BESLUIT (EU) 2024/3082 VAN DE COMMISSIE

van 4 december 2024

betreffende transparantiemaatregelen voor bijeenkomsten van leidinggevende personeelsleden van de Commissie met belangenvertegenwoordigers, en tot intrekking van Besluit 2014/838/EU, Euratom

DE EUROPESE COMMISSIE,

Gezien het Verdrag betreffende de Europese Unie,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 249,

Gezien het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, en met name artikel 106 bis,

Overwegende hetgeen volgt:

(1)

Overeenkomstig artikel 11, leden 1 en 2, van het Verdrag betreffende de Europese Unie (VEU) moeten de instellingen de burgers en de representatieve organisaties langs passende wegen de mogelijkheid bieden hun mening over alle onderdelen van het optreden van de Unie kenbaar te maken en daarover in het openbaar in discussie te treden, en moeten zij een open, transparante en regelmatige dialoog met representatieve organisaties en met het maatschappelijk middenveld voeren. Voorts moet de Commissie overeenkomstig artikel 2 van Protocol nr. 2 betreffende de toepassing van de beginselen van subsidiariteit en evenredigheid en artikel 11, lid 3, VEU brede raadplegingen houden alvorens een wetgevingshandeling voor te stellen.

(2)	Artikel 298 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) schrijft voor dat de instellingen, organen en instanties van de Unie bij de vervulling van hun taken op een open, doeltreffend en onafhankelijk Europees ambtenarenapparaat steunen.

(3)

Om het vertrouwen van de burgers van de Unie in de legitimiteit van de politieke, wetgevende en administratieve processen van de Unie te behouden, moeten de contacten met belangenvertegenwoordigers op transparante wijze plaatsvinden. Daartoe zet de Commissie zich in voor de bevordering van ethische en transparante belangenvertegenwoordiging door middel van het verplichte transparantieregister (1).

(4)

Op 4 december 2024 heeft de Commissie bij Besluit (EU) 2024/3081 (2) transparantiemaatregelen vastgesteld voor bijeenkomsten van leden van de Commissie en hun kabinetsleden met belangenvertegenwoordigers. Leidinggevende personeelsleden van de Commissie kunnen met belangenvertegenwoordigers bijeenkomen met dezelfde doelen als die van de in dat besluit bedoelde bijeenkomsten. Daarom moeten voor dergelijke bijeenkomsten soortgelijke transparantievereisten gelden.

(5)

Gezien de positieve ervaring met het openbaar maken van informatie over bijeenkomsten van directeuren-generaal van de Commissie met belangenvertegenwoordigers over kwesties die verband houden met besluitvorming en beleidsuitvoering in de Unie, moet de praktijk van het openbaar maken van informatie over dergelijke bijeenkomsten worden gehandhaafd en uitgebreid tot alle leidinggevende personeelsleden van de Commissie. Hoewel er geen behoefte is aan verdere maatregelen voor de deelname aan openbare evenementen door directeuren-generaal van de Commissie of andere leidinggevende personeelsleden van de Commissie — aangezien die informatie al openbaar wordt gemaakt — moet worden bepaald dat alle leidinggevende personeelsleden van de Commissie informatie over al hun bijeenkomsten met belangenvertegenwoordigers openbaar moeten maken.

(6)

Overeenkomstig artikel 7, lid 1, van Besluit C/2018/0700 van de Commissie (3) inzake een gedragscode voor de leden van de Europese Commissie ontmoeten de leden van de Commissie en hun kabinetsleden alleen belangenvertegenwoordigers die zijn ingeschreven in het transparantieregister, voor zover die belangenvertegenwoordigers onder het toepassingsgebied van het Interinstitutioneel Akkoord vallen. Om een consistente aanpak en een hoog niveau van transparantie te waarborgen, moet die maatregel van toepassing zijn op alle leidinggevende personeelsleden van de Commissie.

(7)

Dit besluit is niet van toepassing op bijeenkomsten buiten het kader van de bestreken activiteiten, zoals omschreven in de artikelen 3 en 4 van het Interinstitutioneel Akkoord. Het is met name niet van toepassing op bijeenkomsten met vertegenwoordigers van andere instellingen of organen van de Unie in het kader van de gewone interinstitutionele betrekkingen. Het besluit is evenmin van toepassing op bijeenkomsten met vertegenwoordigers van overheidsinstanties van de lidstaten, met inbegrip van permanente vertegenwoordigingen en ambassades, aangezien die instanties het algemeen belang nastreven en krachtens het beginsel van loyale samenwerking bijdragen aan de werkzaamheden van de Commissie. Het besluit is niet van toepassing op bijeenkomsten met verenigingen en netwerken van overheidsinstanties op Unie-, nationaal of subnationaal niveau, op voorwaarde dat zij uitsluitend namens de betrokken overheidsinstanties optreden. Met het oog op de bescherming van de internationale betrekkingen van de Unie is dit besluit niet van toepassing op bijeenkomsten met vertegenwoordigers van overheidsinstanties van derde landen, met inbegrip van diplomatieke vertegenwoordigingen en ambassades, en van internationale organisaties, met inbegrip van daaruit voortkomende agentschappen en organen.

(8)

Met het oog op de eerbiediging van het specifieke karakter van de dialoog met de sociale partners waarin artikel 154 VWEU voorziet, en van het specifieke karakter van de dialoog met kerken, religieuze verenigingen en levensbeschouwelijke en niet-confessionele organisaties waarin artikel 17 VWEU voorziet, is het besluit niet van toepassing op bijeenkomsten die in dat kader plaatsvinden.

(9)	Gezien de specifieke rol van politieke partijen zoals erkend in artikel 10, lid 4, VEU, is het besluit niet van toepassing op bijeenkomsten met vertegenwoordigers van politieke partijen.

(10)

Overeenkomstig het Interinstitutioneel Akkoord is het besluit niet van toepassing op spontane ontmoetingen, ontmoetingen die uitsluitend privé of sociaal van aard zijn en bijeenkomsten in het kader van een krachtens het VEU, het VWEU of rechtshandelingen van de Unie vastgestelde administratieve procedure. Evenmin is het besluit van toepassing op contacten met natuurlijke personen die op strikt persoonlijke titel en niet samen met anderen handelen.

(11)

Het besluit is niet van toepassing op bijeenkomsten die plaatsvinden in het kader van het verstrekken van juridisch en ander professioneel advies. Het besluit is niet van toepassing op bijeenkomsten voor het indienen van stukken als partij of als derde in het kader van een krachtens het Unierecht of op de Unie toepasselijk internationaal recht vastgestelde gerechtelijke of administratieve procedure, voor het indienen van stukken op basis van een contractuele relatie met een van de ondertekenende instellingen dan wel op basis van een met Uniemiddelen gefinancierde subsidieovereenkomst, of voor het indienen van stukken naar aanleiding van directe en specifieke verzoeken van een van de instellingen van de Unie, hun vertegenwoordigers of personeel, om feitelijke informatie, gegevens of deskundig advies.

(12)

Om de transparantie over belangenvertegenwoordiging verder te vergroten en burgers in staat te stellen kennis te nemen van de inhoud van contacten tussen de Commissie en belangenvertegenwoordigers, moeten leidinggevende personeelsleden van de Commissie de notulen van al hun bijeenkomsten met belangenvertegenwoordigers openbaar maken.

(13)

Dit besluit doet geen afbreuk aan de uitoefening van het recht van toegang tot documenten van de instellingen uit hoofde van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad (4), noch aan de uitoefening van de rechten van betrokkenen uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad (5). Dit besluit doet evenmin afbreuk aan strengere transparantievereisten of transparantietoezeggingen die voortvloeien uit Uniewetgeving of door de Unie gesloten internationale overeenkomsten,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Voorwerp

Bij dit besluit worden maatregelen vastgesteld inzake de transparantie van bijeenkomsten van leidinggevende personeelsleden van de Commissie met belangenvertegenwoordigers.

Artikel 2

Definities

Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:

“leidinggevende personeelsleden van de Commissie”: personeelsleden van de Commissie met een functie die overeenkomt met het ambt van secretaris-generaal, directeur-generaal, adjunct-secretaris-generaal of adjunct-directeur-generaal, directeur of gelijkwaardig, eenheidshoofd of gelijkwaardig in de zin van Besluit C(2013) 8979 van de Commissie van 16 december 2013 betreffende de soorten ambten en bijbehorende titels;

“belangenvertegenwoordigers”: natuurlijke of rechtspersonen, dan wel formele of informele groeperingen, verenigingen of netwerken die activiteiten verrichten met als doel de ontwikkeling of uitvoering van beleid of wetgeving, dan wel het besluitvormingsproces van de instellingen, organen of instanties van de Unie te beïnvloeden;

c)	“bijeenkomst”: een ontmoeting die op initiatief van een belangenvertegenwoordiger of een of meer leidinggevende personeelsleden van de Commissie wordt georganiseerd om een kwestie in verband met de formulering of uitvoering van beleid of wetgeving in de Unie te bespreken, onverminderd artikel 3.

Artikel 3

Uitzonderingen

Dit besluit is niet van toepassing op de volgende bijeenkomsten:

a)	spontane ontmoetingen, ontmoetingen die uitsluitend privé of sociaal van aard zijn en bijeenkomsten in het kader van een krachtens het VEU, het VWEU of rechtshandelingen van de Unie vastgestelde administratieve procedure;

bijeenkomsten met:

i)	sociale partners die optreden als deelnemers aan de sociale dialoog krachtens artikel 154 VWEU;

ii)	natuurlijke personen die op strikt persoonlijke titel en niet samen met anderen handelen;

iii)	overheidsinstanties van de lidstaten, met inbegrip van hun permanente vertegenwoordigingen en ambassades, op nationaal en subnationaal niveau;

iv)	verenigingen en netwerken van overheidsinstanties op Unie-, nationaal of subnationaal niveau, op voorwaarde dat zij uitsluitend namens de betrokken overheidsinstanties optreden;

v)	intergouvernementele organisaties, met inbegrip van daaruit voortkomende agentschappen en organen;

vi)

overheidsinstanties van derde landen, met inbegrip van hun diplomatieke vertegenwoordigingen en ambassades, behalve wanneer dergelijke instanties door juridische entiteiten, kantoren of netwerken zonder diplomatieke status worden vertegenwoordigd of door een tussenpersoon worden vertegenwoordigd, als omschreven in artikel 2, punt e), van het Interinstitutioneel Akkoord;

vii)	politieke partijen, met uitzondering van door politieke partijen opgerichte of aan politieke partijen verbonden organisaties;

viii)

kerken en religieuze verenigingen of gemeenschappen, alsook levensbeschouwelijke en niet-confessionele organisaties als bedoeld in artikel 17 VWEU, met uitzondering van kantoren, juridische entiteiten of netwerken die zijn opgericht om kerken, religieuze gemeenschappen of levensbeschouwelijke en niet-confessionele organisaties te vertegenwoordigen in hun betrekkingen met de instellingen van de Unie, alsook samenwerkingsverbanden daarvan;

bijeenkomsten in het kader van het verstrekken van juridisch en ander professioneel advies, indien:

i)	dit betrekking heeft op de vertegenwoordiging van cliënten in het kader van een verzoenings- of bemiddelingsprocedure die erop gericht is voorlegging van een geschil aan een rechterlijke of administratieve instantie te voorkomen;

ii)	het advies wordt verstrekt aan cliënten om hen te helpen ervoor te zorgen dat zij bij hun activiteiten het bestaande rechtskader naleven;

iii)

dit betrekking heeft op de vertegenwoordiging van cliënten en het vrijwaren van hun grond- en procedurele rechten, zoals het recht te worden gehoord, het recht op een onpartijdig gerecht en het recht op verdediging in administratieve procedures, en activiteiten omvat die worden uitgevoerd door advocaten of andere beroepsbeoefenaars die betrokken zijn bij de vertegenwoordiging van cliënten en het vrijwaren van hun grond- en procedurele rechten;

bijeenkomsten voor het indienen van stukken:

i)	als partij of als derde in het kader van een krachtens het Unierecht of op de Unie toepasselijk internationaal recht vastgestelde gerechtelijke of administratieve procedure;

ii)	op basis van een contractuele relatie met de Commissie, dan wel op basis van een met EU-middelen gefinancierde subsidieovereenkomst;

iii)	naar aanleiding van directe en specifieke verzoeken van de Commissie, haar vertegenwoordigers of personeel, om feitelijke informatie, gegevens of deskundig advies.

Artikel 4

Voorwaarden voor de bijeenkomsten

Leidinggevende personeelsleden van de Commissie komen alleen bijeen met belangenvertegenwoordigers die in het transparantieregister zijn ingeschreven voor zover die belangenvertegenwoordigers onder het toepassingsgebied van het Interinstitutioneel Akkoord vallen.

Artikel 5

Informatie over de bijeenkomsten

1. Leidinggevende personeelsleden van de Commissie maken overeenkomstig de bepalingen van dit besluit informatie openbaar over al hun bijeenkomsten met belangenvertegenwoordigers.

2. De volgende informatie wordt openbaar gemaakt:

a)	de datum van de bijeenkomst;

b)	de plaats van de bijeenkomst;

c)	de naam en de functie van het leidinggevende personeelslid of de leidinggevende personeelsleden van de Commissie;

d)	de naam van de belangenvertegenwoordiger(s);

e)	het onderwerp van de bijeenkomst.

Artikel 6

Notulen van de bijeenkomsten

1. Er worden notulen gemaakt van alle bijeenkomsten van leidinggevende personeelsleden van de Commissie met belangenvertegenwoordigers.

2. Leidinggevende personeelsleden van de Commissie maken de notulen openbaar overeenkomstig de bepalingen van dit besluit.

3. De notulen van een bijeenkomst worden opgesteld in de vorm van één enkel document, dat het volgende bevat:

a)	de in artikel 5, lid 2, bedoelde informatie;

b)	de belangrijkste opmerkingen en standpunten die tijdens de bijeenkomst naar voren zijn gebracht;

c)	de conclusies van de bijeenkomst, in voorkomend geval.

Artikel 7

Openbaarmaking

Onverminderd artikel 8 worden de in artikel 5, lid 2, bedoelde informatie en het overeenkomstig artikel 6, lid 3, opgestelde document binnen twee weken na de bijeenkomst in een gestandaardiseerd formaat openbaar gemaakt op de officiële website van de betrokken dienst van de Commissie.

Artikel 8

Persoonsgegevens van op de bijeenkomst aanwezige personen

De persoonsgegevens van op de bijeenkomst aanwezige personen die namens de belangenvertegenwoordigers optreden, en de persoonsgegevens van andere op de bijeenkomst aanwezige personeelsleden van de Commissie dan de leidinggevende personeelsleden van de Commissie worden niet openbaar gemaakt.

Artikel 9

Slotbepalingen

1. Dit besluit vervangt Besluit 2014/838/EU, Euratom van de Commissie dat geen effect meer sorteert vanaf de datum van inwerkingtreding van dit besluit.

2. Dit besluit treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

3. Het is van toepassing met ingang van 1 januari 2025.

Gedaan te Brussel, 4 december 2024.

Voor de Commissie

De voorzitter

Ursula VON DER LEYEN

(1) Interinstitutioneel Akkoord van 20 mei 2021 tussen het Europees Parlement, de Raad van de Europese Unie en de Europese Commissie over een verplicht transparantieregister (PB L 207 van 11.6.2021, blz. 1) (“het Interinstitutioneel Akkoord”).

(2) Besluit (EU) 2024/3081 van de Commissie van 4 december 2024 betreffende transparantiemaatregelen voor bijeenkomsten van leden van de Commissie met belangenvertegenwoordigers, en tot intrekking van Besluit 2014/839/EU, Euratom (PB L, 2024/3081, 5.12.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2024/3081/oj).

(3) PB C 65 van 21.2.2018, blz. 7.

(4) Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43).

(5) Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG (PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39).