—

kierowanie pracą działów i wydziałów dyrekcji, koordynacja i organizacja ich pracy,

—

nadzorowanie organizacji lub koordynacji działań komisji o charakterze horyzontalnym (posiedzenia inauguracyjne, przesłuchania kandydatów na komisarzy, kontrola aktów delegowanych i wdrażania programów WRF, negocjacje ustawodawcze z Radą, wdrażanie porozumienia ramowego między Parlamentem a Komisją (negocjacje międzynarodowe, grupy ekspertów itp.) oraz porozumienia międzyinstytucjonalnego w sprawie lepszego stanowienia prawa, kontrola wykonawcza, kontrola przejrzystości i zarządzania dokumentami itp.,

—

koordynacja przygotowywania posiedzeń Konferencji Przewodniczących Komisji (KPK) oraz posiedzeń kierowników działów IPOL i IPOL-EXPO,

—

wspieranie przewodniczącego KPK podczas posiedzeń organów parlamentarnych; reprezentowanie DG IPOL w grupie ds. koordynacji międzyinstytucjonalnej i podczas posiedzeń przygotowawczych Konferencji Przewodniczących Grup Politycznych,

—

koordynacja głównych dossier horyzontalnych (np. stanowisko komisji parlamentarnych w sprawie nowych WRF itp.),

—

nadzorowanie koordynacji niektórych prac komisji parlamentarnych (sprawozdanie nieustawodawcze, kwestie kompetencyjne i warunki współpracy, programy (lub wnioski indywidualne dotyczące) wysłuchań oraz podróży służbowych lub delegacji ad hoc poza trzy miejsca pracy, planowanie prac legislacyjnych (wkład KPK do programu prac Komisji, monitorowanie realizacji wspólnej deklaracji itp.), współpraca z Trybunałem Obrachunkowym, innymi organami UE (KR, EKES) i parlamentami krajowymi),

—

zatwierdzanie i przedkładanie do Gabinetów wniosków o zezwolenie na nadzwyczajne posiedzenia komisji i delegacji,

—

pełnienie funkcji subdelegowanego urzędnika zatwierdzającego.

—

Zapewnianie horyzontalnego i strategicznego monitorowania indywidualnych dossier ustawodawczych w trakcie całej zwykłej procedury ustawodawczej poprzez udział w rozmowach trójstronnych i posiedzeniach kontrsprawozdawców, poprzez wkład w rozwijanie dobrych praktyk w zakresie wdrażania regulaminu i udzielanie odpowiedzi na różnorodne pytania (np. przejrzystość); przygotowywanie różnych comiesięcznych zestawień (dossier w toku i w trakcie negocjacji) oraz wykazu mandatów przyjętych w komisjach (dla KPK, Konferencji Przewodniczących);

—

Akty delegowane/wykonawcze:

—

zapewnianie horyzontalnego monitorowania dossier ustawodawczych, w tym dossier dotyczących wieloletnich ram finansowych (sieć WRF); refleksja nad poszczególnymi aspektami dotyczącymi stosunków ze Zjednoczonym Królestwem (wsparcie dla sekretariatu UKCG – grupy kontaktowej ds. Zjednoczonego Królestwa; sieć ds. stosunków ze Zjednoczonym Królestwem); utworzenie sieci na szczeblu administracyjnym ds. negocjacji porozumień międzynarodowych,

—

prowadzenie szkoleń, w tym szkoleń dla posłów (Learn.MEP), i dostarczanie informacji zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz Parlamentu w kwestiach, którymi zajmuje się dział (szkolenie dla przyszłych prezydencji Rady, szkolenia dotyczące regulaminu); opracowanie podręcznika dotyczącego roli PE w negocjowaniu umów międzynarodowych,

—

przyczynianie się do wdrażania i właściwego wykorzystywania istniejących narzędzi informatycznych (szkolenie dotyczące wprowadzania danych w ITER) i rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (1) (wniosek o dostęp do dokumentów czterokolumnowych); zachęcanie do używania nowych narzędzi informatycznych (Trilogue Table Editor),

—

koordynacja z analogicznymi służbami Komisji i Rady; organizowanie wspólnych posiedzeń przyszłych prezydencji Rady i przewodniczących komisji parlamentarnych („speed dating”),

—

organizowanie procedury podpisywania tekstów LEX przyjętych w zwykłej procedurze ustawodawczej w celu ich publikacji,

—

optymalizacja wewnętrznych procedur i obiegów, zarządzanie informacjami i wiedzą działu, zwłaszcza w odniesieniu do pracy zdalnej.

