

Ujęcie w rachunkach obejmuje podanie odniesienia do zobowiązań globalnych, których dotyczą zapisywane zobowiązania indywidualne.

Właściwy urzędnik zatwierdzający ujmuje kwoty w rachunkach przed podpisaniem odpowiednich indywidualnych zobowiązań prawnych z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 4 akapit czwarty rozporządzenia finansowego.

W każdym przypadku właściwy urzędnik zatwierdzający sprawdza, czy kwota łączna nie przekracza kwoty odnośnego zobowiązania globalnego.

Sekcja 2

Poświadczanie zasadności wydatków

Artykuł 100

Poświadczanie zasadności i „dopuszczanie płatności”

(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)

1.   Poświadczanie zasadności wszelkich wydatków oparte jest na dokumentach potwierdzających w rozumieniu art. 110, poświadczających należność wierzyciela na podstawie oświadczenia o usługach faktycznie wyświadczonych, dostawach faktycznie zrealizowanych lub robotach budowlanych faktycznie przeprowadzonych, lub na podstawie innych dokumentów uzasadniających płatność, w tym powtarzające się płatności z tytułu prenumerat lub szkoleń.

2.   Właściwy urzędnik zatwierdzający osobiście sprawdza dokumenty potwierdzające lub na własną odpowiedzialność upewnia się, że zostały one sprawdzone, zanim podejmie decyzję w sprawie poświadczenia zasadności wydatków.

3.   Decyzja w sprawie poświadczenia zasadności wyrażona jest przez podpisanie dowodu kasowego formułą „płatność dopuszczona” przez właściwego urzędnika zatwierdzającego lub pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych, należycie upoważnionego na mocy formalnej decyzji urzędnika zatwierdzającego i na jego odpowiedzialność, zgodnie z art. 65 ust. 5 rozporządzenia finansowego. Takie decyzje upoważniające są przechowywane do wglądu.

Artykuł 101

Potwierdzenie za zgodność płatności zaliczkowych

(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)

W odniesieniu do płatności zaliczkowych właściwy urzędnik zatwierdzający lub pracownik o odpowiednich kompetencjach technicznych, należycie upoważniony przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, poświadcza adnotacją „potwierdzenie za zgodność”, że warunki postawione w zobowiązaniu prawnym w odniesieniu do płatności zaliczkowych zostały spełnione.

Artykuł 102

Dopuszczenie płatności okresowych i płatności salda w ramach umów o udzielenie zamówienia

(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)

W odniesieniu do płatności okresowych i płatności salda dotyczących zamówień adnotacja „płatność dopuszczona” poświadcza, że:

Adnotacja „potwierdzenie za zgodność”, o której mowa w akapicie pierwszym lit. b), potwierdza, że usługi przewidziane w zamówieniu zostały prawidłowo wykonane lub że dostawy przewidziane w zamówieniu zostały prawidłowo zrealizowane, lub że roboty budowlane przewidziane w zamówieniu zostały właściwie przeprowadzone. W odniesieniu do dostaw i robót budowlanych urzędnik lub inny pracownik o odpowiednich kompetencjach technicznych sporządza świadectwo odbioru wstępnego, a następnie świadectwo odbioru końcowego na zakończenie okresu gwarancji określonego w zamówieniu. Oba te świadectwa łącznie mają wagę adnotacji „potwierdzenie za zgodność”.

W przypadku powtarzających się płatności, w tym opłat z tytułu prenumerat i szkoleń, adnotacja „potwierdzenie za zgodność” poświadcza, że tytuł wierzyciela jest zgodny z odnośnymi dokumentami uzasadniającymi płatność.

Artykuł 103

Dopuszczenie płatności okresowych i płatności salda w ramach dotacji

(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)

W odniesieniu do płatności okresowych i płatności salda dotyczących dotacji adnotacja „płatność dopuszczona” poświadcza, że:

przez adnotację, o której mowa w akapicie pierwszym lit. b), urzędnik lub inny pracownik o odpowiednich kompetencjach technicznych, należycie upoważniony przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, potwierdza, że działanie lub program prac realizowane przez beneficjenta są pod każdym względem zgodne z umową o udzielenie dotacji lub decyzją o udzieleniu dotacji, łącznie z tym, że koszty zadeklarowane przez beneficjenta są kwalifikowalne.

Artykuł 104

Dopuszczanie płatności wydatków na personel

(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)

W odniesieniu do płatności odpowiadających wydatkom na personel adnotacja „płatność dopuszczona” poświadcza istnienie następujących dokumentów potwierdzających:

Zestawienie kosztów podróży służbowej, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. d) ppkt (ii), zawiera miejsce docelowe podróży służbowej, daty i godziny wyjazdu i przyjazdu na miejsce, koszty podróży, koszty utrzymania oraz inne wydatki należycie zatwierdzone po przedstawieniu dokumentów potwierdzających.

Artykuł 105

Forma materialna adnotacji „płatność dopuszczona”

(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)

W systemie nieskomputeryzowanym „płatność dopuszczona” przyjmuje formę pieczęci zawierającej podpis właściwego urzędnika zatwierdzającego lub należycie upoważnionego przez niego pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych, zgodnie z art. 100. W systemie skomputeryzowanym „płatność dopuszczona” przyjmuje formę elektronicznie zabezpieczonego zatwierdzenia, dokonanego przez właściwego urzędnika zatwierdzającego lub należycie upoważnionego przez niego pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych.

Artykuł 106

Forma materialna „potwierdzenia za zgodność”

(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)

W systemie nieskomputeryzowanym „potwierdzenie za zgodność” przyjmuje formę pieczęci zawierającej podpis właściwego urzędnika zatwierdzającego lub należycie upoważnionego przez niego pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych, zgodnie z art. 101. W systemie skomputeryzowanym „potwierdzenie za zgodność” może przyjąć formę zatwierdzenia przy użyciu elektronicznie zabezpieczonego zatwierdzenia, dokonanego przez pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych należycie upoważnionego przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

Sekcja 3

Zatwierdzanie płatności

Artykuł 107

Kontrole płatności dokonywane przez urzędnika zatwierdzającego

(Artykuł 89 rozporządzenia finansowego)

Sporządzając zlecenie płatnicze, właściwy urzędnik zatwierdzający dba o to, aby:

Artykuł 108

Obowiązkowe dane na zleceniach płatniczych i przekazanie do księgowego

(Artykuł 89 rozporządzenia finansowego)

1.   W zleceniu płatniczym określa się:

2.   Zlecenie płatnicze jest datowane i podpisane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, a następnie przesyłane księgowemu.

Sekcja 4

Realizacja wydatków

Artykuł 109

Rodzaje płatności

(Artykuł 90 rozporządzenia finansowego)

1.   Zaliczkowanie zapewnia finansowanie z góry. Może ono być podzielone na szereg płatności zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami.

2.   Płatność okresowa, która może się powtarzać, może pokryć wydatki poniesione na wykonanie umowy lub decyzji lub w celu zapłaty za usługi, dostawy lub roboty budowlane zakończone lub dostarczone na etapach pośrednich zamówienia. Może ona rozliczyć płatności zaliczkowe w całości lub częściowo, nie naruszając przepisów aktu podstawowego.

3.   Zamknięcie wydatków przyjmuje formę płatności salda, która nie może się powtarzać i która rozlicza wszystkie poprzednie wydatki, lub nakazu odzyskania środków.

Artykuł 110

Dokumenty potwierdzające

(Artykuł 90 rozporządzenia finansowego)

1.   Płatności zaliczkowe, łącznie z przypadkami, w których są one podzielone na szereg płatności, wypłacane są na podstawie zamówienia, decyzji, umowy lub aktu podstawowego, lub też na podstawie dokumentów potwierdzających, które umożliwiają sprawdzenie, czy spełnione są warunki danego zamówienia, danej decyzji lub umowy. W przypadkach gdy data wypłaty płatności zaliczkowych jest określona w wymienionych instrumentach prawnych, płatność należnej kwoty dokonywana jest bez konieczności składania dodatkowego wniosku.

2.   Płatności okresowe i płatności salda oparte są na dokumentach potwierdzających, które umożliwiają sprawdzenie, czy finansowane działanie zostało przeprowadzone zgodnie z aktem podstawowym lub decyzją lub też zgodnie z warunkami zamówienia lub umowy.

3.   Właściwy urzędnik zatwierdzający określa zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami charakter dokumentów potwierdzających, o których mowa w niniejszym artykule, zgodnie z aktem podstawowym, decyzjami, zamówieniami i umowami. Okresowe i końcowe sprawozdania z realizacji technicznej i finansowej stanowią dokumenty potwierdzające do celów ust. 2.

4.   Dokumenty potwierdzające przechowywane są przez właściwego urzędnika zatwierdzającego zgodnie z przepisami art. 48.

Sekcja 5

Terminy operacji po stronie wydatków

Artykuł 111

Terminy płatności i odsetki za zwłokę

(Artykuł 92 rozporządzenia finansowego)

1.   Termin na dokonanie płatności obejmuje poświadczanie zasadności wydatków, ich zatwierdzanie oraz płatność.

Termin zaczyna biec w dniu, w którym otrzymano wniosek o płatność.

Upoważniony departament właściwego urzędnika zatwierdzającego jak najszybciej rejestruje wniosek o płatność, który uznaje się za otrzymany w dniu zarejestrowania.

Za datę płatności uznaje się dzień, w którym dokonano obciążenia rachunku instytucji.

2.   Wniosek o płatność zawiera następujące istotne elementy:

Jeżeli brakuje co najmniej jednego istotnego elementu, wniosek o płatność jest odrzucany.

O odrzuceniu wniosku oraz jego powodach wierzyciela informuje się na piśmie jak najszybciej, a w każdym razie w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania wniosku o płatność.

3.   W przypadku zawieszenia terminu płatności, o którym mowa w art. 92 ust. 2 rozporządzenia finansowego, pozostały termin na dokonanie płatności ponownie zaczyna biec od dnia, w którym otrzymano wymagane informacje lub zmienione dokumenty lub w którym przeprowadzono konieczną dalszą weryfikację, w tym kontrole na miejscu.

4.   Po upłynięciu terminów przewidzianych w art. 92 ust. 1 rozporządzenia finansowego, wierzyciel ma prawo do otrzymania odsetek pod następującymi warunkami:

Jeśli jednak odsetki obliczone zgodnie z akapitem pierwszym są równe kwocie 200 EUR bądź niższe od tej kwoty, są one wypłacane wierzycielowi jedynie na wniosek przedłożony w ciągu dwóch miesięcy od dnia otrzymania spóźnionej płatności.

5.   Każda instytucja przedkłada Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie na temat dotrzymania oraz zawieszenia biegu terminów przewidzianych w art. 92 rozporządzenia finansowego. Sprawozdanie Komisji załączane jest do podsumowania sprawozdań rocznych z działalności, o których mowa w art. 66 ust. 9 rozporządzenia finansowego.

ROZDZIAŁ 7

Systemy informatyczne

Artykuł 112

Opis systemów informatycznych

(Artykuł 93 rozporządzenia finansowego)

Jeżeli do przetwarzania operacji wykonania budżetu stosuje się systemy i podsystemy komputerowe, wymagany jest pełny i aktualny opis każdego systemu lub podsystemu.

Każdy opis określa zawartość wszystkich pól danych i opisuje, w jaki sposób system traktuje każdą indywidualną operację. Pokazuje on szczegółowo, w jaki sposób system gwarantuje istnienie pełnej ścieżki audytu dla każdej operacji.

Artykuł 113

Okresowe zapisywanie

(Artykuł 93 rozporządzenia finansowego)

Dane w systemach i podsystemach komputerowych są okresowo zapisywane i przechowywane w bezpiecznym miejscu.

ROZDZIAŁ 8

Audytor wewnętrzny

Artykuł 114

Powoływanie audytora wewnętrznego

(Artykuł 98 rozporządzenia finansowego)

1.   Każda instytucja powołuje swojego audytora wewnętrznego zgodnie z ustaleniami dostosowanymi do jej szczególnych cech i wymogów. Instytucja powiadamia Parlament Europejski i Radę o powołaniu audytora wewnętrznego.

2.   Każda instytucja ustala, zgodnie ze swoimi szczególnymi cechami i wymogami, zakres zadań audytora wewnętrznego oraz ustanawia szczegółowo cele i procedury wykonywania audytu wewnętrznego z należytym poszanowaniem międzynarodowych norm dotyczących audytu wewnętrznego.

3.   Instytucja może powołać na stanowisko audytora wewnętrznego – ze względu na szczególne kompetencje – urzędnika lub innego pracownika objętego regulaminem pracowniczym, wybranego spośród obywateli państw członkowskich.

4.   Jeżeli dwie lub więcej instytucji powołuje tego samego audytora wewnętrznego, dokonują one niezbędnych uzgodnień dotyczących odpowiedzialności tego audytora za jego działania, zgodnie z art. 119.

5.   Instytucja powiadamia Parlament Europejski i Radę o zakończeniu pełnienia obowiązków przez audytora wewnętrznego.

Artykuł 115

Zasoby audytora wewnętrznego

(Artykuł 99 rozporządzenia finansowego)

Instytucja zapewnia audytorowi wewnętrznemu zasoby wymagane do właściwego wykonywania jego obowiązków związanych z kontrolą oraz kartę obowiązków zawierającą szczegóły dotyczące jego zadań, obowiązków i zobowiązań.

Artykuł 116

Program prac

(Artykuł 99 rozporządzenia finansowego)

1.   Audytor wewnętrzny przyjmuje swój program prac i przedstawia go instytucji.

2.   Instytucja może zwrócić się do audytora wewnętrznego o przeprowadzenie kontroli niewłączonych do programu prac, o którym mowa w ust. 1.

Artykuł 117

Sprawozdania audytora wewnętrznego

(Artykuł 99 rozporządzenia finansowego)

1.   Audytor wewnętrzny składa instytucji roczne sprawozdanie z audytu wewnętrznego przewidziane w art. 99 ust. 3 rozporządzenia finansowego, wykazujące liczbę i rodzaj przeprowadzonych audytów wewnętrznych, główne zalecenia i działania podjęte w związku z tymi zaleceniami.

W sprawozdaniu rocznym określa się również wszelkie problemy systemowe wykryte przez wyspecjalizowany zespół utworzony na podstawie art. 73 ust. 6 rozporządzenia finansowego.

2.   Każda instytucja rozważa, czy zalecenia zawarte w sprawozdaniach jej audytora wewnętrznego są odpowiednie do podzielenia się nimi z innymi instytucjami w ramach wymiany najlepszych praktyk.

3.   Sporządzając sprawozdanie, audytor wewnętrzny zwraca szczególną uwagę na ogólną zgodność z zasadą należytego zarządzania finansami oraz zapewnia przyjęcie odpowiednich środków mających systematycznie poprawiać i zwiększać stosowanie tej zasady.

Artykuł 118

Niezależność

(Artykuł 100 rozporządzenia finansowego)

Audytor wewnętrzny jest całkowicie niezależny w odniesieniu do przeprowadzania kontroli. Nie może on otrzymywać żadnych poleceń ani nie może być w żaden sposób ograniczany, jeżeli chodzi o wykonywanie funkcji, które w wyniku powołania są mu powierzone na podstawie rozporządzenia finansowego.

Artykuł 119

Odpowiedzialność audytora wewnętrznego

(Artykuł 100 rozporządzenia finansowego)

Audytor wewnętrzny może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za swoje działania, jako urzędnik lub inny pracownik podlegający regulaminowi pracowniczemu, wyłącznie przez instytucję, działającą zgodnie z niniejszym artykułem.

Instytucja podejmuje uzasadnioną decyzję o wszczęciu dochodzenia. Decyzja ta jest przekazywana zainteresowanej stronie. Instytucja może powierzyć dochodzenie, za które pozostaje bezpośrednio odpowiedzialna, jednemu lub większej liczbie urzędników z grupy zaszeregowania równej lub wyższej niż grupa zaszeregowania odnośnego pracownika. W trakcie dochodzenia odbywa się wysłuchanie zainteresowanej strony.

Sprawozdanie z dochodzenia jest przekazywane zainteresowanej stronie, która zostaje następnie wysłuchana przez instytucję w sprawie objętej sprawozdaniem.

Na podstawie sprawozdania i wysłuchania instytucja przyjmuje uzasadnioną decyzję kończącą postępowanie lub uzasadnioną decyzję zgodnie z art. 22, 86 oraz załącznikiem IX do regulaminu pracowniczego. Decyzje nakładające środki dyscyplinarne lub kary finansowe zgłaszane są zainteresowanej stronie i przekazywane do celów informacyjnych innym instytucjom oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.

Zainteresowana strona może wnieść skargę na takie decyzje do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej zgodnie z przepisami regulaminu pracowniczego.

Artykuł 120

Skarga do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej

(Artykuł 100 rozporządzenia finansowego)

Bez uszczerbku dla środków zaskarżenia dopuszczonych przez regulamin pracowniczy audytor wewnętrzny może wnieść skargę bezpośrednio do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawach wszelkich czynności odnoszących się do wykonywania swoich obowiązków jako audytora wewnętrznego. Skarga ta musi zostać wniesiona w ciągu trzech miesięcy od dnia kalendarzowego, w którym odnośna czynność została notyfikowana.

Skargi są badane i rozpatrywane w trybie przewidzianym w art. 91 ust. 5 Regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej.

TYTUŁ V

ZAMÓWIENIA

ROZDZIAŁ 1

Przepisy ogólne

Sekcja 1

Zakres i zasady udzielania

Artykuł 121

Definicje i zakres

(Artykuł 101 rozporządzenia finansowego)

1.   Zamówienia dotyczące nieruchomości obejmują kupno, długoterminową dzierżawę, prawo użytkowania, leasing, najem lub kupno na raty gruntu, istniejących budynków lub innych nieruchomości, z opcją zakupu lub bez takiej opcji.

2.   Zamówienia na dostawy obejmują kupno, leasing, najem lub kupno na raty produktów, z opcją zakupu lub bez takiej opcji. Zamówienie na dostawę produktów i dodatkowo na rozmieszczenie i instalację uznaje się za zamówienie na dostawy.

3.   Zamówienia na roboty budowlane obejmują wykonanie lub zarówno wykonanie, jak i zaprojektowanie robót budowlanych lub obiektu budowlanego, związanych z jednym z rodzajów działalności, o których mowa w załączniku I do dyrektywy 2004/18/WE, lub wykonanie, za pomocą dowolnych środków, obiektu budowlanego odpowiadającego wymogom określonym przez instytucję zamawiającą. Terminem „obiekt budowlany” określa się wynik całości robót w zakresie budownictwa lub inżynierii lądowej, który może samoistnie spełniać funkcję gospodarczą lub techniczną.

4.   Zamówienia na usługi obejmują wszystkie usługi intelektualne i nieintelektualne, inne niż te objęte zamówieniami na dostawy, zamówieniami na roboty budowlane oraz zamówieniami dotyczącymi nieruchomości.

Zamówień, których przedmiotem są co najmniej dwa rodzaje zamówień (roboty budowlane, usługi lub dostawy), udziela się zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie do tego rodzaju zamówienia, które jest głównym przedmiotem danej umowy.

W przypadku zamówień mieszanych obejmujących usługi i dostawy główny przedmiot ustala się poprzez porównanie wartości odpowiednich usług lub dostaw.

Wszelkie odniesienia do nomenklatur w kontekście zamówień publicznych są dokonywane z wykorzystaniem Wspólnego Słownika Zamówień, jak przewidziano w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady (11).

5.   Terminy „przedsiębiorca budowlany”, „dostawca” i „usługodawca” obejmują wszelkie osoby fizyczne lub prawne, podmioty publiczne lub konsorcja takich osób lub podmiotów, które oferują wykonanie robót budowlanych, dostawę produktów lub świadczenie usług. Termin „podmiot gospodarczy” oznacza przedsiębiorców budowlanych, dostawców i usługodawców. „Oferent” oznacza podmiot gospodarczy, który złożył ofertę. „Kandydat” oznacza każdego, kto wystąpił o dopuszczenie do udziału w procedurze ograniczonej, w dialogu konkurencyjnym lub procedurze negocjacyjnej. „Potencjalny oferent” oznacza podmiot gospodarczy umieszczony na liście potencjalnych oferentów zgodnie z art. 136 ust. 1 lit. b).

Konsorcja podmiotów gospodarczych są uprawnione do składania ofert lub występowania jako kandydaci. Instytucje zamawiające nie mogą wymagać, aby na potrzeby złożenia oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału konsorcja miały określoną formę prawną, jednakże wybrane konsorcjum może zostać zobowiązane do przyjęcia określonej formy prawnej po udzieleniu mu zamówienia, jeżeli zmiana ta jest niezbędna w celu zapewnienia właściwego wykonania zamówienia.

