28.5.2009   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

L 131/1

(1)

W celu zapewnienia rzetelnej kontroli i identyfikacji osób ubiegających się o wizy konieczne jest przetwarzanie danych biometrycznych w systemie informacji wizowej (VIS) ustanowionym na mocy decyzji Rady 2004/512/WE (3) oraz utworzenie ram prawnych regulujących pobieranie tych identyfikatorów biometrycznych. Ponadto wprowadzenie w życie VIS wymaga nowych rozwiązań dotyczących organizacji przyjmowania wniosków wizowych.

(2)

Włączenie identyfikatorów biometrycznych do VIS jest ważnym krokiem ku wykorzystywaniu nowych elementów, dzięki którym powiązanie posiadacza wizy z paszportem będzie bardziej wiarygodne i pozwoli zapobiec wykorzystywaniu fałszywych tożsamości. Dlatego jednym z podstawowych warunków wydania wizy połączonego z rejestracją identyfikatorów biometrycznych w VIS powinno być osobiste stawiennictwo osoby ubiegającej się o wizę — przynajmniej gdy składa ona wniosek po raz pierwszy.

(3)

Wyboru identyfikatorów biometrycznych dokonano w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 767/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. w sprawie Wizowego Systemu Informacyjnego (VIS) oraz wymiany danych pomiędzy państwami członkowskimi na temat wiz krótkoterminowych („rozporządzenie w sprawie VIS”) (4).

(4)

Niniejsze rozporządzenie określa normy regulujące pobieranie tych identyfikatorów biometrycznych, odwołując się do stosownych przepisów Międzynarodowej Organizacji Lotnictwa Cywilnego („ICAO”). Dla zapewnienia interoperacyjności nie są konieczne żadne inne specyfikacje techniczne.

(5)

Wszelkie dokumenty, dane lub identyfikatory biometryczne otrzymane przez państwo członkowskie w toku przetwarzania wniosku wizowego uznawane są za dokumenty konsularne zgodnie z Konwencją wiedeńską o stosunkach konsularnych z dnia 24 kwietnia 1963 r. i traktowane są w odpowiedni sposób.

(6)

W celu ułatwienia rejestracji osób ubiegających się o wizę oraz obniżenia kosztów ponoszonych przez państwa członkowskie należy, oprócz istniejących ram systemu reprezentacji, przewidzieć nowe rozwiązania organizacyjne. Przede wszystkim do wspólnych instrukcji konsularnych dla misji dyplomatycznych i urzędów konsularnych dotyczących wiz (5) należy dodać szczególną formę reprezentacji, ograniczoną do odbioru wniosków wizowych oraz pobierania identyfikatorów biometrycznych.

(7)

Należy wprowadzić inne możliwości, takie jak kolokalizacja, wspólne ośrodki przyjmowania wniosków, konsulowie honorowi oraz współpraca z usługodawcami zewnętrznymi. Należy stworzyć odpowiednie ramy prawne obejmujące te możliwości, uwzględniając zwłaszcza kwestie ochrony danych. Państwa członkowskie powinny określić, zgodnie z warunkami określonymi w tych ramach prawnych, strukturę organizacyjną, jaką będą stosować w poszczególnych krajach trzecich. Szczegółowe informacje dotyczące tych struktur powinna publikować Komisja.

(8)

Organizując współpracę, państwa członkowskie powinny zapewnić, aby osoby ubiegające się o wizę były kierowane do państwa członkowskiego odpowiedzialnego za rozpatrzenie ich wniosków.

(9)

Konieczne jest stworzenie przepisów na wypadek sytuacji, w których państwa członkowskie postanowią – dla uproszczenia procedury – współpracować z usługodawcą zewnętrznym w zakresie przyjmowania wniosków wizowych. Decyzja taka może zostać podjęta, jeżeli w świetle szczególnych uwarunkowań lub sytuacji lokalnej okaże się, że współpraca z innymi państwami członkowskimi polegająca na reprezentacji w ograniczonym zakresie, na kolokalizacji lub prowadzeniu wspólnego ośrodka przyjmowania wniosków nie jest odpowiednia dla danego państwa członkowskiego. Rozwiązania takie należy tworzyć z poszanowaniem ogólnych zasad wydawania wiz, przestrzegając wymogów ochrony danych określonych w dyrektywie 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych (6). Ponadto w tworzeniu i wprowadzaniu w życie takich rozwiązań należy uwzględnić konieczność zapobiegania zjawisku polegającemu na porównywaniu procedur wizowych (ang. visa shopping).