—

zapewnianie funkcji sekretariatu KPK oraz przygotowywanie jej decyzji / zaleceń; prowadzenie korespondencji przewodniczącego KPK,

—

zarządzanie kwestiami horyzontalnymi lub dotyczącymi kilku komisji (posiedzenia inauguracyjne komisji – „committee scrutiny activities”, przesłuchania kandydatów na komisarzy), współpraca między komisjami i innymi instytucjami, kwestie proceduralne i instytucjonalne; monitorowanie prac komisji parlamentarnych w tym kontekście; monitorowanie polityczne wdrażania porozumienia w sprawie lepszego stanowienia prawa,

—

zarządzanie wnioskami o sporządzenie sprawozdań z własnej inicjatywy, w tym sprawozdań z własnej inicjatywy w kwestiach ustawodawczych, wnioskami o zastosowanie art. 55–56 Regulaminu oraz wnioskami dotyczącymi sporów kompetencyjnych między komisjami; przygotowywanie zaleceń KPK,

—

organizowanie posiedzeń kierowników działów IPOL i IPOL/EXPO,

—

kalendarz ustawodawczy i polityczny komisji parlamentarnych: doroczne posiedzenie KPK z kolegium komisarzy („cluster meetings”); wnoszenie wkładu w program ustawodawczy i program prac Komisji Europejskiej za pośrednictwem sprawozdania zbiorczego („summary report”) oraz monitorowanie jego wdrażania,

—

zarządzanie planowaniem i monitorowanie prac komisji parlamentarnych, zwłaszcza w celu programowania, we współpracy z innymi dyrekcjami generalnymi i instytucjami, oraz prac podczas sesji plenarnej; reprezentowanie komisji na różnych posiedzeniach międzydziałowych poświęconych programowaniu,

—

przygotowywanie, koordynowanie i monitorowanie rocznych programów wysłuchań i wyjazdów; przygotowanie podziału środków budżetowych na ekspertyzy (aspekty horyzontalne i regulacyjne, rozdział środków, sprawozdanie roczne); monitorowanie współpracy między komisjami a parlamentami narodowymi oraz zbieranie wkładów do kwestionariusza COSAC,

—

zapewnianie właściwego przebiegu pracy komisji parlamentarnych w trybie pracy narzuconym przez pandemię COVID-19; dostarczanie danych statystycznych dotyczących działalności komisji; informowanie o działaniach następczych podjętych przez Komisję Europejską w odpowiedzi na wnioski PE.

—

Planowanie posiedzeń koordynatorów, rozmów trójstronnych, posiedzeń kontrsprawozdawców, posiedzeń grup roboczych oraz posiedzeń sekretariatów komisji i delegacji,

—

roczne planowanie posiedzeń komisji parlamentarnych, delegacji międzyparlamentarnych i znaczących wydarzeń nadzwyczajnych, szczególnie wydarzeń organizowanych przez przewodniczącą,

—

zarządzanie zasobami przyznanymi na posiedzenia, w tym salami posiedzeń, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi planowania posiedzeń,

—

planowanie głosowania na odległość (EPvote) w komisjach parlamentarnych,

—

zarządzanie wnioskami o odstępstwo dotyczącymi posiedzeń poza przewidzianymi przedziałami czasowymi,

—

zarządzanie salą dokumentów poufnych w DG IPOL.

—

współpraca z DG COMM w zakresie działań komunikacyjnych: planowanie, koordynacja, wymiana informacji i wiedzy fachowej; udział w grupie roboczej Prezydium ds. komunikacji; koordynowanie transmisji internetowych publicznych posiedzeń komisji i delegacji oraz pełnienie funkcji punktu kontaktowego; wspieranie DG COMM w projekcie Webstreaming 4.0 oraz w projekcie strategicznych ram działania dotyczącym dostępności stron internetowych PE,

—

wspieranie poprawy komunikacji wewnętrznej na poziomie DG IPOL poprzez zarządzanie stroną intranetową DG IPOL i zasilanie jej, w tym jej strony głównej zawierającej wiadomości; utrzymywanie kontaktów z intranetem PE i Newshound w celu promowania wiadomości/działań związanych z DG IPOL; koordynacja redagowania biuletynu dyrekcji generalnej; promowanie prac DG IPOL wśród posłów, w tym poprzez udzielanie porad związanych z komunikacją w aktualnych kwestiach takich jak europejskie inicjatywy obywatelskie,

—

promowanie działalności komisji poprzez redagowanie, sporządzanie i publikowanie ogłoszeń na stronie głównej komisji parlamentarnych na portalu Europarl; promowanie korzystania z produktów multimedialnych na swoich stronach internetowych oraz wzajemnych powiązań między produktami DG IPOL, DG EXPO i DG COMM; promowanie spójności i jakości stron internetowych oraz ich rozwoju; wspomaganie i wspieranie sekretariatów komisji w kwestiach komunikacyjnych, włącznie z listami imiennymi na stronach internetowych komisji, za pośrednictwem sieci komunikatorów i subwebmasterów,

—

promowanie pracy jednostek badawczych poprzez zarządzanie publikacjami w rejestrze i koordynowanie sporządzania not faktograficznych; wspieranie ich w kwestiach redakcyjnych oraz zwiększanie widoczności i dostępności ich pracy; opracowywanie wspólnych comiesięcznych biuletynów i materiałów na wydarzenia; współpraca z DG ITEC/EPRS przy opracowywaniu rozwiązań informatycznych, takich jak narzędzie zarządzania notami informacyjnymi, narzędzie publikacji i autoryzacji publikacji oraz rozwój „unijnego systemu egzemplarza obowiązkowego”,

—

współpraca z DG ITEC w zakresie rozwoju stron internetowych komisji, stron eCommittee i portalu PETI; zarządzanie innymi projektami we współpracy z DG ITEC, włącznie z usprawnieniami w wyszukiwarkach, koordynacją planów wdrożenia i organizacją szkoleń; pomoc w stałym wdrażaniu procesu optymalizacji wyszukiwarek (SEO) dla komisji DG IPOL/EXPO,

—

koordynowanie udziału DG IPOL w dorocznych Dniach Europy, w tym produkcja materiałów; wspieranie nadchodzącej edycji EYE poprzez koordynację wkładu DG IPOL / DG EXPO,

—

opracowanie wytycznych redakcyjnych dotyczących produktów i narzędzi komunikacyjnych; wparcie/doradztwo dla służb DG IPOL / DG EXPO w zakresie potrzeb komunikacyjnych, narzędzi i kwestii redakcyjnych; wsparcie w organizowaniu szkoleń dostosowanych do działań komunikacyjnych komisji; wspieranie wdrażania skoordynowanego podejścia wizualnego w odniesieniu do produktów komunikacyjnych DG IPOL.