6.   Służby instytucji unijnych uważane są za instytucje zamawiające, chyba że zawierają między sobą porozumienia administracyjne, które dotyczą świadczenia usług, dostawy produktów, wykonania robót budowlanych lub wykonania zamówień dotyczących nieruchomości.

7.   „Pomoc techniczna” oznacza działania w zakresie wsparcia i budowania potencjału niezbędne do realizacji programu lub działania, w szczególności działania przygotowawcze, działania w zakresie zarządzania, monitoringu, oceny, audytu i kontroli.

8.   Wszelka wymiana informacji z wykonawcami, w tym zawieranie umów oraz wprowadzanie do nich zmian, może odbywać się z wykorzystaniem elektronicznych systemów wymiany informacji stworzonych przez instytucję zamawiającą.

9.   Systemy te muszą spełniać następujące wymogi:

10.   Dane przesyłane lub otrzymywane za pośrednictwem takiego systemu korzystają z prawnego domniemania integralności oraz dokładności dnia i godziny ich wysłania lub otrzymania wskazanych w systemie.

Dokumenty przesyłane za pośrednictwem takiego systemu lub dokumenty, o których system przesyła powiadomienie, uznaje się za równoważne wersji papierowej, dopuszcza się jako dowody w postępowaniu sądowym, uznaje za oryginały, przyjmując prawne domniemanie ich autentyczności i integralności, o ile nie zawierają one żadnych elementów dynamicznych, które mogą automatycznie wprowadzić do nich zmiany.

Podpisy elektroniczne, o których mowa w ust. 9 lit. b), są równoważne pod względem skutków prawnych podpisom własnoręcznym.

Artykuł 122

Umowy ramowe i umowy szczegółowe

(Artykuł 101 rozporządzenia finansowego)

1.   Okres obowiązywania umowy ramowej nie może przekroczyć czterech lat, z zastrzeżeniem wyjątkowych przypadków, należycie uzasadnionych, w szczególności przedmiotem umowy ramowej.

Umowy szczegółowe oparte na umowach ramowych zawierane są zgodnie z warunkami umowy ramowej, wyłącznie między instytucjami zamawiającymi a wykonawcami umowy ramowej.

Zawierając umowy szczegółowe, strony nie mogą dokonywać znaczących zmian umowy ramowej.

2.   Gdy umowa ramowa jest zawierana tylko z jednym podmiotem gospodarczym, umowy szczegółowe zawierane są w granicach wyznaczonych warunkami określonymi w umowie ramowej.

W należycie uzasadnionych okolicznościach instytucja zamawiająca może pisemnie skonsultować się z wykonawcą, zwracając się do niego w razie potrzeby o uzupełnienie oferty.

3.   Gdy umowa ramowa ma zostać zawarta z kilkoma podmiotami gospodarczymi, zawiera się ją z co najmniej trzema podmiotami, o ile wystarczająca liczba podmiotów gospodarczych spełnia kryteria wyboru lub wystarczająca liczba dopuszczalnych ofert spełnia kryteria udzielania zamówień.

Umowa ramowa z kilkoma podmiotami gospodarczymi może mieć formę oddzielnych umów zawierających identyczne warunki.

Umowy szczegółowe oparte na umowach ramowych zawartych z kilkoma podmiotami gospodarczymi zawierane są według następujących zasad:

Przy każdej umowie szczegółowej, która ma zostać zawarta w sposób określony w akapicie trzecim lit. b), instytucje zamawiające konsultują się pisemnie z wykonawcami umowy ramowej i ustalają wystarczająco długi termin na złożenie ofert. Oferty składa się w formie pisemnej. Instytucje zamawiające zawierają każdą umowę szczegółową z oferentem, który przedstawił najlepszą ofertę w oparciu o kryteria udzielania zamówień określone w specyfikacji do umowy ramowej.

4.   W sektorach, dla których charakterystyczne są szybki rozwój technologiczny i gwałtowne zmiany cen, umowy ramowe bez ponownego poddawania zamówienia procedurze konkurencyjnej zawierają klauzulę dotyczącą przeglądu śródokresowego lub systemu analizy porównawczej. Jeśli po przeprowadzeniu przeglądu śródokresowego okaże się, że ustalone początkowo warunki nie odpowiadają już zmianom cen bądź rozwojowi technologicznemu, instytucja zamawiająca może nie korzystać z odnośnej umowy ramowej i podejmuje odpowiednie środki, aby ją rozwiązać.

5.   Wyłącznie umowy szczegółowe oparte na umowach ramowych poprzedzone są zobowiązaniem budżetowym.

Sekcja 2

Publikacja

Artykuł 123

Ogłaszanie zamówień objętych dyrektywą 2004/18/WE

(Artykuł 103 rozporządzenia finansowego)

1.   W przypadku zamówień, których wartość jest równa progom wskazanym w art. 170 ust. 1 lub wyższa, publikacja obejmuje ogłoszenie o zamówieniu, nie naruszając przepisów art. 134, oraz ogłoszenie o udzieleniu zamówienia. Wstępne ogłoszenie informacyjne jest obowiązkowe wyłącznie wówczas, gdy instytucja zamawiająca zamierza skorzystać z możliwości skrócenia terminów składania ofert zgodnie z art. 152 ust. 4.

2.   Wstępne ogłoszenie informacyjne jest ogłoszeniem, poprzez które instytucje zamawiające zawiadamiają, orientacyjnie, o przewidywanej łącznej wartości i przedmiocie zamówień, których zamierzają udzielić i umów ramowych, które zamierzają zawrzeć w ciągu roku budżetowego, z wyjątkiem zamówień udzielanych w drodze procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu.

Wstępne ogłoszenie informacyjne jest publikowane przez Urząd Publikacji Unii Europejskiej (zwany dalej „Urzędem Publikacji”) lub przez same instytucje zamawiające w profilu nabywcy.

Obowiązkowe wstępne ogłoszenie informacyjne jest wysyłane do Urzędu Publikacji lub publikowane w profilu nabywcy najszybciej jak to możliwe i nie później niż do dnia 31 marca każdego roku budżetowego.

Instytucje zamawiające, które publikują wstępne ogłoszenie informacyjne w swoim profilu nabywcy, przesyłają do Urzędu Publikacji drogą elektroniczną i przy zachowaniu formatu i procedur przesyłania ogłoszeń określonych w załączniku VIII do dyrektywy 2004/18/WE pkt 3, zawiadomienie o publikacji wstępnego ogłoszenia informacyjnego w profilu nabywcy.

3.   Ogłoszenie o zamówieniu jest środkiem, przy pomocy którego instytucje zamawiające zawiadamiają o swoim zamiarze wszczęcia procedury mającej na celu udzielenie zamówienia lub zawarcie umowy ramowej lub też o zamiarze ustanowienia dynamicznego systemu zakupów zgodnie z art. 131. Bez uszczerbku dla umów zawartych po przeprowadzeniu procedury negocjacyjnej, o której mowa w art. 134, ogłoszenie o zamówieniu jest obowiązkowe w odniesieniu do zamówień, których szacowana wartość jest równa progom wskazanym w art. 170 ust. 1 lub wyższa.

Nie jest ono obowiązkowe w przypadku umów szczegółowych opartych na umowach ramowych.

W procedurze otwartej w ogłoszeniu o zamówieniu określa się termin, godzinę oraz, w stosownych przypadkach, miejsce posiedzenia komisji otwierającej, które jest otwarte dla oferentów.

Instytucje zamawiające precyzują, czy dopuszczają oferty wariantowe, i określają minimalne poziomy wymaganych zdolności w przypadku skorzystania z możliwości przewidzianej w art. 146 ust. 2 akapit drugi. Określają one kryteria wyboru, o których mowa w art. 146 i które zamierzają zastosować, minimalną liczbę kandydatów, których zamierzają zaprosić do składania ofert, w stosownych przypadkach również ich maksymalną liczbę, a także obiektywne i niedyskryminacyjne kryteria, jakie zamierzają zastosować, aby ograniczyć tę liczbę, zgodnie z art. 128 ust. 1 akapit drugi.

W przypadku nieograniczonego, bezpośredniego i pełnego dostępu drogą elektroniczną do zaproszenia do składania ofert, szczególnie w dynamicznych systemach zakupów, o których mowa w art. 131, w ogłoszeniu o zamówieniu podaje się adres strony internetowej, na której można zapoznać się z tymi dokumentami.

Instytucje zamawiające, zamierzające zorganizować konkurs, wydają ogłoszenie zawiadamiające o tym zamiarze.

W stosownych przypadkach instytucje zamawiające określają w ogłoszeniu o zamówieniu, że procedura udzielania zamówień jest procedurą międzyinstytucjonalną. Wówczas w ogłoszeniu o zamówieniu wskazuje się instytucje, agencje wykonawcze lub organy, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, zaangażowane w procedurę udzielania zamówień, instytucję odpowiedzialną za procedurę udzielania zamówień oraz całkowitą wielkość zamówień dla wszystkich tych instytucji, agencji wykonawczych lub organów.

4.   W ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia zawiadamia się o wyniku procedury mającej na celu udzielenie zamówień, zawarcie umów ramowych lub udzielenie zamówień opartych na dynamicznym systemie zakupów. W przypadku zamówień, których wartość jest równa progom określonym w art. 170 ust. 1 lub wyższa, ogłoszenie o udzieleniu zamówienia jest obowiązkowe. Nie jest ono obowiązkowe w przypadku umów szczegółowych opartych na umowach ramowych.

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesyłane jest do Urzędu Publikacji nie później niż w terminie 48 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy lub umowy ramowej. Jednakże ogłoszenia o zamówieniach opartych na dynamicznym systemie zakupów mogą być grupowane kwartalnie. W takim przypadku są one wysyłane do Urzędu Publikacji nie później niż w terminie 48 dni po zakończeniu każdego kwartału.

Instytucje zamawiające, które zorganizowały konkurs, wysyłają do Urzędu Publikacji ogłoszenie o jego wynikach.

W przypadku procedury międzyinstytucjonalnej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesyła ta instytucja zamawiająca, która jest odpowiedzialna za procedurę.

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesyłane jest do Urzędu Publikacji również w przypadku zamówień bądź umów ramowych o wartości równej progom określonym w art. 170 ust. 1 bądź wyższej, udzielonych lub zawartych w drodze procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, w odpowiednim czasie pozwalającym na publikację przed podpisaniem zamówienia lub umowy, zgodnie z warunkami ustanowionymi w art. 171 ust. 1.

Nie naruszając przepisów art. 21, informacje dotyczące wartości i wykonawców umów szczegółowych opartych na umowach ramowych w danym roku budżetowym są publikowane na stronie internetowej instytucji zamawiającej najpóźniej do dnia 30 czerwca roku następującego po zakończeniu danego roku budżetowego, jeśli w wyniku zawarcia umowy szczegółowej przekroczone zostają progi, o których mowa w art. 170 ust. 1, bądź gdy łączna wartość umów szczegółowych jest wyższa od tych progów.

5.   Ogłoszenia są sporządzane zgodnie ze standardowymi formularzami przyjętymi przez Komisję na mocy dyrektywy 2004/18/WE.

Artykuł 124

Ogłaszanie zamówień nieobjętych dyrektywą 2004/18/WE

(Artykuł 103 rozporządzenia finansowego)

1.   Zamówienia, których wartość jest niższa od progów ustanowionych w art. 170 ust. 1, są ogłaszane we właściwy sposób w celu zapewnienia konkurencyjności i bezstronności procedury udzielania zamówień. Ogłaszanie obejmuje:

2.   Lista wykonawców, którym udzielono zamówień dotyczących nieruchomości oraz zamówień określonych jako tajne zgodnie z art. 134 ust. 1 lit. j) niniejszego rozporządzenia, publikowana jest jedynie raz w roku, ze wskazaniem przedmiotu i wartości udzielonych zamówień. Lista ta jest przesyłana Parlamentowi Europejskiemu i Radzie. W przypadku Komisji zostaje ona załączona do podsumowania sprawozdań rocznych z działalności, o którym mowa w art. 66 ust. 9 rozporządzenia finansowego.

3.   Informacje dotyczące zamówień o wartości wyższej niż kwota, o której mowa w art. 137 ust. 1, które nie były przedmiotem osobnego ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, przesyłane są do Urzędu Publikacji. Coroczna lista wykonawców przesyłana jest nie później niż dnia 30 czerwca następnego roku budżetowego.

4.   Informacje dotyczące zamówień o wartości wyższej niż kwota, o której mowa w art. 137 ust. 2, publikowane są na stronie internetowej instytucji najpóźniej dnia 30 czerwca następnego roku budżetowego.

Artykuł 125

Publikacja ogłoszeń

(Artykuł 103 rozporządzenia finansowego)

1.   Urząd Publikacji publikuje ogłoszenia, o których mowa w art. 123 i 124, w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej nie później niż w ciągu dwunastu dni kalendarzowych od dnia ich wysłania.

Okres wskazany w akapicie pierwszym jest skracany do pięciu dni kalendarzowych w przypadku procedur przyspieszonych, o których mowa w art. 154.

2.   Instytucja zamawiająca musi być w stanie udokumentować datę wysłania.

Artykuł 126

Inne formy ogłaszania

(Artykuł 103 rozporządzenia finansowego)

Poza ogłaszaniem przewidzianym w art. 123, 124 i 125, zamówienia mogą być ogłaszane w każdy inny sposób, w szczególności w formie elektronicznej. Wszelkie takie formy ogłaszania zawierają odniesienie do ogłoszenia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, jak przewidziano w art. 125, jeżeli taka publikacja miała miejsce, i nie mogą poprzedzać publikacji tego ogłoszenia, które jako jedyne jest ogłoszeniem autentycznym.

Takie formy ogłaszania nie mogą wprowadzać żadnej dyskryminacji między kandydatami lub oferentami ani nie mogą zawierać szczegółów innych niż zawarte w ogłoszeniu o zamówieniu, jeżeli zostało ono opublikowane.

Sekcja 3

Procedury udzielania zamówień

Artykuł 127

Rodzaje procedur udzielania zamówień

(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)

1.   Zamówienia udzielane są w drodze zaproszenia do składania ofert, procedury otwartej, ograniczonej lub negocjacyjnej po opublikowaniu ogłoszenia o zamówieniu lub w drodze procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, w stosownych przypadkach w następstwie przeprowadzenia konkursu.

2.   Procedury udzielania zamówień są otwarte, jeżeli wszystkie zainteresowane podmioty gospodarcze mogą złożyć ofertę. Dotyczy to również dynamicznych systemów zakupów, o których mowa w art. 131.

Procedury udzielania zamówień są ograniczone wówczas, gdy wszystkie podmioty gospodarcze mogą wnioskować o dopuszczenie do udziału, ale tylko kandydaci spełniający kryteria wyboru, o których mowa w art. 146, zaproszeni równocześnie i w formie pisemnej przez instytucje zamawiające, mogą składać oferty lub rozwiązania w ramach procedury dialogu konkurencyjnego, o której mowa w art. 132.

Etap wyboru może być powtarzany w odniesieniu do każdego poszczególnego zamówienia, również w przypadku dialogu konkurencyjnego, lub obejmować sporządzenie listy potencjalnych kandydatów w ramach procedury, o której mowa w art. 136 ust. 1 lit. a).

3.   W przypadku procedury negocjacyjnej instytucje zamawiające konsultują się z wybranymi oferentami, którzy spełniają kryteria wyboru ustanowione w art. 146, i negocjują warunki oferty z jednym lub z kilkoma oferentami.

W przypadku procedur negocjacyjnych z publikacją ogłoszenia, o których mowa w art. 135, instytucje zamawiające równocześnie i w formie pisemnej zapraszają wybranych kandydatów do negocjacji.

4.   Konkursy są procedurami umożliwiającymi instytucji zamawiającej uzyskanie, przede wszystkim w dziedzinie architektury, inżynierii lądowej lub przetwarzania danych, planu lub projektu proponowanego przez komisję konkursową po przeprowadzeniu przetargu konkurencyjnego z nagrodami lub bez.

Artykuł 128

Liczba kandydatów w procedurze ograniczonej i negocjacyjnej

(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)

1.   W procedurze ograniczonej oraz w procedurach, o których mowa w art. 136 ust. 1 lit. a) i b), liczba kandydatów zaproszonych do złożenia oferty nie może być mniejsza niż pięć, pod warunkiem że wystarczająca liczba kandydatów spełnia kryteria wyboru.

Instytucja zamawiająca może również dopuścić maksymalną liczbę kandydatów, w zależności od przedmiotu zamówienia oraz na podstawie obiektywnych i niedyskryminacyjnych kryteriów wyboru. W takich przypadkach zakres i kryteria są wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu lub w zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania, o których mowa w art. 123 i 124.

W każdym przypadku liczba kandydatów zaproszonych do składania ofert musi być wystarczająca do zapewnienia rzeczywistej konkurencji.

2.   W przypadku procedur negocjacyjnych oraz po dialogu konkurencyjnym do negocjacji lub do składania ofert musi zostać zaproszonych co najmniej trzech kandydatów, pod warunkiem że wystarczająca liczba kandydatów spełnia kryteria wyboru.

Liczba kandydatów zaproszonych do składania ofert musi być wystarczająca do zapewnienia rzeczywistej konkurencji.

Przepisy akapitu pierwszego i drugiego nie stosują się do:

3.   W przypadku gdy liczba kandydatów spełniających kryteria wyboru i poziomy minimalne jest mniejsza od liczby minimalnej określonej w ust. 1 i 2, instytucja zamawiająca może kontynuować procedurę poprzez zaproszenie kandydata lub kandydatów posiadających wymagane zdolności. Instytucja zamawiająca nie może natomiast włączać do procedury innych podmiotów gospodarczych, które nie zostały pierwotnie zaproszone do udziału w procedurze, ani kandydatów, którzy nie posiadają wymaganych zdolności.

Artykuł 129

Zasady dotyczące procedur negocjacyjnych

(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)

Instytucje zamawiające negocjują z oferentami złożone przez nich oferty w celu dostosowania ich do wymogów, określonych w ogłoszeniu o zamówieniu, o którym mowa w art. 123, lub w specyfikacjach i wszelkich innych dodatkowych dokumentach oraz w celu znalezienia oferty najbardziej korzystnej ekonomicznie.

W trakcie negocjacji instytucje zamawiające zapewniają równość traktowania wszystkich oferentów.

W przypadku gdy instytucje zamawiające mogą, zgodnie z art. 135, udzielić zamówienia w drodze procedury negocjacyjnej po publikacji ogłoszenia o zamówieniu mogą one zorganizować przeprowadzenie procedury negocjacyjnej w kilku etapach, tak aby ograniczyć liczbę ofert stanowiących przedmiot negocjacji, stosując jednocześnie kryteria udzielania zamówień wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji. Możliwość taką zaznacza się w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji.

Artykuł 130

Konkursy

(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)

1.   Informacje o zasadach organizacji konkursu są przekazywane podmiotom zainteresowanym wzięciem udziału w konkursie.

Liczba kandydatów zaproszonych do wzięcia udziału w konkursie musi być wystarczająca do zapewnienia rzeczywistej konkurencji.

2.   Komisja konkursowa wyznaczana jest przez właściwego urzędnika zatwierdzającego. Komisja konkursowa składa się wyłącznie z osób fizycznych niepowiązanych z uczestnikami konkursu. Jeżeli od uczestników konkursu wymagane są szczególne kwalifikacje zawodowe, co najmniej jedna trzecia członków komisji konkursowej musi posiadać takie same lub równoważne kwalifikacje.

Wydając opinie, komisja konkursowa zachowuje niezależność. Jej opinie przyjmowane są na podstawie projektów przedłożonych jej anonimowo przez kandydatów i wyłącznie w świetle kryteriów określonych w ogłoszeniu o konkursie.

3.   Propozycje komisji konkursowej, oparte na wartości merytorycznej każdego projektu, oraz jej uwagi rejestrowane są w protokole podpisywanym przez jej członków.

Kandydaci pozostają anonimowi do czasu wydania przez komisję konkursową swojej opinii.

Kandydaci mogą zostać zaproszeni przez komisję konkursową do udzielenia odpowiedzi na pytania zawarte w protokole, w celu objaśnienia projektu. Następnie sporządzany jest pełny protokół przeprowadzonego dialogu.

4.   Instytucja zamawiająca podejmuje następnie decyzję, w której określa się imię i nazwisko lub nazwę wybranego kandydata, jego adres oraz uzasadnienie wyboru przez odniesienie do kryteriów wskazanych w ogłoszeniu o konkursie, w szczególności jeżeli różni się on od propozycji zawartych w opinii komisji konkursowej.

Artykuł 131

Dynamiczny system zakupów

(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)

1.   Dynamiczny system zakupów jest w pełni elektronicznym procesem dokonywania bieżących zakupów, otwartym przez cały czas jego trwania dla każdego podmiotu gospodarczego, który spełnia kryteria wyboru i który złożył orientacyjną ofertę zgodną ze specyfikacją i z ewentualnymi dokumentami dodatkowymi. Oferty orientacyjne mogą zostać w każdej chwili poprawione, pod warunkiem że nadal będą zgodne ze specyfikacją.

