1

W skardze opartej na art. 263 TFUE skarżące, Matina Stevi i The New York Times Company, wnoszą o stwierdzenie nieważności decyzji Komisji Europejskiej C(2022) 8371 final z dnia 15 listopada 2022 r., wydanej na podstawie art. 4 szczegółowych zasad stosowania rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (Dz.U. 2001, L 145, s. 43; sprostowanie Dz.U. 2010, L 271, s. 20) w sprawie wniosku o udzielenie dostępu do wszystkich wiadomości tekstowych wymienianych między przewodniczącą Komisji a prezesem-dyrektorem generalnym przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer w okresie od 1 stycznia 2021 r. do 11 maja 2022 r. (zwanej dalej „zaskarżoną decyzją”).

2

Przesłaną pocztą elektroniczną wiadomością z dnia 11 maja 2022 r. Matina Stevi, która jest dziennikarką zatrudnioną w dzienniku The New York Times, zwróciła się do Komisji na podstawie rozporządzenia nr 1049/2001 o udzielenie dostępu do wszystkich wiadomości tekstowych wymienianych między przewodniczącą Komisji a prezesem-dyrektorem generalnym przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer w okresie od 1 stycznia 2021 r. do 11 maja 2022 r. Wniosek ten został zarejestrowany pod numerem GESTDEM 2022/2678 w dniu 12 maja 2022 r. (zwany dalej „wnioskiem wstępnym”).

3

W dniu 28 czerwca 2022 r., nie otrzymawszy od Komisji żadnej odpowiedzi w terminie przewidzianym w art. 7 ust. 1 rozporządzenia nr 1049/2001, przedstawicielka skarżących złożyła, na podstawie art. 7 ust. 4 tego rozporządzenia, „w imieniu Matiny Stevi, działającej na rzecz The New York Times [Company]”, pierwszy wniosek potwierdzający o udzielenie dostępu do dokumentów.

4

Pismem z dnia 20 lipca 2022 r., skierowanym do Matiny Stevi, Komisja odpowiedziała na wniosek wstępny i wskazała, że nie może go uwzględnić, ponieważ nie znajduje się w posiadaniu dokumentów odpowiadających opisowi zawartemu w rzeczonym wniosku.

5

Pismem z dnia 9 sierpnia 2022 r. przedstawicielka skarżących złożyła, na podstawie art. 7 ust. 2 rozporządzenia nr 1049/2001, „w imieniu [Matiny] Stevi, działającej na rzecz The New York Times [Company]”, drugi wniosek potwierdzający o udzielenie dostępu do dokumentów (zwany dalej „wnioskiem potwierdzającym”), który został zarejestrowany przez Komisję w tym samym dniu.

6

Przesłaną pocztą elektroniczną wiadomością z dnia 31 sierpnia 2022 r. Komisja poinformowała Matinę Stevi, że wniosek potwierdzający jest nadal rozpatrywany i że zgodnie z art. 8 ust. 2 rozporządzenia nr 1049/2001 konieczne jest przedłużenie terminu rozpatrzenia wniosku o 15 dni roboczych, czyli do dnia 21 września 2022 r.

7

Przesłaną pocztą elektroniczną wiadomością z dnia 21 września 2022 r. Komisja poinformowała Matinę Stevi, że ocena wniosku potwierdzającego została zakończona, ale projekt decyzji Komisji musi jeszcze zostać zatwierdzony przez jej Służbę Prawną, i zapewniła jednocześnie Matinę Stevi, że prześle jej odpowiedź tak szybko, jak to możliwe.

8

W dniu 16 listopada 2022 r. Komisja przekazała Matinie Stevi zaskarżoną decyzję, w której poinformowała ją, że, ze względu na to, iż nie znajduje się w posiadaniu żadnego dokumentu odpowiadającego opisowi zawartemu we wniosku wstępnym, nie jest w stanie uwzględnić tego wniosku.

9

Skarżące wnoszą do Sądu o:

10

Komisja wnosi do Sądu o:

11

W odpowiedzi na skargę Komisja podnosi, że The New York Times Company nie ma legitymacji procesowej. W tym względzie Komisja stwierdza, że wniosek wstępny został złożony wyłącznie przez Matinę Stevi oraz że kolejne wnioski potwierdzające złożyła Bondine Kloostra, która oświadczyła, że reprezentuje „[panią] […] Stevi, działającą na rzecz The New York Times [Company]”. Ponadto Komisja wskazuje, że Matina Stevi jest jedyną adresatką zaskarżonej decyzji.

12

Należy zauważyć, że skarga jest dopuszczalna w zakresie, w jakim została wniesiona przez Matinę Stevi, czego Komisja zresztą nie kwestionuje. Zgodnie zaś z utrwalonym orzecznictwem, w przypadku gdy chodzi o jedną skargę, o ile jedna ze stron skarżących posiada legitymację procesową, nie ma potrzeby badania legitymacji procesowej pozostałych stron skarżących (zob. podobnie wyroki: z dnia 9 czerwca 2011 r., Comitato Venezia vuole vivere i in./Komisja, C‑71/09 P, C‑73/09 P i C‑76/09 P, EU:C:2011:368, pkt 37; z dnia 11 grudnia 2013 r., Cisco Systems i Messagenet/Komisja, T‑79/12, EU:T:2013:635, pkt 40).

13

W konsekwencji, biorąc pod uwagę, że Matina Stevi ma legitymację procesową do wniesienia skargi na zaskarżoną decyzję, należy uznać niniejszą skargę za dopuszczalną bez konieczności badania legitymacji procesowej The New York Times Company.

14

Replika złożona przez skarżące zawiera w załączniku, pod numerami R.1 i R.2, transkrypcje rozmów, które Matina Stevi przeprowadziła oddzielnie z przewodniczącą Komisji i prezesem-dyrektorem generalnym przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer w dniu 25 kwietnia 2021 r. (zwane dalej „transkrypcjami rozmów”).

15

W duplice Komisja utrzymuje, że skarżące nie uzasadniają opóźnienia w złożeniu transkrypcji rozmów, jak wymaga tego art. 85 § 2 regulaminu postępowania przed Sądem, w związku z czym transkrypcje te są niedopuszczalne. Komisja wyjaśnia, że dowody te istniały już w dniu wniesienia skargi i w związku z tym mogły zostać bez trudu przedstawione w załączniku do skargi.

16

Zgodnie z art. 85 § 1 regulaminu postępowania dowody i wnioski dowodowe przedstawia się w ramach pierwszej wymiany pism procesowych. Zgodnie z art. 85 § 2 tego regulaminu strony mogą przedstawiać na poparcie swojej argumentacji nowe dowody lub wnioski dowodowe w replice i duplice, o ile opóźnienie w ich złożeniu jest uzasadnione.

17

Należy zauważyć, że Matina Stevi rozmawiała z przewodniczącą Komisji i prezesem-dyrektorem generalnym przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer w dniu 25 kwietnia 2021 r., czyli prawie dwa lata przed dniem, w którym skarżące wniosły niniejszą skargę. W związku z tym skarżące mogły dokonać transkrypcji tych rozmów i przedstawić ich transkrypcje przed Sądem już na etapie skargi.

18

Należy zatem zbadać, czy w niniejszej sprawie opóźnienie w przedstawieniu transkrypcji rozmów zostało uzasadnione zgodnie z art. 85 § 2 regulaminu postępowania.

19

W tym względzie skarżące wskazują w przypisie 2 znajdującym się na stronie 3 repliki, że w skardze błędnie przypisano przewodniczącej Komisji oświadczenia złożone przez prezesa-dyrektora generalnego przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer i że w celu uniknięcia wszelkich nieporozumień transkrypcje rozmów zostały Sądowi przedstawione w załączniku do repliki. Ponadto w odpowiedzi na pisemne pytanie Sądu zadane w ramach środka organizacji postępowania skarżące podnoszą, że wprawdzie posiadały nagrania rozmów w dniu wniesienia skargi, ale dokonały transkrypcji tych rozmów dopiero w chwili złożenia repliki, aby rozwiać wszelkie wątpliwości co do tożsamości osoby, która złożyła rozpatrywane oświadczenia.

20

W świetle powyższego, w okolicznościach niniejszej sprawy należy stwierdzić, że spóźnione przedstawienie transkrypcji rozmów w załączniku do repliki jest uzasadnione, a zatem dowody te należy uznać za dopuszczalne w rozumieniu art. 85 § 2 regulaminu postępowania.

21

Na poparcie skargi skarżące podnoszą trzy zarzuty, z których pierwszy dotyczy naruszenia art. 3 lit. a) rozporządzenia nr 1049/2001 oraz art. 11 Karty praw podstawowych Unii Europejskiej (zwanej dalej „Kartą”), drugi – naruszenia art. 2 ust. 3 rozporządzenia nr 1049/2001, a trzeci – naruszenia zasady dobrej administracji.

22

Sąd uważa, że w pierwszej kolejności należy zbadać zarzut trzeci.

23

W ramach zarzutu trzeciego skarżące kwestionują zasadniczo zgodność z prawem odmowy ujawnienia przez Komisję żądanych dokumentów.

24

Na poparcie tego zarzutu skarżące zarzucają Komisji, że naruszyła zasadę dobrej administracji, ograniczając się, w celu odmowy uwzględnienia ich wniosku o udzielenie dostępu do dokumentów, do powołania się na nieistnienie żądanych dokumentów bez przedstawienia jakiegokolwiek wyjaśnienia pozwalającego zrozumieć powód, dla którego żądane dokumenty nie mogły zostać odnalezione. W tym względzie skarżące podnoszą, że samo zanegowanie istnienia żądanych dokumentów, którego dokonuje Komisja w zaskarżonej decyzji, nie jest wystarczające.

25

Ściślej rzecz ujmując, skarżące podnoszą, że artykuł opublikowany w The New York Times w dniu 28 kwietnia 2021 r. oraz rozmowy Matiny Stevi z przewodniczącą Komisji i prezesem-dyrektorem generalnym przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer dowodzą faktycznego istnienia żądanych dokumentów. W związku z tym, ponieważ domniemanie prawdziwości związane z oświadczeniem Komisji, zgodnie z którym nie posiada ona żądanych dokumentów, zostało obalone, do Komisji należy udowodnienie nieistnienia lub nieposiadania tych dokumentów poprzez przedstawienie wiarygodnych wyjaśnień pozwalających na ustalenie powodów takiego nieistnienia lub nieposiadania.

26

Tymczasem skarżące utrzymują, że zawarte w zaskarżonej decyzji oświadczenie, zgodnie z którym przeprowadzono „ponowne pogłębione poszukiwania” żądanych dokumentów, nie pozwala w żaden sposób ustalić, czy poszukiwanie to dotyczyło wyłącznie dokumentów zarejestrowanych w systemie zarządzania zapisami Komisji, czy też obejmowało ono również poszukiwanie dokumentów niezarejestrowanych we wspomnianym systemie zarządzania. Ponadto zaskarżona decyzja pozostaje nieprecyzyjna w odniesieniu do ewentualnych miejsc przechowywania, które zostały przeszukane, nie wskazano w niej, czy przeszukano telefon lub telefony komórkowe przewodniczącej Komisji, ani też nie wskazano w niej powodów, dla których nie odnaleziono żądanych wiadomości tekstowych.

27

Komisja nie zgadza się z argumentami skarżących.

28

Na wstępie Komisja twierdzi w duplice, że argumentacja skarżących, zgodnie z którą domniemanie prawdziwości związane z jej oświadczeniem o nieprzechowywaniu żądanych dokumentów zostało obalone i zgodnie z którą to do Komisji w konsekwencji należy przedstawienie wiarygodnych wyjaśnień pozwalających na udowodnienie nieistnienia lub nieposiadania tych dokumentów, została podniesiona po raz pierwszy na etapie repliki. Komisja uważa zatem, że jest to nowy zarzut, którego opóźnione wysunięcie jest zakazane na mocy art. 84 regulaminu postępowania.

29

W każdym wypadku, zakładając, że ten nowy zarzut jest dopuszczalny, Komisja uważa w istocie, że skarżące nie przedstawiły żadnego dowodu mogącego podważyć domniemanie prawdziwości związane z jej oświadczeniem, zgodnie z którym nie posiada ona żądanych dokumentów. Komisja podnosi w tym względzie, że istnieje tylko jedna wzmianka o wymianie wiadomości między przewodniczącą Komisji a prezesem-dyrektorem generalnym przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer, która znajduje się na stronie 15 dokumentu przedstawionego przez skarżące w załączniku R.2 do repliki, w oświadczeniu przypisywanym temu ostatniemu. Co więcej, zdaniem Komisji z oświadczenia tego wynika jedynie, że wiadomości tekstowe wymieniane między przewodniczącą Komisji a prezesem-dyrektorem generalnym przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer odegrały tylko pomocniczą rolę w rozmowach, które między nimi się odbyły.

30

Ponadto Komisja utrzymuje, że, nawet przy założeniu, iż oświadczenie złożone przez prezesa-dyrektora generalnego przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer wystarcza do obalenia domniemania prawdziwości związanego z oświadczeniem, zgodnie z którym nie posiada ona żądanych dokumentów, nadal instytucja ta może przedstawić wiarygodne wyjaśnienia pozwalające na potwierdzenie jej twierdzeń. W tym względzie Komisja podnosi, że w zaskarżonej decyzji przedstawiła te wyjaśnienia, wskazując, po pierwsze, że przeprowadzono ponowne pogłębione, lecz niestety bezowocne poszukiwania, a po drugie, że gdyby wiadomości tekstowe zawierały ważne informacje, które nie mają krótkotrwałego charakteru, lub gdyby informacje w nich zawarte wiązały się z koniecznością podjęcia działań lub działań następczych przez Komisję lub jedną z jej służb, to zostałyby one zarejestrowane, a zatem zidentyfikowane.

31

Zgodnie z art. 84 § 1 regulaminu postępowania nie można podnosić nowych zarzutów w toku postępowania, chyba że opierają się one na okolicznościach prawnych lub faktycznych ujawnionych dopiero po jego wszczęciu. Niemniej jednak zarzut lub argument, który stanowi rozszerzenie zarzutu podniesionego wcześniej, w sposób bezpośredni lub dorozumiany, w skardze wszczynającej postępowanie i który jest ściśle z nim związany, powinien zostać uznany za dopuszczalny (zob. wyrok z dnia 11 lipca 2013 r., Ziegler/Komisja, C‑439/11 P, EU:C:2013:513, pkt 46 i przytoczone tam orzecznictwo).

32

W niniejszej sprawie skarżące broniły w skardze tezy, zgodnie z którą przewodnicząca Komisji i prezes-dyrektor generalny przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer wymienili wiadomości tekstowe, i przedstawiły poszlaki mogące dowodzić istnienia żądanych dokumentów. Skarżące zarzuciły również Komisji, że nie przedstawiła najmniejszego wyjaśnienia pozwalającego zrozumieć powód, dla którego nie przechowała tych wiadomości tekstowych.

33

W tym względzie należy stwierdzić, że okoliczności prawne, na których opiera się zarzut trzeci, a mianowicie istnienie domniemania prawdziwości związanego z oświadczeniami instytucji oraz podnoszony brak powodów mogących wyjaśnić nieistnienie żądanych wiadomości tekstowych, zostały już wskazane w skardze.

34

W związku z tym, o ile prawdą jest, że w odpowiedzi na uwagi Komisji zawarte w odpowiedzi na skargę skarżące umieściły w replice te okoliczności prawne w skorygowanych ramach faktycznych, o tyle argumentacja zawarta w replice pozostaje w ścisłym związku z argumentacją podniesioną w skardze.

35

Należy zatem oddalić podniesiony przez Komisję zarzut niedopuszczalności.

36

Należy przypomnieć, że, jak wynika z art. 1 rozporządzenia nr 1049/2001, interpretowanego w szczególności w świetle motywu 4 tego rozporządzenia, ma ono na celu zapewnienie możliwie największej skuteczności prawa publicznego dostępu do dokumentów przechowywanych przez instytucje oraz że zgodnie z motywem 11 tego rozporządzenia „[c]o do zasady, wszystkie dokumenty instytucji powinny być publicznie dostępne”.

37

Każda odmowa dostępu do dokumentów żądanych od instytucji Unii Europejskiej może być przedmiotem zaskarżenia na drodze sądowej. Ma to miejsce niezależnie od powołanego uzasadnienia odmowy dostępu. Każde inne rozwiązanie prowadziłoby do niemożliwości dokonania leżącej w gestii sądu Unii kontroli w zakresie zasadności decyzji odmawiającej dostępu do dokumentów instytucji, ponieważ wystarczyłoby, aby dana instytucja stwierdziła, że dokument nie istnieje, by uniknąć wszelkiej kontroli sądowej. Należy zatem stwierdzić, że nieistnienie dokumentu, do którego żąda się dostępu, lub okoliczność, że nie znajduje się on w posiadaniu danej instytucji, nie skutkują niemożnością zastosowania zasady przejrzystości i prawa dostępu do dokumentów. Przeciwnie, dana instytucja powinna udzielić wnioskodawcy odpowiedzi i ewentualnie uzasadnić przed sądem swą odmowę udzieloną na tej podstawie (zob. wyrok z dnia 20 września 2019 r., Dehousse/Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, T‑433/17, EU:T:2019:632, pkt 35 i przytoczone tam orzecznictwo).

38

Ponadto korzystanie z prawa dostępu przez jakąkolwiek zainteresowaną osobę siłą rzeczy wiąże się z przyjęciem założenia, że żądane dokumenty istnieją i są przechowywane przez daną instytucję, nawet jeśli nie można powoływać się na prawo dostępu do dokumentów w celu zobowiązania instytucji do sporządzenia dokumentu, który nie istnieje. Co więcej, należy przypomnieć, że zgodnie z utrwalonym orzecznictwem, jeżeli instytucja stwierdza, że dokument nie istnieje w ramach wniosku o udzielenie dostępu, domniemywa się, że dokument ten nie istnieje, zgodnie z domniemaniem prawdziwości, które wiąże się z tym oświadczeniem (zob. podobnie wyroki: z dnia 20 września 2019 r., Dehousse/Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, T‑433/17, EU:T:2019:632, pkt 36 i przytoczone tam orzecznictwo; z dnia 24 marca 2021 r., BK/EASO, T‑277/19, niepublikowany, EU:T:2021:161, pkt 60 i przytoczone tam orzecznictwo; z dnia 15 marca 2023 r., Basaglia/Komisja, T‑597/21, niepublikowany, EU:T:2023:133, pkt 25 i przytoczone tam orzecznictwo).

39

Niemniej jednak takie domniemanie można obalić za pomocą wszelkich środków, na podstawie istotnych i spójnych poszlak przedstawionych przez podmiot składający wniosek o udzielenie dostępu. Domniemanie to należy zastosować w drodze analogii, w przypadku gdy instytucja oświadcza, że nie jest w posiadaniu żądanych dokumentów (zob. wyrok z dnia 20 września 2019 r., Dehousse/Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, T‑433/17, EU:T:2019:632, pkt 37 i przytoczone tam orzecznictwo).

40

Jeżeli domniemanie to zostanie obalone i Komisja nie może już się na nie powoływać, to do niej należy udowodnienie nieistnienia lub nieposiadania żądanych dokumentów poprzez przedstawienie wiarygodnych wyjaśnień pozwalających na ustalenie powodów takiego nieistnienia lub nieposiadania (zob. podobnie wyrok z dnia 20 września 2019 r., Dehousse/Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, T‑433/17, EU:T:2019:632, pkt 49 i przytoczone tam orzecznictwo).

41

Ponadto prawo dostępu do dokumentów wymaga, aby instytucje podejmowały niezbędne działania w celu ułatwienia skutecznego korzystania z tego prawa. Takie korzystanie zakłada, że dane instytucje muszą, w możliwie najszerszym zakresie oraz w sposób pozbawiony arbitralności i przewidywalny, sporządzać i przechowywać dokumenty dotyczące ich działalności (zob. wyrok z dnia 20 września 2019 r., Dehousse/Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, T‑433/17, EU:T:2019:632, pkt 38 i przytoczone tam orzecznictwo).

42

W niniejszej sprawie Komisja wskazała w zaskarżonej decyzji, że, ze względu na to, iż nie znajduje się w posiadaniu żadnego dokumentu odpowiadającego opisowi zawartemu we wniosku o udzielenie dostępu do dokumentów, nie była w stanie uwzględnić tego wniosku.

43

Niemniej jednak należy podkreślić, że z wyjaśnień przedstawionych przez Komisję w odpowiedzi na pytanie, które Sąd skierował do tej instytucji w ramach środka organizacji postępowania, wynika, iż Komisja nie „dementuje, że przewodnicząca Komisji i [prezes-dyrektor] generalny [przedsiębiorstwa farmaceutycznego] Pfizer wymieniali wiadomości tekstowe w trakcie ich kontaktów w pierwszych miesiącach 2021 r.”, a nawet twierdzi, że „nigdy nie zaprzeczyła temu faktowi”.

44

Na rozprawie Komisja ani nie potwierdziła, ani nie podważyła istnienia tej wymiany wiadomości tekstowych w przeszłości i mogła jedynie przypuszczać, że wymiana ta mogła mieć miejsce. W tym względzie Komisja podniosła, że nie wie, czy żądane dokumenty rzeczywiście istniały, ponieważ nie znajduje się w ich posiadaniu. Ponadto Komisja wskazała również, że przewodnicząca Komisji i prezes-dyrektor generalny przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer mieli napięte harmonogramy, a spotkania były zwykle umawiane za pośrednictwem ich sekretariatów, asystentów lub współpracowników, co okazało się niemożliwe w szczególnym kontekście pandemii COVID-19, zatem w celu zorganizowania i zaplanowania ustnej wymiany zdań wymienili oni wiadomości tekstowe.

45

W tych okolicznościach należy stwierdzić, że odpowiedzi Komisji opierają się bądź to na przypuszczeniach, bądź to na zmiennych lub niedokładnych informacjach.

46

Niemniej jednak pomimo tych nieścisłości Komisja utrzymuje, że nie posiada żądanych dokumentów, w związku z czym do skarżących należy przedstawienie istotnych i spójnych poszlak pozwalających na obalenie domniemania nieposiadania tych dokumentów zgodnie z orzecznictwem przytoczonym w pkt 38 i 39 powyżej.

47

W tym względzie wyrażenie „posiadanie” lub „przechowywanie” nie może ograniczać się do posiadania lub przechowywania dokumentów przez instytucję w chwili, gdy udziela ona odpowiedzi na wniosek potwierdzający, ponieważ korzystanie z prawa dostępu do dokumentu stałoby się bezprzedmiotowe, gdyby dana instytucja mogła, w celu uchylenia się od swoich obowiązków, ograniczyć się do stwierdzenia, że żądane dokumenty nie mogły zostać odnalezione.

48

W związku z tym w niniejszej sprawie należy zbadać, czy skarżące przedstawiły istotne i spójne poszlaki świadczące o tym, że Komisja była w pewnym momencie w posiadaniu żądanych wiadomości tekstowych, co sprowadza się, w świetle twierdzeń Komisji, do sprawdzenia, czy takie dokumenty mogły istnieć.

49

W tym względzie w pierwszej kolejności skarżące zauważają, że istnienie żądanych dokumentów zostało ujawnione w artykule opublikowanym w The New York Times w dniu 28 kwietnia 2021 r. i sporządzonym na podstawie rozmów przeprowadzonych przez Matinę Stevi z przewodniczącą Komisji i prezesem-dyrektorem generalnym przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer.

50

W szczególności ze wspomnianego wyżej artykułu prasowego wynika, że „przez miesiąc [przewodnicząca Komisji] wymieniała wiadomości tekstowe i przeprowadzała rozmowy telefoniczne z […] prezesem-dyrektorem generalnym [przedsiębiorstwa farmaceutycznego] Pfizer”.

51

Ponadto ze wspomnianego artykułu prasowego wynika również, że „[przewodnicząca Komisji] i [prezes-dyrektor generalny przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer] nawiązali najpierw kontakt w styczniu [2021 r.], kiedy [prezes-dyrektor generalny przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer] musiał wyjaśnić powód, dla którego jego przedsiębiorstwo musiało tymczasowo przerwać dostawy szczepionek [w Unii] podczas modernizacji swoich zakładów produkcyjnych w Belgii”. W owym artykule prasowym co więcej wyjaśniono, że „[p]odczas gdy prace nad usprawnieniem belgijskiej fabryki przebiegały stosunkowo sprawnie, rozmowy między [przewodniczącą Komisji] a [prezesem-dyrektorem generalnym przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer] były kontynuowane, o czym obydwoje poinformowali w wywiadach udzielonych [dziennikowi] The New York Times”. Ponadto z tego samego artykułu prasowego wynika, że „[r]ozmowy te doprowadziły do zawarcia szeregu porozumień między Unią […] a przedsiębiorstwami [farmaceutycznymi Pfizer i BioNTech]”. Wreszcie z wyżej wymienionego artykułu prasowego wynika również, że prezes-dyrektor generalny przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer oświadczył, iż „nawiązał kontakty z [przewodniczącą Komisji]”.

52

W drugiej kolejności skarżące uważają, że istnienie żądanych dokumentów znajduje również potwierdzenie w rozmowach, które Matina Stevi przeprowadziła z przewodniczącą Komisji i prezesem-dyrektorem generalnym przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer.

53

W tym względzie z transkrypcji rozmowy, którą Matina Stevi odbyła z prezesem-dyrektorem generalnym przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer, wynika w szczególności, że oświadczył on, iż „[w] obliczu trudności […], [przewodnicząca Komisji i on] zaczęli pracować coraz [częściej]”, że „[przewodnicząca Komisji] wysłała [mu] swój [numer] telefonu”, że „[mogli] do siebie dzwonić, gdyby [Komisja] miała pytania” oraz że „wymieniali wiadomości tekstowe [, gdy mieli] kwestie do omówienia”. Ponadto prezes-dyrektor generalny przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer wskazał, że „[ś]wiadomość, [że byli] dostępni [i że przewodnicząca Komisji] mogła się z nim skontaktować, dała [przewodniczącej Komisji] duży komfort i [że miała ona możliwość] ponownego skontaktowania się z [nim] w razie pytań”. Wreszcie prezes-dyrektor generalny przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer oświadczył, że „to, co było zupełnie inne w kontaktach z [przewodniczącą Komisji], to fakt, że nabrali głębokiego zaufania do siebie, dzięki czemu mogli prowadzić pogłębione rozmowy”.

54

Ponadto z rozmowy, którą Matina Stevi przeprowadziła z przewodniczącą Komisji, wynika, że w odpowiedzi na zadane przez Matinę Stevi pytanie, czy „w tym okresie miała miejsce rozmowa telefoniczna […] lub wymiana korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej, którą [przewodnicząca Komisji] zapamiętała jako punkt zwrotny w sposobie, w jaki poradziła sobie z sytuacją”, ta ostatnia wspomniała o istnieniu kontaktów z prezesem-dyrektorem generalnym przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer, u którego doceniła „osobistą reakcję”.

55

W trzeciej kolejności skarżące uważają, że sprawozdanie specjalne Europejskiego Trybunału Obrachunkowego dotyczące zakupu szczepionek przez Unię w kontekście pandemii COVID-19 potwierdza nieformalny charakter procesu negocjacji, który miał miejsce podczas negocjowania umów dotyczących szczepionek w ramach pandemii COVID-19, co zostało opisane przez przewodniczącą Komisji i prezesa-dyrektora generalnego przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer w rozmowach z Matiną Stevi. W tym względzie skarżące podnoszą, że Trybunał Obrachunkowy dokonał oceny negocjacji tych umów i stwierdził, że Komisja nie dostarczyła żadnych informacji na temat wstępnych negocjacji wspomnianych umów, takich jak harmonogram negocjacji, protokoły z rozmów i szczegóły uzgodnionych ustaleń.

56

Ze wspomnianego sprawozdania wynika w szczególności, że „[w] marcu 2021 r. przewodnicząca Komisji prowadziła wstępne negocjacje w sprawie umowy z Pfizer/BioNTech”. Ponadto Trybunał Obrachunkowy stwierdza w swoim sprawozdaniu, że „nie otrzymał żadnych informacji na temat wstępnych negocjacji dotyczących największej umowy [Unii]”.

57

W niniejszej sprawie z całości tych poszlak wynika, że skarżące przedstawiły istotne i spójne elementy, które opisują istnienie wymiany informacji, w szczególności wiadomości tekstowych, między przewodniczącą Komisji a prezesem-dyrektorem generalnym przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer w ramach zakupu przez Komisję szczepionek od wspomnianego przedsiębiorstwa w kontekście pandemii COVID-19.

58

Z powyższego wynika, że skarżącym udało się obalić domniemanie nieistnienia, a w konsekwencji – jak wynika z pkt 48 powyżej – nieposiadania żądanych dokumentów.

59

Należy przypomnieć, że skuteczne korzystanie z prawa dostępu do dokumentów, które wynika z wymogu przejrzystości, zakłada, że dane instytucje w możliwie najszerszym zakresie oraz w sposób pozbawiony arbitralności i przewidywalny sporządzają i przechowują dokumenty dotyczące ich działalności. Innymi słowy, z prawa dostępu do dokumentów przechowywanych przez daną instytucję wynika, że ma ona obowiązek zapewnienia również ich zachowania w czasie, który to obowiązek jest związany z obowiązkiem dobrej administracji ustanowionym w art. 41 Karty, oczywiście bez uszczerbku dla innych obowiązujących warunków prawnych, takich jak te dotyczące ochrony danych (zob. podobnie wyrok z dnia 20 września 2019 r., Dehousse/Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, T‑433/17, EU:T:2019:632, pkt 47 i przytoczone tam orzecznictwo). Podobnie obowiązek staranności, który jest nierozerwalnie związany z zasadą dobrej administracji i wymaga od administracji Unii, aby działała z rozwagą i ostrożnością w jej stosunkach ze społeczeństwem, oznacza, że administracja ta powinna prowadzić poszukiwania dokumentów, do których żąda się dostępu, z możliwie największą starannością w celu rozwiania istniejących wątpliwości i wyjaśnienia sytuacji (zob. analogicznie wyrok z dnia 4 kwietnia 2017 r., Rzecznik/Staelen, C‑337/15 P, EU:C:2017:256, pkt 34, 114).

60

W konsekwencji, jak wynika z pkt 40 powyżej, w przypadku gdy Komisja nie może już powoływać się na domniemanie prawdziwości związane z jej oświadczeniem, zgodnie z którym nie jest w posiadaniu żądanych dokumentów, jest ona zobowiązana, na mocy zasady przejrzystości i obowiązku staranności, które leżą u podstaw prawa dostępu do dokumentów i wymagają od administracji Unii, aby działała z rozwagą i ostrożnością, przedstawić wiarygodne wyjaśnienia umożliwiające podmiotowi składającemu wniosek o udzielenie dostępu oraz Sądowi zrozumienie powodu, dla którego żądane dokumenty nie mogły zostać odnalezione.

61

W niniejszej sprawie z zaskarżonej decyzji wynika, że Komisja wskazała, iż nie jest w posiadaniu żądanych dokumentów pomimo przeprowadzenia ponownych pogłębionych poszukiwań. Stwierdziła ona w tym względzie, że nie można powoływać się na rozporządzenie nr 1049/2001 w celu zobowiązania instytucji do sporządzenia dokumentu, który nie istnieje. Ponadto Komisja przywołała art. 3 lit. a) wspomnianego rozporządzenia, w którym zdefiniowano pojęcie „dokumentu” w rozumieniu tego rozporządzenia, a także art. 7 ust. 1 decyzji Komisji (UE) 2021/2121 z dnia 6 lipca 2020 r. w sprawie zarządzania zapisami i materiałów archiwalnych (Dz.U. 2021, L 430, s. 30), z którego wynika, że „[d]okumenty [Komisji] rejestruje się, jeśli zawierają ważne informacje, które nie mają krótkotrwałego charakteru, lub jeśli mogą wymagać podjęcia działań lub działań następczych przez Komisję lub jedną z jej służb”. Komisja stwierdziła, że wiadomości tekstowe zostałyby zarejestrowane, gdyby spełniały kryteria przewidziane w art. 7 ust. 1 decyzji 2021/2121. Instytucja ta wskazała, że nie można było zidentyfikować żadnego dokumentu objętego zakresem wniosku o udzielenie dostępu do dokumentów. W związku z tym Komisja doszła do wniosku, że ponieważ nie przechowuje żadnego dokumentu odpowiadającego wnioskowi o udzielenie dostępu, nie jest w stanie udzielić dostępu do żądanych dokumentów.

62

W pierwszej kolejności Komisja ograniczyła się w zaskarżonej decyzji do stwierdzenia, że pomimo ponownych pogłębionych poszukiwań nie była w stanie zidentyfikować żadnego dokumentu objętego wnioskiem o udzielenie dostępu do dokumentów, przy czym nie sprecyzowała zakresu ani sposobu tych poszukiwań. Nie wskazała ona bowiem w zaskarżonej decyzji rodzajów przeprowadzonych poszukiwań ani ewentualnych miejsc przechowywania dokumentów, które zostały przeszukane.

63

W odpowiedzi na pytanie zadane na piśmie przez Sąd Komisja stwierdziła, że zawarte w zaskarżonej decyzji oświadczenie, zgodnie z którym przeprowadziła ona „ponowne pogłębione poszukiwanie”, oznaczało, że przeprowadziła ona poszukiwania dodatkowe w stosunku do poszukiwań przeprowadzonych w następstwie wniosku wstępnego. Ponadto wskazała ona, że poszukiwania zostały najpierw przeprowadzone w aktach dotyczących negocjacji umów w sprawie zakupu szczepionek przez Komisję w ramach pandemii COVID-19, lecz że, ze względu na to, iż poszukiwania te nie przyniosły żadnych rezultatów, Sekretariat Generalny Komisji nawiązał kontakt z gabinetem przewodniczącej tej instytucji. Wspomniany gabinet najpierw zbadał, po pierwsze, czy żądane dokumenty zostały zarejestrowane w jakichkolwiek stosownych aktach, a po drugie, czy takie dokumenty mogły ewentualnie istnieć poza systemem zarządzania zapisami Komisji.

64

Ponadto w załączniku do dupliki Komisja przedstawiła oświadczenie szefa gabinetu przewodniczącej Komisji, w którym wskazano, że „gabinet [przewodniczącej] nie posiada żadnego dokumentu wchodzącego w zakres wniosku skarżących o udzielenie dostępu”.

65

W tym względzie należy zauważyć, że na rozprawie Komisja wskazała, iż nie jest w stanie sprecyzować, które miejsca przechowywania dokumentów zostały zbadane przez gabinet przewodniczącej Komisji. Ponadto Komisja nie przedstawiła żadnych wskazówek co do miejsc niezwiązanych z systemem zarządzania dokumentami, które zostały przeszukane. Wreszcie Komisja nie wyjaśniła, czy gabinet przewodniczącej Komisji przeprowadził poszukiwanie żądanych dokumentów w telefonie lub telefonach komórkowych, które zostały udostępnione przewodniczącej, lub czy zostały one uwzględnione w poszukiwaniach przeprowadzonych w następstwie wniosku wstępnego i wniosku potwierdzającego.

66

Zapytana o tę kwestię na rozprawie Komisja stwierdziła, że nie jest w stanie przedstawić nowych informacji w odniesieniu do przeprowadzonych poszukiwań, ani nawet wyjaśnić, w jaki sposób zostały one przeprowadzone i czy zapytano przewodniczącą Komisji o istnienie żądanych dokumentów.

67

Komisja utrzymuje jednak, że sposób, w jaki poszukiwano żądanych dokumentów, nie ma żadnego wpływu na kwestię, czy była w posiadaniu tych dokumentów, czy też nie. Jednakże w braku dokładnego wyjaśnienia, w jaki sposób poszukiwano żądanych dokumentów, dana instytucja uchybia ciążącemu na niej obowiązkowi przedstawienia wiarygodnych wyjaśnień w sprawie nieposiadania dokumentów, które istniały w przeszłości (zob. podobnie wyrok z dnia 28 października 2020 r., Dehousse/Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, T‑857/19, niepublikowany, EU:T:2020:513, pkt 97).

68

W konsekwencji wyjaśnienia przedstawione przez Komisję zarówno w zaskarżonej decyzji, jak i w ramach niniejszego postępowania w odniesieniu do poszukiwań przeprowadzonych w celu znalezienia żądanych dokumentów nie wystarczają, aby wyjaśnić w wiarygodny sposób powody, dla których dokumenty te nie mogły zostać odnalezione.

69

W drugiej kolejności Komisja stwierdza w zaskarżonej decyzji, że nie można powoływać się na rozporządzenie nr 1049/2001 w celu zobowiązania instytucji do sporządzenia dokumentu, który nie istnieje, sugerując w ten sposób ewentualność, że dokumenty te nie istnieją lub już nie istnieją, nie precyzując jednak powodów takiego nieistnienia.

70

W odpowiedzi na pisemne pytanie Sądu Komisja wskazała w odniesieniu do wiadomości tekstowych, że tego rodzaju komunikaty, w odróżnieniu od wiadomości, które były przesyłane pocztą elektroniczną w ramach Komisji, nie są automatycznie usuwane po upływie rozsądnego okresu, lecz że zainteresowana osoba może je usunąć ręcznie. Komisja nie wskazała jednak, czy żądane wiadomości tekstowe zostały usunięte.

71

Ponadto w odpowiedzi na inne pytanie na piśmie skierowane do Komisji przez Sąd instytucja ta poinformowała, że telefony komórkowe jej członków są obowiązkowo wymieniane ze względów bezpieczeństwa po upływie rozsądnego okresu użytkowania. Komisja nie potwierdziła jednak, czy telefon lub telefony komórkowe udostępnione przewodniczącej Komisji zostały wymienione od czasu złożenia wniosku o udzielenie dostępu do dokumentów lub czy zostały one wymienione między poszukiwaniami przeprowadzonymi w następstwie wniosku wstępnego i w następstwie wniosku potwierdzającego. Zapytana o tę kwestię na rozprawie Komisja stwierdziła, że przypuszcza, iż telefon komórkowy przewodniczącej Komisji został wymieniony od czasu złożenia wniosku wstępnego, ponieważ jest to obowiązkowa zasada ze względów bezpieczeństwa. Ponadto Komisja wskazała, że zakłada, iż telefon komórkowy obecnie udostępniony przewodniczącej Komisji nie jest tym samym telefonem, którym dysponowała ona w kwietniu 2021 r., lecz nie może potwierdzić, czy zawartość tego nowego telefonu komórkowego odpowiada zawartości dawnego telefonu komórkowego.

72

Nie można zatem ustalić z całą pewnością, po pierwsze, czy żądane wiadomości tekstowe nadal istnieją lub czy zostały usunięte, a jeśli tak, to czy takie usunięcie miało miejsce dobrowolnie czy automatycznie, a po drugie, czy telefon lub telefony komórkowe przewodniczącej Komisji zostały wymienione, a w takim przypadku, co stało się z tymi urządzeniami, lub czy też zostały one przeszukane w następstwie wniosku wstępnego i wniosku potwierdzającego.

73

W tych okolicznościach nie można uznać za wiarygodne przedstawionych przez Komisję wyjaśnień, które opierają się na przypuszczeniach.

74

W trzeciej kolejności w zaskarżonej decyzji powołano się na art. 7 ust. 1 decyzji 2021/2121, a następnie stwierdzono, że „wiadomości tekstowe zostałyby zarejestrowane, gdyby zawierały ważne informacje, które nie mają krótkotrwałego charakteru, lub gdyby mogły wiązać się z koniecznością podjęcia działań lub działań następczych przez Komisję lub jedną z jej służb zgodnie z zasadami Komisji dotyczącymi rejestrowania dokumentów”.

75

Należy zaznaczyć, że w zaskarżonej decyzji nie sprecyzowano wyraźnie, czy żądane dokumenty nie znajdują się w posiadaniu Komisji dlatego, że nie zostały zarejestrowane w jej systemie zarządzania zapisami. Ponadto nie wskazano w tej decyzji również w sposób jednoznaczny, czy żądane dokumenty nie zostały zarejestrowane, dlatego że miały krótkotrwały charakter i nie były ważne oraz nie wymagały podjęcia działań następczych przez Komisję lub jedną z jej służb.

76

Dopiero w swoich pismach procesowych i na rozprawie Komisja wskazała, że żądane wiadomości tekstowe nie zawierały informacji, które byłyby istotne lub nie miałyby krótkotrwałego charakteru, lub które wymagałyby podjęcia działań następczych przez Komisję lub jej służby, co ma tłumaczyć, dlaczego podczas poszukiwań przeprowadzonych w następstwie wniosku wstępnego i wniosku potwierdzającego nie zidentyfikowano żadnej wiadomości tekstowej objętej wnioskiem o udzielenie dostępu do dokumentów złożonym przez Matinę Stevi.

77

Komisja podnosi, że fizycznie niemożliwe jest rejestrowanie i przechowywanie wszystkich dokumentów, które sporządza i które otrzymuje, biorąc pod uwagę dużą liczbę plików cyfrowych generowanych w ramach jej codziennej działalności, i że w związku z tym zgodnie z jej wewnętrzną polityką zarządzania zapisami są rejestrowane i przechowywane wyłącznie dokumenty zawierające ważne informacje, które nie mają krótkotrwałego charakteru lub wymagają podjęcia działań następczych.

78

W tym względzie na poparcie swojej argumentacji Komisja wskazała na rozprawie, że w sprawie, w której zapadł wyrok z dnia 13 listopada 2024 r., Kargins/Komisja (T‑110/23, niepublikowany, EU:T:2024:805), Sąd zauważył, że o ile skuteczne korzystanie z prawa dostępu do dokumentów zakłada, iż dane instytucje w możliwie najszerszym zakresie oraz w sposób pozbawiony arbitralności i przewidywalny przechowują dokumenty dotyczące ich działalności, o tyle wewnętrzna komunikacja i projekty dotyczące danego dokumentu takiego jak pismo, nie mogą same w sobie mieć takiego znaczenia lub nadzwyczajnego charakteru, które uzasadniałyby ich rejestrowanie i przechowywanie.

79

Należy przypomnieć, że – jak wynika z pkt 41 powyżej – skuteczne korzystanie z prawa dostępu do dokumentów zakłada, że dane instytucje w możliwie najszerszym zakresie oraz w sposób pozbawiony arbitralności i przewidywalny sporządzają i przechowują dokumenty dotyczące ich działalności. Instytucje nie mogą zatem pozbawić wszelkiego znaczenia prawa dostępu do przechowywanych przez nie dokumentów, powstrzymując się od rejestrowania dokumentacji dotyczącej ich działalności (zob. podobnie wyrok z dnia 25 września 2024 r., Herbert Smith Freehills/Komisja, T‑570/22, niepublikowany, EU:T:2024:644, pkt 76).

80

Ponadto okoliczności faktyczne niniejszej sprawy różnią się od okoliczności faktycznych sprawy, w której zapadł wyrok z dnia 13 listopada 2024 r., Kargins/Komisja (T‑110/23, niepublikowany, EU:T:2024:805). Otóż, po pierwsze, stronie skarżącej w wyżej wymienionej sprawie nie udało się obalić domniemania nieistnienia żądanych dokumentów, w przeciwieństwie do skarżących w niniejszej sprawie (zob. pkt 57 powyżej).

81

Po drugie, w niniejszej sprawie Komisja nie przedstawiła powodu, dla którego doszła do wniosku, że wiadomości tekstowe wymieniane między przewodniczącą Komisji a prezesem-dyrektorem generalnym przedsiębiorstwa farmaceutycznego Pfizer w kontekście zakupu przez tę instytucję szczepionek w ramach pandemii COVID-19, skoro dotyczyły kwestii związanych z polityką, działalnością i decyzjami wchodzącymi w zakres jej kompetencji, nie zostały uznane za zawierające ważne informacje, które nie miałyby krótkotrwałego charakteru lub które wymagałyby podjęcia działań następczych przez Komisję lub jedną z jej służb.

82

W każdym wypadku, nawet przy założeniu, że takie wiadomości nie zawierały ważnych informacji, które nie miałyby krótkotrwałego charakteru lub które wymagałyby podjęcia działań następczych przez Komisję lub jedną z jej służb, co uzasadniałoby zarejestrowanie tych wiadomości, a w konsekwencji – przechowywanie, Komisja powinna była jednak przedstawić wiarygodne wyjaśnienia umożliwiające wyciągnięcie takiego wniosku.

83

Otóż w tej ostatniej kwestii należy po pierwsze stwierdzić, że Komisja, w celu wykazania, że nie znajduje się w posiadaniu żądanych dokumentów, nie może powoływać się wyłącznie na fakt niezarejestrowania tych dokumentów w swoim systemie zarządzania, nie przedstawiając przy tym żadnego innego wyjaśnienia. Po drugie, jak wynika z pkt 62–73 powyżej, wyjaśnienia Komisji dotyczące tego, co się stało z dokumentami, które istniały lub miały istnieć przeszłości, opierają się na przypuszczeniach lub nieprecyzyjnych twierdzeniach, a zatem nie można ich uznać za wiarygodne.

84

W konsekwencji należy stwierdzić, że Komisja nie przedstawiła w zaskarżonej decyzji żadnego wiarygodnego wyjaśnienia pozwalającego zrozumieć powód, dla którego nie mogła ona odnaleźć żądanych dokumentów. Odpowiednich wymogów nie spełniają również wyjaśnienia przedstawione przez Komisję w odpowiedzi na pytania zadane w ramach środka organizacji postępowania i powtórzone na rozprawie – przy założeniu, że mają one znaczenie dla oceny zgodności z prawem zaskarżonej decyzji, ponieważ nie pozwalają one na ustalenie, co konkretnie stało się z żądanymi dokumentami.

85

Ponieważ domniemanie nieistnienia żądanych dokumentów zostało obalone, do Komisji należało, jak wynika z pkt 40 powyżej, przedstawienie wiarygodnego wyjaśnienia pozwalającego zrozumieć powód, dla którego nie mogła ona odnaleźć żądanych dokumentów, które miały istnieć w przeszłości, ale już nie istniały w dniu złożenia wniosku o udzielenie dostępu do dokumentów, a w każdym razie nie mogły zostać odnalezione. Jak zaś wynika z powyższej analizy, Komisja w istocie ograniczyła się do wskazania, że nie znajduje się w posiadaniu żądanych dokumentów. W tych okolicznościach należy stwierdzić, że Komisja uchybiła obowiązkom ciążącym na niej w ramach rozpatrywania wniosku o udzielenie dostępu do dokumentów, które to obowiązki zostały przypomniane w pkt 59 powyżej, a tym samym naruszyła zasadę dobrej administracji przewidzianą w art. 41 Karty.

86

W konsekwencji należy uwzględnić zarzut trzeci i stwierdzić nieważność zaskarżonej decyzji, bez konieczności orzekania w przedmiocie pozostałych zarzutów skargi ani w przedmiocie wniosku skarżących o przeprowadzenie środka dowodowego.

87

Zgodnie z art. 134 § 1 regulaminu postępowania kosztami zostaje obciążona, na żądanie strony przeciwnej, strona przegrywająca sprawę. Ponieważ Komisja przegrała sprawę, należy – zgodnie z żądaniem skarżących – obciążyć ją kosztami postępowania.

Z powyższych względów

SĄD (wielka izba)

orzeka, co następuje: