w sprawie kontroli przez państwa członkowskie transakcji stanowiących część systemu finansowania przez Europejski Fundusz Rolniczy Gwarancji

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską, w szczególności jego art. 37,

1. Niniejsze rozporządzenie odnosi się do kontroli dokumentów handlowych jednostek otrzymujących lub dokonujących płatności, odnoszących się bezpośrednio lub pośrednio do systemu finansowania przez Europejski Fundusz Rolniczy Gwarancji (EFRG) lub ich przedstawicieli, zwanych dalej „przedsiębiorstwami”, w celu ustalenia, czy transakcje stanowiące część systemu finansowania przez EFRG rzeczywiście zostały przeprowadzone i wykonane prawidłowo.

2. Niniejsze rozporządzenie nie dotyczy środków objętych zintegrowanym systemem zarządzania i kontroli ustanowionym na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 1782/2003 z dnia 29 września 2003 r. ustanawiającego wspólne zasady dla systemów wsparcia bezpośredniego w ramach wspólnej polityki rolnej i ustanawiające określone systemy wsparcia dla rolników (5). Komisja, zgodnie z procedurą określoną w art. 41 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, ustanawia wykaz innych środków, do których niniejsze rozporządzenie nie ma zastosowania.

3. Do celów niniejszego rozporządzenia mają zastosowanie następujące definicje:

1. Państwa członkowskie przeprowadzają systematyczne kontrole dokumentów handlowych przedsiębiorstw uwzględniając charakter transakcji podlegających kontroli. Państwa członkowskie zapewniają, aby wybór przedsiębiorstw do przeprowadzenia kontroli dawał możliwie jak największą gwarancję skuteczności środków służących zapobieganiu i wykrywaniu nieprawidłowości w ramach systemu finansowania przez EFRG. Wybór uwzględnia, między innymi, finansowe znaczenie przedsiębiorstw w tym systemie i inne czynniki ryzyka.

2. W każdym okresie prowadzenia kontroli określonym w ust. 7, kontrole określone w ust. 1 dotyczą liczby przedsiębiorstw nie mniejszej niż połowa przedsiębiorstw, których wpływy lub płatności, lub ich suma, w ramach systemu finansowania przez EFRG, wynosiły powyżej 150 000 EUR w roku budżetowym EFRG poprzedzającym początek okresu danej kontroli.

3. W odniesieniu do każdego bieżącego okresu kontroli państwa członkowskie, bez uszczerbku dla ich zobowiązań szczegółowo określonych w ust. 1, wybierają przedsiębiorstwa, które mają być poddane kontroli, na podstawie analizy ryzyka w sektorze refundacji wywozowych i dla wszystkich innych środków, gdzie jest to wykonalne. Państwa członkowskie przedkładają Komisji propozycje zastosowania analizy ryzyka. Propozycje obejmują wszelkie istotne informacje dotyczące podejścia, które może być zastosowane, technik, kryteriów i metod realizacji. Przedstawiane są one nie później niż dnia 1 grudnia roku poprzedzającego rozpoczęcie okresu kontroli, do którego mają być zastosowane. Państwa członkowskie uwzględniają uwagi Komisji w sprawie propozycji, które przedstawiane są w ciągu ośmiu tygodni od otrzymania propozycji.

4. W przypadku środków, dla których zastosowanie analizy ryzyka nie jest według państwa członkowskiego wykonalne, przedsiębiorstwa, których suma wpływów gotówkowych lub płatności albo suma tych dwóch kwot w ramach systemu finansowania przez EFRG wyniosła więcej niż 350 000 EUR i które nie były poddane kontroli zgodnie z niniejszym rozporządzeniem w trakcie którejkolwiek z dwóch poprzedzających okresów kontroli, muszą zostać skontrolowane.

5. Przedsiębiorstwa, których suma wpływów lub płatności wyniosła poniżej 40 000 EUR, kontroluje się na mocy niniejszego rozporządzenia jedynie na podstawie szczególnych powodów, wskazanych przez państwa członkowskie w ich rocznym programie określonym w art. 10 lub przez Komisję w proponowanej zmianie tego programu.