2.   Do celów ustanowienia dynamicznego systemu zakupów instytucje zamawiające publikują ogłoszenie o zamówieniu, które precyzuje, że stosuje się dynamiczny system zakupów oraz które zawiera adres strony internetowej zapewniającej nieograniczony, bezpośredni i pełny dostęp do specyfikacji i wszelkich dodatkowych dokumentów od dnia opublikowania ogłoszenia do dnia wygaśnięcia systemu.

Instytucje zamawiające wskazują w specyfikacji między innymi charakter zakupów, których planują dokonywać w ramach systemu, a także wszelkie niezbędne informacje na temat systemu zakupów, wykorzystywanego sprzętu elektronicznego oraz zasady i specyfikacje techniczne dotyczące połączenia.

3.   Przez cały czas trwania dynamicznego systemu zakupów instytucje zamawiające umożliwiają każdemu podmiotowi gospodarczemu przedstawienie oferty orientacyjnej w celu dopuszczenia go do systemu na warunkach, o których mowa w ust. 1. Instytucje dokonują oceny w maksymalnym terminie 15 dni od daty złożenia oferty orientacyjnej. Mogą one jednak przedłużyć okres oceny, jeżeli w tym czasie nie zostanie ogłoszone żadne zaproszenie do składania ofert.

Instytucja zamawiająca możliwie najszybciej zawiadamia oferenta o dopuszczeniu go do dynamicznego systemu zakupów lub odrzuceniu jego oferty.

4.   Każda umowa szczegółowa jest przedmiotem zaproszenia do składania ofert. Przed opublikowaniem takiego zaproszenia instytucje zamawiające publikują uproszczone ogłoszenie o zamówieniu, zapraszając wszystkie zainteresowane podmioty gospodarcze do przedstawienia oferty orientacyjnej w terminie, który nie może być krótszy niż 15 dni, licząc od daty przesłania uproszczonego ogłoszenia. Instytucje zamawiające przystępują do udzielania zamówienia dopiero po zakończeniu oceny wszystkich ofert orientacyjnych przedstawionych w tym terminie.

Instytucje zamawiające zapraszają wszystkich oferentów dopuszczonych do systemu, aby złożyli swoje oferty w rozsądnym terminie. Zamówienie udzielane jest oferentowi, który przedstawił ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie w świetle kryteriów udzielania zamówień wskazanych w ogłoszeniu o zamówieniu dotyczącym ustanowienia dynamicznego systemu zakupów. W stosownych przypadkach kryteria te mogą zostać dokładniej określone w zaproszeniu do składania ofert.

5.   Dynamiczny system zakupów nie może obowiązywać dłużej niż cztery lata, z wyjątkiem szczególnych i należycie uzasadnionych przypadków.

Instytucje zamawiające nie mogą korzystać z tego systemu w celu uniemożliwiania, ograniczania lub naruszania konkurencji.

Od zainteresowanych podmiotów gospodarczych ani od uczestników systemu nie można pobierać żadnych opłat.

Artykuł 132

Dialog konkurencyjny

(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)

1.   W przypadku szczególnie złożonych zamówień, jeżeli instytucja zamawiająca uzna, że bezpośrednie skorzystanie z procedury otwartej lub z istniejących zasad regulujących procedurę ograniczoną nie pozwoli na udzielenie zamówienia oferentowi, który przedstawił ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie, może ona skorzystać z dialogu konkurencyjnego, o którym mowa w art. 29 dyrektywy 2004/18/WE.

Zamówienie jest uznawane za szczególnie złożone, gdy instytucja zamawiająca nie jest w stanie obiektywnie określić środków technicznych odpowiadających istniejącym potrzebom lub celom, ani też określić struktury prawnej lub finansowej projektu.

2.   Instytucje zamawiające publikują ogłoszenie o zamówieniu, przedstawiając w nim swoje potrzeby i wymogi, które określają w tym ogłoszeniu lub w dokumencie opisowym.

3.   Instytucje zamawiające podejmują dialog z kandydatami, którzy spełniają kryteria wyboru określone w art. 146, w celu identyfikacji i określenia najwłaściwszych środków do zaspokojenia swoich potrzeb.

Podczas tego dialogu instytucje zamawiające zapewniają równość traktowania wszystkich oferentów oraz poufność zaproponowanych rozwiązań lub innych informacji przekazanych przez kandydata uczestniczącego w dialogu, chyba że wyrazi on zgodę na ich ujawnienie.

Instytucje zamawiające mogą przewidzieć wieloetapowy przebieg procedury, aby ograniczyć liczbę rozwiązań do omówienia na etapie dialogu poprzez zastosowanie kryteriów udzielania zamówień wskazanych w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumencie opisowym, jeżeli taka możliwość jest przewidziana w ogłoszeniu lub dokumencie opisowym.

4.   Po zawiadomieniu uczestników dialogu o jego zakończeniu instytucje zamawiające zapraszają ich do złożenia ostatecznych ofert w oparciu o jedno lub kilka rozwiązań przedstawionych i określonych podczas dialogu. Oferty te zawierają wszystkie elementy, które są wymagane i niezbędne do realizacji projektu.

Na wniosek instytucji zamawiającej oferty mogą być wyjaśniane, doprecyzowywane i dopracowywane, pod warunkiem że nie powoduje to modyfikacji zasadniczych elementów oferty lub zaproszenia do składania ofert, których zmiana mogłaby naruszyć konkurencję lub wywrzeć skutek dyskryminacyjny.

Oferent, którego oferta została uznana za najbardziej korzystną ekonomicznie, może zostać poproszony, na wniosek instytucji zamawiającej, o wyjaśnienie aspektów swojej oferty lub o potwierdzenie zawartych w niej zobowiązań, pod warunkiem że nie będzie to skutkowało zmianą zasadniczych elementów oferty lub zaproszenia do składania ofert i nie będzie niosło ryzyka naruszenia konkurencji lub spowodowania dyskryminacji.

5.   Instytucje zamawiające mogą ustalać ceny lub płatności dla uczestników dialogu.

Artykuł 133

Wspólna procedura udzielania zamówień

(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)

W przypadku wspólnej procedury udzielania zamówień przeprowadzanej przez jedną instytucję oraz instytucję zamawiającą z co najmniej jednego państwa członkowskiego, państwa EFTA lub kraju kandydującego do Unii, stosuje się przepisy proceduralne mające zastosowanie do danej instytucji.

W przypadkach gdy udział w ogólnej szacowanej wartości zamówienia, za który odpowiedzialna jest lub którym zarządza instytucja zamawiająca z państwa członkowskiego, jest równy 50 % lub wyższy, bądź w innych należycie uzasadnionych przypadkach, dana instytucja może zdecydować, że stosuje się zasady proceduralne mające zastosowanie do instytucji zamawiającej z państwa członkowskiego, pod warunkiem że można je uznać za równoważne zasadom proceduralnym danej instytucji.

Dana instytucja oraz instytucja zamawiająca z państwa członkowskiego, państwa EFTA lub kraju kandydującego do Unii, uczestniczące we wspólnej procedurze udzielania zamówień uzgadniają w szczególności praktyczne metody oceny wniosków o dopuszczenie do udziału lub ofert i udzielania zamówień, a także prawo mające zastosowanie do danego zamówienia oraz sąd właściwy do rozstrzygania sporów.

Artykuł 134

Zastosowanie procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu

(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)

1.   Instytucje zamawiające mogą korzystać z procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, niezależnie od wartości szacunkowej zamówienia, w następujących przypadkach:

2.   W odniesieniu do dodatkowych usług i robót budowlanych, o których mowa w ust. 1 lit. e), instytucja zamawiająca może skorzystać z procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, pod warunkiem że zamówienie jest udzielane wykonawcy, który wykonuje zamówienie w jednym z następujących przypadków:

Łączna wartość zamówień dodatkowych nie może przekroczyć 50 % kwoty zamówienia pierwotnego.

3.   W przypadkach, o których mowa w ust. 1 lit. f) niniejszego artykułu, opcja wykorzystania procedury negocjacyjnej zostaje wskazana, jak tylko pierwsza operacja zostanie poddana konkurencyjnemu przetargowi, a całkowity szacowany koszt kolejnych usług lub robót budowlanych jest uwzględniany przy obliczaniu progów, o których mowa w art. 170 ust. 1. Procedura ta może być stosowana wyłącznie podczas wykonywania pierwotnej umowy, a najpóźniej w ciągu trzech lat od jej podpisania.

Artykuł 135

Zastosowanie procedury negocjacyjnej po uprzednim ogłoszeniu

(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)

1.   Instytucje zamawiające mogą stosować procedurę negocjacyjną po opublikowaniu ogłoszenia o zamówieniu, niezależnie od wartości szacunkowej zamówienia, w następujących przypadkach:

2.   W przypadkach, o których mowa w ust. 1 lit. a), instytucje zamawiające mogą odstąpić od publikowania ogłoszenia o zamówieniu, jeżeli uwzględniają one w procedurze negocjacyjnej wszystkich oferentów i wyłącznie tych oferentów, którzy spełniają kryteria wyboru oraz którzy w trakcie poprzedniej procedury złożyli oferty zgodnie z wymogami formalnymi procedury udzielania zamówień.

Artykuł 136

Procedura obejmująca zaproszenie do wyrażenia zainteresowania

(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)

1.   W przypadku zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty, o której mowa w art. 170 ust. 1, i nie naruszając przepisów art. 134 i 135, instytucje zamawiające mogą korzystać z zaproszenia do wyrażenia zainteresowania, aby:

2.   Lista sporządzona w następstwie zaproszenia do wyrażenia zainteresowania jest ważna przez następujący okres:

Lista, o której mowa w akapicie pierwszym, może zawierać podlisty.

Każda zainteresowana osoba może złożyć wniosek w dowolnym momencie w okresie ważności listy, poza trzema ostatnimi miesiącami tego okresu.

3.   W przypadkach gdy udzielone ma zostać zamówienie, instytucja zamawiająca zaprasza wszystkich kandydatów lub potencjalnych oferentów z odpowiedniej listy lub jej części do:

Artykuł 137

Zamówienia o niskiej wartości

(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)

1.   Procedura negocjacyjna bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu obejmująca konsultacje z co najmniej trzema kandydatami może być stosowana w odniesieniu do zamówień o niskiej wartości, nieprzekraczającej 60 000 EUR.

Jeżeli w wyniku konsultacji z kandydatami instytucja zamawiająca otrzymuje tylko jedną ofertę ważną pod względem administracyjnym i technicznym, zamówienie może zostać udzielone, pod warunkiem że spełnione są kryteria udzielania zamówień.

2.   Zamówienia o bardzo niskiej wartości nieprzekraczającej 15 000 EUR mogą być udzielane na podstawie jednej oferty w następstwie procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu.

3.   Płatności kwot nieprzekraczających 1 000 EUR na pokrycie poszczególnych wydatków mogą być realizowane bezpośrednio na podstawie faktur, bez uprzedniej akceptacji oferty.

Artykuł 138

Dokumentacja przetargowa

(Artykuł 105 rozporządzenia finansowego)

1.   Dokumentacja przetargowa obejmuje co najmniej:

Przepis zawarty w akapicie pierwszym lit. c) nie ma zastosowania do przypadków, gdy z uwagi na wyjątkowe i należycie uzasadnione okoliczności nie można skorzystać z wzoru umowy.

Dokumentacja przetargowa zawiera odniesienie do środków ogłaszania podjętych na mocy art. 123–126.

2.   W zaproszeniu do składania ofert, do negocjacji lub do uczestnictwa w dialogu określa się co najmniej:

3.   W specyfikacji określa się co najmniej:

4.   Wzór umowy w szczególności:

Na potrzeby niniejszego ustępu akapit pierwszy lit. c) w przypadku zamówień, o których mowa w art. 121 ust. 1, projekt umowy może zawierać odniesienia wyłącznie do prawa krajowego.

5.   Instytucje zamawiające mogą zażądać od oferenta informacji dotyczących wszelkich części zamówienia, których podwykonawstwo ma on zamiar powierzyć osobom trzecim, oraz informacji dotyczących tożsamości podwykonawców. Oprócz informacji, o których mowa w art. 143, instytucja zamawiająca może ponadto zażądać od kandydata lub oferenta przedłożenia informacji dotyczących zdolności finansowych, ekonomicznych, technicznych i zawodowych przewidywanego podwykonawcy, o których mowa w art. 146, 147 i 148, w szczególności w sytuacji gdy podwykonawcy powierzana jest znacząca część zamówienia.

Artykuł 139

Specyfikacje techniczne

(Artykuł 105 rozporządzenia finansowego)

1.   Specyfikacje techniczne muszą umożliwiać kandydatom i oferentom równy dostęp oraz nie mogą tworzyć nieuzasadnionych przeszkód dla konkurencyjności przetargu.

Określają one cechy charakterystyczne, jakie musi posiadać produkt, usługa, materiał lub obiekt budowlany z uwzględnieniem celu, do jakiego są one przeznaczone przez instytucję zamawiającą.

2.   Cechy, o których mowa w ust. 1, obejmują:

3.   Specyfikacje techniczne są sformułowane w jeden z następujących sposobów:

4.   W przypadku gdy instytucje zamawiające korzystają z możliwości odniesienia się do specyfikacji, o których mowa w ust. 3 lit. a), nie mogą one odrzucić oferty na tej podstawie, że nie odpowiada ona tym specyfikacjom, jeżeli oferent lub kandydat udowodni instytucji zamawiającej, w sposób satysfakcjonujący i przy użyciu wszelkich właściwych środków, że oferta spełnia określone wymogi w sposób równoważny.

Właściwym środkiem może być dokumentacja techniczna producenta lub sprawozdanie z testów przeprowadzonych przez uznany organ.

5.   W przypadku gdy instytucje zamawiające korzystają z przewidzianej w ust. 3 lit. b) możliwości określenia specyfikacji w kategoriach efektywności lub wymagań w zakresie funkcjonalności, nie mogą one odrzucić oferty, która jest zgodna z normą krajową przenoszącą normę europejską, europejską aprobatą techniczną lub wspólną specyfikacją techniczną, normą międzynarodową lub systemami referencji technicznych opracowanymi przez europejskie organy normalizacyjne, jeżeli specyfikacje te odnoszą się do niezbędnych wymagań w zakresie efektywności lub funkcjonalności.

Oferent musi udowodnić instytucji zamawiającej, w sposób satysfakcjonujący i przy użyciu wszelkich właściwych środków, że jego oferta spełnia wymagania w zakresie efektywności lub funkcjonalności określone przez instytucję zamawiającą. Właściwym środkiem może być dokumentacja techniczna producenta lub sprawozdanie z testów przeprowadzonych przez uznany organ.

6.   W przypadku gdy instytucje zamawiające określają oddziaływanie na środowisko w kategoriach efektywności lub wymagań w zakresie funkcjonalności, mogą skorzystać ze szczegółowych specyfikacji określonych w europejskim, wielonarodowym lub krajowym oznakowaniu ekologicznym lub w jakimkolwiek innym oznakowaniu ekologicznym, lub, w razie konieczności, z części tych specyfikacji, o ile spełnione są następujące warunki:

7.   Instytucje zamawiające mogą wskazać, że produkty lub usługi posiadające oznakowanie ekologiczne uznaje się za zgodne ze specyfikacjami technicznymi określonymi w dokumentach dotyczących zamówienia. Instytucje przyjmują każdy inny odpowiedni dowód, jak np. dokumentacja techniczna producenta lub sprawozdania z testów przeprowadzonych przez uznany organ. Uznanym organem dla celów ust. 4, 5 i 6 jest laboratorium testowe lub kalibracyjne lub jednostka certyfikująca lub kontrolna, która spełnia wymogi odpowiednich norm europejskich.

8.   Poza wyjątkowymi przypadkami, należycie uzasadnionymi przedmiotem zamówienia, specyfikacje te nie mogą odnosić się do konkretnej marki lub źródła, konkretnego procesu, do znaków towarowych, patentów, rodzajów lub do szczególnego pochodzenia lub produkcji, które skutkowałyby uprzywilejowaniem lub wyeliminowaniem niektórych produktów lub podmiotów gospodarczych.

Jeżeli niemożliwe jest zapewnienie wystarczająco szczegółowego i zrozumiałego opisu przedmiotu zamówienia, po odniesieniu zamieszcza się wyrażenie „lub równoważny”.

Artykuł 140

Korekta cen

(Artykuł 105 rozporządzenia finansowego)

1.   W dokumentacji przetargowej jasno określa się, czy oferta cenowa musi być wiążąca i nie podlegająca korekcie.

2.   Jeżeli tak nie jest, w dokumentacji przetargowej określa się warunki lub formuły korekty cen w czasie trwania zamówienia. W takich przypadkach instytucja zamawiająca uwzględnia w szczególności:

Artykuł 141

Nielegalne działania stanowiące podstawę do wykluczenia

(Artykuł 106 rozporządzenia finansowego)

Przypadki, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. e) rozporządzenia finansowego, obejmują wszelkie nielegalne działania szkodzące interesom finansowym Unii, a w szczególności:

Artykuł 142

Stosowanie kryteriów wykluczenia i czas trwania wykluczenia

(Artykuły 106, 107, 108 i 109 rozporządzenia finansowego)

1.   Aby określić czas trwania wykluczenia, zapewniając jednocześnie zgodność z zasadą proporcjonalności, właściwa instytucja uwzględnia w szczególności wagę faktów, w tym ich wpływ na interesy finansowe oraz wizerunek Unii, jak również upływ czasu, czas trwania i powtarzalność danego przestępstwa, umyślność bądź stopień niedbalstwa, jakiego dopuścił się dany podmiot, oraz podjęte przez niego środki zaradcze.

Określając czas trwania wykluczenia, właściwa instytucja umożliwia danemu kandydatowi lub oferentowi wyrażenie opinii.

W przypadkach gdy czas trwania wykluczenia określają, zgodnie z prawem właściwym, władze lub organy, o których mowa w art. 108 ust. 2 i 3 rozporządzenia finansowego, Komisja stosuje ten czas trwania wykluczenia nie dłużej niż przez okres maksymalny określony w art. 106 ust. 4 rozporządzenia finansowego. Okres, o którym mowa w art. 106 ust. 4 rozporządzenia finansowego, ustala się na maksymalnie pięć lat liczone:

Do celów akapitu trzeciego lit. b), jeżeli poważne uchybienie zawodowe zostało stwierdzone decyzją organu władzy publicznej lub organizacji międzynarodowej, decyduje data decyzji.

Okres wykluczenia może zostać przedłużony do dziesięciu lat w przypadku ponownego popełnienia danego przestępstwa w ciągu pięciu lat od dnia, o którym mowa w akapicie trzecim lit. a) i b), z zastrzeżeniem przepisów ust. 1.

2.   Kandydaci lub oferenci są wykluczeni z procedury udzielania zamówień i udzielania dotacji, dopóki znajdują się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. a) i d) rozporządzenia finansowego.

Artykuł 143

Dowody

(Artykuł 106 i 107 rozporządzenia finansowego)

1.   Kandydaci i oferenci przedstawiają oświadczenie opatrzone odpowiednimi podpisami i datą, w którym deklarują, że nie znajdują się w żadnej z sytuacji, o których mowa w art. 106 i 107 rozporządzenia finansowego.

Jednakże w przypadku procedury ograniczonej, dialogu konkurencyjnego oraz procedury negocjacyjnej po publikacji ogłoszenia o zamówieniu, jeżeli instytucja zamawiająca ogranicza liczbę kandydatów zaproszonych do negocjacji lub do złożenia ofert, wszyscy kandydaci zobowiązani są złożyć zaświadczenia, o których mowa w ust. 3.

Opierając się na dokonanej ocenie przez siebie ocenie ryzyka, instytucja zamawiająca może odstąpić od żądania oświadczenia, o którym mowa w akapicie pierwszym, w przypadku zamówień, o których mowa w art. 137 ust. 2. Jednakże w przypadku zamówień, o których mowa w art. 265 ust. 1, art. 267 ust. 1 i art. 269 ust. 1, instytucja zamawiająca może odstąpić od żądania tego oświadczenia dla zamówień o wartości równej 20 000 EUR bądź mniejszej.

2.   Oferent, któremu ma zostać udzielone zamówienie, dostarcza dowody, o których mowa w ust. 3 niniejszego artykułu, potwierdzające oświadczenie, o którym mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, w terminie wyznaczonym przez instytucję zamawiającą i przed podpisaniem umowy, w odniesieniu do:

W przypadku zamówień o wartości poniżej progów, o których mowa w lit. a) i b) akapitu pierwszego niniejszego ustępu, i w razie wątpliwości, czy oferent, któremu ma zostać udzielone zamówienie, nie znajduje się w jednej z sytuacji mogących stanowić podstawę wykluczenia, instytucja zamawiająca może zażądać od niego dowodów, o których mowa w ust. 3.

