(1)

Ze względu na powszechne wykorzystywanie nowych technologii informatyczno-komunikacyjnych przez Komisję i państwa członkowskie – w szczególności w przypadku właściwych organów krajowych odpowiedzialnych za realizację wspólnej polityki rolnej (WPR) – dokumenty znajdujące się w posiadaniu Komisji i państw członkowskich coraz częściej przybierają formę dokumentów elektronicznych lub cyfrowych.

(2)

Komisja zwiększyła wysiłki w celu opracowania systemów komputerowych umożliwiających elektroniczne zarządzanie dokumentami i procedurami w ramach jej własnych wewnętrznych procedur oraz w zakresie stosunków z organami zaangażowanymi w realizację WPR. Jednocześnie państwa członkowskie opracowały systemy komputerowe na szczeblu krajowym w celu sprostania wymogom wspólnego zarządzania WPR.

(3)

W tej sytuacji oraz uwzględniając konieczność zapewnienia jednolitego i zharmonizowanego sposobu zarządzania WPR przez wszystkie zaangażowane strony, należy ustanowić ramy prawne i przewidzieć wspólne zasady obowiązujące w odniesieniu do systemów informatycznych tworzonych w celu przekazywania Komisji informacji i dokumentów przez państwa członkowskie oraz organy i instytucje wyznaczone przez nie do zarządzania WPR.

(4)

Z myślą o skutecznym osiągnięciu wyznaczonych celów należy określić zakres przedmiotowych ram prawnych, zarówno pod kątem prawodawstwa, jak i zaangażowanych podmiotów.

(5)

W odniesieniu do prawodawstwa, rozporządzenia (WE) nr 247/2006, (WE) nr 1405/2006, (WE) nr 1234/2007, (WE) nr 3/2008 i (WE) nr 73/2009 oraz ich przepisy wykonawcze (zwane dalej „rozporządzeniami WPR”) ustanawiają szeroką gamę zobowiązań dla państw członkowskich, które dotyczą przekazywania Komisji informacji i dokumentów niezbędnych do wdrożenia tych rozporządzeń. Należy je zatem uwzględnić stosownie do ich specyfiki.

(6)

W odniesieniu do zaangażowanych podmiotów, prawa i obowiązki ustanowione rozporządzeniami WPR, zarówno wobec Komisji, jak i państw członkowskich oraz ich właściwych organów i instytucji, wymagają dokładnego określenia tożsamości osób i organów odpowiedzialnych za podejmowane działania i środki.

(7)

Rozporządzenia WPR przewidują zasadniczo, że informacje należy przesyłać drogą elektroniczną lub za pomocą systemu informatycznego, nie określając jednakże zbyt szczegółowo zasad, według których należy to czynić. W celu zapewnienia spójności i prawidłowego zarządzania oraz uproszczenia procedur dla użytkowników i organów odpowiedzialnych za systemy należy ustanowić wspólne zasady obowiązujące w odniesieniu do wszystkich tworzonych systemów informatycznych.

(8)

Aby dokumenty można było uznać za ważne w państwach członkowskich i właściwe dla celów Komisji, należy stworzyć możliwość gwarantowania autentyczności, integralności i trwałej czytelności tych dokumentów oraz związanych z nimi metadanych przez okres ich obowiązkowego przechowywania.

(9)

Z myślą o zapewnieniu tego rodzaju gwarancji, w ramach tworzonych systemów informatycznych należy zawsze określać tożsamość organów i osób upoważnionych do przesyłania wiadomości, stosownie do przypisanych im uprawnień. Za określenie tożsamości upoważnionych organów i osób odpowiadać muszą właściwe organy, o których mowa w poszczególnych rozporządzeniach WPR. Jednakże w interesie prawidłowego zarządzania decyzję o warunkach wyznaczania upoważnionych osób należy pozostawić w gestii państw członkowskich i Komisji, przewidując, że wyznaczenia tego dokonywać będzie centralny organ łącznikowy. Ponadto należy określić warunki przyznawania praw dostępu do systemów informatycznych tworzonych przez Komisję.

(10)

Ze względu na szeroki zakres zobowiązań sprawozdawczych, których dotyczy niniejsze rozporządzenie, systemy informatyczne będą stopniowo udostępniane właściwym organom państw członkowskich. Obowiązek przekazywania informacji i dokumentów przez te systemy informatyczne należy wprowadzić z chwilą, gdy odpowiednie przepisy rozporządzeń WPR zaczną przewidywać stosowanie niniejszego rozporządzenia.

(11)

Konieczne jest zarządzanie dokumentami zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. W tym celu należy zastosować ogólne przepisy ustanowione prawodawstwem wspólnotowym, w szczególności dyrektywą 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych (6), dyrektywą 2002/58/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 lipca 2002 r. dotyczącą przetwarzania danych osobowych i ochrony prywatności w sektorze łączności elektronicznej (dyrektywa o prywatności i łączności elektronicznej) (7), rozporządzeniem (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (8) i rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (9).

(12)

Środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią Komitetu Zarządzającego ds. Płatności Bezpośrednich oraz Komitetu Zarządzającego ds. Wspólnej Organizacji Rynków Rolnych,