6. W stosownych przypadkach kontrole przewidziane w ust. 1 rozszerza się na osoby fizyczne i prawne, z którymi przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 1 są powiązane oraz na takie inne osoby fizyczne i prawne, których kontrola może być istotna dla osiągnięcia celów ustanowionych w art. 3.

Kontrola obejmuje okres co najmniej 12 miesięcy, kończący się w trakcie poprzedniego okresu kontroli; może on być przedłużony na okresy, które zostaną ustalone przez państwo członkowskie, poprzedzające okres 12-miesięczny lub następujące po nim.

8. Kontrola przeprowadzana stosownie do niniejszego rozporządzenia nie wpływa na kontrole przeprowadzane na mocy art. 36 i 37 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.

1. Dokładność danych pierwotnych podlegających kontroli weryfikuje się przez szereg kontroli przekrojowych, włączając, w miarę potrzeby, dokumenty handlowe osób trzecich, stosownie do stopnia przedstawionego ryzyka, obejmujących między innymi:

2. W szczególności, w przypadku gdy przedsiębiorstwa są zobowiązane do prowadzenia dokładnych rejestrów zapasów, zgodnie z przepisami wspólnotowymi lub krajowymi, kontrola tych rejestrów obejmuje, w stosownych przypadkach, porównanie z dokumentami handlowymi i, jeżeli to stosowne, z faktyczną ilością zapasów w magazynach.

3. W wyborze transakcji, które mają być skontrolowane, w pełni bierze się pod uwagę stopień przedstawianego ryzyka.

Przedsiębiorstwa przechowują dokumenty handlowe przez okres co najmniej trzech lat, zaczynający się od końca roku, w którym zostały sporządzone.

Państwa członkowskie mogą ustanowić dłuższy okres przechowywania tych dokumentów.

1. Osoby odpowiedzialne za przedsiębiorstwo lub osoba trzecia zapewniają, aby wszystkie dokumenty handlowe i informacje dodatkowe dostarczane były urzędnikom odpowiedzialnym za kontrolę lub osobom do tego celu upoważnionym. Dane archiwizowane elektronicznie dostarczane są na właściwym nośniku danych.

2. Urzędnicy odpowiedzialni za kontrole lub osoby do tego celu upoważnione mogą żądać dostarczenia im wyciągów lub kopii dokumentów określonych w ust. 1.

3. Gdy w trakcie kontroli przeprowadzanej na mocy niniejszego rozporządzenia dokumenty handlowe zachowane przez przedsiębiorstwa uważa się za niewłaściwe do celów kontroli, przedsiębiorstwo zostaje pouczone, aby w przyszłości prowadzić takie zapisy w sposób zgodny z wymaganiami państwa członkowskiego odpowiedzialnego za kontrolę, bez uszczerbku dla zobowiązań ustanowionych w innych rozporządzeniach dotyczących danego sektora.

Państwa członkowskie ustalają datę, po której takie zapisy mają być utworzone.

Gdy całość lub część dokumentów handlowych wymaganych do kontroli na mocy niniejszego rozporządzenia znajduje się w obrębie przedsiębiorstwa w tej samej grupie handlowej, spółce lub stowarzyszeniu przedsiębiorstw zarządzanym w sposób jednolity z kontrolowanym przedsiębiorstwem, bez względu na to, czy zlokalizowane w obrębie czy poza terytorium wspólnotowym, przedsiębiorstwo udostępnia te dokumenty handlowe urzędnikom odpowiedzialnym za kontrolę, w miejscu i czasie ustalonym przez państwo członkowskie odpowiedzialne za przeprowadzenie kontroli.

1. Państwa członkowskie zapewniają, aby urzędnicy odpowiedzialni za kontrole byli uprawnieni do przejęcia dokumentów handlowych lub mogli upoważnić do ich przejęcia. Prawo to jest wykonywane w poszanowaniu stosownych przepisów prawa krajowego i nie ma wpływu na stosowanie zasad postępowania sądowego w sprawach karnych w zakresie przejęcia dokumentów.