3.   Za wystarczający dowód potwierdzający, że kandydat lub oferent, któremu ma zostać udzielone zamówienie, nie znajduje się w żadnej z sytuacji opisanych w art. 106 ust. 1 lit. a), b) lub e) rozporządzenia finansowego, instytucja zamawiająca uznaje aktualne wyciągi z rejestru sądowego lub w razie ich braku – aktualny równoważny dokument wystawiony przez organ sądowy lub administracyjny w kraju pochodzenia, wykazujący, że wymogi te są spełnione. Za wystarczający dowód potwierdzający, że kandydat lub oferent nie znajduje się w żadnej z sytuacji opisanych w art. 106 ust. 1 lit. a) lub d) rozporządzenia finansowego, instytucja zamawiająca uznaje aktualne zaświadczenie wydane przez właściwy organ danego państwa.

Jeżeli dokument lub zaświadczenie, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, nie są wydawane w danym kraju, a także w innych przypadkach wykluczenia, o których mowa w art. 106 rozporządzenia finansowego, można je zastąpić oświadczeniem złożonym pod przysięgą lub, jeżeli to niemożliwe, uroczystym oświadczeniem, złożonym przez zainteresowaną stronę przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem lub właściwą organizacją zawodową kraju pochodzenia.

4.   W zależności od ustawodawstwa kraju, w którym kandydat lub oferent ma swoją siedzibę, dokumenty, o których mowa w ust. 1 i 3, dotyczą osób prawnych lub osób fizycznych, w tym, gdy instytucja zamawiająca uzna to za niezbędne, dyrektorów przedsiębiorstwa lub innej osoby posiadającej w stosunku do nich uprawnienia reprezentacyjne, decyzyjne lub kontrolne.

5.   W razie wątpliwości, czy kandydaci lub oferenci nie znajdują się w jednej z sytuacji mogących stanowić podstawę wykluczenia, instytucje zamawiające mogą samodzielnie zwrócić się do właściwych władz, o których mowa w ust. 3, w celu uzyskania informacji na temat tej sytuacji, które ich zdaniem są niezbędne.

6.   Instytucja zamawiająca może zwolnić kandydata lub oferenta z obowiązku przedstawienia dowodów, o których mowa w ust. 3, jeżeli takie dowody zostały jej już wcześniej przedstawione na potrzeby innej procedury udzielania zamówień i pod warunkiem że od chwili wystawienia stosownych dokumentów nie upłynął więcej niż jeden rok oraz że dokumenty te są nadal ważne.

W takim przypadku kandydat lub oferent składa oświadczenie, że złożył już wymagane dowody w trakcie wcześniejszej procedury udzielania zamówień, oraz potwierdza, że w jego sytuacji nie zaszła od tej pory żadna zmiana.

7.   Na wniosek instytucji zamawiającej kandydat lub oferent dostarcza oświadczenie przewidzianego podwykonawcy poświadczające, że ten ostatni nie znajduje się w żadnej z sytuacji, o których mowa w art. 106 i 107 rozporządzenia finansowego.

W przypadku zastrzeżeń do wspomnianego oświadczenia instytucja zamawiająca żąda przedłożenia dowodów, o których mowa w ust. 3 i 4. W stosownych przypadkach zastosowanie ma ust. 5.

Artykuł 144

Centralna baza danych

(Artykuł 108 rozporządzenia finansowego)

1.   Instytucje, agencje wykonawcze oraz organy, o których mowa w art. 108 ust. 1 rozporządzenia finansowego, przekazują Komisji, w formacie określonym przez Komisję, informacje służące identyfikacji osób trzecich znajdujących się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 106, 107, art. 109 ust. 1 lit. b) i art. 109 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, oraz na temat podstaw wykluczenia i czasu trwania wykluczenia.

Przekazują one także informacje dotyczące osób posiadających uprawnienia reprezentacyjne, decyzyjne lub kontrolne w stosunku do osób trzecich będących podmiotami prawnymi, jeśli osoby te znalazły się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 106, 107 i art. 109 ust. 1 lit. b) i art. 109 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego.

Władze i organy, o których mowa w art. 108 ust. 2 i 3 rozporządzenia finansowego, przekazują Komisji, w formacie określonym przez Komisję, informacje o osobach trzecich znajdujących się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. e) rozporządzenia finansowego, jeżeli ich postępowanie naruszyło interesy finansowe Unii, oraz osobach posiadających uprawnienia reprezentacyjne, decyzyjne lub kontrolne w stosunku do osób trzecich będących podmiotami prawnymi, dotyczące:

2.   Instytucje, agencje, władze oraz organy, o których mowa w ust. 1, wyznaczają osoby upoważnione do przekazywania Komisji oraz do odbioru od Komisji informacji zawartych w bazie danych.

W przypadku instytucji, agencji, władz i organów, o których mowa w art. 108 ust. 1 rozporządzenia finansowego, wyznaczone osoby bezzwłocznie przekazują informacje księgowemu Komisji, a także zwracają się odpowiednio o wprowadzenie określonych danych do bazy danych bądź ich modyfikację lub usunięcie.

W przypadku władz i organów, o których mowa w art. 108 ust. 2 rozporządzenia finansowego, wyznaczone osoby przekazują wymagane informacje urzędnikowi zatwierdzającemu Komisji odpowiedzialnemu za dany program bądź dane działanie, w ciągu trzech miesięcy od dnia wydania odnośnego wyroku.

Księgowy Komisji wprowadza dane do bazy danych, modyfikuje je bądź usuwa. Co miesiąc dostarcza on wyznaczonym osobom, poprzez bezpieczny protokół, zweryfikowane dane figurujące w bazie danych.

3.   Instytucje, agencje, władze i organy, o których mowa w ust. 1, poświadczają Komisji, że przekazane przez nie informacje zostały zgromadzone i przekazane zgodnie z zasadami dotyczącymi ochrony danych osobowych ustanowionymi w rozporządzeniu (WE) nr 45/2001 i w dyrektywie 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (17).

W szczególności powiadamiają one z wyprzedzeniem wszystkie osoby trzecie lub osoby, o których mowa w ust. 1, że ich dane mogą zostać umieszczone w bazie danych oraz przekazane przez Komisję wyznaczonym osobom, o których mowa w ust. 2. W stosownych przypadkach, w związku z poprawieniem bądź usunięciem czy jakąkolwiek modyfikacją danych, dokonują one aktualizacji przekazanych informacji.

Każda osoba, której dane figurują w bazie danych, ma prawo, po złożeniu wniosku do księgowego Komisji, do uzyskania informacji o przechowywanych danych, które jej dotyczą.

4.   Państwa członkowskie podejmują odpowiednie środki w celu wspierania Komisji w efektywnym zarządzaniu bazą danych zgodnie z dyrektywą 95/46/WE.

W umowach z władzami państw trzecich i wszystkimi organami, o których mowa w art. 108 ust. 2 i 3 rozporządzenia finansowego, określa się odpowiednie zasady w celu zapewnienia przestrzegania tych przepisów i zasad dotyczących ochrony danych osobowych.

Artykuł 145

Kary administracyjne i finansowe

(Artykuł 109 i 131 rozporządzenia finansowego)

1.   Bez uszczerbku dla stosowania kar umownych kandydaci lub oferenci oraz wykonawcy, którzy złożyli fałszywe oświadczenia, popełnili istotne błędy lub dopuścili się nieprawidłowości lub nadużyć finansowych, lub zostali uznani za winnych poważnego naruszenia zobowiązań umownych, mogą zostać wykluczeni z wszelkich zamówień lub dotacji finansowanych z budżetu unijnego na okres nieprzekraczający pięciu lat od dnia, kiedy zostało stwierdzone naruszenie, potwierdzone w postępowaniu kontradyktoryjnym z kandydatem, oferentem lub wykonawcą.

Okres ten może zostać przedłużony do dziesięciu lat w przypadku ponownego popełnienia danego przestępstwa w ciągu pięciu lat od dnia, o którym mowa w akapicie pierwszym.

2.   Na oferentów lub kandydatów, którzy złożyli fałszywe oświadczenia, popełnili istotne błędy lub dopuścili się nieprawidłowości albo nadużyć finansowych, również mogą zostać nałożone kary finansowe stanowiące 2–10 % szacunkowej wartości całkowitej udzielanego zamówienia.

Na wykonawców, którzy zostali uznani za winnych poważnego naruszenia zobowiązań umownych, mogą zostać nałożone kary finansowe stanowiące 2–10 % całkowitej wartości danego zamówienia.

Kara może zostać podwyższona do wymiaru 4–20 % w przypadku kolejnego naruszenia w ciągu pięciu lat od dnia, o którym mowa w ust. 1 akapit pierwszy.

3.   Instytucja określa kary administracyjne lub finansowe, biorąc pod uwagę w szczególności czynniki, o których mowa w art. 142 ust. 1.

Artykuł 146

Kryteria wyboru

(Artykuł 110 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1.   Instytucje zamawiające opracowują jasne i niedyskryminacyjne kryteria wyboru.

2.   Kryteria wyboru stosuje się w każdej procedurze udzielania zamówień w celu dokonania oceny zdolności finansowych, ekonomicznych, technicznych i zawodowych kandydata lub oferenta.

Instytucja zamawiająca może ustanowić minimalny poziom zdolności, poniżej którego kandydaci nie mogą być wybierani.

3.   Każdy oferent lub kandydat może zostać poproszony o udowodnienie, że jest upoważniony do wykonania zamówienia na mocy prawa krajowego, co dokumentuje wpis do rejestru handlowego lub zawodowego, oświadczenie złożone pod przysięgą lub zaświadczenie, członkostwo w konkretnej organizacji, wyraźne zezwolenie lub wpis do rejestru podatników podatku od wartości dodanej (dalej zwanego rejestrem VAT).

4.   Instytucje zamawiające określają w ogłoszeniu o zamówieniu, zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania lub w zaproszeniu do składania ofert dokumenty, które służą do sprawdzenia statusu prawnego oferentów i kandydatów oraz ich zdolności prawnej i zdolności do czynności prawnych.

5.   Informacje wymagane przez instytucję zamawiającą jako dowód potwierdzający zdolności finansowe, ekonomiczne, techniczne i zawodowe kandydata lub oferenta oraz minimalne poziomy zdolności, wymagane zgodnie z ust. 2, nie mogą wykraczać poza przedmiot zamówienia i uwzględniają uzasadnione interesy podmiotów gospodarczych, jeżeli chodzi w szczególności o ochronę tajemnicy handlowej i technicznej przedsiębiorstwa.

6.   Instytucja zamawiająca może na podstawie przeprowadzonej przez siebie oceny ryzyka zrezygnować z żądania dowodu potwierdzającego zdolności finansowe, ekonomiczne, techniczne i zawodowe kandydatów lub oferentów w przypadku następujących rodzajów zamówień:

W przypadku gdy instytucja zamawiająca rezygnuje z żądania udokumentowania zdolności finansowych, ekonomicznych, technicznych i zawodowych kandydatów lub oferentów, zaliczki nie są wypłacane, chyba że zostanie złożone zabezpieczenie finansowe na równoważną kwotę.

Artykuł 147

Zdolności ekonomiczne i finansowe

(Artykuł 110 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1.   Dowody potwierdzające zdolności ekonomiczne i finansowe mogą zostać dostarczone w szczególności w postaci jednego lub kilku następujących dokumentów:

2.   Instytucja zamawiająca może zwolnić kandydata lub oferenta z obowiązku przedstawienia dowodów, o których mowa w ust. 1, jeżeli takie dowody zostały jej już wcześniej przedstawione na potrzeby innej procedury udzielania zamówień i nadal spełniają warunki określone w ust. 1.

Jeżeli, z jakichkolwiek szczególnych przyczyn, które instytucja zamawiająca uważa za uzasadnione, oferent lub kandydat nie jest w stanie dostarczyć dokumentów wymaganych przez instytucję zamawiającą, może on udowodnić swoje zdolności ekonomiczne i finansowe przy wykorzystaniu innych środków, które instytucja zamawiająca uzna za właściwe.

3.   Podmiot gospodarczy może, w stosownych przypadkach i w ramach konkretnego zamówienia, polegać na zdolnościach innych podmiotów, bez względu na charakter prawny powiązań, jakie go z nimi łączą. Musi on w takim przypadku udowodnić instytucji zamawiającej, że będzie miał do dyspozycji niezbędne zasoby do wykonania zamówienia, na przykład poprzez przedstawienie zobowiązania tych podmiotów do przekazania swoich zasobów do jego dyspozycji.

Instytucja zamawiająca może wymagać, aby podmiot gospodarczy i podmioty, o których mowa w akapicie pierwszym, były solidarnie odpowiedzialne za wykonanie zamówienia.

Na tych samych warunkach konsorcjum podmiotów gospodarczych, o którym mowa w art. 121 ust. 5, może polegać na zdolnościach członków konsorcjum lub innych podmiotów.

Artykuł 148

Zdolności techniczne i zawodowe

(Artykuł 110 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1.   Zdolności techniczne i zawodowe podmiotów gospodarczych są oceniane i weryfikowane zgodnie z ust. 2 i 3. W procedurze udzielania zamówień na dostawy wymagające prac w zakresie rozmieszczenia i instalacji, na usługi lub roboty budowlane zdolności te oceniane są w odniesieniu do w szczególności do ich know-how, wydajności, doświadczenia i rzetelności.

2.   Dowody potwierdzające zdolności techniczne i zawodowe podmiotów gospodarczych mogą być dostarczone, w zależności od charakteru, ilości lub skali i celu dostaw, usług lub robót budowlanych, które mają być zrealizowane, świadczone lub wykonane, na podstawie jednego lub kilku następujących dokumentów:

W przypadku gdy usługi lub dostawy, o których mowa w akapicie pierwszym lit. b) ppkt (i), dostarczane są instytucjom zamawiającym, dowody wykonania mają postać zaświadczeń wydanych lub poświadczonych przez właściwy organ.

Do celów akapitu pierwszego lit. b) ppkt (ii), wykazowi najważniejszych robót budowlanych towarzyszą zaświadczenia dotyczące należytego wykonania określające, czy roboty te zostały wykonane w sposób profesjonalny i zostały w pełni zakończone.

3.   W przypadku gdy usługi lub produkty, które mają zostać dostarczone, są złożone lub – w wyjątkowych sytuacjach – mają szczególne przeznaczenie, dowody potwierdzające zdolności techniczne i zawodowe mogą być zapewnione poprzez kontrolę przeprowadzoną przez instytucję zamawiającą lub w jej imieniu przez właściwy organ urzędowy kraju, w którym usługodawca lub dostawca ma siedzibę, z zastrzeżeniem zgody tego organu. Takie kontrole dotyczą zdolności technicznych i produkcyjnych dostawcy oraz, w razie potrzeby, jego zaplecza naukowo-badawczego i środków kontroli jakości.

4.   Zwracając się o przedstawienie zaświadczeń sporządzonych przez niezależne organy, poświadczających, że podmiot gospodarczy spełnia określone normy w zakresie zapewnienia jakości, instytucje zamawiające odnoszą się do systemów zapewnienia jakości opartych na odpowiedniej serii norm europejskich, poświadczonych przez akredytowane jednostki. Przyjmują one jednak również inne dowody dotyczące równoważnych środków z zakresu zapewnienia jakości, przedstawiane przez podmioty gospodarcze, które nie mają dostępu do takich zaświadczeń ani możliwości ich uzyskania w odpowiednim terminie.

5.   Zwracając się o przedstawienie zaświadczeń sporządzonych przez niezależne organy, poświadczających, że podmiot gospodarczy działa zgodnie z określonymi systemami zarządzania środowiskiem i normami w tym zakresie, instytucje zamawiające odnoszą się do unijnego systemu ekozarządzania i audytu lub do innych systemów zarządzania środowiskiem uznanych zgodnie z art. 45 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 (18), lub innych norm zarządzania środowiskiem opartych na odpowiednich europejskich lub międzynarodowych normach poświadczonych przez akredytowane jednostki. Instytucje uznają równoważne zaświadczenia od organów mających siedzibę w innych państwach członkowskich. Przyjmują one również inne dowody dotyczące równoważnych środków z zakresu zarządzania środowiskiem, przedstawiane przez podmioty gospodarcze.

6.   Podmiot gospodarczy może, w stosownych przypadkach i w ramach konkretnego zamówienia, polegać na zdolnościach innych podmiotów, bez względu na charakter prawny powiązań, jakie go z nimi łączą. Musi on w takim przypadku udowodnić instytucji zamawiającej, że będzie miał do dyspozycji niezbędne zasoby do wykonania zamówienia, na przykład poprzez przedstawienie zobowiązania tych podmiotów do przekazania swoich zasobów do jego dyspozycji.

Na tych samych warunkach konsorcjum podmiotów gospodarczych, o którym mowa w art. 121 ust. 5, może polegać na zdolnościach członków konsorcjum lub innych podmiotów.

7.   W przypadku zamówień na roboty budowlane, zamówień na usługi oraz prac w zakresie rozmieszczenia i instalacji w ramach zamówienia na dostawy, instytucja zamawiająca może wymagać, aby określone kluczowe zadania były wykonywane bezpośrednio przez samego oferenta lub, w przypadku oferty złożonej przez konsorcjum podmiotów gospodarczych, o którym mowa w art. 121 ust. 6, przez uczestnika konsorcjum.

8.   Instytucja zamawiająca może stwierdzić, że podmioty gospodarcze nie wykonają zamówienia na odpowiednim poziomie jakości, jeżeli ustali, że mają oni sprzeczne interesy, które mogą mieć negatywny wpływ na wykonanie zamówienia.

Artykuł 149

Zasady i kryteria udzielania zamówień

(Artykuł 110 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1.   Nie naruszając przepisów art. 107 rozporządzenia finansowego, zamówień udziela się w jeden z następujących sposobów:

2.   Aby ustalić, która oferta jest najbardziej korzystna ekonomicznie, instytucja zamawiająca bierze pod uwagę podaną cenę oraz inne kryteria jakościowe uzasadnione przedmiotem zamówienia, takie jak zalety techniczne, cechy estetyczne i funkcjonalne, charakterystyka środowiskowa, koszty eksploatacji, rentowność, termin ukończenia lub dostawy, usługi posprzedażne i pomoc techniczna. Instytucja zamawiająca może ustalić minimalne poziomy jakości. Oferty poniżej tego poziomu jakości są odrzucane.

3.   Instytucja zamawiająca określa w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji lub dokumencie opisowym, jakie znaczenie przypisze każdemu z kryteriów w celu określenia oferty najbardziej korzystnej ekonomicznie. Takie znaczenie może być wyrażone w formie przedziału o odpowiedniej rozpiętości.

Znaczenie przypisane kryterium ceny w stosunku do innych kryteriów nie może neutralizować kryterium ceny przy wyborze wykonawcy zamówienia, bez uszczerbku dla taryf ustanowionych przez instytucję w odniesieniu do wynagrodzenia za określone usługi, jak np. usługi świadczone przez specjalistów ds. oceny.

Jeżeli w szczególnych przypadkach przypisanie znaczenia kryteriom jest technicznie niemożliwe, w szczególności ze względu na przedmiot zamówienia, instytucja zamawiająca określa jedynie kolejność, w jakiej kryteria będą stosowane, w porządku od najbardziej do najmniej istotnego.

Artykuł 150

Stosowanie aukcji elektronicznych

(Artykuł 110 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1.   Instytucje zamawiające mogą stosować aukcje elektroniczne, w których przedstawiane są nowe, obniżane ceny lub nowe wartości dotyczące niektórych elementów ofert.

Do celów akapitu pierwszego instytucje zamawiające stosują powtarzalny proces elektroniczny (aukcję elektroniczną), który ma miejsce po wstępnej pełnej ocenie ofert i dzięki któremu są one klasyfikowane z wykorzystaniem metod automatycznej oceny.

2.   W procedurach otwartych, ograniczonych lub negocjacyjnych w przypadku, o którym mowa w art. 135 ust. 1 lit. a), instytucje zamawiające mogą podjąć decyzję, że udzielenie zamówienia publicznego jest poprzedzone aukcją elektroniczną, jeżeli specyfikację zamówienia można precyzyjnie określić.

W tych samych przypadkach aukcję elektroniczną można zastosować przy ponownym poddaniu zamówienia procedurze konkurencyjnej z udziałem stron umowy ramowej, o którym mowa w art. 122 ust. 3 lit. b), oraz przy poddaniu procedurze konkurencyjnej zamówień udzielanych w ramach dynamicznego systemu zakupów, o którym mowa w art. 131.

Aukcja elektroniczna oparta jest wyłącznie na cenach, w którym to przypadku zamówienie jest udzielane oferentowi, który podał najniższą cenę, bądź na cenach lub wartościach elementów ofert wskazanych w specyfikacji, w którym to przypadku zamówienie jest udzielane oferentowi, który przedstawił ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie.

