ZAŁĄCZNIK I

REGULAMIN WEWNĘTRZNY RADY WSPÓŁPRACY UE-IRAK

Artykuł 1

Przewodnictwo

Radzie Współpracy przewodniczą na przemian przez kolejne okresy 12 miesięcy przewodniczący Rady do Spraw Zagranicznych Unii Europejskiej w imieniu Unii Europejskiej i jej państw członkowskich oraz minister spraw zagranicznych Iraku. Pierwszy okres rozpoczyna się w dniu pierwszego posiedzenia Rady Współpracy, a kończy się w dniu 31 grudnia tego samego roku.

Artykuł 2

Posiedzenia

Rada Współpracy zbiera się raz w roku na szczeblu ministerialnym. Za porozumieniem Stron sesje nadzwyczajne Rady Współpracy mogą odbywać się na wniosek jednej ze Stron. O ile Strony nie uzgodnią inaczej, każda sesja Rady Współpracy odbywa się w zwykłym miejscu posiedzeń Rady Unii Europejskiej w dniu uzgodnionym przez obie Strony. Posiedzenia Rady Współpracy zwoływane są wspólnie przez sekretarzy Rady Współpracy w porozumieniu z przewodniczącym.

Artykuł 3

Pełnomocnictwa

Członków Rady Współpracy, którzy nie są w stanie uczestniczyć w posiedzeniu, mogą reprezentować pełnomocnicy. Jeżeli członek Rady chce być reprezentowany przez pełnomocnika, musi przekazać przewodniczącemu jego imię i nazwisko przed posiedzeniem, na którym ma być reprezentowany. Pełnomocnik członka Rady Współpracy wykonuje wszystkie jego uprawnienia.

Artykuł 4

Delegacje

Członkom Rady Współpracy mogą towarzyszyć urzędnicy. Przed każdym posiedzeniem przewodniczący jest informowany o planowanym składzie delegacji każdej ze Stron.

Przedstawiciel Europejskiego Banku Inwestycyjnego uczestniczy w posiedzeniach Rady Współpracy jako obserwator, jeżeli w porządku obrad znajdują się sprawy dotyczące tego banku.

W stosownych przypadkach i za obopólną zgodą, na posiedzenia Rady Współpracy mogą zostać zaproszeni eksperci oraz przedstawiciele innych organów, jako obserwatorzy albo w celu udzielenia informacji na określony temat.

Artykuł 5

Sekretariat

Przedstawiciel Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej oraz przedstawiciel misji Iraku przy Unii Europejskiej wspólnie sprawują funkcję sekretarzy Rady Współpracy.

Artykuł 6

Korespondencja

Korespondencję zaadresowaną do Rady Współpracy należy przesyłać do przewodniczącego Rady Współpracy na adres Rady Unii Europejskiej.

Obydwaj sekretarze zapewniają przekazanie korespondencji przewodniczącemu Rady Współpracy oraz, w stosownych przypadkach, przekazanie jej innym członkom Rady Współpracy. Przekazywana korespondencja jest wysyłana do Sekretariatu Generalnego Komisji, Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych, stałych przedstawicielstw państw członkowskich, Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej oraz misji Iraku przy Unii Europejskiej.

Komunikaty przewodniczącego Rady Współpracy przesyłane są adresatom przez dwóch sekretarzy i, w stosownych przypadkach, przekazywane innym członkom Rady Współpracy na adresy wskazane w akapicie drugim.

Artykuł 7

Jawność

O ile nie postanowiono inaczej, posiedzenia Rady Współpracy odbywają się przy drzwiach zamkniętych.

Artykuł 8

Porządek obrad posiedzeń

1.   Przewodniczący sporządza wstępny porządek obrad każdego posiedzenia. Sekretarze Rady Współpracy przekazują go adresatom, o których mowa w art. 6, najpóźniej 15 dni przed terminem rozpoczęcia posiedzenia. Wstępny porządek obrad zawiera punkty, w odniesieniu do których przewodniczący otrzymał wniosek o włączenie ich do porządku obrad nie później niż 21 dni przed terminem rozpoczęcia posiedzenia; jednakże punktów tych nie wpisuje się do wstępnego porządku obrad, jeżeli towarzysząca dokumentacja została przekazana sekretarzom później niż w dniu rozsyłania wstępnego porządku obrad. Rada Współpracy przyjmuje porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Punkt nieobjęty wstępnym porządkiem obrad może zostać w nim umieszczony za zgodą obu Stron.