2. Państwa członkowskie podejmują właściwe środki w celu karania osób fizycznych lub prawnych, które nie dopełniły swoich obowiązków wynikających z niniejszego rozporządzenia.

1. Państwa członkowskie udzielają sobie nawzajem pomocy przy przeprowadzaniu kontroli przewidzianej w art. 2 i 3 w następujących przypadkach:

Komisja może koordynować wspólne działania wymagające pomocy wzajemnej między dwoma lub więcej państwami członkowskimi. Przepisy dotyczące takiej koordynacji ustanawiane są zgodnie z procedurą określoną w art. 41 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.

W przypadku gdy dwa lub więcej państwa członkowskie włączają do programu przesłanego na mocy art. 10 ust. 2 propozycję wspólnego działania związanego ze znaczną pomocą wzajemną, Komisja może na żądanie dopuścić zmniejszenie maksymalnie do 25 % minimalnej ilości analiz ustalonych na mocy art. 2 ust. 2–5 wobec zainteresowanych państw członkowskich.

2. W trakcie pierwszych trzech miesięcy następujących po roku budżetowym wypłat EFRG państwa członkowskie przesyłają wykaz przedsiębiorstw określonych w ust. 1 lit. a) do każdego z państw członkowskich, w którym takie przedsiębiorstwo posiada siedzibę. Wykaz zawiera wszystkie dane niezbędne do umożliwienia państwu członkowskiemu przeznaczenia identyfikacji przedsiębiorstw oraz podjęcia jego zobowiązań w zakresie kontroli. Państwo członkowskie przeznaczenia jest odpowiedzialne za kontrolę takich przedsiębiorstw zgodnie z art. 2. Kopia każdego wykazu przesyłana jest do Komisji.

Państwo członkowskie otrzymujące lub dokonujące płatności może wystąpić z wnioskiem do państwa członkowskiego, w którym przedsiębiorstwo posiada siedzibę, o przeprowadzenie kontroli niektórych przedsiębiorstw z wykazu zgodnie z art. 2, uzasadniając konieczność wystąpienia z takim wnioskiem, w szczególności wskazując ryzyka z tym związane.

Państwo członkowskie otrzymujące wniosek należycie uwzględnia ryzyka związane z przedsiębiorstwem, o których informuje państwo członkowskie występujące z wnioskiem.

Państwo członkowskie, do którego skierowany jest wniosek, powiadamia państwo członkowskie występujące z wnioskiem o czynnościach przeprowadzanych po otrzymaniu wniosku. Gdy odbywa się kontrola przedsiębiorstwa z wykazu, państwo członkowskie, do którego skierowano wniosek i które przeprowadziło kontrolę, informuje państwo występujące z wnioskiem o wynikach tej kontroli najpóźniej trzy miesiące od zakończenia okresu kontroli.

Przegląd takich wniosków jest przesyłany Komisji kwartalnie w ciągu jednego miesiąca od zakończenia każdego kwartału. Komisja może wymagać, aby zostały jej przekazane kopie poszczególnych wniosków.

3. W trakcie pierwszych trzech miesięcy po roku budżetowym wypłat EFRG państwa członkowskie przesyłają Komisji wykaz przedsiębiorstw posiadających siedzibę w kraju trzecim, dla których wypłata przedmiotowej kwoty została lub powinna była zostać dokonana lub otrzymana w tym państwie członkowskim.

4. Jeśli wymagana jest dodatkowa informacja w innym państwie członkowskim jako część kontroli przedsiębiorstwa zgodnie z art. 2, w szczególności kontroli przekrojowych zgodnie z art. 3, mogą być przedstawione szczególne wymagania kontrolne, wskazujące powody takiego żądania. Przegląd takich szczególnych wniosków jest przesyłany Komisji kwartalnie w ciągu jednego miesiąca od zakończenia każdego kwartału. Komisja może wymagać, aby zostały jej przekazane kopie poszczególnych wniosków.

