25.3.2015   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

L 79/1

(1)

Zgodnie z rozporządzeniem Rady (EWG, Euratom) nr 354/83 z dnia 1 lutego 1983 r. dotyczącym udostępnienia do wglądu publicznego historycznych materiałów archiwalnych Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (1) historyczne materiały archiwalne Unii są przechowywane i o ile to możliwe po upływie 30 lat udostępniane do wglądu publicznego.

(2)

Obowiązek określenia historycznych materiałów archiwalnych i o ile to możliwe udostępnienia ich do wglądu publicznego spoczywa na każdej z instytucji, o których mowa w rozporządzeniu (EWG, Euratom) nr 354/83 (zwanych dalej „instytucjami”), zgodnie z określonymi tam warunkami.

(3)

W rozporządzeniu (EWG, Euratom) nr 354/83 stwierdzono, że każda instytucja może przechowywać swoje historyczne materiały archiwalne w miejscu, które uważa za najbardziej odpowiednie.

(4)

W 1984 r. Parlament Europejski, Rada i Komisja zdecydowały, że będą powierzać swoje historyczne materiały archiwalne Europejskiemu Instytutowi Uniwersyteckiemu we Florencji (EIU), gdzie materiały te będą udostępniane do wglądu publicznego. W tym celu w dniu 17 grudnia 1984 r. podpisano umowę pomiędzy Wspólnotami Europejskimi, reprezentowanymi przez Komisję, a EIU (zwaną dalej „umową o powierzeniu”).

(5)

Od tego czasu także Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny i Europejski Trybunał Obrachunkowy postanowiły przestrzegać warunków umowy o powierzaniu. Europejski Bank Inwestycyjny powierza swoje historyczne materiały archiwalne EIU na mocy odrębnej konwencji z EIU podpisanej w dniu 1 lipca 2005 r. oraz przepisów dotyczących archiwów historycznych przyjętych przez Komitet Zarządzający Banku dnia 7 października 2005 r. (2).

(6)

Rząd włoski na stałe i nieodpłatnie udostępnił EIU odpowiednie pomieszczenia, tak by powierzone materiały archiwalne były przechowywane i chronione zgodnie z uznanymi międzynarodowymi standardami i istniała możliwość korzystania z tych materiałów na miejscu.

(7)

Celem powierzania EIU historycznych materiałów archiwalnych należących do instytucji jest zapewnienie dostępu do nich w jednym miejscu, ułatwienie korzystania z nich oraz stymulowanie badań nad historią integracji europejskiej i instytucji europejskich. EIU to renomowany akademicki ośrodek badawczo-edukacyjny, którego działalność koncentruje się na Europie i na integracji europejskiej. Posiada on niemal 30-letnie doświadczenie w zarządzaniu historycznymi materiałami archiwalnymi Unii, udostępnia nowoczesne repozytorium i infrastrukturę badawczą stworzone z myślą o przechowywaniu i udostępnianiu tych archiwów, a także cieszy się międzynarodowym uznaniem jako centrum archiwalne przechowujące te materiały.

(8)

Kwestię dalszego powierzania EIU historycznych materiałów archiwalnych należących do instytucji należy uwzględnić w ustawodawstwie Unii, po to by zaświadczyć o roli EIU jako partnera instytucji w zarządzaniu ich historycznymi materiałami archiwalnymi.

(9)

Niniejsze rozporządzenie powinno mieć zastosowanie do wszystkich instytucji i nie powinno naruszać obowiązku udostępniania przez każdą z instytucji swoich historycznych materiałów archiwalnych do wglądu publicznego ani nie wpływa na fakt, że każda z nich pozostaje właścicielem swoich historycznych materiałów archiwalnych.

(10)

Specyfika działań realizowanych przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) i Europejski Bank Centralny (EBC) uzasadnia wyłączenie obu tych instytucji z określonego w niniejszym rozporządzeniu obowiązku powierzania EIU swoich historycznych materiałów archiwalnych. TSUE i EBC mogą powierzać EIU swoje historyczne materiały archiwalne na zasadzie dobrowolności.

(11)

O ile to możliwe, instytucje i EIU powinny udostępniać historyczne materiały archiwalne do wglądu publicznego w formie zdigitalizowanej i w formie cyfrowej, po to by ułatwić korzystanie z nich przez internet.

(12)

Dane osobowe zawarte w historycznych materiałach archiwalnych Unii powierzonych EIU należy przetwarzać zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (3).

(13)

Zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Komisja przeprowadziła konsultacje wniosku ustawodawczego, na podstawie którego przyjęto niniejsze rozporządzenie, z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, który w dniu 10 października 2012 r. wydał stosowną opinię (4).

(14)

Szczegółowe przepisy o zarządzaniu historycznymi materiałami archiwalnymi przez EIU, w tym o ich powierzaniu, dostępie do nich i możliwości publicznego korzystania z nich, oraz o roli i obowiązkach zarówno instytucji, jak i EIU należy zamieścić w ramowej umowie partnerskiej.

(15)

Koszty zarządzania przez EIU historycznymi materiałami archiwalnymi Unii należy pokryć z budżetu ogólnego Unii; kosztami tym powinny zostać obciążone wszystkie instytucje powierzające.

(16)

Należy zatem odpowiednio zmienić rozporządzenie (EWG, Euratom) nr 354/83,

1)

w art. 8 wprowadza się następujące zmiany:

2)

w art. 9 wprowadza się następujące zmiany:

3)

tekst zawarty w załączniku dodaje się jako załącznik do rozporządzenia (EWG, Euratom) nr 354/83.