3.   Instytucje zamawiające, które podejmują decyzję o przeprowadzeniu aukcji elektronicznej, zawiadamiają o tym fakcie w ogłoszeniu o zamówieniu.

Specyfikacja zawiera między innymi następujące informacje:

4.   Przed rozpoczęciem aukcji elektronicznej instytucje zamawiające dokonują pełnej wstępnej oceny ofert zgodnie z ustalonymi kryteriami udzielania zamówień i przypisanym im znaczeniem kryteriów.

Wszyscy oferenci, którzy złożyli dopuszczalne oferty, zostają zaproszeni jednocześnie drogą elektroniczną do przedstawienia nowych cen lub nowych wartości; zaproszenie zawiera wszelkie istotne informacje na temat indywidualnego połączenia ze stosowanym sprzętem elektronicznym i określa datę i godzinę rozpoczęcia aukcji elektronicznej. Aukcja elektroniczna może odbywać się w kilku kolejnych etapach. Aukcja elektroniczna może rozpocząć się najwcześniej dwa dni robocze po dacie przesłania zaproszeń.

5.   W przypadku gdy zamówienie ma zostać udzielone oferentowi przedstawiającemu ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie, do zaproszenia dołączany jest wynik pełnej oceny danej oferty, przeprowadzonej zgodnie z zasadami stosowania znaczenia kryteriów, przewidzianego w art. 149 ust. 3 akapit pierwszy.

Zaproszenie zawiera również wzór matematyczny, który stosowany jest podczas aukcji elektronicznej w celu automatycznego tworzenia kolejnych klasyfikacji na podstawie nowych podawanych cen lub wartości. Wzór uwzględnia znaczenie wszystkich kryteriów ustalonych w celu określenia oferty najbardziej korzystnej ekonomicznie, zgodnie z ogłoszeniem o zamówieniu lub specyfikacją. W związku z tym wszelkie przedziały sprowadza się jednak uprzednio do określonej wartości.

W przypadku dopuszczenia składania ofert wariantowych dla każdego wariantu podaje się odrębny wzór.

6.   Na każdym etapie aukcji elektronicznej instytucje zamawiające bezzwłocznie przekazują wszystkim oferentom co najmniej te informacje, które pozwolą im ocenić w dowolnym momencie swoją pozycję w klasyfikacji. Mogą one również przekazywać inne informacje dotyczące innych podawanych cen lub wartości, pod warunkiem że jest to przewidziane w specyfikacji. Mogą również w dowolnym momencie podać liczbę uczestników danego etapu aukcji. Jednak w żadnym wypadku, na jakimkolwiek etapie aukcji elektronicznej, nie mogą one ujawniać tożsamości oferentów.

7.   Instytucje zamawiające zamykają aukcję elektroniczną na jeden lub kilka z poniższych sposobów:

Do celów akapitu pierwszego lit. b) instytucje zamawiające wskazują w zaproszeniu do wzięcia udziału w aukcji czas, jaki musi upłynąć od otrzymania ostatniego postąpienia do zamknięcia aukcji elektronicznej.

Jeżeli instytucje zamawiające decydują o zamknięciu aukcji elektronicznej zgodnie z akapitem pierwszym lit. c), ewentualnie w połączeniu z zasadami przewidzianymi w akapicie pierwszym lit. b), zaproszenie do wzięcia udziału w aukcji zawiera harmonogram poszczególnych etapów aukcji.

8.   Po zamknięciu aukcji elektronicznej instytucje zamawiające udzielają zamówienia zgodnie z art. 149 na podstawie wyników aukcji elektronicznej.

Instytucje zamawiające nie mogą korzystać z aukcji elektronicznych w niewłaściwy sposób, ani też w sposób uniemożliwiający, ograniczający lub naruszający konkurencję, ani też w celu zmiany przedmiotu zamówienia, określonego w opublikowanym ogłoszeniu o zamówieniu i zdefiniowanego w specyfikacji.

Artykuł 151

Rażąco niskie oferty

(Artykuł 110 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1.   Jeżeli w przypadku konkretnego zamówienia oferty wydają się rażąco niskie, instytucja zamawiająca zobowiązana jest przed odrzuceniem takich ofert wyłącznie na tej podstawie zwrócić się na piśmie do oferenta o podanie szczegółów dotyczących tych elementów oferty, które uważa za istotne, oraz zweryfikować te elementy po należytym wysłuchaniu stron i uwzględnieniu otrzymanych wyjaśnień. Wyjaśnienia te mogą dotyczyć w szczególności przestrzegania przepisów z zakresu ochrony zatrudnienia i warunków pracy obowiązujących w miejscu wykonywania robót budowlanych, świadczenia usług lub realizacji dostaw.

Instytucja zamawiająca może w szczególności wziąć pod uwagę wyjaśnienia odnoszące się do:

2.   Jeżeli instytucja zamawiająca ustali, że oferta jest rażąco niska w wyniku udzielonej pomocy państwa, może ona odrzucić ofertę wyłącznie na tej podstawie jedynie w przypadku, gdy oferent nie jest w stanie udowodnić, w rozsądnym terminie ustalonym przez instytucję zamawiającą, że dana pomoc została przyznana ostatecznie i zgodnie z procedurami i decyzjami określonymi w unijnych przepisach w sprawie pomocy państwa.

Artykuł 152

Terminy składania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału

(Artykuł 111 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1.   Instytucje zamawiające określają w dniach kalendarzowych sztywne i bezwzględnie obowiązujące terminy składania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału. Terminy są wystarczająco długie, aby zapewnić zainteresowanym stronom rozsądny i odpowiedni okres na przygotowanie i złożenie swoich ofert, biorąc w szczególności pod uwagę złożoność zamówienia, potrzebę złożenia wizyty na miejscu lub zapoznania się na miejscu z dokumentami załączonymi do specyfikacji.

2.   W procedurach otwartych, w przypadku zamówień o wartości równej progom określonym w art. 170 ust. 1 lub wyższej, termin składania ofert jest nie krótszy niż 52 dni od dnia, w którym wysłano ogłoszenie o zamówieniu.

3.   W procedurach ograniczonych, w przypadku korzystania z dialogu konkurencyjnego, o którym mowa w art. 132, oraz w procedurach negocjacyjnych z ogłoszeniem, w przypadku zamówień o wartości przekraczającej progi określone w art. 170 ust. 1, termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału jest nie krótszy niż 37 dni od dnia, w którym wysłano ogłoszenie o zamówieniu.

W procedurach ograniczonych, w odniesieniu do zamówień o wartości równej progom ustanowionym w art. 170 ust. 1 lub wyższej, termin składania ofert jest nie krótszy niż 40 dni od dnia, w którym wysłano zaproszenia do składania ofert.

Jednak w procedurach po zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania, o których mowa w art. 136 ust. 1, termin składania ofert:

4.   W przypadku gdy instytucje zamawiające, zgodnie z art. 123 ust. 2, przesłały do publikacji wstępne ogłoszenie informacyjne lub same opublikowały wstępne ogłoszenie informacyjne w swoim profilu nabywcy w odniesieniu do zamówień, których wartość przekracza progi określone w art. 170 ust. 1, termin składania ofert może co do zasady zostać skrócony do 36 dni, ale w żadnych okolicznościach nie może on być krótszy niż 22 dni od dnia wysłania ogłoszenia o zamówieniu lub zaproszenia do składania ofert.

Skrócenie terminów, o których mowa w akapicie pierwszym, możliwe jest tylko wówczas, gdy wstępne ogłoszenie informacyjne spełnia następujące warunki:

5.   Terminy składania ofert mogą zostać skrócone o pięć dni, jeżeli od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu lub zaproszenia do wyrażenia zainteresowania zapewniony jest nieograniczony i bezpośredni dostęp drogą elektroniczną do wszystkich dokumentów składających się na zaproszenie do składania ofert.

Artykuł 153

Okres dostępu do dokumentacji przetargowej

(Artykuł 111 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1.   Pod warunkiem że wniosek został złożony we właściwym czasie przed upływem terminu składania ofert, specyfikacja lub dokumenty opisowe z procedury, o której mowa w art. 132, a także dokumenty dodatkowe przesyłane są w ciągu pięciu dni roboczych od dnia otrzymania wniosku, z zastrzeżeniem przepisów ust. 4, do wszystkich podmiotów gospodarczych, które wystąpiły o przekazanie specyfikacji lub wyraziły zainteresowanie udziałem w dialogu lub złożeniem oferty. Instytucje zamawiające nie są zobowiązane do odpowiedzi na wnioski o przekazanie dokumentów złożone mniej niż pięć dni roboczych przed upływem terminu składania ofert.

2.   Pod warunkiem że wniosek został złożony w odpowiednim czasie przed upływem terminu składania ofert, dodatkowe informacje odnoszące się do specyfikacji, dokumentów opisowych lub dokumentów dodatkowych, przekazywane są równocześnie wszystkim podmiotom gospodarczym, które wystąpiły o przekazanie specyfikacji lub wyraziły zainteresowanie udziałem w dialogu lub złożeniem oferty, najwcześniej jak to możliwe i nie później niż sześć dni kalendarzowych przed upływem terminu składania ofert lub w przypadku wniosków o informacje otrzymanych mniej niż osiem dni kalendarzowych przed upływem terminu składania ofert – najwcześniej jak to możliwe po otrzymaniu wniosku. Instytucje zamawiające nie są zobowiązane do odpowiedzi na wnioski o przekazanie dodatkowych informacji złożone mniej niż pięć dni roboczych przed upływem terminu składania ofert.

3.   Jeżeli, niezależnie od przyczyny, specyfikacja i dodatkowe dokumenty lub informacje nie mogą zostać przekazane w terminach określonych w ust. 1 i 2 niniejszego artykułu lub jeżeli oferty mogą zostać złożone dopiero po wizycie na miejscu lub po zapoznaniu się na miejscu z dokumentami załączonymi do specyfikacji, terminy składania ofert, o których mowa w art. 152, zostają przedłużone w celu umożliwienia wszystkim podmiotom gospodarczym zapoznania się ze wszystkimi informacjami niezbędnymi do przygotowania ofert. Przedłużenie to jest we właściwy sposób ogłaszane, zgodnie z zasadami określonymi w art. 123–126.

4.   Jeżeli w procedurze otwartej, w tym w dynamicznych systemach zakupów, o których mowa w art. 131, całe zaproszenie do składania ofert i wszystkie dokumenty dodatkowe są dostępne w sposób nieograniczony, bezpośredni i pełny drogą elektroniczną, przepisy ust. 1 niniejszego artykułu nie mają zastosowania. Ogłoszenie o zamówieniu, o którym mowa w art. 123 ust. 3, zawiera wówczas adres strony internetowej, na której dokumenty są udostępnione.

Artykuł 154

Terminy mające zastosowanie w przypadkach pilnych

(Artykuł 111 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1.   Jeżeli ze względu na należycie uzasadnioną pilną potrzebę nie mogą być zachowane minimalne terminy ustanowione w art. 152 ust. 3 w odniesieniu do procedur ograniczonych i procedur negocjacyjnych z publikacją ogłoszenia, instytucje zamawiające mogą ustalić następujące terminy, wyrażone w dniach kalendarzowych:

2.   W procedurach ograniczonych i przyspieszonych procedurach negocjacyjnych dodatkowe informacje dotyczące specyfikacji są przekazywane wszystkim kandydatom lub oferentom nie później niż cztery dni kalendarzowe przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem że wniosek w tej sprawie został złożony we właściwym czasie.

Artykuł 155

Metody komunikacji

(Artykuł 111 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1.   Zasady składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału są określane przez instytucję zamawiającą, która może wybrać wyłączny sposób składania ofert lub wniosków. Oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału mogą być składane w formie listownej lub drogą elektroniczną. Wnioski o dopuszczenie do udziału mogą być również składane za pośrednictwem faksu.

Wybrane środki komunikacji są powszechnie dostępne i nie mogą powodować ograniczenia dostępu podmiotów gospodarczych do procedury udzielania zamówień.

Wybrane środki komunikacji gwarantują spełnienie następujących warunków:

W razie gdy potrzebny jest dowód prawny, instytucje zamawiające mogą zażądać, by wnioski o dopuszczenie do udziału składane za pośrednictwem faksu były potwierdzone w formie listownej lub drogą elektroniczną możliwie jak najszybciej, a w każdym razie przed nieprzekraczalnym terminem określonym w art. 152.

2.   W przypadku gdy instytucja zamawiająca zezwala na składanie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału drogą elektroniczną, wykorzystywane narzędzia, a także ich właściwości techniczne mają charakter niedyskryminacyjny, są powszechnie dostępne, kompatybilne z ogólnie stosowanymi technologiami informacyjno-komunikacyjnymi oraz nie powodują ograniczenia dostępu podmiotów gospodarczych do procedury udzielania zamówień.

3.   Z wyjątkiem zamówień o wartości poniżej progu określonego w art. 170 ust. 1, urządzenia do elektronicznego przyjmowania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału gwarantują, poprzez środki techniczne i odpowiednie procedury, że:

4.   W przypadku gdy instytucja zamawiająca zezwala na składanie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału drogą elektroniczną, przyjmuje się, że dokumenty elektroniczne przedłożone za pośrednictwem tego systemu są oryginałami oraz że zostały podpisane przez uprawnionego przedstawiciela podmiotu gospodarczego.

5.   W przypadku gdy składanie ofert lub wniosków odbywa się w formie listownej, oferenci lub kandydaci mogą składać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału:

6.   W celu zachowania poufności i uniknięcia wszelkich trudności w przypadku ofert przesyłanych w formie listownej zaproszenie do składania ofert zawiera następujący zapis:

Oferta musi zostać złożona w zaklejonej kopercie, umieszczonej w drugiej zaklejonej kopercie. Na kopercie wewnętrznej musi być umieszczony, oprócz nazwy departamentu, będącego adresatem, wskazanego w zaproszeniu do składania ofert, napis: „Zaproszenie do składania ofert – nie otwierać przy rozdzielaniu poczty”. W przypadku zastosowania kopert samoprzylepnych muszą one być zaklejone taśmą samoprzylepną, a nadawca musi złożyć swój podpis na taśmie.

Artykuł 156

Wadium

(Artykuł 111 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

Instytucja zamawiająca może zażądać wadium, które wnosi się zgodnie z art. 163, stanowiącego 1–2 % całkowitej wartości zamówienia.

Wadium jest zwracane w momencie udzielenia zamówienia. Jeżeli oferta nie zostanie złożona w określonym terminie lub jeżeli złożona oferta zostaje następnie wycofana, wadium zostaje zatrzymane.

Artykuł 157

Otwarcie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału

(Artykuł 111 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

1.   Wszystkie wnioski o dopuszczenie do udziału i oferty, które spełniają wymogi art. 155, zostają otwarte.

2.   W przypadku gdy wartość zamówienia przekracza próg ustanowiony w art. 137 ust. 1, właściwy urzędnik zatwierdzający powołuje komisję do otwierania ofert.

Komisja otwierająca składa się z co najmniej trzech osób, reprezentujących co najmniej dwie jednostki organizacyjne zainteresowanej instytucji, niemających między sobą żadnych powiązań hierarchicznych, z których co najmniej jedna nie podlega właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu. W celu uniknięcia wszelkich konfliktów interesów osoby te podlegają obowiązkom ustanowionym w art. 57 rozporządzenia finansowego. W przypadku przedstawicielstw i jednostek lokalnych, o których mowa w art. 72 niniejszego rozporządzenia, lub pojedynczych jednostek w państwie członkowskim, w których nie ma odrębnych struktur, wymóg dotyczący jednostek organizacyjnych bez powiązań hierarchicznych nie ma zastosowania.

W przypadku międzyinstytucjonalnej procedury udzielania zamówień komisję otwierającą powołuje właściwy urzędnik zatwierdzający z instytucji odpowiedzialnej za daną procedurę udzielania zamówień. Skład takiej komisji otwierającej w miarę możliwości odzwierciedla międzyinstytucjonalny charakter procedury udzielania zamówień.

3.   W przypadku ofert składanych drogą pocztową jeden lub kilku członków komisji otwierającej parafuje dokumenty, potwierdzając datę i godzinę wysyłki każdej oferty.

Parafują oni również:

W przypadku gdy zamówienie udzielane jest w drodze automatycznej procedury udzielania zamówień zgodnie z art. 149 ust. 1 lit. a), ceny podane w ofertach spełniających wymogi są podawane do wiadomości publicznej.

Członkowie komisji podpisują pisemny protokół otwarcia otrzymanych ofert, w którym wymienia się oferty, które spełniają wymogi zawarte w art. 155, oraz oferty, które ich nie spełniają, oraz podaje się podstawy odrzucenia za brak zgodności przez odniesienie do metod składania ofert, o których mowa w art. 155. Protokół można podpisać w systemie elektronicznym, umożliwiającym odpowiednią identyfikację osoby składającej podpis.

Artykuł 158

Komisja oceniająca oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału

(Artykuł 111 ust. 5 rozporządzenia finansowego)

1.   Wszystkie wnioski o dopuszczenie do udziału i oferty, które uznano za zgodne z wymogami zawartymi w art. 155, są oceniane i klasyfikowane przez komisję oceniającą, utworzoną dla każdego z dwóch etapów, odpowiednio, na podstawie ogłoszonych wcześniej kryteriów wykluczenia i wyboru oraz kryteriów udzielania zamówień.

Komisję powołuje właściwy urzędnik zatwierdzający, aby wydawała ona opinie doradcze w sprawie zamówień, których wartość przekracza próg, o którym mowa w art. 137 ust. 1.

Właściwy urzędnik zatwierdzający może jednak zdecydować, że komisja oceniająca będzie oceniać i klasyfikować oferty jedynie według kryteriów udzielania zamówień, a ocena ofert pod kątem kryteriów wykluczenia i wyboru zostanie dokonana przy użyciu innych właściwych środków gwarantujących brak konfliktu interesów.

2.   Komisja oceniająca składa się z co najmniej trzech osób, reprezentujących co najmniej dwie jednostki organizacyjne instytucji lub organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, niemających między sobą żadnych powiązań hierarchicznych, z których co najmniej jedna nie podlega właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu. Właściwy urzędnik zatwierdzający zapewnia wywiązywanie się przez te osoby z zobowiązań określonych w art. 57 rozporządzenia finansowego.

W przypadku przedstawicielstw i jednostek lokalnych, o których mowa w art. 72, lub pojedynczych jednostek w państwie członkowskim, jeśli nie ma odrębnych struktur, wymóg dotyczący jednostek organizacyjnych bez wzajemnych powiązań hierarchicznych nie ma zastosowania.

Komisja oceniająca może składać się z tych samych członków co komisja otwierająca oferty.

Decyzją właściwego urzędnika zatwierdzającego komisję mogą wspierać zewnętrzni eksperci. Właściwy urzędnik zatwierdzający zapewnia wywiązywanie się przez ekspertów z zobowiązań określonych w art. 57 rozporządzenia finansowego.

W przypadku międzyinstytucjonalnej procedury udzielania zamówień komisję oceniającą powołuje właściwy urzędnik zatwierdzający z instytucji odpowiedzialnej za daną procedurę udzielania zamówień. Skład takiej komisji oceniającej w miarę możliwości odzwierciedla międzyinstytucjonalny charakter danej procedury udzielania zamówień.

3.   Wnioski o dopuszczenie do udziału i oferty, które nie spełniają wszystkich istotnych wymogów określonych w dokumentacji przetargowej, są odrzucane.

Komisja oceniająca lub instytucja zamawiająca może jednak zwrócić się do kandydatów lub oferentów o dostarczenie w wyznaczonym przez nią terminie dodatkowych materiałów lub objaśnień do dokumentów potwierdzających, złożonych w związku z kryteriami wykluczenia i wyboru.

Wnioski o dopuszczenie do udziału oraz oferty, które nie są wykluczone i spełniają kryteria wyboru, uznaje się za dopuszczalne.

4.   W przypadku rażąco niskich ofert, o których mowa w art. 151, komisja oceniająca żąda wszelkich istotnych informacji dotyczących zawartości oferty.

Artykuł 159

Wyniki oceny

(Artykuł 112 rozporządzenia finansowego)

1.   Sporządza się opatrzony datą pisemny protokół oceny i klasyfikacji wniosków o dopuszczenie do udziału i ofert, które uznano za spełniające wymogi.

Pisemny protokół podpisują wszyscy członkowie komisji oceniającej. Protokół można podpisać w systemie elektronicznym, umożliwiającym odpowiednią identyfikację osoby składającej podpis.

W przypadku gdy komisji oceniającej nie upoważniono do weryfikacji ofert pod kątem kryteriów wykluczenia i wyboru, pisemny protokół podpisują także osoby, które zostały do tego upoważnione przez właściwego urzędnika zatwierdzającego. Pisemny protokół jest przechowywany do wglądu.

2.   Pisemny protokół, o którym mowa w ust. 1, zawiera co najmniej:

3.   Instytucja zamawiająca podejmuje następnie decyzję, podając co najmniej następujące informacje:

W przypadku międzyinstytucjonalnej procedury udzielania zamówień decyzję, o której mowa w akapicie pierwszym, podejmuje instytucja zamawiająca odpowiedzialna za procedurę udzielania zamówień.

Artykuł 160

Kontakty między instytucjami zamawiającymi i oferentami

(Artykuł 112 rozporządzenia finansowego)

1.   Kontakty między instytucją zamawiającą i oferentami w trakcie procedury udzielania zamówień mogą mieć miejsce, w drodze wyjątku, na warunkach określonych w ust. 2 i 3.

2.   Przed upływem terminu składania ofert, w kwestii dodatkowych dokumentów i informacji, o których mowa w art. 153, instytucja zamawiająca może:

3.   Jeżeli po otwarciu ofert wymagane są pewne wyjaśnienia w związku z ofertą lub jeżeli oczywiste błędy pisarskie w ofercie wymagają skorygowania, instytucja zamawiająca może skontaktować się z oferentem; taki kontakt nie może jednak prowadzić do jakiejkolwiek zmiany warunków oferty.

4.   W każdym przypadku nawiązania kontaktu oraz w należycie uzasadnionych przypadkach nienawiązania kontaktu, o których mowa w art. 96 rozporządzenia finansowego, odnotowuje się ten fakt w aktach dotyczących procedury.

Artykuł 161

Informacje dla kandydatów i oferentów

(Artykuły 113, 114 i 118 rozporządzenia finansowego)

1.   Instytucje zamawiające najszybciej jak to możliwe zawiadamiają kandydatów i oferentów o podjętych decyzjach dotyczących udzielenia zamówienia, zawarcia umowy ramowej lub dopuszczenia do dynamicznego systemu zakupów, w tym także o powodach ewentualnej decyzji o nieudzieleniu zamówienia, niezawarciu umowy ramowej lub o nieustanowieniu dynamicznego systemu zakupów, będących przedmiotem przetargu konkurencyjnego, lub też o ponownym rozpoczęciu procedury.

2.   Instytucja zamawiająca przekazuje informacje przewidziane w art. 113 ust. 2 rozporządzenia finansowego nie później niż w terminie piętnastu dni kalendarzowych od dnia otrzymania pisemnego wniosku.

3.   W przypadku zamówień udzielanych przez instytucje unijne na własny rachunek, o wartości równej progom, o których mowa w art. 170 ust. 1, bądź wyższej i niewykluczonych z zakresu dyrektywy 2004/18/WE, instytucja zamawiająca jednocześnie i indywidualnie zawiadamia drogą elektroniczną wszystkich niewybranych oferentów lub kandydatów, że ich wnioski bądź oferty nie zostały przyjęte, przy czym dopełnia ona tego obowiązku:

W każdym przypadku instytucja zamawiająca podaje powody, dla których oferta lub wniosek nie zostały przyjęte, i wskazuje na dostępne środki ochrony prawnej.

Niewybrani oferenci lub kandydaci mogą zwrócić się z pisemnym wnioskiem o dodatkowe informacje na temat przyczyn odrzucenia ich oferty lub wniosku, przesłanym listem, faksem lub pocztą elektroniczną, a wszyscy wybrani oferenci, których oferty nie zostały wyeliminowane, mogą uzyskać informacje o ogólnych danych oraz zaletach oferty, którą przyjęto, oraz imieniu i nazwisku lub nazwie zwycięskiego oferenta, nie naruszając przepisów art. 113 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia finansowego. Instytucje zamawiające udzielają odpowiedzi nie później niż w terminie piętnastu dni kalendarzowych od dnia otrzymania wniosku.

Artykuł 162

Podpisanie umowy

(Artykuł 113 i 118 rozporządzenia finansowego)

Wykonywanie zamówienia nie może rozpocząć się przed podpisaniem umowy.

Sekcja 4

Zabezpieczenia i działania naprawcze

Artykuł 163

Zabezpieczenia

(Artykuł 115 rozporządzenia finansowego)

1.   W przypadku gdy wykonawcy są zobowiązani do uprzedniego złożenia zabezpieczenia, musi ono opiewać na taką kwotę i obejmować taki okres, które wystarczają do jego uruchomienia.

2.   Zabezpieczenie wystawia bank lub upoważniona instytucja finansowa. Może ono zostać zastąpione solidarną gwarancją osoby trzeciej, jeśli wyrazi na to zgodę instytucja zamawiająca.

Wartość zabezpieczenia denominowana jest w euro.

Jego skutkiem jest udzielenie przez bank lub instytucję finansową lub osobę trzecią nieodwołalnego zabezpieczenia, lub występowanie przez te podmioty lub osoby w charakterze odpowiadającego w pierwszej kolejności poręczyciela zobowiązań wykonawcy.

Artykuł 164

Zabezpieczenie należytego wykonania

(Artykuł 115 rozporządzenia finansowego)

1.   Aby zapewnić całkowite wykonanie robót budowlanych, realizację dostaw lub świadczenie usług oraz w przypadku gdy zgodnie z warunkami umowy odbioru końcowego nie można dokonać po płatności końcowej, w poszczególnych przypadkach i w oparciu o wstępną analizę ryzyka urzędnik zatwierdzający może zażądać zabezpieczenia należytego wykonania.

2.   Zabezpieczenie odpowiadające 10 % całkowitej wartości zamówienia może być utworzone z odliczeń od dokonywanych płatności.

Może być ono zastąpione kwotą potrąconą od płatności końcowej, w celu utworzenia zabezpieczenia do momentu końcowego odbioru usług, dostaw lub robót budowlanych. Kwota jest ustalana przez urzędnika zatwierdzającego i jest proporcjonalna do ryzyka stwierdzonego w odniesieniu do wykonania umowy, z uwzględnieniem jej przedmiotu oraz zwykle stosowanych warunków handlowych obowiązujących w danym sektorze.

Warunki takiego zabezpieczenia ogłasza się w dokumentacji przetargowej.

3.   Po końcowym odbiorze robót budowlanych, usług lub dostaw zabezpieczenia są zwalniane zgodnie z warunkami umowy.

Artykuł 165

Zabezpieczenia płatności zaliczkowych

(Artykuł 115 rozporządzenia finansowego)

1.   Instytucja zamawiająca, stwierdziwszy konieczność płatności zaliczkowych, przed rozpoczęciem procedury udzielania zamówień ocenia ryzyko związane z płatnościami zaliczkowymi ze szczególnym uwzględnieniem następujących kryteriów:

2.   Zabezpieczenie jest wymagane w zamian za płatność zaliczki w przypadku, o którym mowa w art. 146 ust. 6 akapit drugi, lub gdy zdecyduje o tym urzędnik zatwierdzający na mocy ust. 1 niniejszego artykułu.

Zabezpieczenie nie jest wymagane w odniesieniu do zamówień o niskiej wartości, o których mowa w art. 137 ust. 1.

Zabezpieczenie jest zwalniane po odliczeniu płatności zaliczkowych od płatności okresowych lub płatności sald dokonanych na rzecz wykonawcy, zgodnie z warunkami umowy.

Artykuł 166

Zawieszenie w przypadku błędów lub nieprawidłowości

(Artykuł 116 rozporządzenia finansowego)

1.   Umowy mogą zostać zawieszone na mocy art. 116 rozporządzenia finansowego w celu zweryfikowania, czy domniemane istotne błędy, nieprawidłowości lub nadużycia finansowe miały rzeczywiście miejsce. Jeżeli nie zostaną one potwierdzone, wykonywanie umowy zostaje jak najszybciej wznowione.

2.   Przez istotny błąd lub nieprawidłowość rozumie się wszelkie naruszenie przepisów umowy lub rozporządzenia, wynikające z działania lub zaniechania, które powoduje lub może powodować stratę dla budżetu Unii.

ROZDZIAŁ 2

Przepisy mające zastosowanie do zamówień udzielanych przez instytucje unijne na własny rachunek

Artykuł 167

Określenie odpowiednich poziomów do obliczania progów

(Artykuł 117 i 118 rozporządzenia finansowego)

Każdy delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający w ramach każdej instytucji ocenia, czy progi ustanowione w art. 118 rozporządzenia finansowego zostały osiągnięte.

Artykuł 168

Zamówienia odrębne i zamówienia dzielone na części

(Artykuły 104 i 118 rozporządzenia finansowego)

1.   Wartość szacunkowa zamówienia nie może być ustalona w celu uniknięcia wymogów ustanowionych w niniejszym rozporządzeniu; zamówienie nie może też zostać w tym celu podzielone.

Tam gdzie jest to właściwe, wykonalne technicznie i opłacalne, zamówienia o wartości równej progom określonym w art. 170 ust. 1 bądź wyższej udzielane są jednocześnie w postaci odrębnych części.

2.   W przypadku gdy przedmiot zamówienia na dostawy, usługi lub roboty budowlane jest podzielony na kilka części, z których każda stanowi przedmiot odrębnego zamówienia, w ogólnej ocenie stosowanego progu uwzględniana jest łączna wartość wszystkich części.

W przypadku gdy łączna wartość wszystkich części jest równa progom ustanowionym w art. 170 ust. 1 lub je przekracza, przepisy art. 97 ust. 1 i art. 104 ust. 1 i 2 rozporządzenia finansowego mają zastosowanie do każdej z tych części.

3.   W przypadku gdy zamówienie ma zostać udzielone w postaci odrębnych części, oferty oceniane są oddzielnie dla każdej części. Jeśli temu samemu oferentowi udzielono zamówienia na kilka części, można podpisać jedną umowę obejmującą wszystkie te części zamówienia.

Artykuł 169

Zasady szacowania wartości niektórych zamówień

(Artykuł 118 rozporządzenia finansowego)

1.   Na potrzeby obliczenia szacunkowej kwoty zamówienia instytucja zamawiająca uwzględnia całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy.

W przypadku gdy zamówienie dopuszcza składanie ofert wariantowych lub odnowienie zamówienia, podstawą obliczenia jest maksymalna dopuszczalna kwota, z uwzględnieniem wykorzystania klauzuli dotyczącej wariantów i odnowienia.

Obliczenie jest dokonywane na etapie wysyłki ogłoszenia o zamówieniu lub, jeżeli takie ogłoszenie nie jest przewidywane, w chwili rozpoczęcia procedury udzielania zamówień przez instytucję zamawiającą.

2.   Przy umowach ramowych i dynamicznych systemach zakupów uwzględniana jest maksymalna wartość wszystkich zamówień przewidywanych w całym okresie obowiązywania umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów.

3.   W odniesieniu do zamówień na usługi uwzględnia się:

4.   W przypadku zamówień na usługi, w których nie określa się całkowitej ceny, lub zamówień na dostawy dotyczących leasingu, najmu lub kupna na raty produktów, wartość, jaką uwzględnia się jako podstawę do obliczania wartości szacunkowej, to:

5.   W przypadku zamówień na usługi lub dostawy udzielanych regularnie lub podlegających powtórzeniu w oznaczonym czasie, wartość zamówienia ustala się na podstawie:

6.   W przypadku zamówień na roboty budowlane uwzględnia się nie tylko wartość robót, ale również szacunkową całkowitą wartość dostaw niezbędnych do przeprowadzenia robót i udostępnionych wykonawcy przez instytucję zamawiającą.

Artykuł 170

Progi na potrzeby stosowania procedur na podstawie dyrektywy 2004/18/WE

(Artykuł 118 rozporządzenia finansowego)

1.   Progi, o których mowa w art. 118 rozporządzenia finansowego, są określone w dyrektywie 2004/18/WE odpowiednio dla zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane.

2.   Terminy, o których mowa w art. 118 rozporządzenia finansowego, są określone w art. 152, 153 i 154.

Artykuł 171

Okres zawieszenia przed podpisaniem umowy

(Artykuł 118 rozporządzenia finansowego)

1.   Instytucja zamawiająca podpisuje ze zwycięskim oferentem umowę bądź umowę ramową, które są objęte dyrektywą 2004/18/WE, nie wcześniej niż po upływie 14 dni kalendarzowych.

Termin ten biegnie:

W przypadkach gdy wysyłka, o której mowa w lit. a) drugiego akapitu, odbywa się przy użyciu faksu lub środków elektronicznych, okres zawieszenia wynosi 10 dni kalendarzowych.

W razie konieczności instytucja zamawiająca może zawiesić podpisanie umowy w celu przeprowadzenia dodatkowej analizy, jeżeli uzasadniają to wnioski lub uwagi przekazane przez niewybranych albo poszkodowanych oferentów lub kandydatów bądź jakiekolwiek inne otrzymane przez nią odnośne informacje. Wnioski lub uwagi oraz wszelkie informacje muszą wpłynąć w terminie określonym w akapicie pierwszym. W przypadku zawieszenia podpisania umowy wszyscy kandydaci lub oferenci są zawiadamiani w terminie trzech dni roboczych od dnia decyzji o zawieszeniu.

Wszystkie umowy podpisane przed upływem terminu określonego w akapicie pierwszym uznaje się za nieważne, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w ust. 2.

W przypadku gdy zamówienie nie może zostać udzielone przewidzianemu zwycięskiemu oferentowi lub gdy z takim oferentem nie może zostać zawarta umowa ramowa, instytucja zamawiająca może udzielić zamówienia oferentowi, który jest na następnym miejscu w klasyfikacji, lub zawrzeć z nim umowę ramową.

2.   Termin określony w ust. 1 nie ma zastosowania:

Artykuł 172

Dowody wymagane do dopuszczenia do udziału w zamówieniach

(Artykuł 119 rozporządzenia finansowego)

Specyfikacje nakładają na oferentów obowiązek wskazania państwa, w którym mają oni swoją główną siedzibę lub w którym zamieszkują, oraz przedstawienia dowodów na poparcie tych informacji zwykle dopuszczalnych na podstawie prawa ich państwa.

TYTUŁ VI

DOTACJE

ROZDZIAŁ 1

Zakres i formy dotacji

Artykuł 173

Składki

(Artykuł 121 rozporządzenia finansowego)

Składki, o których mowa w art. 121 ust. 2 lit. d) rozporządzenia finansowego, to kwoty wpłacane na rzecz organów, których Unia jest członkiem, zgodnie z decyzjami budżetowymi oraz warunkami płatności określonymi przez dany organ.

Artykuł 174

Umowa o udzielenie dotacji i decyzja o udzieleniu dotacji

(Artykuł 121 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1.   Dotacje udzielane są na podstawie decyzji lub pisemnej umowy.

2.   Przy określaniu rodzaju instrumentu prawnego, który ma zostać użyty, uwzględnia się następujące czynniki:

Artykuł 175

Wydatki na członków instytucji

(Artykuł 121 rozporządzenia finansowego)

Wydatki na członków instytucji, o których mowa w art. 121 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, obejmują wkłady na rzecz stowarzyszeń byłych i obecnych posłów do Parlamentu Europejskiego. Wkłady te wykorzystywane są zgodnie z wewnętrznymi przepisami administracyjnymi Parlamentu Europejskiego.

Artykuł 176

Działania, na które mogą być udzielane dotacje

(Artykuł 121 rozporządzenia finansowego)

Działania, na które mogą być udzielane dotacje w rozumieniu art. 121 rozporządzenia finansowego, muszą być wyraźnie określone.

Żadne działanie nie może zostać podzielone na różne działania w celu obejścia zasad finansowania ustanowionych w niniejszym rozporządzeniu.

Artykuł 177

Organy dążące do osiągnięcia celu leżącego w ogólnym interesie Unii

(Artykuł 121 rozporządzenia finansowego)

Organ dążący do osiągnięcia celu leżącego w ogólnym interesie Unii to:

Artykuł 178

Partnerstwo

(Artykuł 121 rozporządzenia finansowego)

1.   Poszczególne dotacje na działania i na działalność mogą stanowić część partnerstwa.

2.   Partnerstwo może zostać ustanowione jako mechanizm długoterminowej współpracy pomiędzy Komisją i beneficjentami dotacji. Może ono przybrać formę umowy lub decyzji ramowej o partnerstwie.

Umowa lub decyzja ramowa o partnerstwie określa wspólne cele, charakter działań planowanych na zasadzie jednorazowej lub jako część zatwierdzonego rocznego programu prac, procedurę udzielania poszczególnych dotacji, zgodnie z zasadami i przepisami proceduralnymi zawartymi w niniejszym tytule, oraz ogólne prawa i obowiązki każdej ze stron na podstawie poszczególnych umów lub decyzji.

Czas trwania partnerstwa nie może przekraczać czterech lat, poza przypadkami wyjątkowymi, uzasadnionymi w szczególności przedmiotem partnerstwa.

Urzędnicy zatwierdzający nie mogą wykorzystywać umów bądź decyzji ramowych o partnerstwie w sposób nienależyty ani wykorzystywać ich w taki sposób, że ich cel lub skutek byłby sprzeczny z zasadami przejrzystości lub równego traktowania wnioskodawców.

3.   Partnerstwa traktowane są jak dotacje pod względem programowania, publikacji ex ante i udzielania.

4.   Poszczególne dotacje oparte na umowach bądź decyzjach ramowych o partnerstwie udzielane są zgodnie z procedurami ustanowionymi w tych umowach bądź decyzjach oraz zgodnie z przepisami niniejszego tytułu.

Są one przedmiotem procedur publikacji ex post ustanowionych w art. 191.

Artykuł 179

Elektroniczne systemy wymiany informacji

(Artykuł 121 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1.   Wszelka wymiana informacji z beneficjentami, w tym zawieranie umów o udzielenie dotacji, powiadomienia o decyzjach o udzieleniu dotacji oraz wszelkie ich zmiany, może odbywać się z wykorzystaniem elektronicznych systemów wymiany informacji stworzonych przez Komisję.

2.   Systemy te spełniają następujące wymogi:

3.   Dane przesyłane lub otrzymywane za pośrednictwem takiego systemu korzystają z prawnego domniemania integralności oraz dokładności dnia i godziny ich wysłania lub otrzymania wskazanych w systemie.

Dokumenty przesłane lub zgłoszone za pośrednictwem takiego systemu uznaje się za równoważne wersji papierowej, dopuszcza się jako dowody w postępowaniu sądowym, uznaje za oryginały, przyjmując prawne domniemanie ich autentyczności i integralności, o ile nie zawierają one żadnych elementów dynamicznych, które mogą automatycznie je zmieniać.

Podpisy elektroniczne, o których mowa w ust. 2 lit. b), są równoważne pod względem skutków prawnych podpisom własnoręcznym.

Artykuł 180

Treść umów o udzielenie dotacji i decyzji o udzieleniu dotacji

(Artykuł 122 rozporządzenia finansowego)

1.   W umowie o udzielenie dotacji określa się co najmniej:

Ogólne warunki, o których mowa akapicie pierwszym w lit. f), określają co najmniej:

2.   Umowa o udzielenie dotacji może określać ustalenia dotyczące zawieszenia lub rozwiązania i odnośne terminy, zgodnie z art. 135 rozporządzenia finansowego.

3.   W przypadkach, o których mowa w art. 178, umowa ramowa o partnerstwie bądź decyzja ramowa o partnerstwie określają informacje, o których mowa w ust. 1 akapit pierwszy lit. a), b), lit. c) ppkt (i), lit. f), lit. h) –j) oraz lit. l) niniejszego artykułu.

Dana decyzja o udzieleniu dotacji bądź umowa o udzielenie dotacji zawiera informacje, o których mowa w ust. 1 akapit pierwszy lit. a)–e), lit. g) i k), oraz, tam gdzie to niezbędne, w ust. 1 akapit pierwszy lit. i).

4.   Umowy o udzielenie dotacji mogą być zmieniane wyłącznie na piśmie. Takie zmiany, w tym zmiany, które mają na celu dodanie lub usunięcie beneficjenta, nie mogą mieć na celu dokonywania w umowach zmian, które podważałyby decyzję o udzieleniu dotacji lub które byłyby sprzeczne z zasadą równości traktowania kandydatów, ani też nie mogą skutkować wprowadzaniem takich zmian.

5.   Przepisy ust. 1, 2, 3 i 4 stosują się z niezbędnymi zmianami do decyzji o udzieleniu dotacji.

Część informacji, o których mowa w ust. 1, może być zawarta w zaproszeniu do składania wniosków lub wszelkich powiązanych dokumentach, a nie w decyzji o udzieleniu dotacji.

Artykuł 181

Formy dotacji

(Artykuł 123 rozporządzenia finansowego)

1.   Dotacje w formie, o jakiej mowa w art. 123 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego, oblicza się na podstawie kosztów kwalifikowalnych faktycznie poniesionych przez beneficjenta z uwzględnieniem wstępnego szacunku budżetu złożonego wraz z wnioskiem oraz uwzględnionego w umowie o udzielenie dotacji bądź decyzji o udzieleniu dotacji.

