1.

Krachtens artikel 138 van het Reglement van het Parlement hebben alle leden het recht in het Parlement de officiële taal van hun keuze te spreken. Toespraken in een van de officiële talen worden simultaan vertolkt in de andere officiële talen. Hetzelfde artikel bepaalt dat op vergaderingen van comités en delegaties vertolking wordt geboden in en uit de officiële talen die door de leden van elk comité of elke delegatie worden gebruikt en zijn gevraagd. In de praktijk wordt voor alle plenaire zittingen en voor een aantal vergaderingen van grote politieke fracties vertolking geboden in en uit alle officiële talen (11 actieve en passieve talen vóór de uitbreiding, daarna 19 omdat er te weinig Maltese tolken beschikbaar zijn). Op vergaderingen van parlementaire commissies wordt vertolking geboden in de talen van alle leden.

2.

Met betrekking tot het taalgebruik zijn het Reglement van orde van de Commissie (1) en de uitvoeringsbepalingen (2) daarbij soepeler. Op vergaderingen van de Europese Commissie zelf wordt slechts in drie talen vertolkt (Engels, Frans en Duits). Voor de „comitologiecomités” (3) verschilt het aantal talen per comité al naar gelang de aanvragen van de nationale afgevaardigden. In de meeste gevallen wordt op vergaderingen van die commissies getolkt in drie à zeven talen.

3.

Krachtens Verordening nr. 1 en artikel 14 van het Reglement van orde van de Raad wordt op de vergaderingen van ministers volledige vertolking geboden (11 actieve en passieve talen vóór de uitbreiding, daarna 20). Bij vergaderingen van het Coreper (Comité van permanente vertegenwoordigers) wordt gewerkt met slechts drie actieve en passieve talen (Engels, Frans en Duits). Voor de vele andere voorbereidende instanties (comités, groepen, werkgroepen) wordt bij de oprichting van elke instantie een specifieke talencombinatie overeengekomen. De taalconfiguraties voor elke instantie staan bij het secretariaat-generaal van de Raad op een lijst volgens een specifieke nomenclatuur.

4.

Wanneer de conferentiedienst bij het secretariaat-generaal van de Raad een aanvraag voor een vergadering ontvangt van het voorzitterschap van de Raad, wordt daaraan automatisch een taalconfiguratie overeenkomstig de nomenclatuur toegekend. DG Tolken voldoet aan alle aanvragen om vertolking zolang het totale aantal vergaderingen met vertolking en het aantal tolken per dag niet de maxima overschrijden die zijn gesteld in de dienstenovereenkomst die in december 2002 werd gesloten tussen de Commissie (DG Tolken) en de Raad om de voornaamste verplichtingen van beide partijen formeel vast te leggen.

1.

De totale budgettaire kosten voor DG Tolken (kosten vóór belasting en pensioen) zoals die werden berekend door de controleurs van de Rekenkamer, zijn gelijk aan de totale kosten waarop DG Tolken zijn interinstitutionele factureringstarieven baseert plus de overheadkosten die niet in de berekeningen van DG Tolken zijn meegenomen (kosten voor kaderleden en hulppersoneel dat werkzaamheden verricht in verband met begroting en financiën, beheer van de personele middelen en algemene administratie).

2.

Door de kostprijs vóór belasting en pensioen te verlagen met de door vaste tolken en ACI's betaalde communautaire belasting en te verhogen met de fictieve werkgeversbijdragen voor pensioenen voor vaste tolken (tweemaal de door de ambtenaar betaalde bijdrage (1)), verkrijgt men de kostprijs voor de communautaire begroting (kostprijs na belasting en pensioen). Voor de ACI's omvatten de totale budgettaire kosten reeds de pensioenbijdragen die zowel de ACI's als de EU-instellingen betalen aan een extern orgaan.

V.

Binnen het directoraat Vertolking worden de aanvragen voor vergaderingen door de eenheid vergaderingen/conferenties getoetst aan de vigerende regels alvorens wordt ingestemd met de verzorging van tolkendiensten.

VII.

Het Europees Parlement beklemtoont dat zij als politieke instelling snel moet kunnen reageren op politieke situaties die in bepaalde gevallen per definitie onmogelijk zijn te voorzien. In 1999 is een gedragscode aangenomen die in 2004 is aangepast teneinde de beschikking te hebben over regels die tot doel hebben om de inzet van de tolkendienst in een beter kader te kunnen plaatsen.

VIII.

Dergelijke verslagen bestaan voor commissie- en delegatievergaderingen; het systeem moet worden uitgebreid tot de andere soorten vergaderingen waaronder de fractievergaderingen.

19.

Zelfs wanneer de leden hun aanwezigheid op de vergadering vooraf zouden moeten bevestigen, zou inachtneming van het vertolkingsprofiel van een vergadering op talloze problemen stuiten, waaronder de verplichting om te voorzien in de taalkundige behoeften die samenhangen met de aanwezigheid in de vergadering van ministers, leden van de Commissie of uitgenodigde deskundigen.

20 en 21.

De tolkendiensten gaan met de gebruikende diensten regelmatig na of de gevraagde diensten in overeenstemming waren met de behoeften; sinds september 2004 wordt ter waarborging van een optimale inzet van de middelen tevens gebruikgemaakt van de verslagen die na afloop van de commissie- en delegatievergaderingen, en binnenkort eveneens na afloop van de fractievergaderingen, worden opgesteld.

De gebruikende diensten (commissies en delegaties) zorgen voor aanpassing van het vertolkingsprofiel van hun vergaderingen teneinde het directoraat Vertolking in staat te stellen om de middelen optimaal in te zetten. Deze informatie zal op gezette tijden worden toegezonden aan het Bureau van het Parlement opdat eventueel kan worden besloten tot de noodzakelijke aanpassingen.

30.

Het EP houdt rekening (artikel 139 van het Reglement) met het feit dat na de uitbreiding nog niet alle nieuwe officiële talen worden gedekt als gevolg van het tekort aan gekwalificeerde personen, die door de lidstaten zullen moeten worden opgeleid.

31.

Hoewel het door het EPSO georganiseerde vergelijkende onderzoek voor de aanwerving van Maltese tolken geen resultaat heeft opgeleverd, wordt het Maltees tijdens de plenaire vergaderingen in Straatsburg wel gedekt door de aanwerving van externe tolken; dit zal ook in 2006 tijdens de plenaire vergaderingen die in Brussel worden georganiseerd het geval zijn dankzij Maltese tolken die een door de instellingen gefinancierd opleidingsprogramma hebben gevolgd.

33 en 34.

De diensten van het EP berekenen de rechtstreekse kosten van de overeenkomstig de vigerende bepalingen door externe tolken geleverde tolkendiensten en passen de gemiddelde kosten per door een externe tolk gepresteerde tolkdag regelmatig aan.

Zij zullen de door de Rekenkamer voorgestelde berekeningsmethode bestuderen en eventueel overnemen teneinde het inzicht in de globale kosten van de geleverde diensten, met inbegrip van de door de vaste tolken geleverde diensten, te verbeteren, en zullen de nodige middelen uittrekken voor het beheer van deze gegevens.

38.

Het verschil dat is vastgesteld tussen de kosten per tolkdag bij het EP en het DG Tolken laat zich goed verklaren op grond van het navolgende punt 39, waarin de Rekenkamer wijst op de specifieke problemen die de werkzaamheden van het EP kenmerken.

39.

De te sterke concentratie van vergaderingen op een deel van de week of van de dag (paragraaf 39, onder c)) valt met name te verklaren door de noodzaak voor de fracties om zich te houden aan de termijnen voor de indiening van amendementen voordat deze schriftelijk worden vertaald. Het feit dat er negen nieuwe talen bijgekomen zijn, heeft tot gevolg gehad dat deze termijn is vervroegd van de donderdagmorgen tot de woensdagavond voorafgaande aan vergaderperioden, hetgeen tevens tot gevolg heeft gehad dat de vergaderingen zich concentreren op de woensdagen.

Gedachtig de noodzaak om de inzet van middelen te verbeteren, hebben de tolkendiensten de interinstitutionele samenwerking met betrekking tot de uitwisseling van tolken in vaste dienst uitgebreid, en zijn zij van plan deze praktijk nog meer toe te passen en daarbij vooral gebruik te maken van perioden van geringe parlementaire activiteit.

De diensten die belast zijn met de organisatie van de vergaderingen van parlementaire commissies en delegaties zijn er in 2004 in geslaagd om het aantal vergaderingen dat gepland stond voor de donderdagmiddag te verhogen.

Avond- en nachtvergaderingen worden bij het EP georganiseerd (paragraaf 39, onder d)) naar gelang van de besluiten die met betrekking tot de organisatie van de werkzaamheden worden genomen door de politieke organen. Het gaat hierbij voornamelijk om de plenaire vergaderingen in Straatsburg en Brussel, bepaalde vergaderingen van de Begrotingscommissie in de periode van de aanneming van de begrotingen en bepaalde vergaderingen van de bemiddelingscomités. Het gaat hierbij om een fractie van het algehele volume van de werkzaamheden, en zij maken integrerend deel uit van het werkritme dat kenmerkend is voor de parlementaire instelling van de 25 lidstaten.

42.

De hoge kosten van de op korte termijn georganiseerde tolkendiensten zijn het gevolg van de flexibele organisatie die binnen het EP is vereist.

Zoals aangegeven in het antwoord op punt VII hierboven, kunnen vergaderingen op korte termijn worden aangevraagd naar gelang van de politieke actualiteit waarop het Parlement moet reageren.

43.

Het late annuleren van vergaderingen met vertolking en de voor verbetering vatbare planning van de werkzaamheden zijn kostenfactoren waarop de administratieve diensten regelmatig de aandacht van de gebruikers vestigen. Er wordt overwogen hen nog meer hiervan bewust te maken door hun regelmatig de kosten van deze late annuleringen mede te delen. De door de Kamer genoemde cijfers moeten echter worden gerelativeerd om elke verkeerde interpretatie te voorkomen. Een vergadering bestaat immers vaak, tijdens eenzelfde dag, uit een reeks van meerdere ondervergaderingen (coördinatoren, bureau, werkgroepen, enz.). De annulering van een of meerdere ondervergaderingen heeft geen gevolgen voor de begroting, omdat de tolken tijdens de andere vergaderingen hebben gewerkt. Bovendien omvatten de cijfers inzake annulering van vergaderingen tevens „technische”” annuleringen die geen gevolgen voor de begroting hebben op het vlak van vertolking, omdat enkel dezelfde vergadering op een ander tijdstip, in een andere zaal, een andere vergaderplaats of met andere talen wordt gehouden.

44.

Bij het beheer van de vertolking moet de begrotingsgerichte benadering van de salariëring van de tolken (de externe tolken worden betaald op een ondeelbare dagbasis, zelfs voor één enkele korte vergadering) worden gecombineerd met de organisatie van de parlementaire werkzaamheden per perioden van halve dagen of nog kortere vergaderingen. Derhalve is de weerslag voor de begroting van vertolkingskosten slechts beperkt en zelfs te verwaarlozen, wanneer een „ondervergadering” of een werkgroep geannuleerd is, maar de betrokken tolken in andere vergaderingen of tijdens dezelfde dag hebben getolkt (gemiddeld 70 % van de tolken die met een annulering te maken hebben, kunnen in andere vergaderingen worden ingezet). In het licht van deze omstandigheden is het Parlement van oordeel dat de kosten van geplande en niet-gebruikte vertolking in 2003 lager lagen dan 5 % van alle voor vertolking gebruikte middelen (56 298 tolkdagen), hetzij een beetje hoger dan de helft van het percentage en de kosten die door de Kamer zijn genoemd.

55.

Het EP is tevreden over de vooruitgang die is geboekt met betrekking tot de interinstitutionele samenwerking op het gebied van vertolking. Deze vooruitgang gaat verder dan de aanbevelingen in het „Chêne-verslag”, met name wat betreft de ad hoc uitwisseling van tolken in vaste dienst voor de oude officiële talen.

Bepaalde verschillen tussen de instellingen met betrekking tot de arbeidsvoorwaarden voor tolken vormen nog een belemmering voor de uitwisseling van ambtenaren. Dit onderwerp is nog in onderzoek.

56.

Onafhankelijk van de bezuinigingen en de efficiencyverbeteringen die mogelijk zijn, moet erop worden gewezen dat het bestaan van drie tolkendiensten te maken heeft met de bijzondere kenmerken en specifieke behoeften van de betrokken instellingen.

De tijdschema 's voor de werkzaamheden van de instellingen zouden meer kunnen worden geharmoniseerd teneinde de doeltreffendheid en de beschikbaarheid van de tolkendiensten te verbeteren, met name in het geval van de talen van de nieuwe lidstaten.

57.

Het concurrentiebegrip heeft op geen enkele wijze betrekking op de bezoldigingen, die bij overeenkomst met de beroepsgroep voor alle instellingen van de EU op dezelfde wijze worden vastgesteld.

De secretarissen-generaal van de instellingen zijn zich bewust van de noodzaak de beschikbare mankracht beter in te zetten (paragraaf 57, onder b)), en hebben de interinstitutionele samenwerking aanzienlijk uitgebreid, en zijn een programma gestart voor de wederzijdse beschikbaarstelling van tolken in vaste dienst; zij zijn vastbesloten om de samenwerking op dit gebied uit te breiden.

Het gemeenschappelijke beheer van de lijst van externe tolken en een beter overleg tussen de planningdiensten hebben het reeds mogelijk gemaakt om de reiskosten (paragraaf 57, onder c)) te delen, maar wat dat betreft zijn er zeker nog verbeteringen mogelijk.

58.

De politieke en functionele autonomie van het Europees Parlement kan niet worden verenigd met een organisationele praktijk die eruit zou bestaan dat zijn verzoeken voor het houden van officiële vergaderingen aan een administratieve arbitrage moeten worden onderworpen, die onvermijdelijk is op het moment dat de beschikbare middelen worden beheerd, en dat het houden van zijn vergaderingen uiteindelijk van een dergelijke technische arbitrage zal afhangen. Met het idee van de oprichting van een enkel bureau, belast met het aanbieden van tolkdiensten aan alle instellingen, kan het Europees Parlement dus niet instemmen.

Overigens werd in de conclusies van het „Chêne-verslag” dat in 2002 na een uitvoerige studie werd opgesteld ter attentie van de secretarissen-generaal van de instellingen, aanbevolen om de synergieën veeleer te verdiepen dan de diensten samen te voegen.

Ten slotte zou, in economische termen, de oprichting van een enkel bureau voor de levering van tolkdiensten aan alle instellingen niet leiden tot een terugdringing van de extra kosten voor de organisatie van de vergaderingen van het EP (kosten van de dienstreizen naar Straatsburg, meer dienstreizen, objectieve factoren die de Kamer als rechtvaardig aanmerkt). Hierdoor zou evenmin het gebrek aan gekwalificeerde tolken voor bepaalde talen worden verminderd.

62.

Het EP heeft altijd gemikt op een verhouding van 50/50 tussen externe tolken (ACI's) en tolken in vaste dienst; dit valt natuurlijk in piekperioden uit in het voordeel van de ACI's, maar de verhouding heeft zich in 2004 gestabiliseerd op 52 % tolken in vaste dienst en 48 % ACI's.

63.

De diensten van het EP streven er, met name sinds de oprichting van een enkele dienst die belast is met alle betalingen aan de ACI's, naar om de door de ACI's gemaakte reiskosten meer van nabij te controleren.

Het doel is om met inachtneming van de vigerende regels de laagst mogelijke tarieven toe te passen en daarbij zoveel mogelijk de criteria te hanteren zoals die ook gelden voor de tolken in vaste dienst.

Het Europees Parlement is bereid om samen met de andere instellingen opnieuw met de IACI over de overeenkomst te onderhandelen.

64 en 65.

Het soort vliegtuigbiljet dat in artikel 10 van de uitvoeringsmodaliteiten van de thans geldende overeenkomst wordt vermeld („een inruilbaar en terugvorderbaar IATA-ticket tegen het laagste tarief waarvoor geen quota gelden”) komt niet overeen met een biljet waarvoor beperkingen gelden.

Eventueel zijn de diensten van het Parlement evenwel bereid om de reiskosten te vergoeden op basis van een lager tarief waarvoor beperkingen gelden, en daarbij de tolken de garantie te geven dat eventuele boetes die om dienstredenen in rekening zouden worden gebracht, worden vergoed.

De beherende dienst moedigt de ACI-tolken aan om deze formule te gebruiken, of systematisch gebruik te maken van de diensten van het reisbureau dat een contract met het EP heeft gesloten en dat de overeengekomen tarieven of de beste beschikbare tarieven moet toepassen.

Overigens is in bepaalde gevallen en op bepaalde lijnen (bijvoorbeeld Brussel-Straatsburg tijdens de vergaderperioden van het EP) geen enkel inruilbaar biljet beschikbaar waarvan de prijs ligt onder het tarief van de business class.

66.

In samenwerking met de nieuwe overkoepelende dienst die belast is met de betalingen aan de ACI's en die in oktober 2004 is opgericht, hebben de diensten van het EP een eenheid in het leven geroepen die belast is met het toezicht op de kosten die verband houden met de overeenkomsten met ACI's.

67.

Het is juist dat het Parlement artikel 9, lid 2, van de overeenkomst met de beroepsgroep altijd heeft toegepast met als uitgangspunt dat moest worden gestreefd naar de toepassing van gelijke tarieven en niet van de regels voor de opsplitsing van dagvergoedingen.

De in het nieuwe Personeelsstatuut vastgestelde bepalingen voorzien thans in een onderscheid tussen de dagvergoeding en de vergoeding voor verblijfkosten. Deze bepalingen moeten worden verduidelijkt in het kader van nieuwe onderhandelingen over de met de IACI gesloten overeenkomst.

72.

Voor de gebruikelijke vergaderingen is de vertolkingstijd vastgesteld op drieënhalf uur. Op verzoek van de gebruikende diensten kan deze tijd echter zonder problemen worden verlengd tot vier uur of meer door middel van een versterking van de tolkenequipes.

82.

De bij de overige instellingen waargenomen beste praktijken zullen door de diensten van het EP die gebruikmaken van tolkendiensten worden bestudeerd, teneinde de planning van de werkzaamheden te verbeteren met inachtneming van de politieke behoeften als genoemd in het antwoord op punt VII.

83 en 84.

In de behoeften aan tolken voor de nieuwe officiële talen wordt in toenemende mate voorzien door de aanzienlijke inspanningen met betrekking tot aanwerving en aanvullende opleiding die door instellingen worden verricht. Beklemtoond moet echter worden dat de nieuwe lidstaten een belangrijke taak hebben op het gebied van de opleiding van linguïsten.

85 en 86.

Integrale meertaligheid zoals die door het EP gewenst wordt, brengt aanzienlijke kosten met zich mee die beter kunnen worden beheerst, afhankelijk van het type organisatie van de parlementaire werkzaamheden en een optimale vergaderplanning. Deze kosten hebben eveneens te maken met politieke besluiten betreffende de organisatie van de werkzaamheden (vergaderroosters en arbeidsplaatsen).

87.

Het directoraat Vertolking van het EP voert een minimalistisch beleid met betrekking tot reservetolkenteams. Er wordt slechts één per dag gepland, en dan uitsluitend voor de piekdagen; uiteindelijk wordt altijd geheel of voor een groot deel gebruikgemaakt van dit team.

88.

Zie het antwoord van het Parlement op paragraaf 44.

90 en 91.

De diensten van het EP zijn momenteel volop bezig met een procedure voor een striktere toepassing van de overeenkomst met de IACI, verdere integratie van computersystemen en een verdieping van de interinstitutionele samenwerking; zij willen hiermee verdergaan.

De instelling staat open voor heronderhandelingen over de overeenkomst.

92.

Het EP is van oordeel dat het de beschikking moet hebben over een aantal vaste tolken die in dienst zijn van het Parlement, omdat zulks garanties biedt voor de onafhankelijkheid en de autonomie van de instelling.

Wanneer overigens afhankelijk van de behoeften ad hoc gebruik wordt gemaakt van externe tolken, kunnen daarmee piekperioden in de werkzaamheden worden opgevangen, en de belasting voor de begroting worden aangepast.

Een verhouding 50/50 lijkt als compromis een redelijke afweging tussen autonomie en flexibiliteit van de dienst.

93.

De duur van de vergaderingen wordt vastgesteld door de politieke en parlementaire organen; deze kan langer zijn dan de gebruikelijke tijd van drieënhalf uur, als aangegeven in paragraaf 72.

De tolkendienst moet alle verzoeken die in overeenstemming zijn met de regels inwilligen; daarbij worden de tolken op de vergaderingen ingezet met inachtneming van de regels die van kracht zijn op het gebied van arbeidsvoorwaarden.

94.

Het is aan de politieke autoriteit van het EP om te bepalen of zij de beschikking wenst te hebben over haar eigen autonome tolkendienst, met toepassing van grote interinstitutionele synergieën, of dat zij er de voorkeur aan geeft toe te werken naar de oprichting van een enkel orgaan dat belast is met het verzorgen van tolkendiensten voor alle instellingen.

10 en 11.

In tabel 1 en de navolgende analyse in de paragrafen 10 en 11 wordt geen volledige verklaring gegeven voor de toename van het aantal tolkendagen bij de Raad tussen 1998 en 2002 (+9 %). De voornaamste reden voor de toename is de forse groei in de werkzaamheden van de Raad en het aantal bij de Raad gehouden vergaderingen (+39 %) in die periode (zie tabel 1).

Tabel 1

Aantal aan de Raad verstrekte tolkendagen, met inbegrip van de talen van de nieuwe lidstaten, vergeleken met het aantal vergaderingen (index 1998 = 100)

Wat betreft de daling met 13 % voor tolkendagen bij de Raad in 2004 zij erop gewezen dat het aantal vergadering in 2004 is gedaald met 8 %. Bovendien moeten de volgende factoren in aanmerking worden genomen:

28.

Hier zij aan toegevoegd dat de vertolkingsuitgaven voor de vergaderingen van het Coreper ook voor 50 % uit de begroting van de Raad worden gefinancierd.

35.

Het feit dat de definitie van de „MAD” (beschikbaarstelling) niet duidelijk is en in de loop der jaren dikwijls is gewijzigd, maakt iedere analyse aan de hand van dit begrip hoogst aanvechtbaar.

49.

Er zij vermeld dat, als de Raad een vergadering afgelast waarvoor vertolking is aangevraagd en moet worden betaald, dit niet betekent dat de tolken niets te doen hebben. Volgens de ervaring van de Raad kan en heeft DG Tolken sommige van deze tolken ingezet voor andere vergaderingen, bij de Commissie of bij andere instellingen waaraan DG Tolken tolken levert.

94.

Het secretariaat-generaal van de Raad steunt het idee om een onafhankelijke evaluatie te laten maken van de eventuele voordelen van één interinstitutioneel bureau dat vertolkingsdiensten aan alle EU-instellingen levert.

I.

Het DG Tolken zorgt voor meertalige communicatie, wat onontbeerlijk is voor de besluitvorming binnen de Gemeenschap. Doordat het de lidstaten de mogelijkheid biedt hun officiële taal/talen te gebruiken wanneer zij zich tot de instellingen richten, garandeert het hen op taalgebied een gelijke behandeling. Het levert een bijdrage tot de meertaligheid van de Unie, en dit is een politiek heet hangijzer. In haar vertolkingsbeleid past de Commissie de volgende leidende beginselen toe: voorziening in de reële behoeften, hoogstaande kwaliteit, beschikbaarheid en kosteneffectiviteit.

II.

De Commissie moet op een kosteneffectieve manier in de reële behoeften voorzien, maar moet er gezien de politieke aard van de activiteiten van de Europese Unie ook voor zorgen dat over de beste tolken kan worden beschikt. Het DG Tolken heeft tolken in vaste dienst om de beschikbaarheid en de continuïteit van de vertolking te garanderen op het hoge kwaliteitsniveau dat de instellingen nodig hebben. Wanneer er meer vraag is naar vertolking dan wat het DG Tolken kan bieden, worden freelance tolken (AIC's) van hetzelfde hoge kwaliteitsniveau ingehuurd.

V.

Het DG Tolken van de Commissie onderzoekt de aanvragen om vertolking principieel zeer zorgvuldig en stelt aan de andere diensten informatie ter beschikking over talen die tijdens een bepaalde vergadering niet zijn gebruikt. Samen met de diensten van de Commissie ziet het er ook op toe dat, voorzover kan worden voorzien, er alleen voor vertolking wordt gezorgd voor de talen waarvoor dat nodig is.

VI.

Het gemiddelde van 1 046 euro per tolk per dag is een totaalbedrag, dat ook uitgaven omvat zoals opleiding van vaste tolken, ondersteuning van opleidingsinstellingen in de lidstaten, interne en externe bewustmaking en advies inzake het beleid met betrekking tot de technische aspecten van meertalige communicatie.

VIII.

Zittingsverslagen bevatten gedetailleerde gegevens over de talen die tijdens een bepaalde vergadering worden gebruikt en worden opgesteld voor 82,5 % van de vergaderingen waaraan het DG Tolken zijn medewerking verleent. Het is er het DG Tolken vooral om te doen directoraten-generaal die geregeld talen aanvragen die vervolgens niet worden gebruikt, te wijzen op de middelen die op die manier worden verspild.

6.

De Commissie wijst erop dat zij sinds enkele jaren rechtstreeks aan de landen die bij toerbeurt het voorzitterschap van de Raad van de Unie waarnemen, op hun verzoek en te hunnen laste, tolkenteams ter beschikking stelt voor de vergaderingen die de voorzitterschappen buiten het tussen hen en de Raad vastgestelde kader organiseren. Ondertussen vertegenwoordigen deze vergaderingen een niet onaanzienlijk aandeel van de activiteiten van het DG Tolken.

8.

Het DG Tolken heeft tolken in vaste dienst (ambtenaren) om de beschikbaarheid en de continuïteit van de vertolking te garanderen op het hoge kwaliteitsniveau dat de instellingen waarvoor het werkt, nodig hebben. De tolken in vaste dienst spelen ook een essentiële rol bij opleiding en selectie, en al zeker bij de kwaliteitscontrole. Dankzij de beschikbaarheid van tolken in vast dienstverband kunnen stabiele teams worden ingezet voor vergaderingen op hoog niveau en voor politiek gevoelige of zeer technische vergaderingen, en dat is een zeer belangrijke factor om te verzekeren dat bij die gelegenheden vertolking van hoogstaande kwaliteit wordt geleverd.

10.

In mei 2004 voerde de Raad van ministers een „oproep”-systeem in, dat als algemeen effect had dat het aantal aanvragen om vertolking is gedaald. Deze tendens wordt bevestigd voor de eerste vier maanden van 2005, aangezien het totale aantal geleverde diensten gelijk is aan dat van dezelfde periode in 2004, terwijl het aantal talen waarin en waaruit vertolking wordt gevraagd, van 11 tot 20 is gestegen. Een hoger risico van pieken en dalen is evenwel inherent aan dit systeem, waardoor een optimale aanwending van de middelen moeilijk wordt. Ook moeten de gevolgen van dit systeem voor de beschikbaarheid van vertolking nauwlettend in het oog worden gehouden, aangezien een stabiel minimaal activiteitsniveau nodig is om ervoor te zorgen dat de vereiste personeelsbezetting en kwaliteit behouden blijven om tijdens de piekperioden aan de vraag te kunnen voldoen.

13.

Om de reiskosten van de AIC's zo laag mogelijk te houden, moeten de vergaderingen zes weken vooraf worden gepland, maar dat kan een aantal annuleringen tot gevolg hebben, aangezien vele delegaties die periode te lang vinden.

In geval van een annulering worden de tolken in de mate van het mogelijke onmiddellijk voor andere vergaderingen ingezet. Een nieuw systeem, dat het aantal tolksessies telt en dat het DG Tolken graag wil invoeren, houdt rekening met annuleringen en geeft een duidelijker beeld van de kosten van zowel de aanvragen als de annuleringen.

15.

De Commissie keurde in 1984 procedures goed op basis van het beginsel dat aan „reële behoeften” moest worden voldaan; in 2002 bevestigde zij deze procedure en maakte zij een onderscheid tussen politieke en technische vergaderingen. Het DG Tolken controleert actief welke talen tijdens de vergaderingen worden gebruikt: het verlangt dat de hoofdtolk een zittingsverslag invult en licht de organisatoren systematisch in over de talen die zijn aangevraagd maar niet gebruikt, om hen ertoe aan te zetten een beleid te voeren dat op de werkelijke behoeften is afgestemd. Dat een taal niet wordt gebruikt, hangt af van het verloop van de vergadering en van andere parameters waarop noch de tolkendiensten, noch de organisatoren van de vergadering invloed hebben. In het geval van aanvragen door andere instellingen kan het DG Tolken niet oordelen of een taal al dan niet noodzakelijk is, en kan het evenmin vooraf weten welke talen effectief zullen worden gesproken of beluisterd.

23.

Het DG Tolken doet zijn best om in de aangevraagde talen te voorzien en heeft geen invloed op de taalregimes, die het resultaat zijn van een politieke beslissing. Dat een taal niet zal worden gebruikt, kan niet worden voorzien. Het kan voorkomen dat afgevaardigden door onvoorziene omstandigheden tijdens de vergadering een andere taal spreken dan hun moedertaal, en ook dat zij het woord niet te voeren, maar wel naar de vertolking blijven luisteren. Wanneer echter blijkt dat een cabine overbodig is, neemt de verantwoordelijke tolk contact op met de planning, die deze actieve taal vervolgens verwijdert en de tolken indien mogelijk elders inzet. De bewering „1 750 betaalde maar niet benutte tolkdagen” houdt er geen rekening mee dat tolken elders worden ingezet, en ook niet met het feit dat een delegatie naar de vertolking kan luisteren zonder zelf het woord te voeren.

24.

De Commissie heeft zorgvuldig onderzocht of voor de DG's van de Commissie een interne facturering kon worden ingevoerd, maar kwam tot de conclusie dat de administratieve belasting die dit met zich zou brengen, niet in verhouding stond tot de mogelijke voordelen. Instellingen zoals de Raad van Europa en de Unesco werken op een andere schaal dan de Commissie. Hun volume aan vertolking en hun aantal werktalen, waarvoor trouwens voldoende tolken beschikbaar zijn, vertegenwoordigen slechts een fractie van de tolkwerkzaamheden van de Commissie.

Dankzij een wekelijks onderhandelingsproces houdt het DG Tolken rekening met de prioriteiten van elk DG en met de totale beschikbare middelen binnen een breder tijdsbestek dan de datum waarvoor de vergaderingen werden gevraagd. Het stelt ook alternatieven voor om een evenwicht tot stand te brengen tussen de politieke behoeften en de optimale benutting van de middelen.

Het „oproep”-systeem dat de Raad heeft ingevoerd, biedt geen garantie voor een volledig stabiele vraag en maakt de vraag minder voorspelbaar. Het DG Tolken levert in principe een vastgesteld aantal tolkdagen aan de Raad.

Momenteel test het DG Tolken samen met zijn klanten een nieuw systeem voor de berekening van de verstrekte vertolking op basis van het aantal tolksessies; dit benadert de werkelijkheid dichter, aangezien dit systeem gekoppeld is aan de effectief gebruikte middelen, waardoor de beheersrisico's verder beperkt kunnen worden. Wanneer dit nieuwe systeem zal worden toegepast, zullen de klanten kunnen beschikken over nauwkeuriger vooruitzichten en gegevens over hun eigen gebruik van vertolking en de kosten daarvan.

26.

De lidstaten hebben het recht om de vertolking die zij nodig hebben aan te vragen en te verkrijgen en hun delegaties bestaan vaak uit meer dan één persoon. De actieve en passieve talenkennis van de verschillende afgevaardigden kan verschillen. Zij zullen dus op een andere manier gebruikmaken van de vertolking (sommige afgevaardigden luisteren bijvoorbeeld rechtstreeks naar het Engels, maar verkiezen in hun eigen taal te spreken, terwijl anderen Engels spreken, maar luisteren naar de vertolking in hun eigen taal). Het is daarom moeilijk te zeggen of een taal als overbodig kan worden beschouwd omdat ze niet werd gesproken.

31.

De vergelijkende onderzoeken voor de werving van tolken in het kader van de uitbreiding zijn begin april 2003, d.w.z. 13 maanden voor de uitbreiding, gepubliceerd. Zij werden naar gelang van de talen afgesloten tussen maart en november 2004 (het vergelijkend onderzoek voor Maltees is, weliswaar zonder geslaagde kandidaten, afgesloten in december 2003).

Voor een aantal van die nieuwe talen is het ontoereikende aantal geslaagde kandidaten met name te wijten aan het tekort aan tolken die volgens de internationaal erkende normen zijn opgeleid.

35.

De Commissie is zich bewust van een aantal tekortkomingen van het BGT-systeem (ter beschikking gestelde tolk) dat zij gebruikt voor de facturering aan haar klanten (instellingen, organen en agentschappen). Daarom heeft zij een nieuw systeem ontwikkeld om aan de hand van het aantal tolksessies te meten hoeveel vertolking is geleverd. Dit nieuwe systeem benadert de werkelijkheid veel beter en de Commissie is in staat om op basis hiervan te factureren. Bepaalde elementen in dit systeem maken het de instellingen mogelijk nauwgezet de kosten van een vergadering te voorspellen zodra de aanvraag ervoor is ingediend. Dit concept is reeds in 2004 gepresenteerd aan de Raad, het EESC en het CvdR. Momenteel worden parallel met het huidige BGT-systeem simulaties uitgevoerd met de bedoeling het nieuwe op het aantal tolksessies gebaseerde systeem in 2006 formeel in te voeren.

37 t/m 38.

De gemiddelde kosten van 1 046 euro per tolk per dag voor het DG Tolken is een totaalbedrag, dat ook uitgaven omvat zoals opleiding en ondersteuning van onderwijsprogramma's, interne en externe bewustmaking en advies inzake de technische aspecten van meertalige communicatie. Het DG Tolken beoogt de aangevraagde vertolking te verstrekken om het besluitvormingsproces in de Europese instellingen te bevorderen.

40.

In 2003 waren veel vaste tolken betrokken bij de voorbereiding van de uitbreiding: zij volgden opleidingen voor de nieuwe talen, verleenden hun medewerking aan diverse opleidingsprogramma's in universiteiten in de toetredingslanden en waren lid van de jury's voor vergelijkende onderzoeken en freelance tests. Bovendien hadden twee buitengewone Europese tops ter voorbereiding van de uitbreiding tot gevolg dat alle andere vergaderingen van de Raad tijdens de betrokken perioden werden afgelast. In 2003 deden twee stakingsdagen het activiteitsniveau van de vaste tolken met ongeveer 1 % dalen.

45.

Gezien de politieke aard van de activiteiten van de instellingen en het feit dat de beschikbaarheid en continuïteit van de vertolking moeten worden gewaarborgd, moet het DG Tolken steeds over een beperkt aantal reservetolken beschikken. Het zou een schijnbesparing zijn de reservetolken af te schaffen. Wanneer een ontbrekende tolk niet kan worden vervangen, kunnen de vereiste talencombinaties met alle nodige relaytolken namelijk niet worden verzekerd, wat betekent dat het hele tolkenteam niet kan functioneren. Aangezien een hele vergadering mogelijk moet worden afgelast wanneer een tolk niet beschikbaar is, moet een reserve als een redelijke risicobeheersmaatregel worden beschouwd. Bovendien is het DG Tolken ingevolge de aard van het tolken zelf en teneinde een hoog kwaliteitsniveau te verzekeren, gebonden door een overeenkomst inzake arbeidsomstandigheden, die het aantal tolksessies per tolk beperkt en in beperkte wachtdienstregelingen voorziet. Wat de wachtdiensten betreft, moet nog met twee andere aspecten rekening worden gehouden:

Het DG Tolken voert reeds een actief beleid om het personeel ertoe aan te moedigen om tijdens de minder drukke perioden vakantie te nemen en concentreert de opleidingen ook tijdens die perioden. De Commissie zal voort blijven proberen de kosten van de impliciete wachtdiensten verder terug te dringen. Om de hierboven vermelde redenen en door late afgelastingen van vergaderingen door andere instellingen zijn op dit gebied slechts beperkte besparingen mogelijk.

46.

De Commissie kan informatie over afgelastingen opvragen en zou kunnen aantonen hoe de tolken elders worden ingezet, maar aangezien dit een lopend proces is, zou een dergelijke follow-up veel tijd vergen en zouden de mogelijke voordelen niet opwegen tegen de kosten.

47.

Dat op negen werkdagen minstens 100 vaste tolken impliciete wachtdienst hadden, is het gevolg van wijzigingen op korte termijn van de vastgestelde agenda in uitzonderlijke omstandigheden: de buitengewone Europese tops, waardoor alle andere vergaderingen van de Raad werden afgelast, en twee stakingsdagen. Contracten van AIC's kunnen niet worden opgezegd tijdens de eerste 60 dagen na het ingaan van het contract, maar om de kosten te beperken, worden deze contracten omgezet in lokale contracten. Vaste tolken van wie de vergadering wordt afgelast, hebben wachtdienst.

48.

De tolkendiensten hebben geen invloed op het tempo van de vergaderingen, noch op de inhoud van de agenda's. Afgevaardigden beleggen een vergadering wanneer zij dat passend achten en de tolkendiensten voorzien in de aangevraagde vertolking.

54.

55.

De Commissie is ingenomen met de vooruitgang die de tolkendiensten op het vlak van de interinstitutionele samenwerking hebben geboekt. De resultaten gaan verder dan de aanbevelingen van het „verslag-Chêne” en betreffen onder meer opleiding en meer recent in beperkte mate ook de uitwisseling van vaste middelen.

56.

Op het gebied van de interinstitutionele samenwerking is wezenlijke vooruitgang geboekt. De verschillende diensten blijven hun werkwijze zoveel mogelijk aanpassen om vooruitgang te maken op gebieden zoals de uitwisseling van vaste middelen en de werkverdeling tijdens drukke perioden. Er is evenwel nog ruimte om de samenwerking, waarop de nadruk werd gelegd in het verslag uit 2002 van een interinstitutionele werkgroep voorgezeten door de heer Claude Chêne, te ontwikkelen en te consolideren, zonder dat de politieke autonomie van de afzonderlijke instellingen in het gedrang komt.

57.

58.

Eén enkele interinstitutionele dienst die alle EU-instellingen van vertolking voorziet, kan er slechts komen na een politieke beslissing van de instellingen. De Commissie is van mening dat een verdieping van de interinstitutionele samenwerking schaalvoordelen en besparingen met zich zou brengen, zonder dat de autonomie van de instellingen op het gebied van begroting, personeel en de mogelijkheid om de prioriteiten aan de politieke agenda aan te passen, op de helling wordt gezet. Alvorens een aanvang kan worden gemaakt met een evaluatie van de voordelen van één enkele tolkendienst ten opzichte van een betere interinstitutionele samenwerking moet er een duidelijk signaal komen van de andere instellingen dat zij bereid zijn deze weg in te slaan in plaats van de interinstitutionele samenwerking te verdiepen. Dankzij enorme inspanningen en aanzienlijke middelen werden de betaalkantoren reeds samengesmolten, werd een gemeenschappelijke lijst van geaccrediteerde freelance tolken opgesteld en werden gemeenschappelijke vergelijkende onderzoeken en accrediteringstests georganiseerd. Deze inspanningen moeten worden geconsolideerd en versterkt en de resultaten moeten worden geanalyseerd: een gedetailleerde analyse van de voordelen en besparingen is nodig alvorens een beslissing over de verdere ontwikkelingen kan worden genomen.

59.

Doordat het aantal aanvragen voor vertolking varieert, verschilt de gemiddelde verhouding tussen vaste tolken en ingehuurde freelance tolken van jaar tot jaar. Tijdens de aanloop tot de uitbreiding waren er bijvoorbeeld minder vaste tolken met een tolkopdracht omdat een aantal van hen zich in de toetredingslanden bevond om er de uitbreiding te helpen voorbereiden. Andere vaste tolken waren lid van de jury's voor accrediteringstests voor de nieuwe talen. Er moet op worden gewezen dat de tolkendiensten voor die talen momenteel in zeer sterke mate geaccrediteerde freelance tolken inzetten, waardoor het aandeel van de freelance tolken in het totale aantal tolken sinds 1 mei 2004 algemeen is gestegen.

60.

In deze verhouding kan niet van de ene dag op de andere verandering worden gebracht. Planning op lange termijn is echter wel mogelijk. Door de talencombinaties kunnen de tolkendiensten geen strikte verhoudingen toepassen, aangezien niet alle tolken evenveel talen kennen, en vaste tolken zeer vaak over meer talencombinaties beschikken dan freelance tolken. Er zijn ook vaste tolken nodig om de kwaliteitscontrole uit te voeren, de continuïteit van de vergaderingen te verzekeren en de vertrouwelijkheid van politiek gevoelige vergaderingen te garanderen.

61.

Voor Grieks is in 2003 een vergelijkend onderzoek georganiseerd, en voor Portugees is er in 2006 een gepland. Sinds de invoering van het „oproep”-systeem door de Raad is de verhouding tussen plaatselijke en niet-plaatselijke freelance tolken gewijzigd. Er worden nu meer plaatselijke freelance tolken ingezet doordat de niet-plaatselijke tolken hun beroepsdomilicie naar Brussel hebben verplaatst, wat een grote kostenbesparing mogelijk maakt.

63.

De hoge reiskosten voor AIC's vloeien voort uit de verplichting voor de Commissie om de overeenkomst strikt na te leven en de voorwaarden toe te passen waarbij zij verplicht is de reiskosten te vergoeden. De Commissie verstrekt informatie over de prijzen van tickets en moedigt de AIC's er zo toe aan de goedkoopste tickets te nemen. De vaste tolken komen in aanmerking voor de door de Commissie bedongen preferentiële of aan beperkingen onderworpen tarieven.

68.

Het DG Tolken moet de bepalingen en voorschriften van de overeenkomst naleven, en daarin staat niet dat een AIC moet bewijzen dat hij of zij het goedkoopst mogelijke ticket heeft gekocht. Wanneer de bepalingen van de overeenkomst worden nageleefd, is het DG Tolken verplicht het ticket te betalen. Het commerciële beleid van de luchtvaartmaatschappij heeft eveneens gevolgen voor de kostprijs van de tickets.

70.

Het DG Tolken kan niet op de marktvoorwaarden inspelen, aangezien het gebonden is aan de bepalingen van de overeenkomst. Bij de werving van AIC's worden inderdaad strenge criteria gehanteerd; de kwaliteit wordt gewaarborgd doordat de overeenkomst inzake arbeidsomstandigheden voor tolken wordt nageleefd. Er wordt geregeld verslag uitgebracht over de kwaliteit van de AIC's en alle AIC's hebben een accrediteringstest afgelegd om op de interinstitutionele lijst van freelance tolken te worden opgenomen. Tijdens minder drukke perioden kunnen ook zij taalopleidingen volgen.

71.

De huidige regeling laat niet toe een lager tarief te betalen wanneer vergaderingen worden afgelast. De Commissie betaalt haar AIC's wel minder dan andere internationale instellingen.

73.

Het is het DG Tolken bekend dat de tevredenheidsgraad over de kwaliteit van de tolkdiensten die het levert zeer hoog is. Het streeft ernaar zijn reputatie hoog te houden door bijvoorbeeld thematische opleidingen te verstrekken. Een extern bedrijf voert trouwens een studie over betere documentatie uit met de bedoeling de verstrekking van documenten aan de tolken vóór de vergaderingen te verbeteren. In 2005 wordt hierover een eindverslag verwacht.

76.

Er wordt naar gestreefd stabiele tolkenteams naar moeilijke vergaderingen te sturen, hoewel dat door onvoorziene gebeurtenissen of de beschikbaarheid van specifieke middelen niet altijd mogelijk is.

Er is een „vrijwilligersregeling” (de tolken kunnen hun belangstelling voor specifieke vergaderingen te kennen geven) en er wordt gestreefd naar stabiele tolkenteams.

78.

Het beroep van tolk is een hooggespecialiseerd beroep dat sterke concentratie vereist. Om een goede kwaliteit te garanderen, moeten specifieke arbeidsomstandigheden worden toegepast. De geldende beperkingen, bijvoorbeeld maximaal 4 werkuren 's morgens, een verplichte lunchpauze van 90 minuten en het einde van de werktijd op een normale werkdag om 18.30 uur, moeten ervoor zorgen dat de kwaliteit van de vertolking op termijn gewaarborgd is. Vergaderingen kunnen echter op voorafgaand verzoek van de organisatoren na 18.30 uur worden verlengd.

81.

De Commissie is van oordeel dat, om de beste prijs-kwaliteitverhouding te waarborgen, een planning zes weken op voorhand een redelijk tijdsbestek is om goede prognosen, een goede planning en een goed beheer van de middelen mogelijk te maken. Voor andere instellingen kan dat een probleem zijn, maar het DG Tolken probeert eventuele problemen geval per geval te bekijken. Late aanvragen veroorzaken hogere kosten.

82.

De Commissie stelt vast dat haar inspanningen van de laatste vijf jaar om de uitgaven voor vertolking te beperken, worden erkend.

83.

Een uitbreiding moet lang vooraf worden gepland. Hoewel het DG Tolken lang op voorhand in alle nieuwe lidstaten tal van bewustmakingsacties heeft georganiseerd en aanzienlijke hulp heeft verleend bij het opzetten en beheren van opleidingen voor conferentietolken, is er nog steeds een tekort aan tolken, in het bijzonder voor bepaalde nieuwe talen. De Commissie kan zich echter niet in de plaats stellen van de lidstaten, die in de eerste plaats verantwoordelijk zijn voor het ter beschikking stellen van kwalificatiemogelijkheden voor tolken en het garanderen van een voldoende aanbod aan gekwalificeerde tolken.

84.

De vergelijkende onderzoeken voor de werving van tolken in het kader van de uitbreiding zijn begin april 2003, d.w.z. 13 maanden voor de uitbreiding, gepubliceerd. Zij werden naar gelang van de taal afgesloten tussen maart en november 2004 (het vergelijkend onderzoek voor Maltees is, weliswaar zonder geslaagde kandidaten, afgesloten in december 2003).

Voor een aantal van die nieuwe talen is het ontoereikende aantal geslaagde kandidaten met name te wijten aan het tekort aan tolken die volgens de internationaal erkende normen zijn opgeleid.

86.

De tolkendiensten leveren kwalitatief hoogstaande vertolking wanneer dat wordt verlangd. Wanneer vergaderingen door de organisatoren worden afgelast, zetten de tolkendiensten deze vrijgekomen tolken in voor andere vergaderingen. De Commissie is van oordeel dat een aanvraag voor een vergadering zes weken op voorhand een redelijk tijdsbestek is om goede prognoses, een goede planning en een goed beheer van de middelen mogelijk te maken. Voor andere instellingen kan dat een probleem zijn, maar het DG Tolken bekijkt eventuele problemen per geval.

87.

Een beperkt aantal tolken heeft wachtdienst. Dat maakt deel uit van het risicobeheersingsbeleid om afgelastingskosten te voorkomen en het DG Tolken in staat te stellen te voldoen aan de voorwaarden inzake kwaliteit, beschikbaarheid en continuïteit die het moet nakomen. Gezien de politieke aard van de instellingen waarvoor het DG werkt, zou het zichzelf overbodig maken indien het deze voorwaarden niet kon vervullen.

88.

Het DG Tolken zou informatie over afgelastingen kunnen opvragen en zou kunnen aantonen hoe de tolken elders worden ingezet, maar aangezien dit een lopend proces is, zouden dergelijke uitgebreide naspeuringen veel tijd vergen. De kosten voor extra personeel zouden de mogelijke voordelen tenietdoen.

89.

Het factureringstarief is geschikt voor interinstitutionele facturering, maar ligt inderdaad lager dan de totale kosten omdat het overeengekomen tarief het resultaat is van onderhandelingen tussen het DG Tolken en zijn institutionele klanten. Het DG Tolken kan ook niet afzien van de verstrekking van vertolking omdat er geen akkoord is over een factureringstarief.

90.

De Commissie past de overeenkomst met de AIIC strikt toe en in de huidige omstandigheden zijn verdere besparingen niet mogelijk. De Commissie is van mening dat extra besparingen alleen mogelijk zijn als opnieuw over de overeenkomst wordt onderhandeld. Sinds 2002 wordt gewerkt aan een verdere integratie van computersystemen en nauwere interinstitutionele samenwerking. Dat blijft een van de hoogste prioriteiten van de Commissie op het gebied van conferentievertolking.

91.

De Commissie is het ermee eens dat moet worden geprobeerd opnieuw te onderhandelen over de overeenkomst met de AIIC om vergelijkbare reisregelingen te kunnen toepassen voor freelance tolken als voor vaste personeelsleden. Het DG Tolken acht het echter niet doeltreffend om in navolging van het DG ADMIN speciale contracten te sluiten met reisbureaus, luchtvaartmaatschappijen of hotels. Indien opnieuw over de overeenkomst zou kunnen worden onderhandeld, zou dat bijkomende besparingen kunnen opleveren indien wordt geprobeerd de bezoldigingsstructuur van de AIC's af te stemmen op de benadering die door de hervorming van de administratie voor de vaste personeelsleden is gehanteerd, alsook op de nieuwe realiteit van een uitgebreide Unie. Voor een heropening van de onderhandelingen over de overeenkomst met de AIIC is de instemming van alle betrokken EU-instellingen vereist.

93.

Het beroep van tolk is een hooggespecialiseerd beroep dat een goede voorbereiding en sterke concentratie vereist. Om een kwaliteitsniveau te garanderen waarover de gebruikers tevreden zijn, moeten specifieke arbeidsomstandigheden gelden. De beperkingen die zijn opgenomen in de overeenkomst inzake arbeidsomstandigheden garanderen de goede kwaliteit van de vertolking ook op termijn. Er zij op gewezen dat vergaderingen op verzoek van de organisatoren kunnen worden verlengd; dan wordt voorzien in een aflossing van de teams of in andere regelingen.

94.

Eén enkele interinstitutionele dienst die alle EU-instellingen van vertolking voorziet kan er slechts komen na een politieke beslissing. De Commissie is van mening dat een verdieping van de interinstitutionele samenwerking schaalvoordelen en besparingen met zich zou brengen, zonder dat de autonomie van de instellingen op het gebied van begroting, personeel en de mogelijkheid om de prioriteiten aan de politieke agenda aan te passen, op de helling wordt gezet. Alvorens een aanvang kan worden gemaakt met een evaluatie van de voordelen van één enkele tolkendienst ten opzichte van een betere interinstitutionele samenwerking moet er een duidelijk signaal komen van de andere instellingen dat zij bereid zijn deze weg in te slaan in plaats van de interinstitutionele samenwerking te verdiepen. Dankzij enorme inspanningen en aanzienlijke middelen werden de betaalkantoren reeds gefuseerd, werd een gemeenschappelijke lijst van geaccrediteerde freelance tolken opgesteld en werden gemeenschappelijke vergelijkende onderzoeken en accrediteringstests georganiseerd. Deze inspanningen moeten worden geconsolideerd en versterkt en de resultaten moeten worden geanalyseerd: een gedetailleerde analyse van de voordelen en besparingen is nodig alvorens een beslissing kan worden genomen over de verdere ontwikkelingen.

95.

De Commissie is bereid haar inspanningen voort te zetten om de uitdaging van meertaligheid positief aan te pakken en de vertolkingskosten niettemin onder controle te houden. Dat moet gebeuren door de interinstitutionele samenwerking te consolideren, in het bijzonder wat het inzetten van vast personeel betreft, en door te onderzoeken hoe de reisregelingen en de vergoedingen voor freelance tolken kunnen worden vereenvoudigd en geconsolideerd door de onderhandelingen over de overeenkomst met de AIIC opnieuw te openen. Pas nadat de vooruitgang op deze gebieden is geconsolideerd en de instellingen een duidelijk politiek beeld hebben van de autonomie waarover zij op het gebied van de vertolking willen beschikken, kan worden overwogen of een onafhankelijke studie wordt gemaakt over de voordelen van de oprichting van één enkele interinstitutionele tolkendienst.