(10)

Państwa członkowskie powinny współpracować z usługodawcami zewnętrznymi na podstawie instrumentu prawnego, który powinien zawierać postanowienia dotyczące ich dokładnych obowiązków, bezpośredniego i całkowitego dostępu do ich lokali, udzielania informacji osobom ubiegającym się o wizę, poufności oraz okoliczności, warunków i trybu zawieszania lub rozwiązywania współpracy.

(11)

Niniejsze rozporządzenie – dzięki temu, że zezwala państwom członkowskim na współpracę z usługodawcą zewnętrznym w zakresie przyjmowania wniosków wizowych, a równocześnie ustanawia zasadę „jednego okienka” przy składaniu wniosku wizowego – ustanawia odstępstwo od ogólnej zasady wymagającej osobistego stawiennictwa, o której mowa w części III pkt 4 wspólnych instrukcji konsularnych. Odstępstwo to pozostaje bez uszczerbku dla możliwości wezwania osoby ubiegającej się o wizę na osobistą rozmowę oraz bez uszczerbku dla przyszłych instrumentów prawnych regulujących te kwestie.

(12)

W celu zapewnienia zgodności z wymogami w zakresie ochrony danych przeprowadzono konsultacje z grupą roboczą utworzoną na mocy art. 29 dyrektywy 95/46/WE.

(13)

Dyrektywa 95/46/WE ma zastosowanie do państw członkowskich w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych zgodnie z niniejszym rozporządzeniem.

(14)

Państwa członkowskie powinny zachować możliwość składania wniosków przez ubiegających się o wizę bezpośrednio w swoich misjach dyplomatycznych lub urzędach konsularnych.

(15)

W celu ułatwienia procedury dotyczącej kolejnych wniosków powinna istnieć możliwość kopiowania odcisków placów z pierwszego wpisu do VIS przez okres 59 miesięcy. Po tym terminie należy ponownie pobrać odciski palców.

(16)

Ze względu na wymóg pobierania identyfikatorów biometrycznych nie należy już angażować pośredników komercyjnych, takich jak biura podróży, do przyjmowania wniosków składanych po raz pierwszy, lecz tylko do przyjmowania kolejnych wniosków.

(17)

Wspólne instrukcje konsularne należy zatem odpowiednio zmienić.

(18)

Trzy lata po oddaniu VIS do eksploatacji, a następnie co cztery lata Komisja powinna przedstawiać sprawozdanie z wprowadzania w życie niniejszego rozporządzenia.

(19)

Ponieważ cel niniejszego rozporządzenia, a mianowicie organizacja przyjmowania i przetwarzania wniosków wizowych w związku z wpisaniem danych biometrycznych do VIS i wprowadzeniem wspólnych norm i interoperacyjnych identyfikatorów biometrycznych oraz wspólnych zasad dla wszystkich państw członkowskich uczestniczących we wspólnej polityce wizowej Wspólnoty, nie może być osiągnięty w sposób wystarczający przez państwa członkowskie, natomiast możliwe jest lepsze jego osiągnięcie na poziomie Wspólnoty, Wspólnota może podjąć działania zgodnie z zasadą pomocniczości określoną w art. 5 Traktatu. Zgodnie z zasadą proporcjonalności określoną w tym artykule niniejsze rozporządzenie nie wykracza poza to, co jest konieczne do osiągnięcia tych celów.

(20)

Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu dotyczącego stanowiska Danii, załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Dania nie uczestniczy w przyjmowaniu niniejszego rozporządzenia, nie jest nim związana, ani go nie stosuje. Ponieważ niniejsze rozporządzenie stanowi rozwinięcie przepisów dorobku Schengen w ramach postanowień tytułu IV części trzeciej Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, zgodnie z art. 5 tego protokołu Dania podejmuje w okresie sześciu miesięcy od daty przyjęcia niniejszego rozporządzenia ewentualną decyzję, czy wdroży je do swojego prawa krajowego.