—

opracowywanie, koordynowanie i wdrażanie działań komunikacyjnych skierowanych do obywateli, aby informować ich, pozytywnie nastawiać do Parlamentu Europejskiego i zachęcać do aktywnego angażowania się, zwłaszcza poprzez głosowanie w wyborach. Projekty modelowe: przygotowywanie treści redakcyjnych zamieszczanych na stronach internetowych i w sieciach społecznościowych PE; kampanie w zakresie komunikacji instytucjonalnej; aktywizacja obywateli, ludzi młodych i organizacji społeczeństwa obywatelskiego; zarządzanie grupą sterującą ds. internetu,

—

kierowanie pracą działów i wydziałów Dyrekcji ds. Kampanii, koordynacja i organizacja ich pracy (w tym w kwestiach dotyczących zasobów kadrowych, budżetu, planowania, umów, RODO, praw własności intelektualnej, szkoleń itp.),

—

doradztwo i ekspertyzy dotyczące projektów komunikacyjnych innych dyrekcji DG COMM przy zapewnieniu spójności i jednolitości komunikacji PE dzięki przewodnikowi „Brand Book” na temat spójnej komunikacji zgodnie z koncepcją „decydenta inkluzywnego”; opracowywanie koncepcji, treści i materiałów z myślą o tych projektach. Przykłady: Dzień Europy, wystawa Europa Experience, projekt „Digital Citizens”,

—

pełnienie funkcji subdelegowanego urzędnika zatwierdzającego.

—

planowanie, koordynowanie i przygotowywanie adresowanych do szerokiej publiczności informacji redakcyjnych (tekst, obraz i treści multimedialne) na temat aktualności Parlamentu Europejskiego (w 24 językach na stronie internetowej PE oraz na stronach internetowych poświęconych konkretnym wydarzeniom); opracowywanie i przygotowywanie w 24 językach infografik na bieżące tematy związane z Parlamentem Europejskim,

—

zapewnianie strategii, obsługi i rozwoju 10 różnych platform komunikacyjnych online poza stroną internetową PE (Facebook, Twitter, Flickr, LinkedIn, Instagram, Spotify itp.): codzienne publikacje,

—

opracowywanie i wdrażanie strategii komunikacyjnej DG COMM oraz kampanii (kampanie informacyjne w otoczeniu cyfrowym, opracowywanie konkretnych treści, płatne kampanie itp.),

—

opracowywanie i opisywanie rozwoju konceptualnego i redakcyjnego strony Europarl oraz ogólnej obecności Parlamentu w internecie; udział w pracach zespołów projektowych zajmujących się tymi zagadnieniami (nowe strony internetowe, aplikacje multimedialne itp.),

—

opracowywanie wszystkich projektów redakcyjnych mających zwiększyć obecność w mediach, jakość koncepcyjną i ergonomiczną, różnorodność i jakość produktów redakcyjnych i polityki komunikacyjnej Parlamentu Europejskiego w internecie oraz kierowanie tymi projektami.

—

opracowywanie koncepcji kampanii komunikacyjnych i świadczenie usług w zakresie koncepcji graficznej dotyczących produktów komunikacyjnych online i offline,

—

wdrażanie usprawnionej strategii budowania świadomości marki Parlamentu i jej struktury,

—

stosowanie wytycznych dotyczących „spójnej komunikacji” oraz upewnianie się, że produkty DG COMM przestrzegają podstawowych standardów jakości i są zgodne z ogólną strategią wizerunku Parlamentu,

—

świadczenie usług z zakresu korekty tekstów,

—

zarządzanie umowami kupna przestrzeni medialnej i umowami na usługi w zakresie koncepcji graficznej,

—

przygotowywanie przetargów na zakup przestrzeni medialnej, przetargów w dziedzinie koncepcji graficznej i obrazowania (sesje fotograficzne) oraz badań bezpośrednich (grupy dyskusyjne).

