(1)

Bij Besluit C(2024) 1420 van de Commissie (2) betreffende de bemiddelingsdienst wordt de bemiddelingsdienst opgericht als onafhankelijke dienst binnen de Commissie. De opdracht van deze dienst is het bevorderen van minnelijke schikkingen bij arbeidsconflicten of geschillen over rechten en verplichtingen van personeelsleden van de Commissie die vallen onder het Statuut van de ambtenaren (“het Statuut”) en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden (“RAP”) van de Europese Unie, vastgesteld bij Verordening (EEG, Euratom, EGKS) nr. 259/68 van de Raad (3).

(2)

Bij Besluit C(2024) 1420 wordt een informele procedure vastgesteld op grond waarvan eenieder die onder het toepassingsgebied ervan valt, om bijstand van de bemiddelingsdienst kan vragen.

(3)

De Commissie en, in het kader van dit besluit, de bemiddelingsdienst die namens haar handelt, dragen bij tot een productieve en respectvolle werkplek door informeel geschillen op te lossen voordat deze escaleren, en door te voorkomen dat zich binnen de instelling soortgelijke situaties zullen voordoen. De bemiddelingsdienst verstrekt informeel vertrouwelijk advies aan elk personeelslid dat om haar bijstand verzoekt (“de verzoeker”). Met instemming van de verzoeker kan de dienst ook contact opnemen met een door de verzoeker aangewezen andere partij (“de betrokken persoon”) in verband met bemiddeling. Voor bemiddeling is de instemming van alle betrokken partijen vereist. De bemiddelingsdienst handelt strikt informeel. Hij is niet bevoegd om besluiten te nemen die bezwarend zijn voor personen.

(4)

Om haar taken op het gebied van bemiddeling te vervullen, verzamelt en verwerkt de Commissie informatie en verschillende categorieën persoonsgegevens van personeelsleden en andere personen die onder het toepassingsgebied van Besluit C(2024) 1420 vallen, met inbegrip van identificatiegegevens, contactgegevens, informatie over beroep en taken, informatie over persoonlijke en professionele gedragingen en prestatiegegevens. De Commissie kan ook de in de artikelen 10 en 11 van Verordening (EU) 2018/1725 bedoelde gevoelige persoonsgegevens verwerken indien deze vrijwillig zijn verstrekt door de verzoeker.

(5)

De persoonsgegevens worden opgeslagen in een beveiligde fysieke en elektronische omgeving om te voorkomen dat personen zonder kennisnemingsbehoefte onrechtmatige toegang krijgen tot deze gegevens of dat deze gegevens aan hen worden doorgegeven. Na beëindiging van de verwerking worden de gegevens bewaard overeenkomstig artikel 6, lid 11, van Besluit C(2024) 1420.

(6)

Krachtens Verordening (EU) 2018/1725 is de Commissie als verwerkingsverantwoordelijke verplicht de betrokkenen informatie over deze verwerkingsactiviteiten te verstrekken en hun rechten als betrokkenen te eerbiedigen.

(7)

Bij de uitvoering van haar taken is de Commissie verplicht de rechten van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens zoals erkend in artikel 8, lid 1, van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie en artikel 16, lid 1, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU), evenals de rechten waarin is voorzien in Verordening (EU) 2018/1725, te eerbiedigen. Tegelijkertijd moet de Commissie, in het kader van haar activiteiten als bemiddelingsdienst, strikte vertrouwelijkheidsregels ten aanzien van de verzoekers in acht nemen en kan het daardoor voorkomen dat zij de rechten van een betrokkene moet afwegen tegen de grondrechten en fundamentele vrijheden van andere betrokkenen.

(8)

Het is voor de verzoeker van cruciaal belang dat de uitwisselingen vertrouwelijk blijven en dat er geen actie wordt ondernomen zonder toestemming van de verzoeker. Wanneer een persoon de bemiddelingsdienst raadpleegt voor vertrouwelijk advies in het kader van een conflict en geen toestemming geeft aan de bemiddelingsdienst om contact op te nemen met de betrokken persoon voor bemiddeling, kan de bemiddelingsdienst de betrokken persoon niet op de hoogte brengen. Het verstrekken van dergelijke informatie zou de verwezenlijking van de doelstellingen van de bemiddelingsdienst onmogelijk maken of ernstig belemmeren, met name de doelstelling om een veilige ruimte te bieden waar verzoekers openlijk hun situatie kunnen bespreken en kunnen beslissen of zij een bemiddelingsprocedure met de betrokken personen willen starten. De Commissie kan daarom de uitzondering van artikel 16, lid 5, punt b), van Verordening (EU) 2018/1725 toepassen om de vertrouwelijkheid van de verwerking te beschermen, zoals vastgelegd in artikel 5, lid 1, van Besluit C(2024) 1420.