(21)

W odniesieniu do Islandii i Norwegii niniejsze rozporządzenie stanowi rozwinięcie przepisów dorobku Schengen w rozumieniu Umowy zawartej przez Radę Unii Europejskiej i Republikę Islandii oraz Królestwo Norwegii dotyczącej włączenia tych dwóch państw we wprowadzanie w życie, stosowanie i rozwój dorobku Schengen (7), które wchodzą w zakres obszaru, o którym mowa w art. 1 pkt B decyzji Rady 1999/437/WE (8) w sprawie niektórych warunków stosowania tej umowy.

(22)

Niniejsze rozporządzenie stanowi rozwinięcie przepisów dorobku prawnego Schengen, które nie mają zastosowania do Zjednoczonego Królestwa zgodnie z decyzją Rady 2000/365/WE z dnia 29 maja 2000 r. dotyczącą wniosku Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej o zastosowanie wobec niego niektórych przepisów dorobku Schengen (9). Zjednoczone Królestwo nie uczestniczy w związku z tym w jego przyjęciu i nie jest nim związane, ani go nie stosuje.

(23)

Niniejsze rozporządzenie stanowi rozwinięcie przepisów dorobku prawnego Schengen, które nie mają zastosowania do Irlandii zgodnie z decyzją Rady 2002/192/WE z dnia 28 lutego 2002 r. dotyczącą wniosku Irlandii o zastosowanie wobec niej niektórych przepisów dorobku Schengen (10). Irlandia nie uczestniczy w związku z tym w jego przyjęciu i nie jest nim związana, ani go nie stosuje.

(24)

W odniesieniu do Szwajcarii niniejsze rozporządzenie stanowi rozwinięcie przepisów dorobku Schengen w rozumieniu Umowy między Unią Europejską, Wspólnotą Europejską a Konfederacją Szwajcarską dotyczącej włączenia Konfederacji Szwajcarskiej we wprowadzanie w życie, stosowanie i rozwój dorobku Schengen (11), które wchodzą w zakres obszaru, o którym mowa w art. 1 pkt B decyzji 1999/437/WE w związku z art. 3 decyzji Rady 2008/146/WE (12).

(25)

W odniesieniu do Liechtensteinu niniejsze rozporządzenie stanowi rozwinięcie przepisów dorobku Schengen w rozumieniu Protokołu między Unią Europejską, Wspólnotą Europejską, Konfederacją Szwajcarską a Księstwem Liechtensteinu w sprawie przystąpienia Księstwa Liechtensteinu do Umowy między Unią Europejską, Wspólnotą Europejską a Konfederacją Szwajcarską dotyczącej włączenia Konfederacji Szwajcarskiej we wprowadzanie w życie, stosowanie i rozwój dorobku Schengen, które wchodzą w zakres obszaru, o którym mowa w art. 1 pkt B decyzji 1999/437/WE w związku z art. 3 decyzji Rady 2008/261/WE (13).

(26)

W odniesieniu do Cypru niniejsze rozporządzenie stanowi akt, który rozwija dorobek Schengen lub jest w inny sposób z nim związany w rozumieniu art. 3 ust. 2 Aktu przystąpienia z 2003 r.

(27)

Niniejsze rozporządzenie stanowi akt, który rozwija dorobek Schengen lub jest w inny sposób z nim związany w rozumieniu art. 4 ust. 2 Aktu przystąpienia z 2005 r.,

1)

w części II wprowadza się następujące zmiany:

2)

w części III wprowadza się następujące zmiany:

3)

w części VII pkt 1 otrzymuje brzmienie:

„1.   Organizacja wydziałów wizowych

1.1.   Organizacja przyjmowania i rozpatrywania wniosków wizowych

Każde państwo członkowskie odpowiada za organizację przyjmowania i rozpatrywania wniosków wizowych. Wnioski wizowe przyjmowane są co do zasady w misji dyplomatycznej lub urzędzie konsularnym państwa członkowskiego.

Państwa członkowskie:

Z uwagi na szczególne uwarunkowania lub na sytuację lokalną, na przykład w przypadku gdy:

oraz w przypadku gdy wymienione wyżej formy współpracy okażą się nieodpowiednie dla danego państwa członkowskiego, państwo członkowskie może w ostateczności nawiązać współpracę z usługodawcą zewnętrznym zgodnie z pkt 1.4.

Bez uszczerbku dla prawa do wezwania osoby ubiegającej się o wizę na osobistą rozmowę, o czym mowa w części III pkt 4, wybór formy organizacyjnej nie może powodować, że osoba ta będzie musiała stawiać się osobiście w więcej niż jednym miejscu, aby złożyć wniosek wizowy.