—

zarządzanie odbywającym się co dwa lata wydarzeniem „EYE – Europejskie Spotkanie Młodzieży”, w tym wszystkimi aspektami dotyczącymi przygotowań, oceny i działań następczych; czuwanie nad stopniowym przekształceniem jednorazowej imprezy w cykl wydarzeń oraz punktów spotkań i stałego dialogu między młodzieżą a Parlamentem; czuwanie nad przekształceniem cyfrowym EYE w imprezę hybrydową, na którą składałyby się wydarzenia przy fizycznej obecności uczestników i wydarzenia online na platformie przeznaczonej do organizowania wydarzeń wirtualnych,

—

koordynowanie wdrażania strategii dotyczącej młodzieży na szczeblu DG COMM, analizowanie działań dla młodzieży organizowanych przez DG COMM pod względem celu, spójności i skuteczności z myślą o wysuwaniu pomysłów dotyczących uproszczenia, usprawnienia i racjonalizacji tych działań, a także promowanie oferty,

—

zapewnianie komunikacji z młodzieżą za pośrednictwem platform online i stron internetowych (EYE, youthideas.eu, Youth Hub) oraz mediów społecznościowych,

—

rozwijanie trwałego powiązania Parlamentu z organizacjami młodzieżowymi dzięki stworzeniu sieci organizacji partnerskich, aby: (i) wspólnie pracować nad projektami przeznaczonymi dla młodych Europejczyków, (ii) usprawnić komunikację dotyczącą Parlamentu i Unii Europejskiej, (iii) rozszerzyć sieć organizacji partnerskich z myślą o wywarciu większego wpływu podczas kolejnej kampanii informacyjnej na temat wyborów europejskich,

—

przygotowanie i wdrażanie kampanii promocyjnej dotyczącej oferty PE dla młodzieży w ramach Europejskiego Roku Młodzieży we współpracy z Komisją Europejską oraz innymi instytucjami i partnerami,

—

pogłębianie lepszego zrozumienia odbiorców docelowych (istniejące badania i statystyki oraz prowadzenie dodatkowych badań nad młodymi Europejczykami),

—

kierowanie lokalnymi wersjami wydarzenia EYE, w tym wszystkimi zadaniami związanymi z jego przygotowaniem, oceną i działaniami następczymi dotyczącymi pomysłów wysuwanych przez uczestników. kierowanie sesjami „EYE Online” dzięki proponowaniu regularnych wydarzeń online odbiorcom docelowym (z udziałem posłów do PE i ekspertów).

—

zarządzanie projektami dotyczącymi centrum multimedialnego (Multimedia Centre); prowadzenie przeglądu stron internetowych biur kontaktowych PE; analizowanie zadań wykonywanych przez obywateli i wpływu na strategię komunikacyjną związaną ze strategicznymi ramami działania „Reinventing the NEW Web Presence” [pomysł na nową formę obecności w internecie]; monitorowanie projektów Citizens' App, Engagement platform, Eurobarometr i Youth Hub,

—

zapewnianie konserwacji rozwojowej, dostosowawczej i naprawczej, migracji technicznych i instalacji, zarządzanie systemami wkładu i ich wykorzystywanie oraz publikowanie treści na stronach internetowych Parlamentu; zarządzanie projektami rozwojowymi i prowadzenie badań nad internetem,

—

opracowywanie nowych stron internetowych, zwłaszcza z myślą o wspieraniu kampanii komunikacyjnych z uwzględnieniem tożsamości wizualnej PE i zgodnie z wytycznymi dotyczącymi tworzenia i realizacji stron internetowych PE: wspieranie pozostałych działów i dyrekcji zgodnie z ich potrzebami w odniesieniu do internetu i aktualizowanie tych wytycznych z uwzględnieniem aspektów dotyczących doświadczenia użytkownika (UX), SEO i przetwarzania danych osobowych,

—

zarządzanie administracyjne, finansowe i budżetowe działu oraz koordynacja działań dotyczących internetu na szczeblu międzyinstytucjonalnym (CEiii),

—

aktualizowanie treści zgodnie z rozwojem Parlamentu i opracowywanie redakcyjne nowych treści; odpowiadanie na pytania stawiane webmasterowi przez internautów na temat stron internetowych Parlamentu Europejskiego,

—

prowadzenie szkoleń dla użytkowników wewnętrznych w Parlamencie korzystających z systemów wprowadzania treści na stronie Europarl (Scribo i SmartCMS), zarządzanie tymi systemami oraz zapewnianie pomocy i wsparcia użytkownikom pierwszego stopnia.

—

opracowywanie i wdrażanie strategii współpracy z organizacjami paneuropejskimi społeczeństwa obywatelskiego, które rozpowszechniają kampanie i wiadomości Parlamentu Europejskiego wśród obywateli, dostarczanie im jasnych, istotnych i praktycznych informacji oraz poprawa ich kompetencji w dziedzinie komunikacji; współpraca z Działem Wsparcia Strategicznego dla Biur Kontaktowych, aby wspierać je we wdrażaniu podobnej strategii w państwach członkowskich,

—

organizowanie dorocznych edycji wręczania nagród przyznawanych przez Parlament Europejski (w tym dotyczących ich działań/kampanii komunikacyjnych), tj. Nagrody LUX, Nagrody im. Sacharowa (we współpracy z DG EXPO),

—

zarządzanie kolekcją sztuki nowoczesnej Parlamentu we współpracy z kwestorem odpowiedzialnym za kolekcję sztuki lub komitetem artystycznym (zakup, dary, przechowywanie, ubezpieczenia, prawa autorskie oraz konserwacja dzieł sztuki); informowanie posłów, pracowników i obywateli o kolekcji sztuki nowoczesnej Parlamentu oraz promowanie jej wśród nich dzięki przedstawianiu online i wystawianiu dzieł w budynkach Parlamentu,

—

realizacja pojedynczych projektów, o których decyzję podejmują przełożeni lub organy polityczne, lub współpraca przy nich,

—

opracowywanie i realizacja rocznego programu kulturalnego dla Ogrodu Obywateli.

—

reprezentowanie Parlamentu Europejskiego w państwach trzecich i organizacjach międzynarodowych, zwłaszcza za pośrednictwem Biura Kontaktowego Parlamentu Europejskiego w Zjednoczonym Królestwie, Biura Kontaktowego ds. Stosunków PE z Kongresem USA w Waszyngtonie, a także przedstawicielstw Parlamentu Europejskiego w Organizacji Narodów Zjednoczonych w Nowym Jorku, w Stowarzyszeniu Narodów Azji Południowo-Wschodniej (ASEAN) w Dżakarcie oraz w sekretariacie Unii Afrykańskiej w Addis Abebie,

—

kierowanie pracą działów i wydziałów dyrekcji, koordynacja i organizacja ich pracy, a także zarządzanie personelem i organizacja ogólna dyrekcji,

—

promowanie na całym świecie – za pośrednictwem Działu ds. Programu Wizyt w Instytucjach Unii Europejskiej – wartości i interesów UE, w tym za pomocą dyplomacji bezpośredniej i otwartego dialogu z partnerami zewnętrznymi, którzy są zapraszani na wizyty studyjne w instytucjach UE, ze szczególnym uwzględnieniem gości z krajów demokratycznych na innych kontynentach,

—

zarządzanie projektami,

—

pełnienie funkcji subdelegowanego urzędnika zatwierdzającego.

—

dbanie o rozwój stosunków między Parlamentem Europejskim, parlamentem brytyjskim oraz krajowymi, regionalnymi i lokalnymi organami brytyjskimi; – informowanie władz politycznych i hierarchii o sytuacji politycznej w Zjednoczonym Królestwie,

—

ożywianie i kreowanie debaty publicznej na temat działalności PE za pomocą dostępnych metod, skierowanej przede wszystkim do obywateli UE, młodzieży i proeuropejsko nastawionej opinii publicznej – organizacja debat i wydarzeń politycznych i kulturalnych; – organizacja kampanii informacyjnych o wartościach takich jak różnorodność kulturowa i prawa człowieka; – dbanie o rozwój sieci wolontariackiej together.eu,

—

wsparcie logistyczne przewodniczącej, posłów i delegacji parlamentarnych podczas ich wizyt w Zjednoczonym Królestwie,

—

zarządzanie finansowe działalnością biura; – zarządzanie kadrami i logistyką Domu Europejskiego,

—

informowanie mediów krajowych, regionalnych i specjalistycznych (prasa, telewizja, radio, internet, media społecznościowe) o stanowisku Parlamentu Europejskiego w różnych kwestiach; – zarządzanie stroną internetową biura,

—

dbałość o relacje międzyinstytucjonalne z Europejską Służbą Działań Zewnętrznych (ESDZ), w tym wspólne zarządzanie przestrzenią publiczną.

—

ułatwianie dialogu parlamentarnego z Kongresem Stanów Zjednoczonych i innymi instytucjami, w tym przygotowywanie wizyt lub wirtualnych spotkań w ramach Transatlantyckiego Dialogu Ustawodawców lub z ramienia Delegacji do spraw Stosunków ze Stanami Zjednoczonymi, delegacji komisji parlamentarnych lub innych organów, władz i posłów do PE odwiedzających Stany Zjednoczone,

—

zacieśnianie stosunków z organami Kongresu na wszystkich szczeblach; – przygotowywanie wizyt posłów i deputowanych lub personelu PE i Kongresu z myślą o poprawie wzajemnych kontaktów,

—

zacieśnianie kontaktów z ośrodkami analitycznymi, uczelniami, instytucjami akademickimi i grupami refleksji, a także z organizacjami pozarządowymi i innymi interesariuszami; – dbanie o udział przedstawicieli biura w interesujących seminariach i konferencjach, a także informowanie o UE i działalności PE na forach akademickich i w środowisku uniwersyteckim,

—

informowanie organów w Brukseli o rozwoju sytuacji w Stanach Zjednoczonych, zwłaszcza w Kongresie, a także dbanie o właściwe identyfikowanie konkretnych kwestii legislacyjnych, które są przedmiotem wspólnego zainteresowania,

—

opracowanie strategii komunikacyjnej biura (media społecznościowe, briefingi); redagowanie dokumentów informujących amerykańską opinię publiczną o PE i jego działalności,

—

dbanie o prawidłowe funkcjonowanie i zarządzanie finansowe biura,

—

rozwój kontaktów, w tym sieci Alumni (stażyści) i programów EUVP, sieci Alumni CRS, GAO, CBO etc.,

—

dbanie i rozwijanie kontaktów z diasporą europejską w Stanach Zjednoczonych zgodnie ze strategicznymi ramami działania, z myślą o przyszłych wyborach europejskich i z naciskiem na aktywizację wolontariuszy i młodzieży europejskiej,

—

zacieśnienie współpracy międzyinstytucjonalnej z delegaturą Unii Europejskiej w Waszyngtonie (ESDZ i Komisja Europejska).

—

kontakty z sekretariatem, agencjami i programami ONZ, w szczególności z biurem przewodniczącego Zgromadzenia Ogólnego i sekretarza generalnego ONZ,

—

wspieranie i promowanie roli Parlamentu Europejskiego i jego widoczności w ONZ, zwłaszcza podczas sesji Zgromadzenia Ogólnego Organizacji Narodów Zjednoczonych,

—

promowanie bardziej systematycznych i zorganizowanych kontaktów z najwyższymi władzami Zgromadzenia Ogólnego ONZ i z państwami członkowskimi UE,

—

promowanie działalności komisji Parlamentu Europejskiego i wspieranie ich podczas wizyt w ONZ;

—

kontakty z państwami członkowskimi Unii Europejskiej w kwestii wymiaru parlamentarnego strategii politycznych, a także, w razie potrzeby, z przedstawicielstwami krajów trzecich,

—

zacieśnianie i pogłębianie współpracy w dziedzinie obserwacji wyborów i pomocy przy wyborach,

—

wkład w rozwój współpracy z Unią Międzyparlamentarną w ramach działalności ONZ,

—

rozwój współpracy z Unią Międzyparlamentarną i Departamentem ds. Politycznych i Budowania Pokoju ONZ w sprawie mediacji politycznej,

—

kontakty z akademią, ekspertami, ośrodkami analitycznymi i organizacjami pozarządowymi z siedzibą w Nowym Jorku, których wielostronna działalność jest szczególnie przydatna z punktu widzenia organów PE,

—

dbanie o lepszą i bardziej regularną wymianę informacji między ONZ, UE i Parlamentem Europejskim,

—

wyszukiwanie zagadnień/ekspertów (w tym wśród doradców zewnętrznych ONZ), którzy mogą być interesujący z punktu widzenia działalności komisji parlamentarnych i stałych delegacji; – dbanie o widoczność działalności Parlamentu Europejskiego i jego priorytetów politycznych i generowanie zainteresowania nimi.

—

wspieranie wymiany doświadczeń i dobrych praktyk ze Zgromadzeniem Międzyparlamentarnym ASEAN (AIPA) oraz parlamentami krajowymi państw członkowskich ASEAN,

—

koordynacja z wszystkimi podmiotami instytucjonalnymi UE zaangażowanymi w stosunki UE–ASEAN, na przykład PE i inne instytucje, w tym ESDZ i jego przedstawicielstwa,

—

wkład w rozwój stałego i wielostronnego dialogu UE–ASEAN, na podstawie porozumienia zawartego między przewodniczącym Delegacji do spraw Stosunków z Państwami Azji Południowo-Wschodniej i Stowarzyszeniem Państw Azji Południowo-Wschodniej (ASEAN) i sekretarzem generalnym AIPA,

—

uwrażliwianie na rolę instytucjonalną i politykę PE i poprawa widoczności PE w regionie; wspieranie przygotowań do działań PE w regionie i ich śledzenie; – promowanie wymiany dobrych praktyk legislacyjnych w dziedzinach wspólnego zainteresowania,

—

opracowanie zestawu narzędzi i działań komunikacyjnych, które będą zachęcać do współpracy między regionami i sprzyjać kontaktom osobistym,

—

rozwój sieci ośrodków analitycznych i fundacji politycznych w regionie ASEAN,

—

regularne informowanie personelu i posłów do PE o sytuacji politycznej i ustawodawczej w regionie ASEAN i na odwrót; – ułatwianie współpracy między służbami analiz parlamentarnych parlamentów krajowych ASEAN, EPRS i departamentami tematycznymi.

—

zacieśnianie stosunków UE z Unią Afrykańską (UA) i jej państwami członkowskimi, w tym na szczeblu spotkań Rady i poszczególnych komisji; – udział w szczytach UE–UA i wdrażanie ich planów działania,

—

rozwój stosunków z Unią Afrykańską w ramach współpracy AKP–UE, szczególnie w związku z wygaśnięciem umowy z Kotonu,

—

udział w misjach obserwacji wyborów UA i pogłębianie współpracy w dziedzinie procesu wyborczego z Departamentem ds. Demokracji i Pomocy Wyborczej UA,

—

udział w działaniach Parlamentu Panafrykańskiego; wkład w budowanie potencjału Parlamentu Panafrykańskiego,

—

wkład w działalność ośmiu regionalnych wspólnot gospodarczych, w tym ich organów parlamentarnych,

—

organizacja dorocznych wizyt Delegacji do spraw Stosunków z Parlamentem Panafrykańskim w Midrand i Delegacji do spraw Stosunków z Republiką Południowej Afryki w Pretorii etc.; w przyszłości wspieranie Delegacji do Wspólnego Zgromadzenia Parlamentarnego AKP–UE w wyjazdach do Addis Abeby i bliska współpraca z delegacją,

—

opracowanie narzędzi rozwijania dialogu międzyparlamentarnego, aby wspierać wymianę między parlamentem UA i Parlamentem Europejskim na temat najlepszych praktyk ustawodawczych i promowanie wzorowanego na unijnym ustawodawstwa w obszarach wspólnego zainteresowania.

—

przygotowywanie – na bazie zainteresowań gości – programów wizyt i spotkań w instytucjach, a także poza nimi, w razie potrzeby organizacja wizyt wirtualnych,

—

dbanie o zarządzanie działem międzyinstytucjonalnym (PE, Komisja) odpowiedzialnym za koordynację indywidualnych wizyt studyjnych w instytucjach europejskich w Brukseli i/lub Strasburgu – około 300 osób spoza UE rocznie,

—

bezpośrednia, skuteczna i codzienna współpraca z delegaturami UE i biurami kontaktowymi i przedstawicielstwami Parlamentu Europejskiego poza UE, aby poprawić przygotowanie programu wizyt studyjnych oraz selekcję kandydatów i kontakty z nimi,

—

dbanie o zarządzanie budżetem i koordynacja administracyjna wizyt,

—

regularne kontakty ze służbami innych instytucji (PE, KE, Rada, KR, EKES, ESDZ etc.), z ośrodkami analitycznymi i uczelniami,

—

działania komunikacyjne i ich rozwój, aktualizacja informacji na stronie internetowej i kontach Facebook, publikacja informacji o programie,

—

organizacja podróży: rezerwacja zakwaterowania i lotów (w razie potrzeby także przygotowanie ubezpieczeń i wiz).

—

kierowanie pracą działów i służb dyrekcji, koordynowanie ich pracy i ułatwianie ich działań oraz rekrutowanie urzędników i innych pracowników, a także odpowiedzialność za różne dossier dotyczące zasobów ludzkich,

—

nawiązywanie nowych partnerstw, w tym pod względem organizacyjnym,

—

zarządzanie zasobami finansowymi Dyrekcji Generalnej (DG),

—

pełnienie funkcji subdelegowanego urzędnika zatwierdzającego.

—

przygotowywanie i nawiązywanie nowych partnerstw parlamentarnych, w tym pod względem organizacyjnym,

—

przyczynianie się do realizacji zadań związanych z rozwojem nowych struktur i synergii w ramach dyrekcji generalnej oraz współpraca z innymi dyrekcjami generalnymi,

—

zapewnianie przełożonym doradztwa strategicznego i operacyjnego.

—

zapewnienie scentralizowanego inicjowania operacji finansowych przez DG: zaciąganie zobowiązań na wydatki na podstawie umów szczegółowych i zamówień, wydawanie formularzy zamówień i związana z nimi logistyka, wystawianie zaświadczeń VAT, logistyka zatwierdzania płatności faktur, nakazy odzyskania środków, zarządzanie nakazami odzyskania środków,

—

zapewnienie koordynacji finansowej i budżetowej DG: sporządzanie i monitorowanie budżetu, sprawozdawczość, monitorowanie z Trybunałem Obrachunkowym, przesunięcia i przelewy, poświadczenia i subdelegacje, stosunki z organami centralnymi ds. rachunkowości i systemów finansowych, reprezentowanie dyrekcji generalnej we wszystkich wyspecjalizowanych grupach roboczych itp.,

—

zapewnienie logistyki podpisywania umów szczegółowych i zmian umów: weryfikacja zgodności dokumentów, tożsamości sygnatariuszy, wnioski o udzielenie gwarancji bankowej, zapewnienie obiegu podpisywania umów/zmian umów.

—

zarządzanie zasobami ludzkimi DG, w tym obsadzaniem stanowisk, prowadzeniem corocznej oceny, stażami, doradzanie w zakresie przepisów dotyczących zasobów ludzkich, zarządzanie i monitorowanie puli środków budżetowych DG dotyczących zasobów ludzkich (pracownicy kontraktowi i personel tymczasowy, wyjazdy służbowe, wynagrodzenie za pracę w niepełnym wymiarze godzin, godziny nadliczbowe, zewnętrzne szkolenia zawodowe) itp.,

—

weryfikacja ex ante dokumentacji umów i dokumentacji finansowej DG,

—

planowanie polityki szkoleń zawodowych w DG i zarządzanie nią,

—

pełnienie obowiązków pracownika odpowiedzialnego za gospodarowanie sprzętem podlegającym inwentaryzacji i osoby kontaktowej ds. telefonii (IMT) w DG,

—

zapewnianie doradztwa zawodowego (RELOP) w ramach DG, przyczynianie się do realizacji polityki równości szans w DG.

—

organizowanie i nadzorowanie działalności dyrekcji generalnej,

—

reprezentowanie dyrekcji generalnej w organach PE oraz na posiedzeniach wewnętrznych i zewnętrznych,

—

spotkania i współpraca z posłami, w szczególności z wiceprzewodniczącymi odpowiedzialnymi za sprawy IT, i monitorowanie działalności parlamentarnej,

—

wykonywanie obowiązków delegowanego urzędnika zatwierdzającego,

—

monitorowanie zarządzania personelem dyrekcji generalnej, w tym sprawozdań z oceny pracowników,

—

organizowanie sekretariatu dyrektora generalnego i zarządzanie nim, zarządzanie kalendarzem i pocztą,

—

stosunki międzyinstytucjonalne i międzynarodowe,

—

działania polityczne dotyczące równości szans w dyrekcji generalnej oraz reprezentowanie lub zapewnianie reprezentowania dyrekcji generalnej w komitetach wspólnych lub innych.

—

koordynacja Biura ds. Zarządzania Wsparciem Projektów i zarządzanie strategią informatyczną,

—

kierowanie pracą działów i wydziałów dyrekcji, koordynacja i organizacja ich pracy; zapewnianie spójności pracy działów z dokumentem określającym misję dyrekcji; podejmowanie decyzji strategicznych dotyczących IT pod względem organizacyjnym i technicznym,

—

pełnienie funkcji głównego subdelegowanego urzędnika zatwierdzającego,

—

relacje z organami politycznymi i administracyjnymi oraz dyrekcjami generalnymi korzystającymi z danych usług (w szczególności z Komitetem Zarządzającym ds. Informatyki),

—

zarządzanie ryzykiem związanym z działalnością dyrekcji,

—

zapewnianie spójności procesów wewnętrznych w dyrekcji,

—

zarządzanie relacjami z obecnymi i potencjalnymi dostawcami.

—

kontynuowanie restrukturyzacji i rozwoju dyrekcji,

—

kierowanie pracą działów dyrekcji, koordynacja i organizacja ich pracy,

—

czuwanie nad dystrybucją zasobów kadrowych i finansowych dyrekcji oraz należytym zarządzaniem nimi,

—

monitorowanie bieżących działań i projektów dyrekcji,

—

funkcje centralnego sekretariatu dyrekcji,

—

reprezentowanie instytucji w Komitecie Zarządzającym Urzędu Publikacji.

—

kierowanie pracą działów i wydziałów dyrekcji, koordynacja i organizacja ich pracy oraz zapewnianie jej spójności,

—

nadzór nad zarządzaniem zamówieniami i planowanie procedur dotyczących zamówień publicznych,

—

nadzór nad zarządzaniem zasobami kadrowymi w dyrekcji generalnej i prowadzenie polityki szkoleniowej,

—

gwarantowanie wdrożenia środków finansowych zgodnie z rozporządzeniem finansowym i nadzór nad kontrolą ex ante,

—

nadzór nad wdrażaniem skoordynowanej polityki komunikacyjnej w dyrekcji generalnej i koordynacja wewnętrznych kampanii komunikacyjnych,

—

nadzór nad relacjami z klientami – organami politycznymi i administracyjnymi, dyrekcjami generalnymi, które korzystają z danych usług, i grupami politycznymi.

—

dbanie, aby infrastruktura informatyczna i usługi od niej zależne były dostępne i funkcjonowały na pożądanym poziomie, monitorowanie infrastruktury informatycznej i systemów informatycznych niezbędnych dla działalności Parlamentu, eksploatacja tej infrastruktury i tych systemów w celu osiągnięcia oczekiwanego poziomu usług (umowy o gwarantowanym poziomie usług i umowy o gwarantowanym poziomie operacyjnym),

—

zarządzanie usługami telekomunikacyjnymi: sprzęt do wideokonferencji, studia, sale konferencyjne, połączenia sieciowe, transmisja telewizyjna itp.; biura kontaktowe: zarządzanie zasobami informatycznymi (dostęp, telefony, sieć, e-mail); w odniesieniu do wszystkich indywidualnych urządzeń informatycznych Parlamentu: zapewnianie dostaw, odbioru, konfiguracji, dystrybucji, przemieszczania, konserwacji i napraw, zarządzania katalogami produktów, planowania usług logistycznych i operacyjnych, likwidacji, zarządzania aktywami w postaci oprogramowania i systemem głosowania elektronicznego,

—

ewidencjonowanie i wprowadzanie nowych produktów dla pozostałych działów w DG ITEC i pracowników Parlamentu odpowiedzialnych za sprawy informatyczne; zapewnianie wysokiego poziomu wsparcia i doradztwa technicznego innym działom; badanie, testowanie i udostępnianie rozwiązań „pod klucz” stosownie do zmieniających się potrzeb Parlamentu,

—

określanie, koordynowanie i wdrażanie strategii Parlamentu dotyczącej przetwarzania w chmurze oraz monitorowanie jej realizacji; integracja cyfrowego środowiska pracy (ujednolicona komunikacja i e-mail, SharePoint, Office 365, Mac Os i Windows, telefonia) z usługami w chmurze; stworzenie centrum kompetencji w zakresie przetwarzania w chmurze,

—

realizacja projektów związanych z infrastrukturą informatyczną (centrum danych, telefonia, okablowanie, sieci, wideokonferencje), projektowanie i wsparcie na poziomie 3 infrastruktury informatycznej, bezpieczeństwo sieci i śledzenie nowości technicznych dotyczących infrastruktury informatycznej,

—

administracyjne i finansowe zarządzanie dyrekcją.

—

wdrożenie struktury zarządzania i wszystkich powiązanych aspektów (organizacja wewnętrzna, określenie wieloletniego planu działania); śledzenie nowości technologicznych; monitorowanie polityki, norm i wytycznych w zakresie cyberbezpieczeństwa,

—

monitorowanie konkretnych projektów i inicjatyw mających wpływ na bezpieczeństwo informatyczne (np. uczestnictwo w komitetach sterujących lub procedurach wyboru produktów i sprzętu),

—

koordynacja wszelkiego rodzaju działań wspomagających główną misję, w szczególności przez uczestnictwo w komitecie CERT-UE,

—

zarządzanie zasobami kadrowymi i finansowymi,

—

zarządzanie incydentami i koordynacja określonego wykazu działań, w tym przygotowywanie sprawozdań dla zwierzchnictwa i właściwych organów; prowadzenie ocen i kontroli bezpieczeństwa komputerowego,

—

prowadzenie działań informacyjnych dla użytkowników.