2.   Koszty jednostkowe, o których mowa w art. 123 ust. 1 lit. b) rozporządzenia finansowego, obejmują wszystkie koszty kwalifikowalne lub pewne szczególne ich kategorie, które są ściśle określone z góry poprzez odniesienie do stawki jednostkowej.

3.   Płatności ryczałtowe, o których mowa w art. 123 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego, obejmują ogólnie wszystkie koszty kwalifikowalne lub pewne szczególne ich kategorie, które są ściśle określone z góry.

4.   Finansowanie według stawek zryczałtowanych, o którym mowa w art. 123 ust. 1 lit. d) rozporządzenia finansowego, obejmuje szczególne kategorie kosztów kwalifikowalnych, które są jasno określone z góry poprzez zastosowanie określonej wartości procentowej.

Artykuł 182

Płatności ryczałtowe, koszty jednostkowe i finansowanie według stawek zryczałtowanych

(Artykuł 124 rozporządzenia finansowego)

1.   Zezwolenie na stosowanie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych, o którym mowa w art. 124 ust. 1 rozporządzenia finansowego, obowiązuje w trakcie trwania całego programu. Zezwolenie to można poddać weryfikacji, jeżeli potrzebne są istotne zmiany. Dane i kwoty są oceniane okresowo, a w stosownych przypadkach dokonuje się korekty płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych.

W przypadku umowy między Komisją a kilkoma beneficjentami pułap, o którym mowa w art. 124 ust. 1 akapit drugi rozporządzenia finansowego, stosuje się do każdego beneficjenta.

2.   Umowa o udzielenie dotacji bądź decyzja o udzieleniu dotacji zawiera wszelkie niezbędne postanowienia umożliwiające sprawdzenie, czy dotrzymano warunków dotyczących wypłaty dotacji na postawie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych.

3.   Wypłata dotacji na postawie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych pozostaje bez uszczerbku dla prawa dostępu do dokumentacji ustawowej beneficjentów do celów przewidzianych w ust. 1 akapit pierwszy oraz w art. 137 ust. 2 rozporządzenia finansowego.

4.   Jeżeli kontrola przeprowadzona ex post wykaże, że nie doszło do zdarzenia generującego koszt i że dokonano nienależnej płatności na rzecz beneficjenta z tytułu dotacji na podstawie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych, Komisja ma prawo do odzyskania nawet całej kwoty dotacji bez uszczerbku dla możliwości nałożenia kar, o których mowa w art. 109 rozporządzenia finansowego.

ROZDZIAŁ 2

Zasady

Artykuł 183

Zasada współfinansowania

(Artykuł 125 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

1.   Zgodnie z zasadą współfinansowania zasoby konieczne do realizacji działania lub programu prac nie mogą pochodzić w całości z wkładu Unii.

Współfinansowanie może mieć postać zasobów własnych beneficjenta, przychodów wygenerowanych przez dane działanie lub program prac lub wkładów finansowych bądź rzeczowych od osób trzecich.

2.   Wkłady rzeczowe oznaczają zasoby niefinansowe udostępniane beneficjentowi nieodpłatnie przez osoby trzecie.

Artykuł 184

Zasada braku zysku

(Artykuł 125 ust. 5 rozporządzenia finansowego)

Wkłady finansowe od osób trzecich, które mogą zostać wykorzystane przez beneficjenta na pokrycie kosztów innych niż koszty kwalifikowalne na mocy dotacji unijnej, lub które nie są należne danej osobie trzeciej w przypadku ich niewykorzystania na koniec okresu realizacji działania lub programu prac, nie są uznawane za wkłady finansowe przeznaczone wyraźnie przez darczyńców na finansowanie kosztów kwalifikowalnych w rozumieniu art. 125 ust. 5 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 185

Dotacje o niskiej wartości

(Artykuł 125 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

Za dotacje o niskiej wartości uznaje się dotacje nieprzekraczające kwoty 60 000 EUR.

Artykuł 186

Pomoc techniczna

(Artykuł 101 i 125 rozporządzenia finansowego)

„Pomoc techniczna” oznacza działania w zakresie wsparcia i budowania potencjału niezbędne do realizacji programu lub działania, w szczególności działania przygotowawcze, działania w zakresie zarządzania, monitoringu, oceny, audytu i kontroli.

Artykuł 187

Koszty kwalifikowalne

(Artykuł 126 ust. 3 lit. c) rozporządzenia finansowego)

Podatek VAT jest uznawany za niepodlegający odzyskaniu na mocy mających zastosowanie przepisów krajowych o VAT, jeżeli zgodnie z przepisami krajowymi można go przypisać do któregoś z następujących działań:

Podatek VAT dotyczący działań wymienionych w art. 13 ust. 2 dyrektywy 2006/112/WE uznaje się za zapłacony przez beneficjenta innego niż osoba niebędąca podatnikiem, zdefiniowana w art. 13 ust. 1 akapit pierwszy tej dyrektywy, bez względu na to, czy te działania są uważane przez dane państwo członkowskie za działania, które podejmują podmioty prawa publicznego działające w charakterze organów władzy publicznej.

Artykuł 188

Programowanie

(Artykuł 128 rozporządzenia finansowego)

1.   Roczny lub wieloletni program prac dotyczący dotacji jest przygotowywany przez każdego właściwego urzędnika zatwierdzającego. Program prac jest przyjmowany przez instytucję i publikowany na poświęconej dotacjom stronie internetowej odnośnej instytucji możliwie jak najszybciej, a najpóźniej do dnia 31 marca roku, w którym ma być wykonany.

W programie prac określa się okres, który program obejmuje, ewentualny akt podstawowy, zamierzone cele, przewidywane wyniki, orientacyjny harmonogram zaproszeń do składania wniosków wraz z szacowaną kwotą oraz maksymalną stopą współfinansowania

Program prac zawiera ponadto informacje określone w art. 94, aby decyzja o jego przyjęciu mogła zostać uznana za decyzję w sprawie finansowania w przypadku dotacji na dany rok.

2.   Wszelkie istotne zmiany w programie prac zostają także przyjęte i opublikowane zgodnie z ust. 1.

Artykuł 189

Treść zaproszeń do składania wniosków

(Artykuł 128 rozporządzenia finansowego)

1.   W zaproszeniach do składania wniosków określa się:

2.   Zaproszenia do składania wniosków publikowane są na stronie internetowej instytucji unijnych oraz, oprócz publikacji na stronie internetowej, za pośrednictwem innych właściwych środków, w tym w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, gdy jest to konieczne w celu zapewnienia dodatkowego rozpowszechnienia wśród potencjalnych beneficjentów. Mogą one być publikowane od chwili przyjęcia decyzji w sprawie finansowania, o której mowa w art. 84 rozporządzenia finansowego, w tym w roku poprzedzającym rok wykonania budżetu. Wszelkie zmiany treści zaproszeń do składania wniosków podlegają publikacji na tych samych warunkach, jakie obowiązują w przypadku zaproszeń do składania wniosków.

Artykuł 190

Wyjątki od zaproszeń do składania wniosków

(Artykuł 128 rozporządzenia finansowego)

1.   Dotacje mogą być udzielane bez zaproszenia do składania wniosków wyłącznie w następujących przypadkach:

Przypadki, o których mowa w akapicie pierwszym lit. f), muszą być należycie uzasadnione w decyzji o udzieleniu dotacji.

2.   Sytuacje kryzysowe w państwach trzecich rozumie się jako sytuacje stanowiące bezpośrednie lub zbliżające się zagrożenie, które może przerodzić się w konflikt zbrojny lub grozić destabilizacją kraju. Sytuacje kryzysowe rozumie się także jako sytuacje spowodowane przez klęski żywiołowe, kryzysy wywołane przez człowieka, takie jak wojny i inne konflikty lub okoliczności nadzwyczajne o porównywalnych skutkach, związane między innymi ze zmianą klimatu, degradacją środowiska, niedostatecznym dostępem do energii i zasobów naturalnych lub skrajnym ubóstwem.

Artykuł 191

Publikacja ex post

(Artykuł 128 rozporządzenia finansowego)

1.   Informacje dotyczące dotacji udzielonych w trakcie roku budżetowego podlegają publikacji zgodnie z art. 21.

2.   Po publikacji, o której mowa w ust. 1, Komisja, na wniosek Parlamentu Europejskiego i Rady, przekazuje im sprawozdanie uwzględniające:

Artykuł 192

Informacje dla wnioskodawców

(Artykuł 128 rozporządzenia finansowego)

Komisja dostarcza wnioskodawcom informacje oraz wskazówki poprzez:

Artykuł 193

Finansowanie z oddzielnych linii budżetowych

(Artykuł 129 rozporządzenia finansowego)

Działanie może być finansowane wspólnie z oddzielnych linii budżetowych przez różnych właściwych urzędników zatwierdzających.

Artykuł 194

Moc wsteczna finansowania w szczególnie nagłych przypadkach i w sytuacjach zapobiegania konfliktom

(Artykuł 130 rozporządzenia finansowego)

Zgodnie z art. 130 ust. 1 rozporządzenia finansowego wydatki poniesione przez beneficjenta przed datą złożenia wniosku kwalifikują się do finansowania przez Unię wyłącznie przy spełnieniu następujących warunków:

Artykuł 195

Składanie wniosków o udzielenie dotacji

(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)

1.   Zasady składania wniosków o udzielenie dotacji są określane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, który może wybrać sposób ich złożenia. Wnioski o udzielenie dotacji mogą być składane listownie lub drogą elektroniczną.

Wybrane środki komunikacji nie mogą mieć charakteru dyskryminującego i nie mogą powodować ograniczenia dostępu wnioskodawców do procedury udzielania dotacji.

Wybrane środki komunikacji gwarantują spełnienie następujących warunków:

Do celów akapitu trzeciego lit. c) właściwy urzędnik zatwierdzający zapoznaje się z treścią wniosków dopiero po upływie terminu przewidzianego na ich składanie.

Właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać, aby wnioski składane drogą elektroniczną były podpisane zaawansowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu dyrektywy 1999/93/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (19).

2.   W przypadku gdy właściwy urzędnik zatwierdzający zezwala na składanie wniosków drogą elektroniczną, używane narzędzia, a także ich właściwości techniczne muszą mieć charakter niedyskryminacyjny, być powszechnie dostępne i kompatybilne z ogólnie stosowanymi produktami technologii informacyjno-komunikacyjnych. Informacje dotyczące specyfikacji niezbędnych do przedstawienia wniosków, w tym kodowania, są udostępniane wnioskodawcom.

Ponadto urządzenia do odbioru wniosków drogą elektroniczną muszą gwarantować bezpieczeństwo i poufność. Muszą one także gwarantować precyzyjne określenie dokładnego czasu i dnia otrzymania wniosków.

3.   W przypadku przekazywania wniosków listownie, wnioskodawcy mogą je składać:

ROZDZIAŁ 3

Procedura udzielania dotacji

Artykuł 196

Treść wniosków o udzieleniu dotacji

(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)

1.   Wnioski składa się na formularzach sporządzanych zgodnie ze wspólnymi normami ustanowionymi na podstawie art. 192 lit. a), udostępnianymi przez właściwych urzędników zatwierdzających, i zgodnie z kryteriami ustanowionymi w akcie podstawowym oraz w zaproszeniu do składania wniosków.

Dokumenty potwierdzające, o których mowa w art. 131 ust. 3 akapit drugi rozporządzenia finansowego, mogą obejmować między innymi rachunek zysków i strat, a także bilans za ostatni rok obrachunkowy, za który zamknięto rozliczenia.

2.   Dochody i wydatki w szacowanym budżecie danego działania lub programu prac, załączonym do wniosku muszą znajdować się w równowadze, z uwzględnieniem rezerw na nieprzewidziane zdarzenia lub ewentualne zmiany kursowe, które mogą być dozwolone w należycie uzasadnionych przypadkach; określa się w nim także szacunkowe koszty kwalifikowalne działania lub programu prac.

3.   Jeżeli wniosek dotyczy dotacji na działanie, których kwota przekracza 750 000 EUR, lub dotacji na działalność przekraczających 100 000 EUR, przedkłada się sprawozdanie z badania sporządzone przez zatwierdzonego audytora zewnętrznego. Sprawozdanie takie zawiera poświadczenie sprawozdania rachunkowego za ostatni dostępny rok obrachunkowy.

Akapit pierwszy niniejszego ustępu stosuje się wyłącznie do pierwszego wniosku złożonego przez beneficjenta do właściwego urzędnika zatwierdzającego w dowolnym roku budżetowym.

W przypadku umów między Komisją a kilkoma beneficjentami progi określone w akapicie pierwszym mają zastosowanie do każdego beneficjenta.

W przypadku partnerstw, o których mowa w art. 178, przed podpisaniem umowy ramowej o partnerstwie lub powiadomieniem o decyzji ramowej w sprawie partnerstwa musi zostać sporządzone sprawozdanie z badania, o którym mowa w akapicie pierwszym niniejszego ustępu, obejmujące ostatnie dwa dostępne lata obrachunkowe.

Właściwy urzędnik zatwierdzający może, w zależności od oceny ryzyka, zwolnić z obowiązku przedstawienia sprawozdania z badania, o którym mowa w akapicie pierwszym, instytucje zajmujące się kształceniem i szkoleniem oraz, w przypadku umów z kilkoma beneficjentami, tych beneficjentów, którzy przyjęli na siebie odpowiedzialność solidarną lub którzy nie ponoszą żadnej odpowiedzialności finansowej.

Akapitu pierwszego niniejszego ustępu nie stosuje się do organów publicznych i organizacji międzynarodowych, o których mowa w art. 43.

4.   Wnioskodawca wskazuje źródła i kwoty finansowania unijnego, które otrzymał lub o które wnioskował na to samo działanie lub jego część bądź na swoje funkcjonowanie w tym samym roku budżetowym, a także wszelkie inne finansowanie, które otrzymał lub o które wnioskował na to samo działanie.

Artykuł 197

Dowody braku podstaw do wykluczenia

(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)

Wnioskodawcy składają oświadczenie, że nie znajdują się w żadnej z sytuacji wymienionych w art. 106 ust. 1 i art. 107 rozporządzenia finansowego, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w art. 131 ust. 4 lit. a) i b) rozporządzenia finansowego. Właściwy urzędnik zatwierdzający może, w zależności od analizy ryzyka, zażądać, aby wyłonieni wnioskodawcy przedłożyli dowody, o których mowa w art. 143. Jeżeli właściwy urzędnik zatwierdzający tego zażąda, wyłonieni wnioskodawcy dostarczają takie dowody, chyba że nie mają faktycznej możliwości ich dostarczenia, co potwierdza właściwy urzędnik zatwierdzający, lub tego rodzaju dowody zostały już przedstawione do celów innej procedury udzielania dotacji lub procedury udzielania zamówień, pod warunkiem że od daty wystawienia dokumentów upłynął nie więcej niż jeden rok i że są one nadal ważne.

Artykuł 198

Wnioskodawcy niemający osobowości prawnej

(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)

W przypadku gdy wniosek o dotację składa wnioskodawca niemający osobowości prawnej, zgodnie z art. 131 ust. 2 rozporządzenia finansowego, przedstawiciele takiego wnioskodawcy udowadniają, że są uprawnieni do podejmowania zobowiązań prawnych w imieniu wnioskodawcy oraz że wnioskodawca posiada zdolność finansową i operacyjną równoważną zdolności osób prawnych.

Artykuł 199

Podmioty stanowiące jednego wnioskodawcę

(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)

Jeżeli kilka podmiotów spełnia kryteria ubiegania się o dotację i razem tworzą jeden podmiot, właściwy urzędnik zatwierdzający może traktować ten podmiot jak pojedynczego wnioskodawcę, pod warunkiem że we wniosku wskazano, iż podmioty zaangażowane w proponowane działanie lub program prac stanowią wnioskodawcę.

Artykuł 200

Kary finansowe i administracyjne

(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)

Na wnioskodawców, którzy złożyli fałszywe oświadczenia, popełnili istotne błędy lub dopuścili się nieprawidłowości lub nadużyć finansowych, mogą zostać nałożone kary finansowe lub administracyjne na warunkach określonych w art. 145.

Tego rodzaju kary finansowe lub administracyjne mogą również zostać nałożone na beneficjentów, w przypadku których stwierdzono poważne naruszenie zobowiązań umownych.

Artykuł 201

Kryteria kwalifikowalności

(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)

1.   Kryteria kwalifikowalności publikowane są w zaproszeniu do składania wniosków.

2.   Kryteria kwalifikowalności określają warunki udziału w zaproszeniu do składania wniosków. Kryteria te ustalane są przy należytym uwzględnieniu celów działania oraz są zgodne z zasadami przejrzystości i niedyskryminacji.

Artykuł 202

Kryteria wyboru

(Artykuł 132 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1.   Kryteria wyboru publikowane są w zaproszeniu do składania wniosków i umożliwiają ocenę zdolności finansowej i operacyjnej wnioskodawcy do zrealizowania proponowanego działania lub programu prac.

2.   Wnioskodawca musi posiadać stabilne i wystarczające źródła finansowania, tak aby utrzymać działalność przez cały okres realizacji działania lub w roku, na który dotacja została udzielona, oraz aby móc uczestniczyć w finansowaniu. Wnioskodawca musi mieć kompetencje i kwalifikacje zawodowe wymagane do zrealizowania proponowanego działania lub programu prac, chyba że akt podstawowy wyraźnie stanowi inaczej.

3.   Zdolność finansowa i operacyjna weryfikowana jest w szczególności na podstawie analizy dokumentów potwierdzających, o których mowa w art. 196, których zażądał właściwy urzędnik zatwierdzający w zaproszeniu do składania wniosków.

Jeśli w zaproszeniu do składania wniosków nie zawarto wymogu przedłożenia dokumentów potwierdzających, natomiast właściwy urzędnik zatwierdzający ma wątpliwości co do zdolności finansowej i operacyjnej wnioskodawcy, zwraca się on do wnioskodawcy o dostarczenie odpowiednich dokumentów.

W przypadku partnerstwa, o którym mowa w art. 178, weryfikacja ta wykonywana jest przed podpisaniem umowy ramowej o partnerstwie lub powiadomieniem o decyzji ramowej w sprawie partnerstwa.

Artykuł 203

Kryteria udzielania dotacji

(Artykuł 132 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1.   Kryteria udzielania dotacji publikowane są w zaproszeniu do składania wniosków.

2.   Kryteria udzielania dotacji umożliwiają udzielanie dotacji na działania, które maksymalizują ogólną skuteczność realizowanego za ich pomocą programu unijnego, lub udzielanie ich organom, których program prac jest ukierunkowany na osiągnięcie tego samego rezultatu. Kryteria te określa się w taki sposób, aby zapewniały również właściwe zarządzanie unijnymi środkami finansowymi.

Kryteria udzielania dotacji stosowane są w taki sposób, aby umożliwiały wybór tych planowanych działań lub programów prac, co do których Komisja może być pewna, że będą zgodne z jej celami i priorytetami oraz zagwarantują wyeksponowanie unijnego finansowania.

3.   Kryteria udzielania dotacji określa się w taki sposób, aby możliwe było późniejsze przeprowadzenie oceny.

Artykuł 204

Ocena wniosków i udzielenie dotacji

(Artykuł 133 rozporządzenia finansowego)

1.   Właściwy urzędnik zatwierdzający powołuje komisję do oceny wniosków, chyba że Komisja zdecyduje inaczej w ramach konkretnego programu sektorowego.

Komisja składa się z co najmniej trzech osób reprezentujących co najmniej dwie jednostki organizacyjne instytucji lub organów, o których mowa w art. 62 i 208 rozporządzenia finansowego, bez wzajemnych powiązań hierarchicznych. W celu uniknięcia wszelkich konfliktów interesów osoby te podlegają obowiązkom ustanowionym w art. 57 rozporządzenia finansowego.

W przypadku przedstawicielstw i jednostek lokalnych, o których mowa w art. 72 niniejszego rozporządzenia, oraz organów delegowanych, o których mowa w art. 62 i 208 rozporządzenia finansowego, jeżeli nie istnieją odrębne struktury, wymóg dotyczący jednostek organizacyjnych bez wzajemnych powiązań hierarchicznych nie ma zastosowania.

Decyzją właściwego urzędnika zatwierdzającego komisję mogą wspierać zewnętrzni eksperci. Właściwy urzędnik zatwierdzający zapewnia wywiązywanie się przez ekspertów z zobowiązań określonych w art. 57 rozporządzenia finansowego.

2.   W stosownych przypadkach właściwy urzędnik zatwierdzający dokonuje podziału tej procedury na kilka etapów. Zasady regulujące wspomnianą procedurę ogłaszane są w zaproszeniu do składania wniosków.

Jeżeli zaproszenie do składania wniosków przewiduje dwuetapową procedurę składania wniosków, do złożenia pełnego wniosku do drugiego etapu wzywa się jedynie wnioskodawców, których oferty spełniają kryteria oceny dla pierwszego etapu.

Jeśli zaproszenie do składania wniosków przewiduje dwuetapową procedurę oceny, jedynie te wnioski, które pomyślnie przeszły przez pierwszy etap polegający na ocenie dokonanej w oparciu o ograniczony zestaw kryteriów, są oceniane w drugim etapie.

Wnioskodawcy, których wnioski zostały odrzucone na którymkolwiek etapie procedury, zostają o tym powiadomieni zgodnie z art. 133 ust. 3 rozporządzenia finansowego.

Każdy kolejny etap procedury musi być wyraźnie oddzielony od poprzedniego.

W toku jednej procedury nie można zwrócić się więcej niż jeden raz o dostarczenie tych samych dokumentów i informacji.

3.   Komisja oceniająca bądź, w stosownych przypadkach, właściwy urzędnik zatwierdzający może zwrócić się do wnioskodawcy z prośbą o dostarczenie dodatkowych informacji bądź o wyjaśnienia do dokumentów potwierdzających złożonych w związku z wnioskiem, pod warunkiem że takie informacje lub wyjaśnienia nie zmieniają zasadniczo wniosku. Zgodnie z art. 96 rozporządzenia finansowego, w przypadku oczywistych błędów pisarskich komisja oceniająca lub urzędnik zatwierdzający mogą od tego odstąpić jedynie w należycie uzasadnionych przypadkach. Urzędnik zatwierdzający prowadzi odpowiedni rejestr wszelkich kontaktów z wnioskodawcami w toku procedury.

4.   W momencie ukończenia pracy członkowie komisji oceniającej podpisują wykaz przeanalizowanych wniosków, zawierający ocenę ich jakości i określający te, które mogą otrzymać finansowanie. Podpis na wykazie można złożyć w systemie elektronicznym, umożliwiającym odpowiednie uwierzytelnienie osoby składającej podpis.

W miarę potrzeby wykaz ten zawiera klasyfikację przeanalizowanych wniosków, zalecenia dotyczące maksymalnej kwoty dotacji oraz ewentualne mniej istotne zmiany we wniosku o dotację.

Wykaz jest przechowywany do wglądu.

5.   Właściwy urzędnik zatwierdzający może zwrócić się do wnioskodawcy o dostosowanie wniosku zgodnie z zaleceniami komisji oceniającej. Właściwy urzędnik zatwierdzający prowadzi odpowiedni rejestr kontaktów z wnioskodawcami w toku procedury.

Właściwy urzędnik zatwierdzający po ocenie podejmuje decyzję, podając co najmniej:

6.   Ustępy 1, 2 i 4 niniejszego artykułu nie są obowiązkowe w odniesieniu do dotacji udzielanych na mocy art. 190 niniejszego rozporządzenia i art. 125 ust. 7 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 205

Informacje dla wnioskodawców

(Artykuł 133 rozporządzenia finansowego)

Odrzuceni wnioskodawcy są powiadamiani o wyniku oceny ich wniosków w najkrótszym możliwym terminie i nie później niż w terminie 15 dni kalendarzowych od przesłania informacji wybranym wnioskodawcom.

ROZDZIAŁ 4

Płatności i kontrola

Artykuł 206

Zabezpieczenie płatności zaliczkowych

(Artykuł 134 rozporządzenia finansowego)

1.   W celu ograniczenia ryzyka finansowego związanego z wypłatą zaliczek właściwy urzędnik zatwierdzający może, na podstawie analizy ryzyka, zażądać od beneficjenta złożenia zabezpieczenia z góry na kwotę nie wyższą niż wartość zaliczki, przy czym nie dotyczy to dotacji o niskiej wartości, lub podzielić płatność na kilka rat.

2.   W przypadku gdy zabezpieczenie jest wymagane, podlega ono ocenie i akceptacji przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

Zabezpieczenie jest ważne przez okres na tyle długi, aby możliwe było jego uruchomienie.

3.   Zabezpieczenia udziela zatwierdzony bank lub instytucja finansowa z siedzibą w jednym z państw członkowskich. W przypadku gdy beneficjent ma siedzibę w państwie trzecim, właściwy urzędnik zatwierdzający może wyrazić zgodę, aby bank lub instytucja finansowa z siedzibą w tym państwie udzieliły takiego zabezpieczenia, jeżeli uzna on, że wspomniany bank lub instytucja zapewnia zabezpieczenia i właściwości równorzędne z zabezpieczeniami i właściwościami zabezpieczeń udzielanych przez banki lub instytucje finansowe z siedzibą w państwach członkowskich.

Na wniosek beneficjenta zabezpieczenie, o którym mowa w akapicie pierwszym, może zostać zastąpione solidarnym zabezpieczeniem osoby trzeciej lub solidarnym, nieodwołalnym i bezwarunkowym zabezpieczeniem beneficjentów danego działania, którzy są stroną tej samej umowy o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji, po zatwierdzeniu przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

Wartość zabezpieczenia denominowana jest w euro.

Skutkuje ono tym, że bank lub instytucja finansowa, osoba trzecia lub inni beneficjenci występują jako nieodwołalne zabezpieczenie lub jako pierwszy wzywany poręczyciel zobowiązań beneficjenta dotacji.

4.   Zabezpieczenie jest uwalniane w miarę stopniowego rozliczania płatności zaliczkowych w ramach płatności okresowych lub płatności salda na rzecz beneficjenta, zgodnie z warunkami ustanowionymi w umowie o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji.

Artykuł 207

Dokumenty potwierdzające dołączane do wniosków o płatność

(Artykuł 135 rozporządzenia finansowego)

1.   W przypadku każdej dotacji płatności zaliczkowe mogą zostać podzielone na kilka rat zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami.

Warunkiem wypłaty pełnej kwoty nowej płatności zaliczkowej jest wykorzystanie przynajmniej 70 % całkowitej kwoty ewentualnej wcześniejszej płatności zaliczkowej.

W przypadku gdy wykorzystanie poprzedniej płatności zaliczkowej jest niższe niż 70 %, kwotę nowej płatności zaliczkowej zmniejsza się o niewykorzystaną kwotę poprzedniej płatności zaliczkowej.

Na poparcie każdego wniosku o nową płatność przedstawia się zestawienie nakładów beneficjenta.

2.   Nie naruszając przepisów art. 110, beneficjent składa oświadczenie, że informacje zawarte we wnioskach o płatność są pełne, wiarygodne i prawidłowe. Poświadcza również, że poniesione koszty mogą zostać uznane za kwalifikowalne zgodnie z postanowieniami umowy o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji oraz że wnioski o płatność są poparte stosownymi dokumentami potwierdzającymi, które mogą zostać zweryfikowane.

3.   Na poparcie wszelkich płatności właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać, na podstawie oceny ryzyka, poświadczenia sprawozdania finansowego dotyczącego działania lub programu prac oraz rozliczeń stanowiących jego podstawę, sporządzonego przez zatwierdzonego audytora zewnętrznego lub, w przypadku organów publicznych, przez właściwego i niezależnego urzędnika publicznego. Poświadczenie załącza się do wniosku o płatność. Poświadczenie potwierdza, zgodnie z metodyką zatwierdzoną przez właściwego urzędnika zatwierdzającego i na podstawie uzgodnionych procedur zgodnych z międzynarodowymi standardami, że koszty zadeklarowane przez beneficjenta w sprawozdaniu finansowym, na którym oparty jest wniosek o płatność, są rzeczywiste, prawidłowo ujęte oraz kwalifikowalne zgodnie z umową o udzielenie dotacji lub decyzją o udzieleniu dotacji.

W szczególnych i należycie uzasadnionych przypadkach właściwy urzędnik zatwierdzający może zwrócić się o poświadczenie w postaci opinii lub w innej formie zgodnej z międzynarodowymi standardami.

Poświadczenie sprawozdania finansowego oraz rozliczeń stanowiących jego podstawę jest obowiązkowe dla płatności okresowych oraz płatności salda w następujących przypadkach:

W zależności od analizy ryzyka właściwy urzędnik zatwierdzający może również uchylić obowiązek dostarczenia takiego poświadczenia sprawozdania finansowego oraz stanowiących jego podstawę rozliczeń w stosunku do:

Właściwy urzędnik zatwierdzający może także uchylić obowiązek dostarczenia poświadczenia sprawozdania finansowego oraz stanowiących jego podstawę rozliczeń w przypadku, gdy personel własny Komisji bezpośrednio przeprowadził lub przeprowadzi kontrolę, która zapewni równoważną pewność co do zadeklarowanych kosztów, bądź też w jej imieniu uczynił lub uczyni to podmiot do tego upoważniony.

W przypadku umowy między Komisją a kilkoma beneficjentami progi, o których mowa w akapicie trzecim lit. a) i b), stosuje się do każdego beneficjenta.

4.   Na poparcie wszelkich płatności właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać, na podstawie oceny ryzyka, sprawozdania z weryfikacji operacyjnej, sporządzonego przez niezależną osobę trzecią zatwierdzoną przez właściwego urzędnika zatwierdzającego. W przypadku gdy właściwy urzędnik zatwierdzający zażąda sprawozdania z weryfikacji, dołącza się je do wniosku o płatność, a odpowiednie koszty są kwalifikowalne na tych samych warunkach, co koszty powiązane ze świadectwami audytu, jak określono w art. 126 rozporządzenia finansowego. W sprawozdaniu z weryfikacji stwierdza się, że weryfikacja operacyjna została przeprowadzona zgodnie z metodyką zatwierdzoną przez właściwego urzędnika zatwierdzającego oraz określa się, czy działanie lub program prac zostały faktycznie zrealizowane zgodnie z warunkami określonymi w umowie o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji.

Artykuł 208

Zawieszenia i zmniejszenia dotacji

(Artykuł 135 rozporządzenia finansowego)

1.   Wykonywanie umowy o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji, udział beneficjenta w ich wykonaniu lub płatności mogą zostać zawieszone w celu zweryfikowania, czy domniemane istotne błędy, nieprawidłowości, nadużycia finansowe bądź naruszenia obowiązków miały rzeczywiście miejsce. Jeżeli nie zostaną one potwierdzone, wykonywanie zostaje jak najszybciej wznowione.

2.   W przypadku gdy uzgodnione działania lub program prac nie są realizowane lub nie są realizowane właściwie, w pełni lub na czas, właściwy urzędnik zatwierdzający, pod warunkiem że beneficjent otrzymał możliwość przedstawienia uwag, zmniejsza lub odzyskuje kwotę dotacji w odpowiedniej części zależnie od stopnia zaawansowania procedury.

ROZDZIAŁ 5

Wykonanie

Artykuł 209

Umowy dotyczące wykonania

(Artykuł 137 rozporządzenia finansowego)

1.   Bez uszczerbku dla stosowania dyrektywy 2004/18/WE, w przypadku gdy wykonanie działania lub programu prac wymaga udzielenia zamówienia, wówczas beneficjent udziela zamówienia oferentowi przedstawiającemu ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie lub – w stosownych przypadkach – oferentowi, którego oferta zawiera najniższą cenę, unikając jednocześnie konfliktu interesów.

2.   W przypadku gdy wykonanie działania lub programu prac wymaga udzielenia zamówienia o wartości przekraczającej 60 000 EUR, właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać, aby beneficjent przestrzegał szczególnych zasad, oprócz tych, o których mowa w ust. 1.

Szczególne zasady oparte są na zasadach zawartych w rozporządzeniu finansowym oraz są określane przy należytym uwzględnieniu wartości przedmiotowych zamówień, względnej wielkości wkładu unijnego w stosunku do całkowitego kosztu działania oraz ryzyka. Tego rodzaju szczególne zasady zostają włączone do umowy o udzielenie dotacji bądź decyzji o udzieleniu dotacji.

Artykuł 210

Wsparcie finansowe dla osób trzecich

(Artykuł 137 rozporządzenia finansowego)

Pod warunkiem że cele lub rezultaty, jakie mają zostać osiągnięte, są w wystarczającym stopniu szczegółowo opisane w warunkach, o których mowa w art. 137 ust. 1 rozporządzenia finansowego, margines uznaniowości można uznać za wyczerpany tylko wówczas, gdy w decyzjach o udzieleniu dotacji bądź umowach o udzielenie dotacji określono również poniższe kwestie:

TYTUŁ VII

NAGRODY

Artykuł 211

Programowanie

(Artykuł 138 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1.   Roczny lub wieloletni program prac dotyczący nagród jest przygotowywany przez każdego właściwego urzędnika zatwierdzającego. Program prac jest przyjmowany przez instytucję i publikowany na stronie internetowej odnośnej instytucji możliwie jak najszybciej, a najpóźniej w dniu 31 marca roku, w którym ma być wykonany.

W programie prac określa się okres, który program obejmuje, ewentualny akt podstawowy, zamierzone cele, przewidywane wyniki, orientacyjny harmonogram konkursów wraz z orientacyjną kwotą nagród.

Program prac zawiera ponadto informacje określone w art. 94, aby decyzja o jego przyjęciu mogła zostać uznana za decyzję w sprawie finansowania w odniesieniu do nagród na dany rok.

2.   Wszelkie istotne zmiany w programie prac zostają także przyjęte i opublikowane zgodnie z ust. 1.

Artykuł 212

Zasady konkursów

(Artykuł 138 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1.   Zasady konkursów określają:

Dla celów akapitu pierwszego lit. a) ppkt (i) do udziału kwalifikują się beneficjenci dotacji unijnych, chyba że zasady konkursu stanowią inaczej.

Dla celów akapitu pierwszego lit. a) ppkt (vi) można dokonać odstępstwa w przypadku udziału organizacji międzynarodowych.

2.   Właściwy urzędnik zatwierdzający wybiera środki komunikacji, które w kontekście przesyłania zgłoszeń nie mają charakteru dyskryminacyjnego, i które nie powodują ograniczenia dostępu uczestników do konkursu.

Wybrane środki komunikacji gwarantują spełnienie następujących warunków:

3.   Zasady konkursów mogą określać warunki unieważnienia konkursu, w szczególności gdy jego celów nie można osiągnąć lub gdy osoba prawna lub fizyczna, która nie spełnia warunków udziału, kwalifikowałaby się na zwycięzcę.

4.   Zasady konkursów publikowane są na stronie internetowej instytucji unijnych. Oprócz publikacji na stronie internetowej zasady konkursów mogą także zostać opublikowane za pośrednictwem innych właściwych środków, w tym w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, gdy jest to konieczne w celu zapewnienia dodatkowego rozpowszechnienia wśród potencjalnych uczestników. Mogą one być publikowane od chwili przyjęcia decyzji w sprawie finansowania, o której mowa w art. 84 rozporządzenia finansowego, w tym w roku poprzedzającym rok wykonania budżetu. Wszelkie zmiany treści zasad konkursów również podlegają publikacji na tych samych warunkach.

Artykuł 213

Publikacja ex post

(Artykuł 138 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1.   Informacje dotyczące nagród przyznanych w ciągu roku budżetowego podlegają publikacji zgodnie z art. 21.

2.   Po publikacji, o której mowa w ust. 1, Komisja, na wniosek Parlamentu Europejskiego i Rady, przekazuje im sprawozdanie uwzględniające:

Artykuł 214

Ocena

(Artykuł 138 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

1.   Na potrzeby oceny zgłoszeń właściwy urzędnik zatwierdzający powołuje komisję składającą się z co najmniej trzech ekspertów, którzy mogą być ekspertami zewnętrznymi lub osobami reprezentującymi co najmniej dwie jednostki organizacyjne instytucji lub organów, o których mowa w art. 62 i 208 rozporządzenia finansowego, bez wzajemnych powiązań hierarchicznych, z wyjątkiem przypadków przedstawicielstw lub jednostek lokalnych, o których mowa w art. 72 niniejszego rozporządzenia, oraz organów delegowanych, o których mowa w art. 62 i 208 rozporządzenia finansowego, jeżeli nie istnieją odrębne struktury.

Eksperci, o których mowa w akapicie pierwszym, podlegają wymogom dotyczącym konfliktu interesów określonym w art. 57 rozporządzenia finansowego.

Eksperci zewnętrzni oświadczają, że w momencie powołania nie znajdują się w sytuacji konfliktu interesów i że zobowiązują się poinformować urzędnika zatwierdzającego, w razie gdyby w trakcie procedury oceny zaistniał konflikt interesów.

2.   W momencie ukończenia pracy członkowie komisji podpisują wykaz wszystkich przeanalizowanych zgłoszeń, zawierający ocenę ich jakości i określający te, za które można przyznać nagrody. Podpis na wykazie można złożyć w systemie elektronicznym, umożliwiającym odpowiednie uwierzytelnienie osoby składającej podpis.

Wykaz, o którym mowa w akapicie pierwszym, jest przechowywany do wglądu.

3.   Właściwy urzędnik zatwierdzający decyduje, czy nagrody zostają przyznane. W decyzji określa się ponadto:

Artykuł 215

Informacje i powiadomienie

(Artykuł 138 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

1.   Uczestnicy są powiadamiani o wyniku oceny ich zgłoszenia w najkrótszym możliwym terminie i nie później niż w ciągu 15 dni kalendarzowych od podjęcia przez urzędnika zatwierdzającego decyzji o przyznaniu nagród.

2.   Zwycięski uczestnik jest powiadamiany o decyzji o przyznaniu nagrody, która stanowi zobowiązanie prawne w rozumieniu art. 86 rozporządzenia finansowego.

TYTUŁ VIII

INSTRUMENTY FINANSOWE

Artykuł 216

Wybór podmiotów, którym powierza się wdrażanie instrumentów finansowych w trybie zarządzania bezpośredniego

(Artykuł 139 rozporządzenia finansowego)

1.   Na potrzeby wdrażania instrumentów finansowych w trybie zarządzania bezpośredniego Komisja uzyskuje dowody potwierdzające, że podmiot, któremu powierzono wdrażanie, spełnia wymogi art. 60 ust. 2 rozporządzenia finansowego. Uzyskane dowody zachowują ważność na potrzeby wdrażania instrumentów finansowych przez stosowny podmiot w przyszłości, chyba że wprowadzono istotne zmiany w objętych tymi wymogami systemach, zasadach i procedurach stosowanych przez podmioty, którym powierzono wdrażanie.

2.   W celu wyboru podmiotów, którym powierza się wdrażanie instrumentów finansowych na mocy art. 61 ust. 2 rozporządzenia finansowego, Komisja publikuje zaproszenie dla podmiotów, którym potencjalnie może powierzyć wdrażanie. W zaproszeniu określa się kryteria wyboru i delegowania zadań.

W zaproszeniu, o którym mowa w akapicie pierwszym, określa się również, czy podmiot, któremu powierza się wdrażanie, jest zobowiązany wyasygnować własne zasoby finansowe na określony instrument finansowy lub uczestniczyć w podziale ryzyka. Jeżeli zamieszcza się taką wzmiankę i jeżeli jest to konieczne w celu złagodzenia ewentualnego konfliktu interesów, w zaproszeniu wskazuje się także, że podmiot, któremu powierza się wdrażanie, jest zobowiązany zaproponować środki dotyczące zapewnienia zgodności interesów, jak określono w art. 140 ust. 2 rozporządzenia finansowego. Środki dotyczące zapewnienia zgodności interesów uwzględnia się w umowie dotyczącej danego instrumentu finansowego.

Komisja podejmuje dialog z podmiotami, które spełniają kryteria wyboru, w sposób przejrzysty i obiektywny, nie dając podstaw do powstania konfliktu interesów. Po zakończeniu dialogu Komisja podpisuje umowy o delegowaniu zadań z podmiotem lub podmiotami, które przedstawiły wnioski najbardziej korzystne ekonomicznie, obejmujące, w stosownych przypadkach, wyasygnowanie własnych zasobów finansowych lub uczestnictwo w podziale ryzyka.

3.   Komisja może przystąpić do bezpośrednich negocjacji z podmiotami, którym potencjalnie może powierzyć wdrażanie, przed podpisaniem umów o delegowaniu zadań w przypadkach gdy podmiot, któremu powierza się wdrażanie, jest wskazany w stosownym akcie podstawowym lub wymieniony w art. 58 ust. 1 lit. c) ppkt (iii) rozporządzenia finansowego lub też w należycie uzasadnionych i odpowiednio udokumentowanych wyjątkowych przypadkach, szczególnie gdy:

Artykuł 217

Treść umowy o delegowaniu zadań z podmiotami, którym powierza się wdrażanie instrumentów finansowych w trybie zarządzania bezpośredniego

(Artykuł 139 rozporządzenia finansowego)

Oprócz wymogów wymienionych w art. 40 umowa o delegowaniu zadań z podmiotami, którym powierza się wdrażanie instrumentów finansowych, obejmuje odpowiednie uzgodnienia w celu zapewnienia przestrzegania zasad i warunków określonych w art. 140 rozporządzenia finansowego. W szczególności umowa o delegowaniu zadań zawiera: