ZAŁĄCZNIK

ZAKRES WYMAGAŃ I OBOWIĄZKÓW

GRUPA EKSPERTÓW DS. FAKTUROWANIA ELEKTRONICZNEGO

1.   KONTEKST

Komisja Europejska (KE) wychodzi naprzeciw wyzwaniom globalizacji gospodarczej. W swojej „Szeroko zakrojonej strategii innowacyjnej”, wprowadzonej we wrześniu 2006 r. KE zaobserwowała, że „w nowym porządku ekonomicznym Europa nie może zmierzyć się z konkurencją, jeżeli nie wykaże się większą pomysłowością, nie będzie lepiej reagować na potrzeby i preferencje konsumentów oraz nie stanie się bardziej innowacyjna”.

W kontekście gospodarki globalnej jako podstawa poprawy konkurencyjności europejskiej wyłaniają się dwa aspekty: skuteczność oraz niezawodność. Poprawa efektywności łańcuchów wartości przyczynia się do obniżenia kosztów a zwiększenie pewności otoczenia, w którym one działają, podnosi ich konkurencyjność. Efektywność i niezawodność łańcuchów wartości jest zatem podłożem innowacji.

Usprawnienie przepływu informacji w każdym łańcuchu wartości ogranicza nieefektywność, zwiększa niezawodność oraz przyczynia się do redukcji kosztów. Ponieważ Europa zmierza w kierunku przyjęcia jednolitego obszaru płatniczego euro (SEPA), należy także zająć się kwestią procesów gospodarczych, które są w znacznym stopniu powiązane z płatnościami dokonywanymi pomiędzy przedsiębiorstwami jako takimi oraz pomiędzy przedsiębiorstwami a rządem. Oczekuje się, że SEPA będzie miał znaczny wkład w Agendę lizbońską.

Zapewnienie podstawy dla osiągnięcia interoperatywności rozwiązań w zakresie e-fakturowania w sektorze publicznym i prywatnym należy do zakresu i przedmiotu europejskich ram fakturowania elektronicznego (EFE). Ramy będą stanowiły podstawę interoperatywności dzięki ustanowieniu wspólnych zasad w zakresie przedsiębiorczości i norm technicznych. Poprzez pomoc we wzmocnieniu pozytywnych bodźców gospodarczych, zachęcających do zastąpienia procesów opierających się na pracy ręcznej z wykorzystaniem papieru handlem elektronicznym, ramy przyczynią się do zniesienia istniejących obecnie przeszkód w zakresie przyjęcia i ustanowienia wewnątrzwspólnotowych (transgranicznych) rozwiązań w zakresie e-fakturowania.

2.   MANDAT UDZIELONY GRUPIE EKSPERTÓW DS. E-FAKTUROWANIA

Zadaniem Grupy Ekspertów („Grupa”) będzie pomoc Komisji w rozwoju i nadzorowaniu postępów w kierunku ustalonej strategii stworzenia europejskich ram e-fakturowania.

Zadania Grupy powinny zostać wykonane do dnia 31 grudnia 2009 r.

Grupa spełnia następujące zadania szczególne:

a)	wskazanie w uregulowaniach prawnych z zakresu e-fakturowania na poziomie Wspólnoty i państw członkowskich braków, które uniemożliwiają wykorzystanie w pełni potencjału gospodarki Wspólnoty;

b)	określenie wymogów biznesowych e-fakturowania dla europejskich ram e-fakturowania oraz zapewnienie ich zatwierdzenia przez najważniejsze zainteresowane strony;

c)

określenie istotnych dla e-fakturowania danych, w szczególności dotyczących powiązań między fakturami i – co najmniej – procesu zaopatrzenia i płatności, spraw związanych z podatkiem VAT, potwierdzeniem autentyczności i integralności, wymogami archiwizacji i przechowywania, jak i potrzebą zagwarantowania zatwierdzenia tych elementów przez najważniejsze zainteresowane strony;

d)

zaproponowanie podziału obowiązków między organami normalizacyjnymi oraz ustalenie ram czasowych dla rozwoju wspólnej normy/wspólnych norm, opierającej/opierających się na wymogach biznesowych i wymogach w zakresie danych określonych przez zainteresowane strony w celu wsparcia europejskich ram e-fakturowania;

e)	zaproponowanie europejskich ram e-fakturowania. Europejskie ramy e-fakturowania mają na celu stworzenie wspólnej struktury pojęciowej, uwzględniającej wymogi i normy biznesowe oraz zaproponowanie rozwiązań wspierających świadczenie usług e-fakturowania w ogólnie dostępny i interoperatywny sposób.

Wykonując swoje zadania Grupa uwzględnia dotychczas wykonane prace i rozwiązania, w szczególności w zakresie wymogów biznesowych i norm technicznych w dziedzinie e-fakturowania w sektorze publicznym i prywatnym.

W stosownych i koniecznych przypadkach Grupa może przenosić odpowiedzialność w zakresie wykonania określonych prac na podgrupy albo organy zewnętrzne i organizacje specjalizujące się w dziedzinie e-fakturowania.

Grupa sporządza i podaje do wiadomości Komisji sprawozdanie śródokresowe, podsumowujące postępy w realizacji zadań i zawierające wszelkie zalecenia, które mogą stać się bodźcem do refleksji i dyskusji pomiędzy Komisją a państwami członkowskimi i zainteresowanymi stronami, w szczególności zrzeszeniami przemysłowymi. Sprawozdanie to podawane jest do publicznej wiadomości.

Grupa sporządza i podaje do wiadomości Komisji sprawozdanie końcowe, zawierające opis europejskich ram e-fakturowania. Sprawozdanie to podawane jest do publicznej wiadomości. Sprawozdanie to nie będzie traktowane jako odzwierciedlające poglądy służb Komisji.

3.   SKŁAD I DZIAŁALNOŚĆ

3.1.   Skład

W skład Grupy wchodzi nie więcej niż 30 członków.

Członkowie powoływani są przez Komisję spośród specjalistów posiadających kompetencje w zakresie e-fakturowania, na podstawie zgłoszeń pochodzących od zrzeszeń przemysłowych, instytucji sektora publicznego i osób prywatnych reprezentujących interesy całego lub części sektora publicznego, przedsiębiorstw i technologii komunikacyjnych oraz informacyjnych (ICT), konsumentów, podmiotów świadczących usługi finansowe i organizacji normalizacyjnych w dziedzinie e-fakturowania.

3.2.   Zaproszenie do składania zgłoszeń

W następstwie przyjęcia niniejszej decyzji powołującej Grupę, Komisja opublikuje zaproszenie do składania zgłoszeń, pochodzących od zrzeszeń przemysłowych, instytucji sektora publicznego i osób prywatnych reprezentujących interesy całego lub części sektora publicznego, przedsiębiorstw i technologii komunikacyjnych oraz informacyjnych (ICT), konsumentów, podmiotów świadczących usługi finansowe i organizacji normalizacyjnych w dziedzinie e-fakturowania.

Zrzeszenia przemysłowe, instytucje sektora publicznego oraz osoby prywatne wyrażające chęć uczestnictwa w Grupie, proszone są o składanie zgłoszeń w formie pisemnej; zgłoszenia należy przesłać nie później niż w dniu 30 listopada 2007 r.

Zgłoszenia powinny zawierać starannie umotywowany wniosek, wskazujący na powody chęci uczestnictwa w Grupie.

Komisja ocenia zgłoszenia stosując następujące kryteria:

a)	członkowie muszą reprezentować najważniejsze zainteresowane strony (np. usługodawców, dostawców rozwiązań, sektor publiczny, przedsiębiorstwa, łącznie z małymi i średnimi przedsiębiorstwami (MŚP), jak i konsumentów) oraz organizacje normalizacyjne;

b)

członkowie muszą posiadać aktualne umiejętności praktyczne lub operatywną wiedzę fachową albo doświadczenie w rozwiązywaniu zagadnień natury prawnej, administracyjnej, podatkowej, normalizacyjnej, handlowej i/lub technicznej w zakresie e-fakturowania w wymiarze transgranicznym. W szczególności członkowie powinni posiadać odpowiednie bezpośrednie doświadczenie w zakresie projektów biznesowych bądź zagadnień umożliwiających nabycie wiedzy handlowej i technicznej, koniecznej dla opracowania rozwiązań w odniesieniu do kwestii, o których mowa w niniejszej decyzji;

c)	członkowie muszą być w stanie brać czynny udział w definiowaniu bądź kształtowaniu poglądów ich administracji, organizacji macierzystej, zrzeszenia przemysłowego albo sektora przemysłu lub innych grup skupiających zainteresowane strony na temat zagadnień wchodzących w zakres ich obowiązków;

d)	członkowie muszą biegle władać językiem angielskim, w stopniu umożliwiającym im udział w dyskusjach i przygotowaniu sprawozdań.

Do zgłoszeń otrzymanych od zainteresowanych stron należy dołączyć dokumentację wskazującą, że proponowany członek spełnia powyższe warunki.

3.3.   Ostateczna decyzja odnośnie do składu Grupy

Komisja podejmuje decyzję o składzie Grupy na podstawie wniosków złożonych w odpowiedzi na zaproszenie do składania zgłoszeń.

Przy powoływaniu członków Komisja bierze pod uwagę następujące kryteria:

a)	wymagane kompetencje prawne, handlowe i techniczne w odniesieniu do zagadnień wchodzących w zakres obowiązków Grupy;

b)	kompetencje obejmujące wszystkie odpowiednie funkcje po stronie podaży i popytu w odniesieniu do e-fakturowania;

Ponadto Komisja będzie starała się zapewnić szeroką reprezentację geograficzną i zrównoważony z punktu widzenia płci skład Grupy w oparciu o otrzymane zgłoszenia.

Członkowie informują Komisję z odpowiednim wyprzedzeniem o wszelkich konfliktach interesów, które mogłyby podważyć ich obiektywizm.

Nazwiska indywidualnie wyznaczonych członków są publikowane na stronie internetowej DG albo w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, seria C, bądź w obu formach. Nazwiska członków są gromadzone, przetwarzane i publikowane zgodnie z przepisami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

Członkowie są powoływani na dwunastomiesięczną kadencję, z możliwością ponownego powołania i pełnią swoją funkcję do czasu ich zastąpienia lub do wygaśnięcia ich kadencji.

Członkowie mogą zostać zastąpieni na okres, jaki pozostaje do wygaśnięcia ich kadencji, w następujących przypadkach:

a)	jeżeli członek złoży rezygnację;

b)	jeżeli członek utraci zdolność wnoszenia należytego wkładu w prace Grupy;

c)	jeżeli członek nie spełnia warunków określonych w art. 287 Traktatu;

d)	jeżeli członek nie poinformował Komisji w odpowiednim czasie o wszelkich konfliktach interesów, które mogłyby podważyć jego obiektywizm.

3.4.   Przewodniczący

Komisja powołuje przewodniczącego grupy ekspertów mając na uwadze to, w jakim zakresie wybrana osoba reprezentuje interesy głównych zainteresowanych stron, przyczynia się do kształtowania poglądów sektora przemysłu w odniesieniu do zagadnień objętych mandatem oraz posiada wymagane kompetencje prawne, handlowe i techniczne.

Komisja powołuje przewodniczącego na dwunastomiesięczną kadencję w możliwością ponownego powołania.

3.5.   Funkcjonowanie

Komisja organizuje spotkania Grupy, którym przewodniczy przewodniczący.

W celu analizy kwestii szczegółowych, wchodzących w zakres obowiązków ustalony przez Grupę, i za zgodą Komisji, mogą zostać ustanowione podgrupy; po zrealizowaniu zadań podgrupy są rozwiązywane.

Przedstawiciel Komisji może zaprosić do udziału w pracach Grupy lub podgrupy ekspertów lub obserwatorów posiadających odpowiednią wiedzę na temat zagadnienia wpisanego do porządku posiedzenia.

Jeżeli Komisja uzna, że informacje uzyskane w wyniku uczestnictwa w obradach lub pracach grupy lub podgrupy dotyczą spraw poufnych, wówczas nie mogą być one ujawniane.

Posiedzenia Grupy i jej podgrup odbywają się zwykle w pomieszczeniach Komisji; procedury tych posiedzeń oraz ich harmonogram określa Komisja. Komisja zapewnia obsługę sekretariatu. W posiedzeniach Grupy i jej podgrup mogą uczestniczyć zainteresowani jej pracami urzędnicy Komisji.

Grupa przyjmuje swój regulamin wewnętrzny w oparciu o wzór regulaminu wewnętrznego, przyjęty przez Komisję.

Komisja może publikować lub umieszczać w Internecie, w oryginalnym języku danego dokumentu, wszelkie streszczenia, wnioski lub dokumenty robocze Grupy.

3.6.   Zwrot kosztów

Koszty podróży oraz, w stosownych przypadkach, koszty pobytu ponoszone przez przewodniczącego, członków, ekspertów i obserwatorów w związku z działaniami Grupy są refundowane przez Komisję zgodnie z przepisami Komisji dotyczącymi zwrotu kosztów poniesionych przez ekspertów zewnętrznych.

Przewodniczący, członkowie, eksperci i obserwatorzy nie otrzymują wynagrodzenia za wykonywane przez siebie usługi.

Koszty posiedzeń są refundowane w granicach rocznego budżetu przyznanego Grupie przez właściwe służby Komisji.