EUR-Lex Access to European Union law

Back to EUR-Lex homepage

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

Document 32014R1042

Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1042/2014 z dnia 25 lipca 2014 r. uzupełniające rozporządzenie (UE) nr 514/2014 w odniesieniu do wyznaczenia organów odpowiedzialnych oraz ich obowiązków w dziedzinie zarządzania i kontroli, a także w odniesieniu do statusu i obowiązków organów audytowych

OJ L 289, 3.10.2014, p. 3–15 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

In force: This act has been changed. Current consolidated version: 16/10/2018

ELI: http://data.europa.eu/eli/reg_del/2014/1042/oj

3.10.2014   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

L 289/3


ROZPORZĄDZENIE DELEGOWANE KOMISJI (UE) NR 1042/2014

z dnia 25 lipca 2014 r.

uzupełniające rozporządzenie (UE) nr 514/2014 w odniesieniu do wyznaczenia organów odpowiedzialnych oraz ich obowiązków w dziedzinie zarządzania i kontroli, a także w odniesieniu do statusu i obowiązków organów audytowych

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 514/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz instrumentu na rzecz wsparcia finansowego współpracy policyjnej, zapobiegania i zwalczania przestępczości oraz zarządzania kryzysowego (1), w szczególności jego art. 26 ust. 4 i art. 29 ust. 1,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1)

W celu zapewnienia ciągłości między realizacją poprzednich funduszy w ramach programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” na lata 2007–2013 i rozporządzeń szczegółowych w ramach 2014–2020, rozporządzenie (UE) nr 514/2014 jest w dużej mierze wzorowane na zasadach dotyczących poprzednich funduszy, lecz z uwzględnieniem zmian w zarządzaniu dzielonym wprowadzonych rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (2).

(2)

W celu zagwarantowania, aby organy realizujące programy krajowe były zdolne do wykonania swoich zadań skutecznie i zgodnie z celami i priorytetami określonymi w rozporządzeniach szczegółowych, o których mowa w art. 2 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 514/2014, należy ustanowić zasady wyznaczania takich organów, nadzoru nad nimi i, w razie potrzeby, zakończenia takiego wyznaczenia.

(3)

W celu zapewnienia, aby zakres ich obowiązków umożliwiał im realizację programów krajowych, konieczne jest ustanowienie zasad określających obowiązki organów odpowiedzialnych w dziedzinie zarządzania i kontroli, w szczególności warunki, pod którymi mogą delegować niektóre zadania lub zlecać ich wykonanie przez podmioty zewnętrzne.

(4)

Procedura wyboru i przyznawania wkładu Unii w ramach programów krajowych powinna być zgodna z zasadami przejrzystości, niedyskryminacji i równego traktowania. Konieczne jest zatem określenie warunków, pod którymi państwa członkowskie powinny realizować zadania w ramach programów krajowych, w szczególności ze wskazaniem, w jakich okolicznościach organ odpowiedzialny może realizować projekty bezpośrednio.

(5)

We wszystkich państwach członkowskich audyty powinny być skuteczne, mieć odpowiedni zakres i być prowadzone zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej. W tym celu należy jasno zdefiniować status organów audytowych i stosowane przez nie standardy audytu.

(6)

W celu zapewnienia, aby działania organów audytowych umożliwiały im przedstawienie uzasadnionych opinii, należy zdefiniować różne rodzaje czynności audytowych.

(7)

Ważne jest, aby wyniki działań organu audytowego były terminowo i w odpowiedniej formie przedstawiane organowi wyznaczającemu, a także Komisji Europejskiej. W szczególności ważne jest, aby poświadczenia dotyczące zarządzania oraz roczne podsumowania końcowych sprawozdań z audytu i przeprowadzonych kontroli przekazywane jako część rocznego wniosku o płatność dobrze odzwierciedlały wynik prac organu audytowego i wnioski. Dlatego też organ audytowy powinien w ramach swoich audytów zapewnić należyte przedstawienie w tych dokumentach informacji odnoszących się do jego czynności audytowych.

(8)

W celu umożliwienia bezzwłocznego zastosowania środków przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu i nieopóźniania zatwierdzenia i realizacji programów krajowych rozporządzenie powinno wejść w życie w dniu następującym po jego publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

(9)

Zjednoczone Królestwo i Irlandia są związane rozporządzeniem (UE) nr 514/2014, a w konsekwencji są związane niniejszym rozporządzeniem.

(10)

Dania nie jest związana rozporządzeniem (UE) nr 514/2014 ani niniejszym rozporządzeniem,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

ROZDZIAŁ I

PRZEPISY OGÓLNE

Artykuł 1

Definicje

Do celów niniejszego rozporządzenia zastosowanie mają definicje przedstawione w rozporządzeniu (UE) nr 514/2014. Zastosowanie mają również następujące definicje:

a)

„organ wyznaczający” oznacza organ ministerialny państwa członkowskiego, o którym mowa w art. 26 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, wyznaczający organ odpowiedzialny;

b)

„właściwe organy” oznaczają organ odpowiedzialny, organ audytowy oraz, w razie potrzeby, organ delegowany, o którym mowa w art. 25 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;

c)

„SFC2014” oznacza elektroniczny system wymiany informacji utworzony na podstawie art. 2 rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 802/2014 (3);

d)

„umowa o udzielenie dotacji” oznacza umowę lub równoważny instrument prawny, na podstawie którego organ odpowiedzialny udziela beneficjentowi dotacji do celów realizacji projektu w ramach programu krajowego.

ROZDZIAŁ II

ORGAN ODPOWIEDZIALNY

SEKCJA I

Wyznaczenie organu odpowiedzialnego

Artykuł 2

Kryteria i procedura wyznaczenia organu odpowiedzialnego

1.   Organ wyznaczony jako organ odpowiedzialny posiada organizację administracyjną i system kontroli wewnętrznej zgodne z kryteriami przedstawionymi w załączniku do niniejszego rozporządzenia („kryteria wyznaczenia”). Kryteria wyznaczenia dotyczą:

a)

otoczenia wewnętrznego;

b)

działań kontrolnych;

c)

wewnętrznego informowania i komunikacji;

d)

wewnętrznego monitorowania i sprawozdawczości.

Państwa członkowskie mogą określać dodatkowe kryteria wyznaczenia, uwzględniające wielkość, obowiązki i inne właściwości organu odpowiedzialnego.

2.   Organ audytowy, o którym mowa w art. 26 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, ocenia, czy potencjalny organ odpowiedzialny spełnia kryteria wyznaczenia określone w załączniku, a ponadto dokumentuje ustalenia prowadzonych przez siebie audytów, wnioski i opinie w sprawozdaniu z badania przeznaczonym dla organu wyznaczającego.

3.   Jeśli organ wyznaczający nie jest przekonany, że przyszły organ odpowiedzialny spełnia kryteria wyznaczenia, udziela takiemu organowi szczegółowych instrukcji, w jaki sposób ma wyeliminować niezgodności, a także wyznacza dla niego termin, w którym musi osiągnąć zgodność, aby możliwe było wyznaczenie go jako organu odpowiedzialnego.

Do czasu osiągnięcia zgodności organ taki można przejściowo wyznaczyć jako organ odpowiedzialny na okres nie dłuższy niż 12 miesięcy. Czas trwania takiego okresu przejściowego jest proporcjonalny do stwierdzonej niezgodności.

4.   Po wyznaczeniu organu odpowiedzialnego państwo członkowskie bezzwłocznie powiadamia o tym Komisję za pośrednictwem SFC 2014. Wraz z takim powiadomieniem państwo członkowskie przekazuje dokumentację określającą:

a)

główny podział obowiązków między jednostkami organizacyjnymi odpowiedzialnego organu;

b)

w stosownych przypadkach jego powiązanie z organami delegowanymi, działania, które mają być delegowane, i główne procedury nadzoru nad takimi delegowanymi działaniami; oraz

c)

podsumowanie głównych procedur przetwarzania wniosków o finansowanie składanych przez beneficjentów oraz zatwierdzania i ewidencjonowania wydatków.

Artykuł 3

Nadzór nad organem odpowiedzialnym i przegląd wyznaczenia

1.   Organ wyznaczający sprawuje nadzór nad organem odpowiedzialnym, w szczególności na podstawie informacji, o których mowa w art. 14 ust. 2 niniejszego rozporządzenia, i monitoruje wszelkie stwierdzone braki.

2.   Państwa członkowskie zapewniają, aby informacje wskazujące, że organ odpowiedzialny przestał spełniać kryteria wyznaczenia, zostały bezzwłocznie zgłoszone organowi wyznaczającemu.

3.   W przypadku gdy organ odpowiedzialny przestał spełniać kryteria wyznaczenia lub jego system kontroli wewnętrznej jest na tyle niesprawny, że zagraża zdolności organu do wykonywania stawianych przed nim zadań, organ wyznaczający określa dla organu odpowiedzialnego okres próbny. W takich przypadkach organ wyznaczający sporządza dla organu odpowiedzialnego plan naprawczy, który powinien zostać zrealizowany w okresie odpowiednim do wagi niezgodności lub braku. Okres taki trwa nie dłużej niż 12 miesięcy od rozpoczęcia okresu próbnego.

4.   Organ wyznaczający bezzwłocznie powiadamia Komisję o każdym planie naprawczym sporządzonym zgodnie z ust. 3 i na bieżąco informuje Komisję o postępach w jego realizacji.

5.   W przypadku zakończenia wyznaczenia organu odpowiedzialnego, organ wyznaczający bezzwłocznie wyznacza inny organ odpowiedzialny zgodnie z art. 26 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 i art. 2 niniejszego rozporządzenia, w celu zapewnienia ciągłości płatności na rzecz beneficjentów.

6.   W przypadku stwierdzenia przez Komisję, że państwo członkowskie nie wywiązało się z obowiązku sporządzenia planu naprawczego zgodnie z ust. 3 lub że organ odpowiedzialny jest nadal wyznaczony mimo że nie zrealizował planu naprawczego we wskazanym terminie, Komisja zbada wszystkie utrzymujące się braki w drodze procedury kontroli zgodności rozliczeń, o której mowa w art. 47 rozporządzenia (UE) nr 514/2014.

SEKCJA II

Obowiązki organu odpowiedzialnego w dziedzinie zarządzania i kontroli

Artykuł 4

Zadania organu odpowiedzialnego

Organ odpowiedzialny zarządza programem krajowym i realizuje go zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami. Organ ten:

a)

zasięga opinii partnerów zgodnie z art. 12 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;

b)

zapewnia prawidłowe funkcjonowanie komitetu monitorującego, o którym mowa w art. 12 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;

c)

za pośrednictwem SFC2014 przekazuje Komisji propozycję programu krajowego, o którym mowa w art. 14 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 i wszelkich późniejszych zmian;

d)

określa i ustanawia zasady kwalifikowalności dla projektów i kosztów projektów w odniesieniu do wszystkich działań, zapewniając równe traktowanie i unikając jakichkolwiek konfliktów interesów, zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami;

e)

organizuje i ogłasza zaproszenia do składania ofert i wniosków, a następnie organizuje i ogłasza procedury wyboru projektów do finansowania w ramach programu krajowego, zgodnie z zakresem i celami rozporządzeń szczegółowych, o których mowa w art. 2 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 514/2014, oraz z kryteriami określonymi w art. 9 niniejszego rozporządzenia;

(f)

zapewnia wprowadzenie systemów gromadzenia danych wymaganych do celów informowania Komisji o wskaźnikach ogólnych i odnoszących się do programu, a także do przekazywania Komisji innych danych dotyczących realizacji programu i projektów;

(g)

otrzymuje płatności od Komisji i dokonuje płatności na rzecz beneficjentów;

(h)

zapewnia spójność i komplementarność współfinansowania na podstawie rozporządzeń szczegółowych i innych odpowiednich instrumentów krajowych i unijnych;

(i)

monitoruje projekty oraz sprawdza, czy rzeczywiście poniesiono wydatki zadeklarowane dla projektu i czy są one zgodne z zasadami unijnymi i krajowymi;

(j)

zapewnia system służący do rejestracji i przechowywania w formie elektronicznej zapisów księgowych dla każdego z projektów objętych programem krajowym, a także gwarantuje gromadzenie danych dotyczących realizacji niezbędnych dla zarządzania finansami, monitorowania, kontroli i oceny;

(k)

nie naruszając krajowych zasad rachunkowości, zapewnia stosowanie przez beneficjentów i inne organy zaangażowane w realizację projektów finansowanych w ramach programu krajowego odrębnego systemu księgowego lub odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem;

(l)

zapewnia przeprowadzenie w odpowiednich terminach ocen programu krajowego, o których mowa w art. 56 i art. 57 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;

(m)

zapewnia otrzymanie przez niezależnych oceniających, do celów przeprowadzenia oceny, o której mowa w art. 56 i art. 57 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 i sformułowania opinii, wszystkich niezbędnych informacji dotyczących zarządzania programem krajowym;

(n)

ustanawia procedury zapewniające, aby wszystkie dokumenty dotyczące wydatków, decyzji i działań kontrolnych posiadały wymaganą ścieżkę audytu i były przechowywane zgodnie z rozporządzeniami wykonawczymi Komisji przyjętymi na podstawie art. 27 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;

(o)

zapewnia otrzymanie przez organ audytowy, do celów przeprowadzenia audytów, o których mowa w art. 29 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 i sformułowania opinii, wszystkich niezbędnych informacji dotyczących stosowanych procedur zarządzania i kontroli oraz wydatków finansowanych na podstawie rozporządzeń szczegółowych;

(p)

sporządza sprawozdania z realizacji, o których mowa w art. 54 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, oraz sprawozdania z oceny, o których mowa w art. 57 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, i przedkłada je Komisji za pośrednictwem SFC2014;

(q)

sporządza wnioski o płatność zgodnie z art. 44 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 i przedkłada je Komisji za pośrednictwem SFC2014;

(r)

prowadzi działania informacyjne i promocyjne oraz upowszechnia wyniki programu zgodnie z art. 53 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;

(s)

prowadzi kontrole administracyjne i kontrole na miejscu zgodnie z art. 27 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;

(t)

współpracuje z Komisją i organami odpowiedzialnymi w innych państwach członkowskich; oraz

(u)

reaguje na ustalenia organu audytowego, podejmując odpowiednie działania, lub, w przypadku nieprzyjęcia ustaleń organu audytowego, przedstawiając szczegółowe uzasadnienie.

Artykuł 5

Organ delegowany

1.   Organ odpowiedzialny może delegować część lub całość swoich zadań organowi delegowanemu zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 514/2014. Delegowanie zadań odbywa się zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami oraz zapewnia zgodność z zasadą niedyskryminacji i eksponowania finansowania unijnego. Delegowane zadania nie mogą powodować konfliktów interesów.

2.   Zakres zadań delegowanych organowi delegowanemu przez organ odpowiedzialny i szczegółowe procedury ich realizacji są ustalane w dokumencie podpisanym przez organ odpowiedzialny i organ delegowany. W takim dokumencie upoważniającym określa się co najmniej:

a)

odpowiednie rozporządzenie szczegółowe;

b)

zadanie lub zadania delegowane organowi delegowanemu;

c)

obowiązek zweryfikowania przez organ delegowany zgodności beneficjentów z zasadami unijnymi i krajowymi;

d)

obowiązek wprowadzenia i utrzymywania przez organ delegowany struktury organizacyjnej oraz systemu zarządzania i kontroli odpowiednich do stawianych przed nim zadań;

e)

informacje i dokumenty potwierdzające, które organ delegowany ma przekazywać organowi delegowanemu i terminy, których musi przestrzegać; oraz

f)

mechanizm nadzoru organu delegowanego przez organ odpowiedzialny.

3.   Zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 514/2014 nie można delegować komunikacji z Komisją. Organ delegowany komunikuje się z Komisją za pośrednictwem organu odpowiedzialnego.

4.   Jeśli organ delegowany nie jest jednostką administracji publicznej ani podmiotem prywatnym realizującym misję publiczną podlegającym prawu krajowemu, organ odpowiedzialny nie deleguje mu swoich uprawnień wykonawczych wiążących się z dużą dozą uznaniowości, umożliwiającą dokonywanie wyborów politycznych.

5.   Organ odpowiedzialny pozostaje odpowiedzialny za delegowane przez siebie zadania. Organ odpowiedzialny dokonuje regularnego przeglądu delegowanych zadań w celu potwierdzenia, że prace prowadzone są w sposób zadowalający i zgodny z zasadami unijnymi i krajowymi.

6.   W przypadku zadań delegowanych niniejsze rozporządzenie stosuje się odpowiednio do organu delegowanego.

Artykuł 6

Zlecanie zadań podmiotowi zewnętrznemu

Organ odpowiedzialny może zlecić niektórych ze swoich zadań podmiotowi zewnętrznemu. Pozostaje jednak za nie odpowiedzialny.

Organ odpowiedzialny dokonuje regularnego przeglądu zadań zleconych podmiotowi zewnętrznemu w celu potwierdzenia, że prace prowadzone są w sposób zadowalający i zgodny z zasadami unijnymi i krajowymi.

SEKCJA III

Obowiązki organu odpowiedzialnego w zakresie interwencji publicznej

Artykuł 7

Rola organu odpowiedzialnego jako organu przyznającego

1.   Zasadniczo organ odpowiedzialny przyznaje dotacje na rzecz projektów w ramach programu krajowego na podstawie otwartych zaproszeń do składania wniosków.

2.   Organ odpowiedzialny może przyznawać dotacje na projekty na podstawie ograniczonego zaproszenia do składania wniosków.

Ograniczone zaproszenia do składania wniosków są otwarte tylko dla wybranych organizacji ze względu na szczególny charakter projektu lub techniczne bądź administracyjne kompetencje podmiotów zaproszonych do składania wniosków.

Przyczyny uzasadniające zastosowanie ograniczonego zaproszenia do składania wniosków określa się w takim zaproszeniu.

3.   Organ odpowiedzialny może przyznawać dotacje bezpośrednio, w przypadkach gdy szczególny charakter projektu lub techniczne bądź administracyjne kompetencje odpowiednich podmiotów nie pozostawiają innego wyboru, np. w przypadku monopoli de jure lub de facto.

Przyczyny uzasadniające bezpośrednie przyznanie dotacji określa się w decyzji o przyznaniu dotacji.

4.   W należycie uzasadnionych przypadkach, takich jak kontynuacja wieloletnich projektów, które wybrano na podstawie wcześniejszego zaproszenia do składania wniosków, lub w sytuacjach nadzwyczajnych, dotacje można przyznawać bez zaproszenia do składania wniosków.

Przyczyny uzasadniające przyznanie dotacji bez zaproszenia do składania wniosków określa się w decyzji o przyznaniu dotacji.

5.   W przypadku gdy organ odpowiedzialny występuje jako organ przyznający, ani organ odpowiedzialny, ani organ delegowany nie mogą być beneficjentami dotacji przyznanej zgodnie z niniejszym artykułem.

6.   Organ odpowiedzialny ustala, kto przyznaje dotacje i zapewnia, aby unikano konfliktów interesów, w szczególności w przypadku gdy wnioskodawcy są podmiotami krajowymi.

Artykuł 8

Warunki, pod którymi organ odpowiedzialny występuje jako organ wdrażający

1.   Organ odpowiedzialny może zdecydować o bezpośredniej realizacji projektów, samodzielnie lub we współpracy z innym organem krajowym, ze względu na uprawnienia administracyjne, techniczną wiedzę fachową lub ponieważ charakter projektu nie zostawia innego wyboru w zakresie realizacji, np. w przypadku monopolu de jure lub wymogów bezpieczeństwa. W takich sytuacjach beneficjentem dotacji jest organ odpowiedzialny.

2.   Powody wystąpienia organu odpowiedzialnego jako organu wdrażającego oraz wyboru współpracujących organów krajowych, o którym mowa w ust. 1, są przedstawiane Komisji w rocznym sprawozdaniu z realizacji, o którym mowa w art. 54 rozporządzenia (UE) nr 514/2014.

3.   Realizując projekty jako organ wdrażający, organ odpowiedzialny przestrzega zasady odpowiedniego stosunku jakości do ceny i zapobiega konfliktom interesów.

4.   W decyzji administracyjnej o współfinansowaniu projektu w ramach programu krajowego znajdują się wszelkie informacje niezbędne do monitorowania realizacji współfinansowanych produktów i usług oraz do weryfikacji poniesionych wydatków.

5.   W przypadku gdy jest prawdopodobne, że organ odpowiedzialny będzie regularnie występować w charakterze organu wdrażającego:

a)

organ odpowiedzialny i organ audytowy nie stanowią części tego samego podmiotu, chyba że organ audytowy odpowiada przed podmiotem zewnętrznym, a jego niezależność audytorska jest zagwarantowana; oraz

b)

pozostaje to bez wpływu na zadania organu odpowiedzialnego określone w art. 4.

Artykuł 9

Procedura wyboru i przyznawania

1.   Zaproszenia do składania wniosków, o których mowa w art. 7 ust. 1 ogłasza się w sposób zapewniający otwartą konkurencję i odpowiednią promocję wśród potencjalnych beneficjentów. Wszelkie istotne zmiany w zaproszeniach ogłasza się w ten sam sposób.

W zaproszeniach do składania wniosków, o których mowa w art. 7 ust. 1 i 2, określa się co najmniej:

a)

cele;

b)

kryteria wyboru i przyznawania;

c)

ustalenia dotyczące finansowania unijnego i, w stosownych przypadkach, krajowego, w tym, w razie potrzeby, możliwość zastosowania wyższej stawki współfinansowania zgodnie z art. 16 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;

d)

ustalenia dotyczące sposobu składania wniosków i ostateczny termin ich składania;

e)

zasady kwalifikowalności wydatków;

f)

czas trwania projektu; oraz

g)

informacje finansowe i inne podlegające rejestracji i zgłoszeniu.

2.   Przed podjęciem decyzji o przyznaniu dotacji odpowiedzialny organ upewnia się, że beneficjenci projektu są w stanie spełnić kryteria wyboru i przyznawania.

3.   Organ odpowiedzialny definiuje procedury przyjmowania wniosków. Poddaje wnioski analizie formalnej, technicznej i budżetowej oraz ocenie jakościowej, stosując kryteria określone w zaproszeniu do składania wniosków w sposób przejrzysty i niedyskryminujący. Organ odpowiedzialny rejestruje na piśmie powody odrzucenia pozostałych wniosków.

4.   W decyzji o przyznaniu dotacji podaje się co najmniej nazwę beneficjenta, podstawowe informacje o projekcie i jego celach operacyjnych, maksymalną kwotę wkładu Unii i maksymalną stawkę współfinansowania całkowitych kwalifikowalnych kosztów.

5.   Organ odpowiedzialny informuje wszystkich wnioskodawców o podjętej decyzji w formie pisemnej. Podaje nazwy kandydatów, którzy nie zostali wybrani, oraz powody ich odrzucenia z uwzględnieniem kryteriów wyboru i przyznania.

Artykuł 10

Dokumenty formalizujące dotacje, gdy organ odpowiedzialny występuje jako organ przyznający

1.   W przypadkach gdy organ odpowiedzialny występuje jako organ przyznający, ustanawia on procedury zarządzania projektem wymagające co najmniej:

a)

podpisania z beneficjentami umów o udzielenie dotacji; oraz

b)

monitorowania umów o udzielenie dotacji, w tym wszelkich zmian do nich, środkami administracyjnymi, takimi jak wymiana korespondencji lub pisemne sprawozdania.

2.   Umowa o udzielenie dotacji zawiera co najmniej następujące informacje:

a)

maksymalna kwota wkładu Unii;

b)

maksymalny udział procentowy wkładu Unii zgodnie z odpowiednim rozporządzeniem szczegółowym;

c)

szczegółowy opis i harmonogram projektu;

d)

w stosownych przypadkach, wszelkie istotne zadania, których podwykonawstwo beneficjent zamierza zlecić osobom trzecim, wraz z powiązanymi kosztami;

e)

uzgodnione plan budżetowy i plan finansowania projektu, w tym wydatki i dochody, zgodnie z ustanowionymi zasadami kwalifikowalności;

f)

metoda obliczenia kwoty wkładu Unii po zamknięciu projektu;

g)

harmonogram i postanowienia wykonawcze umowy, w tym postanowienia dotyczące obowiązków sprawozdawczych, zmian w umowie i zakończenia obowiązywania umowy;

h)

cele operacyjne projektu, w tym cele określone ilościowo, a także wskaźniki uwzględniane w sprawozdawczości;

i)

postanowienie zobowiązujące beneficjenta do terminowego gromadzenia danych potrzebnych do celów wskaźników ogólnych określonych w rozporządzeniu szczegółowym i ewentualnych wskaźników odnoszących się do programu, a także raportowania tych danych co najmniej raz w roku;

j)

definicja kosztów kwalifikowalnych, w tym, w stosownych przypadkach, opis metody ustalania kosztów w skali jednostki, kwot ryczałtowych i stawek ryczałtowych finansowania;

k)

wymogi w zakresie księgowości i warunki dotyczące płatności dotacji;

l)

wymogi dotyczące ścieżki audytu;

m)

postanowienia dotyczące ochrony danych; oraz

n)

postanowienia dotyczące promowania.

3.   Zasadniczo umowę o udzielenie dotacji podpisuje się przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań projektowych, których koszty mają zostać pokryte w ramach programu krajowego.

4.   Umowa o udzielenie dotacji stanowi jednoznacznie, że Komisji lub jej przedstawicielom oraz Trybunałowi Obrachunkowemu przysługują uprawnienia audytowe w stosunku do wszystkich beneficjentów dotacji, wykonawców i podwykonawców otrzymujących finansowanie Unii w ramach programu krajowego i że korzystają oni z tych uprawnień, prowadząc kontrole dokumentacji i kontrole na miejscu.

Artykuł 11

Dokumenty formalizujące dotacje, gdy organ odpowiedzialny występuje jako organ wdrażający

1.   W przypadkach gdy organ odpowiedzialny występuje jako organ wdrażający, ustanawia on procedury zarządzania projektem wymagające co najmniej:

a)

formalizacji decyzji administracyjnej o współfinansowaniu projektów; oraz

b)

monitorowania decyzji administracyjnej i wszelkich zmian do niej, środkami administracyjnymi, takimi jak wymiana korespondencji lub pisemne sprawozdania.

2.   Decyzja administracyjna zawiera co najmniej następujące informacje:

a)

maksymalna kwota wkładu Unii;

b)

maksymalny udział procentowy wkładu Unii zgodnie z odpowiednim rozporządzeniem szczegółowym;

c)

szczegółowy opis i harmonogram projektu;

d)

w stosownych przypadkach, wszelkie istotne zadania, których podwykonawstwo beneficjent zamierza zlecić osobom trzecim, wraz z powiązanymi kosztami;

e)

uzgodnione plan budżetowy i plan finansowania projektu, w tym wydatki i dochody, zgodnie z ustanowionymi zasadami kwalifikowalności;

f)

metoda obliczenia kwoty wkładu Unii po zamknięciu projektu;

g)

cele operacyjne projektu, w tym cele określone ilościowo, a także stosowane wskaźniki;

h)

postanowienie zobowiązujące organ odpowiedzialny do gromadzenia danych potrzebnych do celów wskaźników ogólnych określonych w rozporządzeniu szczegółowym i ewentualnych wskaźników odnoszących się do programu, a także raportowania tych danych co najmniej raz w roku;

i)

definicja kosztów kwalifikowalnych, w tym, w stosownych przypadkach, opis metody ustalania kosztów w skali jednostki, kwot ryczałtowych i stawek ryczałtowych finansowania;

j)

wymogi w zakresie księgowości i warunki dotyczące płatności dotacji;

k)

wymogi dotyczące ścieżki audytu;

l)

postanowienia dotyczące ochrony danych; oraz

m)

postanowienia dotyczące promowania.

3.   Zasadniczo decyzję administracyjną podejmuje się przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań projektowych, których koszty mają zostać pokryte w ramach programu krajowego.

4.   Decyzja administracyjna stanowi jednoznacznie, że Komisji lub jej przedstawicielom oraz Trybunałowi Obrachunkowemu przysługują uprawnienia audytowe w stosunku do wszystkich beneficjentów dotacji, wykonawców i podwykonawców otrzymujących finansowanie Unii w ramach programu krajowego i że korzystają oni z tych uprawnień, prowadząc kontrole dokumentacji i kontrole na miejscu.

ROZDZIAŁ III

STATUS ORGANU AUDYTOWEGO I OBOWIĄZKI W ZAKRESIE AUDYTU

Artykuł 12

Zadania organu audytowego

1.   Zgodnie z art. 59 ust. 5 akapit drugi rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 i z art. 25 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 514/2014 organ audytowy funkcjonuje niezależnie od organu odpowiedzialnego. Uznaje się, że niezależność funkcjonalna występuje w przypadkach, w których brakuje bezpośredniego hierarchicznego powiązania między organem odpowiedzialnym a organem audytowym, a organ audytowy dysponuje pełną autonomią w zakresie swoich opinii i oświadczeń.

2.   Wszelkie czynności audytowe prowadzone są zgodnie z uznanymi międzynarodowymi standardami audytu.

Artykuł 13

Zlecanie czynności audytowych podmiotowi zewnętrznemu

Organ audytowy może zlecić wykonanie części swoich czynności audytowych innemu podmiotowi audytowemu, pod warunkiem że podmiot taki jest funkcjonalnie niezależny od organu odpowiedzialnego. Organ audytowy pozostaje odpowiedzialny za czynności, które zlecił podmiotowi zewnętrznemu.

Czynności audytowe zlecone podmiotowi zewnętrznemu prowadzone są zgodnie z uznanymi międzynarodowymi standardami audytu oraz są ściśle monitorowane i nadzorowane przez organ audytowy.

Artykuł 14

Audyty

1.   W celu sporządzenia opinii, o której mowa w art. 59 ust. 5 akapit drugi rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 organ audytowy prowadzi audyty systemów i audyty finansowe.

2.   Audyty systemów służą weryfikacji, czy stosowane przez organ odpowiedzialny systemy zarządzania i kontroli funkcjonowały skutecznie w stopniu gwarantującym wystarczającą pewność, że wydatki wykazane w rocznym sprawozdaniu finansowym są zgodne z prawem i prawidłowe. Na podstawie tych audytów organ audytowy ustala, czy organ odpowiedzialny nadal odpowiada kryteriom wyznaczenia określonym w załączniku.

3.   Audyty finansowe prowadzi się w celu uzyskania wystarczającej pewności, że roczne sprawozdanie finansowe wiernie odzwierciedla wydatki zgłoszone przez organ odpowiedzialny.

W celu ustalenia, czy sprawozdanie wiernie odzwierciedla sytuację, organ audytowy sprawdza, czy wszystkie pozycje poniesionych wydatków i wkłady publiczne otrzymane i wykazane w sprawozdaniu organu odpowiedzialnego w roku budżetowym są prawidłowo zarejestrowane w systemie rachunkowości i odpowiadają potwierdzającym zapisom księgowym prowadzonym przez organ odpowiedzialny. Na podstawie tych sprawozdań finansowych organ audytowy w szczególności:

a)

weryfikuje, czy całkowita kwota kwalifikowalnych wydatków wykazana we wniosku o płatność salda rocznego przedłożonym Komisji jest zgodna z kwotą wydatków wykazaną w sprawozdaniu organu odpowiedzialnego oraz, w razie wystąpienia różnic, czy w sprawozdaniu przedstawiono odpowiednie wyjaśnienia dotyczące uzgodnienia kwot;

b)

weryfikuje, czy kwoty wycofane i odzyskane, kwoty, które mają być odzyskane oraz nieściągalne należności na koniec roku budżetowego odpowiadają kwotom wykazanym w systemie rachunkowości organu odpowiedzialnego i znajdują potwierdzenie w udokumentowanych decyzjach organu odpowiedzialnego;

c)

sprawdza, czy organ odpowiedzialny prowadził kontrole administracyjne i kontrole na miejscu zgodnie z art. 27 rozporządzenia (UE) nr 514/2014.

Weryfikacje, o których mowa w lit. a), b) i c), mogą być dokonywane na podstawie badania próby.

4.   W ramach prowadzonych przez siebie audytów systemów i audytów finansowych organ audytowy ponownie dokonuje niektórych kontroli administracyjnych i kontroli na miejscu przeprowadzonych przez organ odpowiedzialny. Organ odpowiedzialny określa zakres ponownych czynności audytowych na podstawie przeprowadzonej przez siebie oceny ryzyka.

5.   Jeśli prowadzone przez organ audytowy audyty systemów lub audyty finansowe wykażą istotne niedociągnięcia w skutecznym funkcjonowaniu stosowanych przez organ odpowiedzialny systemów zarządzania i kontroli, organ audytowy:

a)

ocenia skutki finansowe i operacyjne takich niedociągnięć;

b)

przedstawia organowi odpowiedzialnemu odpowiednie zalecenia dotyczące środków naprawczych i zapobiegawczych;

c)

monitoruje wdrożenie tych środków przez organ odpowiedzialny i ocenia, czy realizowany jest plan działania mający na celu przywrócenie skutecznego funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli.

