HET BUREAU VAN HET EUROPEES PARLEMENT,

— gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 227,

— gezien artikel 25, leden 2 en 9, en titel IX van het Reglement van het Europees Parlement,

— gezien het besluit van het Bureau van 24 juni 2024 houdende de Regeling betreffende openbare hoorzittingen,

— gezien het besluit van de Conferentie van voorzitters van 13 maart 2025 over de uitvoeringsbepalingen inzake werkbezoeken buiten de drie werklocaties van het Europees Parlement,

Overwegende hetgeen volgt:

(1)

In het kader van de behandeling van verzoekschriften, de vaststelling van feiten of het zoeken naar oplossingen kan de Commissie verzoekschriften van het Parlement officiële onderzoeksmissies doen in de lidstaat of regio die het voorwerp is van een ontvankelijk verklaard verzoekschrift waarover reeds in die commissie is beraadslaagd.

(2)

Indieners van verzoekschriften worden regelmatig uitgenodigd om de leden van de delegatie van een officiële onderzoeksmissie van de Commissie verzoekschriften te ontmoeten wanneer hun verzoekschriften worden besproken, aangezien door hun aanwezigheid cruciale feiten en details over specifieke kwesties aan het licht kunnen komen dankzij de informatie en ervaring die zij kunnen delen.

(3)	In naar behoren gemotiveerde uitzonderlijke gevallen moet het mogelijk zijn om de kosten van deelname van indieners aan officiële onderzoeksmissies van de Commissie verzoekschriften te vergoeden wanneer de officiële onderzoeksmissie plaatsvindt buiten de woonplaats van indiener,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Toepassingsgebied en jaarlijks maximum

Jaarlijks kunnen maximaal 16 indieners die binnen de Unie deelnemen aan een officiële onderzoeksmissie van de Commissie verzoekschriften, hun onkosten vergoed krijgen in overeenstemming met dit besluit en afhankelijk van de beschikbare middelen.

Artikel 2

Verzoeken om de vergoeding van onkosten

1. Binnen het in artikel 1 bepaalde toepassingsgebied en maximum kunnen de onkosten van indieners die deelnemen aan officiële onderzoeksmissies van de Commissie verzoekschriften, bij wijze van uitzondering en per geval, op hun verzoek vergoed worden in door de voorzitter van de Commissie verzoekschriften gerechtvaardigd geachte gevallen mits:

—	de officiële onderzoeksmissie plaatsvindt in de Unie;

—	de indiener op het grondgebied van de Unie woont;

—	de afstand tussen de vaste woonplaats van de indiener en de plaats van de officiële onderzoeksmissie groter is dan 200 kilometer.

2. Verzoeken die door de voorzitter van de Commissie verzoekschriften zijn goedgekeurd, worden namens de voorzitter door het secretariaat van die commissie ingediend bij de gesubdelegeerd ordonnateur en hierin worden de namen van de indieners vermeld die in de verslagen worden genoemd (en het nummer van het betreffende verzoekschrift) om aan te tonen dat de aanvrager indiener van een verzoekschrift is.

3. Indien het verzoekschrift door meer dan één natuurlijke of rechtspersoon is ondertekend, kunnen uitsluitend de kosten van de aangewezen vertegenwoordiger worden vergoed.

4. Indieners worden door het secretariaat van de Commissie verzoekschriften in kennis gesteld van het besluit dat is genomen naar aanleiding van hun verzoek om vergoeding.

5. De voorzitter van de Commissie verzoekschriften is ermee belast ieder jaar het geografisch evenwicht te waarborgen tussen de indieners van wie de onkosten worden vergoed.

Artikel 3

Financiële regelingen

Indieners van wie het verzoek om de vergoeding van onkosten is goedgekeurd, hebben in overeenstemming met de volgende regelingen recht op een vergoeding van hun reiskosten en een dagvergoeding:

reiskosten:

in geval van reizen per trein of vliegtuig kunnen de indieners de werkelijk gemaakte reiskosten vergoed krijgen tot een maximum van het tarief van de treinreis eerste klas of de prijs van het vliegticket in “flexible economy class”, naargelang het geval; die vergoeding wordt berekend op basis van de kortste route tussen het treinstation of de luchthaven die het dichtst bij de vaste woonplaats van de indiener liggen en de plaats van vergadering, en wordt uitbetaald tegen overlegging van het origineel trein- of vliegticket op papier of in elektronische vorm, met inbegrip van de instapkaarten, indien van toepassing; indien de indiener kan aantonen dat een andere route of klasse vliegticket goedkoper is dan die welke in dit punt wordt beschreven, kan die indiener dienovereenkomstig worden vergoed; indieners ontvangen een vaste vergoeding voor de kosten van het vervoer (heen en terug) tussen hun vaste woonplaats en het dichtstbijzijnde treinstation of de dichtstbijzijnde luchthaven, met inbegrip van de parkeerkosten bij het station of de luchthaven; het bedrag van de vaste vergoeding is het bedrag dat is vastgesteld in het besluit van het Bureau houdende de Regeling betreffende openbare hoorzittingen;

ii)

in geval van verplaatsing per auto hebben indieners, tegen overlegging van een schriftelijke verklaring op erewoord, recht op een vaste vergoeding van hun kosten, gebaseerd op de prijs van een treinreis tweede klas over het kortste traject tussen hun vaste woonplaats en de plaats van de officiële onderzoeksmissie; indien een dergelijke berekening niet mogelijk is doordat er geen treinstation is in de directe omgeving van de vaste woonplaats van de indiener of van de plaats van de officiële onderzoeksmissie, wordt de vergoeding berekend op basis van een kilometervergoeding volgens het tarief dat is vastgesteld in paragraaf 78 van de Interne regeling voor dienstreizen van ambtenaren en andere personeelsleden van het Europees Parlement (1);

iii)	reizen van en naar een andere plaats dan de vaste woonplaats van indiener kan in uitzonderlijke omstandigheden worden toegestaan en wordt door indiener naar behoren gemotiveerd;

dag- en overnachtingsvergoedingen op basis van vaste bedragen:

indieners hebben voor elke dag waarop zij actief deelnemen aan een vergadering recht op een dagvergoeding, met als doel de kosten van maaltijden, het vervoer op de plaats van de officiële onderzoeksmissie en andere uitgaven te dekken; op de dagvergoeding wordt voor elke gratis verstrekte maaltijd 30 % in mindering gebracht; indien het ontbijt gratis wordt verstrekt, bedraagt die verlaging van de dagvergoeding 10 %;

ii)

indien indieners de nacht op de plaats van de officiële onderzoeksmissie moeten doorbrengen, hebben zij recht op een vaste overnachtingsvergoeding na voorafgaande toestemming van de ordonnateur; in uitzonderlijke gevallen kunnen indieners toestemming krijgen om meer dan één nacht op de plaats van de officiële onderzoeksmissie te verblijven; in dergelijke gevallen hebben indieners recht op dezelfde vaste overnachtingsvergoeding voor de extra nacht(en), mits de ordonnateur vooraf toestemming heeft verleend;

iii)	het vaste bedrag voor de dagvergoedingen en de overnachtingsvergoedingen is vastgesteld in het besluit van het Bureau houdende de Regeling betreffende openbare hoorzittingen.

Artikel 4

Uitvoeringsmaatregelen

De secretaris-generaal kan maatregelen vaststellen voor de uitvoering van dit besluit.

Artikel 5

Inwerkingtreding en bekendmaking

Dit besluit treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

(1) Momenteel geldt een tarief van 0,32 EUR per kilometer. Dat bedrag kan worden aangepast.