Zarządzanie zapisami i materiały archiwalne Komisji Europejskiej

 

STRESZCZENIE DOKUMENTU:

Decyzja (UE) 2021/2121 w sprawie zarządzania zapisami i materiałów archiwalnych

JAKIE SĄ CELE DECYZJI?

Decyzja określa zasady przechowywania dokumentów wykorzystywanych w operacjach i codziennej pracy Komisji Europejskiej, niezależnie od ich formy, nośnika, wieku lub lokalizacji, szczególnie w odniesieniu do:

• zarządzania zapisami i materiałami archiwalnymi;
• zachowywania materiałów archiwalnych i ich publicznego udostępniania;
• umieszczania archiwów historycznych w Służbie Archiwów Historycznych Komisji Unii Europejskiej (UE) w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim (EUI) we Florencji.

Zasady opracowano, by ułatwić wymianę informacji, przedstawić dowody podjętych działań, przestrzegać obowiązków prawnych oraz zabezpieczyć spuściznę Komisji.

KLUCZOWE ZAGADNIENIA

Zapisy

„Zapis” oznacza informacje otrzymane lub utworzone w formie dokumentu, zbioru danych lub w innej formie na nośniku cyfrowym lub analogowym, które są utrwalone w oficjalnym rejestrze oraz zarządzane i przechowywane jako dowód oraz jako składnik zasobów. Zgodnie z zasadami zapis musi być:

• przeanalizowany, aby ustalić, jaki system zarządzania elektronicznego należy stosować oraz w którym systemie oficjalnego repozytorium ma być zachowany;
• tworzony zgodnie z wymogami określonymi dla danego typu zapisów;
• systematycznie tworzony w formie elektronicznej, z pewnymi wyjątkami, lub digitalizowany, jeśli pierwotnie powstał w formie analogowej; oraz
• przechowywany w oficjalnych elektronicznych repozytoriach.

Utrwalenie i rejestracja

Służby Komisji muszą regularnie weryfikować typy tworzonych lub otrzymywanych informacji, aby zdecydować, które z nich mają być „utrwalane” w oficjalnym elektronicznym repozytorium.

• Utrwalonych zapisów nie wolno zmieniać, jednak można je usuwać lub zastępować późniejszymi wersjami do momentu zamknięcia akt, w których się znajdują.
• Dokumenty rejestruje się, jeśli zawierają ważne informacje, które nie mają krótkotrwałego charakteru, lub jeśli mogą wymagać podjęcia działań lub działań następczych.

Skutki prawne podpisów elektronicznych, pieczęci, znaczników czasu i usług rejestrowanego doręczenia

• Uznaje się, że podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.
• Domniemywa się, że pieczęć elektroniczna oznacza integralność i prawidłowość pochodzenia danych.
• Domniemywa się, że elektroniczny znacznik czasu oznacza dokładność i integralność danych.
• W przypadku danych wysyłanych przy użyciu usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego domniemywa się, że usługa taka oznacza integralność danych, informacji o adresacie oraz daty i godziny wysyłki i potwierdzenia.

Ważność i dopuszczalność dokumentów

Uznaje się, że dokument spełnia kryteria ważności lub dopuszczalności, jeśli:

• zidentyfikowano osobę, od której pochodzi;
• kontekst, w jakim powstał dokument, jest wiarygodny, a dokument spełnia warunki gwarantujące jego integralność;
• dokument spełnia wymogi określone w mającym zastosowanie prawie UE lub prawie krajowym;
• w przypadku dokumentu elektronicznego dokument ten tworzy się w sposób gwarantujący integralność, wiarygodność i wartość użytkową jego treści oraz towarzyszących mu metadanych*.

Wymiana informacji

• Dane i informacje muszą być udostępnione i rozpowszechniane jak najszerzej w ramach Komisji, chyba że dostęp ograniczony jest ze względów prawnych.
• Dyrekcje generalne i równorzędne służby muszą zadbać o to, by akta były jak najpowszechniej dostępne (o ile pozwala na to wrażliwy charakter zawartych w nich treści).

Przechowywanie i zachowywanie

Przechowywanie i zachowywanie odbywają się w następujących warunkach:

• zapisy przechowuje się w takiej postaci, w jakiej zostały sporządzone, wysłane lub otrzymane, lub w postaci, która pozwala na zachowanie autentyczności, wiarygodności i integralności ich treści;
• treść zapisów musi być czytelna przez cały okres przechowywania dla wszystkich osób upoważnionych do dostępu do nich;
• pochodzenie lub przeznaczenie zapisu oraz data i godzina utrwalenia lub zarejestrowania dokumentów elektronicznych muszą jasno wynikać z towarzyszących im metadanych.