1.2.   Formy współpracy między państwami członkowskimi

1.3.   Korzystanie z pomocy konsulów honorowych

Do wykonywania niektórych lub wszystkich czynności, o których mowa w pkt 1.5, mogą również zostać upoważnieni konsulowie honorowi. Należy podjąć odpowiednie środki, aby zagwarantować ochronę danych oraz bezpieczeństwo.

W przypadku gdy konsul honorowy nie jest urzędnikiem służby cywilnej państwa członkowskiego, wykonuje on wspomniane czynności zgodnie z wymogami określonymi w załączniku 19, z wyjątkiem przepisów pkt C lit. c) tego załącznika.

W przypadku gdy konsul honorowy jest urzędnikiem służby cywilnej państwa członkowskiego, państwo to zapewnia, aby spełnione zostały warunki porównywalne z tymi, które miałyby zastosowanie, gdyby czynności te były wykonywane przez jego misję dyplomatyczną lub urząd konsularny.

1.4.   Współpraca z usługodawcami zewnętrznymi

Państwa członkowskie dążą do tego, aby współpraca z usługodawcą zewnętrznym obejmowała co najmniej jeszcze jedno państwo członkowskie, bez uszczerbku dla przepisów o zamówieniach publicznych i zasad konkurencji.

Podstawą współpracy z usługodawcą zewnętrznym jest instrument prawny, który spełnia wymogi określone w załączniku 19.

W ramach lokalnej współpracy konsularnej państwa członkowskie wymieniają się informacjami o wyborze usługodawców zewnętrznych oraz o warunkach zawartych w odnośnych instrumentach prawnych.

1.5.   Rodzaje współpracy z usługodawcami zewnętrznymi

Usługodawcy zewnętrznemu można powierzyć wykonywanie jednej lub więcej poniższych czynności:

1.6.   Obowiązki państw członkowskich

Wybierając usługodawców zewnętrznych, dane państwo(-a) członkowskie dokładnie sprawdza(-ją) wypłacalność i rzetelność spółki (łącznie z niezbędnymi pozwoleniami, wpisem w rejestrze handlowym, statutem spółki, umowami z bankami) oraz upewnia(-ją) się, czy nie zachodzi konflikt interesów.

Dane państwo(-a) członkowskie zapewnia(-ją), aby usługodawca zewnętrzny, który został wybrany, przestrzegał warunków nałożonych na niego na mocy instrumentu prawnego, o którym mowa w pkt 1.4.

Dane państwo(-a) członkowskie odpowiada(-ją) w dalszym ciągu za to, czy podczas przetwarzania danych przestrzegane są przepisy o ochronie danych, oraz jest nadzorowane zgodnie z art. 28 dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych (15).

Współpraca z usługodawcą zewnętrznym nie ogranicza ani nie wyklucza odpowiedzialności prawnej wynikającej z krajowych przepisów danego(-ych) państwa (państw) członkowskiego(-ich) w razie niedopełnienia obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych osób ubiegających się o wizę oraz z rozpatrywaniem wniosków wizowych. Przepis ten pozostaje bez uszczerbku dla wszelkich działań prawnych, które mogą zostać podjęte bezpośrednio przeciwko usługodawcy zewnętrznemu na mocy przepisów danego kraju trzeciego.

Dane państwo(-a) członkowskie zapewnia(-ją), aby dane, czy to przekazywane drogą elektroniczną, czy też przekazywane fizycznie na nośniku elektronicznym przez usługodawcę zewnętrznego organom danego(-ych) państwa (państw) członkowskiego(-ich), były całkowicie zaszyfrowane.

W krajach trzecich zakazujących szyfrowania danych, które mają być przekazywane drogą elektroniczną przez usługodawcę zewnętrznego organom danego(-ych) państwa (państw) członkowskiego(-ich), dane państwo(-a) członkowskie nie zezwala(-ją) usługodawcy zewnętrznemu na przekazywanie danych drogą elektroniczną.

W takim przypadku odnośne państwo(-a) członkowskie zapewnia(-ją), aby dane elektroniczne w formie zaszyfrowanej na elektronicznym nośniku były fizycznie przekazywane od usługodawcy zewnętrznego organom odnośnego(-ych) państwa (państw) członkowskiego(-ich) przez urzędnika konsularnego państwa członkowskiego lub – jeżeli przekazanie danych tą drogą wymaga nieproporcjonalnie dużych lub nieuzasadnionych nakładów – w inny bezpieczny i pewny sposób, na przykład przez uznane podmioty mające doświadczenie w transporcie w odnośnych krajach trzecich dokumentów wymagających szczególnej ochrony.

We wszystkich przypadkach poziom bezpieczeństwa podczas przekazywania danych jest dostosowany do poziomu ochrony, jakiej te dane wymagają.

Państwa członkowskie lub Wspólnota starają się osiągnąć porozumienie z odnośnymi krajami trzecimi, tak aby zniosły one zakaz szyfrowania danych, które mają być przekazywane drogą elektroniczną od usługodawców zewnętrznych do odnośnych państw członkowskich.

Dane państwo(-a) członkowskie zapewnia(-ją) przeszkolenie usługodawcy zewnętrznego, dostarczając mu wiedzy potrzebnej do właściwej obsługi i właściwego informowania osób ubiegających się o wizę.

Dane państwo(-a) członkowskie przewiduje(-ją) możliwość weryfikacji, w razie wątpliwości, odcisków palców, które zostały pobrane przez usługodawcę zewnętrznego, na terenie misji dyplomatycznej lub urzędu konsularnego.

Rozpatrywanie wniosków wizowych, ewentualnie rozmowy, zatwierdzanie oraz druk i umieszczanie naklejek wizowych dokonywane są wyłącznie przez misję dyplomatyczną lub urząd konsularny.

Usługodawcy zewnętrzni w żadnym przypadku nie mają dostępu do VIS. Dostęp do VIS jest zastrzeżony wyłącznie dla odpowiednio upoważnionego personelu misji dyplomatycznych lub urzędów konsularnych.

Dane państwo(-a) członkowskie ściśle nadzoruje(-ją) wprowadzanie w życie instrumentu prawnego, o którym mowa w pkt 1.4, w tym:

W tym celu misja dyplomatyczna lub urząd konsularny danego(-ych) państwa (państw) członkowskiego(-ich) regularnie przeprowadza niezapowiedziane kontrole u usługodawcy zewnętrznego.

1.7.   Opłata za usługę

Usługodawcy zewnętrzni mogą pobierać opłatę za usługę oprócz należnej opłaty, o której mowa w załączniku 12. Opłata za usługę jest proporcjonalna do kosztów ponoszonych przez usługodawcę zewnętrznego przy wykonywaniu jednej lub więcej czynności, o których mowa w pkt 1.5.

Opłata za usługę zostaje określona w instrumencie prawnym, o którym mowa w pkt 1.4.

W ramach lokalnej współpracy konsularnej państwa członkowskie zapewniają, aby opłata za usługę pobierana od osoby ubiegającej się o wizę we właściwy sposób odpowiadała usługom oferowanym przez usługodawców zewnętrznych oraz lokalnym warunkom. Ponadto dążą one do ujednolicenia pobieranej opłaty za usługę.

Wysokość opłaty za usługę nie przekracza połowy opłaty wizowej określonej w załączniku 12, bez względu na ewentualne zwolnienia z opłaty wizowej przewidziane w załączniku 12.

Odnośne państwo(-a) członkowskie zachowuje(-ją) możliwość składania wniosków przez ubiegających się o wizę bezpośrednio w swoich urzędach konsularnych lub misjach dyplomatycznych.

1.8.   Informacje

Dokładne informacje o możliwościach umówienia się na spotkanie i złożenia wniosku wizowego wywieszane są przez misje dyplomatyczne i urzędy konsularne państw członkowskich do ogólnego wglądu.

1.9.   Ciągłość usług

W razie zakończenia współpracy z innymi państwami członkowskimi lub jakimkolwiek usługodawcą zewnętrznym państwa członkowskie zapewniają ciągłość pełnej obsługi.

1.10.   Decyzja i publikacja

Państwa członkowskie informują Komisję o tym, jak planują zorganizować przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków wizowych w każdym urzędzie konsularnym. Komisja zapewnia odpowiednią publikację tych informacji.

Państwa członkowskie dostarczają Komisji kopię instrumentu prawnego, o którym mowa w pkt 1.4.

4)

w części VIII pkt 5.2 wprowadza się następujące zmiany:

5)

dodaje się załącznik w brzmieniu: