(1)

Zapewnienie obywatelom i przedsiębiorcom skutecznego dostępu do wymiaru sprawiedliwości oraz ułatwianie współpracy sądowej sprawach cywilnych, w tym handlowych, i współpracy wymiarów sprawiedliwości w sprawach karnych między państwami członkowskimi należą do najważniejszych celów przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości Unii ujętych w tytule V części trzeciej Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

(2)

Dostęp do wymiaru sprawiedliwości bywa utrudniony z rozmaitych powodów, takich jak formalistyczne i kosztowne procedury prawne, znaczne opóźnienia postępowań i wysokie koszty korzystania z systemów sądownictwa.

(3)

Istotne jest zatem utworzenie odpowiednich kanałów w celu zapewnienia możliwości skutecznej cyfrowej współpracy wymiarów sprawiedliwości. Kluczowe znaczenie ma zatem stworzenie na poziomie Unii systemu informatycznego umożliwiającego szybką, bezpośrednią, interoperacyjną, zrównoważoną, niezawodną i bezpieczną transgraniczną elektroniczną wymianę danych dotyczących konkretnych spraw, zawsze z poszanowaniem prawa do ochrony danych osobowych. System taki powinien przyczynić się do poprawy dostępu do wymiaru sprawiedliwości i przejrzystości poprzez umożliwianie obywatelom i przedsiębiorcom wymiany dokumentów i dowodów w formie cyfrowej z organami wymiaru sprawiedliwości lub innymi właściwymi organami, w przypadkach gdy przewiduje to prawo krajowe lub prawo Unii. System ten powinien zwiększyć zaufanie obywateli do Unii i wzajemne zaufanie między organami wymiaru sprawiedliwości i innymi właściwymi organami państw członkowskich.

(4)

Należy popierać cyfryzację postępowania w sprawach cywilnych i karnych w celu wzmacniania praworządności i gwarancji praw podstawowych w Unii, w szczególności przez ułatwianie dostępu do wymiaru sprawiedliwości.

(5)

Niniejsze rozporządzenie dotyczy transgranicznej elektronicznej wymiany danych w obszarze współpracy sądowej w sprawach cywilnych i współpracy wymiarów sprawiedliwości w sprawach karnych. Współpracę sądową w sprawach cywilnych i współpracę wymiarów sprawiedliwości w sprawach karnych oraz odpowiednie kompetencje organów wymiaru sprawiedliwości lub innych właściwych organów należy interpretować zgodnie z aktami prawnymi Unii i orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

(6)

Na potrzeby transgranicznej elektronicznej wymiany danych dotyczących konkretnych spraw już wcześniej opracowywano narzędzia, które nie zastępowały istniejących w państwach członkowskich systemów zaplecza ani nie wymagały kosztownych modyfikacji tych systemów. Głównym opracowanym dotychczas narzędziem tego rodzaju jest system elektronicznej wymiany informacji z dziedziny e-sprawiedliwości (e-CODEX).

(7)

System e-CODEX jest narzędziem, które opracowano specjalnie w celu ułatwienia transgranicznej elektronicznej wymiany danych w obszarze współpracy sądowej w sprawach cywilnych oraz współpracy wymiarów sprawiedliwości w sprawach karnych. Wobec rosnącej cyfryzacji postępowań w sprawach cywilnych i karnych celem systemu e-CODEX jest poprawa efektywności łączności transgranicznej między właściwymi organami oraz ułatwienie obywatelom i przedsiębiorcom dostępu do wymiaru sprawiedliwości. Do czasu przekazania systemu e-CODEX Agencji Unii Europejskiej ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA), ustanowionej rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1726 (3) systemem e-CODEX zarządzać będzie konsorcjum państw członkowskich i organizacji współfinansowane z programów unijnych (zwane dalej „podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX”).

(8)

System e-CODEX stanowi interoperacyjne rozwiązanie w obszarze wymiaru sprawiedliwości umożliwiające połączenie systemów informatycznych właściwych organów krajowych, takich jak organy wymiaru sprawiedliwości, lub innych organizacji. System e-CODEX powinien być zatem uznawany za preferowane rozwiązanie służące jako interoperacyjna, bezpieczna i zdecentralizowana sieć łączności wykorzystywana przez krajowe systemy informatyczne w obszarze współpracy sądowej w sprawach cywilnych i współpracy wymiarów sprawiedliwości w sprawach karnych.

(9)

Na potrzeby niniejszego rozporządzenia elektroniczna wymiana danych obejmuje wszelkie treści, które mogą być przekazywane w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu e-CODEX, takie jak tekst lub nagrania dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne, w formie ustrukturyzowanych lub nieustrukturyzowanych danych, plików lub metadanych.

(10)

Niniejsze rozporządzenie nie przewiduje obowiązkowego korzystania z systemu e-CODEX. Jednocześnie żaden przepis niniejszego rozporządzenia nie powinien uniemożliwiać państwom członkowskim opracowywania i utrzymywania zastosowań pilotażowych.

(11)

System e-CODEX składa się z dwóch elementów oprogramowania: bramy sieciowej służącej do wymiany komunikatów z innymi bramami sieciowymi oraz łącznika, który zapewnia szereg funkcji związanych z wymianą komunikatów między krajowymi systemami informatycznymi. Obecnie brama sieciowa opiera się na utrzymywanym przez Komisję module instrumentu „Łącząc Europę” znanym jako eDelivery, natomiast zarządzaniem łącznikiem zajmuje się podmiot zarządzający systemem e-CODEX. Łącznik zapewnia funkcje takie jak weryfikacja podpisów elektronicznych za pośrednictwem biblioteki zabezpieczeń i potwierdzenie odbioru. Ponadto podmiot zarządzający systemem e-CODEX opracował schematy danych dla formularzy cyfrowych, które można wykorzystać w określonych postępowaniach cywilnych i karnych, w odniesieniu do których podmiot ten prowadził pilotaż systemu e-CODEX.

(12)

Biorąc pod uwagę znaczenie systemu e-CODEX dla transgranicznej wymiany w obszarze współpracy sądowej i współpracy wymiarów sprawiedliwości w Unii, system e-CODEX powinien zostać ustanowiony na podstawie trwałych unijnych ram prawnych zawierających przepisy dotyczące jego funkcjonowania i rozwijania. Te ramy prawne powinny zapewniać ochronę praw podstawowych zgodnie z Kartą praw podstawowych Unii Europejskiej, w szczególności praw zapisanych w jej tytule VI, a zwłaszcza w art. 47 dotyczącym prawa do skutecznego środka prawnego i dostępu do bezstronnego sądu. Ramy te w żaden sposób nie powinny podważać praw procesowych mających zasadnicze znaczenie dla ochrony tych praw podstawowych. Należy w nich też wyraźnie zdefiniować i określić elementy systemu e-CODEX, aby zapewnić jego trwałość techniczną i bezpieczeństwo. W systemie e-CODEX należy ustanowić informatyczne elementy punktu dostępu e-CODEX, który powinien składać się z bramy sieciowej służącej bezpiecznej łączności z innymi zidentyfikowanymi bramami sieciowymi oraz łącznika mającego na celu wspieranie wymiany komunikatów. System e-CODEX powinien również obejmować cyfrowe standardy proceduralne w celu wspierania wykorzystywania punktów dostępu e-CODEX na potrzeby procedur prawnych przewidzianych w aktach prawnych Unii przyjętych w obszarze współpracy sądowej w sprawach cywilnych i współpracy wymiarów sprawiedliwości w sprawach karnych oraz w celu umożliwienia wymiany informacji między punktami dostępu e-CODEX.

(13)

Z uwagi na fakt, iż interoperacyjność semantyczna, jako jedna z warstw interoperacyjności, powinna przyczyniać się do osiągnięcia celu niniejszego rozporządzenia, jakim jest ustanowienie znormalizowanej i konstruktywnej interakcji między co najmniej dwiema stronami, należy poświęcić szczególną uwagę unijnemu słownikowi podstawowemu e-Justice, będącego jednym z aktywów zawierającym terminy semantyczne wielokrotnego użytku i definicje stosowane do zapewnienia spójności danych i jakości danych w czasie i w różnych zastosowaniach.

(14)

Ponieważ konieczne jest zapewnienie trwałości systemu e-CODEX w długiej perspektywie i zarządzania nim przy jednoczesnym poszanowaniu zasady niezależności sądownictwa, należy wyznaczyć odpowiedni podmiot w celu zarządzania tym systemem. W kontekście zarządzania przez ten podmiot systemem e-CODEX należy zapewnić niezależność sądownictwa.

(15)

Najodpowiedniejszym podmiotem dla zarządzania systemem e-CODEX jest agencja, ponieważ jej struktura zarządzania umożliwiałaby państwom członkowskim udział w zarządzaniu tym systemem poprzez uczestniczenie w zarządzie agencji, radzie programowej i grupie doradczej. eu-LISA ma odpowiednie doświadczenie w zarządzaniu wielkoskalowymi systemami informatycznymi. To jej zatem należy powierzyć zarządzanie systemem e-CODEX. Należy też dopasować istniejącą strukturę zarządzania eu-LISA przez dostosowanie zadań jej zarządu oraz ustanowienie grupy doradczej ds. e-CODEX. Należy w związku z tym odpowiednio zmienić rozporządzenie (UE) 2018/1726. Należy również ustanowić specjalną Radę Programową e-CODEX, z uwzględnieniem kwestii równowagi płci. Rada Programowa e-CODEX powinna doradzać zarządowi eu-LISA w zakresie ustalania priorytetów działań, w tym opracowywania cyfrowych standardów proceduralnych, nowych funkcji i nowych wersji oprogramowania.

(16)

Zgodnie z art. 19 rozporządzenia (UE) 2018/1726 jedną z funkcji zarządu eu-LISA jest zapewnianie zgodności wszelkich decyzji i działań tej agencji mających wpływ na wielkoskalowe systemy informatyczne w przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości z zasadą niezawisłości sądownictwa. Struktura zarządzania eu-LISA oraz system jej finansowania stanowią dalszą gwarancję poszanowania tej zasady. Istotne jest także włączenie przedstawicieli zawodów prawniczych, innych ekspertów i odpowiednich interesariuszy w zarządzanie systemem e-CODEX za pośrednictwem grupy doradczej ds. e-CODEX i Rady Programowej e-CODEX. Szczegółowe rozwiązania i warunki dotyczące włączenia przedstawicieli zawodów prawniczych, innych ekspertów i odpowiednich interesariuszy powinny umożliwiać im efektywne uczestnictwo i skuteczne konsultacje z nimi, zwłaszcza poprzez zapewnienie, by przekazywane przez nich opinie były należycie uwzględniane.

(17)

Biorąc pod uwagę priorytetowe zadania eu-LISA polegające na rozwijaniu systemu wjazdu/wyjazdu (EES), europejskiego systemu informacji o podróży oraz zezwoleń na podróż (ETIAS), scentralizowanego systemu służącego do ustalania państw członkowskich posiadających informacje o wyrokach skazujących wydanych wobec obywateli państw trzecich i bezpaństwowców (ECRIS-TCN), zmienionego Systemu Informacyjnego Schengen (SIS), wizowego systemu informacyjnego (VIS) oraz Eurodac, jak również zarządzania nimi, a także strategiczne zadanie, jakim jest ustanowienie ram interoperacyjności między unijnymi systemami informatycznymi, eu-LISA powinna przejąć odpowiedzialność za system e-CODEX w okresie między dniem 1 lipca 2023 r. a dniem 31 grudnia 2023 r.

(18)

Korespondenci e-CODEX powinni być uprawnieni na podstawie niniejszego rozporządzenia do zwracania się o wsparcie techniczne i uzyskania go oraz powinni wspierać funkcjonowanie systemu e-CODEX w państwach członkowskich. Gwarantowany poziom świadczenia usługi związany z działaniami, które mają być prowadzone przez eu-LISA, powinny uwzględniać kwestię liczby korespondentów e-CODEX w państwach członkowskich i w Komisji, proporcjonalnie do liczby punktów dostępu e-CODEX wyznaczonych przez państwa członkowskie lub przez Komisję oraz do liczby stosowanych przez nie cyfrowych standardów proceduralnych.

(19)

Z systemu e-CODEX można korzystać w sprawach cywilnych i karnych o charakterze transgranicznym. Powinna istnieć możliwość korzystania z systemu e-CODEX i jego elementów w celach innych niż współpraca sądowa i współpraca wymiarów sprawiedliwości na mocy prawa krajowego lub unijnego, o ile takie korzystanie nie wpływa negatywnie na funkcjonowanie systemu e-CODEX. Niniejsze rozporządzenie ma zastosowanie wyłącznie do transgranicznej wymiany danych – za pośrednictwem wyznaczonych punktów dostępu e-CODEX – między systemami połączonymi, zgodnie z odpowiednimi cyfrowymi standardami proceduralnymi.

(20)

eu-LISA powinna odpowiadać za elementy systemu e-CODEX z wyjątkiem zarządzania bramą sieciową, ponieważ zadanie to realizowane jest obecnie przez Komisję na poziomie międzysektorowym w ramach modułu eDelivery. eu-LISA powinna przejąć od podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX pełną odpowiedzialność za zarządzanie łącznikiem i cyfrowymi standardami proceduralnymi. Biorąc pod uwagę fakt, że brama sieciowa oraz łącznik są integralnymi elementami systemu e-CODEX, eu-LISA powinna zapewniać kompatybilność łącznika z najnowszą wersją bramy sieciowej. W tym celu od momentu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia Komisja powinna włączyć eu-LISA do prac przygotowawczych podejmowanych przed przejęciem przez tę agencję odpowiedzialności za system e-CODEX oraz do odpowiedniego organu zarządzającego modułem eDelivery.

(21)

W celu zapewnienia jednolitych warunków wykonywania niniejszego rozporządzenia należy powierzyć Komisji uprawnienia wykonawcze. Uprawnienia te powinny być wykonywane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 182/2011 (4). W aktach wykonawczych przyjętych w tych ramach należy określić: minimalne specyfikacje techniczne i normy techniczne, w tym dotyczące bezpieczeństwa i metod weryfikacji integralności i autentyczności, stanowiące podstawę dla elementów systemu e-CODEX; gwarantowany poziom świadczenia usługi w odniesieniu do działań prowadzonych przez eu-LISA i inne niezbędne specyfikacje techniczne dotyczące tych działań, w tym w zakresie liczby korespondentów e-CODEX dla wyznaczonych punktów dostępu e-CODEX, proporcjonalnie do liczby tych punktów oraz do liczby stosowanych przez nie cyfrowych standardów proceduralnych; a także szczegółowe ustalenia dotyczące procesu przekazania i przejęcia systemu e-CODEX. Powinna też istnieć możliwość określenia w aktach wykonawczych cyfrowych standardów proceduralnych wspierających wykorzystanie systemu e-CODEX w ramach procedur w obszarze współpracy sądowej w sprawach cywilnych i współpracy wymiarów sprawiedliwości w sprawach karnych.

(22)

Łącznik powinien być w stanie technicznie obsługiwać wszystkie rodzaje pieczęci elektronicznych i podpisów elektronicznych przewidziane w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 (5). Minimalne specyfikacje techniczne i normy techniczne określone przez Komisję powinny obejmować operacyjne standardy bezpieczeństwa w odniesieniu do łącznika. Wymogi bezpieczeństwa dotyczące funkcjonowania łącznika powinny uwzględniać normy bezpieczeństwa informacji i obowiązujące akty prawne Unii, takie jak rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014, (UE) 2016/679 (6) i (UE) 2018/1725 (7) oraz dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 (8).

(23)

Należy określić szczegółowe obowiązki eu-LISA w odniesieniu do zarządzania systemem e-CODEX.

(24)

Zadania eu-LISA powinny obejmować dodawanie, w razie potrzeby, nowych funkcji do systemu e-CODEX. Jedną z takich funkcji powinna być funkcja łącznika umożliwiająca uzyskanie odpowiednich danych statystycznych dotyczących liczby komunikatów technicznych wysłanych i otrzymanych za pośrednictwem każdego wyznaczonego punktu dostępu e-CODEX.

(25)

Na poziomie krajowym państwa członkowskie powinny mieć możliwość wyznaczenia do obsługi punktów dostępu e-CODEX organów władzy publicznej lub osób prawnych, takich jak prywatne przedsiębiorstwa i organizacje reprezentujące osoby wykonujące zawody prawnicze. Państwa członkowskie powinny prowadzić wykaz takich wyznaczonych punktów dostępu e-CODEX oraz powiadamiać o nich eu-LISA, aby umożliwić im współdziałanie ze sobą w ramach odpowiednich procedur. Podmioty obsługujące wyznaczone punkty dostępu e-CODEX na poziomie krajowym muszą przestrzegać wymogów i zasad ochrony danych określonych w rozporządzeniu (UE) 2016/679. Na poziomie Unii Komisja powinna mieć możliwość wyznaczenia do obsługi punktów dostępu e-CODEX instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii. Komisja powinna prowadzić wykaz takich wyznaczonych punktów dostępu e-CODEX oraz powiadamiać o nich eu-LISA, aby umożliwić im współdziałanie ze sobą w ramach odpowiednich procedur. Podmioty obsługujące wyznaczone punkty dostępu e-CODEX na poziomie Unii muszą przestrzegać wymogów i zasad ochrony danych określonych w rozporządzeniu (UE) 2018/1725. Pomimo tego, że eu-LISA powinna zapewniać zarządzanie systemem e-CODEX, z uwagi na zdecentralizowany charakter systemu e-CODEX, odpowiedzialność za utworzenie i obsługę wyznaczonych punktów dostępu e-CODEX powinna spoczywać wyłącznie na podmiotach obsługujących odpowiednie wyznaczone punkty dostępu e-CODEX. Podmiot obsługujący wyznaczony punkt dostępu e-CODEX powinien ponosić odpowiedzialność za wszelkie szkody wynikające z funkcjonowania tego wyznaczonego punktu dostępu e-CODEX, zgodnie z prawem właściwym. Państwa członkowskie i Komisja powinny zweryfikować, czy podmioty obsługujące wyznaczone punkty dostępu e-CODEX dysponują niezbędnym wyposażeniem technicznym i zasobami ludzkimi gwarantującymi prawidłowe i niezawodne funkcjonowanie systemu e-CODEX. W przypadku gdy podmioty te nie posiadają niezbędnego wyposażenia technicznego i zasobów ludzkich, ich wyznaczony punkt dostępu e-CODEX powinien utracić status wyznaczonego punktu.

(26)

Państwa członkowskie powinny nadzorować wyznaczone punkty dostępu e-CODEX, za które są odpowiedzialne, w szczególności gdy są one obsługiwane przez podmioty niebędące organami władzy publicznej. Państwa członkowskie powinny zapewnić stosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa danych.

(27)

Państwa członkowskie powinny informować ogół społeczeństwa o systemie e-CODEX za pośrednictwem kanałów masowego komunikowania się, w tym stron internetowych lub platform mediów społecznościowych.

(28)

Chociaż do każdego państwa członkowskiego należy określenie cyfrowych standardów proceduralnych, które ma prawo stosować każdy wyznaczony przez nie punkt dostępu e-CODEX, każde państwo członkowskie powinno jednak zapewnić, by na jego terytorium stosowane były wszystkie cyfrowe standardy proceduralne przyjęte w drodze aktów wykonawczych na podstawie niniejszego rozporządzenia.

(29)

Należy wprowadzić mechanizm monitorowania wpływu instrumentów, które umożliwiają transgraniczną elektroniczną wymianę danych w obszarze współpracy sądowej w sprawach cywilnych i współpracy wymiarów sprawiedliwości w sprawach karnych w Unii. Podmioty obsługujące wyznaczone punkty dostępu e-CODEX powinny zatem móc systematycznie gromadzić i utrzymywać kompleksowe dane dotyczące korzystania z systemu e-CODEX. Powinno to nie tylko zmniejszyć nakład pracy państw członkowskich związany z gromadzeniem stosownych danych oraz zapewnić wzajemną odpowiedzialność i przejrzystość, ale także znacznie ułatwić Komisji monitorowanie ex post aktów prawnych Unii przyjętych w obszarze współpracy sądowej w sprawach cywilnych i współpracy wymiarów sprawiedliwości w sprawach karnych. Zgromadzone informacje powinny obejmować wyłącznie dane zagregowane i nie powinny stanowić danych osobowych.

(30)

Przy zapewnianiu wsparcia technicznego korespondentom e-CODEX w odniesieniu do systemu e-CODEX eu-LISA powinna działać jako pojedynczy punkt kontaktowy, również w odniesieniu do bramy sieciowej.

(31)

Wykonując swoje zadania, eu-LISA powinna utrzymywać wysoki poziom bezpieczeństwa. Podejmując działania ukierunkowane na dalszy rozwój techniczny oprogramowania lub opracowując jego aktualizacje, eu-LISA powinna stosować zasadę uwzględniania bezpieczeństwa na etapie projektowania oraz zasadę uwzględniania ochrony danych w fazie projektowania i zasadę domyślnej ochrony danych zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725. Podmiot obsługujący wyznaczony punkt dostępu e-CODEX powinien ponosić odpowiedzialność za bezpieczeństwo i ochronę danych przekazywanych za pośrednictwem jego wyznaczonego punktu dostępu e-CODEX.

(32)

Za pośrednictwem systemu e-CODEX nie należy przekazywać informacji niejawnych, w rozumieniu art. 2 Umowy między państwami członkowskimi Unii Europejskiej, zebranymi w Radzie, w sprawie ochrony informacji niejawnych wymienianych w interesie Unii Europejskiej (9), chyba że spełnione zostaną odpowiednie warunki przewidziane w tej umowie, w innych aktach prawnych Unii i w prawie krajowym.

(33)

Aby umożliwić eu-LISA odpowiednie przygotowanie się do przejęcia systemu e-CODEX, podmiot zarządzający systemem e-CODEX powinien do dnia 31 grudnia 2022 r. przedłożyć dokument przekazania zawierający szczegółowe rozwiązania dotyczące przekazania systemu e-CODEX, w tym kryteria pomyślnego procesu przekazania i jego udanego zakończenia, zgodnie z aktami wykonawczymi przyjętymi przez Komisję na podstawie niniejszego rozporządzenia. Dokument przekazania powinien obejmować elementy systemu e-CODEX, w tym bramę sieciową, łącznik i cyfrowe standardy proceduralne, a także odpowiednie powiązane z nim oprogramowanie, dokumentację i inne aktywa. Komisja powinna monitorować proces przekazania i przejęcia, aby zapewnić jego zgodność z aktami wykonawczymi przyjętymi na podstawie niniejszego rozporządzenia oraz z dokumentem przekazania. Przejęcie powinno nastąpić dopiero po stwierdzeniu przez Komisję – po przeprowadzeniu konsultacji z podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX i eu-LISA – że proces zakończył się pomyślnie. Od momentu przedłożenia dokumentu przekazania do czasu pomyślnego przekazania systemu e-CODEX na rzecz eu-LISA podmiot zarządzający systemem e-CODEX nie powinien dokonywać w tym systemie żadnych zmian, ani nie wprowadzać nowych wersji oprogramowania, z wyjątkiem bieżących napraw systemu e-CODEX.

(34)

W ramach procesu przekazania systemu e-CODEX na rzecz eu-LISA należy zapewnić przeniesienie na eu-LISA wszelkich praw własności intelektualnej i praw do użytkowania związanych z systemem e-CODEX, odpowiednimi powiązanymi z nim oprogramowaniem, dokumentacją i innymi aktywami, tak aby umożliwić jej wypełnianie obowiązków wynikających z niniejszego rozporządzenia. Jeżeli jednak chodzi o główne elementy oprogramowania systemu e-CODEX, przeniesienie umowne nie jest konieczne, ponieważ elementy te są oprogramowaniem otwartym i są objęte licencją publiczną Unii Europejskiej.

(35)

Aby Komisja mogła regularnie oceniać system e-CODEX, eu-LISA powinna co dwa lata przedkładać Komisji sprawozdanie z technicznego rozwoju i funkcjonowania systemu e-CODEX. Aby wnieść swój wkład w to sprawozdanie, państwa członkowskie powinny przekazywać eu-LISA odpowiednie informacje dotyczące wyznaczonych punktów dostępu e-CODEX służących systemom połączonym na ich terytorium, a Komisja powinna przekazywać stosowne informacje dotyczące wyznaczonych punktów dostępu e-CODEX obsługiwanych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii.

(36)

Grupa doradcza ds. e-CODEX powinna dostarczać eu-LISA niezbędną wiedzę specjalistyczną dotyczącą systemu e-CODEX, w szczególności poprzez promowanie wymiany doświadczeń i najlepszych praktyk. Grupa ta powinna mieć możliwość uczestniczenia w opracowywaniu nowych cyfrowych standardów proceduralnych, w tym standardów wprowadzanych z inicjatywy państw członkowskich.

(37)

Kadencja członków Rady Programowej e-CODEX i ich zastępców powinna być odnawialna. Należy zwrócić należytą uwagę na to, by w Radzie Programowej e-CODEX reprezentowane były różne państwa członkowskie, o co należy dbać przy każdej okazji, tak aby wraz z upływem czasu zapewniona została reprezentacja wszystkich państw członkowskich w tej radzie.

(38)

Wypełniając swoje obowiązki, Rada Programowa e-CODEX powinna zapewnić, by wszystkie podejmowane przez eu-LISA środki dotyczące systemu e-CODEX, zarówno techniczne, np. dotyczące infrastruktury, zarządzania danymi i rozdzielania danych, jak i organizacyjne, np. dotyczące kluczowego personelu i innych zasobów ludzkich, były zgodne z zasadą niezależności sądownictwa.

(39)

Aby umożliwić Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ocenę pomyślnego przekazania systemu e-CODEX oraz ogólnego funkcjonowania systemu e-CODEX, Komisja powinna regularnie przygotowywać ogólne oceny systemu e-CODEX. Pierwszą taką ocenę Komisja powinna przygotować trzy lata po przejęciu przez eu-LISA odpowiedzialności za system e-CODEX, a następnie co cztery lata.

(40)

eu-LISA należy przydzielić wystarczające zasoby, aby zapewnić, by była ona w stanie odpowiednio realizować swoje nowe zadania określone w niniejszym rozporządzeniu. Zasoby przydzielone na funkcjonowanie systemu e-CODEX zgodnie z niniejszym rozporządzeniem nie powinny być wykorzystywane do żadnych innych celów.

(41)

Jeżeli chodzi o koszty poniesione w związku z wykonywaniem zadań określonych w niniejszym rozporządzeniu, nie powinno uniemożliwiać ono państwom członkowskim ubiegania się o finansowanie wdrażania systemu e-CODEX na poziomie krajowym z unijnych programów finansowania.

(42)

W zakresie dozwolonym prawem krajowym, niniejsze rozporządzenie nie uniemożliwia automatycznego przekazywania informacji eu-LISA, w szczególności powiadomień przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu.

(43)

Niniejsze rozporządzenie nie zawiera szczególnej podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych. Przetwarzanie danych osobowych na podstawie niniejszego rozporządzenia powinno odbywać się zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami o ochronie danych. Do przetwarzania danych osobowych realizowanego przez podmioty obsługujące wyznaczone punkty dostępu e-CODEX, które zostały utworzone na terytorium państw członkowskich zgodnie z niniejszym rozporządzeniem, zastosowanie mają rozporządzenie (UE) 2016/679 i dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2002/58/WE (10) i (UE) 2016/680.

(44)

Do przetwarzania na podstawie niniejszego rozporządzenia danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii zastosowanie ma rozporządzenie (UE) 2018/1725.

(45)

Po powierzeniu eu-LISA zarządzania operacyjnego systemem e-CODEX możliwość uczestnictwa w tym systemie jako odpowiedni interesariusze powinny mieć organizacje międzynarodowe lub organy im podlegające będące podmiotami prawa międzynarodowego publicznego lub inne właściwe instytucje lub organy utworzone w drodze lub na podstawie umowy między co najmniej dwoma państwami. W tym celu oraz z myślą o zapewnieniu skutecznego, znormalizowanego i bezpiecznego funkcjonowania systemu e-CODEX, eu-LISA powinna mieć możliwość zawierania porozumień roboczych z takimi organizacjami, organami i instytucjami zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1726.

(46)

Ponieważ cele niniejszego rozporządzenia, mianowicie ustanowienie systemu e-CODEX na poziomie Unii i powierzenie zarządzania tym systemem eu-LISA, nie mogą zostać w sposób wystarczający osiągnięte przez państwa członkowskie, natomiast ze względu na rozmiary i skutki działań możliwe jest ich lepsze osiągnięcie na poziomie Unii, może ona podjąć działania zgodnie z zasadą pomocniczości określoną w art. 5 Traktatu o Unii Europejskiej (TUE). Zgodnie z zasadą proporcjonalności określoną w tym artykule, niniejsze rozporządzenie nie wykracza poza to, co jest konieczne do osiągnięcia tych celów.

(47)

Komisja powinna zbadać możliwość zezwolenia państwom trzecim na udział w systemie e-CODEX i, w razie potrzeby, przedstawić wniosek ustawodawczy w celu umożliwienia takiego udziału oraz określenia odpowiednich przepisów i protokołów.

(48)

Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu nr 22 w sprawie stanowiska Danii, załączonego do TUE i do TFUE, Dania nie uczestniczy w przyjęciu niniejszego rozporządzenia i nie jest nim związana, ani go nie stosuje.

(49)

Zgodnie z art. 1 i 2 oraz art. 4a ust. 1 Protokołu nr 21 w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii w odniesieniu do przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości, załączonego do TUE i TFUE, bez uszczerbku dla art. 4 tego protokołu, Irlandia nie uczestniczy w przyjęciu niniejszego rozporządzenia i nie jest nim związana, ani go nie stosuje.

(50)

Siedziba eu-LISA została ustanowiona w Tallinie w Estonii. Z uwagi na szczególny charakter i cechy systemu e-CODEX uznano za właściwe, by rozwijać system e-CODEX i zarządzać nim operacyjnie w Tallinie w Estonii.

(51)

Zgodnie z art. 42 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2018/1725 skonsultowano się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, który wydał opinię dnia 26 stycznia 2021 r.,