Zatrzymywanie, przenoszenie i usuwanie

• Okres zatrzymywania poszczególnych kategorii akt ustala się dla całej Komisji w drodze instrumentów regulacyjnych.
• Dyrekcje generalne muszą ocenić, które kategorie akt należy przenieść do zasobów historycznych materiałów archiwalnych Komisji lub usunąć.
• Metadane przechowuje jako dowód takich zapisów i akt oraz ich przeniesienia lub usunięcia.
• Informacji niejawnych UE oznaczonych klauzulą „CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL” lub wyższą nie przenosi się do Służby Archiwów Historycznych Komisji.

Służba Archiwów Historycznych Komisji

Służba:

• gwarantuje autentyczność, wiarygodność i integralność oraz dostępność zapisów, akt i materiałów archiwalnych;
• zapewnia materialną ochronę i integralność metadanych;
• udostępnia zapisy i akta na żądanie dyrekcjom generalnym lub równorzędnym służbom;
• przeprowadza drugi przegląd wszystkich przeniesionych zapisów, akt i materiałów archiwalnych we współpracy z dyrekcją generalną (w razie potrzeby);
• inicjuje znoszenie klauzuli tajności dokumentów niejawnych („odtajnianie”);
• udostępnia historyczne materiały archiwalne Komisji do wglądu publicznego po upływie okresu graniczenia wynoszącego 30 lat, z uwzględnieniem wyjątków dotyczących prywatności, interesów handlowych i własności intelektualnej;
• deponuje historyczne materiały archiwalne Komisji, które udostępniono do wglądu publicznego w historycznych materiałach archiwalnych Unii Europejskiej w EUI.

Historyczne materiały archiwalne Komisji w EUI

• EUI jest głównym punktem dostępu do historycznych materiałów archiwalnych dostępnych do wglądu publicznego.
• Jeśli to możliwe, Komisja przyznaje EUI dostęp do zdigitalizowanych kopii zapisów przechowywanych w formie analogowej oraz do opisów wszystkich zdeponowanych materiałów archiwalnych. Wspiera też interoperacyjność swoich systemów archiwalnych oraz systemów archiwalnych EUI.

Przepisy wykonawcze

Każdy dyrektor generalny lub szef służby zapewnia niezbędne struktury organizacyjne, administracyjne i fizyczne oraz niezbędny personel w celu wdrażania przez jego służbę niniejszej decyzji oraz jej przepisów wykonawczych, które są regularnie aktualizowane, uwzględniając szczególnie:

• zmiany w zakresie zarządzania zapisami i materiałami archiwalnymi oraz wyniki badań akademickich i naukowych, a także standardy;
• zmiany technologii informacyjno-komunikacyjnych;
• przejrzystość, dostęp publiczny do dokumentów oraz otwarcie materiałów archiwalnych do wglądu publicznego;
• harmonizację zapisów.

OD KIEDY DECYZJA MA ZASTOSOWANIE?

Ma ona zastosowanie od 6 lipca 2020 r.

KONTEKST

Więcej informacji:

• Archiwa historyczne (Komisja Europejska)
• Przepisy wykonawcze do decyzji C(2020) 4482 w sprawie zarządzania zapisami i materiałów archiwalnych (Komisja Europejska).

KLUCZOWE POJĘCIA

GŁÓWNY DOKUMENT

Decyzja Komisji (UE) 2021/2121 z dnia 6 lipca 2020 r. w sprawie zarządzania zapisami i materiałów archiwalnych (Dz.U. L 430 z 2.12.2021, s. 30–41).

DOKUMENTY POWIĄZANE

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39–98).

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1049/2001 z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43–48).

Regulamin Komisji (C(2000) 3614) (Dz.U. L 308 z 8.12.2000, s. 26–34).

Kolejne zmiany regulaminu zostały włączone do tekstu podstawowego. Tekst skonsolidowany ma jedynie wartość dokumentacyjną.

Przepisy wykonawcze do decyzji C(2020) 4482 w sprawie zarządzania zapisami i materiałów archiwalnych.

Ostatnia aktualizacja: 17.05.2022