Wniosek kontrolny zostaje uwzględniony nie później niż sześć miesięcy po jego otrzymaniu; wyniki kontroli są przekazywane bezzwłocznie państwu członkowskiemu występującemu z wnioskiem oraz Komisji. Powiadomienie Komisji ma charakter kwartalny i jest przekazywane w ciągu jednego miesiąca od zakończenia każdego kwartału.

5. Zgodnie z procedurą określoną w art. 41 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 Komisja ustala minimalne wymagania dotyczące treści wniosków określonych w ust. 2 i 4 niniejszego artykułu.

1. Informacje zebrane w ramach kontroli przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu są chronione tajemnicą zawodową. Informacji tych nie wolno przekazywać nikomu poza osobami, które z uwagi na funkcje pełnione w państwach członkowskich lub w instytucjach Wspólnot posiadają wiedzę o tych dokumentach do celów związanych z pełnieniem swoich obowiązków.

2. Przepisy niniejszego artykułu nie naruszają przepisów prawa krajowego odnoszących się do postępowania sądowego.

1. W terminie do dnia 1 stycznia po okresie kontroli państwa członkowskie przekazują Komisji szczegółowe sprawozdanie dotyczące stosowania niniejszego rozporządzenia.

Sprawozdanie to musi przedstawiać wszelkie napotkane trudności i środki podejmowane w celu ich przezwyciężenia i, jeżeli to stosowne, propozycje zmian.

2. Państwa członkowskie i Komisja regularnie dokonują wymiany opinii na temat stosowania niniejszego rozporządzenia.

3. W swoim rocznym sprawozdaniu dotyczącym zarządzania środkami finansowymi określonymi w art. 43 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 Komisja w każdym roku ocenia dokonane postępy.

1. Państwa członkowskie opracowują programy kontroli, które mają być prowadzone na podstawie art. 2 w następnym okresie kontroli.

2. Każdego roku w terminie do dnia 15 kwietnia państwa członkowskie wysyłają Komisji swoje programy określone w ust. 1, w których zawierają następujące informacje:

3. Państwa członkowskie realizują opracowane przez siebie i wysłane Komisji programy, jeżeli w ciągu ośmiu tygodni Komisja nie przekaże im swoich uwag.

4. Tę samą procedurę stosuje się w odniesieniu do zmian wprowadzonych do programów przez państwa członkowskie.

5. W wyjątkowych przypadkach i na jakimkolwiek etapie, Komisja może zażądać włączenia przedsiębiorstwa określonej kategorii do programu jednego lub kilku państw członkowskich.

1. W każdym państwie członkowskim wyznacza się specjalną służbę odpowiedzialną za monitorowanie stosowania niniejszego rozporządzenia oraz za:

Państwa członkowskie mogą również postanowić, że wykonywanie kontroli przeprowadzanych na mocy niniejszego rozporządzenia jest rozdzielone między specjalną służbę a inne służby krajowe, pod warunkiem że specjalna służba odpowiedzialna jest za koordynację tych kontroli.

2. Służba lub służby odpowiedzialne za stosowanie niniejszego rozporządzenia są zorganizowane w taki sposób, aby były niezależne od służb lub wydziałów służb odpowiadających za płatności i kontrole przeprowadzane przed dokonaniem płatności.

3. Specjalna służba określona w ust. 1 podejmuje wszelkie niezbędne środki w celu zapewnienia prawidłowego stosowania niniejszego rozporządzenia.

5. Państwo członkowskie udziela specjalnej służbie wszelkich uprawnień niezbędnych do wykonywania zadań określonych w ust. 3 i 4.

Służba ta składa się z dostatecznej liczby urzędników, którzy zostali odpowiednio przeszkoleni w celu wykonywania tych zadań.

6. Przepisy niniejszego artykułu nie mają zastosowania, w przypadku gdy minimalna liczba przedsiębiorstw, które mają być poddane kontroli zgodnie z art. 2 ust. 2–5, jest mniejsza niż 10.

Kwoty wyrażone w euro podawane w niniejszym rozporządzeniu przelicza się w razie potrzeby na waluty krajowe stosując kurs wymiany obowiązujący pierwszego dnia roboczego roku rozpoczęcia okresu kontroli, opublikowany w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej.

Szczegółowe zasady stosowania niniejszego rozporządzenia przyjmuje się, w razie potrzeby, zgodnie z procedurą, o której mowa w art. 41 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.

Artykuły 36 i 37 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 stosuje się do kontroli szczególnych wydatków finansowanych przez Wspólnotę na mocy niniejszego rozporządzenia.

1. Zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa krajowego urzędnicy Komisji mają dostęp do wszystkich dokumentów sporządzonych na potrzeby kontroli lub dokumentów zebranych w wyniku przeprowadzenia kontroli organizowanej na mocy niniejszego rozporządzenia oraz do przechowywanych danych, łącznie z danymi zgromadzonymi w systemach przetwarzania danych. Dane te są dostarczane na wniosek na właściwym nośniku danych.

2. Kontrole określone w art. 2 przeprowadzane są przez urzędników państw członkowskich.

Urzędnicy Komisji mogą uczestniczyć w tych kontrolach. Sami nie mogą wykorzystywać uprawnień kontrolnych przyznanych urzędnikom krajowym; jednak mają oni dostęp do tych samych lokali i tych samych dokumentów, co urzędnicy państw członkowskich.

3. W przypadku kontroli odbywających się na mocy art. 7 urzędnicy państwa członkowskiego występującego z wnioskiem mogą być obecni, za zgodą państwa członkowskiego, do którego skierowano wniosek, przy kontroli w państwie członkowskim, do którego skierowano wniosek, i mieć dostęp do tych samych lokali i tych samych dokumentów, co urzędnicy tego państwa członkowskiego.

Urzędnicy państwa członkowskiego występującego z wnioskiem obecni przy kontrolach w państwie członkowskim, do którego skierowano wniosek, muszą przez cały czas posiadać potwierdzenie pełnionej funkcji. Kontrole przeprowadzane są przez cały czas przez urzędników państwa członkowskiego, do którego skierowano wniosek.

4. Gdy przepisy krajowe dotyczące postępowania karnego zastrzegają niektóre działania dla urzędników wyraźnie wyznaczonych na mocy prawa krajowego, ani urzędnicy Komisji, ani urzędnicy państwa członkowskiego, o którym mowa w ust. 3, nie uczestniczą w tych działaniach. W żadnym wypadku nie uczestniczą oni w szczególności w przeszukaniu domu ani w formalnych przesłuchaniach osób w kontekście prawa karnego państwa członkowskiego. Jednakże mają dostęp do informacji w ten sposób otrzymanych.

Rozporządzenie (EWG) nr 4045/89, zmienione rozporządzeniami wymienionymi w załączniku I, traci moc.

Odesłania do uchylonego rozporządzenia należy odczytywać jako odesłania do niniejszego rozporządzenia, zgodnie z tabelą korelacji w załączniku II.

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

(1) Opinia z dnia 19 czerwca 2007 r. (dotychczas nieopublikowana w Dzienniku Urzędowym).

ZAŁĄCZNIK II

TABELA KORELACJI

Rozporządzenie (EWG) nr 4045/89	Niniejsze rozporządzenie
art. 1 ust. 1	art. 1 ust. 1
art. 1 ust. 2	art. 1 ust. 3 zdanie wprowadzające oraz art. 1 ust. 3 lit. a)
art. 1 ust. 3	art. 1 ust. 3 lit. b)
art. 1 ust. 4	art. 1 ust. 2
art. 1 ust. 5	—
art. 2 ust. 1	art. 2 ust. 1
art. 2 ust. 2 akapit pierwszy	art. 2 ust. 2
art. 2 ust. 2 akapit drugi	art. 2 ust. 3
art. 2 ust. 2 akapit trzeci	—
art. 2 ust. 2 akapit czwarty	art. 2 ust. 4
art. 2 ust. 2 akapit piąty	art. 2 ust. 5
art. 2 ust. 3	art. 2 ust. 6
art. 2 ust. 4	art. 2 ust. 7
art. 2 ust. 5	art. 2 ust. 8
art. 3 ust. 1 zdanie wprowadzające	art. 3 ust. 1 zdanie wprowadzające
art. 3 ust. 1 tiret pierwsze	art. 3 ust. 1 lit. a)
art. 3 ust. 1 tiret drugie	art. 3 ust. 1 lit. b)
art. 3 ust. 1 tiret trzecie	art. 3 ust. 1 lit. c)
art. 3 ust. 1 tiret czwarte	art. 3 ust. 1 lit. d)
art. 3 ust. 2	art. 3 ust. 2
art. 3 ust. 3	art. 3 ust. 3
art. 4	art. 4
art. 5	art. 5
art. 6	art. 6
art. 7 ust. 1 akapit pierwszy zdanie wprowadzające	art. 7 ust. 1 akapit pierwszy zdanie wprowadzające
art. 7 ust. 1 akapit pierwszy tiret pierwsze	art. 7 ust. 1 akapit pierwszy lit. a)
art. 7 ust. 1 akapit pierwszy tiret drugie	art. 7 ust. 1 akapit pierwszy lit. b)
art. 7 ust. 1 akapit drugi	art. 7 ust. 1 akapit drugi
art. 7 ust. 1 akapit trzeci	art. 7 ust. 1 akapit trzeci
art. 7 ust. 2, 3, 4 i 5	art. 7 ust. 2–5
art. 8	art. 8
art. 9 ust. 1	art. 9 ust. 1 akapit pierwszy
art. 9 ust. 2	art. 9 ust. 1 akapit drugi
art. 9 ust. 3	art. 9 ust. 2
art. 9 ust. 4	art. 9 ust. 3
art. 9 ust. 5	—
art. 10 ust. 1	art. 10 ust. 1
art. 10 ust. 2 zdanie wprowadzające	art. 10 ust. 2 zdanie wprowadzające
art. 10 ust. 2 tiret pierwsze	art. 10 ust. 2 lit. a)
art. 10 ust. 2 tiret drugie	art. 10 ust. 2 lit. b)
art. 10 ust. 3, 4 i 5	art. 10 ust. 3, 4 i 5
art. 11 ust. 1 akapit pierwszy zdanie wprowadzające	art. 11 ust. 1 akapit pierwszy zdanie wprowadzające
art. 11 ust. 1 akapit pierwszy tiret pierwsze	art. 11 ust. 1 akapit pierwszy lit. a)
art. 11 ust. 1 akapit pierwszy tiret drugie	art. 11 ust. 1 akapit pierwszy lit. b)
art. 11 ust. 1 akapit drugi	art. 11 ust. 1 akapit drugi
art. 11 ust. 2 i 3	art. 11 ust. 2 i 3
art. 11 ust. 4 zdanie wprowadzające	art. 11 ust. 4 zdanie wprowadzające
art. 11 ust. 4 tiret pierwsze	art. 11 ust. 4 lit. a)
art. 11 ust. 4 tiret drugie	art. 11 ust. 4 lit. b)
art. 11 ust. 4 tiret trzecie	art. 11 ust. 4 lit. c)
art. 11 ust. 5 i 6	art. 11 ust. 5 i 6
art. 18	art. 12
art. 19	art. 13
art. 20	art. 14
art. 21	art. 15
art. 22	—
—	art. 16
art. 23	art. 17
—	załącznik I
—	załącznik II

Rozporządzenie Rady (EWG) nr 4045/89 (Dz.U. L 388 z 30.12.1989, s. 18)
Rozporządzenie Rady (WE) nr 3094/94 (Dz.U. L 328 z 20.12.1994, s. 1)
Rozporządzenie Rady (WE) nr 3235/94 (Dz.U. L 338 z 28.12.1994, s. 16)	Tylko art. 1 ust. 1
Rozporządzenie Rady (WE) nr 2154/2002 (Dz.U. L 328 z 5.12.2002, s. 4)