2.   W porozumieniu ze Stronami przewodniczący może skrócić terminy określone w ust. 1, jeżeli wymaga tego szczególny przypadek.

Artykuł 9

Protokół z obrad

Projekt protokołu z każdego posiedzenia jest sporządzany wspólnie przez obu sekretarzy. Protokół, co do zasady, wskazuje w odniesieniu do każdego punktu porządku obrad:

—	dokumentację przedłożoną Radzie Współpracy,

—	oświadczenia, których zaprotokołowania zażądał członek Rady Współpracy,

—	przyjęte zalecenia, ustalone oświadczenia oraz zatwierdzone wnioski.

Projekt protokołu przedkładany jest do zatwierdzenia Radzie Współpracy. Po zatwierdzeniu protokół jest podpisywany przez przewodniczącego oraz obu sekretarzy. Protokół jest składany w archiwach Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej, który pełni funkcję depozytariusza dokumentów Umowy. Uwierzytelniony odpis jest przekazywany każdemu z adresatów, o których mowa w art. 6 niniejszego regulaminu wewnętrznego.

Artykuł 10

Decyzje i zalecenia

1.   Rada Współpracy podejmuje decyzje i formułuje zalecenia za porozumieniem Stron. Przypadki, w których Rada Współpracy może podejmować decyzje, określono w Umowie.

Za porozumieniem Stron Rada Współpracy może podejmować decyzje i formułować zalecenia w drodze procedury pisemnej. Jeżeli Rada Współpracy podejmie decyzję o skorzystaniu z procedury pisemnej, za obopólną zgodą Stron można określić termin, w jakim przewodniczący Rady Współpracy może oświadczyć, na podstawie sprawozdania od dwóch sekretarzy, czy porozumienie Stron zostało osiągnięte.

2.   Decyzje i zalecenia Rady Współpracy w rozumieniu art. 111 Umowy są zatytułowane odpowiednio „decyzja” i „zalecenie”; po tytule następuje numer porządkowy, data ich przyjęcia oraz streszczenie ich przedmiotu. Decyzje i zalecenia Rady Współpracy podpisuje przewodniczący, a poświadczają je obydwaj sekretarze. Decyzje i zalecenia są przekazywane wszystkim adresatom, o których mowa w art. 6 niniejszego regulaminu wewnętrznego. Każda ze Stron może podjąć decyzję o publikacji decyzji i zaleceń Rady Współpracy we własnych odpowiednich wydawnictwach urzędowych.

Artykuł 11

Języki

Językami urzędowymi Rady Współpracy są języki urzędowe obu Stron. O ile nie postanowiono inaczej, podstawę dla decyzji i obrad Rady Współpracy stanowi dokumentacja sporządzona w tych językach.

Artykuł 12

Koszty

Unia Europejska i Irak oddzielnie pokrywają wydatki, które ponoszą ze względu na uczestnictwo w posiedzeniach Rady Współpracy, w odniesieniu zarówno do pracowników, wydatków na podróże i diety, jak i wydatków na usługi telekomunikacyjne i pocztowe. Wydatki związane z tłumaczeniem ustnym podczas posiedzeń, tłumaczeniem pisemnym oraz powielaniem dokumentów ponosi Unia Europejska, z wyjątkiem wydatków związanych z tłumaczeniem ustnym lub pisemnym na język urzędowy Iraku lub z tego języka, które to wydatki ponosi Irak. Inne wydatki związane z organizacją posiedzeń ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.

Artykuł 13

Komitet Współpracy

1.   Zgodnie z art. 112 Umowy powołuje się Komitet Współpracy, którego zadaniem jest wspieranie Rady Współpracy w pełnieniu jej obowiązków. Komitet składa się z przedstawicieli Unii Europejskiej z jednej strony oraz przedstawicieli rządu Iraku z drugiej strony, zwykle w randze wyższych urzędników służby cywilnej.

2.   Komitet Współpracy przygotowuje posiedzenia i obrady Rady Współpracy, w miarę potrzeb wykonuje decyzje i zalecenia Rady Współpracy i w ogólnym zakresie zapewnia ciągłość partnerstwa oraz sprawne funkcjonowanie Umowy. Komitet bada każdą sprawę przekazaną mu przez Radę Współpracy, a także wszelkie inne sprawy, które mogą pojawić się w ramach bieżącego wdrażania Umowy. Przedkłada wszelkie wnioski lub projekty decyzji/zaleceń w celu ich przyjęcia przez Radę Współpracy.

Rada Współpracy może przekazać Komitetowi Współpracy każde ze swoich uprawnień.

3.   W przypadku gdy Umowa odnosi się do obowiązku konsultacji lub możliwości konsultacji lub gdy Strony wspólnie podejmą decyzję o przeprowadzeniu wzajemnych konsultacji, konsultacje te mogą odbyć się w ramach Komitetu Współpracy. Za porozumieniem Stron konsultacje mogą być kontynuowane w Radzie Współpracy.

ZAŁĄCZNIK II

REGULAMIN WEWNĘTRZNY KOMITETU WSPÓŁPRACY

Artykuł 1

Przewodnictwo

Komitetowi Współpracy przewodniczą na przemian przez kolejne okresy 12 miesięcy przedstawiciel Unii Europejskiej i przedstawiciel rządu Iraku.

Pierwszy okres rozpoczyna się w dniu pierwszego posiedzenia Rady Współpracy, a kończy się w dniu 31 grudnia tego samego roku.

Artykuł 2

Posiedzenia

Komitet Współpracy zbiera się za porozumieniem Stron, gdy wymagają tego okoliczności, co najmniej raz w roku. Każde posiedzenie Komitetu Współpracy odbywa się w terminie i w miejscu uzgodnionym przez Strony.

Posiedzenia Komitetu Współpracy są zwoływane przez przewodniczącego. Doroczne posiedzenia Komitetu Współpracy są zwoływane przed dorocznymi posiedzeniami Rady Współpracy. Powinny być zwoływane wystarczająco wcześnie, aby umożliwić Komitetowi Współpracy przygotowanie posiedzenia Rady Współpracy.

Artykuł 3

Delegacje

Przed każdym posiedzeniem przewodniczący jest powiadamiany o planowanym składzie delegacji każdej ze Stron.

Artykuł 4

Sekretariat

Przedstawiciel Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych i przedstawiciel rządu Iraku wspólnie sprawują funkcję sekretarzy Komitetu Współpracy. Wszystkie komunikaty dostarczane przewodniczącemu Komitetu Współpracy oraz od niego wychodzące, przewidziane w niniejszej decyzji, przekazywane są sekretarzom Komitetu Współpracy, sekretarzom Rady Współpracy oraz przewodniczącemu Rady Współpracy.

Artykuł 5

Jawność

O ile nie postanowiono inaczej, posiedzenia Komitetu Współpracy odbywają się przy drzwiach zamkniętych.

Artykuł 6

Porządek obrad posiedzeń

1.   Przewodniczący sporządza wstępny porządek obrad każdego posiedzenia. Sekretarze Komitetu Współpracy przekazują go adresatom, o których mowa w art. 4, najpóźniej 15 dni przed terminem rozpoczęciem posiedzenia.

Wstępny porządek obrad zawiera punkty, w odniesieniu do których przewodniczący otrzymał wniosek o włączenie ich do porządku obrad nie później niż 21 dni przed terminem rozpoczęciem posiedzenia; jednakże punktów tych nie wpisuje się do wstępnego porządku obrad, jeżeli towarzysząca dokumentacja została przekazana sekretarzom później niż w dniu rozsyłania wstępnego porządku obrad.

Komitet Współpracy może do udziału w posiedzeniach zaprosić ekspertów, aby uzyskać od nich informacje na określony temat.

Porządek obrad przyjmowany jest przez Komitet Współpracy na początku każdego posiedzenia. Punkt nieobjęty wstępnym porządkiem obrad może zostać w nim umieszczony za zgodą obu Stron.

2.   W porozumieniu ze Stronami przewodniczący może skrócić terminy określone w ust. 1, jeżeli wymaga tego szczególny przypadek.

Artykuł 7

Protokół z obrad

Z każdego posiedzenia sporządza się protokół oparty na podsumowaniu wniosków Komitetu Współpracy dokonanym przez przewodniczącego. Po zatwierdzeniu przez Komitet Współpracy protokół zostaje podpisany przez przewodniczącego i sekretarzy, a następnie włączony do akt przez każdą ze Stron. Odpis protokołu jest przekazywany każdemu z adresatów, o których mowa w art. 4.

Artykuł 8

Decyzje i zalecenia

W szczególnych przypadkach, w których Rada Współpracy upoważnia Komitet Współpracy do przyjęcia pewnych decyzji/zaleceń zgodnie z art. 13 ust. 2 regulaminu wewnętrznego Rady Współpracy, akty takie są zatytułowane odpowiednio „decyzja” i „zalecenie”; po tytule następuje numer porządkowy, data ich przyjęcia oraz streszczenie ich przedmiotu. Decyzje i zalecenia Komitetu Współpracy są podejmowane za porozumieniem Stron.

Za porozumieniem Stron Komitet Współpracy może podejmować decyzje i formułować zalecenia w drodze procedury pisemnej. Jeżeli Komitet Współpracy podejmie decyzję o skorzystaniu z procedury pisemnej, za obopólną zgodą Stron można określić termin, w jakim przewodniczący Komitetu Współpracy może oświadczyć, na podstawie sprawozdania od dwóch sekretarzy, czy porozumienie Stron zostało osiągnięte.

Decyzje i zalecenia Komitetu Współpracy podpisuje przewodniczący, a poświadczają je obydwaj sekretarze; następnie decyzje i zalecenia przekazywane są adresatom, o których mowa w art. 4 niniejszego regulaminu wewnętrznego. Każda ze stron może podjąć decyzję o publikacji decyzji i zaleceń Komitetu Współpracy we własnych odpowiednich wydawnictwach urzędowych.

Artykuł 9

Koszty

Unia Europejska i Irak oddzielnie pokrywają wydatki, które ponoszą ze względu na uczestnictwo w posiedzeniach Komitetu Współpracy, w odniesieniu zarówno do pracowników, wydatków na podróże i diety, jak i wydatków na usługi telekomunikacyjne i pocztowe. Wydatki związane z tłumaczeniem ustnym podczas posiedzeń, tłumaczeniem pisemnym oraz powielaniem dokumentów ponosi Unia Europejska, z wyjątkiem wydatków związanych z tłumaczeniem ustnym lub pisemnym na język urzędowy Iraku lub z tego języka, które to wydatki ponosi Irak. Inne wydatki związane z organizacją posiedzeń ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.

Artykuł 10

Podkomitety i wyspecjalizowane grupy robocze

Zgodnie z art. 13 regulaminu wewnętrznego Rady Współpracy Komitet Współpracy może podjąć decyzję o powołaniu podkomitetów lub wyspecjalizowanych grup roboczych podlegających Komitetowi Współpracy, któremu składają sprawozdanie po każdym ze swoich posiedzeń. Komitet Współpracy może podjąć decyzję o rozwiązaniu każdego istniejącego podkomitetu lub każdej istniejącej grupy roboczej, określeniu lub zmienieniu zakresu ich uprawnień lub powołaniu kolejnych podkomitetów lub grup roboczych wspierających go w wykonywaniu jego obowiązków. Powołane podkomitety i grupy robocze nie mają żadnych uprawnień decyzyjnych.