(9)

In bepaalde omstandigheden moeten de rechten van betrokkenen uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 in overeenstemming worden gebracht met de noodzakelijke garantie dat de Commissie haar taken op het gebied van het verstrekken van informeel vertrouwelijk advies doeltreffend kan uitvoeren, met volledige eerbiediging van de grondrechten en fundamentele vrijheden van andere betrokkenen. Daartoe wordt de Commissie in artikel 25, lid 1, punt h), van Verordening (EU) 2018/1725 de mogelijkheid verleend om, onder strikte voorwaarden, de toepassing van de artikelen 14 tot en met 17, 19, 20 en 35 van die verordening te beperken, alsmede de toepassing van het transparantiebeginsel van artikel 4, lid 1, punt a), van die verordening, voor zover de bepalingen daarvan overeenstemmen met de rechten en verplichtingen waarin wordt voorzien door de artikelen 14 tot en met 17, 19, 20 en 35 van die verordening.

(10)

Dit kan met name het geval zijn wanneer de verzoeker indirect informatie verstrekt over andere betrokken personen. De Commissie kan in dat geval besluiten bepaalde rechten van de betrokken persoon te beperken als de uitoefening van deze rechten zou leiden tot het onthullen van informatie over een verzoeker die de bemiddelingsdienst geen toestemming heeft gegeven om een dialoog met de betrokken persoon te faciliteren. In een dergelijk geval kan de Commissie besluiten het recht op toegang tot de informatie betreffende de betrokken persoon of diens andere rechten te beperken, teneinde de rechten en vrijheden van de verzoeker te beschermen. De Commissie kan daartoe besluiten overeenkomstig artikel 25, lid 1, punt h), van Verordening (EU) 2018/1725.

(11)

Het kan noodzakelijk zijn vertrouwelijke informatie over een verzoeker te beschermen. In dergelijke gevallen kan het nodig zijn dat de Commissie de toegang tot de identiteitsgegevens, verklaringen en andere persoonsgegevens van de verzoeker beperkt, met inbegrip van het loutere feit dat de verzoeker contact heeft gehad met de bemiddelingsdienst, om de rechten en vrijheden van de verzoeker te beschermen.

(12)

Het kan ook noodzakelijk zijn het recht op informatie van de verzoeker te beperken in gevallen waarin dringende maatregelen nodig zijn voor de bescherming van de fysieke en psychologische integriteit van de verzoeker, waarvoor de bemiddelingsdienst de medische dienst moet waarschuwen. In dat geval kan de bemiddelingsdienst besluiten de verzoeker niet in kennis te stellen van een dergelijke waarschuwing, zodat de medische dienst kan beoordelen welk soort gezondheidszorg of sociale zorg aan die persoon kan worden verleend. De Commissie kan daartoe besluiten overeenkomstig artikel 25, lid 1, punt h), van Verordening (EU) 2018/1725. In die specifieke situatie zouden de rechten van de verzoeker worden beschermd omdat de medische dienst medische informatie geheimhoudt en zou de verzoeker op de hoogte worden gebracht, aangezien de medische dienst contact met de verzoeker zal opnemen als hij dat nodig acht.

(13)

Op grond van Besluit C(2024) 1420 moet de Commissie garanderen dat verzoeken om bijstand die bij de bemiddelingsdienst worden ingediend, vertrouwelijk worden behandeld. Om deze vertrouwelijkheid te garanderen moeten, met inachtneming van de normen voor de bescherming van persoonsgegevens uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725, interne voorschriften worden vastgesteld op grond waarvan de Commissie de rechten van betrokkenen kan beperken overeenkomstig artikel 25, lid 1, punt h), van Verordening (EU) 2018/1725.

(14)

Die interne voorschriften moeten gelden voor alle verwerkingsactiviteiten die de Commissie uitvoert bij het vervullen van haar taken in verband met de behandeling van verzoeken op grond van artikel 6 van Besluit C(2024) 1420.

(15)

Om aan de artikelen 14, 15 en 16 van Verordening (EU) 2018/1725 te voldoen, moet de Commissie alle personen op transparante en coherente wijze inlichten over door haar verrichte activiteiten die gepaard gaan met de verwerking van hun persoonsgegeven, en over hun rechten, door middel van een op de website van de Commissie gepubliceerde gegevensbeschermingsverklaring. In voorkomend geval moet de Commissie de verzoeker op passende wijze individueel op de hoogte brengen. Wanneer de verzoeker ermee heeft ingestemd dat er contact met een andere betrokken persoon wordt opgenomen, moet de Commissie deze betrokken persoon op passende wijze individueel op de hoogte brengen.

(16)

De Commissie mag enkel beperkingen vaststellen wanneer deze de wezenlijke inhoud van de grondrechten en fundamentele vrijheden onverlet laten, strikt noodzakelijk zijn en in een democratische samenleving een evenredige maatregel vormen. De Commissie moet redenen aanvoeren om deze beperkingen te kunnen rechtvaardigen.

(17)

Overeenkomstig de beginselen van transparantie, billijkheid en verantwoordingsplicht moet de Commissie alle beperkingen op transparante wijze behandelen en elke toepassing van beperkingen registreren in het desbetreffende registratiesysteem.

(18)

Artikel 25, lid 6, van Verordening (EU) 2018/1725 verplicht de verwerkingsverantwoordelijke ertoe betrokkenen op de hoogte te brengen van de voornaamste redenen voor de toepassing van de beperking en van hun recht om een klacht in te dienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

(19)

Overeenkomstig artikel 25, lid 8, van Verordening (EU) 2018/1725 kan de Commissie de verstrekking van informatie aan de betrokkene over de voornaamste redenen van de toepassing van een beperking uitstellen, achterwege laten of weigeren, indien het verstrekken van die informatie de gevolgen van de beperking op enige wijze teniet zou doen.

(20)

Wanneer de rechten van betrokkenen worden beperkt, moet de Commissie per geval beoordelen of de mededeling van de beperking het effect ervan tenietdoet.

(21)

De Commissie moet de beperking opheffen zodra de beperkingsvoorwaarden niet meer van toepassing zijn en deze voorwaarden regelmatig beoordelen. In bepaalde gevallen kan het noodzakelijk blijken om een beperking te blijven toepassen totdat de desbetreffende persoonsgegevens niet meer door de Commissie worden bewaard. In dergelijke gevallen mogen betrokkenen niet worden ingelicht over de verwerking van hun persoonsgegevens. Dergelijke situaties kunnen zich in het bijzonder voordoen wanneer er een groot risico bestaat dat er afbreuk wordt gedaan aan de rechten en vrijheden van anderen als de personen in kwestie hun rechten uitoefenen. Dit is met name het geval wanneer de verzoeker de bemiddelingsdienst niet toestaat contact op te nemen met de betrokken persoon om een informele bemiddeling tussen hen te initiëren.

(22)

De Commissie moet de toepassing van de beperkingen evalueren wanneer de verzoeker toestemming geeft voor informele bemiddeling of uiterlijk wanneer het verzoek om bijstand wordt afgesloten.

(23)

In artikel 16, lid 5, artikel 17, lid 4, artikel 19, lid 3, en artikel 20, lid 2, van Verordening (EU) 2018/1725 wordt voorzien in uitzonderingen op de rechten van betrokkenen. Indien deze uitzonderingen gelden, hoeft de Commissie geen beperking in het kader van dit besluit toe te passen.

(24)

Om de bescherming van de rechten en vrijheden van betrokkenen te waarborgen, moet de Commissie overeenkomstig artikel 44, lid 1, van Verordening (EU) 2018/1725 de relevante gegevensbeschermingscoördinator(en) en de functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Commissie betrekken bij de gehele procedure en deze raadpleging documenteren. De coördinator voor gegevensbescherming die is aangewezen om de betrokken dienst van de Commissie te adviseren, moet vooraf worden geraadpleegd over eventueel toe te passen beperkingen en nagaan of deze in overeenstemming zijn met dit besluit.

(25)

De functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Commissie moet een onafhankelijke evaluatie van de toepassing van beperkingen verrichten teneinde de naleving van dit besluit te waarborgen.

(26)

De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming is geraadpleegd en heeft op 13 maart 2024 advies uitgebracht,