6.   Po zakończeniu czynności audytowych, o których mowa w ust. 1, 2 i 3, organ audytowy informuje o swoich ustaleniach organ wyznaczający, wskazując m.in. czy jego zdaniem organ odpowiedzialny nadal odpowiada kryteriom wyznaczenia.

7.   Organ audytowy zapewnia, aby organ odpowiedzialny należycie przekazał Komisji Europejskiej wszystkie informacje dotyczące czynności audytowych, o których mowa w ust. 1, 2 i 3.

ROZDZIAŁ IV

PRZEPIS KOŃCOWY

Artykuł 15

Wejście w życie

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich zgodnie z traktatami.

Sporządzono w Brukseli dnia 25 lipca 2014 r.

W imieniu Komisji

José Manuel BARROSO

Przewodniczący


(1)  Dz.U. L 150 z 20.5.2014, s. 112.

(2)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).

(3)  Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 802/2014 z dnia 24 lipca 2014 r. ustanawiające wzory dla programów oraz warunki, jakie musi spełniać elektroniczny system wymiany danych między Komisją a państwami członkowskimi w związku z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 514/2014 ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz instrumentu na rzecz wsparcia finansowego współpracy policyjnej, zapobiegania i zwalczania przestępczości oraz zarządzania kryzysowego (Dz.U. L 219 z 25.7.2014, s. 22).


ZAŁĄCZNIK

Kryteria wyznaczenia organu odpowiedzialnego

1.   Otoczenie wewnętrzne

A.   Struktura organizacyjna

1.

Struktura organizacyjna umożliwiająca organowi odpowiedzialnemu wykonywanie zadań określonych w art. 4.

2.

Struktura organizacyjna określona na schemacie organizacyjnym pokazującym jasny podział ról i obowiązków.

B.   Normy w zakresie zasobów ludzkich

1.

Zasoby ludzkie odpowiednie do wykonywania zadań opisanych w art. 4.

2.

Podział obowiązków w taki sposób, aby żaden z członków personelu nie odpowiadał za więcej niż jeden z następujących obszarów: zatwierdzanie, wypłata lub księgowanie kwot obciążających program krajowy, a ponadto aby żaden z członków personelu nie wykonywał jednego z tych zadań bez nadzoru ze strony drugiego członka personelu.

3.

Pisemna definicja obowiązków każdego członka personelu, w tym zakresu jego/jej uprawnień finansowych.

4.

Odpowiednie szkolenie personelu.

5.

Procedury unikania konfliktu interesów, w tym w przypadkach gdy członek personelu zajmujący stanowisko odpowiedzialne lub stanowisko wrażliwe w odniesieniu do weryfikacji, zatwierdzania, płatności i księgowania wniosków sprawuje także inne funkcje poza organem odpowiedzialnym.

2.   Działania kontrolne

A.   Wybór projektów

1.

Procedury w zakresie wyboru projektów i przyznawania dotacji zgodne z art. 9.

2.

Procedury w zakresie treści i podpisywania umów o udzielenie dotacji oraz decyzji administracyjnych zgodne z art. 10 i 11.

B.   Procedury w zakresie kontroli administracyjnych i kontroli na miejscu

1.

Procedury informowania kierownictwa organu odpowiedzialnego na odpowiednim poziomie, regularnie i terminowo o wynikach przeprowadzonych kontroli, w celu umożliwienia przeglądu strategii kontroli i procedur kontroli wewnętrznej w przypadku wykrycia niedociągnięć systemowych lub stosownie do potrzeb.

2.

Opis metody doboru próby stosowanej, gdy kontrole administracyjne lub kontrole na miejscu nie mają charakteru kompleksowego, lecz są prowadzone w drodze badania próby, oraz procedura zgłaszania rozbieżności i nieprawidłowości.

3.

W przypadku gdy dokumenty (w postaci papierowej lub elektronicznej) odnoszące się do kontroli dotyczących wniosków o płatność przechowywane są przez inne podmioty, procedury ustanowione przez takie podmioty i organ odpowiedzialny w celu zapewnienia organowi odpowiedzialnemu dostępu do takich dokumentów.

C.   Procedury w zakresie zatwierdzania płatności z tytułu wniosków o płatność złożonych przez beneficjenta

1.

Procedury zapewniające monitorowanie realizacji umów o udzielenie dotacji, decyzji administracyjnych i zamówień zgodnie z warunkami umownymi.

2.

Procedury odbioru, rejestracji i przetwarzania wniosków o płatność składanych przez beneficjenta, zawierające zwłaszcza opis dokumentów, które mają być stosowane, i procedura przeglądu prowadzonych prac.

3.

Lista kontrolna działań weryfikacyjnych wymaganych w przypadku każdego członka personelu odpowiedzialnego za zatwierdzanie, w tym przegląd prowadzonych prac.

4.

Procedura zatwierdzania płatności, w tym weryfikacji zgodności z zasadami unijnymi i krajowymi oraz kontroli wymaganych na podstawie art. 5 ust. 2 i art. 27 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, mających na celu zapobieganie nadużyciom finansowym i nieprawidłowościom oraz ich wykrywanie, ze szczególnym uwzględnieniem występujących zagrożeń.

D.   Procedury w zakresie płatności

1.

Procedury zapewniające dokonywanie płatności tylko na rachunki bankowe należące do beneficjenta i gwarantujące, że nie są dokonywane płatności gotówkowe.

2.

Procedury gwarantujące, aby wszystkie niewykonane płatności trafiały ponownie do budżetu programu krajowego.

E.   Procedury w zakresie księgowania

Procedury rachunkowe gwarantujące, aby roczne sprawozdanie finansowe było kompletne, zgodne ze stanem faktycznym i złożone terminowo, a także aby wszelkie błędy i pominięcia były wykrywane i korygowane, w szczególności poprzez okresowe kontrole i uzgodnienia.

F.   Procedury w zakresie wypłaty zaliczek

1.

Procedury zapewniające wypłatę zaliczek na rzecz beneficjentów są osobno oznaczane w dokumentacji księgowej.

2.

Procedury gwarantujące rozliczenie zaliczek w wymaganych terminach oraz identyfikację zaliczek, których nie rozliczono w terminie.

G.   Procedury w zakresie długów

1.

Procedury gwarantujące, aby kryteria określone w pkt A–D były stosowane odpowiednio do kwot, które organ odpowiedzialny ma odzyskać zgodnie z art. 21 lit. h) rozporządzenia (UE) nr 514/2014.

2.

Procedury gwarantujące należyte monitorowanie realizacji nakazów odzyskania środków oraz, w stosownych przypadkach, egzekucji odsetek od zadłużenia przeterminowanego.

3.

Procedury zapewniające, aby w razie niemożności odzyskania środków określona została przyczyna w celu umożliwienia oceny, czy państwo członkowskie powinno dokonać zwrotu do budżetu Unii.

4.

System uznawania wszystkich kwot należnych i rejestracji wszystkich takich długów przed ich ujęciem w księdze dłużników.

5.

Procedury gwarantujące, aby taka księga dłużników była weryfikowana w regularnych odstępach czasu w celu zapewnienia jej wiarygodności i kompletności.

H.   Procedury w zakresie wykrywania nieprawidłowości i zwalczania nadużyć finansowych

1.

Definicje nieprawidłowości zgodne z wymogami Unii.

2.

Mechanizmy zapewniające możliwość wykrycia nieprawidłowości w odpowiednim czasie oraz natychmiastowego podjęcia środków naprawczych.

3.

Procedury wprowadzania w życie proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych.

4.

Procedury gwarantujące, aby Komisja była na bieżąco informowana o wykrywanych nieprawidłowościach oraz, w stosownych przypadkach, o ewentualnych podjętych środkach naprawczych w rocznym sprawozdaniu finansowym.

I.   Ścieżka audytu

Procedury gwarantujące odpowiednią ścieżkę audytu zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym przyjętym na podstawie art. 27 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, poprzez zapewnienie dowodów w formie dokumentów przechowywanych w lokalu organu odpowiedzialnego, odnoszących się do wyboru projektów, do zatwierdzania, księgowania i płatności z tytułu wniosków o finansowanie składanych przez beneficjenta, a także do zaliczek i długów.

3.   Wewnętrzne informowanie i komunikacja

A.   Komunikacja

1.

Procedury gwarantujące:

a)

rejestrację wszystkich zmian w przepisach Unii;

b)

aktualizację instrukcji, baz danych i list kontrolnych w celu terminowego odzwierciedlenia wspomnianych zmian; oraz

c)

informowanie w odpowiednim czasie wszystkich zainteresowanych stron, takich jak organ delegowany, o wspomnianych zmianach.

2.

Procedury zapewniające wszystkim beneficjentom otrzymanie informacji niezbędnych do wykonania ich zadań i prowadzenia działalności.

3.

Procedury zapewniające przekazanie wnioskodawcom odpowiednich informacji ex post o wynikach procesu wyboru.

B.   Bezpieczeństwo systemów informacyjnych

1.

Bezpieczeństwo stosowanych systemów informacyjnych odpowiada najnowszym uznanym standardom międzynarodowym.

2.

Procedury zapewniające proporcjonalność środków finansowych i technicznych do zagrożeń.

4.   Wewnętrzne monitorowanie i sprawozdawczość

A.   Wewnętrzne dokumenty i sprawozdania

1.

Udokumentowane procedury i listy kontrolne do wypełnienia w celu:

a)

wsparcia prac komitetu monitorującego, o którym mowa w art. 12 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, i zapewnienia mu informacji potrzebnych do wykonywania postawionych przed nim zadań, w szczególności danych dotyczących postępów programu krajowego w realizacji celów, danych finansowych oraz danych dotyczących wskaźników i etapów pośrednich;

b)

sporządzenia rocznych i końcowego sprawozdań z realizacji i przedłożenia ich Komisji;

c)

sporządzenia dokumentów stanowiących wniosek o płatność salda rocznego, o którym mowa w art. 44 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;

d)

zapewnienia, aby kadra kierownicza wyższego szczebla otrzymała wszystkie niezbędne sprawozdania i informacje do celów skutecznego monitorowania realizacji programów, za które odpowiada; oraz

e)

zapewnienia, aby kadra kierownicza wyższego szczebla otrzymała sprawozdania z niezależnych ocen lub audytów dotyczących funkcjonowania systemów.

2.

Udokumentowane procedury sprawozdawczości i monitorowania, jeśli organ odpowiedzialny powierzył wykonanie zadań innemu podmiotowi.

B.   Monitorowanie innych zadań niewykonywanych przez same organy

1.

W przypadku gdy organowi odpowiedzialnemu podlegają inne podmioty, z wyłączeniem organów delegowanych, procedury gwarantujące zastosowanie mechanizmów nadzoru zapewniających należyte zarządzanie finansami.

2.

W przypadku zlecenia działań kontrolnych podmiotowi zewnętrznemu procedury gwarantujące zastosowanie mechanizmów nadzoru zapewniających wspólną metodę kontroli i spójność prac.

3.

W przypadku delegowania czynności przez organ odpowiedzialny procedury zapewniające zgodność z art. 5 ust. 4 niniejszego rozporządzenia.


Top